1m bustaman/IAB/KPM/10
KURSUS JURUAUDIT KUALITI
DALAMANMS ISO 9001:2008
KURSUS JURUAUDIT KUALITI
DALAMANMS ISO 9001:2008
OlehMuhamad Bustaman bin Hj Abdul Manaf
Ketua JabatanJabatan Pengurusan Kualiti
Institut Aminuddin BakiKementerian Pelajaran MalaysiaSri Layang, 69000 Genting Highlands, Pahang.
Tel: [email protected]
2m bustaman/IAB/KPM/10
BIODATA PENCERAMAH
MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAFKetua Jabatan, Jabatan Pengurusan Kualiti, Instutut Aminuddin Baki, KPM
A. Pengalaman: Pengurus kursus Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti di Institut Aminuddin Baki semenjak 1995.
1. Menulis buku: 1. Perancangan Strategik. 2. Pengurusan Kualiti dalam pendidikan
B. Latihan Profesionalisme dalam bidang Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti:
Latihan Luar Negara: i. Strategic Management & Leadership Skills: World Trade Institute, New York, USA (1996)ii. Quality (TQM) in Education: SEAMEO Innotech, Manila (1998)iii. Strategic Planning in Education: University of York, England (2000- 2004) iv. Strategy Performance Measurement Systems: U of Adelaide, Australia (2005)
C. Mempunyai sijil profesional Juruaudit (Lead Auditor) ISO 9000 sejak 1998 dan Sijil Kejurulatihan MS ISO 9000 dari MAMPU.
Berpengalaman menjadi juruaudit bersama dengan MAMPU serta memberi konsultasi dalam pembinaan dokumen kualiti dan Audit Kualiti Dalaman.
D. Bidang kepakaran lain: Change Management, Benchmarking, Balanced Scorecard (KPI), Strategic Leadership Skills, Leadership Coaching, Strategic Thinking Skills & Personal Balanced Scorecard.
E. Ahli panel Sistem Star Rating KPM 2008
3m bustaman/IAB/KPM/10
OBJEKTIF UTAMA
• Untuk melengkapkan staf IAB dengan pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan untuk melaksanakan audit ke atas pelaksanaan sistem pengurusan kualiti MS ISO 9001:2008 di IAB dengan berasaskan Standard ISO 19011.
4m bustaman/IAB/KPM/10
5m bustaman/IAB/KPM/10
6m bustaman/IAB/KPM/10
7m bustaman/IAB/KPM/10
TOPIK YANG DILIPUTI
• Bahagian 1: • Pengenalan Pengurusan Kualiti &
Standard Sistem Kualiti ISO 9001:2008
• 8 prinsip kualiti• Model Sistem Pengurusan Kualiti• Faedah Melaksanakan MS ISO
9000
8m bustaman/IAB/KPM/10
TOPIK YANG DILIPUTI
• Bahagian 2: Pengenalan Audit
• Definisi dan Jenis Audit• Prinsip Audit• Tanggungjawab Juruaudit• Kelayakan Juruaudit• Garis Panduan ISO 19011
9m bustaman/IAB/KPM/10
TOPIK YANG DILIPUTI
• Bahagian 3: Keperluan Standard MS ISO 9001:2008.
• Klausa 4-8 dalam Std
• Bahagian 4: Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti (SPK).
• Struktur Dokumentasi• Kawalan Dokumentasi SPK
10m bustaman/IAB/KPM/10
TOPIK YANG DILIPUTI
• Bahagian 5: Latihan Proses Audit• Fasa 1: Perancangan Audit• Fasa 2: Pelaksanaan Audit• Fasa 3: Pelaporan Audit• Fasa 4: Audit susulan
11m bustaman/IAB/KPM/10
Jadual Kursus
• Hari Pertama: • 8.00 – 8.30 : Pendaftaran• 8.30- 10.00: Pengenalan Kursus dan
Bahagian 1• 10.00-10.30: Kudapan pagi• 10.30 – 12.30: Sambungan Bahagian 1• 2.30-4.30: Bahagian 2• 4.30- 10.30: Pembacaan Std ISO
9001:2008
12m bustaman/IAB/KPM/10
Jadual Kursus
• Hari Kedua: • 8.30- 10.00: Bahagian 3: Std• 10.00-10.30: Kudapan pagi• 10.30 – 12.30: Sambungan Bahagian 3-
persembahan kumpulan
• 2.30-4.30: Bahagian 4: Dokumentasi» Kuiz Klausa ISO 9001:2008
• 4.30- 10.30: Tugasan Kumpulan: Semakan Dokumen
13m bustaman/IAB/KPM/10
Jadual Kursus
• Hari Ketiga: • 8.30- 10.00: Perbincangan kerja
kumpulan» Bahagian 5: Perancangan
Audit• 10.00-10.30: Kudapan pagi• 10.30 – 12.30: Tugasan Kumpulan:
Perancangan Audit• 2.30-4.30: Bahagian 5: Pelaksanaan
& Pelaporan Audit• 4.30- 10.30: Penyediaan senarai semak
audit
14m bustaman/IAB/KPM/10
Jadual Kursus
• Hari Keempat: • 8.30- 10.00: Bahagian 5: Latihan Audit• 10.00-10.30: Kudapan pagi• 10.30 – 12.30: Bahagian 5: Latihan
Pelaporan Audit• 2.30-3.30: Peperiksaan Audit• 3.30-4.30: Penilaian Kursus &
Penutupan Kursus
15m bustaman/IAB/KPM/10
Bahagian 1
• Definisi Kualiti• Pengenalan Pengurusan Kualiti &
Standard Sistem Kualiti ISO 9001:2008
• 8 prinsip kualiti• Model Sistem Pengurusan Kualiti• Faedah Melaksanakan MS ISO 9000
16m bustaman/IAB/KPM/10
Soalan 1
•Apakah itu kualiti?
17m bustaman/IAB/KPM/10
Definisi Kualiti
1. Fit for purpose (Juran).
2. Quality is conformance to requirements
(Philip Crosby)
3. Keupayaan sesuatu barang/perkhidmatan yang mempunyai ciri-ciri kemampuan untuk memenuhi sesuatu kehendak.
(Shewhart)
18m bustaman/IAB/KPM/10
Definisi Kualiti –ISO 9000:2000
“ darjah dimana sekumpulan sifat yang wujud memenuhi keperluan-keperluan” (3.1.1)
Sifat (3.5.1) bermaksud ciri-ciri yang mebezakan sesuatu samada sedia wujud yang atau diberikan, kualitatif atau kuantitatif atau jumlah yang banyak dan terdapat banyak kelas sifat seperti fizikal, deria, kelakuan,batas waktu, ergonomic dan fungsian.
Keperluan (3.1.2) adalah amalan yang biasa digunakan oleh syarikat, pelanggannya dan atau pihak yang berminat.
