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PROCEDIMIENTO ACREDITACIÓN SERVICIOS EXTERNOS Versión 02
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PROCEDIMIENTO ACREDITACIÓN
SERVICIOS EXTERNOS
NOMBRE CARGO FIRMA FECHA
Elaborado por Sergio Gonzalez S. Especialista PI&E
27-05-2021
Revisado por Julio Madina A. Jefe PI&E
27-05-2021
Aprobado por Macarena Herrera S. Gerente SSO
27-05-2021
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1 OBJETIVOS
Establecer lineamientos para regular la acreditación y autorización de ingreso de
empresas, personas, vehículos, maquinarias y equipos móviles autopropulsados
a faenas e instalaciones de CMP.
2 ALCANCE
Aplica a toda empresa, gremio y/o personal externo que requiera ingresar a
faenas o instalaciones de CMP.
3 DEFINICIONES
Contrato u Orden de Compra de Servicio / Carta Adjudicación: Documento
emitido por CMP que establece relación comercial entre CMP y la Empresa de
Servicios Externos, en la cual se decretan las condiciones y alcance del servicio
que la empresa de Servicios Externos deberá prestar a CMP.
Gestor de Contrato: Supervisor de CMP, que representa los intereses de CMP
ante las distintas empresas de Servicios Externos y que está encargado entre
otras funciones de autorizar el pase de ingreso de las empresas de Servicios
Externos, sus trabajadores y bienes.
Acreditación: Certificación final que entrega la Unidad de Control de
Documentos mediante un pase de Ingreso.
Sistema de Acreditación: Proceso global que regula el ingreso y salida a las
faenas de CMP S.A. a: personal propio, empresas contratistas, proveedores,
asesores, consultores, visitas u otros.
Unidad de Control de Acreditación (UCA): Unidad o empresa externa
encargada del control de la documentación requerida para obtener las
autorizaciones de acceso a faenas CMP.
Pase de trabajo: Autorización final otorgada por gestor de contrato CMP en
plataforma de acreditación, que debe tener todo trabajador que ingresa para
realizar cualquier tipo de trabajo dentro de las faenas de la compañía.
Pase de Visita: Autorización otorgada en plataforma de acreditación para
persona que ingresa temporalmente a la faena y que no ejecuta ni supervisa
ningún tipo de trabajo, no usa o manipula maquinarias, equipos ni herramientas,
sino que ingresa en calidad de visita
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Pase de Proveedor / Transportista: Autorización otorgada en plataforma de
acreditación para el ingreso a personas y vehículos con la finalidad de recepción
o despacho de materiales.
Situaciones especiales de acreditación: Autorizaciones de acreditación
puntuales a trabajadores y/o empresas con observaciones en alguno de los
documentos cargados y auditados.
4 RESPONSABILIDADES
Jefe de Protección Industrial y Emergencias
Revisar y aprobar procedimiento de Acreditación de Servicios Externos.
Velar por cumplimiento de este procedimiento por parte de la UCA.
Notificar las desviaciones en las cuales incurran las empresas y su personal.
Gestores u operadores de Contrato
Es la persona de CMP encargada de tareas operativas y/o administrativas
inherentes al cumplimiento del contrato comercial y de aprobar los pases visita
/ transportista y de trabajo, para sus respectivos contratos de compra y/o venta
de materiales, servicios o productos.
Asegurar que los prestadores de servicio, proveedores o compradores
conozcan y cumplan con los requisitos de la compañía para el ingreso a faena.
Gestionar, llevar a cabo y entregar respaldo de Reunión de Arranque a EECC.
Administradores de Contratos EECC
Asegurar que la información entregada y subida a Plataforma de acreditación
sea oportuna, verás y se mantenga actualizada.
Asegurar cumplimiento de requisitos legales, contractuales y de la Gestión de
Riesgos de Procesos (GRP), tanto de su empresa como de sus trabajadores y
bienes.
Difundir y asegurar la implementación del presente documento.
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Ingeniero de Contratos
Es la persona del Área de Contratos con funciones de carácter comercial y
contractual, encargado entre otros de Incorporar en bases de licitación los
requisitos para acreditación y autorización de ingreso de empresas, personas,
vehículos, maquinarias y equipos móviles autopropulsados a faenas e
instalaciones de CMP.
