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CAPITULO V
METODOLOGÍA PARA CIERRE ADMINISTRATIVO DE LOS PROYECTOS DE DESARROLLO DE TRANSMISIÓN EJECUTADOS POR LAS
EMPRESAS DEL SECTOR ELÉCTRICO DEL ESTADO ZULIA
1. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA.
Se presenta la propuesta de la metodología para el cierre administrativo
de los proyectos de desarrollo de transmisión ejecutados por las empresas
del sector eléctrico del estado Zulia. La propuesta, se estableció sobre la
base de los resultados obtenidos en cada una de las dimensiones con sus
respectivos indicadores. La misma comprende diseño y desarrollo de las
fases para lograr un cierre adecuado de los proyectos de desarrollo de
transmisión en las empresas del sector eléctrico del estado Zulia,
fundamentado en las teorías planteadas por los diferentes autores
consultados
La propuesta servirá de insumo para que las diferentes gerencias de
desarrollo de transmisión en las empresas del sector eléctrico del estado
Zulia, realicen un cierre adecuado de los proyectos, trayendo como beneficio
mejoras continuas producto del aprendizaje dinámico en el ejecución de
inversiones, además de brindar la oportunidad de organizar o estructurar las
tareas y procesos que se deben llevar a cabo para el logro de una ejecución
de proyectos exitosos, cumpliendo con los objetivos de la organización.
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2. CONCEPTUALIZACION DE LA PROPUESTA.
La metodología se concibe como los pasos sistemáticos,
estructurados y detallados para realizar el proceso de cierre administrativo,
de los proyectos de desarrollo de transmisión, ejecutados por las empresas
del sector eléctrico del estado Zulia, a través de la documentación de los
productos generados durante la ejecución del proyecto, el análisis de los
resultados obtenidos en la fase de cierre, el registro de las lecciones
aprendidas y la elaboración de un informe final, para su posterior archivo y
futura referencia para nuevas propuestas de inversión.
3. ALCANCE DE LA PROPUESTA
Proporcionar una metodología o marco de referencia para
implementar la medición, análisis y evaluación de los indicadores en la fase
de cierre administrativo de los proyectos de las gerencias adscritas a las
gerencias de desarrollo de transmisión de las empresas del sector eléctrico
del estado Zulia.
El modelo aplica para la evaluación de los proyectos de desarrollo de
transmisión en las empresas del sector eléctrico del Estado Zulia. Sin
embargo, puede ser ejecutado en las demás empresas pertenecientes a
CORPOELEC. En este sentido, deben validarse otros factores o condiciones,
a fin de hacer los ajustes precisos para la adaptación de la metodología y su
aplicación.
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4. ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA
A continuación se presenta la metodología propuesta para el cierre
administrativo de los proyectos de desarrollo de transmisión ejecutados por
las empresas del sector Eléctrico del estado Zulia. La propuesta está
compuesta de seis (6) pasos, los cuales fueron desarrollados de manera
estructurada y sistematizada con la finalidad de agilizar su aplicación y
asegurar la calidad de la información necesaria para la realización de un
adecuado proceso de cierre administrativo
Cabe destacar que la propuesta fue construida bajo el manejo de
diferentes teorías apoyadas por los autores Heldman y Heldman (2010),
Chamoun (2008), PMBOK (2008), que hicieron posible la estructura de los
pasos de la propuesta que se presenta a continuación:
PASO I. VALIDACIÓN DE ENTREGABLES DEL PROYECTO
Es el punto de partida del proceso de cierre administrativo, en este
paso se confirmará la finalización de la totalidad de las actividades producto
del alcance del proyecto . En tal sentido, el ingeniero del proyecto deberá
recolectar los documentos definidos dentro de los procedimientos internos de
las empresas del sector eléctrico del estado Zulia, por medio de los cuales se
oficializa la consecución de las obras desarrollo de transmisión y son
necesarias para poder realizar la energización de las mismas. Los
documentos a ser recolectados en este paso se describen a continuación:
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Acta de finalización: la cual según se establece en la ley de
contrataciones públicas vigente, debe estar debidamente firmada por el
ingeniero responsable de la obra, el coordinador del proyecto y el
administrador del contrato.
Memo de Energización de Equipos de Potencia: en el cual se debe
describir la totalidad de los equipos de potencia, indicando la marca, modelo
serial y pruebas realizadas a los mismos, certificando que han sido
debidamente probados y están disponibles para su energización.
Memo de Energización de Equipos de Protecciones: en el cual se
debe describir la totalidad de los equipos de protecciones, indicando la
marca, modelo serial y pruebas realizadas a los mismos, certificando que han
sido debidamente probados y están disponibles para su energización.
Memo de Aceptación de la Unidad de Ingeniería de Transmisión:
indica que los equipos de potencia, control y protección, han sido
debidamente registrados dentro en la plataforma SAP y que pasan a ser
parte de los activos de la empresa.
Memos de Ajuste de protecciones: Se debe indicar que los equipos de
protección cumple con los ajustes necesarios para realizar sus funciones
dentro del sistema de potencia y están disponibles para su energización.
De no contar con la totalidad de los datos solicitados, no se podrá
avanzar al siguiente paso, por lo que el ingeniero de proyecto debe velar por
el cumplimiento de lo establecido en esta actividad.
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PASO II. RECOLECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE CIERRE.
Este paso se centra en la necesidad de recolectar la información
requerida para poder realizar la función del cierre administrativo. Es un punto
medular del proceso de cierre, por lo que define la efectividad de las
próximas fases, debido a que si la información a suministrar dentro de esta
fase, no ha sido debidamente procesada por el equipo responsable, podría
conllevar a una errónea interpretación de resultados.
En este paso el Ingeniero del proyecto, deberá recolectar la
información requerida para la realización del cierre administrativo, la cual
está directamente relacionada con las pautas establecidas en el plan de
dirección del proyecto.
