Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 1
Aloysius
Communicatieplan
Samen betekenisvol leren
2016 – 2020
Anne-Marie Veldkamp
januari 2016 definitief werkdocument na AMT 09.02.2016
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 2
1 Vooraf
Dit strategisch communicatieplan ondersteunt de nieuwe koers
Samen betekenisvol leren 2016-2020. Hoe zit het in elkaar?
Opzet plan
In dit plan wordt eerst kort teruggekeken op communicatie in de vorige
koersperiode. Vervolgens is in kaart gebracht welke (communicatie)vraag-
stukken nu actueel zijn en welke communicatievragen de nieuwe koers
oproept.
Er is een communicatieagenda opgenomen met richtinggevende ambities,
strategische uitgangspunten en voorgestelde communicatiemiddelen voor
2016 – 2020. Ook is een aantal specifieke communicatievraagstukken
geagendeerd die vragen om uitspraken over strategische profilering en
uitwerking. Vervolgens zijn ook de voorgestelde werkwijze, taken en rollen
toegelicht.
Bronnen
Dit plan is (groten)deels gebaseerd op een serie gesprekken met
interne stakeholders*, uitkomsten van tevredenheidsonderzoeken,
interne en externe input tijdens de koersontwikkeling en advies vanuit
de communicatieprofessionals die betrokken zijn bij Aloysius
(het strategische communicatieoverleg).
*De interne stakeholders die in overleg met opdrachtgever cvb/directeur HRM &
Communicatie zijn gesproken: drie locatiedirecteuren, alle sectordirecteuren, interne en
externe communicatiemedewerkers en –adviseurs, stafdirecteuren, projectleiders koers
en het college van bestuur.
Dynamische communicatieagenda
Omdat Aloysius opereert in een steeds veranderende omgeving, is het
onmogelijk om nu precies te weten waar we bijvoorbeeld in 2018 staan.
Ook de nieuwe koers Samen betekenisvol leren is om die reden op
hoofdlijnen geformuleerd en niet statisch ‘dichtgetimmerd’. Flexibel
bijstellen en inspelen op veranderingen moet juist in deze tijd mogelijk
blijven. Dat geldt ook voor dit communicatieplan. Die bevat dus een
dynamische, ‘rollende’ communicatieagenda met daarin een aantal vaste
communicatiemomenten en communicatiemiddelen voor de komende vier
jaar, als ‘ankers’ voor de organisatie.
Scope: communicatiestrategie voor de stichting
Dit plan is gemaakt voor de Aloysius Stichting. Op basis van de
strategische uitgangspunten in dit plan, kunnen sectoren desgewenst
aanvullend hun eigen communicatiestrategie ontwikkelen om zo ook recht
te kunnen doen aan specifieke regionale wensen en communicatie-
behoeften. Hetzelfde geldt voor scholen.
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 3
Plan is ook communicatiekader
Dit strategisch communicatieplan bevat niet alleen de communicatieagenda
voor de komende jaren, maar de strategische uitgangspunten en
kernboodschappen bepalen ook het kader van waaruit iedereen die met
communicatie bezig is – wie niet? – werkt. Dit kader geldt voor sectoren,
scholen, ondersteuningsdiensten en programma’s en projecten.
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 4
2 Inhoudsopgave
1 Vooraf ................................................................................................ 2
2 Inhoudsopgave .................................................................................... 4
3 Samenvatting ...................................................................................... 5
4 Terugblik vorige koers(communicatie) .................................................... 8
4.1 Wat is ingezet en gerealiseerd? ................................................................ 8
4.2 Hoe zijn we gaan werken? ....................................................................... 9
4.3 Wat ging/gaat goed, wat moet beter?...................................................... 10
4.4 Interne koerscommunicatie ................................................................... 10
4.5 Externe communicatie .......................................................................... 12
5 Samen betekenisvol leren en communicatie .......................................... 14
5.1 Aloysius vandaag – (nieuwe) vraagstukken .............................................. 14
5.2 De nieuwe koers en communicatie .......................................................... 15
5.3 (Belangrijkste) communicatiebehoeften intern en extern samengevat ........... 16
6 Interne communicatie richtinggevende ambities, strategische
uitgangspunten, kernboodschap(pen), stakeholders en middelen ................... 17
6.1 Richtinggevende ambities en strategische uitgangspunten intern ................. 17
6.2 (Fundamenten voor) interne kernboodschap(pen) ..................................... 20
6.3 Communicatiemiddelen voor interne stakeholders ..................................... 21
7 Externe communicatie richtinggevende ambities, strategische
uitgangspunten, kernboodschap(pen), stakeholders en middelen .................. 24
7.1 Richtinggevende ambities en strategische uitgangspunten extern ................. 24
7.2 (Fundamenten voor) externe kernboodschap(pen)..................................... 28
7.3 Communicatiemiddelen voor externe stakeholders..................................... 29
8 Communicatieagenda 2016 -2020 (met focus op 2016) ......................... 33
9 Aanpak, communicatierollen en -verantwoordelijkheden ......................... 36
9.1 Scrum & sprint .................................................................................... 36
9.2 Scrum & sprint op z’n Aloysius’ .............................................................. 36
9.3 Meer evalueren en effecten meten .......................................................... 38
9.4 Taken, rollen, verantwoordelijkheden ...................................................... 38
10 Communicatiebegroting ...................................................................... 40
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 5
3 Samenvatting
Dit communicatieplan volgt de nieuwe koers Samen betekenisvol leren
2016 – 2020. De focus van dit plan ligt op de uitvoering van de koers en
de noodzakelijke externe oriëntatie te ondersteunen.
Aloysius profileert zich de komende koersperiode als expert in
betekenisvol, speciaal onderwijs en ondersteuning, dat gericht is op een
betekenisvolle toekomst voor onze leerlingen. Dit doen wij vanuit Kracht,
Onvoorwaardelijkheid en Passie, samen met leerlingen, hun ouders en
onze netwerkpartners. Wij onderscheiden ons in hóe wij dit doen (onze
visie, missie, onderwijsvisie in praktijk: dat maakt ons goed).
Afhankelijk van welke stakeholders wij met welk doel willen bereiken,
kiezen we (elementen uit) deze boodschappen (impliciet) en we laten
stakeholders lezen, zien, horen, ervaren en beleven. We nodigen uit om
ons Aloysiusverhaal dóór te vertellen.
Intern laten wij zien dat wij een inspirerend werkgever zijn, extern dat wij
een betrouwbaar partner zijn. Voor interne en externe communicatie zijn
twee richtinggevende ambities geformuleerd, met daarbij strategische
uitgangspunten.
Intern:
Aloysius communicatiever in 2020 –
‘de medewerker is het meest impactvolle communicatiemiddel’
Communicatieplanning op alle niveaus
Communicatie integraal samenwerken
Specifieke stakeholders in beeld
Maatwerkadvies, ondersteuning en middelen
De uitvoering van de nieuwe koers ondersteunen –
we leren samen
informeren en inspireren
communiceren vanuit
koers/(onderwijs)visie/missie/kernwaarden
medewerkers toerusten om hun communicatieve
rol op te pakken
stakeholders betrekken bij communicatie en zoeken naar
interactie
Extern:
Actief naar buiten met een sterk profiel –
‘Specifieke expertise in betekenisvol onderwijs/ondersteuning’
be good and tell it
communiceren vanuit
koers/(onderwijs)visie/missie/kernwaarden
één huisstijl
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 6
medewerkers toerusten om hun communicatieve rol
op te pakken
informeren en inspireren
Aloysius als ‘merk’ blijven profileren in integrale samenwerking –
‘we doen het samen en houden onze expertise zichtbaar’
samen en zelfstandig profileren
expertise transparant houden
invloed op strategische communicatie
Onderwijs en ondersteuning elkaar laten versterken –
‘Samen sterker’
samen sterker als onderwijs én ondersteuning
één merk, één naam
communiceren vanuit
koers/(onderwijs)visie/missie/kernwaarden
Aan deze ambities en strategische uitgangspunten zijn ook interne en
externe communicatiemiddelen gekoppeld. Daarnaast houden we ruimte
voor maatwerk: voor wat op dat moment nodig is.
We maken elk jaar op stichtingsniveau een Communicatieagenda die in het
AMT wordt besproken en geëvalueerd. Die agenda kent vaste ankers, maar
biedt ook ruimte om in te kunnen spelen op de actualiteit.
Gaandeweg de komende koersperiode moet communicatie écht meer van
ons allemaal worden. Daarom faciliteren, informeren en inspireren we
medewerkers om hun communicatieve rol intern en extern op te pakken.
Daarbij geldt: maatwerk en vraaggericht werken.
We stimuleren medewerkers om aan hun Schoolplan, programma of
project ook een communicatieplanning toe te voegen waarin in elk geval
duidelijk wordt welke stakeholders zij met welke boodschap op welk
moment door wie willen bereiken. De communicatieprofessionals intern en
extern kunnen daarbij adviseren, ondersteunen en faciliteren.
Samen met HRM wordt een integraal plan gemaakt voor een
communicatiever Aloysius.
In het communicatieplan wordt uitgebreider ingegaan op de aanpak,
werkwijze en verantwoordelijkheden. Belangrijk daarbij is vooral:
communicatie is van ons allemaal.
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 7
Samen betekenisvol leren
Visie
Missie
Onderwijsvisie
kernwaarden
Aloysius biedt betekenisvol, speciaal onderwijs en ondersteuning,
gericht op een betekenisvolle toekomst voor onze leerlingen.
Dit doen wij vanuit Kracht, Onvoorwaardelijkheid en Passie,
samen met leerlingen, hun ouders en onze netwerkpartners.
Wij onderscheiden ons in hoe wij dit doen.