Ingresar información básica para inicio de contratos en la UCA (N° de contrato,
fecha inicio y término, Gestor de Contratos, Administrador de Contratos,
beneficios de transporte o casino).
Notificar a UCA de carga de Documentos y notificar del inicio de contrato a áreas
CMP interesadas (Área a cargo del contrato, habitabilidad, transporte, etc.)
Gerente SSO:
Determinar aceptación de acreditación ante situaciones especiales
5 OBLIGACIONES
Trabajadores de CMP, Contratistas y Sub Contratistas.
Cumplir con las disposiciones de este procedimiento e instrucciones
particulares de cada faena respecto al ingreso, estadía y salida de las
instalaciones de CMP.
6 DESARROLLO
6.1 ACREDITACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE INGRESO DE EMPRESAS,
PERSONAS Y BIENES A FAENAS E INSTALACIONES DE CMP.
6.1.1 Generalidades
Toda persona, vehículos y equipos que ingresen a faenas de CMP deberán estar debidamente acreditados con los pases de ingreso definidos y en cumplimiento de los protocolos descritos en este procedimiento.
Los ingresos excepciones de otras personas o vehículos no acreditados serán solamente autorizados por el Comité Ejecutivo Gerencial.
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El personal de la empresa encargada de la acreditación no solo revisara que la documentación se encuentre cargada, sino que, realizara una auditoria de dicha documentación, asegurando entre otras cosas la no adulteración de documentación legal, la correcta escrituración, la trazabilidad de cargos entre documentos de un mismo trabajador, la vinculación con la faena.
6.1.2 Plazos de inicio y termino de acreditación
El plazo máximo para creación de la EECC en el sistema por parte de ingeniero de
contratos con carga de O/C y aviso a UCA.
El plazo máximo de UCA para solicitar autorización de inicio de acreditación será
de 01 día hábil.
El plazo máximo de comienzo de carga de documentos de EECC será de 30 días
corridos antes del inicio de los servicios.
El plazo máximo de la EECC para aviso a UCA de carga total de documentos de
empresa y/o trabajadores será de 05 días hábiles antes de que el trabajador y/o
empresa inicie servicios
El plazo máximo para revisión de documentos por parte de UCA será de 02 días
hábiles desde el aviso de carga total de documentos
6.1.3 Requisitos de Acreditación para el ingreso a Instalaciones de la Compañia:
6.1.3.1 REQUISITOS EMPRESAS Y GREMIOS
- Carta de Adjudicación emitida por la unidad de Contratos, Copia simple Contrato Comercial, Orden de Servicio u Orden de trabajo con CMP. Se debe presentar, orden de servicio o contrato comercial entre las partes (Contratista y Subcontratista).
- Certificado de afiliación a Organismo Administrador del Seguro de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales (Mutualidad).
- Declaración Interna Manejo de Sustancias Peligrosas. - Certificado de Inscripción de la Dirección del Trabajo; (sólo para
Empresas de Servicios Transitorios) según lo señalado en la letra a, Art. 183F, de la Ley 20.123, entrada en vigencia el 17.01.2007
- Autorización de Jornada Excepcional Vigente (Cuando corresponda) cargada y revisada por UCA antes del inicio de los servicios.
- Carta presentación del Reglamento Interno de Higiene y Seguridad, autorizado por Seremi de Salud y Dirección del Trabajo o correo
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electrónico de recepción en caso de comunas en cuarentena o cuando la autoridad así lo determine.
- Carta de Aviso Inicio de Actividades formato SERNAGEOMIN, con V°B° de Jefe de Gestión de Riesgos de cada faena.
- Acuso de recibo de reglamento especial para Empresas Contratistas y Sub Contratistas de CMP.
