48
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan data yang diperoleh pada saat melakukan penelitian di PD
BPR Bank Solo, selanjutnya dilakukan analisis untuk menjawab tujuan
dilakukannya penelitian ini yaitu untuk mengetahui bagaimana sistem pengelolaan
arsip dinamis aktif dan inaktif pada bagian administrasi kredit PD BPR Bank
Solo.
4.1. Hasil Penelitian
4.1.1. Visi dan Misi PD BPR Bank Solo
PD BPR Bank Solo menerapkan visi untuk menjalankan fungsi dan tugas
dalam mencapai tujuan yang ingin dicapai yaitu:
“Menjadi Bank yang Tangguh dan Terpercaya.” 1
Misi PD BPR Bank Solo yang merupakan penjabaran dari visi PD BPR
Bank Solo adalah:
1. Mendorong pertumbuhan perekonomian dan pembangunan
daerah di segala bidang.
2. Sebagai salah satu sumber pendapatan asli daerah dalam
rangka mningkatkan taraf hidup rakyat melalui pemberian
kredit dan pengembanga serta pembinaan usaha mikro,
kecil,dan menengah.“ 2
1PD BPR Bank Solo, Loc.cit, hal. 1.
2 Ibid, hal. 1.
“
49
4.1.2. Struktur Organisasi PD BPR Bank Solo
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PD BPR Bank Solo
Sumber: PD BPR Bank Solo, 2011, Renstra PD BPR Bank Solo, Solo, hal. 33.
Berikut penjabaran beberapa petugas bagian kredit:
“1. Sub Bagian Pemasaran Kredit Pasar: mencari nasabahkredit dan
tabungan, menarik tabungan nasabah pasar-pasar, dan
mengambil angsuran kredit pasa.
2. Sub Bagian Pemasaran Kredit UMKM/Umum: khusu mencari
nasabah kredit, dan tidak menarik tabungan.
3. Sub Bagian Pemasaran Kredit Pegawai: memasarkan kredit
pegawai di kalangan PNS, TNI, POLRI, Pegawai BUMN, BUMD,
dan perusahaan swasta yang bonafit, serta mengambil angsuran
dari kredit yang dipasarkan.
DEWAN PENGAWAS
Bagian Operasional
dan Dana
Bagian Kredit
Sub Bagian Analis dan
Administrasi Kredit
Sub Bagian Penyelesaian
Kredit Bermasalah
bbababaBagian
Umum, SDM dan
Akuntansi
DIREKSI
Satuan Pengawas
Intern
Sub Bagian Pemasaran
Kredit Pegawai
Sub Bagian Pemasaran
Kredit UMKM/Umum
Sub Bagian Pemasaran
Kredit Pasar
Sub Bagian Kas dan
Loket
Sub Bagian Pelayanan
dan Humas
Sub Bagian
Penghimpunan Dana
Sub Bagian
Pengembangan SDM
Sub Bagian Akuntansi
dan Pelaporan
Sub Bagian Umum dan
Kesekretariatan
Bagian Umum, SDM
dan Akuntansi
50
4. Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit: menyiapkan perjanjian
dan pengikatan agunan dan pemenuhan persyaratan kredit oleh
alon debitur, dokumentasi pinjaman dan arsip, verifikasi hasil
penilaian anggunan.
5. Sub Bagian Penyelesaian Kredit Bermasalah: menagih dan
menyelesaikan permasalahan dengan nasabah yang mempunyai
tunggakan macet yang belum dilunasi.”3
3 Ibid, hal. 33.
51
MAP:
- Surat permohonan kredit. - Foto copy KTP, KK.
- Surat Rekomendasi
Pimpinan. - Slip Gaji Terakhir.
- Jaminan (BPKB, SK terakhir, Sertifikat hak milik,
SHP toko/kios/lapak)
Kode klasifikasi
Di catat dalam
Buku Register PEGAWAI
Buku Register UKM
Buku Register PASAR
Filling cabinet
Kredit Pegawai:
001-575 (2004)
001-514 (2005)
001-1.030 (2006)
001-702 (2007)
201181-201336 (2008)
200001-201180 (2008)
300001-300118 (2009)
600618-600699 (2012)
600700-600779 (2012)
500224-500453 (2011)
400423-400889 (2010)
500001-500223 (2011)
700201-700250 (2013)
700251-500310 (2013)
700311-700380 (2013)
700381-700455 (2013)
700456-700530 (2013)
700531-700595 (2013)
700596
Satu almari besi dua pintu menyimpan
kredit pegawai:
Pintu satu
300198-3001156 (2009)
Pintu dua 600001-600617
(2012)
Filling cabinet
Kredit UKM:
001-124 (2004)
001-136 (2005)
001-154 (2006)
001-124 (2007)
200008-200134 (2008)
300001-300087 (2009)
400001-400142 (2010)
500001-500143 (2011)
600147-600177 (2012)
600001-600145 (2012)
700001-700070 (2013)
700071-700130 (2013)
700131-700
Filling cabinet
Kredit Pasar:
001-156 (2004)
001-170 (2005)
001-143 (2006)
001-130 (2007)
200122-200368 (2008)
300005-300197 (2009)
400001-400036 (2010)
400037-400265 (2010)
500001-500223 (2011)
600001-600122 (2012)
600123-600186 (2012)
700001-700045 (2013)
700046-700100 (2013)
700101-700140
700141
BRANKAS/RUANG PENYIMPANAN KREDITSistem
penyimpanan menggunakan sistem nomor dan kronologi.
