zur Bearbeitung von Rechnungen und Gutschriften · Gutschrift, eines Unternehmers im Inland oder...
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Arbeitshilfe
zur Bearbeitung von
Rechnungen und Gutschriften
Bereich Finanzen, Abteilung Finanzen und Steuern
Stand: Mai 2016
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Inhalt
1. Zielsetzung der Arbeitshilfe ............................................................................................. 3
2. Rechnung- und Gutschriftsbearbeitung ...................................................................... 3
2.1. Prüfung der Rechnungen und Gutschriften auf Vollständigkeit und Richtigkeit
der Angaben .................................................................................................................... 3
2.2. Kontierung der Rechnung ............................................................................................ 7
2.2.1.Schritt : Bearbeiter für Rückfragen ................................................................ 7
2.2.2.Schritt : Kostenstelle/Projektnummer ........................................................... 7
2.2.3.Schritt : Sachkonto ........................................................................................... 8
2.2.4.Schritt : Rechnungsposition ............................................................................ 8
2.2.5.Schritt : Rechnungsbetrag ............................................................................... 8
2.2.6.Schritt : Sachliche/Rechnerische Richtigkeit ................................................ 8
2.2.7.Weiterleitung an die Kreditorenbuchhaltung.................................................. 9
2.3. Wichtige Hinweise ........................................................................................................ 10
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1. Zielsetzung der Arbeitshilfe
Diese Arbeitshilfe soll Sie bei der Bearbeitung von Rechnungen und Gutschriften
unterstützen. Auf den nachfolgenden Seiten sind die wesentlichen Punkte zur Rechnung-
und Gutschriftsbearbeitung erläutert.
Die Beachtung der genannten Punkte erleichtert Ihnen und uns die tägliche Arbeit durch
die Reduktion von Rückfragen. Dies ermöglicht uns eine schnelle Bearbeitung und spart
Ihnen Zeit, die für die Klärung von Rückfragen erforderlich wäre.
Sollten während der Bearbeitung dennoch Fragen auftreten stehen Ihnen die
Mitarbeiter-/innen der Kreditorenbuchhaltung gerne zur Verfügung.
2. Rechnung- und Gutschriftsbearbeitung
Die Bearbeitung von Rechnungen und Gutschriften umfasst folgende Schritte:
• Prüfung der Rechnung bzw. Gutschrift auf Vollständigkeit und Richtigkeit
• Kontierung der Rechnung bzw. Gutschrift
• Weiterleitung an die Kreditorenbuchhaltung
2.1. Prüfung der Rechnungen und Gutschriften auf Vollständigkeit und
Richtigkeit der Angaben
Für eine ordnungsgemäße Buchung und die korrekte steuerliche Behandlung einer
Rechnung bzw. Gutschrift, eines Unternehmers im Inland oder übriges
Gemeinschaftsgebiet, ist es erforderlich, dass die Rechnung/Gutschrift alle formalen
Anforderungen gem. § 14 Absatz 4 UStG erfüllt. Eine Rechnung/Gutschrift muss
folgende Angaben enthalten:
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den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden
Unternehmers und des Leistungsempfängers
die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die
ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-
Identifikationsnummer
das Ausstellungsdatum
eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur
Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird
(Rechnungsnummer)
die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände
oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für
die Lieferung oder sonstige Leistung
den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder
sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
Bei Rechnungen, Gutschriften, Quittungen sowie Fahrausweise über Kleinbeträge
(bis 150 Euro brutto) gelten vereinfachte Regeln, hier müssen mindestens folgende
Angaben enthalten sein (§ 33 - § 34 UStDV):
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden
Unternehmers
2. das Ausstellungsdatum
3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die
Art der sonstigen Leistung
4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder
sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder
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im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder
sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
Nur wenn alle Angaben auf der Rechnung oder Gutschrift vorhanden sind, kann der
Beleg durch die Buchhaltung bearbeitet werden. Ein Beispiel für eine korrekte
Rechnung ist nachfolgend dargestellt:
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2.2. Kontierung der Rechnung
Wurde die Rechnung/Gutschrift geprüft und sind alle erforderlichen Angaben
gem. § 14 UStG enthalten, kann sie im nächsten Schritt kontiert werden. Kontieren
heißt, dass die Rechnung/Gutschrift immer mit einem Kontierungsstempel zu
versehen und dieser dann mit der Kostenstelle/Projektnummer und dem
entsprechenden Sachkonto auszufüllen ist. Bitte achten Sie darauf, dass alle wichtigen
Informationen (wie Bankverbindung, Rechnungsnummer, Datum, Rechnungsbetrag)
leserlich bleiben. Sollten auf der Rechnung kein freier Platz sein, können Sie den
Stempel auf der Rückseite der Rechnung oder auf einem extra Blatt anbringen.
Die Felder des Kontierungsstempels sind nachfolgend erläutert:
2.2.1. Schritt : Bearbeiter für Rückfragen
Im ersten Schritt ist der Bearbeiter/in der Rechnung bzw. Gutschrift mit
Telefonnummer zu erfassen.
