AssistAnt de direction compétences de bAse
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À quoi sert ce folder ?
• Commebasepourrédigeruneoffred’emploi;• Commeoutilpourlescreeningdescandidatsàunposted’assistantdedirection;• Commesoutienlorsdesentretiensdefonctionnement;• Commesourced’inspirationpourdestrajetsdeformationdesprofessionnels
débutants;• Commeappuiàl’identificationdesbesoinsdeformation.
ce que vous trouverez dans ce folder ?
• Lestâchesqu’unbonassistantdedirectioneffectuedanslamajoritédesentreprises• Lesconnaissancesetlesaptitudesnécessaires
LafeuillevolantereprenddessuggestionsdeformationCefora
comment utiliser ce document ?
Ilestfortpossiblequecertainesdestâchesreprisesci-aprèsnesoientpasd’applicationdans votre entreprise. D’autre part, il est également possible que votre assistant dedirectiondoiveeffectuerdestâchesquineseretrouventpasdansla liste.C’estpourcesraisonsquecedocumentcontientunespacedetravail.Cedocumentestdestinéàêtreadaptéàlaréalitédevotreentreprise.Pouratteindrecetobjectif,vouspouvezvousposersuccessivementlesquestionssuivantes:
• Cettetâcheest-elleprésentedansmonentrepriseoupas?• Aquelpointcettetâcheest-elleimportantepourmonentreprise?• Quelscomportements,connaissancesetcompétencesest-cequej’attends demescollaborateurs?• Dansquellemesurecesdernierslesmaîtrisent-ils?
Ledocumentfournitdesespaceslibresetdeséchellesd’évaluationpourvouspermettredel’utilisercommeunvéritableinstrumentdetravail:
• Desespaceslibrespourajouterdestâchesoudesremarques;• Despetitscerclespourspécifierl’importanced’unetâche;• Descasesàcocherpourindiquerdansquellemesurele(futur)assistantdedirection
maîtriselesconnaissancesetcompétencesrequises(1=faible;5=excellent);• Desicônespourdistinguerlesconnaissancesetlescompétences.
AssistAnt de direction
i Connaissances
Compétences
Cochez l’importance
Indiquez le niveau des compétences
Autres : ••••
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notes
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tÂcHes importAnce notes
Reçoitlesvisiteursdemanièreconviviale ••••Traitelesappelstéléphoniques/répondauxe-mailsdemanièreconviviale ••••Veilleàtransmettrelesmessagesauxpersonnesadéquates ••••Transmetlesmessagesdesresponsableseninterne ••••Autres: ••••
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Téléphoner de manière professionnelle
Estcapabledetraiterlesappelstéléphoniquesdemanièreconviviale Estcapabledetransférerlesappelstéléphoniquesdemanièreconviviale Estcapabled’écouterdemanièreattentiveetdeposerdesquestionsd’approfondissement Estcapabledeseservirdesappareilsetlogicielsdetélécommunicationetdelessynchroniser
Compétences à l’accueil
i Connaissancedesrègles(spécifiquesàl’entreprise)pourl’accueildevisiteursi Connaissancedestâchesetcompétencesprincipalesdesdifférentessections/personnes Veilleautraitementetausuividesappelstéléphoniques/e-mailsentrants Estcapabled’analyserlesinformationsetdedéciderdelapersonneadéquateàquitransférerlacommunication
Gérer de manière professionnelle les clients mécontents
Estcapabledegérerlesclientsexigeants Estcapablededire“non”poliment
Participer à la communication interne et externe
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Aptitudes communicationnelles
Estcapabled’utiliserlaculturedel’entreprise(verbalementetnonverbalement)pourreprésentercettedernière Estcapabledetransmettreunmessageavecpassionenfaisantattentionàl’impactdustyledecommunication(verbaletnonverbal)
Connaissance des langues
i Connaissancedufrançais(oral/écrit–avancé)i Connaissancedel’anglais(oral/écrit–avancé)i Connaissancedel’allemand(oral/écrit–avancé)
Réseautage via contacts personnels et via médias sociaux
i Connaissancedesdifférentsmédiassociauxetapplications Estcapabledeconstruireunréseauetlancerunappelpourrecueillirdel’informationdemanièreefficaceet/oupourladistribuer Estcapabledetravailleravecdifférentsmédiassociaux Estcapablederechercherdesinformationscibléessurlesmédiassociaux