19m bustaman/IAB/KPM/10
Kesimpulan: Definisi
The experts and gurus have various definitions…. But they all add up to the same thing:
“ Meeting the customer’s requirement”
20m bustaman/IAB/KPM/10
21m bustaman/IAB/KPM/10
INPUT OUTPUTPROSES
P
D
C
A
@
OUTCOME
1. Efficiency
3. Quality Assurance
4. Innovation
5. Quality of work life
2. Effectiveness
6. Productivity
7. Budgetability
7 PERFORMANCE CRITERIA (Sink & Tuttle Model, 1989)
22m bustaman/IAB/KPM/10
Latarbelakang ISO
• ISO atau International Organisation For Standardisation- organisasi antarabangsa bukan kerajaan dengan keahlian lebih 170 buah negara.
• “In 1946, delegates from 25 countries met in London and decided to create a new international organization, of which the object would be "to facilitate the international coordination and unification of industrial standards".
• Badan ISO, rasmi beroperasi 23 February 1947, in Geneva, Switzerland
23m bustaman/IAB/KPM/10
Latarbelakang ISO• Oleh kerana "International Organization for
Standardization" would have different acronyms in different languages ("IOS" in English, "OIN" in French for Organisation internationale de normalisation), its founders decided to give it also a short, all-purpose name”.
• “They choose "ISO", derived from the Greek isos, meaning "equal". Whatever the country, whatever the language, the short form of the organization's name is always ISO”.
24m bustaman/IAB/KPM/10
INTERNATIONAL ORGANISATION FOR STANDARDISATION (IOS)
1. Tujuan:
“untuk mempromosi pembangunan standard .... untuk memajukan kerjasama di kalangan negara ahli dalam bidang saintifik, ekonomi dan teknologi”
2. Fungsi Utama IOS• Menghasilkan siri standard yang boleh diguna pakai dalam
semua jenis industri/perkhidmatan di pelbagai negara• Jenis standard: simbol, kod, sukatan, saiz dan speed.
25m bustaman/IAB/KPM/10
Apa itu ISO 9000?
ISO 9000, adalah satu standard bertulis yang menetapkan dan menerangkan elemen keperluan asas yang perlu ada dalam SISTEM KUALITI bagi memastikan perkhidmatan diberikan oleh sesebuah organisasi dapat memenuhi kehendak pelanggan.
26m bustaman/IAB/KPM/10
ISO
• Sistem Pengurusan Kualiti : Berasaskan dokumentasi. “Document what you do, do what you document and prove it”
• Bukan standard atau perkhidmatan: Konsep pencegahan
• Berasaskan kepada prinsip kepastian kualiti : Konsep kualiti yang universal dan
dikenal pasti melalui pengiktirafan oleh pihak ketiga
27m bustaman/IAB/KPM/10
ISO...1.‘Say what you do’- mendokumenkan prosedur
pelaksanaan proses kerja yang memberi kesan kepada kualiti produk atau perkhidmatan.
2.‘Do what you say’- melaksanakan aktiviti kerja sebagaimana dinyatakan dalam prosedur
3.‘Record what is done’ - senggara rekod aktiviti sebagai bukti pematuhan kepada apa yang didokumenkan.
4.‘Improve, based on results’- perbandingan antara apa yang sebenarnya dilakukan dengan apa yang dirancang. Maklumat tersebut boleh membantu sebarang kekurangan kepada sistem kualiti
28m bustaman/IAB/KPM/10
Versi Standard
Standard Pertama: 1987
Standard Kedua: 1994 (IAB bermula- dengan MAMPU)
Standard Ketiga: 2000 (MOODY INT’)
Standard keempat: 2008- versi terkini
29m bustaman/IAB/KPM/10
PRINSIP ASAS ISO 9000
Prinsip Pertama: ISO 9000 adalah standard bagi sistem kualiti.
Prinsip Kedua: ISO 9000 berasaskan kepada dokumentasi
Prinsip Ketiga: ISO 9000 menekankan pencegahan
Prinsip Keempat: ISO 9000 adalah satu standard universal.
30m bustaman/IAB/KPM/10
EMPAT STANDARD MS ISO 9000:2008
1. MS ISO 9000:2008 QMS – Fundamentals and Vocabulary
2. MS ISO 9001:2008 QMS – Requirements
3. MS ISO 9004:2008 QMS – Guidance for Performance Improvement
4. MS ISO 19011: Guidelines on Quality and Environmental Auditing
31m bustaman/IAB/KPM/10
Take 5!
32m bustaman/IAB/KPM/10
Why standards matter
• Standards make an enormous and positive contribution to most aspects of our lives.
• Standards ensure desirable characteristics of products and services such as quality, environmental friendliness, safety, reliability, efficiency and interchangeability - and at an economical cost.
• When products and services meet our expectations, we tend to take this for granted and be unaware of the role of standards. However, when standards are absent, we soon notice. We soon care when products turn out to be of poor quality, do not fit, are incompatible with equipment that we already have, are unreliable or dangerous.
• When products, systems, machinery and devices work well and safely, it is often because they meet standards. And the organization responsible for many thousands of the standards which benefit the world is ISO.
• When standards are absent, we soon notice.
33m bustaman/IAB/KPM/10
Standard merangkumi bidang berikut
• Manufacturing, processing, servicing, printing, forestry, electronics, steel, computing, legal services, financial services, accounting, trucking, banking, retailing, drilling, recycling, aerospace, construction, exploration, textiles, pharmaceuticals, oil and gas, pulp dan paper, petrochemicals publisching, shipping, energy, telecommunications, plastics, metals, research, health care, hospitality, utilities, pest control, aviation, machine tools, food processing, agriculture, government, education, recreation, fabrication, sanitation, software development, consumer products, transportation, design, instumentation, tourism, communications, biotechnology, chemicals, engineering, farming, entertainment, horticulture, consulting, insurance, and so on.
34m bustaman/IAB/KPM/10
What standards doISO standards:• make the development, manufacturing and supply of
products and services more efficient, safer and cleaner • facilitate trade between countries and make it fairer • provide governments with a technical base for health,
safety and environmental legislation, and conformity assessment
• share technological advances and good management practice
• disseminate innovation • safeguard consumers, and users in general, of products
and services • make life simpler by providing solutions to common
problems
35m bustaman/IAB/KPM/10
Examples of the benefits standards provide
• Standardization of screw threads helps to keep chairs, children's bicycles and aircraft together and solves the repair and maintenance problems caused by a lack of standardization that were once a major headache for manufacturers and product users.
• Standards establishing an international consensus on terminology make technology transfer easier and safer. They are an important stage in the advancement of new technologies and dissemination of innovation.
• Without the standardized dimensions of freight containers, international trade would be slower and more expensive.
36m bustaman/IAB/KPM/10
Examples of the benefits standards provide
• Without the standardization of telephone and banking cards, life would be more complicated.
• A lack of standardization may even affect the quality of life itself: for the disabled, for example, when they are barred access to consumer products, public transport and buildings because the dimensions of wheel-chairs and entrances are not standardized.