Para asegurar la concentración de los documentos requeridos para el
cierre administrativo, el equipo se conformará un equipo de trabajo, el cual
deberá estar constituido por el personal directamente asociado al proyecto a
cerrar, siendo estos: coordinador del proyecto, planificador, procurador,
administrador del contrato y el líder del proyecto, siendo este ultimo el
encargado de concentrar la información, y preparar el folio general, para la
evaluación del proyecto y continuación del proceso de cierre administrativo.
A continuación se describen los documentos requeridos en este paso:
a. Documentos Resultantes del Proyecto:
La información resultante del proyecto requerida en el proceso de
cierre administrativo, está directamente asociada a las consideraciones
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plantadas en el plan de dirección del proyecto. El ingeniero del proyecto debe
consignar los documentos planteados en el plan de gestión de inicio del
proyecto y se refirieren al Alcance, el Tiempo, Costos, Calidad, Recurso
Humano, Comunicaciones, Riesgo, Adquisiciones e Integración, los cuales
se muestran en la Tabla 10.
TABLA 10
DOCUMENTOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
VARIABLE DOCUMENTOS REQUERIDOS INFORMACION A SUMINISTRARDocumentos de los requisitos de los interesados del Proyecto
Documentar las necesidades y Objetivos
Estructura Desagregada de Trabajo Descripción detallada del proyecto y productos a ser desarrollados
Documentos de Estimación de los Recursos de las Actividades
Validación de la estimación realizadas en cuanto a tipo y cantidad de materiales, personas o equipos para las actividades del proyecto
Cronograma base del proyectoEstimación de la duración y secuencia de las actividades.
Reportes mensuales de AvanceSeguimiento y Acciones de control sobre la línea base del cronograma
Presupuesto general del proyecto Estimaciones de los costos
Reportes mensuales de Desembolso Seguimiento del desembolso del proyecto.
Calidad. Documentos de Auditoria de la CalidadRequisitos de la calidad esperados y resultados de medidas de control
Plan de Recursos HumanosDefinición de roles, responsabilidades y habilidades requeridas para los cargos del proyecto
Plan de Desarrollo del Equipo de Proyecto
Cumplimiento de las actividades de desarrollo planificadas
Comunicaciones Plan de comunicaciones del proyectoCumplimiento del plan de comunicaciones
Riesgo Plan de Gestión del Riesgo Riesgo Identificados y acciones para su mitigación
Adquisiciones. Planificación de las AdquisicionesCumplimiento de las adquisiciones y su debida documentación
Plan de Dirección del ProyectoDocumentación de las acciones de definición, preparación y coordinación del proyecto
Documentos de Control de CambiosInformación de los cambios generados el proyecto.
Reportes de monitoreo y control del proyecto
Reportes mensuales de revision y monitoreo de avance del proyecto
Alcance
Tiempo.
Costo.
Recurso Humano
Integración
Fuente. Gómez (2011)
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b. Sumario de Consideraciones Técnicas.
Como parte de los documentos necesarios para la realización del
cierre administrativo, se considera el sumario de consideraciones técnicas
del proyecto. Este formato debe ser elaborado por el ingeniero del proyecto,
quien debe incluir toda la información solicitada en el mismo, la cual está
asociada a los procesos medulares que conformaron las actividades propias
del proyecto .
El objetivo del mismo es poder describir los hechos acontecidos en
cada una de las actividades desarrolladas, al igual que describir las
consideraciones técnicas planteadas para cada proyecto. De esta manera,
se podrá ofrecer un registro de las características técnicas del proyecto,
facilitando su evaluación y efectividad de cada una de estas, sirviendo de
base para futuros proyectos.
En tal sentido, a continuación se indica la información solicitada en el
formato de sumario de consideraciones técnicas, el cual consta de nueve
procesos medulares para los cuales, el ingeniero del proyecto deberá indicar
cada una de las consideraciones planteadas para el proyecto que se desee
cerrar.
Elaboración del pliego de licitaciones: se refiere a las consideraciones
planteadas en el pliego de licitaciones, como parte del alcance propuesto
para el desarrollo del proyecto. De igual manera, se indican las fechas de
inicio, fin planificado y real con tal de poder validar y explicar cualquier tipo
de desviación encontrada, al igual que las acciones correctivas que pudieron
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ser implementadas para mitigar cualquier ocurrencia de cualquier problema.
Adicionalmente, se debe incluir el listado de cada uno de los documentos y
planos incluidos en el pliego de licitaciones, con la finalidad de poder evaluar
con los resultados obtenidos, si los mismos cubrieron la información
requerida para el correcto desarrollo del proyecto.
Adquisición de terrenos y servidumbres: la adquisición de los terrenos
y servidumbre forma parte vital dentro del desarrollo de los proyectos de
transmisión, al no contar con estos al momento del inicio del proyecto,
ocasiona importante desviaciones dentro del cronograma de actividades. Por
lo tanto, se debe indicar las fechas de inicio y fin planificadas y reales de la
adquisición del terreno o servidumbre. Realizar una descripción general de
las características de lo adquirido, indicando las consideraciones tomadas en
cuenta para realizar la compra. Por último, explicar cualquier tipo de
desviación encontrada, al igual que las acciones correctivas que pudieron ser
implementadas para mitigar cualquier ocurrencia de problemas
Proceso de contratación: Los tiempos de duración del proceso de
contratación, están establecidos en la ley de contrataciones públicas. Dentro
de este punto se pretende evaluar el cumplimiento de dicho proceso, al igual
que identificar las causas y posibles desviaciones encontradas en el proceso
de contratación de la obra o proyecto. El ingeniero de proyecto debe indicar
la cronología resultante del proceso, al igual dar una breve descripción del
proceso de selección de la empresa o contratista encargada de la obra.
