4.1 Modulübergreifende Funktion 4.1.2 Mandanten-, Rechenzentrums- und Servicecenterfähigkeit - 4.1.3 Wiedervorlage
White Paper P&I LOGA, 11.0 / V 1, Stand: 10.03.2011 Seite 1
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 2
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und mit größter Sorgfalt zusammengestellt. Dennoch sind Fehler nicht ganz auszu-
schließen. Aus diesem Grund sind die im vorliegenden White Paper enthaltenen
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ner Art verbunden. Infolgedessen übernimmt der Herausgeber weder eine juristi-
sche Verantwortung noch irgendeine Haftung für eventuell verbliebene fehlerhafte
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zern nur bei entsprechender Lizenzierung zur Verfügung.
Dieses White Paper ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Kein
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Die P&I AG verwendet in dieser Publikation - bezogen auf die geschlechtliche Dar-
stellung – aus Gründen der besseren Lesbarkeit den generischen Maskulin.
Wiesbaden, den 20. März 2014
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 3
Inhalt
1 Das Unternehmen .......................................................................................... 5
2 Leistungsüberblick P&I LOGA ....................................................................... 6
3 Technologische Architektur ............................................................................ 9
4 Funktionsüberblick über die einzelnen Module P&I LOGA .......................... 10
4.1 Modulübergreifende Funktionen .................................................................. 10
4.1.1 Datenmodell 10
4.1.2 Mandanten-, Rechenzentrums- und Servicecenterfähigkeit 11
4.1.3 Wiedervorlage 11
4.1.4 Archivierung/elektronische Personalakte 12
4.1.5 Workflows und Vorgänge 12
4.1.6 Multilingualität 13
4.1.7 Internationalität 13
4.1.8 Ebenenmodell 14
4.1.9 Job-Fähigkeit 14
4.1.10 Datenschutz 15
4.1.11 Schnittstellen 17
4.1.12 Auswertungsgenerator 18
4.1.13 Auswertungsgenerator „Scout Pro“ 20
4.1.14 HR-Leitstand 23
4.2 P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal ................................. 28
4.2.1 Allgemeines 28
4.2.2 Berechtigungen 29
4.2.3 Antragsverfahren 29
4.2.4 Mitarbeiterinformation 32
4.2.5 Reisemanagement 33
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 4
4.2.6 Personalkostenplanung 34
4.3 Stellen- und Organisationsplan .................................................................... 36
4.3.1 P&I LOGA org.manager 41
4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung ................................................... 43
4.4.1 Zeitwirtschaft 43
4.4.2 Personaleinsatzplanung 56
4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung .................................................................... 63
4.5.1 Genereller Überblick 63
4.5.2 Einzelabrechnung 67
4.5.3 Rückrechnung 68
4.5.4 Abrechnungsanalyse 69
4.5.5 Lohnkonto 72
4.5.6 Bescheinigungswesen 73
4.5.7 Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) 75
4.5.8 P&I LOGA Navigator 77
4.5.8 Weitere Funktionalitäten der P&I LOGA Payroll 78
4.6 Personalkostenplanung ............................................................................... 78
4.7 Personalentwicklung mit Seminar- und Auszubildendenverwaltung ............ 83
4.8 Bewerberverwaltung .................................................................................... 91
5 Summary ..................................................................................................... 97
6 Abschließender Hinweis .............................................................................. 97
1 Das Unternehmen
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 5
1 Das Unternehmen
P&I entwickelt nicht einfach nur HR-Software. P&I ist mehr. Viel mehr.
P&I ist der Inbegriff für IT-Lösungen im Personalwesen. Unser Anspruch als Spe-
zialanbieter für integrierte personalwirtschaftliche Software ist es, der Beste zu
sein - was immer der Markt auch fordert. Im Fokus: den wichtigsten Wert der
Wirtschaft - das Kernelement allen Erfolgs - optimal zu managen: den Produkti-
onsfaktor Arbeit/Personal.
Dabei trägt unsere Strategie des „Highly Personalized Service“ wesentlich zu der
über 40-jährigen Erfolgsgeschichte der P&I AG bei. Wir arbeiten mit Partnern,
Dienstleistern und Kunden zusammen, die unsere Werte teilen und schaffen so
Erfolg. Unserem hohen Qualitätsanspruch ist es zu verdanken, dass mehr als
3.000 internationale Kunden, Rechenzentren und HR-Service-Anbieter mit unse-
rer leistungsstarken HR-Suite P&I LOGA eine erfolgreiche Personalarbeit realisie-
ren.
Unsere hohe Forschungs- und Entwicklungskompetenz sowie das Wissen und
die Erfahrung mehrerer zigtausend Anwender machen P&I Lösungen einzigartig.
Basierend auf gelebter Kundennähe adaptieren wir wertvolles Wissen und kost-
bare Prozessintelligenz. Wir spüren kontinuierlich neue wichtige Bedarfe auf und
integrieren diese in unsere Software. Innovative Technologie und Qualitätssiche-
rungsmaßnahmen in allen Phasen der Produktentwicklung – zertifiziert durch
SAS70 Part 1/2 – sind die Grundlage für Zukunftsfähigkeit, Sicherheit und Wart-
barkeit der P&I Produkte.
Wir bieten unseren Kunden einen individuellen Premium-Service mit einer Soft-
ware, die funktional ausgereift und technologisch State-of-the-Art ist. Kombiniert
mit kompetenter, regionaler und persönlicher Beratung sowie der termingerech-
ten Aktualisierung und Software-Pflege erhalten Kunden ein einzigartiges Leis-
tungsvolumen aus einer Hand. Wir unterstützen unsere Kunden, ihr Geschäft mit
einem individuellen, hochflexiblen Personalmanagement erfolgreich umzusetzen.
Mit einem uniquen Lösungs- und Nutzungsangebot und einem Höchstmaß an Ef-
fizienz, Transparenz, Flexibilität und Sicherheit.
P&I ist HR Excellence. Einfach. Wissen. Nutzen.
2 Leistungsüberblick P&I LOGA
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 6
2 Leistungsüberblick P&I LOGA
Die Software P&I LOGA in Verbindung mit dem Mitarbeiter- und Managerportal
ist eine umfassende Lösung für alle Aufgaben in der Personalwirtschaft. Basie-
rend auf einem einheitlichen integrierten relationalen Datenmodell stellt sie die
Daten für sämtliche Module redundanzfrei bereit. Ein Beispiel: Die einmal in das
System eingegebenen Daten über die Dauer einer Krankheit eines Mitarbeiters
stehen allen Modulen zeitgleich zur Verfügung:
der Zeitwirtschaft zur Ermittlung der Arbeitszeit
der Personaleinsatzplanung zur Berücksichtigung der Verfügbarkeit
der Lohn- und Gehaltsabrechnung zur Überwachung der Lohnfortzah-
lungsfrist
der Seminarverwaltung zur Information über eine Nicht-Teilnahme
sowie dem Antrags- und Genehmigungsverfahren für den Fall, dass die
Abwesenheit zu einer Verzögerung eines Genehmigungsverfahrens
führt.
Der Auswertungsgenerator nutzt stets die aktuellen Daten aus allen Bereichen
und kann so modulübergreifend Auswertungen generieren.
Die einzelnen Hauptmodule von P&I LOGA sind:
Personalmanagement mit Mitarbeiterportal
Stellen- und Organisationsplan
Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Reisekostenabrechnung
Personalkostenplanung/Budgetierung
Personalentwicklung mit Seminarverwaltung
Bewerberverwaltung.
Neben klassischer Inhouse-Lösung mit der Installation und dem Betrieb der Soft-
ware vor Ort stellen zahlreiche Rechenzentren und internationale HR-
Serviceanbieter die Lohn- und Gehaltsabrechnung als Outsourcing-Dienstleistung
auf Basis von P&I LOGA zur Verfügung. Als weitere Möglichkeit bietet P&I zum
einen technisches oder fachliches Managed Application Service (MAS), zum an-
deren Application Service Providing (ASP). Über international führende HR-
Service Partner kann P&I LOGA im Business Process Outsourcing (BPO) genutzt
werden. Egal welches Betreibermodell gewählt wird: Die P&I Lösung unterstützt
alle HR-Prozesse mit State-of-the-Art Technologie und Funktionen.
Die integrierte HR-Software von P&I leistet einen greifbaren Beitrag zur Nachhal-
tigkeit in der Personalarbeit. Die Auswirkungen des kurzfristigen Denkens wurden
2 Leistungsüberblick P&I LOGA
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 7
erkannt; neue Anforderungen bestimmen die Inhalte der Personalarbeit. Hierzu
gehören die Kompetenzentwicklung der Mitarbeiter, die vorausschauende Perso-
nalplanung, systematische Personalentwicklung sowie der Umgang mit den Fol-
gen des demografischen Wandels.
2 Leistungsüberblick P&I LOGA
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 8
Das Schaubild verdeutlicht, wie die einzelnen Module miteinander kommunizie-
ren. Die einheitliche redundanzfreie relationale Datenhaltung in der P&I LOGA
Datenbank stellt die Basis für das integrative Zusammenspiel der Module dar.
Personaldaten und der Stellen-/Organisationsplan als Hauptdatengruppen bilden
die Schlüsselrolle und Basis für alle weiteren Module. Diese erhalten die relevan-
ten Informationen über die hierarchische Zuordnung eines Mitarbeiters und sind
wesentliche Voraussetzung für das Management-Portal P&I HCM. Dadurch ist
sichergestellt, dass der Vorgesetzte nur die Daten der ihm zugeordneten Mitar-
beiter sieht. Das Workflow-basierte Antragswesen benötigt diese Informationen
für die korrekte Antrags-Weiterleitung.
Die dezentrale Personalkostenbudgetierung basiert auf den Ergebnissen der
Personalkostenhochrechnung. Dafür müssen die Ergebnisse gemäß der hinter-
legten Hierarchie aufbereitet und präsentiert werden.
Personalentwicklung/Seminarverwaltung sowie die P&I Bewerberverwaltung be-
nötigen für einen integrierten Ablauf das Anforderungsprofil der Stellen, um Wei-
terbildungsbedarf bei den Mitarbeitern beziehungsweise den Eignungsgrad von
Bewerbern zu ermitteln.
Unter Punkt 4. werden die einzelnen Module ausführlicher beschrieben, begin-
nend mit den modulübergreifenden Funktionen. Bei der Beschreibung der einzel-
nen Module werden diese nur erwähnt, falls sie in dem jeweiligen Zusammen-
hang eine herausragende Bedeutung haben.
3 Technologische Architektur 4 Funktionsüberblick über die einzelne Module P&I LOGA 4.1 Modulübergreifende Funktionen – 4.1.1 Datenmodell
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 9
3 Technologische Architektur
Das nachstehende Schaubild soll einen Einblick in die technologische Architektur
des Systems geben:
Es gibt zwei technologisch unterschiedliche Einstiege in die Software: Über einen
Terminal-Server oder über einen webbasierten Server.
Der Einstieg über den Terminal-Server (links oben dargestellt, am Beispiel des
Citrix-Terminal-Servers) bietet dem Benutzer den Komfort einer lokalen Cli-
ent/Server-Anwendung unter Windows - ohne die Installation der Anwendungs-
software am Arbeitsplatz. Diese liegt auf dem darunter liegenden Terminal-
Server, sodass lediglich ein WEB Access Client nötig ist. Zwischen Client und
Server liegt hier zur Sicherheit die https-Verschlüsselung der Daten durch das Ci-
trix Secure Gateway.
3 Technologische Architektur 4 Funktionsüberblick über die einzelne Module P&I LOGA 4.1 Modulübergreifende Funktionen – 4.1.1 Datenmodell
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 10
Auf dem Terminal-Server, hier dem Citrix-Server, befindet sich die eigentliche
Applikation P&I LOGA, die ihrerseits auf die Daten in der relationalen Datenbank
zugreift. Diese Zugriffsart ist für den Sachbearbeiter in der Personalabteilung und
für den Betreuer der Applikation konzipiert.
Der Einstieg über das Webportal ermöglicht Managern, Vorgesetzten und Mitar-
beitern den Systemeinstieg, über den sie rollenbasiert die für sie vorgesehenen
Funktionen der Software nutzen können.
Der Web-Zugriff erfolgt aus dem Internet auf den Web-Server. Für die Ver-
schlüsselung wird auch hier HyperText Transfer Protocol Secure (https) genutzt.
Als Spezifikation für die Software-Architektur dient J2EE. P&I nutzt standardmä-
ßig den Web-Server Orion der otris software AG mit dem zugehörigen Content
Management System. Der Einsatz von jBoss ist ebenfalls möglich. Java Sockets,
activex-Komponenten sowie Java-Applets werden nicht verwendet.
Als Datenbanksysteme können Oracle, SQL-Server oder DB2 eingesetzt werden,
sowie als Betriebssystem MS Windows und LINUX.
4 Funktionsüberblick über die einzelnen Module P&I LOGA
4.1 Modulübergreifende Funktionen
4.1.1 Datenmodell
P&I LOGA basiert auf einem einheitlichen, redundanzfreien und relationalen Da-
tenmodell. Alle Module nutzen dieselben Daten, stets auf den aktuellen Datenbe-
stand zugreifend.
Die Datenhaltung erfolgt historisch, um beispielsweise jederzeit eine Lohnab-
rechnungs-Korrektur in einem beliebig weit zurückliegenden Monat durchzufüh-
ren. Alle dazwischen liegenden Monate werden dabei, falls nötig, automatisch
korrigiert.
4.1 Modulübergreifende Funktion 4.1.2 Mandanten-, Rechenzentrums- und Servicecenterfähigkeit - 4.1.3 Wiedervorlage
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 11
4.1.2 Mandanten-, Rechenzentrums- und Servicecenterfähig-keit
Das System ist vollständig mandantenfähig, d.h. in einer Installation lassen sich
unterschiedliche Mandanten anlegen, um bspw. alle Tochtergesellschaften in ei-
ner Installation abzubilden. Eine übergeordnete Organisationseinheit kann
dadurch Tabellen anlegen, die für alle Tochtergesellschaften gemeinsam gelten.
Andererseits können Systemsteuerungen hinterlegt werden, die ausschließlich für
eine der Tochtergesellschaft gelten. Somit ist für die Systembetreuung keine re-
dundante Tabellenpflege erforderlich. Dies ermöglicht den wirtschaftlichen Ein-
satz des Systems in einem Service-Rechenzentrum. Die Mandantenfähigkeit er-
laubt zudem, mit sehr geringem Aufwand Änderungen zu steuern und bietet eine
intelligente Suchmöglichkeit, ohne den Mandanten zu wechseln.
4.1.3 Wiedervorlage
P&I LOGA bietet verschiedene Arten von Wiedervorlagen. Für die individuelle
Wiedervorlage kann ein Sachbearbeiter aus jeder beliebigen Verarbeitungsmas-
ke heraus, in der er aktuell arbeitet, per Mausklick eine persönliche Wiedervorla-
ge setzen. Dadurch wird sie zum gewünschten Datum erneut aufgerufen.
Die generelle Wiedervorlage wird bei der Systemeinrichtung bei bestimmten
Feldern definiert. Wird eines dieser Felder gefüllt oder verändert, erhält der hin-
terlegte Mitarbeiter im festgelegten zeitlichen Abstand die Anzeige dieser Wie-
dervorlage. So kann der Leiter der Fortbildungsabteilung bei periodisch erforderli-
chen Seminaren bspw. 11 Monate später den Hinweis erhalten, den Mitarbeiter
nun wieder anzumelden.
