المؤتمرات المؤتمرات إعداد إعدادالعلميةالعلمية

العابودي العابودي أحمد أحمد17-5-2014 17-5-2014

العابودي العابودي أحمد أحمداالردنية – • الجامعه تمريض 1997بكلوريوسالعليا – – • للدرسات العربية عمان جامعه تسويق اعمال ادارة 2007ماجستيرخريم – • ادويه مستودع طبيه دعايه سنوات 4مندوبخريم - • ادويه مستودع مبيعات سنوات 4مشرفمنذ – • خريم ادويه مستودع التسويق سنوات 5مديروشركات • مؤسسات عدة في تسويق مستشاراالوسط – • الشرق دراسات مركز التخطيط عضومجلساالوسط – • الشرق دراسات مركز االمناء مجلس مقرردورات • لعدة الممرضين نقابة انتخابات لجنة رئيساالثقال – • رفع اتحاد الفنية الجنة 2006-2003رئيسللفترة • االثقال لرفع الوطني المنتخب 2004-2002مديرالشباب ) (• لرعاية االعلى المجلس القادة اعداد مركز لدى معتمد مصنف

المؤتمرات المؤتمرات إعداد إعدادالعلميةالعلمية

الربيحات الربيحات محمود محمودالتدريب مدير التدريب مساعد مدير مساعد

االستشارات – االستشارات – مركز مركزاالردنية االردنية الجامعة الجامعة

المقدمة

لقد أصبح العالم في عصر الثورة االتصالية عصر االنترنت والستااليـات

قرية صغيرة،فرغم المعارضة التي تواجهها العولمة بشقيها االقتصادية والثقافية

من بعض المعارضين إال ان العولمة الثقافية قد فرضت نفسها وسيطرت علـى

العالم باسره فلم يعد باسـتطاعة أي دولة كانت ان توقف هذا المارد من دخول

حدودها. فالعولمة كما هي معروفة حرية حركة السلع والخدمـات ورأس المال

والمعلومات والثقافات عبر الحدود االقليمية والوطنية.

باعتقادي هي احدى وسائل العولمة فبالرغم من ان والمؤتمرات عقد المؤتمرات

كان في االزمان الماضية ، اال انها احدى وسائـل العولمة الحديثة فالمؤتمـرات

الدولية يشارك بها عدة دول من خالل مجموعة من االفراد يتبادل بها المؤتمرون

مسائل مختلفة حسب تخصصات هذه المؤتمرات كما يتم خاللها تقديـم ابـحاث

علـمية او استضافة اشخاص مميزين لالطالع على ما لديهم من قبـل الدولـة

. المضيفة

وشـهد العالم في اآلونة االخـيرة عقد الكـثير من المؤتمرات والنـدوات

المتخصصة، حيث تقوم الكثير من المؤسسات والمراكز العلمية والجامعات حتى

الدول بعقد المؤتمرات كل حسب تخصصه. ولقد برزت الشركات المتخصصـة

التي تقوم باالعداد والتخطيط ومتابعة تنفيذ المؤتمرات في الدول المتقدمة والدول

،النامية

ولقد سمعنا عن كثير من المؤتمرات لم تحقق الغاية المرجوة ،من عقدها

او بوجود الكثير من السلبيات التي ظهرت اثناء انعقادها كان سببها الرئيسي هو

سوء التخطيط واالعداد والضعف في متابعة التنفيذ كـون القائميـن على هـذه

المؤتمرات غير ملمين باالساليب الخاصة بعقد المؤتمرات والتي تندرج تحت بند

. االدارة والعالقات العامة

يوضح مرشد وجود ضرورة من لمسته ما خالل ومن هنا ومنالممكن السبل

للمؤتمرات دليل بكتابة بادرت المؤتمرات ادارة في اتباعهاالمرشد بمثابة يكون

عقده المنوي المؤتمر تنفيذ ومتابعة والتخطيط االعداد لطريقةالجهـة قـبل من

للمؤتمر .المعدة

التمهيد

ال بد قبل البدء في االعداد لعقد أي مؤتمر ان يتم تحديد االهداف المرجوة

من عقدة، ومن ثم تحديد رسالة له يتم العمل على اساسـها، ووضع خطـة

موحـدة ومتكاملة وشاملة لتحقيق االهداف الموضوعة بشكل جيد.

وبعد ان يتم تحديد االهداف والرسالة ووضع استراتيجية لتحقيق هذه االهداف

ال بد من اختيار عنوان للمؤتمر ينبثق بمعناه عن اهداف عقد المؤتـمر ثم يتـم

تشكيل اللجنة الرئيسية لعقد هذا المؤتمر وتضم الكفاءات المميزة.

وتقوم هذه اللجنة بالتالي باالجتماع وفرز لجان تابعة تتخصص كل لجنة فـي

امر معين ومن ثم تقوم بمتابعته بشكل مباشر وتطلع في الوقت نفسـه اللجنـة

الرئيسية بكل نشاطاتها وبعد االنتهاء من التخطيط لعقد المؤتمر تبدأ في مرحلة

التنفيذ والمتابعة حتى فترة انعقاد المؤتمر ثم تقوم هذه اللجان بتقـييم فعاليـات

.المؤتمر لمعرفة مدى نجاحه من حيث التنفيذ وتحقيق االهداف

ا هذا في البدء سيتم الموجزة االيمائه هذه يتم لتدريب ومن بحيث

مبتدئين االدارة اساسيات في معروف هو ما حسب ترتيبهثم ومن بالتخطيط

للترتيبات ذلك بعد نتطرق ثم والتقييم والرقابة والتنفيذ التنظيملالعداد العلمية

. للمؤتمر

انواع المؤتمرات

:يمكن تقسيم المؤتمرات الى عدة انواع

:المؤتمرات السياسية، مثل -1

.ـ مؤتمرات القمة بين الزعمـاء

.ـ مؤتمرات وزراء الخارجيـة

.ـ مؤتمرات السفراء والسفارات

.ـ مؤتمرات االحزاب

.المؤتمرات االقتصادية -2

.المؤتمرات البيئـيـة -3

.المؤتمرات االجتماعية -4

.المؤتمرات النسائيـة -5

.المؤتمرات العسـكرية -6

.مؤتـمـر الشـبـاب -7

المؤتمرات العلمية المتخصصة. -8

الفصل الفصل االولاالول

التخطيط التخطيط للمؤتمرللمؤتمر

سيتم البدء بالتخطيط وهـو اولى وظائـففانهكما سبق وبينا االدارة والتي يتم من خاللها تحديد اهداف المؤتمر والغاية

العمل الواجب اتباعها. فالتخطيط المرجوة من عقده وسبلواستخدام اختيار المرتبـط بالحقائـق ووضـعالينطوي على

الفروض المتعلقة بالمستقبل عن تصـور وتكويـن االنشطـة .الضرورية لتحقيق النتائج المنشودة المقترحـة

