T.C. SAYIŞTAY

135. KURULUŞ YILDÖNÜMÜ YAYINLARI

İyi Yönetim

Uygulaması İçin Rehber

ÇEVİRİ DİZİSİ

ANKARA, 1997

T.C. SAY ISTAY 135. KURULUS Y I L D O ~ M U YAYINLARI

Iyi Yiinetim Uygulamas~ 1$in Rehber

0zgiin Ad1

A Guide to Good Management Practice

ingiltere Sayqtayl (National Audit Office)

tarafindan haz~rlanan brogiirden dilimize

aktarllmlgt~r.

Ceviri dizisi yayln no : 1

Birinci Bas~rn

Kaslm, 1997

Ulusal Denetim Ku~umu'ndaki tiim Yoneticiler kendilerine tevdi edilmi~ i~lei i zamamnda, gerekli standattlara uygun bir qekilde ve planlanan kaynaklar qerqevesinde tamamlamaktan sorurnludu~-. Fakat ba.piilt bir performans, tek tek bireylerle ve ekip lialinde persotielle birlikte galr$maya ve onlarin katk~lanndan yararlanmaya baglrdir.

Bu nedenle iyi yonetirnin onemi biiyikti~r. Genellikle iyi yonetim bir sagduyu meselesidir alicak bazen sagduyunun da hissettuilmesi gerekir. Ulusal Denetim Kutumu'nda iyi yonetim uygulamalaii iqin hanrlanan bu rehber, y o a n tempoda qalr~an Yoneticiler iqin qok basit ve pratik bir biqimde yazllmq bir sagduyu yonetimi elkitabid~r. Soz konusu elkitabmin hanrlanmasinda Allied - Dunber ve Endustti Kurulu~u tarafinda11.- uretilen "1yi Yo~ietim Uygulamast iqin Rehbeii K~~llanmayi Ba~anyormusunuz" lutabrndau yarar lan~lm~~ ancak iqerik geni~letilmi~ ve kendi ku l la~~m~miza uygui~ hale getil-ilmi~tir.

Yonetim teoiisi. I-ehber ve egitim gibi araqlar qevitli gorevlere ve personele uygulanmadan once qok uygun ve yerinde goriiniir. Ancak uygulamaya ba$adi@lllz zaman her Salna iyi bii- Yonetici olmanin qok zor oldugunu takdir edersiniz. Bununla birlikte bu kitaptaki prensipleri giinliik i~lerine uygulayan Yoneticiler hem kendi i~lerinin hem de diger i~lerin yonetimini geli~tirme yoiiiinde bavan gostereceklerdir. Bu prensiplerin uygulanmasr dogal olarak ne Yoneticileii tam anlamryla hatas~z k~lacaktir - qiinku herkes hata yapar- - ne de siireklj mutlu, yuksek motivasyona sallij~ ve iiretici olmalannl saglayacaktir. Her zaman oBenecek daha qok Sey vardir ve bu rehber bu konuda yar-drrnc~ olacaktir.

Sayi~tay denetiminin nesnel tabaavll t e ~ k d eden Mali Sisternimizin yeniden yal~~landl~llmas~na yonehk arayq \.e gabalar siilmektedir. Bunun yam slra denetim dun~.asl da denetim metod ve tekntklelini de&en ko~ullara gore daha geli~tllmek ve !,etkinle~tirmek yoniinde arahkslz bir qah~ma igindedis.

Son ydlasda Sayi~taylmmn ka rde~ kululu~larla ili$ileii altmq, bijlgesel ve ulilslararasi platfo~mlardalu faaliyetleli yo@nla~m~t l r . Yabancl iilke Sayqtaylannca diizenlenen kurslasa katllan denetgilei-imizin sayisi anmsanmayacak bir diizeye ~ ~ l a ~ t n i ~ t l ~ . Keza b~lgesel lie uluslararasi duzeylel.de gergekleqtirilen sempozyum. hongre ve se~niner gibi e t w l e r e de k a t h a y a &en gostelllrm~ ve bu yolla da mesleh bi l ikirninm~ altlldmaslllda ve y a y p d a ~ t n ~ h a s m d a mesafe katedllmqtis.

1 3 . Kulu lu~ Ylldoniimiimiiz dolayisiyla guiqtigimiz kapsamlt gevbi faaliyetimiz. denetimdeh gagda~ gel i~mele~i lzleme ve oziimseme qabalailrman bir paqasi olal-ak degerlendirdmelidi~..

Yabancl dil bilen m e n s u p l a ~ m ~ m s a y l s m her geqen gun altmasl memnuniyet 1,elici o'imakla birlikte. belli temel kaynaklan ana dilimize maletmenin gere$ ve yaran da t a~ t l~mas~zdn .

"iyi Yonetiui Uygulamasi iCin Rehberl'in, ekipler temelinde daha organize ~riil-iitmek dulutnilnda oldugumuz denetirn faaliyetlel-imize yeni ufuklar gethecea inanc~ndaylm.

Bu \.esileyle. ~ n ~ l i z c e metnin. dilitnize kazandndmasmda. dizgsinde ve bask~s~nda erne@ geqenlere te~ekkiir ederim.

M. Vecdi GONUL Sayqtay Ba~kam

iYi Yonetim Uvgulamasl icin Rehber

onsoz

1. Kendinizin yonetimi

2. B a ~ k a l a i m yonetimi

3. Personelm perfoimansm yonetimi

4. Disiph y a p t d a m , yalunmalailn ve ki~isel solutllairn qoziimuniin y onetimi

5. &in yonetimi

6. Kaynaklai~n yonetimi

7. fietiSimin yonetimi

8. Dl? ili$ulel-iu yonetimi

9. Dam~rnan1al-m yonetimi

10. Ulusal Denetim Kui-umunda yeni yonetici anlayiy

1 1. Y onetichi1 sa&k koutrolu

iYi Yonetim U~gulamasl Icin Rehber

Nisan 1987 de, MORI'nin yardlmlyla Ulusal Denetim Kurumu, Kurum iqinde iletigimin yeterli olup olmadl&m tespit etmek amaclyla personelin goriiglerini ortaya qlkaracak bir aragttrma yapti. Aragtirma, personelin buyuk qogunlu&nun iletigimin qegitli yonlerinden memnun olduklanm, diger baa yijnlerde ise eksiklikler bulduklanm ortaya qikardl. Aragtlrma a p zamanda bir dizi qallgma uygulamasl konusunda personelin tepkilerini aldi ve verilen ban tephlerden yonetim uygulamalannda ban duzensizlikler bulundugu alglandi .

1987 Agustos'unda Saylgtay Bagkam* Sir Gorden Downey benim bagkanlianda bir Kamuoyu Aragtirma Caligma Grubu kurarak aragtlrmamn ana bulgulanmn uygun bir eylem plam ile izlenmesini saglamayi amaqladl. Caligma Grubu Mart 1988 e kadar olan surede bu planlan haarladi. Bunu muteakiben sozkonusu planlann uygulanmasindaki ilerlemeyi gozledik ve gozlem sonuqlanmin 30 Haziran 1989 da yaylnlanan son geligme raporuna aktardik.

Caligma Grubu, Agustos 1987 tarihlnde kendilerine gosterilen hedeflere ulagmada yardlmci olacag dugiincesiyle, faaliyetlerini, Ulusal Denetim Kurumu iqinde bir iyi yonetim uygulamalan rehberi yay~nlayarak tamamlamak istedi. Bu rehberin yoneticilere ve benzerlerine gorevlerini daha iyi bir gekilde yerine getirme konusunda yardlmci olmak uzere tasarlanmasl gerekiyordu. Rehberin hanrlanmasinda, Kurumun Merkezi Birimlerine dam$ik (ve st YBnetim Kurulunun buyuk olqude destegini ve onaylm aldlk)

Biz, iyi yonetim uygulamalannl Kurumun mevcut hedeflerine ulagilmasi aqisnndan hayati onemde goriiyoruz; bu belgenin aytu zamanda Kurumun oniimuzdeki ylllardah geligimi ic;in.de elzem oldugunu dugunuyoruz. Hen1 qali gma metodlarlmlzda hem de gorevlendirme ve Kurum orgiitlenrnesinde degigiklik kaqimlmazdl. Tum yoneticilerin, bu dagikliklerin hgiler uzerinde yaratacag etkilerden haberdar olmalan ve Ulusal Denetim Kurumunun isterlerine uygun olarak yliksek standartta faaliyet gosterme konusunda personelin yetenek ve istegni ileti~im ve diger iyi yonetim araqlanm kullanarak surdiirmeleri ve hatta giiqlendirmeleri gerekmektedir.

Bizler iist yonetimden Kuruma yeni katllan kigilere kadar tum mensuplann bu rehberi yararll bulucaklanndan eminiz.

H.D. MYLAND Bagkan Kasim 1989

MORT Grup Uyeleri

Brian Baker, Irene Coll, Norman Devies, George Hepburn, Faz ismail, Ray McCourt, Martin Pfleger, Ron Spurgean, Owen Thomas, Jane Wheeler

* Orjinal metinde geqen "Comptroller and Auditor General" terimi Komptroliir ve Gene1 Denetqi olarak qevrilebilirse do hedef okuyucu kitlesi dikkate al~narak Sayi~tay Baskan] terimi tercih edilmi$tir.(Ceviri inceleme Heyetinin Notu)

Ivi Yonetim Uymlamasi 1cin Rehber

Kendinizin yonetimi

Etkin yonetim bu noktada baslar. Kendinizi gerektigi gibi yonettiginizde, bagkalaim yonetme yoluyla sonuq alma yonunden daha iyi bis konumda bulunursunuz.

Kendinizi yonetmenin beg temel ogesi vardw:

Kendinizi tamym. Yonetici olarak bu size nasll d a v s a n a c a r n ve nasd algdanaceguuzl anlamada yardlmci olur.

Kendinizi geligtitmek igin her firsattan yararlam.

A t n a g l a m aqlkga belirleyin ve do@u oncemerde yo&nlayn.

Ki~isel organizasyonunuzda v e i d g i saglaym.

Uygun ve etkm bigimde yetki deuinde bulunun.

~ z e t l e , kendinizi anlayip geligtllmeniz, etkm ve v e l d yonetmeniz gereluyor. Bunun saglanmasi basitmig gibi goiiinur, ama kolay deadi r . Etlun ve v e m d yonetim yorucu bir gah~mayi gerektirir. Biitiin h a t a l a i m duzeltme imkanrntnn olmamasi da muhtemeldis. Ama, en azmdan. bu hatalai-m farkmda o l m a h s m ve onlann olumsuz etkilel-ini giderebhelisiniz.

Kendinizi taniyin

Giiqlii ve z a y ~ f yonlerinizi tan~yln

Giiqlii yonlerinizi tan~yarak, en qok katlu yapma S a n s w olan alanlai~ bekleyeblhsiniz. Yeteneklerinizi geli~tisecek velveya ba~kalaima yardmci olacak gekilde gahgabdmeniz iqin z a y d k l a ~ m ve n o k s a d d d a r m (ki onlardan hepimizde var) bdmeniz gerekit.. Relli durumlarda nasll tepki gosterece@mi daha iyi ayarlayabheniz igin dawamgmm neyin yonlendisdi@ni bilmeniz de onemlidis.

Zalnan zaman kendi pel.formanslr~~z~ ol~iin x.e giiqlii \,e zaylf yonlerinizi swalaym. Bunu ternel gorevlere ili~kin kendi y er.folmans ~izelgenizi doldurarak yapabdissiniz. S k i neyin tn0th.e ettiani. beceri \.e ]r,eteuekle~itlizi \.e ketidinizi geli~tllmek iqin ne yagmak niy etinde oldugunuzu kay dedin. Oz degerletldi~me sizin guqlu y onleiinizi harekete geqirmenize irnkin vesecek: i~inizden bekledianizi elde etmenize y a r d m c ~ olacak ve aynca hiyerar~ik iistleriniz 1.e 11iesleki geli~me g61,evlisi sizin degerlendimele~inizden haberdar olacaktrr.

1vi Yonetim Uvgulamasi 1cin Rehber

Ba~kalarinin degerlendirmelerini ogrenmeye qaliqin

Kumm7*un performans degerlendirme sistemi, her onemli gorevden soma ya da periy odik olarak, perfomansltuz haklunda y ~neticilei-inizin degerlendbmelel.ini ogrenmede size ideal fissatlar sunmaktadlr. Belli gorevlerin bagad yiiriitiiliip yiisiitiilmedigini ya da nasll daha iyi bagaldabilecegini ve yaptklarrtuzln geliStirilmesi iqin neye ihtiyacuuz oldu@nu sorarak bu &satlardan tam anlamyla yararlam. Ekibininn ve meslekda~lailtllzln sizi nasd degerlendirdigini aragtma geregini de goz ardi etmeyin.

Gerilimin farlunda olun ve iistesinden gelin

Yonetici olarak, bagad olmamz ve yonetim iglevinin gerektirdigi zor kararlan almaruz iqin hem fiziksel hem de zihinsel dayamldhga ihtiyaq duyarsmz. Cok zorlandl&mzda, hepirninn kendimize ozgii uyan sinyalleri vardlr. Kendinize has lqisel g e h belirtilei-inin farkmda olun; etlun o h a k ve dengeli kalmak iqin ne yapmamz gerektigini ogrenin. Sizi g e h e sokan olaylan agmak iqin bagkalama dam~maktan ya da egitim go~mekten qekinmeyin.

Kendinizi geliy tirin

Kurum, resmi kariyer ve personel geli~tirme programlan tasarlay~p etkm egitim programlan uygulasa da onemli olan nokta sizin kendi geligmenizi e t u bir biqimde ybnetmenizdir.

Uygun egitim iqin bagvurun

Egitim ihtiyaqlannm belirlemek iqin ydhk personel degerlendirme donemini beklemeyin. Kendi noksanlkla im gosiin, kendinizi nasll geligtireceginize karar verin ve egtiminin planlamaya zaman aylm. Kurum'un kurs program ve Devlet Memurlu@ Koleji ile Kamu Maliye ve Muhasebesi Yetluh Meslek Kurulu~u (CIPFA) tarafindan aqdan kurslar ile yetinmeyip genig bir seqenek yel2azesinden uygurt ha.uslar bulmaya qah~m. Degiglk yaSam tarn olan ki~ilerden genellikle gok vey o@enebhsiniz.

Degiqik ve qaba gerektiren gorevlere talip olun

Kurum, qalqma p r o g r a m ve mesleki yiikselmenizi degerlendirmeniz iqin size resmi olanaklar saglamaktadu. Kariye~inizi nas~l geli~tismek i s t e d i w oneri olarak ortaya koyarak bu olanaklardan yararlam. De&ik ve kapsamli deneyim kazanmak amaciyla ilginq ve qaba gerektiren ig ve gorevlere talip olun. Kendi ba lu~ agltllza bir yenisini eklemeniz iqin kurum di~mda ozel gorev alma olash@m goz ardl etmeyin.

* Kurum'dan kasit Ulusal Denetm Kurumu yani Sayi~taydlr. (Cev~ri Inceleme Heyet~nin Notu)

9

iyi Yonetim Uymlamas~ fcin Rehber

Geliymeler ile iligkinizi siirdiiriin

Hem denetim hem de destek alanlaimdaki geli~melerle dqkisini koparan yoneticiler kendilei-ine ba@ personeh gtiziit~de saygdklanm hemencecik yitirdiklesi gibi devam eden i~lel-ki de kontrsl edemezler. Kulum. b e t i n ahcllan ve meslelu geli$meler ile ili~kile~-inizi a ~ u d g a kagmaksm siirdiilmenizi saglayan bir yaklapm geli$tirin. Egltim ancak bis dereceye kadar qoziim sagas. Bu bakundan g e n i ~ bir yelpazede okumantz, fakat okuyaca&n~z ~eyleii t i t d l e seqrneniz gerekis.

Ethn yonetim do@u ~eylesi yapmaya baghdu. Yonetici olarak isinizin nasd iistesinden geleceginiz konusunda pek qok Sey skin takdll-inize ba@du. Neyin gerekh oldu&nu ve ne yapmantz gerekti@ni siirekb olarak tieizlikle degerlendirmelisiniz. Asll onceli@iz en iyi sonucu almak igin z a r n a m ve g a b a m hangi alanda yo&nla~tnaca@xa b h e k o lmahd~ .

Zaman zaman nasd yonetti- konusunha gel-iye balup deger lendhe yapm. 0zel konumunuz ne olursa olsun kendinize siirekh olarak a~aBdalu sorulan so rmauda y asas \~ardlr.

Benden bagarmam istenesli tam olarak anlamig miymm?

Bu, oldukca net bir s o ~ u olarak go~iilebihr: ancak VaSutici olan p d u r lu, yoneticiler go,@ kez ne yapmala11 gerekti@~den ya da hang sonuqlai~ elde etmelel-inin istendioden tam olarak emin deBllerdir. Bu konuda sizin dii$inceniz netle~memi~se, maiyetiniz de te~eddiit iginde olacak ve i$ ve~d l i$$ olumsuz olarak etlulenecektir. Size tek tek soylenen her ayimtiyi her zaman a h d a tutmalvz gerekmese de bilrneniz gerehen b a a o n e d i nokalar bulunmaktadu:

Neden so~umlusunuz ve raporlaina yukumliiliikle~iniz nedis

Kalite ve maliyet dald olmak iizere ula~mamz gereken glkti, baqai~ ve standaltlar baklmndan sizden ne beklemnektedis.

Yetki s i m l a t m nedis. yani hangi kararlat~ almaya yetluhsiniz ve hangdeli iqin baqkalanna ba~vu~maniz gerekiyor.

I~telu ilerleme ve geli$melei-in raporla~~mas~ bak~mmdan sizden ne isteniyoi

Bu otletnh iloktalardasi herhangi bi1-i konusunda tereddiitiiniiz varsa amiinize somn. Konulan aydlnhga kavu~tusmak hem sizitl a~mlzdal~ hem de elubiniz aqlslndan yararh olacakt~s.

ivi Yonetim uvplamasi 1cin Rehber

Yapmak ile yonetmek arasinda sagllkli bir denge kuruyor muyum?

Ulusal Denetim Kurum'unda, her seviyedeh Yonetici belli bir hgisel i~ yiikunii de yiiklenir. Gorevin ozehgi ve zaman bas lusm d a w qo@ kez sizin ytinetim iqin a y l r a c a r n zamam smlar . Yine de, yonetimini7. iqin gerekli zamam aymanm s a w yolunun ne oldu@ konusunda bilinqli olarak diiqiinmeniz ve gunlan hatlrda tutmaruz g e r e h :

Diger ~ l e r i yapmanu sizi gerektigi gibi yonetmekten alkoymamahdlr. Yonetim, qogu kez ne yapdacaB konusunda karar almak ve bunu bagkalaima yaptllmak demektir - yoksa sizin bizzat yapmanu d e a .

"Bizzat Yapmak" personeluuzl i~leline olan ilgi ve soiumluluklamdan uzaklaqtlrabilir ve onlam gebmelei-ini hsitlayabih.

* Yoneticilerde genellikle zamam hoga giden alanlarda harcama yoniinde yo&n bit. istek vardlr. Yoneticiler kendilei-inin d a h iyi yapabileceklei-ini diigiindiikleri i ~ i bagkalama devretmekte kararslz davranabihler.

Gene1 bir kural olarak seviyenizin yiikselmesine paralel olarak yapmaiiiretmeden qok yonetmeye (Yoneltme, planlama, denetleme ve organize etme) zaman a y m a y a ihtiyaq duyarsm. Yine de hi12 gerektiginde ayimtdarla ~Bagrnanu gerekecektir.

Hafialk zaman qizelgeniz yardmyla - yapmak ve yonetmek araslradalu s a w dengeyi saglayip saglamadi@nm anlamak iizere zamanlnrn nasd kuUandi@nm dlkkatle gozlemleyin. Kigisel qahgma, ba~kalalm yonetme ve i~leli yonetme iqin yeteri kadar zaman harcayip harcamadi@u konusunda kendi gol-ii~lelmtzle amhinizin ve ekibinizin algdamalaim karqdaqtmn.

Son olarak, daha geniq bir yonetim ekibinin iiyesi oldu@nuzu da h a t m d a tutun. Boliim ve daire seviyelerindelu qah~malara katluda bulunmak iqin zaman kazamaya qahgm.

Yonetim faaliyetlerimde dogru onceliklerim var m ~ ?

llkin yonetlmle il& temel faaliyetleii bllmeniz gereklr. Bunlar gmlardu:

Personele vonelik * Motivasyon - Istenilen sonu~lara ei-i~rne1e1-i ve daha iist seviyede v e ~ ~ ve iiretkenhk

saglamalan amaciyla personelm tepdu.

G e l i ~ t h e - Personelm beceri, bilg, @ven ve b a r n a i m geli~tinnek amaciyla imkPnlar hamlanmas~.

Yonetim Uvgulamasi Icin Rehber

Takdll- etme - Personelin liyakata gore takdir edilmesi ve odiillendmlmesi. (Performansa dayah

odeme ve terfi)

Sevecenhk - Biseylere ve ekibe say@ ve ilg gostenlmesi.

Goseve vonelik Planlama - IS planlalmw. yapdmasi ve hedeflei-in belislenmesi.

Organizasyon ve Kontsol - Bireylel-in ve eluplel-in qahqrnala~mw. etkin ~elulde organize ve kontrol eddmesi.

Kalitenin siirdiiiiilmesi - Kumm standaltlalma u y u h a s ~ .

Kaynak sagama - Ki~ileri b a s a d qahsma yapmala11 iqin araq ve gereq yoniinden destekleme ve

donatma.

Karar a h a - Psoblemlel-in analizi ve qoziimle~in bulunmasi.

Yetlu devli - iSin baqkalat~ arac~li&yla fliiitiilmesi, ancak ki~isel hesap verme sorumlulu@nun

sakh tutulmasi.

Yonetici olasak i~inizin, gorevi daha qok p e r s o n e h e yaptmak oldu@nu a b d a tutuu. Yonetim i~levinin hem "ki~ilere" hem de "goreve" hglun yonlerini dlkkate alrnanrz gereku. Bu bakundan tercihinizi 1u~ilel-i ya da aksine i ~ i yonetme yoniinde kullanmay~ ihmal etmeyiu. Dengeli bir Yonetici olmaya qaba harcaym.

Verimli yonetin

I~in SUII kendinizi organize etmenrzde saklidu. Kendinizi organize etmezseniz. tela~I1 b i ~ tne~guliyet igillde olur alna az i~ tamamla~.sm~z. Organize olmama, ya~ammzda sagl~ksiz yan ethlere yo1 aqar. Cah~maktan ba~ka hiq bis Sey yaymaya zaman bulmarnak bu yan etkilere oniektir.

1vi Yonetim Uvgulamasi 1cin Rehber

Kaos da bulagicidlr ve d a @ k b k muhtemelen diger ki~ilere yaylhr. Ki~isel organizasyon eksikli- kendinizde, ailenizde ve bisMe gahgti&mz kigilerde biiyiik bir g e d m yaratlr. Skin gerektigi gibi organize olup olmadi&m herkesin ilgi alanldu.

Kendinizi etkili gekilde organize ederek qahgmahslruz. Aym amaca olugmanm pek gok degi~ik yolu vardlr ve konuya figkin lutaplar ve kurslar size yardlmci olur. 1yi organize o l d u m u diigiindiigiiniiz birisinin sistem ve y akla~lmlam ogenmek y ararh bis yontemdir. Tekerlegi yeniden icat etmek gereksizdir.

Sizin iqin dam olan yaklagum da lllhayet bizzat sizin geligtimeniz gerekis. Boyle olmakla birlikte, agagda kendinizi gerektigi gekilde organize etmenin b a a temel ilkeleri verilmektedir.

Zamani yonetin

Yapllacak Qler iqin kendinizi disiphe sokun ve zamanl v e l d kullam. Zamam v e d i kullanma, eger yapllacaklan planlamqsantz, bizzat sizin yapmayi p l a n l a d i m iglerin ve ancak onlam yapllmasi anlamma gelir.

"Yapllacak bier" listesi hamlaym. Yapllacak 1gler Not Defteri kullam ve yapmaluz gereken geylerin giincel bir listesini tutun.

