55
BAB 3
ANALISA DAN EVALUASI SISTEM YANG BERJALAN
Pada bab ini akan dibahas mengenai hal-hal yang mencakup profil perusahaan yang
menjadi objek penelitian dan proses bisnis yang terkait di dalamnya, serta current
condition (kondisi saat ini) yang berkaitan dengan pengimplementasian modul-modul
SAP R/3 4.7 pada perusahaan TRAC-ASTRA RENT A CAR. Selain itu, bab ini juga
akan memaparkan hasil penelitian terhadap pengukuran kinerja sistem SAP 4.7 yang
saat ini sudah dijalankan dalam membantu kegiatan operasional perusahaan.
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
TRAC – ASTRA RENT A CAR berada di bawah badan hukum PT
Serasi Autoraya (PT SERA) dengan No.SIUP: 02605/1.824.271, yang
didirikan di Jakarta pada tanggal 22 Maret 1990 dengan alamat di Jl. Mitra
Sunter Boulevard blok C2 No. 90 untuk menggantikan PT Sinar Inti Telaga
(SIT) yang didirikan pada tahun 1987. Sejak tahun 1993, PT SERA telah
sepenuhnya menjadi milik PT Astra International, Tbk.
TRAC - ASTRA RENT A CAR adalah identitas baru TOYOTA Rent a
Car yang telah berpengalaman selama 20 tahun lebih di bisnis sewa
kendaraan. Perubahan brand ini sebagai wujud semangat baru untuk menjadi
56
perusahaan berkelas dunia, yang mampu memberikan kepuasan tertinggi bagi
para pelanggan dan karyawan.
Perusahaan ini bermula dengan hanya 5 unit kendaraan, namun kini
memiliki lebih dari 12.000 kendaraan yang beroperasional di lebih dari 1.500
pelanggan segmen korporat. Sekarang ini TRAC memiliki 22 cabang dan 36
outlet yang tersebar diseluruh wilayah nusantara. Keberadaan layanan yang
tersebar akan mempermudah dan menjamin ketersediaan, serta jaringan
bengkel dan perawatan TRAC yang terus berkembang setiap tahunnya.
Sebagai perusahaan yang bergerak di bisnis sewa kendaraan jangka
pendek dan jangka panjang, TRAC berpengalaman menangani berbagai jenis
kendaraan, seperti sedan, minibus, pick up dan truk, dari berbagai merk antara
lain: Toyota, Isuzu, Daihatsu, BMW, Peugeot dan beragam jenis serta merk
kendaraan lainnya. Setiap kendaraan dihadirkan sesuai dengan kebutuhan
khusus pelanggan.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Dalam menjalankan bisnisnya TRAC memiliki Visi dan Misi
perusahaan, yakni:
Visi : “Memenuhi harapan anda dalam pengelolaan transportasi.”
Misi : "Menjadi rekanan utama yang terpadu dalam solusi transportasi”
57
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan
3.1.3.1 Struktur Pada Kantor Pusat
*Environment , Social Responsibility & Security
Gambar 3.1 Struktur Pada Kantor Pusat (tahun 2007)
58
3.1.3.2 Struktur Pada Kantor Cabang
Sales Supervisor
Marketing officer (MO)
Counter Sales Officer
Administration Head (ADH)
Administration Officer
Cashier
Collector
Customer CareSupervisor/Coordinator
Customer Care Officer
After Sales Supervisor Service Advisor
Pre Delivery Inspector
General PurchasingCoordinator
General PurchasingAdministrator
General Purchasing Officer
Marketing Analyst
BRANCHManager/Deputy/Representative
Gambar 3.2 Struktur Pada Kantor Cabang (tahun 2007)
59
3.1.3.3 Pembagian Tugas dan Wewenang :
Internal Audit & Risk Management
• Bertanggung jawab kepada direksi terhadap pelaksanaan audit
internal perusahaan guna menganalisa keakuratan dan
implementasi sistem prosedur yang berlaku.
• Memberikan rekomendasi untuk perbaikan serta mengantisipasi
resiko yang muncul pada saat ini dan masa datang.
Management & Business Development
• Bertanggung jawab kepada direksi atas pengembangan sistem
manajemen, pengembangan bisnis baru mulai dari perencanaan
sampai dengan implementasinya sesuai dengan strategi bisnis
perusahaan.
Corporate Human Resource
• Bertanggung jawab kepada direksi dalam hal pengelolaan dan
pengembangan sumber daya manusia yang berkualitas dan
kompeten.
• Melakukan pengelolaan kerumahtanggaan perusahaan secara
keseluruhan.
60
Corporate Quality Management, ESRS
• Bertanggung jawab kepada direksi sebagai wakil management
untuk memastikan implementasi standar sistem manajemen mutu,
standar environment health & safety dan sistem Social
Responbility serta Security System perusahaan diketahui dan
dilaksanakan oleh seluruh jajaran sesuai dengan kebijakan dan
standar yang ditetapkan perusahaan.
Corporate Asset Management
• Bertanggung jawab kepada direksi terhadap perencanaan,
pengadaan, pemeliharaan dan pengelolaan asset property
perusahaan serta mendukung operation dalam pengadaan unit
kendaraan baru dan penjualan unit kendaraan yang sudah tidak
layak sewa.
Corporate Information System & Technology
• Bertanggung jawab kepada direksi dalam pengembangan,
peningkatan, dan pemeliharaan sarana IT dalam perusahaan, baik
perangkat lunak maupun perangkat keras.
Corporate Finance & Accounting
• Bertanggung jawab kepada direksi dalam hal sistem pengelolaan
keuangan perusahaan (arus kas dan kecukupan dana).
61
• Perencanaan dan monitoring anggaran perusahaan.
• Memastikan seluruh proses dan sistem laporan keuangan berjalan
cepat dan akurat.
Corporate Fleet Management
• Bertanggung jawab kepada direksi terhadap pendistribusian,
pengelolaan dan perawatan kendaraan sewa, serta berfungsi
sebagai pembina after sales supervisor di cabang.
Operation 1 – TRAC
• General manager operation 1 bertanggung jawab kepada direksi
atas perencanaan pertumbuhan dan pencapaian kinerja penyewaan
unit mobil, baik sewa jangka panjang (leasing) dan sewa jangka
pendek (rental) diseluruh cabang TRAC – ASTRA RENT A
CAR.
Operation 2 – LOGISTIC
• General manager operation 2 bertanggung jawab kepada direksi
atas perencanaan pertumbuhan dan pencapaian kinerja penyewaan
unit motor dan truk, baik sewa jangka panjang (leasing) dan sewa
jangka pendek (rental).
62
Operation 3 – Mobil 88
• General manager operation 3 bertanggung jawab kepada direksi
atas perencanaan pertumbuhan dan pencapaian kinerja penjualan
mobil bekas.
Branch Manager/Deputy/Representative
• Bertanggung jawab kepada General Manager Operation untuk
seluruh kegiatan operasional di cabang.
Customer Care Supervisor/Coordinator
• Bertanggung jawab kepada Branch
Manager/Deputy/Representative dengan tugas pokok
mengkoordinir hal-hal yang berhubungan dengan pelayanan
kepada pelanggan
Sales Supervisor
• Bertanggung jawab kepada Branch
Manager/Deputy/Representative, bertugas dalam pelaksanaan
penjualan dan pelayanan kepada para pelanggan.
63
After Sales Supervisor
• Bertanggung jawab kepada Branch
Manager/Deputy/Representative dengan tugas pokok mengelola
dan memberikan pelayanan unit & driver kepada pelanggan.
Administrator Supervisor
• Bertanggung jawab kepada Branch
Manager/Deputy/Representative dengan tugas pokok mengelola
seluruh administrasi cabang.
General purchasing coordinator
• Bertanggung jawab kepada Branch
Manager/Deputy/Representative dengan tugas pokok melakukan
seleksi terhadap vendor jika diperlukan untuk melakukan tender
dan akan menilai kinerja vendor secara periodik.
Customer Care Officer
• Bertanggung jawab untuk menerima saran, kritik dan keluhan-
keluhan serta pendapat pelanggan agar perusahaan mengetahui
harapan pelanggan dan berusaha meningkatkan kepuasan
pelanggan serta untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
64
Marketing Analyst
• Bertangung jawab untuk mengumpulkan dan melakukan analisa
data marketing, menyusun brand policy sebagai upaya pencitraan
positif terhadap brand perusahaan, dan melakukan pemantauan
dan analisa mengenai harga produk yang kompetitif yang
digunakan dalam menentukan price list.
Marketing Officer
• Bertanggung jawab atas jalannya operasional pemasaran mulai
dari perencanaan dan pelaksanaan pemasaran, menerima
Purchase Order dari customer, membuat final Quotation dan
membuat kontrak dengan pelanggan baru.
Counter sales officer
• Bertanggung jawab untuk membuat dokumen penagihan dan
melakukan penagihan pada pelanggan serta membuat faktur
pajak.
Service Advisor
• Bertanggung jawab untuk memeriksa unit, detil accessories unit
dan driver yang akan dipakai dan telah dipakai pelanggan serta
akan dilaporkan setiap bulannya.
65
Pre Delivery Inspector
• Bertanggung jawab untuk melakukan inspeksi terhadap kesiapan
semua unit untuk memastikan bahwa hanya unit dalam kondisi
“Standard Kendaraan Handal” yang diperkenankan untuk
melayani pelanggan.
Administrator officer
• Bertanggung jawab atas catatan mengenai account receivable dan
account payable serta kelengkapan dokumennya.
Collector
• Bertanggung jawab untuk melakukan penagihan ke customer dan
menyetorkannya ke cashier.
Cashier
• Bertanggung jawab untuk mengelola dan membukukan anggaran
dana operasional dari kantor pusat untuk keperluan operasional
harian dan cabang.
General purchasing administrator
• Bertanggung jawab untuk membuat master data dari vendor yang
telah lolos seleksi, memastikan kebutuhan organisasi terpenuhi,
dan pengecekan atas barang serta dokumen pembelian.
66
General purchasing officer
• Bertanggung jawab untuk mencarikan vendor/outsource yang
nantinya akan diseleksi oleh General purchasing coordinator.
3.2 Proses Bisnis TRAC – ASTRA RENT A CAR
Gambar 3.3 Proses Bisnis di TRAC – ASTRA RENT A CAR
67
3.2.1 Customer Care
Untuk menjamin kualitas pelayanan sesuai dengan harapan dan
kebutuhan pelanggan, TRAC – ASTRA RENT A CAR melakukan identifikasi
kebutuhan dan melakukan analisa/pengukuran tingkat kepuasan pelanggan
secara berkala mulai dari membina hubungan kerja sama dengan pelanggan,
melakukan identifikasi, hingga menganalisa harapan pelanggan.
Untuk memastikan perusahaan dapat mencapai tujuan ini, proses-proses
berikut telah didokumentasikan dan dilakukan dengan kondisi terkendali :
a. Customer Service
Setiap Voice Of Customer (VOC) yang masuk akan dicatat dan
dianalisa untuk dilakukan tindak lanjut hingga harapan pelanggan
dapat dipenuhi. Secara berkala TRAC – ASTRA RENT A CAR akan
melakukan survey dan pemantauan terhadap kepuasan dan loyalitas
pelanggan. Hasil rangkuman baik umpan baik, keluhan maupun hasil
Customer Service Satisfaction Survey akan disiapkan sebagai data
masukkan dalam Management Review dan Strategic Plan tahunan.
b. Service Quality
Analisa Voice Of Customer dan hasil Marketing Resource akan
dijadikan dasar untuk membuat strategi dan program Service Quality.
Customer Care Analyst akan melakukan analisa hasil pelaksanaan
program Service Quality melalui Service Quality Performance
68
Measurement dan hasil pengukuran tersebut akan diberikan kepada
cabang yang bersangkutan serta manajemen.
c. Customer Relation
Program Customer Relation adalah hubungan kerja sama
perusahaan dengan pelanggan secara berkesinambungan melalui
berbagai media komunikasi. Disamping itu Customer Care Analyst
menyusun konsep program customer relation untuk secara berkala
akan diselenggarakan dicabang yaitu berupa customer gathering atau
customer visit. Hasil pelaksanaan program customer relation akan
dievaluasi dan dianalisa keefektifannya guna diperoleh strategi usaha
yang lebih efektif.
d. Service Culture
Melaksanakan kampanye service yang berkesinambungan dan
pelatihan-pelatihan standar pelayanan secara berkala dan bertahap
untuk memastikan semua personel memiliki karakter dan jiwa
melayani yang baik.
e. Customer Survey
Customer Care Analyst berkoordinasi dengan Marketing Analyst
untuk melakukan survey kepada pelanggan guna mengidentifikasi
kebutuhan dan keinginan pelanggan yang bertujuan meningkatkan
kepuasan dan loyalitas pelanggan. Customer Care Analyst akan
69
melakukan analisa hasil pelaksanaan customer survey dan hasil
survey tersebut akan diberikan kepada cabang yang bersangkutan
serta manajemen sebagai identifikasi kinerja cabang atau unit bisnis
untuk meningkatkan kualitas pelayanan.
3.2.2 Fleet Management Services
Dalam rangka penyediaan dan pelayanan unit kendaraan yang bermutu,
maka pengendalian Fleet Management dilakukan mulai dari Unit Distribution
and Administration, Unit Management, Unit Maintenance hingga Material
Scrap Handling atau Penanganan Limbah.
Untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mencapai tujuan ini, proses-
proses berikut didokumentasikan dan dilakukan dengan kondisi terkendali :
a. Unit Distribution and Administration
Setiap unit baru yang diterima dari pihak supplier akan diinspeksi
dengan menggunakan checklist standar TRAC – ASTRA RENT A
CAR. Setiap unit baru yang sudah memenuhi persyaratan akan
diidentifikasi guna kesesuaian dalam pemakaian dan akan dibuatkan
terlebih dahulu informasi dan spesifikasi unit secara detail ke dalam
sistem. After Sales Supervisor akan memastikan penyiapan unit sesuai
dengan kebutuhan pelanggan sebelum proses distribusi ke pelanggan
melalui cabang-cabang TRAC – ASTRA RENT A CAR. Unit yang
sudah tidak memenuhi standar kebutuhan pelanggan selanjutnya akan
70
diproses dispose dan dipersiapkan sesuai dengan standar disposal unit
sampai dengan unit siap dijual.
b. Unit Management
Bagian service di cabang menjamin tersedianya unit yang siap
diserah-terimakan kepada pelanggan yaitu setelah melalui Quality
Controller yang dikenal dengan PDI (Pre Delivery Inspection), yang
akan melakukan inspeksi terhadap kesiapan semua unit untuk
memastikan bahwa hanya unit dalam kondisi “Standard Kendaraan
Handal” yang diperkenankan untuk melayani pelanggan. Untuk
customer, After Sales Supervisor mengeluarkan tanda kelayakan
“Standard Kelayakan Handal” yang dikenal dengan istilah Kartu Ok
untuk setiap unit yang sudah memenuhi standard.
c. Unit Maintenance
TRAC – ASTRA RENT A CAR akan senantiasa menjaga kualitas
unit baik yang berada di pool maupun di pelanggan dengan
melakukan perawatan berkala sesuai dengan jadwal dan spesifikasi
yang ditentukan. Pekerjaan perawatan atau perbaikan unit yang tidak
dapat dilakukan langsung oleh TRAC – ASTRA RENT A CAR
diserahkan kepada pihak ketiga yang telah memenuhi standar kualitas
dan pelayanan TRAC – ASTRA RENT A CAR dimana hasil
pekerjaan tersebut dipantau dan dijamin kualitasnya oleh After Sales
Supervisor.
71
d. Material Scrap Handling
TRAC – ASTRA RENT A CAR juga akan menjaga lingkungan
dengan selalu memantau dan mengelola semua limbah yang
dihasilkan selama proses atau perawatan unit.
3.2.3 Marketing
Untuk mendukung kinerja operasional cabang dalam memberikan produk
dan layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan, TRAC – ASTRA RENT A
CAR mengendalikan proses pengelolaan kegiatan pemasaran (marketing)
mulai dari perencanaan, pengembangan program layanan dan promosi, serta
implementasinya. Untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mencapai
tujuan ini, proses-proses berikut didokumentasikan dan dilakukan dengan
kondisi terkendali:
a. Marketing Information System
Secara rutin Marketing Analyst mengumpulkan dan melakukan
analisa data marketing yang diperoleh baik dari eksternal maupun
internal perusahaan. Hasil analisa disajikan dalam Laporan Marketing
bulanan yang akan disampaikan kepada Manajemen untuk
menyimpulkan suara dan harapan pelanggan serta akan ditindak
lanjuti dalam proses Service Quality, Customer Relation, Service
Improvement, dan Brand Management.
72
b. Service Improvement
Manajemen perusahaan secara konsisten melakukan evaluasi
keefektifitasan layanan yang sudah dijalankan, sehubungan dengan
rencana perubahan-perubahan yang mempengaruhi sistem usaha dan
dipastikan akan dilakukan revisi perencanaan usaha dan rencana kerja
di fungsi-fungsi terkait.
c. Brand Management
Dalam upaya pencitraan positif terhadap brand perusahaan,
Marketing Analyst menyusun Brand Policy berdasarkan hasil survey
brand performance yang dihasilkan dari proses Marketing
Information System dan rencana bisnis perusahaan. Brand Policy ini
digunakan sebagai dasar rekomendasi program yang baik untuk
kegiatan promosi maupun public relation.
d. Marketing Communication
Dalam upaya menunjang pencitraan brand perusahaan di mata
pelanggan, Marketing Analyst mempelajari Brand Policy yang telah
disusun sesuai dengan rencana bisnis perusahaan berdasarkan pada
hasil riset pemasaran yang menjadi sumber data, untuk menetapkan
promo program ke stakeholder lewat kegiatan promosi, penyediaan
material promosi & public relation.
73
e. Pricing Management
Marketing Analyst secara berkala melakukan pemantauan dan
analisa persyaratan-persyaratan yang berhubungan dengan produk
khususnya mengenai harga produk yang kompetitif, dibandingkan
dengan harga yang ditawarkan oleh pesaing. Hasil analisa tersebut
digunakan dalam menentukan harga dan diimplementasikan atas
persetujuan manajemen pada price list baru.
3.2.4 Sales
Dalam rangka penyediaan jasa yang berkualitas kepada pelanggan,
identifikasi kebutuhan pelanggan secara lengkap, akurat dan benar sejak awal
adalah sangat penting demi kepuasan pelanggan. Untuk mengerjakan tahapan
Sales Management tersebut di atas pengendalian fungsi sales dilakukan mulai
dari identifikasi kebutuhan pelanggan, proses perencanaan dan persiapan
service delivery, proses retention, hingga berakhirnya kontrak.
Untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mencapai tujuan ini, proses-
proses berikut didokumentasikan dan dilakukan dengan kondisi terkendali:
a. Leasing & Rental Order
Marketing Officer/Counter Sales Officer akan
mengidentifikasikan dan memastikan setiap kebutuhan pelanggan
baik rental maupun leasing telah sesuai dengan karakteristik,
persyaratan produk, dan legal yang berlaku, untuk kemudian akan
74
dilakukan kesepakatan bersama dengan calon pelanggan. Persyaratan
dan kesepakatan yang sudah dilengkapi dan didiskusikan dengan
calon pelanggan kemudian diproses untuk pembuatan dokumen yang
terkait dengan kontrak. Setiap kontrak yang disepakati guna
terpantaunya kelancaran realisasi kontrak, sekaligus digunakan untuk
meningkatkan kemampuan organisasi dalam melusuri dan
menanggulangi atau mengantisipasi masalah secara tepat, cepat, dan
akurat.
b. Planning & Preparation
Branch Manager/Deputy/Representative bersama dengan para
Supervisor di cabangnya merencanakan dan mengendalikan
penyediaan produk layanan (unit dan driver) dalam memastikan
pemenuhan kebutuhan pelanggan akan unit dan driver.
c. Retention (and Addendum) Leasing & Rental
Apabila terjadi perpanjangan/perubahan kontrak, Marketing
Officer/Counter Sales Officer akan memastikan bahwa dokumen yang
relevan akan diubah/direvisi sesuai kesepakatan yang dicapai dan
akan diinformasikan ke seluruh pihak terkait termasuk pelanggan.
75
3.2.5 Administration
Pengendalian proses administrasi dilakukan mulai dari proses penyiapan
dokumen sewa, penagihan pembayaran, hingga ke pencatatan hasil tagihan
dan pengeluaran operasional cabang.
Proses - proses yang merupakan bagian dari administration:
a. Billing
Administration Officer akan menyiapkan dokumen dan data-data
penagihan secara lengkap, seperti kontrak, invoice, dan dokumen
unit/driver dengan persetujuan dari Branch
Manager/Deputy/Representative atau Administration Supervisor
b. A/R
Administration Officer memastikan dokumen penagihan yang
ditagihkan kepada pelanggan akurat dan lengkap. Hasil pembayaran
yang diterima dari pelanggan melalui transfer atau setoran ke
rekening yang tertera pada invoice akan dibuatkan bukti penerimaan
pembayaran secara akurat.
76
c. Cash Management
Penerimaan hasil pembayaran dari pelanggan disetorkan langsung
ke kantor pusat dan dibukukan secara akurat di bawah pemantauan
Administration Supervisor. Untuk keperluan operasional harian,
cabang akan menerima anggaran dana operasional dari kantor pusat
yang dikelola dan dibukukan oleh kasir. Penerimaan dana dan
pengeluaran dana untuk operasional di bawah pengawasan dan
pemantauan secara akurat oleh Administration Supervisor yang
memastikan kecukupan dana untuk kelancaran operasional.
3.2.6 Facility Maintenance
Dalam rangka memastikan bahwa fasilitas yang dimiliki mendukung
segala aktivitas kerja maupun operasional kantor senantiasa dalam keadaan
baik dan terawat, TRAC-ASTRA RENT A CAR akan mengendalikan proses
pemeliharaan fasilitas kerja dan fasilitas kantor mulai dari perencanaan,
perawatan, dan perbaikan serta tindakan disposisi terhadap asset non unit yang
sudah tidak layak digunakan lagi.
Untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mencapai tujuan ini, proses-
proses berikut didokumentasikan dan dilakukan dengan kondisi terkendali:
a. Facility Plan
Branch Manager / Deputy Reprsentative dan Corporate Division
Head memastikan kecukupan fasilitas kerja dan fasilitas kantor guna
77
mendukung pelayanan kepada pelanggan sekaligus menciptakan
lingkungan kerja yang sehat, aman, dan nyaman bagi karyawan
dengan cara mengidentifikasikan dan merencanakan pemenuhan
failitas bail dari segi kualitas maupun kuantitas melalui Facility Plan
dalam proses Strategic Plan.
b. Facility Maintenance
General Affair Officer/teknisi mempunyai waktu yang terjadwal
dalam melakukan perawatan fasilitas kerja dan fasilitas kantor yang
dimiliki perusahaan guna memastikan bahwa seluruh asset
perusahaan senantiasa dalam keadaan baik dan berfungsi
sebagaimana mestinya sesuai dengan standard yang berlaku.
c. Facility Repair
General Affair Officer/teknisi akan memastikan bahwa fasilitas
kerja atau fasilitas kantor yang bermasalah segera mungkin mendapat
penanganan yang sesuai, sampai dengan fasilitas kerja atau fasilitas
kantor tersebut dinyatakan dapat digunakan kembali. Selain hal
tersebut, bagian ini juga menangani bila menggunakan jasa pihak lain,
dimana vendor harus memiliki kompetensi yang sesuai dalam
memperbaiki fasilitas kerja atau fasilitas kantor tersebut.
78
d. Disposal Asset Non Unit
General Affair Officer/teknisi akan memastikan bahwa setiap
asset non unit yang dilaporkan oleh pengguna (user) untuk didispose,
diverifikasikan terlebih dahulu kelayakannya, untuk kemudian
didisposisikan dan diidentifikasikan guna menghindari pemakaian
yang tidak sesuai kualitas.
3.2.7 Procurement
Dalam rangka memastikan bahwa kebutuhan organisasi akan barang dan
jasa yang mempengaruhi kualitas produk/layanan terpenuhi secara akurat dan
tepat waktu, TRAC - ASTRA RENT A CAR mengendalikan proses
pengelolaan pengadaan barang dan jasa mulai dari penyeleksian dan penilaian
vendor/outsource, proses pembelian, penerimaan, dan distribusi,serta
penyimpanan barang dan outsourcing.
Untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mencapai tujuan ini, proses-
proses berikut didokumentasikan dan dilakukan dengan kondisi terkendali:
a. Seleksi dan Penilaian Vendor/Outsource
Administrasi pembelian GA Pusat memastikan tersedianya
vendor/outsource partner yang kompeten dengan melakukan
rujukan/rekanan ke pihak ketiga yang telah memenuhi persyaratan
dalam setiap pengadaan barang maupun jasa.
79
Untuk setiap rekanan yang telah memenuhi persyaratan tersebut,
kinerjanya akan dipantau secara berkesinambungan dalam menjamin
kualitas produk yang diberikan kepada pelanggan selalu dalam
keadaan baik.
b. Pembelian
Administrasi Pembelian terlebih dahulu akan mengidentifikasikan
secara akurat pengadan kebutuhan barang/jasa yang diminta oleh
pemohon (requester) untuk memastikan proses pengadaan dilakukan
dengan benar sejak awal. Dalam proses pembelian, permohonan yang
diajukan oleh pemohon harus mencantumkan spesifikasi barang/jasa
secara akurat dan telah mendapat persetujuan dari pejabat yang
berwenang. Transaksi pembelian akan dilakukan hanya terhadap
vendor yang telah memenuhi persyaratan dan terdaftar dalam
database vendor. Administrasi pembelian memastikan permohonan
pembelian barang/jasa yang diproses menjadi purchase order telah
melalui persetujuan dari departemen/bagian yang berwenang.
c. Penerimaan dan Distribusi
Administrasi Penerimaan akan memastikan bahwa setiap barang
yang diterima dari vendor dalam kondisi yang memenuhi standard
kualitas dan kuantitas yang dipesan.Apabila brang tersebut tidak
sesuai kualitasnya, maka akan diidentifikasikan dan didisposisikan,
untuk menghindari pemakaian yang tidak sesuai dengan perjanjian.
80
Administrasi Penerimaan akan menyusun laporan kinerja vendor yang
akan digunakan sebagai dasar untuk melakukan evaluasi vendor
secara periodik. Kinerja vendor dalam bentuk jasa langsung dipantau
oleh pemohon (requester) yang bersangkutan. Administrasi
Penerimaan akan memantau proses pembayaran yang dilaksanakan
Finance.
d. Penyimpanan
Admin Gudang/Penyimpanan akan memastikan bahwa barang
yang diterima dari bagian penerimaan akan disimpan di gudang yang
sesuai dengan standard perlakuan terhadap barang secara berkala stok
akan dipantau kondisinya sehingga terjaga kualitas dan kuantitasnya.
Apabila terdapat barang yang tidak sesuai kualitasnya, maka akan
didisposisikan dan diidentifikasikan, guna menghindari pemakaian
yang tidak sesuai.