- Autorización para el traslado particular de personal
6.1.3.1.1 REQUISITOS EMPRESA “OAL”
Para los organismos administradores de la Ley (mutualidad), la acreditación como empresa solo exigirá:
- Copia simple Contrato Comercial, Orden de Servicio u Orden de trabajo con CMP
6.1.3.1.2 REQUISITOS EMPRESA “CLIENTE”
Para los Clientes de CMP que no ingresen a sus instalaciones, la acreditación de empresa solo exigirá:
- Copia simple Contrato Comercial, Orden de Servicio u Orden de trabajo con CMP
En caso de que el cliente deba ingresar para realizar labores en las instalaciones de la compañía, deberá acreditarse como empresa.
En caso de que el cliente mantenga un sub contrato que deba realizar labores en las instalaciones de la compañía, este sub contrato deberá ser acreditado como empresa asociado a la O/C del cliente.
6.1.3.2 REQUISITOS PERSONAS
- Contrato de Trabajo y Anexo de Contrato de Trabajo que señale el vínculo con la Faena /operación o el Proyecto de CMP, (En el caso de extranjeros, debe ser suscrito ante notario).
- Copia a color de Cedula de Identidad. - Recepción de Reglamentos Internos de orden, Higiene y Seguridad (DS
N°40 Art. 14), por parte del trabajador de la empresa adjudicada. - Copia de los Exámenes Pre ocupacionales Universal para todos los
trabajadores nuevos y/u Ocupacional asociado al puesto de trabajo, se debe incluir Examen de Alcohol y Drogas (Marihuana, Cocaína, Benzodiacepinas y Anfetaminas).
- Foto (Formato JPG).
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- Acta entrega de Elementos de Protección Personal (EPP.). - Certificado Antecedentes Fines Especiales (Antigüedad máxima de 3
meses) - Obligación de Informar (ODI) CMP. - Obligación de Informar (ODI) Contratista. - Obligación de Informar (ODI) Sub Contratista. - Visa de extranjería o visa de trabajo (Extranjeros). - Copia a color de Pasaporte (Extranjeros). - Finiquito de trabajo empleador anterior (solo si aplica).
- Documentos específicos por cargo (experto en prevención, Rigger,
paramédico, manipulador de explosivos, manipulador de alimentos,
operador de maquinaria pesada, operador de camión pluma, operador
de dron, Certificado OS-10 o MMPP)
- Se debe siempre asegurar que el cargo indicado en el contrato de trabajo sea trazable con el cargo indicado en la batería de documentos.
6.1.3.2.1 REQUISITOS PERSONAS “OAL”
Para los organismos administradores de la Ley (mutualidad), la acreditación se sus trabajadores (Asesores) solo exigirá:
- Contrato de Trabajo y Anexo de Contrato de Trabajo que señale el vínculo con la Faena /operación o el Proyecto de CMP, (En el caso de extranjeros, debe ser suscrito ante notario).
- Copia a color de Cedula de Identidad. - Recepción de Reglamentos Internos de orden, Higiene y Seguridad (DS
N°40 Art. 14), por parte del trabajador de la empresa adjudicada. - Copia de los Exámenes Pre ocupacionales Universal para todos los
trabajadores nuevos y/u Ocupacional asociado al puesto de trabajo, se debe incluir Examen de Alcohol y Drogas (Marihuana, Cocaína, Benzodiacepinas y Anfetaminas).
- Foto (Formato JPG). - Acta entrega de Elementos de Protección Personal (EPP.) - Obligación de Informar (ODI) CMP.
6.1.3.3 REQUISITOS CONDUCTORES /OPERADORES
- Copia de Licencia de Conducir Municipal (Experiencia de conducción mínima 2 años).
- Hoja de Vida de Conductor. - Examen Psicosensotécnico Riguroso (Vigencia 4 años vehículos livianos,
01 año vehículos pesados y 02 años equipos móviles).
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- Curso de Manejo Defensivo vigente dictado por OAL u organismo certificado (Frecuencia Anual) para conductores de vehículos de carga y conductores de vehículos de transporte de personal.
- En caso de infracciones graves gravísimas recientes el trabajador será bloqueado en plataforma.
