Zasady Opracowywania Schematów Organizacyjnych
-
Upload
api-3743711 -
Category
Documents
-
view
8.516 -
download
1
Transcript of Zasady Opracowywania Schematów Organizacyjnych
Załącznik 9
ZASADY OPRACOWYWANIA
SCHEMATÓW ORGANIZACYJN
YCH
1. W
prow
adzenie
Schem
at organizacyjny jest typowym
, najczęściej stosow
anym
w praktyce i zarazem
najbardziej
syntetycznym
, graficznym
ob
razem
(modelem
, odwzorowaniem)
struktury
organizacyjną] d
anej instytucji,
wskazującym
wykonaw
ców jej podstawow
ych
funkcji oraz ich
miejsce w organizacji jako całości.
Schem
at ten
stanow
i jeden
z podstawow
ych
rodzajów
doku
mentacji o
rganizacyjne}, określającej formalne zasady funkcjonow
ania dow
olnej instytucji.
Schem
at organizacyjny obejm
uje dw
a istotne komponenty:
- rodzaje jednostek i k
omórek organizacyjnych oraz stanow
isk pracy (kierowniczych, wyższego
szczebla oraz samodzielnych, tj. nie mieszczących sit w
określonych jednostkach, lu
b ko
mórkach),
wyróżnione w strukturze danej organizacji;
- ich układ hierarchiczny oraz w
ynikające stąd zależności (pod
porządkowania) hierarchiczne (a
ściślej: rozkazodaw
cze, zw
ane
też
„liniowym
i” lub
„służbow
ymi”); niekiedy (rzadziej) także
ważniejsze zależności funkcjonalne.
UWAGA: definicje
podstawow
ych
elem
entów struktury
organizacyjnej (stanowiska, komórki i
jednostki o
rganizacyjnej) i zależności organizacyjnych zaw
iera Załącznik 8.
2. Instrukcja stosow
ania
Jeśli chodzi o całościow
e ujęcie schem
atu organizacyjnego, to w literaturze przedmiotu spotkać
można różnorodne propozycje jego układu graficznego, tj. kolejno schem
aty: pionowy, poziomy,
prostokątny, koncentryczny,
kołowy
i słoneczny
(zob.
Rys.
1) W praktyce najczęściej
wykorzystyw
any jest układ pionowy, ze względu na prostą, nieskomplikow
aną konstrukcję oraz
łatwość interpretacji. Układ ten najlepiej odzwierciedla podporządkow
anie hierarchiczne elementów
na kolejnych poziomach, tzw. „drabinę” hierarchiczną.
Poszczególne elem
enty struktury organizacyjnej, czyli typy jednostek, komórek i stanowisk oznacza
się na schem
acie organizacyjnym zgodnie z pew
ną konwencją, tzn. posługując się określony
mi,
ogólnie przyjętymi,
figurami geom
etrycznymi.
Figury
obrazujące - zróżnicow
ane co d
o statusu
(rangi) i wielkości - typy elem
entów m
ogą się różnić m
iędzy ; rodzajem
, kształtem lub w
ielkością,
stosow
nie do przyjętej formy graficznej schem
atu organizacyjnego. Na przykład dla typow
ego układu
pionow
ego schematu można przyjąć nestępujące formy rozw
iązań, dla elementów na kolejnych
szczeblach hierarchicznych:
1) najw
iększe
prostokąty, obwiedzione pogrubionymi
i/lub
podw
ójny
mi
ramkami,
dla
oznaczenia naczelnych instytucji decyzyjnych, np. organów kolegialnych w spółce praw
a handlowego, tj. walnego zgromadzenia
akcjonariuszy, rady nadzorczej i
zarządu
- zróżnicowanie ich statusu m
ożna odzwierciedlać poprzez różne formy form
y obramow
ań.
cieniowań i pogrubień, duże litery, itp.;
2) trójkąt dla oznaczenia najważniejszego stanow
iska kierowniczego, np. prezesa oraz trapezy
dwuramienne - jego zastępców
, członków zarządu i /lub dyrektorów funkcjonalnych;
3)
trapezy
jednoram
ienne dla zobrazow
ania stanowisk
kierow
niczych
niższych rangą, np
. dyrektorów
fun
kcjona
lnyc
h, nie będących członkam
i zarządu (np dyrektora personalnego),
lub innych, np. szefa produkcji, kierow
nika oddziału, zakładu, itp,;
4) większe
prostokąty,
oznaczające
komórki organizacyjne, np.
dział
marketingu, wydział mechaniczny, itp. oraz mniejsze prostokąty - dla
stanow
isk
samodzielnych, np. rady p
rawnego, pełnom
ocnika zarządu d
s.
jakości,
itp. i/lub
mniejszych
elem
entów w ko
mórkach, np. w dziale
księgowości sekcji d
s. księgow
ości: m
ateriałowej, finansowej i ogólnej.
Rys. 1, Możliwe układy graficzne schem
atu organizacyjnego
Źródło: opracow
anie własne na podstaw
ie H.Bieniok, J.Rokita, Struktura
organizacyjna przedsiębiorstwa, PWN, W
arszaw
a 1984.
