Willkommen zur VDI‐GPP‐VeranstaltungWillkommen zur VDI‐GPP‐Veranstaltung
LEAN OFFICELEAN OFFICESparpotenziale durch Prozessgestaltung
im administrativen Umfeldim administrativen Umfeld
Ihre Referenten: Dr. Norbert Herbig, Rolf B. Drescher
VDI‐GPP Nürnberg 126. September 2013
iRBD Ingenieursozietät
•Prozessmodellierungg
•Prozessdesignb•Prozessverbesserungen
•Kostensenkungg• Effizienzsteigerung•Projektmanagement
VDI‐GPP Nürnberg 226. September 2013
PPV CONSULTING GMBH
F i fü• Frei für Kurzpräsentation PPV
VDI‐GPP Nürnberg 326. September 2013
Was bedeutet „LEAN“?
LEAN bedeutet nicht „schlank“!
LEAN bedeutet: Werte ohne Verschwendung schaffen!
MUDA: Verschwendungg
MURA: Die Unausgeglichenheit
ÜMURI: Die Überlastung
VDI‐GPP Nürnberg 426. September 2013
Quelle: Taiichi Ohno (1993)
MUDA, MURA, MURI
VDI‐GPP Nürnberg 526. September 2013
Quelle: Toyota TPS
Die 7 Arten der Verschwendung
VDI‐GPP Nürnberg 626. September 2013
Quelle: Danaher DBS
Verschwendung am Beispiel „Wäsche waschen“:
VDI‐GPP Nürnberg 726. September 2013
Warum „LEAN OFFICE“?
VDI‐GPP Nürnberg 826. September 2013
Quelle: IAP GmbH
Die 7 Arten der Verschwendung in der Administration
VDI‐GPP Nürnberg 926. September 2013
Quelle: IAP GmbH
Die 7 Arten der Verschwendung in der Administration
VDI‐GPP Nürnberg 1026. September 2013
Quelle: IAP GmbH
Die 7 Arten der Verschwendung in der Administration
VDI‐GPP Nürnberg 1126. September 2013
Quelle: IAP GmbH
Die 7 Arten der Verschwendung in der Administration
VDI‐GPP Nürnberg 1226. September 2013
Quelle: IAP GmbH
Warum „LEAN OFFICE“?Ergebnisse einer Studie des Fraunhofer IPA (Stuttgart) aus 2006:
32% Effizienzsteigerungspotenzial Nur 62% aller Prozesse standardisiert Nur 5% der Durchlaufzeit ist wertschöpfend Nur 5% der Durchlaufzeit ist wertschöpfend
VDI‐GPP Nürnberg 1326. September 2013
Quelle: Fraunhofer IPA
Planspiel: 1. Durchlauf
In jedem Unternehmen gibt es den Kreditorenprozess:Ein Lieferant schickt eine Rechnung.
Diskutieren Sie diesen Kreditorenprozess und erstellen i Abl fdi fü d P R hein Ablaufdiagramm für den Prozess vom Rechnungs‐eingang bis hin zum Zahlungsausgang.
Hilfsmittel: Moderationskoffer Zeit: 8 Minuten
VDI‐GPP Nürnberg 1426. September 2013
Aktivitäten-ProzessdarstellungSpezifiziert die Aktivitäten (was passiert) im Prozess.
Ermöglicht die Erfassung von Entscheidungspunkten,
Darlehensbewilligungsverfahren
Nacharbeitsschleifen und Komplexitäten.
Funktionale-ProzessdarstellungZeigt detailliert die einzelnen Schritte eines
Darlehensbewilligungsverfahren
Kundenberater Abteilungsleiter Direktor Sachbearbeiter Vergangene Zeit
1Eingang eines 2
g
Prozesses.
Führt zur Ermittlung der Personen und Gruppen, die in
die einzelnen Schritte involviert sind.
