Centre hospitalier Geneviève de Gaulle Antonioz Saint-Dizier
Organisation de la chirurgie ambulatoire
5 décembre 2017
Journée régionale Chirurgie ambulatoire ARS Grand-Est
Contexte
Participation au benchmark régional en juin à novembre 2016 : Longue durée d’hospitalisation en UCAA Faible taux d’occupation des blocs opératoires
Coopération avec la clinique François 1er : Un triple objectif : normes architecturales, performance
économique, dynamique médicale Deux étapes : Aménagement de la clinique dans le bâtiment de l’hôpital au 4
septembre 2017 Coopération plus intégrée dans les deux ans : projet médical partagé
et GCS
Actions engagées sur le bloc opératoire
Hôpital Réorganisation des vacations en septembre 2016 Création d’une salle d’urgence 8 demi-journées / semaine Ambulatoire : priorité en début de programme Informatisation en cours
Arrivée Clinique Accueil, salles d’op, réserves, bureaux, désinfection distincts Circulations communes, salle de réveil partagée Deux organisations parallèles (cf régime de responsabilité) Accompagnement des équipes
Cohabitation publique-privée au bloc opératoire
Actions engagées sur l’UCAA
Séparation HDJ et UCAA : équipes et locaux Locaux ad hoc avec salons entrée/sortie Appel veille/lendemain Heure d’arrivée en fonction de l’heure de passage au bloc Liste d’actes en ambulatoire/praticien En cours :
descente en fauteuil ou à pied temps intervention / praticien /type d’intervention Intégration chirurgie pédiatrique au 01/01/2018
Résultats
Optimisation du parcours du patient : durée
d’hospitalisation, appels… Augmentation de l’activité de l’UCAA : + 75 %
depuis le mois de juin Démarrage de la rotation Activité plus faible les lundi et vendredi
Perspectives
Chirurgie Saint-Dizier : Finalisation de l’informatisation du bloc Lissage de l’activité sur la semaine Augmentation du taux de chirurgie ambulatoire + rotation Augmentation du taux d’occupation des salles
Filière chirurgicale avec le CH de Vitry-le-François : Consultations avancées, intégration des praticiens de VLF,
filière avec les urgences
Coopération avec la clinique : Projet médical partagé par spécialité Structure de coopération de type GCS
REX Chir Ambulatoire CHU Strasbourg Accompagnement général
et ouverture du PMTL Réunion Grand Est 5 décembre – Nancy
La chir ambu aux HUS avant l’accompagnement
33,2 34,2 36,3 41 46 51 55** 50 51,9 54,7 58 61 64 66,2*
0
20
40
60
80
2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020
HUSFrance
30
32
34
36
38
40
42
44
2015
2016
2017
La chir ambu aux HUS avant l’accompagnement
Taux de rotation hétérogène et globalement
faible
Hétérogénéité des organisations,
des documents remis, de la collation...
Durée de séjour post op en UCA
très longue (éloignement du
bloc, organisation visite...)
Manque de visibilité sur la
durée des différentes
étapes
La chir ambu aux HUS avant l’accompagnement
UCA HTP
CCOM
Pédiatrie HTP
Séno-Gynéco
HTP
Gynéco CMCO
CECA NHC
Chir B IHU
L’accompagnement prévu aux HUS
UCA HTP
CCOM
Pédiatrie HTP
Séno-Gynéco
HTP
Gynéco CMCO
CECA NHC
Chir B IHU
Gouvernance mise en place pour l’accompagnement
Groupe projet institutionnel Chir
Ambu = « COPIL
accompagnement »
UCA/bloc HTP • Coordonnateur anesth
UCA • Coordonnateur chir • Cadre UCA • Cadre de bloc
CECA • Coordonnateur anesth
UCA • Coordonnateur chir • Cadre UCA • Cadre de bloc
UCA/bloc pédiatrique • Coordonnateur anesth
UCA • Coordonnateur chir • Cadre UCA • Cadre de bloc
Accompagnement par la Cellule d’Appui
aux Organisations
Principales actions sur les 3 secteurs accompagnés Pédiatrie HTP UCA HTP CECA NHC
Enquête terrain
• Orientation patients (recensement causes inéligibilité)
• Causes attente pré-bloc • Temps théoriques
- Causes attente pré-bloc / durée de séjour post-op en UCA - Orientation patients (recensement causes inéligibilité)
Actions choisies • Développer la filière urgence-CA • Suppression des activités non
pertinentes en UCA
• Travail circuit court/long (chemins cliniques)
• Amélioration convocation patient (modification ordre de passage après appel J-1)
• Maîtrise durée de séjours ( temps en UCA avant et après BLOC)
• Échelonnement arrivées attente pré-bloc) • Description chemins cliniques • Éligibilité des patients en ambu ( rappel et uniformisation des critères d’éligibilité)
