Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele
-
Upload
institut-pro-spravu-dokumentu-zs -
Category
Government & Nonprofit
-
view
154 -
download
0
Transcript of Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele
![Page 1: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/1.jpg)
Změny v Národním standardua jejich dopad pro původce i dodavatele
Jan FrkPraha, 7. 3. 2017
![Page 2: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/2.jpg)
STRUČNÁ REKAPITULACENárodní standard
![Page 3: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/3.jpg)
Zmocnění standardu
• § 70 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě
• NSESSS zveřejněn ve Věstníku Ministerstva vnitra• Znění národního standardu je zpřístupněno způsobem
umožňujícím dálkový přístup na internetových stránkách Ministerstva vnitra v sekci „O nás“, ve složce „Archivnictví a spisová služba“.
Prohlášení o shodě s NSESSS je mandatorní součástí dokumentace eSSL
![Page 4: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/4.jpg)
Účel standardu
• Technická norma• Prováděcí právní předpis zákona č. 499/2004
Sb., o archivnictví a spisové službě
Stanovuje základní požadavky na funkce systémů a vytváří sjednocující parametry pro odbornou správu o
dokumenty.
![Page 5: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/5.jpg)
Požadavky standarduVerze 12009
2010částka 76/2009
Verze 22011
2012částka 101/2010
Verze 32012
2017částka 64/2012
Verze 42017 ?
Verze 5? ?
Zohledňující specifika českého národního prostředí 27 0 0 0 0Doporučující 199 316 318 0 0Povinné 574 439 447 ? ?Celkem 773 755 765 ? ?
![Page 6: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/6.jpg)
Přílohy standardu (schémata XML a XSD)
Aktuální verze NovelaSchéma XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi ERMS
Schéma XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat
Schéma XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP
Schéma XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP
Schéma XML pro vytvoření datového balíčku SIP Schéma XML pro vytvoření datového balíčku SIPSchéma XML pro zasílání údajů o rozhodnutí ve skartačním řízení a potvrzení přejímky s identifikátory digitálního archivu původci
Schéma XML pro zasílání údajů o rozhodnutí ve skartačním řízení a potvrzení přejímky s identifikátory digitálního archivu původci
Schéma XML pro export a import spisového a skartačního plánu
Schéma XML pro export a import spisového a skartačního plánu
Schéma XML pro export a import transakčního protokolu
![Page 7: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/7.jpg)
Pracovní skupina• V roce 2008 rozhodnuto MV převzít evropskou specifikaci MoReq2• MV podepsalo 19.12.2008 se zástupci výrobců spisových služeb
memorandum ohledně rozhraní pro komunikaci datovými schránkami• Vznikla pracovní skupina zástupců dodavatelů spisových služeb –
konkurentů• Začátkem roku 2012 vzniká pracovní skupina k NSESSS která
částečně navazuje na skupinu memoranda k ISDS• Občanské sdružení CNZ se s ohledem na svou působnost chopilo
iniciativy - nezávislá platforma mimo státní i firemní struktury.
Informace o pracovní skupně na:http://www.cnz.cz/odborne-aktivity/pracovni-skupina-NSESSS/
![Page 8: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/8.jpg)
Aktuální členové pracovní skupinyZástupci výrobců
1) ALIS spol. s r.o.2) aplis.cz, a.s.3) Asseco Solutions, a.s.4) BBM spol. s.r.o.5) GORDIC spol. s r. o.6) ICZ a.s.
Zástupci státní správy1) Ministerstvo vnitra ČR (OAS, OHA, OeG)2) Národní archiv ČR3) Archiv hlavního města Prahy4) Státní okresní archiv Hradec Králové5) Národní bezpečnostní úřad
7) PilsCom, s.r.o.
8) Software602 a.s.
9) Triada, spol. s r.o.
10) VERA, spol. s r.o.
11) VITA software s.r.o.
12) VUMS LEGEND, spol. s r. o.