Eine Neuerung stellt die automatische Erinnerung dar. Ähnlich wie bei MS Out-
look lassen sich Serien erstellen, um z.B. an ein Jubiläum, einen Stellenanfang
oder ein Stellenende zu erinnern. Dies kann völlig zeitunabhängig und in allen
Sprachversionen durchgeführt werden. In jedem beliebigen Datumsfeld besteht
die Möglichkeit zur Definition des Erinnerungsempfängers sowie dem Zeitpunkt.
4.1 Modulübergreifende Funktionen
4.1.4 Archivierung/elektronische Personalakte – 4.1.5 Workflows und Vorgänge
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 12
4.1.4 Archivierung/elektronische Personalakte
Alle vom System erstellten Dokumente können in das Archivsystem überführt
werden. Das Archivsystem speichert zusätzlich auch die Dokumente, die ge-
scannt wurden. So lässt sich pro Mitarbeiter eine elektronische Personalakte auf-
bauen. Die Dokumente werden verschlüsselt gespeichert.
Dieses in P&I LOGA integrierte Archivverfahren hat gegenüber externen Syste-
men zwei große Vorteile: Einerseits liegt es innerhalb des Datenschutzschirmes
des Systems P&I LOGA. Die Berechtigung, auf Dokumente zuzugreifen, wird
zentral in P&I LOGA hinterlegt, sodass die doppelte Pflege von Berechtigungen
entfällt.
Andererseits liegt der Vorteil in der Integration. Aus einer beliebigen P&I LOGA-
Personal-Maske heraus ist jederzeit der Zugriff auf die Archive des jeweils in Be-
arbeitung befindlichen Mitarbeiters möglich. Ein zusätzlicher Aufruf eines exter-
nen Archivsystems mit Eingabe der Suchkriterien entfällt.
4.1.5 Workflows und Vorgänge
Im Management- und Mitarbeiterportal P&I HCM werden innerhalb des Antrags-
und Genehmigungsverfahrens je Antragsart mithilfe eines grafischen Workflow-
designers per Drag- und Drop Workflows definiert. Dabei lassen sich neben Sta-
tionen und Entscheidungen auch Aktionen, wie zum Beispiel ein Eintrag in den
MS Outlook-Terminkalender, das Generieren einer E-Mail, das Erstellen von Do-
kumenten und der Aufruf von externen IT-Diensten im Rahmen des SOAP-
Schnittstellen-Standards integrieren.
Vorgänge sind individuelle Hilfen zur Verarbeitung von Personalfällen. Beispiels-
weise führt die Neueinstellung eines Mitarbeiters dazu, dass der Personalsach-
bearbeiter bestimmte Personalmasken in einer bestimmten Reihenfolge aufrufen
und befüllen muss. Diese Masken lassen sich in einem Vorgang „Neueinstellung“
definieren und bei Bedarf abrufen. Jeder Sachbearbeiter kann solche Vorgänge
selbstständig und bedarfsorientiert anlegen.
4.1 Modulübergreifende Funktionen
4.1.6 Multilingualität – 4.1.7 Internationalität
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 13
Beispielhafte Darstellung eines Workflows „Urlaubsantrag“.
4.1.6 Multilingualität
Das System ist multilingual. Alle in Bildschirmmasken und HTML-Seiten enthalte-
nen Texte sowie alle Ausdrucke lassen sich in beliebig auswählbaren Sprachen
darstellen. Die gängigsten europäischen Sprachen werden standardmäßig ange-
boten. Die Sprachentabelle kann beliebig erweitert werden.
4.1.7 Internationalität
P&I LOGA ist nicht nur multilingual, sondern auch international. Nicht nur die
deutschen gesetzlichen und tariflichen Regelungen werden berücksichtigt, son-
dern auch die der Niederlande, Österreich, Polen, Schweiz, Spanien, der Tsche-
chischen Republik, Ungarn, Slowakei, Slowenien, UK und Kroatien. Weitere Län-
derversionen sind in Vorbereitung. Mit P&I LOGA können somit die Entgelte und
Bezüge der Mitarbeiter in unterschiedlichen Ländern abgerechnet werden.
4.1 Modulübergreifende Funktionen
4.1.8 Ebenenmodell – 4.1.9 Job-Fähigkeit
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 14
4.1.8 Ebenenmodell
Die Systemarchitektur erlaubt das Anlegen von Tabellen und Steuerungsparame-
tern auf fünf Ebenen:
Installationsebene
Länderebene
Mandantengruppe
Mandant
Abrechnungskreis.
Diese Ebenen stellen eine Hierarchie dar, die das Anlegen von Tabellen und
Steuerungsparametern redundanzfrei ermöglicht. Eine Lohnartensteuerung auf
Abrechnungskreisebene gilt für die Abrechnung aller Mitarbeiter dieses Abrech-
nungskreises. Eine Lohnartensteuerung auf Mandantenebene gilt für alle Mitar-
beiter der Abrechnungskreise, die diesem Mandanten zugeordnet sind. P&I
LOGA sucht bei der Verarbeitung einer Lohnart die Ebenen von unten nach oben
ab, bis die Parameter auf einer der Ebenen identifiziert sind. Die Systembetreu-
ung wählt die Ebene jeweils frei aus, in der eine Tabelle angelegt wird.
Neben dem hierarchischen Ebenen-Konzept besteht zusätzlich die Möglichkeit,
bestimmte Fachgruppen (z.B. Fehlzeiten oder Kostenstellen) auf einer „Fach-
gruppenebene“ zu definieren.
4.1.9 Job-Fähigkeit
Das System ist job-fähig, um dadurch einzelne Arbeitsschritte, wie sie zum Bei-
spiel im Rahmen einer monatlichen Gehaltsabrechnung notwendig sind, beliebig
zu einem „Job“ zusammenzufassen.
Bei großen Arbeitsschritten können die zu verarbeitenden Daten aufgeteilt wer-
den, um die Rechnerauslastung zu optimieren. So ist es möglich, verschiedene
Kerne zu definieren, wobei je Kern zwei Prozesse parallel laufen können (Capaci-
ty on Demand).
4.1 Modulübergreifende Funktionen
4.1.10 Datenschutz
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 15
4.1.10 Datenschutz
Eine wesentliche Funktionalität in einer personalwirtschaftlichen Software ist der
Datenschutz. Alle Zugriffe werden geprüft und protokolliert und die Berechtigun-
gen jedes einzelnen Benutzers durch ein spezielles Modul (DS-Admin) gesteuert.
Neben der Zugriffsregelung, wer zum Aufruf welcher Maske oder HTML-Seite be-
rechtigt ist, lässt sich damit auch festlegen, wer in einer Maske oder HTML-Seite
welche Daten sehen darf. So ist ein Personalleiter i.d.R. zur Einsicht aller Daten
berechtigt. Ein Personalsachbearbeiter hingegen hat lediglich Zugriff auf die In-
formationen über die Tarifangestellten. Und ein Vorgesetzter kann nur auf die ihm
gemäß der im System hinterlegten Organisationsstruktur zugeordneten Mitarbei-
ter zugreifen. Der Mitarbeiter selbst hat im Mitarbeiterportal einzig und allein nur
das Zugriffsrecht auf seine eigenen Daten.
Die Datenschutzregeln sind in zwei Kategorien unterteilt: Zugriffskontrolle und
Datensteuerung zur Festlegung, welche Funktionalitäten der Anwender ausfüh-
ren und welche Daten er bearbeiten darf.
Die Zugriffskontrolle bestimmt die Anwendungen und die Teile bzw. Funktionen
einer Anwendung, auf die der Nutzer zugreifen darf. Beginnend bei der Anwen-
dungsebene (Darf der Anwender die Funktion starten?), erstreckt sich die Konfi-
guration über die Anwendungsmenüs (Welche Menüfunktion darf gesehen wer-
den?) und endet bei der individuellen Maskenebene (Welche Maske darf ange-
zeigt werden?).
Die Datensteuerung bestimmt die Daten, die ein Nutzer innerhalb der Anwen-
dung verarbeiten darf. Zum Beispiel darf Anwender X die Löhne und Gehälter der
Mitarbeiter mit Tarifgehalt sehen, allerdings nicht die der außertariflichen Ange-
stellten. Die Datensteuerung beginnt bei der Firmen- und Abrechnungskreisebe-
ne (Welche Abrechnungskreise dürfen verarbeitet werden?), über die Mitarbeiter-
ebene (Einsicht in welche Mitarbeitergruppen?) bis zur individuellen Datenfeld-
ebene (Welche Felder für welche Mitarbeiter?).
P&I verwendet ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept. Damit erhalten Anwen-
der in Abhängigkeit ihrer Rolle entsprechende Einsicht- und Nutzungsrechte für
P&I LOGA. Die Definition der rollenbasierten Berechtigungen erfolgt im Modul
DS-Admin per Drag und Drop.
4.1 Modulübergreifende Funktionen
4.1.10 Datenschutz
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 16
Rollenzuordnung in DS Admin: Im linken Maskenmenü werden die definier-
ten Rollen angezeigt. Durch die entsprechende Auswahl einer Rolle lässt
sich auf der rechten Seite die berechtigte Person zuordnen:
Bei der Definition des Benutzerprofils unterscheidet das System zwischen drei
Benutzertypen:
- Datenschutzadministrator
- Systembetreuer
- Anwender.
Die Verwaltung der Berechtigungen erfolgt im Modul DS-Admin und daher au-
ßerhalb der eigentlichen Software P&I LOGA. Dies hat, besonders in größeren
IT-Strukturen und HR-Service-Rechenzentren den Vorteil, dass die Verwalter die
Daten, für die sie Zugriffsberechtigungen erteilen, selbst nicht sehen können.
Die Berechtigung, Datenzugriffsrechte zu vergeben, ist vererbbar. Dadurch ist es
möglich, den Personalchef einer Zweigniederlassung zu berechtigen, die Daten
seines Filialteams zu sehen und zu verändern. Alternativ kann er auch den Zugriff
den Sachbearbeitern dieser Niederlassung erlauben oder ggf. einschränken.
4.1 Modulübergreifende Funktionen
4.1.10 Datenschutz – 4.1.11 Schnittstellen
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 17
Zur Definition der Zugriffsrechte kann auf vorhandene Directories zurückgreifen.
Die Einbindung von MS Active Directory, LDAP, Open LDAP etc. ist möglich. P&I
LOGA nutzt das Schnittstellenformat LDIF.
P&I LOGA unterstützt Single-Sign-On-Verfahren. Die Definitionen sind daten-
bankunabhängig und beziehen sich auf Masken, Daten, Reports aus dem P&I
LOGA Reportgenerator und Standardlisten.
4.1.11 Schnittstellen
P&I LOGA ist in die bestehende Software-Landschaft der Kunden leicht integrier-
bar. Die Kontierungsmerkmale der einzelnen Personalaufwandskonten in der Fi-
nanzbuchhaltung werden in P&I LOGA hinterlegt. Es existieren Schnittstellen zu
über 200 unterschiedlichen Finanzbuchhaltungssystemen, u.a. SAP. Ein flexibler
Datensatzaufbau für weitere nachgelagerte Systeme wird über den integrierten
Reportgenerator realisiert.
Eine standardisierte Import-Schnittstelle steht zur Verfügung, über die Daten aus
unterschiedlichen Vorsystemen übernommen werden können. Solche Vorsyste-
me sind beispielsweise individuelle Lohnscheinbewertungen (Vorbrutto), Daten
aus der Betriebsdatenerfassung (BDE), Zeitwirtschaftssysteme, falls der Kunde
nicht das integrierte Modul in P&I LOGA nutzt, Tanksysteme, Kantinenabrech-
nungssysteme etc.
Eine weitere Möglichkeit der Integration ist die in P&I LOGA vorhandene SOAP-
Schnittstelle. Diese funktioniert bidirektional. Aus P&I LOGA heraus können über
Webservices gleichermaßen Dienste anderer Software-Produkte aufgerufen wer-
den,. Dies ist auch umgekehrt möglich.
4.1 Modulübergreifende Funktionen
4.1.12 Auswertungsgenerator
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 18
4.1.12 Auswertungsgenerator
Die zentrale Datenbank von P&I LOGA beinhaltet die Daten aller Module redun-
danzfrei und historisch. Der integrierte Auswertungsgenerator selektiert alle Da-
ten in der Datenbank für frei definierte Auswertungen und kombiniert die Daten
aus den unterschiedlichen Modulen. Die historische Datenhaltung ermöglicht
Auswertungen zu vorgegebenen Stichtagen.
Gegenüber einem allgemeinen Report-Modul hat der Auswertungsgenerator zwei
wesentliche Vorteile: Zum einen ist die Auswertungsdefinition deutlich einfacher,
da die Bestimmung von Feldern direkt über die Auswahl der Namen im Daten-
bank-Dictionary erfolgt. Zum anderen existiert zwischen der Abfrage und der Da-
tenbank der integrierte Datenschutz, sodass lediglich Datenbankabfragen gemäß
der definierten Rollenberechtigungen möglich sind.
P&I LOGA liefert standardmäßige, vordefinierte Auswertungen zur Auswahl und
bietet die Möglichkeit zur Filterung anhand einschränkender Kriterien sowie einer
Stichtagsangabe.
Auswertungsgenerator: Nach Auswahl einer Auswertung aus der Liste im
linken Explorerbaum erscheint im rechten Maskenbereich die Definition mit
Reitern für weitere Detailangaben.
4.1 Modulübergreifende Funktionen
4.1.12 Auswertungsgenerator
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 19
Im Reiter „Aktionen“ lässt sich bspw. die Treffermenge bereits vor dem
Auswertungsstart anzeigen:
.
Neben der einzelnen Auflistung von Datensätzen gibt es die statistische Auswer-
tung. Hierbei wird lediglich die Anzahl aufgelistet, ohne die einzelnen Datensätze
anzuzeigen.
Beispiel einer statistischen Auswertung: Anzahl der Mitarbeiter in den ein-
zelnen Ländern
4.1 Modulübergreifende Funktionen
4.1.12 Auswertungsgenerator - 4.1.13 Auswertungsgenerator „Scout Pro“
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 20
Als Mischung aus Einzelauflistung und statistischer Auswertung ermöglichen
Drill-Down-Abfragen, von einer verdichteten Treffermenge durch Doppelklick tie-
fer in die Details „hineinzubohren“.
Als anschauliches Beispiel wird nachfolgend eine Abfrage „Anzahl Mitarbeiter pro
Kostenstelle“ sowie „Mitarbeiter pro Kostenstelle“ (Personalnummer und Name
der Mitarbeiter pro Kostenstelle) erstellt. Über die Drill-Down-Verknüpfung kann
der Manager die Auswertung „Anzahl Mitarbeiter pro Kostenstelle“ am Arbeits-
platz starten. Durch Auswahl einer bestimmten Kostenstelle erscheint die detail-
lierte Liste mit allen zugehörigen Mitarbeitern.
Auswahl des Anzeigeformates bei der Definition der Auswertung:
4.1.13 Auswertungsgenerator „Scout Pro“
Als Ergänzung zum Auswertungsgenerator verfügt P&I LOGA über Scout Pro. Als
zusätzliches Feature bietet sie alle Vorteile des Auswertungsgenerators, aller-
dings mit einer deutlich leichteren Handhabung bei der Definition einfacher Aus-
wertungen. Ohne weitreichende Kenntnisse des Auswertungsgenerators sowie
der Datenbankstruktur lassen sich Auswertungen und Reports erstellen. Diese
können beispielsweise direkt aus den Personaldaten, den Reisekosten oder dem
Bewerbermanagement in P&I LOGA definiert und generiert werden.