Résultats obtenus
• Score de Chung (1 signature pour la sortie)
• Echelonnement des arrivées • Amélioration du taux de rotation • Suppression du forain • Prise en charge des urgences différées
• Score de Chung (1 signature pour la sortie)
• Échelonnement des arrivées • Amélioration du taux de rotation • Suppression du forain • Ajout de la chirurgie hépatique
• Mise en place du score de Chung depuis janvier 2017 (SSPI)
• CROP remis au patient de manière systématique
• Installation d’une nouvelle cabine de déshabillage (fluidification circuit)
• Hébergement de nouveaux patients (radio interventionnelle)
• Mise en place d’un nouveau circuit T2 pour nouveaux gestes en uro
Reste à faire
• Formalisation protocole inclusion urgences en semaine
• Travail sur les chemins cliniques • Réactualisation de la charte de l’UCA
pédiatrique
• Travail circuit court/long ( timing et chemins cliniques)
• Amélioration convocation patient (modification ordre de passage après appel J-1)
• Maîtrise durée de séjours ( temps en UCA avant et après BLOC)
• Echelonnement arrivées ( // attente pré-bloc)
• Description chemins cliniques • Eligibilité des patients en ambu ( rappel et
uniformisation des critères d’éligibilité)
Actions transversales
Mise en place d’un passeport ambulatoire Mise en œuvre d’une nouvelle formule de collation Organisation d’un Forum institutionnel en juin 2017
Dynamique du projet Enjeux de restructuration liés à l’ouverture du PMTL
Calendrier imposé : ouverture T2 2018
Blocs et UCA pédiatrique sur leur dynamique propre
Réorientation des moyens de l’accompagnement sur la
préparation de l’ouverture du PMTL – juin 2017 (marché
complémentaire)
Le projet PMTL
UCA HTP
CCOM
Pédiatrie HTP
Séno-Gynéco
HTP
Gynéco CMCO
CECA NHC
Chir B IHU
Le projet PMTL : Plateau Médico-Technique et Locomoteur
Périmètre de l’UCA du PMTL
Services utilisant seulement bloc UCA et hébergement UCA pour
l’ambulatoire
Services utilisant seulement
l’hébergement UCA (acte interventionnel réalisé hors bloc UCA)
Services mixtes (ambulatoire fait au bloc UCA ET ailleurs)
ORL adultes ORL pédiatrique (> 18 mois)
Orthopédie-traumatologie
Main Neurochirurgie Gynécologie et sénologie
Chirurgie maxillo-faciale Rachis Chirurgie digestive
CETDouleur Chirurgie hépatique
NeuroRadiologie Interventionnelle
Institut Régional du Cancer
Niveau 3
4 salles d’ AL 3 salles ambu polyvalentes 6 salles ortho/
traumato
2 salles rachis
2 salles CMF
2 salles main
Secteur ambu polyvalent : 5 salles + 4 AL
UCA
Niveau 5 7 salles GO hors césarienne / Sénologie / Chirurgie générale et digestive / IRC
AL pour hospitalisés
2 salles chir hép 4 salles ORL - neurochir
2 salles radio interventionnelle
Non équipé
Étapes, enjeux et méthodologie
•Enjeux : optimisation tx perf, création d’un bloc ambu, identification d’une activité sous AL •Méthodo :juin à août 2017
•Outil CERCLH permettant la simulation sur données 2016 •10 rencontres avec chaque spécialité sur cadrage global
Définition des vacations opératoires
par discipline
• Enjeux : lissage activité des blocs, impact SSPI, impact sur hébergement, contraintes des spécialités
• Méthodo: octobre à novembre 2017 • 2 outils CERCLH : répartition sur les 29 salles + 4 AL & simulation sur
hébergement • Nouvelle série de 10 rencontres incluant infos sur équipements biomed
Ordonnancement des vacations par jour de
la semaine
• Enjeux : architecture compatible avec bonnes pratiques d’optimisation des flux (marche en avant, patient debout, séparation court/long); lisibilité et efficacité de chaque parcours
• Méthodo: avril 2017 à .... (en cours) • Rencontres avec acteurs et élaboration de chemins cliniques pour
définition des organisations cibles PNM • Définition de travaux post réception pour création d’espaces collectifs
et des équipements essentiels (vestiaires, supports patients) • À faire: outil d’ordonnancement des flux patients
Parcours et flux patients liés à l’UCA
Définition des vacations opératoires par spécialité et par type de PEC
salles d'ambu Salles conventionnelles Salles AL 12:00 09:00 06:30 Occ Th 12:00 09:00 06:30 Occ Th 12:00 09:00 06:30 Occ. Th
niveau 3 6400+9700 Orthopédie 0,6 66% 1 2,6 2 82%
niveau 3 3610 SERV. DE CHIR. MAXILLO.FACIALE ET REPARATRICE - PAV. CHIR.B
0,6 85% 1 1,2 81% 1,4 85%