(onze visie, missie, onderwijsvisie in praktijk: dat maakt ons goed)
inspirerend werkgever betrouwbaar partner
INT
ER
N
EX
TE
RN
Aloysius ‘communicatiever’ in 2020
“Medewerker meest impactvolle
communicatiemiddel”
Nieuwe koers ondersteunen
“”We leren samen”
• communicatieplanning op alle niveaus
• communicatie integraal samenwerken
• specifieke stakeholders in beeld
• maatwerkadvies, ondersteuning en middelen
• informeren en inspireren
• communiceren vanuit
koers/(onderwijs)visie/missie/kernwaarden
• medewerkers toerusten
• stakeholders betrekken bij communicatie
Actief naar buiten met sterk profiel
“Specifieke expertise in betekenisvol
onderwijs/ondersteuning”
• be good and tell it
• communiceren vanuit
koers/(onderwijs)visie/missie/kernwaarden
• één huisstijl
• medewerkers toerusten
• informeren en inspireren
Aloysius als ‘merk’ blijven profileren
in integrale samenwerking
“We doen het samen en houden onze
expertise zichtbaar”
• samen en zelfstandig profileren
• expertise transparent houden
• invloed op strategische communicatie
Onderwijs en ondersteuning elkaar
laten versterken
“Samen sterker”
• samen sterker
• één merk, éé naam naar buiten
• communiceren vanuit
koers/(onderwijs)visie/missie/kernwaarden
koers online (intranet)
medewerkersapp
digitale nieuwsbrief
locatiedirecteuren/mt’s
studiedag
cultuurprogramma
maatwerkondersteuning en
middelen
sites actueel
toolkit
maatwerkondersteuning
en middelen
social media/free publicity
jaarmagazine
sectorkranten
expertbijeenkomsten
AMP
Bruggen Bouwen
Communicatieis van ons allemaal
Communicatieagenda
(structuur en ruimte)
faciliteren
informereninspireren
Focus
Koers succesvol uitvoeren!
Externe oriëntatie!
+ +
vormen
vertellen
vertalenverwezenlijken
volgen
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 8
4 Terugblik vorige
koers(communicatie)
Zoals bij de ontwikkeling van de nieuwe koers Samen betekenisvol leren
eerst lessen zijn getrokken uit de vorige koersperiode, is voor de
totstandkoming van dit plan ook teruggekeken op de communicatie in
2012 -2016. Wat ging goed, wat nemen we mee?
4.1 Wat is ingezet en gerealiseerd?
Afgelopen vier jaar heeft de Aloysius Stichting voor het eerst planmatig
communicatiebeleid gevoerd op stichtingsniveau:
er is gewerkt vanuit een strategische communicatieplanning
(Communicatieplan Verbinden & Vernieuwen 2012 – 2016 en Notitie
Corporate identity Aloysius Stichting)
de huisstijl is verder ontwikkeld en ingevoerd
communicatie is belegd in de portefeuille
van directeur HRM & Communicatie
de stichting en sector Zuid trokken een
communicatiemedewerker aan
halverwege de vorige koers is het strategisch communicatieoverleg
gestart waarin interne en externe communicatieprofessionals kennis
delen, uitwisselen en de communicatiekoers uitzetten onder leiding van
directeur HRM & Communicatie
Om de implementatie van de koers te ondersteunen is intern een aantal
communicatiemiddelen ingezet:
twee keer per jaar een koerskrant voor medewerkers
digitale nieuwsbrieven koers en ‘algemeen’
ondersteuning projectleiders koers
berichtgeving via intranet
koers in het cultuurprogramma
koers als thema tijdens studiedagen leidinggevenden
Om Aloysius en de koers extern te profileren is een aantal
communicatiemiddelen ingezet:
een jaarmagazine (ook naar lezersgroep medewerkers gestuurd)
twee keer per jaar sectorkrant naar netwerkpartners in Zuid
een keer een sectorkrant naar netwerkpartners Noord & Gesloten
free publicity vakbladen en voorzichtige inzet social media door een
aantal sleutelfiguren binnen Aloysius
aanwezigheid kennis- en netwerkbijeenkomsten (denk aan
AtTrack-profilering tijdens congres speciaal onderwijs door sector Zuid)
websites stichting, sectoren en stichting zijn vernieuwd
toolkit ontwikkeld om sectoren en scholen te ondersteunen in hun
externe communicatie, denk aan een folder, uitnodiging opening, et
cetera
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 9
Feest(en) van Talent & (H)erkenning (activiteit sector Zuid voor
netwerkpartners met groot bereik netwerkpartners stichting)
‘vertaling’ Schoolplan in leesbaar format dat is aangeleverd aan
scholen
De kernboodschap van afgelopen koersperiode:
‘Aloysius is toonaangevend specialist in speciaal onderwijs
en we gaan voor beter dan goed onderwijs’.
Er is vooral ingezet op het laten zíen van wat we doen. We hebben de
kernboodschap niet steeds expliciet benoemd, al is ‘beter dan goed’ wel
gecommuniceerd in bijvoorbeeld de titel(s) van de jaarmagazines.
De term ‘beter dan goed’ riep intern discussie op. Tijdens de reflectieronde
voor de ontwikkeling van de nieuwe koers kreeg ‘beter dan goed’ behoorlijk
wat kritiek (“arrogant” en “doen we het nu niet goed?”), terwijl juist
bedoeld was om de ambitie van Aloysius te onderstrepen.
4.2 Hoe zijn we gaan werken?
Afgelopen vier jaar is een professionaliseringsslag gemaakt in de aanpak
van communicatie. In april 2015 is de Notitie Communicatiestructuur en-
werkwijze Aloysius Stichting besproken en onderschreven in/door het AMT.
In deze notitie staat op welke manier communicatie een structurele plek
heeft gekregen bij Aloysius. Ook zijn afspraken over taken, rollen en
verantwoordelijkheden op een rij gezet.
Communicatieprofessionals Ed Polderman (stichting) en Lieke Verstegen
(sector Zuid) centrale aanspreekpunten zijn voor alle communicatievragen
van stichting, sectoren en scholen, zowel intern als extern. Externe
samenwerkingspartners Budelinc en Anne-Marie Veldkamp worden in de
praktijk ook benaderd worden voor ondersteunings- of adviesvragen: zij
brengen die in bij Aloysius.
Op basis van koers, communicatiestrategie en budget wordt vervolgens
gekeken of en hoe deze communicatievragen het beste beantwoord kunnen
worden. Daarvoor is onder meer het strategisch communicatieoverleg in
het leven geroepen.
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 10
4.3 Wat ging/gaat goed, wat moet beter?
Wat zijn de rode draden uit de interviews onder stakeholders,
tevredenheidsonderzoeken en analyses van communicatieprofessionals?
Een samenvatting.
Bouw door op mooie basis
Aloysius heeft de afgelopen vier jaar een goede start gemaakt met
professioneel communicatiebeleid, zowel intern als extern. Bouw daarop
door, vernieuw vanuit die basis. Vergelijkbaar dus met de
koersontwikkeling zelf: vernieuw vanuit wat de afgelopen vier jaar is
neergezet. Laat daarbij de nieuwe koers opnieuw leidend zijn voor interne
en externe communicatie, maar blijf - zeker ook extern - vooral ook de
visie, missie en kernwaarden profileren.
Structuur en werkwijze communicatie kunnen ‘mee’
De opgezette communicatiestructuur en- werkwijze is voor stakeholders en
professionals duidelijk (alleen locatiedirecteuren hebben hier weinig zicht
op, wel weten zij dat ze bij ‘Ed’ of ‘Lieke’ moeten zijn met vragen).
De communicatieprofessionals zelf zien dat het opgezette
communicatieoverleg zich nog verder kan verdiepen en dat het goed is dat
het college van bestuur/(sector)directeuren aanhaken bij relevante
onderwerpen die om strategische besluitvorming vragen.
Een punt van aandacht is de professionele capaciteit die beperkt
beschikbaar is: de werkdruk is hoog. Door te werken vanuit een heldere
communicatiekoers en strategische agenda lukt het hopelijk om
werkzaamheden nog beter te stroomlijnen en te plannen.
4.4 Interne koerscommunicatie
Koers levend houden is goed
Het is goed dat de koers intern levend wordt gehouden. Wij zijn één
organisatie en kunnen veel van elkaar leren. Juist dat is onze meerwaarde.
Met name locatiedirecteuren gaven aan dat zij en hun medewerkers het
gevoel krijgen dat er veel ‘van bovenaf’ wordt ‘gedropt’ op de scholen.
Positieve uitzondering is de koersontwikkeling Samen betekenisvol leren
waarbij de organisatie echt betrokken werd, vinden de stakeholders. Dit
pleit voor meer bottom-up werken. Medewerkers meer uitnodigen en
betrekken, dus. En zichtbaar maken wie hoe betrokken is bij de
ontwikkeling van beleid en de uitvoering van de koers.
Pas op met wat je allemaal vraagt aan vooral kleinere scholen binnen
Aloysius. “Het komt er allemaal bij”, wordt vaak gezegd. Dat profilering en
communicatie onderdeel zijn van het onderwijswerk anno nu, zit nog
onvoldoende tussen de oren. Een voorbeeld is de vernieuwing van de
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 11
scholensites: in de praktijk blijkt het voor veel scholen lastig om het
onderhoud van de websites structureel te organiseren en faciliteren,
bijvoorbeeld. Zij worden daarin wel ondersteund.
Meer mix en variatie
Zoek zeker intern naar meer variatie in de communicatiemiddelenmix,
naast papier vooral ook digitaal, naast tekst bijvoorbeeld ook
beeld/filmpjes/graphics. In het onderwijs spreken we verschillende
leerstijlen aan, ook in communicatie moeten we aansluiten bij verschillende
voorkeurstijlen.
Praktijk tonen én blijven duiden
Blijf inzetten op het delen van praktijkervaringen, maar blijf ook het
‘helikopteroverzicht’ bieden. Het helpt om overzicht aangeboden te krijgen
om duidelijk te krijgen en te houden wat jouw bijdrage is aan onze koers
en hoe dat ten goede komt aan onze leerlingen.
Voorkom ‘losse’ communicatieboodschappen, maar blijf vanuit de koers en
strategie communiceren en daarbij aanhaken.
Differentieer nog meer naar doelgroepen en regio’s
Niet iedereen hoeft álles te weten. Vanuit ‘Voorhout’ of sectoren wordt nu
nog teveel/te vaak één boodschap/middel ingezet om iedereen te proberen
te bereiken. Bekijk goed wie nu wat moet weten en op welke wijze dit het
beste kan. Differentieer daarbij ook meer naar regio en ‘type’ onderwijs.