Dimasukkan dalam
Sentralisasi
(petugas administrasi kredit)
Empat filling cabine, dengan 16 laci penyimpanan
Tiga filling cabinet dengan 9 laci penyimpana
Tiga filling cabinet dengan 9
laci penyimpana
Gambar 4.2
Sistem Pengelolaan Arsip PD BPR Solo
4.1.3. Sistem Pengelolaan Arsip PD BPR Bank
Solo
52
Gambar 4.2 memperlihatkan langkah-langkah yang dilakukan dalam
sebuah sistem pengelolaan arsip di PD BPR Bank Solo:
1. Map
Berisikan data-data/dokumen persyaratan permohonan kredit yang
berisi formulir asli permohonan kredit, foto copy KTP, Foto copy KK, Surat
rekomendasi pimpinan, slip gaji terakhir, jaminan (BPKB, SK terakhir,
sertifikat hak milik, SHP toko/kios/konter/lapak). Setelah persyaratan
lengkap arsip di catat dalam,
2. Buku Register
Yaitu buku yang mencatat arsip masuk ataupun kaluar dalam
masing-masing klasifikasi. Kredit pegawai di catat dalam buku register
pegawai, kredit UKM di catat dalam buku register UKM, kredit Pasar di
catat dalam buku register Pasar. Dengan keterangan No urut, No PK, Nama
dan Alamat, Tgl. PK, Plafont Kredit, jenis agunan. Setelah di catat ke dalam
masing-masing buku register menurut pokok persoalan arsip di masukkan
dalam,
3. Filling Cabinet dan almari besi
Arsip yang sudah lengkap persyaratan kredit dan di catat dalam
buku register kemudian di simpan dalam masing-masing filling cabinet. Kredit
pegawai masuk ke dalam filling cabinet pegawai dan satu almari besi, kredit
UKM masuk ke dalam filling cabinet UKM, kredit pasar masuk ke dalam filling
cabinet pasar yang disimpan dengan menggunakan sistem angka dan kronologi
dimana 000001 angka nol digit pertama menandakan arsip tahun 2006 ke bawah,
53
100001 angka satu digit pertama menandakan arsip tahun 2007, 200001 angka
dua digit pertama menandakan arsip tahun 2008, 300001 angka tiga digit pertama
menandakan arsip tahun 2009, 400001 angka empat digit pertama menandakan
arsip tahun 2010, 500001 angka lima digit pertama menandakan arsip tahun 2011,
600001 angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012, 700001 angka
tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013. Untuk penyimpanan kredit
pegawai ada empat filling cabinet dengan 16 (enam belas) laci untuk menyimpan
berkas kredit yang dimulai dari tahun 2004, sedangkan kredit UKM ada tiga
filling cabinet dengan 9 (Sembilan) laci untuk menyimpan berkas kredit yang
dimulai dari tahun 2004, dan tiga filling cabinet dengan 10 laci untuk menyimpan
kredit pasar. Filling cabinet ini di simpan dalam satu ruangan penyimpanan berkas
yaitu Brankas yang dikelola oleh
4. Petugas administrasi kredit
Yaitu petugas administrasi kredit yang menyimpan arsip dan
pengelolaan arsip atau di sebut dengan (sentralisasi) yaitu penyimpanan arsip
yang dilakukan oleh bagian khusus yang bertugas menangani pengelolaan
dan penyimpanan arsip.
4.1.4. Sistem Pengelolaan Kearsipan di PD BPR Bank Solo
1. Sistem Penyimpanan Arsip di PD BPR Bank Solo
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di bagian administrasi
kredit pada PD BPR Bank Solo adalah sitem nomor atau angka. Sistem nomor
digunakan untuk menyimpan arsip jenis pinjaman nasabah. Penyimpanan ini
54
diurutkan dari nomor rekening terkecil sampai nomor terbesar. Asas
pengelolaan arsip yang digunakan PD BPR Bank Solo adalah asas sentralisasi
yaitu, pekerjaan kearsipan khususnya administrasi kredit dikelola oleh satu
bagian khusus yaitu petugas administrasi kredit. Hal ini membuat pekerjaan
pegawai terlalu banyak sehingga waktu dan tenaga untuk menangani arsip tidak
maksimal.
Pengelolaan oleh setiap unit kerja di PD BPR Bank Solo menemui
kesulitan karena pegawai sekaligus bertugas mengelola arsip, dimana para
pegawai kurang menguasai tentang kearsipan. Pegawai cenderung ragu-ragu
dalam proses penyimpanan dan penyusutan arsip. Berikut adalah penyimpanan
Dokumen PD BPR Bank Solo:
a. Dokumen asli harus disimpan dalam lemari besi atau filling cabinet, untuk
pemasukan dan pengeluaran dari dan ke dalam lemari besi harus dicatat
dalam buku register tersendiri. Buku register dipegang oleh sub Bagian
Analis dan Administrasi Kredit.
b. Seluruh dokumen wajib disimpan dalam Dokumen Kredit oleh Sub Bagian
Analis dan Administrasi Kredit.
c. Seluruh riwayat pinjaman debitur beserta dokumen-dokumen yang
menyertai baik untuk fasilitas yang masih aktif maupun fasilitas pinjaman
yang sudah dilunasi/direstruktur/hapus buku untuk setiap satu debitur,
wajib disimpan dalam satu file yang sama.
Penyimpanan telah ditunjang dengan adanya filling cabinet dengan
sembilan rak untuk brangkas dengan tiga bagian/seksi yaitu berisi tentang
55
dokumen kredit asli beserta data pendukung debitur yang di dokumentasikan
dan di sesuaikan dengan kredit yang diberikan serta disatukan dalam file yaitu
berupa: asli formulir permohonan kredit; asli persetujuan kredit; asli perjanjian
kredit; asli pengikatan anggunan; asli kepemilikan anggunan (sertifikat hak
milik, sertifikat HGB, akta jual beli, akta/perjanjian sewa, SHP
toko/kios/konter/los/lapak/dasaran, BPKB, SK pegawai, ijazah, dsb); dokumen
bukti kepemilikan anggunan (faktur kendaraan, bukti gesek nomor
kendaraan,dll); surat pernyataan dan kuasa-kuasa dan dokumen lainnya yang
berhubungan dengan anggunan.
2. Penciptaan dan Pengurusan Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR
Bank Solo
2.1. Penciptaan Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo
Kegiatan pengelolaan kearsipan berawal dari penciptaan arsip. Arsip
tercipta/berasal dari arsip interen dan eksteren PD BPR Bank Solo. Arsip interen
dan eksteren tercipta ketika PD BPR Bank Solo memberi/menerima dokumen lain
yaitu arsip-arsip pinjaman nasabah yang berupa data-data nasabah.
2.2. Pengurusan Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo
Penciptaan arsip di PD BPR Bank Solo berasal dari kegiatan memberi/
menerima dokumen lain yaitu arsip-arsip pinjaman nasabah yang berupa data-data
nasabah. Pengurusan dan pengendalian arsip dilakukan berdasarkan sifat dokumen
arsip yang masuk atau keluar.
56
2.2.1. Tahapan Pemberian Kredit dan Permohonan Kredit
A. Tahapan Pemberian Kredit
a. Marketing: menerima formulir aplikasi dan semua dokumentasi yang
diperlukan (formulir aplikasi kredit) dari debitur dan melakukan
identifikasi calon debitur dengan melakukan pengecekan analisis usaha
dan reputasi karakter calon dan anggunan calon debitur.
b. Customer Service: registrasi aplikasi kredit, dan verifikasi keabsahan
dolumen identitas debitur.
c. Analisis Kredit:
cek apakah kredit ini sudah sesuai dengan SOP.
verifikasi (dicatat di LADU-Laporan Analisis Debitur dan Usaha):
Debitur (keberadaan,reputasi,dll).
Verifikasi (dicatat DILADU dan HPA-Hasil Penilaian Anggunan):
- Bisnis (eksistensi, Radius dari BPR, lama berusaha Tipe dari.
- Pendapatan (%total angsuran per penghasilan bersih).
