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Gerenciamento das
comunicaes do projeto
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Gerenciamento dascomunicaes do projeto
Garantir a gerao, coleta,distribuio, armazenamento,
recuperao e destinao final das
informaes sobre o projeto.
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Gerenciando a MensagemQuando a notcia de que uma mudana est em cursochega ao bebedouro, as pessoas podem comear adistribuir currculos e os melhores funcionrios podemser cooptados pela concorrncia.Numa empresa onde a alta gerncia tinha anunciadoque haveria demisses, mas depois de trs meses, aempresa no informou mais nada...Um dia, uma gerente intermediria, entrou noescritrio do vice-presidente snior e fechou a porta.Alguns minutos depois, saiu soluando. Imediatamentecomeou a se espalhar o boato de que ela tinha sidodemitida.
Mas a verdade que seu cachorro acabara demorrer e ela estava justificando uma sada...
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Gerenciamento dascomunicaes do projeto
.1 Identificar as partes
interessadasDeterminao das partes interessadas
no projeto, pessoas e organizaes que
afetam, influem ou contribuem para osucesso do projeto.
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Gerenciamento dascomunicaes do projeto
.2 Planejar as comunicaes
Determinao das necessidades eforma de comunicao dasinformaes a coletar e fornecer para
as partes interessadas no projeto.
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Gerenciamento dascomunicaes do projeto
.3 Distribuir as informaes
Colocao das informaes necessrias
disposio das partes interessadas noprojeto no momento adequado.
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Gerenciamento dascomunicaes do projeto
.4 Gerenciar as expectativas das
partes interessadasGerenciamento das comunicaes e
interaes para satisfazer os requisitos das
partes interessadas no projeto e resolverseus problemas medida em queacontecem.
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Gerenciamento dascomunicaes do projeto
.5 Reportar o desempenhoColeta e distribuio das informaessobre o desempenho. Isso inclui orelatrio de andamento, medio doprogresso e previso.
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Identificar as Partes Interessadas
Essa identificao busca reconhecer nopblico, clientes, patrocinadores,
legisladores e a organizao executora,fontes de auxlio ou combate ao projeto,permitindo estabelecer prioridades e os
relacionamentos indispensveis para osucesso do projeto.
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Identificar as Partes Interessadas
Entradas
.1 Termo de abertura do projeto
.2 Documentos de aquisio (contratos)
.3 Fatores ambientais da empresa
.4 Ativos de processos organizacionaisTAP
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Identificar as Partes Interessadas
Ferramentas e tcnicas
.1 Anlise das partes interessadas
Localizeos
agentes eos tratedeacordo
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Identificar as Partes Interessadas
Ferramentas e tcnicas
.2 Opinio especializadabuscar quem pode dar as informaes alta administrao, outros clientes, associaestcnicas e profissionais, fornecedores, bases de
dados privadas ou governamentais,especialistas na rea, gerentes e participantesde projetos anteriores...
Bl...
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Identificar as Partes Interessadas
Sadas
Registro das partes interessadas Identificao, avaliao, classificao, acesso
Estratgia para o seu gerenciamento Listados os interesses, medidas a tomar para
ampliar oportunidades ou reduzir efeitos deataques, estabelecer parcerias, prioridades edemais itens de relacionamento.
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Planejar as comunicaes
O planejamento das comunicaesdetermina as necessidades deinformaes e comunicaes das partesinteressadas identificadas; quem precisade qual informao, quando ser
requerida, como ser fornecida,periodicidade, meio de transporte e porquem.
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Planejar as comunicaes
Os requisitos de comunicao das partes interessadasAs informaes que sero comunicadas, inclusive oformato, contedo e nvel de detalhes
A pessoa responsvel pela comunicao das informaesA pessoa ou os grupos que recebero as informaesOs mtodos ou tecnologias usados para transmitir asinformaes, como memorandos, e-mail e/ou comunicados
imprensa
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Planejar as comunicaes
A freqncia da comunicao.
Os prazos para identificar processos para aumentar o
nvel e a cadeia gerencial (nomes) para levar para
nveis mais altos problemas que no podem ser
resolvidos em um nvel hierrquico mais baixo
O mtodo para atualizar e refinar o plano de
gerenciamento das comunicaes conforme o projetose desenvolve e avana
Glossrio da terminologia comum.
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Planejar as comunicaes
Item de comunicaes.As informaes que serodistribudas s partes interessadas.Objetivo.A razo da distribuio dessas informaes.
Freqncia.A freqncia de distribuio dessasinformaes.Datas de incio / concluso. O prazo para adistribuio das informaes.Formato / meio fsico. O layout das informaes e o
mtodo de transmisso.Responsabilidade. O membro da equipe encarregadoda distribuio das informaes.
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Planejar as comunicaes
Entradas
(so as sadas do processo anterior).1 Registro das partes interessadas
.2 Estratgia para o seu gerenciamento
.3 Fatores ambientais da empresa
.4 Ativos de processos organizacionais
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Planejar as comunicaes
Ferramentas e tcnicas
Anlise dos requisitos da comunicao
Organogramas, volumes, tecnologia,distribuio geogrfica, hierarquia,responsabilidades e segurana de acesso a
dados...
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Planejar as comunicaes
Ferramentas e tcnicasTecnologia das comunicaes
As metodologias usadas para transferirinformaes entre as partes interessadas noprojeto podem variar significativamente.
Por exemplo, uma equipe de gerenciamentode projetos pode incluir desde conversas breves
at reunies demoradas ou incluir como mtodosde comunicao desde simples documentos porescrito at itens que podem ser acessados on-line(como cronogramas e bancos de dados).
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Planejar as comunicaes
Ferramentas e tcnicasModelos das comunicaes
As metodologias usadas para transferirinformaes entre as partes interessadas noprojeto podem variar significativamente.
Por exemplo, uma equipe de gerenciamentode projetos pode incluir desde conversas breves
at reunies demoradas ou incluir como mtodosde comunicao desde simples documentos porescrito at itens que podem ser acessados on-line(como cronogramas e bancos de dados).
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Planejar as comunicaesModelos das comunicaes
Modelos emissor-receptor.
Escolha dos meios de comunicao.Estilo de redao.Tcnicas de apresentao.Tcnicas de gerenciamento de reunies.
Codificao, Mensagem.Rudo.Meio fsico.Decodificao ou compreenso.
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Planejar as comunicaesModelos das comunicaes
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Planejar as comunicaes
Restries.As restries so fatores que podem limitar as
opes da equipe de gerenciamento deprojetos.
Exemplos de restries incluem membros daequipe em locais geogrficos diferentes,
verses incompatveis de softwaredecomunicao ou capacidades tcnicas detransmisso ou divulgao limitadas.
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Planejar as comunicaes
Ferramentas e tcnicasMtodos de comunicao
interativareunies, telefonemas, visitas
passiva (pull ns mandamos)cartas, memos, relatrios, e-mails,comunicados pela
imprensa, correio
ativa (push eles buscam)o destinatrio tem acesso informao sites,
assinaturas...
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Planejar as comunicaes
Sadas
.1 Plano de gerenciamento das
comunicaesInclui diretrizes para reunies de andamento do
projeto, da equipe do projeto, eletrnicas e e-mails.
.2 Atualizaes nos documentos do projeto
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Distribuir informaes
Envolve colocar as informaes disposio das partes interessadas noprojeto no momento oportuno.
Implementar o plano de comunicaesResponder a solicitaes de informaesno previstas
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Distribuir informaes
Entradas
.1 Plano de gerenciamento do projetocaptulo comunicaes
.2 Relatrios de desempenho
.3 Ativos de processosorganizacionais
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Distribuir informaes
Ferramentas e tcnicas.1 Mtodos de comunicaoAs habilidades de gerenciamento geral
relacionadas s comunicaes incluem garantir queas pessoas certas obtenham as informaes certasna hora adequada;O emissor responsvel por garantir que as
informaes estejam claras e completas, de formaque o receptor as possa receber corretamente, epela confirmao de que elas so adequadamenteentendidas.
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Distribuir informaes
Ferramentas e tcnicas.1 Mtodos de comunicao
Reunies, conferncias (tele e reais)Linguagens escrita e oral, ouvir e falarInterna (dentro do projeto) e externa (o cliente, osmeios de comunicao, o pblico)Formal (relatrios, briefings) e informais(memorandos, conversas para fins especficos)Vertical (para cima e para baixo na organizao)e horizontal (entre os pares).
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Distribuir informaes
Ferramentas e tcnicas.2 Ferramentas de distribuio das informaes
So necessrios meios para a coleta e envio dasinformaes necessrias.
As informaes podem ser coletadas e recuperadas pordiversos meios, inclusive sistemas manuais dearquivamento, bancos de dados eletrnicos, softwaredegerenciamento de projetos e sistemas que possibilitam o
acesso documentao tcnica, como desenhos deengenharia, especificaes de designe planos de teste.
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Distribuir informaesFerramentas e tcnicas.2 Ferramentas de distribuio das informaesReunies do projeto, distribuio de cpias impressas dedocumentos, sistemas manuais de arquivamento e bancos
de dados eletrnicos de acesso compartilhadoFerramentas para conferncias e comunicao eletrnica,como e-mail, fax, correio de voz, telefone, videoconfernciae conferncias, e publicaes na Internet.Ferramentas eletrnicas de gerenciamento de projetos,
como interfaces Web para softwarede gerenciamento deprojetos e elaborao de cronogramas, suporte a reunies eescritrios virtuais, portais e ferramentas de gerenciamentode trabalho colaborativo.