- Examen de aversión al riesgo con duración máxima de 02 años. (para operadores equipos móviles)
- Certificación/calificación vigente como operador de equipo móvil o equipo de izaje según sea su cargo, por organismo acreditado. (para operadores equipos móviles y/o Equipos de Izaje)
-
6.1.3.4 REQUISITOS VEHICULOS, MAQUINARIAS Y EQUIPOS MOVILES AUTOPROPULSADOS.
La acreditación para el ingreso a faena de un vehículo o un equipo móvil perteneciente a una empresa de servicio (EECC) debe estar debidamente registrada y validada por la UCA.
Los requisitos para el equipamiento y exigencias de vehículo serán los siguientes:
- Permiso de Circulación - Seguro Obligatorio - Revisión Técnica - Documentos que acrediten propiedad (Vehículos y Equipos cautivos en
faena). - Certificado de autorización de traslado de explosivos emitido por el
ministerio de transportes. (en caso de corresponder) - Certificado de autorización de traslado de combustible por el ministerio de
transporte. (En caso de corresponder) - Fotografía Frontal de Vehículo - Certificados de servicio técnico de la marca que acredite buen estado de
las condiciones estructurales y de funcionamiento en caso de superar:
a) Vehículos livianos 150.000 KMS y/o 5 años de antigüedad, extendiéndose hasta 200.000 KMS y/o 7 años de antigüedad
b) Vehículos de transporte de carga o de transporte personal 1.000.000 de KMS y/o 5 años de antigüedad, extendiéndose hasta 10 años de antigüedad con la presentación de este certificado de forma anual a partir del año 5. (en caso de transporte de personal y de carga
no extiende el KM permitido)
c) Equipos Móviles, presentación de este certificado de forma anual a partir del año 5.
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d) Equipos de Izaje, mantener este certificado vigente, sin embargo, la vigencia del mismo no puede superar los 02 años, antes de dicho vencimiento debe ser renovado.
6.1.4 Pases temporales para el ingreso de Personas y vehículos:
6.1.4.1 Pases para proveedores Transportistas
La autorización de ingreso para transportistas no habituales de proveedores para CMP o EECC (conductores y vehículos) que prestan servicios en la compañía consistirá en un pase temporal de ingreso generado en la Plataforma de la UCA por el usuario CMP que requiere o gestiona el contrato de la EECC que requiere el material o servicio.
Este pase no autoriza al beneficiario a realizar ni supervisar ningún tipo de trabajo al interior de la faena, por ende, no podrá descender del vehículo.
El beneficiario de la autorización deberá ingresar y salir escoltado a las instalaciones de la compañía.
El pase tendrá validez solo por 01 ingreso, luego del cual desaparecerá del sistema.
6.1.4.2 Pase vehículos de Proveedores Transportistas:
La acreditación de los vehículos que ingresen o retiren carga de las faenas se realizará mediante un pase de Proveedor Transportista, generado en la plataforma de la UCA por el usuario responsable de la compra o venta del material o servicio que se requiera, este pase no es para empresas transportistas permanentes o fijas, las cuales deberán acreditar a sus vehículos y trabajadores de la misma forma que las demás EECC permanentes o fijas.
El usuario que genera el pase de transportista deberá asegurar entre otros requisitos:
- Que el transportista cuente con la documentación del vehículo y del conductor al día.
- Cuando se requiera, que cuente con los permisos para el transporte de cargas peligrosas correspondientes.
- Que cuente con la guía de despacho al ingreso o salida de materiales.
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- Que exista un vínculo formal entre el proveedor, CMP o EECC vinculada a la compañía, para la recepción o despacho de la carga.
- Que el vehículo sea escoltado al ingreso y salida de la instalación
6.1.4.3 Pases de visita
La autorización para ingreso de toda visita deberá ser realizada por el usuario responsable en la plataforma de la UCA. Los pases de visita deberán especificar la faena a visitar y fecha de visita, la duración de este será diario.
El responsable, antes de autorizar al visitante deberá asegurar que éste:
i. Reciba la inducción general de la faena respectiva.
ii. Sea acompañado durante toda la visita.
iii. Cuente con los EPP necesarios, como mínimo: zapatos de seguridad,
casco, chaleco geólogo, camisa manga larga, lentes de seguridad.
iv. No realice ningún tipo de trabajo durante su visita.