4.1 Modulübergreifende Funktionen
4.1.13 Auswertungsgenerator „Scout Pro“
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 21
P&I LOGA Scout Pro löst tabellarisch-strukturierte Excel-Reports ab und ermög-
licht die grafische, übersichtliche Darstellung von Auswertungsergebnissen.
Zur Auswertungsdefinition lassen sich Felder für Abfragen direkt in den Masken
selektieren und einer Abfrage zuordnen.
Definition einer Auswertung aus einer geöffneten Maske in Scout Pro: Auf-
ruf über das Maskenmenü „Extras“. Alle Felder beinhalten eine zusätzliche
Schaltfläche zur Festlegung der gewünschten Felder als Auswertungskrite-
rien:
Ist die Auswahl komplett, werden Feld-Attribute erfasst und die Abfrage ausge-
führt. Nach Prüfung des Ergebnisses im Vorschau-Bereich kann die Abfrage ge-
gebenenfalls korrigiert und so oft wiederholt werden, bis das Ergebnis den Erwar-
tungen entspricht. Nach Auswahl der Felder sind Abfrage- und Feld-Definitionen
einzeln pro Feld bestimmbar.
Auswertungen lassen sich übersichtlich sortieren. Dazu können beliebig viele
Felder innerhalb einer Auswertung als Sortierfeld definiert werden. Jedem Sortier-
feld wird sowohl ein Rang als auch die Festlegung, ob auf- oder absteigend sor-
tiert werden soll, zugeordnet.
Neben den Selektionskriterien gibt es weiterhin die Möglichkeit, vordefinierte Fil-
ter für wiederkehrende Einschränkungen hinzuzufügen. So lassen sich beispiels-
weise Personen mit aktuell gültigen Arbeitsverträgen oder bestimmte Bewerber
auswählen, die vorab definierte Kriterien (z.B. Alter, Geschlecht) erfüllen müssen.
4.1 Modulübergreifende Funktionen
4.1.13 Auswertungsgenerator „Scout Pro“
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 22
Vordefinierte Standardfilter, die in P&I LOGA mitgeliefert werden:
Selektionsergebnis: erfolgt entweder tabellarisch oder in grafischer Form:
Nachname
Ott
Casanova
Jung
Farine
Ganz
Roost
Roos
Inglese
Nestler
Rasche
4.1 Modulübergreifende Funktionen
4.1.13 Auswertungsgenerator „Scout Pro“ – 4.1.14 HR-Leitstand
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 23
Grafisches Selektionsergebnis: Auswahl zwischen Balken-, Torten-, oder
Liniendiagrammen
4.1.14 HR-Leitstand
Der P&I Personalleitstand ist ein leistungsstarkes Business Intelligence (BI)-Tool
zur Beobachtung, Entscheidungsfindung und dem direkten Handeln mit P&I
LOGA. Damit lassen sich wichtige Kennzahlen schnell, präzise und vor allem de-
zentral abrufen und grafisch übersichtlich darstellen. Mit möglichst wenigen
Kennzahlen ein möglichst umfassendes Bild zeigen, das eine schnelle Interpreta-
tion im Kontext ermöglicht.
Führen wird einfacher und gleichzeitig fundierter möglich. Der HR-Leitstand er-
laubt einen einheitlichen und zentralen Überblick über das Unternehmen aus per-
sonalwirtschaftlicher Sicht. Die gemischte Darstellung operativer Daten und Ana-
lysen ermöglicht über die integrierte P&I Software neben dem ganzheitlichen
Durchblick einen nahtlosen Übergang von strategischen Fragstellungen zu opera-
4.1 Modulübergreifende Funktionen
4.1.14 HR-Leitstand
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 24
tiven Handlungen sowie den direkten Anstoß von Aktivitäten aus strategischer
Sicht.
Nachfolgende Beispiele geben einen Einblick in die Möglichkeiten des integrier-
ten Systems mit dem Vorteil, dass die Daten aus allen P&I LOGA Modulen für die
aktuellste Kennzahlenbildung herangezogen werden können.
Der P&I HR-Leitstand wird mit einer Standardkonfiguration geliefert, die auf Teil-
modellen von Organisationen und Prozessen beruht. Kennzahlen sowie das De-
sign können nach eigenen Wünschen und Anforderungen angepasst werden:
Sowohl die Bezeichnung der Reiter (hier: „Personal“, „Fachkräfteentwicklung“,
„Einsatzplanung“, Benchmarking“, „Monatsabschluss“ oder „Zeitwirtschaft“) als
auch die Bezeichnung und farbliche Darstellung der Betrachtungs-Perspektiven
(in unserem Falle Kosten, Menge, Zeit) sind flexibel definierbar. Die Darstellungs-
form der Grafiken lässt sich einfach durch einen „Selektionsbutton“ (grüner Kreis)
ändern. Zur Auswahl stehen Flächen-, Balken-, Säulen-, Linien-, Torten- oder
Punktdiagramme. Auch die Anordnung der Fenster lässt sich von jedem Nutzer
selbst einstellen.
Beispielhafte Darstellung des HR-Leitstandes aus der Sicht der Personal-
verwaltung:
4.1 Modulübergreifende Funktionen
4.1.14 HR-Leitstand
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 25
Kontextabhängige Listen im rechten Bereich ermöglichen eine Detail View zur tie-
feren Analyse mittels Drill-Down-Prinzip. Durch Verzweigen von der Detailebene
auf die entsprechende HCM-Maske ist es möglich, direkte operative Aktivitäten
durchzuführen und z.B. im Falle mangelnder Qualifikationen den entsprechenden
Mitarbeiter über das Mitarbeiterportal HCM umgehend für die passende Schulung
anzumelden.
Analyse der Personalentwicklung:
4.1 Modulübergreifende Funktionen
4.1.14 HR-Leitstand
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 26
Auswertung im Bereich Einsatzplanung: Hier helfen Analysen der
eingeplanten, aber dennoch abwesenden, sowie der anwesenden und
abwesenden Mitarbeiter dem Planer, den Personaleinsatz zu optimieren.
Das Add-On „Expertensuche“ bietet die Möglichkeit zur komfortablen Suche nach
geeigneten Mitarbeitern bzw. Bewerbern für eine freie Stelle. Aus dem HR-
Leitstand heraus wird die Expertensuche gestartet. Zur Auswahl steht die Suche
im vorhandenen Mitarbeiter- oder Bewerberpool oder in beiden Gruppen. Im lin-
ken Navigationsmenü lassen sich alle geforderten Qualifikationen/Merkmale für
diese Stelle zusammenstellen. Wird der P&I LOGA Stellenplan verwendet, kann
aus dem dort hinterlegten Stellenprofil ebenfalls selektiert werden. Alle geforder-
ten Stellenmerkmale übernimmt die Expertensuche dadurch automatisch als
Suchkriterium.
Meier, Hans Muster, Max Müller, Erika Bode, Ulrich
Muster, Max
Bode, Ulrich
Meier, Hans
Müller, Erika
Schmidt, Ernst Schmidt, Ernst
4.1 Modulübergreifende Funktionen
4.1.14 HR-Leitstand
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 27
Das nachfolgende Beispiel zeigt die Kriterien für die Position „SachbearbeiterIn“:
Die Person muss angestellt sein, gute Deutsch-Kenntnisse sowie eine kaufmän-
nische Ausbildung haben und über Word-Kenntnisse verfügen:
Das geforderte Stellenprofil wird anschließend auf der rechten Seite in einer Gra-
fik anschaulich visualisiert, indem ein Vieleck die Merkmale anzeigt. Alle nötigen
Qualifikationen können unterschiedlich gewichtet werden, wodurch sich die Eck-
punkte der Netzgrafik verschieben. Je nach Variation der Gewichtung entstehen
unterschiedliche Suchergebnisse. Das Ergebnis der Expertensuche wird grafisch
dargestellt: Alle auf die Suche passenden Mitarbeiter werden – sortiert nach dem
Grad der Übereinstimmung – angezeigt. Im unteren Bereich der Ergebnisliste er-
folgt die tabellarische Darstellung des Ergebnisses, absteigend nach erreichter
Punktzahl. Durch Anklicken eines Ergebnisses öffnet sich eine neue Maske, die
eine tiefere Detailsicht bietet.
4.2. P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal
4.2.1 Allgemeines
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 28
4.2 P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal
4.2.1 Allgemeines
P&I HCM (Human Capital Management) ist die Portalsoftware innerhalb von P&I
LOGA und leistet einen wichtigen Beitrag für die webbasierte, dezentrale Perso-
nalarbeit. Durch die ortsunabhängige und vor allem dezentrale Nutzung unter-
stützt das Portal essenzielle Personalprozesse wie das Antrags-
/Genehmigungsverfahren, Personaleinsatzplanung, Personalentwicklung, Perso-
nalcontrolling sowie Bewerberverwaltung. Die Software basiert auf dem integrier-
ten P&I LOGA-Datenmodell mit allen verfügbaren Daten dieser umfassenden HR-
Lösung.
Das P&I HCM Mitarbeiterportal ist so konzipiert, dass alle Mitarbeiter einer Orga-
nisation einen rollenbasierten Zugriff besitzen. Dabei stehen die Ziele Effizienz,
Transparenz und Integration im Vordergrund: Effizienz wird durch Funktionalitä-
ten wie Mitarbeiter-Self-Service erreicht. Die Mitarbeiter beantragen z.B. ihren Ur-
laub, der nach Genehmigung durch den Vorgesetzten allen P&I LOGA Modulen
zeitgleich zur Verfügung steht: Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung, Seminar-
verwaltung und Lohnabrechnung können diese Daten sofort verarbeiten. Trans-
parenz ist vor allem für den Vorgesetzten wichtig, wenn er im Manager-Self-
Service bspw. einen Überblick über die Personalkosten seiner Mitarbeiter be-
kommt, um für das folgende Geschäftsjahr die Budgets aufzustellen. Integration
wird besonders deutlich anhand des Auswertungsgenerators, denn dieser greift
für Reports auf Daten aller Module zu.
Die Inhalte und Services in P&I HCM werden in öffentlichen und geschützten Be-
reichen zur Verfügung gestellt. Das rollenbasierte Berechtigungskonzept regelt
den Zugriff und moderne Datenschutztechnologien garantieren maximale Sicher-
heit. Das integrierbare Single-Sign-On-Verfahren stellt eine einfache Benutzerfüh-
rung sowie die komfortable Rechte- und Benutzerverwaltung sicher. P&I HCM ist
als offenes System konzipiert, sodass unterschiedliche Anwendungen der Kun-
den in die webbasierte Oberfläche integriert werden können. Die offene Interne-
tarchitektur unterstützt zudem die unterschiedlichsten Anwendungsserver-
Plattformen und Datenbanken. Der Datenaustausch wird über diverse Schnittstel-
len (z.B. XML oder SOAP) sichergestellt.
4.2 P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal
4.2.2 Berechtigungen - 4.2.3 Antragsverfahren
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 29
4.2.2 Berechtigungen
Die Benutzer des Portals erhalten Berechtigungen für die Nutzung bestimmter
Prozesse. Existieren für einen Mitarbeiter mehrere Rollen, kann er diese bei der
Anmeldung entsprechend auswählen bzw. ändern. Die frei definierbaren Rollen
sind üblicherweise „Vorgesetzter“, „Mitarbeiter“, aber auch „Planer“ und „Zeitbe-
auftragter“. Auch Bewerber können über die Rolle des „externen Bewerbers“ in-
tegriert werden.
Auswahl einer Rolle:
4.2.3 Antragsverfahren
Eine zentrale Funktion in P&I HCM ist das Antragsverfahren. Beschaffungsanträ-
ge aller Art, Anträge auf Urlaub, für Dienstreisen, für Seminarteilnahmen sowie
die Korrektur maschinell erfasster Zeitdaten sind nur einige Beispiele dafür. Ein
Antrag wird über einen vordefinierten Workflow an die entsprechende Stelle wei-
tergereicht. Dazu muss für jede Antragsart ein solcher Workflow mithilfe des inte-
grierten Workflow-Designers definiert werden.
Angestellte Mitterbach
4.2. P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal
4.2.3 Antragsverfahren
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 30
Beispiel eines Workflows „Urlaubsantrag“: Über das Workflow-Icon wird
der detaillierte Prozess in einer separaten Maske dargestellt.
Die Gestaltung eines Workflows erfolgt über Drag und Drop. Einzelnen Stationen
können dabei nicht nur weitere Verzweigungskriterien hinzugefügt werden. Wei-
terhin besteht auch Möglichkeit, an bestimmten Stellen Dokumente zu generieren
und einzubinden oder über die SOAP-Schnittstelle verschiedene Programme
(Dienste), die der Kunde außerhalb der P&I Software bereitstellt, aufzurufen. MS
Outlook lässt sich ebenfalls einbinden, um auf diese Weise Kalendereinträge zu
generieren sowie E-Mails zu senden.
4.2. P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal
4.2.3 Antragsverfahren
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 31
Während der Antragserfassung (hier: Urlaubsantrag - Die Urlaubstage sind
blau hinterlegt) kann sich der Mitarbeiter parallel durch Einblendung des
persönlichen Fehlzeitenkalenders einen Überblick über seine Fehlzeiten
verschaffen:
Ein wichtiges Beispiel ist in diesem Zusammenhang der Antrag auf Neueinstel-
lung eines Mitarbeiters. Ein Geschäftsstellenleiter oder Filialleiter in einer dezent-
ralen Einheit (z.B. bei Organisationen mit verteilten Standorten, Gebäudereini-
gungsunternehmen sowie in der Systemgastronomie) kann solche Prozesse
selbstständig durchführen. Die zentrale Personalarbeit genehmigt im Prozessab-
lauf beispielsweise nur, ob eingestellt werden darf sowie die Höhe des Gehaltes.
Alles Weitere erledigt der örtliche Leiter prozessgesteuert und dezentral vor Ort.
Der Arbeitsvertrag wird nach der Grunddaten-Erfassung durch den Standortleiter
automatisch vom System generiert. Lohnsteuerkarte und sonstige Personalunter-
lagen verbleiben in der Filiale. So entfällt das Versenden von Personalakten, da
sie dezentral und digital in der elektronischen Personalakte von P&I LOGA ge-
führt werden. Die zentrale Personalabteilung prüft ggf. noch einmal die Eingaben
und gibt anschließend den Personalfall für die Lohnabrechnung frei. Durch diese
Prozesssteuerung sind Fehler weitestgehend ausgeschlossen.
4.2 P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal
4.2.4 Mitarbeiterinformation
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 32
4.2.4 Mitarbeiterinformation
Neben der Abbildung von personalwirtschaftlichen Prozessen ist die Information
ein weiterer Funktionsschwerpunkt. Einzelne Mitarbeiter können sich jederzeit
über ihre persönlichen Daten informieren. Dazu gehört u.a. die monatliche Ver-
dienstabrechnung. Sie kann als PDF-Dokument im Portal angesehen und bei Be-
darf ausgedruckt werden.
Vorgesetzte erhalten in P&I HCM alle verfügbaren Informationen über ihre Mitar-
beiter (u.a. Personalstammdaten, Personalentwicklung sowie die Personalkosten
zur Budgetierung).
Mitarbeiterinformation aus der Sicht des Vorgesetzten: Auswahl einer Per-
son im linken Maskenbereich
Jeder Kunde bestimmt selbst, in welche personalwirtschaftlichen Prozesse der
Vorgesetzte eingebunden werden soll. Mit dieser Dezentralisierung der Personal-
arbeit wird die Personalabteilung erheblich von administrativen Routinetätigkeiten
entlastet.