2.2.2. Schritt : Kostenstelle/Projektnummer
Im zweiten Schritt ist zu erfassen, ob die Rechnung/Gutschrift aus einer
Kostenstelle oder einer Projektnummer gezahlt werden soll. Durch diesen Eintrag
ist die Zuordnung der Kosten zum Verursacher bzw. Besteller erfolgt. Soll eine
Rechnung/Gutschrift auf mehrere Kostenstellen oder Projektnummern
abgerechnet werden, bedarf es weiterer Kontierungsstempel auf dem Beleg.
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2.2.3. Schritt : Sachkonto
Im dritten Schritt ist nun das Sachkonto anzugeben. Das Sachkonto gibt an welche
Kosten angefallen sind. Sind auf der Rechnung mehrere Positionen enthalten, die
unterschiedliche Sachkonten erfordern, sind diese in den nachfolgenden Zeilen
anzugeben bzw. es muss ein weiterer Stempel angebracht werden.
Geht aus der Rechnung nicht klar hervor, um welchen Gegenstand / welche Ware
/ Dienstleistung es sich handelt, ergänzen Sie bitte handschriftlich eine
aussagekräftige Bezeichnung.
2.2.4. Schritt : Rechnungsposition
In diesem Feld ist anzugeben, welche Rechnungspositionen dem jeweiligen
Sachkonto zugeordnet werden sollen. Wird der komplette Betrag einem Sachkonto
zugeordnet, muss das Feld Rechnungsposition nicht ausgefüllt werden.
2.2.5. Schritt : Rechnungsbetrag
Als Rechnungsbetrag ist der Bruttobetrag einzutragen; nur bei steuerpflichtigen
Projekten ist der Nettobetrag zu erfassen. Versand-, Fracht-, oder Portokosten
werden nicht getrennt aufgeführt, sondern sind zur Hauptleistung
hinzuzurechnen. Die Nebenleistung teilt steuerlich das Schicksal der Hauptleistung
(Umsatzsteuer-Anwendungserlass „UStAE“ Abs.3.10).
2.2.6. Schritt : Sachliche/Rechnerische Richtigkeit
In diesem Feld ist die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Rechnung von der
/ dem Unterschriftsberechtigten zu bestätigen. Die Unterschrift ist in Klarschrift in
das letzte Feld des Kontierungsstempels anzugeben.
Mit der Feststellung der sachlichen Richtigkeit wird bescheinigt, dass die zu
leistende Zahlung sachlich/inhaltlich konform mit dem betreffenden Vertrag bzw.
den einschlägigen Rechtsvorschriften ist.
Die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit umfasst die Verantwortung dafür,
dass der auszuzahlende Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben
richtig sind.
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Für die Beantragung einer Unterschriftsberechtigung nutzen Sie bitte folgendes
Formular.
2.2.7. Weiterleitung an die Kreditorenbuchhaltung
Bitte leiten Sie die kontierte Rechnung/Gutschrift unmittelbar an die Abt. Finanzen
und Steuern weiter.
Campus Westend Postfach 52
Campus Ginnheim Postfach 52
Campus Bockenheim (FB 09 / Zentralverwaltung) Postfach 52
Campus Riedberg Postfach 26
Campus Bockenheim (FB 12) Postfach 26
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2.3. Wichtige Hinweise
Gutschriften sind separat einzureichen und dürfen nicht bei einer Rechnung
gekürzt werden. Bezieht sich eine Gutschrift auf eine Rechnung sollte dies aus der
Gutschrift hervorgehen.
Beim Kontieren der Rechnungen bzw. Gutschriften ist Tipp-Ex nicht zu
verwenden. Bei Korrekturen ist die entsprechende Stelle durchzustreichen, wobei
das ursprünglich geschriebene lesbar bleiben muss, und neu anzugeben.
Änderungen nach Unterschrift sind durch Handzeichen und Datumsangabe
kenntlich zu machen.
Bei Kopien von Rechnungen/Gutschriften ist der Vermerk „Zweitschrift“ auf den
Beleg erforderlich.
Rechnungen/Gutschriften die per Mail oder Fax eingehen, sind mit dem Zusatz
„Fax/Mail gilt als Original“ anzuweisen.
Bei Zoll- und Frachtrechnungen ist die Warenrechnung in Kopie beizufügen bzw.
ein Vermerk zum Ursprungsbeleg anzugeben.
Bei Transportkosten ist anzugeben, was transportiert wurde (z.B. Bücher,
Chemikalien usw.)
Bei Rechnungen zu Stellenausschreibungen ist die Anzeige in Kopie beizufügen.
Bei Mieten von PKW und Bussen, z.B. für Exkursionen, ist eine Teilnehmerliste
und ggfs. das Programm der Exkursion beizufügen.
Bei Bewirtung ist die Bewirtungsrichtlinie zu beachten.
Bei Anlagen bitte das Anlagenbeiblatt verwenden.