.................
ERP Монолит
5.0
Управление продажами
Управление заявками, заказами и отгрузкой продукции
СОДЕРЖАНИЕ Бизнес-требования ............................................................. 3
Стратегии реализации ......................................................... 4
Базовая функциональность ........................................................... 4
Электронный документ 4
Возможности ERP Монолит ............................................................ 10
Примеры реализации бизнес процессов выписки заявок и
отгрузки редствами ERP Монолит .................................................. 11
Бизнес процесс выписки заявки и отгрузки — вариант 1 11
Бизнес процесс выписки заявки и отгрузки — вариант 2 16
Преимущества использования ERP Монолит ........................ 20
Управление продажами | Управление заявками, заказами и отгрузкой продукции
ERP Монолит 5.0. Обзор решений 3
Бизнес-требования Эффективность бизнес процессов цикла продаж компании напрямую зависит от
возможностей информационной системы моделировать документооборот, предоставлять
необходимую аналитическую информацию и обеспечивать формирование требуемых
печатных форм отчетности или первичных документов (накладные, реестры и т.п.).
Задачи управления заявками, заказами и отгрузкой продукции тесно интегрированы с
другими решаемыми в ERP Монолит задачами:
поддержка необходимого информационного фонда (организации, адреса
доставки и т.п.);
расчет отпускных цен в документах покупателей (различные валюты, прайс-
лист, скидки, бонусы и т.п.), по гибко настраиваемым алгоритмам — матрице
ценообразования;
контроль дебиторской задолженности покупателей с использованием
интегрального показателя — оперативное сальдо клиента;
учет движения ТМЦ:
в разрезе аналитических партий и/или мест хранения на складе;
остатки — в разрезе планового и фактического запаса; контроль
возможности выписки ТМЦ и резервирования на складе;
обеспечение учета движения оборудования находящегося в аренде;
обеспечение учета движения оборотной (залоговой) тары.
Таким образом, достаточно сложный бизнес процесс цикла продаж — «Заявка
покупателя» → «Отгрузка продукции покупателю» — может быть реализован из более
мелких, базовых бизнес функций информационной системы ERP Монолит,
объединенных в одну или несколько взаимосвязанных цепочек.
При этом ERP Монолит в части управления заявками, заказами и отгрузкой продукции
обеспечивает решение следующих задач:
Моделирование требуемого документооборота цикла продаж, формирование
первичных документов и отчетов;
Эффективное взаимодействие сотрудников вовлеченных в бизнес процесс
обработки заявок, заказов и отгрузки покупателям;
Контроль выполнения действий пользователей позволяющий правильно
организовывать работу (настройка системы статусов документов, наличие
предупреждений, проверок и т.п.);
Быстрый доступ сотрудников к необходимой информации (оптимальный набор
полей, список документов необходимых на конкретном рабочем месте и т.п.);
Разграничение прав доступа сотрудников к информации в соответствии с их
должностными обязанностями;
Гибкий, доступный предметному администратору механизм настройки прав
доступа, проектирования цепочек обработки документов из набора базовых
функций и возможность «тонкой» настройки базовых функций.
Управление продажами | Управление заявками, заказами и отгрузкой продукции
ERP Монолит 5.0. Обзор решений 4
Стратегии реализации
БАЗОВАЯ ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ
Функциональность управления заявками, заказами и отгрузкой продукции реализуется
в информационной системе следующими инструментами или базовыми функциями:
электронный документ как базовый элемент реализации;
классификаторы и взаимосвязи между элементами отдельных справочников;
договор с покупателем, содержащий набор рамочных условий для сопровож-
дения процесса продаж;
расчет отпускных цен в документах покупателей
(подробнее — см. описание блока «Управление ценами и скидками»);
возможность разделения факта отгрузки со склада и факта доставки
покупателю;
контрольные функции в цепочке обработки документов Формирование
бухгалтерских проводок;
учет движения оборудования находящегося в аренде
(подробнее — см. описание модуля «Управление ОС и НМА»);
учет движения оборотной тары
(подробнее — см. описание блока «Управление оборотной тарой»).