فالتخطيط يحدد ما يجب عمله قبل البدء في العمل مما يوفر عليـنا االنجـذاب الـى

تصرفات وظروف ال نرغب الوصول اليها، فال بد ان نبدأ بالتخطيط للمؤتمر قبل البدء

بالتنفيذ، فهو يؤدي الى تخفيض التكاليف الى ادنى حد وتسهيل عملية الرقابة. من هـنا

.نجد ان التخطيط هو اساس للعملية االدارية بشكل عام

في سياق حديثنا عن المؤتمرات العلمية ال بد من البدء ووهنا بالتخطيط الجيد الفعـال

.الشامل على كافة المستويات االدارية في المؤتمر

فيقوم المدير بتشكيل اللجنة الرئيسية للتحضير للمؤتمر بحيث تضـم هـذه اللجنـة

متخصصون في المجاالت المختلفة من حيث تخصص المؤتمـر واالدارة وتقوم هـذه

تحديد اسم المؤتمر وموضوعه واالهداف واللجنة بعقد اجتماعاتها المرجوة والغايـة

من عقده وبعد ذلك من الممكن صياغة رسالة للمؤتمر بشكل كل هذه مختصر توضح

. االمور

فترة :التخطيط في تحديد الفترة التي ستغطيها الخطة الموضوعة التفكيرعند

منالمر معين ال بد

االخذ باالعتبار ان تكون هذه الفترة كافية النجاز ما تم وضعه من خطط والوفـاء

ه .باالرتباطات االدارية التي تنطوي عليها الخط كذلك يجب االنتباه أيضا بان الخطط تعمل في المستقبل وليس في

الحاضـر وكلمـاطالت الفترة الزمنية زادت درجة الخطر نظرا لصعوبة التنبؤ

.التأكد بالمستقبل وزيادة عـدمويجب ان يتم التنسيق بين الخطط طويلة االجل والخطط قصيرة

تكـون االجل بحيث، الخطط قصيرة االجل مكملة للخطط طويلة االجل وجزء منها

الهدف الذي تم صياغة هذه الخطط من تؤدي في النهاية لتحقيقاجله

من الذي يقوم بالتخطيط؟

في العادة يقوم المدير المسؤول بالتخطيط اال ان هناك :طرق يمكن اتباعها بالتخطيط

.مرؤوسيه ان يقوم المدير بالتخطيط مع االستفادة من مقترحات - 1

ان يقوم المدير بوضع الخطوط العريضة للخطة وتكليف المرؤوسين بوضع - 2 .التفاصيل

. ان يقوم المرؤوسين بالتخطيط ويقدموا الخطط للمدير العتمادها - 3

ومن الممكن للمدير استخدام اكثر من طريقة من الطرق المبينة اعاله في التخطيـط

حسب ظروف الحالة وقدرات المدير والمرؤوسين. اال ان االدارة الحديثة تشجع ان يتم

اشراك المرؤوسين بالتخطيط حيث ان هذا االسلوب يبعث في نفس المرؤوسين القبول

.للخطط ويؤدي الى تحقيق نتائج افضل

:خطوات التخطيط

سنقوم هنا بمناقشة خطوات التخطيط الخاصة بالمؤتمـرات وحسـب

اعتقادي فمن الممكن ان يأخذ التخطيط في هذا المجال :الخطوات التالية

وهي اولى الخطوات في التخطيط حيث :تحديد االهداف -1 يتم وضع اهداف

.المؤتمر ومبررات عقده والغاية المرجوة منه

وهي وضع الفروض التي تمثل :الفروض التخطيطية -2 المستقبل أي البيئة

سيحضر المؤتمر؟ ما يفال بد من التنبؤ باآلتى: من الذ المستقبليةسيشارك بالمؤتمر أشخاص من خارج هو العدد المتوقـع؟ هـل

بافتتاح المؤتمر؟ المجتمعالوطن؟ هل سيقوم احد الشخصيات تحديد موارد المؤتمر، هل سيتم التمويل من قبل المؤسسة ام عنطريق التبرعات؟ تحديد الرسوم المنوي استيفائها من المشاركين

داخـل القطـر

. وخارجه

فالتخطيط للمؤتمر ال يختلف عن التخطيط :تحديد البدائل -3 ألي منشأة تجارية أو

خدمية او صناعية حيث ال بد من تحديد بدائل للفروض التي تم وضعها فليس

من الحكمة االعتماد على فرض واحد دون تحديد بدائل يمكن استخدمها فـي

حال عدم القدرة على السيطرة على هذا الفرض التخطـيطي. ومن االهمـية

بمكان التركيز على الموارد المالية للمؤتمر ، فالمؤتمر عمل علمي بحـت ال

يهدف الى الربح، فال بد من تأمين التكاليف والمصاريـف المطلـوبة بشكـل

واضح كي ال نقع في الحرج وعدم االستمرار في تنفيذ المؤتمر بسبـب عـدم

الموازنة على تغطية التكاليف المبالغ المرصوده في كفاية . المطلوبة المالية

وبعد تحديد البدائل للفروض الموضوعة ال بد :تقييم البدائل -4 من تقيـيم هـذه

.البدائل وتحديد االفضل منها

ويتم هنا اختيار الخطة المقترحة : اختيار الخطة المقترحة -5 وقد يتم اختيار هذه

الخطة اما مباشرة من المسؤول ام بواسطة الجماعة، ونعني بالجماعة اللجنـة

.المشكلة للمؤتمر

في الغالب ال يمكن للخطة : تكوين الخطط المشتقة -6 الرئيسـية تغطـية كافـة

الجوانب المهمة فال بد من تكوين خطط مشتقة بمسـاندة الخطـة الرئيسيـة

وسيتم وضع هذه الخطط كما سنرى فيما بعد من قبل اللجـان المنبثقة عن

. لجـنة المؤتمر الرئيسية كل لجنة حسب المهام الموكلة اليها

:أنواع التخطيط

يمكن تصنيف الخطط الى انواع وسيتم ذكرها والتركيز . المؤتمراتجالم في منهاعلى ما يهمنا

:السياسات -1

ضعهـا ووهي التي تحدد الطريق للوصول الهداف المؤتمر التي تـم

ويمكن ان تكون مكتوبة او شفوية وقد يتم تحديدها سلفـا او قد

ضمني كأن يتبع المسؤول طريقة معينة في ادارة بشـكل تأتـي

ان تقسم السياسات في مجال العمل ويستمر عليها. ويمكـن

:المؤتمر الى

هل سيتم التمويل من داخل أ- سياسة تمويل المؤتمر: المؤسسة ام ستتحمـل

خارجية التمويل، ام سيكون التمويل من خالل جمع جهـة التبرعات وتحصيل

المشاركة بالمؤتمر وتأجير ساحات للشركات رسـوم والمؤسسات المشاركة في

المصاحبة للمؤتمر. ففي حالة تحديد كيفية التمويل يتم المعارض لخـطوات ااعداد

.لتامين التمويل المطلوب الالزمـة

وذلك بتحديد ب- سياسة الترويج واإلعالن عن المؤتمر: أسلوب مخاطـبة الجهـات

المستهدفة لحضور المؤتمر لتعميم الفائدة من عقده، وسيتم التحدث عن طـرق

.االعالن والترويج في الفصول القادمة

:االجراءات -2

فبعد تحديد نوع السياسة التـي سيتـم اتباعـها سـواء

فـي التمويل او في الترويج واالعالن عن المؤتمر او في تغطـية

النفقات المختلفة المختلفة للمؤتمر يجب تحديد الخطوات واالجراءات

الواجب اتباعها بشكل مفصyـل وواضح واألساس في ذلك هو التتابع

.الزمني لالعمال الالزمة

: البرامج -3

وهي من السياسات واالجراءات والقواعد وتخصيص المهام

والمسؤوليات. وسـنقوم بالتحدث بشكـل اوسع في هذا النوع

. لتخطيط لشعورنا بأهميتها مـن

وكما بينا سابقا فانه يتم تشكيل مجموعة من اللجان ويمكن على سبيل المتخصصة والتي تندرج تحت بند البرامج

