Como Como
08 a 11 de outubro de 201408 a 11 de outubro de 2014
Como Como Organizar EventosOrganizar Eventos
PLANEJAMENTOPLANEJAMENTO
O que é?O que é?
Para que serve?Para que serve?
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICOPLANEJAMENTO ESTRATÉGICOPARA EVENTOSPARA EVENTOS
É um dos primeiros grandes passos para a produção de um evento.Antes de qualquer ação, é necessário traçar um perfil detalhado detudo que se pretende com o evento e tudo que é necessário para aefetivação dele.
Qual o objetivo?Qual o objetivo?Qual seu nicho?Quanto posso gastar?Qual será a equipe?Como será a divulgação?Etc.
Pode parecer fácil, mas organizar eventos, independente dotamanho, exige cuidados imprescindíveis. Um custo não planejado,um risco não calculado, uma divulgação fraca e até o seu jeito de serelacionar com os outros serão fatores diretamente proporcionais aosucesso da sua ação.
Por que é tão importante Planejar?Por que é tão importante Planejar?
sucesso da sua ação.
Organização de Eventos: Os sete erros mais comunsOrganização de Eventos: Os sete erros mais comuns
1. Falta de planejamento
2. Desespero
3. Falta de networking
4. Má divulgação
5. Não saber ouvir
6. Estar desatualizado
7. Falta de criatividade
Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Montar um CronogramaComo Montar um Cronograma
Atividade Responsável pela atividade MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3 MÊS 4 MÊS 5 MÊS 6 MÊS 7 MÊS 8 MÊS 9 MÊS 10 MÊS 11 MÊS 12 Status
1. Planejamento da ação
Avaliação do cenário sócio-econômico
Delimitação do conceito
Objetivo do evento
Público Alvo
Definição do local
Definição da data
Definição do horário
Levantamento de custos
2. Formação das equipes
Técnica
Logística
Infra-estrutura
Comunicação
Segurança
3. Programação3. Programação
Definição completa da programação
Data escolhida para o evento
4. Administrativo-financeiro
Definição de orçamento
Levantamento de planilha/controle orçamento
5. Montagem de check-lists
Forncedores
Compras
6. Captação de recursos
Patrocínio
Permutas
Venda de ingressos/inscrições
7. Jurídico
Levantamento/negociação dos direitos autorais
Definição de contrapartidas
Assinatura de contratos
Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Montar um CronogramaComo Montar um Cronograma
PRÉ-PRODUÇÃO
AtividadeResponsável
pela atividadeMÊS
1MÊS
2MÊS
3MÊS
4MÊS
5MÊS
6MÊS
7MÊS
8MÊS
9MÊS 10
MÊS 11
MÊS 12
Status
1. Planejamento da ação
Avaliação do cenário
sócio-econômico
Delimitação do conceito
Objetivo do eventoObjetivo do evento
Público Alvo
Definição do local
Definição da data
Definição do horário
Levantamento de custos
AtividadeResponsável
pela atividadeMÊS
1MÊS
2MÊS
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5MÊS
6MÊS
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9MÊS 10
MÊS 11
MÊS 12
Status
2. Formação dasequipes
Técnica
Logística
Infra-estrutura
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PRÉ-PRODUÇÃO
Infra-estrutura
Comunicação
Segurança
AtividadeResponsável
pela atividadeMÊS
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Status
3. ProgramaçãoDefinição completa da
programação
Data escolhida para o
evento
4. Administrativo-
Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Montar um CronogramaComo Montar um Cronograma
PRÉ-PRODUÇÃO
4. Administrativo-financeiro
Definição de orçamento
Levantamento de
planilha/controle
orçamento
5. Montagem de check-lists
Forncedores
Compras
AtividadeResponsável
pela atividadeMÊS
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Status
6. Captação de recursosPatrocínio
Permutas
Venda de
ingressos/inscrições
Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Montar um CronogramaComo Montar um Cronograma
PRÉ-PRODUÇÃO
ingressos/inscrições
7. JurídicoLevantamento/negociaçã
o dos direitos autorais
Definição de
contrapartidas
Assinatura de contratos
AtividadeResponsável
pela atividadeMÊS
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Status
8. Definição de cronograma de execução9. JurídicoAlvarás
Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Montar um CronogramaComo Montar um Cronograma
PRODUÇÃO
Alvarás
Taxas públicas
Regulamento do
evento
Levantamento de
documentação
AtividadeResponsável
pela atividadeMÊS
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Status
10. ArtísticoTransporte
Traslado
Hospedagem
(rooming list)
Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Montar um CronogramaComo Montar um Cronograma
PRODUÇÃO
(rooming list)
Alimentação
Camarim
Receptivo
Tradutor
AtividadeResponsável
pela atividadeMÊS
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MÊS 11
MÊS 12
Status
11. TécnicaCenário
Figurino/maquiage
m
Equipamentos
Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Montar um CronogramaComo Montar um Cronograma
PRODUÇÃO
Equipamentos
(iluminação,
sonorização…)
Uniforme
Transporte
Traslado
Alimentação
AtividadeResponsável
pela atividadeMÊS
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MÊS 11
MÊS 12
Status
12. LocalAmbientação/Decor
ação
Sinalização
(Posicionamento)
Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Montar um CronogramaComo Montar um Cronograma
PRODUÇÃO
(Posicionamento)
Credenciamento/Po
rtaria
Acessibilidade
Rota de fuga
Vistorias (laudos
técnicos, bombeiros)
Estrutura (palco,
sala de produção,
imprensa)
Infraestrutura
Limpeza
AtividadeResponsável
pela atividadeMÊS
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MÊS 11
MÊS 12
Status
13. Divulgação e MarketingPlanejamento
estratégico
Cerimonial
Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Montar um CronogramaComo Montar um Cronograma
PRODUÇÃO
Cerimonial
(definição de
hostess, etc)
Sinalização (criação
e produção)
Peças institucionais
Peças gráficas
Peças volantes
Brindes e material
promocional
AtividadeResponsável
pela atividadeMÊS
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3MÊS
4MÊS
5MÊS
6MÊS
7MÊS
8MÊS
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MÊS 11
MÊS 12
Status
13. Divulgação e MarketingMídia paga (rádio, tv,
impressos, internet)
Assessoria de
Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Montar um CronogramaComo Montar um Cronograma
PRODUÇÃO
Assessoria de
imprensa (mídia
espontânea)
Redes sociais
Comum. interna
Clipping
Premiação
Certificado (confecção)
Pesquisa de
satisfação (públ. geral)
AtividadeResponsável
pela atividadeMÊS
1MÊS
2MÊS
3MÊS
4MÊS
5MÊS
6MÊS
7MÊS
8MÊS
9MÊS 10
MÊS 11
MÊS 12
Status
14. DesmontagemEstrutura
Equipamentos
Limpeza
15. Borderô
Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Montar um CronogramaComo Montar um Cronograma
PÓS-PRODUÇÃO
15. Borderô16. Entrega de Certificado17. Pagamentos / Acertos finaisEquipe
Forncedores
18. Pesq. satisfação (público interno)19. Relatório final
Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Montar um CronogramaComo Montar um Cronograma
1. Análise do público-alvo2. Lista de tudo que deve ser feito3. Linha do tempo4. Organização de acordo com as localidades5. Checagem da disponibilidade dos convidados6. Atividades paralelas6. Atividades paralelas7. Fornecimento de ingressos e outras formas de entrada8. Planilha com o andamento das ações pré-evento9. Segmentação das metas10. Finalização sem deixar passar nenhum detalhe
Organização de Eventos: Organização de Eventos: Planejamento FinanceiroPlanejamento Financeiro
•Planejamento antecipado•Orçamento personalizado•Pesquisa em detalhes•Organização do começo ao fim•Preparação para imprevistos•Aproveite promoções e alternativas gratuitas•Aproveite promoções e alternativas gratuitas•Estude antes de precificar•Ajustes conforme as prioridades do evento
Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Precificar seu EventoComo Precificar seu Evento
1. Gastos com o evento2. Pesquisa de mercado3. Criação de lotes para o período de vendas4. Opções de pagamento5. Redução de custos6. Ferramentas de auxílio6. Ferramentas de auxílio
Organização de Eventos: Organização de Eventos: Mídia Social: Aliada ou Vilã na divulgação de eventos?Mídia Social: Aliada ou Vilã na divulgação de eventos?