Breng ‘Aloysius’ en de koers vooral dichtbij.
Bekijk ook goed welke boodschap om welke vorm vraagt en wie die
boodschap moet ‘brengen’. Ter illustratie: de digitale nieuwsbrieven
worden qua onderwerpskeuze ervaren als gemaakt voor
directeuren/managementteamleden, veel minder voor medewerkers.
Locatiedirecteuren mobiliseren
De communicatie over de recente koersontwikkeling is positief
gewaardeerd. Stakeholders geven aan de hand van dit voorbeeld aan dat
het goed is om locatiedirecteuren actief/actiever te ondersteunen om hun
communicatierol op te pakken en vorm te geven. Of en hoe jij
(koers)informatie vanuit de stichting/sector tot je krijgt als medewerker, is
nu sterk afhankelijk van je leidinggevende. Door dat bij belangrijke
vraagstukken centraal, sectoraal/regionaal te ondersteunen kunnen we
locatiedirecteuren ontzorgen/ondersteunen.
Transparant zijn
Een aantal stakeholders vindt de afstand tussen Voorhout en scholen te
groot (zichtbaarheid cvb en sectordirecties bijvoorbeeld). Ook is er
onduidelijkheid over taken, rollen en verantwoordelijkheden als het gaat
om de koersprojecten in de vorige periode (wie beslist nu wat en moet of
mag dit? En als het moet, waarom dan eigenlijk?).
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 12
Interne communicatie kan altijd beter
Communicatie kan altijd beter. Dat blijkt ook uit tevredenheidsonderzoeken
onder medewerkers. Medewerkers geven een ruime voldoende aan hun
werk(gever), maar ‘communicatie’ staat wel steevast op het verbeterlijstje.
Wat medewerkers precies bedoelen, vraagt nader onderzoek. Nu dreigt in
discussies over tevredenheidsonderzoeken de blik alléén te gaan naar de
ingezette middelen, terwijl die slechts ondersteunend kunnen zijn aan wat
op de werkvloer gebeurt. Juist communicatie in de lijn - in de scholen,
tussen sectordirecteuren en locatiedirecteuren, tussen stichting – sectoren
– scholen, et cetera – is dé basis is voor goede interne communicatie en de
beleving daarvan.
4.5 Externe communicatie
Onderzoek is eerste nulmeting
Aan het einde van de vorige koersperiode is voor het eerst een onderzoek
uitgevoerd onder netwerkpartners. Die kan als nulmeting worden gezien
voor de volgende koersperiode. Kort samengevat krijgt Aloysius nu een
positieve waardering als samenwerkingspartner van netwerkpartners.
Externe communicatiemiddelen gewaardeerd
Netwerkpartners worden één keer per jaar door de stichting geïnformeerd
via het jaarmagazine. De externe relaties van Aloysius die zijn gesproken
tijdens de ontwikkeling van de nieuwe koers waarderen dit magazine
positief. Ook tijdens interviews voor het jaarmagazine en sectorkranten
komt positieve feedback naar voren.
Intern wordt het jaarmagazine ook gewaardeerd door de stakeholders,
naar hun zeggen omdat hier ‘overzicht’ wordt geboden over waar Aloysius
staat op dat moment en wat er leeft. Het merendeel van de nu
geïnterviewde stakeholders vindt dat het jaarmagazine op papier zou
moeten blijven verschijnen. Communicatieprofessionals zien kansen om de
content ook meer digitaal te benutten.
De sectorkranten – in Zuid regelmatig verschenen en in Noord & Gesloten
één keer – worden goed gewaardeerd door ontvangers. De reden is dat de
inhoud aansluit bij wat er in de regio leeft en netwerkpartners zich er in
herkennen. Aloysius laat vooral die netwerkpartners, leerlingen en ouders
aan het woord en dat biedt een platform voor samenwerkingspartners. Ook
intern worden de sectorkranten gewaardeerd, juist vanwege het meer
‘werkvloergehalte’ dat eruit naar voren komt.
Lezersonderzoek is nooit uitgevoerd (naar geen van de ingezette
kranten/magazines). De respons komt binnen via reacties van lezers. Het
zou goed zijn om de komende koersperiode wél uitgebreider te meten hoe
de inhoud en vorm van deze middelen worden gewaardeerd.
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 13
Punt van aandacht is relatiemanagement in de zin van:
contactgegevens/data op orde. Heel praktisch blijkt onvoldoende zicht te
zijn op wie we bij welke organisatie nu precies bereiken.
Incidenteel is Aloysius actief bij seminars of congressen, maar hiervoor
geldt geen planmatige aanpak. Hetzelfde geldt voor aanwezigheid op social
media: een aantal sleutelfiguren is actief. Wel is afgelopen koersperiode
een protocol gemaakt voor de spelregels voor social mediagebruik.
Bewustwording noodzaak profilering moet beter
De bewustwording van de noodzaak om de expertise van Aloysius extern te
profileren is bij stichting en sectoren sterk gegroeid. Bij scholen is dit beeld
nog wisselend; het vraagt de komende koersperiode veel aandacht om
locatiedirecteuren en teamleden te mobiliseren om hun netwerkpartners
proactief te bereiken.
Communicatieondersteuning goed gewaardeerd
Sectoren en scholen ervaren de ontwikkelde toolkit als helpend voor hun
externe communicatie, net als de ondersteuning bij het ontwikkelen van de
nieuwe scholensites. De ondervraagde stakeholders weten het
‘communicatieloket’ te vinden en worden naar hun zeggen goed
ondersteund.
Meer betrokkenen: wie is dan projectleider, aanspreekbaar?!
Zijn méér mensen/afdelingen betrokken bij een communicatievraag, dan is
het soms lastig wie nu precies de regie voert over een bepaald onderwerp.
De blik naar buiten betekent ook: heldere afspraken en
communicatiekaders
Dat steeds meer professionals bij Aloysius de blik naar buiten richten en
netwerkpartners actief opzoeken (in netwerken, tijdens symposia, op social
media, in samenwerkingen in KEC’s, IKC’s, samenwerkingsprogramma’s) is
een goede zaak. Wel vraagt het om duidelijkheid over hóe Aloysius zich
extern wil profileren en om heldere kaders waarbinnen gecommuniceerd
kan worden.
Wanneer krijgt een project wel of niet een eigen logo? Moet aan elk
‘project’ een communicatieplan gekoppeld worden? Hoe profileer je
ondersteuningsdiensten in relatie tot Aloysius en andersom? Wie is vanuit
Aloysius nog meer betrokken bij ‘mijn’ netwerkpartners? Dat zijn actuele
vragen – zie ook het volgende hoofdstuk – die antwoord nodig hebben.
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 14
5 Samen betekenisvol leren en
communicatie
Vanuit welke realiteit opereert Aloysius nu en wat betekent de nieuwe
koers voor communicatie de komende vier jaren?
5.1 Aloysius vandaag – (nieuwe) vraagstukken
Voor de ontwikkeling van de nieuwe koers is een uitgebreide
(toekomst)analyse gedaan en zijn actuele/toekomstige vraagstukken in
kaart gebracht die het meerjarig beleid mede hebben bepaald. Een aantal
heeft specifiek grote impact op het communicatiebeleid en staan daarom
apart vermeld in dit plan.
Profilering in samenwerkingsverbanden blijft cruciaal
Passend onderwijs is weliswaar wettelijk een ‘feit’, maar gezien de enorme
impact van deze stelselwijziging moet passend onderwijs in de praktijk in
veel regio’s nog echt vorm krijgen. Zeker is: de samenwerkingsverbanden
passend onderwijs zijn aan zet.
Om voldoende en op juiste wijze in beeld te zijn bij
samenwerkingsverbanden en serieus genomen te worden als
netwerkpartner, is het noodzakelijk dat Aloysius zichzelf op de juiste wijze
profileert in de regio’s waarin de stichting actief is. Dat geldt zowel op
stichtings-, sector- of schoolniveau en voor de ondersteuningsdiensten.
Samen met ondersteuningsdiensten
Met Gedragpunt en ‘de Triades’ in huis, biedt Aloysius ook
onderwijsondersteuning in/voor samenwerkingsverbanden passend
onderwijs en de eigen scholen. De ondersteuningsdiensten werken in
toenemende mate samen en willen gezamenlijk aan de weg timmeren.
Omdat de ondersteuningsdiensten onder de vlag van Aloysius opereren,
raakt die profilering ook die van Aloysius – en andersom - en wordt in dit
communicatieplan een aantal uitgangspunten gegeven voor (gezamenlijke)
profilering. De ondersteuningsdiensten lopen (vervolgens) een eigen traject
om de communicatiestrategie te ontwikkelen.
Integraal samenwerken roept strategische vragen op
Aloysius kiest voor integrale samenwerking met ouders/verzorgers en
netwerkpartners om leerlingen samen betekenisvol onderwijs te bieden.
Het liefst doet de stichting dat onder één dak, in integrale kindcentra of
Kennis- en Expertisecentra (KEC’s). Dit roept strategische vragen op. De
belangrijkste: profileert Aloysius zich (ook) als afzonderlijke partner, of
wordt alleen het IKC of het KEC het nieuwe ‘merk’?
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 15
Samen leren, ontwikkelen en onderzoeken: wat vraagt dit van
communicatie?
Aloysius wil een lerende organisatie zijn. Vanuit de nieuwe koers samen
vernieuwen, ontwikkelen en onderzoeken moet het onderwijs steeds meer
betekenisvol maken voor leerlingen. Ook via de Aloysius Academie wordt
onderling kennis gedeeld en uitgewisseld. Hoe kan de stichting dit optimaal
ondersteunen?
5.2 De nieuwe koers en communicatie
Samen betekenisvol leren is de titel van de nieuwe koers:
Aloysius wil nadrukkelijk sámen met netwerkpartners betekenisvol zijn
voor kinderen en jongeren.
Scholen maken het leren betekenisvol voor iedere leerling.
Aloysius is ervan overtuigd dat zij met haar specifieke expertise in
onderwijs en ondersteuning positief bijdraagt aan een in alle opzichten
betekenisvolle toekomst voor de (meest) kwetsbare kinderen, jongeren
en jongvolwassenen.
Zie de nieuwe koers!
