www.qualipso.be1

Het opstellen van een technisch schoonmaakbestek

9 februari 2017

www.qualipso.be

Objectives of our proposalProgramma1. Doel technisch bestek2. Type bestek en structuur3. Inhoud van het technisch bestek4. De belangrijkste kostenposten5. Werkritme of het aantal schoonmaakuren6. Uren en prijzen bepalen7. Mogelijke bijlagen8. Bijkomende vragen9. Offertes vergelijken

2

www.qualipso.be

1. Doel technisch schoonmaakbestek

• Aard en omvang schoonmaakbehoeftes uitdrukken

• Aanbiedingen schoonmaakfirma's beoordelen

• Kader voor opmaak van weldoordachte offerte

• Basis contractbeheer (kwalitatief en financieel)

“Schoonmaak … een maatpak”3

www.qualipso.be

Administratieve bepalingen

Technische bepalingen

Inventaris of Prijslijst

Bijlagen

2. Type bestek en structuur

4

www.qualipso.be

• Programma/Frequenties/werkritmes = Uren

• Uren x Tarief = Prijs

2. Type bestek en structuur

5

• Gemiddeld toegekend globaal budget ‘all-in’Resultaatsverplichtingen

Een technisch bestek kan op verschillende manieren worden opgebouwd:

Middelen Resul-taten

Het is noodzakelijk de uitvoering van elk in het programma voorziene taken te controleren

Veronderstelt een strikt, begrijpbaar en toepasbaar « controlereferentieel »

www.qualipso.be

Hetzij • Uren• Uurtarief• Indien nodig een indicatief

programma

2. Type bestek en structuur

6

Een middelen-verplichting

Een resultaats-verplichting

Beheersregels gebaseerd op SLA

Hetzij• Gemiddeld toegekend globaal

budget• Resultaatsverplichtingen via

controle.

Hetzij• Controle op de naleving van het

lastenboek• Actiemiddelen (of sancties)

Of

www.qualipso.be

3. Inhoud van het technisch bestek• SPECIFIEKE BEPALINGEN

• Operationeel schema• Personeel en technische middelen

• Operationeel beheer• Beheer van de werf

• Interventieplanning • Operationele vergaderingen• Plaatsbeschrijving• Enz.

• Beheer van de kwaliteit• Administratief - technische controle• Controle van de netheid• Bacteriologische controle• Antwoord op gebreken

7

www.qualipso.be

4. De belangrijkste kostenposten• Uitvoeringsregels post 1

• Algemeen• Specifieke behandeling van vloeren• Bijzonderheden zoals permanentie

• Uitvoeringsregels post 2 – periodieke werken• Interventieplanning

• Uitvoeringsregels post 3 – glaswas• Interventieplanning

• Bijzonderheden voor verbruiksgoederen post 4

• Bijzonderheden post 5 – specifieke diensten op aanvraag

8

www.qualipso.be

5. Werkritme of het aantal schoonmaakuren

• Het productiewerkritme voor een lokaalsoort geeft de hoeveelheid m² oppervlakte weer die men in 1 uur kan schoonmaken:

• Houdt rekening met alle handelingen voorzien in het jaarprogramma.• Verschil productiviteit in functie van de gebouwen, bezetting, de frequentie, de slijtage, de

weersomstandigheden.• Komt hoofdzakelijk uit ervaring.• Moet zeggen wat niet voorzien is.• Het werkritme is op een bepaald moment begrensd.• Als de werkritmes hoog zijn = reduceren van de programma's en de frequenties verhoogd.

• Nota • Norm = referentie document • Werkritme= herhaling van een handeling

9

www.qualipso.be

Wat is de inschatting voor de schoonmaak van een kantoorruimte van 18 m²?Welke informatie heeft u nodig om deze vraag te kunnen beantwoorden?

Tapijt – normale bezetting– werkdagen – kleine werf – uitmuntende kwaliteit

Antw.: Tapijt werktempo 350 m²/uurTijd per uitvoering 18/350 = 0,0513 u of 0,0513*60 = 3 minutenAantal uren per jaar 0,0513 * 251 dagen/jaar = 12,99 uren/jaarUurtarief 26 €/uurJaarbudget 12,99 * 26 = 337,7 €/jaarPrijs/m²/jaar 337,8/18 = 18,76 €/m²/jaar

10

5. Werkritme of het aantal schoonmaakuren

www.qualipso.be

NOODZAKELIJK VOOR BEPALING WERKRITME?

• Lokaalsoort

• Vloersoort

• Schoonmaakfrequentie

5. Werkritme of het aantal schoonmaakuren

11

www.qualipso.be

6. Uren en prijzen bepalen

12

Operationele gegevens Dienstverlener

Vloertype FrequentieWerkritmes

Lokaaltype

Te presteren uren

Bepaling van de totale kostprijs.

Uurtarief

Inventaris of Prijslijst

www.qualipso.be

Post 1: regulier werk = resultaatsverbintenis

Noodzaak om lokaalcategorieën met zelfde frequentie per gebouw te groeperen

Met behulp van bovenstaande info eerste budgettaire inschatting maken.

6. Uren en prijzen bepalen

13

www.qualipso.be

6. Uren en prijzen bepalenRelatie categorie/vloerbekleding/m²/werkritme/frequentie = urenVoor regelmatige werken

14

Categorie Bekleding m²

(1)

Toegepast werkritme

m²/h(2)

Tijd/uitv.