Eles vão falar sobre você. Por isso, saiba como potencializar os efeitos da comunicação nas redes sociais, transformando-a em sucesso para sua ação.A Internet mudou a forma como as pessoas consomem, se informam e se comunicam.
Somos 78 milhões de brasileiros conectados (Ibope – set/2011), o que torna o Brasil o 5º país mais online do mundo. O boom é maior quando o assunto é Mídia Social. Pesquisas de 2011 revelam que 8 a cada 10 brasileiros navegam pelos sites de Redes Sociais (Nielsen – ago/2011).Sociais (Nielsen – ago/2011).
Não há como se esconder deste fenômeno da comunicação. Se você ou o seu produto não está lá, não adianta. Mesmo com a ausência, os media users vão falar sobre você.
O segredo para evitar o falatório e causar uma boa impressão é se relacionar. Não se esconda, saiba ouvir as críticas e se prepare para resolvê-las, conheça o seu público, seja agradável. Não é por que você está na web que o relacionamento com seus clientes será superficial. Pelo contrário, com as redes sociais e a colaboração web, os consumidores estão mais exigentes, críticos e questionadores.
Organização de Eventos: Organização de Eventos: Mídia Social: Aliada ou Vilã na divulgação de eventos?Mídia Social: Aliada ou Vilã na divulgação de eventos?
•Domine a ferramenta para extrair o máximo de funcionalidades•De olho na concorrência•Saiba qual é o seu público de interesse•Monitore•E resolva•Promoções são legais, mas tome cuidado•Promoções são legais, mas tome cuidado•Qualidade é mais importante que quantidade•Seja social e não o chato•Fale sempre a verdade
Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Conseguir PatrocinadoresComo Conseguir Patrocinadores
1. Lista de possíveis patrocinadores2. Apresentação aos patrocinadores potenciais3. Desenvolvimento da proposta4. Elaboração da forma de reconhecimento durante o evento5. Elo entre público do evento e público do patrocinador6. Orçamento preciso6. Orçamento preciso7. Estudo de novos clientes e consumidores8. Nada de propaganda enganosa9. Organização em todas as ações10. Abordagem adequada
Organização de Eventos: Organização de Eventos: Um boa apresentação para captar patrocinadoresUm boa apresentação para captar patrocinadores
1. Objetivo e metas2. Justificativa3. Estratégias de ação4. Duração e outros detalhes do evento5. Divulgação6. Exemplos6. Exemplos
Organização de Eventos: Organização de Eventos: LembreLembre--se da Legislaçãose da Legislação
• Lei Geral do Turismo• Regulamentação de artistas e técnicos em espetáculos• Licenciamento de eventos• Lei do Direito Autoral• Acessibilidade de deficientes físicos
Organização de Eventos: Organização de Eventos: Tendências para pequenos e médios eventos
1. Hibridismo2. Diferenciação na oferta de comida e bebida3. Engajamento social4. Conexão mobile5. Opções inusitadas6. Consciência ambiental6. Consciência ambiental7. Regalias8. Filantropia9. Feedback em ação10. Decoração customizada
•Apresentações desta palestra estarão no site da feira e ficarão disponíveis até dezembro de 2012.www.feiradoempreendedorpe.com.brLocal: downloads/arquivos
• Os Certificados estarão disponíveis no site da feira • Os Certificados estarão disponíveis no site da feira a partir de: 01 de novembro até 30 de dezembro de 2012.www.feiradoempreendedorpe.com.brLocal: downloads/certificados
O Sebrae agradece a participação de todos e deseja encontrá-los em todos e deseja encontrá-los em
outros eventos!
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