8
2 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Administrasi
Pengertian administrasi secara etimologis atau asal kata administrasi berasal
dari Bahasa Inggris “administration” yang berarti (mengelola). Administrasi juga
berasal dari Bahasa Belanda “administratie” yang memliki cakupan tata usaha,
manajemen dari kegiatan organisasi, dan manajemen sumber daya.
Dari pengertian tersebut menurut Marliani (2018) administrasi mempunyai
pengertian dalam arti sempit dan arti yang luas. Dalam arti sempit adminstrasi
diartikan dengan kegiatan tata usaha. Tata usaha pada dasarnya merupakan kegiatan
pencatatan data, surat-surat informasi secara tertulis serta penyimpanan dokumen
sehingga dapat dipergunakan kembali jika diperlukan.
Administrasi dalam arti luas diartikan dengan kerjasama. Istilah administrasi
berhubungan semua proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang bertujuan
untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara
berdaya guna dan berhasil guna.
Berdasarkan uraian diatas penulis menarik kesimpulan bahwa administrasi
adalah kegiatan menulis atau mencatat serta menyusun sebuah informasi yang terjadi
didalam sebuah organisasi serta mengatur dan mengelola kegiatan bisnis yang telah
direncanakan sebelumnya untuk mencapai tujuan bersama.
9
Dari pengertian admnistrasi di atas, menurut Marliani (2018) pada dasarnya
administrasi terdiri atas karakteristik dan unsur-unsur yang melekat. Berikut
karakteristik administrasi terdiri dari :
1. Efisien, yang berarti tujuan dari administrasi adalah mencapai hasil keputusan
secara maksimal.
2. Efektifitas, yang berarti tujuan yang disepakati sebelumnya dapat tercapai.
3. Rasional, yang berarti bahwa tujuan yang telah dicapai berguna untuk maksud
yang dilakukian secara sadar dan kepentingan organisasi.
Oleh sebab itu, tujuan yang hendak dalam mencapai kegiatan administrasi
adalah menerapkan kemampuan dan ketrampilan kerja sehingga tercapai tujuan
secara efektif,efisien serta melalui tindakan rasional. Tujuan secara efektif dan efisien
dalam tindakan rasional dapat dicapai bila ada perencanaan yang realistik dan tepat
secara logis yang bisa dikerjakan oleh organisasi.
2.1.1 Administrasi Negara
Administrasi negara atau yang biasa disebut adminstrasi publik adalah
kegiatan-kegiatan/proses/usaha yang dibuat untuk mengatur pengelolaan organisasi
yang ada didalam suatu masyarakat untuk dapat berjalan dengan baik, dalam
admnisitrasi negara terdapat tiga elemen yang penting yaitu lembaga eksekutif,
lembaga yudikatif serta lembaga legislatif.
Dwigh Waldo dalam (Muthmainah:2019) mengatakan administrasi negara
dapat dinyatakan dalam pengertian yaitu :
10
a. Administrasi Negara merupakan suatu manajemen dan organisasi dari
manusia dan peralatannya guna mencapai tujuan pemerintah.
b. Admnistrasi Negara merupakan suatu seni tentang manajemen yang
dapat digunakan untuk mengatur berbagai urusan negara.
Dalam definisi diatas penulis menyimpulkan bahwa Administrasi Negara
adalah proses manajemen yang untuk mengelola kegiatan yang berkaitan langsung
dengan urusan pemerintahan.
Admnistrasi negara mempunyai tujuan untuk memberikan pelayanan yang
sebaik-baiknya kepada masyarakat yang berdasarkan ketentuan/peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
2.1.2 Administrasi Niaga
Adminstrasi Niaga atau yang dikenal dengan administrasi bisnis merupakan
kegiatan-kegiatan/proses/usaha yang mengatur kegiatan sektor perusahaan swasta
dengan tujuan memperoleh laba. Administrasi Niaga merupakan bagian dari ilmu-
ilmu sosial yang mempelajari proses kerjasama antara dua orang atau lebih dalam
upaya mencapai tujuan bersama. Administrasi Niaga juga merupakan kegiatan
organisasi dalam upaya mencari keuntungan dengan tidak mempertimbangkan
kesejahteraan rakyat melainkan kepentingan kesejahteraan individu atau kelompok.
