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Colaborar para Inovar e Transformar Inovar é difícil? Transformar é necessário?
Qual a importância da colaboração no contexto atual de ambiguidade e
complexidade organizacional?
Groupvision - Lisboa 2015
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Equipas - a estrutura natural para a colaboração?
• Team Work vs. Network
• Pensamento de Grupo vs. Perguntar e Escutar
Houston, we have a problem!
Inovação - processo ou forma de estar?
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Podemos fazer isto de outra maneira?
• Seja Beta!
• Aceite o VUCA (volatile, unpredictable, complex, ambiguous)
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Transformar…
E a Tecnologia? Bloqueador ou Facilitador?
Imagine! • Opção 1 - ir de A a Z - metodistas…
• Opção 2 - ir de A a Z e com focus de COMO chegamos lá - viajantes…
• Opção 3 - ir de A a Z, com focus no como lá chegamos e ajustando as nossas competências e comportamentos - construtores…
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É O VUCA!....
Como posso fazer mais com menos?
Precisamos decidir,,,
Como ter mais tempo…?
Conhecer os meus stakeholders sem ter que viajar?
Será que posso usar o meu iphone no trabalho?
Tanta informação!
Como ser mais eficaz?
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…com impacto no negócio…
O meu budget foi reduzido!
Este mercado é muito rápido.
Preciso de saber o que os motiva?
A minha equipa podia usar algumas das apps…
O Nosso TtM é longo.
Estamos a perder oportunidades
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Elementos Essenciais da Colaboração
Uma só source - assíncrone Na organização/empresa Redes estáticas e pré-definidas Procura de informação e de pessoas Dentro da firewall
Multiplas sources, devices e aplicações Tempo real e não real - interactivo Equipas dinâmicas Tempo, pessoas e recursos adequados Inclusivo, mas selectivo, fluído
Informação
Pessoas
Comunidade
Contexto
Segurança
Não há muito tempo atrás… Hoje…
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Transformar a Forma Como Trabalhamos…
E a Tecnologia? Bloqueador ou Facilitador?
Colaboração
emails
documentos
IM
wikis
discussion groups
blogs
redes sociais
contact center
vmail
telepresence
conferencing
unified communications
video on demand
Núm
ero
de S
take
hold
ers
- +
Ferramentas Colaborativas
+
Disponibilidade de inform
ação e conhecim
ento
-
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Era uma vez, uma empresa…..
• Dispersão dos colaboradores – modelos organizacionais
• Facilitar a partilha de informação relevante
• Aumentar a produtividade
• Aumentar a qualidade dos processos de tomada de decisão
• Reduzir custos operacionais – viagens, comunicações, estudos de mercado…
• Potenciar o atingimento dos objectivos da empresa
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Modelos e sistemas “tradicionais”…..
• Sistemas obsoletos e pouco flexíveis • E-mail como “ferramenta colaborativa” torna-se reativa e defensiva
Quem envia controla o circuito Redundância da informação Pouco espaço à partilha e reflexão Causa de stress
• Processos de partilha de informação pouco eficazes Reuniões “fechadas”– informação é poder Sempre os mesmos grupos e circuitos
• Pouco eficazes na integração da informação “from within”
• Falta de alinhamento do vocabulário utilizado Palavras-chave que por vezes não facilitam a busca
• Muita informação
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Ser mais eficiente….
• Web 2.0 – para actividades online e pesquisa de websites
• Blog em vez de email – facilitar partilha de informação Abertos para “quem interessa” – convite, inscrição Atrai comentários de utilizadores interessados
• Motor de busca de stakeholders – start up connectbeam
Permite incluir comentários (bookmarks e tags) que ficam disponíveis em pesquisas posteriores Pode integrar as redes sociais dos colaboradores e permite a partilha de informação
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Colaborar e Inovar….
• Collaboration Systems from Microsoft Comunicações – dados, voz, IM, email, econferencing Funcionalidades de comunicação presencial/ao vivo (live) Webex com interação Sharepoint – gestão de conteúdos “no momento”
• Sharepoint – depósito de todas as apresentações, acessíveis a todos
• Social Media - Grupos de Discussão
• Innovationnet. – portal de busca com mais de 5 milhões de documentos disponíveis em formato digital
• Sala de de Reuniões Telepresença (telepresence) – facilitadora da colaboração
entre indivíduos e equipas Escritórios ACE (Advanced Collaborative Environment)
RASCI
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Clarificar Papeis, Ser Eficaz e Contribuir no Atingimento dos Resultados - Tabela RASCI*
A Tabela RASCI estrutura e clarifica os papéis e responsabilidades de cada indivíduo na equipa; ajuda na identificação de oportunidades, duplicações e redundâncias, facilitando a melhor adequação das competências aos objectivos que se pretende atingir. R - Responsable - elemento(s) responsável(eis) por determinada tarefa ou actividade A - Accountable - elemento(s) responsável(eis) pelos resultados obtidos S - Supporter - elemento(s) responsável(eis) por apoiar um Responsable C - Consulted - elemento(s) responsável(eis) por contribuir directa ou indirectamente com o seu conhecimento e/ou expertise I - Informed - elemento(s) que têm que estar informados sobre a evolução das actividades, tarefas e decisões * RACI, RASIC
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Maiores desafios à Transformar
• Inércia e conformidade com email (adaptar-se a uma nova tecnologia) • A fraca adesão aos sistemas colaborativos, torna-os menos eficazes para
aqueles que os utilizam
• Informação é poder
• Status (Nível funcional) é poder
• Gap Multigeracional
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Resultados desde 2012…. • Aumento do fluxo de IM (80.000) • Informação relativa a actividade do negócio publicada e disponivel no momento,
aumentando a rapidez nas decisões relativas ao negócio • Redução do fluxo de emails em 29%
• Maior estruturação do processo de tomada de decisão • Documentos disponíveis num note book – facilidade de acesso
• A Telepresença (70 high end telepresence systems) 23% mais eficientes Cost Saving - em cada 1USD há uma poupança de 4USD
• Redução dos custos de viagem, deslocação e gestão de informação
• Aumento da qualidade vida pessoal e profissional • Sistema de gestão mais eficiente e eficaz
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Uma ferramenta, múltiplas funcionalidades
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E nós, aqui hoje?
1 Qual a relevância da Colaboração-Inovação-Transformação na vossa organização? Está alinhada com a orientação estratégica? Especifique. 2 Que sistemas utiliza hoje na sua organização? 3 Outras que prevê serem prioritárias (Share Point, Innovation net., webex, telepresence, blogs, IM, custom search engine, link, discussion groups, etc) 4 Será fácil trazer esta(s) ferramenta(s) para a sua organização? 5 Qual o impacto deste(s) sistema(s) na produtividade e inovação da sua organização? 6 Quais as resistências que encontra na sua organização para a utilização de sistemas colaborativos? Quais os argumentos mais frequentes? 7 Quais os benefícios da utilização de sistemas colaborativos de trabalho para a inovação e transformação de comportamentos na sua organização?
Breakfast Meeting
I N O V A Ç Ã O
C O L A B O R A Ç Ã O
T R A N S F O R M A Ç Ã O
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Colaboração-Inovação-Transformação Breakfast Meeting 2015