Myntevej 3, 8920 Randers NV ● H. C. Ørsteds Vej 50C, 1879 Frederiksberg
Tolstrup & Hvilsted ApS ● www.tolstruphvilsted.dk
Side 1 af 13
Annonceringsbetingelser Annoncering på gennemførsel af et strategisk
organisations- og kompetenceudviklingsprojekt for University College Nordjylland (UCN)
Myntevej 3, 8920 Randers NV ● H. C. Ørsteds Vej 50C, 1879 Frederiksberg
Tolstrup & Hvilsted ApS ● www.tolstruphvilsted.dk
Side 2 af 13
1 Indledning
Nærværende annoncering vedrører gennemførelse af et strategisk organisations- og
kompetenceudviklingsprojekt for University College Nordjylland (herefter benævnt UCN).
Annonceringen gennemføres som en offentlig annoncering i henhold til lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7.
december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven).
Den konkrete procedure for annonceringen følger af afsnit 5.2. Annonceringen er offentliggjort på
www.udbud.dk samt på UCN’s hjemmeside, jf. http://www.ucn.dk/udbud.
2 Ordregiver
Den ordregivende myndighed er:
University College Nordjylland Selma Lagerløfs Vej 2 9220 Aalborg Øst http://www.ucn.dk [email protected] Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til:
Tolstrup & Hvilsted
Att.: Mathias Grøn
Myntevej 3
8920 Randers NV
E-mail: [email protected]
som er UCN’s rådgiver på annonceringen.
3 Annonceringsmaterialet
Det samlede annonceringsmateriale består af:
Nærværende annonceringsbetingelser
Bilag 1 – Kontrakt
o Kontraktbilag A – Tilbudsbesvarelse
Bilag 2 – Tro og love erklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det
offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og om opfyldelse af
Udbudsdirektivets artikel 45
Bilag 3 – Aktindsigt
Myntevej 3, 8920 Randers NV ● H. C. Ørsteds Vej 50C, 1879 Frederiksberg
Tolstrup & Hvilsted ApS ● www.tolstruphvilsted.dk
Side 3 af 13
Bilag 4 – Projektmodel i FA
Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. Såfremt der findes at være
mangler eller uklarheder, henvises til proceduren beskrevet i afsnit 5.1.1.
4 Annonceringens omfang
Annonceringen omfatter gennemførsel af strategisk organisations- og kompetenceudviklingsprojekt i UCN’s
fællesadministration (herefter betegnet FA). FA omfatter institutionens koncernadministrative funktioner.
FA blev etableret samtidig med UCN pr. 1. januar 2008 og omfattede i udgangspunktet de hidtidige
administrative arbejdsopgaver, dog konsolideret på koncernniveau, og de hidtidige medarbejdere ved de
indfusionerende institutioner.
Organisations- og kompetenceudviklingsprojektets overordnede formål er at kvalificere FA’s medarbejdere
og ledelse i arbejdet med de udfordringer, som FA står over for de kommende år. Hensigten er ikke alene at
tale om udvikling af den enkelte medarbejders kompetencer, men at udvikle og internalisere fælles måder
at arbejde på i FA og ad den vej skabe organisatoriske forandringer, der giver værdi for UCN.
Projektet skal grundlæggende føre til et øget og fornyet fokus på, hvilke opgaver FA udfører og ikke
udfører, samt hvorledes opgaver bedst muligt udføres. Projektet skal tage afsæt i mangfoldigheden i
indholdet af FA’s arbejdsopgaver og medarbejdernes forudgående kompetencer. Organisations- og
kompetenceudviklingsprojektet vil af samme årsag ikke omhandle det faglige indhold af FA’s ydelser i form
af økonomistyring, bygningsdrift, HR, IT mv. I stedet skal projektet bidrage til udvikling af medarbejdere og
organisation med fokus på kvalificering af metoder og kompetencer til at planlægge, drive og afslutte
projekter samt kvalificere måden, hvorpå FA tænker processer og optimering af disse. Dvs. udvikling af hhv.
projektkompetencer og -metoder samt proceskompetencer og -metoder.
De to typer af kompetencer vil samlet kunne bidrage til forbedringer af både kvalitet og produktivitet og
føre til en organisatorisk udvikling, som på sigt vil understøtte UCN som en både effektiv og agil
udviklingsorienteret institution.