1 Tag
5 Tage
Eingang einesDarlehensantrages
3Nachprüfenund unterschreiben
2Überprüfung vonEinkommen undVermögenswerten
5Scheck undD k t
Bewilligt
10 Tage
4Überprüfung aufAusnahmesituation
Dokumentevorbereiten
6Formulierung einerschriftl. Ablehnung
Nicht Bewilligt
VDI‐GPP Nürnberg 1526. September 2013
Darlehensbewilligungsverfahren
Posterhalten
Antragbearbeiten
Kredit überprüfen
Antrag abklären
Dateneingeben
Antrageingeben
Einheit überprüfen
Auftragdisponieren
Übergabe anVorgesetzten
Personen Prozess
1 Std. 2 Std. 4 Std. 30 Min. 2 Std. 4 Std. 4 Std. 10 Min.
erhalten bearbeiten überprüfen abklären eingebeneingeben überprüfen disponieren Vorgesetzten
Ankunftper LKW
Wartezeit Post öffnen Post t il
Posti ht
Wartezeit Antragüf
Antrag i t i
Kreditüb üf
Gesamt-Prozess
1 Std. 3 Std. 1 Std. 20 Min. 5 Min. 10 Min. 5 Min. 110 Min. 10 Min.Vorgangweiterleitenper LKW verteilen sichten prüfen registrieren überprüfenProzess weiterleiten
Verfahrent il
Verfahren Wartezeit Verfahren1 Std. 2 Std. 3 Std. 20 Min. 5 Min. 20 Min. 15 Min. 30 Min. 5 Min. 2 Min.
Vorgangit l it
Wartezeit Wartezeit Vorgangit l it
Verfahrent il
Wartezeitzuteilen abklären eingeben weiterleiten
Verfahren V f hV f h V f h V f h V f h30 Min. 10 Min. 1 Min. 50 Min. 5 Min. 10 Min. 5 Min. 10 Min. 1 Min. 3 Min.
Vorgang
weiterleiten zuteilen
Verfahren Verfahrenausdrucken Wartezeit
Verfahrenweiterleiten
Verfahrenüberprüfen
Verfahrenüberprüfen
Verfahrenfreigeben
Verfahendrucken
Vorgangweiterleiten
1 Std 2 Std 1 Std 10 Min
Wartezeit Verfahrenüberprüfen
WartezeitVerfahrenabstimmen
1 Std. 2 Std. 1 Std 10 Min.
34 Schritte – 5 davon wertschöpfendwertschöpfend
Wartezeit Übergabe anVorgesetzten
VDI‐GPP Nürnberg 1626. September 2013
Darlehensbewilligungsverfahren
Erhalt einer Anfrage
Einloggen 0,5 Std.
Anfragen von Preisen
Ermitteln vorläufiger Preise
P i üb b it
1 Std.
0,5 Std.
0 5 StdPreise überarbeiten
Angebotspreise festlegen
Ausarbeiten des Angebotes
0,5 Std.
1 Std.
2 Std.Ausarbeiten des Angebotes
Idealer Prozess < 3 StdIdealer Prozess
Sollprozess Max. 2,5 Std. nicht-wertschöpfende Zeit
< 3 Std.
VDI‐GPP Nürnberg 1726. September 2013
2 4 6 8 Zeit in Std.
Planspiel: 2. Durchlauf
Betrachten Sie den ausgehängten Beispiels‐Kreditoren‐Prozess.
Suchen Sie nach nicht wertschöpfenden TeilprozessenSuchen Sie nach nicht wertschöpfenden Teilprozessen.
Markieren Sie diese Teilprozesse mit einem schwarzen Kl b kKlebepunkt.
Hilfsmittel: Moderationskoffer Zeit: 10 Minuten
VDI‐GPP Nürnberg 1826. September 2013
High‐Level‐ProzessdarstellungOUTPUTS
INPUTS
PROZESSIdeen Informationen
Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Schritt 4:Schritt 1:Abfüllen
Schritt 2:Kennzeichnen
Schritt 3:Prüfen
Schritt 4:Verpacken
VDI‐GPP Nürnberg 1926. September 2013
VDI‐GPP Nürnberg 2026. September 2013
Planspiel: 3. Durchlauf
Betrachten Sie den ausgehängten Beispiels‐Kreditoren‐Prozess.
Suchen Sie nach Teilprozessen die keine KundenSuchen Sie nach Teilprozessen, die keine Kunden haben.
M ki Si di T il i iMarkieren Sie diese Teilprozesse mit einem roten Klebepunkt.
Hilfsmittel: Moderationskoffer Zeit: 5 Minuten
VDI‐GPP Nürnberg 2126. September 2013
Schnittstellen
Schnittstellen treten immer dann auf,wenn Belege oder Informationen voneiner Abteilung in eine andere wandern.
Die beteiligten Menschen müssen ein gemeinsames Verständnis des Vorganges herbei führenVerständnis des Vorganges herbei führen.
Das ist fehlerträchtig und führt zu Verschwendung durch P ll l b i d I f i d dParallelarbeit und Informationsredundanz.
VDI‐GPP Nürnberg 2226. September 2013
Planspiel: 4. Durchlauf
Betrachten Sie erneut den ausgehängten Beispiels‐Kreditoren‐Prozess.
Suchen Sie nach überflüssigen SchnittstellenSuchen Sie nach überflüssigen Schnittstellen.
Markieren Sie diese Schnittstellen mit einem gelben Kl b kKlebepunkt.