- Anggunan: (eksistensi/lokasi, tipe, kepemilikn, nilaipasar,
marketabilitas).
Verifikasi hal lain, dicatat dalam LVD (Laporan Verifikasi Debitur):
karakter pelanggan, tujuan pinjaman.
d. Administrasi Kredit:
Menyiapkan perjanjian kredit dan pengikatan angunan dan
pemenuhan persyaratan kredit oleh calon debitur.
Dokumentasi pinjaman dan arsip (file kredit).
57
Cek list persetujuan kredit untuk terpenuhinya kelengkapa
persyaratan kredit sesuai perjanjian kredit, dan pendokumentasian
kredit sesuai PKB.
e. Direksi: penilaian dan persetujuan kredit.
f. Dewan pengawas.
B. Permohonan Kredit
a. Periksa dokumen untuk verifikasi informasi awal/contoh: nama, usia,
alamat.
b. Interview calon debitur untuk mendapatkan tambahan informasi.
c. Observasi terhadap calon debitur dan lingkungan usaha termasuk tempat
tinggal, tujuan observasi ini untuk mengecek kebenaran data-data yang
disampaikan oleh calon debitur.
d. Verifikasi secara detail atas permohonan kredit antara lain: jenis fitur,
jumlah kredit, jangka waktu kredit, tujuan kredit.
e. Marketing meriview analisis kelayakan calon debitur dan
merekomendasikan degan cara membubuhkan paraf pada formulir
permohonan kredit apabila layak.
f. Mengumpulkan foto copy dokumen-dokumen yang dipersyaratkan: (foto
copy KTP, foto copy Kartu keluarga, BPKB, sertifikat, dll).
g. Customer Service: meregister Permohonan kredit dalam Agenda
Permohonan Kredit serta melakukan verifikasi terhadap dokumen yang
dipersyaratkan.
58
3. Penataan Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo
3.1. Penataan Arsip Dinamis Aktif Bagian Administrasi Kredit di PD
BPR Bank Solo
Penyimpanan dan penataan arsip harus dilakukan secara sistematis
sehingga dapat ditemukan kembali dangan cepat dan tepat. Sistem yang telah
ditetapkan dalam penataan arsip akan membuahkan hasil sesuai dengan tujuan
penataan arsip jika dilakukan dengan benar. Penataan berkas arsip dinamis
aktif di PD BPR Bank Solo:
a. Memisah-misahkan arsip yang akan disimpan dengan arsip yang sedang
dikelola.
b. Memeriksa apakah dokumen sesuai dengan yang tersebut dalam buku
register.
c. Menentukan Kode; setiap arsip dipelajari isinya untuk mengetahui lingkup
dan kajian masalah yang tersirat didalam dokumen. Kearsipan administrasi
kredit di PD BPR Bank Solo sudah memiliki daftar klasifikasi arsip dengan
kode sebagai berikut:
1. 000001 angka nol pertama menandakan arsip tahun 2006 ke bawah.
2. 100001 angka satu digit pertama menandakan arsip tahun 2007.
3. 200001 angka dua digit pertama menandakan arsip tahun 2008.
4. 300001 angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun 2009.
5. 400001 angka empat digit pertama menandakan arsip tahun 2010.
6. 500001 angka lima digit pertama menandakan arsip tahun 2011.
7. 600001 angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012.
59
8. 700001 angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013.
d. Mengelompokkan arsip; berdasarkan kesamaan dalam suatu proses,
kesamaan masalah, atau kesamaan jenis.
e. Penempatan arsip dalam folder; pada tab folder diberi kode klasifikasi dan
title yang telah ditentukan. Penyimpanan arsip dalam filling cabinet sudah
dilengkapi dengan folder yang dilengkapi dengan tab yang bertuliskan kode
dan masalah yang ditentukan.
f. Penataan tanpa sekat; penataan berkas aktif dilakukan tanpa menggunakan
sekat. Penataan tanpa sekat seperti ini banyak ditemui di filling cabinet di
PD BPR Bank Solo. Arsip hanya ditumpuk dan dimasukkan kedalam map
dengan keterangan yang jelas.
3.2. Penataan Arsip Dinamis Inaktif Bagian Administrasi Kredit di PD
BPR Bank Solo
Penataan arsip dinamis inaktif bagian administrasi kredit di PD BPR
Bank Solo belum sesuai dengan prosedur pengurusan arsip yang disusun
dalam pedoman Bank Indonesia. Arsip inaktif hanya diikat dan diletakkan di
lantai dengan keterangan yang tidak jelas sehingga jika arsip dibutuhkan maka
sulit untuk ditemukan. Daftar pertelaan arsip pun belum dibuat.
4. Ruang Khusus Arsip
PD BPR Bank Solo mempunyai ruangan khusus untuk penyimpanan arsip
aktif yaitu brankas. Filling cabinet untuk menyimpan arsip dokumen kredit asli
60
debitur PD BPR Bank Solo, namun untuk dokumen inaktif belum ada ruangan
khusus. sehingga dokumen inaktif bersatu dengan ruangan pegawai yaitu di
bawah meja pegawai. Sehingga, perawatan arsip tidak bisa maksimal. Jika tempat
penyimpanan arsip sama dengan ruang kerja, maka didalam ruang arsip juga ada
makanan kecil dan minuman, padahal minuman dan makanan dapat mengundang
serangga yang dapat merusak arsip.
5. Peralatan yang Digunakan Dalam Pengelolaan Arsip
Peralatan yang digunakan dalam proses pengelolaan kearsipan sangat
mempengaruhi tujuan utama penyimpanan arsip yaitu mudah dan cepat ditemukan
kembali ketika akan digunakan. Peralatan yang memadahi ditunjang dengan
penataan yang baik akan mempermudah penemuan kembali arsip ketika
dibutuhkan lagi. Peralatan yang digunakan dalam penyelenggaraan kearsipan
bagian administrasi kredit di PD BPR Bank Solo kurang memadahi. Berikut
peralatan penyimpanan arsip beserta penggunaanya di PD BPR Bank Solo bagian
administrasi kredit.
5.1. Filling Cabinet
5.1.1. Filling Cabinet Kredit Pegawai
PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan 16 (enam belas)
laci untuk menyimpan arsip dinamis aktif bagi satu seksi yaitu kredit
pegawai yang ada di PD BPR Bank Solo. Memuat dokumen-dokumen
persyaratan kredit yang berupa:
Asli formulir permohonan kredit.
61
Foto Copy KTP suami/istri.
Foto Copy Kartu Keluarga.
SK terakhir.
Surat rekomendasi pimpinan.
Slip gaji terakhir yang digunakan (untuk pegawai PNS/TNI/POLRI/
BUMD/BUMN/Swasta).
Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya:
1. Laci satu diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (001-575) tiga angka
digit menandakan arsip tahun 2004, dan (001-514) menandakan arsip tahun
2005, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 1.089 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 2.178 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 2.178 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 1.089 lembar.
e. Arsip slip gaji terakhir berisi 1.089 lembar.
2. Laci dua diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (001-1.030) tiga angka
digit menandakan arsip tahun 2006, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 1.030 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 2.060 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 2.060 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 1.030 lembar.
e. Arsip slip gaji terakhir berisi 1.030 lembar.
62
3. Laci tiga diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (001-702) yang
menandakan arsip tahun 2007, dan (201181-201336) yang menandakan
arsip tahun 2008 dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 857 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 1.714 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 1.714 lembar.
d. SK terakhir 577 lembar.
e. Surat rekomendasi pimpinan 857 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 857 lembar.
4. Laci empat diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (200001-201180)
angka dua digit pertama menandakan arsip tahun 2008, dengan rincian
sebagai berikut:
a. Berisi 1.180 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 2.360 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 2.360 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 1.180 lembar.
e. Arsip slip gaji terakhir berisi 1.180 lembar.
5. Laci lima diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (300001-300118) angka
tiga digit pertama menandakan arsip tahun 2009, dan (600618-600699)
angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian
sebagai berikut:
a. Berisi 119 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 418 lembar.
63
c. Arsip foto copy kartu keluarga 418 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 119 lembar.
e. SK terakhir berisi 100 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 119 lembar.
6. Laci enam diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (600700-600779) angka
enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 158 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 316 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 316 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 158 lembar.
e. SK terakhir berisi 79 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 158 lembar.
7. Laci tujuh diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (500224-500453) angka
empat digit pertama menandakan arsip tahun 2011, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 229 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 458 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 458 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 229 lembar.
e. SK terakhir 229 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 229 lembar.
64
8. Laci delapan diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (400423-400889)
angka emapat digit pertama menandakan arsip tahun 2010, dengan rincian
sebagai berikut:
a. Berisi 466 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 932 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 932 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 466 lembar.
e. Arsip slip gaji terakhir berisi 466 lembar.
9. Laci sembilan diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (500001-500223)
angka lima digit pertama menandakan arsip tahun 2011, dengan rincian
sebagai berikut:
a. Berisi 446 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 892 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 892 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 446 lembar.
e. SK terakhir berisi 400 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 446 lembar.
10. Laci sepuluh diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (700201-700250)
angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian
sebagai berikut:
a. Berisi 147 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 294 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 294 lembar.
65
d. Surat rekomendasi pimpinan 49 lembar.
e. SK terakhir berisi 49 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 147 lembar.
11. Laci sebelas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (700251-700310)
angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian
sebagai berikut:
a. Berisi 177 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 354 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 354 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 59 lembar.
e. SK terakhir berisi 59 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 177 lembar.
12. Laci dua belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (700311-700380)
angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian
sebagai berikut:
a. Berisi 207 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 414 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 414 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 69 lembar.
e. SK terakhir berisi 69 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 207 lembar.
66
13. Laci tiga belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (700381-700455)
angka lima digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian
sebagai berikut:
a. Berisi 222 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 444 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 444 lembar.
d. Surat rakomendasi pimpinan 74 lembar.
e. SK terakhir berisi 74 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 222 lembar.
14. Laci empat belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (700456-
700530) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan
rincian sebagai berikut:
a. Berisi 222 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 444 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 444 lembar.
d. Surat rakomendasi pimpinan 74 lembar.
e. SK terakhir berisi 74 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 222 lembar.
15. Laci lima belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (700531-700595)
angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian
sebagai berikut:
a. Berisi 138 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 286 lembar.
67
c. Arsip foto copy kartu keluarga 286 lembar.
d. Surat rakomendasi pimpinan 64 lembar.
e. SK terakhir berisi 64 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 138 lembar.
16. Laci enam belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (700596) angka
tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 42 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 84 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 84 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 42 lembar.
e. SK terakhir berisi 42 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 42 lembar.
5.1.2. Filling Cabinet Kredit UKM
PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan 9 (sembilan) laci
untuk menyimpan arsip dinamis aktif kredit UKM yang ada di PD BPR Bank
Solo. Memuat dokumen-dokumen persyaratan kredit yang berupa:
Asli formulir permohonan kredit.
Foto Copy KTP suami/istri.
Foto Copy Kartu Keluarga.
Sertifikat hak milik, sertifikat HGB, akta jual beli, akta/perjanjian
sewa, BPKB.
68
Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya:
1. Laci satu diberi judul Kredit UKM dengan kode (001-124) tiga angka digit
menandakan arsip tahun 2004, dan (001-136) menandakan arsip tahun 2005,
dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 260 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 520 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 520 lembar.
2. Laci dua diberi judul Kredit UKM dengan kode (001-154) tiga angka digit
menandakan arsip tahun 2006, dan (001-124) menandakan arsip tahun 2007,
dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 278 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 556 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 556 lembar.
d. Sertifikat tanah 278 lembar.
3. Laci tiga diberi judul Kredit UKM dengan kode (200008-200134) angka
dua digit pertama menandakan arsip tahun 2008, dan (300001-300087)
angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun 2009, dengan rincian
sebagai berikut:
a. Berisi 219 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 438 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 438 lembar.
d. Sertifikat tanah 57 lembar.
e. BPKB 50 lembar.
69
4. Laci empat diberi judul Kredit UKM dengan kode (400001-400142) angka
empat digit pertama menandakan arsip tahun 2010, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 142 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 284 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 284 lembar.
d. Sertifikat tanah 65 lembar.
e. BPKB 77 lembar.
5. Laci lima diberi judul Kredit UKM dengan kode (500001-500143) angka
lima digit pertama menandakan arsip tahun 2011, dan (600147-600177)
angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian
sebagai berikut:
a. Berisi 173 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 346 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 346 lembar.
d. Sertifikat tanah 70 lembar.
e. BPKB 103 lembar.
6. Laci enam diberi judul Kredit UKM dengan kode (600001-600145) angka
enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 145 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 290 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 290 lembar.
70
d. Sertifikat tanah 63 lembar.
e. BPKB 82 lembar.
7. Laci tujuh diberi judul Kredit UKM dengan kode (700001-700070) angka
tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 140 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 280 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 280 lembar.
d. Sertifikat tanah 70 lembar.
8. Laci delapan diberi judul Kredit UKM dengan kode (700071-700130) angka
tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 59 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 118 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 118 lembar.
d. Sertifikat tanah 59 lembar.
9. Laci sembilan diberi judul Kredit UKM dengan kode (700131-700) angka
tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 20 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 40 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 40 lembar.
d. Sertifikat tanah 7 lembar.