niveau 3 3615 SERVICE DE CHIRURGIE DU RACHIS 0,4 1,4 80%
niveau 3 9435 CHIR DE LA MAIN 0,4 1,2 81% 0,4 74% niveau 5 6830 CETD 0,6 niveau 5 IRC hors activité sous AL 1,2 79%
niveau 5 6540 SERVICE DE GYNECOLOGIE ET D'OBSTETRIQUE 0,6 85% 2 87%
niveau 5 6540 SERVICE DE GYNECOLOGIE ET D'OBSTETRIQUE - Sénologie
niveau 5 6600 SERVICE DE CHIRURGIE GENERALE ET DIGESTIVE 0,5 80% 0,2 1,8 1 81%
niveau 5 6910 SERVICE D'HEPATO.GASTRO.ENTEROLOGIE ET ASSISTANCE NUTRITIVE
0,5 77%
niveau 5 6525 CHIRURGIE GENERALE HEPATIQ.-ENDOCR. ET TRANSPLANTATION
0,6 1,4 80%
niveau 5 6700 SERVICE D'ORL ET DE CHIRURGIE CERVICO-FACIALE 0,7 81% 1,4 0,6 81%
niveau 5 6800 SERVICE DE NEUROCHIRURGIE 0,6 1,4 82%
0 1 3,6 3,8 14,4 4,7 0 0 1,8 4,6 sur 5 22,9 sur 24 1,8 sur 4
Définition des vacations opératoires par jour, par salle et par spécialité
Impact des vacations opératoires sur les flux patients à l’hébergement
Organisation de l’unité d’hébergement UCA
Capacité: jusqu’à 30 places théoriques
circuits courts
2 x 6 fauteuils fixes
1 salon d’entrée
circuits standard/longs
14 chambres seules
1 salon de sortie
Circuit court (AL ou certaines ALR)
1
2 3
4 5
6
8 7
9
Salon d’entrée
Salon sortie/
collation
Lettre de liaison
4 salles d’anesthésie locale
vestiaire
accueil Entretien
IDE
Circuit standard à long (détail du parcours à l’intérieur de l’UCA)
1 2 3
4
5
6
8
9
10 7
Salon sortie /
collation
vestiaire
accueil Entretien
IDE
chambre
transfert
transfert
SSPI
chambre
Lettre de liaison
accompagnant 11
Circuit standard à long - Patient debout ou couché opéré au bloc UCA Niveau 3
1 2 3
5
6
9 7
vestiaire
Salon sortie collation
3 transfert ou chgt accompt
6 SSPI
4 Bloc
5 transfert
1 accueil 2 puis cham
8 Salo sortie collat
9 lettre de liaison
10 accomp
Circuit standard à long - Patient debout ou couché opéré hors bloc UCA – exemple secteur orthopédie Niveau 3
1 2 3
5
6
9 7
vestiaire
Salon sortie collation
3 transfert ou chgt accompt
6 SSPI
4 Bloc niveau 3
5 transfert
1 accueil 2 puis cham
8 Salo sortie collat
9 lettre de liaison
10 accomp
Circuit standard à long - Patient opéré hors bloc UCA – exemple secteur gynéco /digestif/ IRC niveau 5
1 2 3
5
6
9 7
vestiaire
Salon sortie collation
4 transfert
7 SSPI niv 5
5 Bloc niveau 5
6 transfert
1 accueil 2 puis cham
10 Sa sortie collat
3 puis 8 ascenseur
11 lettre de liaison
12 accomp
Étapes, enjeux et méthodologie
•Enjeux : • Lien avec la gouvernance institutionnelle des blocs opératoires modernisée • Pilotage de la performance après l’ouverture • Harmonisation des pratiques entre UCA : favoriser l’échange de pratiques après la fin du CERCLH •Méthodo : juin à novembre 2017 • Échanges avec les acteurs • Passage en Directoire et instances
Définition de la
gouvernance
Schéma global de pilotage de la chir ambu aux HUS
COPIL chirurgie ambulatoire
Conseil
Bureau CECA
Conseil
Bureau Chir Ped
Conseil
Bureau UCA
Cellule qualité chir ambu
Conseil de coordination des
blocs HUS
Conseil
Bureau CMCO
Conseil
Bureau IHU
Forum annuel institutionnel chir ambu
Conseil de bloc « ilôt »
Conseil de bloc de site
Gouvernance de chaque UCA
Conseil
Bureau
• Semestriel • Bureau + 1 chir, 1 MAR et
1 cadre par discipline • Validation des vacations et
charte UCA en lien avec le conseil de bloc de site
• Présentation et discussion des données d’activité et des principales évolutions
• Mensuel • Coordonnateurs médicaux
UCA + cadre UCA + cadre bloc UCA (+ CAO trimestriel)
• Pilotage activité UCA et démarche qualité
• Instruction des évolutions d’activité en lien avec conseil de bloc local et spécialités
Gouvernance de la chir ambu en transversal aux HUS
Gp
d’éc
hang
es e
ntre
UCA
• Trimestriel • Trinômes des
UCA • Rencontres
thématiques avec RETEX bonnes pratiques
COPI
L Ch
ir Am
bu • Semestriel
• 3 chirurgiens, 3 anesthésistes, Dir Q, Dir Soins, Dir Com, repr. usagers
• Politique chir ambu, stratégie de développement, communication, qualité
• Plan d’action transversal
Foru
m
• Annuel • Tous les acteurs
de la chir ambu, internes mais aussi externes
• Thèmes différents chaque année (conférence / ateliers)
Schéma global de pilotage de la chir ambu aux HUS
COPIL chirurgie ambulatoire
Conseil
Bureau CECA
Conseil
Bureau Chir Ped
Conseil
Bureau UCA
Cellule qualité
chir ambu
Conseil de coordination des
blocs HUS
Conseil
Bureau CMCO
Conseil
Bureau IHU
