Жанна Прашкевичhttp://prashkevich.com
Инструкция по организации мероприятия
Подготовительный этап
Название ПодробнееПримечание/
ОтветственныйСтатус
Подготовка PR-документации:
О компании, о проекте, презентация проекта, спонсорское предложение
Об участниках
Спонсорское предложение: генеральный, официальный спонсор, партнер, бартер-партнер, партнер-площадка и др.
Вопросы-ответы (в том числе и неприятные)
Анонс мероприятия – для СМИ, для социальных сетей
Продающий текст
Видео-приглашение участников
Бонусы и подарки участникам
Пресс-релиз мероприятия
Предложение для информационных партнеров
Форма регистрации/обратной связи/оценки
Переговоры с информационными партнерами
Определение приоритетных СМИ и каналов коммуникации
Рассылка и обзвон – веерная, таргетированная (приоритетные СМИ и блогеры), целевая (конкретно по именно)
Определение информационных партнеров и заключение соглашения
Анонсирование
Жанна Прашкевичhttp://prashkevich.com
Одобрить и запустить анонсирование
Сайт + рассылка по базе emails
Дать информацию линейному штату для смс-рассылки (управляющие, администраторы итп)
Упоминания в соцсетях
Создание и приглашение подписчиков на мероприятия в соцсетях
Партнерские программы
Утвердить дизайн и напечатать
Запросить или найти необходимые визуальные материалы
Афиши
Тейбл-тенты
Флаера
Пригласительные
Баннеры для размещения в интернет и тизеры для социальных медиа
Утвердить пресс-материал и анонсировать в СМИ
Веерная рассылка по СМИ:
o Деловые
o Общественно-политические
o Развлекательные
o Глянец
o Новостные
o Специализированные
Обзвон целевых СМИ и информационных партнеров
Жанна Прашкевичhttp://prashkevich.com
Составить заранее пост-релиз
Утвердить сценарный план мероприятия
Интернет и новые медиа
Запустить сайт мероприятия (или сайт на поддомене)
Создать паблик/встречу/группу Вконтакте, Facebook, акаунт на Twitter, Instagram
Продумать и анонсировать официальные хэштеги для Twitter и Instagram
Запустить баннеры/афиши
Сбор списка подходящих групп, пабликов и трендсеттеров в социальных сетях для размещения анонса и рекламы
Кампании по приглашениям (инвайтинг-кампании)
Рассылки: Подготовить письма для партнеров
Подготовить программу подогревающих писем для участников
SMS-рассылки
Запросить у участников:
Требование по аппаратуре и канцелярским и другим принадлежностям
Райдер, суточные, транспортные расходы и другие условия
Составить и утвердить смету мероприятия:
Аренда оборудования
Гонорары
Подарки и призы
Иные расходы
Продажи билетов Партнерские программы – по базе партнеров (желательно, чтобы были сетевые предприятия – рестораны, кинотеатры итп)
Жанна Прашкевичhttp://prashkevich.com
Речевые скрипты по работе с партнерами
Сайты-купонники
Билетные агентства – онлайн и оффлайн
Предварительное промо-мероприятие
Дать письменные инструкции административному персоналу: управляющей, администраторам, хостес, официантам и другим сотрудникам, имеющим доступ к телефону и отвечающему на звонки/письма
Предварительный
Обеспечить присутствие:
Участников, спикеров, ведущего
СМИ
Собственное
Начальства / Заказчика
VIP-гостей
Согласовать Графики завоза необходимой аппататуры
Ответственных людей за рассадку и обслуживание
Взять разрешение на съемку (при необходимости)
План рассадки гостей и расположение участников мероприятия
График саунд-чеков и репетиций с участниками и администрацией
Ответственных за встречу и рассадку гостей, показать, как правильно встречать гостей и отвечать на их вопросы
Определить и зарезервировать столы для участников, а также СМИ
Назначить ответственного за обслуживание
Жанна Прашкевичhttp://prashkevich.com
этого стола и дать инструкции
Составить список волнующих вопросов и оперативно решить
Составить список волнующих вопросов и оперативно решить
Возможности допродаж Продукция, специальные предложения, сертификаты и др.
Набор волонтерской группы
Купить достаточное количество раций или предусмотреть наличие достаточных средств на мобильных телефонах
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА СОХРАННОСТЬ АППАРАТУРЫ И ДРУГИХ АТТРИБУТОВ ЛЕЖИТ НА АДМИНИСТРАТОРЕ САЛОНА!
Час Х
Перед самим мероприятием:
Проверить оформление зала, в том числе соответствию райдеру
Проверить наличие промо-продукции (в том числе и анкет обратной связи) – роллапы и афиши
Проверить наличие свечей, на всякий случай
Проконтроливать наличие призов для акции
Проверить звук, саунд-чек
Проверить и подобрать оптимальное освещение
Встреча информационных партнеров
Формирование пакетов с материалами
Выставление дополнительных материалов на продажу
Жанна Прашкевичhttp://prashkevich.com
Распечатать Сценарный план
Форму регистрации для СМИ
Анкеты для гостей
Организационную таблицу
Специальные бейджи для орг.комитета
Быть готовым сделать фотографии для отчета и фотоотчетов на сайте
Работа в зале Помощь участникам в зале
Решение форс-мажоров
Кофе-брейки, питание
Собрать отзывы участников
Продажа следующего мероприятия
Дополнительная продукция – курировать продажи
После мероприятия
Разобрать звуковую и другую аппаратуру
Восстановить звук и свет в зале
Проводить участников, обеспечить их условия
Обеспечить освещение мероприятия
Разослать пост-релиз по СМИ
Сбор материалов, отзывов о мероприятии
Жанна Прашкевичhttp://prashkevich.com
Опубликовать новость и фотографии на сайте (+рассылка) и в SM
Сделать обзвон целевых СМИ и информационных партнеров и проследить выполнение договоренностей
Отслеживать выход материалов в СМИ и интернете
Подготовка к новому запуску мероприятия
Составить и отправить отчет для спонсоров и партнеров
Составить отчет по мероприятию и вставить в общую отчетность
Количество гостей
Количество продаж
Фотоотчет
Комментации организаторов
Комментарии спикеров
Жанна Прашкевичhttp://prashkevich.com
Организационная таблица
Должность/Организация
ФИО отв. Мобильный Примечание
Менеджер мероприятия
Арт-директор
Отв. за аппаратуру
Отв. за аппарат (на мероприятии) звукач
Администратор
Служба безопасности
Аварийная энергосети (при отключении)
Ст. бармен
Менеджер со стороны участников
Менеджер со стороны спонсора/партнера
Расходы на мероприятие
Расходы на питание участников и персонала
Выручка в часы мероприятия
Количество чеков
Общая сумма по чекам
Top Related