BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
BPL.KKM.PK (S) 01: KAWALAN DOKUMEN
Disediakan Oleh:
Diluluskan Oleh:
Tandatangan:
Tandatangan:
Nama : PN. NORDALILAH BINTI HELMI
Nama : EN. SAUDAGAR SINGH A/L KERNAIL SINGH
Jawatan : KETUA PENOLONG SETIAUSAHA (2PL)
Jawatan : TIMBALAN SETIAUSAHA BAHAGIAN (DL)
Tarikh : 8 SEPTEMBER 2011 Tarikh : 26 SEPTEMBER 2011
NO. SALINAN TERKAWAL:
NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT
01 06 26 SEPTEMBER 2011 1 DARIPADA 8
BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
BPL.KKM.PK (S) 01: KAWALAN DOKUMEN
KANDUNGAN
BIL PERKARA MUKA SURAT
1. Kandungan 1
2. Keterangan Pindaan 2
3. Objektif 3
4. Skop 3
5. Rujukan 3
6. Definisi 3
7. Singkatan 4
8. Tanggungjawab dan Proses Kerja 5
9. Rekod Kualiti 8
10. Carta Aliran Tiada
NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT
01 06 26 SEPTEMBER 2011 2 DARIPADA 8
BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
BPL.KKM.PK (S) 01: KAWALAN DOKUMEN
KETERANGAN PINDAAN
Pindaan Muka surat/ Klausa/
Perenggan
Butir-Butir Pindaan Yang Dibuat
Pindaan Diluluskan Oleh No Tarikh
1.
02/05/08
Perkara 4 Definisi
Mendefinisikan Pindaan dan keluaran dokumen: 4.6 Pindaan Dokumen 4.7 Keluaran Dokumen
Wakil Pengurusan
2.
02/05/08
Langkah 18 Prosedur
Memasukkan “Rekodkan butir-butir pindaan dalam Keterangan Pindaan”
Wakil Pengurusan
3.
26/09/11
Muka surat 3 dan 4
Memansuhkan Dokumen Arahan Kerja sebagai Dokumen Kualiti.
Wakil Pengurusan
4.
26/09/11 Muka surat 5 - Langkah 6
dan 7
Memansuhkan Dokumen Arahan Kerja sebagai Dokumen Kualiti.
Wakil Pengurusan
5.
26/09/11 Muka surat 6 - Langkah 16
dan 17
Menggabungkan keterangan bagi Langkah 16 dan 17 Wakil Pengurusan
6.
26/09/11 Muka surat 7 - Langkah 25
Menjelaskan keterangan dengan mengeluarkan Langkah 25 (iii) sebagai Langkah 25 dan Langkah 25 (iv) sebagai Langkah 26
Wakil Pengurusan
PERINGATAN
PINDAAN HANYA DIBENARKAN SEHINGGA 6 (ENAM) PINDAAN SAHAJA DOKUMEN MESTI DIKELUARKAN DENGAN SEPENUHNYA SELEPAS IT
NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT
01 06 26 SEPTEMBER 2011 3 DARIPADA 8
BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
BPL.KKM.PK (S) 01: KAWALAN DOKUMEN
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses pengawalan dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Bahagian Pengurusan Latihan (BPL), Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) dijalankan dengan teratur.
2.0 SKOP
2.1 Prosedur ini digunapakai:
i. Prosedur ini digunapakai oleh Wakil Pengurusan, Pegawai Dokumen
dan Pasukan Pelaksana; dan ii. Untuk mengawal dokumen Sistem Pengurusan Kualiti: Pengwujudan,
Pengedaran, Pindaan dan Pelupusan Dokumen.
3.0 RUJUKAN
3.1 Manual Kualiti Bahagian Pengurusan Latihan. 3.2 BPL.KKM.PK (S) 03: Audit Dalaman.
3.3 BPL.KKM.PK (S) 05: Tindakan Pembetulan.
3.4 BPL.KKM.PK (S) 06: Tindakan Pencegahan Dan Penambahbaikan.
4.0 DEFINISI
4.1 Dokumen Kualiti Dokumen yang membentuk sistem kualiti terdiri dari :
i. Manual kualiti; ii. Prosedur kualiti (Teras); iii. Prosedur kualiti (Pengurusan); iv. Prosedur kualiti (Sokongan); dan v. Dokumen sokongan.
4.2 Pegawai Dokumen
Pegawai yang dilantik oleh Setiausaha Bahagian (PL) untuk bertanggungjawab dalam mengurus dan mengawal dokumen-dokumen yang digunakan dalam Sistem Pengurusan Kualiti BPL.
NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT
01 06 26 SEPTEMBER 2011 4 DARIPADA 8
BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
BPL.KKM.PK (S) 01: KAWALAN DOKUMEN
4.3 Senarai Induk Dalaman/ Luaran
Senarai dokumen dalaman dan luaran yang digunapakai bagi melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9000 BPL. Senarai ini diselaraskan dan dikemaskini oleh Pegawai Dokumen.