• Standardized symbols provide danger warnings and information across linguistic frontiers.
• Consensus on grades of various materials gives a common reference for suppliers and clients in business dealings.
37m bustaman/IAB/KPM/10
Examples of the benefits standards provide
• Consensus on grades of various materials gives a common reference for suppliers and clients in business dealings.
• Agreement on a sufficient number of variations of a product to meet most current applications allows economies of scale with cost benefits for both producers and consumers. An example is the standardization of paper sizes.
• Standardization of performance or safety requirements of diverse equipment makes sure that users' needs are met while allowing individual manufacturers the freedom to design their own solution on how to meet those needs.
• Standardized computer protocols allow products from different vendors to "talk" to each other.
• Standardized documents speed up the transit of goods, or identify sensitive or dangerous cargoes that may be handled by people speaking different languages.
38m bustaman/IAB/KPM/10
Examples of the benefits standards provide
• Standardization of connections and interfaces of all types ensures the compatibility of equipment of diverse origins and the interoperability of different technologies.
• Agreement on test methods allows meaningful comparisons of products, or plays an important part in controlling pollution - whether by noise, vibration or emissions.
• Safety standards for machinery protect people at work, at play, at sea... and at the dentist's.
• Without the international agreement contained in ISO standards on metric quantities and units, shopping and trade would be haphazard, science would be unscientific and technological development would be handicapped.
39m bustaman/IAB/KPM/10
Take 5!
40m bustaman/IAB/KPM/10
Dalam Standard versi 2008, ia berlandaskan kepada amalan lapan prinsip kualiti
8 PRINSIPKUALITI
41m bustaman/IAB/KPM/10
Prinsip Kualiti Pertama
Prinsip Pertama: Organisasi Bermatlamatkan Pelanggan• Organisasi bergantung kepada pelanggan mereka. Oleh itu organisasi
hendaklah memahami keperluan pelanggan yang sedia ada dan pada masa akan datang, memenuhi keperluan pelanggan dan berusaha untuk melebihi jangkaan pelanggan.
Faedah Utama• Pemahaman menyeluruh organisasi terhadap keperluan dan jangkaan
pelanggan dan stakeholder• Matlamat dan sasaran prestasi yang ditetapkan mestilah berkaitan
dengan memenuhi keperluan pelanggan.• Peningkatan prestasi organisasi (perubahan) mestilah berasaskan untuk
memenuhi keperluan pelanggan.• Memastikan sumber manusia mempunyai pengetahuan dan kemahiran
yang diperlukan untuk memenuhi keperluan pelanggan.
42m bustaman/IAB/KPM/10
Prinsip Kedua: Kepimpinan
Ketua organisasi (PIHAK PENGURUSAN) bertanggungjawab:• mewujudkan halatuju dan matlamat organisasi dengan
jelas. • mewujudkan dan mengekalkan persekitaran dalaman yang
sesuai untuk stafnya supaya mereka dapat terlibat sepenuhnya dalam mencapai objektif-objektif organisasi yang telah ditetapkan bersama.
Faedah Utama• Staf akan lebih faham dan bermotivasi ke arah pencapaian
objektif dan matlamat.• Aktiviti akan dinilai, diperkemas dan dilaksanakan dengan
cara yang lebih bersatu.• Kepimpinan melalui teladan, menggalakkan
penambahbaikan yang berterusan.
43m bustaman/IAB/KPM/10
Prinsip Ketiga: Penglibatan Staf(kerja berpasukan)
Staf atau pekerja di semua peringkat adalah merupakan tunggak sesebuah organisasi dan penglibatan mereka sepenuhnya membolehkan keupayaan mereka digunakan untuk faedah-faedah organisasi.
Faedah Utama• Pekerja yang bermotivasi, komited dan terlibat.• Pekerja merasakan lebih bertanggungjawab atas
prestasi masing-masing.• Pekerja lebih seronok untuk terlibat dan
menyumbang kepada penambahbaikan.
44m bustaman/IAB/KPM/10
Prinsip Keempat: Pendekatan Proses
Hasil yang dikehendaki dapat diperolehi dengan lebih efisien apabila sumber-sumber dan aktiviti yang berkaitan diurus sebagai suatu proses.
Faedah Utama• Keupayaan mengurangkan kos dan memendekkan
cycle times melalui penggunaan sumber-sumber.• Hasil yang bertambah baik, konsisten dan boleh
jangka.• Membolehkan peluang-peluang penambahbaikan
diberi keutamaan dan fokus.
45m bustaman/IAB/KPM/10
Prinsip Kelima: Pendekatan Sistem Untuk Pengurusan
Dengan mengenal pasti, memahami dan menguruskan sesuatu sistem untuk proses-proses yang berhubung kait bagi sesuatu objektif, ia dapat menambahkan kecekapan dan keberkesanan sesebuah organisasi.
Faedah Utama• Memperkemaskan proses-proses yang akan
menyumbang kepada hasil yang diperlukan.• Keupayaan untuk fokus kepada usaha proses-
proses• Memberikan keyakinan kepada pihak yang
berkepentingan terhadap keberkesanan dan kecekapan organisasi.
46m bustaman/IAB/KPM/10
Prinsip Keenam: Peningkatan Berterusan
• Peningkatan berterusan hendaklah dijadikan sebagai objektif tetap sesuatu organisasi.
Faedah Utama• Peningkatan kelebihan persaingan boleh
menyumbang kepada penambahbaikan keupayaan organisasi.
• Keupayaan bertindak balas dengan cekap kepada peluang-peluang.
47m bustaman/IAB/KPM/10
Prinsip Ketujuh: Pendekatan Berfakta Dalam Membuat Keputusan
• Keputusan yang efektif dibuat berdasarkan analisa sesuatu data/maklumat.
Faedah Utama• Keputusan yang lebih jelas• Keupayaan untuk mempamerkan keberkesanan
keputusan yang lalu melalui rujukan kepada fakta-fakta sejarah.
• Keupayaan untuk mengkaji semula dan merangsang ke arah penyemakan semula keputusan dan pandangan.
48m bustaman/IAB/KPM/10
Prinsip Kelapan: Hubungan yang Saling Bermanfaat Dengan Pembekal
Sesuatu organisasi dan pembekal-pembekalnya adalah saling bergantung antara satu sama lain dan hubungan yang saling bermanfaat dapat mempertingkatkan keupayaan yang menguntungkan kedua-dua pihak.
Faedah Utama• Meningkatkan keupayaan untuk mewujudkan nilai bagi
kedua-dua pihak• Fleksibel dan pantas bertindak ke atas maklum balas
bersama terhadap pasaran yang berubah-ubah.• Mengoptimumkan kos dan sumber-sumber.