3.2.8 Human Resource and Development
Pengendalian Sumber Daya Manusia dilakukan mulai dari proses
recruitment and placement, job Analysis dan development.
Tanggung jawab dari Corporate Human Resource Division Head dalam
mengendalikan semua proses-proses yang ada di fungsi HRD antara lain:
81
a. Recruitment & Placement
Corporate Human Resource Divison Head bertanggung jawab
dalam keseluruhan proses Recruitment & Placement yang akan
memastikan kecukupan dan ketepatan penempatan sumber daya
manusia sesuai kebutuhan yang diajukan/disyaratkan.
Organisasi TRAC-ASTRA RENT A CAR akan melakukan
penilaian kinerja setiap karyawan baru, mengidentifikasikan dan
menganalisa keakuratan komposisi, serta melakukan pengangkatan
karyawan sesuai dengan tingkat kompetensi karyawan, untuk
kemudian ditindaklanjuti pengembangannya.
b. Job Analysis
Proses Job Analysis adalah untuk memastikan struktur organisasi,
position description, dan job value selalu dalam kondisi terkini sesuai
dengan standar pelayanan dan prosedur yang berlaku sehingga
karyawan dapat diarahkan melalui pelatihan dan pengembangan
keterampilan yang tepat.
c. Development
TRAC-ASTRA RENT A CAR secara konsisten akan
mengembangkan dan meningkatkan kompetensi karyawan, dengan
cara merencanakan dan melaksanakan pelatihan-pelatihan yang sesuai
dengan kebutuhan organisasi dalam meningkatkan produktifitas kerja
82
dan pelayanan yang memuaskan. Setiap pelatihan yang diberikan
akan dievaluasi efektivitasnya guna merencanakan pelatihan yang
lebih efektif bagi perusahaan di masa yang akan datang.
TRAC-ASTRA RENT A CAR juga menerapkan pengembangan
kompetensi melalui perencanaan rotasi, mutasi, dan promosi yang
tepat, guna menambah wawasan yang semakin luas dan pengalaman
yang akan sangat bermanfaat dalam menunjang pengembangan diri
setiap karyawan dan juga akan memberikan kinerja terbaik. Penilaian
kinerja terhadap semua karyawan dilakukan sesuai dengan
persyaratan perusahaan dan digunakan sebagai dasar pengembangan
kompetensi karyawan.
3.2.9 Finance
Dalam rangka memastikan pemasukan dana dari cabang atau pihak
terkait, serta kecukupan dana untuk operasional kantor cabang dan kantor
pusat TRAC – ASTRA RENT A CAR secara terkendali maka Finance
Management akan mengendalikan proses penerimaan, pengeluaran hingga
pelaporannya. Untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mencapai tujuan
ini, proses-proses berikut didokumentasikan dan dilakukan dengan kondisi
terkendali:
83
Finance Management
Untuk setiap penerimaan dan pengeluaran selalu diverifikasi kesesuaian
dengan bukti-bukti pendukungnya dan dikonformasi ulang sehingga data
penerimaan dan pengeluaran tersebut benar-benar akurat, setelah itu akan
dimintakan persetujuan dari pejabat yang berwenang. Pihak TRAC – ASTRA
RENT A CAR akan memantau setiap saat secara terus menerus tingkat
penerimaan dan pengeluaran arus kas untuk memastikan kebutuhan dana
mencukupi seluruh kegiatan bisnis agar dapat berjalan dengan lancar
3.2.10 Asset Disposal Unit
Dalam rangka memastikan pelaksanaan penjualan asset berupa unit
kendaraan yang sudah waktunya di-disposal, TRAC – ASTRA RENT A
CAR akan mengendalikan proses asset disposal unit kendaraan mulai dari
penyiapan kelengkapan administrasi yang baik dan rapi sampai dengan
proses serah terima dokumen asset unit di-disposal tersebut. Untuk
memastikan bahwa perusahaan dapat mencapai tujuan ini, proses-proses
berikut didokumentasikan dan dilakukan dengan kondisi terkendali:
Proses Disposal Unit Administrator
Berdasarkan konfirmasi dari Fleet Management Pool Pusat, bagian
Admin Unit Disposal akan memastikan kelengkapan dan keakuratan
dokumen penjualan unit serta mengendalikan transaksi penjualan unit
disposal sampai dengan pembayarannya, termasuk kelengkapan bukti
84
pembayaran pajak penjualan. Setiap unit yang akan dijual akan
didisposisikan terlebih dahulu kesesuaiannya terhadap standard persyaratan
unit disposal. Untuk unit yang layak dispose akan diidentifikasi untuk
kemudian dilakukan penjualan ke supplier yang ditunjuk.
3.2.11 Information Technology
Dalam rangka menunjang kelancaran operasional TRAC – ASTRA
RENT A CAR, maka pengendalian Sistem Informasi Teknologi secara benar
sejak awal merupakan hal yang sangat penting. Pengendalian Sistem
Informasi Teknologi dimulai dari pengidentifikasian kebutuhan bila terjadi
masalah pada IT System, perawatan perangkat keras maupun perangkat
lunak, dan pengembangannya sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan
pelanggan. Untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mencapai kondisi
tersebut, maka proses-proses berikut telah didokumentasikan dan dilakukan
dalam kondisi terkendali:
a. Help Desk
Dalam rangka menangani gangguan (Disaster) yang
teridentifikasi oleh IT staf maupun pengguna (user), Tim Help Desk
akan memastikan ditanggulanginya gangguan tersebut secara cepat,
tepat dan efektif, sehingga sistem dapat sesegera mungkin beroperasi
kembali dengan baik.
85
b. Hardware/Software Maintenance & Development
IT Development akan memastikan kecukupan sumber daya
infrastruktur TRAC – ASTRA RENT A CAR dari sisi
Hardware/Software, mulai dari mengidentifikasikan kebutuhan,
menyediakan, memelihara, dan mengembangkan infrastruktur
tersebut. ITD juga akan memastikan dilakukannya perbaikan
infrastruktur khususnya Hardware/Software secara seksama dan
akurat, hingga operasi TRAC – ASTRA RENT A CAR tidak
mengalami gangguan. Guna mengantisipasi terjadinya gangguan data
yang diakibatkan masalah pada Hardware/ Software, maka ITD akan
memastikan dilakukannya standar perawatan dan sistem back-up data
yang baik.
3.2.12 Corporate Planning
TRAC – ASTRA RENT A CAR mempunyai sistem manajemen yang
dikenal sebagai Serasi Management System, yaitu sistem manajemen yang
mengikut sertakan seluruh karyawan dari semua tingkatan dalam organisasi,
baik secara vertikal maupun horizontal dengan menerapkan metode-metode
Manajemen/Statistik untuk mengelola dan meningkatkan kualitas proses
bisnis demi tercapainya kepuasan pelanggan dan daya saing.
Implementasi dari sistem manajemen tersebut dituangkan dalam fungsi
Corporate Planning, untuk memastikan bahwa TRAC – ASTRA RENT A
CAR menjalankan Sistem Manajemen Mutu yang efektif dan efisien sesuai
86
dengan kebijakan dan sasaran mutu organisasi. Untuk memastikan bahwa
Corporate Planning dapat berjalan dengan benar serta mencapai tujuan
sesuai visi, misi dan objektif perusahaan, maka proses-proses berikut
didokumentasikan dan dilakukan dalam kondisi terkendali:
a. Strategic Plan
Secara periodik Manajemen puncak beserta jajarannya akan
merencanakan strategi usaha, rencana usaha serta menetapkan
kebijakan mutu dan sasaran mutu yang sesuai dengan persyaratan dan
harapan pelanggan. Manajemen Puncak bersama jajarannya
memastikan kecukupan sumber daya sehubungan dengan rencana
usaha yang akan direalisasikan termasuk kecukupan dan
keefektifitasan sistem komunikasi internal yang ada, sehingga
rencana usaha dapat tersosialisasikan keseluruh organisasi secara
efektif.
b. Management Review
Organisasi akan melakukan pemantauan dan pendataan dari
kegiatan operasional untuk digunakan sebagai dasar dalam melakukan
analisa kinerja. Secara berkesinambungan data tersebut akan dianalisa
oleh masing-masing Corporate Division Head atau Branch
Manager/Deputy/Representative dan dirangkum menjadi laporan
hasil analisa kerja departemen atau cabangnya.
87
Hasil analisa tersebut akan disiapkan secara berkala sebagai bahan
untuk melaksanakan tinjauan manajemen yang dilaksanakan sesuai
dengan jadwal yang disusun dalam calendar of event tahunan.
c. Internal Audit
Manajemen akan memastikan pelaksanaan Audit Internal
dilaksanakan secara terencana dan konsisten minimal setahun sekali.
Audit Internal bertujuan untuk memastikan pelaksanaan operasional
organisasi sesuai dengan Sistem Manajemen Mutu yang telah
ditetapkan, sesuai dengan Standar ISO 9001 : 2000 dan juga
memastikan keefektifitasan kinerja organisasi. Manajemen
memastikan setiap ketidaksesuaian yang terjadi akan segera diambil
tindakan perbaikan dan penyempurnaan.
d. PA/CA
Corporate Division Head atau Branch
Manager/Deputy/Representative bertanggung jawab dalam
melakukan penyempurnaan dan tindakan perbaikan atau pencegahan
sehingga setiap ketidaksesuaian yang ada akan selalu diidentifikasi
dan ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan atau pencegahan
sehingga Sistem Manajemen Mutu akan lebih efektif dan efisien.
Tindakan perbaikan dan pencegahan dapat diajukan untuk dibakukan
dalam Sistem Manajemen Mutu dalam rangka pencegahan
pengulangan kejadian ketidaksesuaian.
88
e. Document Control dan Record Control
Wakil Manajemen bersama Document Controller akan
memastikan setiap dokumen dalam Sistem Manajemen Mutu selalu
dalam kondisi terkendali, baik dalam persetujuan, status revisi,
pendistribusian hingga ke penanganan terhadap dokumen yang sudah
tidak berlaku.
Pengendalian Catatan Mutu (Record Control) ditetapkan dalam
kebijakan organisasi yang melikupi identifikasi, penyimpanan,
perlindungan, pengambilan, waktu simpan dan pemusnahan catatan
guna memudahkan organisasi dalam melakukan kemampu-telusuran
catatan, agar baik problem maupun proses Sistem Manajemen Mutu
dapat dilakukan secara cepat, akurat dan efektif.
89
3.3 Struktur Organisasi di SAP 4.7
Berikut adalah system wide concept yang digunakan oleh TRAC-ASTRA RENT
A CAR di SAP 4.7 :
Astra International
TRAC 0001
DAMIRA 0008
ORENZSTN UAS2510 2520
IBID 0007
TFSI 0003
CC
FLM
MAR
SLS
ADM
FCM
PROC
HRD
IT
CPL
SAR D001 2510 2520
003 1117
Client
Company Code
Organizational Unit
Purchasing Organization
Plant
Gambar 3.4 Struktur Organisasi di SAP 4.7 (tahun 2008)
Keterangan :
0001 PT.Serasi Auto Raya
0008 PT. Daya Mitra Serasi
0003 PT. Toyofuji Serasi Indonesia
0007 PT. Balai Lelang Serasi
90
2510 PT. Serasi Tran Nusantara
2520 PT. United Automobil 90
CC Customer Care
FLM Fleet Management
MAR Marketing
SLS Sales
ADM Administration
FCM Facility Maintenance
PROC Procurement
HRD Human Resources and Development
FIN Finance
ADH Asset Disposal Unit
IT Information and Technology
CPL Corporate Planning
91
3.4 Pemetaan Antara Proses Bisnis dengan Modul-Modul di SAP 4.7
Modul-modul di SAP 4.7 yang digunakan di TRAC-ASTRA RENT A CAR antara lain: Modul Sales and
Ditribution, Material Management, Human Capital Management, Financial/Controlling, dan Plant Maintenance.
Berdasarkan proses bisnis yang ada di TRAC-ASTRA RENT A CAR dan modul-modul yang digunakan maka dapat
dibuat suatu hubungan yang dijelaskan pada tabel di bawah ini:
Proses
Modul
CC FLM MAR SLS ADM FCM PROC HRD FIN ADH IT CPL
SD V V v v v v
MM V v v v v v v
HCM v v v
FI/CO v v v v
PM V v
Tabel 3.1 Pemetaan Antara Proses Bisnis dengan Modul-Modul di SAP 4.7
92
Keterangan:
Modul Proses
SD = Sales and Distribution CC = Customer Care PROC = Procurement
MM = Material Management FLM = Fleet Management HRD = Human resources and
HCM = Human Capital Management MAR = Marketing Development
FI/ CO = Financial / Controlling SLS = Sales FIN = Finance
PM = Plant Maintenance ADM = Administration ADH = Asset Disposal Unit
FCM = Facility Maintenance IT = Information and
Technology
CPL = Corporate Planning
93
3.4.3 Sales and Distribution
Proses utama yang berkaitan dengan modul Sales and Distribution adalah
proses sales karena fungsi-fungsi utama yang ada di modul ini akan
digunakan dalam penyediaan jasa yang berkualitas kepada pelanggan.
Adapun proses-proses yang juga ikut menggunakan bagian dari modul ini
adalah antara lain:
• Customer care yang menggunakan modul ini untuk memudahkan
pelayanan terhadap customer.
• Marketing yang menggunakan modul ini untuk proses promosi dan
pembuatan kontrak.
• Administration yang menggunakan modul ini untuk memantau
mengenai kontrak dan pembayaran yang seharusnya diterima
perusahaan.