Det er UCN’s forventning, at den valgte leverandør kan designe, gennemføre og evaluere et forløb, som gør
en forskel for den fremtidige praksis i FA. UCN ønsker en samarbejdspartner, som forstår kompleksiteten i
opgave-, drift- og projektportefølje, og som derfor har en mangfoldig tilgang til opnåelse af projektets
målsætninger.
Opgaven vil bestå af:
Udvikling af overordnet design for det samlede projekt
Udvikling og gennemførsel af konkrete kompetenceudviklingsforløb på bruger- og
superbrugerniveau
Myntevej 3, 8920 Randers NV ● H. C. Ørsteds Vej 50C, 1879 Frederiksberg
Tolstrup & Hvilsted ApS ● www.tolstruphvilsted.dk
Side 4 af 13
Udvikling og afprøvning af relevante projekt- og procesmetoder med afsæt i aktuelle udfordringer i
FA
Understøtte implementering af en allerede udviklet fælles projektmodel i FA (se i øvrigt Bilag 4 for
nærmere oplysninger om projektmodellen)
Evaluering af de konkrete kompetenceudviklingsforløb
Evaluering af effekten af det samlede strategiske organisations- og kompetenceudviklingsprojekt
4.1 Procesoptimering
Den organisations- og kompetenceudvikling, som projektet skal adressere i relation til procesoptimering
skal tage sit afsæt i de driftsopgaver, som hver dag foregår i FA. Desuden skal den bygge på en mangfoldig
forståelse af procesoptimering. Herunder en forståelse af, at øget effektivitet kan opnås gennem:
Udvikling af forbedrede arbejdsprocesser for eksisterende arbejdsopgaver
Udvikling af nye arbejdsprocesser for eksisterende arbejdsopgaver
Udvikling af nye arbejdsprocesser for nye arbejdsopgaver
4.1.1 Succeskriterier for procesoptimering
De konkrete succeskriterier ved afslutning af projektet vil være:
1. At samtlige medarbejdere ved FA har fået en grundlæggende forståelse for og kendskab til
procesoptimering
2. At udvalgte medarbejdere har fået kompetencer på et niveau, hvorved de kan varetage opgaven
som primusmotor i procesoptimerende initiativer
3. At et i projektet nærmere konkretiseret antal arbejdsprocesser er analyseret. Analyserne vil skulle
omfatte samtlige afdelinger, der er beskæftiget med driftsopgaver
4. At et antal af de analyserede driftsopgaver (jf. ovenstående punkt 3) er helt eller delvist
procesoptimeret
5. At der foreligger konkrete planer for yderligere driftsopgaver, der vil skulle driftsoptimeres
6. At der er udarbejdet og iværksat metoder til evaluering af driftsoptimering, der inkluderer
samarbejdspartnere og/eller brugere
7. At der er udviklet og iværksat et setup for overgang til drift
4.2 Styrkelse af projektarbejdet
Den organisations- og kompetenceudvikling, som projektet skal adressere i relation til styrkelse af
projektarbejdet i FA omfatter nedenstående:
Udvikling og ibrugtagning af fælles metoder og ”værktøjer” til håndtering af projekter med afsæt i
FA’s projektmodel. Projektmodellen vil kunne udvikles og justeres i forbindelse med organisations-
og kompetenceudviklingsprojektet
Udvikling af en styrket rolleforståelse i relation til etablering og gennemførelse af projekter
Myntevej 3, 8920 Randers NV ● H. C. Ørsteds Vej 50C, 1879 Frederiksberg
Tolstrup & Hvilsted ApS ● www.tolstruphvilsted.dk
Side 5 af 13
Udvikling af kompetencer til opstilling af klare og præcise formåls- og målsætningsbeskrivelser samt
kompetencer til gennemførelse og afslutning af projekter
Udvikling af en øget omverdensforståelse og i forlængelse heraf kompetencer og metoder til
inddragelse af samarbejdspartnere og brugere uden for FA
4.2.1 Succeskriterier for projektarbejdet
De konkrete succeskriterier ved afslutning af projektet vil være:
1. At de relevante medarbejdere ved FA har fået en grundlæggende forståelse for og kendskab til
projektarbejdsformen
2. At de i organisations- og kompetenceudviklingsprojektet identificerede projektet gennemføres i
overensstemmelse med FA’s projektmodel, herunder at der er gennemført de fornødne review
3. At der er udarbejdet og iværksat metoder til evaluering af projekter, der inkluderer
samarbejdspartnere og/eller brugere
4. At der er udviklet og iværksat et setup for overgang til drift
Det er forventningen, at ovenstående samlet set vil kunne bidrage til udviklingen af en projektkultur i FA,
hvor projektarbejdsformen er internaliseret i måden, FA arbejder på.