49m bustaman/IAB/KPM/10
Penambahbaikan Berterusan Sistem Pengurusan Kualiti (PDCA)
PELANGGAN&
STAKE-HOLDERS
KEPERLUAN
TANGGUNGJAWABPENGURUSAN ATASAN (5.0)
PENGURUSANSUMBER (6.0)
PENGUKURAN,ANALISIS &
PENAMBAHBAIKAN (8.0)
PENZAHIRAN PRODUK
(7.0)(Product Realization)
PENZAHIRAN PRODUK
(7.0)(Product Realization)
PELANGGAN&
STAKE-HOLDERS
BERPUAS-HATI
PRODUKPRODUKINPUTINPUTOUTPUTOUTPUT
Aktiviti Penambahan Nilai
Aliran informasi
4.0
Model Proses Sistem Pengurusan
Mbustaman-IAB-KPM 50
Keperluan MS ISO 9001:2008 dibahagikan kepada lima seksyen:
Seksyen 4
Sistem Pengurusan Kualiti
Pemahaman mengenai proses dan dokumentasi
Seksyen 5
Tanggungjawab Pengurusan
Pengurusan dan isu pentadbiran
Seksyen 6
Pengurusan sumber Mengenai sumber kewangan, manusia, peralatan dan persekitaran kerja
Seksyen 7
Proses penyampaian perkhidmatan.
Keperluan proses dan proses yang diperlukan bagi mengubah input kepada produk
Seksyen 8
Pengukuran, Analisis dan Penambahbaikan
Mengenai isu seperti pengukuran produk/perkhidmatan, pemantauan sistem dan proses penambahbaikan.
51m bustaman/IAB/KPM/10
Rehat!
52m bustaman/IAB/KPM/10
AUDIT KUALITI
DALAMAN
AUDIT KUALITI
DALAMANBahagian 2
Prinsip dan Pengurusan
Audit
53m bustaman/IAB/KPM/10
10
PRINSIP-PRINSIP PENGAUDITAN
PRINSIP-PRINSIP PENGAUDITAN
� Std ISO 19011:2002 � Definisi audit kualiti � Objektif-objektif audit� Ciri-ciri auditor� Jenis-jenis audit kualiti� Prinsip Audit� Tanggungjawab Juruaudit
54m bustaman/IAB/KPM/10
11
Definisi Audit KualitiDefinisi Audit Kualiti
Proses yang sistematik, berkecuali dan didokumenkan untuk mendapatkan bukti audit dan menilaikannya secara objektif dalam menentukan kriteria audit telah dipenuhi.
(ISO 19011:2002, page 1)
55
Penjelasan: definisi
1. Audit Kriteria (3.2):• Set dasar, prosedur atau keperluan yang
digunakan sebagai rujukan.
• Set of policies, procedures or requirements
2. Penemuan Audit (3.3)Keputusan penilaian yang dibuat ke atas bukti
yang telah diperolehi dengan kriteria audit. Penemuan boleh menyatakan keakuran terhadap kriteria audit, atau peluang untuk penambahbaiakan
m bustaman/IAB/KPM/10
56m bustaman/IAB/KPM/10
25
Teminologi Utama Audit Kualiti
Teminologi Utama Audit Kualiti
• Auditor: Orang yang melakukan aktiviti pengauditan
• Auditee: Pihak yang diaudit.
• Klien/Pembekal/Subkontraktor: Pihak yang dinilai
57m bustaman/IAB/KPM/10
16
Audit Kualiti Bermakna:Audit Kualiti Bermakna:
• Mesti Sistematik (bukan rambang tetapi terperinci)
• Mesti Bebas (tidak dilakukan oleh mereka yang berkepentingan)
• Mesti menentukan sama ada aktiviti-aktiviti kualiti telah memenuhi keperluan “planned arrangements” (termasuk aktiviti-aktiviti dalam Quality Std ISO 9004)
58m bustaman/IAB/KPM/10
06/21/98 17@ Hakcipta Terpelihara HMA
Audit Kualiti Bermakna:Audit Kualiti Bermakna:
• Mesti meliputi “related results” iaitu memeriksa hasil setelah aktiviti-aktiviti kualiti dilaksanakan (dengan memeriksa rekod, produk, proses, membuat keputusan dll)
• Mesti menentukan “compliance with planned arrangements” iaitu dasar dan prosedur umum seperti kontrak, pelan, spesifikasi, lukisan/lakaran, prosedur khusus dan arahan.
59m bustaman/IAB/KPM/10
18
Audit Kualiti Bermakna:Audit Kualiti Bermakna:
• Mesti menentukan sama ada “arrangements” diimplementasikan dengan berkesan. Keberkesanan diukur melalui:
» sama ada aktiviti telah dilakukan dengan betul» Menepati sasaran» Jadual ditepati dll
• Mesti menentukan sama ada “planned arrangements” adalah sesuai untuk mencapai objektif iaitu sama ada peruntukan yang dibuat oleh pembekal dapat memenuhi objektif organisasinya (objektif kualiti)
60m bustaman/IAB/KPM/10
19
Audit Kualiti Bermakna:Audit Kualiti Bermakna:
• Audit Sistem Kualiti melibatkan pemeriksaan sesuatu “produk”tetapi bukan untuk mengesahkannya (certify)
• Audit Sistem Kualiti juga melibatkan pemeriksaan sesuatu operasi dan rekod-rekod operasi untuk mempastikan rekod-rekod itu menggambarkan operasi yang lalu.
61
FLOW CHART OF IQA: ISO 19011
Improving the audit programme
competence and evaluation of
auditors
Authority for the audit programme
Audit activitiesAct
Plan
Check
Implementing internal audit programscheduling auditsevaluating auditors
selecting audit teamdirecting audit activiries
maintaining records
Establishingthe internal audit program
obectivesresponsibilitties
resourcesprocedure and guidance
Monitoring & reviewingthe internal audit program
monitoring & reviewingidentifying needs for corrective
identifying needs for prevention actionsidentifying opportunities for improvement
Do
62m bustaman/IAB/KPM/10
15
Jenis AuditJenis Audit
– Audit Luaran (External Audit) = Audit Persijilan/pihak ketiga
– Audit Dalaman (Internal Audit) = Audit pertama
– International Register of Certified Auditors (IRCA) menggunakan :
– Assessment = Audit– Assessors = Auditors
63m bustaman/IAB/KPM/10
06/21/98 28
Tujuan PengauditanTujuan Pengauditan
• Audit dilaksanakan untuk:• mencari fakta, bukan kecacatan• mengelak daripada “deterioration” dalam
standard
• Kegunaan audit dapat dilihat apabila ianya diasaskan kepada standard yang perlu dipatuhi oleh sesebuah organisasi (contohnya standard ISO 9000)
64
ROLES OF IQA
As a powerful tool to measure the effectiveness of quality management system
Evaluates organisation’s compliance with QMS in all aspects related production and quality control
Detects any shortcomings in the implementation of QMS
Recommend the necessary corrective and preventive actions
65
BENEFITS OF IQA
Tells you the health of a quality system
Identify the root of a problem and plan for corrective and preventive actions with timeline
Achieve better allocation of resources
Able to avoid potentially big problem
Learn what an auditors look for
Continuous improvement
Mbustaman-IAB-KPM 66
Mbustaman-IAB-KPM 67
Limitations of audit
• It can neither help in prioritizing changes nor in allocating resources.