Электронный документ
Моделирование бизнес функций, в системе, осуществляется документами
(подразумевается не его бумажное представление, а способ отражения в системе и
алгоритмы обработки). Настройки вида документа определяют набор свойств для
моделирования задач конкретной предметной области (отгрузка продукции, переме-
щения продукции, формирование задолженности, приход денежных средств и т.п.).
Предметная область
Контракт
Платежный документ
Погрузочный лист
Накладная
Счет
Рисунок 1. Набор свойств документа для моделирования задач предметной области
Управление продажами | Управление заявками, заказами и отгрузкой продукции
ERP Монолит 5.0. Обзор решений 5
В зависимости от вида документа — предметной области, для него определяется набор
аналитик, например:
ключевая дата — каждый вид документа описывается несколькими ключевыми
датами (дата документа, дата операции — дата формирования бухгалтерских
проводок и т.п.);
номер документа (внешний и внутренний);
ссылки на элемент классификатора (например — организация, склад и т.п.);
владелец документа — юридическое лицо, от имени которого оформлен
документ.
Документ описывается набором дискретных состояний, называемых статусами
(«выписан», «рассчитаны цены», «отгружен» и т.п.). Статусы определяют:
необходимый набор операций, которые должны быть выполнены в системе при
их установке у документа (например, зарезервировать товар на складе,
рассчитать цены, сформировать задолженность и т.п.);
процесс обработки документа как завершенный или не завершенный (например,
«Позиции документа введены», «Отгрузка разрешена» «Отгружен» и т.п.)
и позволяют описать зависимость между документами, гарантируя непротиворечивость
модели документооборота (например — нельзя установить статус «Отгружен» на
складе, если у документа не был установлен статус «Отгрузка разрешена»).
Последовательность установки статусов и выполняемые при этом в системе операции
описывают цепочку обработки документа. Цепочка обработки документа моделирует
требуемую бизнес функцию средствами системы и определяет:
набор документов (информационных объектов системы), с которым
осуществляется работа;
логику обработки — последовательность установки статусов, внешний вид
пользовательских экранов, выполняемые проверки и т.п.;
перечень и порядок печати выходных форм различных документов.
На схеме ниже приведѐн пример цепочки обработки документа для обобщенного
бизнес-процесса выписки заказа и отгрузки (см. Рисунок 2):
Управление продажами | Управление заявками, заказами и отгрузкой продукции
ERP Монолит 5.0. Обзор решений 6
Рисунок 2. Пример цепочки обработки документа для обобщенного бизнес-процесса выписки заказа и отгрузки
Значения статусов на вышеприведѐнной схеме:
Calc — цены рассчитаны
Debt — создана задолженность
Allow — отгрузка разрешена
Print — документ напечатан
Move — документ отгружен
Action — операция завершена
Существует возможность ввода в документ различных аналитик (в зависимости от типа
документа) и комментариев, на разных участках его оформления (цепочки обработки):
титульные параметры (способ оплаты, срок оплаты и т.п.);
транспортные атрибуты (способ перевозки, адрес доставки и т.п.);
произвольные (настраиваемые) атрибуты, определяемые для документа и
статуса, на котором они заполняются;
Документ может быть создан на основе другого документа. В этом случае по отношению
к «родительскому» или первичному документу, он является вторичным или зависимым
документом. Для вторичного документа дополнительно сохраняется ссылка на
родительский документ (например — заказ покупателя формируется на основании
заявки, накладная на отгрузку формируется на основании заказа, счет-фактура
формируется по накладной на отгрузку).