Yapmanu gerekenlerin oncehkleiini behleyin. Mali ve perfosmans denetimlesinin* belli bit& tarihleri dahil olmak iizere ivedi ve o n e d olan hususlan g6z oniinde bulundurun.

Gorevlerinizin her bi-ini ne zaman yapaca- ve tek tek bunlar iizerinde ne kadar zaman harcayaca- ajandamda goriinsiin. Cah~ma programma b a 3 kalmaya gaba gosterin.

Cahgma p r o g r a m uygulayamazsantz, biitiin zamanlnln amnda yapllmasi gereken giinliik iglere harcamaym. Hedeflerinizi gergekle~titmek iizere yapmantz gereken i~lere zaman aymn.

a Kendinize zaman a y m a k i s t e d i w d e ya da bis Sey yapmak ihtiyaca duydugunuzda iginizin kesintiye u@amamasi igin onleder a h .

&inid hemen yapm. $u anda yapllabilecek i~lerden ba~laym. 1~1er-i erteiemeyin Erteleme sizi verimshge iter ve gelllun yaratlr.

Zor ve slluci buldugunuz i~lerin iistesinden gelmek igin kendinizi motive edin. Bu tur i~leri yapmantz sizde bis b a ~ a n duygusu uyandlracaktlr.

* Metinde geqen "Value for Money Studies" performans denetimleri geklinde Tiirkqeye aktarilmiqtlr. (Ceviri hceleme Heyetinin Notu)

1yi Yonetim Uygulamasi iCin Rehber

Telefonla goriiqtiigiiniizde zamam israf etmeyin; aksine zaman tasarruhnda bulunun.

Asa sn-a zamanuuv nasll g e q i r d i w degerlendirin.

Yonetici olarak b a ~ k a l a i m z a m a m kullamyorsunuz. Bunu israf etmeyin!

Evralu yonetin

Ewakla b a ~ a qlkamazsanu, onun altlnda ezksiniz. M a s a m durumu bunu ba~anp ba~aimadi@uzm i~aretini verecektir. Ewalu etkili olarak yonetme okumayi, yazqmayi ve dosyalamayi iqel-ir. 1Ste sue birkaq faydah ogiit:

Gereksiz yere yazqmayin. Bu tiir yaagma size ek i~ yaratlr ve okunmasi da b a ~ k a l a m z a m a m a h .

Bilg aktai-mada esas itibaliyle tutanaklardan yararlalm. Bu yolla bilgi a k t a m , tal-ti~mah konulailn daha kolay c;oziimlenmesini sagas.

Yazdi@mzda kaleme aldi@uz rnetin eksiksiz ve usuliine uygun olsun. Yazh gah~mamz ba~kalan uzei-inde s d e ilgh bit. etlu blraku-. Bu balumdan ekslksk yazmaya dikkat edin, imli hatala~mdan k a q m ve Kuium Uslup IGlavuzu'na uyun.

Ewak daBtlm ve kopya sayism asgari duzeyde tutun ve gereksiz evrak da@tm yaprnaktan uzak du~un.

* Aqivleme i~ini asgali seviyede tutun. OlanakJar elverdiginde merkezi diizeyde tutulan dosyalardan yasarlalm ya da ba~kalanyla oltakla~a dosya kullauln ve giincellia kalmayan dosyalan kesiu bir k a r a r w a tasfiye edin.

Fazla sayida yazl postalamam gerektiginde bunla11 geclkmeksizin ~vedi, 1vedi Olmayan, GereB 1qin ve Bilg iCin ~eklinde tasmf edin. Ewaklan bu slraya gore gozden geqirin ve lles bir konunuu g e r e w miimkiiilse gozden geqirme slraruza uyarak yel-ine getkin.

lSlerin b i t i ~ tarihlerini yonetin

Ulusal Denetim Kurum'unda gorevli bir Yotletici olarak ahruniz qok me~gul olacaktn-. S~ze gerekli 11atulatmalai-1 yapacah bir sisteminizitl bulunmaslnda yarar vardir:

Yapmamz gereken i~les akhtuza geldiBnde not edin. Daha soma bunlan "Yapllacak I~ler" listesine a h .

Not alm. Not alma. anlamanua 1.e hattrlamanlza ya rd~mc~ olur.

fvi Yonetim Uvdamasi k in Rehber

herdeki iglerin planlanmasi iqin bu iglere ozgii bis dosyaluz olsun ve ajandaluzdan da yararlam.

Personelinizi ilgdendiren one& taiihleri not edin.

Gfmdemlerin, igteki geligmelei-in degerlendmldigi toplantilarda ele ahnacak konulann, geligmeleri bildiren raporlann ve benzerlei-inin saklanmasi iqin hareketli yapraklardan olugan bir dosya ya da etiketli plastik bir klasor kullanm.

hflerle goriigmek uzere bir devam eden i9ler listesi hazlrlaym.

Telefonla yapllan isteklere mutlaka cevap verin. Bunu yirmidort saat iqinde yapacak gekilde kendinizi disiplin altlna a h .

Sekreterlijjinizce sajjlanan destegi yonetin

Sekreterlik d e s t e m varsa, bunu en fazla yarar saglayacak gekilde kullam. Bu destegi bir qalqma beraberligine donii~tiiiiin ve sekreteiinizin kendi kendini yonetmesine yardlmci olun. Bu alanda gunlara ihtiyaq duyarsm.

Sekreterinizin sizin kendinizi nasll organize etti- anlamaslat ve gerektiginde geligmenizde size yardlmci olmasm saglaym.

Sekreterinizi planlama ve programlama qahgmalaiwa katm.

* Hangi durumda q a h g m a m kesilebilecegi konusunda s e k r e t e d e anlagm.

Nerede oldu@muzu ve slzle nasll temas kurulacarn daima sekreterinize bildirin.

Sekreterinizden olabildigince qok yararlam ve dui-umu uygun gordiigiinuzde ona yetlu dewedin. Yazlgma yapma, kayitlam tutulmasi, tatillelin koordine eddmesi, toplantilam duzenlenmesi ve benzeri konular bu yetlu dewinin kapsammdadlr.

Sekreterinizi size hatlrlatacaa geyler konusunda egitin.

Sekreterlik deste-den yararlanm ama bu destegi istismar etmeyin. Oyle zamanlar olabilir ki bis qay demleseydiniz daha veiimh qahg~labhdi!

Yetki devrinde bulunun

Yetlu devri, sizin bagkalan arachayla sonuq almaluza ve oncehklere daha qok zaman ayllmamza 1mkPn veren one& bis yonetim faaliyetidis. Yetki devrinden vazgegilemez. Yeth devri, size b a D personele bis i ~ i sizin a d m a yapmas] iqin yetki ve so~-umluluk veimeniz ama bu igin hesap velme sorumlulu@nun sizin iizel-inizde kalmasi yani

Iyi Yonetim Uy,gulamasi Icin Rehbes

sol-umlulu@ suin iistlenmeniz demektir. Yetlu dewi yoluyla, kendinizi daha iyi yonetebdis, baqkalan arachayla sonu$ alabihs ve aynca personehnm geli~tisebhsiziniz. Yine de yetluyi gerektigi gibi devsederek ~iskleri asgariye indllme onemli bis noktadu.

Nevi devredeceginizi planlayln

lllitu Kuium'un disektde~i qer~evesinde ne konuda yetki devrinde bulunaca@mz ve iqinizin bis pa rqasm baqkasi tarahdan yaphasmdan ne gibi yararlar saglayaca@mz iizel-inde dii$iiniin. Her qeyden once, i ~ i n sizin bizzat y a p t i m d a n daha uzun siisebilecegini ve daha diiqiik kalitede olabilecegini kabul etmeniz gerekir.

Her qeyden once, iqin sizin bizzat yaptifjwzdan daha uzun siirebilece@i ve daha diiqiik kalitede olabilecew kabul etmeniz gereku .

Yetlu dewinin biitiin slluci ve zor iqlei-in bo~altlldi$j bis "qopliik" olmadi@ unutmaym.

Belli "esnekbgi" olan ki~ilerle qaliqmaya d i n veren ve tamamlandimda bagail duygusu uyandnan iqleli seqmeye qaba gostei-in.

Y etki dewetmeden once one& gorevlerle ilgh risk derecesini yoneticinizle ve personelinlzle gozden geqisin. Yetki dew-inde bu lunamayacam konularda do@-udan sosumlulugu ustlenin .

Kime yetki devredeceginizi kararla~tlrin

iSi yiiliitecek ki~ileliu kapasitele~ini ve asnllu olup olmad~klallru araStmn.

Ehil olanlara ya da yetiqtir-ildi&;indeIegitildi@nde i ~ i bagarabrlme kapasitesi olanlara yetki dewedin. Ku~kusuz. boyle yersoiieli de her zaman bulmak miimkun degdis.

Yetki dewi, geligme iqin bis fbsattu. Kqinin yeni bis ogt.enim deneyimi yagamaslna imkin hamlamaya qaba gostel-iu.

Yetki dewinin, miinlkun oldueu olqiide, ku~ulu~unuzun a ~ a $ j kademelerine inmesini dairna teqvik edin. Baqaracaklaniia guvenmelliz personelnude sahplenme duygusu uyand~racak ve onlan motive edecektis. (Ve dogal olarak onlar da aym ~elulde ka1.~111k vereceklerdir.)

I!ygun bir ~eki lde yetki devrinde bulunun

Yetki dewinden once:

1lgdi ki~inin. so~~umluluk derecele~i. ve~ilen yetki ve hang destegn beklenildiD gibi

fvi Yonetim Uvgulamasi fein Rehber

konular dahil olmak iizere yetki devrinin gerekqesini anladimdan emin olmahsmz.

Yapllmasltu istediginiz qey hakkmda aglk seglk emis ve kesin talimat vermelisiniz (ne zamana kadar ve hangi standaitlarda).

Gebmelerin raporlanmasi ile il& hususlam ve yardlm talebinin aqlkqa anlaqlldi@ndan emin olmahsm.

Etkilenmesi muhtemel diger luqilere olayi bildirmelisiniz.

Olagan denetder i yiiriitiin ve geliqmelei-in izlenmesi igin bir dizi toplanti yapm.

Guveni tesis etmelisiniz. Tavsiyede bulunmaya h a m olun, ancak miikerrer denetim yaparak ve her kararrtlla de@qtirerek ya da bunlara benzer yollarla "yardlm" etmeyin.

* Yapllanlarla ilgth degerlendirmeleriniz yaplcl ve oviicii ohahdlr. Ama nefesiniz ilghnm ensesinde hssedilmesin. Kqiye serbestce qahqabilecegi bis alan b l r a h ve hatalam olabilecegini hesaba katm.

Gorevin tamamlanmasmdan sonra:

Performansi olqiin ve o@enilenleii degerlendirin.

figbye daima te~ekkiir edin (ve uygun o ldumda odiil verin).

fqin dziinde siirekli degiqikJikler sdz konusuysa iqi yeniden t a d a y m ,

Msntrol listesi 1 Kendinizin yonetimi

* Giiglii ve zaylf yonlel-illizi tarnylu B a ~ k a l a l m degerlenditmelerini ogenmeye gah~m Gel-ilimin f a r h d a olun 1.e iistesinden g e h

Uy gun egitim igin bapuiun * De$@ ve gaba gerektken gosevlere talip olun * Geli~meler ile le~kinizi siirdiiriin

Etkin yonetin

* Amag ve hedeflei-inizit~ ne oldu@nu tam olarak b h * Yapmak ile yonetmek arasmda s a w bir denge k u ~ m * Ydnetim faaliyetle~inize do@u onceWer ve1-h

Verimli yonetin

Zaman~ yonetin Ewalu yonetin

* I~lei-in bit& ta~ddelki yonetin * Sekreterli@mzce saglanan desteB yonetin

Yetki devrinde bulunun

* Neyi dewedece@nizi planlayw * Mime ye tk devredeceLW kararla~tllm * Uygun bir ~ekilde yetki de l~ inde bulm~uu

1yi Yonetim Uygulamasi icin Rehber

Ba~kalarinin yonetimi

Burada yonlendirici dke yaplci yonetimdir. A m a c m bagkalalm gerektigi gekdde yoneterek ve onlara olanaklar elverdigi oleiide en iyi tekilde onderhk ederek sonuq almak olmahdlr. B a g k a l a m bu standartlara uygun olarak yonetimi getin bir sorundur. Oyle ise, bunu do@u bigimde anlamam gereklek nelerdir? Yaplci bir yonetici olmak igin ne y a p m m gerekiyor?

Kugkusuz bu sorulam s k l i yamtlan yok. Ulusal Denetim Kurum'unda Yiineticilerin qogu esnek olmayan zaman sltllrlan iqinde ig yapmaan baslusi altmdadis.Co@ Yonetici de personel yonetiminin daha kapsamh yonlerine zaman aymada zorlanmaktadu. Qsa vadeli ig oncelikleiiuin gem kez personelin ivedi egitim ve geli~me ih t iyaglam oniine geqmesi gerelur. Ama kqileri yonetmede etkm olmazsak arzuladi&mtz sonuglan elde edemeyiz.

B a ~ k a l a m yonetmede denenmig ve s m a w bir dizi y a p h a s i gerekenler ve yaphamasi gerekenler vardlr.

Kolayhk saglamasi iein bunlar be? bavhk altlnda toplanmtgtu

bderl ik ederken ba~kalailna oinek olun. Iyi is Qlusi kurun. Sonug almak iqin yonetin. Gerilimi yonetin. Yoneticinizi yonetin.

0nderlik ederken baykalar~na ornek olun

dnderler biitiin yaptlklanyla kendi personellerine oinek olurlar. Kendi saygmhgtlun hafife almaym. P e r s o n e h t a w , davranlg ve perfoimanswdan etlulenecektir. Ba~kalama iyi bir ornek olmanlz gesekir. Bunu gergekle?thmezseniz personelinizin iqe tam olarak b a a @ ve d e s t e w saglayamadi@m gibi ba~almrz da olumsuz yonde eelulenir .

Yiiksek standartlara gore qok qali~ln

Personerinlnn qok qah.ynasltll istiyorsantz, bizzat siz gok qah~mahsmz. Aksi halde personelk niqin zahmete katland~kla~m kendilei-ine soimaya ba~lar.

Ayi~ca siz yiiksek n i t e m i~ler iireterek p e r s o n e h iqin standartlar oluqtul-un. Boylelikle pe r sone lk kendilel-inden ne beklemldigini tiBenmi9 olacaktu.

1yi Y onetim Uygulamasi icin Rehber

Y a p ~ c ~ olun

S J ~ co~kulu ve c a d olursan~z; bu baqkalai-ma bula~acak, personeliruz sizin so~~umlulugunuzu paylaqacak ve gorevle~ini b a ~ a m a k igin motive olacaktlr. Gucunuziin yetti@ her yerde yapici olun. IO~iler aglaylp slzlayan birinden gok neqeli ve iyimser birisi tarafindan yonetllmeyi terclh eder.

Y ardlmcl olun

D o w d a n do@-uya onderhk lumi zaman kollan ssvamamz a n l a m a geh . Koqullar gerektisdiginde yardmci oluu. Personeliniz bunu takdirle karqdayacaktlr. Qi&u siz genellikle yapllmasm~ ba~kalai-mdan istediginiz qeyin qoziimlemesi iqin W i m d e bulunmaya hamsltuzdu.

Ba~kalan panige kapddimda siz s o & k k a n ~ ~ siisdiimeye qalqm. Kriz anlamda sogukkadd~guuzl ko~ursamz, b a ~ k a l a l m so&kkanll olmasrna yardmci oldu&nuz gibi i~le1-i de etluli ~elulde yonetebhrsiniz.

Kiyiliginize golge diiyiirmeyin

Yiinetici olarak olgun ve so~urnlu goziikmeli, davsaniqmm dusumun gereme gore ayarlayabilmelisiniz. Bu, aqul derecede ciddi olmamz ve qakaya katllmamaruz anlamma gelmez. Ancak aqu~hga kagmayln.

Dikkatli olun. Kendinizi, bizzat kelidi davsaruqltllz nedeniyle, solunlat~ personehzle gorii~emeyece@niz bii- kosluma getilmeyin. Oi~le@n ba~kalalulca i~ le r tayin edilen zamanlauda y a p h a d l a igin siz ele7tii-ilebiliyorsaruz, bu b a q a n s W a b a ~ etmek son derece zordur.

&in sizi huzursuz etlnesine izin vermeyin

iSlel. hel- zaman so~~msuz yul-iimese de Yiineticilik ya~amuiw, zevkh ohahdu-. 1qi11izi sebatla ve azilrlle siisdiisiin. anct?h solunlan biitiill yiinleriyle degerlendiiltieye qaltyl~. $aha ve miza111 elden b~l-alcmayui Ire elegtil-iyi geregliden fazla kiqiselle~ti~-nleyin.

ivi Y onetim UY mlamasi icin Rehber

Batalarinlzi kabul edin

H a t a l a m kabul etmekten korkmaym. Herkes zaman zaman hata yapar. Siz h a t a l a m kabul ederseniz, personelmu size daha gok sayg gosterecektir. Sugu asla p e r s o n e h e ylkmaya gahgmaym. Hesap veime sorumlulu@, personelituan yaptlklama yonelik elegtiriyi sizin iistlenmeniz anlamma gelir. B e k de onlan gerekti@ gibi egitmediniz.

iyi ig iligkileri kurun

Personelinizden azami olqiide yararlanmamz igin onlarla karghkh giiven ve saygya dayah iyi ig Qkileri h i m a n u gereku. Iyi i~ lligkileri olugturuldu@nda, yapabileceklerinin en iyisini yapacaklar, gerekli sonuglan elde edecekler ve lu~isel tatmin saglayacaklardlr.

Giiven ve saygiyl kazanin

Yonetici olarak giiven ve saygyi kazanmamz g e r e h . Giiven ve sayg unvanla kendiliginden saglanmaz. Yoneticinin giiveruh ve sayg duyulur olmasi asddu. Bu da popiiler olmaktan ya da sevilmekten daha onemlidir.

Giiven ve saygyi kazanmak igin:

Oyle bir tarzda yonetin ki giiven ve sayg size dogal olarak gelsin. Siz oldu@nuzdan farkh goriinmeye kalkarsamz lu~iler sizin iqinizi okuyacaklardlr.

Tutarh davranmaya qaba gosterin ki p e r s o n e h sizi nasd "okuyaca@nin bilsin Tepkderiniz kestirilemez oldumnda, personelmu k a y ~ olacak ve hssettiklerini soylemede isteksiz davranacaktu.

Personehze hakkaniyetli d a w a m . Bit-ini kayllmaym ya da tarafk davranmaym veyahut olgulara bakmakslzln sonuglam iizerine atlamaym. Personelinizi destekleyin, karar ve yargda~lluun etkilerini enine boyuna diifiniin.

Personeliniz s u l a m size agmada kendilerini rahat hissetsmler. Ketum olun. Soylediginizi yapm ve ne soylediEriniljn ne anlama geldii.jni b h .

Giiven ve saygl gijsterin

hgileri etkin yonetmek ve istenilen sonugla1-1 elde etmek istiyorsazuz, onlara giivenmeli ve katlulanna deger veimelisiuiz. Etkm i~ ili~lulei-i kulmamz igin:

Herkese birer birey olarak davranm. Her ki~ide gergek bir ilgi uyandm. Sizin onla11 onlam da sizi tanunasi igin zaman tamym.

iyi Yonetim Uymlamasi 1cin Rehber

Kuium, boliimler ve bii-imler seviyesinde yapdan toplantilardan sosyal Qkiler kulmada en iyi ~ektlde yararlanm.

Personelinize en g e n i ~ alllamda ihtimam gosteimeye qah~m. Personehnlnn ve kaliverle~inin d o g u qizgde geli~mesiue gayret edin. Personelitltzle gerekli duyarU@ g~st i rerek ilgdenin Ku~kusuz. onlara yardlm edemedi- zamanlar olacak ya da i~ le r onlairn ho~lanmadi@ biqimde geli~ecektk. Boyle duiumlarda onlara bunun nedenlellni anlatm.

Ki~ilel-in qet~eleiinde olup bitenlere olan ilglei-ini asla kugiimsemeyin. Kigilel-in bil@ ve tecliibeli olduklai~ ve katktda bulunabilecekle~i i~lel-in igine girmele~ini saglaym. Personellnlnn yaratlcdddalmi engellemeyin ya da b a d a n zarafetle ifade edilmese bile onlai-m goiii~le~ini aqlk1amalai-m slnulamaym. Ayl~ca onlal-m goiiiglelini a h ama uygulamazsamz nedenki aqlklamaya ozen gostei-in, 1stifade etmeseniz de p e r s o n e k e yaptlklal~ katkdardan dolayi te~ekkur edin.

Kendilelini ilgilendken i~ l e r haklunda p e r s o n e k e miimkun oldukga her seferinde onceden bilgi vei-in. Bu davranq zailf olrnanm yam slra lugilel-in degigkhge ahgmalan iqin zaman kazanmalal~ b a k d a n da isabetli olur. Genig kapsamh aglklama y aPmaYl zamana blxalun. Bu yaklaglm, lu~i le~in kararla~m niye a h d l w anlamalaim kolayla~tmr.

P e r s o n e k e yardmci olun ve olllai~ destekleyin. Ele~tlliniz yaplci olsun. Kqilere hatalallndan ders almalai~nda yard~mci olun.

P e r s o n e h , kendileiinden aglk ve samimi olmalaim ve olup bitenlerle ilgh goliigleiini bildllmelei-ini bekledigiuizi bilsin. E t b gelulde yonetmek iqin hem iyi Ilem de kotii haberleli ogenmeye ih t iyacm oldugunu aglkga anlatm.

Sonuq almak iqin yonetin

Sorluqlar yonetich@ "bi1anqosu"dur. Elubinizin gerekeni zamanmda, istemlen kalitede \ e uygun maliyetle yapti@ndaii (ve iyi y o n e t W elubinizde hissedildiginden) emin olmahsltllz. Riske @a-mekten qekinmeyin, ama olasl etkileii golmeksizin kestime y ollara da bapulmaym.

Sonuq almak iqin yonetirken:

Yiiksek standartlar belirleyin

Disiplini saglay~n. Iddial] allla erigilebilir perfo~mans standaltlan belirleyiu; personehiz qaba gosteimeye zorlatlsm ve yapt~kla~~yla iftihar etsiti. Personelinizin her biii gereken igi y apsm ve gorevinit1 bagnida olsun. Persoueli~iizin jnapacak y eteli kadar i~lei i olmazsa hem nioralle~i bozulu~. hern de \~e~~imlilikleri azaltr.

1vi Yonetim Uygulamasi 1cin Rehber

Verdiginiz direktifler yan~lgiya yer vermeyecek kadar aqlk olsun

Personelinizin her biri yapllmasi gerekeni aqlk seqik bilsin. Personelitllze biitqe zaman qizelgesi ve standartlan da iqeren hedefler gosterin.

Oncelkler behleyin ve bu oncehkleii devamh olarak gozden geqirin.

Sagllkln kar arlar verin

Sonuq almak iqin yonetirken ne yapllacafjina karar veimeli ve onu yapmaya girigmelisiniz. Do@ kararlar velmek saglam bis muhakeineyi ve zamanlamayl bu kararlara ba@ kalmak da buyiik bis anni gerektirir.

Bir kriz yonetimi doneminde olsamz bile diigiiniip taglnmadan ve aceleyle hareket etmekten k a g m . Acele etmemeye qah~ln - Biraz daha u r n zaman zalfinda rneselele~i uzun uzadiya dii9iinmek ve ilk uygun zamanda karar veimek geneUdde daha iyi olur. Ancak telaga kapllmayln ve ko~ullar deag t i ede k a r a r l a m gozden geqirecek kadar esnek olun.

Sorunlar~ kabullenip geregini yapin

Sosunlan bllmezlikten gelis ve bagkalaima yalntz duymak istedikleiini soylerseniz, soiumluluklalltuan geregini yerine getimezsiniz. Yanhg oldu@nu bildiginiz ~eyler goziimlenmedlkqe sorunlar g e n e w e oitadan kallunaz ve zorluklan daha da zsra s o k a r s u .

Dii~iik performansi ya da davsamg~ gonnezhkten gekseniz, onu ba&glamg olursunuz. Zaylf ve etkisiz goriiniirsiinuz ve standartlar gene1 olarak diiger. Meseleler ne kadar kabulu zor ve hassas olursa olsun gerekli t a m almayi eitelemeyin.

