1
6-я Ежегодная Конференция
Общие Центры Обслуживания
Москва23-24 апреля 2015 г
Марриотт Грандъ-Отель
Построение объединенного центра поддержки бизнеспроцессов.
Пространство электронного документооборота: ключевыеэлементы эффективного сервиса
План доклада
• Представление компании• Предпосылки для появление ОЦО в Эфес
РУС• Выбранный подход для реализации ОЦО:
– Управленческая модель, операционная модель, сервисно-ориентированная модель
• Технологические решения
2
Представление компании EFES Rus – пивоваренная компания, входящая в четверку крупнейших игроков на российском рынке, подразделение международного холдинга Anadolu EFES.В марте 2012 года крупнейшие мировые пивоваренные компании SABMiller и Anadolu EFES объявили о создании альянса, результатом которого стала объединенная группа Efes Rus
3
Портфель брендов EFES Rus
EFES PILSENERMILLERBAVARIAСТАРЫЙ МЕЛЬНИКБЕЛЫЙ МЕДВЕДЬVELKOPOPOVICKY KOZELAMBERWEISSGOLD MINE BEERGREEN BEERЗОЛОТАЯ БОЧКАREDD’SGROLSCHЖИГУЛЕВСКОЕESSAZWEI MEISTER ВЕНСКОЕСОКОЛPERONIРЕГИОНАЛЬНЫЕ МАРКИ
4
Предпосылки для появления ОЦО
• Снижение рынка потребления пива с 115,5mHl в 2007 г. до 79,3mHl в 2014 г. (31%)– C 2012 г. снижение рынка на 17%
• Необходимость в исключении дублирующих функций и элементов организации
• Необходимость в повышении качества операционной работы через повышение управляемости
• Необходимость в сокращении затрат и количества персонала
5
Система
Организационные решения
• Создана новая организационная единица – Дирекция Сопровождения Бизнес Процессов– Включает ОЦО– ИТ: технологии и бизнес-процессы
• ОЦО включает в себя не только сервисные функции, - например отдел по работе с клиентами.
• Выбран процессный подход в организации ОЦО– Order-to-Cash, Procure-to-Deploy,
Record-to-Report, Hire-to-Retire, Business Solutions Technology
6
PROCESS
PEOPLE
TECH
Функции, передаваемые в ОЦО
7
ИТ Кадры Финансы Блок процессов Order-to-Cash
Блок процессов Procure-to-Deploy
• 1я и 2я линии поддержки• Поддержка систем продаж• Мастер-данные• Включая МД торговых точек• Включая МД процессов Planning & Procurement
• Админ.функции(в т.ч. Travel)• Документооборот• Платежные ведомости• Поддержка процесса Performance mgmt.• Поддержка процесса Talent mgmt.• Help-desk для сотрудников• Отчетность• Рутина по найму
• Учет• Админ. функции• Работа со скидками• Документооборот• Казначейство• Контроль инвестиций• Отчетность
• Customer Service• Адм-ние контрактов• Адм-ние цен• Учет торгового оборудования• Адм-ние целеполагания и расчета бонусов• Работа с претензиями• Отчетность• Инвойсирование
• Адм-ние договоров на закупки• Оприходования товаров и услуг• Поддержка планирования поставок• Поддержка операционного планирования логистики• Поддержка транспортных операций• Документооборот• Отчетность
8
Организационная модель
9
Сервисно-ориентированная модель
10
Операционная модель
11
Запрос услуги
Пространство электронного документооборота
12
EDI обмен - обмен электронными документами с ключевыми клиентами и использование функционала цифровой подписи
ЕЦФО – единый финансовый центр компании
HR SSC – единый кадровый центр компании
ECM: управление договорами
Электронное согласование документов
Технологические решения
Подход EFES Rus к управлению корпоративным контентом в среде SAP ERP
• OpenText – единственный вендор, рекомендуемыми компанией SAP
• Минимальные затраты на интеграцию технологий ECM в ERP Efes
• Единая архитектура ИТ решениий
• Снижение общей стоимости владения системой
• Снижение удельной стоимости лицензий за счет корпоративных скидок на САП лицензии
• Минимизация административных и консалтинговых расходов за счет поддержания единой политики в области управления корпоративным контентом
• Снижение себестоимости процессов сопровождения и поддержки системы
• Большой выбор готовых бизнес-приложений
• Использование мирового опыта и лучших практик в развитии систем электронного документооборота
Поддержка единой стратегии в области управления ERP и ECM Преимущества
13
Пространство электронного документооборота
14
EDI обмен - обмен электронными документами с ключевыми клиентами и использование функционала цифровой подписи
ЕЦФО – единый финансовый центр компании
HR SSC – единый кадровый центр компании
ECM: управление договорами
Электронное согласование документов
Архитектура решения
ЗАО Пивоварня «Москва-Эфес»
TerraLink xDE SAP ERP Архив