Y.Wayong dalam (afifah : 2014) mendefinisikan Administrasi Niaga adalah
keseluruhan kegiatan produksi barang dan jasa sampai tibanya barang dan jasa
tersebut ditangan konsumen.
11
Dari definisi diatas penulis menyimpulkan administrasi niaga adalah suatu
organisasi yang berkaitan langsung dengan kegiatan bisnis guna untuk mencari
keuntungan/profit. Dalam kegiatannya administrasi niaga kepentingannya ditujukan
untuk kesejahteraan individu atau kelompoknya itu sendiri.
2.2 Manajemen Logistik
Logistik berasal dari kata Logis yang berarti rasional dan tikos yang berarti
berpikir sehingga logistik berarti rasional dalam menjalankan kegiatan. Istilah
logistik disebut juga dengan istilah logistik bisnis, manajemen agen, distribusi,
logistik industri, manajemen logistik manajemen material, sistem yang merespons
cepat, manajemen rantai pasokan dan manajemen pasokan. Sedangkan manajemen
Logistik merupakan proses kegiatan yang mengatur dan mengelola perpindahan
barang dari suatu titik produsen dan berakhir di tangan konsumen. Jenis barang yang
ada didalam logistik terdiri dari benda yang berwujud nyata seperti bahan makanan,
bahan-bahan bangunan, hewan, peralatan, dan cairan (Li, X 2014:1)
Peran logistik kini telah meluas bukan hanya sekedar memindahkan produk jadi
bahan, tetapi juga menciptakan keunggulan kompetetif dengan memberikan layanan
yang memenuhi permintaan konsumen. Memiliki jasa logistik yang kompetetif
sangatlah penting bagi indonesia dalam upaya membangun konektivitas nasional dan
internasional (Salim, Z., 2015, Chapman, et al., 2002). Sektor jasa logistik
merupakan sektor yang vital karena perannya dalam mendistribusikan barang dan
jasa, mulai dari ekstraksi bahan baku, proses produksi, pemasaran, sampai barang dan
jasa tersebut sampai di tangan konsumen (Salim, Z., 2015:147-148).
12
Di dalam manajemen logistik, terdapat unsur-unsur yang penting, seperti
halnya yang menjadi unsur-unsur masukan dari manajemen itu sendiri. Adapun
unsur-unsur penting tersebut meliputi manusia (man), uang/dana (money), bahan-
bahan (material), mesin (machine), dan cara/metode (method).
Unsur-unsur manajemen logistik di atas biasa disebut 5 M yang diproses ke
dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen logistik melalui asas-asas manajemen
logistik, yaitu :
1. Koordinasi, yaitu mengkoordinir pekerjaan agar tidak terjadi tumpang tindih.
2. Integrasi, yaitu menyatukan ke dalam proses produksi.
3. Sinkronisasi, yaitu ketepatan dalam proses produksi.
4. Simplikasi, yaitu penyederhanaan pekerjaan.
Keempat asas manajemen logistik di atas biasanya disingkat KISS, yang
menjadi dasar dan norma yang mengatur pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen
logistik di antaranya sebagai berikut:
1. Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan
Fungsi ini mencakup aktivitas dalam menetapkan sasaran-sasaran, pedoman-
pedoman, pengukuran penyelenggaraan bidang logistik. Penentuan kebutuhan
merupakan perincian (detailing) dari fungsi perencanaan, bilamana diperlukan
semua faktor yang mempengaruhi penentuan harus diperhitungkan.
2. Fungsi penganggaran
Fungsi penganggaran terdiri dari kegiatan-kegiatan, usaha-usaha untuk
merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, yaitu
11
skala mata uang dan jumlah biaya dengan memperhatikan pengarahan dan
pembatasan yang berlaku terhadapnya.
3. Fungsi pengadaan
Fungsi pengadaan merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk
memenuhi kebutuhan operasional yang telah digariskan dalam fungsi
perencanaan, penentuan kebutuhan maupun pengangguran.