• Corporate planning menggunakan modul ini untuk melakukan
perencanaan terhadap komposisi stok dan driver setiap bulannya.
94
Gambar 3.5 TRAC-ASTRA RENT A CAR
Sales and Distribution Cycle
Adapun rincian proses dalam Sales and Distribution Cycle di TRAC-
ASTRA RENT A CAR, adalah:
1. Marketing Officer akan menerima Purchase Order dari customer.
Jika customer merupakan customer baru Sales Supervisor akan
mengecek data dan hasil survey. Jika data lengkap maka akan
dilakukan approval dan membuat CMD (Customer Master Data).
2. Marketing Officer kemudian akan membuat Final Quotation melalui
SAP.
95
3. Jika unit dan driver tersedia maka akan dilakukan booking unit dan
driver dan membuat kontrak atas persetujuan Sales Supervisor.
4. Setelah unit di-booking akan dibuat Rental Order.
5. Counter Sales Officer akan membuat ROI (Rental Order and
Invoice). Jika pelanggan merupakan corporate maka akan dilakukan
pencetakan Faktur Pajak dan proses penagihan ke customer, jika
bukan maka akan dilakukan otorisasi kartu kredit ke bank.
6. Jika pembayaran telah diterima dari customer maka Administration
Officer akan meng-update A/R (Account Receivable).
3.4.4 Material Management
Proses utama yang berkaitan dengan modul Material Management adalah
proses Procurement karena proses ini mengendalikan proses pengelolaan
pengadaan barang dan jasa untuk memastikan bahwa kebutuhan organisasi
akan barang dan jasa terpenuhi secara akurat dan tepat waktu. Adapun
proses-proses lain yang juga ikut menggunakan bagian dari modul ini antara
lain:
• Fleet Management Service karena setiap unit baru yang diterima dari
pihak supplier akan diinspeksi dengan menggunakan checklist
standard TRAC – ASTRA RENT A CAR. Setiap unit baru yang
sudah memenuhi persyaratan akan diidentifikasi guna kesesuaian
dalam pemakaian dan akan dibuatkan terlebih dahulu informasi dan
spesifikasi unit secara detail ke dalam sistem.
96
• Administration karena untuk keperluan operasional harian termasuk
pembelian barang dan jasa, cabang akan menerima anggaran dana
operasional dari kantor pusat yang berada di bawah pengawasan dan
pemantauan secara akurat dari proses Cash Management.
• Facility Maintenance karena bagian ini yang akan mengendalikan
proses pemeliharaan fasilitas kerja dan fasilitas kantor mulai dari
perencanaan, perawatan, dan perbaikan serta tindakan disposisi
terhadap asset non unit yang sudah tidak layak digunakan lagi.
• HRD karena jika dalam training ternyata dibutuhkan material tertentu
maka bagian HRD akan membuat Purchase Requsition atau
melakukan material reservations.
• Information Technology karena saat proses IT mengidentifikasikan
kebutuhan terhadap pembelian hardware, software, atau infrastruktur
baru akan dilakukan Purchase Requisition ke proses Procurement.
• Corporate Planning karena bagian ini akan melakukan pemantauan
dan pendataan dari kegiatan operasional untuk digunakan sebagai
dasar dalam melakukan analisa kinerja.
97
Gambar 3.6 TRAC-ASTRA RENT A CAR
Procurement Cycle
Adapun rincian proses dalam Procurement Cycle TRAC-ASTRA RENT
A CAR adalah:
1. Requester (peminta barang dan jasa) akan mengidentifikasi
permintaan pengadaan barang dan jasa. Apabila barang yang akan
dibeli bukan merupakan barang consumer goods atau habis pakai
maka requester akan membuat Purchase Requisition.
2. Kemudian akan dilakukan pengecekan apakah sudah ada kandidat
vendor untuk barang yang diminta. Jika ada maka kandidat vendor
akan diminta untuk melengkapi informasi sesuai dengan spesifikasi
98
produk. Jika belum ada kandidat maka General Purchasing Officer
akan mencarikan vendor/outsource yang sesuai (minimal 3 alternatif).
3. Jika perlu dilakukan tender maka General Purchasing Coordinator
akan mengundang anggota Vendor/Tender Committee. Seleksi
kandidat tahap pertama dilakukan berdasarkan data yang dikirimkan
vendor dan apabila diperlukan vendor akan diminta melakukan
presentasi (seleksi tahap kedua).
4. Jika vendor lolos seleksi maka General Purchasing Administrator
akan membuat VMD (Vendor Master Data) di SAP.
5. Setelah Purchase Requisition disetujui maka akan dilakukan
Purchase Order processing.
6. Setelah proses pemesanan tetap dilakukan monitoring atau follow up
terhadap order untuk memastikan bahwa kebutuhan organisasi akan
barang dan jasa terpenuhi secara akurat dan tepat waktu.
7. Saat menerima kedatangan barang atau jasa, General Purchasing
Administrator akan melakukan pengecekan barang dengan dokumen
pembelian. Jika tidak ada masalah maka akan dilakukan Good
Receipt di SAP. Jika terdapat masalah, General Purchasing
Administration akan membuat laporan kinerja vendor bermasalah dan
melakukan konfirmasi ke requester dan vendor mengenai
ketidaksesuaian pesanan.
8. Setelah menerima barang maka General Purchasing Administrator
akan mengajukan permohonan pembayaran beserta invoice dari
99
vendor ke Admin A/P (Account Payable) dan akan dilakukan
pengecekan kelengkapan dokumen.
9. Jika permohonan pembayaran diterima maka akan diverifikasi
permohonan pengeluaran dana dan akan disiapkan dokumen
pembayaran dan dilakukan proses pembayaran ke pemohon.
10. Setiap satu tahun sekali akan dilakukan penilaian kinerja vendor
berdasarkan laporan kinerja vendor dari user. Apabila vendor
dianggap kompeten maka akan ditetapkan vendor tetap aktif, jika
tidak, vendor akan ditetapkan menjadi non aktif dan General
Purchasing Administrator akan memberikan remark dalam VMD
agar tidak digunakan lagi.
3.4.5 Human Capital Management
Proses utama yang berkaitan dengan modul Human Capital Management
adalah proses human resource management karena fungsi-fungsi utama yang
ada di modul ini akan digunakan mulai dari perekrutan sampai dengan
karyawan tidak bekerja lagi di perusahaan.
Adapun proses-proses yang juga ikut menggunakan bagian dari modul ini
antara lain:
• Administration yang menggunakan modul ini dalam payroll.
100
• Corporate planning yang menggunakan modul ini untuk
merencanakan kebutuhan karyawan (Man Power Planning), training
bagi para karyawan dan memantau perkembangan karyawan.
Gambar 3.7 TRAC-ASTRA RENT A CAR
Human Capital Management Cycle
Adapun rincian proses dalam Human Capital Management Cycle, adalah:
1. Bagian HR Recruitment akan menerima Man Power Plan (MPP) dari
Bagian Corporate Planning dan melakukan konfirmasi kebutuhan
man power dan merekap MPP. Berdasarkan MPP tersebut akan
disusun Recruitment Activity Plan. Untuk mencari karyawan akan
dilihat terlebih dahulu apakah ada karyawan internal. Jika tidak ada
101
akan dicari karyawan outsource dengan berkoordinasi dengan
lembaga outsourcing atau mengecek file dan database pelamar. Jika
tidak tersedia kandidat yang diinginkan maka akan dilakukan proses
outsourcing atau mencari kandidat yang dapat dilakukan dengan
beberapa cara antara lain job fair atau pemasangan iklan. Selanjutnya
akan dilakukan test terhadap calon karyawan. Jika calon karyawan
diterima selanjutnya akan dilakukan tanda tangan perjanjian kerja dan
pengangkatan karyawan. Kemudian data karyawan akan di-input ke
dalam SAP.
2. Director/Division Head/GM Operation akan melakukan review
terhadap struktur organisasi dan position description di department
masing-masing. Jika perubahan disetujui akan dilakukan update
struktur organisasi di SAP dan akan dilakukan perubahan position
description dan job value agar selalu dalam kondisi terkini sesuai
dengan standard pelayanan dan prosedur yang berlaku sehingga
karyawan dapat diarahkan melalui pelatihan dan pengembangan
ketrampilan yang tepat.
3. Untuk mengembangkan dan meningkatkan kompetensi karyawan
learning center akan membuat schedule training berdasarkan training
plan yang dibuat untuk setiap departemen. TRAC-ASTRA RENT A
CAR juga menerapkan pengembangan kompetensi melalui
perencanaan rotasi, mutasi, dan promosi yang tepat, guna menambah
wawasan yang semakin luas dan pengalaman yang akan sangat
102
bermanfaat dalam menunjang pengembangan diri setiap karyawan
dan juga akan memberikan kinerja terbaik.
4. Apabila ada kebutuhan penyelenggaraan training yang belum ter-
schedule dalam schedule training dapat diajukan melalui Form
Penyelenggaraan Training. Karyawan dapat mengisi Form
Permohonan Training dan setelah disetujui oleh Director / Division
Head / GM Operation maka data peserta akan dimasukkan ke dalam
data peserta training di SAP. Setelah training selesai akan dilakukan
evaluasi terhadap efektivitas training.
5. Setiap satu tahun sekali akan dilakukan penilaian terhadap karyawan
sesuai dengan persyaratan perusahaan dan hasilnya akan di-input dan
didokumentasikan untuk pengembangan kompetensi karyawan.
6. Setiap bulannya akan dilakukan penggajian karyawan yang akan
berhubungan ke Modul Financial.
3.4.6 Financial / Controlling
Proses utama yang berkaitan dengan modul Financial / Controlling
adalah proses Finance karena fungsi utama proses ini adalah menjamin
kecukupan dana yang ada serta memantau pengendalian atas penerimaan dan
pengeluaran keuangan dan juga pelaporannya.
Adapun proses-proses yang juga ikut menggunakan bagian dari modul ini
antara lain:
103
• Administration yang terkait dengan modul ini karena mengurus proses
administrasi keuangan dan juga dokumen-dokumen yang diperlukan
sehingga proses penagihan dan pembayaran oleh customer dapat berjalan
dengan lancar.
• Asset Disposal Unit karena assets yang sudah tidak mempunyai nilai
ekonomis bagi perusahaan akan didisposisi dari assets (scrapping).
• Corporate planning yang menggunakan modul ini untuk memantau serta
mengendalikan keuangan perusahaan serta memperoleh rekapitulasi
laporan keuangan untuk kemudian digunakan sebagai input dalam
penetapan rencana strategis manajemen perusahaan.
Gambar 3.8 TRAC – ASTRA RENT A CAR Financial Accounting System
1. FI-A/R: Administration Officer akan memantau dan melakukan
analisa terhadap A/R (Account Receivable) di SAP, bila waktunya
bayar Administration Officer akan mengirimkan collector untuk
104
melakukan penagihan ke customer. Setelah menerima dan
menverifikasi hasil tagihan dari customer, Administration Officer
akan membuat Bon merah dan menyetor hasil tagihan dan melakukan
update A/R di SAP.
2. FI-A/P: Admin A/P akan mengecek kelengkapan dokumen
permohonan pembayaran dan invoice dan akan mencetak permohonan
pembayaran. Bagian ADH & BM akan melakukan posting tagihan.
Setelah dilakukan proses pembayaran ke pemohon akan dilakukan
pembukuan pada A/P oleh Admin A/P.
3. FI-G/L: Posting di General Ledger merupakan hasil dari :
• Transaksi Operasional
• Posting transaksi di subsidiary ledger
• Transaksi yang pada dasarnya di-assign ke General Ledger.
4. FI-AA: digunakan untuk mengelolah seluruh aktiva tetap yang
dimiliki oleh perusahaan. SAP memungkinkan untuk
mengkategorikan setiap aktiva tetap yang dimiliki dan melakukan
setting nilai depresiasi masing-masing asset yang memiliki
karakteristik sama dalam asset class.
5. FI-BL: digunakan untuk mengelolah transaksi-transaksi yang
berkaitan dengan bank di dalam sistem termasuk manajemen kas.
105
3.4.7 Plant Maintenance
Modul SAP Plant Maintencance terdiri dari beberapa aktivitas seperti
inspeksi untuk mengukur dan memastikan kondisi sebenarnya dari equipment
system, preventive maintenance untuk mengukur dan mengelola kondisi ideal
dari equipment, memperbaiki dan mengembalikan equipment seperti kondisi
yang ideal, dan pengukuran lain yang digunakan untuk maintenance.
Proses utama yang berkaitan dengan modul Material Management adalah
proses Fleet Management karena proses ini yang melakukan maintenance
terhadap unit kendaraan yang ada di TRAC-ASTRA RENT A CAR.
Kegiatan utama di dalam modul Plant Maintenance:
1. Work orders
Setelah melakukan goods receipt unit baru, Service Advisor akan
membuat equipment master dan maintenance plan dan memverifikasi
dan mengidentifikasi kebutuhan optional. Apabila perlu akan
dilakukan proses pembelian part dan accessories melalui
procurement. Selain itu unit juga akan didaftarkan ke asuransi
berdasarkan equipment master.
2. Preventive maintenance (PM)
TRAC – ASTRA RENT A CAR akan senantiasa menjaga kualitas
unit baik yang berada di pool maupun di pelanggan dengan
106
melakukan perawatan berkala sesuai dengan jadwal dan spesifikasi
yang ditentukan. Pekerjaan perawatan atau perbaikan unit yang tidak
dapat dilakukan langsung oleh TRAC – ASTRA RENT A CAR
diserahkan kepada pihak ketiga yang telah memenuhi standard
kualitas dan pelayanan TRAC – ASTRA RENT A CAR dimana hasil
pekerjaan tersebut dipantau dan dijamin kualitasnya oleh After Sales
Supervisor.