Soiumlu goriinmeniz gerekw. Bu, ban zamanlarda taraf tutmamz ve soiumiu olmaniz anlarmna g e h . Amit% sizin s o i u m l u l u k l a ~ niye yerine getjlilmedigini bilmek i s t eede kususunuzu maiyetinizdekilere ylkmaym. Maiyetinizin istedi&ni yaparnazsamz ust yonetimi, igin uzerinizdeki baslusml ya da ba~ka bir ~ e y i suqlarnaym. Sonuglar elde edilmediijnde, solumlulu@nuzu kabul edin ve " g e h azaltm".

Kontrolii siirdiiriin

Bunun iqin gevrenizde neler olduhnu bllmeniz g e r e h . Devam eden i~lerle ili~lunizi surdiiiiin. Olagan kontrollaimz ve maiyetin~zle geli~me1et-m degerlendlnlmesine yonebk toplantllaimz siirsiin. Olaylaim bazen bizzat s v h t a r a k d a n ara~tmlmasi da yararh olur. Domdan size ba@ olrnayan lugilerle konugarak qogu kez etrafta olanlarla i l d yararh izlenim elde edebdusiniz. Y a p t ~ w Sey haklunda yoneticilerinize bilgi

1yi Yonetim Uvgulamasi 1ein Rehber

veimeniz ve nedenlel-ini aqdslamalllz en iyisidis. Aksi takdirde yoneticilesiniz kendilerinin tehdit edildigi hssine kaprlular.

Her zaman bagkalamca ulagdabilen bis yonetici olun ve olasi sorunlar haklunda siirekh olarak size bilg veimeleli iqin ba~kalanru tegvlk edin. Olaylar hakkmda daha igin ba~mda bilgi sahibi olursa~llz. ciddi knzler onlenebdu ve sorunlam erkenden onii ahabdn.

Bayarl halinde takdir ve te~ekkiirlerinizi belirtin

Iyi sonuqlar a h d i m d a sessiz kalmayln ve takdislerinizi ifade edin. Bu tutumunuzu hem lugilere hem de ekibinize karg~ gosterin. Bu tavntuz b a g a d bir qalqma gerqeklegtisen personeluuze ek bis tatmin saglayacak ve onlan baganyi tekrarlamak iqin motive edecektit.

Personelman qabalaim daima tegekkurle kargdaym. 1qten d a v r a u . & d g a kaqarak ya da slradan bagadan overek minnettarh@mm degerini azaltmaym.

Stresi yonetin

Stresin olumlu ve olumsuz yonleii vardu. Belli bis dozda stres olmakslzln insanlar yapabileceklei-inin en iyisini yapamazlar. Ama agm derecede stres performans diigiikliigiine, hastahga ve ige devamda aksamalara yo1 a q a b h .

Bundan dolayi, b a ~ k a l a l m stresinin nasd farkedilecegi, stresli dusumlarda nasd yonetirn t a m sergdenecegi ve stresi kavsamada ve onunla baga qlkmada personele nasd y a r d ~ m c ~ olunacaB konulai~ iizelinde diigiinmek isabetli olm.

Stresi ve stresli durumlarl kavrayln

Stres kendini qegitli ~elullerde gosterebih. Ki~ilelin finksel (bag aB~si , uykusuzluk, slk slk teksarlayan soguk al&$ji, h a m s d k vb.) ya da pslkolojlk (gerilim, sinirli olma, konsantrasyon eksikligi, ozgiiveillll azalmasi vb.) problemleli olabhr. Insanlar qok iqh iqebdu ya da tiittin thyakisi olabilir veya i~ tek i ve evdelu iligluleli s a w yii~iimeyebhr.

Her insam strese tahammiilii farkhdu. Bllisi iqin tahammiil e d h e z olan bir bash diger bir lu~iyi harekete zorlayan ozeUtktir. Stresin ve ozelkle igle baglanth stresin insan1a1-1 nasd etluledigini aldassanlz, stresten olulnlu bis biqimde yararlanabdu ve gereksiz ve zararll stresi azaltabilissil~.

Stresli d u r u ~ n l a ~ ~ ba~a l~y la yonetmek iqin hang etmenleii~l igte stres ya ra t t im b h e t l i z gerelur. Yaygm etmenlerden baz~lan ~uulardlr:

1vi Yonetim Uygzllamasi icin Rehber

iSte Strese yo1 aqan etmenler

Ceweyle il& A8m derecede gii~tiltii Y etersiz igkland~lma Y etersiz havalandma Ayn kalabahk Yetersiz ya da agm derecede is1 Zehirli dumanlar ve kimyasal maddeler Kotii y er le~t i r ihg mobily a Sabit iq bolme duvarslz qahgma yerleli Bakun ve onallrmn yetersizligi Sigara tiryakileriyle birlikte qahgma Yonetimden uzak bir alt boliimde qahgma

Ig sozlegmesiyle il& higuk iicret Standart zaman dlllmtne uymayan qahgma saatleii A~rn derecede fazla mesai

1g diizenlemesiyle il& Tekrarlanan slluci qahgma Gereginden qok ya da az ig 1gin h m ve alugi

* Gereginden qok ya da az gozetim Yonlendhe ve karar almadaki ekslklik Siirekli olarak masa baglnda otulma Yetersiz dinlenrne molalai~ Monitorlerle ya da diger aygtlarla qahgma

* kontroliinde yetersizbk Becerilerden geregince yararlanmama

* Beklenmeyen ya da aqklanmasi yapllmayan deg igWer .

iligkiler h l e r l e ve meslekda~larla kotii ili~kder Cinsiyet ayrrmcd@, uk ayimchB, yagh - genq ayl~mcihf# (taciz ve her tiirlii a y ~ m c h k dahd) Denetlenen kurumdan yakuunalar So&k dawauglar

* hetigim eksikligi Despotlk ydnetim tarn

Kugkusuz, mali ve lu~isel soi-unlar ile oliim gbi i~ di~mdaki nedenlerle kqilerin durumu daha da kotiilegebllis.

1vi Yonetim Uvmlamasi 1cin Rehber

Stresli d u r u m l a r ~ yonetin

Yonetici olarak stresi yonetmenk ve onun arzulanmayan etlulerinin onlenmesine yardmci olmanv gereku. Personelininn $ah$@ ooltamdan bir olqiide siz sorumlusunuz ve personellninn iizeiindelu gereksiz stresi azaltmak iqin yapabileceginiz qok $ey var. B a ~ a i ~ stres yonetimi motivasyonun, iiretkenligin ve moralin artmasm saglayacaktlr.

Hang etmenle~in stres y a r a t t l r n ve kararlanmm p e r s o n e h iizerindeh etkderinin farkmda olun. Kigilel-in stres beh-tileiini gozleyin. 1~1eol-h b i t i~ tarhleiinde tamamlanmasltll ve amaqlara ulagrlmasm saglaym. Personehize zamanlaolm ve oncehklel-ii yonetmede yardmcol olun. Elegtll-ileriniz y apolci olsun. Agm ig yiilai olugursa esnek olun. D e g i g W e i i ddlkkatle yonetin Solunlan dlnlemede istekh olun. Personelinlnn tavsiy elelini a h . Destege ihtiyaq duydu@nuzda sa&k ve egitim bhmleli ile diger hgilerden pratik yardm talebinde bulunun.

Yoneticinizi yonetin

Y o n e t i c d e etlun biqimde qah~mak kendinizi ve personelitmi yonetmek kadar onemhdir. Bir birlkte qah~ma dayamgmas geligtllmeyi hedeflemelisiniz. Bu herkesin tarzma uygun diigmeyebllu, ancak il i~lule~i her zaman olumlu yonde yiiriitmeye qaba gostermekte yarar vardlr. Bu nedenle, gunlaim gerqeklegmesine gayret edin.

Yoneticiuizin nasrl qahqt iw o@eollin. Kendine has qah~ma y a k l a ~ m , temposu ve tarzl olan yoneticinizle en v e l d ~elulde nasd qah~daca&u uzun uzadiya diigiiniin. GeneWe, iliqkinin geliqtit.ebiltnenin en iyi yolu dlkkatinizi yoneticinize ne yaptlrabileceguzize d e g , s i z i ~ ne yapabileceginize yoneltmektir. 19 yiikuniin ta~mmasma yardlmci olun ve biihin "sduntllan" yukaildah kademelere aktararak bu i~ yiikune eklemede bulunmaym.

Yonetici seviyesindeki baskrla~m ve smrlhklaim daha net bir resrnini elde etmek iqin olaylara Yoneticiniz konumullda~i bakmay a ~ a h ~ m . Y o n e t i c i n i solunlailru anlay arak ona daha qok yardolmc~ olacak bir konumda olursunuz.

Ayn~ SeluSde, Yoolleticir~izin olaylail sizul b a l u ~ aql~llzdan giirebilmesini sagaym. Gerqekleol-in Ilk elden anla~ilmasm~ saglamallln ve nastl q a h ~ t ~ m m gostelmenin yolla~ml bulun.

1vi Yonetim U~gulamasi 1cin Rehber

Yoneticinizi surekli olarak bilgilendirin

K a r g m olarak olup bitenlerle ilgh olarak hep en yeni bilgdere sahp olun ve "siirpiiz yok" temelinde gahgm. Yoneticiniz hiq bir zaman sizin iletmeniz gereken $eyleri bllmemekten dolayi " y a d t l h g " olmasm.

Yoneticinizden diigiincelerinizin ve yapmayi planladi&w geylerin dile getlnldigi bir kiirsii olarak yararlanm. Bu sizin onceden uyanlmam ve go@ kez daha iyi sonuq a l rnam sagar. Ortaya qlkan soiunlan tespit edin ve tehhke sinyallerirze dlkkat qekerek bu gibi durumlai~ onceden gostelin.

Sorunlari degil ~oziimleri sunun

Miimkun oldujjunda her oitamda oitaya qlkan soiunu olasl qoziimleri gozden geqllme gansltu yakalaymcaya kadar bekletin. Soiunu oitaya koydujjunuzda olasi goziimle~i de beraberinde onerin. Yoneticinizin yiikiinii hafiiletmenin digmda, sizin katladabhesini zor gordiigiiniiz zoraki qoziimlel-den k a q m .

bisiya tif kullanin

hsiyatif kullanm, ama agu-hga kaqmaym ya da gbigiminiz gere@den fazla ve ~ o k erken olmasm. E t h yavaS yavaS geniglesin ve Yoneticinizin giivenini kazam. Ancak hiq bir zaman yardlm istemekten qelunmeyin. k-nZ ya da bagansdk rislu ile kargdagmaktansa yardlm istemek her zaman daha iyidir.

Pratik ve sistemli olun

Yoneticinizin iglerin nasd yapllmasmdan ho~landi@m bllin ve bu terclhlere uygun davranm.

H a m u qah~malaim eksiksiz yaparak Yoneticinizin i~ini daha kolaylagtm. Soiunlarla il& temel noktalan ozetleyin, bir igin yiiriitidrnesiyle il@ lehte ve aleyhte dugiinceleriniz olsun, gori i~ ve onei-ilerinizi ortaya koyun.

Destek Verin

Destek sunarak Yoneticinizin beceii ve performansm tamamiarnaya qahyn. Hedef ve hatalarla ilgh lusa notlar tutun ve hata yaptima inandimda Yijneticinizi h a etmeye qaba gosterin. "Evet efendim" diyen birisi etkm bir Yonetici dealdir. Ancak, dii~iincenizi soyledlkten solIra karar venlen konuyla ilgh k u ~ h l a m olsa bile Yonetichhin kararlam destekleyin.

Yonetim Uy_~ulamasi 1cin Rehber

Degerleadirme talep edin

EksWerinizi nas~l giderebileceginiz ve perfoimansm nasll artlrabilecern haklunda Yoneticinizin go~ii~lei-ini oeenmeye gayret edin. Apklamalar isteyin ve liaraslam nedenlei-ini araglun.

Merkezden uzakta qali~anlari dikkatle yonetin

Ta~ra b d e r i n i n ve ta~rada qah~an personelm yonetimi zor o labh . Sizin bulundu&nuz yes personehmkmden farkh oldubnda; etkm liderlik yapmak; etluli i~ ili~lusi ve iyi ileti~im kuimak ve qah~malan kontrol etmek iqin ek bir dlkkat gostermeniz gereku-. Siz Yoneticinizden uzakta bir yerde iseniz ileti~im kurmayi ona buakmaym. Yoneticinize geli~meler ve sorunlar h a b d a bilgi verin ve siz de Kurum'dalu geli~meler ile lrtibatlnm siirdiiiiin.

Kontrol listesi 2 Ba~kalarinin yonetimi

0nderlik ederken bavkalarlns Srnek olun

Yiiksek standartlara gore qahgm Y aplcl olun Yardmci olun Panige kapllmayln Qiliginize golge dii$imeyin I.$.. sizi huzursun etmesine izin veimeyin H a t a l a m kabul edin

~~i ig iligkileri kurun

Sonuq almak idn yonetin

Yiiksek standartlar belisleyin Verdiginiz direktifler y a d g y a yer vermeyecek kadar aqlk olstm S a w kararlar verin Sorunlan kabullenip g e r e s yapm Kontrolii siirdiiriin Bagan hahde takdir ve te9ekkiirlerinizi belirtin

Stresi yonetin

Stresi ve stresli durumlan kawaym Stresli durumlan yonetin

Y oneticinizi yonetin

A n l a y l ~ m ge1igtfi-h Ydnetjcinizi siirekh olarak bilgdendirin Sorunlan d e g , qoziirn1e1-i sunun

* hisiyatif kullar-un Pratfk ve sistemb olun Destek verin Degerlendirme talep edin.

Merkezden uzakta gall~anlarl dikkatle yonetin

ivi Yonetim Uymlamasi 1cin Rehber

Personelin performansinin yonetimi

Yonetim daha gok ba~kalan arachayla sonuq almaya yoneliktir. Bu yiizden personehnlnn perfolmansm yonetimi sizin temel ilgi a l an l amdan bitidir. Aynca "meslek gtubu"na dahd personelm perfolmansm yonetimiyle baglanth ozel s o d a r l a kar~dagdabdu.

Esas itibaliyle:

Herkesin ne yapmasi gerektigini ve standaitlailn gerektirdklelini yeterince anlamg olrnasm saglamahsum.

I~lel-in nasll yiiriidiigiinden siirekli haberdar olmahsmz.

Gerekenin yapllmasi igin gerekh degerlendirme, yardlm ve destegi s agamahmz .

Her zaman perfolmansm geligtitdmesine gaba gosteimelisiniz.

Biitiin bunlar hedeflel-in belidenmesine ve geligmelerin gozden geqlrdmesine zaman ayldmasm gerektirir. Ki~ileiin perfolmansm yonetimi goyle ozetlenebilir:

Performansm planlanmasl Perfolmansm izlenmesi Perfolmansm geli~titllmesi

Bu yaklagm deyerek ve diizelh olarak z a m a m pel-folmansm yonetitnine aylrarak herkes daha etkm olabilil. Ancak her zaman personellnizin performansmda gaipici geli~meler o l a c a m ummaym. Birqok dui-umda en iyimser beklentiniz yavag ama siirdiiliilebdu bir geli~me olmahdir.

Performansi planlayin

Perfolmansm yonetimi planla~nayla ba~lar. Amag perfotmansi do@u yonde ba~latmaktu. Aqlk hedefler belirleyerek size ba@ her bireyin elde edilecek sonuglai~ ve i~la~llacak standartla11 anlamasml saglaym.

Hedefler belirleyin

Ba~langq noktasi Geli~meye Yar-d~mci IS P l a m n hanrlanmasid~, ideal olarak bu plan pe~.sonelinizin her bili igin haz~~~lanmah. gorevlelinin amacm, ydlk hedefleli ve pe~.sonehizin sot-utnlu oldugu ka ynaklan belirlemelidir. Ancak Kul-um'un q a h ~ m a s m

I$ Yonetim Uvmlamasi 1cin Rehber

niteligi dikkate a h d i m d a biitiin personel iqin bu kadar qok ilei-isini ongosmek her zaman miimkun olmayabilis. Bu nedenle. yapabileceginiz en iyi qey hsa vadeli iq hedeflesi ile uzun vadeli personel hedefleihin sentezidir.

Biseysel amaqlar kategosileiine ve alanlaima gore degigkhk gostelis. Bunlardan b a d a n i ~ e iligkin giindelik sorumluluklai~ ve qahgmam gerektigi gibi ve kabul edilebllu. bis kalitede siirdiiriilmesiyle ilgh diges giirevleri kapsayacaktlr. Biseysel amaqlardan diger bir h s m ise iyile$tirmeleiin yapdmasi ya da yeni yaklapmlarm geli@ilmesi gereken alanlarla ilgh olacaktlr. Ancak belh bir standard1 siirdiirme, iyilegtirrne ve gelkthme arasmda do@u dengeyi kurdu@nuzdan emin olmahsltllz.

f i ~ i aym zamanda Yonetici o ldumda, gorevin yiiiiitiilmesi ile ki~ilerin yonetilrnesi arasmda s a w bir dengenin kuiulmasi onem tays. Bu duiumda, hgi iqin behlenecek amaqlar, ki~ilerin yonetimi b a h d a n da hangi ihtiyaqlaim kar~llanaca,@u hesaba katmahdlr.

Koydumuz hedefler:

Kesin olsun, aqlk ve sade bis anlatunla yadsm.

Ulaqzlabilir olsun, kiginin becei-i, bilgi ve yetenegini dlkkate alsm. Ama yine de belli qabayi gerektirsin ve "zorluklan" olsun.

~ l ~ u l e b i l i r olsun. M i i d n olan her duiumda hedeflei-i sayisal olarak gosterin ve gerekh standartlan ve hedef tai-ihlei-ini ekleyin.

~nceliklendirilmi~ olsun.

Hedeflerde anlayin

Ilgh ki~iyle hedeflesin tarti~dmasi ve iizeiinde uzla~maya varrlmasi onem taps. Bu yakla~lm neyin gerektiginin anla~dmasuu saglar ve bu yolla gerqekle$tinlen "sozle~me" i ~ e b a s @ ar tm. Onceden yapllan biitiin taitqma siireci hedeflerin yesinde, onceliklerin de aqlk ve anlayh olmasm saglar. Ba~langqta yapllan anla~ma ilerdelu anla~mazh& odes - ancak anlaqma saglayamarm~samz son soz size aittis.

Deneylmli h~ilerle qahy'ken onlardan kendi hedefleiini behlemelerini istemeniz ve sonradan bu hedeflei-i onaylamalllz bazen yararh olur. Hedeflerin "a~agdan-yukanya" bu ~ekilde behlenmesi biseysel geliqime yasdlmci olabilir..

Personeiinize Kurum gorevleri ile nasll uyuytuklarinr gosterin

Geliqmeye yardlmci i~ planla11 ve biseysel hedefler bit. boqlukta iiretilmemelidir. Personelmlnn, kendilerinin ya da gorevlel-inin ~ube , boliim ve Kusum diizeyinde daha geni~ qaptaki gorevlerle nasd uyuqtuklalm anlamalailnl saglamahslnlz.

ivi Yonetim Uvslamasl k in Rehber

Performansi izleyin

BK perfonnans plan1 iizesinde allla$t&an soma performans1 siirekli olarak izlemeniz ve kontrol etmeniz: ki~ilerin amaca do& ilerlemelelini saglamanlz; sorunlan gabucak t e ~ h s edip qaresini bulmanlz: hedefler ve gah~ma progsamlamda gerekli degigWer in y apdmaslnda a n l a ~ m a n ~ son derece onemlidis.

Bilgilenmeyi siirdiirun

I~lei-in nasll yiiriidii@nii izleyebilmenize d i n verecek etlun bir bilgi sisternine gereksinimiz var. Kuium'un qah~malai~ lzleme sistemleri y a p k g olanlann raporlanmasm saglar. Aynca yapllan "denetimnin olagan gozden gegirilme siiregleri kalitenin degerlenditdmesine yardlmcl olacaktu-. Ama yine de geligmeleri kontrol etmeniz igin elup duzeyinde ya da bise bis toplantllar diizenlenmesini ongoren bis sistemi kunnaruz da gesekeblh.

Performans~ duzenli olarak degerlendirin

Kulum'un personel degerlendiinle sistemi perfosmansln beg temel evrede gozden geqinlmesine d i n vel-is:

Perfoimans geli~im saporlai~ - Her one& iqten soma ya da peliyodlk olarak hamlam. Bu raporlar, lqilerin

bagadaim, soi-unlalm ve p erfolmanslalm di ized olarak degerlendirmeye, aglklamaya ve tartiqmaya lmkin saglar.

* Gegici perfo~mans incelemelei~ - Geligmenin daha sesmi incelemesine ve ta~tigllmasma d i n verir

Ydhk perfoimans raporla11 - Ki~inin g a h ~ m a s m nesnel, ekslksiz ve tarafslz degerlendlrilmesini saglar ve

perfoimansa dayah ucret odeinesi iqin bir temel olu~tuiur.

* Yiikselme ve yetenek ile ilgh saporlar - Y d l k perfolmans rapolu ile birldcte hamlam. Bu raporlar luqinin yukselmeye ne

kadar uygun oldugunun degerlend~ilmesine imkin saglar.

Degerlendii-me goiii~meleli - Yd sonunda luderuli bir yonetici ile kapsamh bis goiiiqme yapih. Bu goiiigmede

perfolmans gozden geqinh \.e gelecek y h gereksinlmleli ile hedefleii iizei-inde inutabakat saganlr.

BLL a$amalalm bislikte ele ahnmaslyla ki~i le~in biitiin so~umlulukla~m nasd yeline getisdiBnin izlenmesi \.e yanl i~ isles j~apl ldi~nda etkin 1.e zamanh odemlei-it] a11111nasl L

iqiri kapsa~nli bi~. sisteln s ag lanm~~ olur.

1?i Yonetim Uvmlamasi 1cin Rehber

Geligmeyi gozden geqbme ve perfoimans degerlenditme siireqleri boyunca yaklagumnu kigiyi gelqthmeye yonelmelidit'. Agagdakiler yapmaya qalqm.

Te~vik edin

Personelinkin neyi yaptima ve nasll yaptima ilgi gosterin. Onlardan b a g a d qahgmalar beklediginizi soyleyin. Onlann perfomanslannda olumluluklar araym; sorunlara ve meselelere gereginden qok zaman harcamak qok kolaydlr, bgiiniin hgiler ve onlann performanslan iizerindeki etkisini hqiimsemeyin.

Yardimci olun ve destek verin

Yardlm ve destek lqiye gore degigecektir. Her bir kiginin gorevini geregi gibi yapmasi iqin hangi destege ihtiyaq duydu@nu enine boyuna diigiiniin. Bu, igi iistlenen lu~iuin uzmad@na ve giivenine ba@ olacaktlr. Basit d e y d e :

* Deneyimsiz ya da i ~ i gerektigi gibi yapacak yetenegi bulunmayanlan yonlendirmeli ve perfomanslam yalundan demelisiniz.

Urnad.@ olan ama heniiz kendilel-ine giiveni bulunmayan kigileri egitmeli ve desteklemelisiniz. Bu tip hgiler kendilerini geremden fazla ydnlendirmenize de@, problemi qozme ve karar a h a siireqlerine katrllmltllza ihtiyaq duyabhler. GerektiB gibi yardmda bulunmaya ve rehberhk etmeye h a m oldu@nuzun bhumesini saglaym.

Yetenekli ve igi bizzat kendile~i yapmaya istekh olanlara ye th devrinde bulunabilirsiniz.

