Zarzadzanie projektami - logicznie, skutecznie, nielatwo - Manage or Die Inspirations

Prezentację opracowała Joanna Plata

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team

ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI

LOGICZNIE, SKUTECZNIE, NIEŁATWO


inspirations


Projekty

Każdy realizuje Projekty.

Jakkolwiek je nazwiemy – złożoną

sytuacją, skomplikowanym

zadaniem – każda praca wykonana

z myślą realizacji celu w

ograniczonym czasie i

zakładanym budżecie to

PROJEKT


inspirations


Co to jest Projekt ?

Kiedy planujemy

wyjazd i udajemy się

na wakacje –

zarządzamy

projektemKiedy budujemy

dom– zarządzamy

projektem


inspirations


Kiedy zmieniamy sposób w

jaki pracują ludzie –

zarządzamy projektem.

Kiedy wprowadzamy do

sprzedaży nowy produkt lub

usługę –

zarządzamy projektem.



inspirations


Zarządzanie projektami to zarówno organizacja imprezy, łączenie się przedsiębiorstw, opracowywanie katalogu, tworzenie nowego produkty czy strony www.

W ramach projektów powstają procesy,

organizacje, produkty…



inspirations


Definicja Projektu

Problem przeznaczony do rozwiązania (Dr. J.M. Juran)


inspirations


Czasowe przedsięwzięcie mające na celu wytworzenie unikatowego produktu lub

usługi.Project Management Institute

PMBOK

Definicja Projektu


inspirations


Określone w czasie działanie podejmowane

w celu osiągnięcia konkretnego celu (…).

Zastosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik do działań

projektu tak, by sprostać jego wymaganiom.

Podręcznik Zarządzanie Cyklem Projektu, Komisja Europejska,

EuropeAid Co-operation Office, 2001.

Definicja Projektu


inspirations


Najważniejsze cechy Projektu

• Tymczasowość

• Unikalność

• Projekt ma określony budżet

• Projekt polega na skoordynowaniu ze sobą

podejmowanych działań

• Projekt jest odpowiedzią na konkretną

potrzebę

• Projekt wymaga specjalnych metody

przygotowania i realizacji

• Każdy projekt obarczony jest określoną dozą

ryzyka


inspirations


CELE Projektu

Zasadniczym celem

większości

projektów

biznesowych jest

zarobienie

pieniędzy lub

ich

zaoszczędzenie


inspirations


CELE Projektu

Celem każdego projektu jest

także

pożądana, zaplanowana zmiana


inspirations


Zarządzanie projektem

Nieprawidłowe zarządzanie projektami prowadzi do opóźnień,

zwiększonych kosztów, niezadowolenia klientów, utraconych

przychodów, itp.

To wszystko wpływa na spadek efektywności.


inspirations


Dobre zarządzanie projektem:

zwiększa prawdopodobieństwo

sukcesu, prowadzi do lepszych

wyników i niższych kosztów,

krótszego czasu realizacji

przedsięwzięć. Wpływa również na

lepsze relacje oraz zdolności do

większej wydajności w kolejnych

projektach



inspirations


Czym jest zarządzanie projektem ?

Zarządzanie projektem to

zastosowanie szerokiej gamy

umiejętności do prawidłowego

zainicjowania, zaplanowania, realizacji,

kontrolowania i zamknięcia projektu.

Do tego dochodzi radzenie sobie z

ryzykiem, zarządzanie jakością, czasem,

komunikacja

z uczestnikami projektu.


inspirations


Uczestnik projektu

Uczestnik projektu

to osoba zaangażowana w realizację

projektu, biorąca udział w projekcie. Może nią być osoba z wnętrza organizacji lub z zewnątrz

(dostawca).


inspirations


Z opisu cech projektu oraz

zarządzania projektem wynika, że

każdy lub prawie każdy potrafi

realizować projekty….


inspirations


W jakim celu zatem systematyzować

wiedzę dotyczącą zarządzania

projektami ?


inspirations


… ponieważ jedna osoba

realizuje projekty

sprawniej, a druga

gorzej…


inspirations



W przypadku dowolnego podchodzenia do

projektów wyniki ich realizacji,

czas, koszty, nakłady pracy nie będą

możliwe do szacowania – tym

samym projekty obarczone będą dużym

ryzykiem, a ich realizacja dużą

niewiadomą.


inspirations



W biznesie nie możemy sobie

pozwolić

na dowolność w sposobie

podchodzenia

do realizacji projektów.


inspirations


Podczas realizacji projektu dochodzi do

zarządzania trzema elementami :