3. Asset management
Mencatat data tentang equipment dan property termasuk
spesifikasi, informasi mengenai garansi, service contracts,spare
parts, tanggal pembelian, lifetime yang diharapkan, dan hak-hal lain
yang dapat membantu manajemen dalam melakukan maintenance.
4. Inventory control
Manajemen dari spare parts, tools, dan material lain termasuk
pemesanan material, mencatat dimana material disimpan,
menentukan kapan material harus dibeli lagi termasuk menyiapkan
dokumen pendukung pengeluaran unit, dan update laporan stock
harian.
107
5. Safety
TRAC – ASTRA RENT A CAR juga akan menjaga lingkungan
dengan selalu memantau dan mengelola semua limbah yang
dihasilkan selama proses atau perawatan unit.
3.5 Pengukuran Kinerja SAP 4.7 Berdasarkan Perspektif IT Balanced Scorecard
Pengukuran kinerja sistem adalah hal yang penting bagi manajemen dalam
melakukan evaluasi performa dan perencanaan terutama sebelum perusahaan akan
melakukan pengembangan terhadap sistem informasi yang ada saat ini.
Untuk mengukur kinerja SAP 4.7 yang ada di TRAC-ASTRA RENT A CAR
maka akan digunakan pendekatan perspektif-perspektif yang ada di metode IT
BalancedScorecard yaitu perpektif kontribusi perusahaan, perspektif orientasi
pengguna, perspektif penyempurnaan operasional, dan perspektif orientasi masa
depan. Hal ini bertujuan untuk mengetahui apakah sistem SAP 4.7 yang digunakan
saat ini di TRAC ASTRA RENT A CAR sudah mendukung visi, misi, dan tujuan
strategis perusahaan.
3.5.3 Menentukan Tujuan Strategis IT
Sebelum melakukan pengukuran kinerja sistem SAP saat ini, maka
terlebih dahulu harus dirumuskan visi dan misi Divisi IT perusahaan yang
nantinya akan diturunkan menjadi strategi dan tujuan strategis. Hal ini
dikarenakan kinerja, maintenance, dan pengembangan sistem SAP
sepenuhnya berada di bawah tanggung jawab Divisi IT.
108
3.5.3.1 Visi, Misi dan Strategi IT
Visi:
“Menjadi pengembang sistem informasi dan pusat layanan informasi
yang cepat, tepat, dan akurat guna mendukung aktivitas bisnis
perusahaan dan membantu perusahaan dalam menghadapi persaingan
global.”
Misi:
“Mengembangkan sistem informasi secara inovatif dengan mengikuti
perkembangan TI dan membangun pusat layanan informasi serta
menyediakan hardware dan software yang mendukung aktivitas bisnis
perusahaan.”
Strategi:
• Menggunakan software berlisensi.
• Memastikan kecukupan sumber daya infrastruktur TRAC –
ASTRA RENT A CAR.
• Memastikan ditanggulanginya gangguan terhadap sistem secara
cepat, tepat dan efektif.
• Mengidentifikasikan kebutuhan, menyediakan, memelihara dan
melakukan pengembangan terhadap sistem informasi dan
infrastruktur Teknologi Informasi.
109
3.5.3.2 Pemetaan pada Perspektif IT BalanceScorecard
Berikut adalah tujuan strategis IT perusahaan yang merupakan
perumusan dari strategi IT dari masing-masing perspektif IT
BalanceScorecard.
IT Balanced
Scorecard
Strategi Tujuan Strategis
Perspektif
Kontribusi
Perusahaan
• Menggunakan software
berlisensi.
• Memastikan kecukupan
sumber daya
infrastruktur TRAC –
ASTRA RENT A CAR.
• Memastikan
ditanggulanginya
gangguan terhadap
sistem secara cepat,
tepat dan efektif.
• Pengendalian biaya
IT
• Nilai bisnis dari
proyek IT baru
110
IT Balanced
Scorecard
Strategi Tujuan Strategis
• Mengidentifikasikan
kebutuhan,
menyediakan,
memelihara dan
melakukan
pengembangan terhadap
sistem informasi dan
infrastruktur Teknologi
Informasi.
Perspektif Orientasi
Pengguna
• Memastikan
ditanggulanginya
gangguan terhadap
sistem secara cepat,
tepat dan efektif.
• Mengidentifikasikan
kebutuhan,
menyediakan,
memelihara dan
melakukan
pengembangan terhadap
• Peningkatan
produktivitas user
• Peningkatan
kepuasan user
• Kerjasama user
dalam proyek IT
baru
• Peningkatan
pemahaman user
111
IT Balanced
Scorecard
Strategi
Tujuan Strategis
sistem informasi dan
infrastruktur IT.
Perspektif
Penyempurnaan
Operasional
• Memastikan
ditanggulanginya
gangguan terhadap
sistem secara cepat,
tepat dan efektif.
• Memastikan kecukupan
sumber daya
infrastruktur TRAC –
ASTRA RENT A CAR.
• Mengidentifikasikan
kebutuhan,
menyediakan,
memelihara dan
melakukan
pengembangan terhadap
sistem informasi dan
infrastruktur Teknologi
Informasi.
• Penyelesaian
URF(User Request
Form) yang
berkaitan dengan
SAP sesuai dengan
SLA ( Service Level
Agreement )
• Penyelesaian
masalah yang
berkaitan dengan
SAP
112
IT Balanced
Scorecard
Strategi
Tujuan Strategis
Perspektif Orientasi
Masa Depan
• Menggunakan software
berlisensi.
• Mengidentifikasikan
kebutuhan,
menyediakan,
memelihara dan
melakukan
pengembangan terhadap
sistem informasi dan
infrastruktur Teknologi
Informasi.
• Melakukan
pengembangan
terhadap sistem dan
infrastruktur IT.
• Pelatihan user
Tabel 3.2 Perumusan Tujuan Strategis IT
113
3.6 Membangun Hubungan Sebab Akibat
Orientasi Masa Depan
Penyempurnaan Operasional
Orientasi Pengguna
Kontribusi Perusahaan
Strategi TI
Pelatihan Staff IT
Melakukan pengembangan
terhadap sistem dan infrastruktur TI
Pelatihan User
Penyelesaian masalah yang
berkaitan dengan SAP
Penyelesaian URF (User Request Form)
yang berkaitan dengan SAP sesuai
dengan SLA (Service Level Agreement)
1
2
Peningkatan Produktivitas User
Peningkatan Kepuasan User
Kerjasama User dalam proyek IT
baru
Peningkatan Pemahaman User
8
7
6
5
4
Nilai Bisnis dari Proyek baru ITPengendalian IT
9
3
Menggunakan Software berlisensi
Memastikan kecukupan sumber daya infrastruktur TI TRAC - ASTRA RENT
A CAR
Memastikan ditanggulanginya
gangguan terhadap sistem cepat, tepat, dan
efektif
Mengidentifikasi kebutuhan, menyediakan,
memelihara, dan melakukan
pengembangan terhadap sistem informasi dan
infrastruktur TI
10
11
12 13
Gambar 3.9 Hubungan Sebab Akibat
114
Gambar 3.9 memperlihatkan hubungan sebab akibat antara tujuan strategis yang
ada pada empat perspektif IT Balanced scorecard. Tujuan yang strategis yang ada di
dalam perspektif orientasi pengguna, perspektif penyempurnaan operasional,dan
perspektif orientasi masa depan harus bertujuan untuk mencapai tujuan strategis dari
perpektif kontribusi perusahaan.
Keterangan diagram hubungan sebab akibat:
1. Pelatihan staff IT yang baik akan menghasilkan kualitas staff IT yang
kompeten, sehingga mampu menyelesaikan URF yang ada sesuai dengan
SLA.
2. Pelatihan staff IT yang baik akan menghasilkan kualitas staff IT yang
kompeten, sehingga mampu menyelesaikan berbagai masalah yang
berkaitan dengan SAP dengan baik.
3. Dengan melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur IT
yang merupakan proyek IT baru, maka perusahaan akan memperoleh
nilai tambah (added value) pada bisnis perusahaan.
4. Dengan melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur IT
yang merupakan proyek IT baru, maka kerjasama user akan meningkat
dalam mencapai keberhasilan proyek tersebut.
5. Pelatihan yang diberikan kepada user akan menambah knowledge dan
skill yang akan meningkatkan pemahaman user dalam mengoperasikan
sistem yang digunakan perusahaan saat ini.
115
6. Terpenuhinya requirement baru dari serta penyelesaian berbagai masalah
yang terjadi pada SAP dengan baik akan meningkatkan kepuasan user
(user satisfaction).
7. Kerjasama dan keterlibatan user dalam proyek IT baru akan
meningkatkan kepuasan user.
8. Tingkat kepuasan dan pemahaman user yang tinggi serta kerjasama antar
user yang terarah dalam mengembangkan proyek IT baru akan
meningkatkan produktivitas user di dalam perusahaan.
9. Dengan meningkatnya produktivitas user maka biaya IT dapat
dikendalikan, karena sistem dapat dijalankan dengan efektif.
10. Karena perusahaan ingin mengendalikan biaya IT, maka perusahaan
memerlukan software berlisensi seperti SAP yang sudah merupakan best
practice dan teruji kapabilitasnya.
11. Untuk mengendalikan biaya IT, maka gangguan harus diatasi secepat
mungkin agar tidak mempengaruhi kegiatan operasional perusahaan yang
mengakibatkan kerugian.
12. Karena setiap proyek IT baru harus meningkatkan nilai bisnis
perusahaan, maka harus dipastikan ketersediaan sumber daya
infrastruktur IT yang memadai.
13. Agar proyek IT baru dapat meningkatkan nilai bisnis perusahaan, maka
proyek tersebut harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan harus
dapat menyesuaikan dengan bisnis perusahaan yang pasti akan terus
berkembang.
116
3.7 Ukuran Strategis dan Sasaran Strategis IT Balanced Scorecard
Masing-masing dari tujuan strategis IT Balanced Scorecard dijabarkan menjadi
beberapa ukuran strategis. Setiap ukuran strategis harus memiliki sasaran strategis
seperti yang terdapat pada tabel 3.3.
Ukuran Strategis Sasaran Strategis
Perspektif Kontribusi Perusahaan
A. Pengendalian Biaya IT
A.1 Anggaran IT yang digunakan ≤ budget
A.2 Perbandingan anggaran IT terhadap
anggaran perusahaan 5 – 10 %
B.Nilai bisnis dari proyek IT baru
B.1 Return On Investment (ROI) 5 tahun
B.2 Meningkatkan keunggulan bersaing Menjadi market leader dalam
industri leasing dan rental
mobil.
Perspektif Orientasi Pengguna
A.Peningkatan produktivitas user
A.1 % Pekerjaan yang selesai tepat waktu karena
menggunakan SAP. 90%
A.2 % Pengurangan tingkat kesalahan user
dalam pekerjaan 90%
B.Peningkatan kepuasan user
117
Ukuran Strategis Sasarn strategis
B.1 % Kemampuan aplikasi mendukung
pekerjaan 90%
B.2 % Kepuasan user terhadap kinerja SAP 75%
C.Kerjasama user dalam proyek IT Baru
C.1 % Keterlibatan user dalam pengembangan
aplikasi baru 75%
D.Peningkatan pemahaman user
D.1 % Tingkat pemahaman user terhadap
aplikasi SAP 85%
Perspektif Penyempurnaan Operasional
A.Penyelesaian URF yang berkaitan dengan SAP sesuai dengan SLA ( Service Level
Agreement )
A.1 % Pemenuhan kebutuhan user terhadap
aplikasi 90%
B.Penyelesaian masalah yang berkaitan dengan SAP
B.1 % Masalah yang terselesaikan tepat waktu 90%
Perspektif Orientasi Masa Depan
A.Pelatihan staff IT
A.1 % Frekuensi staff IT menerima pelatihan 2 kali dalam setahun
B.Melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur
B.1 Tingkat seberapa sering perusahaan
melakukan pengembangan terhadap infrastruktur
Tiap 5 tahun
118
IT
C.Pelatihan user
C.1 Frekuensi Pelatihan user 2 kali dalam setahun
Tabel 3.3 Ukuran dan Sasaran Strategis IT BalancedScorecard
3.7.1 Instrumen Pengukuran Ukuran Strategis
Perolehan informasi untuk pengukuran kinerja SAP dilakukan dengan 3
cara yaitu interview, data, dan kuesioner. Pengukuran bertujuan untuk
melakukan perbandingan tiap tujuan strategis dengan kondisi yang ada di
perusahaan saat ini. Tabel 3.4 menunjukkan cara memperoleh informasi
untuk melakukan pengukuran.