4.3 Målgruppe
Projektet omfatter ca. 100 tekniske og administrative medarbejdere fordelt på fem afdelinger i UCN’s
fællesadministration. De fem afdelinger er Økonomiafdeling, HR & Personaleafdeling, IT-afdeling,
Bygningsdrift-og Service, UCN Studie-og Kvalitetskontor.
Medarbejderne i de fem afdelinger er organiseret på følgende måde:
HK 37 %
AC 21 %
3F 20 %
PROSA 20 %
Øvrige 2 %
Myntevej 3, 8920 Randers NV ● H. C. Ørsteds Vej 50C, 1879 Frederiksberg
Tolstrup & Hvilsted ApS ● www.tolstruphvilsted.dk
Side 6 af 13
4.4 Option
Der vil eventuelt blive inddraget tekniske og administrative medarbejdere fra øvrige afdelinger hos UCN.
Ud fra en konkret vurdering kan der ske særskilt afregning for dette. Afregning sker på baggrund de
tilbudte timepriser for henholdsvis Seniorkonsulenter, Juniorkonsulenter og Studentermedhjælper eller
tilsvarende i Kontraktbilag A – Tilbudsbesvarelse.
4.5 Tid og varighed
Projektet igangsættes ultimo 2015 med en varighed på ca. 1 år. Varigheden vil blive endeligt fastlagt i samarbejde med den valgte tilbudsgiver. Det forventes, at der efter projektets formelle afslutning vil blive gennemført opfølgende sessioner med
den valgte tilbudsgiver med henblik på at sikre en god overgang til drift.
4.6 Organisering
Ved opstart af projektet etablerede UCN en kombineret projekt- og styregruppe, der er sammensat af FA
chefgruppe samt en medarbejder fra hver af de fem afdelinger. Ressourcedirektøren er formand for
gruppen, og en udviklingskonsulent fra HR og Personale varetager projektlederfunktionen. Gruppen har
overordnet haft til ansvar at udfolde og konkretisere projektet nærmere frem mod et overordnet design af
forløbet.
Organiseringen i forhold til de efterfølgende faser fastsættes på et senere tidspunkt.
Der vil blive tilknyttet en projektkoordinator, der får ansvar for at understøtte projektets udvikling,
koordinering og fremdrift. Blandt konkrete arbejdsopgaver vil være udarbejdelse af relevante dokumenter,
herunder forventeligt ansøgning til Kompetencefonden for statsligt ansatte.
Udvælgelsen af de konkrete arbejdsprocesser og udviklingsinitiativer, der vil skulle indgå i
kompetenceudviklingsprojektet som cases, vil foregå såvel i de enkelte afdelinger som i fællesskab i FA.
4.7 Budget
Det er UCN’s forventning, at prisen for den samlede opgaveudførsel ikke overstiger DKK. 1.000.000 ekskl.
moms. I beløbet er ikke medtaget eventuelle udgifter i forbindelse med benyttelse af optionen eller interne
omkostninger hos UCN.
Myntevej 3, 8920 Randers NV ● H. C. Ørsteds Vej 50C, 1879 Frederiksberg
Tolstrup & Hvilsted ApS ● www.tolstruphvilsted.dk
Side 7 af 13
5 Proces
5.1 Vejledende tidsplan
Annonceringen gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan:
Aktivitet Tidspunkt
Offentliggørelse på www.udbud.dk D. 06.10.2015
Tidsfrist for at indsende spørgsmål til annonceringen
19.10.2015, kl. 12.00
Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål 21.10.2015
Tilbudsfrist 26.10.2015, kl. 12.00
Præsentation af tilbud fra konditionsmæssige leverandører.
Præsentationsmøderne forventes at have en varighed på 20 – 40 min, alt afhængig af antallet af tilbud.