4. Fungsi penyimpanan dan penyaluran (alokasi)
Fungsi ini merupakan pelaksanaan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran
material yang telah diadakan melalui fungsi-fungsi sebelumnya untuk
kemudian disalurkan kepada instansi-instansi pelaksana.
5. Fungsi pemeliharaan
Fungsi ini merupakan usaha atau proses kegiatan-kegiatan dan tahapan untuk
mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil material inventaris.
6. Fungsi penghapusan
Fungsi ini merupakan kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha pembebasan material
dari pertanggungjawaban yang berlaku. Dengan kata lain, fungsi penghapusan
adalah usaha untuk menghapus kekayaan (aset) karena kerusakan yang tidak
dapat diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua dari segi ekonomis maupun teknis,
kelebihan, hilang,susut dan karena hal-hal lain menurut peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
7. Fungsi pengendalian
Fungsi ini merupakan inti pengelolaan perlengkapan yang meliputi usaha untuk
memantau dan mengamankan keseluruhan pengelolaan logistik. Dalam fungsi
16
ini di antaranya terdapat kegiatan-kegiatan pengendalian inventarisasi
(inventory control) dan expediting yang merupakan unsur-unsur utamanya.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa logistik tidaklah berdiri sendiri,
dalam arti memerlukan dukungan dari beberapa fungsi di dalamnya dan masing-
masing fungsi saling berkaitan untuk menghasilkan terkendalinya logistik tersebut.
2.2.1 Komponen-komponen Manajemen Logistik
Komponen-komponen logistik merupakan kekuatan utama yang terletak
pada pengembangan teknik dan konsep untuk penanganan komponen-komponen
berdasarkan suatu basis terpadu. Teknologi sistem memberikan kerangka untuk
menilai alternatif-alternatif desain logistik atas total biaya. Terdapat suatu orientasi
sistem yang bertolak belakang dengan pendekatan yang tradisional dalam
menangani kegiatan manajemen logistik bedasarkan basis yang terpisah atau
tersebar. Dalam konteks yang strategis, fokus pusat dari logistik adalah komitmen
pada persediaan. Produk dan material dipandang sebagaimananya mestinya yaitu
sebagai kombinasi dari kegunaan (utilities) bentuk, waktu, tempat, dan pemilikan.
Persediaan tidak banyak gunanya sebelum bentuknya (form) ditempatkan pada
waktu yang tepat pada lokasi di mana ia memberikan kesempatan untuk
dipergunakan oleh konsumen.
Dalam buku cetak Biru Logistik Indonesia disebutkan bahwa dalam
manajemen logistik melibatkan berbagai pemangku kepentingan yang dapat
dikategorisasikan ke dalam lima kelompok, yaitu:
15
1. Konsumen;
2. Pelaku logistik (PL)
3. Penyedia Jasa Logistik (Logistic Service Provider)
4. Pendukung logistik; dan
5. Pemerintah
Kelima pemangku kepentingan tersebut di atas memegang peranan masing-
masing dalam proses manajemen logistik. Kelima pemangku kepentingan
diuraikan sebagai berikut :
1. Konsumen, merupakan pengguna logistik yang membutuhkan barang baik
untuk proses produksi maupun konsumsi. Konsumsi inilah yang menentukan
jenis dan jumlah barang yang akan dibeli dari siapa dan dimana barang
tersebut dibeli dan kemana barang itu diantarkan.
2. Pelaku logistik (PL), merupakan pemilik dan penyedia barang yang
dibutuhkan konsumen, yang terdiri atas :
a. Produsen yang bertindak sebagai penghasil (sumber) barang baik
melalui budidaya (pertanian, perikanan, peternakan, perkebunan,
kehutanan, pertambangan) maupun proses pengolahan produksi;
b. Penyalur (intermediere) yang bertindak sebagai perantara perpindahan
kepemilikan barang dari produsen sampai ke konsumen melalui
saluran disribusi (pedagang besar, grosir, distributor, agen, pasar,
pengecer, warung, dan sebagainya) dalam suatu mekanisme tata
niaga.