Управление продажами | Управление заявками, заказами и отгрузкой продукции
ERP Монолит 5.0. Обзор решений 7
Классификаторы и взаимосвязи между элементами отдельных
справочников
Используемые классификаторы и взаимосвязи между элементами отдельных
справочников:
Контрагенты:
Организации — вся информация о контрагентах (код, наименование, ИНН,
форма собственности и т.п.). Связан со справочниками «Адреса»
(несколько адресов доставки, юр. адрес и т.п.) и «Частные лица»
(торговые представители для организации или адреса доставки, директор
торговой точки и т.п.);
Адреса — различные адреса организации (юридический, почтовый,
доставки и т.п.). Содержит атрибуты (наименование, телефон) и адрес
организации (торговой точки), связан с классификаторами
«Организации» и «Частные лица». Адреса доставки (торговые точки)
дополнительно содержат информацию о лицензиях на торговлю
алкогольной продукцией;
Частные лица:
Сотрудники собственной компании;
Менеджеры (ответственные за работу с покупателем);
Представители покупателя;
ТМЦ:
Реальные позиции — объекты складского учета, SKU;
Обобщенные позиции — объединяют несколько однотипных реальных
позиций для упрощения выписки заявок покупателей (например —
однотипная продукция производимая на различных заводах или близкая
по своим характеристикам)
Склад;
Вспомогательные справочники — необходимы для параметризации условий
расчета цен и скидок, специальных условий работы и последующего
формирования бухгалтерских проводок:
Виды оплаты (кредит, предоплата и т.п.);
Виды расчетов (расчеты за продукцию, расчеты по прочей реализации);
Таблицы цен и скидок.
Управление продажами | Управление заявками, заказами и отгрузкой продукции
ERP Монолит 5.0. Обзор решений 8
Договор с покупателем.
Содержит набор рамочных условий для сопровождения процесса продаж и периоды
действия этих условий:
Период действия договора;
Индивидуальные цены и скидки покупателя (с поддержкой историчности и
логированием изменений);
Отсрочка платежа для покупателя (в календарных и банковских днях):
Возможность автоматического выбора в заказе покупателя единственной,
из нескольких одновременно действующих отсрочек на основании правил
выбора, в зависимости от аналитических атрибутов заказа;
Поддержка историчности и логирование изменений;
Кредитный лимит покупателя:
возможность открытия нескольких кредитных линий с разными типами и
периодами действия;
возможность указания сумм и периодов действия обеспечений для
кредитов, поддержка историчности и логирование изменений всех
кредитных данных;
Условия для операций с тарой: тара залоговая или нет, отсрочка для залоговой
тары, допустимое количество перепоставки;
Дополнительные параметры документов на отгрузку (вид оплаты, способ
доставки).
Контактные лица по данному контракту;
Возможность учета согласованных объемов продаж покупателю продукции по
группам или по видам продукции с разбивкой на различные периоды;
(понедельно, помесячно, поквартально);
Рисунок 3. Пример экранной формы «Контракт с покупателем»
Управление продажами | Управление заявками, заказами и отгрузкой продукции
ERP Монолит 5.0. Обзор решений 9
Расчет отпускных цен в документах покупателей
Расчет отпускных цен в документах покупателей (подробнее см. в описании блока
«Управление ценами и скидками»):
Табличные цены и скидки, а также индивидуальные цены/скидки в контракте
покупателя, для расчета отпускных цен;
Расчет по специальным правилам требуемых отпускных цен в документах
отгрузки — матрица ценообразования, различные валюты, прайс-листы, скидки,
бонусы и т.п.;
Возможность выполнения автоматического расчета и сохранения цен, скидок и
бонусов покупателям на следующий период в зависимости от ряда условий.