04.11.2015
Forventet udsendelse af underretning Uge 45, 2015
Forventet kontraktindgåelse Uge 46, 2015
Kontraktstart 16.11.2015
Opstartsmøde med deltagelse af alle ansatte i FA.
02.12.2015, kl. 8.30 – 10.30
5.1.1 Spørgsmål til annonceringen
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til
annonceringen.
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende annonceringen bedes stillet skriftligt og skal rettes pr. e-mail,
til [email protected] med emnet: "Spørgsmål - Annoncering på organisations- og
kompetenceudviklingsprojekt for UCN” senest den 19.10.2015, kl. 12.00.
Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest den 21.10.2015. Spørgsmål
modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det
uforholdsmæssigt byrdefyldt for UCN at besvare spørgsmålet, dog senest den 21.10.2015.
Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på
UCN’s hjemmeside på adressen http://www.ucn.dk/udbud.
Myntevej 3, 8920 Randers NV ● H. C. Ørsteds Vej 50C, 1879 Frederiksberg
Tolstrup & Hvilsted ApS ● www.tolstruphvilsted.dk
Side 8 af 13
Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden.
5.1.2 Underretning
Alle tilbudsgivere vil samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn
til tildeling af kontrakten.
5.1.3 Kontraktindgåelse
Indgåelse af kontrakt vil ske på baggrund af vedlagte Bilag 1 – Kontrakt (med tilhørende kontraktbilag) efter
afsluttet annoncering. Kontrakten regulerer annonceringens vilkår og er en integreret del af det samlede
annonceringsmateriale.
5.2 Annonceringsprocedure
5.2.1 Vurdering af konditionsmæssighed
UCN konstaterer indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt og om tilbudsgiver er egnet, jf. afsnit 6,
samt at følgende punkter er opfyldt:
Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt adresse
Tilbuddet indeholder den krævede dokumentation og information
Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i annonceringsmaterialet
Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i
evalueringen.
UCN er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente manglende oplysninger, såfremt dette kan ske i
overensstemmelse med principperne i LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af
offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og
anlægskontrakter, jf. dennes § 12.
5.2.2 Vurdering af underkriterier
De tilbud der vurderes at være konditionsmæssige, underlægges herefter evaluering i overensstemmelse
med afsnit 7. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til,
hvorledes det opfylder de af UCN fastsatte underkriterier.
Myntevej 3, 8920 Randers NV ● H. C. Ørsteds Vej 50C, 1879 Frederiksberg
Tolstrup & Hvilsted ApS ● www.tolstruphvilsted.dk
Side 9 af 13
6 Udvælgelseskriterier og dokumentation
Den nedenfor angivne dokumentation bedes vedlagt tilbuddet:
A. Tilbudsgivers personlige forhold:
Oplysninger om tilbudsgivers identitet (herunder CVR) samt anført kontaktperson med
telefonnummer og mail-adresse. (Oplysningerne udfyldes i Kontraktbilag A – Tilbudsbesvarelse).
Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt,
forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997)
og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45. (Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 2).
B. Økonomisk og finansiel formåen:
I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed,
oplysninger om tilbudsgivers samlede omsætning i de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis
tallene for denne omsætning foreligger. (Oplysningerne udfyldes i Kontraktbilag A –
Tilbudsbesvarelse).
I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed,
nøgletal i form af tilbudsgivers egenkapital for de seneste tre afsluttede regnskabsår.
o Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver de seneste tre afsluttede regnskabsår har haft en
positiv egenkapital. (Oplysningerne udfyldes i Kontraktbilag A – Tilbudsbesvarelse).
C. Teknisk og/eller faglig formåen:
Referenceliste over de 3 betydeligste sammenlignelige opgaver, der er udført i løbet af de sidste tre
år, med beskrivelse af opgaverne og angivelse af kontaktperson for den pågældende kunde med
telefonnummer og/eller mail-adresse. (Oplysningerne udfyldes i Kontraktbilag A –
Tilbudsbesvarelse). Med sammenlignelige opgaver forstås organisations- og/eller
kompetenceudvikling af teknisk administrative medarbejdere.
Skønner UCN, at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at
løfte den annoncerede opgave, forbeholder UCN sig ret til at afvise tilbudsgiver. Tilsvarende risikerer
tilbudsgivere, som helt eller delvist undlader at vedlægge den udbedte dokumentation på tilfredsstillende
vis at blive betragtet som ikke-konditionsmæssige.