Meier
4.2 P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal
4.2.5 Reisemanagement
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 33
4.2.5 Reisemanagement
Mit P&I HCM lassen sich alle betrieblichen Regelungen für Dienstreisen in das
Antrags- und Genehmigungsverfahren und der bereits erwähnten Workflow-
Steuerung integrieren. Auf diese Weise können beliebige Rollen (u.a. für den
Reisenden, den Vorgesetzten, die Reisestelle, das Personalbüro oder die Fi-
nanzbuchhaltung) in die einzelnen Antragsstufen eingebaut werden. Diverse Kri-
terien können dabei den Verlauf bestimmen, z. B. ob es sich um eine Aus- oder
Inlands-, eine Seminar- oder Dienstreise und eine Flug- oder Bahnreise handelt.
Vertreterregelungen und nach Hierarchiestufe abgestufte Reiserichtlinien lassen
sich automatisiert abbilden. Überdies ermöglicht P&I HCM in Verbindung mit der
P&I LOGA Reisekostenabrechnung folgende Funktionen:
Abbildung aller einkommensteuerrechtlichen Regelwerke für Inlands-
und Auslandsreisen mit automatischer Generierung von Pauschalen
Abbildung innerbetrieblicher Reisekostenrichtlinien
automatische Ermittlung steuerpflichtiger Anteile und deren Bereitstel-
lung für die Lohnabrechnung
automatische Generierung von Nachweisen für Werbungskosten
Hinterlegung aller Kontierungsmerkmale für die Finanzbuchhaltung und
Kostenrechnung
wahlweise Auszahlung über die Lohnabrechnung oder über die Finanz-
buchhaltung
einfache Eingabe, Abrechnung und Erstattung von Reisekosten durch
automatische Generierung der Pauschalen, der steuerpflichtigen Anteile
und der Auszahlungen
umfangreiche Reporting-, Simulations- und Analysemöglichkeiten, wie
z.B. über das Reiseverhalten des Personals.
4.2 P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal
4.2.5 Reisemanagement – 4.2.6 Personalkostenplanung
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 34
Erfassung eines Reiseantrages:
Anzeige der vorläufigen Reisekostenabrechnung nach Abschluss der Da-teneingabe:
4.2.6 Personalkostenplanung
Da P&I HCM auf der P&I LOGA Datenbasis aufbaut, stehen alle Daten der Lohn-
und Gehaltsabrechnung sowie die aktuellen Stellenplandaten modulübergreifend
zur Verfügung. P&I HCM bietet damit Führungskräften innerhalb des Manage-
ment-Self-Services die Möglichkeit, exakte und detaillierte Personalkostenhoch-
rechnungen für ihren Verantwortungsbereich zu erstellen. Je nach Hierarchie und
Berechtigung kann die Führungskraft hierbei Planungsdaten für einzelne Mitar-
beiter generieren, indem sie aus einer Vielzahl von Voreinstellungen auswählt,
u.a.:
4.2 P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal
4.2.6 Personalkostenplanung
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 35
Planungszeitraum
Datenbasis (nur Soll-, nur Ist-, oder Soll- und Ist-Daten)
Hochrechnungen mit unterschiedlichen Varianten (z. B. Gehaltserhö-
hungen mit verschiedenen Prozentsätzen)
Vergleich unterschiedlicher Varianten
grafische bzw. wahlfreie Darstellungsmöglichkeiten.
Für Gehaltsgespräche stehen dem Manager zudem umfangreiche Simulations-
möglichkeiten zur Auswahl. So lässt sich bspw. simulieren, wie sich die Gewäh-
rung eines Dienstwagens oder einer Gehaltserhöhung auf das Budget auswirkt.
Zudem können Gehaltsänderungen und Bonusleistungen nicht nur simuliert, son-
dern im Rahmen des Antragsverfahrens angestoßen werden.
Für größere Organisationen bzw. Organisationseinheiten ist zusätzlich die Top-
Down-Budgetierung eine interessante Planungsvariante. Hierbei unterstützt das
System die Möglichkeit zur Verteilung eines bestimmten Betrags oder Prozent-
satzes von der Gehaltssumme einer Organisationseinheit über die gesamte Ein-
heit. So sieht die Führungskraft auf Knopfdruck die Auswirkung dieser Erhöhung
auf den einzelnen Mitarbeiter. Sie kann ggf. dazu berechtigt werden, die vom
System automatisch vorgenommene gleichmäßige Verteilung zu modifizieren.
Bei der Veränderung von Anteilen einzelner Mitarbeiter behält sie stets im Blick,
inwieweit der Gesamtbetrag dem vorgegebenen Betrag noch entspricht.
Beispiel für eine Soll-Kostendarstellung aus Kostenstellensicht:
Koch
Koch
Koch
4.2 P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal
4.2.6 Personalkostenplanung
4.3 Stellen- und Organisationsplan
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 36
Detaillierte Kosten eines ausgewählten Mitarbeiters zur besseren Analyse
der Gesamtkosten:
4.3 Stellen- und Organisationsplan
Ein Stellen- und Organisationsplan ist wesentliche Voraussetzung für die tägliche
Personalarbeit. In P&I LOGA ist dieses Modul von zentraler Bedeutung für weite-
re Module:
So kann z. B. ein Vorgesetzter in P&I HCM lediglich die Daten der ihm
unterstellten Mitarbeiter einsehen.
Im Bereich Personalkostenplanung werden neben den direkten Kosten
auch die der unbesetzten Stellen berücksichtigt.
Die P&I LOGA Personalentwicklung prüft den potenziellen Weiterbil-
dungsbedarf eines Stelleninhabers durch Vergleich der vorhandenen
Mitarbeiterfähigkeiten mit dem Anforderungsprofil der Stelle.
In der Bewerberverwaltung werden Qualifikationen der Bewerber mit
den Soll-Anforderungen der Stelle abgeglichen.
Der P&I LOGA Stellenplan enthält neben der kompletten Aufstellung aller freien
und besetzten Stellen die exakten Beschreibungen der Aufgabenstellung und
-verteilung, die Kompetenzabgrenzung sowie sämtliche Handlungsbeziehungen,
aus denen sich die Organisationsstrukturen sowie deren Aufbau ergeben.
Neben der öffentlichen Verwaltung benötigen auch immer mehr Unternehmen
Unterstützung bei der Abbildung der gesamten Organisationsgliederung. Es
reicht mitunter aus, lediglich die Organisationseinheiten festzulegen oder für die
Stellen innerhalb dieser Organisationseinheiten eine Sammelstelle zu definieren,
Koch
4.3 Stellen- und Organisationsplan
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 37
die mit beliebig vielen Personen besetzt werden kann (Stellenum-
fang/Besetzungsumfang größer 1).
Anzeige des Stellenplans in P&I HCM: Jeder Vorgesetzte hat Einsicht in den
ihm zugeteilten Stellenplan mit den jeweils zugeordneten Stellen im linken
Explorerbaum, inklusive Umfang und Besetzung:
Das Beispiel zeigt die Stelle „Teamleiter aus der Stellengruppe „AT-Angestellte“
mit ihrer Besetzung (148) auf der nächsten Stufe sowie dem Besetzungsumfang
1,000. Eine weitere Stufe tiefer zeigt den Mitarbeiter als Stelleninhaber im vorge-
gebenen Umfang, oder – bei einem Stellenumfang größer 1 - alle Mitarbeiter, die
diese Stelle im vorgegebenen Umfang besetzen.
Meier
4.3 Stellen- und Organisationsplan
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 38
Sicht Organisation: Im Beispiel alle Stellen aus der Organisationseinheit
„Team Meier“:
Der zentrale Aufbau und die Pflege des Stellen- und Organisationsplans erfolgt
durch die zuständigen Sachbearbeiter durch Auswahl der Sicht (Organisations-
sicht, Stellensicht, Kostenstellesicht etc.) in der Client/Server-Oberfläche.
Ein Explorerbaum im linken Abschnitt der Maske kann durch Auswahl der Ele-
mente über Organisationseinheit, Stellenart, Besetzung bis zum Stelleninhaber
„ausgeklappt“ werden. Detailinformationen zu den einzelnen Elementen erschei-
nen im rechten Maskenfeld. Im Fenster rechts unten ist die Historie des Mitarbei-
ters aufgelistet, welche Stellen er bisher in welchem Zeitraum und in welchem
Umfang besetzt hat.
Organisationssicht:
Meier
Meier
4.3 Stellen- und Organisationsplan
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 39
Ein Kontextmenü der rechten Maustaste bietet in jeder Sicht unterschiedliche Be-
arbeitungsfunktionen an.
Kontextmenü der möglichen Bearbeitungsfunktion auf der Ebene Organisa-
tion:
… auf der Ebene Organisationseinheit:
4.3 Stellen- und Organisationsplan
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 40
… auf der Ebene Stellenbesetzung:
… auf der Ebene Mitarbeiter:
4.3 Stellen- und Organisationsplan
4.3.1 P&I LOGA org.manager
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 41
Alle Darstellungen des Stellen- und Organisationsplans sind stichtagsbezogen.
Das in der Maske standardmäßig eingeblendete Datum ist das jeweils aktuelle,
das jedoch bedarfsgerecht verändert werden kann. Alle Daten sind auch hier his-
torisch gespeichert, sodass die Stellen-, Besetzungs- und die Historie des Mitar-
beiters in Bezug auf seine bisher von ihm besetzten Stellen jederzeit sichtbar
sind.
4.3.1 P&I LOGA org.manager
Komplexe Organigramme lassen sich mit dem P&I LOGA org.manager voll auto-
matisiert erstellen und visuell aufbereiten. Zudem sind in die Organigrammstruk-
tur alle relevevanten Daten, wie z. B. Qualifikationen oder Einsatzorte, integrier-
bar mit der Möglichkeit für individuelle Anpassungen.
Zu den Vorteilen von P&I LOGA org.manager gehört neben der optisch anspre-
chenden und durchgehenden grafischen Organigramm-Aufbereitung auch die
Ausstattung des Stellenplans mit Foto und E-Mail-Funktion. Leistungsfähige
Suchfunktionen wie Mitarbeiter-, Freitext- oder Abteilungssuche sowie komfortab-
le und variable Layout- und Druckfunktionen runden das Produkt ab. So lassen
sich unterschiedliche Darstellungsarten mit verschiedenen Informationen für je-
den Bedarf gestalten. Das Besondere an P&I LOGA org.manager: Die Ausgabe
ist direkt als HTML möglich. Zudem stehen frei skalierbare ODBC-, CSV- und
LDAP-Schnittstellen zur Verfügung, sodass sich fast jede Datenquelle nutzen
lässt.
Die Zugriffsschutzfunktion bietet zusammen mit dem org.manager eine kontext-
und zugriffsregelbasierte Anzeige von Organigrammen und Organigramminfor-
mationen im Intra- oder Internet. Dabei wird für jeden Benutzer, der auf die Orga-
nigrammausgabe zugreift, eine eigene Sicht aufbereitet, die alle den Benutzer be-
treffenden Rechte und Sperrungen berücksichtigt. Damit können z. B. auf der
Grundlage eines konvertierten Datenbestandes unterschiedliche Sichten für ver-
schiedene Benutzergruppen realisiert werden.
4.3 Stellen- und Organisationsplan
4.3.1 P&I LOGA org.manager
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 42
Beispielhaftes Organigramm im org.manager:
4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung
4.4.1 Zeitwirtschaft
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 43
4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung
4.4.1 Zeitwirtschaft
Ein weiterer Bestandteil von P&I LOGA ist eine vollumfängliche Zeitwirtschafts-
komponente mit klassischer elektronischer Anwesenheitszeiterfassung und
-bewertung inklusive der Möglichkeit von Negativerfassung, Zutrittskontrolle und
Personaleinsatzplanung. Wesentliche Vorteile im Vergleich zu einer über Schnitt-
stellen angeschlossenen externen Software ergeben sich aus der Einmalerfas-
sung der Personaldaten sowie der Arbeitszeitmodelle. So wird z.B. eine erfasste
Fehlzeit automatisch in den Ist-Zeiten, bei der Personaleinsatzplanung, der Se-
minarverwaltung und insbesondere auch bei der Ermittlung der Lohnfortzahlungs-
fristen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung berücksichtigt. Dieses Kapitel zeigt
nur einige der Funktionalitäten und Masken, die zur Pflege der Zeitdaten eines
Mitarbeiters zur Verfügung stehen.
Alle unter 4.1 aufgeführten modulübergreifenden Funktionalitäten finden auch in
der P&I LOGA Zeitwirtschaft Anwendung. So kann der umfassende Auswer-
tungsgenerator bei modulübergreifenden Analysen alle Zeitkonten eines Mitarbei-
ters mit einbeziehen. Dabei werden Standardauswertungen, wie z. B. Abwesen-
heitslisten, Listen über Krankenstände, Tageslisten und Zeitprotokolle ausgelie-
fert.
Beispiel für eine „Krankenliste-Stunden“:
4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung
4.4.1 Zeitwirtschaft
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 44
Das Auswertungsergebnis als PDF-Datei:
Im Mitarbeiter- und Führungskräfteportal P&I HCM sind die Zeitdaten genauso in-
tegriert wie alle anderen Daten von P&I LOGA. Soweit die Zeiterfassung nicht
über elektronische Zeiterfassungsgeräte erfolgt, werden Anwesenheiten und ggf.
Tätigkeitsarten von den Mitarbeitern oder Vorgesetzten erfasst. Bei elektronischer
Zeiterfassung können auch im Portal nachträglich Korrekturen vorgenommen
werden. P&I HCM beinhaltet die verschiedenen Zeitkonten jedes Mitarbeiters und
informiert den Vorgesetzten mittels Ampelkonto über Mehrarbeitszeiten. Über das
Portal kann der Vorgesetzte Mehrarbeiten genehmigen und zur Auszahlung frei-
geben. Eine Statuskontrolle informiert ihn über die aktuelle Anwesenheitssituati-
on.
Zeitenübersicht eines Mitarbeiters:
Meier
Koch, Hans
4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung
4.4.1 Zeitwirtschaft
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 45
Schichtenübersicht:
Fehlzeitenübersicht eines Mitarbeiters:
Überblick über alle Mitarbeiter ohne Kommt-Buchung:
Meier
Meier
4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung
4.4.1 Zeitwirtschaft
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 46
Kontenübersicht eines Mitarbeiters:
Ergebnis einer Buchungsprüfung: Der ausgewählte Fehlerfall erscheint im
oberen Maskenbereich zur Bearbeitung.
Ulrich Bode
01.09.2010
Koch, Hans
Koch, Hans
Koch, Hans
Hex, Martin
Bode, Ulrich
Bode, Ulrich
Abt Bode
Abt Bode
Abt Bode
Abt Bode
Abt Bode Ulrich
Bereich Koch Hans
Bereich Koch
Bereich Koch
Ulrich Bode
01.09.2010
01.09.2010
4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung
4.4.1 Zeitwirtschaft
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 47
Die nachstehenden Masken zeigen die P&I LOGA Zeitwirtschaft in der Cli-
ent/Server-Oberfläche. Diese Sicht steht dem Zeitbeauftragten in der zentralen
Personalabteilung für seine tägliche Arbeit zur Verfügung.