Obtención de permisos: se refiere a la descripción del proceso para la
obtención de los permisos de construcción, lo cual forma parte importante
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para poder iniciar las actividades de inicio de obras civiles y
electromecánicas. En este punto se debe describir la cronología de los
eventos al igual que poder identificar las fallas presentadas que pudieron
haber ocasionado retrasos dentro de la obtención de los permisos de
ambiente o de las alcandías regentes de la zona en la cual se realizara la
obra.
Ingeniería de detalle: En esta parte del documento, se describen de
manera resumida las características técnicas consideradas para el proyecto
a cerrar. Se debe indicar las consideraciones del diseño propuesto para la
construcción de la línea de transmisión o subestación eléctrica, al igual que
el diseño propuesto para el sistema de protección y control de la
subestación, resaltando las ventajas de las consideraciones planteadas.
Adicionalmente, describir la cronología de eventos al igual que identificar las
fallas presentadas que pudieron haber ocasionado retrasos en la elaboración
de la ingeniera de detalle e identificar algunos puntos de mejoras observados
al final de su ejecución.
Proceso de procura de equipos mayores: en esta sección del formato
de consideraciones técnicas, se requiere describir el proceso de selección de
los equipos mayores a ser instalados como parte del proyecto, ofreciendo
una óptica de las características tomadas en cuenta para la selección de
cada uno de los equipos de potencia, protección, control y comunicaciones,
describiendo la marca y modelo de los mismos, al igual que indicar las
desviaciones observadas de los otros modelos evaluados, en cuanto a las
características técnicas solicitadas. Adicionalmente, se debe describir la
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cronología de los eventos al igual que poder identificar posibles retrasos en
el proceso de procura e identificar algunos puntos de mejoras observados al
final de la procura.
Construcción: este punto ha sido separado en obras civiles y obras
electromecánicas, para cada uno se debe indicar las consideraciones de
trabajo planteadas por las contratistas encargadas de estas actividades, al
igual que las desviaciones y acciones correctivas tomadas en cuenta,
resaltando los factores sociales como lo son las reuniones con las
comunidades de la zona, al igual que los acuerdos laborales con los
sindicatos de trabajadores. Estos puntos han sido determinantes a la hora de
poder culminar la construcción dentro de los tiempos acordados por lo cual
forma parte importante del insumo y experiencia resultante de un proyecto.
Pruebas funcionales: las pruebas funcionales fueron clasificadas
según su proceso, resultando en potencia, protecciones, control y sistema
SCADA. Para cada uno de las pruebas de protección se requiere personal de
mantenimiento asociado al área que se desea validar a través de las pruebas
funcionales. Por lo que la participación de este personal forma parte vital en
las pruebas de una subestación o línea de transmisión.
En tal sentido, se describirá la cronología de los eventos registrados
durante la ejecución de las pruebas, resaltando las fechas de solicitud y
participación del personal de mantenimiento requerido, al igual que poder
identificar posibles retrasos en la realización de las pruebas funcionales,
identificando algunos puntos de mejoras observados al final de la ejecución
de cada una de estas.
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Adicionalmente, para poder realizar las pruebas de los equipos de
protecciones se requiere la solicitud de los ajuste de protecciones, por lo que
de no contar con estos al momento de las pruebas se ocasionaría retrasos
en la ejecución de las mismas. Por tal motivo se debe describir la fecha de
solicitud de ajuste y los documentos consignados para tal fin.
Puesta en servicio: En este último punto se debe indicar las
consideraciones tomadas en cuenta para el momento de la energización de
la obra, por lo que se debe registrar las fechas de inicio, fin y requerida de la
misma, explicando cualquier tipo de variación. Adicionalmente, describir las
actividades que fueron necesarias para poder permitir la energización o
puesta en servicio de la obra y por ultimo indicar los puntos de mejora
observado al final de la puesta en servicio.
A continuación, se muestra el formato del sumario de consideraciones
técnicas, el cual forma parte de las responsabilidades del ingeniero del
proyecto y representa uno de los documentos requerido para el proceso de
cierre administrativo.
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LOGO
DOCUMENTOS DE CIERRE DE PROYECTOS SUMARIO DE CONSIDERACIONES TECNICAS
Instrucciones: Indicar en los siguientes cuadros de manera concisa, la información solicitada en cada uno de las aéreas que apliquen de acuerdo al tipo de proyecto a cerrar.