A)
B)
W praktyce oprócz omów
ionych figur geometrycznych, dla oznaczenia poszczególnych elem
entów
struktury organizacyjnej. stosuje się także symbole literowe (najczęściej dwuliterow
e), ułatwiające
rozróżnianie ty
ch elementów w syntetyczny sposób, tj. zam
iast stosowania pełnych ich nazw
. Można w ty
m zakresie przyjąć zasadę, iż pierw
sza litera w omaw
iany
m sym
bolu jest taka sam
a jak druga litera w sym
bolu stanowiska łu
b komórki, znajdującej się na wyższym
szczeblu, aby
zaznaczyć w ten sposób linie kolejnych pod porządkowań hierarchicznych, w
chodząc od
najwyższego szczebla zarządzania, a na najniższym
kończąc. N
a przykład sym
bolami D
H, W
, BP
oznaczam
y kolejno dyrektorów
: handlow
ego, finansowego i p
ersonalnego, pod
porządkowanych
dyrektorow
i naczelnem
u (w
tym przyp
adku wyjątkowo
można stosować sym
bol jednoliterowy: D, albo dw
u - np. N
D).
Idąc dalej, pod
porządkowane poszczególnym dyrektorom stanowiska i komórki otrzymują
symbole, rozpoczynające się od drugich liter w sym
bolach ich przełożonych, n
p. działy marketingu,
sprzedaży i zaopatrzenia od
powiednio: H
M, H
S, HZ, jako podległe DH,; działy księgow
ości,
finansow
y i controllingu kolejno: FK, F
F, P
C (po
dległe DF), itd. Z
kolei jednostki p
odporządkowane
dyrektorow
i naczelnem
u otrzym
uj sym
bole: D
R - radca prawny, D
O - dział organizacyjny, itd. Jak
widać druga litera w przedstaw
ionych sym
bolach najczęściej w najbardziej syntetyczny sposób
odzw
ierciedla zakres realizowanych funkcji (F - spraw
y finansow
e, H - funkcje handlow
e, P-
personalne, itp.). N
astępnie, schodząc na niższe szczeble, stosujemy analogiczna zasadę, oznaczając
np. Z
M - magazyn podległy HZ; K
M -sekcję księgow
ości m
ateriałową w dziale FK, itp. N
iekiedy dla
niższych rangą kom
órek i stanow
isk, zwłaszcza w sferze tzw. R
uchu, stosuje się sym
bole
trzyliterowe, tzn. od nadrzędnej kom
órki przejmow
ane są oba sym
bole, n
p. dla wspom
nianego
magazynu by
łby to sym
bol: HZM, a przykładową sekcji - FKM
Dodatkowo przy figurach oznaczających komórki organizacyjne podaje się zw
ykle in
form
acje na
temat wielkości obsady etatow
ej, n
p.:
HM 8
DZIA
Ł M
ARKETIN
GU
Można oczyw
iście stosow
ać in
ne niż wyróżnione powyżej zasady; ważne jest, aby odpow
iednio
różnicow
ać figury geom
etryczne i symbole w zależności o
d rodzaju i statusu (szczebla i znaczenia)
poszczególnych elementów, tak aby na podstawie schem
atu można było uzyskać jak najwięcej
inform
acji na temat opisywanej struktury organizacyjnej.
Z kolei podporządkowania hierarchiczne po
między elem
entami p
rzedstaw
iamy na schem
acie
organizacyjnym
z pom
ocą linii ciągłych. Jeżeli chcem
y przedstawić ważniejsze zależności
funkcjonalne - stosujem
y dla ich oznaczenia linie przerywane.
Przedstaw
iony na schemacie organizacyjnym obraz struktury organizacyjnej p
owinien
być jednoznaczny, jasny i czytelny. N
ależy unikać przeładow
ania go zbędnymi szczegółami,
bowiem żaden ry
sunek nie jest w stanie oddać całej różnorodności pow
iązań i zależności
organizacyjnych zachodzących m
iędzy poszczególnymi elementami d
anej organizacji.
Praktyka dowodzi, że celowe opracowyw
anie schem
atu organizacyjnego, ujm
ującego
syntetycznie (np. na poziom
ie wybranych jednostek organizacyjnych) organizację całej in
stytucji
oraz schem
atów
szczegółowych, ujm
ujących budowę wew
nętrzną poszczególnych jednostek bądź
komórek organizacyjnych.
3. Przykłady zastosowań
Na Rys. 2 przedstawiono przykład schematu organizacyjnego przedsiębiorstwa produkcyjnego,
przedstawiony w tradycyjnym układzie pionow
ym i opracowany zgodnie z zasadami o
mów
iony
mi w
poprzednim
punkcie.
4. Literatura (cytowana i uzupełniająca):
Bieniok H.,
Rokita
J.,
Struktura organizacyjna
przedsiębiorstwa, PWN,
Warszaw
a 1984.
Doskonalenie struktury organizacyjnej, praca zbiorowa pod red. A
. Stabryły,
PWE, W
arszaw
a 1991.
Griffin R.W
., Podstaw
y zarządzania organizacjam
i, PWN, W
arszaw
a 1996.
Nalepka A., Struktura organizacyjna, A
ntykwa, Kraków 2001.
Nalepka A., Zasady opracowyw
ania dokum
entacji o
rganizacyjnej, „Poradnik
Organizatora" TNOiK -Oddział w Krakowie, zeszyty 1986 nr 1,2-3,4; 1
989 nr
2,4. Pieścikow
ski
Z.,
Dok
umentacja
organizacyjna. Zasady
sporządzania,
wzorcow
e przykłady, TNOiK, P
oznań 1987.
Sikorki C, P
rojektow
anie i rozw
ój organizacji in
stytucji PWE, W
arszaw
a 1988.