แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

1

ภาพรวมของโปรแกรม

สวนประกอบหนาตางโปรแกรม

Calc มสวนประกอบตางๆ ดงน�

• แถบช"อโปรแกรม (Title Bar) เม�อเปดโปรแกรมข�นมาทกคร�ง โปรแกรมจะต�งช�อไฟลวา Untitled1 ใหอตโนมต

• แถบเมน (Menu Bar) เปนแถบแสดงรายการคาส�งตางๆ ของโปรแกรมเชนเดยวกบ Excel

• แถบเคร"องมอ (Tools Bar) มแถบเคร�องมอหลายชด ซ�งโดยรวมเหมอนกบ Excel เชน แถบเคร�องมอ Standard, Formatting,

Drawing เปนตน

Formula Bar แปลงเปน PDF

Active Cell Column

Row Worksheet

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

2

- แถบเคร�องมอ Standard ไวสาหรบ เปดไฟล ส�งพมพ คดลอก วาง เปนตน

- แถบเคร�องมอ Formatting ไวสาหรบ กาหนดรปแบบตวอกษร ขนาดตวอกษร เปนตน

- แถบเคร�องมอ Drawing ไวสาหรบวาดรปภาพลงในเอกสาร

• แถบสตร (Formular Bar) ไวสาหรบปอนสตร หรอปอนขอมลลงไปในเซลล

• แถบแสดงสถานะ (Status Bar) อยดานลางสดของโปรแกรม เพ�อบอกสถานะการใชงานโปรแกรม

สวนประกอบหลกของโปรแกรม Calc ท"ตองทราบ

1. Workbook สมดงาน หรอแฟมเอสาร 2. Worksheet แผนงาน หรอ ชต (Sheet) โดยท�ใน1 สมดงานมชตไดสงสด 255 ชต 3. Column แถวในแนวต�งหรอ คอลมน โดยใน1 ชตม 256 คอลมน แทนดวยตวอกษร A

ถง IV 4. Row แถวในแนวนอนหรอ แถว โดยใน1 ชตม 65,536 แถว แทนดวยตวเลข 1 ถง

65536 5. Cell เปนจดตดของ Column กบ Row ไวสาหรบเกบขอมล โดยช�อของเซลลมาจาก

Column กบ Row เชน A1 หมายถง คอลมน A แถวท� 1 6. Active Cell เซลลปจจบนท�กาลงถกเลอก 7. Formula Bar เปนสวนท�ใชปอนสตร หรอปอนขอมลลงไปในเซลลท�เลอก

จดเดนของ Calc คอ มเคร�องมอสาหรบแปลงไฟล Excel เปนไฟล PDF มาใหโดยไมตองตดต�งโปรแกรม Acrobat Writer แตอยางใด ซ�งใน Excel ไมมเคร�องมอตวน�มาให

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

3

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

4

Excel

• เม�อเปดโปรแกรมข�นมาทกคร�ง โปรแกรมจะต�งช�อไฟลวา Book1 ใหอตโนมต

• แถบเมน แถบเคร�องมอกเหมอนกบโปรแกรมท�วไป ตางกนท�มแถบเคร�องมอ Formula bar เพ�มเขามา

• ไมมเคร�องมอสาหรบแปลงไฟล Excel เปนไฟล PDF มาให ถาตองการแปลงเปนไฟล PDF ตองตดต�งโปรแกรม Acrobat Writer เพ�ม

สวนประกอบหลกของโปรแกรม Excel ท"ตองทราบ

1. Workbook สมดงาน หรอไฟลงาน 2. Worksheet แผนงาน หรอ ชต (Sheet) ใน1 สมดงานมชตไดสงสด 255 ชต 3. Column แถวในแนวต�งหรอ คอลมน ใน1 ชตม 256 คอลมน แทนดวยตวอกษร A ถง IV 4. Row แถวในแนวนอนหรอ ใน1 ชตม 65,536 แถว แทนดวยตวเลข 1 ถง 65536 5. Cell เปนจดตดของ Column กบ Row โดยช�อของเซลลมาจาก Column กบ Row 6. Active Cell เซลลปจจบนท�กาลงถกเลอก 7. Formula Bar เปนสวนท�ใชปอนสตร หรอปอนขอมลลงไปในเซลลท�เลอก 8. Task Pane บานหนาตางงาน ชวยอานวยความสะดวกในการทางาน

Formula Bar

Active Cell Column

Row Worksheet

Task Pane

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

5

การบนทกแฟมเอกสาร (Save File)

Calc

1. คลกคลกเลอกเมนคาส�งคาส�ง File, Save As... 2. เลอก Save as type: เพ�อเลอกรปแบบหรอ Format ของแฟมเอกสารท�ตองการ

เอกสารท�สรางดวย Calc สามารถเลอกรปแบบของแฟมเอกสารท�ตองการบนทกสาหรบนาไปใช

งานหลกๆ ได 2 รปแบบดงน� รปแบบท" 1 เลอกบนทกเปนรปแบบของโปรแกรม Calc เพ�อนาไปเปดหรอแกไขดวย Calc เพยงอยางเดยวให

คลกเลอก OpenDocument Spreadsheet (.ods) รปแบบท" 2 เลอกบนทกเปนรปแบบของโปรแกรม Excal เพ�อนาไปเปดหรอแกไขดวย Excel หรอ Calc กได

ใหคลกเลอก Microsoft Excel 97/2000/XP (.xls)

Excel

เอกสารท�สรางดวย Excel สามารถบนทกเปน Microsoft Excel Workbook (.xls)ไดเพยงอยางเดยว

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

6

การเปดแฟมเอกสาร (Open File)

Calc

1. คลกคลกเลอกเมนคาส�งคาส�ง File, Open… 2. สามารถเลอกเปดไฟลท�สรางจาก Calc (*.ods) และ ไฟลท�สรางจาก Excel (*.xls) ดงรป

Excel

1. คลกคลกเลอกเมนคาส�งคาส�ง File, Open... 2. สามารถเปดไดเฉพาะ ไฟลท�สรางจาก Excel (*.xls) เทาน�น ไมสามารถเปดไฟลท�สรางจาก Calc

(*.ods) ได

การแทรก Worksheet

Calc

1. คลกเลอกเมนคาส�ง Insert, Sheet… 2. ปรากฏกรอบโตตอบ Insert Sheet ดงรป

• Position ตาแหนงท�ตองการแทรก กอนหรอหลงชตปจจบนท�เลอกไว

• Sheet เลอกวาจะแทรกชตมาจากท�ไหน

• New sheet แทรกชตใหม

• No. of sheet ระบจานวนชตท�ตองการแทรก

• Name ต�งช�อชต

• From file แทรกชตจากไฟลอ�นท�มอยแลว

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

7

Excel

1. คลกเลอกเมนคาส�ง Insert, Worksheet 2. ชตใหมจะถกแทรกเขามาวาง ณ ตาแหนงกอนหนาชตปจจบนท�กาลงเลอก

การเปล"ยนช"อ Worksheet

Calc

1. คลกขวาตรงชตท�ตองการเปล�ยนช�อ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Rename Sheet… 3. ต�งช�อชตตามตองการ

Excel

1. ดบเบลคลกตรงชตท�ตองการเปล�ยนช�อ 2. ต�งช�อชตตามตองการ

การจดการ Column/Row

Calc

1. เชน คลกขวาตรง Column ท�ตองการ 2. ปรากฏเมนดงรป

- แทรกคอลมน ลบคอลมมน และลบขอมล

- ปรบความกวางของคอลมน

- จดรปแบบเซลล

- ซอน หรอ แสดงผลเปนคอลมน

- ตด คดลอก วาง และวางแบบพเศษ

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

8

Excel

1. เชนคลกขวาตรง Column ท�ตองการ 2. ปรากฏเมนดงรป

การเล"อนตาแหนง Cell

Calc

• กดปมลกศร เล�อนคร� งละ 1 เซลลตามทศทางหวลกศร

• กดปม <Page Up>,<Page Down> เล�อนข�นลงคร� งละ 1 จอภาพ

• กดปม <Home> เล�อนไปตาแหนงคอลมน A

• กดปม <Ctrl> <ลกศร> เล�อนไปเซลลสดทายตามทศทางหวลกศร

• กดปม <Ctrl> <Home> เล�อนไปยงเซลล A1

• กดปม <Ctrl> <End> เล�อนไปยงเซลลสดทาย

- ตด คดลอก วาง และวางแบบพเศษ

- แทรกคอลมน ลบคอลมน และลบขอมล

- จดรปแบบเซลล ปรบความกวางคอลมน ซอน หรอ แสดงผลเปนคอลมน

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

9

• กดปม <F5> เปดกรอบโตตอบ Navigator เพ�อไปยงท�ตางๆ ตามท�ระบ

Excel

• กดปมลกศร เล�อนคร� งละ 1 เซลลตามทศทางหวลกศร

• กดปม <Page Up>,<Page Down> เล�อนข�นลงคร� งละ 1 จอภาพ

• กดปม <Home> เล�อนไปตาแหนงคอลมน A

• กดปม <Ctrl> <ลกศร> เล�อนไปเซลลสดทายตามทศทางหวลกศร

• กดปม <Ctrl> <Home> เล�อนไปยงเซลล A1

• กดปม <Ctrl> <End> เล�อนไปยงเซลลสดทาย

• กดปม <F5> เปดกรอบโตตอบ Goto เพ�อไปยงท�ตางๆ ตามท�ระบ

ไปตาแหนงเซลล A100

ไปตาแหนงเซลล A100

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

10

การเลอกชวงเซลล

Calc

• กดปม <Ctrl> <A> เพ�อเลอกเซลลท�งหมดใน Worksheet ปจจบน

• คลกท�ช�อคอลมนน�นๆ เพ�อเลอกชวงเซลลท�งคอลมน

• คลกท�ช�อแถวน�นๆ เพ�อเลอกชวงเซลลท�งแถว

• คลกเมาสซายคางไวแลวลาก เพ�อเลอกชวงเซลลแบบตอเน�อง

• ถาตองการการเลอกชวงเซลลแบบไมตอเน�อง ใชปม <Ctrl> เขามาชวย

• การเลอกชวงขอมลท�อยตดกนท�งหมด <Ctrl> <*>

• การเลอกชวงขอมลแบบตอเน�องท�งหมดอยางรวดเรวสามารถใชปม <Ctrl> <Shift> <ปมลกศร ตามทศทางท"ตองการเลอก> เขามาชวย

1. คลกเซลล A1 2. กดปม <Ctrl> <Shift> <ปมลกศรขวา>

1. คลกเซลล A1 2. กดปม <Ctrl> <*>

1. เลอกเซลล A1 ถง A5 2. กดปม <Ctrl> คางไว 3. เลอกเซลล C1 ถง C5 4.

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

11

• สามารถใชเมาสกบคยบอรดรวมกนได เชน ตองการเลอกชวงเซลล A1 ถง C6 สามารถทาไดดงน� คอ นาเมาสไปคลกท�เซลลตนทางคอ A1 และใหกดปม <Shift> คางไว หลงจากน�นนาเมาสไปคลกท�เซลลปลายทางคอ C6 กจะไดชวงขอมลท�ตองการ

Excel

การเลอกชวงเซลลใน Excel สามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc

2. กดปม <Shift>

3. คลกเซลล C6

1. คลกเซลล A1

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

12

การปอนขอมล

หลกการปอนขอมล

สาหรบการเร�มตนใชงานโปรแกรมประเภทตารางงาน ส�งแรกท�ควรทาความเขาใจกคอ เร�องของการปอนขอมลลงไปในเซลล วามหลกการปอนเปนอยางไรบาง และขอมลท�ปอนลงไปเปนขอมลประเภทใด ซ�งจดเร�มตนตรงน� เองท�จะนาผอานไปสการคานวณ หรอนาขอมลไปวเคราะหในโอกาสตอไป ไดอยางถกตอง ตรงตามความตองการ

การปอนขอมลประเภทขอความ

Calc

• ขอมลจดชดซายอตโนมต

• เปนขอมลท�ไมนาไปคานวณ

• ตวเลข สตร หรอสมการตางๆ ท�ตองการทาใหเปนขอความ ตองปอนเคร�องหมาย Single Quote นาหนาเสมอ

Excel

การปอนขอมลประเภทขอความทาไดเชนเดยวกบ Calc

การปอนขอมลประเภทตวเลข

Calc

• ขอมลจดชดขวาอตโนมต

• ขอมลนาไปคานวณได

• ในกรณเกนหลก 100 ไมตองมเคร�องหมาย Comma ค�น ใหปอนเฉพาะคาตวเลข (ถาตองการมเคร�องหมาย Comma ค�น ใหไปจดรปแบบทหลง)

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

13

• ถาปอน % ตอทาย หมายถงนาคา 100 มาหาร เชน พมพ =10*50% เม�อกดปม Enter จะไดคาตอบเทากบ 5

Excel

การปอนขอมลประเภทตวเลขทาไดเชนเดยวกบ Calc

การปอนขอมลประเภทวนท"

Calc

• ขอมลจดชดขวาอตโนมต

• เบ�องหลงเกบเปนคาตวเลข Serial Number ดงน�นจงสามารถนาไปคานวณได

• สามารถปอนวนท�ได 2 รปแบบคอ 1. d-mm-yyyy (วนท�-เดอน-ป ค.ศ.) 2. d/mm/yyyy (วนท�/เดอน/ป ค.ศ.)

• การปอนวนท�กบเดอน สามารถปอนก�หลกกได

• การปอนปใหปอนในรปแบบ ป ค.ศ. 4 หลกเทานlน ถาตองการแปลงเปนป พ.ศ. ใหไปจดรปแบบทหลง

• ในกรณท�ปรากฏเคร�องหมาย ### แสดงวาความกวางของเซลลไมพอท�จะแสดงผล แกไขโดยการปรบความกวางของคอลมน

Excel

หลกการปอนขอมลประเภทวนท�สามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc แตท�ตางกนกตรงท�รปแบบการปอนวนท�ใน Excel ถกควบคมจาก Windows โดยกาหนดไดจาก Start, Settings, Control Panels, Regional and Language Options

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

14

การปอนขอมลประเภทเวลา

Calc

• ขอมลจดชดขวาอตโนมต

• เบ�องหลงเกบเปนคาตวเลข Serial Number

• เปนขอมลท�สามารถนาไปคานวณได

• ปอนเวลาในรปแบบ Hour : Minute : Second AM/PM � Hour (ช�วโมง) ตวเลข 0- 24 � Minute (นาท) ตวเลข 0- 60 � Second (วนาท) ตวเลข 0- 60

• ในกรณท�ปรากฏเคร�องหมาย ### แสดงวาความกวางของเซลลไมพอท�จะแสดงผล แกไขโดยการปรบความกวางของคอลมน

Excel

หลกการปอนขอมลประเภทวนท�สามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc แตท�ตางกนกตรงท�รปแบบการปอนเวลาใน Excel ถกควบคมจาก Windows โดยกาหนดไดจาก Start, Settings, Control Panels, Regional and Language Options

การปอนขอมลประเภทสตรคานวณ

Calc

• เปนสมการ สตรคานวณ และ Function ตางๆ

• การปอนใหปอนเคร�องหมาย เทากบ กอนเสมอ เพ�อใหโปรแกรมทราบวาเปนการคานวณ

• ขอมลจดชดขวาอตโนมต

Excel

การปอนขอมลประเภทสตรคานวณสามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

15

เทคนคการปอนขอมล

Calc

1. กดปม <Enter> เพ�อเล�อน Cell Pointer ลง 1 เซลล 2. กดปม <Shift> <Enter> เพ�อเล�อน Cell Pointer ข�น 1 เซลล 3. กดปม <Tab> เพ�อเล�อน Cell Pointer ไปดานขวา 1 เซลล 4. กดปม <Shift><Tab> เพ�อเล�อน Cell Pointer ไปดานซาย 1 เซลล 5. การปอนขอมลเดยวกนในชวงท�เลอก เม�อปอนขอมลเสรจแลวใหกดป ม <Alt> <Enter> 6. การปอนขอมลหลายบรรทดในเซลลเดยว กดปม <Ctrl> <Enter> เม�อตองการข�นบรรทด

ใหม

Excel

1. กดปม <Enter> เพ�อเล�อน Cell Pointer ลง 1 เซลล 2. กดปม <Shift> <Enter> เพ�อเล�อน Cell Pointer ข�น 1 เซลล 3. กดปม <Tab> เพ�อเล�อน Cell Pointer ไปดานขวา 1 เซลล 4. กดปม <Shift><Tab> เพ�อเล�อน Cell Pointer ไปดานซาย 1 เซลล 5. การปอนขอมลเดยวกนในชวงท�เลอก เม�อปอนขอมลเสรจแลวใหกดป ม <Ctrl> <Enter> 6. การปอนขอมลหลายบรรทดในเซลลเดยว กดปม <Alt> <Enter> เม�อตองการข�นบรรทดใหม

การแกไขขอมล

Calc

การปอนและแกไขขอมลสามารถกระทาได 2 วธคอ 1. กระทาผานเซลลโดยตรง ทาไดโดยดบเบลคลกลงไปในเซลลน�นๆ แลวปอนขอมลลงไป

2. กระทาผาน Formula Bar โดยตองนาเมาสไปคลก ณ เซลลท�ตองการปอนขอมลกอน

Excel

การแกไขขอมลสามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

16

การลบขอมล

Calc

1. เลอกเซลลท�ตองการลบขอมล 2. กดปม <Delete> ปรากฎกรอบโตตอบ Delete Contents ดงรป

Excel

1. เลอกเซลลท�ตองการลบขอมล 2. กดปม <Delete> ขอมลในเซลลท�เลอกจะถกลบทนท

การปอนขอมลแบบลาดบอตโนมต (Auto Fill)

Calc

การปอนขอมลแบบปกตโดยท�วไปน�นจาเปนตองปอนเองท�งหมด แตในหวขอน� จะเปนการปอนขอมลท�สามารถชวยลดเวลาในการปอนขอมลลงไปไดเยอะ เลย

การปอนขอมลแบบลาดบอตโนมตหรอท�เรยกกนวา Auto Fill เปนลกษณะการปอนขอมลแบบเรยงลาดบอตโนมต โดยการปอนขอมลน�นกระทาการปอนเพยงเซลลเดยว สวนเซลลท�เหลอไดจากการคดลอก (Auto Fill) แตมขอแมวาขอมลท�ปอนจะตองปอนแบบตอเน�องเปนลาดบ ซ�งขอมลแบบลาดบ ท�โปรแกรมเตรยมไวใหใชงานน�น ไดแกขอมลท�เปนมาตรฐานท�วๆ ไป เชน ช�อเดอน (ท�งภาษาไทยและภาษาองกฤษ) ช�อวนในสปดาห

เลอก Delete all เสรจแลวคลกปม OK เพ"อลบขอมลในเซลลท"เลอก

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

17

ข�นตอนการทา Auto Fill ผเขยนขออธบายพรอมยกตวอยางดงตอไปน� 1. ปอนขอมลในเซลลแรก เชน ปอนช�อเดอน มกราคม ท�เซลล A1 เสรจแลวกด <Enter>

2. เล�อนเมาสไปท�ดานลางขวาของเซลล A1 จนปรากฏ Fill Handle (เคร�องหมายบวก)

3. คลกเมาสซายคางไวแลวลาก (เหมอนลกษณะการคดลอกขอมลในเซลล) ไปยงเซลลอ�นๆ ท�ตองการทา Auto Fill สงเกตดผลลพธขอมลจะถกเตมลาดบใหอตโนมต

• ผลลพธการทา Auto Fill ในแนวนอน

• ผลลพธการทา Auto Fill ในแนวนอน

Excel

การปอนขอมลแบบลาดบอตโนมต (Auto Fill) สามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

18

การสรางรายการเพ"อนาไปทา Auto Fill

ในหวขอท�ผานมาเปนการทา Auto Fill กบขอมลท�โปรแกรมเตรยมไวใหอตโนมต แตถาตองการสรางลาดบรายการเพ�อไปนาไปปอนขอมลแบบ Auto Fill เปนของตวเองกสามารถทาไดโดยไมยากเยน ขอเพยงแตเตรยมขอมลท�ตองการ หลงจากน�นนาขอมลท�เตรยมไวไปสรางเปนลาดบรายการกอน แลวจงนาขอมลมาทา Auto Fill ตามตวอยางน� เลย

Calc

1. ปอนรายการขอมลท�ตองการลงในเซลลดงรป (ปอนจากซายไปขวา หรอ จากบนลงลาง)

2. เลอกรายการขอมลท�ปอนไวในขอท� 1.