CZASZASOBY

JAKOŚĆ



inspirations


Wzajemny stosunek pomiędzy

Czasem, Jakością, Zasobami

cechuje to, że zmiana

któregokolwiek ww.

parametru, wpływa na możliwą

zmianę przynajmniej jednego

z pozostałych.



inspirations


ZASOBY

JAKOŚĆ

CZAS

JAKOŚĆ

ZASOBY



inspirations


CZAS

ZASOBY

JAKOŚĆ

Np. Skrócenie terminu często wymaga zwiększenia budżetu w celu

zwiększenia zasobów, co może pozwolić na wykonanie tych samych

prac w krótszym czasie. Jeśli zwiększenie budżetu nie jest

możliwe, może dojść do zmniejszenia zakresu

lub obniżenia jakości, aby zakończyć

w ustalonym terminie.



inspirations


Metodyka Zarządzania Projektami

Jest wiele pomysłów

na zarządzanie

projektami…


inspirations


Metodyka Zarządzania Projektami

Dzięki MLP by A. Smolik możemy się

upewniać,

że projekty są pod kontrolą, ich

planowanie odbywa się wg ustalonych

zasad i wymogów,

a te oparte są na logicznym myśleniu.


inspirations


Projektem zarządza się od momentu

zapoczątkowania – kiedy ktoś ogłasza ideę,

która pewnego dnia może stać się

projektem,

do momentu zamknięcia, zakończenia

projektu, kiedy idea stanie się projektem i

zostanie zrealizowana.



inspirations


Co to znaczy zarządzać projektem ?


inspirations


Projekt jako zmiana

Projekt zawsze wprowadza

zmianę.

Osoby z otoczenia projektu

będą w sposób

szczególny reagowały na

zmianę i związane z nią

konsekwencje.

Znajdą się zwolennicy

i przeciwnicy zmiany,

ponieważ zawsze znajdzie się ktoś,

kto traci i ktoś, kto zyskuje.


inspirations


• Niezrozumienie potrzeby i zasadności

zmiany w odniesieniu do celów

organizacji

• Obawa o obniżenie prestiżu

zawodowego lub społecznego

pracowników

• Obawa o nowe wymagania, czyli że

zmiana spowoduje wzrost trudności lub

ilości pracy

Najczęstsze przyczyny oporu wobec zmian

Na podst. J.Penc „ Motywowanie w zarządzaniu”


inspirations


• Obawa o potencjalne straty lub

niewygody, na które zmiana narazi

inne osoby

• Skłonność do trwania przy starych

przyzwyczajeniach, wypróbowanych

rozwiązaniach

• Obawa przed pogorszeniem relacji

pomiędzy wysiłkiem na wynagrodzeniem

za pracę

Najczęstsze przyczyny oporu wobec zmian cd



inspirations


• Obawa, że zmiana nie uwzględni

nieformalnych wzorców i norm

postępowania w organizacji

• „Zachowanie twarzy” – niechęć do

przyznania się do błędnych poglądów z

przeszłości

• Konformizm, populizm – niechęć do

przeciwstawianiu się zdaniu i poglądom

większości




inspirations


• Procesy grupowe – wiara w

nieomylność grupy jako inteligencji

wyższej niż indywidualnej

• Przekonania, że zmiany prowadzone są

dla samej zmiany a nie dobrze

uzasadnione

• Niekorzystne warunki zmiany – gdy

warunki i sposób realizacji zmiany są

niekorzystne.




inspirations


Etapy projektu


inspirations



PSRZarządzanie

wieloma projektami

Współpraca i konsultacja

Zapoczątkowanie

Ogłoszenie Idei

Matryca Logiczna Projektu

by A. Smolik

Planowanie Wykonanie

Zamknięcie

Stałe ulepszanie

Kontrola


inspirations


Cykl życia projektu

Rozp

ocz

ęc

ie

pro

jektu

Org

an

izacj

a i

p

rzyg

oto

wyw

an

ie

Wykonywanie pracy

Zam

ykan

ie p

roje

ktu

Pozi

om

pon

osz

on

ych

kosz

tów

i

wyk

orz

ysty

wan

ych

za

sob

ów

Rezultaty zarządzania projektem

Matryca MLP Projektu

Odebrane produkty cząstkowe projektu

Harmonogram projektu

Zarchiwizowane dokumenty, produkty projektu

CZAS

Typowy poziom ponoszonych kosztów i stopień zaangażowania zasobów (ludzi) w cyklu życia projektu wg. PMBOK GUIDE – Project Managemenr Institute


inspirations


Matryca Logiczna Projektu by A. Smolik

W celu uporządkowania procesu

zarządzania projektami stworzone

zostało bardzo proste narzędzie do

skutecznego planowania, opisywania i

realizowania projektów –

Matryca Logiczna Projektu,

opracowana przez zespół

menedżerów z inspiracji i

pod kierownictwem Artura Smolika


inspirations


MLP jest metodą planowania, realizacji i

oceny projektów, bazuje na zasadach

logicznego myślenia oraz na elementach

dostępnych metodyk zarządzania

projektem.