• Audit cannot mobilize people to take action.• Audit cannot generate better data than the measures
used to gather those.• An audit, by itself cannot improve performance.• An audit should not be used for wrongful purposes. It
should not be used for personal indictment and to justify improve actions.
68
69
PRINCIPLE OF AN AUDITOR
Ethical
Professional
Fair
70
Prinsip seorang Juruaudit
• Kelakuan beretika – asas kepada profesionalisme
kepercayaan, integriti, kerahsiaan, dan kebijaksanaan
• Kewajaran Penyampaian – kewajipan untuk melaporkan yang benar & tepat
• Berkecuali – asas kepada keadilan dan kebenaran kesimpulan audit
• Pendekatan berasaskan bukti – kaedah yang rasional untuk menghasilkan kesimpulan audit yang boleh dipercayai
71
Keperibadian Juruaudit (ISO 19011)
• Berfikiran terbuka dan matang• Mempunyai pertimbangan yang baik• Mempunyai kemahiran analisis/teknikal
dan berpendirian tetap• Bersikap realistik dan mempunyai
kemahiran sosial• Berkemahiran kemunikasi• Personaliti positif: peramah, tolong
menolong, bersopan, merendah diri & jujur)
72
Keperibadian Juruaudit (ISO 19011)
• Berfikiran terbuka dan matang• Mempunyai pertimbangan yang baik• Mempunyai kemahiran analisis/teknikal
dan berpendirian tetap• Bersikap realistik dan mempunyai
kemahiran sosial• Berkemahiran kemunikasi• Personaliti positif: peramah, tolong
menolong, bersopan, merendah diri & jujur)
73m bustaman/IAB/KPM/10
Ciri-ciri personaliti negatif
Suka berdebatMudah membuat keputusan tanpa usul periksa (bukti)AgresifPemalasCuaiTidak konsisten dengan keputusan yang dibuatSikap tahu semuanyaMENCARI KESALAHAN
74
GUIDANCE FOR AUDITEE
When being audited:
• Be honest, open and cooperative• Volunteer information• Report deficiencies and difficulties if
you know of any • Ensure that underlying causes are
identified• Ask the auditor if you’re not sure
75m bustaman/IAB/KPM/10
rehat!
76m bustaman/IAB/KPM/10
KEPERLUAN-KEPERLUAN SISTEM
PENGURUSAN KUALITI STANDARD
MS ISO 9001: 2008
Bahagian 3
Mbustaman-IAB-KPM 77
Std MS ISO 9001: 2008 SPK
Standard yang menjadi asas bagi….• Keperluan yang mesti dipatuhi • Keperluan asas bagi membentuk sistem kualiti• Persijilan. Asas penilaian oleh badan persijilan.• Standard yang menjelaskan keperluan SPK bagi
tujuan menilai kemampuan organisasi memenuhi kehendak pelanggan.
• Standard adalah anjal
Mbustaman-IAB-KPM 78
Struktur Kandungan Standard Terbahagi Kepada 8 Para
0. Pengenalan
1. Skop
2. Rujukan Nomatif3.Terminologi dan definisi 4.Sistem pengurusan kualiti
0.1 Am
0.2 Pendekatan proses
0.3 Hubung kait dengan ISO 9004.
0.4. Kompatibiliti dengan sistem pengurusan lain
1.1 Am
1.2 Applikasi
Mbustaman-IAB-KPM 79
5. Tanggungjawab Pengurusan
5.1 Komitmen pengurusan
5.2 Keutamaan pelanggan
5.3 Dasar kualiti
5.4 Perancangan
5.5 Tanggungjawab, kuasa dan komunikasi
5.6 Kajian semula pengurusan
Mbustaman-IAB-KPM 80
6. Pengurusan sumber
6.1 Bekalan sumber (Kewangan)
6.2 Sumber Manusia
6.3 Infrastruktur
6.4 Persekitaran kerja
Mbustaman-IAB-KPM 81
7. Proses penyampaian perkhidmatan
7.1 Perancangan bagi penyampaian perkhidmatan pengurusan
7.2 Proses berkaitan dengan pelanggan
7.3 Reka bentuk dan pembangunan proses
7.4 Perolehan
7.5 Proses penyediaan perkhidmatan
7.6 Kawalan bagi kaedah penentukuran peralatan.
Mbustaman-IAB-KPM 82
8. Pengukuran, analisa dan penambahbaikan
8.1 Am
8.2 Pemantauan dan pengukuran
8.3 Kawalan ke atas perkhidmatan yang tidak
memenuhi keperluan
8.4 Analisis data
8.5 Penambahbaikan yang menyeluruh.
Mbustaman-IAB-KPM 83
Penambahbaikan Berterusan Sistem Pengurusan Kualiti (PDCA)
PELANGGAN&
STAKE-HOLDERS
KEPERLUAN
TANGGUNGJAWABPENGURUSAN ATASAN (5.0)
PENGURUSANSUMBER (6.0)
PENGUKURAN,ANALISIS &
PENAMBAHBAIKAN (8.0)
PENZAHIRAN PRODUK
(7.0)(Product Realization)
PENZAHIRAN PRODUK
(7.0)(Product Realization)
PELANGGAN&
STAKE-HOLDERS
BERPUAS-HATI
PRODUKPRODUKINPUTINPUTOUTPUTOUTPUT
Aktiviti Penambahan Nilai
Aliran informasi
4.0
Model Proses Sistem Pengurusan
84
AKTIVITI PELAKSANAAN AUDIT
Mbustaman-IAB-KPM 8506/21/98 39
Proses Pengauditan(Umum)
Proses Pengauditan(Umum)
SEDIAKAN PROGRAM AUDIT
RANCANG AUDIT
MENJALANKAN AUDIT
LAPORKAN HASIL AUDIT
JALANKAN AUDIT SUSULAN
LENGKAPKAN REKOD AUDIT
1
2
3
4
5
6
Mbustaman-IAB-KPM 8606/21/98 40
1. Program Audit1. Program Audit• Program disediakan oleh Wakil
Pengurusan• Program audit dalaman: 2 kali• Program audit luar: 1kali (Badan
Persijilan)• Program audit mendefinisikan lokasi,
tarikh audit dan mengenalpasti auditor.
audit
Mbustaman-IAB-KPM 8706/21/98 41
Merancang PengauditanMerancang Pengauditan
• Menjadi tanggungjawab Wakil Pengurusan & Ketua juruaudit merancang dan mengelola
• Pasukan audit dipilih daripada mereka yang berkelayakan.