4.4 Dokumen Dalaman
Dokumen yang diwujudkan bagi tujuan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti BPL. Contoh dokumen ialah Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Borang dan Rekod.
4.5 Dokumen Luaran
Dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh agensi kerajaan yang digunapakai sebagai rujukan atau panduan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti BPL. Contoh dokumen ialah Akta, Ordinan atau Pekeliling-Pekeliling.
4.6 Pindaan Dokumen
Pindaan ke atas langkah-langkah dalam manual/ prosedur kualiti yang tidak melebihi enam (6) pindaan dan tidak melibatkan perubahan dasar. Pindaan dokumen melibatkan pindaan pada nombor pindaan sebagai contoh No. Pindaan 00 menjadi No. Pindaan 01.
4.7 Keluaran Dokumen
Pindaan yang melebihi enam (6) pindaan. Jika pindaan lebih daripada enam (6) pindaan, nombor keluaran hendaklah diubah sebagai contoh No. Keluaran 01 menjadi No. Keluaran 02.
5.0 SINGKATAN
WP : Wakil Pengurusan
PD : Pegawai Dokumen
NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT
01 06 26 SEPTEMBER 2011 5 DARIPADA 8
BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
BPL.KKM.PK (S) 01: KAWALAN DOKUMEN
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN PROSES KERJA.
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
KELULUSAN DAN PENGELUARAN DOKUMEN BARU
WP
1. Kenal pasti dokumen kualiti yang perlu disediakan dan
tetapkan pegawai yang bertanggungjawab bagi menyediakan dokumen berkenaan.
PD
2. Minta pegawai yang bertanggungjawab untuk
menyediakan dokumen berkaitan.
3. Sediakan dokumen yang berkenaan dan kemukakan kepada WP untuk semakan.
WP
4. Semak dokumen kualiti bagi memastikan kandungan
jelas dan mematuhi keperluan.
5. Jika dokumen tidak teratur dan tidak memenuhi keperluan, minta pegawai bertanggungjawab membuat pindaan.
PD
6. Seragamkan format dan juga pengenalan dokumen
seperti berikut: i. Manual Kualiti: MK-BPL-KKM-00 ii. Prosedur Kualiti (Teras): BPL.KKM.PK (T) iii. Prosedur Kualiti (Pengurusan): BPL.KKM.PK (P) iv. Prosedur Kualiti (Sokongan): BPL.KKM.PK (S)
7. Dapatkan kelulusan dokumen seperti berikut:
i. Manual Kualiti - SUB (PL) ii. Prosedur Kualiti - TSUB
KAWALAN PENGEDARAN DOKUMEN
WP/PD
8. Kenal pasti penerima dokumen dan sediakan Senarai
Edaran (BPL.KKM.PK (S) 01A/09)
NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT
01 06 26 SEPTEMBER 2011 6 DARIPADA 8
BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
BPL.KKM.PK (S) 01: KAWALAN DOKUMEN
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
PD
9. Tandakan NO. SALINAN TERKAWAL dan SALINAN
TERKAWAL di setiap dokumen kualiti. 10. Edarkan dokumen kualiti kepada penerima-penerima
dokumen berdasarkan senarai edaran. 11. Dapatkan tandatangan pengesahan penerimaan. 12. Simpan dokumen asal sebagai dokumen induk.
PINDAAN DOKUMEN
WP/ PD
13. Terima cadangan meminda dokumen kualiti dalam
Borang Cadangan Pindaan Dokumen (BPL.KKM.PK (S) 01B/09). Antara ciri pindaan seperti berikut:
i. Cadangan pindaan/ tambahan ke atas prosedur
atau arahan kerja; ii. Pindaan yang diterima atas pindaan luaran; dan iii. Pindaan pada gelaran jawatan atau spesifikasi
kerja.
(Pembetulan ke atas ejaan atau penomboran tidak dianggap sebagai pindaan)
14. Semak cadangan pindaan dengan prosedur yang berkaitan bagi memastikan kesahihan dan kesesuaian cadangan.
15. Teliti dan pertimbangkan cadangan pindaan. 16. Jika bersetuju dengan pindaan, minta PD dan penyedia
dokumen membuat pindaan ke atas dokumen yang berkaitan.