3. คลกเลอกเมนคาส�ง Tools, Options… 4. เลอกรายการทางซายมอเปน Openoffice.org Calc 5. เลอกรายการยอย Sort Lists ดงรป

6. คลกปม Copy เพ�อนารายการท�เลอกไวในขอท� 2. มาสรางรายการเพ�อนาไปทา Auto Fill 7. คลกปม OK 8. ทดสอบใชงานตามหวขอ การเตมขอมลแบบลาดบอตโนมต

1. คลก Copy

2. รายการถกสรางเสรจเรยบรอยแลว

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

19

Excel

1. ปอนรายการขอมลท�ตองการลงในเซลลดงรป (ปอนจากซายไปขวา หรอ จากบนลงลาง)

2. เลอกรายการขอมลท�ปอนไวในขอท�

3. คลกเลอกเมนคาส�ง Tools, Options… 4. ปรากฏหนาตาง Options 5. เลอกบตรรายการ Custom Lists และทาตามข�นตอนดงรป

6. คลกปม Import เพ�อนารายการท�เลอกไวในขอท� 2. มาสรางรายการเพ�อนาไปทา Auto Fill 7. คลกปม OK 8. ทดสอบใชงานตามหวขอ การเตมขอมลแบบลาดบอตโนมต

1. คลก Import

2. สรางรายการเสรจเรยบรอย

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

20

การตรวจสอบความถกตองของการปอนขอมล

โดยปกต (Default) เราสามารถปอนขอมลลงไปในเซลลไดทกรปแบบ ไมวาจะเปน ตวเลข ขอความ วนท� เวลา ฯลฯ ถาหากวาผอานตองการตรวจสอบการปอนขอมลเฉพาะท�ผอานตองการ เชน รบขอมลเฉพาะตวเลขเทาน�น ขอมลอยางอ�นไมรบ งานในลกษณะน�ตองใชความสามารถของโปรแกรมในหวตอไปน�

Calc

1. เลอกชวงเซลลท�ตองการปอนขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Validity… 3. บตรรายการ Criteria สาหรบกาหนดเง�อนไขการยอมรบขอมล เชน ตวยางน�ตองการ เง�อนไข

เปนตวเลขจานวนเตม อยระหวางตวเลข 1- 4 เทาน�น

• Allow การยอมรบขอมล

• All values รบขอมลไดท�งหมด ทกคา ทกรปแบบ

• Whole Number รบขอมลเฉพาะตวเลขจานวนเตม

• Decimal รบขอมลเฉพาะตวเลขจานวนเตม และตวเลขท�มทศนยม

• Date รบไดเฉพาะขอมลวนท�

• Time รบไดเฉพาะขอมลเวลา

• Text length รบไดเฉพาะขอความ สามารถกาหนดความยามของขอความได

• Data เลอกรปแบบเง�อนไขการยอมรบขอมล เชน เทากบ, ไมเทากบ, นอย กวา เปนตน

• Value ระบจานวน, ชวงของคาตวเลข เชน Minimum – Maximum

• List สรางรายการโดยม Drop Down List ใหเลอกรายการ

• Allow Blank cells รบคาวางไดหรอไม

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

21

4. บตรรายการ Input Help ใชสาหรบแสดงขอความแนะนาการปอนขอมล

5. บตรรายการ Error Alert ใชสาหรบแสดงขอความเตอนในกรณท�ปอนขอมลไมตรงตามเง�อนไข

6. เม�อกาหนดคาเสรจแลวใหคลกปม OK ปรากฏขอความแนะนาการปอนขอมล

7. ทดลองปอนตวเลข 10 แลวกดปม <Enter> จะปรากฏขอความแจงเตอนขอผดพลาดดงรป

8. การยกเลก Validity ใหคลกเลอกเมนคาส�ง Data, Validity คลกปม Reset

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

22

Excel

1. เลอกชวงเซลลท�ตองการปอนขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Validation… 3. บตรรายการ Settings สาหรบกาหนดเง�อนไขการยอมรบขอมล เชน ตวยางน�ตองการ เง�อนไข

เปนตวเลขจานวนเตม อยระหวางตวเลข 1- 4 เทาน�น

• Allow การยอมรบขอมล

• Any values รบขอมลไดท�งหมด ทกคา ทกรปแบบ

• Whole Number รบขอมลเฉพาะตวเลขจานวนเตม

• Decimal รบขอมลเฉพาะตวเลขจานวนเตม และตวเลขท�มทศนยม

• Date รบไดเฉพาะขอมลวนท�

• Time รบไดเฉพาะขอมลเวลา

• Text length รบไดเฉพาะขอความ สามารถกาหนดความยามของขอความได

• List สรางรายการโดยม Drop Down List ใหเลอกรายการ

• Ignore Blank รบคาวางไดหรอไม

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

23

4. บตรรายการ Input Message แสดงขอความแนะนาการปอนขอมล

5. บตรรายการ Error Alert แสดงขอความเตอนในกรณท�ปอนขอมลไมตรงตามเง�อนไข

6. เม�อกาหนดคาเสรจแลวใหคลกปม OK ปรากฏขอความแนะนาการปอนขอมล

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

24

7. ทดลองปอนตวเลข 10 แลวกดปม <Enter> จะปรากฏขอความแจงเตอนขอผดพลาดดงรป

8. การยกเลก Validation ใหคลกเลอกเมนคาส�ง Data, Validation คลกปม Clear All

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

25

การจดรปแบบเซลล

ทาไมตองมการจดรปแบบเซลล ? เปนคาถามของใครหลายคน การจดรปแบบเซลลเปนความตองการใหเซลล หรอขอมลท�ปอนลงไปในเซลลมลกษณะหนาตาเปนอยางท�ผอานตองการ เชน ตองการตวเลขท�มเคร�องหมายคอมมาค�นหลกพน ตองการใหแสดงตระกลเงนหนาตวเลข ตองการใหวนท�แสดงเปนป พ.ศ. เปนตน ซ�งการจดรปแบบเซลลสามารถทาไดดงน�

การจดรปแบบเซลลดวยเคร"องมอ

Calc

กาหนด Style and Formatting

กาหนดฟอนต

กาหนดขนาดฟอนต กาหนดฟอนตเปนตวหนา เอยง ขดเสนใต

จดตาแหนงขอมลท�อยในเซลล ผสานเซลล

ปอนขอมลจากซายไปขวา/ขวาไปซาย

กาหนดทศทางของขอมลจากซายไปขวา/บนลงลาง จดรปแบบการแสดงผลตวเลขแบบตระกลเงน จดรปแบบการแสดงผลตวเลขแบบเปอรเซน

จดรปแบบการแสดงผลของวนท� จดรปแบบการแสดงผลของตวเลขแบบมทศนยม

กาหนดสใหกบเซลล/ฟอนต กาหนดการเย�องของขอมลในเซลล

ตเสนกรอบ/ตเสนตาราง

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

26

Excel

กาหนดฟอนต

กาหนดขนาดฟอนต กาหนดฟอนตเปนตวหนา เอยง ขดเสนใต

จดตาแหนงขอมลท�อยในเซลล ผสานเซลล จดรปแบบการแสดงผลตวเลขแบบตระกลเงน จดรปแบบการแสดงผลตวเลขแบบเปอรเซน จดรปแบบการแสดงผลตวเลขแบบมคอมมาข�นหลกพน

จดรปแบบการแสดงผลของตวเลขแบบมทศนยม กาหนดการเย�องของขอมลในเซลล

กาหนดสใหกบเซลล/ฟอนต

ตเสนกรอบ/ตเสนตาราง

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

27

การจดรปแบบเซลลดวยเมน

การจดรปแบบเซลลดวยเคร�องมอน�นสามารถทาไดสะดวกและรวดเรวกจรงอย แตถาลองสงเกตดการจดรปแบบเซลลดวยเคร�องมอน�นจะไมสามารถเลอกรปแบบดวยตนเองไดทาใหไมเกดความยดหยน หากตองการความยดหยนในการจดรปแบบเซลลตองอาศยเมนคาส�ง Format, Cells เขามาชวยดงน�

Calc

1. เลอกเซลลท�ตองการจดรปแบบ 2. หรอคลกเลอกเมนคาส�ง Format, Cells… 3. ปรากฏกรอบโตตอบ Format Cells

4. บตรรายการ Numbers ท�รายการของ Category สามารถเลอกการจดรปแบบตามประเภทของขอมลท�

ตองการจดรปแบบ ดงน�

• All จดรปแบบเก�ยวกบตวเลขท�งหมด

• User-Defined กาหนดการจดรปแบบดวยตนเอง

• Number จดรปแบบเก�ยวกบตวเลขท�วไป

• Percent จดรปแบบตวเลขแบบเปอรเซนต

• Currency จดรปแบบตวเลขแบบตระกลเงน

• Date จดรปแบบวนท�

• Time จดรปแบบเวลา

ตวอยางขอมล

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

28

• Scientific จดรปแบบตวเลขทางวทยาศาสตร

5. ท�รายการ Format เลอกการจดรปแบบตามตองการ 6. คลกปม OK

Excel

1. เลอกชวงเซลลท�ตองการจดรปแบบ 2. หรอคลกเลอกเมนคาส�ง Format, Cells… 3. ปรากฏกรอบโตตอบ Format Cells

4. บตรรายการ Numbers ท�รายการของ Category: สามารถเลอกการจดรปแบบตามประเภทของ

ขอมลท�ตองการจดรปแบบ ดงน�

• General แสดงรปแบบของตวเลขตนฉบบ

• Number จดรปแบบเก�ยวกบตวเลขท�วไป

• Currency จดรปแบบตวเลขแบบตระกลเงน

• Accounting จดรปแบบตวเลขทางบญช

• Date จดรปแบบวนท�

• Time จดรปแบบเวลา

• Percentage จดรปแบบตวเลขแบบเปอรเซนต

• Flaction จดรปแบบของตวเลขท�เปนเศษสวน

ตวอยางขอมล

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

29

• Scientific จดรปแบบตวเลขทางวทยาศาสตร

• Special จดรปแบบตวเลขแบบพเศษ เชน หมายเลขโทรศพท

• Custom กาหนดการจดรปแบบดวยตนเอง

5. ท�รายการ Format เลอกการจดรปแบบตามตองการ เสรจแลวคลกปม OK

การจดรปแบบการแสดงผลตวเลข

Calc

1. เลอกเซลลท�ตองการจดรปแบบ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Cells… เลอกบตรรายการ Numbers 3. เลอก Category : User-defined 4. พมพคาส�งในชอง Format code

• #,##0 ตวเลขมเคร�องหมายคอมมา

• #,##0.00 ตวเลขมเคร�องหมายคอมมา และทศนยม 2 หลก

• #,##0;(#,##0) ตวเลขมเคร�องหมายคอมมา โดยถาตวเลขเปนคาลบ จะมเคร�องหมายวงเลบกากบ

• [Black]#,##0.00;[Red](-#,##0);”ZERO”

• ตวเลขคาบวก แสดงเปนสดา มเคร�องหมายคอมมาค�น และทศนยม 2 ตาแหนง

• ตวเลขคาลบ แสดงเปนสแดงในวงเลบโดยมเคร�องหมายลบกากบ

• ตวเลขเปน 0 ใหแสดงขอความ ZERO

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

30

• Code ส ท�กาหนดได เชน Red, Green, Blue, Black, Magenta, Cyan, Yellow

• ตวอยางน�กาหนด Code เปน [BLACK]#,##0.00;[RED](-#,##0);"ZERO"

Excel

1. เลอกชวงเซลลท�ตองการจดรปแบบ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Cells… เลอกบตรรายการ Numbers 3. เลอก Category : Custom 4. พมพคาส�งในชอง Type:

• #,##0 ตวเลขมเคร�องหมายคอมมา

• #,##0.00 ตวเลขมเคร�องหมายคอมมา และทศนยม 2 หลก

• #,##0;(#,##0) ตวเลขมเคร�องหมายคอมมา โดยถาตวเลขเปนคาลบ จะมเคร�องหมายวงเลบกากบ

• [Black]#,##0.00;[Red](-#,##0);”ZERO” � ตวเลขคาบวก แสดงเปนสดา มเคร�องหมายคอมมาค�น และทศนยม 2

ตาแหนง � ตวเลขคาลบ แสดงเปนสแดงในวงเลบโดยมเคร�องหมายลบกากบ � ตวเลขเปน 0 ใหแสดงขอความ ZERO � Code ส ท�กาหนดได เชน Red, Green, Blue, Black, Magenta, Cyan,

Yellow

• ตวอยางน�กาหนด Code เปน [BLACK]#,##0.00;[RED](-#,##0);"ZERO"

• เม�อกาหนด Code เสรจแลวคลกปม OK

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

31

การจดรปแบบการแสดงผลวนท"

Calc

1. ปอนวนท� 1/1/2548 ในเซลล A1 2. เลอกเซลล A1 3. เลอกชวงเซลลท�ตองการจดรปแบบ 4. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Cells… เลอกบตรรายการ Numbers 5. เลอก Category : User-defined 6. พมพรหสในชอง Format code

• d แทนวนท� 1 หลก

• dd แทนวนท� 2 หลก

• ddd ช�อยอวนในสปดาห

• dddd ช�อเตมของวนในสปดาห

• m แทนตวเลขเดอน 1 หลก

• mm แทนตวเลขเดอน 2 หลก

• mmm ช�อยอของเดอน

• mmmm ช�อเตมของเดอน

• yyyy ป ค.ศ. 4 หลก

• ee ป พ.ศ. 4 หลก

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

32

Excel

1. ปอนวนท� 1/1/2006 ในเซลล A1 2. เลอกเซลล A1 3. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Cells… เลอกบตรรายการ Numbers 4. เลอก Category : Custom 5. พมพรหสในชอง Type:

• d แทนวนท� 1 หลก

• dd แทนวนท� 2 หลก

• ddd ช�อยอวนในสปดาห

• dddd ช�อเตมของวนในสปดาห

• m แทนตวเลขเดอน 1 หลก

• mm แทนตวเลขเดอน 2 หลกภาษาองกฤษ

• mmm ช�อยอของเดอนภาษาองกฤษ

• mmmm ช�อเตมของเดอนภาษาองกฤษ

• ดดด ช�อยอของเดอนภาษาไทย

• ดดดด ช�อเตมของเดอนภาษาไทย

• yyyy ป ค.ศ. 4 หลก

• bbbb ป พ.ศ. 4 หลก

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

33

การยกเลกการจดรปแบบการแสดงผล

Calc

1. เลอกเซลลท�ตองการ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Default Formatting

Excel

1. เลอกเซลลท�ตองการ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Edit, Clear, Formats

การจดรปแบบเซลลดวยเง"อนไข

การจดรปแบบดวยเง�อนไข ชวยอานวยความสะดวกในการจดรปแบบใหดขอมลไดงายข�น เชนตองการใหตวเลขท"มคามากกวาหรอเทากบ 10000 แสดงผลเปนสนlาเงน ตวเลขท"มคานอยกวา 10000 ใหแสดงผลเปนสแดง เปนตน

ความสามารถของการจดรปแบบแบบมเง�อนไข สามารถทาได 2 วธคอ 1. จดรปแบบเง�อนไขโดยใชคาในเซลล (Cell value is) 2. จดรปแบบเง�อนไขโดยใชสตร (Formula is)

Calc

1. กาหนด Style โดยคลกเลอกเมนคาส�ง Format, Styles and Formatting… (หรอกดปม <F11>)

2. กาหนด Style ท�ตองการ เชน ตองการจดรปแบบเซลล 2 ส (2 Style) คอ สแดง กบ สน�าเงน ใหทาดงน�

� Style ท� 1 คลกปมเคร�องมอ Font Color เลอกสน�าเงน คลกปม ต�งช�อ Style วา Blue

� Style ท� 2 คลกปมเคร�องมอ Font Color เลอกสแดง คลกปม ต�งช�อ Style วา Red

ปมนlไวสาหรบตlงช"อ Style

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

34

3. เลอกเซลลท�ตองการจดรปแบบตาม Style ท�กาหนดไว 4. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Conditional Formatting…

• Condition 1 กาหนดเง�อนไขท� 1 ถาคาตวเลขท�อยในเซลลนอยกวา 10000 ใหแสดงผลเปนสแดง

• Condition 2 กาหนดเง�อนไขท� 2 ถาคาตวเลขท�อยในเซลลมากกวาหรอเทากบ 10000 ใหแสดงผลเปนสน�าเงน

5. คลกปม OK จะปรากฏผลลพธตามเง�อนไขท�กาหนด 6. ทดลองเปล�ยนคาตวเลข เชน จาก 9,000 เ ปน 10,000 แลวสงเกตผลลพธจะเปล�ยนจากสแดงเปนส

น�าเงนโดยอตโนมต

ผลลพธจากการสราง Style

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

35

Excel

ยกตวอยางเชน ตวเลขท"มคามากกวาหรอเทากบ 10000 ใหแสดงผลเปนสแดง และนอยกวา 10000 ใหแสดงผลเปนสนlาเงน

1. เลอกเซลลท�ตองการจดรปแบบ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Conditional Formatting…

• Condition 1 กาหนดเง�อนไขท� 1 ถาคาตวเลขท�อยในเซลลมากกวาหรอเทากบ 10000 ให

แสดงผลเปนสแดง

• Condition 2 กาหนดเง�อนไขท� 2 ถาคาตวเลขท�อยในเซลลนอยกวา 10000 ใหแสดงผลเปนสน�าเงน

คลกปม Format ไปกาหนดสฟอนตเปนสแดง

คลกปม Format ไปกาหนดสฟอนตเปนสน�าเงน

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

36

การคานวณ

โปรแกรมประเภทตารางคานวณ หรอ Spreadsheet มจดเดนตรงท�ความสามารถทางดานการคานวณเพ�อหาผลลพธในรปแบบท�หลากหลาย ใชงานไดงาย โดยสามารถคานวณดวยการสรางสตรข�นมาเอง หรอคานวณดวย Function กได ซ� งเปนท�ทราบกนดวาการคานวณดวย Function น�นสามารถชวยลดเวลาในการคานวณและชวยในการสรปผลขอมลตามลกษณะงานท�ตองการไดอยางรวดเรว ถกตองและมความนาเช�อถอ

อยางไรกตามจดเร�มตนของการคานวณท�ดน�นควรจะทราบถงหลกการ และวธการคานวณท�ถกตองเสยกอน เพ�อชวยใหการคานวณน�นกระทาไดงายข�น และสามารถประยกตใชงานไดตามความตองการอกดวย

วธการคานวณ

Calc

การคานวณในใน Calc/Excel สามารถทาได 2 วธคอ 1. การคานวณโดยใชสตรคณตศาสตร (Formula) เชน เคร" องหมาย + - * / 2. การคานวณโดยใช Function สาเรจรป (Function) เชน SUM, COUNT, MAX, MIN

Excel

วธการคานวณสามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc

การคานวณหาผลรวม

ถาถามวาการคานวณท�ใชงานบอยท�สดคอการคานวณแบบไหน ทกผอานกจะตอบเปนเสยงเดยวกนวา การคานวณเพ"อหาผลรวมของตวเลข ซ�งเม�อเร�องราวเปนอยางน�ทางตวโปรแกรมเองกเลยเตรยมเคร�องมอสาหรบคานวณหาผลรวมมาใหทกผอานใชงานไดอยางสะดวก ดงเน�อหาตอไปน�

Calc

1. เลอกเซลลท�ตองการผลลพธ

2. คลกปม SUM

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

37

3. กดปม <Enter> เม�อตองการผลลพธ

Excel

1. เลอกเซลลท�ตองการผลลพธ

2. ดบเบลคลกปม Auto SUM 3. ไดผลลพธดงรป

วธการคานวณหาผลลพธ

Calc

วธการคานวณหาผลลพธสามารถทาไดหลายวธ แตผเขยนขอเสนอวธท�นยมใชงาน และมความสะดวกรวดเรว ดงตอไปน�

1. คานวณผลลพธแคเซลลเดยว แลวคดลอกสตรไปยงเซลลผลลพธอ�นๆ

• คานวณผลลพธท�เซลลแรก แลวกดปม <Enter>

• คลกเลอกเซลลท�คานวณไวกอนหนาน� แลวเล�อนเมาสไปท�ดานลางขจนปรากฏเคร�องหมายบวก (Fill Handle) ใหคลกเมาสซายคางไวแลวลากเพ�อคดลอกสตรไปยงเซลลผลลพธอ�นๆ

2. การคานวณแบบตองการผลลพธท�งหมดทเดยว

• ขอมลท�นามาคานวณตองมากกวา 1 ชวง

• ขอมลแตละชวงตองมจานวนเซลลเทากน

• การเลอกเซลลตองเลอกทเดยวท�งหมด

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

38

• เร�มตนการคานวณโดย เลอกชวงเซลลท�ตองการผลลพธท�งหมด

• เลอกชวงเซลลท�ตองการนามาคานวณ (ชวงท�1)

• ใสเคร�องหมายท�ตองการคานวณ

• เลอกชวงเซลลท�ตองการนามาคานวณ (ชวงท�2)

• เม�อตองการผลลพธใหกดปม <Ctrl> <Shift> <Enter>

Excel

วธคานวณหาผลลพธสามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc

การอางองเซลล

เม�อคานวณหาผลลพธเสรจแลว ลาดบตอไปคอการคดลอกสตรไปยงเซลลผลลพธท�เหลอ ซ�งการคดลอกสตรไปใชงานน�น ส�งท�ตองทาความเขาใจคอ เร�องของการอางองเซลลท�เกดจากการคดลอกสตร เชน หลงจากการคดลอกสตรแลวตองการใหตาแหนงเซลลท�คดลอกสตรไปน�นเปล�ยนแปลง หรอไมอยางไร ถาผอานตองการอยากทราบวาการอางองเซลลมก�แบบ แตละแบบใชงานอยางไร ตดตามเน�อหาตอจากน�ไดเลย