• Mengumpulkan maklumat untuk merancang yang berkaitan dengan skop, termasuk maklumat juruaudit untuk penyusunan ahli pasukan dan proses yang akan diaudit.
• Memeriksa dokumen sistem kualiti untuk perancangan audit
Mbustaman-IAB-KPM 8806/21/98 42
Merancang Pelan PengauditanMerancang Pelan Pengauditan
• Pelan audit adalah gambaran mengenai aktiviti dan penyusunan audit.
• Ia merangkumi maklumat pelaksanaan audit seperti:
• 1. proses/aktiviti yang akan diaudit• 2. Tarikh, masa pengauditan• 3. Kriteria audit• 4. Nama juruaudit dan auditi• 5. Masa untuk mesyuarat pembukaan &
penutupan
89
Masa Pasukan Audit & Ketua Masa Juruaudit
m bustaman/IAB/KPM/10
Tarikh
Ketua Juruaudit
Juruaudit
Kriteria Audit
Skop Audit
CONTOH PELAN AUDIT
mbustamanIABKPM 90hak milik muhd bustaman/IAB/KPM
AUDIT SCHEDULE
Typical Daily Audit ScheduleSchedule for Jan 21, 2010
8:00 – 8:30 Auditor Preparation
8:30 – 9:00 Opening Meeting
9:00 – 9:30 Document control
9:30–10:30 Top Management commitment
10:30–11:30 Purchasing
11:30–12:30 Working Lunch
12:30– 2:30 Product Realization (Centre A)
2:30 – 4:30 Auditor Work Times
4:30 – 5:00 Closing Meeting
91
Penyediaan Senarai Semak
• Alat bantuan untuk memandu, memberi peringatan mengenai maklumat yang perlu diperolehi dan fakta yang perlu disahkan.
• Panduan mengenai soalan yang akan ditanya dan keberkesanan proses temubual.
• Kaedah popular dalam menyediakan soalan:• a. menukar kenyataan dalam standard atau prosedur
menjadi soalan• b. meringkaskan kenyataan tersebut• c. ayat peringatan
m bustaman/IAB/KPM/10
92
contoh• “ Catatkan maklumat pelanggan dalam borang maklumbalas
dengan betul dan lengkap”• Kenyataan ini akan ditukar seperti berikut:• “ Apakah maklumat pelanggan yang dicatatkan dalam Borang
Maklumbalas?”• Atau,• “Catatkan maklumat pelanggan dalam Borang Maklumbalas dengan
betul dan lengkap”.• Jika diringkaskan, ia akan ditulis seperti berikut:• “Maklumat pelanggan- Borang Maklumbalas”.• Atau,• “catatkan maklumat pelanggan dalam Borang Maklumbalas dengan
betul dan lengkap”.• Jika ditulis sebagai peringatan:• “Semak maklumat pelanggan dalam Borang Maklumbalas”.m bustaman/IAB/KPM/10
93m bustaman/IAB/KPM/10
Bahagian di audit
Tarikh: Muka surat: /
Juruaudit
Rujukan (Klausa) Perkara yang diaudit Catatan Penemuan Audit
SENARAI SEMAK
94
Melaksanakan Audit
m bustaman/IAB/KPM/10
95
Mesyuarat Pembukaan
• Sesi perbincangan ‘pembukaan’ di antara pasukan audit dan auditee.
• Pengerusi: Ketua Juruaudit• Agenda mesyuarat:• 1. Memperkenalkan juruaudit terlibat• 2. Penerangan mengenai
tujuan/skop/kaedah audit
m bustaman/IAB/KPM/10
96
Mesyuarat Pembukaan
• 3. Penerangan mengenai ketidakakuran• 4. pengesahan Jadual audit• 5. pengesahan kerahsiaan• 6. melangkapkan keperluan pentadbiran
audit spt borang kehadiran, borang maklumbalas
• 7. Penjelasan mengenai isu-isu yang mungkin timbul ketika audit
m bustaman/IAB/KPM/10
97
Temubual Audit
• Temubual adalah salah satu kaedah yang penting untuk mendapatkan maklumat. Melalui proses temubual, pengumpulan maklumat berlaku dan seterusnya pengumpulan bukti objektif.
m bustaman/IAB/KPM/10
98
Temubual Audit
Soalan yang akan dikemukakan oleh Juruaudit mestilah:
*Memerlukan jawapan yang boleh memberi maklumat yang dikehendaki,
*Tidak mencadangkan jawapan, dan
*Tidak mengandungi ayat dan implikasi yang beremosi.
m bustaman/IAB/KPM/10
99
Temubual Audit
• Lazimnya, proses temubual audit mempraktikkan 3 jenis soalan yang berikut:
• SOALAN TERBUKA,• SOALAN TERTUTUP, dan• SOALAN PENJELASAN.
m bustaman/IAB/KPM/10
100
Soalan Terbaik Semasa Audit
“SHOW ME…”atau
“BOLEH BERIKAN SAYA...”atau
“Tolong tunjukkan..”
m bustaman/IAB/KPM/10
101
Kaedah A-LOCK (ask, listen, Observe & Check)
• Tanya soalan,• Berhenti bercakap,• Dengar jawapan yang diberikan,• Minta penjelasan jika keliru/tidak faham• Langkah pemerhatian dan pemeriksaan ke atas
bukti objektif,• Buat catatan yang perlu,• Jika sudah berpuashati, tanya soalan yang
seterusnya.m bustaman/IAB/KPM/10
102
Persekitaran Audit
• Faktor elemen fizikal: keselesaan persekitaran
• Elemen emosi: mencari keakuran bukan ketidakakuran. Jaga “eye contact”’ dan body language”.
• Kaji pendengar yang baik:• a. mendengar dengan fikiran terbuka• b. Gunakan bahasa badan yang betulm bustaman/IAB/KPM/10
103
sambungan
• c. menjadi pemerhati- auditi cakap lebih. Jangan menyampuk atau ganggu auditi bercakap.