1. Elaboración de Pliego de Licitación. Descripción de Alcance Según Gerencia de Planificación: Alcance Considerado Para la realización del Pliego de Licitación: Tiempo Plan Elaboración del Pliego:
Tiempo Total Elaboración del Pliego:
Variación:
Documentos y planos incluidos en el Pliego de Licitación: Documentos y Referencias Utilizadas para su Elaboración: Personas encargadas de la Elaboración del Pliego:
Indique las Variaciones Registradas del proceso de elaboración del Pliego:
Indique las acciones correctivas implementadas:
2. Adquisición de Terreno y Servidumbres Fecha de Inicio de Compra:
Fecha de Compra Final: Fecha Requerida: Variación:
Área total del Terreno Adquirido:
Área Requerida para el proyecto:
Distancia total de Servidumbre:
Anchura total de servidumbre:
Comunidades incluidas dentro de la ruta de la Línea: Modalidad implementada para la negociación del terreno y/o servidumbre: Consideraciones para la selección y adquisición del terreno o servidumbre: Indique las Variaciones Registradas del proceso de Adquisición del Terreno o Servidumbre: Indique las acciones correctivas implementadas:
Formato Sumario de Consideraciones Técnicas. Hoja 1 de 6 Fuente. Gómez (2011)
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3. Proceso de Contratación. Fecha de Inicio del Proceso de contratación:
Fecha Final del Proceso de contratación:
Fecha Requerida: Variación:
Modalidad de Contratación:
Monto de Presupuesto Base:
Monto de Otorgamiento: Variación:
Referencias utilizadas para la elaboración del presupuesto base: Cantidad de Ofertas Recibidas:
Empresas evaluadas: Empresa seleccionada:
Cantidad de Aclaratoria Solicitadas:
Indique los puntos que requirieron de aclaratorias:
Cantidad de Modificaciones de Pliego:
Indique las modificaciones del pliego realizadas:
Explique las causas que originaron la modificación del pliego: Explique el Impacto de las Modificaciones realizadas:
4. Obtención de Permisos Permiso de Ambiente Fecha de Solicitud del Permiso :
Fecha de Obtención del Permiso:
Fecha Requerida: Variación:
Documentos Consignados Indique las Variaciones Registradas del proceso de Solicitud del permiso de Ambiental: Indique las acciones correctivas implementadas: Permiso de la Alcaldía Regente de la Zona de construcción del Proyecto: Fecha de Solicitud del Permiso :
Fecha de Obtención del Permiso:
Fecha Requerida: Variación:
Documentos Consignados Indique las Variaciones Registradas del proceso de Solicitud del permiso a la Alcaldial: Indique las acciones correctivas implementadas:
Formato Sumario de Consideraciones Técnicas. Hoja 2 de 6 Fuente. Gómez (2011)
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5. Ingeniería de Detalle Empresa(s) encargada (s) de la elaboración de la Ingeniera de Detalle: Alcance: Fecha de Inicio :
Fecha Final: Fecha Requerida: Variación:
Tiempo Estimado para Corrección de Documentos:
Tiempo promedio registrado:
Tiempo Estimado para Corrección de Planos
Tiempo promedio Registrado:
Indique el impacto de las Variaciones Registradas en el proceso de elaboración de la Ingeniería de Detalle:
a. Consideraciones del Diseño de la subestación o línea de transmisión. Tipo de Subestación o línea:
Configuración: Niveles de Tensión:
Cargabilidad :
Niveles de Transformación: Cantidad de Circuitos:
Indique brevemente las consideraciones de Diseño de las Obras Civiles: Indique brevemente las consideraciones de Diseño de las Obras Electromecánicas: Ventajas de las consideraciones planteadas: Indique los puntos de mejora observados en el producto fina de ingeniera de detalle:
b. Ingeniería de Protección y Control Tipo de protección utilizada:
Funciones de Protección principal por bahía utilizadas:
Funciones de protección Secundarias por bahía utilizadas:
Tipo de Rectificador Seleccionado:
Tipo de Control Implementado:
Protocolo Comunicación entre IED’s:
Topología de Red Utilizada: Niveles de Control:
Indique brevemente las consideraciones planteadas para el diseño del sistema de protección y control implementado: Ventajas de las consideraciones planteadas: Indique los puntos de mejora observados en el producto final de ingeniera de control y Protecciones:
Formato Sumario de Consideraciones Técnicas. Hoja 3 de 6 Fuente. Gómez (2011)
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6. Proceso de Procura de Equipos Mayores. Fecha de Inicio del Proceso:
Fecha Final del Proceso: Fecha Requerida: Variación:
a. Proceso de Selección de Equipos Mayores. Descripción del
Equipo Modelos Evaluados
Modelo Seleccionado
Consideraciones de selección
Desviaciones Observadas en Equinos no seleccionados
b. Resumen general del proceso de procura de equipos mayores Indique las desviaciones encontradas en el proceso de procura de Equipos Mayores.
Indique los puntos de mejora observados en el proceso de procura de Equipos Mayores. 7. Construcción.
a. Obras Civiles. Empresa encargada de la construcción de Obras Civiles ¿Se Realizaron Reuniones de Arranque de Obra con el Contratista? : Puntos de Atención consideradores para la reunión de arranque: ¿Se realizaron Reuniones de Arranque Con las comunidades?: Temas tratados con las comunidades: Atención de las solicitudes planteadas por las
comunidades:
¿Se realizaron Reuniones de Arranque Con los Sindicatos de la zona?: Temas tratados con los Sindicatos: Atención de las solicitudes planteadas por l os
Sindicatos :
Cantidad de Trabajadores Utilizados: Considera suficiente la cantidad d trabajadores utilizados. Explique:
Contratista: Sindicato: Comunidad:
Describa las situaciones que pudieron haber afectado el desarrollo de las Obras Civiles: Describas las acciones Correctivas utilizadas para evitar retrasos en la obra: Indique los puntos de mejora observados del proceso de construcción de Obras civiles:
Formato Sumario de Consideraciones Técnicas. Hoja 4 de 6 Fuente. Gómez (2011)
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a. Obras Electromecánicas Empresa encargada de la construcción de Obras Electromecánicas: ¿Se Realizaron Reuniones de Arranque de Obra con el Contratista? : Puntos de Atención consideradores para la reunión de arranque: Cantidad de Trabajadores Utilizados: ¿Considera suficiente la cantidad d trabajadores
utilizados?. Explique:
Contratista: Sindicato: Comunidad:
Describa las situaciones que pudieron haber afectado el desarrollo de las Obras Electromecánicas: Describas las acciones Correctivas utilizadas para evitar retrasos en la obra: Indique los puntos de mejora observados del proceso de construcción de Obras Electromecánicas: 8. Pruebas Funcionales.