La acreditación por pase de visita será autorizada por:
Superintendentes
Jefes Corporativos
6.1.4.4 Pase vehículos de visitas:
La autorización de ingreso en vehículo debe ser otorgada por quien autoriza
el pase de visita, dentro del mismo pase indicando la patente del vehículo,
se requerirá que el responsable de la recepción de la visita en terreno
proporcione la escolta tanto al ingreso como al egreso.
6.1.5 Pases permanente para el ingreso de Personas y vehículos:
6.1.5.1 Pase de trabajo:
Es la autorización final otorgada por gestor de contrato CMP en plataforma de
acreditación.
Solo puede ser otorgada cuando un trabajador se encuentra acreditado en
plataforma de acreditación.
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Sin la aprobación de este pase, una persona no podrá ingresar a las instalaciones
de la compañía a pesar de tener toda su documentación en regla.
Cada vez que exista modificación de documentación de algún trabajador, se genera
nuevamente la necesidad de aprobar el pase de trabajo de dicho trabajador una vez
el nuevo documento sea satisfactoriamente revisado.
Todo trabajador fijo deberá ser acreditado mediante pase de trabajo, incluyendo
aquellos que presten servicios para empresas transportistas fijas (No confundir con
pase de transportista)
6.1.6 Autorizaciones especiales para el ingreso de Personas y vehículos:
6.1.6.1 Autorizaciones para Autoridades Fiscalizadoras:
Las autoridades fiscalizadoras, no requieren de una acreditación o autorización formal previa para el ingreso a las faenas, solamente se requiere que porte su identificación personal (por medio de su identificación Institucional, Ministerial o Gubernamental según corresponda).
Se entiende como fiscalizador a toda persona que requiera ingresar en función de su envestidura, función o cargo, derivada de entidades estatales
Como entidades fiscalizadoras se tiene entre otros:
INSPECCIÓN O DIRECCIÓN DEL TRABAJO SERNAGEOMIN REPRESENTANTES DE MINISTERIOS DE GOBIERNO SEREMI O SUPERINTENDENTES DE GOBIERNO AUTORIDAD MARÍTIMA CARABINEROS DE CHILE POLICÍA DE INVESTIGACIONES GOBERNACIÓN REGIONAL MÁXIMA AUTORIDAD COMUNAL
Comunidad de Huireros
6.1.3.6 VEHICULOS de Autoridad fiscalizadora:
Para la autorización de ingreso de vehículos de la autoridad fiscalizadora, se
requerirá que el responsable de la recepción de la autoridad proporcione la
escolta tanto al ingreso como al egreso.
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6.1.6.7 Personal agencias Portuarias:
El personal portuario (agencias portuarias), no requiere de una acreditación previa para el ingreso a las faenas portuarias, solo se requiere que porte su identificación personal y su credencial portuaria.
Se entiende como personal portuario a toda persona perteneciente a una agencia marítima que requiera ingresar en función o cargo para realizar tareas asociadas a operaciones portuarias como por ejemplo los siguientes:
- Estibadores, - Prácticos, - Transportistas de estos.
6.1.6.8 Comunidades cercanas:
Las personas pertenecientes a comunidades cercanas que tienen una relación establecida con la compañía por medio del área social, no requieren de una acreditación previa para el ingreso a las faenas portuarias, solo se requiere que exista previo aviso de su ingreso por parte del área social de la compañía y que además porten su identificación personal; Ej.:
- Comunidad de Pescadores - Comunidad de Huireros - Comunidad de buzos mariscadores
6.1.6.9 Limpieza de servidumbre alta tensión
En faenas donde pase servidumbre publica de alta tensión, se deberá permitir el ingreso de personal dedicado a su limpieza y mantención previo aviso a protección Industrial y emergencias.