• d. Tumpukan kepada maklumat yang ingin dicari
• e. elak dari terus buat kesimpulan
m bustaman/IAB/KPM/10
mbustamanIABKPM 104hak milik muhd bustaman/IAB/KPM
THE GOLDEN RULES OF AUDITING
• Be prepared• Retain an open mind
• Be professional• Do not waste time
• Present a true and fair view
Calm, Courteous, Professional, Polite & Firm
mbustamanIABKPM 105hak milik muhd bustaman/IAB/KPM
TAKE 5!
mbustamanIABKPM 106hak milik muhd bustaman/IAB/KPM 3INTERNAL Q AUDIT - MAS 97
EXTRA NOTE : AUDIT CONDUCT
�COMMUNICATION SKILLS�QUESTIONING SKILLS�LISTENING SKILLS
mbustamanIABKPM 107hak milik muhd bustaman/IAB/KPM
DEVELOP GOOD AUDITING SKILLS
• Avoid leading, multiple, & trick questions• Listen intently• Be observant & take note• Try to establish root cause of deficiencies• Actually witness & document objective
evidence• Avoid giving advice• Remain calm, courteous, polite,
professional & firm
mbustamanIABKPM 108hak milik muhd bustaman/IAB/KPM
COLLECTING EVIDENCE…Communication
• Communicate clearly• Be open minded• Be aware of biases• Ask question in regard to the
QMS• Do not make assumptions• Lead auditors should rely on the
audit team
mbustamanIABKPM 109hak milik muhd bustaman/IAB/KPM 5
Questioning Skills
Explaining your need :• Give reasons for asking questions• Don’t demand information, request
it politely• Don’t use deception to obtain
information
mbustamanIABKPM 110hak milik muhd bustaman/IAB/KPM 6
Type of Questions• Closed questions• Probing questions• Emotive questions• Trick questions• Hypothetical questions• Systematic questions• Leading questions• Multiple questions
mbustamanIABKPM 111hak milik muhd bustaman/IAB/KPM 7
Don’t ask• Leading questions• Emotive questions
“Don’t you use red reject labels ?”
“ Why don’t you stamp these documents UNCONTROLLED”
• In general don’t ask closed questions:
“…Do you have a procedure for controlling noncomforming product ? ”
mbustamanIABKPM 112hak milik muhd bustaman/IAB/KPM 10
Requests
- Sebagai tambahan kepada soalan, auditor perlu memeriksa dan mendapatkan bukti-bukti.
- Jika auditee tidak memberikan kerjasama, auditor perlu meminta dengan cara yang baik untuk mendapatkan bukti.
mbustamanIABKPM 113hak milik muhd bustaman/IAB/KPM 11
Example Requests
• “ I would like to see some results of the design verification activities you performed on project X”
• “Having examined your audit procedures and found them satisfactory, I would now like to examine the file of audit reports”
mbustamanIABKPM 114hak milik muhd bustaman/IAB/KPM
SOME QUESTION TO ASK THE AUDITEE
Are these open ended or closed ended?1. Are things being done the way you documented them?2. Is the department manager and staff following their own
procedures and work instructions?3. Is your system effective?4. Are you meeting your quality objectives?5. Is the quality objectives?6. What is your responsibility and authority?7. In what way does the quality policy effect what you do?8. What feedback do you receive about your performance?9. When problems arise, what do you do about them?
mbustamanIABKPM 115hak milik muhd bustaman/IAB/KPM
METHODS FOR IMPROVING AUDITING SKILLS
Ask question instead of giving direct orders, if you are the audit team leader.
There are two things that every person in the world appreciates….
…..to be asked
…..to be thanked.
mbustamanIABKPM 116hak milik muhd bustaman/IAB/KPM
COLLECTING EVIDENCE
• Write down the information as you conduct the audit.
• Keep all of your notes together.
mbustamanIABKPM 117hak milik muhd bustaman/IAB/KPM
COLLECTING EVIDENCE
Documentation to audit:• Policies• Procedures• Work instructions• Records• External documents
mbustamanIABKPM 118hak milik muhd bustaman/IAB/KPM 8
Listening Skills• Intelligent and active
listening• Hearing, understanding
and remembering the message
• Taking part in the interaction
• Feedback
mbustamanIABKPM 119hak milik muhd bustaman/IAB/KPM 9
One of the first steps to improving listening skills is to identify factors which hinder effective listening
Listening problems:
• Selective attention
• Premature conclusions
• Personal prejudices
mbustamanIABKPM 120hak milik muhd bustaman/IAB/KPM 13
Giving Feedback• When something is found that is in your
opinion good, give praise• When problems are uncovered, don’t jump
to conclusions• Don’t indicate that there is nonconformity• Point out potential problems• If there is evidence of nonconformity in the
system then say that there is a weakness not a NC
Mbustaman-IAB-KPM 12106/21/98 44
Pengumpulan & Pengesahan Bukti Objektif
Pengumpulan & Pengesahan Bukti Objektif
• Bukti objektif merujuk kepada:
“ data supporting the existence or verify of something” Std ISO 9000
Terbahagi 3 kategori:
1. Dokumen (rekod, fail, minit mesyuarat, laporan kursus)
bukti ini menunjukkan perkara yang telah berlaku atau aktiviti/proses yang telah dilaksanakan mengikut prosedur.
122
• 2. Pelaksanaan – ia merujuk kepada aktiviti yang dilaksanakan sebenar dan boleh diperhatikan.(present)
• 3. Manusia – tahap pengetahuan dan pemahaman yang diperlukan untuk melaksanakan prosedur pada masa depan (future)
m bustaman/IAB/KPM/10
mbustamanIABKPM 123hak milik muhd bustaman/IAB/KPM
WHAT ARE AUDIT FINDINGS?
• An observation is a positive, negative, or neutral fact that is supported by objective.
• A nonconformity is the non-fulfillment of a requirement.• An audit-finding is a written statement or conclusion
describing a nonconformity. It concludes:• The requirement, as it is stated In the quality standard, or regulation• The observation which provides evidence that the standard or
regulation is not being met
RECORD ALL AUDIT FINDINGS!
124
Penemuan Audit & penilaian Awal (1)• Maklumat atau bukti audit yang diperolehi
semasa sesi temubual, pemerhatian ke atas aktiviti atau proses dan pengesahan yang dibuat ke atas dokumen hendaklah dicatatkan atau direkodkan di dalam Senarai Semak. Maklumat atau bukti audit tersebut hendaklah dicatat atau direkod dengan jelas dan lengkap termasuk bukti yang spesifik dan objektif.
m bustaman/IAB/KPM/10
125
Penemuan Audit & penilaian Awal (2)
• Catatan atau rekod ini adalah penting untuk menyediakan laporan penemuan audit dan kesimpulan audit serta hendaklah diikuti dengan penilaian awal ke atas keakuran pelaksanaan sesuatu aktiviti atau proses seperti:
“AKUR” atau “TIDAK AKUR”“TIDAK BOLEH DISAHKAN”“TIDAK CUKUP BUKTI”
m bustaman/IAB/KPM/10
126
Penemuan Audit & penilaian Awal (3)
“PERLU RUJUK…” atau “BERKESAN” atau “TIDAK BERKESAN”
m bustaman/IAB/KPM/10
127
Perbincangan Pasukan (1)
• Perbincangan ini bertujuan untuk: Membuat penilaian semula ke atas penemuan audit dan lain-lain maklumat yang dikumpulkan oleh semua juruaudit (menilai pelan audit, kerjasama auditee, rintangan/kesusahan yang dihadapi).Persediaan untuk menyediakan laporan audit.