Обмен данными
Обмен событиями
Операторы ЭДО
Клиент
Пользователи SAP GUI
15
Объем Проекта
Ожидаемый эффект внедрения:
Фаза 1• Установка и настройка продукта TerraLink xDE for SAP• Реализация отправки счетов-фактур в формате,
утвержденном ФНС• Интеграция с архивным хранилищем
Фаза 2• Обработка остальных типов документов• Реализация функционала обработки входящих
документов
Системы операторов ЭДО:
«Сфера» компании ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»
«Диадок» компании ЗАО «ПФ «СКБ КОНТУР»
«Такском-Файлер» компании ООО «Такском»
Документ XML PDF Описание
Счет-фактура Входящий/Исходящий
Счет на оплату Входящий
Задание Входящий
Уведомление о штрафных санкциях Входящий
Информационное письмо о проведенном взаимозачете
Входящий
Акт взаимозачета Входящий
Акт выполненных работ Входящий
Акт расчета премий Входящий 16
Пространство электронного документооборота
17
EDI обмен - обмен электронными документами с ключевыми клиентами и использование функционала цифровой подписи
ЕЦФО – единый финансовый центр компании
HR SSC – единый кадровый центр компании
ECM: управление договорами
Электронное согласование документов
Предпосылки проекта внедрения межкорпоративного электронного ЮЗД
• Почти за 20 лет успешной работы ЗАО «Пивоварня Москва-Эфес» на российском рынке объемы информации, поступающей от контрагентов, стремительно росли, и, как следствие, существенно увеличивались расходы компании на ее обработку.
Потери и упущенные выгоды:• Утеря документов • Временные издержки • Неудовлетворительное качество
обслуживания и рост кредиторской задолженности
• Отсутствие централизованного контроля• Длительные аудиторские проверки и
штрафные санкции• Неэффективное расходование времени
высококвалифицированных кадров
• Снизить расходы компании на обработку финансовой первичной документации
Способы достижения выгод:• Преcечь возможность утери документации• Сократить время оплаты счетов• Повысить качество обслуживания
клиентов• Повысить эффективность работы
финансовых подразделений, в том числе за счет возможностей контроля
• Снизить штрафные санкции и ускорить процессы проведения аудиторских проверок
• Повысить эффективность использования рабочего времени ключевых квалифицированных сотрудников.
Бумага как побочный эффект успеха
Потери и упущенные выгоды
Цель проекта
Планируемые стратегии достижения цели
18
ЕЦФО основа эффективного управления финансовыми документами Компании
Услуги ЕЦФО
• Учет расчетов с дебиторами• Учет расчетов с кредиторами• Формирование себестоимости• Распределение затрат, закрытие затратных
счетов• Учет ОС• Учет ТМЗ• Учет банковских операций, кредитов и
займов• Учет кассовых операций (сотрудники Mail
Room)• Учет расчетов с подотчетными лицами• Налоговый учет, расчет и начисление
налогов• Главная книга, закрытие периода и
формирование отчетности• Сканирование и архивирование
документов (сотрудники Mail Room)
• Обзор предоставляемых услуг • Оценка степени удовлетворенности• Изменение процесса обслуживания
SLA соглашение
• Список услуг и матрица распределения ответственности
• Показатели -- Для каждой услуги определяется показатель, формула расчета и целевое значение.
• Управление обслуживанием – Описание ключевых контактов в Центре и обслуживаемом подразделении с указанием ответственности
• Клиентская поддержка – описание функций по поддержке сотрудников бизнес-подразделений, участвующих в процессе
• Долгосрочные цели – определение специфических долгосрочных целей по дальнейшему повышению эффективности деятельности.
Уровень оказания услуг
19
Документационное обеспечение работы ЕЦФО (SAP Document Access by OpenText)
Действующее решение по работе с первичными документами в бумажном виде• Количественные результаты. Сокращение количества сотрудников, вовлеченных в процесс
обработки первичной финансовой документации на ~10%, при сохранении и даже возрастании объемов обработки документов: около 80.000 комплектов в месяц.
• Сокращение времени обработки. После внедрения решения время исполнения процесса оплаты счетов, обработки других документов сократилось в 1,5 -2 раза. Документ доступен для просмотра из интерфейса SAP ERP.
• Наглядность состояния документа. Весь процесс прохождения документа от момента его поступления и ввода в систему до передачи на обработку ответственному сотруднику становится абсолютно прозрачным.