16
3. Penyedia jasa logistik (Logistics Service Provider), merupakan institusi
penyedia jasa pengiriman barang (transport, freight forwader, shipping , liner,
EMKL, dsb) dari tempat asal barang (shipper) ke tempat tujuannya
(consignee), dan jasa penyimpanan barang (pergudangan, fumigasi, dsb). Asal
barang bisa berasal dari produsen, pemasok, atau penyalur, sedangkan tempat
tujuan bisa konsumen, penyalur, atau produsen.
4. Pendukung logistik, merupakan institusi untuk memberikan dukungan
terhadap efektivitas dan efisiensi kegiatan logistik,dan memberikan kontribusi
untuk menyelesaikan permasalahan logistik. Yang termasuk dalam kategori
ini diantaranya adalah asosiasi, konsultan, institusi pendidikan dan pelatihan
serta lembaga penelitian.
5. Pemerintah, merupakan:
a. Regulator, yang menyiapkan peraturan perundangan dan kebijakan;
b. Fasilitator yang menyediakan dan membangun infrastruktur logistik
yang diperlukan untuk terlaksananya proses logistik, dan
c. Integrator yang mengkoordinasikan dan mensinkronkan aktivitas
logistik sesuai dengan visi yang ingin dicapai, dan pemberdayaan baik
d. kepada pelaku logistik, penyedia jasa logistik maupun pendukung
logistik.
2.2.2 Aktivitas dalam Manajemen Logistik
Untuk melakukan aktivitas logistik diperlukan infrastruktur logistik yang
terdiri atas simpul logistik (logistics node) dan mata rantai logistik (logistics link)
19
yang berfungsi menggerakkan barang dari titik asal (point of origin) ke titik
tujuan (points of destination). Simpul logistik dapat berupa pelaku logistik,
maupun konsumen, sedangkan link logistik meliputi jaringan distribusi, jaringan
transportasi,jaringan informasi, dan jaringan keuangan. Aktivitas – aktivitas
logistik, meliputi berikut ini :
1. Pelayanan pelanggan (customer services) merupakan kegiatan yang
berorientasi pada pelanggan. Pelayanan pelanggan berhubungan erat dengan
penerapan manajemen logistik, yaitu dalam perencanannya membawa barang
fisik ke suatu tempat pelanggan sebagai tujuan.
2. Peramalan permintaan (demand forecasting) merupakan penentuan sejumlah
produk dan layanan-layanan yang dibutuhkan pelanggan dalam point-point
akan datang. Kegiatan ini merupakan kegiatan perencanaan.
3. Komunikasi dalam logistik merupakan kegiatan logistik yang berkomunikasi
antar proses-proses logistik maupun komunikasi dengan pelanggan,
pengambilan keputusan. Komunikasi dapat dikatakan sebagai penyimpanan
informasi yang penting untuk mendukung kesuksesan proses.
4. Penanganan material (material handling) berkaitan dengan semua aspek
pergerakan atau aliran material, persedian dalam proses, dan barang jadi
dalam pabrik atau gudang.
5. Pemrosesan pesanan (order processing) merupakan pemrosesan pesanan dari
konsumen. Siklus pesanan ini merupakan kunci hubungan konsumen dengan
organisasi. Organisasi saat ini telah berubah dalam meningkatkan metode
20
pesanan, yaitu dengan electronic data interchange (EDI) dan electronic funds
transfer ( EPT) untuk mempercepat proses tersebut.
6. Pengemasan (packaging), fungsinya sebagai perlindungan barang dari
kerusakan serta sebagai bentuk sisi advertising dan promosi.
7. Dukungan layanan dan komponen-komponen (parts and service support)
merupakan pelayanan penuh untuk kepuasan pelanggan di mana setelah
penjualan, suatu organisasi/perusahaan memberikan layanan-layanan berupa
servis atau penyediaan komponen-komponen dari produk yang disediakannya.
Hal ini, meliputi pengiriman suku cadang, menyediakan stok suku cadang,
menarik produk cacat, karena apabila suatu produksi berhenti karena
ketiadaan suku cadang akan mengakibatkan keluarnya biaya yang tidak
sedikit.