:المثال تشكيل اللجان حسب الترتيب التالي

.أمانة السر والسكرتاريا -

.لجنة العالقات العامـة-

.اللجنة الماليـة -

.اللجنة العلميـة-

:أوال: أمانة السر والسكرتاريا

تعمل على كتابة محاضر الجلسات للجنة الرئيسية للمؤتمر وتقـوم بكتابـة

القرارات والتوصيات وطباعتها وتوقيعها من رئيس المؤتمر ومن ثم ارسالها

:الى الجهات المعنية حسب االصول المتبعة

.تقوم بطباعة كل ما يخص المؤتمر -1

تقوم بحفظ كل مراسالت لجان المؤتمر والرجوع إليها عند -2 .الحاجة

.المتابعة مع اللجان باألمور التي تحول من رئيس المؤتمر -3

.متابعة جميع توصيات وقرارات لجنة المؤتمر -4

:ثانيا: لجنة العالقات العامة

ال بد أن نتحدث عن المهام التي تغط̀يها هذه اللجنة، فحسب ما وضحته الكتب التي

تطرقت لموضوع العالقات العامة والتي أطلق عليها قدفالبعض أنها ) هندسة التفاهم (

حدد الدكتور سمير محمد حسين من مصر وظائـف وأنشطة العالقـات العامـة فـي

سنأخذ منها مؤسسات وشركات في جمهورية مصر العربية العالقات ما يتالئـم مـع

ويتم توضيحها من خالل المهام العامة الخاصة بالمؤتمراتالتي ستقوم بها لجنة

. ومن الممكن ان يتم عمل هذه اللجنة مـن العالقات العامة ثالثة محاور حسب خـالل

: ما هو موضح في النموذج التالي

لجنة العالقات العامة

محور األعالم :واإلعالن تصميم شعار -1

.المؤتمر

.الصحافة -2

.اإلذاعة والتلفزيون -3

تأمين العناوين -4الالزمة للجهات التي

سيتم مراسلتها لحضور .المؤتمر

متابعة كل ما ينشر -5في وسائل االعالن عن

.المؤتمر

- اعداد الخطة 6االعالمية

محور متابعة :الطباعة طباعة كتيب الدعوة -1

.للمؤتمر

طباعة النشرات -2.والدوريات

.طباعة بطاقات الدعوة-3

طباعة الشهادات -4.للمؤتمر

طباعة الكتاب -5المتضمن أوراق العمل

المقدمة بالمؤتمر .والتوصيات

محور المراسم والنشاطات .الترتيب لمكان انعقاد المؤتمر -1

تنظيم الوفود المشاركة -2.بالمؤتمر

الترتيب القامة المشاركين من -3.خارج الوطن في الفنادق

الترتيب إلقامة المعارض -4المرافقة للمؤتمر بالتعاون مع

اللجنة المالية

الترتيب لعمل رحالت سياحية -5وترفيهية للمشاركين

عمل الترتيبات الالزمة لحفل -6. االفتتاح

الترتيب لتأمين الوجبات -7للمشاركين وعمل حفالت

.ترفيهية

استقبال المشاركين من خارج -8الوطن في المطار وتأمين

.تأشيرات الدخول لهم

وضمن هذه اللجنة يتم التركيز على عدة وظائف حيوية وأساسيـة كاالعـالن

واالعالم إضافة الى متابعة المراسم والنشاطات الخاصة بالمؤتمـر وسنتـحدث

ثم تصميم عـن هاتـين الوظيفتين بشكل م̀فصل ومن برنامج زمني لتحديد مهام كل

.والفترة المطلوبـة إلنجاز هذه المهمة محور

:االعالن واالعالم

ال بد أن نؤكد بأن المؤتمرات تعمل على نشر المعرفة العلمية ووضـع مفاهـيم

خاصة ) توصيات ( وهذا يتطلب منا إيجاد طريقة إليصال هذه المعرفة والمفاهيـم

والوسيلة الوحيدة لتحقيق ذلك ، الخاصة لألشخاص المستهدفين هي اإلعالن واالعالم

وبدون ذلك ال يحقق المؤتمر االهداف المرجوة منه. ومن هنا نجد ان المؤتمـرات

الناجحة تولي هذا الموضوع اهمية كبيرة لتغطية أحداث المؤتمر غيـر القنـوات

. ة والمسموعة إضافة الى الصحف والمطبوعات بأنواعهائيالمر

ويمكن تقسيم االعالنات الى عدة أنواع نأخذ منها ما :يخص المؤتمرات على النحو التالي

.الهدف منه- 1

.الجمهور المستهدف- 2

.النطاق الجغرافي- 3

.الوسيلة اإلعالمية- 4

.نوع المعلن- 5

حسب الهدف منه: -1

منها: هناك العديد من األهداف التي نسعى الى تحقيقها من االعالن

االعالن االولي: ويتم من خالله الحديث عن المؤتمر، وأهدافه، أ. األشخاص الذيـن

سيشاركون به، وقت االنعقاد،والمكان. ويبدء اإلعالن االولي قبل انعقاد المؤتمـر

ستة شهور ويتم ذلك عادة مـن خالل الصحـف الىبسنة والمجـالت المحليـة

( . والعالمية حسب نوع المؤتمر ) محلي، دولي، إقليمي

اإلعالن المكثف: ويتم تكثيف االعالن في هذه الفترة ويتم فيه ب. تحديد فترات التسجيل

أو المشاركة بورقة عمل. ويتم التركيز على المؤتمرلحضور لحض المؤتمر أهمية

ويستخدم وسائل االعالم في ذلك، ، على المشاركة المستهدفينالمجالت والمتمثلة في

. والصحف واالجهزة المرئية والمسموعة واالنترنت

حسب الجمهور المستهدف: -2

المؤتمر سواء ر حيث يتم التوجه باإلعالن للمستهدفين لحضـو أكانوا محامون أم

….مهندسون أم مساحون….الخ

حسب النطاق الجغرافي: -3

من سيحضر عنييوالنطاق الجغرافي الذي سيغطيه المؤتمر هنا المؤتمر فإذا كان

فقط، اما اذا المؤتمر محلي يتم االعالن على المستوى المحلي كان المؤتمر اقليمي

.دوليا وأو دولي فتكون دائرة االعالن اوسع اقليميا ا

حسب الوسيلة االعالنية المستخدمة: -4

:الى االنواع التالية ويمكن تقسيم االعالن حسب هذا النوع

.االعالن في الصحف والمجالت العامة والخاصة -أ

يتم طباعة كتيب من خالل كتاب المؤتمرحيث االعالن ب- المؤتمـر المتضمـن

في المؤتمر وتوزيعه على تعرضملخصات األبحاث التي س المهتمين في

. أماكن عملهم

حيث الالفتات والبوسترات: واالعالن عبر الملصقات جـ. يتم اعداد بوستر

يتضمن معلومات عن المؤتمر مثل اسم المؤتمر وعنوانه ومكـان وتاريـخ

انعقاده وأرقام هواتف اللجنة المنظمة، ويتم وضع هذا البوستر في االماكـن

.العامة التي يتواجد بها المستهدفون لحضور هذا المؤتمر

وسائل ال وهذه من اإلعالن في الراديو والتلفزيون:د. عن اعالنالهامة لل

حيث انه ال يكاد بيت يخلوا من هذه االجهزة االمر ر.مؤتم الالذي يجعل

.اكبر مساحة جغرافية ممكنة االعالن يغطي

انشاء موقع من خالل االعالن على شبكة االنترنت:هـ. شبكةى للمؤتمر عل

ويعلن عنها ضمن وسائل االعالن التي تم ذكرها االنترنت.سابقا

المؤتمر ........................المؤتمر ........................