De strategische koers is uitgewerkt in tien doelen:
1 iedere leerling krijgt een passend, uitdagend
en integraal onderwijs(zorg)aanbod
2 iedere leerling is zoveel mogelijk mede-eigenaar
van zijn eigen ontwikkeling
3 ouders zijn zoveel mogelijk actief betrokken
als partners in opvoeding, onderwijs, ondersteuning en zorg
4 21e eeuwse vaardigheden en cultuureducatie
zijn onderdeel van ons onderwijs
5 leerlingen leren met hoofd, hart en handen
in een betekenisvolle leeromgeving
6 onze onderwijsprofessionals zijn bevoegd, hbo+ opgeleid,
vervullen meerdere rollen en maken onze onderwijsvisie
zichtbaar in praktijk
7 onze scholen/ondersteuningsdiensten zijn onderling verbonden
professionele leergemeenschappen die talent optimaal inzetten
8 wij werken vraaggericht en integraal samen met onze
netwerkpartners
9 wij maken goede doorgaande leerlijnen
en ontwikkelingsvoortgang zichtbaar in (digitale) portfolio’s
10 wij ontwikkelen nieuwe onderwijs(zorg)arrangementen,
ook voor nieuwe doelgroepen
Realisatie van het merendeel van de koersdoelen vraagt om professionele
ondersteuning van interne en externe communicatie.
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 16
5.3 (Belangrijkste) communicatiebehoeften intern en extern samengevat
Intern: koers ondersteunen
De koers intern laten landen, medewerkers erbij betrekken en ze
enthousiasmeren om de koers in praktijk te brengen, vraagt om
communicatieve ondersteuning. De stichting kan ondersteunen bij het
delen van kennis, ervaringen en praktijkvoorbeelden en bij het ‘duiden’ van
strategie, beleid en keuzes.
Hoe ondersteunen wij lijncommunicatie? Vooral locatiedirecteuren
hebben een belangrijke communicatierol, zowel intern als extern.
Hoe kunnen wij vanuit en met communicatie project- en
programmaleiders, kennis- en werkgroepen individueel en collectief
beter toerusten om de koers in praktijk te brengen?
Integrale samenwerking in IKC’s en KEC’s vraagt specifieke aandacht
Hoe stimuleren wij medewerkers om hun ervaringen (ook) actief zelf te
delen?
Extern: focus op externe oriëntatie
De blik moet nog meer naar buiten!
De wereld binnenhalen in de school, ondernemend inspelen op vragen
vanuit (onder meer) de samenwerkingsverbanden passend onderwijs,
nieuwe doelgroepen benaderen met nieuwe arrangementen, integraal
samenwerken met netwerkpartners: dit vraagt allemaal om een
nadrukkelijke(re) externe oriëntatie.
Aloysius zal medewerkers op alle niveaus in toenemende mate moeten
toerusten om Aloysius (de school, de sector, de ondersteuningsdienst,
de stichting) actief te profileren bij leerlingen, ouders, netwerkpartners.
Hoe profileren wij ons bij onze netwerkpartners
en hoe bereiken wij deze groepen?
Welke profileringstrategie kiest Aloysius inzake integrale
samenwerking, al dan niet in IKC’s of KEC’s?
Wat zijn de uitgangspunten voor profilering van de
ondersteuningsdiensten? Hoe verhouden de externe profilering
van Aloysius en de ondersteuningsdiensten zich tot elkaar?
Hoe positioneert en profileert Aloysius zich (intern en)
extern in ‘netwerkprogramma’s’ zoals Bruggen Bouwen?
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 17
6 Interne communicatie
richtinggevende ambities,
strategische uitgangspunten,
kernboodschap(pen), stakeholders
en middelen
Wat zijn onze ambities, uitgangspunten en kernbood-schappen voor
interne communicatie? Daarvoor wordt hier een voorstel gedaan.
6.1 Richtinggevende ambities en strategische uitgangspunten intern
Aloysius ‘communicatiever’ in 2020
Uitvoering nieuwe koers ondersteunen
Aloysius ‘communicatiever’ in 2020
Aloysius opereert in een omgeving en samenleving waarin veranderingen
elkaar steeds sneller opvolgen. Het invoeren van de nieuwe koers brengt
ook veranderingen met zich mee, net als het integraal (gaan)
samenwerken met netwerkpartners veel ‘nieuws’ betekent.
Professionele interne communicatie kan en moet helpen: we willen Aloysius
de komende vier jaar communicatiever maken, met de nieuwe koers als
kapstok. Mensen zijn de meest impactvolle communicatiemiddelen; het
verhaal gaat immers altijd vérder. Iedereen bij Aloysius is onderdeel en
verteller van dat verhaal, uiteraard met eigen rollen en
verantwoordelijkheden daarin.
Specifieke stakeholders in beeld
Locatiedirecteuren spelen een cruciale rol in de ‘vertaling’ van de koers
naar hun teams. Zij kunnen waar mogelijk en nodig beter toegerust
worden om informatie beter te duiden met/in hun team, met medewerkers
in gesprek te gaan over wat er speelt en de koers laten landen op de
werkvloer. Zij hebben daarin een voorbeeldrol, net als hún
leidinggevenden.
Aloysius zet volop in op samen leren en ontwikkelen. Juist deze
ontwikkelgroepen zijn ‘schakels’ in de organisatie en hebben een
belangrijke communicatierol. Zij kunnen ondersteund worden bij het juist
invullen van die rol (de juiste gereedschappen, communicatiemiddelen,
advies, et cetera).
Gezien de noodzaak om op alle niveaus meer integraal samen te werken
met ouders en externe netwerkpartners, is het goed daarnaast álle
medewerkers toe te rusten om hun interne en vooral ook externe
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 18
communicatierol goed te vervullen. Maatwerk in advisering, ondersteuning
en middelen is essentieel, net als een integrale aanpak door HRM en
Communicatie.
Integraal onder één dak: goed voorbereiden
Aloysius werkt in toenemende mate samen met netwerkpartners samen
onder één dak. Dat vraagt niet alleen beleidsmatig en organisatorisch een
goede voorbereiding, maar óók op communicatiegebied. Medewerkers
tijdig betrekken, meenemen en enthousiasmeren: een planmatig aanpak is
wenselijk. Zie ook hoofdstuk 9.
Communicatieplanning op alle niveaus
Wat ook bijdraagt aan een ‘communicatievere’ organisatie, is meer
aandacht voor communicatie(planning) op alle niveaus. Het zou daarom
goed zijn dat sectoren, ondersteuningsdiensten en scholen hun plannen
voorzien van een communicatieplan/paragraaf*, net als programma’s of
projecten die opgezet worden om de koers uit te voeren of te
ondersteunen.
*Zo’n paragraaf zou minimaal duidelijk moeten maken welke stakeholders
betrokken zijn, wat je bij deze groepen wilt bereiken (wat moeten zij
weten, begrijpen, kunnen, et cetera) en wanneer wie op welke manier met
wie communiceert. Communicatie kan ondersteunen bij deze planvorming
– denk ook aan scholing en training via de Aloysius Academie.
Aloysius ‘communicatiever’ in 2020 - strategische uitgangspunten:
communicatie is van ons allemaal, wij zien medewerkers
als de meest impactvolle communicatiemiddelen om onze
visie, missie, kernwaarden en koers in praktijk te brengen
HRM en Communicatie trekken samen op
(integrale aanpak)
medewerkers aanspreken op hun communicatieve
taak/rol/verantwoordelijkheid
medewerkers zijn zélf betrokken bij een plan(ning)
en ideeën om Aloysius communicatiever te maken
communicatieplanning op alle niveaus (stichting, sector,
school, programma’s, projecten, ondersteuningsdiensten)
maatwerk staat voorop: differentiëren naar stakeholders,
verantwoordelijkheden en (ontwikkelings)wensen
Uitvoering nieuwe koers ondersteunen
Succesvolle invoering/uitvoering van Samen betekenisvol leren vraagt om
communicatieve ondersteuning en aanvulling van de lijncommunicatie. De
opdracht: de koers duiden, uitleggen, delen en levend houden – laten zien
dat we samen leren.
Laten zien: we leren samen
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 19
Door de grootte van de organisatie, de geografische verspreiding van
scholen/ondersteuningsdiensten, de verschillende typen scholen en
diensten is het goed om overzicht en structuur te blijven bieden. De koers
leeft niet alleen op jouw school, maar in de rest van de organisatie gebeurt
veel waar jij van kunt leren of gebruik van kunt maken. Dat ‘samen leren’
willen we laten zien, net als de resultaten die we boeken.
Aloysius is één organisatie en wil visie, missie, kernwaarden, onderwijsvisie
en koers actief blijven uitdragen, om te ondersteunen dat medewerkers
zich deel van Aloysius weten en voelen. Hiermee geven we medewerkers
ook ‘taal’ en ‘inhoud’ om hun communicatieve rol naar buíten goed in te
vullen.
Informeren en inspireren
Aloysius wil dus niet alleen informeren, maar zeker ook inspireren om
medewerkers te bevestigen in hun keuze voor Aloysius als werkgever en te
onderstrepen dat hun bijdrage voor onze leerlingen ertoe doet. Concreet
betekent dit: duiden, mijlpalen, successen en knelpunten communiceren,
deling van kennis en ervaringen faciliteren en stimuleren, betrokkenheid bij
de koers en organisatie vergroten.
Uitvoering nieuwe koers ondersteunen - strategische uitgangspunten:
communiceren vanuit koers, maar zeker ook vanuit
visie, missie, onderwijsvisie en kernwaarden
leidinggevenden (met name locatiedirecteuren),
programma- en projectleiders collectief en individueel
goed toerusten om hun communicatieve rol en
verantwoordelijkheden goed in te vullen (maatwerk)
(zie ook onder eerste richtinggevende ambitie)
differentiëren in communicatiemiddelen en de diverse
interne stakeholders
communicatiemiddelen informeren en inspireren en
beantwoorden aan diverse voorkeur(communicatie)stijlen
spelers/stakeholders uit de organisatie betrekken bij de
inhoud en vorm van interne communicatiemiddelen en
uitnodigen om hun kennis en ervaringen te delen
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 20
6.2 (Fundamenten voor) interne kernboodschap(pen)
In alle interne communicatie-uitingen, -acties en –middelen communiceren
we (vanuit) een aantal kernboodschappen naar onze stakeholders.