Etkin bir biqimde yapllan degerlendirmeler lugilei-in q a h ~ m a l a m d o w qizgide siirdiimelerini saglar, kabul g o ~ m e duygusu yaratlr, oBenmeye ve geligmeye yarduncl olur. Ancak, ki~iler biiyiik bir olashkla olaydan uzun bir siire soma yapilan degerlendirmeden qok, hemen olay somasmda iletilen degerlendheden yaraalannlar Bundan do lay^, konulan oitaya q h c a ele a h - degerlendirme yaprnaktan kaqmmaym ya da degerlendirmeyi gelecek resmi degerlenditme go~ii~mesine ertelemeyin. Aksi takdirde h w a r ve hog olmayan duygular yaSam ve "Bu konu hakkmda zamarunda herhangi bir gey soylemediniz" denir.

iYi Yonetim Uvgulamasi icin Rehber

Pel-folmansla ilgh degerlendllmenin yaplcl bis tarzda iletllmesi beceriyi, anlaylgh olmayi ve bagkalaima sayg duymayi gerektirir. Daima objektif olun; ornekler vel-in; dengeli olun; l u g a t e d e a , davramgta yogunlagm; degerlendirmeyi ahclnrn yaranna olacak biqimde diizenleyin. Sadece iqinizi dokup rahatlayacak bigimde davranmayrn.

Yetersiz performansl yaplcl bir yaklay~mla ele alln

Kimi zaman igini yeterli biqimde yapamayan ya da yapmak istemeyen kiSiyle karg~lagmamz olasidu. So~unu perfoimansm geligt~ilmesi noktasmdan ele a h ve cezalandu~ci onlemlere ancak son gare olarak bagvu~un.

Yapici bit- yaklapm benimseyin:

Kaylt tutu ve yetersiz perfoimansi dlkkatle a n a b edin. Soim ve nedeni tam olarak nedis? Diger yoneticiler soiunlai~ aym tarzda m degerlendisiyorlar? figinjzi hakh gosterecek yete~i kadar objektlf kanltltuz var m?

Yetersiz perfoimansi zaman gegitmeksizin ele a h . Zaman ne kadar uzarsa sorunlar o kadar kotiilegis. Bundan da bagkalan etkdenecek ve prestijiniz zarar gorecektir.

Endigelei-inizi ybz yiize go~iigerek ilghye iletin ve problem gozme yaklapmyla yardmci olmaya gahgm. Perfoimansrn hangi noktada yetersiz olduj$nda ve neyin degigmesi gerektiwde mutabakata vain. Bis eylem plan1 hamlayrn ve geli~meyi degerlendisin.

Etkin egitim saglayin

Egitimi etlun bis gelulde yonetlnek igin neyi gergeklegtheye qahgtl@nm yeterince b h e n i z gerekis. Yonlendirici ilkeler hgilel-in perfoimanslaim geli~mesine ve b i i th yeteneklei-inin hayata geqiiilmesine yardlm etmek igin var olmahdu.

Personelmwin ihtiyag duydugu egtimi, bu eBtimin nasll ve ne zaman vedecegini ve sonuqta perfoimansm ne kadar geligtim belislemelisiniz. E t h bis egitim saglamak iqin:

a Her bir kigi igin egitim il~tiyaqlar~m belirleyerek egtimi ylanlaym.

"Egtimin yuk degl, yararl~" oldugu ~eklindelu dogu davsamgmm bizzat siz gostererek ki~ilelin o@enmeleline yardimc~ olun. Bilg ve deneyiminizi paylagm Egtimin onlanil ihtiyaqlat~na uygua dii~rnesini saglaym.

Bilim ve biiliim qah~malama katillm~ etkili ~ekilde iizendilin

1vi Yonetim Uvgulamasi 1cin Rehber

Etkin bir masa bag1 egitimi saglaym. bqiler uygulama ile bilgi ve becederini geligtirirler ve ig baglnda yeterli egitlmle daha qok uzmanlaqlr ve iglerini daha huh yaparlar. Masa bay egitime destek verin, yaptlklan i ~ t e n zevk almalan iqin egitimcileri tegvlk edin ve kendileiini bu nedenle oviin.

Kurum q a h g m a l a m birqok a l a u d a hem gene1 hem de ozel konularda y o n l e n d h e saglayan kurslar bulunmaktadu. Egitimin ig bagmda uygulayarak kazadan tecriibeyle g i iq lendhes in i saglamaya qahgm.

Veden egitimi degerlendirin ve degerlendhelerinizi egitim boliimiine bildir-in. Kursun ya da masa bag1 egitimin ne kadar etkin oldu@nu ve bogluklam ya da eksikliklerin nasd gidedebilece@ni inceleyin.

Daru~man o@etmenhk sisteminin yeni ige ahanlar iqin etkili bir ~ekilde i ~ l e ~ e s i n i saglaym.

Kiyilerin geligmesine yardimci olun

Geligme kapsamb bir siireqtir ve bilgi ve becederin artllllrnasi ile yeni ve degi~ik deneyimlerin kazamlmasm iqeiis. Geligme her zaman terfi ya da iicret artiqi deadi r .

Kendinizi personelinlnn geliqmesine hasretmelisiniz. Eger bunu yapmazsamz, luqilerin yeteneklerinden tam olarak yararladamayacakt~. Ancak geliqme, ilgh kqiyle paylaylan bir sorumluluktur.

Personelitllzln etkin gelulde geli~imini saglamak iqin:

Bnlann performanslan haklunda etlm degerlendllmeler yaparak kendi yeteneMerini gelijtimelerini t e~vik edin.

Kiqilerin yeteneklerinden tam olasak yasarlanmaya qah~m. Bu t a w . ki~ilerin geligmelerine ve yeteneklerinin heba oldu@ duygusuna kapdmalanm onlenmesine yardlrnci olur. Ancak s a w dengeyi kunmak 6nem ta~maktadlr. Kiqilerden yapabileceklerinden fazlasm isteyerek on1a.n zorlamaym.

Sad& bir ortam olu~turun. Personeluuze onlann i~ ba~arma istekleri ve geligmeleriyle i l g d e n d i w gtisterin. Kurum'un degerlendime sistemi geliqmeyi onlarla tartigmak iqin bir dizi olanak sunmaktadir.

OnceMer behleyin. Herkesi memnun edernezsiniz Bn yiizden Kurum'un hedefleli oncehk kazanmahd~. Bundan dolayi. Kurum'un \Ie kiylerin menfaatlerini en iist diizeye qlka~an seqenekler belisleyin ya da firsatlas y aratn~.

Bir geligme siireci olu~tui-un. Faskh tiptelu gorevlel-i, yen; qah~lna ala~llan iqin geqici gorevlendirmeleri ve Kurum dl71 geqici gorevleri iqeren kapsamh bir b a l u ~ aqlnlz olsun.

Kontrol listesi 3 Personelin performansinin yonetimi

Performansl planlayin

Hedefler behleyin Hedeflerde anlayn Personehize Kumm gorevlel-i ile nasll u y u ~ t u k l a m gosterin

Performansl izleyin

Bilgdenmeyi siirdu~iin Perfolmansl duzenli olarak degerlendirin

Performansi geliytirin

Te~vtk edin Yardlmcl olun ve destek \re~in Slk slk degerlendumelet~~lizi iletin Yetersiz perfolmans~ yaplci bir yaklapmla ele a h Etkin egitim saglayln Ki$lelin geli~mesine yardlmc~ olun.

1vi Yonetim Uywlamasi 1cin Rehber

Dipislin yaphrimlarinin, yalunmalarin ve ki~i.sel sorunlarin qiiziimiiniin yonetimi

Herqeyden once yapici olun. Ki~ilere soiumlu davranacaklan konusunda gbvenin. herkese add ve iyi davralun ve soiuna yo1 aqan konularla bir an once ilgilenin. Ancak bu gelulde perfolmans ve motivasyon istenilen diizeyde slacak ve fomel disiph sorunla11 ile glkayetlere qok az rastladacaktlr. Ancak, ne kadar iyi yiinetirseniz yonetin, nadiren de olsa disiphe hgkin soi-unlar ve yakuunalar meydana gelebllu ve siz bu sorunlara nasll y a k l a ~ a c a w b h e k dui-umundasltllz. Eger p e r s o n e u sizin qozemeyeceginiz kqisel sorunla11 olursa Kurum'un k ~ i s e l Soiunlam Coziimiine Y ardlm Sei-visinin dest egine gereksinim duy ablhsiniz.

Disiplin yapfirimlarinda adil olun

Disiph yaptmmlan informel bir uyandan igten uzakla$tmaya kadar uzanan bir h c i r olugturur. Sartlar ne olursa olsun, so~unlaim qoziimiindeki yonlendirici prensipler aymdv.

m e m e tedavi etmekten daha iyidir. Miimkhn olduB olqiide kigilerin davramglaim sezerek ve yonlendirerek herhangi bit. disiph cezasma duyulacak gereksinimi onleyin.

Disiplin c e z a l a m amaci lugileii cezalandmak ya da incitmek degrl, gerekli performansi sagamak, qahqma ve iq standartlaimdan sapmalan diizeltmektir.

Disiplin y a p t d a n gerektiren dui-umlai~ k a r a r M a ele a h . Konuyla ilgtlenmekten (ne kadar sevimsiz olursa olsun) kagmmaym, aksi takdirde diger insanlar kendi standartlam gevgetecekler ve sizi diger insadara miisamaha giistemekle suqlayacaklardlr.

Adalet sadece bir kavram olarak algdanrnamal fakat ayru zarnanda uygulama geregi hissedilmelidir. Hem tutai h hem adil olmak du~umundasmz.

* iSten uzaklagtma her zaman en son ba~vululan yoldur

Disiph y a p t m gerektiren her olay ay~mtida bisbirinden farkhdlr ve lu~isel ve duyarh bir u&a~i gerektllll..

iYi Yonetim Uyxdamasi 1cin Rehber

Kurum Standartlarinl Duyurun

Qk bagta personelinkin Kuium'da uygulanan gah~ma ve performans standartlam anlamaslni saglamahsmz. Eger herhangi bis zamanda gevgemig veya uygulamayan standai-tlan daha etlunle$rmek gerekti@e karar veikseniz bu konuda yeteri kadar uyai~da bulunulmasi ve n e d e n l e i ~ agklanmasi ye~inde olur.

Kurum'un Disiplin Usullerini Bilin ve Uygulayin

Kui-umun disiph usulleiini bilmeli ve uygulamahsmz. Bunlar Personel El Kitabi'nda lfade edilmigtis. Do@u tawlaim d o w yonetim kademelei-inde a h a s m d a gosteiilecek bis zaaf, personel i~ kanunu hiikumlei-ine gore hareket ettiginde, sorunlara yo1 agabdu.

Lnfo~mel uyan, il@ ~ahsa buna uyma ve gerektigi gibi qalqma Qansl vennesi b a k m d a n tiim disiph siisecinin muhtemelen en onemh agamas~du. Kurumun perfoimans degerlendhme sistemi. 6zellikle de one& gorevleri ve qahgma donemlerini lzleyen tal-ti~malar, endige uyandnan alanlal~ goriigmek ve gozlemek iqin s i s t e m l e g t ~ h g bis qergeve o l u ~ t ~ i u r . Ancak ilgb ktgiye bu endigenizden soz etmek igin beklemenize gerek yoktur.

Eger gerekh geliqme saglanrnazsa, Ilk y a d uyai~yla devam etmeniz ve gereluyorsa daha ludemli personelden ve Personel Boliimii'nden gerektigi gektlde ahacak yardlmlarla tiim usulle~i uygulamamz gerekmektedis. Dogal olarak, daha ciddi fkller acil y a d bis uyanyl veya igten uzakla~tnmayi gerekthebilir.

Hlz l~ hareket edin

Hiyerarpk Amnler, soiunlan faskedip oltadan kaldnmak ve gerekh t a m talunmak iqin elve~igli konumda bulunan ktgilerdis. Kabul edilemez bir davramgl veya perfosmansi oluqtugu anda bulup pkalmak dui-umundasmz. Anmda ve do@u bis taw: takuunazsau diigiik standai-tlara goz yumuyor ve kotii dawaruqlara yonelmeyi tegvlk ed~yor dunumuua diiqersllriz. Aucak gabuk hareket etmek diiqiincesizce davramak anlamula gelmez. Kendinize plaillsma ve araqtnma iqin yeterli zaman a y m ve bu gecikmeyle sonuglanacaksa ilph ki~iye kouuyu kendisiyle go~-ii~ece@nizi bildit-in.

Konuyu ilgdi ki~iyle go~ii~meden ouce mumhiin oldu@uca konu hakkmda yeteii kadar bilglenin. Bu, tabii ki so l lu~ hakk.mda oilyasgda bulunmak anlammda degdis, ancak ~ikayet konusunun belli bit kesinlikte 1.e destekleyici kamtlai~ ile oi-taya konulmasi gereginden kaynaklanmaktadis. 1lel-i sureceginiz hususlardan mumkun oldugunca emin olun ve one ~UI-rnek istediwiz lie1 l~ususu not edul.

1yi Yonetim uymlamasi fcin Rehber

Bis kiginin perfosmanslndaki kotiiye gidigin nedenlei-ini belidemeye gahgm. ornegin;

Bunlann altlnda sa&k veya lu~isel problemler olup olmadiBm,

ngh b in in do@ i9te qahgip qahgmadiw veya yeni bir igin ustesinden gelmek iqin gaba gasterip gosteimedigini,

Sorunun birdanbise mi ortaya gktim yoksa iistiiste mi yi&ldi@u,

Kiginin yonetim sorumluluklaimda bir degigklik olup o l m a d i w

dikkate a h .

I(lgise1 o n y a r g d a m konusunda dikkatli olun. Meslekdaglaimmza t a s a f s d m koruyup kosumadi@m soiun. Yazh bit. uyan ile sonuqlanacaB muhtemel bir disiplin cezasi uygulamasmdan once personelle iligki iqinde olmak do@ bir yaklaglmdlr.

Ki~ilere kendilerini anlatma firsati verin

Biitiin disiph cezala im yiiz yiize ve gdhk iqinde veidmesi esastrr. Her ne kadar herhangi bir kigiyi b a a duiumlarda diger lugilerin yamda zor duruma sokmak soz konusu olabilse de kmamayi ig digmda yani g d h k iqinde yapmak gerekmektedis. Bu da, disiplin yaptlllrm gerektisen durumlarda il& lugiyle goriigmek anlamma gelrnektedir.

lnfosmel disiplin y a p t u d a n (sozlii kmama) iqin bise bis goriigme yeterli iken daha ciddi dusumlarda amirinizin de toplantida bulunmisi daha uygun diiger.

U g h ~ahsm disiplin yaptlnrmna hgh yontemleri ve goiiigme siraslnda herhangi bis i~ arkadagi veya ba~ka bir temsilcinin kendisine eglik edebilecegini bildi%den emin olun.

Kgiye kendi aqismdan olayi anlatmasi igin her d a m sagaym. Disiph y a p t u m a iligkin goriigme iki tarafh olup higbir zaman tek tarafh bis nutuk qekme niteliginde degdir. bgh kiginin aqlklamalaim ve deli siirdiigii yeni hususlan degerlendirin. hgh olun fakat duygulailtllzl belli etmeyin.

Uygun tavra karar verin

Tiim geqerli faktorler degerlendk-ildkten sonra duiuma uygun goziim yoluna karas vermeniz gerekrr.

Eylem plam yaparken:

Butiin olgulan (iqlenmi~ suga h ~ h bilgtlei-i degerlendirirken yeterli kamt olmayan durumlarda lehte dii$inun.)

ivi Y onetim Uygulamasi icin Rehber

Daha oocelu uyaillai~ da iqeren notlan, kayitlail Hafifletlci sebeple~i TutarU@ saglamayi dikkate a h (bu konuda Personel Boliimiinden yardm a h )

E@tm Gerekli d e & q W e r y a p ~ l r m ~ iq diizenlemele~i IS degiqikha Farkh bir Yonetici Daha etkm gozetim Para cezasi Statiisiinii diiqiirmek vey a yeniden diizeyini behlemek

Sonraki ayamalari belirleyin

Ilgh lu~iyle yapti* golii~menin sonunda:

Ki~inin neyi y a d q y a p t ~ w n Ne tiir b i ~ disiph cezasi uygulandifpm

* Ne gibi geliqimlere gereksinim oldugunun * Daha ileti perfolmans degerlendi~mele~i iqin herhangi bir zaman smlamasi olug

olmadi@m HerEangi bir geli~me saglanmami~sa ulenecek aqamalalm neler o l d u w u n Itisaz yontemlel-inin ne oldugunun

bir ozetini yapmahsm.

Olaylari yazlya diikiin

Disiplin cezasi ile sonuqlanmasl lnuhtemel tiim duiumla~m kaydlru tutun ve olaylai~ hafizanizda taze ve canh ikeu kajrdedin.

Disiph yaptirmliraa ili~lun toplant1 ilotlai~ ve yaz111 uyairlar da dald olmak iizere kanttlall Ilgh ~ahsm perfolmans dosyasinda saklaym. i]&i lu~iyle olgular iizei-inde anla~may a vannay a qalqrn vey a herhaug bis anla~mazllk vassa onu kaydedin.

Yazth bis uyanda bulunmaya kasas vemirseniz. bunu d u q ~ ~ ~ m a d a n once y a a l i ~ bigimini Pe~.sonelinizle gozden geqil-in.

1yi Yonetim Uvg;ulamasi 1cin Rehber

Kiyiyi izleyin

Gozlem altlnda tuttu@nuz sure iginde hgiyi yapici bir anlayigla gozleyin. Sadece bu sure iqinde ki~ide kotiiye g id i~ olur veya ba~ka bir kotii davramgi ortaya grkarsa o zaman daha a& bir ceza vei-in.

Izleme suresi sonunda ilgh h ~ i y l e gorii$in. Eger kiginin davram~lanndaki ddiielme tatminkas degse o zaman gerekh resmi iglemi uygulaym. Eger aksi so2 konusu ise davranqlamdaki geligmeyi oviin ve kqiyi daha fazla geligim yonunde gaba gdstemesi iqin tegvik edin.

Diger kiyileri bilgilendirin

Ciddi konularda diger kigileii ozellikle de yoneticinizi ve personehizi bilgdendirin. Damgmaktan korkmaym.

Yalunmalara firsat vermeyin

Yalunmaya yo1 aqacak etkenleri ve durumlan sezmeye qahgm. Personeltninn endige, sorun ve gikayetlerini yapici olarak ele almafllz gelecekte disiplin y a p t m uygulanmasi gereken durumlam meydana gelmesini onler.

Yonlendirici kurallar gunlardu:

Endbeleri sezin Dikkatle dinleyin Cabuk davranm ve izleyin

Kigisel sorunlar~n qoziimiine y a r d ~ m c ~ olma hizmetlerinden etkin bir biqimde yararlan~lmas~n~ saglayin

Kumm, giiven veren bir rahatlama hmneti sunarak p e r s o n e h sorunlannda onlara destek ve yardlmci olmayl amaqlamaktadlr. E l e m a d a r m s k i n ~dzerneyecegitllz veya onlam hlyerar~ik amirlenyle gorii~mekten qekmd~kleri kn~isel sopunlan pekala olabhr. Aym gelulde e l emanlam kurum di~mdan uzman h~ile1.e de d a n i ~ a b h . Bu durumda; kurum personelmden olu~an rahatlama hmnetlerinin varbmdan haberdar olmamz ve elemanlailtllza onelmeniz yerinde olur.

Ivi Yonetim Uywlamasi Icin Rehber

Daha onceki uyai-dai~ da iqeren notlan, kayitlan Hafinetici sebepleld Tutarhha saglamay1 dlkkate a h (bu konuda Personel Boliimiinden yardlm a h )

Eatim Gerekh d e g i ~ w e r yapllrm~ i~ diizenlemeleii 1s degipkligi Farkh bir Yonetici Daha etkm gozetim Para cezasi Statiisiinii dii9iimek vey a yeniden diizeyini belirlemek

Sonraki a~amalari belirleyin

figb lu~iyle y a p t i m goiii~meniu sonunda:

Ktqinin neyi y a d q yapti@un Ne ~r bis disiph cezasi uygulandi@m Ne gibi geli~~mlere gereksinim oldu&nun Daha ileii perfoimans degerlendirmelei-i iqin herhangi bis zaman smlamasi olup olmadi@xn Herban@ bis geli~me saglanmam~sa lzlenecek a~amalaim neler o l d u m u n 1tisaz yontemle~iuin ne oldugulliln

bis ozetini yapmahsm.

Olaylar~ yazlya dokun

Disiplin cezasl ile sonuqlanmas~ lnuhtemel tiim duiumlann kaydltll tutun ve olaylan llafizamzda taze ve cailh ken kaydedin.

Disiplin yaptnxmma ili~kin toplautl notla11 ve yavlt uyal-dar da d a m olmak iizere kanitlan ilgh ~ahsm perfo~matis dosyasluda saklaym. L l ~ ki~iyle olgulas iizelinde anla~maya vasmaya qali~m LZeya herhatn,g bir anla~mazhk varsa onu kaydedin.

Yanli bir uyanda bulunmaya karar velirseniz. bunu duyul-madan once yaztlt~ biqimini Pet.sonelinizle gozdetl geqil-iti

ivi Yonetim Uygulamas~ 1cin Rehber

Kiyiyi izleyin

Gozlem altmda tuttu@nuz sure iginde lugiyi yapacl bir anlayigla gozleyin. Sadece bu siire iginde kigide kotiiye gidig olur veya bagka bir kotii davramy ortaya glkarsa o zaman daha a& bir ceza vesin. -

1zleme siiresi sonunda ilgh kigiyle goriigiin. Eger luginin davramglalmdaki diizelme tatmmkar degse o zaman gerekh resmi iglemi uygulaym. Eger aksi soz konusu ise davramtllglanndalu geligmeyi oviin ve ki~iyi daha fazla geligim yonunde qaba gijstermesj iqin te~vik edin.

Diger kiyileri bilgilendirin

Ciddi konularda diger lugileii ozellikle de yoneticinizi ve personelkmi bilgtlendirin. Damgmaktan korlmaym.

Yalunmalara firsat vermeyin

Yakuunaya yo1 agacak etkenleri ve durumlan sezmeye gahgm. Personelinizin endige, sorun ve gikayetlerini yaplci olarak ele a l m w gelecekte disiplin y a p t m uygulanmasl gereken durumlann meydana gelmesini onler.

Yonlendirici kurallar gunlardlr:

Endbeleri sezin Dikkatle dinleyin Cabuk davranm ve lzleyin

Ki~isel sorunlarin gozumune yardimc~ olma hizmcetlerinden etkin bir biqimde yararlanilmasini saglay~n

Kuium, giiven veren bir rahatlama b e t i sunarak personehn sorunlamda onlara destek ve yardlmcn olmayl amaqlamaktad~r. Elemanlanuin skin qozemey eceginiz veya onlam hiyerargrk amirleliyle goriigmekten qekmdlkleri ki~isel sorunlan pekala olabilir. Aym gelulde e l emanlam kurum digmdan u m a n kigilere de danlgabh. Bu durumda; kurum personelinden olugan rahatlama hizmetlerinin varhmdan haberdar olmam ve e lemanlama onermeniz yerinde olur.

@ Ku~um, s t~a~da~ t l a~xa l duyu~un Kururn'un dlsnphn u s u l l e n ~ ~ ~ blhn we uygulayln

* H ~ z h 1121 eket $dl11 Onceden ala3tm1 In ve d a n t ~ m K~~rilen c 2 , cmd;2;c-~ ln l r arnlatm;~ 61 sat] vean-a lJygurr t m r a Rd131 ke1111

Sunn akz a~aapaalar I be111 ley111 Olaylall yazlya dohan

* KISIJJI zsley~n Dager klylel r htlgletrd~r lrl

1vi Yonetim Uvgulamasi 1cin Rehber

iSin yonetimi

yonetme, siirekh olarak dikkatli bir planlama yapmayl ve benzer nitekte dokiimanlan iiretmeyi hedefleyen megakkatli bir faaliyettir. Siirekli bir degigim vardlr; lnuhtemelen lusa bir siire iqinde yapllacak yiizlerce ig ve hem kendi ekibiniz iqersinde hem denetlenen kurumlarla k a r ~ h k h gmft iligkiler soz konusudur. Cok slkga maliyetler yiikselir, igin bitirilmesi gereken tanhlerine uyulmaz, perfo~mans incelemeleri umulan gktiy~ saglamaz ve igin kalitesi sorgulam.

Her ne kadar Kurum'dalu Yoneticilelin rolleri, sorumluluMan ve sorunlan asasmda 6nem.h f a r W a r varsa da tiim yoneticiler:

Belirlenen hedeflere ulagmahdlrlar.

Behlenen tarihlerde iglerini bitimelidirler.

S u h kaynaklar dahhnde kalarak birden fazla ig bitimelidirler.