71
e. BPKB 13 lembar.
5.1.3. Filling Cabinet Kredit Pasar
PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan 10 (sepuluh) laci
untuk menyimpan arsip dinamis aktif kredit pasar yang ada di PD BPR Bank
Solo. Memuat dokumen-dokumen persyaratan kredit yang berupa:
Asli formulir permohonan kredit.
Foto Copy KTP suami/istri.
Foto Copy Kartu Keluarga.
Sertifikat hak milik, sertifikat HGB, akta/perjanjian sewa, SHP
toko/kios/konter/los/lapak/dasaran, BPKB.
Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya:
1. Laci satu diberi judul Kredit Pasar dengan kode (001-156) tiga angka digit
menandakan arsip tahun 2004, dan (001-170) menandakan arsip tahun 2005,
dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 326 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 652 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 652 lembar.
2. Laci dua diberi judul Kredit Pasar dengan kode (001-143) tiga angka digit
menandakan arsip tahun 2006, dan (001-130) menandakan arsip tahun 2007,
dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 273 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 546 lembar.
72
c. Arsip foto copy kartu keluarga 546 lembar.
d. SHP toko 173 lembar.
3. Laci tiga diberi judul Kredit Pasar dengan kode (200122-200368) angka dua
digit pertama menandakan arsip tahun 2008, dan (300005-300197) angka
tiga digit pertama menandakan arsip tahun 2009, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 438 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 876 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 876 lembar.
d. SHP toko 173 lembar.
e. SHP kios 205 lembar.
f. SHP kios 35 lembar.
g. SHP konter 22 lembar.
4. Laci empat diberi judul Kredit Pasar dengan kode (40000-400036) angka
empat digit pertama menandakan arsip tahun 2010, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 288 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 576 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 576 lembar.
d. SHP lapak 72 lembar.
5. Laci lima diberi judul Kredit Pasar dengan kode (400037-400265) angka
empat digit pertama menandakan arsip tahun 2010, (500001-500223) angka
lima digit pertama menandakan arsip tahun 2011, dan (600001-600122)
73
angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012 dengan rincian
sebagai berikut:
a. Berisi 573 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 1.146 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 1.146 lembar.
d. BPKB 200 lembar.
e. SHP toko 80 lembar.
f. SHP kios 130 lembar.
g. SHP lapak 110 lembar.
h. SHP konter 53 lembar.
6. Laci enam diberi judul Kredit Pasar dengan kode (600123-600186) angka
enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012 dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 126 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 252 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 252 lembar.
d. BPKB 20 lembar.
e. SHP kios 26 lembar.
7. Laci tujuh diberi judul Kredit Pasar dengan kode (700001-700045) angka
tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 180 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 360 lembar.
74
c. Arsip foto copy kartu keluarga 360 lembar.
d. BPKB 20 lembar.
e. SHP lapak 25 lembar.
8. Laci delapan diberi judul Kredit Pasar dengan kode (700046-700100) angka
tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 64 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 108 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 108 lembar.
d. BPKB 14 lembar.
e. SHP lapak 40 lembar.
9. Laci sembilan diberi judul Kredit Pasar dengan kode (700101-700140)
angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian
sebagai berikut:
a. Berisi 156 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 312 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 312 lembar.
d. SHP toko 22 lembar.
e. SHP kios 17 lembar.
10. Laci sepuluh diberi judul Kredit Pasar dengan kode (700141) angka tujuh
digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 34 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 68 lembar.
75
c. Arsip foto copy kartu keluarga 68 lembar.
d. BPKB 34 lembar.
5.2. Almari Besi
Almari Besi untuk menyimpan arsip kredit pegawai. PD BPR Bank
Solo mempunyai satu almari besi.
Almari satu memiliki dua pintu:
a. Pintu satu bersisi arsip tentang kredit pegawai yang di tata berjejer dan di
beri sekat dengan klasifikasi kode yang jelas yaitu untuk penyimpanan
dokuen-dokumen kredit pegawai, dengan kode klasifikasi (300198-301156)
angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun 2009 yang berisi tentang
958 lembar formulir asli permohonan kredit, 1.916 lembar foto copy KTP
suami/istri, 1.916 foto copy kartu keluarga, 958 lembar surat rekomendasi
pimpinan, 958 lembar SK, 958 lembar slip gaji terakhir.
b. Pintu dua bersisi arsip tentang kredit pegawai yang di tata berjejer dan di
beri sekat dengan klasifikasi kode yang jelas yaitu untuk penyimpanan
dokuen-dokumen kredit pegawai, dengan kode klasifikasi (600001-600617)
angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012 yang berisi tentang
1.232 lembar formulir asli permohonan kredit, 2.464 lembar foto copy KTP
suami/istri, 2.464 foto copy kartu keluarga, 617 lembar surat rekomendasi
pimpinan, 617 lembar SK, 1.232 lembar slip gaji terakhir.
76
Arsip-arsip dinamis inaktif yang belum melalui proses yang benar seperti
pada pedoman teknis. Arsip dinamis inaktif hanya dimasukkan kedalam map
kemudian diikat dengan tali raffia.
5.3. Buku Register
PD BPR Bank Solo mencatat pemasukan dan pengeluaran dari dan ke
dalam lemari besi/filling cabinet untuk dokumen-dokumen yang baru ataupun
yang sudah lunas dari nasabah.
6. Perawatan Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo
Perawatan arsip di bagian administrasi kredit di PD BPR Bank Solo
masih sangat kurang. Syarat penyimpanan arsip dimana arsip tidak boleh
terlipat tidak terpenuhi karena arsip-arsip yang berukuran besar justru dilipat.
Arsip hanya diberi kapurbarus pada filling cabinet, namun tidak diberi secara
rutin. Peneliti hanya menemui lima kapurbarus di semua filling cabinet dan
almari besi.
7. Penemuan Kembali Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank
Solo
Penemuan kembali arsip pada dasarnya menyangkut dua aspek yaitu :
a. Penemuan kembali fisik arsip, yang pada dasarnya mengendalikan tenaga
manusia.
77
b. Penemuan kembali informasi, yang pada dasarnya mengandalkan tenaga
mesin/komputer.
Tindakan yang dilakukan untuk penemuan kembali arsip adalah meliputi:
a. Memahami/menelaah materi yang akan dicari.
b. Menemukan tempat penyimpanan arsip yang berpegang pada
penggolongan arsip menurut pola klasifikasi.
c. Apabila menemui kesukaran, maka dapat memanfaatkan indeks relative.
d. Menentukan indeks berdasarkan materi yang akan dicari.
e. Jika arsip tidak dapat ditemukan maka harus meneliti buku register.