a. Equipos de Potencia Empresa Encargada de la ejecución de las pruebas de potencia: Fecha de Inicio :
Fecha Final: Fecha Requerida: Variación:
Fecha Requerida del Personal de Potencia:
Fecha de Solicitud del personal de Potencia:
Fecha de Atención de Solicitud de Potencia:
Cantidad de Personal Asignado:
Explique las desviaciones Registradas: Equipos Probados Pruebas
Realizadas Resultados Obtenidos
Cambios Realizados
Observaciones
b. Equipos de Protecciones. Empresa Encargada de la ejecución de las pruebas de Protecciones: Fecha de Inicio :
Fecha Final: Fecha Requerida: Variación:
Fecha Requerida Personal de Protecciones:
Fecha de Solicitud del personal de Protecciones:
Fecha de Atención de Solicitud de Protecciones:
Cantidad de Personal Asignado:
Explique las desviaciones Registradas: Equipos Probados Pruebas
Realizadas Resultados Obtenidos
Cambios Realizados
Observaciones
Formato Sumario de Consideraciones Técnicas. Hoja 5 de 6 Fuente. Gómez (2011)
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Fecha de Solicitud de Ajuste de Protecciones
Fecha de Recepción de Ajuste de Protecciones:
Variación:
a. Equipos de Control y Sistema SCADA Empresa Encargada de la ejecución de las pruebas de Control: Fecha de Inicio :
Fecha Final: Fecha Requerida: Variación:
Fecha Requerida Personal de Automatización:
Fecha de Solicitud del personal de Automatización:
Fecha de Atención de Solicitud de Automatización:
Cantidad de Personal Asignado:
Explique las desviaciones Registradas: Equipos Probados Pruebas
Realizadas Resultados Obtenidos
Cambios Realizados
Observaciones
Fecha de Solicitud de Configuración de puntos en Sistema SCADA:
Fecha de Inicio de Configuración de Puntos en Sistema SCADA
Fecha de Finalización:
Describa las situaciones que pudieron haber afectado el desarrollo de las Pruebas: Describas las acciones Correctivas utilizadas para evitar retrasos en las Pruebas: Indique los puntos de mejora observados del proceso de construcción de las Pruebas: 9. Puesta en Servicio. Fecha de Inicio :
Fecha Final: Fecha Requerida: Variación:
Actividades Requeridas para la puesta en servicio de la Obra: Describa las situaciones que pudieron haber afectado el desarrollo de la puesta en servicio: Describas las acciones Correctivas utilizadas para evitar retrasos en la puesta en servicio: Indique los puntos de mejora observados del proceso de construcción de la puesta en servicio:
Formato Sumario de Consideraciones Técnicas. Hoja 6 de 6 Fuente. Gómez (2011)
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c. Lecciones aprendidas
Las lecciones aprendidas constituyen la documentación de la
experiencia ganada durante la ejecución de un proyecto. En el documento de
lecciones aprendidas se identifican los tipos de problemas que fueron
generados durante la ejecución del proyecto y las soluciones implementadas
para su mitigación. Por tal motivo, a través de las lecciones aprendidas se
ayuda a controlar la ocurrencia de los mismos problemas en próximos
desarrollos.
Cada uno de los integrantes del proyecto debe consignar las lecciones
aprendidas de acuerdo al área o proceso al cual represente. Estas
experiencias son recolectadas por el líder del proyecto quien es responsable
por velar su respectiva, clasificación y registro, con la finalidad de ser
incluidas dentro del archivo general del proyecto.
Los documentos de lecciones aprendidas a ser desarrollados por los
integrantes del equipo del proyecto, son unos de los documentos de cierre
considerados por esta metodología y contienen la siguiente información:
Datos generales del proyecto, con la finalidad de poder facilitar su
clasificación de acuerdo al tipo desarrollo al cual este asociado, lo cual
consta del nombre del proyecto, número del contrato, número de archivo,
gerencia a la cual pertenece el proyecto, nombre y número de identificación
del trabajador que está realizando la declaración de lección aprendida y
cargo dentro del proyecto
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Declaración del problema, en el cual el trabajador debe describir la
situación acontecida, con la finalidad de dar una idea clara de los hechos que
pudieron haber afectado el normal desarrollo del proyecto .
Descripción detallada de las causas que originaron el problema
durante la ejecución del proyecto.
Descripción del impacto originado por la ocurrencia del problema
dentro del proyecto.
Referencias utilizadas o fuentes de información consultadas que sirvió
de base para analizar y corregir el problema.
Las acciones correctivas implementadas y los resultados obtenidos, al
igual que cualquier otro tipo de acción que se haya implementado aun
cuando no haya sido efectiva.
A continuación se muestra el formato de lecciones aprendidas a ser
utilizado por cada uno de los integrantes del proyecto, y considerado como
parte de los documentos de cierre administrativo.
108
LOGO
DOCUMENTOS DE CIERRE DE PROYECTOS FORMATO DE LECCIONES APRENDIDAS
Nombre del Proyecto: Número de Contrato: Número de Archivo: Gerencia: Nombre del Trabajador: I.D.: Cargo:
Declaración del Problema:
Causas del Problema:
Impacto del Problema:
Referencias Consultadas:
Acciones Correctivas:
Resultados Obtenidos:
Formato de lecciones aprendidas. Fuente. Gómez (2011)
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PASO III. REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS RECOLECTADOS.
Una vez sea recolectada la totalidad de la información y de los
documentos requeridos asociados al proyecto que se desea cerrar, el líder
del proyecto procederá a realizar el proceso de revisión y validación de la
información suministrada. En tal sentido, el líder del proyecto completa el
formato de verificación de documentos, a objeto de poder certificar que los
mismos cumplen con lo requerido con la finalidad de poder avanzar al
siguiente paso del proceso de cierre.
En caso de existir alguna inconformidad con alguno de los
documentos o información suministrada, el líder del proyecto acudirá a la
persona responsable del mismo para efectuar las correcciones respectivas
cumpliendo con lo indicado en el paso anterior, a fin de poder continuar con
el proceso de cierre.
A continuación se muestra el formato de verificación de documentos a
ser llenado por el líder del proyecto durante el proceso de cierre
administrativo, en esta se muestra la información general del proyecto, la
descripción de los indicadores a ser analizados junto con los documentos
recolectados y por último el cuadro de aprobación de la información
suministrada, el cual debe ser elaborado por el líder del proyecto y firmado
por el gerente del proyecto en señal del conformidad con los documentos a
ser evaluados en el proceso de cierre administrativo .