8. Penentuan lokasi gudang dan pabrik (plants and warehouse site selection),
penentuan lokasi gudang berkenaan dengan pencapaian tingkat layanan
pelanggan.
9. Persediaan (inventory management), persediaan barang guna memenuhi
tingkat pelayanan tertentu, meliputi faktor-faktor biaya, umur barang, biaya
gudang.
10. Lintas dan transportasi, pengelolaan pergerakkan produk dan penentuan
metode pengiriman, memilih jalur secara spesifik, mengikuti aturan-aturan di
berbagai lokasi, dan mengetahui kebutuhan pengiriman domestik dan
internasional.
19
11. Pengadaan (procurement) merupakan pengadaan, pembelian material, dari
luar organisasi atau dari pemasok, negosiasi, jadwal pengiriman.
12. Pengembalian barang merupakan penanganan pengembalian barang dari
pelanggan di mana kondisi barang tersebut rusak atau tidak sesuai
sebagaimana mestinya.
13. Pergudangan dan penyimpanan (warehousing & storage), pengelolaan tempat
yang dibutuhkan untuk menyimpan atau merawat persediaan.
14. Logistik reverse (Reverse Logistics) merupakan kegiatan logistik dalam
pemindahan material yang tidak terpakai dalam suatu proses produksi,
distribusi atau pengemasan, termasuk pengangkutan ke lokasi pembuangan
atau pendaur ulangan. Hal ini di Eropa memiliki regulasi yang ketat.
2.3 Manajemen Operasional
Pengertian manajemen operasi yaitu mengandung unsur adanya kegiatan yang
dilakukan dengan mengkoordinasikan berbagai kegiatan dan sumber daya untuk
mencapai suatu tujuan tertentu. Manajemen operasi menurut Heizer dan Render
(2015:3) merupakan serangkaian aktivitas yang menghasilkan nilai dalam bentuk
barang dan jasa dengan mengubah masukan menjadi hasil.
Manajemen operasi juga menangani serangkaian proses pengubahan input
menjadi output yang bernilai untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Dalam
pengertian yang luas, manajemen operasi berkaitan dengan produksi barang dan jasa.
Di samping itu, ada juga kecendrungan manajemen operasi yang mulai melibatkan
20
fungsi-fungsi lain di perusahaan, seperti informasi pemasaran, akuntansi,
pembelian/logistik, dan sumber daya manusia.
2.3.1 Pengertian Pengiriman
Definisi pengiriman adalah kegiatan dari bagian operasional logistik yang
mendistribusikan produk barang dan jasa dari produsen sampai ke konsumen.
Dalam distribusi yang artinya menyampaikan produk dari produsen kepada
konsumen. Kegitan pengiriman merupakan kegiatan operasional yang berlangsung
pada saat produk pesanan sudah siap dikirimkan baik dalam bentuk fisik maupun
kelengkapan dokumen-dokumennya.
Seperti pengertian dari Lembaga Logistik Indonesia berpendapat bahwa
pengiriman barang adalah :
“ Menyiapkan pengiriman fisik barang dari gudang ke tempat tujuan yang
disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman serta dalam kondisi yang
sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya”
Pengertian tersebut memberikan penjelasan yang dapat disimpulkan bahwa
kegiatan untuk pengiriman adalah bukanlah hanya kegiatan pengalihan
kepemilikan suatu barang atau jasa dari produsen pindah ke konsumen melainkan
dengan memperhatikan fisik barang dan kelengkapan dokumennya. Kegiatan
pengiriman menciptakan arus yang saling bersinggungan yaitu saluran pemasaran
dan arus saluran distribusi. Kegiatan tersebut melibatkan pihak distributor yang
melaksanakan tugas kegiatan pengiriman.
Kegiatan pengiriman secara tidak langsung sering kali kita jumpai dalam
kehidupan sehari-hari, dari kebanyakan pihak produsen sendiri tidak mampu untuk
21
menangani masalah pengiriman tanpa dibantu oleh beberapa penyedia jasa
pengiriman itu sendiri. Untuk mengatasi permasalahan tersebut produsen tentunya
membutuhkan mitra bisnis atau pelayanan jasa yang mumpuni untuk menangani
penyaluran pengiriman yang baik agar produk dan jasa yang diberikan dapat
dengan cepat dirasakan dampaknya oleh konsumen selaku target pasar dari
produsen itu sendiri (Mikael:2016).