Penemuan kembali fisik arsip sangat ditentukan oleh ketepatan sistem
penyimpanan arsip dan tempat yang memadahi untuk menyimpan arsip. Sistem
penyimpanan arsip yang baik adalah sistem penyimpanan arsip yang dapat
dimengerti oleh seluruh pegawai yang membutuhkan arsip tersebut. Ketepatan
pemilihan sistem penyimpanan arsip yang baik dapat diuji dengan menghitung
prosentase kecermatan arsip atau jangka waktu penemuan kembali arsip yang
dibutuhkan. Penyelenggaraan sistem kearsipan yang baik ditunjukkan dengan
angka kecermatan yang tidak lebih dari 3% atau jangka waktu penemuan
kembali sebuah arsip tidak lebih dari 1 menit.
Pencatatan arsip yang dipinjam sangat penting. Pencarian arsip yang
sulit dan lama bisa juga disebabkan oleh ketidakjelasan keberadaan arsip.
Keberadaan arsip bisa ditelusuri dari lembar peminjaman arsip sehingga
pencatatan peminjaman arsip harus dilakukan. Petugas akan kesulitan dalam
menelusuri keberadaan arsip apabila tidak dilakukan pencatatan arsip keluar.
78
8. Pemusnahan Arsip
1. Pemusnahan Arsip
a. Arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi dapat dimusnahkan dengan
ketentuan:
- Arsip yang menyangkut keuangan terlebih dahulu perlu perlu
mendengar pertimbangan Dewan Pemeriksa Keuangan dengan jalan
mengirimkan pertelaan arsip yang akan dimusnahkan.
- Arsip yang menyangkut kepegawaian terlebih dahulu dengan
pertimbangan Bagian Umum SDM dengan jalan mengirimkan daftar
pertelaan arsip yang akan dimusnahkan.
- Arsip yang menyangkut penghimpunan dana terlebih dahulu dengan
pertimbangan Bagian Operasional dan Dana serta perlu
memperhatikan ketentuan yang berlaku untuk itu.
c. Setelah mendapat persetujuan dan yang bersangkutan dapat menetapkan
keputusan pemusnahan arsip, maka arsip-arsip dimaksud dapat
dimusnahkan.
4.2. Pembahasan
4.2.1. Sistem Pengelolaan Kearsipan
Sistem pengelolaan kearsipan merupakan proses efisiensi pekerjaan
perkantoran, mulai dari pengelolaan arsip, sampai dengan penyusutan dan
pemusnahaan arsip. Kantor di seluruh dunia yang masih aktif tentunya memiliki
manajemen kearsipan sendiri. Manajemen kearsipan ada karena arsip adalah asset
79
penting dalam kegiatan perkantoran yang sangat menunjang kelancaran kegiatan
perkantoran sehingga harus di kelola sedemikian rupa agar tidak hilang atau
rusak. Arsip tidak hilang atau tidak rusak saja belum cukup untuk menunjang
kelancaran pekerjaan kantor karena pekerjaan kantor tidak dapat menunggu lama
untuk menemukan arsip yang dibutuhkan. Hal ini memperjelas bahwa
pengelolaan arsip harus sedemikian rupa sehingga arsip mudah dan cepat
ditemukan kembali saat dibutuhkan.
Sistem penyimpanan arsip bagian administrasi kredit di PD BPR Bank
Solo adalah Sentralisasi. Penyimpanan arsip dengan sistem Sentralisasi
merupakan pilihan yang sangat tepat karena sistem ini meminimalis kekurangan
pada masing-masing sistem dan memaksimalkan kelebihan pada satu sistem
tersebut. Pemilihan sistem apapun baik apabila disesuaikan dengan kebutuhan
kegiatan perkantoran dan dilakukan dengan baik dan benar.
“Asas Sentralisasi artinya segala kegiatan yang
berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan keluar serta
menyelenggarakan kearsipannya dilakukan oleh bagian khusus
yang bertugas menangani pengelolaan dan penyimpanan arsip
dalam organisasi, sehingga setiap unit dalam organisasi
kantor di kelola oleh satu bagian khusus.”4
Secara Sentralisasi arsip aktif bagian administrasi kredit di PD BPR Bank
Solo dikelola oleh masing-masing unit kerja. Hal ini memudahkan setiap unit
kerja dalam hal penemuan kembali arsip, karena dikelola sendiri pasti akan lebih
mudah mencari apabila diperlukan. Arsip aktif maupun fasilitas pinjaman yang
sudah dilunasi/direstruktur/hapus buku untuk setiap satu debitur, wajib disimpan
dalam satu file yang sama ini mengakibatkan semakin bertambahnya arsip pada
4 Irra Chrisyanti Dewi, Loc.cit, hal. 13.
80
setiap tahunnya. Sedangkan arsip inaktif hanya di masukkan dalam map-map
diikat dengan tali rafia kemudian ditumpuk di bawah meja kerja. Hal ini sangat
berbahaya untuk keamanan arsip. Pengetahuan tentang kearsipan yang baik sangat
menunjang dalam pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip aktif bagian administrasi
kredit di PD BPR Bank Solo terganjal kurangnya pegawai dan pengetahuan akan
kearsipan oleh petugas administrasi kredit, hal ini tergambar pada penyusutan
arsip yang ragu-ragu dalam menentukan arsip apakah masih aktif atau tidak.
Arsip dinamis aktif ada ruangan khusus untuk menyimpan arsip yaitu
brankas, dan juga ruangan bagian dana sedangkan arsip inaktif belum ada ruangan
khusus sehingga, disimpan dibawah meja pegawai dengan diikat dengan tali rafia
dalam map-map. Hal ini menyebabkan ruangan yang sempit bertambah sempit
dan terlihat kurang tertata dengan rapi, sehingga mengganggu kelancaran aktifitas
pegawai PD BPR Bank Solo.
4.2.2. Penciptaan dan Pengurusan Arsip
Kegiatan manajemen kearsipan berawal dari penciptaan arsip. Arsip
tercipta/ berasal dari arsip interen dan eksteren kantor. Arsip interen dan eksteren
tercipta ketika suatu kantor mengirim/menerima surat/dokumen lain.
Pengurusan arsip bagian administrasi kredit di PD BPR Bank Solo
diawali dari identifikasi dokumen-dokumen nasabah, apakah termasuk dokumen
penting, atau monitoring (dokumen jatuh tempo, dan dokumen lengkap),
Pengelompokan ini dibutuhkan karena pengurusan setiap data nasabah berbeda
satu dengan yang lainya.