inspirations


Struktura MLP została tak zaprojektowana,

aby skłonić twórców projektu do

przedstawienia logicznego związku między

działaniami, a celami,

których realizacji one służą.



inspirations


MLP służy nie tylko do syntetycznego

przedstawienia projektu,

ale również sama w sobie jest narzędziem

podnoszenia jego jakości.



inspirations


Wypełniając MLP, przyszli beneficjenci

„zmuszani” są do powtórnej analizy

swojego pomysłu i do

zaplanowania działań w taki sposób, aby

związek przyczynowo-skutkowy między

działaniami, a ich efektami był jak

najbardziej oczywisty i prawdopodobny.



inspirations


NAZWA PROJEKTU FORMUŁA CELOWA PROJEKTU

BENEFICJENCI (Kto

korzysta na wdrożeniu projektu w sposób bezpośredni ?)

BENEFICJENCI (Kto korzysta na wdrożeniu projektu w sposób bezpośredni ?)

UZASADNIENIE BIZNESOWE PROJEKTU

(Jakie potrzeby zaspokaja realizacja tego

projektu ?)

UZASADNIENIE BIZNESOWE PROJEKTU

(Jakie potrzeby zaspokaja realizacja tego projektu ?)

OPIS PROJEKTU

(krótka charakterystyka, na czym polega projekt ?)

OPIS PROJEKTU

(krótka charakterystyka, na czym polega projekt ?)

PLANOWANY CZAS REALIZACJI

ROZPOCZĘCIE DATA ROZPOCZĘCIA

ZAKOŃCZENIE DATA ZAKOŃCZENIA

ETAPY REALIZACJI - HARMONOGRAM

(wymagane)

patrz załącznik ---> Wstępny harmonogram projektu



inspirations


Kierownik projektu uczestniczy bezpośrednio w procesie zarządzania projektem, zajmuje się koordynacją zadań pomiędzy uczestnikami projektu, utrzymuje motywację zespołu projektowego, w taki sposób by zrealizować założone cele projektu eliminując po drodze występujące problemy i ryzyka. Istotnym zakresem odpowiedzialności kierownika projektu jest również poprawna komunikacja ze sponsorem projektu i uczestnikami projektu w celu jasnego precyzowania kierunku kolejnych zmian i zauważania nowo pojawiających się zagrożeń.



inspirations


WSKAŹNIKI MONITOROWANIA I SPODZIEWANE REZULTATY

WSKAŹNIKI PRODUKTU PROJEKTU (wszystkie materialne

produkty i usługi powstałe bezpośrednio w efekcie realizacji projektu)

WSKAŹNIKI PRODUKTU PROJEKTU (wszystkie materialne

produkty i usługi powstałe bezpośrednio w efekcie realizacji projektu)

WSKAŹNIK REZULTATU (dotyczą

bezpośrednich korzyści, jakie beneficjent otrzymuje w efekcie realizacji projektu i

koncentrują się na zaistniałych zmianach)

WSKAŹNIK REZULTATU (dotyczą bezpośrednich

korzyści, jakie beneficjent otrzymuje w efekcie realizacji projektu i koncentrują się na

zaistniałych zmianach)

WSKAŹNIKI ODDZIAŁYWANIA (odnoszą się do szerszych konsekwencji efektów projektu)

WSKAŹNIKI ODDZIAŁYWANIA (odnoszą się do szerszych

konsekwencji efektów projektu)



inspirations


PLANOWANY, CAŁKOWITY KOSZT REALIZACJI

(podać całkowity planowany koszt projektu jeżeli na tym etapie jest on

znany)

(LUB) PLANOWANY, POTRZEBNY CZAS NA PRZYGOTOWANIE

KOSZTÓW REALIZACJI

(podać całkowity czas potrzebny na konsultacje

potrzebne do zaplanowania realnego harmonogramu

czasowego i kosztu projektu - jeżeli na tym etapie nie jest on jeszcze

znany)

ODNIESIENIE DO AKTUALNEGO BUDŻETU

(czy budżet projektu jest zgodny z planem, jeżeli nie to dlaczego i jaka jest różnica)