Intern profileren wij Aloysius als inspirerend werkgever,
waar wij samen onze specifieke expertise
in betekenisvol(le) speciaal onderwijs/ondersteuning
waarmaken in de praktijk, gericht op
een betekenisvolle toekomst voor onze leerlingen.
Dit doen wij vanuit Kracht, Onvoorwaardelijkheid en Passie,
samen met leerlingen,
hun ouders en onze netwerkpartners.
wij brengen onze visie, missie en kernwaarden in praktijk
en daarmee onderscheiden wij ons in hóe wij werken
wij laten elkaar zien, horen, lezen, beleven en ervaren
hoe wij die visie, missie en kernwaarden in ons werk laten zien,
ten gunste van onze leerlingen (dat maakt ons goed)
wij brengen onze koers in praktijk,
voor een betekenisvolle toekomst voor onze leerlingen
wij laten elkaar zien, horen, lezen, beleven en ervaren waarom wij
samen met netwerkpartners betekenisvol willen zijn voor
leerlingen – en hoe wij samenwerken (dat maakt ons goed)
wij laten elkaar zien, horen, lezen, beleven en ervaren
waarom wij het leren betekenisvol maken in de praktijk –
en hoe wij dat doen (dat maakt ons goed)
wij zijn – hoe verschillend scholen, sectoren, ondersteuningsdiensten
ook zijn – één Aloysius en kunnen van elkaar leren en elkaar
inspireren. Daar profiteren onze leerlingen van. Samen staan we
sterker.
bij Aloysius krijg je alle ruimte om je vanuit de visie, missie,
onderwijsvisie, kernwaarden en koers verder te ontwikkelen.
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 21
6.3 Communicatiemiddelen voor interne stakeholders
Koers online op intranet – communicatieboodschappen kunnen we
meer differentiëren
Medewerkersapp
Digitale nieuwsbrief locatiedirecteuren/managementteamleden
Koers(thema’s) in programmering studiedag leidinggevenden
Koers in cultuurprogramma
Maatwerkondersteuning
Maatwerkmiddelen
Koers online op intranet
Het vernieuwde intranet wordt het centrale communicatiemiddel voor
nieuws, (achtergrond)informatie en ook inspiratie over de nieuwe koers.
Het intranet brengt informatie ‘dichtbij’ (gedifferentieerd dus) doordat
zowel school-, sector- als stichtingsnieuws langskomt
(zie plan intranet zoals gepresenteerd in het AMT).
Overzicht, duiding en inspiratie
(achtergrond)informatie over de koers (tekst, beeld, animaties)
de koersdoelen en hoe ver we zijn met de realisatie daarvan
ervaringen van medewerkers (blog’s, filmpjes, foto’s, tips)
Informatie vind je ‘getrapt’ terug
(teams/school/(onder)steunings)dienst/sector/stichting):
zo komt de koers letterlijk dicht(er)bij
Koersverhalen ophalen
We blijven - zeker in de beginperiode van de koers - ook verhalen ‘ophalen’
om zo te laten zien wat er gebeurt op de werkvloer.
De ene keer publiceren we een ‘los’ verhaal, gekoppeld aan een actueel
thema, de andere keer een serie artikelen of digitaal magazine, filmpjes, of
animaties (zie ook hoofdstuk 8 Aanpak) of combinaties daarvan. Deze
content kan divers worden ingezet en bijvoorbeeld (enigszins) aangepast
ook gebruikt worden voor externe communicatie via websites van de
betreffende scholen, sectoren of ondersteuningsdiensten, of het externe
jaarmagazine.
Aloysius Academie meer inspiratieplatform
Om ‘samen leren’ prominenter te communiceren, krijgt de Aloysius
Academie op intranet meer een platformfunctie: naast informatie over
scholings- en trainingsaanbod dus ook meer ruimte voor inspiratie en het
delen van kennis en ervaringen (verbinden) zodat voor medewerkers
zichtbaarder wordt dat Aloysius je ontwikkelingskansen biedt.
Medewerkersapp
We gaan de medewerkersapp meer profileren en gebruiken, onder meer
om te wijzen op belangrijke nieuwe publicaties/nieuws op intranet.
Digitale nieuwsbrief locatiedirecteuren/managementteamleden
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 22
Géén algemene nieuwsbrief meer namens de stichting voor medewerkers,
wel een digitale nieuwsbrief voor locatiedirecteuren/managementteamleden
van de scholen als de actualiteit daar om vraagt. Die is bedoeld voor
informatie die niet álle medewerkers aangaat, maar wel deze groep
stakeholders. De praktijk leert dat de ondersteunende diensten regelmatig
informatie willen delen die van belang is.
We stroomlijnen deze informatie, verwijzen naar intranet of Zo werken wij
en voorzien berichten van icoontjes die duidelijk maken wat ontvangers
met deze specifieke informatie ‘moeten’ (delen in het team, besluiten
vertalen naar team, achterban mobiliseren, informatie ophalen, opnemen
in de planning, et cetera).
In de nieuwsbrief wordt informatie in samenhang aangeboden en zo
mogelijk gelinkt aan de koers.
Nieuws voor álle medewerkers wordt via intranet gecommuniceerd.
Intranet moet wel in de lucht zijn en bezocht worden, idem voor app-
gebruik, vóór we stoppen met nieuwsbrieven.
Koersthema’s in programmering studiedag leidinggevenden
De jaarlijkse studiedag net als voorgaande koersperiode koppelen aan de
koers of een van de koersthema’s.
Koers in cultuurprogramma
De nieuwe koers moet een nadrukkelijke plek krijgen in het
cultuurprogramma.
Maatwerkondersteuning
Op basis van communicatievragen van sector-, ondersteunings-, locatie-,
programma- en projectleiders biedt Communicatie maatwerkondersteuning
(advies, ondersteuning, tools, middelen). Daarbij is speciale aandacht voor
de locatiedirecteuren als belangrijke spelers voor de invoering van de
nieuwe koers. Denk ook aan maatwerkondersteuning bij interne
communicatie over integrale samenwerking in IKC’s en KEC’s.
Maatwerkmiddelen
Naast ‘vaste’ interne communicatiemiddelen zetten we komende
koersperiode ook in op ándere middelen, als de communicatiebehoefte
daar op dat moment om vraagt.
Zie ook onder hoofdstuk 9 Aanpak: we bekijken per situatie/vraag wat
nodig is. Denk aan posters, kaarten, praatplaten, presentaties,
inspiratieboek, filmfestival, et cetera.
Het kan ook zijn dat (nieuwe) programma’s of projecten vragen om
(tijdelijke) communicatiemiddelen, zoals een eigen huisstijl of digitale
nieuwsbrief, bijvoorbeeld.
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 23
*Voorbeeldplaat: per programma, activiteit, middel zo’n overzicht om te borgen dat je alle
stakeholders in beeld hebt.
Wat voor wie? rvt/
GM
R
AM
T/
pro
gra
mm
a-
en
pro
jectl
eid
ers
cvb
/(se
cto
r) d
ire
cty
eu
ren
/
dir
ecte
ure
n lo
ca
tie
s /
MT
s
on
twik
ke
lgro
ep
en
Alle
me
de
we
rke
rs
Me
de
we
rke
rs s
pe
cif
iek
(se
cto
r, d
ien
st,
afd
elin
g)
Nie
uw
e m
ed
ew
erk
ers
Koers online X X X X X X X
Aloysius Academie online X X X X X X X
Medewerkersapp X X X X X X X
Digitale nieuwsbrief X X
Studiedag X X X
Cultuurprogramma X
Maatwerkondersteuning X X X
Maatwerkmiddelen X X X X X X X
Communicatie ‘in de lijn’ X X X X X X
Jaarmagazine (voor extern) X X X X X X X
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 24
7 Externe communicatie
richtinggevende ambities,
strategische uitgangspunten,
kernboodschap(pen),
stakeholders en middelen
Wat zijn onze ambities, uitgangspunten en kernboodschappen voor
externe stakeholders? Daarvoor wordt hier een voorstel gedaan.
Daarnaast zijn aparte communicatievraagstukken benoemd die vragen
om strategische (beleids)uitspraken en nadere uitwerking.
7.1 Richtinggevende ambities en strategische uitgangspunten extern
Actief naar buiten met een sterk profiel
Aloysius als ‘merk’ blijven profileren in (integrale) samenwerking
Aloysius onderwijs en ondersteuning elkaar laten versterken
Actief naar buiten met een sterk profiel
Er zal komende koersperiode nog meer aandacht moeten gaan naar ‘actief
naar buiten’. Dit doen college van bestuur, sectordirecteuren, en een
aantal locatie- en ondersteuningsdienstdirecteuren al volop. Denk aan
deelname in de vele netwerken in de samenwerkingsverbanden passend
onderwijs.
De komende koersperiode zullen steeds méér medewerkers zich extern
moeten oriënteren en moeten gaan samenwerken met ouders,
netwerkpartners, nieuwe doelgroepen. Door de gehele organisatie
‘communicatiever’ te maken (zie hoofdstuk 5) hopen we dit te
ondersteunen.
Daarnaast biedt Communicatie maatwerk in de advisering en
ondersteuning van externe communicatie door diverse groepen
medewerkers op allerlei niveaus en ondersteunt externe profilering via
communicatieacties en –middelen.
Aloysius kan zichzelf profileren als dé expert in speciaal onderwijs en
ondersteunende specialist in ‘gedrag’, door kennis met ouders en
netwerkpartners te delen. Denk aan ouder- en netwerkbijeenkomsten op
scholen en in de regio, seminars, aanwezigheid bij congressen, free
publicity, online kennisdeling, et cetera.
De pilot Actief Ouderschap is afgelopen koersperiode gestart en is een
aanzet voor professionalisering van de samenwerking met ouders als
gelijkwaardig partners. Ook draagt deze pilot positief bij aan het
‘communicatiever’ maken van medewerkers.