20142014الى .... / / الى .... / / منمن

للمؤتمر االعالمية للمؤتمر الخطة االعالمية الخطة

1 : األولي - االعالناهدافه المؤتمر، اسم يتضمن المؤتمر عن خبر نشر

مكان ، المستهدفين واالشخاص المؤسسات ومحاوره،وتاريخه . المؤتمر

: استخدامها الممكن الوسائلالصحف1.التلفزيون2.االلكتروني 3. البريد

2: المكثف - االعالن المؤتمر مطوية وارفاق الرسمية الكتب ارسال خالل من

المراسالت، ضمن بزيارات القيام واالفراد، للمؤسسات االلكتروني البريد ارسال

ميدانية والمؤسسات الجامعات في تعليقها يتم بوسترات اعداد

المهتمة المؤتمر بموضوع

االكاديمية والمؤسسات الجامعات رؤساء مخاطبةالتدريسية . الهيئة أعضاء على للتعميم

رئيس مع واالذاعة التلفزيون في مقابلة الجراء السعيالمؤتمر عن للحديث السر أمين أو المؤتمر

المدفوعة واالعالنات النشر خالل من الصحف في االعالن .االجر

المراسم والنشاطات واالحتفاالت:•

لالعالن واألعالم فأن اضافة الى ما تم الحديـث عنه بالنسبـة االهتمام

لمكان انعقاد بالمراسم ونشاطات المؤتمـر من حيث الترتـيب المؤتمر وتنظيم

وعمل قامتهم بالفنـادقااستقبال الوفود المشاركة بالمؤتمر و برامج سياحية

وترفيهية لهم، والترتيب القامة المعارض المصاحبة للمؤتمر وغير ذلك من

.االمور الخاصة بالمؤتمر

ومن هنا نرى مدى ضرورة الحرص في اختيار أعضاء هذه اللجنة بعناية وتركيز

. نظرا لكثرة المهام المطلوبة من هذه اللجنة وأهميتها

:ثالثا: اللجنة المالية

وسنالحظ أن هذه اللجنة ترتبط بشكل كبير مع جميع اللجان المنبثقة عن اللجنة

الرئيسية للمؤتمر كون هذه اللجنة هي المسؤولة عن موازنة المؤتمـر التـي

سنتحدث عنها بشكل مفصل في وقت الحق. فأهم :مهام هذه اللجنة

.عمل موازنة مبدئية تحدد االيرادات والنفقات -1

.عمل االتصاالت الالزمة لجمع التبرعات والدعم للمؤتمر -2

استالم التبرعات وايداعها في حساب خاص بالمؤتمر في أحد -3 .البنوك

توقيع العقود مع الشركات والمؤسسات المشاركة في المعرض -4 المصاحب

.للمؤتمر واستالم قيمة هذه العقود وايداعها في حساب المؤتمر

تتم عملية الصرف من حساب المؤتمر بتوقيع رئيس - 5. المؤتمر

.تحديد النفقات الالزمة للمؤتمر -6

تدراج العروض من قرطاسية ومطبوعات وغيرها من لوازم اس -7 وخدمات تلزم

.المؤتمر

. سجالت منتظمة اليرادات المؤتمر ونفقاتهاعداد -8

.الموازنة الختامية للمؤتمر وبيان الفائض أو العجز -9

. الم رسوم المؤتمراست -10

ويمكن ان تقوم هذه اللجنة بمهام اضافية إال ان اهم وظائف

تكاليف انعقاد المؤتمر سواء أكان هذا هذه اللجنة هي تأمـين

ستعقده ام انه المؤتمر مدعوم بكامل النفقات من الجهة التـي

قائم على جمع التبرعات وهذا حال كثير من المؤتمرات

ان الجهات التي تعقدها بالعادة هي مؤسسات العلمية. حيـث

تغطية كافة نفقات أكاديمية عامة وال تملك القـدرة علـى

المؤتمر لذلك على اللجنة المالية ان تعد قبـل فتـرة مـن

تحدد بها كافة التكاليف موازنة تقديريةالمؤتمر انعقـاد

وهي النوع التكاليف وااليرادات وان تعمل على تأمين هذه

من الخطط التي سنتحدث عنها في الصفحات التالية الرابع

اقرب ما يمكن الى الحقيقة هذه الموازنة ويجب ان تكون

تحسبا ألي طارئ وان تكون االيرادات اكبر من التكاليف

اللجنة المالية أو مصاريف غير متوقعة. هذا بالنسبة لعمل

لعمل اللجنة بعد ذلك فال اما بالنسبةقبل انعقاد المؤتمر

بد من مسك دفاتر خاصة بالمؤتمر تبين بها المصـاريف

وااليرادات اوال بأول وبيان الرصيد سواء بالزيادة أو النقص

قائم على جمع التبرعات فال بد لهذه وفي حال ان المؤتمر

على جمع اللجنة ان تكون نشيطة ويكون اعضائها قادرين

.التبرعات لتأمين تكاليف المؤتمر

رابعا: اللجنة العلمية:

تقوم هذه اللجنة بتحديد عدد االبحاث واوراق العمل التي سيتم مناقشتها في

المؤتمر. وبعد ذلك تبدأ باستقبال ملخصات االبحاث مـن الراغبـين

بتقديم اوراق العمل في المؤتمر، فتقوم اللجنة بدراسة الملخصات واعالم مقدميها

بقبولها او رفضها، وبعد االنتهاء من دراسة جميع االبحاث واتخاذ القرار بالمقبول

منها، ويتم الترتيب مع لجنة العالقات العامة إلعداد كتيب المؤتمر والذي يتضمـن

هذه الملخصات واسماء مقدميها مع نبذة صغيرة عن السيرة االكاديمية لكل منهـم

اضافة الى اسماء لجان المؤتمر ويفضل وضع صورة لكل منهـم، وبعـد طباعـة

.الكتيب يتم توزيعه على المشاركين يوم افتتاح المؤتمر

اضافة الى ذلك تعمل هذه اللجنة على وضع خطة لتقييم المؤتمر وقيـاس التغذيـة

الراجعة من المشاركين والحضور، وصياغة التوصيات النهائية للمؤتمـر. واهـم

:مهام هذه اللجنة هي

.المطويةمة في إعداد ااالشتراك مع لجنة العالقات الع -1

. مع دعوات لحضور المؤتمر والمشاركة بهالمطويةإرسال -2

استالم ملخصات االبحاث والبت في قبولها أو رفضها ومخاطبة -3.مرسليها

.لمؤتمر وتحليلها بعد تعبئتهابااعداد نماذج تقييم المشاركين -4

يتضمن ملخصات االبحاث التي تم قبولها في المؤتمر اعداد كتيب -5 برنامجواعداد

.ع لجنة العالقات العامةم المؤتمر بالتعاون

.اختيار مدير ومساعد له لكل جلسة -6

.اعداد التوصيات النهائية للمؤتمر وتعميمها على المشاركين -7

الترتيب لعمل حفل الختام للمؤتمر بالتنسيق مع لجنة العالفات -8.العامة

جمع االبحاث من المشاركين وترتيبها لعمل كتيب شامل عن جميع -9االبحاث التي تم

. مداولتها في المؤتمر

:الميزانية التقديرية -4

الخطط وعبارة عن قائمة تبين النتائـج انواع وهي من اهم لمتوقعة مـنا

إيرادات ونفقات معبرا عنها بشكل ارقام. وممكن عمل هذه الميزانيات اما

وعـمل ابتحديد االيرادات بموازنة، والنفقات بموازنة أخرى، االيـرادات

والنفقات بموازنة واحدة وتحديد الرصيد في النهايـة فائـض او .عـجز

في حال زيادة المبلغ في التكاليف عن االيرادات يكـون هنـاك عجـزا

متوقعا وال بد من العمل على تغطية هذا العجز. وفي حال زيادة االيرادات

..عن التكاليف يكون لدى المؤتمر فائض

مؤتمر ....................مؤتمر ....................