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Distribuir informaes
Sadas.1 Ativos de processos organizacionais (atualizaes)
Documentao das lies aprendidas.
A documentao inclui as causas dos problemas,as razes que motivaram as aes corretivasescolhidas e outros tipos de lies aprendidas sobre adistribuio das informaes.
As lies aprendidas so documentadas de formaque integrem o banco de dados histrico tanto paraeste projeto como para a organizao executora.
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Distribuir informaes
Sadas.1 Ativos de processos organizacionais(atualizaes)
Registros do projeto.Incluem correspondncias, memorandos e
documentos que descrevem o projeto;conforme possvel e adequado, mantidas deuma forma organizada.
Os membros da equipe podem tambmmanter registros em um dirio do projeto.
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Distribuir informaes
Sadas
.1Ativos de processos organizacionais (atualizaes)Relatrios do projeto. Os relatrios formais e informais
do projeto detalham o andamento do projeto e incluemlies aprendidas, registros de problemas, relatrios deencerramento do projeto e sadas de outras reas deconhecimentoApresentaes do projeto.A equipe do projeto fornece
informaes, formal ou informalmente, a algumas ou atodas as partes interessadas no projeto. Essasinformaes so relevantes para as necessidades daaudincia e o mtodo de apresentao adequado.
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Distribuir informaes
Sadas.1 Ativos de processos organizacionais (atualizaes)
Feedback das partes interessadas.
As informaes recebidas das partes interessadasrelativas s operaes do projeto podem serdistribudas e usadas para modificar ou melhorar odesempenho futuro do projeto.
Notificaes das partes interessadas. possvel fornecer informaes s partes
interessadas sobre problemas resolvidos, mudanasaprovadas e andamento geral do projeto.
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Distribuir informaes
Sadas
.2 Mudanas solicitadas
As mudanas surgidas no processodistribuio das informaes devemcausar mudanas nos planos de
gerenciamento do projeto e dascomunicaes.
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Gerenciar expectativas das partesinteressadas
O gerenciamento das expectativas das
partes interessadas se refere a administrar as
comunicaes para satisfazer suas
necessidades no projeto e resolver seus
problemas na medida em que ocorrem.
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Gerenciar expectativas das partes
interessadas
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.1 Registro das partes interessadasLista de participantes visando suaincluso nas comunicaes do projeto.
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Gerenciar expectativas das partes
interessadas
Entradas
.2 Estratgia para gerenciamento daspartes interessadas
Os requisitos e expectativas das partesinteressadas propiciam um
entendimento das suas metas,objetivos e nvel de comunicaodurante o projeto.
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Gerenciar expectativas das partes
interessadas
Entradas
.3 Plano de gerenciamento do projetoNo que diz respeito ao plano decomunicaes durante o projeto.
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Gerenciar expectativas das partes
interessadasEntradas
.4 Registros de questes
Um registro de problemas ou um registro de itens deao so ferramentas que podem ser usadas paradocumentar e monitorar a resoluo de problemas.
Em geral, os problemas no chegam a ter a
importncia de um projeto ou atividade, mas normalmenteso abordados para manter bons relacionamentosconstrutivos de trabalho entre as vrias partesinteressadas, inclusive os membros da equipe.
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Gerenciar expectativas das partes
interessadas
Entradas
.5 Registros de mudanasUm registro de mudanas documenta as
alteraes e permite comunicar as
consequencias aos interessados a respeitodos impactos em tempo, custo e risco.
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Gerenciar expectativas das partes
interessadas
.6 Ativos de processos
organizacionais
Conforme aparecem problemas noprojeto, o gerente de projetos deveabordar e resolver esses problemas
juntamente com as partesinteressadas no projeto adequadas.
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Gerenciar expectativas das partes
interessadasFerramentas e tcnicas.1 Mtodos de comunicao
Os mtodos de comunicao identificadospara cada parte interessada no plano degerenciamento das comunicaes soutilizados durante o gerenciamento das partesinteressadas.
As reunies presenciais dos membros soos meios mais eficazes de comunicao eresoluo de problemas com as partesinteressadas.
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Gerenciar expectativas das partes
interessadas
Ferramentas e tcnicas
.2 Habilidades interpessoais
Estabelecimento de confiana
Soluo de conflitos
Escuta ativaSuperao das resistncias mudana
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Gerenciar expectativas das partes
interessadas
Ferramentas e tcnicas
.3 Habilidades gerenciais
Habilidades de apresentao
Negociao
Habilidades de redaoCapacidade de falar em pblico
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Gerenciar expectativas das partes
interessadas
Sadas
.1 Problemas resolvidosConforme os requisitos das partes
interessadas so identificados e
resolvidos, o registro de problemas irdocumentar as questes que foramabordadas e encerradas.