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

39

การอางองเซลล 3 รปแบบ

1. การอางองแบบสมพนธ (Relative) 2. การอางองแบบสมบรณ (Absolute) 3. การอางองแบบผสม (Relative & Absolute)

การอางองเซลลแบบ Relative

Calc

การอางองแบบสมพนธเปนการอางองท�ใชบอยท�สดในการคานวณ โดยเม�อคดลอกสตรไปใชงานคาตาแหนงเซลลในสตรจะเปล�ยนแปลงไปดวย เชน ในตวอยาง ท�เซลล C1 พมพสตร =A1+B1 เม�อคดลอกสตรมาท� C2 ตาแหนงเซลลอางอง จะเปล�ยนเปน =A2+B2 โดยอตโนมต

ตวอยางการอางองแบบ Relative 1. คานวณผลบวก ของคาท� 1 กบคาท� 2 ดงรป

2. คดลอกสตรลงมา สงเกตดท�เซลลผลลพธ จะเกดการอางองแบบสมพนธ

Excel

การอางองเซลลแบบ Relative สามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

40

การอางองเซลลแบบ Absolute

Calc

การอางองแบบสมบรณเปนการอางองแบบ Lock ตาแหนงเซลล โดยเม�อคดลอกสตรไปใชงานคาตาแหนงเซลลในสตรจะถก Lock ไว ถาตองการ Lock เซลลไหนใหใสเคร�องหมาย $ ไวหนาเซลลท�ตองการ Lock ตาแหนง โดยคยลดท�ใช คอ <Shift> <F4>

ตวอยางเชน ตองการ Lock เซลล A1 ใหทาดงน�

1. พมพ A1 2. ลากคลม A1 3. กดปม <Shift> <F4> 1 คร� ง 4. จะไดผลลพธ $A$1 (หมายถง Lock ท�งแถวและคอลมน ความหมายคอ Lock เซลล A1

น�นเอง) ตวอยางการอางองแบบ Absolute ใน Calc

1. คานวณผลบวก ของคาท� 1 กบคาท� 2 โดยคาท� 2 มคาเดยวคอ 10 แตตองการนาไปบวกกบคาท� 1 ทกคา ดงน�นจงตอง Lock ตาแหนง เซลล $B$2 ไว

2. คดลอกสตรลงมา สงเกตดท�เซลลผลลพธ จะเกดการอางองแบบ Absolute

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

41

Excel

การอางองแบบสมบรณเปนการอางองแบบ Lock ตาแหนงเซลล โดยเม�อคดลอกสตรไปใชงานคาตาแหนงเซลลในสตรจะถก Lock ไว ถาตองการ Lock เซลลไหนใหใสเคร�องหมาย $ ไวหนาเซลลท�ตองการ Lock ตาแหนง โดยคยลดท�ใช คอ <F4>

ตวอยางเชน ตองการ Lock เซลล A1 ใหทาดงน�

1. พมพ A1 2. ลากคลม A1 3. กดปม <F4> 1 คร� ง 4. จะไดผลลพธ $A$1 (หมายถง Lock ท�งแถวและคอลมน ความหมายคอ Lock เซลล A1

น�นเอง) ตวอยางการอางองแบบ Absolute

1. คานวณผลบวก ของคาท� 1 กบคาท� 2 โดยคาท� 2 มคาเดยวคอ 10 แตตองการนาไปบวกกบคาท� 1 ทกคา ดงน�นจงตอง Lock ตาแหนง เซลล $B$2 ไว

2. คดลอกสตรลงมา สงเกตดท�เซลลผลลพธ จะเกดการอางองแบบ Absolute

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

42

การอางองเซลลแบบผสม (Relative & Absolute)

Calc

การอางองแบบผสม เปนการอางองท�รวมการอางองแบบ Relative และ Absolute เขาดวยกน เพ�อตองการ Lock แถว หรอ คอลมน เพยงอยางใดอยางหน�ง เชน

• A$1 หมายถง Lock แถวท� 1 (Absolute) ไว แตไมได Lock คอลมน A (Relative)

• $A1 หมายถง Lock คอลมน A (Absolute) ไว แตไมได Lock แถวท� 1 (Relative)

ตวอยางการอางองแบบผสม (ผเขยนขอยกตวอยางใน Excel) 1. ตองการคานวณหาผลลพธ ในลกษณะการสรางสตรคณ

หลกการปอนสตรการอางองแบบผสมใหสงเกตดงน�

• ถาขอมลท"นามาคานวณวางในแนวตlง (คอลมน) ให Lock เฉพาะคอลมน เชน ในตวอยางขอมลในเซลล A2 วางในแนวต�งจง Lock เฉพาะคอลมน A สวนแถวไมตอง Lock ($A2)

• ถาขอมลท"นามาคานวณวางในแนวนอน (แถว) ให Lock เฉพาะแถว เชน ในตวอยางขอมลในเซลล B1 วางในแนวนอนจง Lock เฉพาะแถว 2 สวนคอลมนไมตอง Lock(B$2)

2. เม�อคานวณเสรจแลว ใหคดลอกสตรไปยงเซลลผลลพธท�เหลอท�งหมด สงเกตดท�เซลลผลลพธ จะเกดการอางองแบบผสม

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

43

Excel

การอางองเซลลแบบผสมสามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc

หลกการคานวณดวย Formula

Calc

การคานวณในหวขอน� จะเปนการคานวณโดยการสรางสตรดวยตนเอง โดยใชเคร�องหมายทางคณตศาสตร (Formula) โดยยดตามหลกการดงตาราง

สญลกษณ แทนเคร"องหมาย ลาดบความสาคญ

( ) วงเลบ 1 ^ ยกกาลง 2 % เปอรเซนต 3 *, / คณ, หาร 4 +, - บวก, ลบ 5

หลกการคานวณมดงน� 1. พมพเคร�องหมายเทากบกอนเสมอ เชน = 4*5 2. เม�อพมพสตรเสรจแลวใหกดปม <Enter> เพ�อใหไดผลลพธออกมา 3. การคานวณจะกระทาตามลาดบความสาคญของเคร�องหมาย เชน

= 10 – 5 * 2 (โปรแกรมจะคานวณท" 5*2 กอน แลวจง นา 10 ไปลบออกจาก 5*2 ผลลพธท"ไดตามตวอยางนlคอ 0)

4. ถาลาดบความสาคญของเคร�องหมายเทากน โปรแกรมจะคานวณจากซายไปขวา

Excel

หลกการคานวณดวย Formula สามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

44

หลกการคานวณดวย Function

Calc

Function คออะไร? คาถามน� ฟงดแลวตอบไดไมยาก แตเพ�อใหเขาใจไดงาย ผเขยนขอตอบวา Function คอ ผ ชวยในการคานวณ ซ� ง Function เปนการคานวณแบบสาเรจรปท�โปรแกรมเตรยมไวใหเลอกใชงานโดยแบงเปนหมวดหม ตามวตถประสงคของงาน เชน

• Function เก�ยวกบ วนท� (Date/Time)

• Function เก�ยวกบ การเงน (Financial)

• Function เก�ยวกบ คณตศาสตร (Math)

• Function เก�ยวกบ สถต (Statistical)

• Function เก�ยวกบ ขอความ (Text)

• Function เก�ยวกบ ตรรกศาสตร (Logical)

• Function เก�ยวกบ การตรวจสอบขอมล (Information)

ตารางเปรยบเทยบหมวดหม (Category) ของ Function ใน Calc กบ Excel

Calc Excel ความหมาย

All All รวม Function ไวท �งหมด Last Used Most Recently Used Function ท�เคยเรยกใชงาน Database Database ฟงกฐานขอมล Date&Time Date&Time Function วนท�/เวลา Financial Financial Function การเงน Information Information Function ตรวจสอบขอมล Logical Logical Function ตรรกศาสตร Mathematical Math & Trig Function คณตศาสตร Statistical Statistical Function สถต Spreadsheet Lookup & Reference Function คนหาขอมล Text Text Function ขอความ

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

45

Excel

หลกการคานวณดวย Function สามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc

วธการคานวณดวย Function

Calc

การคานวณดวย Function สามารถทาได 2 วธคอ 1. การเรยกใช Function ดวย Function Wizard เปนการคานวณโดยใหโปรแกรมชวยพมพ Function ให ซ�งเหมาะสาหรบ

• ผอานท�เพ�งเร�มใชงาน Function

• ผอานท�จาช�อ Function ท�ตองการใชงานไมได

• การคานวณดวย Function เด�ยวๆ (ไมใช Function ซอน Function )

• เพ�อความสะดวก

2. การเรยกใช Function ดวยการพมพ เปนการคานวณท�ตองพมพช�อ Function ดวยตนเอง น�นหมายความวาตองจาช�อของ Function ท�

ตองการใชงานไดอยางถกตองดวย ซ�งการใชงานลกษณะน�จะเหมาะสาหรบ

• การคานวณแบบ Function ซอน Function

• เพ�อเพ�มความยดหยนในการประยกตใช Function

Excel

วธการคานวณดวย Function สามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc

การคานวณดวย Function Wizard

Calc

1. เลอกเซลลท�ตองการคานวณ 2. คลกปม Function Wizard บนแถบเคร�องมอ 3. เลอก Function ท�ตองการคานวณ เชน SUM

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

46

1. เลอก Function

2. คลกปม Next >>

3. เลอกชวงเซลลท"ตองการคานวณ

4. คลกปม OK เพ"อดผลลพธ

5. ผลลพธจากการคานวณ

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

47

Excel

1. เลอกเซลลท�ตองการคานวณ 2. คลกปม Insert Function บนแถบเคร�องมอ

1. เลอก Function

2. คลกปม OK

3. เลอกชวงเซลลท"ตองการคานวณ

4. คลกปม OK เพ"อดผลลพธ

5. ผลลพธจากการคานวณ

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

48

การคานวณ Function ดวยวธการพมพ

เปนการคานวณท�ตองพมพช�อ Function ดวยตนเอง ซ�งเหมาะสาหรบคานวณแบบ Function ซอน Function หรอการประยกตใช Function ส�งสาคญในการเรยกใช Function ดวยการพมพคอ

1. ตองพมพช�อ Function ใหถกตอง 2. ตองทราบสวนขยาย (Argument) ของ Function วามก�สวน และแตละสวนหมายถงอะไร

สวนขยาย (Argument) ของ Function คออะไร

สวนขยาย (Argument) ของ Function หมายถง ส�งท�ผอานตองใสเขาไปใน Function ซ�งอยภายในเคร�องหมายวงเลบ เพ�อใหไดผลลพธท�ตองการออกมา สวนขยายของ Function อาจจะเปน คาวาง ตวเลข วนท� เวลา ขอความ ช�อเซลล ช�อกลมเซลล การอางอง หรอ Function ท�ซอนอยใน Function กถอวาเปนสวนขยาย

Function แตละ Function จะมสวนขยายท�ไมเหมอนกน ดงน�นในการใชงาน Function ผอานตองทราบดวยวา Function ท�เลอกใชน�นมสวนขยายหรอไม มก�สวน อะไรบาง และขอมลท�นามาใชคออะไร จงจะสามารถคานวณผลลพธออกมาไดอยางถกตอง และแมนยา

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

49

หลกการคานวณ Function ดวยวธการพมพ

Calc

เพ�อใหเกดความเขาใจผเขยนขอยกตวอยางการใช Function IF ซ�งมรปแบบดงน� คอ

= IF (เง"อนไข ; คาตอบเม"อเง"อนไขเปนจรง ; คาตอบเม"อเง"อนไขเปนเทจ) อธบาย Function IF มสวนขยาย 3 สวนดวยกนคอ

• สวนขยายของ Function สวนท�1 คอ เง�อนไข

• สวนขยายของ Function สวนท�2 คอ คาตอบเม�อเง�อนไขเปนจรง

• สวนขยายของ Function สวนท�3 คอ คาตอบเม�อเง�อนไขเปนเทจ ตวอยางการใชงาน เชน

=IF (Test > = 50 ; “ Pass ” ; “ Fail ”) จากตวอยาง สามารถอานทาความเขาใจไดดงน�

• ถาคะแนนสอบ Test มคา มากกวา หรอเทากบ 50 คาตอบคอ Pass

• ถาคะแนนสอบ Test มคา นอยกวา 50 คาตอบคอ Fail หลกการพมพสวนขยาย

• ถาเปนช�อ เซลล ตวเลข คาตรรกะ (True/False) ไมตองใสเคร�องหมายคาพด (“ ”)

• ถาเปนขอความตองใสเคร�องหมายคาพด (“ ”)

รปแบบของการพมพ Function คอ

= ช"อ Function (สวนขยายของ Function สวนท"1 ; [สวนขยายของ Function สวนท"2])

• ช�อ Function หมายถง Function ท�ตองการคานวณ

• ภายในเคร�องหมายวงเลบ หมายถง สวนขยายของ Function (ซ�งแตละ Function มสวนขยายไมเหมอนกน)

• ถาสวนขยายมมากกวา 1 สวน สวนขยายแตละสวนจะข�นดวยเคร�องหมาย Semi Colon (;)

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

50

Excel

เพ�อใหเกดความเขาใจผเขยนขอยกตวอยางการใช Function IF ซ�งมรปแบบดงน� คอ

= IF (เง"อนไข , คาตอบเม"อเง"อนไขเปนจรง , คาตอบเม"อเง"อนไขเปนเทจ) อธบาย Function IF มสวนขยาย 3 สวนดวยกนคอ

• สวนขยายของ Function สวนท�1 คอ เง�อนไข

• สวนขยายของ Function สวนท�2 คอ คาตอบเม�อเง�อนไขเปนจรง

• สวนขยายของ Function สวนท�3 คอ คาตอบเม�อเง�อนไขเปนเทจ ตวอยางการใชงาน เชน

=IF (Test > = 50 , “ Pass ” , “ Fail ”) จากตวอยาง สามารถอานทาความเขาใจไดดงน�

• ถาคะแนนสอบ Test มคา มากกวา หรอเทากบ 50 คาตอบคอ Pass

• ถาคะแนนสอบ Test มคา นอยกวา 50 คาตอบคอ Fail หลกการพมพสวนขยาย

• ถาเปนช�อ เซลล ตวเลข คาตรรกะ (True/False) ไมตองใสเคร�องหมายคาพด (“ ”)

• ถาเปนขอความตองใสเคร�องหมายคาพด (“ ”)

รปแบบของการพมพ Function คอ

= ช"อ Function (สวนขยายของ Function สวนท"1 , [สวนขยายของ Function สวนท"2])

• ช�อ Function หมายถง Function ท�ตองการคานวณ

• ภายในเคร�องหมายวงเลบ หมายถง สวนขยายของ Function (ซ�งแตละ Function มสวนขยายไมเหมอนกน)

• ถาสวนขยายมมากกวา 1 สวน สวนขยายแตละสวนจะข�นดวยเคร�องหมาย Colon (,)

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

51

Function ท"นาสนใจ

Function ใน Calc/Excel มมากมายกวา 300 Function ผเขยนเหนวาถาหากนาเสนอการใชงานทกๆ Function ในหนงสอเลมน�คงจะมพ�นท�ไมเพยงพอ ดงน�นผเขยนจงขอแนะนาเฉพาะ Function ท�นยมใชงาน เทาน�น ไมวาผอานจะใชโปรแกรม Calc หรอ Excel ผเขยนขอบอกไดเลยวาการใชงาน Function จะเปนรปแบบเดยวกน ตางกนเฉพาะเคร"องหมายท"ค"นระหวางสวนขยาย (Argument) คอ Calc จะใช

เคร"องหมาย Semi Colon ( ; ) สวน Excel จะใชเคร"องหมาย Comma ( , ) ดงน�นในเน�อหาสวนน�ผเขยนขอ

อธบายโดยใชโปรแกรม Calc เปนหลกเพ"อใหผอานเหนวาถาผอานเคยใช Excel มากอน Calc กไมใชปญหา

อกตอไป

ตารางแสดงช"อ Function ท"นยมใชงาน

ช"อ Function หนาท"

SUM หาผลรวมตวเลข IF Function แบบมเง�อนไข SUMIF หาผลรวมตวเลขแบบมเง�อนไข COUNT นบจานวนท�เปนตวเลข, วนท�, เวลา COUNTIF นบจานวนแบบมเง�อนไข COUNTA นบจานวนท�เปนตวเลข, วนท�, เวลา และ ขอความ COUNTBLANK นบจานวนเซลลวาง AVERAGE หาคาเฉล�ย AVERAGEIF หาคาเฉล�ยแบบมเง�อนไข MAX หาคาสงสด MIN หาคาต�าสด LARGE หาคามากท�สดโดยระบเปนลาดบ SMALL หาคานอยท�สดโดยระบเปนลาดบ PRODUCT หาคาผลคณ SUMPRODUCT หาคาผลรวมของผลคณ ROUND ปดเศษตวเลข INT ปดเศษตวเลข TRUNC ปดเศษตวเลข LOWER เปล�ยนตวอกษรภาษาองกฤษเปนพมพเลกท�งหมด UPPER เปล�ยนตวอกษรภาษาองกฤษเปนพมพใหญท�งหมด PROPER กาหนดใหอกษรตวแรกของคาเปนตวพมพใหญ LOOKUP คนหาขอมลในตารางฐานขอมล

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

52

ตวอยางการใชงาน Function

• =SUM(A1 ; B1) หาผลรวมคาท�อยในเซลล A1 กบ B1

• =SUM(A1 : A10) หาผลรวมของคาท�อยใน A1 ถง A10

• =SUM(A3:A8 ; B2:F4) หาผลรวมของคาท�อยในเซลล A3 ถง A8 กบ ผลรวมของคาในเซลล B2 ถง F4

• =AVERAGE(A1 : A10) หาคาเฉล�ยของคาท�อยในเซลล A1 ถง A10

• =MAX(A1 : A10) หาคาสงสดของคาท�อยในเซลล A1 ถง A10

• =MIN(A1 : A10) หาคาต�าสดของคาท�อยในเซลล A1 ถง A10

การต�งช"อเซลล/กลมเซลล

ในการอางองเซลลเพ�อใชในการคานวณบางคร�งอาจจะดงงๆ สาหรบผท�เร�มใชงาน เพราะการอางองเซลลแบบปกตจะเปนการอางองช�อเซลลเปนสวนใหญ และไมเปนการส�อความหมายท�ดน�นเอง เชน A1, B1 , A1:A10 เปนตน ดงน�นการต�งช�อกลมเซลลสามารถชวยแกปญหาน�ได เชน ต�งช�อเซลลหรอกลมเซลลท�ตองการคานวณวา Test เพ�อใหเขาใจวาเปนเซลลของคะแนนสอบ แลวนาช�อท�ต�งใหมน� ไปใชในการคานวณตอไป เพ�อเวลาอานสตรออกมาจะทาใหส�อความหมายไดงายข�น

ตวอยางการต�งช"อกลมเซลล

1. เลอกเฉพาะชวงเซลลท�จะนาไปใชงาน (ไมตองเลอกหวตาราง) เชน เลอกชวงเซลลท�เปน

คะแนน (ไมตองเลอกเซลล Test เพราะ Test คอหวตาราง)

กอนเลอก หลงเลอก

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

53

2. คลกเลอกเมนคาส�ง Insert, Names, Defines…

• คลกท�ชอง Name ต�งช�อกลมเซลลวา Test (แนะนาใหต�งช�อตามหวตาราง)

• คลกปม Add

• คลกปม OK

• ถาตองการลบช�อกลมเซลล ใหเลอกช�อกลมเซลลแลวคลกปม Delete

ทดสอบการใชงานโดย 1. คลกเมาสท�ชอง Name Box แลวเลอกช�อกลมเซลลท�ต�งไว เชน Test

2. โปรแกรมจะไปเลอกชวงเซลลตามช�อท�เลอกใหอตโนมต

3. นาช�อกลมเซลลไปใชในการคานวณไดเลย

1. ตlงช"อกลมเซลลท"น"

2. เสรจแลวคลกปม Add

3. คลกปม OK

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

54

Function เก"ยวกบเง"อนไข

Function IF

รปแบบของ Function IF =IF (เงอนไข ; จรง ; เทจ) ตวอยางการใชงาน

ในหวขอท�ผานมาตองการคานวณแบบมเง�อนไขดงน� คอ ถาคะแนนสอบ Test มากกวาหรอเทากบ 50 ใหแสดงผลคาวา Pass แตถาคะแนนนอยกวา 50 ใหแสดงผลคาวา Fail

1. ท�เซลล C2 พมพ =IF(Test>=50;"Pass";"Fail")

• ถาเปนขอความ ใหพมพอยภายในเคร�องหมายคาพด เชน “Pass” “Fail”