m bustaman/IAB/KPM/10
128
Perbincangan Pasukan (2)
Mencapai persetujuan ke atas semua laporan audit yang akan dikemukakan/dilaporkan kepada pihak yang diaudit.Tanggungjawab Ketua juruaudit menentukan klasifikasi NC (ketidakakuran)
m bustaman/IAB/KPM/10
129
Perbincangan Pasukan (3)
• Keputusan yang dicapai melalui penilaian ke atas penemuan audit boleh dikategorikan kepada tiga (3) iaitu: Keakuran
Ini menunjukkan bukti objektif yang diperolehi dapat membuktikan keakuran pelaksanaan kepada keperluan yang telah ditentukan.
m bustaman/IAB/KPM/10
130
Perbincangan Pasukan (4) Ketidakakuran
Ketidakakuran (nonconformance) bermaksud tidak memenuhi keperluan yang telah ditetapkan (the nonfulfillment of specified requirements)
Pemerhatian/peluang penambahbaikan
Komen yang dibuat ke atas sistem pengurusan kualiti untuk tujuan penambahbaikan atau perkara kurang bukti.
m bustaman/IAB/KPM/10
131
Klasifikasi Ketidakakuran
• 1 : Major• a. “ Ketidakakuran yang berlaku telah
menunjukan kegagalan sepenuhnya untuk memenuhi mana-mana klausa STD 9001:2008 atau kriteria audit yang lain”
• b. tidak akur kepada keperluan SPK yang mengakibatkan kesan buruk/besar terhadap kualiti produk/perkhidmatan yang diberikan kepada pelangan dan organisasi gagal mengambil tindakan pembetulan
m bustaman/IAB/KPM/10
132
Sambungan: major
• c. Ketidakakuran yang konsisten dan berulang-ulang terhadap keperluan SPK.
• d. Ketidakakuran yang berlaku terhadap SPK yang boleh membawa kepada ketidakpatuhan kepada keperluan undang-undang yang berkaitan dengan kualiti produk/perkhidmatan.
m bustaman/IAB/KPM/10
133
NC Minor
• NC yang terasing dan tidak konsisten dalam memenuhi keperluan yang telah ditetapkan
• NC yang berlaku tidak memberi kesan kepada kualiti produl/perkhidmatan
• NC yang tidak memberi kesan dalam memenuhi keperluan, kehendak dan jangkaan pelanggan.
m bustaman/IAB/KPM/10
134
Kesimpulan Audit
• Semasa membuat kesimpulan audit, Ketua Juruaudit haruslah mengambil kira tujuan utama audit dilaksanakan. Selain daripada menilai sejauh mana keakuran kepada keperluan yang ditetapkan, audit juga adalah aktiviti untuk mengenalpasti peluang penambahbaikan. Maka, boleh kita katakan bahawa peluang penambahbaikan perlu
m bustaman/IAB/KPM/10
135
Kesimpulan Audit
diutamakan kepada pihak pengurusan auditee berbanding dengan ketidakakuran.
m bustaman/IAB/KPM/10
mbustamanIABKPM 136hak milik muhd bustaman/IAB/KPM
COMPLETION
• All conformities are addressed• All corrective actions implemented• All corrective actions evaluated as effective• Audit completed
137
Mesyuarat Penutup (1)
• Mesyuarat ini dipengerusikan oleh Ketua Juruaudit dan dihadiri oleh pasukan audit, auditee dan pengurusan atasan organisasi yang di audit. Mesyuarat ini adalah aktiviti penutup proses audit untuk pasukan audit membuat kesimpulan ke atas audit yang telah dilaksanakan.
m bustaman/IAB/KPM/10
138
Mesyuarat Penutup (2)
• Tujuan Mesyuarat Penutup diadakan adalah untuk:
Mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat dalam proses audit di atas sokongan dan kerjasama yang telah diberikan sepanjang proses audit.
m bustaman/IAB/KPM/10
139
Mesyuarat Penutup (3)
Menjelaskan secara ringkas mengenai proses audit yang telah dilaksanakan (cth: kaedah audit, persampelan dan laporan). Menjelaskan bahawa semua penemuan audit ankan dikekalkan kerahsiaannya. Mana-mana rekod/laporan/dokumen yang mengandungi maklumat rahsia akan dikembalikan kepada organisasi.
m bustaman/IAB/KPM/10
140
Mesyuarat Penutup (4)
Melaporkan semua penemuan audit yang merangkumi Laporan Ketidakakuran, Laporan Pemerhatian dan Laporan Peluang Penambahbaikan supaya difahami dan dipersetujui, dan disahkan oleh auditee. Biasanya ia dilaporkan oleh juruaudit yang bertanggungjawab ke atas penemuan audit atau laporan tersebut.
m bustaman/IAB/KPM/10
141
Mesyuarat Penutup (5)
Menjelaskan kaedah untuk menutup ketidakakuran yang dilaporkan dan persetujuan mengenai jangkamasa tindakan susulan (lihat Bahagian 9)
Menjelaskan kesimpulan audit serta syor/cadangan bagi tujuan persijilan kepada organisasi yang diaudit. Ini adalah penting untuk memastikan organisasi
m bustaman/IAB/KPM/10
142
Mesyuarat Penutup (6)
faham mengenai keputusan yang akan diambil oleh Badan Persijilan.
Memastikan semua rekod audit adalah lengkap ( senarai kehadiran, pengesahan audit daripada organisasi, laporan telah ditandatangani dan lain-lain dokumen bagi tujuan pentadbiran audit).
m bustaman/IAB/KPM/10
Mbustaman-IAB-KPM 14306/21/98 45
Laporan Hasil AuditLaporan Hasil Audit
• Dapatan audit dibuat secara verbal semasa mengaudit.
• Hasil audit didokumenkan dalam bentuk laporan (conformities and nonconformities)
• Dilaporkan dalam Mesyuarat Penutup (closing meeting)
• Cadangan tindakan pembetulan dikemukakan kepada pihak pengurusan organisasi
Mbustaman-IAB-KPM 14406/21/98 46
Audit SusulanAudit Susulan• Cadangan tindakan pembetulan dikemukakan
kepada auditor untuk dinilai.• Auditor membuat keputusan menerima/menolak.• Jika auditor menerima, teruskan untuk
diimplementasi.• Jika sebaliknya, buat cadangan baru.• Implementasi tindakan pembetulan diperiksa
sama ada melalui perhubungan atau pengauditan terus di tempat organisasi.
• Hendak melihat sama ada nonconformity telah dapat diatasi.
Mbustaman-IAB-KPM 14506/21/98 47
Melengkapkan Rekod AuditMelengkapkan Rekod Audit
• Auditor perlu mengawasi pelaksanaan tindakan pembetulan
• Lengkapkan rekod audit setelah semua tindakan pembetulan dilakukan dengan berkesan.
• Masa / tarikh ditentukan untuk audit pengawasan (surveillence audit)
146 Module 9GMP Workshop Kuala Lumpur
14-16 Nov 2005
CONCLUSIONS
Nobody likes to be audited………..
It is a means to have continuous improvement
147m bustaman/IAB/KPM/10
SEKIAN, TERIMA KASIHSEKIAN, TERIMA KASIH
Top Related