Forum annuel institutionnel chir ambu
Conseil de bloc « ilôt »
Conseil de bloc de site
stra
tégi
que
Mise
en
œuv
re
opér
atio
nnel
Gouvernance de chaque UCA
Conseil (niveau gestion mise en œuvre)
Bureau (niveau opérationnel)
• Semestriel • Bureau + 1 chir, 1 MAR et
1 cadre par discipline • Validation des vacations et
charte UCA en lien avec le conseil de bloc de site
• Présentation et discussion des données d’activité et des principales évolutions
• Mensuel • Coordonnateurs médicaux
UCA + cadre UCA + cadre bloc UCA (+ CAO trimestriel)
• Pilotage activité UCA et démarche qualité
• Instruction des évolutions d’activité en lien avec conseil de bloc local et spécialités
Gouvernance de la chir ambu en transversal aux HUS
Gp
d’éc
hang
es e
ntre
UCA
• Trimestriel • Trinômes des
UCA • Rencontres
thématiques avec RETEX bonnes pratiques
COPI
L Ch
ir Am
bu
• Niveau stratégique • Semestriel • 3 chirurgiens, 3
anesthésistes, Dir Q, Dir Soins, Dir Com
• Politique CA, stratégie de développement, communication, qualité
• Plan d’action transversal
Foru
m
• Annuel • Tous les acteurs
de la chir ambu, internes mais aussi externes
• Thèmes différents chaque année (conférence / ateliers)
Calendrier prévisionnel
Septembre 2017: •Définition des
circuits patients •Définition des
travaux post-réception
Octobre 2017: •Définition des
principes organisationnels de l’UCA
•Planning opératoire quotidien V0
•Définition des équipements de l’UCA
Novembre 2017: •Validation du
planning opératoire quotidien
•Test des équipements
•Définition de la gouvernance de l’UCA et des blocs
Décembre 2017 •Principes
organisationnels et effectifs cibles de l’UCA
•Charte institutionnelle de l’UCA
Janvier-avril 2018: •Travaux post
réception •Communication
interne (dans le cadre de la com PMTL)
Printemps 2018: •Communication à
destination des médecins de ville (dans le cadre de la com PMTL)
Bilan de l’accompagnement
Création d’un collectif
Transfert de compétences
entre consultants et
acteurs de terrain
↗ Maturité des acteurs
(concepts, technicité)
Une dynamique à faire vivre !
Le coaching et après ? Actions et perspectives…
Nadine STOERKEL Responsable Lean Manufacturing
5 décembre 2017
Contexte et rappel coaching
Démarrage coaching HP Metz septembre 2015 (18 mois)
Objectifs définis sur 3 axes de travail :
1. développement de la chirurgie ambulatoire
2. organisation UCA et parcours patient
3. qualité de la prise en charge et satisfaction patient
Les actions poursuivies en chirurgie ambulatoire…
1. Développement de l’activité ambulatoire Mise en place d’outils informatiques d’analyse activité en temps réel avec un retour auprès des praticiens et encadrement : Suivi du volume d’activité Taux de chirurgie ambulatoire Taux forain Taux de rotation Taux et suivi des gestes marqueurs
Quelques indicateurs…
2015 2016
2017 Commentaires
Volume activité ambulatoire
5900 6297 (+ 6,7 %)
6622 (+5,1)
+ 11,8 %
Taux de chirurgie ambulatoire
36,5 % 37,7 % (+ 1,2 %)
41,2 % (+ 3,5 %)
Augmentation activité + intégration d’actes innovants
Taux de rotation 118 % 110 % 113 % Intégration de chirurgies lourdes circuit long (ligamentoplasties genou, cholécystectomies…) Chemins cliniques
Taux forain 4 % 0 % 0 % Centralisation de l’activité ambulatoire avec dégressivité
Taux gestes marqueurs
65,9 % 69,7 % (+ 3,8 %)
74,2 % (+ 4,5 %)
+ 8,3 %
Taux cholécystectomies
4,2 % 12,6 % 46,2 % Mise sous MSAP et suivi par praticien
Comparatif activité ambulatoire sur les mêmes périodes de janvier à septembre
Les actions poursuivies en chirurgie ambulatoire…
1. Développement de l’activité ambulatoire Analyse des hébergements HC - Travail d’optimisation des lits et redimensionnement des unités - Etude potentiel de transférabilité - Suivi des DMS Développement de : - nouveaux actes en UCA ex : ligamentoplasties du genou… - nouvelles spécialités ex : gynécologie…
Les actions poursuivies en chirurgie ambulatoire…
2. Organisation UCA et parcours patient Mise en place : des circuits courts et longs avec une gestion informatisée des lits des chemins cliniques dans toutes les spécialités avec réadaptation des durées de séjour un travail sur les vacations opératoires pour une fluidité des flux ambulatoires
Les actions poursuivies en chirurgie ambulatoire …
2. Organisation UCA et parcours patient Tableau de suivi parcours patients