110
LOGO
DOCUMENTOS DE CIERRE DE PROYECTOS FORMATO DE VALIDACION DE DOCUMENTOS
Nombre del Proyecto: Número de Contrato: Número de Archivo: Gerencia: Indicar en el siguiente cuadro los documentos que han sido consignados por cada una de las áreas asociadas al proyecto. Indique con una X en el recuadro indicando si el mismo cumple o no con la información requerida para su respectivo análisis de cierre.
DOCUMENTOS RESPONSABLE CUMPLE NO CUMPLE
Observaciones: Elaborado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: I.D. I.D. Fecha Fecha Firma Firma
Formato de Verificación de Documentos. Fuente: Gómez (2011)
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PASO IV. ANÁLISIS DE RESULTADOS.
Una vez definidas las premisas a ser evaluadas para el cierre del
proyecto, el líder del proyecto procederá a su respectivo análisis por parte de
un personal calificado y encargado del mismo. Entre las mejores prácticas
encontradas, se encuentra el uso de un juicio de expertos los cuales son los
responsables de esta actividad y se aseguran que el cierre del proyecto o
fase se realice de acuerdo con las normas apropiadas. En tal sentido, en
este paso debe define en primer lugar el equipo encargado de realizar el
análisis de los resultados obtenidos en el proyecto producto del cierre.
Con la finalidad de obtener un análisis objetivo de los resultados, el
proceso de revisión y evaluación del proyecto será delegado a personas
ajenas al mismo. En tal sentido, para este paso se creará un equipo de
trabajo el cual estará encargado del análisis y evaluación de los resultados
del proyecto. A continuación se describen los integrantes que conformarán el
equipo de análisis de resultado:
Líderes de proyectos de la gerencia a la cual pertenece el proyecto,
con la finalidad de evaluar de manera objetiva, la información y documentos
generados durante la ejecución del proyecto, los cuales fueron recolectados
en el primer paso de esta metodología, en relación a los indicadores de
control y seguimiento .
Gerentes asociados a la vicepresidencia a la cual pertenece el
proyecto, de manera que se pueda evaluar la gestión utilizada durante el
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desarrollo del proyecto y poder realizar un análisis objetivo, en el que se
pueda identificar las mejoras en los procesos gerenciales de los proyectos en
la vicepresidencia.
Líder del Proyecto, como el responsable directo en este proceso de
cierre, será encargado de presentar de manera estructurada los documentos
y resultados generados durante la ejecución del mismo.
Gerente del Proyecto, quien soportará la información presentada por
el líder del proyecto, al igual que expondrá las herramientas gerenciales
utilizadas en cada uno de las etapas del mismo.
En segundo lugar, una vez se haya definido el equipo de trabajo, se
procederá a realizar el análisis de los resultados obtenidos, el cual se
centrará en el cumplimiento de las consideraciones planteadas al inicio de
cada proyecto, así como el debido registro de las desviaciones originadas
durante su ejecución hasta el momento de cierre.
El proceso de evaluación se refiere al análisis del comportamiento de
los indicadores del proyecto, debidamente documentado en el primer paso
del Instrumento. En tal sentido, para este paso se requiere haber cumplido
con el proceso de validación de la información suministrada, el cual forma
parte del paso anterior, con la finalidad de poder obtener los resultados de
cada uno de los indicadores considerados para el proyecto que se desea
cerrar.
A continuación se muestra en la Tabla 11, los indicadores a ser
evaluados en función de las variables del proyecto.
113
Tabla 11 Evaluación de Resultados
Ind icador a Eva luar
Documento a u t i l i za r para eva luac ión Sopor te pa ra la evaluac ión
Documentos de los requ is i tos de los in teresados de l proyecto
Cump l im ien to de las neces idades y ob je t ivos p lanteados a l in ic io de l p royecto A lcance
Es t ruc tu ra desagregada de Traba jo E va luac ión de la EDT p ropues ta
Documen tos de es t imac ión de los recurso de las act iv idades
D esv iac iones en cuan to a l a can t idad de recu rsos p rev i s tos para las ac t i v idades de l p royec to
Cronograma de l P royec to
Eva luac ión de l as es t imac iones de du rac ión de ac t i v idades p lanteadas a l in ic io de l proyecto , ve rsus l as ob ten idas a l momen to de cierre.
T iempo
Repo r tes mensua les de A v a n c e Efec t iv idad de las acc iones de con t ro l y cumpl im ien to de los repor tes mensua les
Presupuesto genera l de l proyecto
Ident i f icac ión de las desv iac iones de l presupuesto or ig ina l de l p royec to versus e l p resupues to to ta l de la obra a l momento de cierre C o s t o
Repo r tes mensua les de desem b o l s o
Cumpl im ien to de los repor tes de avance de p resupues to y observac iones e fec tuadas .
Cal idad Documentos de Aud i to r ia de la Ca l i dad
Cump l im ien to de los p lanes de con t ro l de la ca l idad en func ió n d e los resu l tados ob ten idos en cada producto.
P la n de R ecu rsos Hu ma n os
E valu ac ión d e la es t im a ció n d e re cu rsos en cua n to a la a s ig na c ió n d e roles y a su co mp ort am ien to e n el p roye c to R e c u r s o H um a no
P lan d e De sarro llo d el e qu ip o de l P ro ye c to
V a lida c ió n de l cu m pl im ien to de l p la n de de sa rro l lo p rev is to pa ra e l equ ipo de l p royec to
Comun i cac iones P lan de Comun icac iones de l
Proyecto
Val idac ión de l cumpl imiento de las comun icac iones es t ipu ladas du ran te e l desar ro l lo de l p royecto
R i e s g o P lan de Ges t ión de l R iesgo
Efect iv idad del p lan de gest i ó n d e r iesgos as í c o m o d o c u m e n t a c ió n de los nuevos r iesgos ident i f icados
Adqu is ic io n e s P lan i f icac ión de las Adqu is i c iones
Cumpl im ien to de las adqu is ic iones previstas al in ic io así como l as desv iac iones en cuanto a d isminuc iones o ad ic iona les .