• ถาเปนช�อกลมเซลล, ตวเลข, คาตรรกะ (True/False) ใหพมพลงไปไดเลย เชน 50

2. เม�อปอนสตรเสรจแลวกดปม <Enter> 3. ปรากฏผลลพธ ดงรป

4. คดลอกสตรไปยงเซลลผลลพธทกเซลล

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

55

Function IF ซอน IF

ตวอยางการใชงาน

ตองการคานวณเกรด (Grade) โดยมเง�อนไข 5 เง�อนไขดงน� 1. ถาคะแนน สอบ Test มากกวาหรอเทากบ 80 ไดเกรด A 2. ถาคะแนนสอบ Test มากกวาหรอเทากบ 70 ไดเกรด B 3. ถาคะแนน สอบ Test มากกวาหรอเทากบ 60 ไดเกรด C 4. ถาคะแนนสอบ Test มากกวาหรอเทากบ 50 ไดเกรด D 5. ถาคะแนน สอบ Test นอยกวา 50 ไดเกรด F

ตวอยางน�ตองใช Function IF ซอน IF โดยมหลกการพจารณาดงน�

จานวนช�นของ IF = จานวนเงอนไข – 1 เชน

• ถากาหนด 2 เง�อนไข จานวนช�นของ IF เทากบ 1 ช�น หรอ 1 IF

• ถากาหนด 5 เง�อนไข จานวนช�นของ IF เทากบ 4 ช�น หรอ 4 IF

• คาตอบสดทายใหพมพตอจากคาตอบกอนสดทายไดเลย รปแบบของการใช IF ซอน IF

= IF1(เงอนไข1 ; คาตอบ1 ; IF2(เงอนไข2 ; คาตอบ2 ; IFn(เงอนไข n ; คาตอบ n ; คาตอบสดทาย))) ในตวอยางน�กาหนดเง�อนไข 5 เง�อนไข เพราะฉะน�นจานวนช�นของ IF เทากบ 4 ช�น (4 IF) และ

เง�อนไขสดทาย ถาคะแนนสอบ Test นอยกวา 50 ไดเกรด F ใสหลงสด สามารถตความหมายเง�อนไขและมาพมพเปนสตรไดดงน� คอ

=IF(Test>=80;"A";IF(Test>=70;"B";IF(Test>=60;"C";IF(Test>=50;"D";"F"))))

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

56

Function MAXIF/MINIF

ในหวขอน�บางผอานอาจจะสงสยวา Function MAXIF/MINIF มดวยหรอ อนท�จรงแลว Function MAXIF/MINIF ไมม แตเปนการประยกตใช Function MAX/MIN รวมกบ Function IF น�นเอง ( Function MAX/MIN ซอนอยใน Function IF)

ตวอยางการใชงาน กาหนดเง�อนไขดงน�

1. ถาคะแนนสอบ Test มคามากท�สดใหปรากฏคาวา MAX 2. ถาวาคะแนนสอบ Test มคานอยท�สดใหปรากฏคาวา MIN 3. ถาไมใชคา MAX / MIN ใหปรากฏคาวาง

วธทา ม 3 เง�อนไข แสดงวา ใช IF 2 ช�น (2 IF)

1. ปอนสตรตามลาดบเง�อนไข 2. เง�อนไขสดทายในท�น�คอ ถาไมใชคา MAX / MIN ใหปรากฏคาวาง 3. พมพสตรในเซลล E2 ตามลาดบเง�อนไขดงน�

=IF(MAX(Test)=B2;"MAX";IF(MIN(Test)=B2;"MIN";" "))

• IF(MAX(Test)=B2;"MAX" ถาคาในเซลล B2 ในชวงคะแนน Test เปนคา MAX ใหปรากฏคาวา MAX

• IF(MIN(Test)=B2;"MIN"; ถาคาในเซลล B2 ในชวงคะแนน Test เปนคา MIN ใหปรากฏคาวา MIN

• " " ถานอกเหนอจากน�นเปนคาวาง

• ผลลพธท�ไดเปนดงรป

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

57

Function COUNTIF

Function COUNTIF เปน Function ท�ใชสาหรบนบแบบมเง�อนไข สามารถใชไดกบขอมลท�เปนท�งขอความ และขอมลตวเลข

รปแบบ Function COUNTIF

=COUNTIF (ชวงขอมล ; เงอนไขในชวงขอมล) ตวอยางการใชงาน

โจทย ตองการนบจานวนคนท�สอบผาน (Pass) วามจานวนก�คน วธทา

1. ต�งช�อกลมเซลลชวง C2 ถง C4 วา PassFail 2. คลกท�เซลลผลลพธ ในท�น� คอเซลล C6 3. พมพ =COUNTIF(PassFail;"Pass") 4. กดปม <Enter> จะไดผลลพธ คนท�สอบผานเทากบ 2 คน

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

58

Function SUMIF

Function SUMIF เปน Function ท�ใชสาหรบรวมแบบมเง�อนไข สามารถใชไดกบขอมลท�เปนตวเลข และ วนท�เวลา รปแบบ Function SUMIF

=SUMIF (ชวงขอมล ; เงอนไขในชวงขอมล ; ชวงทตองการรวมตามเงอนไข)

ตวอยางการใชงาน

โจทย ตองการรวมคะแนนของคนท�ไดคะแนนมากกวา 50 (คาตอบคอ 150) วธทา

1. ต�งช�อกลมเซลลชวง B2 ถง B4 วา Test 2. คลกท�เซลลผลลพธ ในท�น� คอเซลล B6 3. พมพ =SUMIF(Test; ">50";Test) 4. กดปม <Enter> ไดผลลพธคอ 150

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

59

Function AVERAGEIF

Function AVERAGEIF เปน Function ท�ใชสาหรบหาคาเฉล�ยแบบมเง�อนไข

รปแบบ Function AVERAGEIF

=SUMIF/ COUNTIF ตวอยางการใชงาน

1. ต�งช�อกลมเซลลชวง B2 ถง B4 วา Test 2. คลกท�เซลล B6 เพ�อคานวณหาผลรวมคะแนนท�มากกวา 50 (SUMIF)

• พมพ =SUMIF(Test ; ">20" ; Test) กดปม <Enter> ไดผลลพธเทากบ 150

• เง�อนไขท�เปนเคร�องหมายเปรยบเทยบตองพมพภายในเคร�องหมายคาพด

3. คลกท�เซลล B7 เพ�อนบจานวนคนท�มคะแนนมากกวา 50 (COUNTIF)

• พมพ =COUNTIF(Test ; ">20") กดปม <Enter> ไดผลลพธเทากบ 3

• เง�อนไขท�เปนเคร�องหมายเปรยบเทยบตองพมพภายในเคร�องหมายคาพด

4. คลกท�เซลล B8 เพ�อหาคาเฉล�ยของคนท�ไดคะแนนมากกวา 50 (AVERAGEIF)

• พมพ =D8/D9 กดปม <Enter> ไดผลลพธเทากบ 75

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

60

Function เก"ยวกบการนบจานวน

Function COUNT

Function COUNT เปน Function ท�ใชสาหรบนบจานวนขอมลท�เปนตวเลข, วนท�, เวลา ซ�งมรปแบบการใชงานดงน�

=COUNT(ชวงขอมล)

Function COUNTA

Function COUNTA เปน Function ท�ใชสาหรบนบจานวนขอมลท�เปนขอความ, ตวเลข, วนท�, เวลา ซ�งมรปแบบการใชงานดงน�

=COUNTA(ชวงขอมล)

Function COUNTBLANK

Function COUNTBLANK เปน Function ท�ใชสาหรบนบจานวนเซลลท�เปนคาวาง ซ�งมรปแบบการใชงานดงน�

=COUNTBLANK(ชวงขอมล) ตวอยางการใชงาน

1. ต�งช�อกลมเซลลท�ตองการนาไปคานวณวา DataRange

2. ปอนสตรการคานวณดงรป

3. ผลลพธจากการใช Function COUNT ในรปแบบตางๆ

• COUNT เฉพาะขอมลท�เปนตวเลขและวนท�ไดเทากบ 5

• COUNTA เฉพาะขอมลท�เปนตวเลข วนท� และขอความไดเทากบ 8

• COUNTBLANK เฉพาะเซลลท�มคาวางไดเทากบ 4

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

61

Function เก"ยวกบการปดเศษ

Function สาหรบปดเศษท�นยมใชงานม 3 Function ดวยกนคอ ROUND, TRUNC, INT ซ�งแตละ Function ใชงานอยางไร และมขอแตกตางกนหรอไมน�น ลองตดตามดนะ

Function ROUND

Function ROUND มหนาท�ปดเศษตวเลขใหมตาแหนงทศนยมตามท�ระบ ROUND เปน Function ท�คอนขางเหมาะสมท�สดสาหรบการปดเศษจานวนเงนท�เก�ยวของกบบญชและการเงน ซ�งหลกการปดเศษจะใชหลกการดงน�

• ตาแหนงท�ตองการปดเศษน�น จะพจารณาจากตวเลขหลงตาแหนงท�ตองการปดเศษ

• ถาตวเลขนอยกวา 5 จะปดลง

• ถาตวเลขมากกวาหรอเทากบ 5 จะปดข�น รปแบบ Function ROUND

=ROUND (ตวเลขท"ตองการปดเศษ; จานวนตาแหนงทศนยมท"ตองการปดเศษ) หลกการกาหนด จานวนตาแหนงทศนยมท�ตองการปดเศษ

1. ถาเทากบ 0 หรอไมใส ตวเลขจะถกปดเปนจานวนเตมท�ใกลท�สด (ไมมทศนยม) เชน =ROUND(199.38) คาตอบท"ไดคอ 199

2. ถามากกวา 0 ตวเลขทศนยมจะถกปดเศษเทากบจานวนหลกของตาแหนงทศนยมตามตวเลขท�ระบ (เล�อนไปทางขวาของจดทศนยม) เชน =ROUND(199.38;1) คาตอบท"ไดคอ 199.4

3. ถานอยกวา 0 ตวเลขจะถกตดไปทางซายของจดทศนยมตามตวเลขท�ระบ เชน =ROUND(199.38; -1) คาตอบท"ไดคอ 200

4. ถาตองการปดข�นอยางเดยวใหใช Function ROUNDUP เชน =ROUNDUP(199.38) คาตอบท"ไดคอ 200 เชน =ROUNDUP(199.38;1) คาตอบท"ไดคอ 199.4 เชน =ROUNDUP(199.38; -1) คาตอบท"ไดคอ 200

5. ถาตองการปดลงอยางเดยวใหใช Function ROUNDDOWN เชน =ROUNDDOWN(199.38) คาตอบท"ไดคอ 199 เชน =ROUNDUP(199.38;1) คาตอบท"ไดคอ 199.3 เชน =ROUNDUP(199.38; -1) คาตอบท"ไดคอ 190

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

62

Function INT

INT เปน Function ท�ทาหนาท�ตดเศษทศนยมท�ง ใหเหลอเฉพาะตวเลขจานวนเตม รปแบบ Function INT

= INT (ตวเลข) ตวอยางการใชงาน เชน =INT(199.99) คาตอบท"ไดคอ 199 เชน =INT(199.11) คาตอบท"ไดคอ 199 เชน =INT(199) คาตอบท"ไดคอ 199

Function TRUNC

TRUNC เปน Function ท�ทาหนาท�คลายๆ กบ Function INT ตางกนตรงท� Function INT ตดเศษทศนยมท�ง ใหเหลอเฉพาะตวเลขจานวนเตม สวน Function TRUNC สามารถกาหนดจานวนตดเศษทศนยมได รปแบบ Function TRUNC

= TRUNC (ตวเลข; จานวนตาแหนงการปดเศษ) ตวอยางการใชงาน เชน =TRUNC(199.99) คาตอบท"ไดคอ 199 เชน =TRUNC(199.99; 1) คาตอบท"ไดคอ 199.9 เชน =INT(199; -1) คาตอบท"ไดคอ 190

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

63

Function เก"ยวกบการคนหาขอมล

Function คนหาขอมลเปน Function ในประเภท LOOKUP ซ�ง Function ท�นยมใชงานคอ 1. VLOOKUP (คนหาขอมลจากตารางแนวต�ง) 2. HLOOKUP (คนหาขอมลจากตารางแนวนอน)

ลกษณะการทางานของ Function ประเภทน�คอ กาหนดคาๆ หน�ง ใหไปคนหาคาในอกตารางหน�ง ถาเจอขอมลท�ตองการจะสงกลบคาน�นออกมา และถาไมเจอคาท�ตองการจะสงกลบคาผดพลาดออกมาเปนคาวา #N/A เพ�อแจงใหทราบวาไมเจอขอมลท�ตองการคนหา

Function VLOOKUP

VLOOKUP เปน Function ท�ใชในการคนหาคาในตารางแนวต�ง โดยดจากคอลมนแรกของตาราง และเม�อเจอคาท�ตองการ VLOOKUP จะสงกลบคาน�นออกมาเปนผลลพธ

รปแบบของ Function

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,column_index_num,range_lookup)

• lookup_value คาท�ตองการนาไปคนหา ในคอลมนแรกของ table_array

• table_array ตารางท�เกบขอมล (ตารางขอมล)

• col_index_num หมายเลขคอลมนใน table_array ท�ตรงกบคาผลลพธท�ตองการ

• range_lookup คาตรรกะ (True หรอ 1 หรอละไว, False หรอ 0)

Lookup_value

Table_array

Column_index_num

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

64

การกาหนดคา True หรอ False ในตาแหนง range_lookup นบไดวามความสาคญเปนอยางมาก ถาหากไมเขาใจอยางถกตองแลวอาจจะทาใหผลลพธเกดความผดพลาดได ดงน�นจงควรทาความเขาใจกบคา 2 คาน� กอนดงน� ความหมายของ True (หรอละไว หรอ 1) ม 3 ความหมายคอ

1. ขอมลในคอลมนแรกของตาราง table_array ตองมการจดเรยงจากนอยไปมาก ถาขอมลไมถกจดเรยงจะสงกลบคา Error (#N/A) ทนทโดยไมสนใจวาจะเจอขอมลหรอไม (ดรปประกอบ) ตวอยาง ในเซลลผลลพธ B11 พมพ = VLOOKUP(A12;A3:D8;2 ) คาตอบท"ไดเปน #N/A เพราะตารางขอมลในคอลมน Name ยงไมถกเรยงจากนอยไปมาก

2. ถาเจอคาท�ตองการ จะสงกลบคาน�นเปนผลลพธคอลมน Name มการจดเรยงขอมลจากนอยไปมากจงไดผลลพธท"ถกตอง

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

65

3. ถาไมเจอคาท�ตรงกน Function VLOOKUP จะเปล�ยนใจมองหาคาท�นอยกวา หรอคาท�ใกลเคยง

1. ถาเจอคาท�นอยกวาจะสงกลบผลลพธของคาท�นอยกวาหรอคาท�ใกลเคยงออกมา ในตวอยางตองการกาเงนเดอนของ Somkiat แตไมมขอมลของ Somkiat VLOOKUP จงไปนาคาเงนเดอนของ Somjai มาใหแทน

2. และถาไมเจอคาท�นอยกวาหรอคาท�ใกลเคยงกบคาท�ตองการคนหา Function VLOOKUP จะสงกลบคา Error (#N/A)

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

66

ความหมายของ False (หรอ 0 ) ม 3 ความหมายคอ 1. ขอมลในคอลมนแรกของตาราง table_array ไมมการจดเรยง 2. ถาเจอคาท�ตองการ Function VLOOKUP จะสงกลบคาน�นเปนผลลพธ

ในเซลลผลลพธ B11 พมพ = VLOOKUP(B12;B3:D8;2; 0) เม"อคาท"นาไปสบคนมอยในตาราง VLOOKUP จะสงกลบขอมลมาใหอยางถกตอง

3. ถาไมเจอคาท�ตรงกนจรงๆ จะสงกลบคา Error (#N/A) เปนผลลพธ ในเซลลผลลพธ B11 พมพ = VLOOKUP(A11;A2:C7;2;False) เม"อคาท"นาไปสบคนไมมอยในตาราง VLOOKUP จะสงกลบ Error #N/A โดยไมลงเล

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

67

ตวอยางการใชงาน Function VLOOKUP

ตวอยางการใช VLOOKUP เพ�อตองการตรวจสอบรายการสนคาวามรายการสนคาตามขอมลท�นาไปตรวจสอบหรอไม สามารถชวยใหผอานทราบวาขอมลท�นาไปตรวจสอบเปนขอมลเกา หรอ ขอมลใหม

• ถาเปนขอมลเกา กจะปรากฏรายการสนคาน�นๆ เชน ในตวอยางน� RAM กบ CPU เปนขอมลเกา

• ถาเปนขอมลใหม กจะปรากฏ Error #N/A ชน ในตวอยางน� VGA กบ Monitor เปนขอมลใหม วธการคานวณ

1. คลกในเซลลผลลพธ C2 2. พมพ =VLOOKUP(B2;$A$2:$A$5;1;False) 3. หรอพมพ =VLOOKUP(B2;$A$2:$A$5;1;0)

• B2 เปนคาท�นาไปคนหาขอมลในตารางขอมล

• $A$2:$A$5 เปนตารางขอมล (ตองใสสตรแบบ Absolute เพ�อ Lock ตาแหนงชวงตารางขอมลไวไมใหไหลในกรณท�มการคดลอกสตร)

• 1 หมายถง หมายเลขคอลมนเพ�อให VLOOKUP คนหาขอมลและสงผลลพธกลบมา

• False หรอ 0 หมายถง ถามขอมลจะสงกลบขอมลท�ถกตอง และถาไมมขอมลกจะสงกลบ #N/A เพ�อใหทราบวาไมเจอขอมลท�ตองการ

4. เม�อพมพสตรเสรจแลว ใหกดปม <Enter> เพ�อดผลลพธ 5. คดลอกสตรไปยงเซลลผลลพธทกเซลล

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

68

Function ISERROR

ISERROR เปน Function ท�ใชสาหรบตรวจสอบคา ERROR ตางๆ ไดทกคา ERROR เชน #N/A , #NAME?, #VALUE, #DIV/0 รปแบบของ Function ISERROR

= ISERROR (คาทตองการตรวจสอบ) ความหมายของ Function ISERROR

• ถาคาท�ตองการตรวจสอบเปนคา ERROR จะสงกลบคา TRUE เปนคาตอบ

• ถาคาท�ตองการตรวจสอบไมใชคา ERROR จะสงกลบคา FALSE เปนคาตอบ

• คาท�ตองการตรวจสอบ อาจจะเปนการอางองตาแหนงเซลล, คาคงท� หรอ เปน Function กได ตวอยางการใชงาน

จากตวอยางท�ผานมาสามารถใช Function ISERROR ตรวจผลลพธในคอลมน C เพ�อเรยนรการใชงาน Function ISERROR

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

69

Function IFISERROR

เม�อทาความเขาใจ Function ISERROR อยางถกตองแลว ในหวขอน�จะเปนการประยกตใชงาน Function ISERROR โดยนา Function IF เขามาตรวจสอบเง�อนไข (ถาผอานใดยงสบสนการใช Function IF ใหยอนกลบไปทบทวน Function IF เสยกอนนะ) รปแบบ Function IFISERROR

= IF ( ISERROR(คาทตองการตรวจสอบ) ; TRUE; FALSE ) ความหมายของ Function IFISERROR

• ISERROR (คาท"ตองการตรวจสอบ) กาหนดเปนเง�อนไขของ Function IF

• ถาเง"อนไขเปนจรงหรอเปนคา ERROR ผลลพธของเง�อนไขท�เปนจรงสามารถกาหนดเปนคาตวเลข,คาตรรกะ, ขอความ, สตรหรอ Function กได

• ถาเง"อนไขเปนเทจหรอเปนคาอ"นท"ไมใชคา ERROR ผลลพธของเง�อนไขท�เปนเทจสามารถกาหนดเปนคาตวเลข,คาตรรกะ, ขอความ, สตรหรอ Function กได

ตวอยางการใชงาน

จากตวอยางท�ผานมาสามารถใช Function IFISERROR ตรวจสอบผลลพธจากการใช Function VLOOKUP และกาหนดเง�อนไขดงน�

• ถา VLOOKUP สงกลบเปนคา ERROR #N/A ใหปรากฏคาวา ขอมลใหม

• ถา VLOOKUP สงกลบเปนคาผลลพธท"คนหาเจอใหปรากฏคาวา ขอมลเกา

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

70

Function เก"ยวกบขอความ

Function LEN

LEN เปน Function ท�ทาหนาท� นบจานวนอกขระ (รวมไปถงชองวาง, ตวเลข, สระวรรณยกต และเคร�องหมายตางๆ) ใหผลลพธออกมาเปน คาตวเลข รปแบบ Function LEN

= LEN (ขอความทตองการนบ) ตวอยางการใชงาน

Function UPPER

UPPER เปน Function ท�ทาหนาท� กาหนดตวอกษรภาษาองกฤษใหเปนตวพมพใหญท�งหมดทกตวอกษร รปแบบ Function UPPER