ODNIESIENIE DO AKTUALNEGO BUDŻETU (czy budżet projektu jest zgodny z planem, jeżeli nie to

dlaczego i jaka jest różnica)

ŹRÓDŁO FINANSOWANIA (z jakiego źródła będą pieniądze do realizacji projektu, z budżetu działu, pionu, firmy)

ŹRÓDŁO FINANSOWANIA (z jakiego źródła będą pieniądze do realizacji projektu, z budżetu działu, pionu, firmy)

SZACUNKOWE, BIEŻĄCE KOSZTY

UTRZYMANIASZACUNKOWE, BIEŻĄCE KOSZTY UTRZYMANIA

UWAGI, INNE, WAŻNE INFORMACJE UWAGI, INNE, WAŻNE INFORMACJE



inspirations


• Jest pomocna w procesie tworzenia szkicu projektu

• Skupia uwagę na realizacji projektu, a zespołowi

realizującemu pozwala skupić się na celu i rezultatach

projektu

• Identyfikuje obszary ryzyka zewnętrznego i sposoby

weryfikacji osiągnięć projektu

• Używa wskaźników

• Określa nadrzędny cel projektu

• Precyzuje do czego dążymy w projekcie

• Określa kluczowe rezultaty projektu i grupuje działania,

które są niezbędne do ich osiągnięcia

Korzyści ze stosowania Matrycy Logicznej Projektu

by A. Smolik


inspirations


• Brak dużych możliwości eksperymentowania w czasie

realizacji projektu

• Problemy z przystosowaniem się do zmieniających się

warunków

• Problemy we wnoszeniu innowacji do projektu w czasie

jego realizacji

• Utrudnienia w realizacji projektu, kiedy otwarta analiza

problemu jest kłopotliwa oraz kiedy poszczególne strony,

które mają brać udział w projekcie nie zgadzają

się co do charakteru problemu.

Wady występujące podczas stosowania Matrycy Logicznej Projektu by A. Smolik


inspirations


Etapy Projektu

1. Inicjacja – ogłoszenie idei

2. Planowanie

3. Realizacja – wykonanie

4. Monitorowanie i kontrola

5. Zamknięcie


inspirations


1. Inicjacja – ogłoszenie idei

Inicjacja – ogłoszenie idei projektu

to etap polegający na

zaprezentowaniu idei, która

poprzez przemianę w projekt ma

na celu wprowadzenie zmiany.

Etapy Projektu


inspirations


2. Planowanie projektu

Planowanie projektu to ustalenie

kolejności zadań i relacji pomiędzy

zadaniami z

uwzględnieniem dostępności zasobów,

przyporządkowanie zadań w czasie do

konkretnych wykonawców.

Etapy Projektu


inspirations


3. Wykonanie projektu

Wykonanie projektu to właściwe

rozpoczęcie oraz realizowanie

zaplanowanych zadań w

projekcie.

W skład tego etapu wchodzi również

radzenie sobie z pojawiającymi się

przeszkodami przy realizacji.

Etapy Projektu


inspirations


4. Monitorowanie i kontrola

Monitorowanie projektu to ciągle śledzenie

przebiegu projektu oraz nieustająca kontrola

zgodności stanu prac z planem, zarządzanie

ryzykiem, odchyleniami,

zmianami w wymaganiach i ciągłe działanie

korygujące.

Jest to zarządzanie planowanymi i nieplanowanymi

wydarzeniami.

Etapy Projektu


inspirations


5. Zamkniecie projektu

Zamknięcie projektu to

rozliczenie się ze zleconej

pracy, zamknięcie procesów

komunikacyjnych, zamknięcie

i przekazanie dokumentacji

oraz zwolnienie zasobów

projektu. To początek życia

produktów projektu oraz czas

na kapitalizację wiedzy.

Etapy Projektu


inspirations


Sponsor Projektu –

to osoba powołująca projekt do życia. Ma

ona

uprawnienia do podejmowania kluczowych

decyzji,

w tym również decyzji mogących re-

definiować

zakres, budżet lub czas realizacji budżetu.

Role w Projekcie


inspirations


Klient projektu –

to osoba najbardziej zainteresowana realizacją

projektu lub produktami powstającymi przy

realizacji projektu. Role Sponsora

projektu i Klienta projektu mogą się łączyć.

Role w Projekcie


inspirations


Kierownik projektu – Project

Manager

uczestniczy bezpośrednio w procesie

zarządzania projektem, zajmuje się

koordynacją zadań projektu pomiędzy

uczestnikami projektu, utrzymuje

motywację

zespołu projektowego, w taki sposób

by

zrealizować założone cele projektu

eliminując

po drodze występujące problemy i

ryzyka.