P lan de d i recc ión de l Proyec to Cump l im ien to genera l de l p lan de d i recc ión de l p royec to p rev is to a l in ic io.
D oc u m e n t o s d e Cont ro l de C a m b i o s
Cump l im ien to de l a deb ida documentac i ón de l os camb ios generados en e l p royec to
Integració n
Repor tes de mon i to reo y con t ro l de l p royec to
Cumpl im ien to de los repor tes mensua les de rev is ión y mon i to reo de las observac iones e fec tuadas duran te e l p royec to .
Fuente: Gómez (2011)
En función de los indicadores descritos en la tabla anterior, el equipo
de trabajo realizará el análisis y evaluación de los resultados obtenidos, para
114
ello se utilizará el formato de evaluación de resultados el cual se muestra a
continuación, el cual se puede desglosar en dos partes:
En la primera parte de documento se realizará la descripción general
del proyecto, indicando nombre, numero de contrato, numero de archivo y
vicepresidencia a la cual pertenece el proyecto. De igual manera se debe
registrar los datos de los integrantes del equipo evaluador, al igual que los
indicadores a ser evaluados en función de los documentos consignados por
el líder del proyecto.
En la segunda parte del documento se presentarán los resultados
obtenidos por cada uno de los indicadores evaluados, en tal sentido se
consignará este formato de manera independiente por cada indicador. De
acuerdo con los resultados obtenidos, el grupo de evaluación procederá a
realizar el proceso de análisis de los mismos, para ello se tomara como base
el cumplimiento de los planes iniciales a través de los soportes de evaluación
destritos en la tabla 11. En caso de encontrarse desviaciones en cuanto a las
consideraciones planteadas al inicio de proyecto, se indicarán las causas y
medidas tomadas por el equipo de trabajo, registrándose su nivel de
efectividad.
Por último se realizan las recomendaciones sugeridas por el equipo de
evaluación, en cuanto a los puntos de mejora visualizados.
115
LOGO
DOCUMENTOS DE CIERRE DE PROYECTOS FORMATO DE EVALUACION Y ANALISIS DE RESULTADOS DEL PROYECTO
Nombre del Proyecto: Número de Contrato: Número de Archivo: Vicepresidencia:
Integrantes del Equipo de Evaluación: Nombre I.D. Cargo Firma
INDICADOR DOCUMENTOS CONSIGNADOS
Alcance
Tiempo
Costo
Calidad
Recurso Humano
Comunicaciones
Riesgo
Adquisiciones
Integración
Página 1 de 2
Formato de validación de documentos. Parte i. Fuente. Gomez (2011)
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LOGO
RESULTADOS DE LA EVALUACION Y ANALISIS DEL PROYECTO
1. Indicador a ser evaluado:
2. Documentos Utilizados para su Evaluación:
3. Describa los resultados Obtenidos:
4. Análisis de los Resultados:
5. Recomendaciones:
Página 2 de 2
Formato de validación de documentos. Parte II. Fuente. Gomez (2011)
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PASO V. ELABORACIÓN DE INFORME FINAL.
Como resultado del proceso de Cierre Administrativo se considerará la
elaboración del informe final. En este paso se realizará un resumen general
de la ejecución del proyecto, para lo cual se llenará el formato de Informe
final de cierre, en el cual se indicará la información resultante de la ejecución
del proyecto.
El informe final será elaborado por el líder del proyecto en conjunto
con el gerente del proyecto, quienes suministrarán de manera resumida los
datos requeridos y realizarán un resumen del análisis de resultados
indicados por el juicio de expertos.
El formato consta de cuatro (04) hojas en las cuales se describen cada
uno de los datos e información solicitada, de igual manera, en cada sección
del documento se muestra una breve explicación que sirve de guía para
facilitar el llenado del formato de manera adecuada.
En la primera hoja del formato de Informe final de cierre se debe
indicar los datos generales del proyecto y tiene como propósito de dar una
descripción general del tipo de proyecto ejecutado. En tal sentido, se debe
suministrar los datos de identificación del proyecto , incluyendo el tipo de
contratación implementada, el tipo de proyecto a ser desarrollado y el tipo de
inversión planteada para el proyecto, las fechas de inicio y fin de la obra al
igual que el monto total de inversión, al igual que se listan los integrantes del
proyecto al igual que las contratistas utilizadas.
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Adicionalmente, se debe indicar los datos de identificación y contacto
del personal que conformó el equipo del proyecto, así como también las
contratistas que participaron en la ejecución de los trabajos, para finalmente
dar una breve descripción del alcance del proyecto desarrollado.
En la segunda hoja del formato, serán descritos los productos
generados durante la ejecución del proyecto, al igual que dar constancia de
la fecha de aceptación de los mismos y las condiciones de entrega de cada
uno de estos. Asimismo, se debe indicar los costos asociados a cada una de
las disciplinas que conformaron el proyecto, con la finalidad de ofrecer una
óptica resumida de los costos totales por disciplinas que sirvan de referencia
para futuros estimados, en proyectos de índole similar.
En la tercera hoja se indicará la información asociada al control y
seguimiento del proyecto, al igual que la gestión del alcance durante la
ejecución del mismo, en tal sentido se debe llenar los cuadros
correspondientes con las información obtenida del cronograma de
actividades del proyecto explicando las variaciones obtenidas, al igual que se
debe registrar los cambios de alcance efectuados registrando su impacto.