6.1 Forsikring
Den valgte tilbudsgiver er fra kontraktstart forpligtet til at have etableret en erhvervs- og
produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK. 2 millioner. Den valgte tilbudsgiver skal
foretage genkøb af forsikringssum ved brug af forsikringen uanset tidspunkt for dette. UCN kan når som
helst kræve dokumentation for forsikringens eksistens og omfang.
Myntevej 3, 8920 Randers NV ● H. C. Ørsteds Vej 50C, 1879 Frederiksberg
Tolstrup & Hvilsted ApS ● www.tolstruphvilsted.dk
Side 10 af 13
7 Tildelingskriterium
Tildeling af kontrakten vil ske på baggrund af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende
underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund:
Underkriterier Vægtning i procent
Opgaveløsning
Underkriteriet ”Opgaveløsning” vil blive vurderet på baggrund af den tilbudte
opgaveløsning, herunder hvilke metoder og værktøjer tilbudsgiver vil anvende, for
at realisere succeskriterierne for henholdsvis procesoptimering og projektarbejdet
jf. afsnit 4.1.1 og 4.2.1.
Endvidere indgår en vurdering af den tilbudte motiverede tids- og projektplan for
projektet med angivelse af milepæle for den påtænkte opgaveløsning, herunder
hvilke aktiviteter som gennemføres hvornår i forløbet, indholdet af disse aktiviteter
samt oplysninger om, hvornår opgaveløsningen påbegyndes, hvornår
opgaveløsningen er halvvejs gennemført og hvornår opgaveløsningen er afsluttet.
UCN vurderer det positivt, såfremt den beskrevne tids- og procesplan er detaljeret,
skræddersyet og realistisk samt anskueliggør for UCN, at tilbudsgiver vil være i
stand til at udføre opgaveløsningen indenfor den forventede tidsramme på 1 år fra
kontraktunderskrift jf. afsnit 4.5.
Tilbudsgiver bør således vedlægge en detaljeret beskrivelse af den tilbudte
opgaveløsning, herunder metodevalg, værktøjer samt en tids- og projektplan.
Besvarelsen af ovenstående indføres i Kontraktbilag A – Tilbudsbesvarelse.
Tids- og procesplan eller andet relevant bilagsmateriale kan vedlægges som
selvstændige dokumenter til tilbuddet.
40 - 50 %
Nøglemedarbejdere
Underkriteriet ”Nøglemedarbejdere” vil blive vurderet på baggrund af de af
tilbudsgiver tilbudte nøglemedarbejdere. Vurderingen sker på baggrund af vedlagte
CV’er for nøglemedarbejdere, som skal varetage opgaven for UCN. Minimum én af
nøglemedarbejderne skal varetage rollen som projektansvarlig, herunder bl.a. stå
for den overordnede koordinering og styring.
Tilbudsgiver definerer i tilbuddet de tilbudte nøglemedarbejderes titel og funktion i
den tilbudte opgaveløsning samt vedlægger CV’er, der redegør for medarbejdernes
30 %
Myntevej 3, 8920 Randers NV ● H. C. Ørsteds Vej 50C, 1879 Frederiksberg
Tolstrup & Hvilsted ApS ● www.tolstruphvilsted.dk
Side 11 af 13
kvaliteter og kompetencer i relation til den tilbudte opgaveløsning.
Hvert CV bør indeholde angivelse af relevante gennemførte projekter og
nøglemedarbejderens rolle på det givne projekt. De vedlagte CV’er bedes
maksimalt fylde 3 A4 sider pr. medarbejder
UCN vurderer det positivt, at projektansvarlig og nøglemedarbejderne, der indgår i
opgaveløsningen, har relevante kompetencer fra gennemførelse af
sammenlignelige opgaver. Med sammenlignelige opgaver forstås projekter med:
Udvikling af overordnet design for organisationsudviklingsprojekter
Udvikling og gennemførsel af konkrete kompetenceudviklingsforløb på
bruger- og superbrugerniveau
Udvikling og afprøvning af relevante projekt- og procesmetoder
Understøttelse af implementering af projektmodel
Evaluering af konkrete kompetenceudviklingsforløb
Evaluering af effekten strategiske organisations- og
kompetenceudviklingsprojekter
Tilbudsgiver kan besvare underkriteriet ”Nøglepersoner” ved at udfylde
Kontraktbilag A – Tilbudsbesvarelse eller ved at vedlægge de konkrete CV’er som
selvstændige bilag i tilbuddet.