التقديرية التقديرية الميزانية الميزانية

االيرادات النفقات ) ( التكاليفللمؤتمر المنظمة الجهة مشاركة

-------الوطن داخل من تسجيل رسوم

-------الخارج من تسجيل رسوم

-------مؤسسات دعم

-------المعرض ريع

-------اخرى ايرادات

-------

المجموع -------

الثابته التكاليفالشرف ضيوف تكاليف

-------القاعات اجرة

-------االجهزة اجرة

-------المتغيرة التكاليف

والنشرات المطبوعات-------

قرطاسية-------

) االستراحات ) ضيافة-------

للمشاركين غداء-------

الختامي الحفل-------

بالفندق االقامة-------

المكافات-------

المجموع -------

الفصل الفصل الثانيالثاني

التنظيم والتشكيل

التنظيم هو الخطوة الثانية في عملية االعداد للمؤتمرات فبعد أن تحدثنا عن التخطيط

.للمؤتمرات سنعرض اهمية التنظيم للمؤتمرات

فالتنظيم يساعد على تكاتف الجهود بين االفراد القائمين على المؤتمر لتحقيق الهدف

المحدد لعقد المؤتمر، ومن هنا يرتبط التنظيم بالعمل والجهد .االجتماعي

وقد عرف االداري لويس آلن التنظيم بأنه: ” عملية تحديد وتجميع العمل الذي ينبغي

أدائه مع تحديد تفويض المسؤولية والسلطة، وإقامة العالقات لغرض تمكين االشخاص

.”من العمل بأكبر فاعلية لتحقيق االهداف

فيتم تقسيم االعمال الى أجزاء او انشطة مما يسهل من تنفيذها بشكل واضح ومتقن

توزيـع االعمـال وويتم توزيعها على االفراد االعضاء بشكل محدد علـى

ته. ومن اهم الفوائد الممكن ااالشخاص كل حسب اختصاصه ومهار الحصول عليـها

هي تحديد العمل المطلوب من كل عضو. ومن ثم التنظيممن التركيز علـى

ما هو مطلوب منه، وقد وضحت كتـب االدارة االستراتيجيـة ان ـفتاهميـة تكا

الجهود في انجاز االعمال مجتمعة ) االعمال + االيراد + االدارة ( اكبر من مجـرد

الجمع الحسابي لنواتج الموارد منفردة وهذا ما يطـلق عليـه استراتيجيـة االنجـاز

:الجماعي المترابط والمتكامل والذي يعبر عنه بالمعادلة

5=2+2أو 5=2×2

وممكن كذلك أن يتم الوصول الى هذه النتيجة من خالل تحفيز االعضاء علـى

المثابرة والعمل بحيث تكون محصلة أعمالهم اكبر من المتوقع. هذا ما يظهر في

اسناد االعمال الى ذوي الخبرة جليا في الرسم البياني التالي، الذي يبين اثر التعلم

والخبرة في انجاز االعمال خالل سنوات معينة. فنالحظ ان االنجاز زداد كلماي

زادت سنوات الخبرة والتعلم

2004 2003 2002 2001

التعلم - الخبرة سنوات

االنجاز90ــ %

70ــ %

50ــ %

30ــ %

لجان ) ( تنظيمية وحدات في المؤتمر انشطة لجان ) (تجميع تنظيمية وحدات في المؤتمر انشطة تجميع

لمؤتمر مقترح تنظيمي لمؤتمر هيكل مقترح تنظيمي هيكل

المؤتمر رئيس

المالية اللجنة العلمية اللجنة والسكرتاريا السر العامة امانة العالقات لجنة

السر - امانةالمراسالت -الطباعة -

الكتيب • اعداداالبحاث • ملخصات تقييمالعمال • اوراق كتيب اعداد

واالعالن • االعالمالمراسم •المعارض•

الموازنة •التبرعات • جمعالرسوم • استالم

:السلطة*

السلطة هي الحق الذي بواسطته تمكن الرؤساء من الحصول على امتـثال

.المرؤوسين للقرارات

في هذا المجال ال بد لنا ان نوضح بأن عمل المؤتمرات واالشتراك فيـها

يكون في الغالب تطوعي واختياري من قبل االفراد. لذلك نجد االعضـاء

يعملون من تلقاء انفسهم بهدف تحقيق الغاية المرجوة من عـقد المؤتمـر

ان يحفز االعضاء لتنسيق رئيس المؤتمرويكون هنا على الخطط والبرامج

ويؤدي نجاح الرئيس في هذا االمر الى الوصول للنتائج المطلوبة بشكـل

ومن هنا 5=2+2مميز وتحقيق المعادلة السابـق ذكرها من الممكن ان

.تأخذ السلطة في هذا المجال طابع السلطة االستشارية

:المركزية والالمركزية*

من الطبيعي ان يبدأ العمل والتحضير للمؤتمر بشـكل مركزي من قبـل

المسؤول المباشر والذي يقوم بتشكيل اللجنة الرئيسية للمؤتمر وتقوم هذه

اللجنة بتحديد الخطوط العريضة للبدء في العمل ومن ثم يبدأ العمل بأخذ

طابع الالمركزية مع تكوين لجان منبثقة عن اللجنة الرئيسية ويتم تمرير

كل ما تقوم به هذه اللجان الى رئيس المؤتمر واللجنة الرئيسية من خالل

تزويدهم بمحاضر الجلسات للجان الفرعيـة وحضـور مقرري اللجـان

.الجتماعات اللجنة الرئيسية

:التشكيل*

وهذه الوظيفة االدارية هي التي تعمل على االختيار والبحث عن االشخـاص

لتعيينهم وتدريبهم…الخ. هذا في مجال المنشآت الربحية، اما على مستـوى

،المؤتمرات حيث يكون في الغالب عمل االفراد تطوعي يتم خـاللف

االجتماع الرئيسي للمؤتمر وبعد عمل الخريطة التنظيمـية توزيـع للجـان

االدوار على االفراد كل حسب إمكانياته وقدراته والمجال الذي يرغب العمل

.به في المؤتمر

عضو لكل التوضيح يتم االعضاء الى االعمال اسناد يتم ان وبعد

من عـن ويطلب منه المطلوب خطة هالعمل باعداد يقوم ان

ما بها يوضح يمكن عمل ما عليها ويضيف اعداده منه مطلوب هو

في ومقترحاته يقدمه، المجال ان . هذا

وبعد ان يتم اسناد االعمال الى االعضاء يتم العمل المطلوب منه ويطلب التوضيح لكل عضو عـن