= UPPER (ขอความภาษาองกฤษ) ตวอยางการใชงาน

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

71

Function LOWER

LOWER เปน Function ท�ทาหนาท� กาหนดตวอกษรภาษาองกฤษใหเปนตวพมพเลกท�งหมดทกตวอกษร รปแบบ Function LOWER

= LOWER (ขอความภาษาองกฤษ) ตวอยางการใชงาน

Function PROPER

PROPER เปน Function ท�ทาหนาท� กาหนดตวอกษรภาษาองกฤษตวแรกของคาใหเปนตวพมพใหญสวนตวอกษรท�ไมใชตวแรกใหเปนตวพมพเลก รปแบบ Function PROPER

= PROPER (ขอความภาษาองกฤษ) ตวอยางการใชงาน

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

72

Function LEFT

LEFT เปน Function ท�ทาหนาท� สงกลบอกขระของคาโดยนบลาดบจากซายไปขวาตามจานวนของตาแหนงท�ระบ รปแบบ Function LEFT

= LEFT (ขอความ ; จานวนตาแหนงทระบ) ตวอยางการใชงาน

สามารถนา Function PROPER มาประยกตรวมกบ Function LEFT ไดดงน�

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

73

Function CONCATENATE

CONCATENATE (&) เปน Function ท�ใชสาหรบเช�อมขอความเขาดวยกน ซ�งการใชงาน Function น� สวนใหญนยมพมพตว & เพ�อเช�อมขอความตางๆ เขาดวยกน รปแบบ Function CONCATENATE

= CONCATENATE (ขอความ 1 ; ขอความ 2 ; ขอความ… ) หรอรปแบบ Function CONCATENATE (พมพเคร�องหมาย &)

= ขอความ1 & ขอความ2 & ขอความ… ตวอยางการใชงาน

การเช�อมขอความดวยขอความ สวนใหญนยมพมพ & เปนตวเช�อม ซ�งหลกการใชงาน จานวน & เทากบ จานวนขอความท�ตองการนามาเช�อมลบดวย 1

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

74

เทคนคการตดตามสตร

การตดตามสตรเปนเคร�องมอท�เตรยมไวสาหรบวตถประสงคเพ�อตดตามสตร ตดตามความผดพลาด ตดตามท�ไปท�มาของสตร แสดงขอคดเหน (Comment) ซ� งเคร�องมอท�ใชสาหรบตดตามสตรสามารถเรยกใชไดดงน�

Calc

คลกเลอกเมน Tools, Detective

• Trace Precedents ใชสาหรบตรวจสอบวา ActiveCell รบคามาจากเซลลใดบาง

• Remove Precedents ใชสาหรบลบเสนลกศร Trace Presidents คร� งละ 1 Step

• Trace Dependents ใชสาหรบตรวจสอบวา ActiveCell สงคาไปยงเซลลใดบาง

• Remove Dependents ใชสาหรบลบเสนลกศร Trace Dependents คร� งละ 1 Step

• Remove All Traces ใชสาหรบลบเสนลกศรทเดยวท�งหมด

• Trace Error ใชสาหรบหาท�ไปท�มาของคาความผดพลาด

• Mark Invalid Data ใชสาหรบตรวจสอบขอมล

• Refresh Traces ใชปรบปรงการตรวจสอบ

• AutoRefrresh ใชปรบปรงการตรวจสอบแบบอตโนมต

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

75

Excel

คลกเลอกเมน Tools, Formula Auditing, Show Formula Auditing Toolbar

• เคร�องมอ Error Checking ใชสาหรบตรวจสอบความผดพลาดของสตร

• เคร�องมอ Trace Precedents ใชสาหรบตรวจสอบตรวจสอบวาสงคามาจากท�ใดบาง

• เคร�องมอ Remove President Arrow ใชสาหรบลบลกศร Trace Presidents

• เคร�องมอ Trace Dependents ใชสาหรบตรวจสอบวาสงไปใหใครบาง

• เคร�องมอ Remove Dependent Arrow ใชสาหรบลบลกศร Trace Dependents

• เคร�องมอ Remove All Arrow ใชสาหรบลบเสนลกศรท�งหมด

• เคร�องมอ Trace Error ใชสาหรบหาท�ไปท�มาของคาความผดพลาด

• เคร�องมอ Comment ใชสาหรบเพ�มขอคดเหน

• เคร�องมอ Show watch Windows ใชสาหรบแสดงคาท�อยในเซลล

• เคร�องมอ Evaluate Formula ใชสาหรบดสรปสตร

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

76

การปองกนแฟมเอกสาร

แฟมเอกสารหรอสมดงานท�เปนความลบ เพ�อปองกนการเปดด การแกไขขอมล โดยคนท�จะเขามาใชงานตองมรหสผาน หรอเขามาดไดอยางเดยวหามแกไขขอมล เราสามารถปองกนเอกสารหรอสมดงานเหลาน�นไดดวยความสามารถของโปรแกรมดงน�

การปองกนระดบ Workbook

เปนการกาหนดรหสผานเพ�อปองกนการเปดไฟล

Calc

1. เปดแฟมเอกสารท�ตองการ 2. คลกเลอกเมน File, Save As… 3. คลกเลอกรายการ Save with password

4. ใสรหสผานในชอง Password และ Confirm

5. คลกปม OK 6. หากตองการยกเลกรหสผานสามารถทาไดดงข�นตอนในขอท� 1 – 4 โดยลบรหสผานท�เคยกาหนด

ไวออกไป

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

77

Excel

1. เปดแฟมเอกสารท�ตองการ 2. คลกเลอกเมน File, Save As… 3. คลกเลอกรายการ Tools, General Option 4. ใสรหสผานในชอง Password to open: และ Confirm

5. คลกปม OK 6. หากตองการยกเลกรหสผานสามารถทาไดดงข�นตอนในขอท� 1 – 4 โดยลบรหสผานท�เคยกาหนด

ไวออกไป

การปองกนระดบ Worksheet

เปนการกาหนดรหสผานเพ�อปองกนการเปล�ยนช�อชต หรอเพ�มชต

Calc

1. เปดแฟมเอกสารท�ตองการ 2. คลกเลอกเมน Tools, Protect Document, Document 3. ใสรหสผานในชอง Password และ Confirm

4. คลกปม OK 5. หากตองการยกเลกรหสผานสามารถทาไดดงข�นตอนในขอท� 1 – 3 โดยลบรหสผานท�เคยกาหนด

ไวออกไป

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

78

Excel

1. เปดแฟมเอกสารท�ตองการ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Tools, Protection, Protect Workbook 3. คลกเลอกราย Structure ใสรหสผานในชอง Password และ Confirm

4. คลกปม OK 5. หากตองการยกเลกรหสผานใหคลกเลอกเมนคาส�ง Tools, Protection, Unprotect Workbook แลว

ใสรหสผานท�เคยกาหนดไว

การปองกนระดบ Cell

เปนการปองกนการแกไขขอมลท�อยใน Cell (กาหนด Cell เปน Read Only)

Calc

1. เปดแฟมเอกสารท�ตองการ 2. คลกเลอกเมน Tools, Protect Document, Sheet 3. ใสรหสผานในชอง Password และ Confirm

4. คลกปม OK

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

79

5. หากตองการยกเลกรหสผานสามารถทาไดดงข�นตอนในขอท� 1 – 3 โดยลบรหสผานท�เคยกาหนดไวออกไป

Excel

1. เปดแฟมเอกสารท�ตองการ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Tools, Protection, Protect Sheet… 3. ใสรหสผานในชอง Password และ Confirm

4. คลกปม OK 5. หากตองการยกเลกรหสผานใหคลกเลอกเมนคาส�ง Tools, Protection, Unprotect Sheet แลวใส

รหสผานท�เคยกาหนดไว

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

80

ฐานขอมล

การจดเกบขอมลท�ดถอไดวาเปนส�งท�ควรทา ซ�งคาวาฐานขอมลในท�น� หมายถงขอมลท�ถกจดเกบอยางเปนระเบยบเรยบรอย เหมาะสาหรบการนาขอมลไปใชในการวเคราะห หาผลลพธไดเปนอยางด

ทาความเขาใจกบฐานขอมล

• ฐานขอมลเปนการจดเกบขอมลท�สะดวกสาหรบการสบคน และสรปผลขอมล

• ในฐานขอมลเรยกรายการในแตละคอลมนวา Field เรยกรายการในแตละแถววา Record

• ในตวอยางน� ม Field ท�งหมด 4 Field ดวยกนคอ ช"อ ตาแหนง ภมลาเนา และเงนเดอน

• ขอมลพนกงาน 1 คนหมายถงขอมล 1 Record ฐานขอมลในตวอยางนlมจานวน Record ทlงหมด 8 Record

• ฐานขอมลมหวตารางหรอ Field ไดแค 1 แถว เรยกหวตารางวา “Header Row”

• การจดเกบขอมลตองจดเกบแบบตอเน�องกนตลอดหามมแถววาง

ขอดของการจดเกบขอมลในรปแบบฐานขอมล

ถาจดเกบขอมลในรปแบบฐานขอมล เม�อนาขอมลไปใชงานโปรแกรมจะรจกชวงขอมลโดยอตโนมต โดยเพยงแคเมาสไปคลกเลอกท�เซลลใดกได แตเซลลน�นตองอยในชวงขอมลของฐานขอมล เชน

1. การกรองขอมล (Filter) 2. การจดเรยงขอมล (Sorting) 3. การทารายงานผลรวมยอย (Sub Totals) 4. การทาตารางสรปสาระสาคญ (Data Pilot, PivotTable)

Column หรอ Field

Row หรอ Record

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

81

การกรองขอมล (Data Filter)

การกรองขอมล (Data Filter) หรอท�เรยกกนตดปากวา Filter เปนการกรองขอมล การเรยกดขอมล ท�ตองการ ซ�งการใชงานน�นสามารถทาไดงาย และเรว

การกรองขอมล หรอ Filter สามารถทาได 2 วธคอ 1. Auto Filter 2. Advanced Filter

การกรองขอมลดวย Auto Filter

Calc

1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล)

2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�องแตละรายการ

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

82

4. ถาตองการกรองขอมลท�รายการใด หรอ Field ใด ใหคลกเมาสท� Dropdown List แลวเลอกรายการ

ท�ตองการ เชน ตองการกรองขอมลเฉพาะตาแหนง พนกงานบญช

5. ผลลพธจากการกรองขอมลในขอท� 4

6. การคนขอมลกลบสสภาวะเดมใหคลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Remove Filter 7. การยกเลกการกรองขอมลใหคลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

83

การกรองขอมลแบบมเง"อนไข การกรองขอมลดวย Auto Filter จะมเง�อนไขเปน “เทากบ” เพยงอยางเดยว ดงน�นถาตองการกรอง

ขอมลแบบมเง�อนไขแบบ มากกวา นอยกวา ไมเทากบ เปนตน จะตองใชการกรองแบบ Standard

การกรองขอมลแบบมเง"อนไขโดยใช Function OR การกรองขอมลโดยใชฟงชน OR (หรอ) สวนมากจะนาไปใชกบขอความ โดยผเขยนขอยกตวอยาง

การใชงานดงน� 1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล) 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�อง 4. คลก Drop Down List ณ รายการหวเร�องท�ตองการ 5. เลอกรายการ Standard

6. ปรากฏกรอบโตตอบ Standard Filter ใสเง�อนไขท�ตองการ (สามารถกาหนดเง�อนไขไดสงสด 3 เง�อนไข) เชน ตองการกรองขอมลเฉพาะตาแหนง ชางเทคนค กบพนกงานบญช

7. เม�อใสเง�อนไขเสรจเรยบรอยแลว ใหคลกปม OK เพ�อดผลลพธ

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

84

8. ผลลพธท�ไดจะตรงตามเง�อนไขคอ จะมขอมลขอมลเฉพาะตาแหนง ชางเทคนค กบพนกงานบญช เทาน�น

การกรองขอมลแบบมเง"อนไขโดยใช Function AND การกรองขอมลโดยใชฟงชน AND (และ) สวนมากจะนาไปใชกบชวงตวเลข โดยผเขยนขอ

ยกตวอยางการใชงานดงน� 1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล) 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�องแตละรายการ 4. คลก Drop Down List ณ รายการหวเร�องท�ตองการ 5. เลอกรายการ Standard

6. จะปรากฏกรอบโตตอบ Standard Filter ใสเง�อนไขท�ตองการ (สามารถกาหนดเง�อนไขไดสงสด 3 เง�อนไข) เชน ตองการกรองขอมลท� Field เงนเดอน ท�มคาอยในชวง 9000 ถง 10000สามารถกาหนดเง�อนไขไดดงรป

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

85

7. เม�อใสเง�อนไขเสรจเรยบรอยแลว ใหคลกปม OK เพ�อดผลลพธ 8. ผลลพธท�ไดจะตรงตามเง�อนไขคอ จะมขอมลเงนเดอน ท�มคาอยในชวง 9000 ถง 10000

การกรองขอมลแบบ Top 10 การกรองขอมลแบบ Top 10 น� สามารถใชงานไดกบตวเลข เชน ตองการดขอมล 10 อนดบสงสด

หรอ ตองการดขอมล 10 อนดบต�าสด ซ� งข�นตอนการใชงานเปนดงน� 1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล) 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�องแตละรายการ 4. คลก Drop Down List ณ รายการหวเร�องท�ตองการ เชน ตองการด 10 อนดบสงสดท� Units

5. ผลลพธท�ไดเปนดงรป

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

86

6. ถาตองการแสดงขอมลท�งหมดใหเลอก All

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

87

Excel

1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล)

2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�องแตละรายการ

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

88

4. ถาตองการกรองขอมลท�รายการใด ใหคลกเมาสท� Drop Down List แลวเลอกรายการท�ตองการ

เชน ตองการกรองขอมลเฉพาะตาแหนง พนกงานบญช

5. ผลลพธจากการกรองขอมลในขอท� 4

6. การคนขอมลกลบสสภาวะเดมใหคลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Show All 7. การยกเลกการกรองขอมลใหคลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

89

การกรองขอมลแบบมเง"อนไข ปกตการกรองขอมลดวย Auto Filter ตวเลอกจะมเง�อนไขเปน “เทากบ” เพยงอยางเดยว หาก

ตองการกรองขอมลดวยเง�อนไข แบบมากกวา นอยกวา ไมเทากบ เปนตน จะตองใชการกรองขอมลแบบ Custom…

การกรองขอมลแบบมเง"อนไขโดยใช Function OR การกรองขอมลโดยใชฟงชน OR (หรอ) สวนมากจะนาไปใชกบขอความ โดยผเขยนขอยกตวอยาง

การใชงานดงน� 1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล) 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�องแตละรายการ 4. คลก Drop Down List ณ รายการหวเร�องท�ตองการ 5. เลอกรายการ Custom…

6. ปรากฏกรอบโตตอบ Custom AutoFilter ใสเง�อนไขท�ตองการ (สามารถกาหนดเง�อนไขไดสงสด 3 เง�อนไข) เชน ตองการกรองขอมลเฉพาะตาแหนง ชางเทคนค กบ พนกงานบญช สามารถกาหนดเง�อนไขไดดงรป

7. เม�อใสเง�อนไขเสรจเรยบรอยแลว ใหคลกปม OK เพ�อดผลลพธ

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

90

8. ผลลพธท�ไดจะตรงตามเง�อนไขคอ จะไดขอมลเฉพาะตาแหนง ชางเทคนค กบ พนกงานบญช

การกรองขอมลแบบมเง"อนไขโดยใช Function AND การกรองขอมลโดยใชฟงชน AND (และ) สวนมากจะนาไปใชกบชวงของตวเลข โดยผเขยนขอ

ยกตวอยางการใชงานดงน� 1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล) 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�องแตละรายการ 4. คลก Drop Down List ณ รายการหวเร�องท�ตองการ 5. เลอกรายการ Custom…

6. จะปรากฏกรอบโตตอบ Custom AutoFilter ใสเง�อนไขท�ตองการ (สามารถกาหนดเง�อนไขไดสงสด 3 เง�อนไข) เชนตองการกรองขอมลเฉพาะเงนเดอนท�อยในชวง 9000 ถง 10000 สามารถกาหนดเง�อนไขไดดงรป

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

91

7. เม�อใสเง�อนไขเสรจเรยบรอยแลว ใหคลกปม OK เพ�อดผลลพธ 8. ผลลพธท�ไดจะตรงตามเง�อนไขคอ จะไดขอมลเฉพาะเงนเดอนท�อยในชวง 9000 ถง 10000

การกรองขอมลแบบ Top 10 การกรองขอมลแบบ Top 10 น� สามารถใชงานไดกบตวเลข เชน ตองการดขอมล 10 อนดบสงสด

หรอ ตองการดขอมล 10 อนดบต�าสด ซ� งข�นตอนการใชงานเปนดงน� 1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล) 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�องแตละรายการ

4. คลก Drop Down List ณ รายการหวเร�องท�ตองการ เชน ตองการด 10 อนดบสงสดท� Units

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

92

5. ผลลพธท�ไดเปนดงรป

6. ถาตองการแสดงขอมลท�งหมดใหเลอก All

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

93

การกรองขอมลดวย Advanced Filter

การกรองขอมลท�ผานมาสามรถกาหนดเง�อนไขสงสดไดแค 3 เง�อนไขตอ 1 Field ถาตองการกรองขอมลมากกวา 3 เง�อนไข ตองใช Advanced Filter

การกรองขอมลแบบ Advanced Filter ตองกาหนดพ�นท� 3 สวนดวยกนคอ 1. Data Range ชวงขอมลตนฉบบ 2. Criteria Range ชวงสาหรบกาหนดเง�อนไข

• การกาหนดเง�อนไขท�อยแถวเดยวกน จะหมายถง “และ (And)”

• การกาหนดเง�อนไขท�อยคนละแถวกน จะหมายถง “หรอ (Or)” 3. Result Range ชวงแสดงผลลพธตามเง�อนไขท�กาหนด

*** ในชวง Criteria กบ Result ใหคดลอกหวตารางของ Data Range ไปวางไวดวยนะ

Calc

ข�นตอนการกรองขอมลแบบ Advanced Filter 1. กาหนดพ�นท�ท�ง 3 สวน โดยคดลอกหวตารางจากขอมลตนฉบบไปไวในสวน เง�อนไข กบ

ผลลพธ

2. กาหนดเง�อนไขในชวง Criteria Range ตวอยางเชน ตองการด Field เงนเดอนท�มคา 8000, 9000, 10000 และ 11000 สามารถกาหนดเง�อนไขไดดงรปดงรป

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

94

• การพมพเง�อนไขบรรทดแรกตองตดกบหวตาราง

• เง�อนไขท�อยแถวเดยวกน (บรรทดเดยวกน) หมายถง การใช Function AND

• เง�อนไขท�อยคนละแถว หมายถง การใช Function OR

• การพมพเง�อนไขมากกวา 1 เง�อนไข เง�อนไขตองอยตดกน หามเวนแถว (โปรแกรมจะมองเซลลวางเปนคาวา ขอมลท�งหมด)

3. คลกเมาสเซลลใดกไดในชวง Data Range (ขอมลตนฉบบ) 4. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Advanced Filter ปรากฏกรอบโตตอบ Advanced Filter

5. รายการ Read filter criteria From ใหไปเลอกชวงเง"อนไขทlงหมดรวมทlงหวตารางดวย (ตองเลอกใหพอดกบชวงเง�อนไขท�กาหนด)

6. คลกเลอกรายการ Copy result to เพ�อไปเลอกเฉพาะหวตารางในชวง Result Range 7. คลกปม OK 8. สงเกตดผลลพธจะไดขอมลของเงนเดอนท�มคา 8000, 9000, 10000 และ 11000

พมพเง"อนไขแบบนl

เลอกชวงเง"อนไข

เลอกชวงผลลพธ

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

95

Excel

การกรองขอมลท�ผานมาสามรถกาหนดเง�อนไขสงสดไดแค 2 เง�อนไขตอ 1 Field ถาตองการกรองขอมลมากกวา 2 เง�อนไข ตองใช Advanced Filter

การกรองขอมลแบบ Advanced Filter ตองกาหนดพ�นท� 3 สวนดวยกนคอ 1. Data Range ชวงขอมลตนฉบบ 2. Criteria Range ชวงสาหรบกาหนดเง�อนไข

• การกาหนดเง�อนไขท�อยแถวเดยวกน จะหมายถง “และ (And)”

• การกาหนดเง�อนไขท�อยคนละแถวกน จะหมายถง “หรอ (Or)” 3. Result Range ชวงแสดงผลลพธตามเง�อนไขท�กาหนด

*** ในชวง Criteria กบ Result ใหคดลอกหวตารางของ Data Range ไปวางไวดวยนะ

ข�นตอนการกรองขอมลแบบ Advanced Filter 1. กาหนดพ�นท�ท�ง 3 สวน โดยคดลอกหวตารางจากขอมลตนฉบบไปไวในสวน เง�อนไข กบ ผลลพธ

2. กาหนดเง�อนไขในชวง Criteria Range ตวอยางเชน ตองการด Field เงนเดอนท�มคา 8000, 9000, 10000 และ 11000 สามารถกาหนดเง�อนไขไดดงรปดงรป