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 25
Actief naar buiten met een sterk profiel - strategische uitgangspunten:
in houding, gedrag en middelen laten zien dat
‘we doen wat we zeggen en zeggen wat we doen’
(be good and tell it, vooral die expert zijn)
communiceren vanuit visie, missie, onderwijsvisie
en kernwaarden en vanuit de koers –
steeds vanuit het belang leerlingen en ouders
op alle niveaus kennis en expertise actief delen
met ouders en netwerkpartners
één huisstijl, eenduidige (kern)boodschap (nu nog veel
‘oude’ logo’s in omloop: bewaking van huisstijl vraagt
aandacht
leidinggevenden, programma- en projectleiders
collectief en individueel goed toerusten om hun externe
communicatieve rol en verantwoordelijkheden goed in te
vullen (maatwerk)
ondersteunende communicatiemiddelen informeren en
inspireren, beantwoorden aan diverse voorkeur-
(communicatie)stijlen en bieden een platform voor ouders
en netwerkpartners – zij vertellen hoe zij Aloysius beleven
Aloysius als ‘merk’ blijven profileren in integrale samenwerking
Belangrijk onderdeel van de nieuwe koers: integrale samenwerking met
netwerkpartners, ten gunste van onze leerlingen. Dat doen wij waar
mogelijk onder één dak, in integrale kindcentra (IKC’s) of Kennis- en
Expertisecentra (KEC’s). Eerste ervaringen leren dat het goed is om tijdig
na te denken over de aanpak en strategie van die integrale samenwerking.
Om zichtbaar te blijven als Aloysius en transparant te maken welke
specifieke expertise Aloysius in die samenwerking inbrengt
(onderwijs/onderwijsondersteuning), is het goed om náást het nieuwe
‘merk’ IKC of KEC óók Aloysius als zelfstandig merk te profileren. Dat kan
prima parallel en kan elkaar juist versterken.
Belangrijk is om vanaf de start van de integrale samenwerking invloed te
hebben op de communicatiestrategie die vanuit de gezamenlijke partners
gevolgd wordt. Ook is het goed om als Aloysius actief te participeren in het
verdere communicatietraject, om zo goede afspraken te maken met
partners over communicatie en profilering.
Aloysius werkt ook nauw samen met netwerkpartners in diverse
onderzoeken en in het programma Bruggen Bouwen. Ook dit vraagt om
een communicatiestrategie waarbij Aloysius als deelnemer óók zichtbaar
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 26
blijft, parallel aan een mogelijke gezamenlijke profilering van zo’n project
of programma.
Om intern en extern consistent te communiceren en Aloysius te profileren,
is het goed om Communicatie aan te haken vanaf het moment dat een
project of programma wordt opgetuigd.
Zo blijft er op stichtingsniveau regie en overzicht over de acties, projecten,
programma’s die externe doelgroepen ‘raken’, kan synergie worden
gezocht en kunnen in communicatiemiddelen verbanden worden gelegd.
Ook wordt dan geborgd dat externe uitingen of communicatiemiddelen
voldoen aan de Aloysius-standaard qua presentatie, uitstraling, taal, toon
en huisstijl.
Aloysius als ‘merk’ blijven profileren in integrale samenwerking -
strategische uitgangspunten:
profileer Aloysius ook als zelfstandig ‘merk’ in integrale
samenwerkingstrajecten of samenwerkingsprogramma’s –
dat kan ook parallel aan gezamenlijke profilering
blijf transparant maken wat de bijdrage van Aloysius is in
samenwerkingsprojecten (welke specifieke expertise
brengen wij in?)
zorg voor tijdige invloed op communicatiestrategie en –
beleid dat voor integrale kindcentra, Kennis- en
Expertisecentra of gezamenlijke programma’s wordt
gemaakt
zorg dat bij externe uitingen of profilering Communicatie
van Aloysius (mede) betrokken is
Aloysius onderwijs en ondersteuning elkaar laten versterken
Met Gedragpunt en de Triades in huis heeft Aloysius naast onderwijs
(nog meer) onderwijsondersteuning in huis gekregen. De
ondersteuningsdiensten bieden ondersteuning in/aan de
samenwerkingsverbanden speciaal onderwijs en bieden via Scholing en
advies ook vraaggericht trainingen, workshops, advies op maat, et cetera.
Aloysius en de ondersteuningsdiensten kunnen elkaar versterken, door zich
wederzijds sterk samen te profileren. Handig, want zo kunnen zij elkaars
netwerken benutten en een breed palet aan onderwijs én diensten bieden.
Aloysius doet dit als stichting al, door in diverse communicatiemiddelen de
ondersteuningsdiensten mee te nemen. Andersom is dat nog niet altijd het
geval.
Voor de ondersteuningsdiensten wordt momenteel een aparte
communicatie-strategie ontwikkeld, die zich baseert op de uitgangspunten
van dit plan. Vooruitlopend is ook een gezamenlijk magazine in
ontwikkeling, dat herkenbaar ‘Aloysius’ is, maar wel een eigen uitstraling
krijgt.
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 27
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 28
Die gezamenlijke profilering door ondersteuningsdiensten is belangrijk,
omdat één naam, één ‘loket’ en één organisatie duidelijker is dan allemaal
‘losse’ diensten. Zie ook het plan/businesscase Aan de slag, zoals
gepresenteerd in het AMT.
Aloysius onderwijs en ondersteuning elkaar laten versterken -
strategische uitgangspunten (vanuit Aloysius)
Aloysius en ondersteuningsdiensten versterken elkaar door
in profilering duidelijk te maken dat zij bij elkaar horen
Profileer ondersteuning vanuit één ‘merk’ en naam onder
Aloysius-vlag
Communiceer en profileer vanuit de
ondersteuningsdiensten ook de visie, missie,
onderwijsvisie, kernwaarden en koers
7.2 (Fundamenten voor) externe kernboodschap(pen)
In alle externe communicatie- uitingen, - acties en –middelen
communiceren we (vanuit) een aantal kernboodschappen naar onze
stakeholders.
Extern profileren wij Aloysius
als betrouwbare partner die haar specifieke expertise
in betekenisvol(le) speciaal onderwijs/ondersteuning
waarmaakt in de praktijk, gericht op
een betekenisvolle toekomst voor onze leerlingen.
Dit doen wij vanuit Kracht, Onvoorwaardelijkheid en Passie,
samen met leerlingen,
hun ouders en onze netwerkpartners.
wij brengen onze visie, missie en kernwaarden in praktijk
en daarmee onderscheiden wij ons in hóe wij werken
wij laten stakeholders zien, horen, lezen, beleven en ervaren
hoe wij die visie, missie en kernwaarden in ons werk laten zien,
ten gunste van onze leerlingen (dat maakt ons goed)
wij brengen onze koers in praktijk,
voor een betekenisvolle toekomst voor onze leerlingen
wij laten stakeholders zien, horen, lezen, beleven en ervaren
waarom wij samen met netwerkpartners betekenisvol willen
zijn voor leerlingen – en hoe wij samenwerken (dat maakt ons goed)
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 29
wij laten zien, horen, lezen, beleven en ervaren waarom wij
het leren betekenisvol maken in de praktijk –
en hoe wij dat doen (dat maakt ons goed)
7.3 Communicatiemiddelen voor externe stakeholders
Sterk profiel website stichting, websites sectoren
en websites scholen - doorontwikkelen
Toolkit doorontwikkelen om scholen/sectoren
te ondersteunen in hun externe profilering
Maatwerkondersteuning sectoren/scholen
Maatwerkmiddelen
Doorzetten pilot Actief Ouderschap –
met ook focus op inzet communcatie naar ouders en speciale aandacht
voor doorontwikkeling ouderapp
Social media/free publicity meer uitnutten
Vernieuwing jaarmagazine voor netwerkpartners
Doorontwikkelen sectorkranten voor netwerkpartners
Plan expertisebijeenkomsten in de regio
Aloysius Muziek Project – congres
Bruggen Bouwen en Cozima uitnutten in communicatie
Sterk profiel website stichting, websites sectoren
en websites scholen – doorontwikkelen
Afgelopen koersperiode zijn alle websites vernieuwd. Wel zien we dat
onderhoud en contentbeheer continu aandacht vragen. De sites zijn
nadrukkelijk éxterne communicatiemiddelen, maar worden soms nog met
intern gerichte content ‘gevuld’. Voor een sterke uitstraling is het goed om
juist de content de komende koersperiode kritisch onder de loep te nemen
en het trainingsaanbod daar meer op te richten. Wat is je boodschap, wie
wil je specifiek bereiken? Hoe vertaal je dat naar de juiste content op de
site? Denk ook aan toevoeging van een Google tour, zodat
ouders/netwerkpartners online een kijkje kunnen nemen in de
schoolgebouwen van Aloysius.
Toolkit doorontwikkelen om scholen/sectoren te ondersteunen in hun
externe profilering
Afgelopen koersperiode is de toolkit ontwikkeld. Die kunnen we
doorontwikkelen door nieuwe middelen/diensten toe te voegen. Zo zou het
goed zijn om het format voor Schoolgidsen te voorzien van
‘standaardcontent’ die gedeeld kan worden en een professionelere
uitstraling.
Op tijd publiceren van de Schoolgids vraagt ook sturing en aandacht.
Maatwerkondersteuning sectoren/scholen
Op basis van communicatievragen van sector-, ondersteunings-, locatie-,
programma- en projectleiders biedt Communicatie maatwerkondersteuning
(advies, ondersteuning, tools, middelen). Daarbij wordt zoveel mogelijk
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 30
‘gedeeld’ via de toolkit en delen we kennis en ervaringen via de Aloysius
Academie.
Maatwerkmiddelen
Naast ‘vaste’ externe communicatiemiddelen zetten we de komende
koersperiode ook in op ándere middelen, als de communicatiebehoefte
daar op dat moment om vraagt.
Zie ook onder hoofdstuk 9 Aanpak: we bekijken per situatie/vraag wat
nodig is. Denk aan specifieke middelen die de KEC’s/IKC’s ondersteunen,
een congres rondom uitkomsten van een onderzoek dat door Aloysius is
uitgevoerd, et cetera.
Het kan ook zijn dat (nieuwe) programma’s of projecten vragen om
(tijdelijke) communicatiemiddelen.