Les actions poursuivies en chirurgie ambulatoire…
2. Organisation UCA et parcours patient
Amélioration des rotations par une meilleure
utilisation du salon de sortie (capacitaire doublé)
Sensibilisation à la visite des praticiens X 2 en UCA
Les actions poursuivies en chirurgie ambulatoire…
2. Organisation UCA et parcours patient
Travail sur la réduction du temps pré- bloc
- Dépilation et douche à domicile
- Réduction des bilans pré opératoires à
l’admission
- Diminution des prémédications
Les actions poursuivies en chirurgie ambulatoire…
2. Organisation UCA et parcours patient
Suppression des actes non pertinents en UCA
- bascule des actes externes
- création d’une unité de médecine ambulatoire
en dissociant l’activité de chirurgie avec circuits
et organisation dédiée et personnels mutualisés
Les actions poursuivies en chirurgie ambulatoire…
3 . Qualité de la prise en charge et satisfaction patient
et dans le cadre du développement durable
Informatisation de l’enquête de satisfaction
avec analyse en temps réel
Dictée numérique et transmission du courrier de sortie
par messagerie sécurisée aux médecins référents à J0
+ compte rendu opératoire
Les actions poursuivies en chirurgie ambulatoire…
3. Qualité de la prise en charge et satisfaction patient
Systématisation de l’appel du lendemain
Informatisation du dossier patient ambulatoire
commun pour l’ensemble des spécialités
Organisation de soirées thématiques spécifiques à
destination des praticiens, médecins libéraux et des
patients (ex chirurgie du pied…)
Les actions transposées en médecine ambulatoire…
Poursuite du virage ambulatoire sur la médecine
ambulatoire sur plusieurs axes :
gestion du parcours patient
- fonction d’ide coordinatrice,
- réduction du temps d’attente par la mise
en place des prescriptions anticipées de
chimiothérapies,
Les actions transposées en médecine ambulatoire…
CONTRAINTES ERGONOMIQUES
CONTRAINTES DE RADIOPROTECTION
CONTRAINTES DE SECURITE
ELECTRIQUE
CONTRAINTES D’HYGIENE
CONTRAINTES DE TRAITEMENT D’AIR
Organisation des flux avec 3 circuits :
- hyper courts (2 h),
- courts (4 h)
- et longs (6 h et +)
Coordination avec les plateaux techniques
Echelonnement des admissions
Les actions transposées en médecine ambulatoire…
Transposition de certains outils en tenant compte
des spécificités de la médecine ambulatoire :
mise en place des SMS pour l’appel de la veille
création de chemins cliniques
et une programmation type informatisée
Les actions transposées en médecine ambulatoire…
CONTRAINTES ERGONOMIQUES
CONTRAINTES DE RADIOPROTECTION
CONTRAINTES DE SECURITE
ELECTRIQUE
CONTRAINTES D’HYGIENE
CONTRAINTES DE TRAITEMENT D’AIR
Les impacts Qualification et formation des personnels
Unité pluridisciplinaire (14 spécialités accueillies)
Equipe mutualisée - polycompétences Nécessité de formaliser : une grille de compétences des formations spécifiques
Perspectives en chirurgie ambulatoire
A court terme :
poursuite de transfert de certains actes
ouverture sur d’autres spécialités
mise en place des ordonnances antalgiques
dès la consultation chirurgicale
création d’un CREX ambulatoire
Perspectives en chirurgie ambulatoire
A moyen et long terme :
process « patient debout »
Automatisation de la traçabilité du parcours
patient (bracelet informatisé)
impact HC (diminution du capacitaire et
réajustement des places ambulatoires sur HRS 2)
Perspectives en chirurgie ambulatoire
A moyen et long terme :
optimisation programmation : réflexion sur
l’intégration activité opératoire HBI sur bloc
HRS
poursuite harmonisation pratiques sur les 2
sites
Perspectives en médecine ambulatoire
A moyen et long terme :
Poursuite du virage ambulatoire versant
médecine avec analyse des séjours HC
Développement des indicateurs de performance
Informatisation des chemins cliniques
Création d’un passeport médecine ambulatoire
Les effets…
L’accompagnement du coaching a permis : de structurer, et d’accélérer le développement ambulatoire sur HPM, d’avoir un impact et une dynamique institutionnelle, d’accentuer le virage ambulatoire, d’impliquer tous les acteurs autour de ce projet (équipes
médicales, paramédicales, dim, patients acteurs…) de poursuivre l’amélioration de la qualité et satisfaction de
patients et des correspondants médicaux (taux….)