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

96

• การพมพเง�อนไขบรรทดแรกตองตดกบหวตาราง

• เง�อนไขท�อยแถวเดยวกน (บรรทดเดยวกน) หมายถง การใช Function AND

• เง�อนไขท�อยคนละแถว หมายถง การใช Function OR

• การพมพเง�อนไขมากกวา 1 เง�อนไข เง�อนไขตองอยตดกน หามเวนแถว (โปรแกรมจะมองเซลลวางเปนคาวา ขอมลท�งหมด)

3. คลกเมาสเซลลใดกไดในชวง Data Range (ขอมลตนฉบบ) 4. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Advanced Filter ปรากฏกรอบโตตอบ Advanced Filter ดงรป

• List range: ชวงขอมลตนฉบบ (ปกตโปรแกรมเลอกใหโดยอตโนมตอยแลว)

• Criteria range: ใหไปเลอกชวงเง�อนไขท�พมพไวท �งหมด

• Copy to: เลอกชวงของผลลพธ

5. คลกปม OK 6. สงเกตดผลลพธจะไดขอมลของเงนเดอนท�มคา 8000, 9000, 10000 และ 11000

พมพเง"อนไขแบบนl

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

97

การจดเรยงขอมล (Sorting)

เม�อตองการนาขอมลตนฉบบมาเปนสารสนเทศ มความจาเปนท�จะตองจดเรยงขอมล เพ�อจดขอมลเปนหมวดหม เพ�อความเปนระเบยบเรยบรอย ซ�งการจดเรยงขอมลใน Calc อาจจะมปญหาอยบาง ถาหากวาทาแลวเกดปญหา ใหทาซ�าอกคร� งกอาจจะชวยแกปญหาได

Calc

ข�นตอนการจดเรยงขอมล 1. คลกเซลลใดกได ท�อยในชวงขอมล

2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Sort จะปรากฏกรอบโตตอบ Sort

• Sort by เง�อนไขท� 1 จดเรยงตามตาแหนง

• Then by เง�อนไขท� 2 ถาหากวา เง�อนไขท� 1 มคาซ�ากน ใหจดเรยงตามภมลาเนา

• Then by เง�อนไขท� 3 ถาหากวา เง�อนไขท� 2 มคาซ�ากน ใหจดเรยงตามเงนเดอน

• Ascending เรยงจากนอยไปมาก (0-9, A-Z, ก-ฮ)

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

98

• Descending เรยงจากมากไปนอย (9-0, Z-A, ฮ-ก)

3. คลกปม OK 4. ผลลพธท�ไดปรากฏดงรป (สงเกตดผลลพธจะตรงตามเง�อนไขท�ระบในขอท� 2)

การจดเรยงขอมลตามลาดบความสาคญ การจดเรยงในหวขอท�ผานมาเปนการจดเรยง จากมากไปนอย จากนอยไปมาก ซ�งในบางคร� งอาจจะ

มความจาเปนท�ตองการจดเรยงขอมลตามรายการท�กาหนดข�นมาดวยตนเอง ดงน�นในหวขอน� ผเขยนขอแนะนาการจดเรยงขอมลตามรายการท�กาหนดข�นมาดวยตนเอง ตามตวอยางตอไปน� ตวอยาง

ตองการจดเรยงขอมลตาม ตาแหนง โดยเรยงขอมลจากตาแหนง พนกงานบญช เจาหนาท"สนาม และ เซลล สามารถทาไดตามข�นตอนตอไปน�

1. สรางรายการท�ตองการจดเรยงตามลาดบความสาคญ โดยเขาท�เมน Tools, Options, OpenOffice.org Calc, Sort Lists, New

2. เม�อกาหนดรายการเสรจแลวใหคลกปม OK 3. ตอไปใหเลอกชวงขอมลท�ตองการจดเรยง

1. ปอนรายการแบบนl

2. คลกปม Add

3. สรางรายการเสรจแลว

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

99

4. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Sort จะปรากฏกรอบโตตอบ Sort 5. ท�บตรรายการ Sort Criteria ตรง Sort by เลอกช�อField ตาแหนง

6. คลกบตรรายการ Options คลกเลอก Custom sort order เปน พนกงานบญช, ชางเทคนค, เซลล

7. คลกปม OK 8. ผลลพธท�ไดจะเรยงตาม ตาแหนง พนกงานบญช เจาหนาท"สนาม และ เซลล

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

100

Excel

ข�นตอนการจดเรยงขอมล 1. คลกเซลลใดกไดท�อยในชวงขอมล

2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Sort จะปรากฏกรอบโตตอบ Sort

• Sort by เง�อนไขท� 1 จดเรยงตามตาแหนง

• Then by เง�อนไขท� 2 ถาหากวา เง�อนไขท� 1 มคาซ�ากน ใหจดเรยงตามภมลาเนา

• Then by เง�อนไขท� 3 ถาหากวา เง�อนไขท� 2 มคาซ�ากน ใหจดเรยงตามเงนเดอน

• Ascending เรยงจากนอยไปมาก (0-9, A-Z, ก-ฮ)

• Descending เรยงจากมากไปนอย (9-0, Z-A, ฮ-ก)

3. คลกปม OK

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

101

4. ผลลพธท�ไดปรากฏดงรป (สงเกตดผลลพธจะตรงตามเง�อนไขท�ระบในขอท� 2)

การจดเรยงขอมลตามลาดบความสาคญ การจดเรยงในหวขอท�ผานมาเปนการจดเรยง จากมากไปนอย จากนอยไปมาก ซ�งในบางคร� งอาจจะ

มความจาเปนท�ตองการจดเรยงขอมลตามรายการท�กาหนดข�นมาดวยตนเอง ดงน�นในหวขอน� ผเขยนขอแนะนาการจดเรยงขอมลตามรายการท�กาหนดข�นมาดวยตนเอง ตามตวอยางตอไปน� ตวอยาง

ตองการจดเรยงขอมลตาม ตาแหนง โดยเรยงขอมลจากตาแหนง พนกงานบญช เจาหนาท"สนาม และ เซลล สามารถทาไดตามข�นตอนตอไปน�

1. สรางรายการท�ตองการจดเรยงตามลาดบความสาคญ โดยเขาท�เมน Tools, Options, custom Lists

2. เม�อกาหนดรายการเสรจแลวใหคลกปม OK 3. ตอไปใหเลอกชวงขอมลท�ตองการจดเรยง 4. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Sort จะปรากฏกรอบโตตอบ Sort

1. ปอนรายการแบบนl

2. คลกปม Add

3. สรางรายการเสรจแลว

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

102

5. ตรง Sort by เลอกช�อField ตาแหนง

6. คลกปม Options 7. First key sort order เลอกรายการท�กาหนดไวในท�น� คอ พนกงานบญช, ชางเทคนค, เซลล

8. คลกปม OK 9. ผลลพธท�ไดจะเรยงตาม ตาแหนง พนกงานบญช เจาหนาท"สนาม และ เซลล

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

103

การสรปขอมล

การสรปขอมลแบบ Group and Outline

Outline หรอ โครงราง มประโยชนในการสรปผลขอมลเปนกลมๆ เพ�อสะดวกในการเลอกดขอมล สามารถปรบเปล�ยนมมมอง และกาหนดไดวาจะใหมการแสดงหรอซอนขอมลไดตามตองการ แตกอนท�จะใชคาส�งเพ�อสราง Outline จะตองมการใสสตรคานวณเพ�อสรปขอมลเปนกลมๆ เสยกอน ไมเชนน�นจะไมสามารถสราง Outline ได

Calc

การสราง Group and Outline 1. คลกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Outline, AutoOutline จะปรากฏผลดงรป

• Level Bars แสดงถงกลมขอมลในระดบเดยวกน เม�อคลกลงบนเสนจะเปนการซอนกลมท� Level Bar อางถงอย

• Level Symbol เปนปมสญลกษณแสดงระดบของเสนโครงราง สามารถคลกเพ�อใหขอมลในระดบน�นๆ แสดงออกมาท�งหมด

• Show Detail เปนปมเคร�องหมายบวก ถาคลกเมาสจะทาใหขอมลแสดงออกมา และปมจะเปล�ยนเปนเคร�องหมายลบ (Hide Detail)

Level Symbol Show Detail Hide Detail

Level Bars

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

104

• Hide Detail เปนปมเคร�องหมายลบ ถาคลกเมาสจะทาใหขอมลแสดงถกซอน และปมจะเปล�ยนเปนเคร�องหมายบวก (Show Detail)

การยกเลก Group and Outline 1. คลกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Outline, Remove

Excel

การสราง Group and Outline 1. คลกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Group and Outline, AutoOutline จะปรากฏผลดงรป

• Level Bars แสดงถงกลมขอมลในระดบเดยวกน เม�อคลกลงบนเสนจะเปนการซอนกลมท�

Level Bar อางถงอย

• Level Symbol เปนปมสญลกษณแสดงระดบของเสนโครงราง สามารถคลกเพ�อใหขอมลในระดบน�นๆ แสดงออกมาท�งหมด

• Show Detail เปนปมเคร�องหมายบวก ถาคลกเมาสจะทาใหขอมลแสดงออกมา และปมจะเปล�ยนเปนเคร�องหมายลบ (Hide Detail)

• Hide Detail เปนปมเคร�องหมายลบ ถาคลกเมาสจะทาใหขอมลแสดงถกซอน และปมจะเปล�ยนเปนเคร�องหมายบวก (Show Detail)

การยกเลก Group and Outline

Level Symbol Show Detail Hide Detail

Level Bars

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

105

1. คลกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Group and Outline, Clear Outline

การสรปขอมลแบบ Sub Totals

Sub Total เปนการนาความสามารถในการจดเรยงขอมล มาผสมผสานกบความสามารถในการคานวณดวย Function ตางๆ เชน Sum, Count, Average ซ�งชวยใหการสรปขอมลทาไดอยางสะดวกรวดเรวโดย Calc จะคานวณใหโดยอตโนมต อกท�ง Calc ยงแถม Outline มาใหเพ�อสะดวกในการเลอกดขอมล การหาผลรวมยอยมข�นตอนดงน�

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

106

Calc

1. คลกเลอกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Sub-Totals 3. ปรากฏกรอบโตตอบ Subtotals

4. Group by เลอก Field ท�ตองการจดกลม (การจดเรยง) เชน เลอก State เพ�อสรปกลมขอมลใน State

5. Calculate subtotals for เลอก Field ท�ตองการคานวณ เชน ตองการใช Function SUM กบ Field เงนเดอน

6. Use function เลอก Function ท�ตองการใชในการคานวณ 7. คลกปม OK 8. สงเกตดผลลพธจะม Outline แถมมาใหดวย เพ�อประโยชนในการเลอกด Group ของขอมล

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

107

9. ทดลองคลกดท� Outline Level 2 จะไดผลดงรป

10. การยกเลกการทา Sub Total ใหคลกเลอกเมนคาส�ง Data, Subtotal, คลกปม Delete

การหาผลรวมยอยมากกวา 1 กลม 1. คลกเลอกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Subtotals 3. ปรากฏกรอบโตตอบ Subtotals

4. ท�บตรรายการ 1st Group ใหเลอกFieldท�ตองการจดเรยงขอมล ลาดบท� 1

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

108

5. ท�บตรรายการ 2st Group ใหเลอกFieldท�ตองการจดเรยงขอมล ลาดบท� 2

6. คลกปม OK 7. สงเกตดผลลพธจะม Outline แถมมาใหดวย เพ�อประโยชนในการเลอกด Group ของขอมล

ใหคลกท� Outline Level 3 จะไดผลดงรป

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

109

Excel

1. คลกเลอกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Subtotals… 3. ปรากฏกรอบโตตอบ Subtotals

• At each change in: เลอก Field ท�ตองการจดกลม (การจดเรยง) เชน เลอก State เพ�อสรปกลมขอมลใน State

• Use function: เลอก Function ท�ตองการใชในการคานวณ

• Add subtotals to: เลอก Field ท�ตองการคานวณ เชน ตองการใช Function SUM กบ Field เงนเดอน

• คลกปม OK เพ�อดผลลพธ

4. สงเกตดผลลพธจะม Outline แถมมาใหดวย เพ�อประโยชนในการเลอกด Group ของขอมล

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

110

5. ทดลองคลกดท� Outline Level 2 จะไดผลดงรป

6. การยกเลกการทา Sub Total ใหคลกเลอกเมนคาส�ง Data, Subtotal, คลกปม Remove All

การหาผลรวมยอยมากกวา 1 กลม 1. คลกเลอกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Subtotals 3. ปรากฏกรอบโตตอบ Subtotals 4. กาหนดคา Subtotal กลมท� 1 ดงตวอยาง เสรจแลวคลกปม OK

5. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Subtotals อกคร�ง

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

111

6. ปรากฏกรอบโตตอบ Subtotals 7. กาหนดคา Subtotal กลมท� 2 ดงตวอยาง เสรจแลวคลกปม OK

8. สงเกตดผลลพธจะม Outline แถมมาใหดวย เพ�อประโยชนในการเลอกด Group ของขอมลทดลองคลกดท� Outline Level 3 จะไดผลดงรป

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

112

การสรปขอมลแบบ Consolidate

ตารางสรปขอมล (Consolidate) เปนการนาขอมลจากหลายๆ ตารางมาคานวณเพ�อสรปขอมล ซ�งแหลงของตารางขอมลท�จะนามาคานวณเพ�อหาผลสรป สามารถนามาจาก Worksheet เดยวกน ตาง Worksheet หรอตาง Workbook กได และ Function ท�นามาคานวณกเปน Function ท�นยมใชงานหลาย Function นอกจากน�นในตารางสรปโปรแกรมยงแถม Outline มาใหอกดวย

Calc

Consolidate ใน Worksheet เดยวกน ในกรณน�ตารางท�งหมดอยใน Wroksheet เดยวกน แลวตองการนาขอมลในตารางท�งหมดมา

รวมกนท�ตาราง Summary ตารางเดยว เพ�อใหเกดความเขาใจผเขยนขออธบายตามตวอยางดงตอไปน� โดยตองการรวมยอดท�ง 3 สาขา ซ�งตารางขอมลอยใน Worksheet เดยวกน สามารถทาไดดงข�นตอนตอไปน�

1. สรางตารางสรปผลโดยคกลอกหวตารางมาจากตารางขอมลตนฉบบและต�งช�อตารางวา Summary

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

113

2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Consolidate… ปรากฏกรอบโตตอบดงรป

• Function เลอก Function ท�ตองการใชสรปผล

• Consolidate ranges จานวนของตารางท�ตองการนามาสรปขอมล (1 ตาราง ตอ 1 บรรทด)

• Source data range เลอกตารางท�ตองการนามาสรป (เลอกไดคร� งละ 1 ตาราง) โดยเม�อเลอกเสรจแลวใหคลกปม Add

• Copy results to เลอกตาราง Summary

3. คลกปม More

• Row labels เลอกเพ�อกาหนดหวตารางในแนวนอน

• Column เลอกเพ�อกาหนดหวตารางในแนวต�ง

• Link to source data เลอกเพ�อใหมการเช�อมโยงถงกน (ตวเลอกน� มผลในกรณท�มการเช�อมโยงตาง Worksheet เทาน�น)

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

114

4. เมอกาหนดเสรจคาเสรจแลว คลกปม OK จะไดผลลพธดงรป

Consolidate ตาง Worksheet ในตวอยางน� ตองการรวมยอดท�ง 3 สาขา ซ�งตารางขอมลอยตาง Worksheet กน สามารถทาไดเชน

เดยวกบ Consolidate Worksheet แตถาอยากจะทราบวาแตกตางกนอยางไร ตดตามดตวอยางไดเลย 1. สรางตารางสรปผลโดยคดลอกหวตารางมาจากตารางขอมลตนฉบบและต�งช�อตารางวา Summary

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

115

2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Consolidate… ปรากฏกรอบโตตอบดงรป

• Function เลอก Function ท�ตองการใชสรปผล

• Consolidate ranges จานวนของตารางท�ตองการนามาสรปขอมล (1 ตาราง ตอ 1 บรรทด)

• Source data range เลอกตารางท�ตองการนามาสรป (เลอกไดคร� งละ 1 ตาราง) โดยเม�อเลอกเสรจแลวใหคลกปม Add

• Copy results to เลอกตาราง Summary

5. คลกปม More

• Row labels เลอกเพ�อกาหนดหวตารางในแนวนอน

• Column เลอกเพ�อกาหนดหวตารางในแนวต�ง

• Link to source data เ ลอกเพ�อใหมการเช�อมโยงถงกน (ตวเลอกน� มผลในกรณท�มการเช�อมโยงตาง Worksheet เทาน�น)

6. เมอกาหนดเสรจแลว คลกปม OK จะไดผลลพธดงรป

Excel

Consolidate ใน Worksheet เดยวกน

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

116

ในตวอยางน� ตองการรวมยอดท�ง 3 สาขา ซ�งตารางขอมลอยใน Worksheet เดยวกน สามารถทาไดดงน�

1. สรางตารางสรปผลโดยคกลอกหวตารางมาจากตารางขอมลตนฉบบและต�งช�อตารางวา Summary

2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Consolidate… ปรากฏกรอบโตตอบดงรป

• Function: เลอก Function ท�ตองการใชสรปผล

• Reference: เลอกตารางท�ตองการนามาสรป (เลอกไดคร� งละ 1 ตาราง) โดยเม�อเลอกเสรจแลวใหคลกปม Add

• All references: จานวนของตารางท�ตองการนามาสรปขอมล (1 ตาราง ตอ 1 บรรทด) 3. Use label in

• Top row เลอกเพ�อกาหนดหวตารางในแนวนอน

• Left Column เลอกเพ�อกาหนดหวตารางในแนวต�ง

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

117

• Create link to source data เลอกเพ�อใหมการเช�อมโยงถงกน (ตวเลอกน� มผลในกรณท�มการเช�อมโยงตาง Worksheet เทาน�น)

4. เมอกาหนดเสรจแลว คลกปม OK จะไดผลลพธดงรป

Consolidate ตาง Worksheet ในตวอยางน� ตองการรวมยอดท�ง 3 สาขา ซ�งตารางขอมลอยตาง Worksheet กน สามารถทาไดเชน

เดยวกบ Consolidate Worksheet เดยวกน 1. สรางตารางสรปผลโดยคกลอกหวตารางมาจากตารางขอมลตนฉบบและต�งช�อตารางวา Summary

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

118

2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Consolidate… ปรากฏกรอบโตตอบดงรป

• Function: เลอก Function ท�ตองการใชสรปผล

• Reference: เลอกตารางท�ตองการนามาสรป (เลอกไดคร� งละ 1 ตาราง) โดยเม�อเลอกเสรจแลวใหคลกปม Add

• All references: จานวนของตารางท�ตองการนามาสรปขอมล (1 ตาราง ตอ 1 บรรทด)

5. Use label in

• Top row เลอกเพ�อกาหนดหวตารางในแนวนอน

• Left Column เลอกเพ�อกาหนดหวตารางในแนวต�ง

• Create link to source data เลอกเพ�อใหมการเช�อมโยงถงกน (ตวเลอกน� มผลในกรณท�มการเช�อมโยงตาง Worksheet เทาน�น)

• เมอกาหนดเสรจแลว คลกปม OK จะไดผลลพธดงรป

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

119

ตารางสรปสาระสาคญ

การสรปขอมล ออกมาเปนรายงานสามารถทาได 2 วธ คอ การทาตารางสรปสาระสาคญ กบ การสรปรายงานในรปแบบกราฟ ในหวขอน� จะกลาวถง การทารายงานสรปสาระสาคญ ซ�งมความนาสนใจและเหมาะสาหรบการสรปงานเพราะทาไดงายและรวดเรว ท�งเร�องของการคานวณผลลพธอตโนมต, การสรปขอมลเปนกลมๆ การกรองขอมล เปนตน

ความสามารถของตารางสรสาระสาคญ 1. สรปขอมลเปนตารางในรปแบบอตโนมต 2. สรปขอมลเปนกราฟไดอยางรวดเรว 3. สรปขอมลจากหลายๆ Worksheet ได (Consolidate) 4. สรปขอมลจากฐานขอมลได (Get External Data) 5. นาคณสมบต Filter, Sort, Subtotal, Consolidate, Group, Formula Calculate Filed และ

อ�นๆ ท�นาสนใจมาใหเลอกใชงานอกมากมาย

Calc (Data Pilot)

การสรางตารางสรปสาระสาคญ 1. เตรยมขอมลท�ตองการ ดงรป

2. คลกเซลลใดกไดในชวงตารางขอมล 3. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, DataPilot, Start เลอก Current selection ดงรป

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

120

4. คลกปม OK 5. ปรากฏกรอบโตตอบ Layout เพ�อเลอก Field ท�ตองการนามาสรปดขอมล โดยตวอยางน� ม

Field ท�งหมด 4 Fields ดวยกนคอ ช"อ ตาแหนง ภมลาเนา และเงนเดอน

• Page Fields การกรองขอมลดคร�งละ1 กลมรายการ (ดคร�งละหนา)

• Column Fields Field ท�ตองการดขอมลในตาแหนงแนวต�ง

• Row Fields Field ท�ตองการดขอมลในตาแหนงแนวนอน

• Data Fields Field ท�ตองการแสดงผลลพธคานวณ สวนมากใชกบ Field ท�เปนตวเลข

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

121

6. เลอก Field ท�ตองการสรปดขอมลมาวางท� Layout ดงเชนตวอยาง

7. คลกปม OK 8. ตารางสรปขอมลสาระสาคญจะปรากฏดานลางของขอมลตนฉบบ

• สามารถกรองขอมล (Filter) เฉพาะตาแหนงท�ตองการไดโดยคลกเลอก Drop Down List ท�ตาแหนงแลวเลอกตาแหนงท�ตองการ

• ถาตองการกรองขอมลแบบมเง�อนไขใหดบเบลคลกท� Filter หลงจากน�นสามารถกาหนดเง�อนไขเชนเดยวกบเร�อง การกรองขอมลแบบมเง�อนไข

โปรแกรมจะใส Function SUM ใหอตโนมต

สามารถเลอกดขอมลได

ผลรวมทlงหมด

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

122

การเปล"ยน Layout 1. เลอกตารางสรปสาระสาคญท�สรางไวในหวขอท�ผานมา 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, DataPilot, Start

• หากตองการลบFieldใด ใหคลกท�Fieldน�นคางไวแลวลากออกไปจาก Layout

• หากตองการเพ�มField กสามารถทาไดโดยคลกเลอกFieldน�นคางไวแลวลากไปวาง ณ ตาแหนง Layout ท�ตองการ

3. ผลลพธจากการเปล�ยน Layout

เปล�ยนจาก ตาแหนง เปน ภมลาเนา

สามารถเลอกดขอมลได

ผลรวมทlงหมด

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

123

การเปล"ยน Function การคานวณ 1. เลอกตารางสรปสาระสาคญท�สรางไวในหวขอท�ผานมา 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, DataPilot, Start

3. หากตองการเปล"ยนหรอเพ"ม Function การคานวณใหดบเบลคลกท�

• ตวอยางน� เปล�ยนจาก Function SUM เปน Function MAX

ดบเบลคลกตรงนl

เลอก Function ตรงนl

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

124

4. เสรจแลวคลก OK จะไดผลลพธดงรป

การ Update ขอมล 1. เลอกตารางสรปสาระสาคญ (คลกท�เซลลใดกได ใหผลเหมอนกน) 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, DataPilot, Refresh

การลบตารางสรปสาระสาคญ 1. เลอกตารางสรปสาระสาคญ (คลกท�เซลลใดกได ใหผลเหมอนกน) 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, DataPilot, Delete

Excel (Pivot Table)

การสรางตารางสรปสาระสาคญ 1. เตรยมขอมลท�ตองการ ดงรป

คาสงสดของตวอยางนlคอ 12000

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

125

2. คลกเซลลใดกไดในตารางขอมล 3. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, PivotTable and PivotChart Report 4. Step 1 of 3 เพ�อเลอกแหลงขอมลท�ตองการดงรป

• Microsoft Excel list or database: เลอกแหลงขอมลท�อยในโปรแกรม Excel ในลกษณะฐานขอมล

• External data source: เลอกแหลงขอมลจากภายนอก

• Multiple consolidation ranges: เลอกแหลงขอมลจากหลายๆ ตาราง

• Pivot Table: ตองการสรปขอมลออกมาในรปแบบตารางรางสาระสาคญ

• PivotChart report (with PivotTable report): ตองการสรปขอมลออกมาในรปแบบตารางรางสาระสาคญพรอมกบกราฟ

5. Step 2 of 3 เลอกชวงขอมลท�งหมดท�ตองการ ซ�งปกตโปรแกรม Excel เลอกใหโดยอตโนมตอย

แลว คลกปม Next ไดเลย

6. คลกปม Layout เพ�อกาหนดฟลดท�ตองการนาไปสรป (ข�นตอนน�สาคญท�สด เพราะเปนการเลอก

ขอมลท�ตองการนาไปสรปน�นเอง) โดยตวอยางน� ม Field ท�งหมด 4 Fields ดวยกนคอ ช"อ ตาแหนง ภมลาเนา และเงนเดอน

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

126

• Page Fields การกรองขอมลดคร�งละ 1 กลมรายการ (ดคร�งละหนา)

• Column Fields Fieldท�ตองการดขอมลในตาแหนงแนวต�ง

• Row Fields Fieldท�ตองการดขอมลในตาแหนงแนวนอน

• Data Fields Fieldท�ตองการแสดงผลลพธคานวณ สวนมากใชกบตวเลข

7. เลอก Field ท�ตองการสรปดขอมลมาวางท� Layout ดงเชนตวอยาง

8. เม�อวาง Layout เสรจแลวใหคลกปม OK

โปรแกรมจะใส Function SUM ใหอตโนมต

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

127

9. Step 3 of 3 กาหนดวาจะนาตารางสรปสาระสาคญไปไวท�ไหน

• New worksheet วางไวท�ชตใหม

• Existing worksheet วางไวในชตปจจบน 10. คลกปม Finish ไดผลลพธตารางสรปสาระสาคญดงรป

สามารถเลอกดขอมลได

ผลรวมทlงหมด

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

128

การเปล"ยน Layout 1. เปดใชงานเคร�องมอ Pivot Table โดยคลกเลอกเมนคาส�ง View, Toolbars, Pivot Table

2. คลกเซลลใดกไดใน Pivot Table ท�สรางไวกอนหนาน� 3. คลกปม Pivot Table คลกเลอกเมนคาส�ง Wizard… 4. คลกปม Layout 5. กาหนด Layout ใหมตามตองการ

• ตองการลบ Field ใด ใหคลกท� Field น�นคางไวแลวลากออกไปจาก Layout

• หากตองการเพ�ม Field กสามารถทาไดโดยคลกเลอก Field น�นคางไวแลวลากไปวาง ณ ตาแหนง Layout ท�ตองการ

6. ผลลพธจากการเปล�ยน Layout

เปล�ยนจาก ตาแหนง เปน ภมลาเนา

สามารถเลอกดขอมลได

ผลรวมทlงหมด

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

129

การเปล"ยน Function การคานวณ 1. เปดใชงานเคร�องมอ Pivot Table โดยคลกเลอกเมนคาส�ง View, Toolbars, Pivot Table

2. คลกเซลลใดกไดใน Pivot Table ท�สรางไวกอนหนาน� 3. คลกปม Pivot Table คลกเลอกเมนคาส�ง Wizard… 4. คลกปม Layout 5. หากตองการเปล"ยนหรอเพ"ม Function การคานวณใหดบเบลคลกท�

6. ตวอยางน� เปล�ยนจาก Function SUM เปน Function MAX ไดผลลพธดงรป

การ Update ขอมล 1. เลอกตารางสรปสาระสาคญ (คลกท�เซลลใดกได ใหผลเหมอนกน) 2. คลกขวา 3. คลกเลอกเมนคาส�ง Refresh Data

การลบตารางสรปสาระสาคญ

ดบเบลคลกตรงนl

เลอก Function ตรงนl

คาสงสดของตวอยางนlคอ 12000

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

130

1. เลอกตารางสรปสาระสาคญ (คลกท�เซลลใดกได ใหผลเหมอนกน) 2. คลกขวา 3. คลกเลอกเมนคาส�ง Select, Entire Table 4. คลกขวา 5. คลกเลอกเมนคาส�ง Delete

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

131

การสรางกราฟ

โปรแกรมประเภทตารางงาน หรอ Spreadsheet เปนโปรแกรมท�มความสามารถอนหลากหลายไมวาจะเปนการคานวณ การบรหารขอมล การวเคราะหสรปผลขอมล หรอแมแตการสรปขอมลดวยกราฟ โปรแกรมประเภทตารางงาน หรอ Spreadsheet กสามารถทาไดดทเดยว ไมเฉพาะสรปขอมลในรปแบบกราฟเทาน�น ยงสามารถวเคราะหขอมลในรปแบบกราฟไดอกดวย

เน�องจากกราฟมรปแบบท�หลากหลาย และแตละรปแบบกข�นอยกบขอมลดวย ดงน�นกอนท�จะสรางกราฟจงควรทาความเขาใจกอนวากราฟมก�ชนด แตละชนดเหมาะกบขอมลประเภทใด และสวนประกอบของกราฟมอะไรบาง เพ�อเปนบนไดในการสรางกราฟท�ถกตองตอไป

สวนประกอบของกราฟ

• ช�อกราฟ (Chart Title) คอช�อหรอหวเร�องของกราฟ

• แกน (Axis) คอ เสนแนวอางอง ถาเปนกราฟ 2 มต จะมแกน X ใชแสดงหมวดหรอชนดของขอมลในแนวนอน กบ Y ใชแสดงคาของขอมล(แนวต�ง) สวนกราฟ 3 มตจะเพ�มคาแกนลก (Z) เปนคาของขอมลอกคาหน�ง

• ช�อแกน (Axis Title) คอ คาอธบายแกน

• เสนกรด (GridLine) คอ เสนท�ต�งฉากกบแกนตางๆ เพ�อดขอมลไดสะดวกข�น

• ชดขอมล (Data Series) คอ กลมตวเลขท�เปนคาของส�งเดยวกน

• Legend คอ คาอธบาย เพ�อใหทราบวาสและลวดลายแตละแบบในกราฟใชทาขอมลอะไร

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

132

ชนดของกราฟ

กราฟแทงแนวต�ง (Column) เปนกราฟท�นยมใชงานมากท�สด เพราะสามารถเปรยบเทยบใหเหนความแตกตางของขอมลไดอยางชดเจนและงายตอการทาความเขาใจ

กราฟแทงแนวนอน (Bar) เปรยบเทยบใหเหนความแตกตางของขอมลทางดานเวลา, ระยะทาง

กราฟเสน (Line) แสดงคาของขอมลและแนวโนมภายในชวงระยะเวลาหน�ง

กราฟวงกลม (Pie) แสดงความสมพนธระหวางขอมลแตละคากบผลรวมของขอมลท�งหมด

กราฟ XY (XY Scatter) แสดงความสมพนธระหวางตวเลข 2 กลม เพ�อการวเคราะหแบบเชงเสน

กราฟพ�นท� (Area) คลายกราฟเสน แตจะแสดงใหเหนผลรวมและแนวโนมผลรวมของขอมลท�งหมด

กราฟรปโดนท (Doughnut) คลายกราฟวงกลมแตซบซอนกวา เพราะสามารถเปรยบเทยบขอมลต�งแต 2 ชดไดดวย

กราฟเรดาร (Radar) แสดงความสมพนธระหวางขอมลแตละชดในรปของขอบเขตพ�นท� ท�ขอมลชดน�นๆ ครอบครองโดยขอมลแตละชดมจดศนยกลางรวมกน

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

133

กราฟพ�นผว (Surface) ใชหาจดสมดลยของผลลพธจากตวแปร 2 ตว โดยตวหน�งอยทางแกน X และตวหน�งอยทางแกน Y พ�นผวในกราฟท�มสเดยวกน คอจดท�มความสมพนธระหวางตวแปรท�ง 2 ใหผลลพธออกมาเทาหรอใกลเคยงกน

กราฟฟองสบ (Bubble) คลายกบกราฟ XY (Scatter) แตมตวแปรไดเพยง 3 ตว โดยตวท� 3 จะแสดงดวยขนาดของฟองสบ

กราฟหน (Stock) เรยกอกอยางวากราฟ High-Low-Close เปนกราฟท�ใชแสดงความเปล�ยนแปลงของขอมลใดๆ ท�ประกอบไปดวยคาสงสด ต�าสดและคาอ�นๆ อกคาหน�ง ณ แตละจดของเวลาภายในชวงเวลาหน�งโดยมากมกใชกบราคาหนเพราะสามารถแสดงราคาสงสดต�าสด และราคาปดไดด

กราฟแทงรปทรงกระบอก (Cylinder) เหมอนกราฟแทง แตแสดงคาของขอมลเปนรปทรงกระบอกแทน

กราฟแทงรปทรงกรวย (Cone) เหมอนกราฟแทง แตแสดงคาของขอมลเปนรปทรงกรวยแทน

กราฟแทงรปปรามด (Pyramid) เหมอนกราฟแทง แตแสดงคาของขอมลเปนรปทรงปรามดแทน

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

134

การสรางกราฟดวยวธลด

Calc

1. เลอกชวงขอมลท�ตองการรางกราฟ

2. คลกเลอกเมนคาส�ง Insert, Chart 3. คลกปม Create จะปรากฏกราฟแทงแนวต�งอตโนมต

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

135

Excel

1. เลอกชวงขอมลท�ตองการรางกราฟ

2. กดปม <F11> จะปรากฏกราฟแทงแนวต�งอตโนมต

การสรางกราฟแบบ Step by Step

Calc

1. เลอกชวงขอมลท�ตองการสรางกราฟ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Insert, Chart 3. Step ท� 1

• Range แสดงชวงขอมลสาหรบนามาสรางกราฟ

• First row as label กาหนดแถวแรก เปนคาอธบายกราฟหรอไม

กาหนดวาจะสรางกราฟไวท"ชตไหน

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

136

• First row as label กาหนด คอลมนแรก เปนคาอธบายกราฟหรอไม

• คลกปม Next เพ�อไปยง Step ท� 2

4. Step ท� 2 เลอกประเภทของกราฟท�ตองการสราง

• Rows/ Column กาหนดวา จะนาขอมลจากแถว หรอ คอลมนมา

แสดงเปนแทงกราฟ

• Show text elements in preview แสดงตวอยางรายละเอยดของกราฟหรอไม

5. Step ท� 3 เลอกประเภทยอยของกราฟจากท�เลอกใน Step ท� 2

• Grid lines กาหนดเสนกรดเพ�อชวยในการดขอมลในแกน X แกน Y หรอไม

• คลกปม Next เพ�อไปยง Step ท� 4

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

137

6. Step ท� 4 เปนการกาหนดรายละเอยดของกราฟ เชน ช�อกราฟ คาอธบายแกนกราฟ

• Chart title ต�งช�อกราฟ

• Legend แสดงคาอธบายวาแทงกราฟแตละสหมายถงอะไร

• X axis ต�งช�อแกน X

• Y axis ต�งช�อแกน Y

7. คลกปม Create จะปรากฏกราฟตามคาท�กาหนด

Excel

1. เลอกชวงขอมลท�ตองการสรางกราฟ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Insert, Chart

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

138

3. Step ท� 1

• Standard Types เลอกชนดของกราฟ

• Custom Types กาหนดชนดของกราฟเพมเตม

• Press and Hold to view sample คลกเพ�อดตวอยางกราฟท�เลอก

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

139

4. Step ท� 2 กาหนดแหลงขอมลท�จะนามาสรางกราฟ

• Data range แสดงชวงขอมลสาหรบนามาสรางกราฟ

• Series in: Rows นาขอมลในแนวนอนมาเปนแทงกราฟ

• Series in: Column นาขอมลในแนวต�งมาเปนแทงกราฟ

5. Step ท� 3 เปนการกาหนดรายละเอยดของกราฟ เชน ช�อกราฟ, คาอธบายแกนกราฟ

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

140

• Chart title ต�งช�อกราฟ

• Category (X) axis ต�งช�อแกน X

• Category (Y) axis ต�งช�อแกน Y

• Gridlines กาหนดเสนกรดเพ�อชวยใหดขอมลไดงายข�น

• Legend แสดงคาอธบายวาแทงกราฟแตละสหมายถงอะไร

• Data Labels กาหนดใหคาตวเลขปรากฏบนแทงกราฟหรอไม

• Data Table นาตารางขอมลไปแสดงรวมกบกราฟดวยหรอไม

6. Step ท� 4 กาหนดวาจะนากราฟไปวางไวท�ไหน

• As new sheet: นากราฟไปวางไวท�ชตใหม

• As object in: นากราฟไปวางไวท�เดยวกบขอมลของกราฟ

7. คลกปม Finish จะปรากฏกราฟตามท�กาหนด

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

141

การแกไข/ตกแตงกราฟ

Calc

1. การจดการกราฟทาไดเชนเดยวกบรปภาพ เชน การยอ/ขยาย การยายตาแหนง 2. เน�องจากกราฟประกอบดวยสวนประกอบยอยหลายๆ สวน ดงน�นหากตองการแกไขหรอตกแตง

ตรงสวนไหน ใหดบเบลคลกตรงสวนท�ตองการแกไขไดเลย 3. เพ�อใหเกดความสะดวกในการแกไขหรอตกแตงกราฟใหเรยกเคร�องมอ จดการกราฟข�นมา

• เรยกเคร�องมอออกมาโดยการ ดบเบลคลกท"รปกราฟ จะปรากฏเคร�องมอจดการกราฟข�นมาดงรป

� กาหนดใหโชว/ซอน ช�อกราฟ ช�อแกน คาอธบายแทงกราฟ คาอธบายแทงกราฟ เสนกรด

� เปล�ยนมมมองของกราฟเปน 2 มต หรอ 3 มต � เปล�ยนชนดของกราฟเปนชนดอ�นๆ เชน กราฟเสน กราฟวงกลม ฯลฯ

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

142

Excel

1. การจดการกราฟทาไดเชนเดยวกบรปภาพ เชน การยอ/ขยาย การยายตาแหนง 2. เน�องจากกราฟประกอบดวยสวนประกอบยอยหลายๆ สวน ดงน�นหากตองการแกไขหรอตกแตง

ตรงสวนไหน ใหดบเบลคลกตรงสวนท�ตองการแกไขไดเลย 3. เพ�อใหเกดความสะดวกในการแกไขหรอตกแตงกราฟใหเรยกเคร�องมอ จดการกราฟข�นมา

• เรยกเคร�องมอออกมาโดยการ คลกท"รปกราฟ หรอ คลกเลอกเมนคาส"ง View, Toolbars, Chart จะปรากฏเคร�องมอจดการกราฟข�นมาดงรป

� เลอกสวนของกราฟท�ตองการแกไข หรอตกแตง

� ปรบแตงคณสมบตของกราฟในสวนท�เลอก เชน เปล�ยนส เปล�ยนฟอนต ฯลฯ

� เปล�ยนชนดของกราฟเปนชนดอ�นๆ เชน กราฟเสน กราฟวงกลม ฯลฯ

� กาหนดใหโชว/ซอนคาอธบายแทงกราฟ

� กาหนดใหนาตารางขอมลมาแสดงรวมกบกราฟหรอไม

การลบกราฟ

Calc

1. คลกเลอกพ�นท�กราฟ 2. กดปม <Delete>

Excel

การลบกราฟสามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

143

การส"งพมพ

การต�งคาหนากระดาษ

Calc

1. เปดไฟล ท�ตองการส�งพมพ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Page… 3. เลอกบตรรายการ Page

• Paper Format กาหนดขนาดกระดาษท�ใชพมพ

• Margins กาหนดระยะขอบกระดาษกบเน�อหา

• Table alignment กาหนดตารางใหอยก�งกลางแนวต�ง/แนวนอน

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

144

Excel

1. เปดไฟล ท�ตองการส�งพมพ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Page Setup… 3. เลอกบตรรายการ Page

• Paper Size กาหนดขนาดกระดาษท�ใชพมพ

• Orientation กาหนดกระดาษเปนแนวต�ง หรอแนวนอน

กาหนดระยะขอบกระดาษกบเนlอหา

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

145

การกาหนด Header/Footer

Calc

1. เปดไฟล ท�ตองการส�งพมพ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Page… 3. บตรรายการ Header/Footer

• คลกเลอก Header/Footer on เพ�อแสดงสวนหว/ทายกระดาษ

• กาหนดระยะ Margin ไดตามตองการ

• คลกเลอก AutoFit height เพ�อใหมขนาดความสงพอด

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

146

4. คลกปม Edit… เพ�อกาหนด Header/Footer ตามตองการ เสรจแลวคลกปม OK

• เลอกตาแหนง Left, Center, Right ตามตองการ

• คลกปม เพ�อกาหนดฟอนต

• คลกปม เพ�อใสช�อ Workbook

• คลกปม เพ�อใสช�อ Worksheet

• คลกปม เพ�อใสเลขหนา

• คลกปม เพ�อใสเลขจานวนหนาท�งหมด

• คลกปม เพ�อใสวนท�ปจจบน (อางองจากเคร�องคอมพวเตอรท�กาลงใชงาน)

• คลกปม เพ�อใสเวลาปจจบน (อางองจากเคร�องคอมพวเตอรท�กาลงใชงาน)

Excel

1. เปดไฟล ท�ตองการส�งพมพ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Page Setup…

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

147

3. บตรรายการ Header/Footer

4. คลกปม Custom Header/Custom Footer เพ�อกาหนด Header/Footer ตามตองการดงรป

• เลอกตาแหนง Left, Center, Right ตามตองการ

• คลกปม เพ�อกาหนดฟอนต

• คลกปม เพ�อใสเลขหนา

• คลกปม เพ�อใสจานวนหนาท�งหมด

• คลกปม เพ�อใสวนท�ปจจบน (อางองจากเคร�องคอมพวเตอรท�กาลงใชงาน)