1$in yapdmasllv teminen diger kigilerle gahgmahdlrlar.

* Daha iist yonetimin degi~en taleplerinin iistesinden gelmelidirler.

AgaDdakileri gergeklegtirmek igin etkin yontemlere ve sistemlere gereksbimhiz vardlr.

Etkin bir plan yapmak Etkin bir ekip olugturmak Sonug almak

Etkin bir plan yapin

Yonetici olarak igi zamamda, tespit e d l h g standaltlara uygun olarak ve planlam$ kayrmaklar dahilinde bitirmekten sorumlusunuzdur. Etkin bir planlama olmaksizrn bunu bagarmamz miimkbn de@ldir. Ancak etkin planlarna her bir alt gorevin ayrmth bir biqimde planlanmasi anlamma gelmez; zira bu biiyiik olqiide igin niteligine baadlr. Dowlama denetimi* denetim prograrnlan ve matris olqiideme rehberi iie birkte ayrmth planlama iqin bir qergeve saglamaktadlr ve incelemelerh go@ da benzer olanaMar sunmaktadlr. Diger taraftan, ozliik igleri ve muhasebe gibi merkezi birimlerin faaliyetlerinin planlanmasi daha qok talebe baadlr ve daha biiylnk esnekhk gerektirir.

* "Certification Audit" terimi Tiirkqeye dowlama denetimi olarak aktarilmi~tlr. Bu tiir denetim ile mali tablolarln do@ulu&nu ve giivenirligini a r a ~ t m a y a yonelik denetim anlatilmaktadlr. (Ceviri hceleme Heyetinin Notu)

iYi Yonetim Uvplamas 1cin Rehber

Planlamam, planlam qok slk degi$hge u$jruyor olmasl ve qok aynnth planlamam esnekkk ve insiyatif kullanrmlnl engelhyor olmas~ nedenleriyle Yoneticiler arasmda k o a bir iinu vardlr. Fakat gene1 hedeflere, ydhk hedeflere ve standartlara ula~madalu zaafiyetin faturasi qo@ kez kotii planlamaya qlka1-h.

Ulusal Denetim Ku~umu'nun. bh-im ve bijlum iqlesinin planlanmasma yonel& sistemle~tmhq yakliapru vardn. Kulum bunu ana ve stratejlk planlar; d o h l a m a denetimleri. perfomans incelemelel-i ve merkezi faaliyetler iqin a y m t h planlar, ve planlama, gijzetim ve biitqe kontrol sureqlel-i arachgyla yapar. Ancak bu duzenlemelesh temelinde d o a x bir biqimde yapmak zol-unda oldu@nuz bis dizi ana yonetim faaliyeti vardlr. Sunla11 yapmanu gerekis:

Aq~k bir gekilde hesap verme sorumlulu~unu yerle~tirin

Aq~k bis raporlama sisterni olu~tuimah ve personelmlzin kendi 1-01 ve sorumluluklam anlamasmi saglamahslmz. Bunu ba~asmak iqin:

Herkesin kirne rapor verece& ve kendilel-ine lumin rapor verecegini bllmesini saglayln

Kararlalm a h a s m d a n ve sonuqlaim iletllmesinden klmm sorumlu oldu@nu aqlkqa belisleyin.

Ban kademele~i atlayarak rayorlama komuta zincu-ini kugiiltiin. Kiiqiik komuta zincisle~i M ve kesin ileti~ime yardlrnci olur ve qabuk ve etlun karar vermeyi giiqlendirir.

Bedefler konusunda mutabakat saglayln

Herkesia neyin yapllaca@u net bir bigimde bllmesini saaaym. Hedefleri i ~ , gorev baglammda ve bireysel diizeyde personelude goliil~erek herhang bir y a d q anlamam olmadl@dan emin olun ve bu hedeflel-i yazlya dokun. Aqlk hedefler personelinizin dikkatllli neyin yapllmasl gerektiB konusuna qevirecek ve boylelrkle gereksiz ve zaman kaybma yo1 agan i~ierden kaqmilrm~ olacaktlr. Hedeflei-in belirli, ulaylabhr, olqiilebh ve GnceWendi~-ilebibs o h a s gerektigini akhmzdan ~ lka~maym.

Hedefler koyun

Herkesin ne kadar zamarll oldugunu, maliyet butqesi~lin ne oldugunu ve i ~ i n ne zaman biti~ilmesi gerekti,@ni bildiginden emin olun. B a a kontrol ve nisengi noktalan tespit edin ki personeliniz ile birlikte i ~ i n d o a x yonde ilerleyip ilerlemediw ve plana uygun olarak yu~iitiiliip yiiriitiihediii;l~~i degerlendirebilmeuiz ve i~lei-in yadq yone gitmesi durumunda etkin diizeltici onletder alabilmelliz rniimkiin olsun. Onceliklet-in ne oldugunu aqikga belistin; gorevler ile maliyetler, kalite ve i ~ i n bitim taiih1el-i araslnda bu oncelklei-in ne oldugunu aqlkhga kavu~tulun.

iyi Ydnetim Uvgulamasi 1cin Rehber

Standartlar koyun ve kalite kontrolla1.l yapin

P e r s o n e h i ~ i n ba~mda kendilel-buden beklenen i ~ i n standai-tlam ve perfomanslan de b a ~ a n l a ~ m ve iiretilen i ~ i n kahiteshh nasd blqiilece@ni bilrnek ister. Bu standart1a1-m bis qo@ ve yapllan i ~ i n gozden geqh-ilme siireqleximin neler o l d u b Ijenetim veya Personel El kitaplamda yes a h ? olacaktu. Ancak diger bir lusm ise 6zeI olabilir; sizin kendi ozel ~ a i t l a m , talepleilllllz olabih; ve merkezi bit-itrmler iqin standa~tlaxm saganacak b e t i n kaliteslni de i~elmesi gerekx.

Kalite konusunu personehkle goiii$in. Kalite kontrol metod ve usulleri konusunda anla~maya vann ve bunu belgeleyin.

Uygun kaynaklar saglayin

Her faaliyetin gerektisdigi zaman. para, personel, t e q b a t ve diger kaynaklara karar veimek ve gerekh b i i t~e onaym almak duiumundasm. A y n ~ a personelmuin ne tiir becesi ve deneylmlere sahip olmasi gerektigini de degerlendheniz g e r e h .

Daha onceki planlar ve i~ l e r ozellikle - do@-ulama denetmdeii ve talebe b a a faaliyetler iqin alanlar - size yard~mci olacahlr. Ancak perfoimans incelemelesinin qo@ kendine ozeldis ve tahmln Fi i i tmek daha zordur.

D o a u eleman1 b u h a k kolay bis i~ deadis . Her bll-imde karma bir eleman kalitesi ve deneyimi vardrr, - en iyi elemanlar konusunda Gqlijl bir rekabet ve lusa surede elemanlan birimler arasmda kaydumak iqln ise smxh bis elastlailyet vard~r; egitim e k s w e r i konusunda bit- plan yapabilseniz de bunun da bozusu etlsileri olabdis; umulmadd eleman kayiplai~ ciddi problendere yo1 a q a b h ,

Her problerni onlemeniz miimkun dead i s fakat bu problemlerin etkderini a~agdakdesi gergeklegtirerek asgariye indirmeyi planlayabhskiz:

Aqk oncehkler tespit ederek ve i~ ylfjhala1-m sadece zaman b a h m d a n luitik i~lere hasrederek,

Personelin onceden eat lhesini sadayarak,

* Ozel beceri sahbi u m a n ki~hlel-i hsa clonenab s6zle~melere dayanasak, geqici giirevli olarak veya dam~man statiisiiyle gorevlendirerek,

Cok onem arzeden giisevleli diger e le rna la~mm yakmdan lalemeslni sadayarak,

Biitqeye yedek odenek koyasak,

O n e d giirevleli grlil-iiten personel i ~ i n etldn. birbil-ini lzleyen planlama diizenlemele~i y aparak,

Yonetim Uvgulamasi 1cin Rehber

Ancak pek tabiidk lu bu yakla~lrnlam bir go@ ek maliyetler igerdiginden sizin bu maliyetlerle bunlan yapmamam do@raca@ risk dengelemeniz gerekecektis.

Proje ve kaynaklari birbirine uydurun

Proje ve kaynaklan bisbirine uygun bigimde tasarlarsam projeniz ilerledlkge neler olacaa konusunda daha do@x bis goriiniim veren gergekgi bir plan yapmg olacaksm. Bu programlama sayesinde;

BI1. sonraki agamada neler olmasi gerektigini t a b edebhsiniz.

&in denetim p lama uygun ve denetim biitgesi dahihde yiirtidiigiinden emin olmak igin dlkkatinizi one& alanlara yo@nlagtl~abdusiniz.

IS yiikunde meydana gelen a ~ u d k l a i ~ ortadan kaldumak igin-ksa donemh destege ihtiyag olup olmad~@m behley ebdusiniz.

Darbogazlan, ig yiiku altlnda ezden veya h g igi olmayan personeli ve diger sorunlan 01-taya glkmadan once sezebihsiniz.

Egitime tabi tutulrnu~ 1ugilel-i h a m olduklamda ige yerle~tisebrlirsiniz.

Proje ekibinizi yapacaklai~ i~ler , oncehkler ve geli~meler konusunda siirekh bilgdendirebilirsiniz.

Q-itik gorevlei-i ve birbirine bad1 iglei-i belisleyebdusiniz.

Elinizde mevcut beceii ve deneymleii en iyi ~elulde kullanmanm miimkun lulacak ~ekilde gorevleli planlayabdusitliz.

1dai-i gorevleiink de dahd olmak iizere gorevlelinizi ana proje faaliyetlerine nasd uyduraca@uz konusunda daha net bir f3us olugturabhsiniz.

Kendi girdilei-ini planlayabhele~ini miimkun lulmak igin proje programnun bir kopyasltu denetlenen kuiuma. iist yonetime veya b e t i n kullamcllarma verebihsiniz.

(uC aya kadar olan) k~sa ve oi.ta donemde p e r s o n e b ige baglatarak ban aymtdan platllama lmkatllna sahip olacaksituz. Ancak bunun ijtesinde igte mevcut belirsdikler nedeniyle daha yliksek diizeyde bis planlama yapmayi gerekh gorebhsiniz.

Kullanabileceginiz bis dizi tektlik \.asdu. Siitul~ gafililes ve alum ~ e m a l a i ~ basit fakat etkin planlama araglandlr. Diges ban anaMer daha kalmaglk projelerde yardlmcl olabililerse de Kurumda nadiren kulland~rlas. Bilgsayarlar bilgdei-i giincelle~tiimeyi

Iyi Yonetim Uvgulamas~ 1cin Rehber

kolaylagtm; muhtemellik hesapla11 yapar, verileri anlaplabllu. tarzda sunar; ve proje. kaynaklar ve biitqe bilglel-ini birle$nneyi kolayla~tux. Ancak bu tekmkler sadece yardlmci konunumdadlr ve sizin i ~ i n esasm d o m yapmaruz gerekmektedir.

Muhtemel sinulamalarin ve problemlerin varligindan haberdar olun

E t h planlamam en one& ozelligi onceden do& sonuqlara ula~mayi engelleyen bir t a b geyler olup o l m a d i w ve dogabilecek sorunlan behlemektir. Onceden haberi olan onceden onlem a h soziine uygun olarak siz de bu potansiyel s o d a m iistesinden gelebllmek iqin yedek planlar gelqtirmehsiniz.

Etkin bir ekip kurun

Ulusal Denetim Kurumu'nun gorevlerinin biiyiik bir boliimu lugileri ekip temelinde yonetmeyi kapsar. Kiiqiik elupler biiyiik bir haw ve samimi bir ig atmosferi doarur . Ekibinizi organize etmek ve elup qahgmasu tegvrk etmek b a l m d a n boyle bir ortamm avantajh o l d u b aqlkt~r.

Takun kurmak zaman a h . $elullenmemig bir agamadan baglamp birbirine s h s h y a ba$ hilerden olugan bir ekibe doniigme eylemi genelde tedrici bir geligme siirecini gerektirir. Etkin bir ekip kurulmasmda agaBdaki hususlan bilmek yararh olabllu.

K i ~ i sayisini sinuli tutun

Bu konuda qok s h kurallar yoktur ama genelde elup en fazla dort veya alti lugiden olugur. Bu say1 aglldimda elup boliinmeye ve i~ kontrolden qlkrnaya baglar.

Elemanlarinlzin uygun bir karmasini yaptiginlzdan emin olun

Kurum biinyesindelu qegitli gorevler degi~ik beceri ve deney~mleri gerektirir. Muqterek yetenekleri igin gerekleriyle bagda~acak ki~ilerden bir elup kurmaya qah~m. Elup kurarken sadece denetim ya da yonetim iqin gerekh becenlere sahtp lu~ilerle de@, aym zamanda uyumlu ekip qah~masma yatlun t a w ve davram~lan olan lu~ilerle qah~mak istersiniz. Uygun elup yoneticileii seqmek konusuna ozel onem verin. Otorite saglayabilen ve say@ uyandlran lu~ileri bulmaya qah~m; i~ ler ters gttiginde m o r a h m bozmaym; ve tiim projenin yiiliitiilmesini gozden geqjl-irken analitlk dii~iiniin ve se~mkanh olun. Eger deneyimsiz ve qok kahfiye olmayan h~ilerle qahyyorsanrz gorevleri bu lu~ilerin yeteneklei-ine uygun olacak ~elulde duzenlemeye q a h p ve bu luyilere kendilerini yedeme ve geli~tinne d i m tanlym.

Yonetim Uvgulamasi 1cin Rehber

Ancak pek tabiidis ki bu yaklaglmlam bir go@ ek maliyetler iqerdiginden skin bu rnaliyetlerle bunlan yapmamarun do@raca@ Piski dengelemeniz gerekecektir.

Proje ve kaynaMari birbirine uydurun

Proje ve kaynakla~~ bisbirine uygun biqimde tasarlarsam projeniz ilerledikqe neler olaca@ konusunda daha do@u bis goriiniim veren gerqekqi bis plan yapmg olacaksm. Bu progsamlama sayesinde;

* Bir sonraki agamada neler olmasl gerektigini tahmm edebdirsiniz.

1Sin denetim platma uygun ve denetim biitqesi d a b d e yiisiidiigiinden emin olmak iqin dlkkatinizi one& alanlara yo@nlagtlrabdnsiniz.

IS yiihinde meydana gelen ag~~-hk. lai~ ortadan kaldi~mak iqin lusa donemh destege Ihtiyaq olup olmadlfjm behleyebdusiniz.

Darbogazlan, iq yiiku altlnda ezllen veya luq igi olmayan personeli ve diger s o d a n ol-taya qlkmadan once sezebilusiniz.

Egitime tabi tutulmug 1ugilel-i h a m olduklannda i ~ e yerlegtisebllirsiniz.

Proje ekibinizi yapacakla~~ igler, oncehkler ve geligmeler konusunda siirekh bilgdendll.ebilissiniz.

k i t i k gorevleii ve bisbirine baa1 igleri be l i~ le~ebhs in iz

E k d e mevcut becei-i ve deneyimleii en iyi gelulde kul lanmam miimkiin lulacak ~ekilde gorevleii planlay abdn sitliz.

1dal-i g6revle1-iniz de dalul olmak iizere gorevle~inizi ana proje faaliyetlerine nasil uyduraca@uz konusunda daha net bis sku. olugturabhsiniz.

* Ksndi girdilel-ini planlayabhele~ini miimkun lulmak iqin proje p r o g r a m blr liopyas~n~ denetlenen kuiuma. iist yonetime veya b e t i n kullantcllama verebihsiniz.

( u ~ aya kadar olan) ktsa \?e o ~ t a donemde personelma ige baglatarak ban aymtllan planlama imkama sahp olacaksiu. Ancak bunun otesinde igte mevcut bel i t .sWer nedeniyle daha yiiksek diizeyde bis planlama yapmayi gerekh gorebdnsiuiz.

Kullanabilece@~liz bir dizi tektlik vard~s. Sutuu gafikler ve akun gemalan basit fakat etkin planlama araqlandlr. Digel ban analder daha kal-maglk projelerde yardlmcl olabilislerse de Kul-umda nadiren kullanllular. Bilgsayarlar bilgtlei-i giincellegti~meyi

Yonetim Uywlamasi 1cin Rehber

kolaylagtm; muhtemellik hesapla11 yapar, verileri anlaylabih tarzda sunar; ve proje, kaynaklar ve biitge bilgdeiini birlegtimeyi kolaylagtm. Ancak bu tekmkler sadece yardlmci konunumdadlr ve sizin iqin esasltu do@ yapmanlz gerekmektedir.

Muhtemel sinlrlamalarln ve problemlerin varllgindan haberdar olun

Etkin planlamarun en onemli ozehgi onceden do@ sonuglara ulagmayi engelleyen bir t a b geyler olup olmaQ@m ve dogabilecek sorunlan belirlemektir. Onceden haberi olan onceden onlem a h soziine uygun olarak siz de bu potansiyel sorunlam iistesinden gelebdmek igin yedek planlar gelqtirmehiniz.

Etkin bir ekip kurun

Ulusal Denetim Kurumu'nun gorevlerinin biiyiik bir boliimii kigileii ehp temehde yonetmeyi kapsar. Kiiqiik ekipler biiyiik bir haw ve samimi bir ig atmosferi dohrur . Ekibinizi organize etmek ve ehp gahgmasltu tegvlk etmek balurmndan boyle bir ortamm avantajh oldu@ aglktlr.

Takun kumak zaman a h . $elullenmemig bir agamadan baglamp birbirine srlu srluya ba$ kigilerden olugan bir ekibe doniigme eylemi genelde tedrici bir geligme siirecini gerektirir. Etkin bir ekip kurulmaslnda agagtdaki hususlan bllmek yararh olabih.

K i ~ i saylslni slnlrli tutun

Bu konuda gok srlu kurallar yoktur ama genelde ehp en fazla dort veya alti hgiden olugur. Bu say1 ag1ldiii;mda ehp boliinmeye ve ig kontrolden glkmaya baglar.

Elemanlarinlzin uygun bir karmasini yaptifjinudan emin olun

Kumm biinyesindeki ge~itli gorevler de@$ beceri ve deneylmleri gerektirir. Mii~terek yetenekleri igin gerekleriyle bagda~acak h~ilerden bir ehp kurmaya galtgm. Ekip kurarken sadece denetim ya da yonetim iqin gerekb becedere sahip lu~ilerle d e g , aym zamanda uyumlu ehp gah~masma yatlun t a w ve dawanqlan olan lu~ilerle gah~mak istersiniz. Uygun elup yoneticile~i seqmek konusuna ozel onem verin. Otorite saglayabilen ve sayg uyand1ra.n lu~ileri bulmaya qah~m; i~ ler ters gittiginde moralmi bozmaym; ve tiim projenin yiiliitiilmesini gozden geqkirken analitlk dii~iiniin ve selmkanh olun. Eger deneyimsiz ve qok kahiiye olmayan h~ilerle qalt~iycirsanlz gorevleri bu lu~ilerin yeteneklei-ine uygun olacak ~elulde duzenlemeye qah~in ve bu ki~ilere kendilerini yedeme ve geli~titme d i m tamym.

iYi Yonetim Uyelamasi icin Rehber

Uygun kiyiye ekip liderligi verin

Uygun ~ekdde olu~tuaulan elupler gorevin biiyiik bir l u s m kendi b a ~ l a m a yerine getkebhrler ve meslek mensupla~mdan o lu~an gruplar sorumluluk iistlenmekten qekmmezler. Jqte boyle eluplere yetki dewedebk-siniz. Bu durumda %in yuliitijlmesindeki roluniizii soz konusu ehbe lhtiyaq duydu@ destek ve kaynaklan saglamakla s m h tutun. Ancak her zaman ulaqllabih ve temas kurulabdu kiqi olmayi unutmaym.

Stratejlk konular, kalite kontrolu ve sorun Gome gb i hususlarda yogunlagm. Boyle yapmak suretiyle giinliik iqlere miidahale etmeksizin temel konularla u@a~mak d i n m a sahip olacaksm. Fakat her zaman bu p r o g r a m sizin prograrmtllz o l d u m u hatulaym ve iqler ters gittiginde gorevli ekibi su~lamaym.

Sonuq alin

Plam hamlayip elubi kurduktan sonsa dlkkatiniz sonuq a h a konusuna yogunlaqlr. Bu konuya yogunlapak da i~telu ilerlemenin degerlendhilmesini. h~& kararlar almayi, amaq ve hedefle~in gerqekle~tidmesini ve standa~tlara uyumu saglamak amaciyla gerekh Gare ve onlemleri du~iiniip uygulamayi, b e t kullall lcllam memnun olup olmaddclam gozlemeyi ve a h a n dersleii kaydetmeyi gerektirir.

1yteki ilerlemeleri degerlendirin

I~telu ilerlemeyi degerlendhmenu~ ve ekibiuizi gene1 hedeflerle uyumlu lulabllmenizin bisqok yontemi vardir. Bu yontemler:

Elemanla~l~llzln zamalll nasd kullandi@u adamak amac~yla zaman gizelgelerinin gozden gegirilmesi,

Biitge tahmmleii ve qlktis~nw incelenmesi,

Haftada veya o n b e ~ giinde bu ehp toplantisi diizenleyerek i ~ t e h ilerlemenin, perfolmansm, oneidelin ve so~unla~vl goiii$ilmesi ve nasll bir t a w t a M a c a @ konusunda anlaqmaya va~llmasl.

Bir ekip selu-eteli veya koordltiator atayarak eldeki bilglelin bu l u ~ i tarafindan illcelenmesinin ozetlenmeslnit~ \.e aktaldmasm sa@anmas~. Bu luqi siirekh "kun neyi \,e ne zaman biimek ister" solxisuna cevap aramahdn..

Samimi bir havada ekip halinde ogle yemeg yenmesi.

* Ekip elemanla11 tarafindan beUi kurallasa uygun olasak l8eya olmayarak s u n u ~ l a ~ y apllmasi,

iYi Yonetim Uygulamasi 1cin Rehber

Elup elemanlamca htelu ilerlemeyi gosteren lusa fakat duzenh raporlar yanlmasi,

DLizenli raporlar veya haber bultenleri arachByla elup gahgmalamda meydana gelen ilerlemelerin, baganlam, ileiiye donuk tahminlei-in ve olasi sorunlam gosterilmesi,

Gene1 kabul gomug perfomans gostergelei-inin oinegin projede katedilen mesafenin, harclrah beyannamelerinin dolduiulma s ~ ~ , bilgisayarla yapdan yaagmalann skhguUn ve Sayigtay ca duzenlenen raporlann basmda yarattiB etlunin incelenmesi,

Cahgma k a & t l a m resmi bir gekilde incelenmesi gekhde sralanabilir.

Sorunlari qozme konusunda ~ a b u k davranin

Igtelu ilerlemeyi tespit ederken hedeflere u laghasm saaamak, butgelere ve iglerin bitim tarrhlerine b a a kalabllmek, ve igin en ustiin kalitede yaplfmasm temin e d e b h e k b a h d a n gok gabuk gozmeniz gereken bir gok olayla kargdagacaksm. Bu olaylar kar~ismda onceliklerinizi degigtimek, ek kaynaklar bulmak, hedeflerinizin kapsamuu daraltmak, daha az onemi haiz igleri ertelemek veya amU&den biitgeler veya iglerin bitim tarihleri konusunda veya her Ikr konuda birden esnekhk gostermesini isteyebksiniz.

Bu kolay deadir . Sizin etkm bir proje yoneticisi olarak saygmh&uz her geyden once hedeflere ulagmaruza; eger ulagamazsamz ulagmanm saglama konusunda g e r e u t a m takuunam mumkun kilacak d o w mantiB yiiiutmenize ve tavm zamanlamasm iyi tespit etmenize ve k a r a r l a m a tam anlamyla sadlk kalmaruzl saglayacak giiglu iradenize ba&dlr. Atu ve planslz bir gelulde hareket etmekten kaqmm fakat miitereddit de davranmaym. Kararsubk igleii zora sokar ve daha kdtiiye gitmesine neden olur.