هو ان يقوم باعداد خطة عمل يوضح بها ماهمنمطلوب منه اعداده ويضيف عليها ما يمكن ان

. هذا المجال يقدمه، ومقترحاته في

:مصادر االفراد واالعضاء *

: من داخل المنشأة أو المؤسسة -1

يتم اختيار أعضاء اللجان من المؤسسة حسب مؤهالتهم وخبراتهم ورغباتهم

بالعمل في المؤتمر ويجب التركيز هنا على الرغبة في العمل بالمؤتمر حيث انها

.الدافع النجاز االعمال بشكل متقن ومميز

:من خارج المنشأة او المؤسسة -2

ويتم االعتماد على هذه الطريقة في حال الحاجة الى خبرات غير مـتوفرة فـي

المؤسسة . ويفضل في الغالب االستعانة باالشخاص من ذوي الخبرة في تنظـيم

. المؤتمرات

:عقد برامج متخصصة ألعضاء لجان المؤتمر -3

يمكن استخدام هذه الطريقة في المؤسسات التي تعقد مؤتمرات بشكل دوري حيث

.برنامج تدريبي عن كيفية اعداد وادارة المؤتمرات اعداد يتم

:االتصال*

االتصال هو الوسيلة التي يتم بواسطتها توحيد النشاط المنظم، فهو ينقل

المعلومات من فرد الخر ويجب التركيز على االتصال السليم والجـيد

يعتمد بشكل أساسي على االدارة الجيدة. والذيواالتصال عملية ثنائية

ومستمع ومن اهم وسائل االتصال التي تهمنا في متكلم :-هذا المجال

المؤتمرات -1

االجتماعات -2

المراسالت البريدية من خالل الفاكس واالنترنت -3

المجالت والصحف -4

االذاعة والتلفزيون -5

النشرات والملصقات -6

وان الهدف االساسي لعقد المؤتمر هو ايصال معلومة معينة الى مجتمع

المؤتمرين وفي حال عدم تحقيق ذلك ال يكون المؤتمـر حقـق النجـاح

. المطلوب

فمنذ البداية ال بد أن تكون قنوات االتصال بين رئيس المؤتمر ومقرري

ومن ثم البدء ،اللجان واعضاء اللجان فعالة وواضحة باالتصال من قبـل

لجان المؤتمر بالجمهور المستهدف من حيث االعالن عن المؤتمر في كل

الوسائل االعالمية المتاحة سواء المسموعة او المشاهدة .او المقروئة

.وسنتكلم عن هذا النوع من االتصال بشيء من التفصيل

نالحظ ان المؤتمرات هي احدى وسائل االتصال، فالمؤتمر بجملته عملية

اتصال جماعي في وقت واحد يتم من خالله مناقشة ابحاث واوراق عمل

اال اننا سنستخدم كافة وسائل االتصال المتاحة ضمن نشاط المؤتمـرات

وال بد من التركيز على هذه الوظيفة للمؤتمر كوسيلة .اتصال

وتقوم لجنة المؤتمر بتكليف عضو بمتابعة كافة رسائل البريد االلكتروني

(E-Mail ) على شبكة االنترنت والرد على استفساراتالراغبين بحضور

المؤتمر ومن االفضل ان يتم انشاء موقع على شبكة االنترنـت للمؤتمـر

واالعالن عنه لزيارته من قبل الراغبين بالمشاركة حيث ان الكثير منـهم

وسـيتم يقوم بتقديم ملخصات ابحاثهم من خالل االنترنتالرد عليهم أيضا

.بنفس الطريقة مما يوفر الوقت والجهد والمصاريف

الفصل الثالثالفصل الثالث

الترتيبات العملية لتنظيم الترتيبات العملية لتنظيم المؤتمراتالمؤتمرات

: المؤتمر انعقاد مكان تجهيزيكون ان اما حالتين هنالك المؤتمر انعقاد موقع اختيار عند

للمؤتمر المنظمة المؤسسة داخل المؤتمر انعقاد موقعخارج موقع اختيار يتم او المجهز المكان لديها يتوفر حيث

المؤسسة .

او المؤسسة داخل المؤتمر عقد تم سواء الحالتين وفيحيث من الموقع لهذا شروط توافر من بد ال ، خارجها

االجهزة ، المؤتمر لحضور المتوقعه لالعداد الكافية المساحةمن وغيرها عرض واجهزة صوت مكبرات من الالزمة

كما ، المشاركين سيارات اصطفاف اماكن ، الالزمة االجهزه ، المؤتمر انعقاد لمكان الجمالي الشكل على التركيز يجبومن . سياحيا البلد ترويج المؤتمرات اهداف احد ان حيث

المجال : هذا في عليه التركيز يمكن ما اهم سنعرض هنا

االفتتاح 1. لحفل المعدة القاعة

الجلسات 2. لعقد الخاصة القاعات

توافرها 3. المطلوب االجهزة

والطوارئ 4. االسعاف

للمؤتمر 5. للتسجيل استقبال قاعة

االفتتاح- :1 لحفل المعدة القاعة

بالمؤتمر المشاركين جميع االفتتاح حفل يحضر العادة فيمسؤولين من دعوتهم يتم الذين االشخاص الى اضافة

حفل كان اذا وخاصة كبير الحضور عدد يكون حيث ومهتمين . من البد لذا البارزة القيادية الشخصيات احد برعاية االفتتاح

االفتتاح لحفل حضورة المتوقع للعدد مناسبة قاعة اختيار.: حيث من المستلزمات بكافة مجهزة القاعة هذه تكون وان

الصوت . 1 من مكبرات للتاكد الحفل بدء قبل تجربها ويفضلجاهزيتها.

الخطابة . 2 منصة تامين ترتيب يتم ان بمكان االهمية فمنسواري على ووضعها المؤتمر في المشاركة الدول اعالم

الزهور . وضع يجب كما الخطابه منصة على المتحدثين خلفاعداد . يتم وان المنصة وعلى للخطابة الرئيسية الطاولة على

وموعد االفتتاح راعي واسم المؤتمر اسم عليها يكتب يافطهيجلسون. الذين االشخاص اسماء كتابة يفضل كما االنعقاد

خاصة هرميات على ووضعها للخطابة الرئيسية الطاولة علىالجالسين . من شخص كل امام ملف وضع الى اضافة بذلكواوراق المؤتمر عن معلومات يتضمن الخطابة منصة على

وقلم . المالحظات لكتابة

خالل . 3 من االفتتاح قاعة الى الدخول :ترتيب

) افتتاح - ) حال في االمنية االجهزة الداخلية وزارة مع الترتيب أ

من اشخاص مشاركة او القيادية الشخصيات احد قبل من المؤتمر

. المؤتمر بها سيعقد التي الدولة في معارضة لها التي الدول احدى

وكتابة - المهمين لالشخاص القاعة في االمامية المقاعد حجز ب

. عليها اسمائهم

والتواجد - المقاعد على الحضور جلوس لترتيب اشخاص تكليف جـ

موحد . زي ارتدائهم ويفضل الدخول لتنظيم القاعة مداخل على

النوافذ – وتفقد المقاعد صالحية حيث من الحفل قبل القاعة تفقد د

الخطابة . وطاولة واالنارة والتدفئة التبريد واجهزة التهوية واماكن

2 : الجلسات- لعقد الخاصة القاعات

خالل من وذلك القاعات من المطلوب العدد تحديد من بد فال

تم حال ففي المؤتمر في ستعرض التي العمل اوراق عدد تحديد

الستقبال لكل 30التخطيط ساعة نصف اساس على عمل ورقة

تحديد الممكن فمن عمل في . 3ورقة القاعات هذه قاعات

في الحضور عدد ان حيث االفتتاح قاعة غير تكون الغالب

االفتتاح . حفل في الحضور عن بكثير اقل يكون الجلسات

من المستلزمات كافة من جاهزة القاعات هذه تكون ان ويجب

حال في الفورية الترجمة واجهزة الصوت ومكبرات اجهزة

مناسب وقت قبل الجاهزية حيث من تفقدها ويجب لذلك الحاجة

خلل . اي اصالح ليتم

3: والمعدات – االحهزةمن التاكد من بد وال المؤتمرات في المهمة المستلزمات من االجهزة