Контрольные функции в цепочке обработки документов
Контрольные функции в цепочке обработки документов — блокировки и
предупреждения при установке/отмене пользователями статуса документа или вводе
информации в документ, а также схемы их преодоления для различных групп
пользователей:
контроль возможности выписки ТМЦ — контроль склада:
построчное резервирование — в момент ввода строк документа с
одновременным резервированием под плановый запас (позиция реально
отсутствует на складе, но приход ожидается т.к. запланирован к
производству, находится в пути от поставщика, а также перемещается с
другой площадки) или фактический (имеется на складе) запас;
для документа в целом — на определенном шаге цепочки обработки
документа;
контроль движения ТМЦ (фактический запас) в разрезе аналитических партий
(например — дата выпуска и срок годности);
контроль оперативного сальдо клиента на наличие просроченных по оплате
счетов или достаточность свободных средств для выписки данного документа —
принятие решения о возможности отгрузки и установка специального статуса у
документа «Отгрузка разрешена» (подробнее см. раздел «Управление
дебиторской задолженностью»);
проверка документа, на соответствие введенных в него аналитик эталонным
значениям (например, для централизованной перевозки необходимо указать
автомобиль и выбрать адрес доставки из справочника)
глобальные проверки (например, запрещен доступ к отчетному периоду)
Управление продажами | Управление заявками, заказами и отгрузкой продукции
ERP Монолит 5.0. Обзор решений 10
Разделение факта отгрузки со склада и факта доставки
покупателю
В ERP Монолит реализована возможность разделения в ряде случаев факта отгрузки со
склада и факта доставки покупателю (большая географии доставки и длительности
доставки). При этом обеспечивается:
учет факта отгрузки со склада и доставки на отдельных статусах документа
отгрузки (накладная покупателя или перемещение — если продукция
перемещается между удаленными распределительными центрами):
«отгружена со склада»;
«доставлена (покупателю или на удаленный РЦ)»;
ввод, в момент подтверждения доставки, отклонений в количестве доставленной
продукции от данных отгрузки со склада (т.е. отражение боя и других потерь во
время доставки);
подтверждение доставки выполняется пользователем, и может контролироваться
по карте доставки (т.е. сравниваться с плановой длительностью доставки);
отражение факта реализации для целей бухгалтерского и налогового учета по
дате доставки; при этом начисление налогов с реализации (НДС, акциз)
выполняется по факту отгрузки со склада;
расчет срока оплаты от даты подтверждения доставки;
формирование отчетов по количеству и стоимости продукции в пути, в том числе
для сверки бухгалтерского периода (регламент сверки при учете продукции в
пути существенно отличается от регламента, когда факт отгрузки совпадает с
фактом реализации).
ВОЗМОЖНОСТИ ERP МОНОЛИТ
Реализованная в ERP Монолит функциональность обработки заявок покупателей и
последующей отгрузки продукции обеспечивает:
возможность реализовать на предприятии схемы документооборота практически
любой сложности;
формирование в документах отгрузки требуемых отпускных цен;
контроль складских запасов и учет движения собственного оборудования
находящегося в аренде или возвратной тары;
учет взаиморасчетов с контрагентами и контроль дебиторской задолженности на
различных этапах обработки документов с возможностью автоматического
блокирования отгрузки или выписки заказов;
эргономичный интерфейс ввода документов (заявка, заказ и накладная),
ориентированный на максимальную скорость обработки:
быстрый поиск позиций классификаторов, по которым код оператору не
известен;
использование обобщенных позиций при вводе заявок и заказов
покупателей;
контроль возможности выписки продукции с учетом плановых или
реальных остатков на складе в момент ввода строки документа;
формирование бухгалтерских проводок;
Управление продажами | Управление заявками, заказами и отгрузкой продукции
ERP Монолит 5.0. Обзор решений 11
ПРИМЕРЫ РЕАЛИЗАЦИИ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ ВЫПИСКИ
ЗАЯВОК И ОТГРУЗКИ РЕДСТВАМИ ERP МОНОЛИТ
Ниже рассмотрены два возможных примера реализации средствами ERP Монолит схемы
документооборота и алгоритмики контрольных процедур:
1. Сложная схема, реализуемая на базе нескольких взаимосвязанных видов
документов, с использованием понятия «планового резерва» и сложной логикой
работы контрольных процедур;
2. Более простая схема, где моделирование выполняется с использованием
одного вида документов, упрощѐнная логика работы контрольных процедур.