Zuordnung der zeitwirtschaftlich relevanten Stammdaten zu einem Mitarbei-
ter:
4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung
4.4.1 Zeitwirtschaft
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 48
Entsprechend der Definition des Arbeitszeitmodells eines Mitarbeiters werden die
Anwesenheitszeiten ermittelt und den frei definierbaren Arbeitszeitkonten zuge-
ordnet sowie Zuschläge errechnet. Eine Besonderheit ist die automatische Be-
rechnung von Wechselschichtzulagen: Schichtmodelle erkennt P&I LOGA bei ei-
ner Kommt-Buchung automatisch.
Fehler in der Zeiterfassung und –bewertung, die erst nach Monatsabschluss kor-
rigiert werden, führen direkt zur Rückrechnung im Folgemonat. Die Rückrech-
nungstiefe (d.h. die Anzahl der Monate, die nachträglich korrigiert werden müs-
sen) ist dabei beliebig groß.
Monatsübersicht für einen Mitarbeiter: Über den Button „Kalendertag“ (ro-
ter Kreis) können alle Details des ausgewählten Tages aufgerufen werden,
die für die Tagesbewertung wichtig sind.
4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung
4.4.1 Zeitwirtschaft
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 49
Die Statusabfrage informiert jederzeit über aktuell Anwesende, Abwesende,
Fehlende sowie alle Kommt-Buchungen. Mit der Notfallübersicht lässt sich
im Notfall sofort überblicken, welche Personen noch im Gebäude sind:
Buchungsprüfung als Übersicht aller Mitarbeiter, deren Zeitbuchung im de-
finierten Zeitraum einen logischen Fehler aufweist. Im Beispiel fehlt am
04.01.2010 eine Geht-Buchung:
4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung
4.4.1 Zeitwirtschaft
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 50
Per Doppelklick auf die Fehlermeldung öffnet sich der Buchungstag zur
weiteren Bearbeitung:
Fehlzeitenkalender eines Mitarbeiters:
4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung
4.4.1 Zeitwirtschaft
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 51
Fehlzeiten lassen sich erfassen durch Markierung des Zeitraums: Über die
rechte Maustaste erscheint die Fehlzeitenerfassungsmaske mit dem zuvor
markierten Zeitraum, für den lediglich die Art der Fehlzeit ausgewählt wer-
den muss:
Sobald die Fehlzeit gespeichert wurde, zeigt der Kalender diese an:
4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung
4.4.1 Zeitwirtschaft
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 52
Die Leistungsstärke und der große Komfort von P&I LOGA werden durch folgen-
des Beispiel deutlich: Nach Eingabe der Fehlzeit „Dienstreise“ im Umfang von 5
Tagen wird diese im Krankheitsfall des Mitarbeiters nach 3 Tagen vom System
automatisch beendet und durch 5 Tage „Krankheit“ im Fehlzeitenkalender ersetzt.
Stellt sich nun heraus, dass die Eingabe „Krankheit“ fehlerhaft war und diese erst
nach 4 Tagen „Dienstreise“ einsetzte, ist es ausreichend, die Fehlzeit „Krankheit“
einen Tag später beginnen zu lassen. Das System verlängert automatisch die
„Dienstreise“ um einen Tag, weil die Information über die ursprüngliche Reise-
dauer weiterhin vorhanden ist.
Möglichkeiten der Zeiterfassung
Die Erfassung von Anwesenheitszeiten kann zum einen über das Mitarbeiterpor-
tal P&I HCM durch die Mitarbeiter selbst oder über den Vorgesetzten erfolgen. In
der Praxis werden üblicherweise elektronische Zeiterfassungsgeräte eingesetzt.
Die P&I AG bietet ihren Kunden auch dafür eine eigene Lösung an, ihr mit dem
iF-Award ausgezeichnetes Zeiterfassungsgerät NT54X.
Auch Geräte anderer Hersteller können angeschlossen werden, und zwar über
eine standardisierte Schnittstelle, ohne die bestehende Gerätelandschaft auszu-
tauschen.
Eine weitere Möglichkeit bietet P&I LOGA mit der Telefonzeiterfassung. Dabei
genügt es, eine bestimmte Telefonnummer anzurufen. Die empfangende Tele-
fonanlage registriert die aktuelle Zeit des Mitarbeiters, von dessen Telefon der
Anruf erfolgt. Zusätzlich lässt sich die Abfrage eines PINs einbauen, um bspw.
verschiedene Mitarbeiter zu identifizieren, die sich über ein gemeinsames Telefon
anmelden. Nach der PIN-Eingabe startet der Dialog mit dem Zeitwirtschaftssys-
tem zur Abfrage von Zeitinformationen über eine Menüauswahl.
4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung
4.4.1 Zeitwirtschaft
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 53
Definition der Zeitmodelle
Für die Bewertung der Zeiten ist es erforderlich, Arbeitszeitmodelle, Schichtpläne,
Pausenregelungen etc. zu definieren. Diese Steuerungsinformationen werden in
der Tabellensteuerung von P&I LOGA konfiguriert, mit bereits über 40.000 stan-
dardmäßig mitgelieferten Zeitmodellen (u.a. feste/flexible Arbeitszeit, Gleitzeit
und Schichtmodelle).
Auswahl der Steuerungstabellen im linken Explorerbaum zur Definition der
Zeitmodelle (im Beispiel die Tabellensteuerung für die Pausenregelung):
4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung
4.4.1 Zeitwirtschaft
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 54
Auf Basis der Zeitdefinitionen werden die Tagesmodelle, Schichten etc. definiert.
Die nachfolgende Maske gibt einen Einblick in die Möglichkeiten von P&I LOGA:
Ganz wesentlich ist die freie Definition von Arbeitszeitkonten. Durch die individu-
elle Zuordnung der Zeiten zu unterschiedlichen Konten erhält die Organisation
nicht nur Einblick, welche Zeitarten in welchem Umfang angefallen sind, sondern
auch die weitere Behandlung der unterschiedlichen Zeitkonten wird damit sicher-
gestellt. Den einzelnen Konten werden, soweit sie für die Lohn- und Gehaltsab-
rechnung relevant sind, entsprechende Lohnarten zugeordnet, sodass die Bewer-
tung der Zeiten wunschgemäß erfolgen kann. Die Behandlung von Mehrarbeits-
zeiten erfolgt in der Regel nicht automatisch. Über das Managementportal P&I
HCM kann der zuständige Vorgesetzte die Auszahlung beantragen. Über ein Ge-
nehmigungsverfahren wird diese anschließend in die Lohn- und Gehaltsabrech-
nung übernommen.
Die Projekterfassung unterstützt die Zuordnung der Zeiten zu bestimmten Pro-
jekten oder Aufträgen. Diese Funktionalität wird insbesondere von Unternehmen
aus dem Facility Management zur Ermittlung der Kosten je Objekt eingesetzt.
4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung
4.4.1 Zeitwirtschaft
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 55
Das Verfahren DOPPelte Buchführung In Konten (DOPPIK) erfordert speziell im
öffentlichen Dienst eine erhöhte Transparenz der Personalkosten. Organisationen
müssen nicht nur die Kosten auf Mitarbeiter-, sondern auch auf Kostenstellen-,
Kostenträger- sowie Projektebene analysieren und aufbereiten. Die notwendigen
Daten erhalten die Verwaltungen in diesem speziellen Fall bequem über die P&I
LOGA Zeitwirtschaft Projektzeiterfassung. Die Projektzeiterfassung ist für alle
Branchen nutzbar und bietet die Aufteilung der Arbeitszeiten nach Kriterien wie
Projekt, Auftrag, Tätigkeit, Kostenstelle oder Kostenträger. Auch Dienstleistungs-
unternehmen, wie z.B. Gebäudereiniger, setzen ihr Personal in unterschiedlichen
Objekten ein und müssen daher ihre Personalkosten auf die entsprechenden Ob-
jekte aufsplitten.
Für Mitarbeiter, deren Arbeitszeit prozentual aufgeteilt werden kann, gibt es die
Möglichkeit der Planung von Projektzeiten. Für diese Beschäftigten wird die Ar-
beitszeit zentral geplant, um anschließend Projektzeiten durch die Zeitabrech-
nung zu generieren. Der Mitarbeiter, Vorgesetzte und/oder Zeitbeauftragte kann
diese im Dialog sehen und bei Bedarf verändern. Zudem können aus den erfass-
ten Projektzeiten optional auch Zeitbuchungen für die Zeitabrechnung generiert
werden.
Mit der Besucherverwaltung erfasst die P&I LOGA Zeitwirtschaft Gäste und er-
stellt für die gewünschte Dauer einen Besucherausweis. Mit diesem können Be-
sucher auch Zeitdaten erfassen.
Die Zutrittskontrolle ist wesentlicher Bestandteil der P&I LOGA Zeitwirtschaft.
Damit sind Zutrittsberechtigte befugt, innerhalb bestimmter Zeitintervalle be-
stimmte Türen zu öffnen. Die Türöffner werden von P&I zur Verfügung gestellt.
Alternativ können auch andere handelsübliche Geräte über eine standardisierte
Schnittstelle genutzt werden.
„Busleser“ BL6X:
4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung
4.4.2 Personaleinsatzplanung
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 56
4.4.2 Personaleinsatzplanung
Während unter 4.4.1 Zeitwirtschaft die Erfassung und Bewertung von Zeiten im
Vordergrund standen, geht es bei der Personaleinsatzplanung in erster Linie um
den planerischen Ansatz, den Blick in die Zukunft.
Dabei wird zwischen Schichtplanung (Dienstplan schichtbasiert) und Tagespla-
nung (Dienstplan tagesbasiert) unterschieden. Bei der Schichtplanung geht es
um die Abbildung unterschiedlicher ggf. rollierender Schichtmodelle, die sich
nach einer bestimmten Anzahl von Wochen wiederholen. Bei der Tagesplanung
geht es um die Abdeckung eines Personalbedarfes in unterschiedlichen Zeitinter-
vallen eines Tages. In beiden Fällen steht die Bedarfsabdeckung im Vordergrund.
Dieser Bedarf an Mitarbeitern mit unterschiedlichen Qualifikationen ist entweder
gesetzlich vorgeschrieben, ergibt sich aus Kennzahlen wie z. B. Umsatz (Sys-
temgastronomie) oder der Anzahl von Anrufen (Call-Center).
Beide Arten von Planungen sind im Portal P&I HCM integriert, da die Aufstellung
und Bearbeitung von Dienstplänen in der Regel dezentral von den Vorgesetzten
vorgenommen wird. Insbesondere in dezentralen Standorten (Filialen) oder auch
in großen Organisationen ist die Möglichkeit der dezentralen Dienstplangestal-
tung im Vorgesetzten-Portal sehr wichtig.
Bedarfsmodell zur Erfassung von erforderlichen Qualifikationen je Schicht
in der schichtbasierten Dienstplanung:
Hans, Koch
Koch
Hans Koch Koch
4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung
4.4.2 Personaleinsatzplanung
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 57
Fehlzeiten werden bei der Schichtplanung ebenso berücksichtigt. Dabei können
bestimmte regelmäßig wiederkehrende Fehlzeiten, wie zum Beispiel Berufsschul-
zeiten, automatisch generiert werden.
Eine Besonderheit des Systems stellt die Personal-Ausleihe dar. Ein Mitarbeiter
kann für ein bestimmtes Zeitintervall an eine andere Organisationseinheit ausge-
liehen werden. Infolgedessen hat der Vorgesetzte der ausleihenden Einheit in
diesem Zeitintervall das Recht, diesen Mitarbeiter einzuteilen. Er ist aber bei-
spielsweise nicht berechtigt, Urlaub zu genehmigen.
Häufig werden auch Schichten zwischen Mitarbeitern getauscht. Dazu steht im
System eine „Tauschbörse“ zur Verfügung. Mitarbeiter tragen im Mitarbeiterportal
den Tauschwunsch ein. Tauschwillige Kollegen geben die Bereitschaft bekannt
und der Vorgesetzte genehmigt schließlich einen Tausch, soweit arbeitszeitrecht-
liche Bestimmungen dadurch nicht verletzt werden. Dieses Verfahren wird als An-
tragsverfahren mit entsprechender Workflow-Definition im System hinterlegt.
Koch
Hans,Koch
Koch
4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung
4.4.2 Personaleinsatzplanung
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 58
Im schichtbasierten Dienstplan werden die Schichten - ggf. gemäß der rollieren-
den Regeln - ausgerollt.
Detailansicht eines Mitarbeiters durch Markierung des Namens:
4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung
4.4.2 Personaleinsatzplanung
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 59
Zur Darstellung des Einsatzplanes stehen je nach Bedarf zahlreiche Optionen
zur Auswahl:
Zeitraum: Die variable Auswahl der Intervalle reicht von einem komplet-
ten Monat über ganze sowie angebrochene Wochen bis hin zu frei defi-
nierbaren eigenen Perioden, um möglichst fließende Monatsübergänge
zu realisieren.
Zeilenanzeige: Die optionale Komprimierung auf eine Zeile erhöht die
Transparenz und Übersichtlichkeit, insbesondere bei sehr großem Per-
sonalbestand.
Anzahl der Planungseinheiten: Der Personalplaner kann frei entschei-
den, wie viele seiner Planungseinheiten angezeigt werden sollen. Mit ei-
ner parallelen Planung lassen sich schnell Ersatzkräfte finden, die über
die Funktion „Ausleihe“ bei einer anderen Einheit entliehen werden.
Personaleinteilung: Auch Mitarbeiter aus verschiedenen Planungseinhei-
ten können innerhalb einer Ansicht bequem bearbeitet werden.
Schichtdefinition mit Kürzeln: Der Anwender kann die benötigten
Schichtzeiten beliebig definieren und bezeichnen, sowie mit individuellen
Kürzeln versehen.
Im unteren Bereich des Dienstplanes wird in einem Reiter der exakt be-
nötigte Bedarf je Planungseinheit und -zeitraum abgebildet. Der weitere
Reiter „Meldungen“ beinhaltet dazu alle Warnhinweise, die bspw. bei
Überschreiten der zulässigen Arbeitszeit sowie der Verletzung anderer
Gesetze/Regelungen (Jugendschutz, Mutterschutz etc.), automatisch
erscheinen. Per Doppelklick gelangt der Planer in Sekundenschnelle di-
rekt zu der Ursache der Fehlermeldung im Einsatzplan und kann ent-
sprechende Maßnahmen ergreifen.
4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung
4.4.2 Personaleinsatzplanung
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 60
Bei der tagesbasierten Dienstplangestaltung muss zunächst der Bedarf je vorge-
gebenem Zeitintervall ermittelt werden. Dabei können Kriterien wie Öffnungszei-
ten oder evtl. Extrazeiten (Einsatzzeiten für Vor-/Nachbereitung, Anlieferung so-
wie Lagerarbeit) hinterlegt werden. Der tägliche Mitarbeiterbedarf wird i.d.R. um-
satzabhängig nach Qualifikationen kalkuliert: Für minutengenaue Intervalle wird
die benötigte Personalmenge für alle Abteilungen hinterlegt. Die Zeitspannen las-
sen sich dabei beliebig verändern. In Einzelhandelsfilialen kann dies bedeuten,
dass bspw. im Verkauf morgens zwei, abends jedoch fünf Kräfte benötigt werden.
Individuell notwendiger Bedarf pro Organisationseinheit „Verkauf“:
Das Beispiel erfasst den Personalbedarf je Organisationseinheit in Abhängigkeit
vom Umsatz sowie den täglichen Öffnungszeiten.
In der nachstehenden Maske wird nun die Verfügbarkeit je Mitarbeiter hinterlegt.