Les effets…
Dynamique institutionnelle
Impact médical Impact paramédical A permis de capitaliser les résultats
Les effets du coaching…
Développement d’un réseau
Échanges et partage entre les établissements
Conclusion Prise de conscience institutionnelle sur les
enjeux stratégiques
enjeux médico économiques
enjeux organisationnels
enjeux pour les patients
avec un engagement continu d’une démarche d’amélioration
interne
Conclusion
Ce projet s’imbrique parfaitement
et se poursuit dans le déroulement
de la phase 2 HRS…
Questions ?
Merci de votre attention
DE L’UCA à l’UMA
Modélisation Emmanuel RAFFO Valérie RATAJCZAK 5 décembre 2017
CENTRE HOSPITALIER RÉGIONAL UNIVERSITAIRE DE NANCY
Le CHRU de Nancy en quelques chiffres …
1815 lits et places sur 2 sites (Hôpitaux Urbains et Hôpitaux de Brabois) 482 500 consultations 68 100 hospitalisations complètes 68 500 hospitalisations en ambulatoire 80 400 passages aux urgences adultes et enfants 35 900 interventions chirurgicales 3 186 naissances
La population pédiatrique
• Pédiatrie de Proximité: Arrondissement de Nancy – 90 000 enfants [0-18 ans]
• Ressource Régionale: Lorraine – 2.4 M d’habitants
– 26 000 naissances/an
– 465 000 enfants [0-18 ans]
• Référence extra-régionale
Hospitalisation complète
Pôle Enfants-Néonatalogie
Médecine Infantile
Oncologie Hématologie pédiatrique
Chirurgie Infantile Viscérale et ORL pédiatrique
Chirurgie Infantile Orthopédique
Neurochirurgie et chirurgie de la face pédiatrique
Structure d’Urgences Pédiatriques
49
12 + 11 SI
24
15
8
1 (UHCD)
Réanimation pédiatrique spécialisée
12 réa + 6 SC
Total Hôpital d’Enfants 138
Pôle Enfants-Néonatalogie : Maternité
Néonatologie
20 médecine
20 SI
20 Réa
60
Hôpital
de jour
Poste
Dialyse Chimiothérapie
Chirurgie
Ambulatoire
Hôpital Enfants 20 6 4 6
Maternité
Néonatologie 2
PÔLE ENFANTS-NEONATOLOGIE CHRU NANCY
Capacité au 1er Décembre 2017
• Anomalies du développement et syndromes malformatifs
• Epilepsies rares
• Maladies neuromusculaires
• Maladies héréditaires du métabolisme
• Labellisation centre de dépistage néonatal Grand Est
• Autres – Centre référent pour les troubles du langage et des apprentissages
(CLAP) – Mort inattendue du nourrisson – Centre de Ressources et de Compétences de la Mucoviscidose (CRCM) – Pôle régional d’accueil des victimes d’agressions – Centre de prise en charge de la douleur pédiatrique – Centre interrégional des grands brûlés (SIOS) – Centre spécialisé de l’obésité (OBEPEDIA)
Centres de Référence (2017)
• Maladies inflammatoires du système nerveux central de l'enfant
• Maladies osseuses constitutionnelles
• Maladies auto-immunes systémiques
• Maladies endocriniennes rares
• Spina bifida
• Neurofibromatose NF1
• Maladies pulmonaires rares
• Maladies rénales rares
• Maladies hépato-gastro-entérologiques rares
• Maladies hématologiques non malignes rares
• Déficits immunitaires héréditaires
• Syndrome de Marfan et apparentés
Centres de compétences
De l’UCA pédiatrique
• Créé dès 1999 à l’initiative du Pr M. SCHMITT
• Participation au benchmark organisé par l’ARS en 2015
• Coaching pour travailler nos chiffres, réfléchir nos temps de parcours, nos organisations
• Outils utilisés en UCA
Missions du service en UMA
• Pathologies Chroniques pédiatriques
fréquentes : ORGANISATION DE FILIERE
– Diabète – Asthme – Allergies – Epilepsies
• Pathologies rares : RECOURS
– Métabolisme – Neurologie – Génétique
Allergologie
Dermatologie
Diabétologie
Endocrinologie
Gastroentérologie
Génétique
Métabolisme
Néphrologie
Neurologie
Nutrition
Odontologie
Pneumologie, Mucoviscidose
Cardio Inf
Med Inf
Néonat
Centre de Prélèvement Chir Viscérale
Réa Poly
Dermato
Ophtalmo
Chir Ortho
Neurochir
ORL
UCA EFP
Anesthésie
Dentaire
Urgences
Pharmacie
Imagerie
Bloc
Obstétrique