Бизнес процесс выписки заявки и отгрузки — вариант 1
Этот вариант представляет реализацию сложной схемы документооборота и
алгоритмики контрольных процедур, реализуемую на базе нескольких
взаимосвязанных видов документов, с использованием понятия «планового резерва» и
сложной логикой работы контрольных процедур (общая схема решения — см. ниже
Рисунок 4 и Рисунок 5).
Используемые типы документов и взаимосвязи между ними
1. Заявка покупателя — согласованный с покупателем план продаж на
определенный период (например — на неделю по дням).
Возможность удовлетворения заявки гарантируется продавцом с учетом
не только фактического складского запаса (продукция имеется в
свободном запасе на складе), но и планового запаса (например —
планируется произвести продукцию или она находится в пути с другого
завода или распределительного центра);
На основании заявки покупателя (плана продаж) реализуется контроль
при приеме фактического заказа: ассортимент, совпадение
запланированного и фактически заказанного количества;
2. Заказ покупателя — фактический заказ покупателя (конкретная дата,
ассортимент и количество).
Строки фактического заказа формируются автоматически на основании
выбранной клиентом даты поставки — из заявки (планового заказа). При
вводе в заказ количества, оператору доступна информация о
запланированном количестве по заявке (плане продаж);
Заказ может быть удовлетворен за счет фактического запаса имеющегося
на складах Распределительного центра;
Под заказ производится резервирование продукции на
распределительном центре (группе складов), при этом возможно
превышение фактического заказа над планом, в рамках определенного
страхового запаса.
Управление продажами | Управление заявками, заказами и отгрузкой продукции
ERP Монолит 5.0. Обзор решений 12
3. Документ на отгрузку — формируются копированием из исходного заказа с
детализацией позиций, количества и реального склада отгрузки.
Документ на отгрузку (накладная) может быть отгружена за счет
фактического запаса имеющегося на определенном складе;
При формировании документа на отгрузку по заказу производится подбор
склада отгрузки с учетом параметров продукции имеющейся на складе
(дата выпуска и срок годности — алгоритм FEFO)
Рисунок 4. Вариант 1 — Схема документооборота выписки и отгрузки продукции в ERP Монолит с
использованием нескольких документов
Комментарии к схеме решения:
Однотипная продукция производится несколькими заводами, а затем
доставляется на несколько распределительных центров;
В рамках каждого распределительного центра имеется несколько мест хранения
продукции — отдельные склады;
В бизнес процесс сбыта готовой продукции вовлечены специалисты четырех
служб предприятия:
Служба продаж и аналитический отдел — планирует продажи,
сопровождает клиентов;
Управление продажами | Управление заявками, заказами и отгрузкой продукции
ERP Монолит 5.0. Обзор решений 13
Центр обработки заказов — принимает заявки от клиентов по телефону
или электронной почте;
Служба логистики — обеспечивает доставку продукции (заказа
транспорта) и диспетчеризацию при фактической отгрузке накладных по
заказу с разных складов распределительного центра;
Склад готовой продукции — непосредственно осуществляет отгрузку и
выдачу необходимых первичных документов;
Заявка и заказ вводится в обобщенных позициях (без разбивки по
производителям, на распределительных центрах может одновременно находится
одинаковая продукция разных производителей);
При приеме заказа покупателя контролируется возможность отгрузки на
основании оперативного сальдо клиента (просроченные счета, кредитный
лимит);
Распределение заказа покупателя, специалистами службы логистики,
автоматизировано — подбор продукции, подбор оптимальных партий по срокам
годности и склада отгрузки (есть возможностью ручной корректировки);
Служба логистики использую функциональность «Монолит Транспортная
логистика» подбирает и формирует загрузку транспортного средства;
Сформированные службой логистики документы на отгрузку подтверждаются,
после реальной отгрузки, специалистам СГП:
уточняется фактически отгруженное количество
уточняются (при необходимости) партии отгруженного товара
печатаются необходимые сопроводительные документы (накладные, с/ф,
качественные удостоверения).