Participer à la communication interne et externe - suivant
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tÂcHes importAnce notes
Faitl'inventaire,enconcertation,del'objectif,delanatureetdesconditionsdelaréunionàorganiser ••••Prenddesmesurespréparatoires(rédactiondelistesdespartici-pants,rédactiondel'ordredujour,invitationdesparticipants,envoidel'ordredujour,notelesabsences)
••••
Organiseletransport,lesvoyagesd'affairesàl'étranger ••••
Autres: ••••
Préparer et organiser les réunions, déplacements/voyages d’affaires de responsables
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i Connaissancedesactionsàentreprendreenguisedepréparationàuneréunion Estcapabledeposerdesquestionscibléesetouvertesafindeclarifierlesobjectifs Estcapablededéterminerlespersonnesadéquatesàquienvoyerlesdocuments Estcapabledechercher/demanderdesinformationsprécisesquantàladestination,lemeilleuritinéraire,lemeilleurendroitpourséjourner,etc.éventuellementvialesorganisationsdevoyages Estcapablederéserver(enligne)unvol,unechambred’hôtel,etc. Estcapabledeseprocurerlesdocumentsdevoyagesrequis Estcapabledes’informerdemanièreconvivialeetdecollecterdesdocumentssurlesaspectspratiques
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tÂcHes importAnce notes
Prenddesnotes ••••Traduitdestextes ••••Rédigedeslettres,desnotes,etc. ••••Contrôlelesdocumentsdupointdevueducontenuetdelalangue ••••
Autres: ••••
Se charger de la communication écrite de l’entreprise
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Rédaction de rapports
i Connaissancedustylemaisoni Connaissancedujargon Estcapabled’utiliserdestechniquesdesynthèse Estcapabled’utiliserdestechniquesderédactionderapports(parex.mindmapping,lecturerapide)
Rédaction ciblée et conviviale
i Connaissancedesnormesrédactionnellesdediversdocuments(e-mails,lettred’avertissement,traitementdeplaintes,etc.)
i Connaissanced’Outlookpourlarédactiond’e-mailsciblésetconviviaux Rédactionclaireetconviviale
Orthographe française
i Connaissancedesprincipalesrèglesorthographiques
Rédaction professionnelle dans une deuxième langue
i Connaissancedufrançais(écrit–avancé)i Connaissancedel’anglais(écrit–avancé)i Connaissancedel’allemand(écrit–avancé)
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Collecteettraitedesdonnéespourcompléterlesdossiers(factures,devis,commandes,etc.) ••••Enregistreet/ouclasselesdocuments ••••
Autres: ••••
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Techniques de lecture rapide
Estcapabledeposerdesquestionscibléesetouvertesafindeclarifierlesobjectifs Estcapabled’appliquerdestechniquesderecherchepourunecollecterapided’informations
Connaissance des logiciels de soutien
i Connaissanced’Officei Connaissancedutraitementdetexte(Word)i Connaissancedeprogrammesdetraitementdedonnées(Access)i Connaissancedetableurs(Excel)i Connaissancedeprogrammesdeprésentation(PowerPoint,Prezi)
Classement
i Connaissancedesprincipesdel’entreprisepourletraitementducourriermanuscrit/électronique
i Connaissancedesméthodesdeclassementetd’archivagei Connaissancedestechniquesdegestionadministrative
Gérer et suivre des dossiers professionnels
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Composeetactualiselesdossiersdupersonnel ••••Aidelorsdelapréparationducalculdessalaires ••••Soutientlorsdel'organisationdeformations ••••Informeeninternelorsdequestionsdupersonnel(mesuresd'emploi,crédit-temps,grossesse,etc.) ••••Soutientlorsduprocessusderecrutement ••••
Autres: ••••
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Connaissance des tâches RH du recrutement au départ
i Connaissancedetouslesaspectsdelagestiondupersonnel
Connaissance (de base) de la législation sociale
i Connaissancedesrelationscollectivesdetravaili Connaissancedesprincipesdebased’uncontratdetravaili Connaissancedesprincipesdebased’unrèglementdetravaili Connaissancedesdifférentesinstancesdesécuritésocialeauxquellesfairerapport EstcapabledefairedesdéclarationsdansDimona/DMFA Estcapabledegérerlesabsences(maladie,congé,etc.)
Soutien lors du processus de recrutement
Estcapabled’inviter/informerlescandidatsquantaudéroulementduprocessusderecrutement Estcapabledefaireappeléventuellementàdesbureauxdesélectionexternes
Organisation de formations
i Connaissancedudomainedesfournisseursdeformations Estcapablededemanderdesformations,inscriredesparticipants
Communication efficace de la politique du personnel
Estcapabledecommuniquerefficacement Estcapabledecommuniquerdiscrètement Estcapabledegérerlesplaintesinternesdemanièreprofessionnelle Estcapabledereprésenterlavisiondeladirection
Suivi administratif des dossiers du personnel et organisation logistique des recrutements/formations
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Organisedesrendez-vous,desréservations,planifiedestâches ••••Rappelledesélémentsspécifiquesauxdirigeants ••••
Autres: ••••
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Gestion de l’agenda
i Connaissancedestechniquesdegestiondel’agenda Estcapabledetravailleravecunagendaélectronique Estcapabled’estimerladuréedesactivités
Gestion du temps
Estcapabled’appliquerlesprincipesdegestiondutempspourlaplanificationefficacedesonpropretravailetdeceluidesautres Estcapabledesurveillerleséchéances
Connaissance des logiciels de soutien
i Outlooki LotusNotes
Organisation des rendez-vous et du planning du responsable/collaborateur
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Établitunplanparétapes/scénario ••••Établitdesrèglespratiques(demanded'offres,réservationdesalles,invitationdeparticipants) ••••Faitattentionauxcoûts ••••Sechargedelacommunicationconcernantl'événement ••••
Autres: ••••
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i Connaissancedesprocéduresàsuivrepourl’organisationd’unévénementi Connaissancedesfournisseurs Estcapabled’appliquerlesprincipesdegestiondutempspourlaplanificationefficacedetravaux Estcapablededévelopperetd’utiliserdesoutilspourlesuividesactivités/inscriptions Estcapablededemanderdesdevisauxfournisseurs Estcapabledenégocierlesprixauprèsdesfournisseurs
Organisation d’événements
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Réaliseuninventairedesobjectifs,personnesimpliquées,facteursderisqueetexigencesdequalité ••••Dresseunplanning ••••Faitappelauxcontactsinternesetexternesenfonctiondel’optimalisationduprojet ••••Adapteleplanningauxchangementsdecirconstancesetdepriorités ••••Suitlaprogressionduprojet ••••Clôtureleprojetdemanièreadaptée ••••
Autres: ••••
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Gestion de projet
Estcapabledeparcourirdemanièreoptimalelesétapesdepuislapréparationjusqu’àlaclôture
Connaissance des instruments de soutien de la gestion de projet
i MSProjecti Exceli Outlooki Mindmappingi PC,tablette,smartphoneetlacoordinationentreeux
Réseautage en fonction de l’efficacité
Estcapable,selonlasituation,decollaborerounégocierafinqueleprojetsedérouledemanièreoptimale Estcapablederecueillirdesavisdetiersdemanièreconstructiveetefficace
Gestion du temps
Estcapabledeconsacrerdutempsàdiversestâchesdemanièreoptimale,entenantcomptedespriorités
Collaboration avec différents responsables
i Connaissancedesdifférentsstylesdedirecteurs Estcapabledetenircomptedesattentesdesdifférentsresponsables Estcapabledeconsacrerdutempsefficacementauxdifférentsresponsables Estcapabledeposerdeslimitesavecfermetéenfonctiondelarépartitionefficacedutravail
Gestion de projet
L’asblCeforaestgéréedefaçonparitaireparlespartenairessociauxdelaCPNAE:ACLVB-CGSLB,BBTK-SETCa,LBC-NVK,CNE,VBO-FEBetsesfédérationsmembresainsiqueUNIZO.
Ceforaasbl-Ed.Resp.:RenéSpaey,Av.E.Plasky144-1030Bruxelles-20140212
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Ce que vous trouverez dans ce folder ?
• Lestâchesqu’unbonassistantdedirectioneffectuedanslamajoritédesentreprises• Lesconnaissancesetlesaptitudesnécessaires• DessuggestionsdeformationCefora• Del’espacepourretravaillerledocumentenfonctiondelaréalitédevotreentreprise
c e f o r A , p o u r A p p r e n d r e A v e c p l A i s i r
CeforaasblAvenueE.Plasky144-1030BruxellesTé[email protected]
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