Dies ist bei Aushilfskräften mit Arbeitsverträgen ohne feste Arbeitszeiten eine Vo-
raussetzung für die automatische Errechnung eines Dienstplanes:
Sch-mitt
Koch
4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung
4.4.2 Personaleinsatzplanung
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 61
Maske zur Erfassung der Qualifikationen/Fähigkeiten der Mitarbeiter: Hierbei wird
unterschieden, in welchem Maße die Anforderungen je Qualifikation/Fähigkeit er-
füllt sind:
Für die automatische Berechnung des Dienstplanes ist die Einhaltung bestimmter
Regeln wichtig. Diese Regeln werden standardmäßig mit der P&I PEP unter-
stützt, können aber individuell an Kundenanfordernisse angepasst und erweitert
werden. Daneben sind alle Richtlinien flexibel auf den LOGA-Ebenen steuerbar,
bspw. auf Mandanten-, Länder- oder Personengruppenebene.
4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung
4.4.2 Personaleinsatzplanung
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 62
Integrierte Standardregeln:
Beispiel: tagesbasierter Dienstplan einer Einzelhandelsfiliale, inklusive Be-
darfsanzeige sowie Pausenzeiten
Nach der automatischen Errechnung des Dienstplanes kann dieser manuell
überarbeitet werden.
Einen besonderen Mehrwert der tagesbasierten Einsatzplanung stellt das „Geo-
Tagging“ dar. Per Scout-Abfrage können alle Mitarbeiter gefiltert werden, die re-
gional am nächsten zu der jeweiligen Arbeitsstätte wohnen und dadurch schnell
zur Verfügung stehen. Mit dieser Option ist die zeitnahe und flexible Reaktion auf
kurzfristig auftretende Gegebenheiten, wie z.B. eine plötzliche Krankheit, möglich
und erleichtert die entsprechend rasche Umplanung.
4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung
4.5.1 Genereller Überblick
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 63
4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung
4.5.1 Genereller Überblick
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung, kurz Payroll genannt, ist das Herzstück von
P&I LOGA. Dieses Modul bezieht seine Daten aus vielen anderen Modulen von
P&I LOGA. So fließen bspw. die Zeitwirtschaftsdaten mit ein, falls sie zur Brutto-
lohnermittlung benötigt werden. Die zur Bezahlung freigegebenen Mehrarbeiten
führen zur Auszahlung. Bezahlte Krankheitszeiten werden im Hinblick auf den
Ablauf des Lohnfortzahlungszeitraums geprüft. Gestattete Reisekosten können
über die Payroll ausgezahlt werden. Zudem werden die Reisespesen, die als
geldwerte Vorteile versteuert werden müssen, in der monatlichen Lohnsteuerbe-
rechnung berücksichtigt.
Zusätzlich zu den Daten anderer P&I LOGA Module fließen mitunter auch Daten
aus anderen Vorsystemen des Anwenders in die Payroll, wie z.B. komplexe Vor-
bruttosysteme aus der produzierenden Wirtschaft mit Stückakkord. Für diese Da-
tenübernahmen bietet P&I LOGA eine standardisierte Datenimportschnittstelle.
Nach Durchführung der monatlichen Abrechnung werden die Daten an die Fi-
nanzbuchhaltung und Kostenrechnung weitergeleitet. Kontierungsmerkmale der
unterschiedlichen, frei definierbaren Personalkostenarten werden dabei in P&I
LOGA hinterlegt, um sicherzustellen, dass die Datensätze in der jeweiligen Fi-
nanzbuchhaltung korrekt verbucht werden. Mehr als 200 verschiedene Finanz-
buchhaltungssysteme wurden bisher an P&I LOGA angebunden. Besonders häu-
fig wird die Finanzbuchhaltung der SAP integriert. Die dafür erforderlichen ABAPs
werden von P&I zur Verfügung gestellt.
Die standardisierten Schnittstellen DEÜV, IKS (Krankenkassen-Kommunikation),
Banken-Clearing (DTAUS, DTAZV, SEPA), Datenübermittlung ELSTER, Daten-
übermittlung ELENA etc. werden automatisch bedient. Elektronische Meldungen
von Entgeltersatzleistungen sind mit P&I LOGA professionell umsetzbar. Die ver-
traulichen Mitarbeiterdaten werden gemäß den allerhöchsten Datenschutzstan-
dards sicher an die Sozialversicherer übertragen. Ob automatisch oder manuell
erzeugte Bescheinigungen, P&I LOGA bietet Transparenz aller Datensätze und
ermöglicht schnelle und reibungslose digitale Meldungen.
4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung
4.5.1 Genereller Überblick
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 64
Die Ergebnisse der monatlichen Payroll werden auch in der P&I LOGA Personal-
kostenplanung genutzt. Dieses Modul verwendet die Rechenwerke zur Hoch-
rechnung der Personalkosten für zukünftige Perioden mit entsprechenden Verän-
derungen bestimmter Parameter (Beitragsbemessungsgrenzen, Tarife, etc.).
Alle für die korrekte Durchführung der Brutto- und Nettoberechnung erforderli-
chen Informationen und Regeln sind in den Lohnartentabellen hinterlegt. Bei der
Definition der einzelnen Lohnarten können die komplexesten Tatbestände abge-
bildet werden, wie zum Beispiel die Generierung von Folgelohnarten, Ermittlung
von Durchschnitten, Vergleichsrechnungen, Zulagen- und Zuschlagsermittlung,
Behandlung von aufzehrbaren Zulagen etc. Der Tarifvertrag über das Entgelt-
Rahmenabkommen ERA-TV der Metall- und Elektroindustrie ist ebenfalls abbild-
bar.
Einzelne Definitionen der Steuerungstabellen und Tarife lassen sich beliebig auf
den P&I LOGA Ebenen anlegen:
Installationsebene
Länderebene (Deutschland, Österreich, Schweiz, Spanien, Slowakei
etc.)
Mandantengruppenebene
Mandantenebene
Abrechnungskreisebene.
Die Vielzahl der Ebenen ist erforderlich, wenn das System für große international
tätige Kunden oder in Rechenzentren eingesetzt wird. Im Normalfall wird eine In-
stallation auf drei Ebenen genutzt:
Installation
Mandant
Abrechnungskreis.
4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung
4.5.1 Genereller Überblick
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 65
Eine Lohnartensteuerung auf Mandantenebene gilt demnach für alle Mitarbeiter
der Abrechnungskreise, die diesem Mandanten zugeordnet sind. Üblicherweise
werden Tarife auf Mandantenebene hinterlegt, da unterschiedliche Mandanten
verschiedene Tarife haben können. Beitragsbemessungsgrenzen werden auf der
Installationsebene hinterlegt, sofern alle Mandanten in Deutschland ansässig
sind. Besonderheiten, die nur bei einem Abrechnungskreis (z. B. außertarifliche
Mitarbeiter) vorkommen, werden auch bei diesem hinterlegt. Das System sucht
nun bei der Verarbeitung einer Lohnart die Ebenen von unten nach oben ab, bis
es die entsprechenden Parameter auf einer der Ebenen gefunden hat. Dieses
Verfahren erleichtert die Arbeit der Systembetreuung, da keine Tabellen und Tari-
fe doppelt oder mehrfach gepflegt werden müssen.
Wesentlicher Bestandteil der Abrechnung ist zum einen die Pfändungsrechnung
(Unterscheidung zwischen Unterhalts- und Sachpfändung sowie Abtretung, Auf-
rechnung und Verbraucherinsolvenz), zum anderen die Abbildung der jeweiligen
Altersteilzeitregelungen, Krankengeld- und Mutterschaftszuschussberechnung
sowie die Kurzarbeitergeldabrechnung.
Die monatliche Verdienstabrechnung für einzelne Mitarbeiter kann archiviert,
ausgedruckt und anschließend verteilt werden. Alternativ dazu kann sich jeder
Mitarbeiter mit Zugang zum Mitarbeiterportal seine persönliche Abrechnung in
P&I HCM ansehen und auf Wunsch ausdrucken. Leiter dezentraler Einheiten ha-
ben die Möglichkeit, die Gehaltstabrechnungen ihrer Mitarbeiter dezentral auszu-
drucken und zu verteilen.
4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung
4.5.1 Genereller Überblick
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 66
Beispiel einer Verdienstabrechnung (pdf-Format):
Elke Bachmann
4.5. Lohn- und Gehaltsabrechnung
4.5.2 Einzelabrechnung
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 67
4.5.2 Einzelabrechnung
Ein Lohnsachbearbeiter kann jeden Mitarbeiter, gemäß seiner Zugriffsrechte, je-
derzeit einzeln abrechnen. Diese Abrechnung ist identisch mit der Gesamtab-
rechnung aller Mitarbeiter zum jeweiligen Stichtag. Zudem lassen sich Änderun-
gen vornehmen und die Abrechnung beliebig oft wiederholen. Dabei werden die
Daten in der Datenbank jedes Mal durch die aktuellen ersetzt.
Erst nach Durchlauf und Freigabe der Gesamtabrechnung sind die Ergebnisse
durch eine erneute Wiederholung der Abrechnung nicht mehr änderbar. Nach-
trägliche Änderungen sind dann nur noch über Vormonatskorrekturen (Rückrech-
nungen) möglich. Einzelabrechnungen sind somit keine „Probeabrechnungen“,
sondern echte Abrechnungen, die am Ende schließlich abgeschlossen werden.
Es ist auch möglich, in einem kleinen Abrechnungskreis, wie z. B. beim Vorstand
oder bei der Geschäftsführung, je Mitglied eine Einzelabrechnung zu starten. Am
Ende des Monats wird daher keine Gesamtabrechnung mehr benötigt.
Das nachfolgende Bild zeigt die Personalstammdatenmaske. Im Kontext-
menü wird die Abrechnung gestartet:
4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung
4.5.3 Rückrechnung
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 68
4.5.3 Rückrechnung
Jede Veränderung von Personalstamm- oder Bewegungsdaten eines Mitarbeiters
mit einem Gültig-ab-Datum, das in einem Zeitraum vor der letzten abgeschlosse-
nen monatlichen Gesamtabrechnung liegt, führt automatisch zu einer Neube-
rechnung der Monatsabrechnung, in dem das Gültig-ab-Datum liegt. Diese Neu-
berechnung wird in dem Augenblick ausgelöst, in dem die Abrechnung für den
Mitarbeiter für den aktuellen Monat gestartet wird. Dabei ist es unerheblich, ob
die Abrechnung als Einzelabrechnung oder im Rahmen der Gesamtabrechnung
erfolgt.
Die Abrechnung des von der rückwirkenden Korrektur betroffenen Monats wird
vollständig mit den aktualisierten Daten neu durchgeführt, es werden die Diffe-
renzen zur ursprünglichen Abrechnung je Lohnart ermittelt. Die Differenz zum
Auszahlungsbetrag wird in die Abrechnung des aktuellen Monats übernommen,
wobei der Änderungszeitpunkt nicht unbedingt den Vormonat betreffen muss.
Aufgrund der historischen Datenhaltung in P&I LOGA kann der Korrekturmonat
beliebig weit in der Vergangenheit liegen. In diesem Fall werden alle Monate zwi-
schen dem Korrekturmonat und dem aktuellen Monat neu aufgerollt. Eventuelle
Auszahlungsdifferenzen in den einzelnen dazwischen liegenden Monaten werden
ebenfalls in der Verdienstabrechnung des aktuellen Monats nachgewiesen. Zur
Sicherstellung der Transparenz beim Mitarbeiter wird je korrigiertem Monat eine
Verdienstabrechnung erstellt, die in der Spalte „Jahreswerte“ die Differenz zur ur-
sprünglichen Abrechnung ausweist.
Der „Anstoß“ für eine Rückrechnung muss nicht immer durch rückwirkende Ver-
änderungen persönlicher Daten erfolgen. Eine rückwirkende Veränderung von
Tabelleneinträgen, wie zum Beispiel die Veränderung einer Tariftabelle, führt
gleichermaßen zu einer Rückrechnung, jedoch nur bei denjenigen Mitarbeitern,
die von dieser Veränderung betroffen sind. Das System sucht diese automatisch
heraus und setzt bei ihnen den Hinweis, dass sie bei der nächsten Abrechnung
eine Rückrechnung erhalten.
Natürlich kann auch eine generelle Rückrechnung für alle Mitarbeiter gestartet
werden.
4.5. Lohn- und Gehaltsabrechnung
4.5.4 Abrechnungsanalyse
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 69
4.5.4 Abrechnungsanalyse
Die Abrechnung von Löhnen und Gehältern ist ein äußerst komplexer Prozess.
Lohnsteuerermittlung, Vermögensbildung, DEÜV-Meldung, Zeitwirtschaftsab-
rechnung, Krankengeldbescheinigung - dies sind nur einige der vielen Punkte, die
in das Gesamtergebnis einer Personalabrechnung einfließen. P&I LOGA Analyse
verdeutlicht, wie sich die einzelnen Beträge zusammensetzen und sorgt für eine
schnelle, transparente und klar verständliche Aufbereitung der Ergebnisse – ein
wichtiges Informations-Werkzeug, um Abrechnungsprozesse einzelfallbezogen
einfach und Schritt für Schritt rückwärts zu analysieren.
Aufruf und Start der „Erweiterten Abrechnungsanalyse“ über das Kontext-
menü:
4.5. Lohn- und Gehaltsabrechnung
4.5.4 Abrechnungsanalyse
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 70
Das System rechnet ab und speichert alle Zwischenergebnisse in einem Proto-
koll, welches aus unterschiedlichen Sichten betrachtet werden kann: Experte (P&I
Berater), Sachbearbeiter und Systemadministrator: Auf dem voreingestellten In-
formationslevel „Sachbearbeiter“ wird anschaulich und verständlich dargestellt,
wie das System die einzelnen Lohnarten errechnet hat, z.B. bei einem bestimm-
ten Tarif oder einer Sonderzahlung, für eine vertiefte Einsicht in komplexe Tarif-
werke und gesetzliche Sachverhalte:
Analyseergebnis:
4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung
4.5.4 Abrechnungsanalyse
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 71
Auf der linken Seite des Dokumentes befindet sich der Navigationsbaum, mit dem
der Anwender bequem durch das Dokument geführt wird. Durch Anklicken eines
Themas werden die entsprechenden Details dazu auf der rechten Seite ange-
zeigt. Jede Lohnart wird strukturiert aufbereitet und in ihren Steuerungen erklärt.
Aufruf via Navigation über Verdienstabrechnung: Die alternative Möglich-
keit der Analyse über den selektiven Abrechnungsdialog im Kontextmenü
jeder Personendatenmaske:
Dabei wird eine besondere Form der pdf-Druckaufbereitung aktiviert. Die zu ana-
lysierenden Sachverhalte (in der Regel Lohnarten) sind direkt in der Verdienstab-
rechnung über Links (roter Kreis) zu erreichen. Die gewünschten Informationen
erscheinen anschließend in einem separaten Browser-Fenster.
4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung
4.5.5 Lohnkonto
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 72
4.5.5 Lohnkonto
Das System bietet zahlreiche Standardauswertungen an und ermöglicht zudem
individuell definierbare Analysen mit dem modulübergreifenden Auswertungsge-
nerator. Auf vielfachen Kundenwunsch steht auch ein „Lohnkonto“ zur Verfügung,
das auf Knopfdruck schnell den Überblick über die wesentlichen Eckdaten der
Lohnabrechnung in einem Kalenderjahr bietet:
4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung
4.5.6 Bescheinigungswesen
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 73
4.5.6 Bescheinigungswesen
Eine wesentliche Vereinfachung der Personalarbeit wird mit dem automatisierten
Bescheinigungswesen erreicht. Im System ist eine Reihe von Bescheinigungen
hinterlegt, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften einheitlich im Aufbau sind.