Role w Projekcie


inspirations


Kierownik projektu – Project Manager -

Istotnym zakresem odpowiedzialności

kierownika

projektu jest również poprawna komunikacja

ze sponsorem projektu i

uczestnikami projektu w celu

jasnego precyzowania kierunku kolejnych

zmian i zauważania nowo pojawiających się

zagrożeń.

Role w Projekcie


inspirations


Project Manager – konieczne uprawnienia

1. Decyzyjność2. Wyznaczanie zadań w zespole3. Dysponowanie środkami projektu4. Komunikowanie się z partnerami projektu5. Nadzorowanie prac6. „Zatrudnianie” członków zespołu7. Ustalanie priorytetów8. „Wywracanie” projektu, czyli redefiniowanie

założeń projektu, żeby osiągnąć cel (przy akceptacji sponsora).

Role w Projekcie


inspirations


Zasady planowania projektowego


inspirations


Planowanie projektowe - kolejność


inspirations


1. Określenie Formuły Celowej2. Powody i Cele3. Zakres – Wyłączenia - Interfejsy4. Produkty Projektu5. Analiza ryzyk6. Harmonogram prac nad

projektem

Planowanie projektowe - kolejność


inspirations


Formuła Celowa

Formuła Celowa -

[zrobić] [coś] [w czasie] [w budżecie]

[wg specyfikacji] [na zasobach własnych/obcych]

1.


inspirations


Powody i Cele

Powody

Cele

Z jakiego powodu chcemy realizować

dany projekt ?

Co chcemy osiągnąć poprzez

realizację projektu?

Powody są zawsze osadzone w przeszłości

Cel osiągamy na skutek realizacji projektu – w przyszłości

2.


inspirations


Zakres, Wyłączenia, Interfejsy

Zakres

3.

Czym będziemy się zajmowali w projekcie

Wyłączenia

Interfejsy

Czym nie będziemy się zajmowali podczas realizacji projektu

Co zrobimy w związku z rzeczami, którymi się nie będziemy zajmowali w projekcie


inspirations


Produkty projektu

Produkty Projektu

4.

Są to wszystkie pożądane produkty powstałe podczas realizacji projektu

( raporty / zestawienia / certyfikaty / oferty / klasyfikacje itp.)


inspirations


Analiza ryzyk

Analiza Ryzyk5.

W tym etapie analizujemy

wszystkie możliwe ryzyka,

które mogą wystąpić podczas

realizacji projektu, określamy

prawdopodobieństwo ich

wystąpienia oraz ich wpływ

na realizację projektu.


inspirations


Harmonogram

Harmonogram6.

Na podstawie planowania projektu, określenia zakresu

projektu oraz ustaleniu zadań do zrealizowania Project

Manager generuje Harmonogram realizacji

projektu – wspólny oraz dla poszczególnych osób

biorących udział w realizacji projektu. Jest to zarówno

narzędzie do planowania jak i do kontroli realizacji


inspirations


NAZWA PROJEKTU NAZWA PROJEKTU DATA ROZPOCZĘCIA

PROJECT MANAGER - REALIZATOR KIEROWNIK PROJEKTU DATA

ZAKOŃCZENIA

TYDZIEŃ --->1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52

ETAP/Opis zadania

1 PLANOWANIE

2ZATWIERDZANIE

PLANU

3 REALIZACJA

4ZAKOŃCZENIE

PROJEKTU

5

OCENA ODDZIAŁYWANIA

PROJEKTU

Harmonogram


inspirations


LOGICZNIE

SKUTECZNIE

NIEŁATWO

MLP by A. SmolikTwój sposób na opanowanie

projektów


inspirations


W prezentacji wykorzystano Matrycę Logiczną Projektu by A. Smolik

MLP to autorskie narzędzie do zarządzania projektami, opracowane przez MLP to autorskie narzędzie do zarządzania projektami, opracowane przez zespół menedżerów zespół menedżerów

z inicjatywy i po kierownictwem Artur Smolika.z inicjatywy i po kierownictwem Artur Smolika.

MLP inspirowana była także na spojrzeniu, na zarządzanie projektami prezentowane w roku 2007 przez Energy GroupMLP inspirowana była także na spojrzeniu, na zarządzanie projektami prezentowane w roku 2007 przez Energy Group

Zdjęcia i ilustracje: www.istockphoto.com, www.microsoft.com

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła.

Zarzadzanie projektami - logicznie, skutecznie, nielatwo - Manage or Die Inspirations

Leadership & Management

Transcript of Zarzadzanie projektami - logicznie, skutecznie, nielatwo - Manage or Die Inspirations