Doorzetten pilot Actief Ouderschap –
met ook focus op inzet communicatie naar ouders – speciale aandacht
voor doorontwikkeling ouderapp
Aloysius heeft ‘ouders’ als specifieke groep benoemd in de nieuwe koers.
Alle reden om de pilot Actief Ouderschap te verbreden binnen de
organisatie en/of de opgedane kennis en ervaringen met elkaar te delen.
Denk hierbij ook aan de Aloysius Academie.
Speciale aandacht vraagt de doorontwikkeling van de ouderapp die veel
kansen biedt voor communicatie met ouders.
Social media/free publicity meer uitnutten
Een aantal sleutelfiguren binnen Aloysius is actief op social media. We
kunnen aanwezigheid op sociale media, maar ook in vakbladen, kranten
et cetera, meer uitnutten door een planmatigere en doordachtere aanpak.
We willen medewerkers meenemen in hoe zij hun boodschappen online
meer vanuit Aloysius kunnen brengen.
Vernieuwing jaarmagazine voor netwerkpartners
We blijven elk jaar een jaarmagazine uitbrengen voor netwerkpartners.
Dit magazine verschijnt op papier. Dit heeft een hogere attentiewaarde
voor ontvangers en heeft een langdurigere zichtbaarheid dan een online
magazine. Wel gaan we de content uit het magazine ook meer uitnutten
online, door die te plaatsen op de websites en online te delen. Andersom
maken we voor de content in het magazine meer gebruik van de content
van intranet/websites.
Doorontwikkelen sectorkranten voor netwerkpartners
Sector Zuid gaat de komende koersperiode door met het uitbrengen van
twee sectorkranten per jaar. Ook hier geldt dat we content meer gaan
uitnutten door die online actiever te verspreiden. Ook wordt nagedacht
over speciale edities die de KEC-vorming op maat kunnen ondersteunen en
die voor een beperktere groep worden gemaakt om de integrale
samenwerking onder één dak te stimuleren en te profileren.
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 31
Het zou goed zijn om in alle regio’s te communiceren wat er in de sectoren
samen met netwerkpartners gebeurt. De ervaringen in Zuid leren dat het
goed is om Aloysius ‘dichtbij’ te brengen in de regio, zodat ontvangers zich
herkennen in de verhalen, in het nieuws en de ontwikkelingen die in de
kranten aan bod komen. Aloysius biedt met deze kranten bovendien een
platform aan leerlingen, ouders en netwerkpartners om hún verhaal te
doen over wat zij merken van ons handelen, onze inzet, onze koers.
Overweging is dus om sectoren vanuit de stichting (financieel) te gaan
ondersteunen bij het ontwikkelen van communicatiemiddelen om hun
netwerkpartners te bereiken, omdat dit de profilering van de gehele
stichting ten goede komt. Dit hoeft uiteraard niet via een krant en kan ook
via andere kanelen/middelen.
Plan expertisebijeenkomsten in de regio
Om Aloysius stevig te profileren als expert in speciaal onderwijs en
ondersteuning, is het goed om na te denken over een planmatige aanpak
van het organiseren van expertisebijeenkomsten in de regio. Dit kan goed
samen worden opgepakt door scholen en de ondersteuningsdiensten en
kan samen of in samenspraak met netwerkpartners/ samenwerkings-
verbanden passend onderwijs worden opgezet.
Ter illustratie: denk aan KEC Eindhoven dat een avond organiseert voor
ouders in de regio over een specifieke thema, of voor partners in de regio
over recente inzichten in een specifieke benadering van leerlingen/
jongeren.
Aloysius Muziek Programma – congres
Om het 125-jarig jubileum van Aloysius te vieren is het Aloysius Muziek
Programma gelanceerd. Plan is om tijdens een congres de nieuwe leerlijn
muziek te presenteren te delen met partners. Doe dit dan vooral vanuit de
nieuwe koers en profileer de expertise van Aloysius hier krachtig.
Overigens heeft AMP ook nadrukkelijk een interne component …
Bruggen bouwen uitnutten in communicatie
Het programma Bruggen Bouwen/Cozima wordt met een aantal partners
uitgevoerd (CINOP, Gilde) en heeft een landelijk bereik. Met het
programma zelf, de uitkomsten ervan en de effecten op onze leerlingen
(en hun betekenisvolle toekomst) kan Aloysius zich uitermate goed
profileren. Belangrijk dus, om Communicatie aan te haken bij het
programmamanagement om zo consistente communicatie te waarborgen,
vanuit de strategische kaders van Aloysius. Het programma kan door
Aloysius ingezet worden in/via diverse middelen.
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 32
*Voorbeeldplaat: per programma, activiteit, middel zo’n overzicht om te borgen dat je alle
partners in beeld hebt.
Wat voor wie? Ou
de
rs/
ve
rzo
rge
rs
Ne
twe
rkp
art
ne
rs
(sp
ecif
iere
n n
aa
r ty
pe
, re
gio
, e
t ce
tera
Sa
me
nw
erk
ing
sve
rba
nd
en
pa
sse
nd
on
de
rwij
s
Ju
sti
tie
pa
rtn
ers
Bra
nch
eo
rga
nis
ati
es
In
sp
ecti
e
Va
kb
od
en
Websites X X X X X X X
Toolkit/maatwerk X X X X
Actief Ouderschap: X X
(ouderapp doorontwikkelen)
Social media/free publicity X X X X X X X
Jaarmagazine X X X X X X X
Sectorkrant X X X
Expertisebijeenkomst X X X X X
AMP X X X X X
Bruggen Bouwen X X X X X X
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 33
8 Communicatieagenda 2016 -2020
(met focus op 2016)
Voorstel is te gaan werken met een ‘dynamische’ Communicatieagenda
die op basis van dit plan en actuele ontwikkelingen elk jaar wordt
gemaakt met betrokken stakeholders. De Communicatieagenda wordt in
het AMT gepresenteerd en is ook leidraad voor het gesprek over
voortgang en resultaten. Hier is een voorzet gedaan voor activiteiten in
2016 en begin 2017. Na gemaakte keuzen maken communicatie-
professionals de agenda definitief en worden taken verdeeld.
Actie
Globale planning
Plan communicatiever Aloysius – looptijd 2016 - 2020 januari – juli 2016 Om Aloysius communicatiever te maken zullen HRM en Communicatie samen een integraal plan moeten maken met onderdelen als:
scholing, training en workshops opnemen in de Aloysius Academie
‘communicatie’ onderdeel van gesprekkencyclus en van werving en selectie
voorbeeldgedrag/leiderschap
ondersteunende tools voor onder anderen sector- en locatiedirecteuren (denk aan presentaties, handreikingen, praatplaten, verbeteren kwaliteit vergaderen en dialoog, et cetera): maatwerk
ondersteuning vanuit organisatiebrede communicatiemiddelen, zoals nieuwsbrief, intranet, studiedag leidinggevenden, cultuurprogramma
Opzet structureel ‘koersoverleg’ eerste kwartaal 2016 Onderwijs/HRM/Communicatie koers(communicatie) – ondersteuning middelen, intranet, ontwikkelgroepen, communicatie mijlpalen, et cetera. Zo nodig aanvullende, korte notitie voor werkwijze, aanpak, redactieoverleg content, et cetera.
Doorontwikkelen communicatie programma’s eerste kwartaal 2016 Om ervoor te zorgen dat we vanuit de diverse lopende programma’s eenduidig, consistent en vanuit het strategisch kader van Aloysius communiceren naar stakeholders, is het goed om actiever aan te haken.
Communicatiestrategie en planning ondersteuningsdiensten Scholing en advies – loopt, afspraken begin 2016, magazine Scholing en advies in ontwikkeling. Communicatieprofessionals
eerste stappen/ planning/ aanpak/
werkwijze
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 34
zijn aangehaakt als aanspreekpunten/partners.
Communicatiestrategie en planning Programma Bruggen Bouwen – programma is voorzien van communicatieparagraaf en eigen huisstijl. De lijn, planning en link met Aloysius-communicatie nog verder uitwerken. Communicatieprofessional aanhaken als aanspreekpunt/partner.
Communicatiestrategie en planning AMP 125 jaar Aloysius – het programma is voorzien van een beknopte communciatieparagraaf en eigen huisstijl. De lijn met Aloysius-communicatie nog verder uitwerken. Communicatieprofessional aanhaken als aanspreekpunt/partner.
‘Programma’ Intranet vernieuwen januari – juli 2016 Zie voorstel Intranet. Vernieuwing loopt.
Contentplan ontwikkelen met aandacht voor onder meer een redactieformule voor koersinformatie, een redactiemodel en workshops voor intranetredacteuren
Ontwerp, bouw, plan voor presentatie
Koers online – de koersverhalen – formule voor ontwikkelen, in samenspraak met Onderwijs, HRM en stakeholders uit de organisatie
Aloysius Academie in/op intranet – hoe bieden we meer inspiratie? Formule voor ontwikkelen
…
…
(vormgeving, bouw, contentplan, werkwijze)
Toolkit doorontwikkelen najaar 2016 Samen met interne stakeholders inventariseren wat aangevuld kan worden. Aanbeveling is in elk geval: een format ontwikkelen voor een Schoolgids, zoals ook is gedaan voor het Schoolplan.
start inventarisatie
Websites stichting, sectoren, scholen najaar 2016 Plan(ning) kwaliteitsslag content en onderhoud websites stichting, sectoren, scholen
start, doorloop tot 2020
Vernieuwing jaarmagazine voorjaar 2016 Nieuwe bladformule ontwikkelen en start productie.
bladformule
Vernieuwing/doorontwikkeling sectorkrant Zuid loopt/in uitvoering Loopt. Sectorkrant verschijnt elk voorjaar en elk najaar de komende koersperiode.
Ontwikkelen nieuwe digitale nieuwsbrief voorjaar 2016 locatiedirecteuren/managementteams scholen
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 35
Maatwerk bieden najaar 2016 Nadenken over aanpak, werkwijze, hoe vergroten we zichtbaarheid Communicatie (mogelijkheden, diensten, wat kunnen we, wat is nodig?)
(mede op basis plan communciatiever
Aloysius)
Communicatieplan KEC Eindhoven en KEC Weert wanneer start? Communicatie IKC’s Noord & Gesloten? West? wanneer start? Stand van zaken inventariseren: ondersteuning nodig? Wordt vanuit kaders strategische communicatie gewerkt?
