GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES
MBA em Gerenciamento de Projetos
Professor: Marco Coghi
Turma: Projetos 10 – Sorocaba/SP
DIRETORES
PATRICIA CARVALHO – DIR. OPERAÇÕES
PÂMELA V. BARROS – DIR. FINANCEIRA
LUCIANA MOSELI – DIR. DESENVOLVIMENTO
JEFERSON SOUZA – DIR. MARKETING
OBJETIVO DO TRABALHO
Desenvolver plano de aquisições para projeto
Boutique Beer, utilizando as boas práticas do
PMBOK.
Este plano tem o objetivo de descrever como o
processo será:
Planejado;
Executado;
Controlado.
BEER 4U: Projeto Boutique Beer
Empresa: BEER 4U
Situada em Jundiaí e responsável pela
fabricação da melhor cerveja artesanal
do País. Considerada a melhor empresa
para se trabalhar durante o 4º ano
consecutivo pela Revista Você S/A.
Projeto: Boutique Beer
Projeto com objetivo de proporcionar
aos moradores da região e aos
colaboradores da empresa um lugar
agradável para saborear a melhor
cerveja do Brasil além de poder
adquirir produtos da nossa marca.
DESCRIÇÃO DO PROJETO
A BEER 4U, cervejaria com mais de 15 anos
de mercado, decidiu investir em uma
boutique para ofertar seus produtos à
comunidade local, assim como oferecer aos
funcionários uma loja com seus produtos e
souvenier junto a sua planta. A boutique
conta também com um tour pelo processo de
fabricação e espaço para degustação.
WBS 0. Boutique Beer 1. Gerenciamento 1.1 Início do Projeto
1.2 Termo de Abertura
1.3 Declaração de Escopo
1.4 Plano de Projeto
1.5 Controle
1.6 Gerente de Projeto
1.7 Gestão Recursos Humanos
2. Infra-Estrutura 2.1 Arquitetura
2.2 Construção Civil
2.3 Instalações Elétricas/Hidráulicas
2.4 Equipamentos2.4.1 Equipamentos Segurança
2.4.2 Equipamentos Bar
2.5 Decoração
3. Portifólio 3.1 Souvenir
3.2 Bebidas
3.2.1 Cervejas Comuns
3.2.2 Cervejas Especiais
3.2.3 Comemorativas
3.3 Promocionais
4. Legalização 4.1 Abertura Empresa
4.2 Vigilância Sanitária
4.3 Bombeiros
5. Marketing 5.1 Publicidade
5.2 Público Alvo
5.3 Divulgação
5.3.1 Interna
5.3.2 Comunidade Próxima
5.3.3 Público em geral
6. Encerramento 6.1 Aprovação final
6.2 Encerramento dos contratos
6.3 Inauguração
6.4 Registros do projeto
WBS – PACOTES “MAKE” OR “BUY”
Boutique Beer 1. Gerenciamento 1.1 Início do Projeto
1.2 Termo de Abertura
1.3 Declaração de Escopo
1.4 Plano de Projeto
1.5 Controle
1.6 Gerente de Projeto
1.7 Gestão Recursos Humanos
2. Infra-Estrutura 2.1 Arquitetura
2.2 Construção Civil
2.2 Instalações Elétricas /Hidráulicas
2.4 Equipamentos2.4.1 Equipamentos Segurança
2.4.2 Equipamentos Bar
2.5 Decoração
3. Portifólio 3.1 Souvenir
3.2 Bebidas
3.2.1 Cervejas Comuns
3.2.2 Cervejas Especiais
3.2.3 Comemorativas
3.3 Promocionais
4. Legalização 4.1 Abertura Empresa
4.2 Vigilância Sanitária
4.3 Bombeiros
5. Marketing 5.1 Publicidade
5.2 Público Alvo
5.3 Divulgação
5.3.1 Interna
5.3.2 Comunidade Próxima
5.3.3 Público em geral
6. Encerramento 6.1 Aprovação final
6.2 Encerramento dos contratos
6.3 Inauguração
6.4 Registros do projeto
Make
Buy
Legenda:
CRITÉRIOS MAKE OR BUY
Para este projeto, o plano de aquisições considerou os seguintes
critérios para definição dos itens a serem contratados (BUY):
Gerenciamento do Projeto Empresa nao possui o Know How necessário para conduzir as atividades relacionadas
à implantação do projeto;
Infra-estrutura Core business da empresa difere das atividades desta fase;
Recursos da empresa não comportam tais atividades;
Promocionais / publicidade Necessidade de fornecimento especializado.
Serão realizados pela BEER 4U (MAKE) atividades que
concernem ao Core Business da empresa e especialidades do
seu corpo de funcionários.