Kullanicllarin tatmin olup olmadlklarini gijzleyin

Muhasebe, khtiiphane veya eg i th gibi h e t l e r i yonetirken bu hizmetlerden faydalananlam tatmin olup olmad~klam o@enmeniz gerelur. Ki~ilerin d e d e r i n i almak iqin resmi olmayan aragtllma da yapm, sorular sorun ve nadiren de daha resmi bir aragtma yiiriitiin.

Denetirn de , elde edilen son iiiuniin amiriuizirn istedia iiriin olmasm temin b a h d a n iqtelu ilerlemeler ve bulgular konusunda amirinizle siirekh temas h a h d e bulunun. Bu gelulde davranmaruz, Taslak Rapor Hazlrlama agamasmda ortaya qlkabilecek sorunlan oi-tadan kaldracaktlr. Aksi takdirde zamanlamam gok o n e d oldu@ bu a~amada yeniden kaleme a h a veya ekstra i~ ler yapma geregi ortaya qlkacaktr ki bu tiir geclkmeler etkm bir Yonetici olma yolundal itibaivllv sarsacaktrr. Aym zamanda ekibinize yolu agmak ve ortaya pkabilecek sorunlann ustesinden gelebllmek b a h d a n denetlenen kuiumlarla irtibat h a h d e olmam i~lei-in gd i~a t i haklunda neler hlssettlklerini b h e n i z gerekmektedir.

1vi Yonetim Uygulamasi icin Rehbes

Ne tBr dersler ahnd~g in~ belirleyin

Kendlnizin ve ekibinizin baqan ve b a ~ a l ~ s h k l a r d a n gerekb dersleri aldimdan emin oluai. Bu tiir dessles daha g e n i ~ bu alam ilgdendu-dimde merkezi bil-imleri baberdar ed~n. Cok az oBenrneniz gerekeu Sey o lduanu du~iinmek g b i bir hataya dii~meyin; zira etkm yoneticiles iqlerini daha iyi yonetebilmek iqin siirekli yeni fikirler, yeni metod ve yakla~imlar peqmde ko~arlar.

Kontrol listesi 5 iSin yonetimi

Etkin bir plan yapin

Aglk bir ~ekilde hesap veime sorumlulu@nu yerleStit-in Hedefler konusunda mutabakat saglayln Hedefler koyun Standartlar koyun ve kalite kontrollai~ yapln Uygun kaynaklar saglayln Proje ve kaynaklai~ birbisine uyduiun Muhtemel smrlamalaim ve problemlelin varh@ndan haberdar olun

Etkin bir ekip kurun

K i ~ i sayism s m h tutun Elemanlaimzm uygun bir karmasm yapdi&uzdan emin olun Uygun luviye elup liderligi verin

Sonuy alln

1Steki ilerlemeleri degerlendirin Sorunlan qozrne konusunda qabuk davsam Kullmcllarm tatmin olup olmadlklam gozleyin Ne tiir dersler a h d i a l belideyin

- 1yi Yonetim Uymlamasi 1cin Rehbes

Denetgiler olarak, denetlenen kulumlaivl kaynaklalm nasd kullandlklam inceleriz. Oysa kendi qahgmaTalmla yiiksek standal-tlara gore siirdusmemiz gok daha onemhdir. Yoneticiler maliyet bilincine sahip olmahdulas. Yaltllz kendi zamanrnlnn maliyetinin deal, faaliyetle~kizin, kullandigrtllz biitiin kaynaklalln ve k a r a r l a m tam maliyetinin farkmda olmahsuuz.

Ku~um'daki biitiin yoneticiler kaynaklalln yonetiminden so~umludurlar. Ancak onlai-m s o ~ u m l u l u k l a ~ m genigligi ve inisiyatif alanlan yonetim kademelel-ine gore degigir. Yoneticilesden her blli etkm gelulde gisi~imde bulunmada zorluklarla kargdagabilu. Kaynaklarln etkm yonetimi biitun kademelerdelu Yoneticilerin kendi kontrollanndaki kaynaklardan so17umlu olmalai~ru gesektbis. Kigilere net ve iizelinde u z l a ~ l h ~ hedef ve amaqlar gosteliheli, etkm bis izleme sistemi de bulunmahdlr.

Kaynaklalvl Yonetiminde iiq temel unsur vardu:

* Maliyet ve v e ~ x d h g i hesaba katasak faaliyetleiinizi planlayln

Kaynaklallnrzl v e l d bis ~elulde yonetin

Uretkenhg en yiiksek diizeye qlkalvl

1Caynaklal-m yoraetkai bir hayli d i i~ i i~meyi gerektj1-i~. Sonuglai~ elde etmenin tek yolu acele etmemek ve uygun hrr plan lraarlamalt~r. Plan ne yap~laca@m ve bunu yapmak iqin) htiyrag duyulan optimum kaynaklalln tahtrun edilmesi ya da miimkunse ~Iqiilmesidir.

Kun.im'un stratejik plan liaarlama usulleli ile do@xilama (certification) ve perfolmans ( ~ a l u e for money) denet~mlen planlama prosediirle~i kaynaklalvl etlun bigimde planlanmasl ve dzelllkle gtsdiler ve pktllarla ilgh hedefler belislenmesi igin gesgeve olei$utur.

G61.e\.let itiba~iyle personel mas~~aflannm hesaplantnasi >zeterli debldis. IS planlal~ daima olas~ biitiill tnaliyet tahminlerini i~ennelidil.. Bu. ybnetime secenekleli degerlendllme ve b a ~ a n y ~ izleme irnk5n1 verir.

ivi Yonetim Uygulamasi icin Rehber

Se~eneklerin maliyetlerini hesaplayin

Cah~malarrtuzm go@ iqin tek bis "do@u" y a k l a p yoktur. Perfoimans (value for money) denetlmleli ile merkezi h e t l e i i yei-ine getitmenin alternatif yollai-i bulunabdis. Daha s a w karar almaya esas teglul etmek uzere qegitli seqenekler belirleyin ve bunlann maliyetlerini hesaplaym.

Ara~tlr~ci sorular sorun

fgi daha huh ya da daha ucuza nasd y a p a b h ? Ihtiyacrrmz olandan fazlasm m yapiyoi-uz ? Neyi standart ya da otomatlk hale getirebhiz ? Neler gecikmelere yo1 aqiyor ve bunla11 nasd o n l e y e b h ? Plana gere@den fazla zaman konmug mu ? Hangi kjlemleri durdurabih veya a z a l t a b h ? 1gleri daha degigik bis slrayla yapmak miimkiin mu ? Zaman tasarmfb sagamay1 diger bol~mle~den ya da damgmanlardan o@enebilir miyiz ? Kapasiteyi nasd aitlrabdis ya da daha h d ~ nasd yapabhiz? Bunlan, ornegin dam~man kullanarak gergekleqtirebdu miyiz ? b e t uretimini Mandmnak iqin perfo~mans (value for money) denetim a l a m nasd daraltmamu gerekir ? Krsitlamalar gerqek mi yoksa farazi midis? Bu lusitlamalaim nasd iistesinden gelebllirrz ?

Kaynaklari verimli bir yekilde yonetin

Personehizden en yiiksek vei-imi elde etmek iqin hangi qah~manm yapdmasi gerektigini, kulladan kaynaklari ve maliyetlerini dlkkatle deyin.

Uygun hedefler belirleyin

Apk hedefler ve iiretkenhk olqiileii behleyin, hedefleri lu~iler, elupler ve biitun bir boliim igin saptaym. Bis donem ile digeri arasmdalu kar~lla~tllmalaim geqerli olabllmesi igin istlkrarh olqiiler kullarun. A ~ a a d a , Kuium'da uygulanmakta olan baa ornekler bulacaksltllz:

~~i Yone th . Uvwlamasi 1cin Rehber

Domlama (ceitlfication) ve perfoimans (value for money) denetlmleri iqin zaman ve xnaliyet butqelen @nemli i~ bitlm tallhlen EBtlrn ve lkincil iqler iqiu ayldan odenekler

* Seyahat, ia~e-ibate ve merkezi hizmet gderleri gibi personel iicreti niteliginde olmayan masraflann butgelell

Hedefler buyiik qaba ve azim gerektllmeli ama ulaplabilu. olmahdlr.

~ n d e r l i k ederken kendiniz ornek olun

Maliyetleri ve i~lei-in b i t i~ taiiWeiini ciddiye alarak kaynaklam etkm bir ~ekilde yonetimine onem verdi@lizi gostei-in. Kendi z a m a m a iyi yonetin ve kaynaklan nasll kulland~@mza dikkat edin. Diger lu~iler iizerindeki etkdei-i dahd olrnak iizere aldi- kararlaim maliyetinin ve kaynaklarla h ~ k d e ~ i n i u ne o l d u w u b h .

Gretkenligi izleyin

Plan ve biitge hedeflei-ine karvlllk saglanan ge1i~melel-i yakmdan izleyin. Sorunlan ya da olas~ solunlan ne kadar once belirlersetliz, bunlan yeniden raylna sokmak o kadar kolay olacaktu.

uretkenligi en iist seviyeye qikarln

Planlama ve izleme faaliyetlel-inizin nlhai amaci uretkenlia en ust duzeye q~karmaktu. Her zaman sorumlulugunuz altmdaki kaynaldardan tam anlam~yla yararlanmaya qahqm.

Personelinizi iiretkenlia artuma qabalai-ma katm.

Ekrbinizin stratejik planlarna ve i~ planlamasi ile hedef belirlemeye ka tdmm saglaym. Call~rnrala~~ konusundaki dii$iilcelelinizi onlara iletin.

* Ba~al-111 qa11~may1 perforrnansa davalr ucret diizenlelrlesirlden yararlanarak iidiillendi~-in; gerektiglncie ovgiide bulunun ve takdirlei-inizi ifade edh .

* Pel sonel~nla yaptlklal~ ~ ~ t e aq11, \ e a1 a ~ t n ~ c l t a w taL11unalarl konusunda tep& edln

fyi Yijnetim Uvwlamasi icin Rehber

ISi daha iyi yapmanln yollarlnl araytlrln

Bu deBgmez bis ugagtu-. Kendinizin ve personeliturn gabalam surekh olarak iiretkedgin astlnlmaslna yoneltin.

Yapti@mla yetinmeyin. Go@ kez bis geyi daha iyi yapmam yolu vardu-. Esas mesele bu yolun bulunup oltaya qlkalllmasidu-.

Iglesin alpdtrug gekdde yap~lmasm taltlgmaya aqm ve aragtmci sorular sorun: Niqin? Ne? Nasd? Nerede? Ne zaman?

Onseziye say@ gostesin. Analit& du-e her zaman geligme s a g a m a m en iyi yolu de@& ve gereginden fazla analitik diigiinme hareketsizlige yo1 agar. Bir qok durumda alternatiflelin bulunup bulunmaQgm_l saptamam en iyi yolu pilot qah~ma temelinde bunu denemek ve sonuqlan karylagtmaktlr.

Herkesten maliyet bllincine sahtp olmasm ve israftan kaqmmasm isteyin. Hepimizin oynayacak bir rolii vardu-. -1$e birkaq ornek:

Taslaklardalu degiSiklikleri - boylece yeniden yazmayi - asgari seviyede tutun.

Denetim galqmasnu ana hedeflere yoneltin; personelm zamaru bizim en pahah kayna-du- ve kolayca israf e d h .

Denetim gahgmaslru uygun seviyedelu personile y a p t m ; bu amaqla, drnegin Matlis Olqumleme Rehbesi lcullam.

Fotokopi ile gogaltmayi asgari seviyede tutun: Butbn sayfalar yesine ilgh bolumlesi qogaltm; onemli olmayan metdeli gogaltmak yeline elden ele dolagtm.

1gle domdan ilgh olmayan zamanl asgaiiye indirin.

Seqme h a k varsa, qahgma odamzda iht iyacm olandan daha fazla alan ve dogeme bulundurmaym.

yiiknuzii hafinetmek igin tam giin qahgan ilave personel istihdam etmekten gok sozlegmeli personel gah@rmayi ya da fazla mesai yaptmayl dugunun.

Boliim Personel Koordinatoriinden yararlanln

Bolum Personel Koordinatoliinden etkm bu ~ekilde yararlanm. Bolum Personel Koodinatoriinii so~-umlulugunuz altinda bulunan kaynaklardalu e k s w ve fazlahklar ile personelmlnn Ihtiyaqlan konula~~nda gunu giiniine bilglendirin. Koodinator

lvi Yonetim Uywlamasi 1cin Rehber

Ih t iyac ; lam karglamaya uygun ludemde ve kapasitede personel bulmada size yardlmci olabilecektis. Bunu da muhtemelen ihtiyaq fazlasi olan diger birimlerden kaydlima yaparak gerqekle$tirebilecektir.

ksacasi ne kadar masraf yaplldlg ve massafi azaltmam yollan uzerinde duqiiniin.

Aym ~ e y i yapmasi iqin p e r s o n e b te9w.k edin

B a ~ k a birimlerden yardim isteyin

Diger blrimler iiretkenhginizi en ust seviyeye qlkaimada size meslelu yardlm ve tavsiyede bulunabilirler. Boyle bis y a r d m sonuqlara ula~abilmeyi m i i d luldi@m dii~iiniiyorsaruz, t e f t i~ kumlu, ig denetim birimi, tektllk elemanlar ve mali kjlerle gorevli personel tarafindan saglanan humetlerden yararlam.

Olaylam di~ardalu bis gozle deges l endhes i pek qok kez uretkenligi a r t m a m gergekten etlun bis yolu o l a b h . Ba~armak iqin her +eye sahpsiniz.

Kontrol listesi 6 Kaynaklar~n yonetimi

Dikkatle planlayin

Xg butgeleri hamlayln Segeneklerin maliyetlei-ini hesaplaym Ara$mci sorular soiun

Kaynaklari verimli bir ~ekilde yonetin

Uygun hedefler belirleyin ijnderlik ederken kendiniz ornek olun" ~retkenligi izleyin

~retkenligi en iist seviyeye pkarin

Personellnlnn kathmm sagaym I?i daha iyi yapmamu yol lam ara9tn-m Masraflan azaltln Bolum Personel Koodinatoriinden yararlam B agka birimlerden y ardlm isteyin

1vi Yonetim Uygulamas~ icin Rehber

lletiSimin yonetimi

Bis yonetici ve bir lider olarak etM&uiz. biiyiik olqiide amaca uygun bir biqimde ileti~im kulmamza bagltdu.

Kirmnle iletigim halinde olursalllz olun (ludemsiz personelle, a k r a n l a d a ya da hdemli personelle veya kulum dlsmdan lu~ilerle) amaclruz her zaman aym olmahdlr - k a r ~ h k h anlayi~ saglamak. Etkin iletiqim - ve k a r ~ h k h anlayq - performansi, motivasyonu ve gorev ust leme ~ e v h a i tuacakt~ .

Do&-ulama, performans denetimlel-iude ve merkezi b e t binmlerinde etlun bis ileti~im gergekle~tisebilmek iqin:

Lletisim becedelinizi geliqtllin Diger lu~ileri bilgdendisiu

* h- t iba tm kesmeyin Toplantllan amacma uygun olarak diizenleyin

hetiSim becerilerinizi geli~tirin

Her balumdan iyi ile~itim kusan bis k i ~ i olmaya qah~m. Bunun iqin de temel ileti~im becelileii hakkmda fiku sahbi olruak ve budan uygulamaya sokmak gerekmektedir. Kulumun bu amaca b e t eden b a a kurslal~ vardu ve bu konuda y a y l m l a m ~ birgok yasarln kitap mevcuttur. Konuya lll$ur~ birkaq ana ogiit soyle ozetlenebilu:

Sunuyununu etkin bir ~eki lde yapln

Ister ekibinize samimi bis hava iqinde b i f i g veiiyor veya iist yonetime veya bir birime sunu? yapiyos olun. ister kuiumunuzun b a l u ~ apsltll boliimlesdelu personele iletiyor I eya Kamu Hesaplan Komisyonuna* bilgi veriyor olun sozlii sunu~larda uygulanan yaklapm esas itibaliyle ayn~du 1.e ~u hususlasa dkkat e d h e s i gereku..

Oncekle sozkonusu sunustan elde etmek istediwiz en one& sonucu dii~iiniin. Esas alnaclnlz nedir? Dinleyici kitlenizi taniym. Mesajinm iletrneniu en iyi yolu hangisidis ve ne kadar z a m a m z \,ar? EL. ;jdeviuizi yapln (Dersinizi iyi qah~m). Mesajmul tam anlamyla iletebllmeniz iqiu gerekli biitiin bilgileii toplaym. Bu bilgleri siizesek en fazla altl ana fikis h a h e u

getiiin.

" Kamu Hesaplar~ Komisyo~iu (Public Acco~uiting C o m ~ n ~ t e e ) hlecliste Sayqtay raporlaruiui gorii$iild<~@~ homisyondur. (Ceviri I~icelelne Heyetinin Notu)

iYi Yonetim Uvaulamasi 1cin Rehber

Mesajlnta iletmek iqin mantlk silsilesi lzleyen bir kurgu geligtirin. S e y t m Avuka thw yapm. Size ne tiir sorular sorulabilir ve dinleyiciler nasil Wlerinize kargi glkablhler? Bunla11 kar~ilamam en iyi yolu nedir? Dinleyici lut1enb.h dikkatini en iyi gekdde nasil q e k e b i l e c e w diigiiniin. Size yardlmci olmasi aqismdan gorse1 araqlara ihtiyacm var LUI ? Daima sunug y a p a c a w yeii, sunug siiresini ve oi tam kontrol edin ve ihtiyag duyduwuz hergeyin o ortam iqinde mevcut o lduwdan ve igler durumda bulunduwdan emin olun. Miimkiin oldu@ olqiide slk bir gekdde sunug yapma prova ve deneylmleri yapm. Size en uygun olan sunug tarzltu bulun.

Tartarak ve diiyiinerek yazln

Cevaplayaca&uz Ilk soiu sunug yapaca- konuyu yamamza gerek olup olmadi@dlr. Bir telefon goriigmesi yapabhsiniz ya da yiiz yiize bir toplanti yapmayi daha uygun bulabdirsiniz.

Yamaya ihtiyaq duyarsamz lusa, basit ve ana hatlan belirtir ~ekdde y a m . G e n e w e soylemek istedigiruz geyi lusa, giiglii ve giinliik ifadelerle dile getirebihrsiniz: Bu husus ozellikle kanglk konulam yazlya dokiilmesinde onem taglr.

Okuyucular tiim dlkkatlerini toplayarak kendilerine anlatllan her $eyi anlamak isterler. Cok aqlk anlatm olmayan bir dille ugragarak zaman harcamak istemezler.

Ne soylemeye qahgiyorum ? Hangi kelimeler bu soylemek istedlklerimi ifade eder ? Hangi imaj veya a l e r bunu daha aglk anlatlr ? Verece- imaj etki yaratacak kadar yeni mi ? Daha oz bir biqimde bu diigiincelerimi ifade e d e b h miydim ? Maksadm agan bir gey soyledim mi ?

Basmakahp sozlerden ve argo ifadelerden k a q m , gereksiz k e h e l e r kullanmaym; etken ciimle y a p i s m kullamlabilecegi duiumlarda edilgen yapiyi tercih etmeyin; yabanci kelimeler kullanmaym; lugileri etlulemek amaciyla kullamldi@ belli olan sozciiklerden ve yapmaclk duygu ve dii$.inceleri yansitan ifadelerden k a q m . k s a ciimle ve paragraflar kurun; ana noktalan belirgdegtirmek iqin paragraflar yapln ve m e s a j m aqlk bir biqimde iletin; metninize diizen kazandmak ve qok uzun ve slluc~ olmaktan qlkannak iqin ba~lklar kullam.

Daha resmi metlnler time@ Sayi~tay BaSkani adma raporlar diizenhyorsaruz hatxlamaruz gereken bir dizi husus vardx. Her~eyden once bu raporlar Kurum veya

ilvi Yonetim Uvgulamas 1cin Rehber

kurulu~lar igin de@ Parlamento iiyeleri ve kamuoyu igin yaahqtu- . Bu nedenle mesajlan aglk ve basit tutun; okuyucu kitlesinin konuya dqlun aymtdan ve kanyklklan bilmek istemeyecemi a b d a n glkarmaym.

Her rapor igin bu hedeflerin gergekle~tirilmesi Sudan beraberinde getirir:

* Giiglii ve aglk bir rapor yaplsl, Ana konular ve vargdar uzerinde yogunlaqma. Ay~lntdardan kagmma; "nasll" sorusunu asgariye indirip, "nigin" ve "ne kadar iyi" sorulan ile sonuqlar iizerinde yo&nlaqma.

* Saglam delillere dayanma ve ana mesajlan giiglendirici ornekler verme.

Biitun raporlar igin gegerli ideal bir taslak metin yoktur. Ancak taslak a~amasmda yakla~mm ne olmasi gerektiB konusuna ili~kin baa onemli ipuglan vardu-.

h a konular ve vargdar iize~inde yo@nla~m. Taslak metlnlerin bir gogullda bu metderi hazlrlayan lu~iler neyi soylemek istedlklerini tam olarak dii-eden ellerine kalemi kagdi aldlklaimdan glkan metin isteden sonucu vermez. 1$e, raporun ana hat lam glkararak ba~lamanlz yerinde olur.

* Duvunlerinizi yazlya d o h e d e n once metnin kurgusunu kafamzda planlaym. dnemh ba$klan behleyin ve ana konularla vargdan bunlam igine yerlegirin. Bu haliyle metinde bir bulhnluk oluyor mu yani iginde yer alan hususlar birbirini destekhyor mu? Bu yapis~yla metin okuyucuyu mantlki sonuglara gotiiriiyor mu?

Metni kaleme ahadan once iginde yer alacak konular ve vargdar ile metnin yaplslm yoneticilerinizle konuvun; ve personehizi de aym ~ekdde davranmak konusunda te~vik edin. Taslak a~amasmda onceden danqarak hareket etmek daha sonra biiyiik d e & W e r yapmak kulfetine katlanmaktan daha alulc~dlx.

* Benzer konulai-in rapora nasd a l m d l w ve yoneticinizin daha oncelu raporlan nasd kaleme aldl@~i h a t m d a htun.

Denetlenen k u t u d a ~ m rapora nasd tepki gosterecekle~ini dii~iiniin. Hang alanlarda solvn g h a olasrlx@ var? Kamtla~ullz ne kadar giiqlu ? Onemsiz konulara dqkm gereksiz ta~ti~malan onllemek amac~yla b i ~ taslak hamlayabh misiniz ?

* Kamu Hesaplan Komisyonu'nun sapolu nasd degerlendirebilece* dii~iiniin. Komisyon'un muhtemel sorulalm~, varabileceB sonuglan ve yapabilecegi onerileri ne kada~ erken behlerseniz o kadas iyi olus. Basln Bildirisinde bu nasd yer alacak? Biitiin bu hususlar rapora ahacak konulas ve bunlarm nasd ifade edilecegi iizerinde Yogunla~manlza olmamza yardirn edecektn.

Daima bitirdiBiz i ~ e ele~tirel gozle balm. Eger a~agdalu sorulara olumlu yamt vesebiliyorsanlz iyi b u i~ b a ~ a ~ m q sayhslmz.

Iyi Yonetim Uygulamasi 1cin Rehber

Rapor t a s l a w kurgusu amaca uygun mu ? - Ifade etmek istedlklerinizi mantlki bir gekdde ve okuyanlar iizerinde istenden etkiyi uyandlracak niteltkte anlatan giiqlii ve aglk bir gerqevesi var m ?

Meminix yeterince aglk m ? - Ilk okuyugta ana m e s a j m iletebiliyor mu ? - Dili okuyucu tarahdan kolayhkla anlagllabihyor mu ? - Tektllk terimler kullanrlmadan isteden ifade e d h q mi ?

Metniniz yeterince basit ve lusa m ? - Ana konular uzerinde mi yogunlagiyor ? - Sadece temel bulgulan mt ifade ediyor ? - Sadece amaca en uygun k e h e ve ifadeleriniz kesin mi ?

Metniniz hatasu mt ? - 1gerdigi bilgder do@u mu ? - Bulgular kamtlarla destekleniyor mu ? - Y a m dil bilgisi hatalamdan, di ve noktalama igareti yanhglamdan a n m g m ?