Pris
Underkriteriet ”Pris” vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af
Kontraktbilag A - Tilbudsbesvarelse. Tilbudsgiver skal her angive:
1. Den samlede pris for opgaveløsningen
2. Timepris for Seniorkonsulent
3. Timpris for Juniorkonsulent
4. Timepris for Studentermedhjælper eller tilsvarende
UCN vurderer på den samlede evalueringspris, som beregnes efter følgende formel:
Samlet opgavepris + (Timepris for Seniorkonsulent x 50 timer) + (Timepris for
Juniorkonsulent x 50 timer) + (Timepris for Studentermedhjælper eller tilsvarende x
50 timer).
Alle priser skal afgives i DKK. ekskl. moms dog inkl. alle øvrige omkostninger
herunder transportomkostninger.
20 - 30 %
Myntevej 3, 8920 Randers NV ● H. C. Ørsteds Vej 50C, 1879 Frederiksberg
Tolstrup & Hvilsted ApS ● www.tolstruphvilsted.dk
Side 12 af 13
8 Tilbuds- og formkrav
8.1 Tilbuddet
Tilbuddet bedes mærket med emnet: "Tilbud – Annoncering på organisations- og
kompetenceudviklingsprojekt for UCN”.
Tilbuddet skal være UCN i hænde senest d. 26.10.2015, kl. 12.00 på følgende adresse:
University College Nordjylland
Selma Lagerløfs Vej 2
9220 Aalborg Øst
Att. Servicecenter
Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar
(vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og det digitale
eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige
eller det digitale eksemplar anses ikke som ”uoverensstemmende oplysninger”.
Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem.
8.2 Sprog
Tilbud samt al kommunikation i annoncerings- og kontraktperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af
generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt UCN anmoder om det, skal tilbudsgiver
sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for tilbudsgivers regning.
8.3 Ejendomsret
Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som UCN’s ejendom, og vil ikke blive returneret eller
udleveret.
Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale.
8.4 Åbning af indkomne tilbud
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.
8.5 Vedståelsesfrist
Tilbuddet skal være gældende i 3 måneder fra den anførte tilbudsfrist.
Vedståelsesfristen gælder uanset UCN’s fremsendelse af underretning om indgåelse af kontrakt, og
ophører således ikke førend endelig kontrakt er underskrevet.
Myntevej 3, 8920 Randers NV ● H. C. Ørsteds Vej 50C, 1879 Frederiksberg
Tolstrup & Hvilsted ApS ● www.tolstruphvilsted.dk
Side 13 af 13
8.6 Alternative tilbud
Der kan ikke afgives alternative bud.
8.7 Flere tilbud
Der kan afgives flere tilbud fra én tilbudsgiver, men tilbudsgiver gøres i så fald opmærksom på, at disse
tilbud tillige vil konkurrere indbyrdes.
8.8 Forbehold
8.8.1 UCN’s forbehold
UCN forbeholder sig retten til at annullere annonceringen, såfremt årsagen ikke følger et usagligt formål.
8.8.2 Tilbudsgivers forbehold
Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet.
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i annonceringsmaterialet afklaret
ved at stille spørgsmål til annonceringsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.
Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i annonceringsmaterialet vil medføre, at UCN
har pligt til at se bort fra tilbuddet.
Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i annonceringsmaterialet, har UCN ret til at se
bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt.
Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har UCN pligt til at se bort fra tilbuddet.
Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til annonceringsmaterialet,
idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen.
Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.
Tilsvarende gælder ved ændringer af annonceringsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til
overstregninger, omskrivninger og lignende.
8.9 Aktindsigt
Tilbudsgiver udfylder Bilag 3 – Aktindsigt, såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved
en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfor.
Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Såfremt bilaget ikke er vedlagt tilbuddet, kan UCN udlevere
tilbuddet uden undtagelser ved anmodning om aktindsigt.
Det bemærkes, at det i sidste ende er UCN’s vurdering, hvad der udleveres ved anmodning om aktindsigt.
Top Related