Ukuran Strategis Instrumen
Pengukuran
Perspektif Kontribusi Perusahaan I D K
A. Pengendalian Biaya IT
A.1 Anggaran IT yang digunakan x
A.2 Perbandingan anggaran IT terhadap anggaran
perusahaan x
B.Nilai bisnis dari proyek IT baru
B.1 Return On Investment ( ROI ) x
B.2 Meningkatkan keungulan bersaing x
119
Perspektif Orientasi Pengguna I D K
A.Peningkatan produktivitas user
A.1 % Penurunan waktu yang diperlukan dalam
pekerjaan user x
A.2 % Pengurangan tingkat kesalahan user dalam
pekerjaan x
B.Peningkatan kepuasan user
B.1 % Aplikasi yang mendukung pekerjaan x
B.2 % Kepuasan user terhadap kinerja SAP x
C.Kerjasama user dalam proyek IT Baru
C.1 % Keterlibatan user dalam pengembangan
aplikasi baru x
D.Peningkatan pemahaman user
D.1 % Tingkat pemahaman user terhadap aplikasi
SAP x
Perspektif Penyempurnaan Operasional I D K
A.Penyelesaian URF (User Requirement Form) yang berkaitan dengan SAP
sesuai dengan SLA ( Service Level Agreement )
A.1 % Pemenuhan kebutuhan user terhadap
aplikasi x
B.Penyelesaian masalah yang berkaitan dengan SAP
B.1 % Masalah yang terselesaikan tepat waktu x
120
Perspektif Orientasi Masa Depan I D K
A.Pelatihan staff IT
A.1 % Frekuensi staff IT menerima pelatihan x
B.Melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur
B.1 Tingkat seberapa sering perusahaan
melakukan upgrade x
C.Pelatihan user
C.1 Frekuensi pelatihan user x
Tabel 3.4 Instrumen Pengukuran Ukuran Strategis
Keterangan :
I = Interview
D = Data
K = Kuesioner
Adapun populasi yang dipilih sebagai target responden adalah user SAP
pada TRAC-ASTRA RENT A CAR yang berjumlah 215 orang. Teknik yang
akan dilakukan untuk pengambilan sampel adalah Cluster sampling .Teknik
ini dipilih karena objek yang akan diteliti atau sumber data (user SAP pada
TRAC-ASTRA RENT A CAR) banyak dan terbagi-bagi dalam divisi-divisi.
121
Tahap 1 Tahap 2
Gambar 3.10 Metode Pengambilan Sampel untuk Kuesioner
Pada Tahap 1 akan dipilih secara random 6 dari 12 Divisi yang ada di
TRAC-ASTRA RENT A CAR.
Divisi – divisi nya adalah :
1. Divisi Customer Care
2. Divisi Finance
3. Divisi Sales
4. Divisi Fleet Management Service
5. Divisi Procurement
6. Divisi Human Resources and Development
Dan pada tahap 2 dari 6 divisi ini akan diambil lagi sampel individu
secara purposive sampling sampai dengan n = 21 karena penelitian yang akan
dilakukan bersifat kualitatif.
AB C
DE
FG
AB
DG
F
Diambil dengan random
Diambil dengan Purposive sampling
Divisi yang ada di TRAC Sampel Divisi
Sampel Individu
122
3.7.2 Pengukuran Perspektif Setiap Pertanyaan
3.7.2.1 Perspektif Kontribusi Perusahaan
Ukuran dan sasaran strategis dari perspektif kontribusi perusahaan
adalah:
A. Tujuan strategis: Pengendalian biaya IT
A1. Anggaran IT yang digunakan
Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan apakah
anggaran IT yang digunakan oleh divisi IT melebihi atau telah
sesuai dengan anggaran yang disediakan atau direncanakan oleh
perusahaan.
Sasaran strategis: ≤ budget
A2. Perbandingan anggaran IT terhadap anggaran perusahaan.
Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan seberapa
besar anggaran IT terhadap anggaran perusahaan secara
keseluruhan.
Sasaran strategis: 5 – 10 %
B. Tujuan Strategis: Nilai bisnis dari proyek IT baru
B1. Return On Investment (ROI)
123
Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan seberapa
besar pengembalian yang dihasilkan dari investasi yang telah
dilakukan perusahaan terhadap berbagai proyek IT yang
dilakukan.
Sasaran strategis: 5 tahun
B2. Meningkatkan keunggulan bersaing
Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan apakah
dampak dari investasi perusahaan terhadap proyek IT baru
mampu meningkatkan keunggulan bersaing (competitive
advantage) melebihi para kompetitornya.
Sasaran strategis: Menjadi market leader dalam industri leasing
dan rental mobil.
3.7.2.2 Perspektif Orientasi Pengguna
Ukuran dan sasaran strategis dari perspektif orientasi pengguna
adalah:
A. Tujuan Strategis: Peningkatan produktivitas user.
A1. % Pekerjaan yang selesai tepat waktu karena menggunakan SAP.
Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan bahwa
dengan menggunakan SAP, waktu yang diperlukan user dalam
124
menyelesaikan pekerjaan menjadi lebih singkat, seperti dalam
pemrosesan data dan proses pencetakan laporan dengan tingkat
keakuratan yang tinggi serta mampu mengurangi tingkat
kesalahan.
Sasaran strategis: 90%
A2. % Pengurangan tingkat kesalahan user dalam pekerjaan
Ukuran strategis ini berguna untuk menunjukkan pengurangan
tingkat kesalahan yang dilakukan user dalam melakukan
pekerjaan dengan menggunakan SAP, sehingga data yang
dihasilkan akurat sesuai dengan yang diharapkan.
Sasaran strategis: 90%
B. Peningkatan kepuasan user
B1. % Kemampuan aplikasi mendukung pekerjaan
Ukuran strategis ini berguna untuk menunjukkan seberapa besar
aplikasi yang dikembangkan dan digunakan dalam perusahaan
(khususnya SAP) untuk mendukung pekerjaan user, sehingga
melalui aplikasi tersebut setiap perkerjaan user mampu
diselesaikan dengan efektif.
Sasaran strategis: 90%
125
B2. % Kepuasan user terhadap kinerja SAP
Ukuran strategis ini berguna untuk mengukur seberapa besar
tingkat kepuasan user terhadap kinerja SAP yang saat ini
digunakan oleh perusahaan dalam mempermudah melakukan
berbagai pekerjaan yang dibutuhkan.
Sasaran strategis: 75%
C. Kerjasama user dalam proyek IT baru
C1. % Keterlibatan user dalam pengembangan aplikasi baru
Ukuran strategis ini berguna untuk mengetahui keterlibatan user
dalam penentuan aplikasi baru yang strategis bersama dengan
divisi IT. Pengukuran dilakukan berdasarkan apakah user dan
divisi IT telah melakukan kerja sama untuk pembuatan aplikasi
baru yang sesuai dengan kebutuhan user.
Sasaran strategis: 75%
D. Peningkatan pemahaman user
D1. % Tingkat pemahaman user terhadap aplikasi SAP
Ukuran strategis ini berguna untuk mengukur seberapa besar
tingkat pemahaman user dalam menggunakan aplikasi SAP
dalam menyelesaikan pekerjaannya.
126
Sasaran strategis: 85%
3.7.2.3 Perspektif Orientasi Penyempurnaan Operasional
Ukuran dan sasaran strategis dari perspektif orientasi
penyempurnaan operasional adalah:
A. Tujuan Strategis: Penyelesaian URF (User Request Form)
yang berkaitan dengan SAP sesuai dengan SLA (Service
Level Agreement)
A1. % Pemenuhan kebutuhan user terhadap aplikasi
Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui banyaknya
URF (user request form) yang berhubungan dengan SAP dapat
dipenuhi dan sesuai dengan SLA (Service Level Agreement)
sehingga dapat memenuhi kebutuhan user dan mendukung
kinerja user dalam menggunakan SAP.
Sasaran strategis: 90%
B. Tujuan Strategis: Penyelesaian masalah yang berkaitan
dengan SAP
B1. % Masalah yang terselesaikan tepat waktu
Ukuran strategis ini berguna untuk mengetahui banyaknya
masalah yang berkaitan dengan SAP dapat diselesaikan oleh
127
divisi IT tepat pada waktunya sehingga tidak mengganggu kinerja
user.
Sasaran strategis: 90%
3.7.2.4 Perspektif Orientasi Masa Depan
Ukuran dan sasaran strategis dari perspektif orientasi masa depan
adalah:
A. Tujuan Strategis: Pelatihan staff IT
A1. % Frekuensi staff IT menerima pelatihan
Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa
sering staff IT menerima pelatihan yang dapat menambah
pengetahuan dan kemampuan staff IT mengenai penggunaan dan
penyelesaian masalah-masalah yang berkaitan dengan SAP
sehingga mendukung user SAP.
Sasaran strategis: 2 kali dalam setahun
B. Tujuan Strategis: Melakukan pengembangan terhadap sistem
dan infrastruktur
B1. Tingkat seberapa sering perusahaan melakukan pengembangan
128
Ukuran strategis ini berguna untuk mengetahui seberapa sering
perusahaan melakukan pengembangan terhadap sistem dan
infrastruktur yang ada agar dapat meningkatkan kemampuannya
sehingga akan meningkatkan kinerja dan tetap mengikuti
perkembangan jaman.
Sasaran strategis: tiap 5 tahun
C. Tujuan Strategis: Pelatihan user
C1. Frekuensi Pelatihan user
Ukuran strategis ini berguna untuk mengetahui seberapa sering
user menerima pelatihan yang akan meningkatkan
kemampuannya dalam menggunakan SAP sehingga akan
meningkatkan kinerja user.
Sasaran strategis: 2 kali dalam setahun
3.8 Hasil Pengukuran Kinerja Sistem
Pengukuran terhadap kinerja sistem dengan pendekatan 4 perspektif yang ada
dengan mengumpulkan data dengan melakukan pengambilan data secara langsung,
kuisioner, maupun interview. Hasil dari pengukuran dan pengolahan data-data
tersebut sebagai berikut :
3.8.1 Perspektif Kontribusi Perusahaan
A. Tujuan Strategis: Pengendalian biaya IT
A1. Anggaran IT yang digunakan
129
Untuk mengetahui anggaran IT yang digunakan , informasi didapatkan
dengan cara interview kepada Maintenance System Application Section
Head TRAC-ASTRA RENT A CAR dalam butir pertanyaan no 2
dalam perspektif kontribusi perusahaan. Butir pertanyaan tersebut
sebagai berikut:
Berapa besar perbandingan antara rencana dengan realisasi anggaran
untuk pengembangan Teknologi Informasi khususnya SAP ?
Untuk tahun 2008, anggaran yang direncanakan sebesar
Rp. 2.000.000.000,- dan baru terealisasi sebesar Rp. 870.837.694,-
sampai dengan bulan Oktober.
Sasaran strategis: ≤ budget
Hasil: anggaran IT yang terpakai < budget
Pencapaian: karena hasil pengukuran diperkirakan sesuai dengan
budget maka pencapaian 100%.
A2. Perbandingan anggaran untuk penelitian dan pengembangan IT yang
digunakan terhadap anggaran perusahaan.
Untuk mengetahui perbandingan anggaran penelitian dan
pengembangan IT yang digunakan terhadap anggaran perusahaan,
informasi didapatkan dengan cara interview kepada Maintenance
System Application Section Head TRAC-ASTRA RENT A CAR
dalam butir pertanyaan no 5 dalam perspektif kontribusi perusahaan.
Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut:
130
Berapa % budget dari seluruh anggaran divisi IT untuk penelitian dan
pengembangan SAP guna meningkatkan kemajuan perusahaan di masa
mendatang ?
Untuk tahun 2008 khusus penelitian dan pengembangan, anggaran
yang disediakan sebesar Rp.498.800.000,- dari keseluruhan anggaran
perusahaan sebesar Rp. 12.900.321.700,- .
Sasaran strategis: 5 – 10 %
Hasil: 3,9 % dari keseluruhan anggaran perusahaan.
Pencapaian: (3,9 / 7,5) x 100% = 52 %
Nilai 7,5% sebagai faktor pembagi 10% + 5% lalu dibagi
dengan dua.
B. Tujuan Strategis: Nilai bisnis dari proyek IT baru
B1. Return On Investment (ROI)
Untuk mengetahui Return On Investment terhadap investasi IT,
informasi didapatkan dengan cara interview kepada Maintenance
System Application Section Head TRAC-ASTRA RENT A CAR
dalam butir pertanyaan no 1 dalam perspektif kontribusi perusahaan.
Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut:
Berapa pengembalian investasi IT ( ROI ) ?
5 tahun
Sasaran strategis : 5 tahun
Hasil : 5 tahun
131
Pencapaian : karena hasil pengukuran sesuai dengan sasaran
strategis yang telah ditetapkan maka pencapaian yang
diperoleh 100%.
B2. Meningkatkan keunggulan bersaing
Untuk mengetahui apakah penggunaan SAP meningkatkan
keunggulan bersaing perusahaan, informasi didapatkan dengan cara
interview kepada Maintenance System Application Section Head
TRAC-ASTRA RENT A CAR dalam butir pertanyaan no 4 dalam
perspektif kontribusi perusahaan. Butir pertanyaan tersebut sebagai
berikut :
Apakah menurut anda penggunaan SAP meningkatkan keunggulan
bersaing (competitive advantage) TRAC –ASTRA RENT A CAR ?
Menurut Maintenance System Application Section Head TRAC-
ASTRA RENT A CAR , SAP saat ini sudah mendukung kegiatan
operasional perusahaan dalam meningkatkan daya saing nya. Hal ini
didukung dengan data market share antara TRAC-ASTRA RENT A
CAR dengan competitor utamanya yaitu PT.Tunas Ridean Tbk,
ADIRA Rental, dan Indomobil Car Rental. TRAC-ASTRA RENT A
CAR menduduki posisi pertama dengan market share sebesar : 43,5 %.