Ниже представлена подробная схема, показывающая соответствие между документами
(заказ, заявка, документ на отгрузку) и контролем в системе движения планового и
фактического запаса, а также изменения между двумя типами запасов при
формировании цепочки взаимосвязанных документов (см. Рисунок 5).
Управление продажами | Управление заявками, заказами и отгрузкой продукции
ERP Монолит 5.0. Обзор решений 14
Рисунок 5. Вариант 1 — Детальная схема соответствия между документами и контроля при учете запасов
Управление продажами | Управление заявками, заказами и отгрузкой продукции
ERP Монолит 5.0. Обзор решений 15
Примеры экранных форм
Рисунок 6. Пример экранной формы «Заявка покупателя (план продаж)»
Рисунок 7. Пример экранной формы «Заказ покупателя»
Управление продажами | Управление заявками, заказами и отгрузкой продукции
ERP Монолит 5.0. Обзор решений 16
Рисунок 8. Пример экранной формы «распределения заявки и формирования документов отгрузки»
Рисунок 9. Пример экранной формы «Отгрузка продукции» — подтверждение отгрузки на СГП (с выбором
аналитических партий
Бизнес процесс выписки заявки и отгрузки — вариант 2
Это менее сложная модель документооборота в сочетании c наиболее часто
встречающейся логикой работы контрольных процедур (общая схема реализации — см.
ниже Рисунок 10).
Управление продажами | Управление заявками, заказами и отгрузкой продукции
ERP Монолит 5.0. Обзор решений 17
Описание бизнес процесса и используемых базовых функций
Бизнес процесс моделируется одним документом:
Для моделирования работы разных служб предприятия используются
различные статусы документа;
Применяется последовательность цепочек (каждая устанавливает свой
набор статусов) которые устанавливают очередность работы с документом
между разными группами пользователей (Call-центр, Отдел логистики,
СГП);
Контрольные процедуры:
При создании документа проверяется оперативное сальдо покупателя
(если имеются пророченные счета — ввод блокируется);
Продукция резервируется в момент ввода строки в документ;
После завершения ввода строк в документ проверяется оперативное
сальдо покупателя (допустимый кредитный лимит и наличие
просроченных счетов);
Управление продажами | Управление заявками, заказами и отгрузкой продукции
ERP Монолит 5.0. Обзор решений 18
Рисунок 10. Вариант 2 — Схема документооборота выписки и отгрузки продукции в ERP Монолит с
использованием одного документа отгрузки
Управление продажами | Управление заявками, заказами и отгрузкой продукции
ERP Монолит 5.0. Обзор решений 19
Рисунок 11. Пример экранной формы — перечень статусов у документа
Управление продажами | Управление заявками, заказами и отгрузкой продукции
ERP Монолит 5.0. Обзор решений 20
Преимущества использования ERP
Монолит ERP Монолит — комплексное и масштабируемое решение, позволяющее смоделировать
средствами системы реальные бизнес процессы предприятия практически любой
сложности. При этом обеспечивается:
Расчет отпускных цен по сложным алгоритмам — пользователю предоставляется
гибкая система настроек, правил применения и расчета различных цен и скидок;
Автоматизация соблюдение принятых на предприятии регламентов за счет
сложной системы разграничения доступа пользователей и проверок;
Учет движения ТМЦ (количественное, в разрезе аналитических партий) и
денежных средств (контроль взаиморасчетов и дебиторской задолженности);
Автоматическое формирование требуемых бухгалтерских проводок.
Реализованные в системе интерфейсные решения оптимизированы под требования
реальных бизнес процессов, что позволяет пользователям быстро вводить необходимую
информацию и обрабатывать электронные документы в системе.
© ЗАО «Монолит-Инфо», 2009Российская Федерация, 191123, г. Санкт-Петербург, ул. Рылеева, дом 29Тел.: +7 (812) 334-95-95, 272-78-35Факс: +7 (812) 334-95-97E-mail: [email protected]://www.monolit.com
Top Related