P&I LOGA Online-Hilfe aller verfügbaren Bescheinigungen:
4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung
4.5.6 Bescheinigungswesen
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 74
Die Generierung einer Bescheinigung ist je nach Gestaltung der Arbeitsprozesse
auf unterschiedliche Weise möglich.
Möglichkeit zum Anlegen einer Bescheinigung über das Kontextmenü einer
Personalverwaltungsmaske. Aufruf der Auswahlmaske:
Diese Maske ermöglicht die Erstellung aller im System hinterlegten Stan-
dardauswertungen. Im Beispiel wird die „Arbeitsbescheinigung § 312 SGB“ aus
der Gruppe „Bescheinigungen“ gewählt. Das System generiert anschließend die-
se Bescheinigung für den ausgewählten Mitarbeiter.
Auszug aus der gewählten Bescheinigung:
4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung
4.5.7 Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 75
4.5.7 Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)
Die Präventionsvorschrift des § 84 Abs. 2 SGB IX verpflichtet alle Arbeitgeber
zum betrieblichen bzw. behördlichen Eingliederungsmanagement (BEM), wenn
ein Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres mehr als sechs Wochen ununterbrochen
oder wiederholt arbeitsunfähig ist. Obwohl es keine gesetzliche Verpflichtung zur
Einführung eines BEM gibt, fordert der Gesetzgeber die Anwendung im jeweiligen
Einzelfall. Mehrere Gerichte (unter anderem Bundesarbeitsgericht - Urteil vom
10.12.2009 - Aktenzeichen 2 AZR 400/08) urteilten bereits, dass eine krankheits-
bedingte Kündigung ohne vorheriges BEM als unverhältnismäßig und sozialwidrig
gilt.
Die P&I AG hat in intensiver Zusammenarbeit mit ausgesuchten eigenständigen
Kunden bzw. kommunalen Dienstleistungsunternehmen sowie einem internen
Expertenkreis das Modul P&I LOGA Betriebliches Eingliederungsmanagement
(BEM) entwickelt. Insgesamt wurden somit direkt und indirekt die Belange von
mehr als 500 öffentlichen Arbeitgebern bei der Erstellung des Lastenheftes be-
rücksichtigt. Neben der vollständigen und lückenlosen Falldokumentation bietet
das Modul die automatische Ermittlung aller für BEM-Maßnahmen in Frage kom-
menden Mitarbeiter sowie die Möglichkeit fundierter Auswertungen und Analysen.
Einer maximalen Verfahrens-, Berechtigungs- und Zugriffssicherheit wurde eben-
so größte Aufmerksamkeit geschenkt. Es erfüllt alle Anforderungen, die durch
Rechtsprechung inzwischen an Arbeitgeber in arbeitsrechtlichen Personalange-
legenheiten gestellt werden.
Fehlzeitenermittlung
Für die Identifikation der in Frage kommenden Arbeitnehmer erstellt P&I LOGA
automatisch eine Liste mit verschiedenen Sortierungsoptionen, wie bspw. nach
Name, Organisationseinheit oder Kostenstelle. Folgende Details werden dabei
von P&I LOGA maschinell ermittelt und können alternativ manuell eingegeben
bzw. ergänzt werden:
Grund (bspw. automatische Ermittlung, Meldung durch den Betriebsrat,
etc.)
Zeitpunkt/-rahmen
interne/externe Maßnahme
Ziel und Status der einzelnen Maßnahmen
beteiligte Institutionen/Personen
4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung
4.5.7 Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 76
Kosten und Budget.
Für jeden BEM-Vorgang lassen sich alle relevanten Details zu den beteiligten
Stellen sowie den genauen Kosten und Förderungsbeträgen eingeben. Dabei bie-
tet P&I LOGA in den vorbelegten Feldern auch hier lediglich Beispiele an, die
anwenderspezifisch ergänzt werden können. Für ein übersichtliches Gesund-
heitsmanagement sind unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten möglich. So
lassen sich mit dem Auswertungsgenerator „Scout“ bspw. die Gesamtkosten aller
BEM-Vorgänge untersuchen. Auch alle Einrichtungen und Ämter, die an den Vor-
gängen beteiligt sind, können für fundierte Statistiken aufgelistet werden.
BEM-Maske eines ausgewählten Mitarbeiters: Alle Details können manuell
bearbeitet werden.
4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung
4.5.8 P&I LOGA Navigator
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 77
4.5.8 P&I LOGA Navigator
Das P&I LOGA Modul „Navigator“ bietet eine komfortable Unterstützung bei der
monatlichen Abrechnung der Mitarbeiter, da die Abarbeitung einer manuellen
Checkliste entfällt. Ein übersichtlicher Ablaufplan gestaltet den gesamten Ab-
rechnungslauf mit allen erforderlichen Schritten transparenter für den Sachbear-
beiter und zeigt alle notwendigen Aktionen an. Dadurch kann kein Step über-
sprungen werden, nachdem er erledigt ist.
Der Navigator wird direkt aus P&I LOGA Menü heraus gestartet und bietet eine
Übersicht je Mandant und Abrechnungskreis sowie nach einzelnen fachlichen Ar-
beitsschritten:
4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung
4.5.7 P&I LOGA Navigator – 4.5.8 Weitere Funktionalitäten der P&I LOGA Payroll
4.6 Personalkostenplanung
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 78
Die Komplettsicht des Navigators listet alle relevanten Aktionen auf und dient der
schnellen Statusübersicht. Durch Doppelklick auf eine beliebige Aktion erfolgt der
selektive Start der Auswertung. Hierbei werden alle erforderlichen Aktionen für
jeden Abrechnungslauf angezeigt inklusive einer aktuellen Statusübersicht. Eine
Ampelfunktion zeigt an, in welchem Status sich diese Funktion gerade befindet,
also ob sie bereits bearbeitet wurde oder noch Fehler enthält. Dabei unterschei-
det das System zwischen 4 Statusfarben:
Grau: Aktion wurde nicht durchgeführt
Rot: Aktion wurde fehlerhaft durchgeführt
Gelb: Aktion wurde mit Warnungen durchgeführt
Grün: Aktion wurde erfolgreich durchgeführt
Vorteile im Überblick:
transparenter & übersichtlicher Ablaufplan
Zusammenfassung aller einzelnen Vorgänge eines Abrechnungslaufes
zu Aktionen
automatische Listenbearbeitung
Minimierung der Fehlerquote
Statusübersicht mit Ampelfunktion
hoher Benutzerkomfort.
4.5.8 Weitere Funktionalitäten der P&I LOGA Payroll
An dieser Stelle soll darauf verzichtet werden, einen weiteren Einblick in dieses
mächtige Instrument der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu geben. Erwähnt wer-
den sollten jedoch an dieser Stelle noch die Tarifautomatik, Netto-Brutto-
Hochrechnung, Fehlzeitenüberwachung, Baulohn und Kurzarbeitergeldab-
rechnung.
4.6 Personalkostenplanung
Die Personalkostenplanung (Budgetierung) unterstützt die Organisation bei der
Aufstellung des Budgets für Personalkosten. Da viele Unternehmen die Kosten-
planung als Top-Down-Verfahren oder Bottom-Up-Verfahren organisiert haben,
wird auch die dezentrale Personalkostenplanung auf Vorgesetztenebene unter-
stützt. Der Vorgesetzte kann entweder Vorschläge einreichen, die ggf. am Ende
des Gesamt-Planungsprozesses genehmigt werden, oder er erhält ein Budget
zur Aufteilung der Personalkosten seiner Organisationseinheit auf Mitarbeiter-
ebene. P&I LOGA unterstützt beide Planungsvarianten.
4.6. Personalkostenplanung
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 79
Sowohl die Lohn- und Gehaltsabrechnung als auch der Stellenplan werden in P&I
LOGA berücksichtigt. Deshalb empfiehlt es sich, für eine exakte Personalkosten-
planung das Modul Stellen-/Organisationsplan zu aktivieren, um diesem alle Mit-
arbeiter zuzuordnen.
Basis für die Budgetierung ist die Personalkostenhochrechnung. Der gesamte
vorhandene Personalbestand wird für den Planungszeitraum hochgerechnet, in-
dem mit den aktuellen Mitarbeiterdaten für alle Monate des Planungszeitraums
eine Lohn- und Gehaltsabrechnung durchgeführt wird. Tariflich festgelegte, au-
tomatische Stufensteigerungen sind dabei genauso berücksichtigt wie Ein- und
Austrittsdaten.
Zudem lassen sich Veränderungsparameter (z.B. Prozentsätze für eine Lohner-
höhung ab einem bestimmten Zeitpunkt, voraussichtliche Beitragsbemessungs-
grenzen im neuen Kalenderjahr etc.) einstellen. Damit können unterschiedliche
Planungsvarianten erzeugt werden, um diese zielgerichtet miteinander zu ver-
gleichen.
Falls die Besetzung freier Stellen innerhalb des Planungszeitraumes vorgesehen
ist, werden diese Kosten zusätzlich zu den aktuellen Personalkosten kalkuliert,
durch Hinzufügen einer Referenzperson als Berechnungsgrundlage.
Mit dem P&I Kostenplanung Analysetool stellt P&I ein Add-on zu Personalkos-
tenplanung bereit, das Abweichungen zwischen der Personalkostenplanung und
den Abrechnungswerten, aber auch zwischen verschiedenen Hochrechnungsva-
rianten erleichtert. Auf Lohnartenbasis werden Abweichungen zwischen Hoch-
rechnung und Abrechnung in monatlicher Betrachtung durchgeführt. Hierbei wird
die Einzel-Lohnarten-Datei (ELAD) mit der Plan-Einzel-Lohnarten-Datei (ELADP)
verglichen.
P&I bietet hier drei verschiedene Möglichkeiten der Analyse:
1. Soll/Ist für einen gleichen Monat
2. Soll-Variante 1/Soll-Variante 2 für den gleichen Monat
3. Soll-Variante 1/Soll-Variante 1 zweier verschiedener Monate.
Aus den Informationen aus ELADP/ELAD und der Analyse-Basistabelle können
die Differenzen und die von P&I definierten rund 15 Abweichungsgründe ermittelt
werden. Die Differenzanalyse kann direkt aus dem neuen Explorer für Mandan-
ten, Abrechnungskreise, Kostenstellen, Kostenträger oder Organisationseinheiten
gestartet werden.
4.6 Personalkostenplanung
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 80
Ergebnisse einer Planungsvariante pro Organisationseinheit in P&I HCM
(Beispiel der Personalkosten für das Team Koch):
Kosten einer Stelle aus dem Team Koch, die mit 50% besetzt ist:
Team Koch
Bereich Koch
Team Koch
4.6 Personalkostenplanung
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 81
Das Mitarbeiter- und Vorgesetzten-Portal bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten,
das Planungsszenario zu verändern und unterschiedlichste Planungsalternativen
aufzustellen. Bei einer zentralen Planung geschieht dies in der Regel durch den
Sachbearbeiter in der Client/Server–Ansicht.
Gesamtkosten eines Unternehmens mit etwa 230 Mitarbeitern in der Orga-
nisationssicht, mit dem Gesamtunternehmen im linken Explorerbaum:
Kosten einer ausgewählten Organisationseinheit (im Beispiel der Bereich
ADMIN):
Bereich Koch
Bereich Koch
4.6 Personalkostenplanung
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 82
Die Hochrechnungsergebnisse können durch Bearbeitung der persönlichen Da-
ten verändert werden (z.B. Reduzierung der wöchentlichen Arbeitszeit). Um nicht
alle Mitarbeiter erneut hochrechnen zu müssen, kann eine einzelne Hochrech-
nung durchgeführt werden.
Kosten einer ausgewählten Mitarbeiterin mit Kontextmenü zur Einzelhoch-
rechnung:
Eine weitere Hochrechnungsmethode stellt der Schätzlauf dar. Dabei wird ein
fester Monat als Referenzwert für die übrigen Monate herangezogen. Das verein-
facht das Verfahren, zumal das Ergebnis einer exakten Hochrechnung den tat-
sächlichen Kosten nicht unbedingt näher kommen muss. Ungeplante Fluktuation,
längere Krankheiten, Mutterschutz etc. können auch bei den exaktesten und auf-
wendigsten Planungsmethoden nicht vorhergesehen werden.
4.7 Personalentwicklung mit Seminar- und Auszubildendenverwaltung
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 83
4.7 Personalentwicklung mit Seminar- und Auszubildendenverwaltung
Das Modul ist mit allen Funktionalitäten und Daten von P&I LOGA/HCM ver-
knüpft, sodass Weiterbildungsmaßnahmen effizient und professionell gesteuert
werden können. Neben der klassischen Seminarverwaltung, also dem Katalog al-
ler angebotenen Seminare, beinhaltet es die gesamte Organisation mit Referen-
ten-, Raum- und Hilfsmittelplanung, den Anmeldeprozess und die Durchführung
der Seminare sowie die abschließende Beurteilung.
Sowohl Personalstamm- als auch Stellenplandaten sind in die Seminarverwaltung
integriert. Aus dem im Organisations- und Stellenplan hinterlegten Anforderungs-
profil mit allen notwendigen Qualifikationen und Fähigkeiten ergeben sich ggf. bei
einem Abgleich mit den vorhandenen Fähigkeiten im Mitarbeiterprofil Defizite und
somit ein Personalentwicklungsbedarf. Passend dazu wird ein Seminarangebot
erstellt mit exakter Definition der erforderlichen Qualifikation oder Fähigkeit, die
nach erfolgreicher Teilnahme erlangt wird. So entsteht eine Liste aller Seminare,
die eventuelle Defizite ausgleichen können.
Qualifikationsprofil im P&I LOGA Stellenplan:
Nach Auswahl einer Stelle werden durch rechten Mausklick die Qualifikationen
angezeigt, die vom Stelleninhaber erwartet werden. Dabei werden Qualifikations-
gruppe, Qualifikationsart, Wert und Gewichtung dargestellt.
4.7 Personalentwicklung mit Seminar- und Auszubildendenverwaltung
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 84
Ein Profilabgleich zwischen Mitarbeiterprofil und Stellenanforderungsprofil
ermittelt im Beispiel eine Gesamteignung von 61 %:
Im Rahmen der Aufstellung des konkreten Seminarangebotes für die kommende
Planungsperiode kann neben der Art des Seminars auch die Häufigkeit der Ver-
anstaltung geplant werden:
Anlegen eines Seminars in P&I LOGA mit detaillierten Daten:
4.7 Personalentwicklung mit Seminar- und Auszubildendenverwaltung
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 85
Weitere Angabemöglichkeit zur Organisation der Weiterbildung (Beispiel:
Veranstalter):
Anmeldungsübersicht für ein ausgewähltes Seminar mit der Möglichkeit zur
Erstellung von Serienbriefen (z.B. für die Anmeldungs-
/Teilnahmebestätigung):
4.7 Personalentwicklung mit Seminar- und Auszubildendenverwaltung
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 86
Mit diesem Seminarkatalog kann ein Vorgesetzter im Management-Portal P&I
HCM seine Mitarbeiter gezielt für die jeweiligen Termine anmelden und gleichzei-
tig das Schulungsbudget überwachen. Über den individuell gestaltbaren Workflow
wird diese Anmeldung ggf. zur Genehmigung durch die Seminarorganisation ge-
leitet, die die Anmeldebestätigung anschließend als automatisch erzeugte Mail an
den Teilnehmer sendet.