132
43.5%
26.7%
20.3%
9.5%
TRAC-ASTRA RENT ACAR PT. TUNAS REDIANTbkADIRA RENTAL
Indomobil Car Rental
Gambar 3.11 Perbandingan market share industri leasing dan rental
mobil (tahun 2007)
Sumber : Data Marketing Research TRAC-ASTRA RENT A CAR
Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif kontribusi perusahaan :
Ukuran Strategis Sasaran
Strategis
Hasil
Pengukuran
Pencapaian
Tujuan Strategis : Pengendalian Biaya IT
A.1 Anggaran IT yang
digunakan
≤ budget < budget 100%
A.2 Perbandingan
anggaran IT terhadap
anggaran perusahaan
5-10% 3,9% 52%
Jumlah 152%
Rata-rata
76%
133
Ukuran Strategis Sasaran
Strategis
Hasil
Pengukuran
Pencapaian
Tujuan Strategis : Nilai bisnis dari proyek IT baru
B.1 Return On
Investment ( ROI )
5 tahun 5 tahun 100%
B.2 Meningkatkan
keunggulan bersaing
Menjadi
market leader
dalam industri
leasing dan
rental mobil
TRAC
menduduki
posisi
pertama
dalam
industri
leasing dan
rental mobil
100%
Jumlah 200%
Rata-rata 100%
Total rata-rata 176%
Rata-rata seluruh 88%
Tabel 3.5 Hasil Pengukuran Perspektif Kontribusi Perusahaan
3.8.2 Perspektif Orientasi Pengguna
A. Tujuan Strategis: Peningkatan produktivitas user
A1. % Penurunan waktu yang diperlukan dalam pekerjaan user
134
Pengukuran persentase waktu yang diperlukan dalam pekerjaan user
dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui kuisioner yang
disebarkan kepada user SAP pada TRAC dalam butir pertanyaan no 1
dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan tersebut sebagai
berikut:
o Berapa % dalam 1 bulan pekerjaan yang selesai tepat waktu
karena menggunakan SAP ?
a) ≤ 25 %
b) 26 – 50 %
c) 51 – 75 %
d) > 75 %
Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4
Hasil:
Jumlah Jumlah Nilai Pilihan
Jawaban Responden nilai (jumlah x nilai)
A 2 1 2
B 1 2 2
C 6 3 18
D 12 4 48
Abstain 0 0 0
135
Total 70
Tabel 3.6 Hasil kuisioner pertanyaan A1 butir 1
perspektif orientasi pengguna
Sasaran strategis : 90% (4 dari skala 4)
Hasil : (70 / 21) = 3,33
3,33 x 25% = 83,25% (25% karena skala ada 4,100/4 = 25%)
Pencapaian : (83,25/90) x 100% = 92,5%
A2. % Pengurangan tingkat kesalahan user dalam pekerjaan
Pengukuran persentase pengurangan tingkat kesalahan user dalam
pekerjaan dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui
kuisioner yang disebarkan kepada user SAP pada TRAC dalam butir
pertanyaan no 2 dan no 3 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir
pertanyaan tersebut sebagai berikut :
o Berapa % tingkat keakuratan hasil pemrosesan data di SAP 4.7 ?
(butir pertanyaan no 2)
a) Tidak akurat ( ≤ 25 % )
b) Kurang akurat ( 26 –50 % )
c) Cukup akurat ( 51 – 75 % )
d) Akurat ( > 75 % )
136
Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4
Hasil :
Jumlah Jumlah Nilai Pilihan
Jawaban Responden nilai (jumlah x nilai)
A 0 1 1
B 5 2 10
C 5 3 15
D 11 4 44
Abstain 0 0 0
Total 69
Tabel 3.7 Hasil kuisioner pertanyaan A2 butir 2
perspektif orientasi pengguna
Hasil butir pertanyaan no 2: (69/21) = 3,29
o Apakah dengan SAP 4.7 membantu meminimalisasi human error
? (butir pertanyaan no 3)
a) Tidak membantu ( ≤ 25% )
b) Cukup membantu ( 25 – 50 % )
c) Membantu ( 51 – 75 % )
d) Sangat membantu ( > 75 % )
137
Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4
Hasil:
Jumlah Jumlah Nilai Pilihan
Jawaban Responden nilai (jumlah x nilai)
A 1 1 1
B 14 2 28
C 5 3 15
D 1 4 4
Abstain 0 0 0
Total 48
Tabel 3.8 Hasil kuisioner pertanyaan A2 butir 3
perspektif orientasi pengguna
Hasil butir pertanyaan no 3: (48/21) = 2,29
Hasil untuk % pengurangan tingkat kesalahan user dalam
pekerjaan : (3,29+2,29) / 2 = 2,79
2,79 x 25 % = 69,75 % (25% karena skala ada 4,100/4 = 25%)
Pencapaian : (69,75 / 90) x 100% = 77,5%
B. Tujuan Strategis: Peningkatan kepuasan user
B1. % Pemenuhan kebutuhan user terhadap aplikasi
138
Pengukuran persentase aplikasi SAP yang mendukung pekerjaan
dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui kuisioner yang
disebarkan kepada user SAP pada TRAC dalam butir pertanyaan no 4,
no 5, no 6, dan no 7 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir
pertanyaan tersebut sebagai berikut:
o Dengan sistem SAP 4.7, apakah semua kebutuhan pekerjaan Anda
telah terpenuhi? (butir pertanyaan no 4)
a) Tidak terpenuhi ( ≤ 25%)
b) Kurang memenuhi (26 – 50 %)
c) Cukup memenuhi (51 – 75 %)
d) Memenuhi (> 75 %)
Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4
139
Hasil:
Jumlah Jumlah Nilai Pilihan
Jawaban Responden nilai (jumlah x nilai)
A 1 1 1
B 7 2 14
C 13 3 39
D 0 4 0
Abstain 0 0 0
Total 54
Tabel 3.9 Hasil kuisioner pertanyaan B1 butir 4
perspektif orientasi pengguna
Hasil: (54/21) = 2,57
o Apakah laporan di SAP dapat langsung anda gunakan untuk
memenuhi kebutuhan anda (butir pertanyaan no 5)
a. Tidak memenuhi
b. Kurang memenuhi ( Masih harus diolah lagi atau perlu
dikonsolidasikan dengan beberapa laporan )
c. Memenuhi tetapi harus dilakukan penyesuaian format
laporan dengan standard perusahaan
d. Sangat memenuhi ( Laporan langsung dapat digunakan )
140
Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4
Hasil :
Jumlah Jumlah Nilai Pilihan
Jawaban Responden nilai (jumlah x nilai)
A 1 1 1
B 14 2 28
C 5 3 15
D 1 4 4
Abstain 0 0 0
Total 48
Tabel 3.10 Hasil kuisioner pertanyaan B1 butir 5
perspektif orientasi pengguna
Hasil: (48/21) = 2,29
o Bagaimana proses input data ke dalam sistem SAP pada saat
membuat transaksi-transaksi bisnis yang anda lakukan ? (butir
pertanyaan no 6)
a) Sangat sulit (sebagian besar masih dilakukan secara
manual karena menu search yang berisikan value apa saja
yang harus di-input masih belum di-setting dengan baik,
141
dan tidak ada validasi serta warning error jika terjadi
kesalahan dalam input data)
b) Sulit (menu search sebagian besar sudah di-setting
mengenai value apa saja yang harus di-input, namun untuk
field-field yang bersifat mandatory atau wajib diisi belum
dilakukan validasi sehingga tidak muncul warning error
ketika tidak di-input).
c) Mudah (menu search sudah di-setting dengan baik,
validasi terhadap pengisian value sudah cukup baik namun
belum sepenuhnya sempurna)
d) Sangat mudah (menu search sudah disetting dengan baik,
validasi sudah sangat sesuai dengan kebutuhan, warning-
warning yang muncul sangat membantu dalam
meminimalisasi kesalahan proses input data.)
Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4
142
Hasil:
Jumlah Jumlah Nilai Pilihan
Jawaban Responden nilai (jumlah x nilai)
A 1 1 1
B 6 2 12
C 12 3 36
D 2 4 8
Abstain 0 0 0
Total 57
Tabel 3.11 Hasil kuisioner pertanyaan B1 butir 6
perspektif orientasi pengguna
Hasil: 57/21 = 2,71
o Bagaimana proses-proses yang memerlukan perhitungan-
perhitungan / kalkulasi pada sistem SAP ? (butir pertanyaan no 7)
a) Sebagian besar masih harus dihitung secara manual
b) Untuk kasus-kasus perhitungan tertentu harus dilakukan
secara manual (misalnya perhitungan pajak yang konversi
atau setting-nya agak berbeda dengan standard SAP)
143
c) Semua dilakukan dengan menggunakan SAP namun
kadang-kadang sering tidak akurat sehingga dibutuhkan
penyesuaian
d) Semua perhitungan dilakukan oleh sistem SAP dan
hasilnya akurat serta memenuhi kebutuhan
Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4
Hasil:
Jumlah Jumlah Nilai Pilihan
Jawaban Responden nilai (jumlah x nilai)
A 4 1 4
B 11 2 22
C 6 3 18
D 0 4 0
Abstain 0 0 0
Total 44
Tabel 3.12 Hasil kuisioner pertanyaan B1 butir 7
perspektif orientasi pengguna
Hasil: 44/21 = 2,1
Hasil untuk % aplikasi yang mendukung pekerjaan :
(2,57 + 2,29 + 2,71 + 2,1) / 4 = 2,42
144
2,42 x 25% = 60,5% (25% karena skala ada 4,100/4 = 25%)
Pencapaian: (60,5/90) x 100 % = 67,22%
B2. % Kepuasan user terhadap kinerja SAP
Pengukuran persentase aplikasi SAP yang mendukung pekerjaan
dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui kuisioner yang
disebarkan kepada user SAP pada TRAC dalam butir pertanyaan no 8
dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan tersebut sebagai
berikut :
o Seberapa besar tingkat kepuasan anda terhadap aplikasi SAP ?
a) Tidak puas ( Aplikasi tidak dapat dipahami )
b) Kurang puas ( Fungsi pada aplikasi sangat tidak
mendukung pekerjaan )
c) Puas ( Aplikasi dapat dipahami tapi tidak mendukung
pekerjaan )
d) Sangat puas ( Aplikasi yang dibuat mudah dipahami dan
mendukung pekerjaan )
Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4
145
Hasil:
Jumlah Jumlah Nilai Pilihan
Jawaban Responden nilai (jumlah x nilai)
A 1 1 1
B 5 2 10
C 13 3 39
D 2 4 8
Abstain 0 0 0
Total 58
Tabel 3.13 Hasil kuisioner pertanyaan B2 butir 8
perspektif orientasi pengguna
Hasil: 58/21 = 2,76
2,76 x 25 % = 69% (25% karena skala ada 4,100/4 = 25%)
Pencapaian: (69/75) x 100% = 92%
C. Tujuan Strategis: Kerjasama user dalam pengembangan aplikasi
baru
C1. % Keterlibatan user dalam pengembangan aplikasi baru
Pengukuran persentase keterlibatan user dalam pengembangan
aplikasi baru dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui
146
kuisioner yang disebarkan kepada user SAP pada TRAC dalam butir
pertanyaan no 9 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan
tersebut sebagai berikut:
o Seberapa sering dalam setahun anda dilibatkan dalam setiap
pengembangan aplikasi baru yang berkaitan dengan SAP
khususnya kontribusi dalam menyumbangkan ide atau input
terhadap requirement dari aplikasi yang akan dikembangkan ?
a) Tidak pernah
b) Jarang ( 1 kali )
c) Sering ( 2 – 3 kali )
d) Sangat sering ( > 3 kali )
Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4
147
Hasil :
Jumlah Jumlah Nilai Pilihan
Jawaban Responden nilai (jumlah x nilai)
A 7 1 7
B 10 2 20
C 4 3 12
D 0 4 0
Abstain 0 0 0
Total 39
Tabel 3.14 Hasil kuisioner pertanyaan C1 butir 9
perspektif orientasi pengguna
Hasil: 39/21 = 1,86
1,86 x 25 % = 46,5 % (25% karena skala ada 4,100/4 = 25%)
Pencapaian: (46,5/75) x 100% = 62 %
D. Tujuan Strategis: Peningkatan pemahaman user
D1. % Tingkat pemahaman user terhadap aplikasi SAP
Pengukuran persentase tingkat pemahaman user terhadap aplikasi
SAP dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui kuisioner
yang disebarkan kepada user SAP pada TRAC dalam butir pertanyaan
148
no 10 dan no 11 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan
tersebut sebagai berikut:
o Bagaimana tingkat pemahaman Anda terhadap aplikasi SAP yang
digunakan saat ini ? (butir pertanyaan no 10)
a) Tidak paham ( > 75 % fitur tidak dimengerti)
b) Kurang paham (51 – 75 % fitur tidak dimengerti)
c) Cukup paham (26 – 50 % fitur tidak dimengerti)
d) Sangat paham (≤ 25 % fitur tidak dimengerti)
Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4
Hasil :
Jumlah Jumlah Nilai Pilihan
Jawaban Responden nilai (jumlah x nilai)
A 0 1 0
B 6 2 12
C 15 3 45
D 0 4 0
Abstain 0 0 0
Total 57
Tabel 3.15 Hasil kuisioner pertanyaan D1
butir 10 perspektif orientasi pengguna
149
Hasil : 57 / 21 = 2,71
o Berapa banyak pertanyaan yang Anda ajukan ke Divisi IT dalam
sebulan yang berkaitan dengan penggunaan aplikasi SAP dalam
kegiatan operasional ? (butir pertanyaan no 11)
a) Tidak pernah
b) Jarang ( 1-5 kali )
c) Sering ( 5-10 kali )
d) Sangat sering ( > 10 kali )
Bobot A = 4, B = 3, C = 2, D = 1
150
Hasil :
Jumlah Jumlah Nilai Pilihan
Jawaban Responden nilai (jumlah x nilai)
A 0 4 0
B 6 3 18
C 15 2 30
D 0 1 0
Abstain 0 0 0
Total 48
Tabel 3.16 Hasil kuisioner pertanyaan D1 butir 11 perspektif
orientasi pengguna
Hasil : 48/21 = 2,29
Hasil % tingkat pemahaman user terhadap aplikasi SAP :
(2,71 + 2,29) / 2 = 2,5
2,5 x 25% = 62,5% (25% karena skala ada 4,100/4 = 25%)
Pencapaian : (62,5 / 85) x 100% = 73,53%
151
Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif orientasi pengguna :
Ukuran Strategis Sasaran
Strategis
Hasil
Pengukuran
Pencapaian
Tujuan Strategis : Peningkatan produktivitas user
A.1 % Pekerjaan yang
selesai tepat waktu
karena menggunakan
SAP.