![Page 9: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/9.jpg)
Předpokládaný harmonogram
Do 10.3.2017předáno na MV
Do 24.3.2017 Vnitrorezort
Od 1.4.2017 Účinnost
Do 1.4.2018 Přechodné
období
![Page 10: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/10.jpg)
HLAVNÍ CHYSTANÉ ZMĚNYNárodní standard
![Page 11: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/11.jpg)
Nové znění standardu
• Bylo upraveno na základě praktických zkušeností původců i dodavatelů elektronických systémů spisové služby.
• Provedena celková revize standardu– posouzení textu– uvedení do souladu s prováděcím právním
předpisem
![Page 12: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/12.jpg)
Vypuštění doporučených požadavků
• 318 doporučených požadavků• Některé povýšeny na povinné• Ostatní odstraněny
![Page 13: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/13.jpg)
Redukce nadbytečných požadavků
• Ztvárnění evidence dokumentů 6.7.28• Zcela zrušena a rozpuštěna původní kapitola
10 (účelové moduly)• Vypuštěny byly požadavky na výtah, redakci a
nezbytné dokumenty
![Page 14: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/14.jpg)
Uspořádání požadavků dle posloupnosti
Příjem KontrolaKonverze
a vytěžováníRozdělování a
oběh
EvidenceOznačováníPráce se spisyVyhotovování
SchvalováníPřevod do výstupních
formátů
Podepisování a fixace v čase Anonymizace
DoručováníVyřizování a uzavíráníArchivaceSkartace
![Page 15: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/15.jpg)
Upřesnění požadavků
• Doplnění entity Zásilka• Upřesnění požadavků na transakční protokol• Uvedení do souladu se zákonem a vyhláškou• Upřesnění definic pojmů• Upřesnění a sjednocení terminologie• …
![Page 16: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/16.jpg)
Sjednocení terminologie
• Pojmy v souvislosti s eIDAS• ERMS eSSL• AIS ISSD (Informační systém spravující dokumenty)
• Záznam Koncept• Řízený slovník Číselník• Organizace Původce• …
![Page 17: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/17.jpg)
Definována struktura transakčního protokolu v XML
• S ohledem na problémy se ztvárňováním transakčního protokolu do PDF/A bylo pro něj vytvořeno nové XML schéma (příloha 6)
![Page 18: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/18.jpg)
Spisový plán
• Nově byl spisový plán omezen v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb. pouze na věcné skupiny
![Page 19: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/19.jpg)
Balíček SIP
• V oblasti skartačního řízení byla zohledněna také existence národního digitálního archivu a jeho národního archivního portálu a zejména výkladem zpřesněna XML schémata pro předávání metadat a digitálních dokumentů k trvalému uložení v podobě balíčku SIP (příloha 2 a 3).
![Page 20: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/20.jpg)
Rozhraní na propojení informačních systémů spravujících dokumenty
• Vychází z původního Best Practice• Rozhraní je řešeno na bázi webových služeb– Synchronní– Asynchronní
• Je závazné jak pro eSSL, tak pro ostatní ISSD
![Page 21: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/21.jpg)
Integrace ISSD s centrálním ESSL
![Page 22: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/22.jpg)
Proces přenosu dat
![Page 23: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/23.jpg)
Přečíslování požadavků
• Požadavky nově očíslovány tak, aby bylo možné kontrolovat znění s předcházející úpravou, jsou u jednotlivých požadavků uvedena jejich původní čísla s případnou poznámkou, zda došlo k významnější úpravě.
![Page 24: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/24.jpg)
VIZE NÁSLEDNÉ NOVELYNárodní standard
![Page 25: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/25.jpg)
Vize následné novely
Textový popis Textový popis+
Datový model
![Page 26: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/26.jpg)
Vize následné novely• Účinnost cca od 1. 7. 2018 (+ přechodné období)• Splnění požadavků odboru hlavního architekta
eGovernmentu MV, Odboru archivní správy a spisové služby MV
• Vychází z požadavků NSESSS v.4• Datový model v programu Enterprise Architect (publikován
jednotně a interaktivně)– Model funkcí– Model tříd– Model aplikačního rozhraní
• Textová dokumentace (obdoba dnešních požadavků)
![Page 27: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/27.jpg)
![Page 28: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/28.jpg)
Návrh OHA1) Enterprise architektura spisové služby (odpovědnost OHA)
Model s pohledy co řekne „CO“ to znamená, umí atd.EA obsahuje základní prvky (stavební bloky).
