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Fusion ECM SuiteSolicitação de viagem Nacional e Internacional
Agenda
Projeto - Objetivos Projeto - Premissas Contexto ECM Abordagem do projeto Padrão utilizado interfaces A SOLUÇÃO Conclusão Perguntas
Projeto - Objetivos
Realizar a automação do processo de Solicitação de Viagem, englobando o tratamento das viagens tanto nacionais como internacionais;
Disponibilização dos fluxos de viagens a todos os colaboradores da empresa, tanto diretos quando indiretos.
Plataforma única para tratamento de fluxos de processo e aprovações baseadas em SDA (Fluxo Solicitação de Alçada)
Evitar perdas de informações e de montantes financeiros com falta de gerenciamento sobre as prestações de contas pendentes
Projeto - Premissas Utilização das melhores práticas de mercado na automação de fluxos
de trabalho com foco na confiabilidade e produtividade dos usuários envolvidos;
Nos pontos adequados, realizar integração com os
sistemas legados (ERP Datasul EMS) mantendo o investimento já realizado válido;
Utilização dos mecanismos de alçadas atualmente existentes para os fluxos modelados no Fusion no contexto da AkzoNobel
Contexto ECM
Informação não gerenciada inibe produtividade e inovação:
40% do tempo perdido na busca;
70% dos casos a informação é simplesmente recriada;
60%-80% das pessoas simplesmente não encontra as informações que precisam
Abordagem do Projeto
Definir os fluxos de trabalho: Realizar a definição dos fluxos de trabalho que irão nortear o ciclo de vida da sessão
Definir os formulários e integrações: Identificar e especificar dentro de cada atividade x alçada as informações necessárias para realizar o seu trabalho tanto do ponto de vista de dados, documentos e informações provindas de outros sistemas
Ferramental: Configurar a ferramenta de gestão de processos e documentos do Neomind Fusion ECM Suite para representar a realidade dos fluxos de negócio, neste caso, solicitação de vaigem.
Desenvolvimento/Qualidade: Realizar o desenvolvimento das funcionalidades de acordo com os fluxos de trabalho definidos e as interfaces devidamente estabelecidas
Realizar homologação/piloto: Realizar a homologação das
funcionalidades geradas durante a fase de desenvolvimento Realizar Roll-Out: Entrar com o uso efetivo da solução
SOLUÇÃO - Modelagem
Aprovação baseada em alçada,chegando, caso necessário, até o presidente (SDA) via mecanismode alçada
SOLUÇÃO - Início Solicitação
Tratamento de viagem nacional ou internacional
Favorecido pode ser um colaborador ou um enteexterno
Informações Adicionais
SOLUÇÃO - Aprovação baseada SDA
Aprovação de acordo com alçada e valor. Cada fluxo pode utilizar um tipo diferente de alçada
Alçada pode ter delegações
SOLUÇÃO - Aprovação baseada SDA
Busca de alçada de acordo com estruturaHierárquica configurada formulário de funcionários.independente de alçada, no caso da SV, o superior mediato e imediato sempre serão sensibilizados
SOLUÇÃO - Estrutura Aprovação
Aprovação do superior Imediato
Resultado do consenso
SOLUÇÃO - Término Solicitação
Retorna ao solicitante
Histórico do consenso, Incluindo a aprovação do presidente
Caso tenha um adiantamento, inicia uma pendência para prestação de contas
Ao avançar, é gerado um Título no ERP para pagamento
Conclusões
Utilização de uma interface unificada para todas as solicitações Padronização no tratamento das solicitações de viagem Iniciativa orientada a processo, o que permite total gestão dos
fluxos, seus gargalos, e principais agentes causadores de atrasos
Reaproveitamento da estrutura de aprovação atualmente existente para outros fluxos, gerando economia e alto nível de padronização
Transparência e confiabilidade das informações através do uso de integração com o ERP e geração de títulos no contas a pagar
Possibilidade de aprovação diretamente por um dispositivo móvel
Perguntas
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