81
4.2.2.1. Pengurusan Dokumen Penting
Pengurusan dokumen penting masuk dan keluar di PD BPR
Bank Solo bagian administrasi kredit sudah sesuai dengan Pedoman
Renstra PD BPR Bank Solo Berikut prosedurnya:
A. Pengurusan dokumen penting masuk di PD BPR Bank Solo bagian
administrasi kredit:
a. Dokumen asli harus disimpan dalam lemari besi atau filling cabinet,
untuk pemasukan dan pengeluaran dari dan ke dalam lemari besi harus
dicatat dalam buku register tersendiri. Buku register di pegang oleh Sub
Bagian Analis dan Administrasi Kredit.
b. Seluruh dokumen wajib disimpan dalam Dokumen Kredit oleh Sub
Bagian Analis dan Administrasi Kredit.
c. Seluruh riwayat pinjaman debitur beserta dokumen-dokumen yang
menyertainya baik untuk fasilitas yang masih aktif maupun fasilitas
pinjaman yang sudah dilunasi/direstruktur/hapus buku untuk setiap satu
debitur, wajib disimpan dalam satu file yang sama.
4.2.2.2. Pengurusan Dokumen Monitoring
Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit akan
mengirimkan laporan dokumen yang akan dan sudah jatuh tempo,
dokumen tidak lengkap/dokumen pendukung tidak lengkap ke masing-
masing Sub Bagian Kredit setiap awal bulan untuk follow up.
A. Dokumen Jatuh tempo
82
Dokumen yang akan jatuh tempo akan diinformasikan kepada Sub
Bagian Kredit dalam waktu 1 (satu) bulan sebelum jatuh tempo. Apabila
dokumen jatuh tempo, dan Sub Bagian Kredit belum dapat memenuhi
perpanjangan/penggantian dokumen tersebut maka:
a. Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit akan mengirimkan laporan
dokumen yang telah dan akan jatuh tempo pada setiap bulan kepada
kepala Bagian Kredit.
b. Laporan bulanan Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit yang
dibuat secara terperinci akan dikirimkan ke kepala Sub Bagian Kredit
dengan tembusan kepada kepala Bagian Kredit dan Direksi.
c. Kepala Sub Bagian kredit wajib segera melengkapi dokumen yang
jatuh tempo dalam jangka waktu 2 (dua) bulan setelah tanggal jatuh
tempo. Apabila hal tersebut tidak dapat dipenuhi maka Kepala Sub
Bagian Kredit wajib mengajukan permohonan persetujuan
perpanjangan waktu kepada Kepala Bagian Kredit dan Direksi.
B. Dokumen Tidak Lengkap
Dokumen tidak lengkap harus dipenuhi sesuai ketentuan pada
persetujuan kredit. Dokumen tidak lengkap yang akan jatuh tempo harus
dimonitor oleh Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit dan Kepala Sub
Bagian Kredit. Apabila pada waktu yang telah ditentukan dokumen belum
dapat diselesaikan, maka Kepala Sub Bagian Kredit wajib segera melengkapi
dokumen tidak lengkap tersebut dalam waktu satu minggu setelah tanggal
pencairan kredit. Apabila hal tersebut tidak dapat dipenuhi, maka Marketing
83
wajib megajukan permohonan perpanjangan jangka waktu kepada Kepala
Bagian Kredit dan Direksi.
4.2.3. Penataan Arsip di PD BPR Bank Solo Bagian Administrasi Kredit
Penyimpanan dan penataan arsip harus dilakukan secara sistematis
sehingga arsip dapat ditemukan kembali dangan cepat dan tepat. Sistem yang
telah ditetapkan dalam penataan arsip akan membuahkan hasil sesuai dengan
tujuan penataan arsip jika dilakukan dengan benar.
Arsip aktif di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit disimpan
dalam filling cabinet dan lemari besi. Penataan arsip dinamis aktif dalam filing
cabinet belum disusun dengan baik. Sistem penomoran dan penataanya masih
belum sempurna. Penataan arsip dengan sekat tab diatas hanya dilakukan kalau
register tidak urut. Arsip dokumen kredit asli beserta data pendukung debitur di
dokumentasikan dan disesuaikan dengan kredit yang diberikan serta disatukan
dalam file dokumen seperti (asli formulir permohonan kredit, asli persetujuan
kredit, asli perjanjian kredit, asli pengikatan anggunan, asli kepemilikan
anggunan, sertifikat hak milik, akta jual beli, akta/perjanjian sewa toko/kios/lapak,
BPKB, dsb) dihimpunan perda dimasukkan kedalam stopmap kertas, yang ditata
didalam filling cabinet. Dokumen Kredit pegawai juga menggunakan Filling
Cabinet dan lemari besi. Arsip inaktif hanya ditumpuk di bawah meja kerjanya.
karena tidak mau repot mengklasifikasi arsip dengan kode-kode yang telah
ditentukan.
84
Penataan arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit belum
sesuai dengan Pedoman Bimbingan teknis kearsipan dinamis. Penataan arsip
dinamis aktif yang sesuai adalah:
a. Memisah-misahkan arsip yang akan disimpan dengan arsip
yang sedang dikelola. Pada tahap ini kelengkapan–
kelengkapan arsi8p yang tidak memiliki keterangan bernilai
seperti amplop kosong, blangko kosong, dan lain-lain segera
dimusnahkan.
b. Memeriksa, tindakan ini meliputi:
- Memeriksa apakah keterangan sesuai dengan klasifikasi
dalam sistem tersebut, jika tidak dicatat dalam buku register.
c. Menentukan Kode; setiap arsip dipelajari isinya untuk
mengetahui lingkup dan kajian masalah yang tersirat didalam
dokumen.
d. Mengelompokkan arsip yang berdasarkan kesamaan dalam
suatu proses, kesamaan masalah, atau kesamaan jenis.
e. Menentukan title; arsip yang telah dihimpun ditentukan
titelnya yang berfungsi sebagai tanda pengenal berkas, dimana
title tersebut dicantumkan pada tab folder.
f. Penempatan arsip dalam folder; pada tab folder diberi kode
klasifikasi dan title yang telah ditentukan.
g. Penataan Sekat; penyusunanya dimulai dari sekat untuk pokok
urusan, kemudian disusul untuk sub urusan, penyusunannya
secara berdiri kebalakang atau berderet kesamping.
h. Penataan tanpa sekat; penataan berkas aktif dilakukan tanpa
menggunakan sekat.”5
Arsip dinamis inaktif yang tidak mempunyai ruangan dan tempat hanya
dimasukkan kedalam map-map diikat kemudian langsung ditumpuk dibawah meja
pegawai untuk menyimpan arsip, dan keterangan yang tidak jelas sehingga jika
arsip dibutuhkan akan sangat sulit untuk ditemukan. Daftar pertelaan arsip pun
belum dibuat.