Metninizdeki bilgrler ekslksiz olarak m kaleme a h $ ? - Turn gerekh bilgderi kapsiyor mu ? - Tum onemb sorulam cevabm veriyor mu ?

Dengeli ve adil mi ? - Her ilu tarafin ba lq agllarrtu yansitiyor mu ? - Elegtirilerin yamslra ovgiilere de yer verihyor mu ? - Rahatsu edici olmayan yumu~ak bir dil mi hllamyor ?

Rapor taslafjmiz yapici mt ? - Uygulanabilir tavsiyeleri igeriyor mu ? - Gegm&te kalan hata ve z a y w a r a dikkat qekmekten ziyade geli~melere yo1 aqici

bir niteliB var m ? - Yapllmasi gerekenleri aglklamalm yaruslra bunlan gerqeklegtirmenin zorluklam da

dlkkate a h g m ?

Dikkatli bir yekilde dinleyin

Dlkkatli dlnlemek bir Yonetici olarak daha e t u olmanm saglayacaktlr. Dinlemenin yararlan Ilu yonliidiir - eger siz b a ~ k a l a ~ m dmlerseniz onlam da sizi dlnleme Sansma sahp olursunuz. Eger dlkkatli dinlerseniz, yadq anlamanu ihtimali azah.

Iyi dlnlemenin on altln k u r a h izleyiniz. Bunlar gunlardlr : * Susun. Eger konuprsamz dinley emezsiniz.

Konu~an lugiyi rahatlatm. Ona ozgjirce konu~ma firsat1 verin.

iYi Yonetim UY wlamasi 1cin Rehber

Konugan lugiye kendisini dinlemek istedi- hssettirin. &gh bir gekilde ona b h ve oyle davram. Kigi konugurken siz herhangi bir Sey okumaym. nginizi dagtan geyleri oitadan kaldm. Kasalama, elle trkuti yapma veya ka&t hqlrdatma gibi dlkkat da@tan ~eyler yapmaym. Konu~an lugiyle empati kurun. Kendinizi onun yerine koyarak dlnleyin ki onun balq agism anlay abllmeniz miirnlciill olsun. Sablrh olun. Konugan kigiye zaman tamym ve mudahale etmeyin. Sinirlerinize halum olun Taltlgma uslubunda ve elegth-ileiinizde deli gitmeyin. Bu durum konugan kqiyi savunma dusumuna sokar. Solular sorun. Bu t a v m dinlediginizi gosterir. Susun. Hepsinden en onemlisi susup dinlemektis.

Seqici bir gekilde okuyun

Okumak Kumm gah~ma1aim.n ana boliimunii olugtuiur. Daha huh okuma yapmama yardimci olacak kurslar vasdu ama kendi o h m a m kendininn duzene sokmasi da ayru olgiide onemhdis.

Ister denetlenen kui-umlara ili~kin olasak diizenlenen raporlan, ister ban yaylnlan ve kuium iqi genelgeleii o h y o r olun seqici olmak mecburiyetindesiniz. h c e (qok huh bir ~elulde goz atarak) neyin okunmasi gerektigine karar verin. Soma da hangi demhkte okumaluz gerektigine kasar velln (huh okuyup onemh bilgderin altm m qianeli yoksa yavaS okuyup onemli luslmlara ili~lun not mu almah). Hergiin Kurum genelgelerini o h m a k ve muhasebe alarunda vs. meydana gelen geli~meleri lzlemek iqin zaman ayl1-m.

Degerlendirme isteyin

Ethn bis ileti~lliuci oldugunuzu dii$inebhsiniz. Ancak iletigim kurmaya qah$i@tm lu~iler t i n e d ki~ilerdis. Bu nedede elemanlaima, ayru seviyedeki meslekdaglanntza ve yoneticilerinize ileti~im beceiileiinizin ne denh etlun oldu&nu sorun. Daha ne kadar guk Sey oBenmeniz gerekt iw duyunca ~ a ~ u a b h s i n i z .

Bu husus lu~isel disipluli gerektilir. Yonetici leide, e k i b d e ve Kuiumdaki diger ki~ilerle ileti~im hrarken butllar araslnda en uyguu dengeyi bulmak zosundasmz.

Bile sistem geliytirin

Ileti~imin iki ana ur~sulu vard~r. - Lleti~im kullnayi unutmamak ve ileti~imi kolayla@rmak. Bu konuya ili~kin olarak bu sistem geli~titmek iqin once e l e m a n l a m

ryi Yonetim Uvgulamasi 1cin Rehber

bilgdendirmek amaciyla diizedi bir gekilde ne yapmaruz gerektigini di iwiin ve sonra da bunu gerqeklegtirecek mekanizmalan kurun.

E t h iletigim kurmanu~ qegitli yollan vardu-: Siz; ~aitlara, amaglara veya gorevlere en uygun dugenlerini segin. Bu yollar gunlardlr:

Tiim e l e m a n l a d a veya sadece baa gruplarla diizenli yonetim toplantian. Bunlar gebmeler, ilgi alanlan ve gene1 gidig haklunda ilu yonlii bir iletigim kanah olu@ururlar ve bilgi saglarlar. Aynca yoneticilerle yapdan toplantdar bilginin daha ludemsiz elemanlara siiratle akmasm saglarlar. Gebmeler haklunda diizenli olarak yazllan raporlar. Ne kararlar a h n d l m gosteren toplanb tutanaklan. Birim veya alam ilglendiren haber bulteni. Bire bir yapian geligmelere @h toplantdar. &emli yaylnlam diizenli d a g t m . Ban tahtalan.

Bagarlll bir gekilde iletigim kurun

fieti&inizi bagarh k h a k igin gunlan gergekle@rmeniz gerekir:

Amaca uygun davrarun 1lett.i- geyin dlnleyicinin bllmek istedigi ve ihtiy ag duyduh gey o lduwdan emin olun. Bilgiyi dinleyici kitlesine ozensiz bir gekilde aktarmaym. Onu karg~ t a r a h ihtiyacm kargiayacak gekle sokmaya galqm. Onemli hususlann altm gizin ve aktanmuua h a ve basit tutun.

Hareket z a m a m iyi tayin edin Vakti kullanma iqerrk kadar onemhdir. Elemanla~lzllzln baa bilgileri kulaktan kulaga diger insanlardan duymalan yerine bir Yonetici olarak sizden duymalam saglaym. Bunu bagarmak igin neyi nasd ve ne zaman a k t a r a c a w planlamak ve koordine etmek zorundasmtz. Miimkun o l d u h ahvalde ki~ileri domdan ilgilendiren konularda sozkonusu bilgi herkesce duyulmadan once ilgh lu~ilere d a q m veya onlan bilgdendirin. Bu lugiler sizin onlara soyledigitllz qeyi bir sure igin sn olarak saklamak isteyebilirler. Boyle yapmak suretiyle uyandndigullz giiven duygusuna herkes sayg duyar ve bunu takdir eder.

Sonug olarak, sizin alanlnrn ilglendiren konulardalu pkayetleri amirinizin bagkalamdan de@ sizden duymasltu saglaym.

Duriist olun Sadece miijdeler veren bir Yonetici olmaym. Gerek e l e m a n l a d a gerekse amirlerhde oyle bir ileti~im kuimahsllllz ki herkes i~lerin nasd gitti@in ve kendi konumunun f a r h d a olabilsin. Elemanlamum giivenini sarsmayln veya onlan gereksiz yere incitmeyin ve motivasyonlam h a y m . Bunlann yerine tarafslz ve diiriist olun. Ciinku bir Yonetici olarak giivemhli~nizi yitirirsiniz.

~~i Yonetim Uvmlamasi 1cin Rehber

Felaket tellalhij yapmaym. Boyle bit. durum rahathkla kontroldan qlkarak t m a m ~ a geqer ve elernanlailtllzln gereksiz yere endi~elenmesine neden olur. Boyle bir duruma sebebiyet vesmemek iqin once e h d e k i vel-ileii kontrol edin.

Soylediginiz qeyin tam anlamyla anlaqhnasm saglamak iqin lugilerin anlayip anlamadlklam kontrol edin. Bunu gerqekle~timek iqin ana noktalan yazarak ozetleyebllu.siniz vey a hem sizi d~nley enlere hem de sizi dinley enler adlna qah~an lu~ilere sotular sorabilissiniz.

Daima elemanlarlnlzla irtibat halinde olun

Her seviyedeki yoneticiden, uzaktan kumanda ile elemanlam ve i~ler i idare edenler yijnetimleri d a h h d e olup bitelder konusunda kolayhkla kontrollerini kaybederler. Gereksiz rniidahalelerde bulunmadan, soiumlulu&nuz altlndalu alanla yalun Q k i iqinde b u l m a m saglayacak bis yaklapm geli~thelisiniz. E l e m a n l a m aqlsmdan sizin ula~llabllu. bir yerde oldu&nuzu ve konuyla ilgdendiginizi bilmek qok onemlidir. k iba t h a h d e olmak iqin Sudan yapmahsw:

AqlMigi t e~v ik edin

Olan biteni bildiginiz gibi elemanlail~llzln bunlar haklundaki goi-ii~ ve diimcelerini de bdmeniz g e r e h . E t r a h d a k i ki~ileii aqlk olmaya iten ve nhtnlerini meggul eden sorunlanm giindeme getitmeye tep& eden bis atmosfer yaratm. Ancak bu qelulde bu solunlar hakkmda bissey yapabilecek konuma gkhsiniz. E l e m a n l a m a ilgi g6stererek ve konuqmam veya yapicl e le~t l ide bulunmam hiqbir cezai miieyyidesi olmadi@na onla11 inanduarak aqkhij teqwk edin.

Ulayllabilir olun

Ula~dabih o l m a m kapmmn her zaman aqlk olmasi gerektigi veya guniin her dakikasmda miisait oldugunuz aillamma gelmez. Ancak lu~ilei-in ihtiyaci o l d u w d a oldall giiimeye qahqm ve gii~iin. Slzlnle yiizyiize goiii~mek isteyen personelmu aqns~ndan asgail olqiide bir fo~malite ve t ed i rgdk olmasi dogaldlr. (Eger varsa sekrete~-inizin i~lel-in nasll yiitiitnesu~i i s t e d i w bilmesi gerekir.)

Pel.sonelinizi zaman z a m a ~ ~ ziyaret etmelliz hem onlara giiven verecek hem de rnotivasyonlanil~ altuacaktlr. Royle da~sanmanlz yaptlklai~ i ~ i o n e m s e d i r n , onunla ilglendi@izl ve o i ~ e kat i ld~gm~z~ gostelil.. IS yeline yapllan ziyaret Gnemhdir ve bunu gerqekle~tirmek iqin yaklaymm~z voyle olmalidn.

ivi Yonetim Uyplamasi lc;in Rehber

Bir amacllllz olsun. Amaqslz bir ~elulde. sadece sosyal olmak qabasiyla, etrafta dola$mak herkesin vaktlni b o ~ a harcamanua neden olur ve kigileii huzursuz eder.

Bu zlyaretleriniz d u z e d olsun qiinku ani yapdan ziyaretler endi~e yaratlr.

Kendinizi egitin. Bu ziyaretler sizin iqin bkeylel-in neler yapti@. ne tiir soiunlat~ oldu@nu ve daha geniq kapsamh konulalm anla~hp anla$madi@u oaenmenize olanak saglar. .

Ki~ilere neler olduanu ve ne yapmalan gerektigini anlatm. Boyle bir davralug onlan bilgdendirmeniz igin bir ksattlr.

"Etrafta Dolagmak Suretiyle Yonettiginiz" zaman yonetti* lu~ilerin maiyetinde gah~an kisilerle d o w d a n konu~abhsiniz. Bu oturumlar herkes igin gok yararh olur ancak sozkonusu yoneticinin (maiyetiyle konugulan kiginin) neden boyle d a m a n d i m bllmesini saglaym.

Toplanfilar1 etkin bir ~ekilde yonetin

Kqileri katllmaya qa@diErjnu, ve yonetti* toplantdam gerek zaman k u l l a m gerekse qlkti aglslndan verimli olmasllv saglamam g e r e h . Bu hususta a k d a tutmaruz gereken ana noktalar pmlardlr:

Plan yapln

Toplantm arnacm, ele ahacak konulan vk katdmasi gerekh en az ki$i sayisitu belirleyin.

Toplant~ iqin hiqbir ilave aglklamaya ihtiyag gostetmeyen bir giindem veya yazllt bir program hazlrlaym. Gorii~ulecek konulalm slrasltu ve herbiri iqin aydacak zamaru behleyin. dnceden okunrnasi gereken herhangi bir dokuman varsa bunu giindeme ekleyin ve eger gerelurse zaman kazanmak igin on toplantllar yapm.

Toplantiyi i$ toplantisi ~ e k h d e yonetin ve toplantlnln kayda geqmesini saglayin. Goiii~meleri konu qerqevesinde ve o konu iqin ayt~lan zaman iqinde tutun. Aynl konuyu du kez ele almaktan kagmm, ozel gorii~melere engel olmaya qah~arak herkesi konuya dahd edin.

1vi Yonetim Uvmlamas 1ein Rehber

Kaydedin

Sonuglal~ ozetleyin ve toplant] tutanaklam kaydedin. Kqiler igin hareket noktalan ve soivmluluklar belirten notlar ve tutanaklar diizenleyin.

Izleyin

Kararla~tmlan eylem planma uygun hareket edilip edilmedifi zleyin.

Kurum di~indaki personelinize ozel ozen gosterin

Sozkonusu amaca uygun ileti~im prensipleri tiim e l e m a n l a m igin gegerlidir. Ancak kuium di~mda gorevli personelden de sorumlu iseniz, bu hgileri nelerin yapllmakta o l d u a konusunda bilgdendirmeli ve onlarla igteki ilerlemeleri ve sorunlan konulannda onlarla siirekh irtibat h a h d e olmahsltllz.

Kontrol listesi 7 hetiSimin yonetimi

netigim becerilerinizi geliytirin

Sunupuzu etkin bir ~elulde yapm Tartarak ve dueerek y a m Dikkatli bir ~elulde ddeyin Seqici bir ~ekilde okuyun Degerlendirme isteyin

Diger kigileri bilgilendirin

Bir sistem geliQtitin Bagarh bir ~ekilde ileti~im kurun neqitimin iki y onlii bir siireg oldu@nu unutmaym

Daima elemanlarlnlzla irtibat halinde olun

A g f i B teQwk edin Ulaylabilrr olun Personelinl7;in sizi goimesine imkin tanlym

Toplantllar~ etkin bir yekilde yonetin

Plan yapln Hamltk yapln Yonetin Kaydedin lzleyin

Kurum diyindaki personelinize ozel ozen gosterin

1vi Yonetim Uymlamasi 1cin Rehber

Dig iligkilerin yonetimi

Kunim'un denetlenen kuiuluqlarla iliqkilerinde ister istemez bir gerrlim vardlr. Iqimizin tiiteligi ve ozellikle h i t& ban du~umlar iq iliqlulei-inde zorluklar do@rur.

Aynca, e l emanlawdan qogunun merkez binada qab.yyor olmasi diger kurumlann personeli ile anl i ik ili~kileii azaltmqtu-. Bunun yani su-a yeni ve daha duyarb alanlarda yiiliitiilen perfoimans denetim q a h ~ m a m m alan ve k a p s a m genkjlemesi ve de~inhginin aitmasi denetlenen kurulu~lann faaliy etleiimize olan ilgderini artmqtu-.

Sonug olarak, denetlenen kurulu~larla ve diger guplarla dqkderimizi hem yapici hem de dlkkatli slarak yonetmemiz gerekir.

Iyi I1l~lulei-i istlkrarh bir qelulde yuiiitmek kolay deHdir. Ancak asgari olarak:

Iletiqimi siirdiiimeliyiz. Yapici bir iq hqkisi geliqtllmeliyiz. Kumm'u iyi bir qekilde temsil etmeliyiz.

netigirni siirdiirun

Bir sistem kurun

Ulusal Deuetlm Kulumu, doBulama denetim q a h ~ m a l a i m ve bulgulan haklunda derietlenen kurulu~lara bilgi ;lvelme konusunda uzun zamana dayanan prosedurlere sahiptir.

Bun~an yam ma, perfonmans denetim qahynalaima ve denetim bulgularrrmzln ta~-t~!$masnua ve rietleqtu-dmesi~le ili~kin planlanmlz hakkmda denetlenen kurulu~lara bilg veme konusunlda resin1 kurallasa saliibiz. Ancak yine de denetlenen kuiumlan Kulum'daki geli~nielerden haberdar lulacak bir siste~n kuimahsmz. Bu sistem slk s& yapdan telefon gorii~rne1e1-i. diize~lli olarak yapilaii degeslendirme toplant~lan, iq denetim birimlei-iyle yapilan tai-ti~malar ya da fazla resmi olmayan temaslar ~eklmde olabilir.

Kurlaluqlann pessonelins tarnltlm prog-ainlan uy gulayabilir ve kululu~lan benzeii prograrnlal~ biziin personeli~ni~ iqin uygula~naya davet edebiliilz. Bu yollarla bir sistem huiulmas~ lias~~lilih ileti~irni te~\.ik edecelitir.

1vi Yonetlm Uyplamasi 1cin Rehber

A~lkligi tegvik edin

iyi iletkim igbirliginin temelidir qunku kary taraf suipi-izlerle kargda~mamahdlr. Bu, bis denetimin qegitli agamalarda ekslksiz olarak ve aqlkqa t a r t i ~ h a s l demektir. Bu, aynca. denetlenen kurumlam planlanrmz haklunda bazl tereddiitlerinin olabilece@; veri toplanmasi dahil olmak iizere performans denetim q a h g m a l a d a ilgh goriig ve oneri ileri siirebilecekleri; zamanlamaya iliglun programlmlz ile bulgu ve sonuqlanrmz haklunda yorum yapabilecekleii anlamma geh .

Denetlenen kuruluglari bilgilendirin

Denetlenen kurumlan agaBdaki konularda bilgdendirerek yaplcl ve ~effaf iligluleii t e e edebllu-sink:

Denetim yakla~lmlmlz - Stratejik planlama, veri toplama ve a n a h yontemlerimiz; hata degerlendirmesi ve

omekleme dahd olmak iizere mali denetime yaklagmmm.

Denetim p l a n l a m - Neyi, ne zaman yapmayi planhyoluz? Cahgmayi kun yiiiiitecek? W e temas

etmemiz gereluyor? Zamanlamaya i l i g h programlmlz ve bulgulanrmzla ilgh diizenlemeler.

Denetim bulgularrrmz - Hesaplarda d e @ g M yapllmasi yolundalu oneder; mali tablolar haklunda ~a r th

gbriigler venlmesi ve perfoimans denetimi &an qahgmalan sonucunda ortaya qlkan olgular, geqici bulgular, sonuqlar ve tavsiyeler.

Denetlenen kuruluglar planlanrmz ve b u l g u l a m haklunda daha &in ba~mda uyanda bulundu@nuzdan emin olun. Bu konud.alu herhangi bir zaaf giivensizlik yaratabhr ve igleri tamamlama tarrhlerimizi ~ iske sokabhr. Erken uyan olasi goriig ayrhi j ya da anla~mazklarrrun f a r h a vaimamza ve bunlan agmak iqin girigimde bulunmamza da yardlmcl olur.

Denetlenen kuruluylar personelinin goriig belirtmelerini tegvik edin

Denetlenen kurumun personeli ile iyi iliglulesiniz bulundu@nu ve bunun ozeUlkle doaulama denetlmlel-inde boyle olduBnu dii$inebhsiniz. Ancak bu konunun denetlenen kuruluglar personehce de bu gelulde degerlendirmesi gereku-. Bu flzden onlara iligkderin nasd yliliidum ve nasll geligtmlebilecew sormam onemini gozden uzak tutmaym. Onlam y a h a ve oneiilei-ini zaman geqllmeksizin ve yapici bis ~elulde ele a h . Ancak onlaim daha iyi ilettlklei-ini diigiindukleri olaylan - muhasebe iglemlerindeki onemli degiqkhkler ya da perfomans denetim qahgmalanyla il& olasi sorunlar hakkmda size onceden bilg velllmesi gibi - onlarla g~liigmekten qelunmeyin.

fyi Yonetim Uvmlamas rein Rehber

Yaplc~ ig iligkileri geligtirin

Denetlenen kuruluylarin sorunlar~ni kavray~n

Denetlenen kurulu~lam i~lerini yiil-iitmede kar.yla~tlklan giigliiklesin, t a r a k d a n tam olarak kavranmamasi yaygm bir yakmadlr . Bu sorunun a y h a s i igin:

Onlam sorunlam ve etkin bir yonetimle dgh lus~tlamalam tam olarak anlad~@mz konusunda guven vesh .

Bu anlayqlrma yaptigMlz ve raporladi@mz gah~mamrzda; sonuglanmtzda ve tavsiyelerimizde gostelin.

Yapici olun

Denetlenen kurulu~lar gogu kez bizden muhasebe ve kaynak yonetimi konulamda ~nesleki yo1 gijstericu yapmamm ve pratik tavsiyelerde bulunmamm bekler. Ku~kusuz baws lz . tarafslz ve objektlf bir yaklaynu siirdiirmek zorundaylz. Ancak bu yaklaym, onlann yard~m taleplel-iui yaplcl bir anlayisla kar~damarma engellememelidir.

Kurumu layiluyla temsil edin

Hazlrlrkli olun

Denetlenen kuiulu~lar bizi onlarla kulma bighimize gore degerlendirisler. Onlam giiven ve saygsim kaza~rnak iqin:

Onlam qali~malaml ve hedeflere ula~mak igin nasd organize olduklam o@enin ve bu konularla ilgli gelismelen giirlii giiniine deyin.

Kmum'un mevcult politka ve posediirlel-hli iyi bhn.

Denetlenen hu~ulu~lar personeli ile goi-ii~me yapmadan once neyi nigh istediginiz konusunda net bis fik~Uliz olsun ve bu fiksinizi onlara anlatm.

Ba~ka bir ku~um personelinin daha once ele aid@ konular iizerinde durmaktan kaqtmn.

Her~eyden once onlarm soylediklerille kulak velin ve onyargdardan k a q m .

Eatim bunlardan baz~lal~lu kazanmada size yard~mci olacakt~. Ama aynca geniq yelpazede okurnan~z gerek~nektedir.

iYi Y onetim Uy gulamasi 1cin Rehber

Mesleki bir iliykinin gelivmesine yardimci olun

Kuiumlarla olan ili~kilerinizde ve ~ a h ~ m a l a i m d a yiiksek diizeyde mesleki ve lu~isel t a w sesgdeyin.

Bu : En yiiksek qah~ma standai-tla~m amaqlanmasi, Bamsrz , tarafsrz ve objektif bir yaklapmu siil-diiriilmesi, Denetlenen ku~ulu~lar p e r s o n e h bir i~ yapmak zorunda o l d u k l a m ve bu gorevlerini yonetim ve kaynak swlamalar iqinde y a p t l k l a m takdir edllmesi, ~stendiiijnde etkin ve pratik tavsiyelerde bulunulmas~, Elde edilen bilginin Wginin goz oniinde bulundurulmasi

anlamma gelir.

Ku~kusuz, bu tavsiyelesi izleyesek her so~undan k u ~ t u l m u ~ olmazsm. Cah~mamlnn n i t e l i w ve - b a m s r z yaklas~mlmrnn - gori i~ ayl-hklarma yo1 aqacaB muhakkaktlr. Ancak ~Iqkilerimizi yapici bis anlay~gla yoneterek qahjmamrnn biitiin yonlerinde uyugmazhB asgari seviyeye indisebiliriz.

Kontrol listesi 8 Dly iliykilerin yonetimi

~et ig imi siirdiiriin

Bit. sistem kurun AqkhB te~vlk edin Denetlenen kululuglai~ bilgdendit-in Denetlenen kurulu~lar personelmu goriig behtmelerini tegvlk edin

Yaplcl ig iligkileri geligtirin

Denetlenen kuiuluglaim soiunlam kavrayln 0 Yapici olun

Kurumu layiluyla temsil edin

H a m M olun Mesleki bir ihghin geligrnesine yardlmci olun

iyi Yonetim Uymlamasi icin Rehber

Danl~manlarln yonetimi

Damgmanlar dig deneyim, uzmanhk, boyut, yeni yaklaglmlar, f a r u balug aqllan ve ek Imkinlar getirmenin yam slra Kurum'un kendi yaklag~mrnrn, m e t o d l a m ve maliyetlerinin gapraz kontroluna imkPn saglar. Damgmanlar bulgulara, sonuqlara ve tavsiyelere ek bir deger de katablhler.