MAPA DAS AQUISIÇÕES
ID Item EAP Vendor List Orçamento Prazo Critério
1 Gerente do Projeto 1.6Farp ConsultingPMI Cosulting
R$ 90.000,00 16/08/2013Empresa não possui know how específico
2ArquiteturaConstrução CivilElétrica/Hidráulica
2.12.22.3
Camargo CorreiaOdebrechtOAS
R$ 500.000,00 16/08/2013Atividade não faz parte do core business da empresa
3Equipamentos Decoração
2.42.5
DecorlarDecArt
R$ 100.000,00 15/06/2013Não faz parte do core business da empresa
4SouvenierPromocionais
3.13.3
MakTooll Promocionais
R$ 120.000,00 15/03/2013Não faz parte do core business da empresa
5 Divulgação 5.3QuadrimetPublicenterCerquetto
R$ 80.000,00 10/05/2013Não faz parte do core business da empresa
* Item escohido para detalhamento
WBS REVISADA * Itens revisados
0. Boutique Beer 1. Gerenciamento 1.1 Início do Projeto
1.2 Termo de Abertura
1.3 Declaração de Escopo
1.4 Plano de Projeto 1.4.1 Consolidação Vendor List
1.4.2 Contratações
1.5 Controle 1.5.1 Status Report dos Fornecedores
1.5.2 Controle das entregas
1.6 Gerente de Projeto
1.7 Gestão Recursos Humanos
2. Infra-Estrutura 2.1 Arquitetura
2.2 Construção Civil 2.2.1 Seleção de fornecedores
2.2.2 Aquisição de materiais
2.2.3 Validação da planta
2.3 Instalções Elétricas/Hidráulicas
2.3.1 Seleção de fornecedores
2.3.2 Aquisição de materiais
2.4 Equipamentos 2.4.1 Equipamentos Segurança 2.4.1.1 Seleção de fornecedores
2.4.1.2 Levantamento de necessidades
2.4.1.3 Aquisição de materiais
2.4.2 Equipamentos Bar 2.4.2.1 Seleção de fornecedores
2.4.2.2 Validação dos modelos
2.5 Decoração 2.5.1 Seleção fornecedores
2.5.2 Aprovação do modelo
WBS REVISADA * Itens revisados
3. Portifólio 3.1 Souvenier 3.1.1 Seleção de fornecedores
3.1.2 Validação dos modelos
3.1.3 Aquisição itens
3.2 Bebidas 3.2.1 Cervejas Comuns
3.2.2 Cervejas Especiais
3.2.3 Comemorativas
3.3 Promocionais 3.1.1 Seleção de fornecedores
3.1.2 Validação dos kits
3.1.3 Aquisição itens
4. Legalização 4.1 Abertura Empresa
4.2 Vigilancia Sanitária
4.3 Bombeiros
5. Marketing 5.1 Publicidade 5.1.1 Seleção de fornecedores
5.1.2 Estratégia
5.1.3 Validação do material
5.2 Público Alvo
5.3 Divulgação 5.3.1 Interna
5.3.2 Comunidade Próxima
5.3.3 Público em geral
6. Encerramento 6.1 Aprovação final
6.2 Encerramento dos contratos
6.3 Inauguração
6.4 Registros do projeto
REGISTRO DE RISCO
EVENTO AO RISCO RESPOSTA AO RISCO MOMENTO DA
RESPOSTA AO RISCO
Risco trabalhista Clausula de contrato No contrato
Atraso na entrega de
alguma etapa da obra
Cláusula de contrato –
antecipar etapas
seguintes – Multa
contratual
Seleção / Planejamento
do projeto / Contrato
Alteração de escopoRapidez na aprovação do
adicionais para execução Planejamento do projeto
Chuvas continuas Revisão de cronograma Planejamento do projeto
Empresa não seguir as
normas de construção civil
e instalações hidráulica e
elétricas
Auditoria de execução Planejamento do projeto /
Contrato
Atraso de equipamentos
Multa contratual e troca de
fornecedor – revisão de
cronograma
Na seleção / Contrato
DECLARAÇÃO DE TRABALHO
Item 2.1/2.2/2.3 - Construção Civil/Arquitetura/Elétrica e Hidráulica
Prazo 16/08/2013
EspecificaçãoExecução de projetos arquitetônicos e executivos, construção civil, instalações hidráulicas e elétricas, montagem de equipamentos e decoração.
QualidadeComprovar conhecimento dos requisitos técnicos, normas de construção civil, instalações hidráulicas e elétricas;Emissão de licenças para funcionamentos dos serviços.
SuporteGarantia de todos os serviços executados, construção civil, instalações hidráulicas, elétricas e montagem de equipamentos
Local de entrega O empreendimento será em Jundiaí, São Paulo, anexo da Cervejaria Beer 4U.
ManutençãoA empresa será responsável por quaisquer dano estrutural no período de 5 anos, após esse período por mais 10 anos mediante avaliação de perito.
Área mínimaO empreendimento deve contar com uma área mínima de 40m², sendo que a mesma inclui 2 banheiros e área anexa externa.
Meio de EntregaServiço entregue, testado, assina-se um termo de entrega (dependendo da entrega um termo provisório).
Critérios de Medição Medição mensal dos serviços executados.
Critérios de Aceitação Qualidade dos serviços e materiais e execução (teste) dos mesmo.