Penataan arsip dinamis inaktif di PD BPR Bank Solo bagian administrasi
kredit belum sesuai dengan prosedur pengurusan arsip yang disusun dalam
5 PD BPR Bank Solo, Loc.cit, hal. 80.
“
“
85
pedoman bahan bimbingan teknis kearsipan. Penataan arsip inaktif yang sesuai
adalah:
a. Membersihkan arsip dari debu-debu dan kotoran dan
memusnahkan semua bakteri dan serangga.
b. Memisahkan arsip non arsip dan duplikasi arsip.
c. Mengelompokkan arsip menurut unit kerja/pengolah disusun
menurut kronologi.
d. Membungkus arsip setebal ± 4/5 cm dan member nomor
sementara.
e. Mencatat dalam kartu menurut unut kerja dan disusun
menurut kronologi, setelah disusun nomor tetap pada kartu.
f. Membuat daftar pretelan arsip.
g. Memasukan arsip yang telah dibungkus ke dalam boks,
sambil memberikan nomor definitive pada bendel arsip yang
telah dibungkus.
h. Memberikan kamper dalam boks arsip.” 6
4.2.4. Peralatan Penyimpanan Arsip
Peralatan yang digunakan dalam proses pengelolaan kearsipan sangat
mempengaruhi tujuan utama penyimpanan arsip yaitu mudah dan cepat
ditemukan. Peralatan yang memadahi ditunjang dengan penataan yang baik akan
mempermudah penemuan kembali arsip ketika dibutuhkan lagi.
Peralatan yang digunakan dalam penyelenggaraan kearsipan di PD BPR
Bank Solo bagian administrasi kredit kurang memadahi. Hanya filling cabinet dan
lemari besi, ini tidak dapat menampung seluruh arsip sehingga arsip hanya
diletakkan disisi bawah meja kerja dan didalam filling cabinet pun arsip sangat
sesak.
4.2.5. Ruang Penyimpanan Arsip
6 Ibid, hal. 81.
86
PD BPR Bank Solo Belum mempunyai ruangan khusus untuk
penyimpanan arsip inaktif. Filing cabinet untuk menyimpan arsip hanya untuk
penyimpanan arsip dinamis aktif. Arsip inaktif bersatu dengan ruang kerja
pegawai PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit sehingga tempat
penyimpanan arsip dengan ruang kerja menjadi sempit dan perawatan arsip tidak
bisa maksimal. Didalam ruang arsip juga ada makanan kecil dan minuman,
padahal minuman dan makanan dapat mengundang serangga yang dapat merusak
arsip. Ruang Penyimpanan arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit
kurang sempurna, tempat penyimpanan arsip yang baik dapat didefinisikan
sebagai “Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berfentilasi
dengan baik.”7
4.2.6. Perawatan Arsip
Perawatan arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit masih
sangat kurang. Syarat penyimpanan arsip dimana arsip tidak boleh terlipat tidak
terpenuhi karena arsip-arsip yang berukuran besar justru dilipat. Arsip hanya
diberi kapurbarus pada filling cabinet dan lemari besi. Peneliti hanya menemui
lima kapurbarus di semua almari besi dan filling cabinet.
Seharusnya pegawai kearsipan PD BPR Bank Solo lebih memperhatikan
perawatan arsip lagi. Arsip harus diberikan ruangan tersendiri dan tempat, serta
dibersihkan dari debu minimal satu minggu sekali. Pemberian kapurbarus juga
harus rutin, apabila kapurbarus sudah habis segera diberi lagi
7 Basir Bartos, Loc.cit, hal. 56.
87
4.2.7. Penemuan Kembali Arsip
Penemuan kembali fisik arsip sangat ditentukan oleh ketepatan sistem
penyimpanan arsip dan tempat yang memadahi untuk menyimpan arsip. Sistem
penyimpanan arsip yang baik adalah sistem penyimpanan arsip yang dapat
dimengerti oleh seluruh pegawai yang membutuhkan arsip tersebut. Hal ini untuk
kelancaran kerja pegawai lain membutuhkan arsip tersebut.
Ketepatan pemilihan sistem penyimpanan arsip yang baik dapat diuji
dengan menghitung prosentase kecermatan arsip atau jangka waktu penemuan
kembali arsip yang dibutuhkan. Penyelenggaraan sistem kearsipan yang baik
ditunjukan dengan angka kecermatan yang tidak lebih dari 3% “Sebagai patokan
angka kecermatan adalah 3%.” 8
Penemuan kembali arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit
sulit dan lama. Ketika diminta untuk mencari tiga buah arsip hanya satu arsip
yang ditemukan dan waktunya pun lebih dari 10 menit padahal. “jangka waktu
yang baik untuk menemukan kembali suatu arsip adalah tidak lebih dari 1
menit.”9 Jadi, penyelenggaraan sistem penyimpanan arsip di PD BPR Bank Solo
bagian administrasi kredit harus diadakan perbaikan.
Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik
oleh atasan sendiri, ataupun teman sejawat PD BPR Bank Solo. Jika arsip
dipinjam maka keluarnya arsip harus dicatat. Hal ini diperlukan agar sistem
pengawasan seluruh dokumen dapat diketahui apakah sedang berada dalam file
atau tidak.
8 Irra Chisyanti Dewi, Loc.cit, hal. 168.
9 Ibid, hal. 169.
88
4.2.8. Pemusnahan dan Penyerahan Arsip
Semakin banyak kegiatan suatu kantor, semakin cepat pula pertumbuhan
arsip dikantor tersebut. Langkah untuk mengantisipasi ledakan jumlah
pertumbuhan arsip yang begitu besar dapat dilakukan dengan mengadakan
penyusutan arsip dengan cara peninjauan kembali arsip aktif, arsip dinamis aktif
yang memiliki frekuensi penggunaan rendah maka harus di pindah ke golongan
arsip dinamis inaktif, tentunya bukan hanya berubah namanya, tetapi pengelolaan
dan perlakuannya pun harus sesuai dengan arsip inaktif. Setelah tahap ini selesai
arsip yang sudah tidak digunakan akan di pilih lagi, untuk kemudian dimusnahkan
atau disimpan secara permanen dalam bentuk arsip statis.
Penyusutan dan pemusnahan arsip telah ditentukan dalam jadwal retensi
arsip yaitu setiap sepuluh tahun sekali akan diadakan pemusnahan arsip. Menurut
pengakuan salah satu pegawai PD BPR Bank Solo sejak tahun 2000 beliau
bekerja di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit belum pernah ada
pemusnahan arsip inaktif dan beliau juga mengatakan kesulitan dalam proses
penyusutan arsip aktif ke inaktif “takut arsip yang sudah dibakar ternyata masih
diperlukan” ujar beliau. Sikap ragu-ragu ini menunjukan bahwa pengetahuan
tentang kearsipan masih kurang. Seorang arsiparis yang baik harus tau apakah
arsip masih diperlukan atau tidak, apakah harus dimusnahkan atau dijadikan arsip
statis.
Top Related