Ancak, daqmanlann istihdam pahahdlr. Bu, maliyette artigi, yiiksek seviyede ige b a r n @ ve perfomansi giindeme getirir. Damgmanlann yonetimi her geyiyle bagkalan aracd@yla sonuq almaktlr .

Esas itibariyle:

Amaca uygun qahgma iqin amaca uygun damgmanlar behleyin. Kesin hedefler, aqlk gorev qerqevesi behleyin ve hesaph bir biitqe yapm. Calqmayi bagad olacak biqimde yonetin. Gelecek iqin dersler glkann.

Etkin bir plan yapln

Danqmanlardan yararlanmayi igin planlanmasm Ilk agamalannda diigiinmeniz gerelur. Ihtiyaq tespitinden sozle~me yapllmaslna kadar olan sure iig aya varabilir ve bazen bunu da geqebilir.

~ylerin, avantajlarln ve yeni yakla~imlarln neler oldugunu belirleyin

Daqmanlann gahgmaya ne tiir k a t l u l a m o l a c a w enine boyuna diigiinmelisiniz. Darugmanlarm becederinin gerqekten gerekh bulunup bulunmadi&u ve umulan yararlann ekstra maliyete ve oitaya glkacak yonetim sorunlanna degip demedigini kendinize sorun.

Denetlenen kuruluya daniyin

Daha igin baglangcmda denetim qahgmalamda dam~manlardan yararlanma niyetinde oldu@nuzu denetlenen kululu~a bildirin. Bu t a w denetlenen kurulu~lara darugmanlardan yararlanma konusunda gene1 tereddiitlerini ya da onederini one siirme fi~ sat1 verir.

Denetlenen kurulugun gorii~lei-inin tam anlamyla dlkkate a h a s i gerekh olsa da dam~manlarm seqim ve k u l l a m a ili~km kararlar mhayette Kurum'un sommlulu@ndadlr.

iYi Yonetim Uvgulamasi iYin Rehber

Kesin hedefler, aqrk gorev qerqevesi belirleyin ve hesap11 bit- b i i t ~ e yapln

Kullandabilir yeterli mali kaynam bulunmasi; taahhut ve masraflam onaylanan butge rakamlan ile kontrol edllmesi; masraflar-m kontrol altlnda tutulmasi ve cezaya sebebiyet velilmemesi proje yoneticisinin i~idir.

Bu amagla, dalu~man1a1-m hedefleiini; gorev gergevelesini; igin yuriitiilme standartlam; gerekh gabma performansm verecekleii rapolun zamam ve formatm aglkga belutmeniz gerekis. Boyle yapdmasmda gosterdecek zaaf, g a h ~ m a m yonetimini daha zorla~tu-acak; dam5manlal-m soiumluluklam geregini yerine getirip getirmedikleri konusunda s o d a r a ve gekiqmelere yo1 agabilecek ve kaynam etkin ve ve& kullanunuu ~iske sokabilecektis.

Amaca uygun danqmanlar seqin

D a m ~ m a m gorev ger~evesinin karar1a~tu'~lmasmdan sonralu adlm olasi dam~manlam belu-lenmesidis. Belu-li gorevler ya da projeler igin ne tip damqmanlam uygun olacaB konusunda kesin kurallar yoktur.

Alan aravtlrmasi yapin

lhaleye katllacaklann hsa bis listesinin haarlaqasmda Ulusal Denetim Kurumu'nun iincelu deneyimi; Ku~um'un ilerleyen qahqma progsam dolayisiyla yapdan diized ternaslardan kaynaklanan bilgr; alarm iinlii uzmanlal~ araslnda yapdan aragtlrrnalar; rnesleki hrulu~lar ; Yonetim Dani~manllk DeineB ve denetlenen kunulu~ tarafindali yapllan ijne~der g b i kaynaklal~ dlkkate almahsm~z.

Daha soma h l e ~ i i giirevi iistlenmeye elvel-i~li oldugunu ve tekhfte bulunmaya ilg duydujjunu gay~i resmi olarak ara~tllui. No~mal olarak ihale igin 3-5 hmadan tekM almmahdmr.

Dann~madardan allnarr her bis tekl ih degerlendinnesinde kullanllacak luiteri onceden t~elirlernelisiniz. Bis dk eleme iqe~ik. nitelik ya da fiyat ba lumdan uygun olmadlklan a p k ~ a anlaylanlan daha ba~langlqta dqta b~rakabilis. Ancak, bazl konularda yeterince bilg vesilmemi~se ya da verileii bilgde, fiyatta veya diger konularda belirsizhk varsa danr~manlara yeniden bu~vu~makta tereddiit goste~meyi~i.

Geiiye kalari tekidlerin degerlendi~il~nesiude, dan~~manlann deneyimlei-iui, geqmi~ ba~ar~lanni, yakla~1111 ve rnetodolojileri_lli~~ geqerlilili \:e yeiindeli@ni ara~tlimahsmiz.

Yonetim Uygulamasl icin Rehber

Damgmanlam projenin bagansi iqin verdiklei-i giivenceyi de test etmelisiniz. Fakat qogu zaman temel sorun her bis teklifin sizin ehbinize en iyi gekilde nasd uyum gosterecegih.

Onenlerin mukayesesinden ve uygun olmadlklai~ aqlkga anlagdanla~m elenmesinden soma ki yapacaklarla tereddiitlel-in goiiigiilecegi ya da aglklamalam yap11acaB toplantllar diizenlemelisiniz. Bu toplantdar size daqmanlarm gene1 yeteneklesi, kapasiteleri, ige elverigWeri ve giivencelesi hakkmda degerlendirme yapma mkPm verir .

Daha soma hang te- en v e l d ve etkm t e r n o l d u m a karar vermehiniz. Fiyatm her gey olmadi@u unutmaym. Genellikle odediginizi elde edersiniz, 1gin fiyati, kalitesi, h m ve zama&@ arasmda do&u bir denge kurmahsm.

Sonuqlari elde edin

Proje yoneticisi damgmalaim beklenen sonuqlan iiretmelerini sagamak durumundadlr. Bu, gorevlendirmenin onemh ogeleiinin belirlenmesi, damgmanlaim siirekb bilgdendirrlmesi, gahgmam gegitli agamalaim lzlenmesi ve kontrol e d h e s i demektir. Bu yiizden, s h bir gozetime ve zaman gegirmeden gnigimde bulunulmasma gerek duyulur.

Bir incelemenin damgmanlaim yardmuyla yiiiiitiilmesi ek bir yonetim sorunu dowrur. Bu sorunu kabul ederek bagad sonuglara ulagmak igin damgmanlarla birlkte gahgmak herhalde kendi bagma bir kazanun sayhahdlr . Damgmanlarla birlikte gahgma sizin kendi deneyim ve u z m a ~ ~ geligmesineave geniglemesine de yardlmci olacaktlr.

Damgmanlan &lerini yiiriitiirlerken gahgmam amaqlan konusunda siirekb ve geregi gibi bilgdendimelisiniz. Onlara i~lel-ini yapmak igin ihtiyaq duyduklai~ bilgiyi ve igbirligi Irnk&utu saglamahsuuz. Aynca damgmanlara elubin arta kalan gahgmalan hakkmda giinii giiniine bilgi veimeli ve onlai-i beklenen ya da birdenbire ortaya glkan sosunlar ve bu sosunlam goziimii igin gerekli prosediirler konusunda bilgdenditmelisiniz.

Damgmanlar, aynca, Kuium'un denetlenen kusulu~larla ili~lusini diizenleyen kurallai-i kawamahdlrlar. Siz de bu kurallara uyulmaslzu saglamahsm.

Danigmanlari ekiple kaynagt~r~n

Iyi ig dqlulesinin kuiulmasl dam~manlardan en iyi sonucu almamn temelidir. Dam~manlara ekibinizin bir parCasi olduklalm hissettu-in ve kendilei-ini ekip igi taiti~malara katm.

tvi Yonetim Uygulamasi kin Rehber

Geligmelerden haberdar olun

Geh~melerin degerlendirildigi toplantdan hang s k M a y a p a c a r n sizin ijzel d~l~umunuza b a a olacaktlr. Ancak geqici raporlann ve onemli a~amalardaki toplantalann zamanlamasl dahil olmak iizere dalqmanlarla olan h~kilerinizi daima onceden kararla~ti~m.

Sik slk yapdan toplantdam dam~manlarm gahqmalam d o m qizgide siirdiirmelerinin; oltay a glkan sorunlam anmda g oziimlenmesinin ; i~teki de&Sikliklerin ve ek masraflann onceden izine ve onaya baglanmasmnm en iyi yolu o l d u m u goreceksiniz.

Yapllan igi gecikmeden inceleyin

Dam~manlarca yapllan gah~ma ashda Kurum'un ~ahqmasidx. Onlann qohretlerinin ya da uzmadklannm arkasmda gulenemeyiz. Bu nedenle, dam~manlann Kurum standartlama emin olmak igiu onlatm bulgulam ve sonuglan incelemelisiniz.

Umanllk gerektiren alanlarda bu incelemeyi yapmak her zaman kolay olmayabh. Ancak raporumuzun denetlenen kurulu~a ve Parlamentoya savunulabk halde gondenlebilmesi igin bu inceleme kapndmazdx.

Bulgulann ehp gah~maslyla baglantdatu kurulmasi ve degerlendirmelerin kendilel-ine iletdmesi agismdan danl~man1ai-m r a p o r l a m hemen incelenmesi ve tal-tl~nlrnasi gerekhdir.

Incelemenizde her zaman: - Alan gali~masmm gerektifj g b i yiii-iituldiigiinii; * Bulgulann ve sonuqlatvl tam, dofju ve dengeli o l d u m u ;

Tavsiyele~in uygulanabilir ve uygun maliyette oldugunu; * Dan~~manlarca yapllan ~ a l i ~ m a ile denetim ekibinin atta kalan i ~ i arasmda bir t u t a r w

buIundugunu go~melisiniz.

incelemenizde i ~ i n denetlenen k u ~ u l u ~ a belh zorluklar getirmi~ olan ya da getllme olasili@ bulunan yiinlel-ine 6zel b b ilg goste~in.

Ne dersler qrkarlld~glnl belirleyin

Gelecek iqiu dersler qikanlarak daiu~man1iii;m biitiin yararlatmm kavranmasi onemti bir noktadu-. Cal~gmanlll incelerunesi i ~ i danl~manla ve elup elemadallyla ag~k ylirekhlikle tartl~alarak y apllmal~dir. Arnag elde edileu ba~asdardan oldu@ kadar kar~~la~l lan guqlhklerden del-sler q~kannah olmahd~r.

Kururnda mel-kezi seviyede yararlan~lniak iizere ba~anh ve baqansiz noktalan vurgulayan ve daniynanlalul gene1 perfo~mansm~ degerlendiren lusa, y a n l ~ bir sapor da I~aurlamahsmlz.

Kontrol listesi 9 Daniymanlarin yonetimi

Etkin bir plan yapin

* ~Slerin, avantajlam ve yeni yak la~mlam neler o ld t imu behleyin. Denetlenen kurulu~a dam~m

* Kesin hedefler, aqlk gorev qerqevesi belirleyin ve hesaph bir biitge yapm

Amaca uygun dani~manlar seqin

Alan araStmasi yapm Tekhfleri dlkkatle degerlendirin

* Kalite ile fiyat arasmda d o w bir denge kumn

Sonuqlari elde edin

* Danqmanlan bilgtlendirin Dam~manlan elaple k a y n a ~ t m Geli~melerden habesdar olun Yapllan i ~ i geqlkmeden inceleyin Ne dersler ~LkanldiglIU behleyin

iYi Yonetim Uygulamasi 1cin Rehber

Ulusal Denetim Kurumu'nda yeni yonetici anlay191

Yonetim soi-umlulugu olan bir goreve terfi etmek veya Yonetici i i n v m almak bir ki~iyi bir anda Yonetici yapmaz. Aynca, yonetim konusundah hiqbir egitim veya bu konuya Q l u n olarak yapdan hlqbir okuma, d o w d a n (bizzat yagayarak) yoneticllik yapmayi ogrenmenin yerini tutamaz.

He]- ne kadar Kul-um, qah~anlaim, yonetim egitimi vererek ve hdemh denetqileri e h p liderleli olarak kullanarak daha gen i~ yonetim gorevleri iqin hamlama yollan anyor olsa da; bu qaba Yoreticileli, kar~dagmalan olasi bir dizi soi-una kargi tam anlamyla hamlamaz. B a n insanlar yonetime qok qabuk ah~uken, b a d a m alqmasi ydlar a h , bazllan ise hiq ali~amazlar.

Yonetici olma yolunda k a r ~ d a ~ m a olas&&un en yiiksek oldu@ sorunlan yenmenize yardmci olacak bir kaq ipucu ~unlardu:

Bu ipuqlan hem denetim hem de denetim dip her seviyede Yonetici iqin geqerlidir. Bunlardan bir lusm digerlei-inden daha fazla geqerli olabilu. fakat iSin niteligi ne olursa olsun iyi yonetim uygulamasm ozii hep aymdu.

Esnek bir yaklayim kabul edin

Her ne kadar belli bir yonetim tarn size qok u y ~ n s a d a geliyor olabilse de ve Kurum iqinde yonetim usulleii igin geqerli 01-tak bir qerqeve bulunsa da;

Her bisimin yonetim tarn degi~iktir. Bu farkhhk bir olqiide ilgh boliime, bir olgiide de yapdan i ~ i n niteli@ne b a a d n .

Bireyler-in y~ne t im ihtiyaqla1-1 de&lktir. Baz11al-I iqin en one& Sey egi thekt i r . Diger bir lusm, giqlii destek ve yaluu gozetim ihtiyac~ iqindedir ve giiqlii bir ele ihtiyaq duyulmasi da soz konusu olabilis.

Esas alti ~izilmesi gereken mesaj esnek olmamz gerektigidir. De&& yonetim tarz ve yaklapnlalm~ degi~lk k i ~ i ve soiunlar iizelinde deneyin. Hem size hem de yapti- i~lere uygun dii~ecek yiinetim usul ve yontemleiini kapsayan bir poltfoy oluwrun.

Degi~en iliykileri qsk dikkatli bit- yekilde ayarlamaya qaliy~n

Yonetim kademesille geldi@nizde. diges h~i lesle siiregelmekte olan i~ ili~luleiiniz de,&ecektis: ve siz daha yiiksek mevkilere geldiBlizde bu de@~im daha da fazla kendini hissettisebilis. Bu de&iklikleiin kaynaklan ~ulllardn:

1vi Y onetim Uygulamasi Icin Rehber

Sizin yakm arkadaglam olan ve daha once egit diizeyde gorev yapti- ki~ilere kargi tapdi@mz yonetim sorumlulu@ bunlardan birisidir. Siz ~imdi bu lugilerin pek ho~lanmayabilecekleri kararlar alacaksm ve omegin onlam perfomansi ve terfi edip etmeyecekleri konulailnda karar vemek durumunda kalacaksm ve tahmln e d e c e m gibi onlar bunu kabullenmekte zoslanacaklardu.

Bir Yonetici ve dolayisiyla personelinl7;in "koruyucusu" olma s l f a t d a Kurum'un yonetim kadrosunun veya qah~ma birimlerinin bir parqasi olma s l f a t m arasmdalu olasi qatqma da degigen dqkilerin bir diger kaynaBdw. st yonetimce a h a n kararlan begenmeseniz de uygulamak zol-unda oldu@uz gibi bu kararlan elemanlama olumlu bir gekilde ve iist yonetime kargi olan s o r u m l u l u ~ u z u n bhc inde olarak aktarmahsm.

Aynca, zamanda personelrninn gori i~ ve diiflncelerini en kabulii zor veya hoga gitmeyen dii,$hceler olsalar bile iist yonetime iletmek ve bu W l e r i desteklemek durumunda kalabllirsiniz. Bunun yam slra gerek Yoneticileriniz gerekse de personeliniz size @, kalmasi gereken bilgtler verebhr.

0zeUlkle ilk bir yd ve b e k biraz daha uzun bir sure lli~kileri dikkatli bir gekilde ayarlamak zorundasltuz. Hem elemanlammu hem de amirlerinizin @ven ve itimadm kazanmah ve bunlam lkisi arasmda s a w bir denge kurmahsm.

iSle insanlar arasinda uygun bir denge kurun

Kurum'da y a k c a kqileri yoneten birkaq Yonetici vardlr. C o b Yoneticinin aym zamanda ijleri veya projeleri de yonetmeye hgh one& sorumluluklan vardu. Yoneticiler iizerindelu baslular genelde i~lepin zamarunda ve iyi kalitede yapllmasma yoneliktir.

Yeni Yoneticiler aym zamanda aSaBdaki konularla da ilgtlenmek zorundadlrlar:

Daha once yapmadlklan fakat lusa siirede bu konuda uzmanlagarak tavsiyede bulunmalan, rehberlik yapmala11 ve hakkmda karar almalan beklenen i~ alanlan. Daha genig qegitldik ve hacimde i ~ . Genig ve g e n e m e umulmadk diizeyde idari yiik, orne@n ludemli elemanlardan ve merkezi b d e r d e n gelecek soi-ular ve performans degerlendirmeleni.

Biitiin bu gorevler ve sorumluluklar araslnda ozlenen dengeyi kurmak zordur. Eger dlkkatli olmazsaw insan yonetimine onem vermemi~ olursunuz.

Bu nedenle Sudan gerqekle~tirmeniz gerekir:

Zamanlnln etlun bir ~elulde yonetin. Oncehklerinizi dengeleyin. Insan yonetimine awl& vel-in. Bunu gerqekle~timek igin her hafia belh bir siire aylrabhsiniz.

Sorunlari ele alin

Yoneticiler qegitli sorunlarla kargllaglr. Onlara zor gelen ban ig alanlan olabilir. Hem zamanmda hem de yiiksek kalitede ig iiretmek ve bunlar arasmda bir denge kurmak kolay degtldir. Yetlu devrinde bulunmak ve diger lqilere giivenmek yoneticiler aqismdan sorunlara neden olur. Birqok yonetici yeteri kadar performans gostemeyen yersoneliyle ugraglrken kendisini rahatslz hsseder.

Ancak, eger s o i u n l a i m ele almazsaruz bunla11 oi-tadan kaldlramazslntz. Bu sorunlam sizi siirekh endigelendimesi ve bunlan akhudan h r ~ qlkarmamanrz ve dolayisiyle qozmenizin zorlagmasi gibi bir iisk de soz konusudur. Zor kararlan almaktan qekmmeyin ve so~-un la im qoziimlemekte geq kalmaym. Cetin konularla Ilk once ilgdenmeyi bir llke kabul edin; boyle yaparsaruz sorunlarrruzln ne kadar qabuk qoziimlendigini ve bir zamanlar size baga qlkmasi zor goriinen alanlam art& skin giiqlii oldugunuz alanlar oldu&nu goriip ~aglracakslmz.

Yonetim sorunla~lndan hiqblli yeni degtldir. Birileii bir yerlerde mutlaka bu sorunlarla karylaymg ve bunlarla u$a~rm~tlx. Onun iqin panige kaphaym. Danqm, qoziim yollam tarti~m ve karar a h ; bellu birkaq y a d g karar alacaksltuz fakat giderek artan oranda do@ kararlar alacaksm.

Iyi Yonetim Uygulamasi Icin Rehber

Y oneticinin sagllk kon trolu

Semptom BoliimIKontr 01

Tedavi Listesi

1 - ~ ~ i m d e yukselip yiikselsel- Hedeflerinizi behleyin 1 medigimden emin d e w

Kt~isel geligmeniz konusunda 1 kafa yorun

DanqmPersonel B oliimiindeki 1 hiyerar$ik iistiiniiziin gorii~lerini a h

2- Siirekli b n dongii iginde kahyorun

Amag ve hedeflerinizi netlegtirin I

Daha qok yetki devredin

3- Gereksiz ~eylerle u@aqarak Z a m a m ayarlayln qok vakit kaybediyorum

Hedeflerinizi netle$tirin

6uceltMerinizi behleyin

4- I? bitirn tarihlerini hep gegiriyorum

hceliklerinizi behleyin 1

Z a m a w ayarlaym I

Usuliine uygun olarak yetki devredin

Daha etlun plan yapln 5

Sonug almaya doniik bir gekilde 5 organize olun

5- Ben olmaylnca ofisimde Daha ~ o k yetlu devredin 1 i~ler yiiriimuy or

Personelizlla daha iyi geligtirin 213

iyi Yonetim Uywlamasi 1cin Rehber

Semptom

6- Bazen etkisiz kararlar ahyorum

Boliim/Kontrol Tedavi Listesi

SaglIkli kararlar a h

Apk t aha t l a r vein

Konulan ele alan 2/10

7- Elemanlam hata yapiyor Usuliine uygun bir ~ekilde yetki devredin

Onlan motive edin

Onlan e@tin

8- Elemanlam d e ~ ~ ~ e r i Karardan once e lemanlama kabul etmekte zorlamyorlar d a m p

Soz konusu kararlam nedenlerini agklaym

Anlaqhr bir ~elulde ile$itirn kurun

9- G e n e w e elemanlaim Karar almadan once k a r a r l a m uygulamyor e lemanlama d a w n

is dqluleri kurun

Elemanlama bu kararlara nasd uyum saglayacaklam gosterin

10- Elubim h g bir araya iyi bir lider olun gelemiyor

E l e m a n l a m motive edin

E l e m a n l a m gelqtirin 3

1yi Y onetirn Uy gulamasi icin Rehber

Semptom Bolum/Kontrol

Tedavi Listesi

11- Elemanlam mutlu de@ E l e m a n l a m motive edin

E l e m a n l a m geligtirin 213

E l e m a n l a m bilgdendirin 217

Stresi yonetin 2

fSi iyi yonetin 5

12- Disiph cezasi gerektiren Elemanlailzllzln perfoimansltll durumlarda il& h ~ i y l e diizenh olarak degerlendirin goriiSme yapmak bana zor geliyor; bu gorii~meler Daha slk bir ~ekdde genelde bagansu degerlendirmelerinizi b e h i n sonuqlamyor

Gorii~me becerilenizi geli~tirin

Titiz bir ~ekdde hazlrlanm 4

13- Mesajm iletmekte zorluk S u n u ~ becerilerinizi geli~tirin 7 qeluy orum

Konu~maktan korkmaym 2

14- Rapor tas laklam hep Degerlendirme a h tekrar yazmak zorunda kahyorum Okuyucunuzu taruym

Rapor tasla@ y a m becel-ilenizi geli~tirin

15- Toplantllanm geneWe Amaci netle~tirin uzun ve etlusiz oluyor

Cok agik bir gundem yapm

Toplantiyi iyi yonetin 7

Ivi YGnetim Uyrmlamasi 1$in Rehber

Semptom Tedavi Boliim/Kontrol

Listesi

1 6- I~lerim genellikle Daha etkin plan yapm 5 16 ongoriilen maliyetler a~rlarak tamamlamyor Maliyetleri makul diizey de belirleyin 6

17- Denetlediw ku~umlarla Denetlenen kurumlarla olumlu sorunlanm oluyor ili~kiler kurun

Y apici olun 8

Danrgm ve izah edin 8

Sorunlam anlaym 8

18- Elemanlama ve darug- 1g iligkileri=ku~un 2 manlanma etkin bir elup qahgmas~ yaptmada E l e m a n l a m i ~ e dahil edin 2/6 zorluk qekiyoium

Darugmanlan eluple biitiinlegtirin 9

19- Elemanlam etkm bir Zamanrnln iyi ayarlaym 1 gelulde yonetmek iqin ycterli zamam Oncelikle~.inia: belirleyin 1 bulamyomm

iSi yonetme ile kigileri yonetme 1/10 arasmda gerelch dengeyi kurun

20- Hiq bir zaman iyi bir Esnek yakla~lm benimseyin yonetici olamayaca@m

Degi~en ili~luleri dlkkatli bit- ~elulde ayarlaym

Dengeli bis yonetici olun 1/10

S o i u n l a d a ele a h 1/10