Génétique
Partenaires CHRU
Hémato Onco
Biologie
Partenaires hors CHRU
HAD
MDPH
Education
Nationale
Associations
de
Parents Etablissts
Médico-
Sociaux
IRR
Pédo
psychiatrie
Médecine
Libérale
Etablissts
Sanitaires
Prestataires
Service de Spécialités Pédiatriques Médicales Ambulatoires
Objectifs
CENTRE HOSPITALIER RÉGIONAL UNIVERSITAIRE DE NANCY
La Médecine Ambulatoire, un projet prioritaire dans le cadre du Plan de Refondation
• Renforcer la qualité du parcours du patient en médecine ambulatoire, de l’amont
à l’aval de la prise en charge
• Proposer aux usagers une offre de soins plus lisible et structurée
• Répondre au fort développement de l’ambulatoire au CHRU de Nancy, en
dimensionnant de manière adaptée les futures unités de médecine ambulatoire
• Regrouper les activités de médecine ambulatoire sur des plateaux communs, afin
d’améliorer l’efficience de l’établissement et mettre à disposition les moyens
nécessaires
Les locaux
• Le principe de « marche en avant »
• Les salons
Les modèles organisationnels (4)
ACCUEIL Secrétariat
ACCUEIL IDE
Salle pré opératoire
Vestiaire
Ascenseurs
Salle de Surveillance Salon Vestiaire
Bureau IDE
SSPI
BLOC
ZONE PRE OPERATOIRE
ZONE POST OPERATOIRE
Formavenir-Performances – 2017 14
Formavenir-Performances – 2017 15
Plan
Bureau IDE dans
chaque aile
Circuit Allergo, multidisciplinaire
Salle de soins
3 chambres
3 à 4 places
8 box allergologie
Office Sale
7 box CRCM/ Diabétologie
Bureau
Soignants
/Médecins
IDE
Examen
Examen
Ascenseurs
patients
Accueil Parents/Enfants :
identitovigilance, paramètres,
Entrée Multidisciplinaire et allergologie
Bureau
Médecins
IDE
WC
Salle d’accueil
Salon de sortie
UMA
Plan
Bureau IDE dans
chaque aile Circuit CRCM
3 chambres
3 à 4 places
Salle de Kiné
CRCM
8 box allergologie
Bureau
CRCM
Accueil Parents/Enfants :
identitovigilance, paramètres,
7 box CRCM/ Diabétologie
Entrée CRCM/ diabétologie
WC
IDE
UMA
Les principes organisationnels • Processus de prise en charge • L’appel la veille • L’appel du lendemain • Rédaction des chemins cliniques par les équipes médicales et
soignantes : étapes clés (amont / venue en HDJ / aval, examens, durées de prise en charge) et schémas de programmation
• Synchronisation des temps médicaux et paramédicaux • Rédaction d’une Charte de fonctionnement • Coordination des examens, consultations, explorations au cours de
la PEC en HDJ (contractualisation de créneaux dédiés) • Séniorisation de la prise en charge chronique : médecin référent
Consultations
spécialistes
Programmation des patients
Pré admission
des patients
Procédure de prise en charge du patient en Unité de Chirurgie Ambulatoire
Documents de référence
J-1
APPEL DE LA VEILLE
GESTION DOSSIER PATIENT
J0
ACCUEIL DU
PATIENT
SORTIE DU PATIENT
Signature médecins
SURVEILLANCE POST OP
B L O C + A
•Passeport
ambulatoire
•Procédure et fiche
technique dédiées.
•Diagramme
de soins
spécifique
•Protocole de
surveillance
post-
opératoire
•Protocole
de
réalisation
de l’appel
du
lendemain
•Protocole de
sortie
•Bulletin de
sortie
•Recommandati
ons spécifiques
J+1
APPEL DU LENDEMAIN
S A T I S F A C T I O N
•Check liste
d’éligibilité
•Passeport
ambulatoire
•Procédure et fiche
technique dédiées
•Protocole de
réalisation de
l’appel de la veille.
•Fiches techniques
par spécialité.
•Protocole
d’accueil.
•Fiche de liaison
service/bloc
•Fiches
techniques
spécifiques.
Processus de PEC du patient en UCA
19
Consultations
spécialistes
Programmation des patients
Pré admission
des patients
Procédure de prise en charge du patient en Unité de Médecine Ambulatoire
Documents de référence
J-1
APPEL DE LA VEILLE
GESTION DOSSIER PATIENT
J0
ACCUEIL DU
PATIENT
SORTIE DU PATIENT
Signature médecins
SURVEILLANCE
A
C
T
E
•Passeport
ambulatoire
•Procédure et fiche
technique dédiées.