• คลกปม เพ�อใสเวลาปจจบน (อางองจากเคร�องคอมพวเตอรท�กาลงใชงาน)

• คลกปม เพ�อใส ช�อ Workbook

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

148

• คลกปม เพ�อใส ช�อ Worksheet

• คลกปม เพ�อใส Tab

• คลกปม เพ�อใสรปภาพ

• คลกปม เพ�อปรบแตงรปภาพ

5. เม�อกาหนดคาเสรจเรยบรอยแลวคลกปม OK 6. คลกปม Print Preview เพ�อดตวอยาง

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

149

การส"งพมพท�ง Workbook

Calc

1. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Print 2. ตรงรายการ Printer Name เลอก ช"อเคร" องพมพ 3. ตรงรายการ Print Range เลอก All 4. คลกปม OK เพ�อส�งพมพท�ง Workbook

Excel

1. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Print 2. ตรงรายการ Printer Name เลอก ช"อเคร" องพมพ 3. ตรงรายการ Print what เลอก Entire Workbook 4. คลกปม OK เพ�อส�งพมพท�ง Workbook

การส"งพมพท�ง Worksheet

Calc

1. เลอก Worksheet ท�ตองการส�งพมพ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Print 3. คลกปม Options 4. เลอก Print only Select sheets 5. คลกปม OK เพ�อส�งพมพท�ง Worksheet

Excel

1. เลอก Worksheet ท�ตองการส�งพมพ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Print 3. ตรงรายการ Print what เลอก Active sheet(s) 4. คลกปม OK เพ�อส�งพมพท�ง Worksheet

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

150

การส"งพมพเฉพาะชวงท"เลอก

Calc

1. เลอก ชวงขอมลท�ตองการส�งพมพ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Print 3. ตรงรายการ Print Range เลอก Selection 4. คลกปม OK เพ�อส�งพมพชเฉพาะชวงท�เลอก

Excel

1. เลอก ชวงขอมลท�ตองการส�งพมพ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Print 3. ตรงรายการ Print what เลอก Selection 4. คลกปม OK เพ�อส�งพมพชเฉพาะชวงท�เลอก

การส"งพมพหวตารางใหปรากฏในทกๆ หนา

ในการส�งพมพงานบางคร� งงานท�ส�งพมพอาจจะมมากกวา 1 หนา เม�อส�งพมพไปแลวหวตารางจะปรากฏอยในหนาแรกเทาน�น หนาตอๆ ไปจะมเฉพาะขอมลลวนๆ หากตองการใหหวตารางปรากฏในทกๆ หนาท�ส�งพมพ สามารถทาไดดงน�

Calc

1. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Print Ranges, Edit… 2. ปรากฏกรอบโตตอบ Edit Print Ranges ดงรป

• Row to repeat แถว หรอหวตารางทางดานบนท�ตองการพมพซ� าทกๆ หนา

• Column to repeat คอลมน หรอหวตารางทางดานซายท�ตองการพมพซ�าทกๆ หนา

ผลลพธจากการเลอกแถวท" 1(หวตาราง)

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

151

• ในตวอยางน�หวตารางอยท�แถวแรก (หวตารางอยทางดานบน) ผเขยนกตองนาเมาสไปคลกเลอกท� แถวท�1 ดงรปดานบน

Excel

1. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Page Setup… 2. ปรากฏกรอบโตตอบ Page Setup ดงรป

• Row to repeat at top: แถว หรอหวตารางทางดานบนท�ตองการพมพซ� าทกๆ หนา

• Column to repeat at left: คอลมน หรอหวตารางทางดานซายท�ตองการพมพซ�าทกๆ หนา

• ในตวอยางน�หวตารางอยท�แถวแรก (หวตารางอยทางดานบน) ผเขยนกตองนาเมาสไปคลกเลอกท� แถวท�1 ดงรปดานบน

เทคนคการส"งพมพใน Calc

การกาหนดหนากระดาษท"แตกตางกนในแตละ Sheet

แนวคด โดยปกตการต�งคาหนากระดาษใน Calc จะมผลกบทกๆ Sheet ในไฟลเดยวกน หากตองการ

กาหนดลกษณะหนากระดาษท�แตกตางกนในแตละ Sheet ตองอาศยความสามารถของ Style and Formatting เขามาชวย

ตวอยางเชน โจทย

• Sheet1 กาหนดหนากระดาษเปน แนวต�ง

• Sheet2 กาหนดหนากระดาษเปน แนวนอน

ผลลพธจากการเลอกแถวท" 1 (หวตาราง)

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

152

วธการกาหนด Style 1. เปดโปรแกรม Calc ข�นมา 2. คลกเลอก Sheet1 3. เลอกเมน Format, Style and Formatting 4. คลกเลอก Page Styles ดงรป

5. คลกปม New Style from Selection เพ�อต�งช�อ Style

6. ต�งช�อ Style ใหส�อความหมาย เสรจแลวคลกปม OK

7. คลกขวาท� Style เลอก Modify… เพ�อกาหนดลกษณะของหนากระดาษ

8. กาหนดหนากระดาษเปนแนวตlง ดงรป เสรจแลวคลกปม OK เปนอนส�นสดการกาหนดลกษณะหนากระดาษใหกบใหกบ Sheet1

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

153

9. คลกเลอก Sheet2 แลวกาหนด Style เชนเดยวกบ Sheet1 แตเปล�ยนลกษณะหนากระดาษเปนแนวนอน ดงรป

วธการเรยกใช Style

1. ดบเบลคลกเลอก Style ท�ตองการ

2. คลกปม Page Preview สงเกตผลลพธ

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

154

การกาหนด Scale สาหรบขอมลท"ตองการส"งพมพ

1. เลอกเมน Format, Page… 2. เลอกบตรรายการ Sheet

• Reduce/enlarge printout เปน Scale ท�ส�งพมพแบบปกต

• Fit print range(s) to width/hight กาหนดชวงขอมลท�งหมดใน 1 แผนหนากระดาษ หรอ ตามกาหนด

• Fit print range(s) on number of pages กาหนดชวงขอมลท�งหมดใน 1 แผนหนากระดาษ

สารบญ

ภาพรวมของโปรแกรม ...................................................................................................................................... 1

สวนประกอบหนาตางโปรแกรม ................................................................................................................. 1 Calc มสวนประกอบตางๆ ดงน� ............................................................................................................. 1 Excel ...................................................................................................................................................... 4

การบนทกแฟมเอกสาร (Save File) ............................................................................................................. 5 Calc ........................................................................................................................................................ 5 Excel ...................................................................................................................................................... 5

การเปดแฟมเอกสาร (Open File) ................................................................................................................. 6 Calc ........................................................................................................................................................ 6 Excel ...................................................................................................................................................... 6

การแทรก Worksheet ................................................................................................................................... 6 Calc ........................................................................................................................................................ 6 Excel ...................................................................................................................................................... 7

การเปล�ยนช�อ Worksheet ............................................................................................................................ 7 Calc ........................................................................................................................................................ 7 Excel ...................................................................................................................................................... 7

การจดการ Column/Row ............................................................................................................................. 7 Calc ........................................................................................................................................................ 7 Excel ...................................................................................................................................................... 8

การเล�อนตาแหนง Cell ................................................................................................................................ 8 Calc ........................................................................................................................................................ 8 Excel ...................................................................................................................................................... 9

การเลอกชวงเซลล ..................................................................................................................................... 10 Calc ...................................................................................................................................................... 10 Excel .................................................................................................................................................... 11

การปอนขอมล ................................................................................................................................................. 12

หลกการปอนขอมล ................................................................................................................................... 12 การปอนขอมลประเภทขอความ ................................................................................................................ 12

Calc ...................................................................................................................................................... 12 Excel .................................................................................................................................................... 12

การปอนขอมลประเภทตวเลข ................................................................................................................... 12 Calc ...................................................................................................................................................... 12 Excel .................................................................................................................................................... 13

การปอนขอมลประเภทวนท� ...................................................................................................................... 13

Calc ...................................................................................................................................................... 13 Excel .................................................................................................................................................... 13

การปอนขอมลประเภทเวลา ...................................................................................................................... 14 Calc ...................................................................................................................................................... 14 Excel .................................................................................................................................................... 14

การปอนขอมลประเภทสตรคานวณ .......................................................................................................... 14 Calc ...................................................................................................................................................... 14 Excel .................................................................................................................................................... 14

เทคนคการปอนขอมล ............................................................................................................................... 15 Calc ...................................................................................................................................................... 15 Excel .................................................................................................................................................... 15

การแกไขขอมล .......................................................................................................................................... 15 Calc ...................................................................................................................................................... 15 Excel .................................................................................................................................................... 15

การลบขอมล .............................................................................................................................................. 16 Calc ...................................................................................................................................................... 16 Excel .................................................................................................................................................... 16

การปอนขอมลแบบลาดบอตโนมต (Auto Fill) ........................................................................................ 16 Calc ...................................................................................................................................................... 16 Excel .................................................................................................................................................... 17

การสรางรายการเพ�อนาไปทา Auto Fill .................................................................................................... 18 Calc ...................................................................................................................................................... 18 Excel .................................................................................................................................................... 19

การตรวจสอบความถกตองของการปอนขอมล ........................................................................................ 20 Calc ...................................................................................................................................................... 20 Excel .................................................................................................................................................... 22

การจดรปแบบเซลล ......................................................................................................................................... 25

การจดรปแบบเซลลดวยเคร�องมอ ............................................................................................................. 25 Calc ...................................................................................................................................................... 25 Excel .................................................................................................................................................... 26

การจดรปแบบเซลลดวยเมน ...................................................................................................................... 27 Calc ...................................................................................................................................................... 27 Excel .................................................................................................................................................... 28

การจดรปแบบการแสดงผลตวเลข ............................................................................................................ 29 Calc ...................................................................................................................................................... 29 Excel .................................................................................................................................................... 30

การจดรปแบบการแสดงผลวนท� ............................................................................................................... 31 Calc ...................................................................................................................................................... 31 Excel .................................................................................................................................................... 32

การยกเลกการจดรปแบบการแสดงผล ...................................................................................................... 33 Calc ...................................................................................................................................................... 33 Excel .................................................................................................................................................... 33

การจดรปแบบเซลลดวยเง�อนไข ............................................................................................................... 33 Calc ...................................................................................................................................................... 33 Excel .................................................................................................................................................... 35

การคานวณ ...................................................................................................................................................... 36

วธการคานวณ ............................................................................................................................................ 36 Calc ...................................................................................................................................................... 36 Excel .................................................................................................................................................... 36

การคานวณหาผลรวม ................................................................................................................................ 36 Calc ...................................................................................................................................................... 36 Excel .................................................................................................................................................... 37

วธการคานวณหาผลลพธ ........................................................................................................................... 37 Calc ...................................................................................................................................................... 37 Excel .................................................................................................................................................... 38

การอางองเซลล .......................................................................................................................................... 38 การอางองเซลล 3 รปแบบ ................................................................................................................... 39

การอางองเซลลแบบ Relative ................................................................................................................... 39 Calc ...................................................................................................................................................... 39 Excel .................................................................................................................................................... 39

การอางองเซลลแบบ Absolute .................................................................................................................. 40 Calc ...................................................................................................................................................... 40 Excel .................................................................................................................................................... 41

การอางองเซลลแบบผสม (Relative & Absolute) ..................................................................................... 42 Calc ...................................................................................................................................................... 42 Excel .................................................................................................................................................... 43

หลกการคานวณดวย Formula ................................................................................................................... 43 Calc ...................................................................................................................................................... 43 Excel .................................................................................................................................................... 43

หลกการคานวณดวย Function .................................................................................................................. 44 Calc ...................................................................................................................................................... 44 Excel .................................................................................................................................................... 45

วธการคานวณดวย Function ...................................................................................................................... 45 Calc ...................................................................................................................................................... 45 Excel .................................................................................................................................................... 45

การคานวณดวย Function Wizard ............................................................................................................. 45 Calc ...................................................................................................................................................... 45 Excel .................................................................................................................................................... 47

การคานวณ Function ดวยวธการพมพ ...................................................................................................... 48 สวนขยาย (Argument) ของ Function คออะไร ................................................................................... 48 หลกการคานวณ Function ดวยวธการพมพ ........................................................................................ 49 Calc ...................................................................................................................................................... 49 Excel .................................................................................................................................................... 50

Function ท"นาสนใจ ........................................................................................................................................ 51

ตวอยางการใชงาน Function ...................................................................................................................... 52 การต�งช�อเซลล/กลมเซลล .......................................................................................................................... 52 Function เก�ยวกบเง�อนไข .......................................................................................................................... 54

Function IF ......................................................................................................................................... 54 Function IF ซอน IF ........................................................................................................................... 55 Function MAXIF/MINIF ................................................................................................................... 56 Function COUNTIF ........................................................................................................................... 57 Function SUMIF ................................................................................................................................ 58 Function AVERAGEIF ...................................................................................................................... 59

Function เก�ยวกบการนบจานวน ............................................................................................................... 60 Function COUNT ............................................................................................................................... 60 Function COUNTA ............................................................................................................................ 60 Function COUNTBLANK ................................................................................................................. 60

Function เก�ยวกบการปดเศษ ..................................................................................................................... 61 Function ROUND .............................................................................................................................. 61 Function INT ...................................................................................................................................... 62 Function TRUNC ............................................................................................................................... 62

Function เก�ยวกบการคนหาขอมล ............................................................................................................. 63 Function VLOOKUP ......................................................................................................................... 63 ตวอยางการใชงาน Function VLOOKUP .......................................................................................... 67 Function ISERROR ........................................................................................................................... 68 Function IFISERROR ........................................................................................................................ 69

Function เก�ยวกบขอความ ......................................................................................................................... 70 Function LEN ..................................................................................................................................... 70

Function UPPER ................................................................................................................................ 70 Function LOWER .............................................................................................................................. 71 Function PROPER ............................................................................................................................. 71 Function LEFT ................................................................................................................................... 72 Function CONCATENATE ............................................................................................................... 73

เทคนคการตดตามสตร .................................................................................................................................... 74

Calc ...................................................................................................................................................... 74 Excel .................................................................................................................................................... 75

การปองกนแฟมเอกสาร ................................................................................................................................... 76

การปองกนระดบ Workbook ..................................................................................................................... 76 Calc ...................................................................................................................................................... 76 Excel .................................................................................................................................................... 77

การปองกนระดบ Worksheet .................................................................................................................... 77 Calc ...................................................................................................................................................... 77 Excel .................................................................................................................................................... 78

การปองกนระดบ Cell ............................................................................................................................... 78 Calc ...................................................................................................................................................... 78 Excel .................................................................................................................................................... 79

ฐานขอมล ........................................................................................................................................................ 80

ทาความเขาใจกบฐานขอมล ................................................................................................................ 80 ขอดของการจดเกบขอมลในรปแบบฐานขอมล .................................................................................. 80

การกรองขอมล (Data Filter) ..................................................................................................................... 81 การกรองขอมลดวย Auto Filter ................................................................................................................ 81

Calc ...................................................................................................................................................... 81 Excel .................................................................................................................................................... 87

การกรองขอมลดวย Advanced Filter ........................................................................................................ 93 Calc ...................................................................................................................................................... 93 Excel .................................................................................................................................................... 95

การจดเรยงขอมล (Sorting) ....................................................................................................................... 97 Calc ...................................................................................................................................................... 97 Excel .................................................................................................................................................. 100

การสรปขอมล ................................................................................................................................................ 103

การสรปขอมลแบบ Group and Outline .................................................................................................. 103 Calc .................................................................................................................................................... 103 Excel .................................................................................................................................................. 104

การสรปขอมลแบบ Sub Totals ............................................................................................................... 105 Calc .................................................................................................................................................... 106 Excel .................................................................................................................................................. 109

การสรปขอมลแบบ Consolidate ............................................................................................................. 112 Calc .................................................................................................................................................... 112 Excel .................................................................................................................................................. 115

ตารางสรปสาระสาคญ ............................................................................................................................. 119 Calc (Data Pilot)................................................................................................................................ 119 Excel (Pivot Table) ........................................................................................................................... 124

การสรางกราฟ ............................................................................................................................................... 131

สวนประกอบของกราฟ ........................................................................................................................... 131 ชนดของกราฟ ......................................................................................................................................... 132 การสรางกราฟดวยวธลด ......................................................................................................................... 134

Calc .................................................................................................................................................... 134 Excel .................................................................................................................................................. 135

การสรางกราฟแบบ Step by Step ............................................................................................................ 135 Calc .................................................................................................................................................... 135 Excel .................................................................................................................................................. 137

การแกไข/ตกแตงกราฟ ............................................................................................................................ 141 Calc .................................................................................................................................................... 141 Excel .................................................................................................................................................. 142

การลบกราฟ............................................................................................................................................. 142 Calc .................................................................................................................................................... 142 Excel .................................................................................................................................................. 142

การส"งพมพ .................................................................................................................................................... 143

การต�งคาหนากระดาษ ............................................................................................................................. 143 Calc .................................................................................................................................................... 143 Excel .................................................................................................................................................. 144

การกาหนด Header/Footer ...................................................................................................................... 145 Calc .................................................................................................................................................... 145 Excel .................................................................................................................................................. 146

การส�งพมพท�ง Workbook ....................................................................................................................... 149 Calc .................................................................................................................................................... 149 Excel .................................................................................................................................................. 149

การส�งพมพท�ง Worksheet ....................................................................................................................... 149 Calc .................................................................................................................................................... 149 Excel .................................................................................................................................................. 149

การส�งพมพเฉพาะชวงท�เลอก .................................................................................................................. 150 Calc .................................................................................................................................................... 150 Excel .................................................................................................................................................. 150

การส�งพมพหวตารางใหปรากฏในทกๆ หนา ......................................................................................... 150 Calc .................................................................................................................................................... 150 Excel .................................................................................................................................................. 151

เทคนคการส�งพมพใน Calc ..................................................................................................................... 151 การกาหนดหนากระดาษท�แตกตางกนในแตละ Sheet ...................................................................... 151 การกาหนด Scale สาหรบขอมลท�ตองการส�งพมพ ........................................................................... 154

คานา

ปจจบนน�กระแสการใชงานซอฟตแวรประเภทสานกงานนบไดวามความตองการการใชงานเพ�มข�นตามกระแส ICT เพราะโปรแกรมประเภทน�ถอไดวาเปนสวนสาคญสาหรบชวยใหการทางานเกดประสทธภาพมความสะดวกและเกดความคลองตว โดยท�ไมตองเสยเวลาในการศกษาและเรยนรการใชงานเปนเวลานาน กสามารถสรางสรรผลงานตามท�ตองการไดดวยเวลาอนรวดเรว ไมวาจะเปนการพมพงาน การคานวณแบบตารางงาน หรอการนาเสนอในท�ประชม/อบรมสมมนา

OpenOffice.org2.0 เปนซอฟตแวรประเภทสานกงานในกลม Open Source รนใหมลาสดท�มการ

ปรบเปล�ยนหนาตาและการใชงานใหคลายคลงกบซอฟตแวรออฟฟศท�เปนท�นยม สามารถใชงานทดแทนกนได อกท�งยงสามารถแลกเปล�ยนเอกสารกบไมโครซอฟทออฟฟศไดอกดวย โดยท�ไมตองเสยคาใชจาย และถกกฎหมายไมละเมดสทธทางปญญา

OpenOffice.org 2.0 ประกอบดวยโปรแกรมใชงานหลกๆ 3 โปรแกรมคอ 1. Writer (Word Processing) เปนโปรแกรมประเภทประมวลผลคา เหมาะสาหรบการพมพ

เอกสาร พมพจดหมาย พมพหนงสอ 2. Calc (Spreadsheet) โปรแกรมประเภทคานวณแบบตารางงาน เหมาะสาหรบการคานวณ การ

วเคราะหขอมล 3. Impress (Presentation)โปรแกรมประเภทงานนาเสนอ เหมาะสาหรบการสรางส�อนาเสนอเพ�อ

ประกอบการอบรมสมมนา หรอการบรรยายตางๆ คมอฉบบน�ผเขยนจะนาเสนอการใชงาน OpenOffice.org 2.0 Calc และ Microsoft Office Excel XP

วามความเหมอนหรอความแตกตางในการใชงานอยางไรบาง เพ�อเปนแนวทางสาหรบใหผอานมความรสกวาการใชงาน OpenOffice.org 2.0 น�นไมยากอยางท�คด และมความสามารถเทยบเทากบ Microsoft Office XP

ขอขอบพระคณ อาจารยบญเลศ อรณพบลย ครคอผให เน�อหาในคมอฉบบน�ผเขยนจะนาเสนอในลกษณะการใชงานจรง โดยมรปภาพประกอบการอธบาย

ทกข�นตอน หากเน�อหามความบกพรองประการใด ผเขยนขอนอมรบไวเพ�อนาไปปรบปรงในโอกาสตอไป

สมเกยรต ชวยมาก 30 ตลาคม 2549