DIVULGAÇÃO DOS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO
Para o pacote em questão haverá divulgação prévia dos critérios.
Para esse processo de contratação serão
divulgados os críterios de avaliação para agilizar
o processo de equalização das propostas e
potencializar a contratação com melhor relação
entre preço, qualidade e tempo.
Todos os forncedores poderão questionar os
críterios antes do envio das propostas para sanar
possíveis dúvidas.
CRITÉRIOS CLASSIFICATÓRIOS
+ Qualidade técnica da empresa;
+ Segurança e meio ambiente;
+ Menor valor;
+ Menor prazo para executar os serviços estabelecidos;
+ Atendimento aos pré-requisitos estabelecidos;
+ Garantia de qualidade e execução dos serviços.
CRITÉRIOS ELIMINATÓRIOS
+ Capacidade Financeira da empresa;
+ Apresentação de atestado de capacidade técnica da
empresa e do responsável;
+ Portifólio;
+ Soluções técnicas globais e localizadas;
+ Garantia estendida.
SISTEMA DE PONTUAÇÃO
Arquitetura / Civil / Elétrica / Hidraúlica
1. Arquitetura / Civil 70%
1.1 Projeto 5%
1.2 Terraplenagem 10%
1.3 Fundação 15%
1.4 Infraestrutura 25%
1.5 Superestrutura 20%
1.6 Alvenaria 5%
1.7 Cobertura 10%
1.8 Acabamento 15%
2. Elétrica20%
2.1 Projeto 5%
2.2 Material 30%
2.3 Instalações 60%
2.4 Teste 5%
3. Hidraúlica10%
3.1 Projeto 5%
3.2 Material 30%
3.3 Instalações 60%
3.4 Teste 5%
SISTEMA DE PONTUAÇÃO
FORNECEDOR A FORNECEDOR B
PACOTES PESO NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA
Arquitetura / Construção Civil 70 % 0 0
Instalações Hidráulicas 20% 0 0
Instalações Elétricas 10% 0 0
Total 0 0
DOCUMENTOS DE AQUISIÇÕES ADOTADOS
RFP (Request For Proposal)
Carta introdutória, apresentando a empresa e breve resumo do projeto;
Modelo de contrato que será adotado, código de ética e conduta da empresa;
Declaração de Trabalho com requisitos e informações essenciais.
A RFP torna o processo mais rápido para contratar, apesar de ter uma maior dificuldade de revisão e equalização das propostas.
CARTA CONVITE E CONTRATO
Os fornecedoresidentificados serãoconvidados por meio decarta formal e aqueles queapresentarem interesseserá enviado a RFQ parainício das tratativas denegociação.
O Contrato será formal -para segurança e respaldodo empreendimento já querepresenta 50% dos custosdo projeto.
Tipo Tempo e Material –total domínio do escopo edetalhamento dos serviços.
Espécie Empreitada –facilitando a gestão porentregas, mediçãorealizada de acordo com oatendimento docronograma.
FLUXOGRAMA – CONCORRÊNCIA PRIVADA
CONDUÇÃO
Publicidade
Avaliação
das
Propostas
Classificação
(segundo os
critérios)
Avaliação e
Negociação
ContrataçãoKick off
contrato
Avanço
Físico
Medição
Pagamento
Entrega e
aceite
Solicitação
de mudança
complemento
Avaliação
conforme?
NÃO
SIM
ATITUDES E FISCALIZAÇÃO PARA
ADMINISTRAÇÃO DO PROCESSO
Atitudes: atendimento as normas de segurança e
código de ética da contratante.
Fiscalização: realizada pela equipe de engenharia
da empresa através da evolução física da obra;
Medição do cumprimento do cronograma acordado
após a contratação; Avaliações e controle da
qualidade com fiscalizações locais e fiscais.
RELATÓRIO DE OBRA– TEMPLATE
FLUXOGRAMA – PASSO A PASSO PARA
ADMINISTRAR COM KICK OFF
Kick off
Inicio do projeto
Atualização do
controles
NÃO
SIM
Desempenho
esperado?
Registrar os desvios e
reuniões de
alinhamento
Monitoramento e
Controle
Atende os
novos
controles?
Faturamento
Conclusão do
Projeto
NÃO
SIM
FLUXOGRAMA – PASSO A PASSO PARA
ENCERRAR
Entrega dos
pacotes
Avaliação Final do
Fornecedor
Assinatura
Termo Definitivo
Encerrar o
contrato
Arquivos dos
Registros
NÃO
SIM
Atende os
requisitos?
Lições
Aprendidas
Registrar os
desvios
Realizar planos
de correção
PGA – PLANO DE GERENCIAMENTO DE
AQUISIÇÕES
Objetivo do Projeto;
Descrição do Projeto;
WBS
Critérios Make or Buy;
Mapa de aquisições;
WBS revisada;
Registro de Risco;
Critérios Classificatórios;
Sistema de Pontuação;
Documentação de Aquisições Adotados;
Carta Convite;
Concorrência;
Fiscalização;
Templates;
Administrar Contratos;
Encerrar Contrator