ومن صالحيتها بعدم المؤتمر انعقاد اثناء نفاجئ ال كي وصالحيتها توافرها: االجهزة هذه

الصوت • مكبراتمن • على لتعميمها المهمة الجلسات بعض لتصوير الفيديو تصوير اجهزة

الشركات . احدى تكليف الممكن وممن المشاركين من يرغبمضغوطة ) اقرص على المؤتمر فعاليات لتصوير ( .CDالمتخصصة

سليدات ) + • العرض (Data Showاجهزةالبلد • لغة يتقن ال المشاركين بعض ان حال في الفورية الترجمة اجهزة

. المؤتمر راعيبشبكة • وكمبيوترمتصل وفاكسات تلفونات من االتصاالت اجهزة

االنترنت.االعالمية • والتقارير المؤتمر في المستجدات عن لالعالن اعالنات لوحةبوستر • بشكل تاتي التي العمل اوراق الستخدام اعالنات لوحة

والطوارئ – :4 االسعافالمؤتمر انعقاد خالل طبيب او اسعاف سيارة تامين الممكن من

الضرورية . االدوية بعض وتامين الكبيرة المؤتمرات في وخاصة5: للمؤتمر - للتسجيل استقبال قاعة

التي االجهزة بعض بها ويوضع للمؤتمر التسجيل الغراض تستخدم. للمؤتمر عمليات غرفة بمثابة وتكون سابقا ذكرناها

الوطن : خارج من المشاركين القامة الترتيبفيه المشاركين اقامة سيتم الذي الفندق اختيار بمكان االهمية منويجب ، المؤتمر مطوية في ذلك بيان يتم حيث مبكر وقت في

: مايلي مراعاة الفندق اختيار عندالمؤتمر • انعقاد مكان من قريب فندق اختيارالى • نقلهم عملية لتسهيل واحد فندق في المشاركين اقامة

. بهم االتصال ولسهولة المؤتمرمناسبة • اسعار اختيار

التالية : الترتيبات عمل من بد ال بالفندق واقامتهم المشاركين حضور وبعدله 1. المخصصة الغرفة في مشارك بكل ترحيب بطاقات وضع يتم ان

برنامج على تحتوي التي المؤتمر حقيبة وضع ايضا الممكن ومنالحفالت وبطاقات االفتتاح لحضور الدعوة وبطاقات المؤتمر

له المخصصة الغرفة في النشرات من ذلك وغير للمؤتمر المصاحبةايضا.

جميع 2. يحضره ، بالفندق اقامته ويفضل استقبال حفل عقد يتم انالمشاركة المهمة الشخصيات وبعض بالفندق المقيمين المشاركينواطالعهم . المؤتمر لجنة باعضاء المشاركين تعريف ويتم بالمؤتمر

. المؤتمر برنامج علىالسياحية : الرحالت

قبل من عروض استدراج يتم المشاركين القامة الترتيب بعداالثرية االماكن الى سياحية رحالت لعمل السياحية الشركات

برنامج وضع ويتم ، المؤتمر به المعقود البلد في الموجودة والسياحيةالخاص الحقيبة في التسجيل والية المختارة السياحية بالرحالت

بالمشاركين.

: بالمؤتمر التسجيلمرحلتين : على ذلك ويتم

تحديد 1. ويتم للتسجيل ونهاية بداية تحديد يتم حيث االولى المرحلةالمحدد . الوقت في التسجيل حال في المستحقة الرسوم

.2 ، المحددة الفترة انتهاء بعد التسجيل بها يتم والتي الثانية المرحلةالمحددة القيمة من اكبر التسجيل رسوم قيمة تكون العادة وفيحفل انتهاء لغاية التسجيل عملية وتستمر االولى المرحلة ضمن

االول . اليوم في االفتتاحمن الثانية المرحلة في الرسوم زيادة عملية يخص فيما اما

الوقت في للتسجيل المشاركين تشجيع بهدف ذلك فيتم التسجيلللمؤتمر المسجلة االعداد حصر من المؤتمر لجنة لتتمكن المحدد

القاعات حجم حيث من المتوقع العدد اساس على والتحضير. المطلوبة واالستراحات الوجبات وعدد

بشيكات البريد طريق عن اما الرسوم وتسديد التسجيل ويتمالمالية اللجنة لدى المباشر التسجيل طريق عن او بنكية وحواالتالغراض. المؤتمر افتتاح يوم االشخاص من مجموعة تكليف ويتم

المشاركين . من الرسوم واستالم التسجل

النقل : وسائط تامين

، المؤتمر مكان الى الفنادق من المشاركين لنقل برنامج عمل يتم. المؤتمر في الرئيسي للمتحدث وبرنامج ، السياحية للرحالت وبرنامج

وتامينها النقل وسائط من الحاجة تحديد يتم البرامج هذه على وبناءمباشرة معه المتابعة يتم محدد شخص الى المهمة هذه اسناد ويتم

المعنيين . قبل من

المؤتمر : انعقاد خالل االستراحات

التي للضيافة الترتيب ويتم المقترحة االستراحات لعدد الترتيب يتم حيثمشروبات بالعادة وتكون االستراحات هذه خالل للمشاركين ستقدم

المتوقعة االعداد على بناء الكمية تحديد ويتم ، خفيفة وحلويات ساخنة. بالمؤتمر للمشاركة

المؤتمر : النحو برنامج على اعداها ممكن البرامج من انواع ثالث هناكالتالي :

انعقاد 1. قبل ما الفترة خالل المؤتمر لجنة اعضاء الى موجه برنامجالمؤتمر لجنة في شخص كل من المطلوبة المهام فيه مبين المؤتمر

اللجنة مقرر قبل من المعني الشخص مع مراجعته ويتم مفصل ويكون. بالمؤتمر المعنية

االول 2. اليوم منذ الفترة خالل المؤتمر لجنة اعضاء الى موجه برنامجالمؤتمر انتهاء بعد لما يستمر وقد المؤتمر نهاية وحتى المؤتمر النعقاد

بشكل شخص لكل الموكلة المهام تحديد ويتم االشخاص لبعضوشخص النقل وسائط عن مسؤول شخص المثال سبيل على ، مفصل

وغير االستراحات في والضيافة الطعام لوجبات الترتيب عن مسؤولالنشاطات . من ذلك

اللجنة 3. قبل من تنفيذه متابعة ويتم بالمؤتمر للمشاركين موجه برنامجستعرض التي العلمية االوراق تحديد يتم حيث بالمؤتمر العلمية

فيه ويبين الغاية لهذه المحدده القاعات حسب ومواعيدها بالمؤتمراالفتتاح حفل ومواعيد الغداء واستراحة االستراحات اوقات ايضا

العمل . وورشات والختام

: االفتتاح حفلهذا بادارة شخص ويكلف االفتتاح بحفل خاص برنامج اعداد يتم

الحفل براعي بالترحيب الحفل عريف ويقوم الحفلالتالي : النحو على للمتحدثين الكلمات ترتيب ويتم والمشاركين

•. المؤتمر او المؤسسة عن عرض•. المؤتمر رئيس كلمةالمؤسسة .• مدير كلمة•. الرئيسي المتحدث كلمة•. الحفل راعي كلمةاستراحة.•