•Diagramme
de soins
spécifique
•Protocole de
surveillance
spécifique
•Protocole
de
réalisation
de l’appel
du
lendemain
•Protocole de
sortie
•Bulletin de
sortie
•Recommanda
tions
spécifiques
J+1
APPEL DU LENDEMAIN
Si besoin
S A T I S F A C T I O N
•Parcours éligible
•Passeport
ambulatoire
•Procédure et fiche
technique dédiées
•Protocole de
réalisation de
l’appel de la veille.
•Fiches techniques
par spécialité.
•Protocole
d’accueil.
•DX care sert de
liaison
notamment dans
les parcours
diagnostics
•Fiches
techniques
spécifiques.
Processus de PEC du patient en UMA
20
Formavenir-Performances – 2017 21
Formavenir-Performances – 2017 22
Service de Spécialités Médicales Pédiatriques Ambulatoire
Formavenir-Performances – 2017 24
Service de Spécialités Médicales Pédiatriques Ambulatoire
Les flux de patients / Répartition
• Bascule ambulatoire
• Limiter le forain
0
50
100
150
1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27
Hommes Femmes
0
50
100
150
200
250
Répartition des âges
Bénéfices attendus
CENTRE HOSPITALIER RÉGIONAL UNIVERSITAIRE DE NANCY
Pour les patients • Un accès facilité aux unités de soins • Une simplification du parcours diagnostique et thérapeutique • Un parcours fluide et une programmation qui génèrent moins d’attente et moins
d’anxiété • Des espaces et des compétences dédiés à l’Education Thérapeutique • Une communication plus ouverte entre patients et professionnels Pour les professionnels • Des rythmes de travail « ambulatoire » qui améliorent des conditions de travail
traditionnellement difficiles avec notamment la suppression des gardes de nuit et des week-ends.
• Le développement de nouvelles compétences et de nouveaux métiers • Des espaces favorisant l’échange de bonnes pratiques de soins et de management • La proximité des plateaux techniques
La programmation de l’UMA à l’UCA?
• IDE de parcours
• Patient part avec son parcours programmé : – Hospitalisation conventionnelle
– UMA
– Consultation de suivi
• Objectifs qualitatifs et quantitatifs
• Modéliser les prises en charge pour augmenter le nombre de patients pris en charge.
• Faciliter les prises de RDV
• Pour les patients : RDV dès la sortie de consultation en présence des parents
• Pour les professionnels : moins de communication téléphonique
MODÉLISATION DES PARCOURS
Neuropsychologue
HDJ
EPILEPSIE
HDJ
POLY
HANDICAP
HDJ
CLAP
HDJ
THERA
PEUTIQUE
MODÉLISATION DES PARCOURS
LUNDI MARDI MERCREDI JEUDI VENDREDI
EPILEPSIE
EPILEPSIE
EPILEPSIE
EPILEPSIE
HDJ
POLY
HANDICAP
HDJ
THERA
PEUTIQUE HDJ
CLAP
HDJ
CLAP
LUNDI MARDI MERCREDI JEUDI VENDREDI
EPILEPSIE
EPILEPSIE
EPILEPSIE
EPILEPSIE
HDJ POLY
HANDICAP
HDJ THERA
PEUTIQUE HDJ
CLAP
HDJ CLAP
PATIENT
IDE PARCOURS
PRESCRIPTION HARMONISEE
FEUILLE D’ANNONCE
1 …
2 …
3 CLICS …
MODÉLISATION DES PARCOURS
LUNDI MARDI MERCREDI JEUDI VENDREDI
EPILEPSIE
EPILEPSIE
EPILEPSIE
EPILEPSIE
HDJ
POLY
HANDICAP
HDJ
THERA
PEUTIQUE HDJ
CLAP
HDJ
CLAP
FEUILLE D’ANNONCE
• Points clés de la réussite • Connaissance du principe de réservation des créneaux
maintenant avec blocage des créneaux puis déblocage à 1 mois par exemple
• Intérêt des IDE de programmation : Information précise, dédiée
• Pièges à éviter / difficultés rencontrées
• Accessibilité à certains créneaux de RDV : imagerie par exemple
• Méconnaissance du principe et utilisation d’une partie d’une programmation d’HDJ pour une activité externe : EEG alors les autres plages de cette même HDJ sont inoccupées
Conseils à la mise en œuvre
• Evolution du projet depuis la mise en œuvre
• Développement du principe de RDV à l’ensemble des spécialités de médecine
• Modélisation de programmation de l’UMA vers l’UCA
• Pérennité du projet
• L’institution le pérennise grâce au déploiement des IDE de programmation
Perspectives
Suivi patient
• Système SMS ou mail développé en
UCA
– Difficultés pédiatriques spécifiques
• Réflexion en UMA suivi pathologie
chronique
Objectifs et synopsis Epilepsies de l’Enfant
Formulation et rythmicité des questions
ROUE DE DEWING : Amélioration Continue de la Qualité
Merci de votre attention
• CENTRE HOSPITALIER RÉGIONAL UNIVERSITAIRE DE NANCY
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