(3)=(1)/(2)

Freq/jaar

(4)

u/jaar

(5) = (3)*(4)

Landschaps-bureaus Vasttapijt 500 400 1,25 251 313,75

Toiletten Tegelvloer 30 80 0,375 251 94,13

Archief Linoleum 120 120 1 12 12

Totaal 650 m² 2,65 u/uitv. 420 u/jaar

u/dag = 420/251 = 1,67 u/dag of 389 m²/uur

www.qualipso.be

Werklast 100 %

6. Uren en prijzen bepalen

BELANGRIJK OM HERCONDITIONERING TE VOORZIEN IN BUDGET!

15

Levenscyclus van materialen

herconditionering

dagelijks

periodiek

www.qualipso.be

6. Uren en prijzen bepalen

Relatie categorie/vloerbekleding/m²/werkritme/frequentie = urenVoor specifieke vloerbehandeling en lokalen

16

Categorie

Bekle-ding m²

(1)

Werkritme m²/u(2)

Tijd/uitv.(3)=(1)/(2)

Freq/jaar(4)

u/jaar(5) = (3)*(4)

Parking beton 2091 800 2,61 6 15,68

Dieptereiniging tapijtkantoor

vast-tapijt 4152 1

Dieptereiniging tapijtgangen

vast-tapijt 1110 4

Strippen en beschermen soepele

vloer

Lino-leum 690 1

Totaal u/jaar

www.qualipso.be

6. Uren en prijzen bepalen

Relatie categorie/vloerbekleding/m²/werkritme/frequentie = urenVoor de glaswas

17

Categorie m²/eenheid(1)

Werkritme m²/u(2)

Tijd/uitv(3)=(1)/(2)

Freq/jaar(4)

u/jaar(5) = (3)*(4)

Glaswanden (I/I) 350 2

Buitenvlak 300 4

Binnenvlak 500 1

Totaal u/jaar

Tip: prijs van gondels – gekozen techniek kan de prijs en de werkritmes beïnvloeden!

www.qualipso.be

7. Mogelijke bijlagenDoel: proactief beheer van het contract verzekeren

Specifiek technisch bestek bijlagen:• Bijlage A1 SLA managementsysteem• Bijlage A2 Werkwijze voor de administratieve controle• Bijlage A3 Werkwijze voor de schoonmaakcontrole• Bijlage A4 Voorbeeld indicatief schoonmaakprogramma• Bijlage A5: Andere zoals controle op glaswas, bacteriologie…

18

www.qualipso.be

7. Mogelijke bijlagen

19

Personeel Materiaal KPI Sancties in geval van niet naleving

Alle aanwezige personeel zal een opleiding van min. 20 uren krijgen binnen de 3 maanden na hun aanwerving

Externe opleider, onafhankelijk t.o.v. werf

Gehomologeerdopleidingscertificaat

50 €/ niet opgeleidewerknemer/maandvertraging

Beheer van de kwaliteit Materiaal KPI Sancties in geval van niet naleving

Verkrijgen van het kwaliteitsniveau per lokaalcategorie

Software voor controle“Flash control”

Resultaat van minimum 90 % behalen

-1% en -5% 125 €-5% en -15% 250€> -15 % 500 €

Bijlage A1: SLA managementsysteem

www.qualipso.be

7. Mogelijke bijlagen

20

Controlemethode

Kwaliteitsniveau

Regels voor steekproefbepaling

Meetsysteem: EN13549

Bijlage A3: Werkwijze voor de schoonmaakcontrole

www.qualipso.be

7. Mogelijke bijlagen

21

Bijlage A4: indicatieve schoonmaakprogramma’s

www.qualipso.be

8. Bijkomende vragen

• producten en voorziene materiaal voor elk gebouw

22

Maximum 4 pagina's

www.qualipso.be

8. Bijkomende vragen

Voorziene structuur van de werfplanning Maximum 4 pagina’s

23

www.qualipso.be

8. Bijkomende vragenAndere voorbeelden zoals:

• Kwaliteit en doeltreffendheid van de voorgestelde werkwijzen• voor het onderhoud van het vasttapijt (3 punten) • natuursteen (0.5 punt)• keramische tegels (0.5 punt)• parket ( 0.5 punt)

• Milieubeheer

• Opleiding

• Enz.

24

Maximum 4 pagina’s

www.qualipso.be

9. Offertes vergelijken

De « methode van het gemiddelde » begunstigt niet het bedrijf dat tegenwoordig de markt in handen heeft:• Inderdaad, indien de huidige dienstverlener dankzij zijn ervaring weet waar hij

besparingen kan doen, dan kan hij toch geen extreem laaggeprijsde offerte indienen om kost wat kost het contract toegewezen te krijgen. In dit geval zou hij immers het gevaar lopen uitgesloten te worden omwille van een te groot verschil ten opzichte van het gemiddelde van de prijzen van de inschrijvers.

• Deze methode beperkt de concurrentie niet.• Ze is immers gebaseerd op het gemiddelde van de prijzen die door de inschrijvers

voorgesteld worden, dus door de markt. Het vernieuwend element is dat de inschrijvers verplicht zijn een offerte in te dienen die overeenstemt met de juiste prijs voor de te leveren prestatie, zonder te overdrijven, noch naar boven, noch naar beneden.

• Het gaat dus om een neutrale methode die in het belang van de klant de vrije concurrentie maximaal laat spelen.

25

www.qualipso.be

Bedankt voor uw aandacht!

Q&A

26