6.1.6.10 Autorizaciones de emergencia
Cuando personas, vehículos o equipos móviles no cumplan con los criterios
o requisitos indicados anteriormente y exista la necesidad de que ingresen
a faena a realizar trabajos que no pueden detenerse, que corresponden a la
atención de una emergencia o alguna situación similar, podrán ingresar a
las distintas faenas de la compañía solo bajo una autorización explicita de
un miembro del comité ejecutivo CMP: “Gerente de Operaciones, Gerente
de Salud y seguridad Ocupacional, Gerente de Personas”
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6.1.7 Acreditación Multifaena
Toda empresa y personal que requiera por contrato ingresar a más de una faena
de CMP y que se encuentre ya registrada en plataforma por medio de un
contrato existente, deberá entregar la siguiente documentación adicional por
cada faena a ingresar:
6.1.7.1 REQUISITOS ADICIONALES EMPRESAS MULTIFAENA:
- Autorización de Jornada Excepcional Vigente (Cuando corresponda). - Carta de Aviso Inicio de Actividades formato SERNAGEOMIN, con V°B°
de Jefe de Gestión de Riesgos de cada faena. - Declaración Interna Manejo de Sustancias Peligrosas.
6.1.7.2 REQUISITOS ADICIONALES PERSONAS MULTIFAENA:
- Contrato de Trabajo y Anexo de Contrato de Trabajo que señale el vínculo con la Faena /operación o el Proyecto de CMP, (En el caso de extranjeros, debe ser suscrito ante notario).
- Obligación de Informar (ODI) CMP validado por Jefe GR de cada faena.
6.1.8 Extensión de Contratos.
Será responsabilidad del Gestor de Contrato dar aviso con un mes de anticipación a la EECC de la continuidad del servicio y esta última deberá revisar y actualizar la documentación a vencer en la plataforma de acreditación UCA, referente a los requisitos de la empresa, personal y vehículos asociados a esta extensión.
Tener presente que la documentación ingresada a la UCA está asociada a la fecha de término del contrato, por lo cual automáticamente la UCA puede bloquear a la empresa y/o al personal.
6.1.9 Renovación de Documentation en Plataforma.
En caso de que algún documento cargado en plataforma estuviera próximo a vencer y deba ser renovado, se debe considerar que el cambio de este documento en plataforma genera un automático bloqueo del trabajador y que la empresa encargada de la revisión documental tiene un plazo máximo de 24 horas para ejecutar la revisión, sin embargo, en caso de que el trabajador requiera ingreso inmediato o al día siguiente siempre existe la posibilidad de comunicación directa con la ejecutiva encargada de este proceso para la faena especifica mediante correo electrónico o teléfono, esto siempre según los horarios establecidos.
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6.1.10 Horarios de revision de personal
La empresa destinada a revisión de documentos de acreditación, atenderá solicitudes de revisión de lunes a viernes, exceptuando festivos, de 08:00 Hrs. A 13:00 Hrs. Y de 14 a 18:00 Hrs. (Ej. un documento cargado el día viernes a las 17:00 Hrs. Podrá
ser revisado inclusive la semana hábil siguiente)
7 REFERENCIAS
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8 CONTROL DE CAMBIOS
Ver.
Nº Descripción de la Modificación
Fecha
(dd/mm/aa) Observaciones
01 Emisión del Documento 27-04-2021
02 01.- Definiciones pasa al ÍTEM 03 del documento
02.- Se modifican responsabilidades de gerente SSO
03.- se agrega definición de "situaciones especiales de
acreditación"
04.- Carta de presentación reglamento interno, se agrega
opción de correo de recepción por parte de autoridad, en
comunas en cuarentena o cuando la autoridad así lo defina.
05.- Se determina que autorización de Jornada Excepcional
Vigente (Cuando corresponda) debe ser cargada y revisada
por UCA antes del inicio de los servicios.
06.- Se cambia responsabilidad de superintendencia de
contratos por ingeniero de contratos
07.- Se actualizan responsabilidades de gestores de contrato
08.- Se agrega 6.1.6.9 Limpieza de servidumbre alta tensión
09.- Se fijan Plazos de Acreditación
10.- se crea 6.1.3.1.2 Requisitos empresa "Cliente"
11.- Conducción defensiva para conductores de vehículos de
carga y conductores transporte personal
12.- Codificación del Documento
26-05-2021
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9 ANEXOS
1. Guía completa de procedimiento de acreditación CMP.
2. Guía de contactos de ejecutivo(a)s de empresa de acreditación por faena.
3. Guía rápida de procedimiento de acreditación CMP.
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