2.3.2 Pengertian pelayanan jasa pengiriman barang
Pengertian pelayanan jasa pengiriman barang merupakan kegiatan seseorang
atau sekelompok orang/organisasi/perusahaan yang menawarkan jasanya untuk
digunakan dalam kegiatan logistik atau yang biasa disebut dengan jasa ekpedisi.
Maka bisa disimpulkan pelayanan jasa pengiriman barang adalah suatu badan usaha
yang bergerak dalam bidang bisnis pengiriman barang, adapun jalur dalam
pengiriman barang tersebut melalui jalur darat, jalur udara, atau jalur laut dan
memberikan pelayanan yang secara efektif dan efisien guna memenuhi kepuasan
pelanggan yang akan mengirimkan barangnya.
Dalam prosedur pengiriman barang pelaku jasa pengiriman mempunyai
peraturan atau prosedur yang berbeda-beda ada yang mempermudahkan dalam hal
pengiriman barang, namun ada juga yang memberlakukan peraturan yang sangat ketat
tergantung dari pelayanan yang ditawarkan oleh perusahaan itu sendiri. Berikut cara
pelayanan kerja dari kegiatan jasa pengiriman barang secara umum meliputi :
22
1. Barang atau produk yang akan dikirim
Merupakan kewajiban pertama dalam pengiriman barang, karena tanpa
adanya barang yang akan dikirimkan kegiatan pengiriman barang tidak akan
terlaksanakan. Barang-barang yang dikirimkan tentunya tidak melanggar
hukum dan peraturan yang ada dan harus sesuai dengan standar yang sudah
ditentukan.
2. Pengemasan barang atau packing
Pengemasan barang merupakan proses untuk menyiapkan barang yang siap
Di distribusikan dengan memberi wadah atau pembungkus yang dapat
membantu mencegah atau mengurangi kerusakan yang terjadi pada barang
serta melindungi produk yang ada di dalamnya. Namun ada beberapa barang
yang perlu penanganan khusus yaitu barang yang jenis nya mudah pecah
belah, barang yang berbentuk cairan atau makanan yang mudah membusuk.
3. Administrasi dokumen pengiriman
Dokumen yang dimaksudkan adalah pengurusan surat-surat perizinan
pengiriman barang dari beacukai dan pihak lainnya yang bersangkutan.
4. Moda transportasi
Pemilihan moda transportasi adalah pilihan alternatif dalam pengiriman
barang baik melalui darat, udara dan laut. Pengiriman barang melalui udara
bisa menggunakan jasa pesawat terbang, sedangkan pengiriman barang
melalui darat bisa menggunakan jasa truck atau yang disebut trucking dan
pengiriman barang melalui laut bisa menggunakan jasa kapal laut.
23
2.3.3 Operasional Pengiriman Barang
Adapun urutan kegiatan proses pengiriman barang pada jasa pengiriman
barang secara garis besar yaitu:
1. Collecting/Drop off
Collecting adalah proses penerimaan order dari bagian operational dengan
mengumpulkan barang yang sudah dibuat surat perintah pengirimannya.
2. Sortasi barang
Sortasi merupakan proses pemisahan barang dengan sesuai kota domisili
atau Collection Point barang serta pendataan paket kiriman baik berupa fisik
paket maupun dokumen yang akan dikirimkan melalui pengiriman barang.
3. Transporting
Transporting merupakan proses pengangkutan (loading) barang kiriman dari
domisili collection point dengan menggunakan mobil van maupun trucking.
4. Pick-up
Pick-up merupakan proses pengambilan barang atau penerimaan barang
berupa paket, dokumen maupun kargo melalui armada trucking ataupun
mobil van dan diteruskan menggunakan kurir motor.
5. Delivery
Delivery merupakan proses pengiriman barang yang sesuai dengan manifest
yang terdaftar dan yang sudah di proses oleh customer ke bagian operational
dan dikirim sesuai dengan kota tujuan.
Top Related