Animatie nieuwe koers loopt/in uitvoering Animatie nieuwe koers Aloysius voor interne en met name ook externe stakeholders Ontwikkeling via bij Budelinc, loopt.
Opfrissen nieuwe huisstijl loopt/in uitvoering Begin 2016 presentatie. Huisstijl blijft, maar wordt opgefrist voor de nieuwe koersperiode.
Studiedag 2016 & 2017 studiedag 2016 De studiedag voor 2016 is al grotendeels voorbereid, Start voorbereiding 2017 in 2016. Koppeling koers en communicatiestrategie!
loopt/in uitvoering
voorbereiding 2017 september 2017
Koers in cultuurprogramma? voorjaar 2016 check en overleg
Actief Ouderschap ? Plan/besluit voortgang
Plan social media/free publicity voorjaar 2017 Plan expertisebijeenkomsten in de regio voorjaar 2017 Evaluatie communicatie en communicatiemiddelen ? Via huidige onderzoeken, extra onderzoeken, hoe meten we wat en wat willen we nu eigenlijk precies weten en meten?
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 36
9 Aanpak, communicatierollen en -
verantwoordelijkheden
Aloysius heeft in de nieuwe koers koersdoelen op hoofdlijnen
vastgesteld, om flexibel in te kunnen spelen op wat de actualiteit vraagt.
Dat geldt ook voor communicatiebeleid. Het communicatieplan ‘oude
stijl’ volstaat niet meer in een snel veranderende omgeving.
Communicatieplanning moet flexibel zijn, omdat omgevingsvariabelen
steeds veranderen. Denk alleen al aan nieuwe technologie die ingezet
kan worden voor communicatiedoelen.
9.1 Scrum & sprint
Om te voorkomen dat communicatie verzandt in de waan van de dag, is
het wel raadzaam om methodisch te werken. Dit helpt ideeën te ordenen
en taken te structureren, richting te bepalen en om ingezette capaciteit en
budget te verantwoorden.
Tegenwoordig wordt vaak de Reflectieve Communicatie Scrum gebruikt
voor communicatieplanning, ontwikkeld door Betteke van Ruler:
1 evalueren doe je tijdens het gehele communicatieproces –
permanent dus
2 bij elke nieuwe communicatievraag formuleer je een richtinggevende
ambitie die gebaseerd is op de opdracht en analyses van de situatie
3 communicatie-interventies voer je uit in ‘sprints’ die zijn afgebakend
in tijd, in een multidisciplinair team dat met elkaar de stappen
bepaalt – mét de (interne) opdrachtgever – hier bepaal je de
planning van communicatieacties
4 tijdens zo’n sprint reflecteer je als team op de voortgang tijdens
zogenoemde ‘scrums’ – korte (online) bijeenkomsten waaraan alle
betrokkenen meedoen
5 na elke sprint volgt validatie, waarin je terugkijkt op de aanpak en
bespreekt hoe je verder gaat – wellicht volgt dan een nieuwe
planning van communicatieacties
6 de interne opdrachtgever bij Aloysius wordt meegenomen en er wordt
zoveel mogelijk samengewerkt met andere afdelingen en netwerken
voor een optimaal resultaat
7 je sluit het project af als de (bijgestelde) ambitie voldoende is
gehaald en de resultaten naar wens zijn
9.2 Scrum & sprint op z’n Aloysius’
Binnen Aloysius is het strategisch communicatieoverleg al deels gaan
werken op basis van bovenstaande werkwijze. Voorstel is om deze aanpak
de komende tijd voort te zetten en verder te verdiepen.
Concreet betekent dit dat we vanuit de koers en communicatiestrategie op
basis van binnenkomende en zelf geïnitieerde communicatievraag per keer
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 37
bepalen hoe we te werk gaan en een ‘team’ samenstellen dat passend is bij
die vraag. De richtinggevende ambities en strategische uitgangspunten in
dit plan zijn daarvoor leidend – en dus het kader van waaruit gewerkt
wordt. Deze aanpak is zowel bij ‘kleine’ vragen als bij grotere projecten
goed te volgen.
Door duidelijk rollen en taken te verdelen wordt transparant wie
aanspreekpunt is en wie aanspreekbaar zijn voor een bepaald
communicatieonderwerp. Ook zorgen we ervoor dat de (interne)
opdrachtgever zelf eigenaar blijft van communicatie voor zijn/haar project
of programma en steeds beter toegerust wordt om zelf te communiceren.
Zo werken we aan het steeds communicatiever maken van de gehele
organisatie.
Vertalen we deze aanpak eenvoudiger en concreet naar Aloysius, dan
kunnen we bij elke communicatievraag of –project grofweg de volgende
fasen doorlopen:
1 vormen – wat is de communicatievraag/behoefte? Met welke spelers
hebben wij te maken, wie willen we met welke boodschap bereiken
en wat is het doel?
2 vertellen – welk ‘verhaal’ willen we dan op welke wijze vertellen, wat
is onze strategie en wie moet op welk moment wat weten, moeten,
willen of kunnen?
3 vertalen – welke vorm kiezen we voor dit verhaal voor wie? Wat is
de hoofdboodschap? In welke bestaande processen/producten
kunnen we dit meenemen? Zijn nieuwe communicatieacties of –
middelen nodig?
4 verwezenlijken – met aandacht aan de slag met de uitvoering
5 volgen – checken, bijsturen, reflecteren
Deze manier van werken is niet voorbehouden aan
communicatieprofessionals binnen Aloysius, maar kan gepromoot en
geadopteerd worden bij/door scholen om hun Schoolplan te voorzien van
een communicatieplanning/paragraaf. Ook kenniskringen, werkgroepen of
andere (kennis)netwerken kunnen hun boodschap zo communicatiever
versterken.
Door medewerkers van Aloysius en netwerkpartners in IKC’s/KEC’s
consequent mee te nemen in deze stappen zorgen we dat ‘communicatie’
structureel aandacht krijgt, maar wel op flexibele wijze, passend bij het
moment en de communicatievraag.
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 38
Belangrijk is om steeds te kiezen voor een integrale communicatieaanpak:
Communicatie via ‘de lijn’
Communicatie ingebed in de stichting, sector, school-,
ondersteuningsdienst-, project-, of programmaorganisatie
(of IKC of KEC)
Communicatie vanuit de stichting, sector, school,
ondersteuningsdienst, het project of programma (of IKC of KEC)
Gebruikmaken van huidige communicatiemiddelen en zo
nodig/wenselijk van tijdelijke, extra middelen
9.3 Meer evalueren en effecten meten
Komende koersperiode zetten we meer in op het evalueren en op het
meten van effecten van communicatie-inzet en –acties. Denk aan het
opnemen van specifieke ‘communicatievragen’ in de diverse
tevredenheidsonderzoeken en bezoekers van sites en intranet monitoren.
Door medewerkers actiever te betrekken bij communicatieontwikkeling
hopen we steeds beter aan te sluiten bij wensen en ideeën van onze
ontvangers.
9.4 Taken, rollen, verantwoordelijkheden
Iedereen die werkt bij Aloysius is zelf verantwoordelijk voor de wijze
waarop hij/zij communiceert. Aloysius wil een professioneel intern en
extern communicatiebeleid voeren. Diverse doelgroepen actief proberen te
bereiken en aan te spreken hoort daar uiteraard bij, maar medewerkers
zijn ook zelf verantwoordelijk voor het ‘halen’ van de informatie die zij
nodig hebben om hun werk goed te doen en voor het ‘delen’ van de
informatie die anderen nodig hebben.
Leidinggevenden, programma- en projectleiders zijn zelf verantwoordelijk
voor de communicatie vanuit/over hun school, dienst, programma of
project en communiceren vanuit de strategische kaders die Aloysius
hiervoor heeft. Communicatie adviseert en ondersteunt actief.
Communicatiebeleid is ondergebracht in de portefeuille van directeur HRM
& Communicatie Marja van den Ouden, die het college van bestuur en
collega’s in het Algemeen Management Team kan aanhaken bij Aloysius-
brede vraagstukken of strategische projecten met veel impact op interne
en/of externe stakeholders. Omdat Hans Kelderman als voorzitter college
van bestuur extern ‘boegbeeld’ is van de Aloysius Stichting moet hij nauw
betrokken zijn bij externe communicatie.
Communicatiemedewerker Ed Polderman is centraal aanspreekpunt voor
communicatievragen vanuit stafbureau, sectoren Noord & Gesloten en
West en bijbehorende scholen.
Communicatiemedewerker Lieke Verstegen is centraal aanspreekpunt voor
communicatievragen vanuit sector Zuid en bijbehorende scholen.
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 39
Communicatievragen vanuit de ondersteuningsdiensten worden door beide
opgepakt (Gedragpunt hoort tot Noord & Gesloten, West tot West en
Triades tot Zuid).
Gezien de externe oriëntatie van de nieuwe koers en de noodzaak om
scholen en sectoren goed te ondersteunen bij een krachtige profilering, zou
het goed zijn om ook in Noord & Gesloten en West professionele
communicatieondersteuning te organiseren/faciliteren.
Externe betrokkenen Budelinc en Anne-Marie Veldkamp worden in de
praktijk ook benaderd voor adviesvragen en brengen die in, tijdens het
strategisch communicatieoverleg. Voor ‘standaard’ bestellingen uit de
Toolkit kunnen scholen, sectoren en stichting rechtstreeks terecht bij
Budelinc.
Tijdens het strategisch communicatieoverleg praten alle
communicatieprofessionals en leidinggevende directeur HRM & elkaar bij
over (strategische) communicatieprojecten, -programma’s en –acties en is
een moment om daarop te reflecteren en bij te stellen.
Communicatieplan Samen betekenisvol leren 2016-2020 januari 2016
Anne-Marie Veldkamp pagina 40
10 Communicatiebegroting
Uitwerken na AMT 04.02.2016.
Voorstel: op basis van ‘vaste’ communicatiemiddelen 2016 – 2020 en
op basis van Communicatieagenda per jaar, met budgetruimte voor
maatwerkacties- en middelen.
Top Related