Seminarkatalog im Mitarbeiterportal HCM:
Auswahl der Mitarbeiter durch den Vorgesetzten:
Koch Hans Koch
4.7 Personalentwicklung mit Seminar- und Auszubildendenverwaltung
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 87
Alternativ dazu können sich Mitarbeiter auch selbstständig über das Mitarbeiter-
Portal P&I HCM anmelden. Der hinterlegte Workflow läuft dabei üblicherweise
über den Vorgesetzten. Im Rahmen dieses Self-Services erfolgt optional auch die
abschließende Beurteilung der Weiterbildung durch den Teilnehmer.
Anmelde- und Teilnehmerlisten werden vom System automatisch generiert, so-
dass die zuständige Abteilung jederzeit einen Überblick über den Anmeldestatus
der Mitarbeiter oder vorhandene Wartelisten hat. Aus diesen Anmeldelisten kön-
nen komfortabel Serienbriefe bzw. Serien-E-Mails erstellt und versendet werden,
die dabei automatisch in das P&I LOGA-Verzeichnis übernommen werden.
Übersicht aller angemeldeten Mitarbeiter:
Neben der Beurteilung einer Weiterbildungsmaßnahme werden zudem auch die
erworbenen Qualifikationen automatisch in das Mitarbeiterprofil übertragen und
stehen dem Vorgesetzten zur Verfügung. Nach erfolgreichem Schulungsbesuch
kann der Seminarleiter oder der Vorgesetze die erworbenen Kenntnisse des Teil-
nehmers beurteilen und somit das Mitarbeiterprofil aktualisieren.
Meier
4.7 Personalentwicklung mit Seminar- und Auszubildendenverwaltung
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 88
Beispiel: Der Stelleninhaber besteht das Seminar mit 75 %:
Nach automatischer Übernahme dieses Ergebnisses in das Qualifikations-
profil des Mitarbeiters sind die im Seminar D1 erworbenen Fähigkeiten in
den Personalstammdaten ab Januar 2011 hinterlegt:
Hans, Peter, storniert
25.01.2011 30.01.2011
01.02.2011 16.02.2011
4.7 Personalentwicklung mit Seminar- und Auszubildendenverwaltung
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 89
P&I LOGA Auszubildendenverwaltung
Die Administration von Ausbildungsberufen und -jahrgängen ist eine komplexe
und zeitintensive Aufgabe. Es gilt, neben der Dauer auch Inhalt, betriebliche Aus-
lastungen und Kapazitäten sowie kurzfristig notwendige Änderungen zu koordi-
nieren, damit die Voraussetzungen für reibungslose Unternehmens- und erfolg-
reiche Ausbildungsabläufe stimmen.
Die Auszubildendenverwaltung ist in das P&I LOGA Personalmanagement im-
plementiert und unterstützt Unternehmen dabei, ihre eigenen Auszubildenden im
Sinne einer Ausbildungskontrolle zu erfassen und zu verwalten. Das System ver-
einfacht und verkürzt die Planung, liefert stets aktuelle Informationen und schafft
Transparenz.
Im P&I LOGA Personalstamm werden alle wesentlichen Daten im Ausbildungs-
vertrag hinterlegt. Durch die Integration des Moduls in die P&I LOGA-Umgebung
ist es möglich, genaue Daten der Auszubildenden wie u.a.
Vertrags- und Gehaltsdaten
Probezeitdaten
Laufbahndaten (z.B. schulischer Abschluss, Vortätigkeiten)
Daten zur arbeitsmedizinischen Untersuchung
geforderte Qualifikationen und Abgleich gegen die persönlichen Werte
zu verwalten und bequem über den P&I LOGA Auswertungsgenerator gemein-
sam auszuwerten.
In modular aufgebauten Ausbildungsplänen werden unterschiedliche Ausbil-
dungsstrukturen mit zeitlichem Ablauf sowie variabler Zuordnung festgelegt. Der
genaue Ablauf der Lehre ist dabei gegliedert nach den individuell definierbaren
Ausbildungsblöcken Berufsschule und Praxis.
In der Definition des Ausbildungsrahmenplans besteht die Möglichkeit einer ers-
ten Typisierung. Hier können beispielsweise die Schlüssel der Ausbildungsberufe
aus den Merkmalen zur Berufsbildungsstatistik des Statistischen Bundesamtes
zugeordnet sein:
4.7 Personalentwicklung mit Seminar- und Auszubildendenverwaltung
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 90
Typisierung und Definition eines Ausbildungsberufes:
Bei der automatischen Generierung des Ausbildungsrahmenplans werden alle
definierten und relevanten Daten berücksichtigt. Das System ordnet alle definier-
ten Blöcke über die gesamte Ausbildungsdauer in ihrer zeitlichen Abfolge an. Auf
dieser Grundlage erstellt P&I LOGA pro Lehrling einen Ausbildungskalender. Als
Tages-, Monats- oder Jahresansicht bietet er eine klare Übersicht aller Termine
zur beruflichen und schulischen Ausbildung inklusive Ausbildungsort, Ansprech-
partner, Abteilung und relevanten Kontaktdaten. Sowohl Monats- als auch Jah-
reskalender können ausgedruckt werden.
Jährlicher Ausbildungskalender: Pro Auszubildendem wird ein Kalender
erstellt, der manuell über das Kontextmenü bearbeitet werden kann:
Zur übersichtlicheren Darstellung sind die unterschiedlichen Blöcke farblich diffe-
renziert (rot = Berufsschule, grün = Praxis) sowie alle gesetzlichen Feiertage (z.B.
Tag der dt. Einheit „DeuE“) automatisch berücksichtigt. Einzelne Abschnitte, wie
Organisationseinheit oder Betriebsstätte, lassen sich ebenfalls manuell bearbei-
ten und Termine bequem hinzufügen.
4.8 Bewerberverwaltung
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 91
4.8 Bewerberverwaltung
Auch die Bewerberverwaltung basiert in P&I LOGA auf dem zentralen Organisa-
tions-/Stellenplan. Mit dem progressiven Bewerbermanagement von P&I ist es
möglich, den gesamten Prozess der Rekrutierung - angefangen bei der Stellen-
ausschreibung bis hin zum Bewerbungsgespräch - elektronisch zu gestalten. Zu-
dem unterstützt das webbasierte Mitarbeiter- und Führungskräfteportal HCM den
gesamten Prozess durch Self-Service und grafische Workflow-Steuerung. Dabei
stehen Effizienz und Sicherheit im Vordergrund.
Für die Besetzung einer freien Stelle (intern und/oder extern) ist es zunächst er-
forderlich, das Anforderungsprofil in Bezug auf geforderte Qualifikationen und
Fähigkeiten zu definieren, um den automatisierten Abgleich der Bewerberqualifi-
kation mit dem Stellenprofil zu nutzen. Auch hier wird, wie bereits in Punkt 4.7,
die essentielle Rolle des P&I LOGA Stellenplans deutlich.
Nach Festlegung des Anforderungsprofils erfolgt die Ausschreibung, optional in-
tern im Mitarbeiterportal P&I HCM, extern auf der Homepage des Unternehmens,
über Jobbörsen oder klassisch in Printmedien.
Die eigentliche Verwaltung aller eingehenden Bewerbungen wird durch das Sys-
tem unterstützt. Wir empfehlen dazu, ausschließlich elektronische Bewerbungen
zuzulassen.
Interne Bewerbungen treffen über das Mitarbeiterportal P&I HCM ein. Die Profile
der Mitarbeiter sind bereits im System hinterlegt, können aber durch den Bewer-
ber noch ergänzt werden. Externe Bewerbungen sollten über ein Bewerberportal
auf der Homepage der Organisation eingehen. Sowohl für die interne als auch
externe Bewerbung ermöglicht ein Formular die Eingabe der Qualifikationen und
Fähigkeiten durch die Bewerber. Der große Vorteil der Online-Bewerbung (e-
Cruitment) liegt im eingesparten Arbeits- und Zeitaufwand, da die Erfassung der
Grunddaten nicht vom Personal, sondern vom Bewerber erfolgt.
Für die weitere Verarbeitung der vom Bewerber erfassten Daten gibt es zwei
Möglichkeiten. Zum einen lassen sich die erfassten Daten direkt in die P&I LOGA
Datenbank übertragen, wie es bspw. der Anwender Deutsches Krebsforschungs-
zentrum Heidelberg (DKFZ) nutzt.
4.8 Bewerberverwaltung
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 92
Beispiel für die individuelle Gestaltung des Eingabeformulars: Online-
Bewerbung beim DKFZ: Aus dem Aufbau wird erkennbar, dass es sich
hierbei um die Original-Maske von P&I HCM handelt.
Zum anderen bietet das P&I Bewerbermanagement die Möglichkeit der Generie-
rung einer XML-Datei aus der individuellen Bewerbungsseite im Unternehmen-
sportal, um diese nach Sichtung durch die Personalabteilung in P&I LOGA einzu-
lesen. Beispiele dafür sind die Firmen Dr. Johannes Heidenhain, Traunreuth und
Veolia.
Beispiel: Online-Bewerbungsmaske von VEOLIA - aus den erfassten Daten
wird eine XML-Datei erzeugt, die anschließend in P&I LOGA eingelesen
wird.
4.8 Bewerberverwaltung
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 93
Auch Bewerbungen bei Monster.de, Stepstone, Stellenanzeigen.de und Jobscout
werden über standardisierte XML-Dateien in P&I LOGA eingelesen.
Bewerberdaten werden als normale Personaldaten in der Datenbank von P&I
LOGA abgelegt. Nach Abschluss des Bewerbungsprozesses erhalten die einge-
stellten Bewerber lediglich einen Arbeitsvertrag im System, sodass Personalda-
ten nicht zweimal erfasst werden müssen. Daten der abgelehnten Bewerber kön-
nen auf Wunsch im System gelöscht werden.
Ein automatischer Profilabgleich zwischen Anforderungsprofil der Stelle und Mit-
arbeiterprofil führt zu einer Rankingliste als Entscheidungsgrundlage, welcher
Bewerber zu Gesprächen eingeladen wird und welcher weitere Unterlagen nach-
reichen soll.
Die erfassten Bewerberdaten können mit dem Anforderungsprofil abgegli-
chen werden: Das Beispiel zeigt die Einzelvergleiche je Kriterium und die
Gesamtbewertung (hier 46 %).
Assistent Koch, freigegeben
4.8 Bewerberverwaltung
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 94
Die Anforderungen sind dem Profil der Stelle im P&I LOGA Stellenplan ent-
nommen:
Rankingliste der Bewerber:
Bereich Koch
Abt. Busch
Abt. Feld
Team Meier
Assistent Koch, freigegeben
4.8 Bewerberverwaltung
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 95
Auf Basis des Rankings können nun weitere Unterlagen (Zeugnisse etc.) ange-
fordert und Bewerbungsgespräche vereinbart werden, um den Bewerbungsvor-
gang so effizient und ergebnisorientiert abzuwickeln.
Komfortabler ist es, dem Bewerber Zugang zum Mitarbeiterportal zu gewähren,
sodass dieser im Workflow „Bewerbergespräch“ eingebunden wird. Das ist nicht
nur für die Personalabteilung einfacher, sondern vermittelt auch dem Bewerber
das hohe Maß an Professionalität der Organisation, bei der er sich bewirbt.
Die gesamte Korrespondenz des Bewerbungsprozesses (Eingangsbestätigung,
Einladung zum Vorstellungsgespräch, Absagen etc.) wird mit dem P&I Bewer-
bermanagement digital durchgeführt und ermöglicht die direkte Erstellung von
Serienbriefen bzw. den Versand von E-Mails.
Für Unternehmen, die aufgrund ihrer Sicherheitsanforderungen keinen Direkt-
Zugriff über die Homepage auf die Datenbank und somit keine Freischaltung
wünschen, bietet das P&I Bewerbermanagement eine Alternative, die dem erhöh-
ten Sicherheitsanspruch entspricht: den offenen Zugriff auf die Bewerbungsmas-
ken ohne Direktzugriff auf das Webportal.
Zwischen die externe Web-Ausschreibung auf der Unternehmenswebsite und das
Webportal wird ein Webserver („Jobboard“) geschaltet. Der „Bewerben Sie sich
online“-Button verlinkt auf diesen externen, kleinen Server, der durch die P&I AG
beim Kunden aufgesetzt wird.
Auf dem externen Server werden die Daten in Bewerbungsmasken eingegeben
und als XML-Datei automatisch - oder bei Bedarf auch manuell - in die P&I Da-
tenbank importiert. Dort stehen sie für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.
Für die visuelle und funktionale Aufbereitung der Bewerbungsmasken bietet das
P&I Bewerbermanagement kreative Gestaltungsmöglichkeiten, u.a. diverse Sty-
lesheets für eine individuelle Design-Auswahl. Auch das Layout ist mit unter-
schiedlichen Einstellungen zu Farbe, Schrift etc. flexibel anpassbar. Weiter kön-
nen Masken für bestimmte Ausschreibungsgruppen (z.B. Auszubildende, Verwal-
tungspersonal, technisches Personal, medizinisches Personal etc.) oder sogar für
einzelne Stellen (Führungskräfte, Controller, Sachbearbeiter etc.) konfiguriert
werden. So können z.B. bei Ausschreibungen für einen Minijob oder einen Prak-
tikumsplatz nur die jeweils relevanten Felder für die Eingabe angezeigt werden.
4.8 Bewerberverwaltung
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 96
Jobboard: mehr Gestaltungsvarianten für die Bewerbungsmaske
5 Summary
6 Abschließender Hinweis
White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 97
5 Summary
Mit dem vorliegenden White Paper haben wir Ihnen einen Überblick über die in-
tegrierte HR-Software P&I LOGA/HCM vermittelt.
Ob als klassische Inhouse-Lösung, Application Service Providing (ASP), Mana-
ged Application Service (MAS) oder über HR-Service Partner als Business Pro-
cess Outsourcing (BPO): Das System unterstützt alle HR-Prozesse mit State-of-
the-Art Technologie und Funktionen, um einen nachhaltigen Erfolg in der Perso-
nalarbeit zu gewährleisten.
Die wesentlichen Vorteile für ein modernes HR-Management mit P&I LOGA/HCM
sind:
einheitliche redundanzfreie Datenhaltung
Integration durch modulübergreifende Funktionen und
Synchronisationen
Schnittstellen zu allen relevanten ERP-Systemen
international einsetzbar durch Multilingualität
maximaler Datenschutz
webbasierte dezentrale Personalarbeit
Effizienz durch Self-Service
Transparenz für Mitarbeiter und Vorgesetzte.
6 Abschließender Hinweis
Um einen umfassenden Eindruck der Software zu erhalten, vereinbaren wir gerne
mit Ihnen einen Präsentationstermin. Sprechen Sie uns an:
P&I Personal & Informatik AG
Frau Silvana Nies
Tel.: +49 (0) 611 7147-228
Fax: +49 (0) 611 7147-4228
www.pi-ag.com
White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: 20.03.2014 Seite 98
Deutschland Österreich Schweiz
P&I AG P&I GmbH P&I AG
Kreuzberger Ring 56 Ares Tower Seestrasse 185
D-65205 Wiesbaden Donau-City-Straße 11 CH-8800 Thalwil
Telefon +49 6 11 7147-0 A-1220 Wien Telefon +41 (0) 44 722 75-75
Telefax +49 6 11 7147-220 Telefon +43 1 260 39-0 Telefax +41 (0) 44 722 75-79
[email protected] Telefax +43 1 260 39-330 [email protected]
www.pi-ag.com [email protected] www.pi-ag.com
www.pi-ag.com
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