• Простые процедуры отчетности. Не надо тратить время на ручную подборку, сканирование, оформление и передачу документов по запросу контролирующих служб
• Единая система регистрации, ввода и обработки первичных документов, что позволит упростить и усилить контроль, сократит время и затраты на подготовку новых и переподготовку существующих сотрудников
• Повышение удовлетворенности работой. Сокращение переработок в ходе проведения аудитов и проверок
20
Пространство электронного документооборота
21
EDI обмен - обмен электронными документами с ключевыми клиентами и использование функционала цифровой подписи
ЕЦФО – единый финансовый центр компании
HR SSC – единый кадровый центр компании
ECM: управление договорами
Электронное согласование документов
Функциональный объем
22
• создание оперативного архива документов в электронном представлении и обеспечение эффективного и удобного поиска в архиве необходимой информации
• автоматизация процедуры контроля исполнительской дисциплины;
• сокращение сроков исполнения и согласования документов;
• снижение расходов на управление интенсивными потоками документации;
• запуск функционала портала самообслуживания сотрудников с возможностью запроса HR сервисов
Ввод документов:• Сканирование, электронная почта, файлХранение и доступ:• Хранение документов разных типов и
единая точка одновременного доступа• Настройка сроков хранения документов• Поиск документов сотрудников по
различным атрибутам, в том числе по персональным данным сотрудника
• Безопасное удаление документов – согласование удаления (поток операций, два согласующих)
Интеграция с SAP HCM (Human Capital Management)• Связь документа с конкретной записью
инфотипа сотрудника• Связь документа с сотрудником• Единый вход сотрудников HR в SAP и EFM
Управление архивом персональных документов сотрудников Компании
Основные цели и задачи проекта
Пространство электронного документооборота
23
EDI обмен - обмен электронными документами с ключевыми клиентами и использование функционала цифровой подписи
ЕЦФО – единый финансовый центр компании
HR SSC – единый кадровый центр компании
ECM: управление договорами
Электронное согласование документов
Проект ECM
Основные цели и задачи проекта Требования
24
• Внедрить процесс электронного согласования договоров
• Минимизировать время согласования в 2-3 раза
• Минимизировать участие всех функций в процессе
• Создать и поддерживать базу контрактов и доверенностей
• Снизить количество «нестандартных контрактов»
• Проактивные предупреждения по почте участникам процесса (инициаторам, утверждающим)
• Дружественный интерфейс• Тесная интеграция с САП в том числе
(оргструктура, справочники, объекты контракты, мастер-данные)
• Возможность определять путь согласования в зависимости от вида контракта и стоимости
• Возможность хранить все изменения, комментарии, утверждения, даты утверждения)
• Возможность трансформировать финальные документы в PDF формат и проставлять «водяные знаки» на каждом документе.
Система электронного согласования (NCAS)
Штаб квартира Региональные отделения
NCASКонтракты Доверенности
Хранение и быстрый доступ к актуальным данным и истории
Единое рабочее пространство для пользователей
Сопровождение бизнес процессов подготовки и согласования
SAPКонтроль за сроками согласования и действия документов
Целостность информации и хода бизнес-процессов
Связь между согласованными документами и процессом их выполнения
Единый Центр Обслуживания
Приказы Акты
О компании-интеграторе
26
TerraLink Canada-Russia-Kazakhstan-USA
www.terralink.ruТел.: (495) 721-1721
Факс: (495) 721-1722 [email protected]
Арсенал инструментов автоматизации ОЦО
27
ECM-платформы SAP xECM (SAP ADA, SAP EFM, SAP DAM. SAP VIM, SAP WEM)
OpenText (OpenText ECM Suite, OpenText eDOCS DM) Microsoft SharePoint
Ввод и распознавание документов ABBYY KOFAX EMC Captiva
Обмен с контрагентами TerraLink xDE (Диадок, Такском, Тензор, Калуга Астрал, Корус
Консалтинг, Edisoft, CISlink, eXite) Microsoft BizTalk
Интеграционные решения SAP ERP 1C Oracle eBS MS Axapta/Navision
Крупные проекты в области автоматизации ОЦО
Внедрение электронного архива для оптимизации ФОТ бухгалтерии в ОЦО.
Создание электронного архива финансовых документов. Автоматическое распознавание накладных и создание инфозаписей в ERP
Создание электронного архива финансовых документов для централизации бухгалтерского обслуживания.
Внедрение электронного архива для процессов обработки финансовой документации, ЮЗЭДО, договорной работы.
Оптимизация процесса сканирования в центре финансового обслуживания, поддержка решения.
Внедрение электронного архива для управления финансовыми документами, организация ЮЗЭДО, архив абонентской документации.
Вопросы
?
Tel T: +7 (495) 637 93 10, ext. 1722
ВЛАДИМИР ДЕМКИНGovernance & ITSC manager
29
ВАСИЛИЙ ВЛАСЮКBusiness Solution Director