PD
17. Rekodkan butir-butir pindaan dalam Keterangan
Pindaan (BPL.KKM.PK (S) 01C/09). (Pindaan hanya dibenarkan sehingga enam (6) pindaan sahaja. Dokumen mesti dikeluarkan dengan sepenuhnya selepas itu. Pindaan dokumen dan keluaran dokumen perlu direkodkan)
18. Dapatkan kelulusan WP.
NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT
01 06 26 SEPTEMBER 2011 7 DARIPADA 8
BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
BPL.KKM.PK (S) 01: KAWALAN DOKUMEN
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
PD
19. Ambil tindakan di para 8, 9 dan 10. 20. Gantikan dokumen lama dengan dokumen baru yang
telah dipinda dan lupuskan dokumen lama. 21. Jika keseluruhan dokumen tersebut diganti, simpan satu
salinan dokumen yang lama dan tandakan BATAL di atas dokumen untuk tujuan rujukan jika diperlukan.
SENARAI INDUK
PD
22. Sediakan Senarai Induk Dokumen Dalaman/ Luaran
(BPL.KKM.PK (S) 01D/09) bagi menyenarai dan menentukan kawalan ke atas dokumen kualiti.
23. Kemas kini status dokumen dalam Senarai Induk. 24. Senaraikan dokumen-dokumen seperti berikut:
i. Dokumen dalaman yang digunakan secara langsung seperti di langkah 6 (i) hingga (iv); dan
ii. Dokumen luaran yang digunakan secara tidak langsung sebagai rujukan.
25. Dokumen luaran hendaklah disimpan dan dikemas kini
oleh PD dan pegawai yang berkaitan.
26. Sebarang pindaan ke atas dokumen luaran hendaklah dimaklumkan kepada pegawai yang berkaitan.
PELUPUSAN DAN PEMBATALAN DOKUMEN
PD
27. Kenal pasti dokumen yang perlu dilupuskan dan
dibatalkan.
28. Jika dokumen berkenaan perlu disimpan untuk tujuan rujukan semula, tandakan BATAL pada dokumen tersebut.
29. Jika sahih dokumen berkenaan tidak diperlukan lagi,
lupuskan dokumen dengan cara menggunakan tatacara pelupusan dokumen kerajaan.
NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT
01 06 26 SEPTEMBER 2011 8 DARIPADA 8
BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
BPL.KKM.PK (S) 01: KAWALAN DOKUMEN
7. 0 REKOD KUALITI
BIL REKOD KUALITI TEMPOH SIMPANAN
LOKASI LAMPIRAN
1.
Senarai Edaran.
5 Tahun
Pejabat Pegawai Dokumen
BPL.KKM.PK (S) 01A/09
2. Borang Cadangan Pindaan Dokumen.
5 Tahun Pejabat Pegawai Dokumen
BPL.KKM.PK (S) 01B/09
3. 4.
Keterangan Pindaan. Senarai Induk Dokumen Dalaman/ Luaran.
5 Tahun
8 Tahun
Pejabat Pegawai Dokumen Pejabat Pegawai Dokumen
BPL.KKM.PK (S) 01C/09 BPL.KKM.PK (S) 01D/09
BPL.KKM.PK (S) 01A/09
SENARAI EDARAN
NO. SALINAN TERKAWAL
PENERIMA
BPL.KKM.PK (S) 01B/09
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
BORANG CADANGAN PINDAAN DOKUMEN
(a) Maklumat pegawai yang mencadangkan pindaan:
(i) Nama dan jawatan: _______________________________________ (ii) Pusat/Unit : _______________________________________ (iii) Tandatangan : _______________________________________ (iv) Tarikh cadangan :
(b) Butir-butir pindaan yang dicadangkan:
(i) No. dokumen:
_________________________________________________________
(ii) Nama dokumen :
___________________________________________________________
(iii) Langkah/para di dokumen berkaitan:
___________________________________________________________
(iv) Cadangan pindaan :
(v) Justifikasi cadangan pindaan :
(c) Keputusan Wakil Pengurusan:
Lulus / perlu kaji semula / tidak lulus
Tandatangan Wakil Pengurusan Tarikh :
…………………………………………….
(d) Tindakan pindaan oleh Pegawai Dokumen:
Pindaan telah dibuat
Tandatangan Pegawai Dokumen Tarikh :
…………………………………………….
BPL.KKM.PK (S) 01C/09
KETERANGAN PINDAAN
Pindaan Muka surat/ Klausa /
Perenggan
Butir-Butir Pindaan Yang Dibuat
Pindaan Diluluskan Oleh No Tarikh
1.
2.
3.
4.
5.
6.
PERINGATAN
PINDAAN HANYA DIBENARKAN SEHINGGA 6 (ENAM) PINDAAN SAHAJA DOKUMEN MESTI DIKELUARKAN DENGAN SEPENUHNYA SELEPAS ITU
BPL.KKM.PK (S) 01D/09
Senarai Induk Dokumen Dalaman/ Luaran
Jenis
Dokumen
Nama Dokumen/ No.Dokumen
Pegawai Penerima Dokumen / Lokasi
Manual Kualiti
Prosedur Kualiti
Prosedur Teras: Prosedur Pengurusan: Prosedur Sokongan:
Arahan Kerja
Dokumen Luaran
Top Related