عن صغيرة فقرة متحدث كل بتقديم الحفل عريف ويقوميتم . وبالعادة يقدمة الذي الشخص عن او يمثلها التي المؤسسة

االعلى . الى وضيفيا مرتبة االقل من المتحدثين ترتيب

المشاركين : على توزيعها يتم التي الحقائب . وضع ويتم لشرائها عروض واستدراج المناسبة الحقيبة اختيار يتم

: حقيبة كل في االمورالتالية.1. المؤتمر برنامج.2.) ( والبرنامج عمل ورقة كل عن نبذه الكتيب يتضمن المؤتمر كتيب.3. العشاء او الغداء وحفالت والختام لالفتتاح الدعوة بطاقاتالمدفوعة 4. السياحية والرحالت الحفالت في االشتراك طلب بطاقات

الثمن .عن 5. ودليل السياحية والمعالم االثرية االماكن عن سياحية نشرات

. الخارج من المشاركين تهم التي واالماكن الشوارعبها 6. ويحدد مشارك كل باسم اشارات اعداد يتم حيث االسم اشارة

عن المشارك اشارة تمييز بضرورة ننوه ان ويجب يمثله الذي البلدمن المؤتمر لجنة اعضاء اشارات وعن عمل بورقة المشارك اشارة

االشارة . لون خاللمن للمشاركين وبالنسبة المؤتمر، انعقاد قبل الحقائب تسليم ويفضل

تسلم الخارجاالفتتاح . يوم لالرباك تجنا وذلك ، للفندق وصولهم عند لهم

الرئسيين ) ( المتحدثين الشرف :ضيوف

مجال في البارزين االشخاص احد دعوة على المؤتمر لجان تعملالممكن . ومن خبراتهم من االستفادة بهدف المؤتمر موضوع

ورشات بعقد االشخاص هؤالء خبرات من ايضا االستفادةمعهم . علمية ولقاءات عمل

ضيوف اختيار عند االعتبار بعين التالية النقاط اخذ ويجبالمتحدثين : او الشرف

.1. المؤتمر موازنة تتحمله ان والممكن المطلوب العدد

السفر .2. وتذاكر اقامتهم تكاليف تحديد

خالل 3. من منها جزء او التكاليف هذه تغطية على العمل. الخارجية التبرعات

لهم .4. هدايا تحضير

.5. متحدث او ضيف لكل مرافق تحديد

المطار : في المشاركين استقبالفي الشرف ضيوف او الرئيسي المتحدث استقبال العادة في يتم

استفادة . الممكن من انه اال الفندق الى وايصالهم المطارقبل من استقبالهم خالل من االجراء هذا من ايضا المشاركين

استقبال . رسوم مقابل العامة العالقات لجنةالمؤتمر : مطوية تصميم

: عند التالية البنود تتضمن ان بد ال المؤتمر مطوية اعدادالمنظمة المقدمة1. المؤسسة عن مختصرة نبذه وتتضمن

واهميته . المؤتمر عن شرح الى اضافة للمؤتمرالمؤتمر 2. االمر اهداف وهذا بالتفصيل المؤتمر اهداف ذكر يتم

للفئات المؤتمر اهمية مدى يبين حيث االهمية غاية فياعطت كلما وقوية واضحة االهداف كانت وكلما المستهدفة

المستهدفين . لدى اكبر اهمية المؤتمرالمؤتمر 3. وموضوعات وذلك محاور ، المؤتمر محاور بيان يتم

وتصنيف للمؤتمر المقدمة العمل اوراق اطار تحديد بهدفالموضوعة . المحاور ضمن االوراق

.4. المؤتمر انعقاد وتاريخ مكان تحديد

المستهدفة 5. الفئات .تحديد

المشاركة 6. رسوم للمشاركين تحديد الرسوم يكون العادة وفي ، البلد خارج من للمشاركين الرسوم من اقل البلد داخل من

التاريخ بعد التسجيل حال في الرسوم قيمة زيادة يتم كماللتسجيل . المحدد

العمل 7. اوراق الستالم وقت اخر .تحديد

التحضيرية 8. اللجنة اسماء عملهم ذكر ومكان للمؤتمرووظائفهم .

للمؤتمر 9. التسجيل .الية

للمؤتمر 10. المصاحبة ، ذكراالنشطة العمل ورشات مثلالسياحية . الزيارات ، التدريبية الدورات المعارض،

للبلد 11. الجوية الحالة المؤتمر بيان انعقاد وقت

االستفسار 11. الغراض للمؤتمر السر امانة عنوان ويتضمن تحديدوالموقع) االلكتروني البريد ، والفاكس الهاتف رقم

للمؤتمر (. االلكترونيللمؤتمر 12. المعتمدة الفنادق .بيان

بالمؤتمر 13. المشاركة الملحق .نموذج في مبين هو ما حسب

الدعوة : بطاقات تصميمومنها المؤتمر في اعدادها يتم البطاقات من مجموعة هناك

االفتتاح 1. حفل لحضور دعوة بطاقة

االستقبال 2. حفل لحضور دعوة بطاقة

العشاء 3. او الغداء حفل لحضور دعوة بطاقة

الختام 4. حفل لحضور دعوة بطاقة

المؤتمرات منظمي لدى معتادة بطريق تصاغ الدعوة وبطاقاتوهذه وباختصار الهامة المعلومات تتضمن حيث والحفالت

المعلومات :.1. للمؤتمر المنظمة الجهة شعار.2. المؤتمر شعار.3. وصفته االشخاص احد برعاية المؤتمر كان اذا فيما بيانللمناسبة .4. يدعو الذي الشخص وصفة اسم بيان.5. المناسبة تحديد.6. والوقت التاريخ تحديد.7. المكان تحديد.8. لالعتذار الهاتف رقم تحديد

الموسى الدكتورعبدالله االستاذ الموسى برعاية الدكتورعبدالله االستاذ برعايةاالردنية الجامعة االردنية رئيس الجامعة رئيس

االستشارات مركز مدير االستشارات يسر مركز مدير يسر

الثانية الدورة مصنع لكل دكتور مشروع انطالق عمل ورشة لحضور الثانية دعوتكم الدورة مصنع لكل دكتور مشروع انطالق عمل ورشة لحضور وذلك وذلك 20142014دعوتكمالموافق االربعاء يوم مساء من الرابعة الساعة تمام الموافق في االربعاء يوم مساء من الرابعة الساعة تمام سعيد 21/2/201421/2/2014في مدرج سعيد في مدرج في

االردنية بالجامعة والتكنولوجيا الهندسة بكلية االردنية المفتي بالجامعة والتكنولوجيا الهندسة بكلية المفتيالهاتف على االتصال الهاتف لالعتذار على االتصال لالعتذار

21642164

الالفتة : تصميمراعي واسم المؤتمر اسم فيها نبين للمؤتمر الفتات اعداد من البدالمثال سبيل على الالفتة وتكتب االنعقاد وتاريخ ومكان المؤتمر

يلي : كما

الوزراء رئيس دولة رعاية تحت

مفاهيم ” تجذير نحو الثاني االردني التدريب مؤتمربالتدريب ” التميز

من 2013-6-22الى 6-20عمان

االستشارات - مركز االردنية الجامعة

المشاركين الكرام بالضيوف ترحب االردنية الجامعةفي

مفاهيم ” تجذير نحو الثاني االردني التدريب مؤتمربالتدريب ” التميز

من 2013-6-22الى - 20/6عمان

االستشارات - مركز االردنية الجامعة

علينا لصبركم جزيال علينا شكرا لصبركم جزيال شكرا

؟ سؤال أي