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Gerenciar expectativas das partes
interessadasSadas.1 Ativos de processos organizacionais
(atualizaes)A documentao das lies aprendidas incluias causas dos problemas, as razes quemotivaram as aes corretivas escolhidas eoutros tipos de lies aprendidas sobre ogerenciamento das partes interessadas.
As lies aprendidas so documentadas deforma que integrem o banco de dados histrico.
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Gerenciar expectativas das partes
interessadas
.2 Solicitaes de mudanas
Incluem mudanas no andamento dosproblemas das partes interessadas no plano de
gerenciamento de pessoal, que so necessrias
para refletir as mudanas em como as
comunicaes com as partes interessadas iro
ocorrer.
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Gerenciar expectativas das partes
interessadas
.3 Plano de gerenciamento do
projeto (atualizaes)
O plano de gerenciamento doprojeto atualizado para refletir asmudanas feitas no plano das
comunicaes, escopo etc.
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Gerenciar expectativas das partes
interessadas.4 Documentos do projeto (atualizaes)
Aes corretivas incluem mudanas para
fazer com que o desempenho futuro esperadodo projeto fique de acordo com o plano degerenciamento do projeto.
Registros das partes interessadasRegistros das questes
etc
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Reportar o desempenho
O processo de reportar o desempenho envolvea coleta de todos os dados de linha de base e adistribuio das informaes sobre o
desempenho s partes interessadas.O relatrio de desempenho deve normalmentefornecer informaes sobre escopo,cronograma, custo e qualidade.
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Reportar o desempenho
Entradas
.1 Plano de gerenciamento do projeto
O plano de gerenciamento do projeto
fornece informaes sobre a linha debase e suas variaes.
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Reportar o desempenho
Entradas.2 Informaes sobre o desempenho
do trabalhoSituao atual das entregas, e sobre oque foi realizado, coletadas como parteda execuo do projeto como andamento,
progresso e custos incorridos.
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Reportar o desempenho
Entradas
.3 Medies de desempenho do
trabalhoOs valores calculados da variao dedatas de incio e fim, do ndice de
desempenho de prazos, custos etcnicos.
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Reportar o desempenho
Entradas
.4 Previso de oramentoUm valor de Estimativa de Prazo eCustos calculado fornecido pela
organizao executora documentado eo valor comunicado s partesinteressadas.
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.5 Ativos de Processos OrganizacionaisModelos de relatriosPolticas e procedimentosLimites de variao admitidos
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Reportar o desempenho
Ferramentas e tcnicas
.1 Anlise da variao
Viso das causas das diferenas entre arealizao e a linha de base
Verificar a qualidade das informaescoletadas
Determinar as variaes Determinar impacto em custos e
cronograma d projeto
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Reportar o desempenho
Ferramentas e tcnicas
.2 Mtodos de previso
sries temporaismtodos causais
mtodos subjetivos
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Reportar o desempenho
Ferramentas e tcnicas
.3 Mtodos de comunicao
As informaes podem ser coletadas ecompiladas a partir de diversos meios,inclusive sistemas de arquivamento
manual, bancos de dados eletrnicos,softwarede gerenciamento de projetos esistemas que permitem acesso documentao tcnica.
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Reportar o desempenho
Ferramentas e tcnicas.4 Sistemas de distribuio de informaes
Os pacotes de softwareque incluem relatriosde tabelas, anlise de planilhas, apresentaesou capacidades grficas podem ser usados
para criar imagens de qualidade para aapresentao dos dados de desempenho doprojeto.
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Reportar o desempenho
Sadas
.1 Relatrios de desempenhoOs relatrios de desempenho organizam e sintetizam
as informaes coletadas e apresentam os resultadosde qualquer anlise comparados com a linha de baseda medio de desempenho.Os relatrios devem fornecer informaes sobre o
progresso, andamento e o nvel de detalhes exigidopelas diversas partes interessadas, conformedocumentado no plano de gerenciamento dascomunicaes.
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Reportar o desempenho
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Reportar o desempenho
Sadas.2 Ativos de processos organizacionais
A documentao das lies aprendidas inclui
as causas dos problemas, as razes quemotivaram as aes corretivas escolhidas eoutros tipos de lies aprendidas sobre orelatrio de desempenho.As lies aprendidas so documentadas deforma que integrem o banco de dados histricotanto para este projeto como para aorganizao executora.
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Reportar o desempenho
Sadas.3 Solicitaes de mudanas
A anlise do desempenho do projeto
freqentemente gera solicitaes de mudanas,alm das causadas pela dinmica normal dasorganizaes.
As aes corretivas recomendadas incluem
mudanas para fazer com que o desempenhofuturo esperado fique de acordo com o plano degerenciamento do projeto.