Hilfsmittel: Moderationskoffer Zeit: 5 Minuten
VDI‐GPP Nürnberg 2326. September 2013
Medienbrüche
Medienbruch: Wechsel des informationstragenden Mediums innerhalb eines Informationsbeschaffungs‐oder ‐verarbeitungsprozesses.
P i PDF D b k ERP SPapier PDF Datenbank ERP‐System
VDI‐GPP Nürnberg 2426. September 2013
Quelle: Taiichi Ohno (1993)
Planspiel: 5. Durchlauf
Betrachten Sie erneut den ausgehängten Beispiels‐Kreditoren‐Prozess.
Suchen Sie nach überflüssigen MedienbrüchenSuchen Sie nach überflüssigen Medienbrüchen.
Markieren Sie diese Medienbrüche mit einem grünen Kl b kKlebepunkt.
Hilfsmittel: Moderationskoffer Zeit: 5 Minuten
VDI‐GPP Nürnberg 2526. September 2013
Hidden Factory (1)
Situation: ein Mitarbeiter eines mittelgroßen Unternehmens bekommt die Aufgabe, einen Prozess aus seinem Arbeitsalltag zu beschreiben, und zwar ohne fremde Hilfe.Ergebnis des Mitarbeiters:
VDI‐GPP Nürnberg 2626. September 2013
Hidden Factory (2)
Realität: Der Prozess wird von einem neutralen Dritten aufgenommen und so dargestellt, wie er tatsächlich abläuft:
VDI‐GPP Nürnberg 2726. September 2013
Hidden Factory (3)
Soll des Prozesses: Durch Optimierungen ist der Prozess viel schlanker geworden:
VDI‐GPP Nürnberg 2826. September 2013
Hidden Factory (4)
Die Differenz IST‐ zu SOLL‐ Prozess (hier ausgegraut) sind nicht wertschöpfende Schritte, die für die Erfüllung der Kunden‐anforderungen nicht notwendig sind, und für die der Kunde auch nicht bezahlt‐ die sogenannte „Hidden Factory“ oder Versteckte Fabrik“:„Versteckte Fabrik“:
VDI‐GPP Nürnberg 2926. September 2013
Der Trainingstag „Lean Administration ACTIVE“ richtetsich an Mitarbeiter, Fach‐ und Führungskräfte mit
i d k i kti h E f h
Agenda08:00 Vorstellungsrundegeringen oder keinen praktischen Erfahrungen zum
Thema LEAN, KVP oder KAIZEN. Er dient dem Aufbau vonBasiskompetenzen und soll motivieren, LEAN Prinzipienund Methoden im eigenen Unternehmen umzusetzen.
08:00 Vorstellungsrunde08:30 LEAN Prinzipien & Methoden 09:00 Abläufe Solar GmbH 09:15 Aufwärmrunde“
Themen und Tools
u d e ode e ge e U e e e u use e 09:15 „Aufwärmrunde09:45 Pause10:00 1. Tag10 30 UThemen und Tools
1. Kostenbewusstsein:„Blick durch die Verlustbrille“
2 5S Arbeiten mit Standards
10:30 Auswertung, Umsetzung12:15 Mittagspause13:00 2. Tag
2. 5S, Arbeiten mit Standards
3. Prozessmapping
4. SIPOC‐Diagramme: Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers
13:30 Auswertung, Umsetzung15:15 Pause15:30 3. Tagp ,
5. Kosten‐Nutzen‐Rechnung
6. Verbesserung von Kennzahlen:Durchlaufzeit, Produktivität, Fehlerquote
16:00 Auswertung und Resümee16:40 Good Practice Beispiele17:30 Ende
VDI‐GPP Nürnberg 3026. September 2013
In einem nahezu realen Prozess mit authentischen Abläufen und Funktionsbereichen werden reale Aufträge bearbeitetund Funktionsbereichen werden reale Aufträge bearbeitet. Folgende Tätigkeiten sind definiert:
1. Geschäftsführung
2 Ei k f/ Di i i2. Einkauf/ Disposition
3. Kalkulation
4. Controlling
5. Technische Planung
6. Verkauf
7 Außendienst7. Außendienst
Zusätzlich werden Beobachtungsaufgaben an bis zu5 Teilnehmer vergeben.
Die Teilnehmer übernehmen im Laufe des Tages verschiedene Aufgaben und erleben so den Prozessaus verschiedenen Blickwinkeln
VDI‐GPP Nürnberg 3126. September 2013
aus verschiedenen Blickwinkeln.
Danke für Ihre Aufmerksamkeit.Danke für Ihre Aufmerksamkeit.Fragen?
VDI‐GPP Nürnberg 3226. September 2013
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