Por último en la cuarta hoja del formato serán indicados los resultados
de las actividades del proceso de cierre administrativo. En tal sentido, se
deben describir las conclusiones del proceso de análisis de resultados
efectuadas por el equipo de evaluación, para cada indicador del proyecto y
por ultimo serán consolidadas las lecciones aprendidas documentas por cada
uno de los integrantes del proyecto.
119
A continuación se muestran los formatos que conforman el informe
final de cierre.
LOGO
DOCUMENTOS DE CIERRE DE PROYECTOS FORMATO DE INFORME FINAL DE CIERRE
1. Datos de Identificación del Proyecto
Nombre del Proyecto: Número de Contrato: Número de Archivo: Vicepresidencia: Gerencia: Tipo de Inversión: Productos Generados: Tipo de Contratación : Fecha Inicio Contrato: Fecha Fin: Monto total del proyecto: 2. Datos del Equipo del Proyecto.
Integrantes del Equipo de l Proyecto Nombre I.D. Cargo Numero de Contacto
3. Datos de las Contratistas del Proyecto
Empresa Alcance Persona Contacto Numero de Contacto
4. Alcance del Proyecto
Formato de informe final de cierre. Hoja 1 Fuente. Gómez (2011)
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5. Entregables del Proyecto
En el siguiente cuadro indicar la lista de los entregables desarrollados como parte del alcance del proyecto.
Descripción del Entregable Fecha de Aceptación Condiciones de Entrega
6. Costos del Proyecto
Describa en el siguiente cuadro los costos relacionados a cada una de las disciplinas asociadas al proyecto:
Disciplina Costo planificado Costo Real Resultado
Formato de informe final de cierre. Hoja 2 Fuente. Gómez (2011)
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7. Línea base del Proyecto.
En el siguiente cuadro realice una comparación de las fechas plan del proyecto y las fechas reales de finalización. En caso de encontr ar alguna variación indique la causa que lo originó. Realice la comparación en función de las actividades macro del cronograma del proyecto aprobado.
Descripción de la Actividades
Fecha Inicio Plan
Fecha Inicio Real
Fecha Fin
Plan
Fecha Fin Real Variación Explicación de la Variación
8. Cambios de Alcance del Proyecto.
En caso de haber existido un cambio de alcance del proyecto, indique en el siguiente cuadro las causas que originaron el mismo, al igual que el impacto que tuvo en la ejecución de proyecto.
Cambio de Alcance Impacto
Formato de informe final de cierre. Hoja 3 Fuente. Gómez (2011)
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9. Resultados del Análisis y Evaluación del Proyecto.
Indique en el siguiente cuadro los resultados del análisis y la evaluación realizada por el equipo de evaluación, a cada uno de los indicadores del proyecto.
Análisis de los Resultados.
10. Lecciones Aprendidas.
En el siguiente cuadro indique las lecciones aprendías registradas por el equipo de ejecución del proyecto.
Declaración del Problema
Impacto del Problema Referencias consultadas
Acciones Correctivas
11. Aprobación Del Informe Final De Cierre
Gerente Del Proyecto: Líder del Proyecto I.D. I.D. Fecha Fecha Firma Firma
Formato de informe final de cierre. Hoja 4 Fuente. Gómez (2011)
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FASE V. ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Como último paso del instrumento el líder del proyecto realizará el
proceso de archivo de documentos, con la finalidad de asegurar el
almacenamiento de la información obtenida en el proceso de cierre, así como
también los documentos generados durante el desarrollo del proyecto.
En tal sentido, el líder del proyecto, bajo supervisión del gerente del
proyecto, preparará un folio que contenga los documentos utilizados para la
ejecución del cierre administrativo, estará compuesto por los documentos
recolectados al momento del cierre al igual, los formatos de cierre
elaborados en cada uno de los pasos anteriores.
Para un debido archivo de la documentación del proyecto, se
dispondrá de un centro de información técnica, el cual concentrará los
documentos antes citados, generados al final del proceso de cierre de cada
uno de los proyectos de desarrollo de transmisión a ser ejecutados por las
empresas del sector eléctrico en el estado Zulia.
De igual manera, el archivo de los documentos de cierre
administrativo, permitirá el proceso de consulta o revisión general de
información resultante de proyectos, servirá de base para el planteamiento
de nuevas propuestas de inversión, con base a las experiencias y resultados
debidamente documentados en proyectos ejecutados anteriormente.
Con base a los pasos anteriormente expuestos, se muestra en la
figura 3, el diagrama de flujo asociado la metodología de cierre administrativo
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de los proyectos de desarrollo de transmisión de las empresas del sector
eléctrico del estado Zulia.
Figura 3. Flujograma de la metodología de cierre administrativo de proyectos Fuente. Gómez (2011)
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5. FACTIBILIDAD DE LA PROPUESTA
En cuanto a la propuesta de la metodología cierre administrativo para los
proyectos de desarrollo de transmisión en las empresas del sector eléctrico
del Estado Zulia, se puede deducir que es claramente viable, considerando los
siguientes aspectos:
Asegurar el establecimiento de un Juicio de Expertos, compuesto por
un equipo de trabajo técnico-gerencial, permanente responsable de la
medición, análisis y evaluación de los resultados obtenidos en la fase de
cierre administrativo, de cada uno de los indicadores implementados en el
proyecto.
Garantizar la elaboración de un plan anual para la revisión y el
establecimiento de métricas relacionadas con el cierre administrativo de los
proyectos de desarrollo de transmisión de las empresas eléctricas del Estado
Zulia.
Potenciar los aspectos con oportunidades de mejoras, identificadas en
la etapa de resultados de esta investigación.
Llevar un registro continuo de los indicadores establecidos en esta
metodología y en función de las necesidades particulares de cada proyecto,
todo esto con la finalidad de asegurar que los indicadores a ser evaluados
aporten información importante a la hora de realizar su evaluación.
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