90% 83,25% 92,5%
A.2 % Pengurangan
tingkat kesalahan user
dalam pekerjaan
90% 69,75% 77,5%
Jumlah 170%
Rata-rata 85%
Tujuan strategis : Peningkatan kepuasan user
B.1 % Kemampuan
aplikasi mendukung
pekerjaan
90% 60,5% 67,22%
B.2 % Kepuasan user
terhadap kinerja SAP
75% 69% 92%
Jumlah 159,22%
Rata-rata
79,61%
152
Ukuran Strategis Sasaran
Strategis
Hasil
Pengukuran
Pencapaian
C.Kerjasama user dalam proyek IT Baru
C.1 % Keterlibatan user
dalam pengembangan
aplikasi baru
75% 46,5% 62%
Jumlah 62%
Rata-rata 62%
Ukuran Strategis Sasaran
Strategis
Hasil
Pengukuran
Pencapaian
D.Peningkatan pemahaman user
D.1 % Tingkat
pemahaman user
terhadap aplikasi SAP
85% 62,5% 73,53%
Jumlah 73,53%
Rata-rata 73,53%
Total rata-rata 300,14%
Rata-rata seluruh 75,04%
Tabel 3.17 Hasil Pengukuran Perspektif Orientasi Pengguna
153
3.8.3 Perspektif Orientasi Penyempurnaan Operasional
A. Tujuan Strategis: Penyelesaian URF (User Request Form) yang
berkaitan dengan SAP sesuai dengan SLA (Service Level
Agreement)
A1. % Pemenuhan kebutuhan user terhadap aplikasi
Pengukuran persentase masalah yang terselesaikan tepat waktu
dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui kuisioner yang
disebarkan kepada user pada TRAC dalam butir pertanyaan no 12
dalam perspektif penyempurnaan operasional. Butir pertanyaan
tersebut sebagai berikut :
o Berapa banyak URF (User Request Form) yang berkaitan dengan
transaksi bisnis yang belum dapat dipenuhi oleh SAP release 4.7
dengan kustomisasi saat ini ?
a) > 75%
b) 51- 75%
c) 26 – 50 %
d) ≤ 25 %
154
Hasil :
Jumlah Jumlah Nilai Pilihan
Jawaban Responden nilai (jumlah x nilai)
A 0 1 0
B 3 2 6
C 6 3 18
D 12 4 16
Abstain 0 0 0
Total 72
Tabel 3.18 Hasil kuisioner pertanyaan A1 butir 12
perspektif penyempurnaan operasional
Hasil : 72/21 = 3,43
3,43 x 25 % = 85,75 % (25% karena skala ada 4,100/4 = 25%)
Pencapaian : (85,75/90) x 100% = 95,28%
B. Tujuan Strategis: Penyelesaian masalah yang berkaitan dengan
SAP
B1. % Masalah yang terselesaikan tepat waktu
Pengukuran persentase masalah yang terselesaikan tepat waktu
dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui pengambilan data
yang diperoleh dari divisi IT. Data tersebut menginformasikan jumlah
masalah yang terjadi selama tahun 2008, serta persentase masalah yang
155
diselesaikan tepat waktu oleh system aplicant. Berikut adalah data
yang telah diperoleh :
Tabel Masalah dan Penyelesaian user error
Pada sistem SAP TRAC-ASTRA RENT A CAR periode 2008
Bulan
Jumlah
Masalah Persentase Masalah yang diselesaikan tepat waktu
Januari 184 100%
Februari 142 82,7%
Maret 124 100%
April 121 84,29%
Mei 81 81,01%
Juni 135 78%
Juli 119 85%
Agustus 110 94%
September 139 86%
Oktober 64 89%
November Data belum tersedia
Desember Data belum tersedia
Total 1077 880 %
Tabel 3.19 Tabel Masalah dan Penyelesaian user error pada sistem SAP
TRAC – ASTRA RENT A CAR Periode 2008
Sumber : Data internal Divisi IT TRAC-ASTRA RENT A CAR
156
Sasaran strategis : > 90%
Hasil Perhitungan data :
Jadi rata-rata masalah yang diselesaikan tepat waktu selama periode
tahun 2008 dari bulan Januari – Oktober adalah :
Rata-rata = 880% : 10
= 88% tiap bulan
Berdasarkan analisa, bobot penilaian penyelesaian masalah tepat waktu
tiap bulan dibagi secara proporsional sebagai berikut :
• 0-25 % masalah diselesaikan tepat waktu memiliki bobot 1,
kategori sangat rendah
• 26-50 % masalah diselesaikan tepat waktu memiliki bobot 2,
kategori rendah
• 51-75 % masalah diselesaikan tepat waktu memiliki bobot 3,
kategori tinggi
• 76-100 % masalah diselesaikan tepat waktu memiliki bobot 4,
kategori sangat tinggi
Berdasarkan kajian tersebut, Divisi IT pada TRAC-ASTRA RENT A
CAR berada pada level sangat tinggi dalam menyelesaikan masalah
yang berkaitan dengan user error pada aplikasi SAP dengan rata-rata
penyelesaian 88% dari total masalah tiap bulan.
Pencapaian : (88/90) x 100% = 97,78%
Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif orientasi
penyempurnaan operasional :
157
Ukuran Strategis Sasaran
Strategis
Hasil
Pengukuran
Pencapaian
A.Penyelesaian URF (User Requirement Form) yang berkaitan dengan
SAP sesuai dengan SLA ( Service Level Agreement )
A.1 % Pemenuhan
kebutuhan user terhadap
aplikasi
90% 85,75% 95,28%
Jumlah 95,28%
Rata-rata 95,28%
B.Penyelesaian masalah yang berkaitan dengan SAP
B.1 % Masalah yang
terselesaikan tepat waktu
90% 88% 97,78%
Jumlah 97,78%
Rata-rata 97,78%
Total rata-rata 193,06%
Rata-rata seluruh 96,53%
Tabel 3.20 Hasil Pengukuran Perspektif Orientasi Penyempurnaan Operasional
3.8.4 Perspektif Orientasi Masa Depan
A. Tujuan Strategis: Pelatihan staff IT
A1. % Frekuensi staff IT menerima pelatihan
Berdasarkan hasil wawancara, maka diperoleh informasi bahwa staff
IT pada TRAC-ASTRA RENT A CAR tidak pernah menerima
158
pelatihan untuk meningkatkan kemampuan yang berkaitan dengan
sistem SAP.
B. Tujuan Strategis: Melakukan pengembangan terhadap sistem dan
infrastruktur
B1. Tingkat seberapa sering perusahaan melakukan pengembangan
Pengukuran tingkat intensitas perusahaan melakukan pengembangan
dilakukan dengan cara wawancara terhadap bagian departemen IT
dalam TRAC-ASTRA RENT A CAR. Dari hasil wawancara tersebut
diperoleh informasi sebagai berikut.
o Pertanyaan wawancara : Seberapa sering dalam 5 tahun
perusahaan melakukan pengembangan terhadap infrastruktur
Teknologi Informasi yang ada ?
o Hasil wawancara : Dalam 5 tahun perusahaan
melakukan pengembangan terhadap infrastruktur Teknologi
Informasi yang ada sebanyak 1 kali, khususnya terhadap sistem
SAP. Infrastruktur hardware akan dilakukan pengembangan
sesuai dengan pengembangan terhadap sistem SAP. Berikut
adalah history pengembangan SAP dari tahun 1997 pada TRAC-
ASTRA RENT A CAR :
o Tahun 1997 : Implementasi SAP R/3 3.0
o Tahun 1999 : Migrasi ke SAP R/3 4.0
o Tahun 2006 : Migrasi ke SAP R/3 4.7
o Tahun 2009 : Rencana migrasi ke SAP ECC 6.0
159
o Bobot penilaian :
o Dalam 10 tahun melakukan pengembangan 1 kali
memiliki bobot nilai 1, artinya sangat rendah.
o Dalam 8 tahun melakukan pengembangan 1 kali memiliki
bobot nilai 2, artinya rendah.
o Dalam 5 tahun melakukan pengembangan 1 kali memiliki
bobot nilai 3, artinya tinggi.
o Dalam 2 tahun melakukan pengembangan 1 kali memiliki
bobot nilai 4, artinya sangat tinggi.
o Perhitungan :
Selama kurun waktu 10 tahun (1997-2007) TRAC-ASTRA RENT
A CAR telah melakukan pengembangan terhadap infrastruktur
Teknologi Informasi melalui migrasi sistem SAP sebanyak 2 kali.
Artinya dalam 5 tahun melakukan pengembangan terhadap
infrastruktur Teknologi Informasi sebanyak 1 kali.
o Hasil Analisa :
Pengembangan infrastruktur Teknologi Informasi pada TRAC-
ASTRA RENT A CAR dilakukan pada level 1 kali dalam kurun
waktu 5 tahun dan memiliki bobot nilai 3 yang artinya tinggi.
Sasaran strategis : 5 tahun
Hasil : 5 tahun
160
Pencapaian : karena hasil pengukuran sesuai dengan sasaran
strategis yang telah ditetapkan maka pencapaian yang diperoleh
100%.
C. Tujuan Strategis: Pelatihan User
C1. Frekuensi pelatihan user
Pengukuran frekuensi pelatihan user terhadap aplikasi SAP dilakukan
dengan cara mengumpulkan data melalui wawancara. Berdasarkan
hasil wawancara, maka diperoleh informasi bahwa user pada TRAC-
ASTRA RENT A CAR tidak pernah menerima pelatihan untuk
meningkatkan kemampuan yang berkaitan dengan sistem SAP.
Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif orientasi masa depan :
Ukuran Strategis Sasaran
Strategis
Hasil
Pengukuran
Pencapaian
A.Pelatihan staff IT
A.1 % Frekuensi staff IT
menerima pelatihan
2 kali dalam
setahun
Tidak
pernah sama
sekali
0%
Jumlah 0%
Rata-rata 0%
B.Melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur
B.1 Tingkat seberapa 5 tahun 5 tahun 100%
161
sering perusahaan
melakukan upgrade
Jumlah 100%
Rata-rata 100%
C.Pelatihan user
C.1 Frekuensi pelatihan
user
2 kali dalam
setahun
Tidak
pernah sama
sekali
0%
Jumlah 0%
Rata-rata 0%
Total rata-rata 100%
Rata-rata seluruh 33,33%
Tabel 3.21 Hasil Pengukuran Perspektif Orientasi Masa Depan
3.9 Evaluasi Hasil Pengukuran Kinerja Sistem
Hasil pengukuran kinerja sistem dengan perspektif IT Balanced Scorecard :
Perspektif Tujuan Strategis Hasil pengukuran
Pengendalian Biaya IT 76%
Nilai bisnis dari proyek IT
baru
100
Jumlah 176%
Kontribusi Perusahaan
Rata-rata 88%
162
Perspektif Tujuan Strategis Hasil pengukuran
Peningkatan produktivitas
user
85%
Peningkatan kepuasan user 79,61%
Kerjasama user dalam
proyek IT Baru
62%
Peningkatan pemahaman
user
73,53%
Jumlah 300,14%
Orientasi pengguna
Rata-rata 75,04%
Penyelesaian URF (User
Requirement Form) yang
berkaitan dengan SAP
sesuai dengan SLA (
Service Level Agreement )
95,28%
Penyelesaian masalah yang
berkaitan dengan SAP
97,78%
Jumlah 193,06%
Penyempurnaan
operasional
Rata-rata 96,53%
Pelatihan staff IT 0% Orientasi masa depan
Melakukan pengembangan
terhadap sistem dan
infrastruktur
100%
163
Pelatihan user 0%
Jumlah 100%
Rata-rata 33,33%
Tabel 3.22 Hasil Pengukuran Kinerja Sistem
Secara lebih ringkas hasil pengukuran kinerja sistem dapat dilihat pada tabel 3.23
berikut ini:
Perspektif Hasil pengukuran
Kontribusi perusahaan 88 %
Orientasi pengguna 75,04%
Penyempurnaan operasional 96,53%
Orientasi masa depan 33,33%
Rata-rata 73,23%
Tabel 3.23 Ringkasan hasil pengukuran kinerja sistem
Hasil pengukuran dari tabel 3.23 dapat digambarkan dalam bentuk grafik.Grafik
tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.12 berikut ini:
164
Gambar 3.12 Grafik hasil pengukuran kinerja sistem
Setelah dilakukan pengukuran melalui perspektif IT Balanced Scorecard, maka
dapat dilakukan evaluasi hasil pengukuran terhadap hasil rata-rata pencapaian yang
diperoleh oleh masing-masing perspektif.
Dari keempat perspektif di atas, melalui konsultasi dan pertimbangan dari
TRAC-ASTRA RENT A CAR, maka dapat dibuat 4 kategori bobot / nilai range
persentase sebagai berikut:
• 0% - 25% : Warning
• 26% - 50% : Challenged
• 26 % - 75% : Good
• 76% - 100% : Very Good
165
Atas dasar range tersebut maka dari hasil pengukuran keempat perspektif tadi,
sistem SAP 4.7 di TRAC-ASTRA RENT A CAR saat ini termasuk dalam kategori
good dengan rata-rata 73,23%.
Top Related