2) Solution architektura spisové služby (odpovědnost pracovní skupina, OAS)Model s pohledy co řekne „JAK“ to vypadá.SA obsahuje detailní popis architektonických pravidel a omezení – procesy, výměny komunikace.
3) Design architektura spisové služby (odpovědnost pracovní skupina, OAS)Model s pohledy co řekne „JAK“ to funguje.DA obsahuje skutečné řešení problému.
![Page 29: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/29.jpg)
DOPADY CHYSTANÝCH ZMĚNNárodní standard
![Page 30: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/30.jpg)
Dopady na dodavatele
• Po přechodné období– Seznámit se s novelou– Upravit veškeré ISSD– Nabídnout původcům upravené ISSD– Implementovat u původců upravené ISSD– Na žádost původců sjednotit implementovaná
rozhraní na ISSD dle nového rozhraní
![Page 31: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/31.jpg)
Dopady na původce
• Po přechodné období– Seznámit se s novelou– Zjistit, kdy budou ISSD v souladu s novelou– Implementovat upravené ISSD– Zjistit, jaká rozhraní jsou využívána– Pokud možno zajistit sloučení rozhraní
![Page 32: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/32.jpg)
Kontrolní seznam požadavků na ESS
• Vydalo MV ČR dne 18.7.2014• Autoři: Jan Frk, Miroslav Kunt, Martina Macek• Tento metodický návod je určen
– Veřejnoprávním původcům, kteří si chtějí ověřit, že jejich výkon SSL odpovídá klíčovým požadavkům platné právní úpravy.
– Kontrolním orgánům jakožto metodický návod pro kontrolu u veřejnoprávních původců.
• Metodický návod je pojat jako seznam a obsahuje vybrané požadavky především Zákona č. 499/2004 Sb., Vyhlášky č. 259/2012 Sb. a Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby.
• Metodický návod naleznete na stránkách Ministerstva vnitra.
![Page 33: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/33.jpg)
Kontrolní orgányStátní oblastní
archiv
na základě § 71 odst. 1 písm. c)
zákona č. 499/2004 Sb.
Národní archiv
na základě § 71 odst. 1 písm. b)
zákona č. 499/2004 Sb.
Ministerstvo vnitra
na základě § 71 odst. 1 písm. a)
zákona č. 499/2004 Sb.
Nejvyšší kontrolní úřad
na základě § 3 odst. 1 písm. a) zákona č.
166/1993 Sb.
![Page 34: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/34.jpg)
Příklad správních deliktůPrávní předpis Sankce
zákon č. 499/2004 Sb. (§ 73 až § 74) Nesprávné vedení spisové službyOd 100.000 Kč do 1.000.000 Kč
zákon č. 82/1998 Sb. Nesprávný úřední postupPrávo na náhradu škody má ten, jemuž byla nesprávným úředním postupem způsobena škoda.
zákon č. 101/2000 Sb. (§ 44 až § 46) Zneužití osobních a citlivých údajůDo výše 10.000.000 Kč
![Page 35: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/35.jpg)
Doporučená literatura• Autoři: Miroslav Kunt, Tomáš Lechner• Formát: 145x205• Vazba: brožovaná• ISBN: 978-80-7502-083-3• EAN: 9788075020833• Vydáno: září 2015 • Rozsah: 400 stran
![Page 36: Změny v Národním stadnardu a jejich dopad na původce i dodavatele](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062401/58ef47bd1a28ab9a6c8b460f/html5/thumbnails/36.jpg)
DĚKUJI ZA POZORNOST.
„Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek)