Web viewa felmÉrÉs cÉlja, hatÓkÖre 4. vezetŐi...
-
Upload
vuongquynh -
Category
Documents
-
view
264 -
download
0
Transcript of Web viewa felmÉrÉs cÉlja, hatÓkÖre 4. vezetŐi...
ELEKTRONIKUS ADATVAGYON FELMÉRÉS BUDAPEST FŐVÁROS LEVÉLTÁRA
ILLETÉKESSÉGI TERÜLETÉN MŰKÖDŐ IRATKÉPZŐ SZERVEK KÖRÉBEN
Változat száma: 1.00Minőségbiztosítás:Fájlnév: Adatvagyon_felmérés_BFL_2010
A dokumentumot készítette: FLEXUS Consulting Tanácsadó Kft.Oldalak száma: 252
Mellékletek száma: 1
FLEXUS – NEW DIMENSION OF REORGANIZATION1125 Budapest, Istenhegyi út 103/B., (1) 412-0046, [email protected], www.flexus.hu
Oldalszám: 2 / 254
A FELMÉRÉS CÉLJA, HATÓKÖRE......................................................................4
VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ - A FŐVÁROSBAN KELETKEZETT ELEKTRONIKUS ADATVAGYON-FELMÉRÉS EREDMÉNYEINEK ÖSSZEGZÉSE.........................8
2.1. AZ ELEKTRONIKUS IKTATÁS HELYZETE..............................................................8
2.2. ELEKTRONIKUS ÜGYKEZELŐ RENDSZEREK ALKALMAZÁSA................................12
2.3. E-MAIL ARCHIVÁLÁS.......................................................................................16
2.4. ELEKTRONIKUS ALÁÍRÁSSAL ELLÁTOTT DOKUMENTUMOK KÜLDÉSE ÉS FOGADÁSA....................................................................................................18
2.5. ADATBÁZISOK................................................................................................20
2.6. HANG- ÉS KÉPRÖGZÍTÉS.................................................................................22
2.7. KONVERTÁLÁS, MIGRÁLÁS..............................................................................23
2.8. HONLAPOK....................................................................................................25
2.9. E-IRATTÁRI SZOLGÁLTATÁS............................................................................26
ADATTÁBLÁK ÖSSZESÍTETT MENNYISÉGI EREDMÉNYEINEK ELEMZÉSE.28
ELŐZMÉNYEK: A BFL MUNKATÁRSAI ÁLTAL VÉGZETT FELMÉRÉS TAPASZTALATAI.................................................................................................36
A FLEXUS CONSULTING ÁLTAL KIDOLGOZOTT FELADATMEGVALÓSÍTÁS MÓDSZERTAN (2009-2010).................................................................................40
BFL ILLETÉKESSÉGŰ SZERVEK ADATVAGYON FELMÉRÉSE LEFOLYTATÁSÁNAK SZAKASZAI....................................................................................................41
AZ ELEKTRONIKUS ADATVAGYON FELMÉRÉS MÓDSZERTANÁNAK ALAPVETÉSEI........42
AZ ELEKTRONIKUS ADATVAGYON FELMÉRÉSÉNEK RÉSZLETES MÓDSZERTANA, A FELMÉRÉS LEFOLYTATÁSA A KONKRÉT FELADATOK TÜKRÉBEN.......................43
1. Előkészítési szakasz:................................................................................................43
2. Végrehajtási szakasz:...............................................................................................44
3. Értékelési szakasz:....................................................................................................45
Oldalszám: 3 / 254
A FŐVÁROSI SZÉKHELYŰ ÁLLAMIGAZGATÁS TERÜLETI SZERVEI ELEKTRONIKUS ADATVAGYONÁNAK FELMÉRÉSE ÉS AZ EREDMÉNYEK ÉRTÉKELÉSE.......................................................................................................60
A FŐVÁROSBAN MŰKÖDŐ ÖNKORMÁNYZATOK ELEKTRONIKUS ADATVAGYONÁNAK FELMÉRÉSE ÉS AZ EREDMÉNYEK ÉRTÉKELÉSE. . .120
A FŐVÁROSI JOGSZOLGÁLTATÁSI SZERVEK ELEKTRONIKUS ADATVAGYONÁNAK FELMÉRÉSE ÉS AZ EREDMÉNYEK ÉRTÉKELÉSE. . .158
A FŐVÁROSI RENDVÉDELMI IRATKÉPZŐK ELEKTRONIKUS ADATVAGYONÁNAK FELMÉRÉSE ÉS ÉRTÉKELÉSE...................................192
A FŐVÁROSI EGÉSZSÉGÜGYI-SZOCIÁLIS IRATKÉPZŐK ELEKTRONIKUS ADATVAGYONÁNAK FELMÉRÉSE ÉS AZ EREDMÉNYEK ÉRTÉKELÉSE. . .198
A FŐVÁROSI OKTATÁSI-KÉPZÉSI INTÉZMÉNYEK ELEKTRONIKUS ADATVAGYONÁNAK FELMÉRÉSE ÉS AZ EREDMÉNYEK ÉRTÉKELÉSE. . .215
A KÖZTESTÜLETI ELEKTRONIKUS ADATVAGYON FELMÉRÉSE ÉS AZ EREDMÉNYEK ÉRTÉKELÉSE...........................................................................225
A FŐVÁROSBAN ÖNKORMÁNYZATOKNÁL MŰKÖDŐ TÉRINFORMATIKAI RENDSZEREK FELMÉRÉSE ÉS ÉRTÉKELÉSE..............................................228
MELLÉKLET - A legelterjedtebb térinformatikai rendszerek rövid leírása.........237
Oldalszám: 4 / 254
A FELMÉRÉS CÉLJA, HATÓKÖRE
Az elektronikus adatvagyon felmérésének alapgondolata az Elektronikus Levéltár
tervezésével kapcsolatosan merült fel. Ugyanis az Új Magyarország Fejlesztési Terv
Elektronikus Közigazgatás Operatív Program keretében, az elektronikus
közszolgáltatások fejlesztése tárgyában az egységes elektronikus levéltári rendszer
„műszaki tervezése”, illetve a pályázat előkészítése már 2007-ben megkezdődött.
Felmerült a kérdés, mekkora legyen a rendszer? Mennyi és milyen jellegű adatot kell
befogadnia?
A Budapest Főváros Levéltárában korábban végzett felmérések, szervlátogatások
során elsősorban a papír alapú adathordozók helyzetét tárták fel, vagyis a
szervnyilvántartások nem tartalmaztak az elektronikus iratokra vonatkozó
információkat.
A világ azonban az informatika fejlődésével egyre gyorsabban változik és a
levéltáraknak is reagálni kell erre az új helyzetre. Hiszen a hagyományos
értelemben vett iratképző szerveknél egyre több elektronikus irat keletkezik, amelyek
elektronikus iktatóprogramok, iratkezelő rendszerek, e-mailek, adatbázisok –
úgynevezett e-iratok – formájában jelennek meg.
A levéltáraknak pedig fel kell készülnie az új helyzetre és képesnek kell lennie az
elektronikus úton keletkezett dokumentumok selejtezésére és a maradandó értékű
anyag átvételére, továbbá az azokból való adatszolgáltatásra. Fel kell készülni mind
műszaki, mind szellemi kapacitás tekintetében. Jelenleg erre egyetlen magyarországi
levéltár sem áll készen. A megoldás tehát egy olyan rendszer kialakítása, amely
kezelni képes az elektronikus adatvagyont.
A maradandó értékű elektronikus adatvagyon hosszú távú megőrzésének
biztosítására az EKOP-1.2.8-08-2008-0001, Elektronikus levéltár projekt
megvalósítása folyamatban van. A projekt keretében belül egy e-irattár szolgáltatás
is létrejön, a közigazgatási szervek e-iratvagyona biztonságos átmeneti tárolása
érdekében. A projekt célja, hogy a levéltárak e-levéltári szolgáltatásaikkal a
közigazgatás hatékony partnerévé lépjenek elő, a levéltári szolgáltatások széles
körben elérhetővé tételével növeljék az esélyegyenlőséget, hozzájáruljanak a
Oldalszám: 5 / 254
tudásalapú társadalom hatékony kiépítéséhez. Az elektronikus levéltári
szolgáltatások biztosítása által a levéltárak elősegítik, hogy az állami és
önkormányzati szervek ugyanazt a szolgáltatást kevesebb erőforrással, vagyis
költséghatékonyabban láthassák el. Nem kevésbé fontos cél, hogy a köziratképző
szervek – ideértve a törvényhozás, államigazgatás, igazságszolgáltatás szerveit,
valamint az önkormányzatokat - maradandó értékű elektronikus iratainak kezelésére,
kialakításra kerüljön az elektronikus iratok hosszú távú megőrzését biztosító
feltételrendszer. A fejlesztés eredményeként az érintett levéltári anyag a jogszabályi
keretek között hozzáférhetővé válik az érdeklődő külső szervezetek, illetve
magánszemélyek számára is.
A köziratképző szervek a projekt eredményeként lehetőséget kapnak arra, hogy
interneten keresztül csatlakozhatnak az elektronikus levéltári rendszerhez, és
amennyiben rendelkeznek Hivatali Kapuval, úgy automatikus rendszerkapcsolatot
építhetnek ki és szabványos, tanúsított elektronikus iratkezelő rendszereik
segítségével kezdeményezhetik a levéltári iratátadást. Sőt, a készülő megoldás egyik
legnagyobb előnye, hogy az e-levéltári rendszer keretein belül működő központi
irattári szolgáltatás révén a köziratképzők akár a törvény által előírt 15 éves határidő
lejárta előtt is elhelyezhetik itt irataikat, elkerülve ezáltal a hosszú távú megőrzés
technológiai, pénzügyi és más kockázatait.
A fent ismertetett rendszer műszaki kialakítása szempontjából pedig elengedhetetlen
az egyes iratképzőktől várható mennyiségi, minőségi (formátumok) mutatók és
alkalmazások (szoftverek) ismerete, vagyis a levéltári, maradandó értékű
elektronikus iratok feldolgozó, tároló és archiváló kapacitásának tervezéséhez
szükséges mutatószámok meghatározása.
Cél tehát az adatnyerés mellett az iratképzők által alkalmazott megoldások,
gyakorlatok vizsgálata, objektumtípusok meghatározása, amely az elkövetkező 10-
15 évben várhatóan keletkező adatvagyon megőrzéséhez szükséges.
A levéltárosok munkája új feladattal bővült, hiszen ezután a szervlátogatások
alkalmával az elektronikusan keletkezett iratok helyzetét is vizsgálniuk kell, és a
levéltár szervnyilvántartása számára az információk rögzítése szükséges.1
1 A közlevéltárak számára a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény felhatalmazása alapján alkotott 10/2002. (IV.13.) NKÖM rendelet 6. §-a előírja, hogy a levéltárak az illetékességi körükbe tartozó szervekről és ezek iratkezelésének fontosabb adatairól számítógépen, egységes program alkalmazásával nyilvántartást vezessenek.
Oldalszám: 6 / 254
Az elektronikus iratok körének pontos felméréshez azonban más módszerekre van
szükség, mint a papíralapú adathordozók esetében. Bár a köziratok kezeléséről
szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet nem választja ketté a hagyományos,
papíralapú iratkezelést az elektronikus ügyviteltől, ez a gyakorlatban mégis sok
esetben kölönválik. Az informatika területén dolgozók is érintettekké válnak,
papíralapú iratkezelési tapasztalatok nélkül. Ez a két terület közt összeütközéseket
okoz, az informatika az irattári területet esetenként a fejlődés gátjának érzi.
A helyszíni szervellenőrzésekkor a papíralapú irattározás felelősei az esetek
legnagyobb részében - ha használják is az ügyviteli szoftvert – nincsenek tisztában
az adattárolás feltételrendszerével. Így a levéltári szervellenőrzéseket az informatika
területére is ki kell terjeszteni, megküzdve azzal az ellenállással, amit a levéltári
munkatárs megjelenése okoz a szervek informatikai részlegénél.
A szervellenőrzések személyi feltételeit ugyanakkor a levéltárakban is meg kell
teremteni, informatikai biztonsági, tárolási alapelvekkel tisztában lévő
levéltárosoknak kell a szervellenőrzésre küldeni.
A Budapest Főváros Levéltára 2007, illetve 2008 során már folytatott reprezentatív
kérdőíves elektronikus adatvagyon felmérést, de a kapott eredmények nem
bizonyultak kielégítőnek, ugyanis azok csupán az adatállományok nagyvonalú
megbecsüléséhez szolgálhattak alapul (lásd 2008. évi e-iratfelmérés eredményei
táblázat). Megfogalmazódott a gondolat, hogy a fővárosi adatvagyont teljes körűen,
és szakmai szempontból is megalapozott (informatikai és levéltári) módon, valamint
helyszíni vizsgálatokkal (interjúkkal) kiegészítve kell lefolytatni. A felmérés szélesebb
körben történő elvégzésének célját Budapest Főváros Levéltára vezetése
megfogalmazta és az elektronikus levéltár projekt igényeivel összhangban a forrás is
megteremtődött.
Az adatvagyon felmérésének lefolytatására Budapest Főváros Levéltára 2009-ben
pályázatot írt ki. A vállalkozótól elvárt cél a Budapest Főváros Levéltára majdani
elektronikus levéltárába kerülő fővárosi közigazgatási adatvagyon és a létrejövő,
később selejtezhető adatvagyon minél szélesebb körű felmérése volt. A feladat
magába foglalta az elektronikus iratok mennyiségi és minőségi (formátumok)
felmérését, így az elkövetkező 10-15 évben várhatóan keletkező adatvagyon
megőrzéséhez szükséges feldolgozó, tároló és archiváló kapacitások
meghatározását.
Oldalszám: 7 / 254
A felmérés eredményét összegző tanulmány célja az adatnyerés mellett az
iratképzők által alkalmazott megoldások, gyakorlatok vizsgálata, objektumtípusok
meghatározása, amely nemcsak a műszaki tervezés, hanem a szabályozás számára
is megalapozó dokumentumként szolgál.
A vállalkozó a feladatok teljesítése során együtt kellett működjön a levéltár
munkatársaival, az egyes szakterületek felelőseivel, az eredményesebb végrehajtás,
illetve az egyes iratképző szervekkel történő egyeztetés, ellenőrzés érdekében.
Oldalszám: 8 / 254
VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ - A FŐVÁROSBAN KELETKEZETT
ELEKTRONIKUS ADATVAGYON-FELMÉRÉS EREDMÉNYEINEK
ÖSSZEGZÉSE
A vezetői összefoglalóban a szerveknek kiküldött kérdőív pontjai szerint összegeztük a felmérés főbb tapasztalatait. A részletes kiértékelések az egyes területek értékelő anyagában találhatóak meg.
2.1. Az elektronikus iktatás helyzete
Az elektronikus közigazgatás, ezen belül az elektronikus ügyintézés
fogalma különbözőképpen közelíthető meg. Egyrészt az e-ügyintézés
keretébe sorolhatók azok az alkalmazások, amelyek az adott szerven
belül egy vagy több számítógépen használva támogatják az
állampolgári ügyintézést, másrészt azok a szolgáltatások, amelyek az
interneten keresztül érhetők el.
Az elektronikus ügyintézés elérendő szolgáltatási szintjeire
vonatkozóan az EU a leggyakrabban használt 20 szolgáltatás
(Magyarországon ez 27 szolgáltatással fedhető le) esetében írta elő a
3. szint - mely magába foglalja a formanyomtatványok elektronikus
úton történő beküldése és azok elektronikus feldolgozásának
lehetőségét) - teljesítését, a többi szolgáltatásra vonatkozóan nincs
megkötés.
A felmérés során megállapítható volt, hogy a dekoncentrált szervek és
az önkormányzatok területén az informatika által gyakran támogatott
területek közé sorolhatók az adóügyek, a vagyonnyilvántartás, az
iktatás, a személyzeti ügyek, a szociális igazgatás és a gazdasági
ügyek, míg a kevésbé támogatott, de egyre nagyobb figyelmet kapó
Oldalszám: 9 / 254
területek közé kerültek az igazgatási és hatósági ügyek, az oktatási
ügyek, a testületi és bizottsági munka és az építéshatóság.
Az önkormányzatok körében még nagyon csekély az elterjedtsége a
csoportmunka szoftvereknek, a workflow, illetve a tudás- és
tartalommenedzsment megoldásoknak.
Magyarországon a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás
általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (Ket.)
hatálybalépésével összefüggésben merült fel először az iratkezelés
területén új, hatékony, költségkímélő eljárások és módszerek
kidolgozásának igénye, az elektronikus iratok egyre szélesebb körben
való elterjedése és az információ gyors, egyszerű, felhasználói
igényeknek megfelelő visszakereshetősége okán.
Az elektronikus irat- és dokumentumkezelési szoftverek szélesebb körű
elterjedése a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag
védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.)
módosításával, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének
általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet
hatálybalépése után történhetett meg.
Az iratkezelési informatikai rendszerek, eszközök alkalmazhatóságát
és a tanúsítás követelményrendszerét, a 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-
NKÖM rendelet (szoftverrendelet) szabályozza. E rendelet, valamint a
tanúsító szervek kijelölésének részletes szabályairól szóló 16/2006.
(IV. 6.) BM rendelet alapján 2006 májusában került kijelölésre az első
tanúsító szervezet, a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható
iratkezelési szoftverek megfelelőségének vizsgálatára.
Jelenleg 108 tanúsított szoftver található az OTM régi honlapján, azaz
a tanúsítás egységesítő elképzelései ellenére is nagyon sok különböző
megoldás van a piacon. A szervek egy része ugyanakkor – a
jogszabályi előírásokkal ellentétben mai napig nem tanúsított iratkezelő
szoftvert használ, így van ez a bírósági és ügyészségi szervek
esetében.
Oldalszám: 10 / 254
A szoftverek döntő hányadát csak iktatásra használják, még azon
esetekben is, mikor a szoftver funkcionalitása ennél többet is lehetővé
tenne.
A felkeresett szervek nagyobb részt egységesek abban, hogy iktatási
célra már használnak valamilyen elektronikus iktató szoftvert. A
kórházak esetében ez az arány rosszabb, jelenleg mintegy harmaduk
nem használ elektronikus iktatást, az iskolák nagyon kis része használ
elektronikus iktatást, részben a kis ügyiratszám, részben forráshiány
miatt. Kirívó eset a Szent János Kórházé, mely bár rendelkezik
elektronikus iktató szoftverrel, lassúsága (sic!) miatt nem használja,
inkább papíralapon iktat. Kórházakban sok a nem akkreditált szoftver,
illetve olyan is előfordul, hogy MS Excel alkalmazást használnak
iktatásra, évente történő mentéssel.
Sok esetben gondot okoz, hogy a korábban használt szoftver nem
akkreditálható, így új szoftver beszerzése vált szükségessé. Több
esetben a szoftver cseréjére használták fel az akkreditációs
kötelezettséget, ami az egységesítés szempontjából jó irány,
ugyanakkor a migráció nem minden esetben történt meg, ami komoly
gondokat okoz majd a későbbiekben. Néhány esetben az
adatfelvételkor az akkreditáció még nem történt meg.
A rendvédelmi szervek esetében a RobotzsaruNeo program
használata az általános, iktatási része akkreditált, de a szoftver
rendkívül sok speciális, rendvédelmi célú funkcióval is rendelkezik,
nyomozati és szabálysértési adatok nyilvántartását is biztosítja. Így pl.
egy központi adatbázisban tárolják a pénzintézetek részletes adatait,
térképet, elérhetőséget, épület alaprajzot, amelyeket támadás esetén,
vagyis riasztáskor a központi számítógép azonnal továbbít a
legközelebbi rendőrségi ügyeletre, a helyi kapitányságra és a bevetési
osztályra. A Robotzsaru-Neo szoftver képet és hangot is tud küldeni,
így a kommandósok és járőrök már a megérkezéskor pontosan
tudhatják a helyszín adatait és a támadók személyleírását is.
A szoftverből nagyon sokféle lekérdezés indítható, bűncselekmények
területi megosztására és különböző célú csoportosítására
Oldalszám: 11 / 254
vonatkozóan. Az ilyen típusú komplex rendszerekből a maradandó
értékű iratok (adatok) kinyerése informatikai kihívás is, a más
szempontok (adatvédelem) nehézségei mellett.
A fővárosi önkormányzatoknál „piacvezetőnek” tűnik a
Professzionál Zrt. Govsys szoftvere, mindösszesen 6 kerületi
önkormányzat használja. A fennmaradó 10 önkormányzat hatféle
akkreditált szoftvert használ. A többi önkormányzat, a fővárosit is
beleértve ügykezelő rendszert használ, mindegyik másik gyártótól, a
gyártók közt kis és nagyvállalkozások egyaránt fellelhetőek. A nem
akkreditált és akkreditált szoftvereknél egyaránt gondot okoz a kimeneti
formátumok szabályozásának hiánya, azaz a majdan levéltárba
adandó fájlformátumok sokszínűségével találkozhatunk.
Ennél nagyobb kritikus kockázatot jelentenek azok az esetek, amikor
az előző iktató ill. ügykezelő szoftverekben rögzített adatok migrálása
nem vagy nem teljes körűen történt meg.
Különösen kirívó esettel is találkoztunk, a Budapesti Kereskedelmi és
Iparkamara esetében, ahol az előzőleg 7 használt iktató szoftver 2009-
ben használhatatlanná és az adatbázis diszk hiba miatt
inkonzisztenssé vált. A RAID tárolónak egyszerre 2 diszkje hibásodott
meg. Mentés külső adattárolóra nem történt, így a hét év állománya
gyakorlatilag megsemmisült, a kereséseket manuálisan kell lefolytatni.
Ez az eset a mentések bizonytalanságára is rávilágít, melyet az e-
irattár szolgáltatás megfelelően biztosíthatna.
A felmért szerveknél, kivált önkormányzatoknál sok esetben 1988-tól
használtak valamilyen szintű elektronikus iktatást, saját fejlesztéseket
is. Ezeket az alapvetően DOS alapú rendszereket az ezredforduló
táján lecserélték és mára sok esetben a harmadik generációs,
akkreditált szoftvereket használják.
Általánosságban az látszik, hogy a felmért szerveknél 2006-2009 közt
történt meg egy nagyobb mérvű szoftverváltás, köszönhetően a KEIR
projekt jogszabályváltozásainak és a pályázati forrásoknak.
Az adatok elemzése rávilágít arra is, hogy 4-6 év „kifutási idő” után
általában szükségét érzik e szervek egy új szoftver beszerzésének.
Oldalszám: 12 / 254
Esetenként ez arra vezethető vissza, hogy a szoftver fejlesztője már
nem biztosít tovább terméktámogatást valamilyen okból.
Komoly gondot okoz minden esetben a korábbi szoftverekben tárolt
adatok migrálása, a hosszútávú adattárolás biztosítása és az adatok
exportja. Akkreditált szoftver esetében az xml export előírás, de a
korábbi szoftvereknél sok esetben excel táblába történt meg az adatok
kimentése.
Több vizsgált szervnél előállt az a helyzet, hogy a valamilyen okból
nem migrálták az előző szoftver iktatási adatait. A Közép-
magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatal esetében olyan
kirívó példával is szembesültünk, amikor három korábbi iratnyilvántartó
szoftvert kell az előzményezéshez használni. Az első elektronikus
iktatásra alkalmazott szoftvert már 1991-ben alkalmazták, mintegy 10
évig, dos alapú szoftvert használtak, ezután Lotus Notes alapú
alkalmazásokat, míg 2009-től bevezették az akkreditált szoftvert.
Az 1990-es évek iktatási állományainak levéltári átvétele biztosan
jelentős nehézségeket fog okozni.
2.2. Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazása
Az ügykezelő rendszereket nevezhetjük az elektronikus iratkezelés
második generációs megoldásainak, mely rendszerek az egyszerű
iktatási, nyilvántartási feladatokon túl már egyre több workflow elemet
is tartalmaznak. A felmérés során sok volt a félreértés az ügykezelő és
csupán iktatásra használt szoftverek elkülönítése körül, amiket a
helyszíni felmérésekkor sikerült tisztázni. Ennek egyik oka, hogy ha
nem is csatolják a beadványokat és a határozatokat, mellékleteket,
azért ügykezelnek a rendszerekben, pl. hatályosítanak, kiadmányozási
utasítást adnak stb. tehát ügykezelési folyamatok metaadatait hozzák
létre.
Levéltári szempontú megközelítés esetében ez nem minősült
ügykezelő szoftvernek, csak akkor, ha az ügyintézés során keletkező
iratok is valamilyen formában az iratkezelő szoftver részévé váltak. A
Oldalszám: 13 / 254
csupán ügykezelési metaadatokat tartalmazó rendszerek, melyek
csatolt iratokat nem tárolnak, nem tekintettük ügykezelő szoftvernek.
A felmérésben azokat a szoftvereket szerepeltettük az ügykezelő
szoftverek kategóriájában, melyek az iktatási, nyilvántartási adatok
mellett már az iratok szkennelt vagy eredetileg is elektronikus úton,
irodai szoftverek segítségével létrehozott példányainak tárolását is
biztosítják.
A szoftverek teljes körű funkcionalitását még kevés helyen használják
ki, ennek egyik oka az elektronikus aláírás elterjedtségének, másik az
elektronikus ügymenet technikai feltétételeinek hiánya.
Ugyanakkor egyes szervek esetében óriási mennyiségű irat és
adatforgalmat bonyolítanak le ezek a rendszerek, így a Fővárosi
Földhivatalnál több, mint 16 millió a 2009-ben nyilvántartott fő-és
alszámok száma, az APEH esetében 58 millió, utóbbi azonban
országos adat.
A Fővárosi Földhivatalnál jelentős mennyiségű elektronikus állományt
használnak, de ezek szoftvereit a FÖMI biztosítja és az állományok is
ott kerülnek tárolásra.
Itt kell megjegyezni azt a levéltárak előtt már ismert, de megoldásra
váró problémát, ami az informatikai központosításból ered. Az
informatikai rendszerek – informatikai szempontból nagyon helyesen –
az adatokat egységesen kezelik, azaz a területi szervek adatai is egy
adatbázisban vannak a központi szerv adataival. Mindez a működés és
gazdaságosság szempontjából költséghatékony és más előnyökkel is
bír, de a jelenlegi levéltári hálózat szempontjait nem veszi figyelembe,
azaz amíg a döntően elektronikus nyilvántartás adati egy központi
szerveren egy központi adatbázisban tárolják, addig a nyilvántartott,
jelenleg még döntően papíralapú iratokat azon a helyen, ahol
keletkeznek. Így előfordulhat az az eset, hogy egy területi vagy akár a
fővárosi levéltár illetékességből átveszi az adott szervtől a papíralapú
adathordozókat, míg az iktatási nyilvántartást tartalmazó adatbázis a
központi szervnél marad. Az adatok leválasztása nem minden esetben
történhet meg és a helyzet csak tovább bonyolódik az ügykezelő
rendszerekben tárolt elektronikus iratok megjelenésével, ahol az
Oldalszám: 14 / 254
ügyirat is szétválhat „fizikai iratra” és „elektronikus iratra”. Az éves
állomány elkülönítése sem történik meg, ennek leválogatása azonban
kevesebb gondot jelent majd.
Jelen felmérés alapján is megállapítható, hogy a kérdés élő, a
megoldására javaslatot a levéltáros szakmának kell kidolgoznia.
Az önkormányzati területen 6 kerületi önkormányzat és a főváros
használ részben vagy egészben ügykezelő szoftver alkalmazást. A
felmérés során egyértelművé vált, hogy ahol ügykezelésre is
használják a szoftvert, ott dinamikusan megnő a tárolandó elektronikus
adatok mennyisége. Bár ezek még csak GB mennyiségi adatokat
eredményeznek, mégis figyelemre méltó a bevezetést követő években
a folyamatos tárolandó adatmennyiség növekedése, az I. kerületnél pl.
400 %-al nőtt meg a tárolandó adatmennyiség egy év alatt. A még
kezelhető mennyiségek rövid időn belül kevésbé kezelhető
mennyiségeket eredményezethetnek majd és itt jelentkezhet egyrészt
az e-irattári funkcionalitás, másrészt az e-levéltár preventív iratmegőrző
szerepe. Ezt megerősíti a felmérés azon ténymegállapítása, mely
szerint a mentési stratégiák az esetek nagy részében esetlegesek és
nem felelnek meg a katasztrófatűrés feltételeinek.
Komoly – feltehetően akkreditálási - hiányosság, hogy bár
ügyiratkezelő szoftverek akkreditációjának előfeltétele, hogy képes
legyen xml-formátumban exportálni az adatokat, ennek ellenére
tapasztaltunk olyat is, hogy a szoftver menüjében ott volt az xml-export
ikonja, de a gyakorlatban nem működött a funkció (IV. kerület)
A kórházi terület az elektronikus ügykezelés terén még kevésbé jár
élen, mint az iktatásnál, egy kórházban (Bajcsy-Zsilinszky Kórház)
használnak akkreditált szoftvert, évi 8000 iktatással, ami 8,5 GB adatot
eredményezett a bevezetés évében, 2009-ben. Itt már megtörténik a
papír alapú iratok szkennelése is. Iskolák esetében még ennyiről sem
lehet beszámolni, egy esetben használtak ügykezelő rendszert, de
nem váltotta be a hozzá fűzött reményeiket.
A jogszolgáltatási szervek speciális csoportot képeznek, mivel igen
sokféle szoftvert használnak, de valami oknál fogva az akkreditációt
magukra nézvést nem minden esetben tekintik kötelezőnek. Itt lelhető
Oldalszám: 15 / 254
fel a legnagyobb és maradandó értékét tekintve is kiemelten jelentős
cégbírósági adatbázis. Az ESzigno szoftver használata során 1011 GB
információt tároltak le eddig és az éves növekmény kb. 300 GB/év.
A bíróság hamar felismerte az ebből eredő kockázatot, és a 9/2008.
(IV.29.) IRM rendelettel módosították a 24/2006. (V.18.) IM. rendeletet,
többek közt a cégbíróság számára benyújtandó elektronikus okiratok
informatikai feltételeire vonatkozó szabályokat. Lényeges változás,
hogy a kérelemben kizárólag a mellékletben meghatározott PDF
formátumú fájlok szerepelhetnek. Egyértelműen meghatározza a
jogszabály, hogy egy szkennelt oldal maximális mérete legfeljebb 800
kB lehet, így a már említett 1010 GB nagyságú adatmennyiség évi
gyarapodásának ütemét remélik csökkenteni.
A bíróságok esetében is a közeljövőben az elektronikus iratok
exponenciális növekedése várható. A polgári perrendtartásról szóló
törvény módosításának következtében (elektronikus kommunikáció a
polgári perben, elektronikus kommunikáció a szakértővel fejezetek)
2010 július 1-jétől a vállalkozások közötti perekben, amelyekben a jogi
képviselet kötelező (ilyen perek a vállalkozások egymás közötti,
megyei bíróság elsőfokú hatáskörébe tartozó perei is), a keresetlevél
és minden egyéb beadvány, okirati bizonyíték bírósághoz való
benyújtására kizárólag elektronikus úton kerülhet majd sor és a bíróság
is valamennyi hivatalos iratot elektronikusan kézbesíti majd a felek
képviselőinek (az alperesnek küldött keresetlevél kivételével).
A fenti törvény rendelkezései szerint a felek és a bíróság közé, mintegy
"kézbesítési segédként" az Állami Elektronikus Kézbesítési Szolgáltató
(ÁEKSZ) lép majd be. Arról, hogy az ÁEKSZ által üzemeltetett rendszer
pontosan miként fog működni egyelőre nincs információ, mivel az
ÁEKSZ még nem működik.
A bíróságnak szánt iratokat a jogi képviselő ügyfélkapuján belépve,
még nem ismert elektronikus formanyomtatványok segítségével küldi
majd meg az ÁEKSZ-nek, amely azt időbélyegzővel látja el, majd
elhelyezi a címzett bíróság tárhelyén. Mindennek megtörténtéről
közokiratnak minősülő visszaigazolást küld a feladónak.
Oldalszám: 16 / 254
A bíróság az ellenérdekű félnek a keresetleveket papír alapú okiratként
kézbesíti, azzal a kiegészítő tájékoztatással, hogy az eljárásban
kötelező a jogi képviselet, ezért védekezését, nyilatkozatát kizárólag
elektronikus úton, jogi képviselője útján nyújthatja be a bíróságnak.
A tervezett rendszer egyelőre nem indult be, de vélhetően egy újabb
elektronikus iratkezelési áttörést hozhat, ugyanis az elektronikus iratok
elterjedését éppen a bírósági gyakorlat ill. az e-iratok perbeni
felhasználhatóságának kételyei hátráltatják.
Mint a felmérés is bizonyítja, az elektronikus iktató rendszereket egyre
inkább felváltják a teljes körű iratkezelést támogató ügyviteli
rendszerek. Az elektronikus iratok mennyisége már a közeljövőben
exponenciálisan nőni fog, az elektronikus irattárak és levéltárak
szerepe egyre nagyobb lesz és bár a papírnélküli iroda továbbra sem
tűnik megvalósíthatónak, egyre közelebb kerül hozzá a közigazgatás.
A felmérés során több helyen említették, hogy az is akadálya az
iratkezelő szoftverek valódi ügykezelő szoftverkénti használatának,
hogy jelenleg a közigazgatásban csak a papíralapú iratot tekintik
hitelesnek. Ha az irat képét szkennelve csatolják, az ügyintézők
munkáját jelentősen elősegíti ugyan, de hitelességi kockázatot jelent.
Költségkihatásai miatt csak akkor költséghatékony a szkennelés és
csatolás, ha a papíralapú eredeti selejtezhető volna. S bár ennek
elvben megteremtődtek a jogszabályi feltételei, azaz a szkennelt
állományokat elektronikusan alá kellene írni és időbélyegzővel ellátni,
de ezt túl költségesnak ítélik meg és a maradandó értékű iratok
esetében a jelenlegi szabályozás nem is teszi lehetővé a papíralapú
eredeti megsemmisítését.
2.3. E-mail archiválás
Valamennyi felmért szerv használ elektronikus levelezést az
ügyintézés során. A rendvédelmi szervek mindegyike, míg a
jogszolgáltatási szervek egy kivételével (a felmért 6-ból 5), míg a
dekoncentrált állami szervek esetében több mint a fele (5-ből 4) menti
Oldalszám: 17 / 254
a levelezését. Az önkormányzatok esetében a 24-ből 20 végez e-mail-
mentést. Ezek a mentések sokszor csak a napi, heti vagy havi
állományokra korlátozódnak, adatvesztés esetén tehát időben eddig
lehet visszaállítani a levelezéseket. Az e-mailek teljes körű, avagy
megállapított stratégia szerinti archiválása (tehát a mentési állományok
DAT kazettára, CD-re DVD-re archiválása) inkább kivétel, mint
általánosság. Sok helyen a felhasználóra van bízva, archiválja-e a
levelezését?
Hosszabb távú megőrzést biztosító e-mail archiválását a DEKO
szervek közül az APEH, az ÁNTSZ, és az Oktatási Hivatal Közép-
magyarországi Regionális Igazgatóság biztosítja, a jogszolgáltatási
szerveknél három (Fővárosi Büntetés-végrehajtási Intézet, a Fővárosi
Ítélőtáblán és a Fővárosi Igazságügyi Hivatal) részleges archiválást
végez. Az önkormányzatoknál a 24 kerületi önkormányzatból négy
esetében van tudomásunk archivált állományokról. A levéltári átvétel
szempontjából fontos, hogy ahol van archiválás, általában
elkülöníthetők legyenek az adatállományok keletkezési évenként.
(Ennek akkor lehet jelentősége, amennyiben az archivált e-mailek
valamilyen mintavételi eljárás keretében levéltárba kerülnek.) A
közfeladatot ellátó szervek e-mailjei az elektronikus adatvagyon részét
képezik. Levéltári átvételük ugyanakkor több szempontból is
problematikus. A szervek az e-maileket nem tekintik a köziratkezelés
részeként, általános vélemény szerint a releváns e-mailek valamilyen
úton-módon bekerülnek az iktatásba, vagy úgy, hogy kinyomtatják és
papíralapon iktatják, vagy a tanúsított iratkezelő-szoftverbe továbbítják,
ahol automatikusan érkeztetésre, ill. iktatásra kerülnek, így az adott
ügy részirataként elektronikusan vagy papíralapon az irattári tervben
megjelölt őrzési idő után az üggyel együtt levéltárba vagy selejtezésre
kerülnek. A probléma azonban nem ezekkel az e-mailekkel van, hanem
a döntés-előkészítésben szerepet játszó, hivatalos-félhivatalos
elektronikus levelezéssel. Ezek függetlenül attól, hogy iktatásra
kerülnek, vagy sem, levéltári szempontból maradandó, történeti
értékűnek minősülhetnek, így levéltárba is kerülhetnének. Ennek
azonban jelenleg számos technikai és jogi (személyiségi jogok,
Oldalszám: 18 / 254
közirattá nyilvánítás hiánya) akadálya van. A megoldás felé vezető út
az volna, hogy az erre a célra kijelölt kiemelt, központi e-mailfiókok ill. a
meghatározott vezetői, felsővezetői hivatali e-mailfiókok az irattári
tervben is feltüntetésre kerülnének és tartalmukat archiválnák. (A
személyes jellegű levelezés elválasztása a magánjellegűtől ettől
eltekintve sem oldható meg szabályozással, hiszen még ha az e-
mailfiók tulajdonosa nem is használja azt magánjellegű levelezésre, ő
maga kaphat ilyen tartalmú leveleket. A megoldás lehet esetleg az,
hogy a felsővezetői elektronikus levelezéseket személyes adatot
tartalmazó levéltári anyagként kellene tekintetni és kutathatóságát az
Ltv . 24. § (1) alapján lehetne csak biztosítani.
2.4. Elektronikus aláírással ellátott dokumentumok küldése és fogadása
Felméréseink szerint a szervek döntő többsége nem fogad, illetve nem
küld fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott
iratot, dokumentumot. A DEKO szervek közül azon szervek használnak
gyakorlatban is e-aláírással ellátott dokumentumot, ahol valamilyen
jogszabályi kötelezettség állt fenn az e-aláírások használatára, így
mindössze az APEH-ban és a Közép-magyarországi Regionális
Államigazgatási Hivatalban (ma Közigazgatási Hivatal). Előbbinél az
elektronikus igazolási kérelmek befogadása, illetve kiadása során
használják, az utóbbinál viszont alig van példa a gyakorlati
alkalmazására. A Földhivatal kivételt képez a tekintetben, hogy
iratforgalomban nem használnak e-aláírást, azonban az e-tulajdoni lap
bevezetésével már az ingatlan-nyilvántartásban szerepet kap. Az
elektronikus dokumentumként szolgáltatott e-hiteles tulajdoni lap
másolaton ugyanis szerepel a szolgáltató hitelesítő záradéka
(tanúsítvány) és a szolgáltató fokozott biztonságú elektronikus
aláírásával hitelesíti és elhelyezi rajta időbélyegzőjét. A jogszolgáltatási
szervek közül kizárólag a Fővárosi Bíróságon használnak e-aláírást, de
ott is kizárólag a cégbírósági ügyek esetében fogadnak ill. küldenek
Oldalszám: 19 / 254
minősített elektronikus aláírással ellátott dokumentumot. Ugyanez
vonatkozik az egészségügyi intézményekre is, ahol a fekvő- és
kúraszerű ellátásról szóló teljesítményjelentést elektronikus aláírással
ellátva kell megküldeniük az OEP Gyógyinfo rendszerének.
Az önkormányzatok ¾ része nem használ fokozott biztonságú vagy
minősített aláírást. Az ilyennel rendelkezők esetében is inkább
visszalépésről, mint továbbterjedésről beszélhetünk az e-aláírás
témakörben. Van olyan önkormányzat, ahol 2006-ban minden
irodavezető kapott e-aláírási jogosultságot, amikor azonban két év után
meg kellett volna újítani a tanúsítványt, tovább nem fizettek elő. Ezután
három e-aláírás maradt meg: a jegyzőé és két alpolgármesteré, de az
alpolgármesterek nem használják, a jegyző is csak arra, hogy ezzel
hitelesíti a naptári év végén lezárt elektronikus iktatókönyveket. (Ez
utóbbi aktus, azaz az elektronikus iktatókönyvek e-aláírással történő
lezárása és hitelesítése általában elmarad.)
Több helyen számoltak be arról, hogy van olyan munkatársuk, aki
rendelkezik elektronikus aláírással, ennek ellenére nem küldenek és
igen ritkán kapnak e-szignózott ellátott iratot. Az e-aláírások
bevezetését több helyen is fontosnak tartanák, de a legtöbb helyen
forráshiányra hivatkozva nem merül fel a bevezetése, a jogszolgáltatási
szervek pedig csak akkor vezetnék be, amennyiben erre jogszabályi
változások révén kötelezve lennének. Az e-aláírások bevezetésének és
a tanúsítványok folyamatos megújításának költségei gyakorlatilag
ellehetetlenítették az EAT célkitűzéseinek gyakorlati megvalósítását.
Az önkormányzatok ugyanakkor az ügyfélkapus és hivatali kapus
azonosításokat általában reális alternatívaként fogják fel. Az
ügyfélkapus rendszernél problémaként jelezték a jelenlegi, sok
felesleges lépésből álló eljárásrendet (az iratok pen-drive-on történő
mozgatása, sok, akár 10-12 lépésből álló folyamat az irat
beérkezésétől az iktatásig) illetve, azt, hogy az ügyfelek gyakran nem a
saját ügyfélkapus regisztrációjukat használják, valamint hogy nem
megoldott az ügyfélkapus iratforgalom tartós, hiteles megőrzése. A
Hivatali Kapu esetében pedig - szemben az Ügyfélkapuval - a tárhely
Oldalszám: 20 / 254
hiánya jelent gondot, így, ha nem mentik le az iratokat, olvasás után
kitörlődnek onnan.
2.5. Adatbázisok
A felmért iratképzők döntő többsége rendelkezik valamilyen
adatbázissal. A DEKO szervek esetén 9-ből 8, az önkormányzatok
esetén 24-ből 19, az egészségügyi intézményeknél pedig 13-ból 11,
ugyanakkor a jogszolgáltatási szervek közül a 6 felmértből csupán
kettő nyilatkozott saját adatbázis meglétéről. A felmért adatbázisok
jelentős része munkaügyi, bérügyi, számviteli rendszer, vagy éppen
eszköznyilvántartó, postázó avagy könyvtári. Ezek nem minősülnek
maradandó értékű adatbázisnak. Ugyanakkor a DEKO szervek saját
tevékenységi körükhöz kapcsolódóan vezetett adatbázisai
mindenképpen a maradandó érétkű adatokat, információkat
tartalmaznak. (Pl. az APEH számos rendszere, az ÁNTSZ
Egészségügyi Szolgáltatók Nyilvántartása, Fekvőbeteg Területi Ellátási
Kötelezettség, Földhivatalban az ingatlan-nyilvántartás és a
térképnyilvántartás, az Államigazgatási (ma Közigazgatási) Hivatal
esetében a helyi önkormányzatok rendeleteinek nyilvántartása, stb.).
Az önkormányzatoknál figyelemre méltóak a gyámügyi, szociális,
térinformatikai, vagyonkataszteri, vagyongazdálkodási, építési hatósági
rendszerek, valamint a szinte mindenhol megtalálható
képviselőtestületi információs rendszerek. (A térinformatikai rendszerek
specialitásai miatt külön összefoglalót készítettünk, ld. a szakterületi
összefoglalóknál).
Ugyanakkor mind az önkormányzatoknál, mind más szervtípusoknál
megtalálhatók a központilag vezetett és archivált adatbázisok (pl. az
önkormányzatok esetében az anyakönyvi rendszerek, országos
járműnyilvántartás, népesség-nyilvántartás, a rendőrségen a
Kriminalisztikai Archiváló Rendszer). Az oktatási intézmények esetében
pedig az F2 (korábban FŐKIR, azaz Fővárosi Közoktatási Információs
Rendszer) rendszer játszik központi szerepet, amely 2003-óta
Oldalszám: 21 / 254
működik, jelenleg 127, túlnyomó többségében középfokú közoktatási
intézmény alapadminisztrációját biztosítja.
Az egészségügyi intézmények ezen a téren speciális területet
képeznek: az egyre terjedő betegnyilvántartó és digitális
röntgenarchiváló rendszerek (PACS = Picture Archiving
Communication System) révén ez a szegmens rendelkezik a
legnagyobb adatbázismérettel. (A digitális röntgenek fővárosi
terjedelme már most kb. 20 TB, éves várható növekménye kb. 10 TB.)
Levéltári átvétel szempontjából fontos, hogy a maradandó értékűnek
tekinthető adatbázisokat rendszeresen mentik-e, van-e lehetőség az
adatállományok évenkénti elkülönítésre, és ami az egyik legfontosabb
kérdés: az adott adatbázis rendelkezik-e valamiféle szabványosnak
vagy valamilyen szinten használhatónak tekinthető exportfunkcióval?
A feltett kérdések kapcsán elég vegyes kép bontakozik ki: a DEKO
szervek esetében a hétből csak két szerv tudja elkülöníteni éves
szinten adatállományait, az önkormányzatoknál a 19-ből pusztán öt, a
kórházak esetében pedig nyolcból három. Adatmentésről ugyanakkor
lényegében mindenhol gondoskodnak, ugyanakkor az archiválásról
már kevésbé és ez különösen vonatkozik a már használaton kívüli
adatbázisokra, amelyekről legjobb esetben rendelkezésre áll egy utolsó
mentése, azonban ezek későbbi archiválásról általában nem történik
gondoskodás, sokszor el is kallódnak. Az adatexport, mint külön
funkció általában nem biztosított, ha erre van mód, az többnyire az
adatbáziskezelő alkalmazástól függ (pl. Oracle, MSSQL, MySQL –
ezek esetében megoldható a levéltári elvárások szerinti export),
ugyanakkor 11 önkormányzat és 7 kórház esetében nyilatkoztak arról,
hogy export funkcióval nem rendelkeznek a használt
adatbázisrendszerek.
Az adatbázisok számbavétele kapcsán meg kell jegyeznünk, hogy a
felmérések során ez volt az egyik legnehezebb feladat, mivel az adott
intézmény, szerv informatikusainak sem volt tudomásuk minden, az
adott szerv által használt adatbázisról, nem is szólva a már
használaton kívüliekről. (pl. a Fővárosi Önkormányzat esetében
kiderült, hogy több mint száz adatbázis van a Hivatalban, ezekre
Oldalszám: 22 / 254
ugyanakkor az Informatikai Ügyosztálynak nincs rálátása. Egyes
szervezeti egységek külső fejlesztővel üzemeltetnek adatbázisokat,
sok Access, ill. Excel-adatbázis is van.) Ezen a problémán csak úgy
lehetne segíteni, amennyiben a szervek kötelezve lennének arra, hogy
a munkájuk során keletkeztetett adatbázisok nevesítésre kerüljenek az
irattári tervben, és azok sorsáról (selejtezés vagy levéltárba adás) az
adatbázis információs, maradandó értékének felmérése után a
levéltárral kell, hogy megállapodjanak.
2.6. Hang- és képrögzítés
A vizsgálat során bebizonyosodott, hogy a felmért szervek több mint
felénél használnak hang- vagy kép rögzítésére alkalmas eszközöket.
A rögzítés túlnyomó részben digitális formában történik, az analóg
módszer alkalmazása elenyésző. A hangrögzítés terén az
önkormányzatok járnak az élen, hiszen a testületi ülések anyagát
mindenképpen rögzítik (Globomax Mikrovoks rendszerben, mp3
formátumban), digitális képeket az építési hatóság eljárása során
rögzítenek. A képrögzítésben az egészségügyi intézmények képalkotó
diagnosztikai eljárásában (PACS) készülnek tömegesen a felvételek.
A jogszolgáltatási szervek informatikusai nem számoltak be
hangrögzítésről, de köztudott, hogy a tárgyalások anyagát rögzítik, és
erről készülnek a jegyzőkönyvek, a rendészeti szervek esetében pedig
bűncselekmény esetén az aktához külön adathordozón csatolják a
felvételeket. A büntetés-végrehajtási intézetekben felállított kamerák
filmjei meghatározott időközönként felülíródnak, hasonlóan a
rendészeti szervek közterületen működő kameráihoz. A speciális
képfelvételeket őriznek a fogva tartottakról is, de ezeket bár
maradandó értékűnek tarthatók a szabadon bocsátást követően
megsemmisítik. A Heim Pál Kórházban a gyógyítás során készített
maradandó értékkel bíró oktató filmeket digitalizálták.
A felmért szervek esetén összesen több mint 10 TB terjedelmű hang-
és képfelvételt regisztráltunk, ami tekintélyes mennyiség.
Oldalszám: 23 / 254
Jó része pedig, hacsak a kiemelt bűncselekményekre gondolunk (pl.
2006 őszi zavargások), vagy képviselő testületi jegyzőkönyvek,
maradandó értéket képvisel, megőrzésükről a levéltárnak kell
gondoskodnia. A felvételek hosszú távú megőrzését biztosítja a
Földhivatal is terepfelvételei esetén, vagy a Tűzoltóság az adott
tűzesetek dokumentációjánál. Amennyiben ügyiratkezelés
mellékleteként jelenik meg a hang- vagy képi adatállomány, akkor az
adott irat őrzési idejében osztozik. Az adatállományok fennmaradását
CD, vagy DVD lemezen, illetve egy erre kijelölt szerver HDD lemezén,
vagy mágnesszalagon biztosítják.
A hangot leggyakrabban wma, mp3, wav, pcm formátumban, a képi
adatokat jpg, dss (kórházi leletek) dicom, asf (BRFK) formátumokban
tárolják.
Sajnálatos módon a hang- képállományok rögzítésének nyilvántartását
csak néhány szervnél vezetik. A Szent István Kórházban például a CT,
illetve MRI felvételeket a DiCom rendszer évenként vizsgálatszám és
betegtörzsszám alapján rendszerezi. Az APEH-nál az Ügyintézői
Contact Centerben rögzített telefonhívások a központi nyilvántartásba
kerülnek. Periférikusan excel táblákban is vezetnek nyilvántartásokat
egyes önkormányzatoknál.
2.7. Konvertálás, migrálás
A felmérésben érintett 57 szerv közül 12 esetében derült ki, hogy
rendelkeznek már nem használt, de migrálásra nem került elektronikus
adatállományokkal, amelyek terjedelme összesen 1344,08 GB (lásd
melléklet). A nem migrált adatállományok nagy része – több mint 95%-
a - az egészségügyben található. Az adattartalom tekintetében jórészt
a betegnyilvántartáshoz, illetve betegdokumentációhoz kapcsolódnak,
valamint pénzügyi-gazdasági jellegűek.
Csak három esetben jelezték, hogy szükséges lenne ezen
adatállományok migrálása, vagy konvertálása, ami alátámasztja az
ügyviteli körből való kikerülésüket. A migrálás vagy konvertálás
Oldalszám: 24 / 254
elhanyagolásának okaként az eljárás költségességére, illetve felmerült
és számukra megoldhatatlan technikai problémákra (pl. eltérő
táblaszerkezet) hivatkoztak. Szükség esetén ezeket az elavult
állományokat eredeti környezetükben, kijelölt gépen futtatják
Az interjúk során szerzett tapasztalataink arra mutatnak, hogy a fenti
szám nem valós, esetleges, ugyanis a gyakorlatban a már nem
használatos adatállományoknak nincs gazdája, felelőse, ezért könnyen
megfeledkeznek róluk, főleg ha kezelőjük, fejlesztőjük távozott a
szervtől. Az informatikusoknak általában csak az aktív
adatállományokra van rálátásuk, hiszen az ezzel kapcsolatos
problémákkal, feladatokkal keresik meg őket.
A formátumok tekintetében általános tendencia, hogy a kérdést
félreértve az adatbázis kezelőket adták meg, valószínűsíthetően a
konkrét formátumokat nem is ismerik, illetve valójában metaadat
állományok kerültek látókörünkbe. A gyűjtött információ így is érdekes,
ugyanis nem csak a régebbi dbase, vagy dos alapú adatállományok
maradtak ki a migrálásból, hanem MsSql, Oracle megnevezés is
gyakran előfordul.
A nem migrált adatállományok a különösen veszélyeztetett iratanyag
kategóriájába tartoznak, ezért a levéltárnak maradandó – pl.
regisztratúra – jellegű anyag esetén különös figyelmet kell fordítania
megőrzésük érdekében. Megjegyzendő, hogy a pénzügyi-gazdasági
tartalommal bíró adatállományok általában nem tartoznak a maradandó
érték fogalmába.
A vizsgált szervek közel felénél végrehajtottak már konvertálást és
migrálást. Az esetek elsöprő részben az elmúlt 5 évben történtek. A
régi formátumok elavulásával, illetve az új relációs adatbázisok
megjelenésével is magyarázható. A források között dos, dbase, xbase,
dbf, mdb formátumok szerepelnek a célok között pedig az Oracle
különböző verziói, MsSql, MySql adatbázisok említhetők. Előfordult az
is, hogy Oracle 7 és 10 között történt a folyamat.
A végrehajtást, illetve az eredményt néhány kivételtől eltekintve
sikeresnek tartották és általában 100%-osra minősítették. Néhány
esetben engedték meg, hogy nem teljes mértékben sikerült és 5-10-
Oldalszám: 25 / 254
20%-os adatvesztés ismertek el. Előfordult, hogy utólagos javítással
pótolták az elveszett adatokat. Tapasztalataik általánosságokat
tükröznek, miszerint, hosszú és fáradtságos, nagy figyelmet és
pontosságot igénylő feladat volt. Gyakran egy külső cég végezte a
munkát így konkrét tapasztalatokat nem is szereztek.
2.8. Honlapok
A felmérés során vizsgált szervek kivétel nélkül rendelkeznek
honlapokkal. Különbség csak abban mutatkozik, hogy követlen
eléréssel, vagy központi – felettes, országos szerv – honlapján
keresztül érhető el. Előfordul, hogy a külső internetes honlap mellett
egy belső intranetes honlapot is működtetnek (pl. Vám- és
Pénzügyőrség).
A honlapok tartalmának archiválása kapcsán a válaszadók több mint
kétharmada pozitívan nyilatkozott, de az interjúk során ambivalens
tapasztalatokat szereztünk. Egyrészt a regionális, alárendelt
szerveknél a honlap üzemeltetése a központi szerv feladata. Erre
rálátásuk nincs, a kapott információt kellett elfogadni, vagyis a felettes
szerv gondoskodik a honlap tárolásáról. Másrészt gyakori hogy a
honlap üzemeltetését az adott szervvel szerződött külső cég végzi.
Erről az oldalról is meglehetősen hiányos információkat kaptunk.
Kiderült az is hogy az archiválás, illetve mentés fogalmakat gyakran
szinonimaként kezelik, holott a kettő nem ugyanazt jelenti. Az APEH-
nél egyértelműen kijelentették, hogy minden felkerülő adat archiválásra
kerül. Az egészségügyi iratképzőknél két esetben (Szent Imre és Nyírő
Gyula Kórház) beszélhetünk archiválásról, mert jobbára üzemi mentést
folytatnak.
Várható, hogy a közeljövőben egyre több kerületi honlapot
közigazgatási portállá fejlesztenek, ezzel az archiválás/mentés feladata
egy kézbe kerül.
A tartalom tekintetében sok esetben találkoztunk statikus honlapok,
amelyek mintegy újság funkcióval bírnak pl. a kórház életéből
villantanak fel képeket, vagy várólistákat tesznek közzé rajtuk. A –
Oldalszám: 26 / 254
főképp önkormányzati - honlapok egy fontos része az interaktív fórum
rovat is, amelyek az önkormányzati kerületek életének témáit taglalják,
de a kötelező kerületi információkon túl térinformatikai adatbázisokat is
tartalmaznak, egyúttal az elektronikus iratforgalom színterei is.
A formák, módszerek, időközök tárgyában hiányos információkat
szolgáltattak, például az Országos Munkaügyi és Munkavédelmi
Felügyelőségen informatikai biztonsági szempontra hivatkoztak.
Általánosan elmondható, hogy napi, de legalább heti mentéseket
végeznek, amikor is tömörítéssel (pl. zip, tar) tárolják el a tartalmakat,
gyakran cd, dvd lemezen,vagy hdd-n. A szalagos egységre történő
mentés viszonylag ritka (pl. Fővárosi Önkormányzat, XV. Kerületi
önkormányzat). A honlapok levéltári archiválását igencsak
megnehezíti, hogy sokféle honlap-motort használnak, és különösen a
dinamikus honlapok esetében, a teljes környezetet is archiválni kellene.
Az intézményi honlapok archiválása meglehetősen bonyolult folyamat,
amely egyelőre technikai nehézségeket is jelent, hiszen archiválás
esetén egy korábbi hivatkozás idővel eltűnhet, vagyis nem jeleníthető
meg, a hivatkozások archiválása pedig jelentősen megnöveli a
terjedelmet. A dinamikusan előállított oldalak esetén bonyolult csak a
változást archiválni, ilyenkor általában az egész szolgáltató
keretrendszert annak adatbázisával együtt a legegyszerűbb archiválni.
Ez természetesen további kérdéseket vet fel a rendszer és annak
adatbáziskezelőjének időről időre történő upgradelésével
kapcsolatban.
2.9. E-irattári szolgáltatás
A kérdőíves megkeresés, illetve a helyszíni interjúk alkalmával is írásos
formában (lásd melléklet), illetve a helyszínen szóban is tájékoztatást
nyújtottunk az elektronikus levéltár mellett kiépülő elektronikus irattári
szolgáltatásról.
Összességében elmondható, hogy pozitív hozzáállást tapasztaltunk a
felkeresett iratképzők részéről. Többségükben szívesen
Oldalszám: 27 / 254
csatlakoznának, illetve igénybe vennék ezt a tárhely szolgáltatás. A
kisebbség elutasításának oka, hogy az adott szervnél elenyésző
mennyiségű elektronikus irat keletkezik, amelynek tárolását biztosítani
tudják, vagy az informatikai infrastruktúra alacsony szinten áll, vagy a
válaszadó személy, illetve a megkeresett szerv alárendelt szerepet tölt
be a vezetési, döntési hierarchiában.
A tájékoztatás során azonban több olyan kérdést is felvetettek a
szervek, amelyek a konkrét csatlakozás esetén döntésüket jelentős
mértékben befolyásolhatják.
Bizonytalansági tényezőt jelent számukra a csatlakozás költségeinek
rájuk eső része. A szolgáltatás költsége ugyan jelen állás szerint 0
forint, de az elektronikai kapcsolat kiépítését a felcsatlakozáshoz (pl.
kormányzati gerinchálóra) maguknak kellene fedezni, illetve a
későbbiekben fenntartani.
Bizalmatlanok az adatok védelmének, kezelésének, az adatbiztonság
garantálásának, valamint az elektronikus iratok hitelességének
megőrzése kapcsán, amely magyarázata a rendszer üzemeltetésével
szembeni információhiány.
Gyakran felmerült a tárhely használatának „lassúsága” a saját
kezelésükben működő rendszerekhez képest, illetve a szolgáltatás
kibővítésére vonatkozó javaslat, az adatoknak mintegy adatbázisba
való szervezésére, egységes dokumentum kezelése.
Az APEH-nál kifejezetten felajánlották segítségüket az E-levéltár
projekt részére az e-irattár, de az e-levéltár kialakítása kapcsán is,
hiszen az elektronikus ügyiratkezelés területén már meglehetősen
régóta gyűjtik tapasztalataikat, illetve tömeges jellegű forgalmat
bonyolítanak.
Az e-irattári szolgáltatás konkrét iratfajtái lehetnek az egészségügy
területéről a képalkotó diagnosztikai eljárásokkal készült felvételek,
amelyek kiterjesztése igen nagy területet igényel, de akár a
betegnyilvántartó szoftverek adatállományai is. A rendészeti szervek
esetében a hivatalosan közterületen, rendezvényeken készített
képfelvételek szintén sok tárkapacitást igényelnek és csak különböző,
törvényben meghatározott idő elteltével törölhetők. A Fővárosi Bíróság
Oldalszám: 28 / 254
csatlakozási szándékát jelentette ki, esetükben az elektronikus
cégiratok mennyiségének exponenciális növekedése a magyarázat. Az
önkormányzatok esetében az elektronikus ügyiratkezelés során
keletkező majdani digitalizált adatmennyiség tárolási megoldása váltja
ki érdeklődésüket.
Adattáblák összesített mennyiségi eredményeinek elemzése
A tárgyévi felmérés a korábbi levéltári felmérések eredményeihez
képest nagyságrendekkel több elektronikus adatállomány létét tárta fel.
Erre magyarázatul szolgálhat a felmérés két módszertani eleme is.
Egyrészt jelen esetben a felmérés teljes körűnek tekinthető, hiszen
minden Budapest Főváros Levéltára illetékességébe tartozó közirat-
képzőt érintett, szemben a korábbi szondázással, másrészt a vizsgálat
nem korlátozódott a kérdőíves adatok feldolgozására, hanem azok
visszaellenőrzésére, kiegészítésére is mód nyílt a helyszíni interjúk
során. A fenti két momentumra alapozva jelenthető ki, hogy a mellékelt
táblázatban feltüntetett számadatok egzaktak és valóságosnak
tekinthetők.
Konkretizálva az eredményeket, míg 2008-ban 11 TB-ot becsültek a
levéltárosok, 2010-ben közel 49 TB adatmennyiséget, vagyis a korábbi
közel ötszörösét lehetett regisztrálni. Véleményünk szerint ez már
megközelíti a valóságot, de az előforduló hiányos tájékoztatás, az
információk részlegessége miatt valószínűsíthető, hogy ennél a
számnál is magasabb a fővárosi iratképzőknél keletkezett e-iratok
mennyisége. A mellékelt táblázatok állításainkat alátámasztják és az
eredmények hitelességének megőrzése érdekében a korábbi
felmérésekkel ellentétben becslésekbe nem bocsátkozunk.
A vizsgált szervek száma – adatfelvételi jegyzőkönyvekkel
alátámasztva – 57 volt. De az elektronikus iratképzésben érintett
szervek száma ennél jóval magasabb, hiszen több esetben a
szervezeti hierarchia csúcsán álló intézmény informatikusait kerestük
csak fel, mivel az elektronikus adatokat központilag kezelik. Így járnak
Oldalszám: 29 / 254
el a jogszolgáltatási szervek. A Fővárosi Bíróságon 8 bíróság, a
Fővárosi Főügyészségen további 13 ügyészi szerv adatállományairól
kaptunk felvilágosítást. A rendészeti területen a BRFK a kerületi
kapitányságok mellett, még számtalan szervezeti egységre, különálló
szervre tagolódik, amelyek száma összesen közel 65. Az oktatásban a
Fok Kht. 127 középiskola elektronikus adatait kezeli. Ezeket is
beleszámítva összesen 270 elektronikus iratot keletkeztető, Budapest
Főváros Levéltára illetékességébe tartozó szervről gyűjtöttünk
információt.
Az elektronikus iratok egyre szélesebb körben történő elterjedése
várhatóan dinamikus változáson megy át. Nemcsak az informatika
fejlődésére kell itt gondolnunk, hanem arra, hogy a csupán iktatásra
használt szoftverek nyújtotta lehetőségen túllépve az ügykezelő
szoftverek általános elterjedésével, és a növekvő mennyiségű
digitalizálással egyre nagyobb adatállományok keletkeznek, vagyis az
e-iratmennyiség exponenciális növekedésével kell számolnunk.
Emellett az informatika az eddig még nem érintett szerveket is elérte.
A felmérésben nem szerepelhettek a Katonai Ügyészségek, illetve
Fellebviteli Ügyészségek, mert a felmérés pillanatában még nem
rendelkeztek megfelelő eszközökkel, de minden esetben jelezték, hogy
a rendszer kiépítése, a szoftverek tesztelése 2010 folyamán lezajlik és
2011-től élesítik rendszereiket.
A táblázat oszlopaiban e-irattípusonként az iktatásban, az
ügyiratkezelésben, az e-mail forgalomban, az adatbázis építésében,
illetve a hang- és képrögzítés során keletkezett adatokat tüntettük fel. A
sorokban az egyes szakterületek fenti irattípusonkénti összesített
adatait rögzítettük.
A sorok végén a szakterületen keletkezett e-iratok összesített adata, az
oszlopok alatt az irattípusonkénti összmennyiség látható.
A maradandó érték meghatározása terén árnyaltabb képet kaptunk
ugyan a felmérés során, de a megőrzésre vonatkozó százalékos arány
meghatározására egzaktabb számot, mint amit a 2008-ban lefolytatott
levéltári felmérés során megállapítottak, nem tudtunk megállapítani
tekintettel arra, hogy ilyen jellegű hazai vagy nemzetközi vizsgálati
Oldalszám: 30 / 254
eredményekről nincs tudomásunk. A táblázat utolsó sorának adatai a
megállapított megőrzési százalékok alapján az ügyirattípusonkénti
maradandó, e-levéltárba kerülő iratok mennyiségét tüntetik fel.
A jogszolgáltatási szakterületen az iktatásban keletkezett
adatmennyiség a korábban becsültnek csak 5%-a, a jelentős
visszaesés az egzakt felmérési módszertannal magyarázható.
Ügykezelés tekintetében megduplázódott az adatmennyiség, az e-mail-
ek közel 50%-os növekedést mutatnak. A korábbi felmérés során még
nem ismert adatbázisokat tártunk fel. Összességében a
jogszolgáltatásnál a 2008-ban becsült értékhez képest csökkent a
teljes adatmennyiség mintegy a harmadával.
A dekoncentrált, területi szervekről korábbi információ nem állt
rendelkezésre. Iktatásban az önkormányzatok után a második
legnagyobb irattermelők, ügyiratkezelés tekintetében pedig az összes
felmért állomány kétharmada náluk képződik. E-mail forgalmuk
csaknem az összes fővárosi mennyiség felét teszi ki (gondoljunk az
APEH-ra). Adatbázisaik terjedelme (2,2 TB) a kórházakat követően
második helyre sorolja őket. Hang- és képrögzítéssel keletkezett
adatállományuk is jelentős, közel 0,5 TB. Az összesítésben a fővárosi
adatállományok 20%-a keletkezik a dekoncentrált szerveknél.
Az oktatási szakterületen keletkezett adatállományok terjedelme a
pontosított felmérési szempontok nyomán némileg csökkent a korábbi
felméréshez képest, de az egészhez viszonyítva sem jelentős,
mindössze 18,55 GB. Nem jelentős ügyiratkezelési, e-mail
keletkeztetés, és hang-képrögzítés mutatható ki, az adatbázisok
mérete is pontosabb – kevesebb mint 2008-ban. A magyarázat az
iktatás, ügyiratkezelés, adatbázis építés alacsony szintjében rejlik.
Az önkormányzati szakterületen a 2008-as felmérés sok
pontatlanságot eredményezett. A 2010-es felmérés adatai alapján az
iktatott adatmennyiségnél a felével, az ügyiratkezelés esetében
harmadával kevesebb összesített adat mutatható ki, köszönhetően az
egzakt felmérési módszereknek. Az e-mailek felmért mennyisége közel
négyszer annyi, mint a korábbi felmérésben becsült. Az adatbázisok
Oldalszám: 31 / 254
mennyisége is kilencszeres, míg a hang- képrögzítéssel készült adatok
több mint négyszeres arányban nőttek. Összességben a szakterületen
megduplázódott az elektronikus iratok mennyisége
A rendészeti szakterületen jelentős növekedés könyvelhető el. A
korábbi adathoz képest tízszeres a növekmény, ami a fővárosi e-
adatvagyon 20%-át teszi ki. Az iktatásban nem tüntettünk fel adatot,
mivel ügyiratkezelő szoftvert használnak, ennek adattartalma viszont a
korábbi mennyiség ötszöröse. Az e-mail-ek mennyisége a korábbi
hatoda, az adatbázisok terjedelme viszont kétszeresére nőtt. Az igazán
nagy elektronikus iratmennyiség a hang-és képrögzítés során
keletkezik közel harmincszorosa (8,5 TB) a korábban felmértnek,
amely a rendészeti tevékenység során keletkezett közterületi
képfelvétel magas számával magyarázható.
Az egészségügyben keletkezett elektronikus iratok mennyisége
kiemelkedő mennyiségű az összes felmért fővárosi közel fele (23 TB),
a korábbi négyszerese. Az iktatásban elenyésző mennyiség keletkezik,
a 2010-es pontosított felmérés szerint a korábban felmért terjedelem
felére tehető az iktatott állomány adatmennyisége, az ügyiratkezelés
szintje is alacsony – korábbi adat nincs – csupán néhány gigabájt. Az
e-mail mennyiség több mint ötvenszeresére nőtt, a hang- és
képrögzítés viszont tizenketted része a korábban rögzített adatoknak.
Magyarázata, hogy a korábbi felmérésben az adatbázisban kezelt
képalkotó diagnosztikai eljárással készült felvételeket ide sorolták.
Lehengerlő mennyiségű viszont adatbázisaik terjedelme (22,3 TB) - a
korábbinak hatványozottan sokszorosa -, amit a betegdokumentáció
képfelvételei töltenek ki.
Az egyetlen köztestületként felmért Budapesti Kereskedelmi és
Iparkamara – korábban nem nevesített szakterület – irattermelése nem
jelentős. Nem számottevő ügyiratkezelési gyakorlatuk, valamint
adatbázis építésük során keletkeztetnek elektronikus iratokat (20,33
GB).
A korábbi felmérések során nem mért éves gyarapodás mértéke
tovább árnyalja a képet.
Oldalszám: 32 / 254
A BFL illetékességébe tartozó szervek éves e-iratgyarapodása 2009-
ben (a 2008 évi felméréshez képest) (GB)
Fővárosi e-iratképzők Iktatás Iratkezelés Adatbázis Összesenjogszolgáltatás (6) 3,8 307,65 1000,40 1311,85dekoncentrált szervek (9) 3,7 1049,26 340,71 1393,67oktatás (127+2) x 0,02 2,10 2,12önkormányzatok (24) 41,31 19,31 26,99 87,61rendészeti szervek (2) x 175,20 0,00 175,20egészségügy (13) 0,06 15,00 2854,50 2869,56köztestület (1) x x X XÖsszesen 48,87 1566,44 4224,70 5840,01
Az e-mail, illetve a hang- és képrögzítés során keletkezett elektronikus
iratokról nem sikerült információt kapnunk. De ezek nélkül is impozáns
számot kapunk, hiszen több mint 5,8 TB e-irat keletkezett a főváros
területén a felmért szervek körében az elmúlt évben. Az iktatásban az
önkormányzatok jártak az élen, míg az elektronikus ügyiratkezelésben
a dekoncentrált szervek esetében találunk igen magas számot. Az
egészségügyi adatbázisok mellett a jogszolgáltatásban növekedett
jelentősen az elektronikus iratok mennyisége.
A maradandó értékű elektronikus iratok mennyiségével kapcsolatos
iratmennyiség adatait is pontosítani kell a korábbi felmérés adataihoz
képest. Az iktatásban keletkezett metaadatállományok megőrzése
egyértelműen 100%-os kell legyen. Bár az iktatás során keletkeznek
olyan metaadat állományok is, amelyek nem minősülnek maradandó
értékűnek, csupán az ügyviteli tevékenység elősegítése során
keletkeztek (például postázás, vagy irat helye), ezek kiszűrése
azonban egyedi, mikrovizsgálatok alapján oldható meg. Az
ügyiratkezelés során keletkezett ügyek őrzési ideje a papír alapú
iratokra kidolgozott irattári tervekben meghatározottal azonos, viszont
az egyes e-iratok terjedelme változó, egyelőre meghatározhatatlan,
hogy elektronikus iratselejtezést követően mennyi a megmaradó
Oldalszám: 33 / 254
mennyiség. Elektronikus iratok selejtezésére tudomásunk szerint még
nem volt példa és a szakirodalom sem nyújt támpontot. Ezért
maradtunk a korábbi levéltári felmérésben meghatározott 50%-os
megőrzési aránynál. Az e-mail-ek megítélése a levéltáros szakmán
belül is igen ambivalens, kezelésüknek, megőrzésüknek jogi
szabályozása Magyarországon nem megoldott A szerveknél gyűjtött
tapasztalatok azt mutatják, hogy amennyiben hivatali levélnek
minősülnek, bekerülnek az iktatásba, tehát a későbbiekben ott
találhatók meg és vehetők át a levéltár számára. Amennyiben a
magánlevelezésről van szó – a szervek hivatalos postafiókjain
keresztül bonyolított levelezés meglehetősen szabályozatlan még
napjainkban – személyiségi jogi kérdések is felmerülhetnek. A magán
és a hivatali levelezés leválogatása a hivatali postafiókokról az elmúlt
évek adatállománya tekintetében szinte lehetetlen feladat. A hivatalos
iktatásban kerülő levelek alacsony számából – kivétel a APEH -
kiindulva véleményünk szerint a 20%-os megőrzési arány elfogadható.
Az adatbázisok esetén bár rendkívül sok gazdasági-pénzügyi jellegű
adatállományt tártunk fel, amelyek a papír alapú iratok analógiájára
selejtezhetők, az egészségügyi dokumentációt tartalmazó adatbázisok,
hosszú távon megőrzésre érdemes nagy kiterjesztésű adatokat
tartalmaznak. Ezért helytállónak tűnik a 80%-os megőrzési arány. A
hang- és képrögzítés során keletkezett elektronikus iratok, tekintettel a
szerveknél készített maradandó értékű jegyzőkönyvek egyre nagyobb
számára, valamint a hivatali munka során készített akár
bűncselekményekhez, akár a múlt megőrzését célzó épített környezet
dokumentálásához kapcsolódó képfelvételekre gondolunk, aránya
minimum 10% lehet.
Az iktatás során keletkezett e-iratok mennyisége a korábban becsült
mennyiségi adatokhoz képest jelentősen csökkent, közel
egynegyedére, amelynek oka lehet, hogy korábban az iktatás és
ügyiratkezelés során keletkezett adatokat a felmérés során
összemosták, illetve a korábbi becslés eltúlzottnak bizonyult. Az
elektronikus ügykezelés során keletkezett állományok mennyisége
közel hatszor nagyobb a 2008-ban kapott adathoz képest. Ez
Oldalszám: 34 / 254
magyarázható az elmúlt két évben bevezetett ügykezelő szoftverek
számának növekedésével is, valamint a korábbi adatok
elégtelenségével. Az ügykezelő szoftverek a különböző
formátumokban tárolt adatok nagyobb mérete miatt jóval nagyobb
adatméreteket is eredményeznek. Az e-mail-ek felmért mennyisége
több mint ötszörösére növekedett, amely a teljes körű felméréssel is
magyarázható. Az adatbázisok mennyisége horribilis mértékben
növekedett, több mint hatvanszorosára, amelyet az egészségügyben
felmért betegdokumentáció kimagasló mennyisége igazol. A hang- és
képrögzítés során keletkezett állományok mennyisége a harmadával
növekedett. Erre a rendészeti szerveknél keletkezett nagy terjedelmű
képfájlok felderítése szolgál magyarázatul.
Az összesített adatok alapján a maradandó értékkel bíró e-
iratmennyiségek az alábbiak szerint alakultak:
A BFL illetékességű szervek őrizetében lévő maradandó értékű
elektronikus iratok becsült összmennyisége (GB)
iktatás iratkezelés e-mail adatbázis hang/kép maradandó összesen
Maradandó %-os arány 100,00 50,00 20,00 80,00 10,00 xMaradandó mennyiség 430,51 4625,985 520,74 21037,088 1009,67 27623,993
Vagyis maradandó értékű irat (adat) a felmért elektronikus iratok (49 TB) több mint 56 %-a. A 2008. évi, korábbi felmérésben megállapított értéknél (4 TB) hétszer több.
A korábbi felmérésben feltüntetett adatokhoz képest az iktatási
adatállományok mérete kevesebb, mint ötödére esett vissza. Az
iratkezelés több mint hatszorosára, az e-mail termelés ötszörösére
nőtt. Az adatbázisok mennyisége majd hetvenszer nagyobb a
korábban mértnél, a hang- és képrögzítés tizenötszöröse.
Oldalszám: 35 / 254
A korábban nem vizsgált éves gyarapodás adataiból számított
maradandó érték tovább árnyalja a képet. Vagyis az éves maradandó értékű iratgyarapodás 4,2 TB.
A BFL illetékességű szervek őrizetében lévő maradandó értékű
elektronikus iratok becsült éves növekménye (GB):
Iktatás iratkezelés adatbázis maradandó összesen
Maradandó %-os arány 100,00 50,00 80,00 xMaradandó mennyiség 48,87 783,22 3379,76 4211,85
Az adatfelvételi jegyzőkönyvek összesített adatait az alábbi táblázat tartalmazza:
Oldalszám: 36 / 254
Előzmények: a BFL munkatársai által végzett felmérés tapasztalatai
Az adatok megállapítása céljából az e-iratokat képző azon szervekhez, amelyek a
BFL illetékességi területén találhatók, kérdőívet küldtek. Az intézmény szervlistájából
kiválasztották azokat a szerveket, amelyek korábbi információk alapján rendelkeznek
e-iratokkal, illetve a válasz visszaküldése – a korábbi tapasztalatok alapján -
prognosztizálható volt. A munka ezen első fázisában (2007 és 2008 folyamán) tehát
nem kapott valamennyi illetékességi körbe tartozó szerv kérdőívet.
Céljaikat ismertető kísérőlevelet is mellékeltek a kiküldött kérdőívhez, de az adott
szerv kompetens személyeivel is felvették telefonon a kapcsolatot. Emellett a konkrét
adatösszesítést végző személyeknek elektronikusan is megküldték a kérdőívet.
Kérték, hogy így is küldjék vissza, ne csak papíralapon. Az elektronikus kérdőív az
adatok feldolgozását könnyítette, Excel-táblába rögzítették a válaszokat, míg a papír
alapú hivatalos válasz, a levéltári szervdossziékba került.
A kérdőív kitöltése során felmerülő kérdéseket, problémákat igyekeztek telefonon
tisztázni. Jelezték az iratképzőknek, hogy válaszaikat, illetve a beküldött adatokat
személyes ellenőrzés (szervlátogatás) során pontosítani kívánják (erre 2007-2008
folyamán nem került sor). Vagyis általában elfogadták a kérdőívben megküldött
válaszokat, azzal a fenntartással, hogy azok egyelőre tájékoztató jellegűek. A
meginterjúvolt szervek száma 2008-ban volt a legalacsonyabb, de a 2007-es
eredmények adataival korrigálták az összesítést (lásd az alábbi táblázatot).
Oldalszám: 37 / 254
1. táblázat. A BFL 2008. évi e-iratfelmérésének eredményei (GB)
BFL felmértilletékessé
g iktatás iratkezelés e-mailönkormányzat 3 24 640 720 240
jogszolgáltatás 2 44 1430,5 512 65,2
kórház 2 12 1,2 x 6
BRFK 1 1 175 175 175
területi x 56 x x x
oktatás 1 252 x x 5
Összesen 9 389 2246,7 1407 491,2
BFL adatbázismindösszese
n hang/képÖsszes becsült
önkormányzat 144 1744 132 1876
jogszolgáltatás x 2007,7 X 2007,7
kórház 73,5 80,7 6000 6080,7
BRFK 175 700 300 1000
területi x 0 X 0
oktatás 20 25 X 25
Összesen 412,5 4557,4 6432 10989,4Magyarázat a táblázathoz:
Jogszolgáltatás: bíróság, ügyészség; területi: dekoncentrált államigazgatási szervek: Apeh
stb.; oktatás: értékhatár feletti középiskolák. Mindösszesen oszlop az iktató és ügyiratkezelő
rendszerek, e-mail-ek, adatbázisok; a becsült oszlop: a hang/kép állományokkal kiegészítve,
azért becsült mert nem minden egyes szervtől kaptak adatot.
A beérkezett adatok feldolgozását, összesítését redukált formában hajtották végre.
Kizárólag szakterületre, főbb „e-irattípusra”, szöveges és kép/hang
állománytípusokra bontották az adatokat és a maradandó értéket megbecsülték.
A táblázatokban szereplő számadatok megállapításához egyszerű statisztikai
módszereket hívtak segítségül. Az egyes szakirányoktól beérkezett adatokat
Oldalszám: 38 / 254
kérdésenként összeadták és elosztották, mindig csak az értékelhető választ
beküldött szerv számával. Az így kapott átlagot - valószínűsítve a többi hasonló
tevékenységet végző iratképzőnél keletkezett e-iratok mennyiségét - felszorozták a
nyilvántartott, a szakirányhoz tartozó szervek számával.
Kivételt képezett a jogszolgáltatási szakirány, valamint a BRFK, ahol központosított
az elektronikus adatkezelés. Továbbá a fővárosi oktatási szakirány esetében, ahol a
FŐKIR 133 középiskola tanulmányi eredményeit tárolja, kétszeres szorzót
használtak.
Az évi iktatás, iratkezelés, adatbázisok, valamint ezek formátumonkénti terjedelmére
vonatkozó válaszok esetében mindig a magasabb értéket, általában a
formátumonként megadott számot fogadták el. Az összesen tárolt iratok
mennyiségére adott válaszok általában nem egyeztek a megelőző kérdésekre adott
számokkal, ezért ezt nem vették figyelembe. Tehát a kérdéscsoportokra adott
válaszokat maguk összesítették.
A fővárosi e-mail „termelésre” vonatkozóan nem rendelkeztek adatokkal, így a 2007.
évi felmérés eredményét vették alapul önkormányzatonként 10 GB-ot feltételezve.
A fővárosi önkormányzat által küldött 8 TB valószínűtlennek tűnt. Csakúgy, mint a
Fővárosi Bíróság által küldött 10,44 TB. A fővárosi önkormányzat adatbázisaira
vonatkozó 12 TB terjedelmi adatot sem vették figyelembe. Ezek a nagy számok
valószínűleg az összes időközi mentések terjedelmét is tartalmazták.
A kórházak esetében kiemelkedő számadatot a képi állomány mennyisége
eredményezte. Ebben az esetben a Péterffy Sándor utcai kórház válaszát vették
alapul. Náluk évi 0,5 TB keletkezik, míg az állományok akkori terjedelme 1,5 TB volt.
A BRFK esetében az e-irattípusonként beírt számok (175 GB) az általuk
nagyságrendileg felbecsült mennyiségi adatok számtani középértékei. A szerv hang
és képi állományok tekintetében adott válaszát 1 TB/nap nem vették figyelembe és a
PMRFK-tól kapott adatok alapján kalkuláltak.
A 2007. évi felmért 9 TB-hoz képest 2008-ban közel 11 TB-ra becsülték az e-iratok terjedelmét. A növekedés magyarázata, hogy korábban az egészségügyi
szakterületen keletkező mennyiségi adatokat nem vették figyelembe, továbbá az e-
iratok mennyiségének exponenciálisan évről-évről történő emelkedése. A 11 TB-ból
a maradandó értékű e-irat mennyiségét közel 4 TB-ra becsülték, 2007-ben ilyen
becslés nem történt.
Oldalszám: 39 / 254
A maradandó, levéltárba kerülő e-iratok körének, terjedelmének meghatározása az
előzetes felmérések alapján szinte lehetetlen feladat. Ilyen jellegű vizsgálatokat a
szakirodalom nem ismer. A papír alapú iratokra vonatkozó, korábbi iratvizsgálatok
alapján megállapított megőrzési százalékos számok rendkívül félrevezetők lehetnek.
Az alábbi táblázatban kísérletet tettek a maradandó mennyiség meghatározására. A
projekt megvalósítási szakaszában kell és lehet erre a kérdésre egzakt választ
találni.
2. táblázat. A BFL illetékességébe tartozó maradandó értékű e-iratok becslése 2008-
ban
iktatás iratkezelés e-mail adatbázishang/kép maradandó
összesenmaradandó
(%)100 50 20 80 10 -
maradandó érték (GB)
2246,7 703,5 98,24 330 643,2 4021,64
A táblázatban közölt százalékos arányok tájékoztató jellegűek. Az iktatási rendszerek
esetében egyértelműen a 100%-os megőrzés szükséges, míg az iratkezelő
rendszereknél 50 %-os arányt becsültek, hiszen az őrzési idő leteltével a papíralapú
dokumentumok egy része is selejtezhető. Az adatbázisok maradandó értékét 80%-os
arányra becsülték feltételezve bizonyos kisebb jelentőségű, maradandó érték
szempontjából elhanyagolható állományok létét. Az e-mailek esetében 20%-os
kulcsot állapítottak meg feltételezve a magánjellegű levelezés magas arányát,
ugyanakkor a hivatali levelezés közokirati jellegét hangsúlyozva. A kép és
hangrögzítéssel készült anyagok mennyiségét 10%-osra becsülték szigorúan véve a
maradandó érték fogalmát.
Oldalszám: 40 / 254
A Flexus Consulting által kidolgozott feladatmegvalósítás módszertan (2009-2010)
A 2009-ben küldött teljes körű kérdőívet nemcsak levéltáros, hanem informatikus
szakemberek bevonásával, valamint a szakterületenként kiválasztott nagyobb e-
iratképző szervek informatikusaival (pl. FB, Földhivatal) egyeztetve dolgoztuk ki.
A kérdőív (lásd I. sz. melléklet) főbb kérdéscsoportjai az elektronikus iktatás
helyzetére, az elektronikus iratkezelő rendszerek alkalmazására, az e-mail
archiválásra, bármely típusú elektronikus aláírással ellátott e-iratok alkalmazásának
helyzetére, az elektronikus adatbázisok helyzetére, a hang- és képrögzítésre, a
konvertálás, migrálás kérdésére, az intézményi honlapra, valamint az e-irattári
szolgáltatásokra vonatkoztak.
A levéltáros szakterületi referensek segítségével összeállítottuk a felmérés
szervlistáját (lásd II. sz. melléklet), amely a jogszolgáltatási, a rendészeti, az
egészségügyi, az önkormányzati, a dekoncentrált szervek és az oktatási
intézmények körét öleli fel.
A BFL részéről a felmérésben résztvevő személyek munkacsoportot alakítottak,
amelynek tagjai: Fehér Csaba (kapcsolattartó), Nagy László (informatikus), Kenyeres
István (E-levéltári projektvezető), Haraszti Viktor (E-levéltári projekt igazgató), Lux
Zoltán (informatikus), valamint szakreferensek Sarusi Kiss Béla és Tasnádi Ákos
(jogszolgáltatás), Korinek Tamás (egészségügy, rendvédelem), Sasfi Csaba
(oktatás), Rácz Attila (dekoncentrált szervek), Gerhard Péter (önkormányzatok),
Sipos András (földhivatal, iparkamara). Az egyes szervekkel folytatott interjúk
alkalmával ők segítették a munkát.
A metodika egyeztetését, az előálló problémákat, technikai kérdéseket az
időközönként tartott megbeszéléseken tisztáztuk.
Oldalszám: 41 / 254
BFL illetékességű szervek adatvagyon felmérése lefolytatásának szakaszai
1.Rövidtávon (előkészítés):
A korábbi kérdőívek felülvizsgálata, a kérdőív véglegesítése (I. sz. melléklet)
Szervjegyzék meghatározása (II. sz. melléklet)
Pilot-projekt egyes kiemelt szerveknél, workshop
A módszertan véglegesítése
Ütemezés: 1-2. hónap (2009. szeptember-október)
2. Középtávon (végrehajtás):
Kérdőív kiküldés,
Helyszíni személyes interjúk folytatása, adatfelvételi jegyzőkönyvek rögzítése
Folyamatos adatrögzítés, szervcsoportonkénti összegzés
Kiértékelés szempontjainak kidolgozása
Értékelő résztanulmányok, jelentések elkészítése
Ütemezés: 3-9. hónap (2009 november-2010 május)
3. Hosszútávon (értékelés):
Adatvagyon felmérés összefoglaló elemzés, értékelő tanulmány, jelentés
elkészítése
Ütemezés: 10. hónap (2010 június)
Az eredetileg tervezett végrehajtási szakasz ütemezésén módosítani kellett,
ugyanis a dekoncentrált szervek ellenőrzése, mivel adatokat csak az országos
illetékességű felettes hatóságaik adhattak, a Magyar Országos Levéltárral
Oldalszám: 42 / 254
egyeztetve és részvételével kerülhetett végrehajtásra. Ezért a végrehajtási
szakasz befejezése júniusra tolódott, az értékelési szakasz befejezése pedig
szeptemberre.
Az elektronikus adatvagyon felmérés módszertanának alapvetései
A korábban folytatott gyakorlatnak megfelelően a meghatározott célcsoporthoz,
amelyet a levéltár gyűjtőköri jegyzéke alapján állítottunk össze, tájékoztató levél
kíséretében a BFL közreműködésével kiküldtük a véglegesített kérdőívet.
(A kérdőívek használhatósága tesztelésre került - pilot-projekt - néhány kiemelt
szervnél.) A kérdőívek visszaérkezését követően – rövid határidő max. 15 nap –, az
adatok kiértékelését, táblázatos rögzítését követően - a kitöltött adatlappal
személyesen is felkerestük a szerveket. A helyszínen a szerv informatikusait,
rendszergazdáit kerestük fel, akik érdemben tudtak nyilatkozni a tárolt e-iratokról.
A helyszíni ellenőrzés során pontosítottuk a kérdőívben adott válaszokat, (illetve
lehetőség szerint személyesen is meggyőződtünk azok valóságtartalmáról,
formájáról). Az ellenőrzés során a levéltár részéről informatikus mellett az adott
szakterület levéltárosának jelenléte is szükséges volt. A táblázatban rögzített
adatokat az interjúk alapján pontosítottuk, majd tematikusan összegeztük, illetve
értékeltük azokat. Az egyes adatfelvételekről jegyzőkönyv készült. Szakterületi
szervcsoportonként részjelentések, értékelő tanulmányok készültek. Végül az
elkészült munkaanyagot az eredmények tükrében összegző tanulmány formájában
rögzítettük.
Oldalszám: 43 / 254
Az elektronikus adatvagyon felmérésének részletes módszertana, a felmérés lefolytatása a konkrét feladatok tükrében
1. Előkészítési szakasz:
A korábbi kérdőívek felülvizsgálata, a kérdőív véglegesítése (I. sz. melléklet)
A felteendő kérdések körének meghatározása (szűkítés/bővítés).
A kérdések pontosítása szükséges. Egyértelmű válaszokat várunk, ezért
megfontolandó egy kitöltési és/vagy kérdezési útmutató kidolgozása is.
Felmerül az igen/nem jellegű válaszokat igénylő kérdéspontok felvétele,
gyarapítása.
Kockázatként merült fel a kérdőív túl részletes volta (hosszúsága), de
korábban alapelvként fogalmazódott meg a részletes felmérés igénye, így ezt
felvállaltuk.
Egységességre kell törekedni a válaszadások tekintetében, hogy a táblázatos
összesítés, értékelés során összemérhetőek legyenek a kapott információk.
Formátumok konkrét megoszlását is vizsgálnunk kell, továbbá egyéb
kérdésekre például konvertálás, migrálás is ki kell térnünk
E-irattári tájékoztató kidolgozása (III. sz. melléklet)
Szervjegyzék meghatározása (II. sz. melléklet)
Kiindulási alap a BFL-ben 2008 nyarán összeállított lista.
Alapelv: a lehető legszélesebb körű felmérés készítése.
Lehetséges szűkítések: Fővárosi Bíróság, Fővárosi Főügyészség, Főkir,
hiszen a fenti szervek összegyűjtött adatállományokat kezelnek az adott
szakterületen.
Oldalszám: 44 / 254
Pilot-projekt egyes kiemelt szerveknél
A kérdőív tesztelése a Fővárosi Bíróság, V. kerületi önkormányzat, Fok
kht, Szent Imre Kórház, Földhivatal esetében.
A kérdőív előzetes kiküldését követően felkeressük a szervet és együtt
készítjük el az anyagot, megmagyarázva az egyes kérdéseket.
Workshop a levéltárban
Figyelembe vesszük szempontjaikat, javaslataikat a kérdőív végleges
kialakításában.
A módszertan véglegesítése
A korábbi felmérések tapasztalatainak hasznosítása.
A felmérésben résztvevő munkatársak, levéltárosok, informatikusok javaslatai.
Maradandó érték meghatározása.
2. Végrehajtási szakasz:
Kérdőív kiküldés, személyes interjúk megkezdése
Véglegesített kérdőív postázása.
Szükség esetén előzetesen telefonon meg kell keresni a szervek kompetens
személyeit.
Kitöltési/kérdezési útmutatók mellett telefonos konzultáció lehetőségének
nyújtása.
Személyes interjúk időpontjának rögzítése, egyeztetése.
A helyszínen a szerv illetékeseivel a kérdőív ellenőrzése, pontosítása,
felmerült kérdések, problémák tisztázása.
Az e-iratok megtekintése (szoftverek, adatbázisok stb.).
Cél a lehető legpontosabb adatok kinyerése, egyértelmű válaszok
megszerzése.
Oldalszám: 45 / 254
Folyamatos adatrögzítés, szervcsoportonkénti összegzés
A beérkezett kérdőívek adatait folyamatosan rögzíteni kell excel
adattáblákban
A kialakításra kerülő excel-táblák mezői, elrendezése stb. megvitatása
Szakterületi szervcsoportonkénti munkafüzetek készítése
Kiértékelés szempontjainak kidolgozása
Egzakt számítások szükségesek, a becsült értékek kizárása szükséges.
Különüljenek el az egyes szakterületek adatai, a formátumok, kép és
hangrögzítés adatai.
Értékelő résztanulmányok, jelentések elkészítése
Már a végrehajtási szakaszban tanácsos rögzíteni bizonyos eredményeket,
összefoglalni esetlegesen lezárult szakterületi vizsgálatok eredményét.
Segítséget nyújthatnak a még folyó felmérések munkálatainál, illetve egyes
hibák, hiányosságok, még a végrehajtási szakaszban kiderülhetnek.
Érdemes az egyes szerveknél töltött időről jelentést készítni, illetve a
projektben résztvevők számára megküldeni, így a gyakorlati tapasztalatok
hasznosulása növelhető.
3. Értékelési szakasz:
Adatvagyon felmérés összefoglaló elemzés, értékelő tanulmány, jelentés
elkészítése
Az elkészült anyag (termék) tartalmazza az összefoglaló elemzést, valamint a
kérdőíveket, a munka-táblázatokat és a résztanulmányokat, jelentéseket.
Elkülöníthetően elemezni kell az egyes szakterületek kérdőpontok szerinti
adatait.
Oldalszám: 46 / 254
A kép és hangrögzítéssel készült iratok megoszlását, adatbázisok, e-mailek,
nyilvántartások
Oldalszám: 47 / 254
I. számú melléklet – kérdőív az e-iratforrások levéltári szempontú felméréséhez
Az elektronikusan megküldött kérdőív formai hátterét használtuk fel az adatfelvételi
jegyzőkönyv alapjául. Eltérő színnel jelöltük a személyes interjúkon gyűjtött
tapasztalatokat.
KÉRDŐÍV
az elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez
(2009)
1. Szerv megnevezése:
2. Elektronikus iratkezelés helyzete:
2.1. Elektronikus iktatás helyzete Kitöltendő olyan szoftverek esetén, amelyek kizárólag iktatásra vonatkozó
adatállományokat tartalmaznak. Amennyiben ügykezelő rendszerüket kizárólag
iktatásra használják, ezt a pontot töltsék ki. Amennyiben iktató/ügykezelő rendszerük
csatolt ügyiratokat is tartalmaz, akkor a 2.2. kérdéscsoport töltendő ki.
2.1.1. Használnak-e elektronikus iktatást (szoftverek gyártója, megnevezések,
verziók, bevezetésük időpontja, akkreditációk típusa, tanúsítványok száma)?
Gyártó Megnevezés Verzió Bevezetés Akkreditáció Tanúsítvány
2.1.2. Korábban használtak-e más elektronikus iktatóprogramo(ka)t (szoftverek
gyártója, megnevezései, verziói, használatuk ideje)?
Oldalszám: 48 / 254
Gyártó Megnevezés Verzió Használat ideje
2.1.3.Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen
eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a
sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?
100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok
(főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen
megtörtént.
2.1.4. A nem akkreditált iktató szoftverek milyen adatbázis-kezelővel
működnek/működtek?
2.1.5. A nem akkreditált iktató szoftverekhez milyen dokumentációval rendelkeznek
(felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)?
2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)
2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente?(GB)
2.1.8. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat? Ha igen, hogyan?
2.1.9. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az iktatóprogramban?
2.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.)
2.1.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra
történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként
teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?
2.1.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat
támogat?
Oldalszám: 49 / 254
2.1.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha
ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?
2.2. Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazásaKitöltendő olyan rendszerek esetén, amelyek az iktatott adatállományok mellett
csatolt ügyiratállományokat is tartalmaznak pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.
2.2.1. Milyen elektronikus ügykezelő rendszert használnak (szoftverek gyártója,
megnevezések, verziók, bevezetésük időpontja, akkreditációk típusa, tanúsítványok
száma)?
Gyártó Megnevezés Verzió Bevezetés Akkreditáció Tanúsítvány
2.2.2. Korábban használtak-e más elektronikus ügykezelő rendszereket (szoftverek
gyártója, megnevezései, verziói, használatuk ideje)?
Gyártó Megnevezés Verzió Használat ideje
2.2.3. Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen
eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a
sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?
100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok
(főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen
megtörtént.
2.2.4. A nem akkreditált ügykezelő szoftverek milyen adatbázis-kezelővel
működnek/működtek?
Oldalszám: 50 / 254
2.2.5. A nem akkreditált ügykezelő szoftverekhez rendelkeznek-e dokumentációval
(felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)?
2.2.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)
2.2.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus ügykezelő rendszerben
évente?(GB)
2.2.8. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az ügykezelő programban?
2.2.9. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat, ha igen hogyan?
2.2.10. Milyen elektronikus csatolmányok találhatók a rendszerben (digitalizált iratok,
elektronikusan keletkezett iratok, kép- és hang fájlok stb.) és milyen formátumban (pl.
doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.), és milyen módon tárolják (adatbázisban, külső
fájlrendszer)?
2.2.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik,
milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben
inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?
2.2.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat
támogat.
2.2.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha
ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?
2.3. E-mail archiválás
2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak?
2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill.
milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e
archivált mentési állományok?
Oldalszám: 51 / 254
2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?
2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)?
2.4. Bármely típusú elektronikus aláírással ellátott e-iratok alkalmazásának helyzete
2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot?
2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és
jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek?
2.5. Elektronikus adatbázisok helyzete
2.5.1. A fentieken kívül rendelkeznek-e bármely célra rendszeresített elektronikus
adatbázissal?
2.5.2. Ha igen, akkor ismertessék ezen adatbázisokat (megnevezés, milyen célból
készült, tartalmaz-e elektronikus csatolmányokat, ha igen, milyen formátumokban, az
adatbázis mérete (GB) és évi gyarapodásának mértéke (GB), adatbázis-kezelő
program megnevezése – pl.: Oracle, DBase, MySQL, FoxPro stb.)?
Név Cél Csatolmány Formátum Méret Éves gyar. Adatbázisk.
2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?
2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen
szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális
stb.)?
Oldalszám: 52 / 254
2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat
támogat.
2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha
ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?
2.6. Hang- és képrögzítés
2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre
alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?
2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű
információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?
2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy
ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az
audiovizuális állományokkal.
2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége?
2.7. Konvertálás, migrálás Az iktató és ügykezelő rendszerek esetében a 2.1.3. és a 2.2.3. pontokat kérjük
megválaszolni.
2.7.1. Vannak-e már nem használt (migrálásra nem került) elektronikus
adatállományaik, ha igen, ezek megnevezése és a tárolt adatok mennyisége (GB,
formátumfajtánként elkülönítve)?
Megnevezés Formátum GB
2.7.2. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történt már
konvertálás/migrálás?
Oldalszám: 53 / 254
2.7.3. Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum?
2.7.4. Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során?
2.7.5. Ha nem történt konvertálás/migrálás, van-e olyan elektronikus adat állomány,
aminek a konvertálása/migrálása szükséges lenne?
2.7.6. Ha nem történt meg, akkor miért nem történt meg a konvertálás/migrálás, és
hogyan tudják használni ezeket az adatokat?
2.8. Intézményi honlap
2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja?
2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát?
2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?
2.9. E-Irattári szolgáltatások
Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az
elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)?
Dátum:.............................
Adatszolgáltató neve, beosztása, elérhetősége (tel., e-
mail):..........................................
Oldalszám: 54 / 254
II. számú melléklet - Az elektronikus adatvagyon felmérésben érintett fővárosi szervek jegyzéke
Dekoncentrált szervek (11)
Tűzoltóság Fővárosi Parancsnoksága
APEH Kiemelt Adózóinak Igazgatósága
APEH Közép-Magyarországi Regionális Igazgatóság
Vám- és Pénzügyőrség Közép-magyarországi Regionális Parancsnoksága
Fővárosi és Pest Megyei Mezőgazdasági Szakigazgatási Hivatal
Közép-magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatal
Közép-magyarországi Regionális Munkaügyi Központ
Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Főfelügyelőség Közép-magyarországi
Munkaügyi Felügyelősége
Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Főfelügyelőség Közép-magyarországi
Munkavédelmi Felügyelősége
Állami Népegészségügyi és Tisztiorvosi Szolgálat Közép-magyarországi Regionális
Intézete
Oktatási Hivatal Közép-magyarországi Regionális Igazgatósága
Rendészeti szervek (2)
Budapesti Rendőr-főkapitányság
Repülőtéri Rendőr Igazgatóság
Jogszolgáltatási szervek (8)
Fővárosi Bíróság
Fővárosi Főügyészség
Fővárosi Büntetés-végrehajtási Intézet (BVOP)
Budapesti Fegyház és Börtön
Budapesti Ítélőtábla
Fővárosi Igazságügyi Hivatal
Katonai Fellebbviteli Ügyészség
Budapesti Katonai Főügyészség
Oldalszám: 55 / 254
Oktatási szervek (2)
Főkir - FOK kht (középiskolák)
Budapesti Munkaerőpiaci Intervenciós Központ
Egészségügyi szervek (13)
Budapest Főváros Önkormányzat Módszertani Gyermekvédelmi Szakszolgálat
Fővárosi Önkormányzat Egyesített Szent István és Szent László Kórház és
Rendelőintézet
Fővárosi Önkormányzat Szent János Kórház és Rendelőintézet
Fővárosi Önkormányzat Nyírő Gyula Kórház
Fővárosi Önkormányzat Visegrádi Rehabilitációs Szakkórház
Fővárosi Önkormányzat Jahn Ferenc Dél-pesti Kórház és Rendelőintézet
Fővárosi Önkormányzat Heim Pál Gyermekkórház
Fővárosi Önkormányzat Bajcsy-Zsilinszky Kórház és Rendelőintézet
Fővárosi Önkormányzat Péterfy Sándor utcai Kórház és Rendelőintézet
Fővárosi Önkormányzat Szent Imre Kórház és Rendelőintézet
Fővárosi Önkormányzat Uzsoki utcai Kórház
Fővárosi Önkormányzat Károlyi Sándor Kórház és Rendelőintézet
Fővárosi Önkormányzat Központi Stomatológiai Intézet
Önkormányzatok Polgármesteri Hivatalai (24)
Fővárosi Önkormányzat PH
I. Kerületi Önkormányzat PH
II. Kerületi Önkormányzat PH
III. Kerületi Önkormányzat PH
IV. Kerületi Önkormányzat PH
V. Kerületi Önkormányzat PH
VI. Kerületi Önkormányzat PH
VII. Kerületi Önkormányzat PH
VIII. Kerületi Önkormányzat PH
IX. Kerületi Önkormányzat PH
X. Kerületi Önkormányzat PH
Oldalszám: 56 / 254
XI. Kerületi Önkormányzat PH
XII. Kerületi Önkormányzat PH
XIII. Kerületi Önkormányzat PH
XIV. Kerületi Önkormányzat PH
XV. Kerületi Önkormányzat PH
XVI. Kerületi Önkormányzat PH
XVII. Kerületi Önkormányzat PH
XVIII. Kerületi Önkormányzat PH
XIX. Kerületi Önkormányzat PH
XX. Kerületi Önkormányzat PH
XXI. Kerületi Önkormányzat PH
XXII. Kerületi Önkormányzat PH
XXIII. Kerületi Önkormányzat PH
Egyéb szervek (2)
Fővárosi Földhivatal
Budapesti Kereskedelmi és Iparkamara
A jegyzékbe összesen 62 szervet vettünk fel. Két katonai ügyészségi iratképzőnél,
valamint a Fővárosi Büntetés-végrehajtási Intézetnél nem folytattunk interjút, mert a
kérdőívből kiderült, hogy nem őriznek elektronikus iratokat. Utóbbi szerv helyet a
Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnokságán jártunk. A dekoncentrált szervek
egy részét a Magyar Országos Levéltár közreműködésével látogattuk meg, ugyanis
ezen szervek esetében adatszolgáltatást csak az országos központi szervük
adhatott, amely MOL illetékességbe tartozik. Az APEH Kiemelt Adózóinak
Igazgatósága jelenleg még MOL illetékességű így ezt a szervet sem ellenőriztük.
Az Oktatási Hivatal MOL illetékességébe való tartozása a helyszíni interjún
tisztázódott.
Az Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Főfelügyelőség Közép-magyarországi
Munkavédelmi, illetve Munkaügyi Felügyelőségeinek adatait a Főfelügyelőségen
csak összesítve tudták megadni, így ezeket együtt elemeztük.
Mindösszesen 57 szervnél folytattunk le helyszíni interjút.
Oldalszám: 57 / 254
III. számú melléklet - Tájékoztató az Elektronikus Levéltár tervezett E-Irattári szolgáltatásairól
Az Elektronikus Levéltár (EKOP-1.2.8-08-2008-0001) kiemelt EU-s projekt
keretében 2011.09.30-ig létrejön a Központi Elektronikus Archívum Szolgáltatás
(KR), amely rendszernek az elsődleges feladata az elektronikus iratok hosszú távú,
katasztrófatűrő tárolása. A KR szolgáltatásait első sorban a közlevéltárak veszik
igénybe, a projekt jelenlegi fázisában a Magyar Országos Levéltár és Budapest
Főváros Levéltára. A KR-t 2011-től közszolgálati szerződés keretében a 100%-os
állami tulajdonban lévő Kopint Datorg Infokummunikációs Zrt. működteti a
Miniszterelnöki Hivatal megbízásából. A KR részeként kerül kiépítésre a közfeladatot
ellátó szervek számára az e-irattári szolgáltatás. A szolgáltatás elsődleges feladata
tárhely szolgáltatás, azt hivatott biztosítani, hogy a köziratképző szervek elektronikus
iratai az irattári tervekben meghatározott ideig fennmaradjanak, ami levéltárba adás
esetén a jelenlegi törvényi rendelkezések szerint 15 év. A szolgáltatás az
adatvédelmi előírásoknak megfelelően úgy kerül kialakításra, hogy az E-irattárba
beadott iratok feletti rendelkezési, betekintési jog kizárólagosan az iratképzőt illeti, a
beadott e-irattári anyagok tartalmához rajta kívül más szerv vagy személy nem férhet
hozzá. A szolgáltatást bármilyen magyarországi közfeladatot ellátó szerv igénybe
veheti, amennyiben erre majd szerződést köt az üzemeltetővel. A szolgáltatás díja 0
Ft.
Kik vehetik igénybe a szolgáltatást?
Mindazok az iratképzők, akik az E-levéltár üzemeltetőjével E-irattári szolgáltatási
szerződést írnak alá és olyan tanúsított iratkezelő szoftvert használnak, amelyik
rendelkezik az E-irattári tárolási szolgáltatás igénybevételéhez szükséges
interfésszel, elérhetik a rendszer által biztosított E-irattári szolgáltatásokat.
Az E-irattárhoz szerződéssel csatlakozott iratképző a szerződés érvényességi
ideje alatt irattári objektumokat helyezhet el az E-irattárba átmeneti tárolás céljából.
Az átmeneti E-irattár szolgáltatásai úgy kerülnek kialakításra, hogy az ott tárolt iratok
feletti rendelkezési jog – a mai jogszabályi előírásoknak megfelelően - az iratképző
Oldalszám: 58 / 254
szervnél maradjon. Az E-irattár legalapvetőbb szolgáltatása az átmeneti irattári
tárolási funkció biztosítása az iratképzők számára.
Irattárba vételAz átadás kizárólag a szerződött iratképző irattári szoftverének szabványos
interfészén keresztül valósulhat meg. Az átadás folyamán az átadó az átadott
objektumok mellett nyilatkozik azok irattári hierarchiában elfoglalt helyéről, típusáról,
az átadott objektumok formátumáról és a tervezett megőrzési időről.
Az E-irattárba átadott őrzési objektumot a rendszer különböző ellenőrzéseknek
veti alá:
ellenőrzi, hogy a tervezett őrzési idő nem nagyobb-e, mint a szerződés
érvényességi ideje
ellenőrzi, hogy a megadott formátumok támogatott formátumok-e
Tárolási szolgáltatásAz ellenőrzésen sikeresen átesett objektumokat a rendszer áthelyezi a végleges
tárolási helyükre és elvégzi az ehhez kapcsolódó technikai műveleteket.
Magát a tárolást az idevágó nem funkcionális és törvényi előírásoknak
megfelelően kell végrehajtani az egyes objektumok szintjén meghatározott tárolási
ideig, de legfeljebb a szolgáltatási szerződés érvényességének lejáratáig.
Irat kikeresésAz iratképző az általa átadott őrzési objektumokat, objektum csoportokat
kikeresheti, az általa beállított keresési feltételek alapján. Az ily módon előállított
találati listában szereplő elemek a rendszerben nem tekinthetőek meg, de a kikérés,
kivét, és a levéltárba adás műveletek kezdeményezhetőek rajtuk.
Irattári kikérésMivel a kiválasztott objektumok megtekintése adatvédelmi előírásoknak
megfelelően az E-irattár rendszerében nem lehetséges, csak az iratképző saját
rendszerében, így az E-irattár a kikérésre kiválasztott objektumokat kihelyezi a
megjelölt könyvtárba/interfész állományba.
Oldalszám: 59 / 254
Irattári selejtezésMindazon őrzési objektumok, amelyeknek lejárt a megőrzési ideje, vagy
amelyeket a felhasználó kiválasztott, selejtezésre kijelölhetőek. Ezek közül a
tényleges selejtezést az iratképző azon őrzési objektumokra fogja végrehajtani,
amelyek selejtezéséhez a levéltár hozzájárul.
Irattárból törlésAz iratképző az általa kiválasztott őrzési objektumokat – az iratselejtezési
szabályok betartásával - kitörölheti az irattárból.
Levéltárba adásEzzel az iratképző által kezdeményezett művelettel a kiválasztott őrzési
objektumok átkerülnek az E-levéltár beérkezési oldalára, az átvételre váró tételek
közé és innen kerülhet sor a levéltári átadás-átvételre.
Oldalszám: 60 / 254
A FŐVÁROSI SZÉKHELYŰ ÁLLAMIGAZGATÁS TERÜLETI SZERVEI ELEKTRONIKUS ADATVAGYONÁNAK FELMÉRÉSE ÉS
AZ EREDMÉNYEK ÉRTÉKELÉSE
A felmért iratképző szervek
2009. évben kiküldött kérdőívet 6 szerv (APEH Közép-Magyarországi
Regionális Igazgatóság, Vám- és Pénzügyőrség Közép-magyarországi
Regionális Parancsnoksága, Fővárosi és Pest Megyei Mezőgazdasági
Szakigazgatási Hivatal, Fővárosi Tűzoltó-parancsnokság, Állami
Népegészségügyi és Tisztiorvosi Szolgálat Közép-magyarországi
Regionális Intézete, Közép-magyarországi Regionális Államigazgatási
Hivatal) válaszolta meg e-mailben és/vagy levélben, 3 szervtől (Közép-
magyarországi Regionális Munkaügyi Központ, OMMF Közép-
magyarországi Munkaügyi Felügyelősége, OMMF Közép-magyarországi
Munkavédelmi Felügyelősége) azt a választ adták, hogy csak a felettes
szervek tudnak adni, illetve adhatnak információt.
A kérdőívekre adott válaszokból kiderült, hogy az államigazgatás területi
szerveinél az APEH, az ÁNTSZ, a munkaügyi központok és az OMMF
területi szerveinek egységes az elektronikus alapú iratkezelésük. A
központi adatbázisban tárolt BFL illetékességbe tartozó adatokról ezek a
szervek nem tudnak önálló, releváns adatokat szolgáltatni, ezért
szükséges volt az adatvagyon felmérésbe a BFL-en keresztül bevonni a
Magyar Országos Levéltár munkatársait. A MOL munkatársaival közösen
elvégzett helyi felmérések keretében lehetett a helyi államigazgatási
szervek adatállományaira vonatkozó információkat beszerezeni. A
felmérések azt mutatták, hogy a központilag tárolt adatok esetében nem
Oldalszám: 61 / 254
mindenhol lehetséges a területileg illetékes (megyei/fővárosi) levéltár
illetékességébe tartozó adatok leválogatása.
BFL illetékességébe tartozó szerv MOL illetékességébe tartozó szervAdó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal
Közép-magyarországi Regionális
Igazgatóság (APEH KMRI)
Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal
(APEH)
Állami Népegészségügyi és Tisztiorvosi
Szolgálat Közép-magyarországi
Regionális Intézete (ÁNTSZ KMRI)
Országos Tisztiorvosi Hivatal (OTH)
Közép-magyarországi Regionális
Munkaügyi Központ (KMRMK)
Foglakoztatási és Szociális Hivatal
(FSZH)
Fővárosi és Pest Megyei Mezőgazdasági
Szakigazgatási Hivatal (MGSZH)
Fővárosi Földhivatal (FFH)
Fővárosi Tűzoltóparancsnokság (FTP)
Közép-magyarországi Regionális
Államigazgatási Hivatal (KMRÁH)
Országos Munkavédelmi és Munkaügyi
Felügyelőség Közép-magyarországi
Munkaügyi Felügyelősége,
Országos Munkavédelmi és Munkaügyi
Felügyelőség Közép-magyarországi
Munkavédelmi Felügyelősége
Országos Munkavédelmi és Munkaügyi
Felügyelőség (OMMF)
Vám-és Pénzügyőrség Közép-
magyarországi Regionális
Parancsnokság (VP KMRP)
Oldalszám: 62 / 254
Az elektronikus iktatás helyzete
A kérdőív feldolgozásakor és a tájékoztató tartásakor kiderült, hogy a
szervek – a kérdőívben megfogalmazott világos kritérium ellenére –
helyenként összekeverték az ügykezelő programra vonatkozó pontokat
(2.2) és a kizárólag iktatásra használt ügykezelő programokat (2.1),
ezeket a hibákat a helyszíni felméréskor korrigáltuk.
Ezt a zavart csak fokozta, hogy a regionális (tehát korábban összevont)
szervek néhol megtartották a korábbi programjaikat (Fővárosi és Pest
Megyei Mezőgazdasági Szakigazgatási Hivatal, Fővárosi Földhivatal,
Közép-magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatal), így azok
mindkét pontban feltüntetésre kerülhettek.
A Vám-és Pénzügyőrség Közép-magyarországi Regionális
Parancsnokságnál a kérdőív kitöltése és megküldése után, 2010
márciusától álltak át elektronikus ügykezelésre.
A megvizsgált szervek közül 5 (ÁNTSZ Közép-magyarországi Regionális
Intézete, Fővárosi és Pest Megyei Mezőgazdasági Szakigazgatási
Hivatal, Fővárosi Földhivatal, Fővárosi Tűzoltóparancsnokság, Közép-
magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatal, Országos
Munkavédelmi és Munkaügyi Felügyelőség) használ kizárólag
iktatóprogramot, illetve ügyintézésre is alkalmas, de „kizárólag” iktatásra
használt programot.
A Fővárosi Földhivatalban és körzeti földhivatalaiban általános az
elektronikus iktatás, viszont beadványokat csak papíralapon fogadnak be
és ezek elintézése is papíralapon történik. A körzeti földhivatalokban
alkalmazott BIIR rendszer az iratkezelés mellett az ingatlannyilvántartás
vezetésével kapcsolatos adatbázis-funkciókat is ellát. Kapcsolódik hozzá
a papíralapon vezetett tulajdoni lapok digitalizált képállománya is. A
Fővárosi Földhivatal közvetlenül nem vezet ingatlannyilvántartást, itt
másodfokú ügyintézés és a körzeti földhivatalok irányítása folyik. Az
Oldalszám: 63 / 254
ügyintézés papíralapon történik, a MIR rendszert csak iktatásra
használják.
A fővárosi szervek helyszíni felmérésekor kiderült, hogy az egyes szervek
rendkívül sokféle programot használnak, ez igaz az államigazgatás
területi szerveire is. A 6 szerv 9 féle iktatóprogramot használ, ami abból
adódik, hogy az ÁNTSZ területi szervei, illetve az Országos Tisztiorvosi
Hivatal különféle iktatóprogramot használ, ugyanez igaz a Fővárosi és
Pest Megyei Mezőgazdasági Szakigazgatási Hivatalra is, ahol 2007-től
egyesültek a különféle szakterületek, amelyeknél (természetesen) más
programokat használtak, ezek mellett a Netregister nevű ügykezelő
szoftvert is párhuzamosan használták. 2010. június 1-jétől vezették be a
FIX ügykezelő szoftvert, amibe elvileg migrálták az összes eddig használt
rendszert. Az új rendszerről a felmérés időpontjában még nem tudtak
tájékoztatást adni.
Rendkívül tanulságos információ az, hogy a 9 használt programból
(illetve 6 szervből) csak 2 volt akkreditált.
Szerv neve Gyártó Megnevezés Verzió Bevezetés Akkreditáció Tanúsítvány
ÁNTSZ Közép-
magyarországi
Regionális Intézete
KFKI EFRIR
Iratkezelés
(az ÁNTSZ
regionális és
kistérségi
intézetei
számára
1.9.31 2004 – –
(Országos
Tisztiorvosi Hivatal)
TeVeCom
p Bt.
Számítógépe
s
iktatóprogra
m az OTH
számára
V4.39
H
1993 – –
Oldalszám: 64 / 254
Szerv neve Gyártó Megnevezés Verzió Bevezetés Akkreditáció Tanúsítvány
Fővárosi és Pest
Megyei
Mezőgazdasági
Szakigazgatási
Hivatal
Magó Bt. Wikt 1.5 2004-01-
01
- -
Fővárosi és Pest
Megyei
Mezőgazdasági
Szakigazgatási
Hivatal
Magó Bt. Kozikt 5.1 2000-01-
01
- -
Fővárosi és Pest
Megyei
Mezőgazdasági
Szakigazgatási
Hivatal
Belső
(FVM)
FVM Iktató 2003-01-
01
- -
Fővárosi Földhivatal FÖMI MIR 1.0.4 2006 - -
Fővárosi Tűzoltó-
parancsnokság
Szépligeti
Ferenc
IktatOK 1.5 2008.
január 1.
SGS
Hungária
HU
08/3283.1
Közép-
magyarországi
Regionális
Államigazgatási
Hivatal
AC Soft
Kft.
IRMA 2.1 2009-01 igen igen
Országos
Munkavédelmi és
Munkaügyi
Felügyelőség
H.Sz.Sz.
Bt.
IKTATÓ 2.0 1998 - -
Ezek közül csak a Fővárosi Földhivatalban történt meg a korábbi
iktatóprogram migrálása, a Fővárosi Tűzoltóparancsnokságban pedig
idén került bevezetésre az elektronikus iktatás, így migrálásról nem
beszélhetünk.
Oldalszám: 65 / 254
Különösen nehéz helyzetben van a 2007-ben a fővárosi és pest megyei
közigazgatási hivatalokból létrehozott Közép-magyarországi Regionális
Államigazgatási Hivatal, ahol a használatban lévő akkreditált program
(IRMA 2.1) mellett az iktatásnál gyakorlatilag még két szoftvert
használnak előzményezéshez, mert a különböző összevont szervek
iktatókönyveinek migrálása nem történt meg. Mindegyik programnak
külön rendszergazdája volt. Itt az IRMÁ-n belül külön iktatókönyvként
szerepelnek a peres ügyek, mert nem tudták beilleszteni az összes
tevékenységét a Lotus alapú programokba.
Szerv megnevezése
2.1.4. A nem akkreditált iktató szoftverek milyen
adatbázis-kezelővel működnek/működtek?
2.1.5. Dokumentáció
ÁNTSZ Közép-
magyarországi
Regionális
Intézete
EFRIR: ORACLE,
ENEF: MS ACCESS
Felhasználói kézikönyv.
Fővárosi és Pest
Megyei
Mezőgazdasági
Szakigazgatási
Hivatal
dBase/ Access Felhasználói kézikönyv
Fővárosi
Földhivatal
Kdir: Dataflex,
Iktató: Oracle,
MIR: Oracle 9i 10-50 tábla
felhasználói kézikönyv
Közép-
magyarországi
Regionális
Államigazgatási
Hivatal
ADMINISZTRÁTOR - Lotus
Notes alapú kliens-szerver,
SZÜR - Lotus Notes alapú
kliens-szerver,
IKTAT – saját adatbázis
kezelő, Peres ügyek – Access
Felhasználói kézikönyv, műszaki
dokumentáció, adatmodell
Országos Oracle 10g felhasználói kézikönyv, műszaki
Oldalszám: 66 / 254
Munkavédelmi és
Munkaügyi
Felügyelőség
dokumentáció, adatmodell
A migrálás mellett a legfontosabb kérdés az éles, illetve az egy évben
keletkező iratok száma volt. A 6 szervnél 13,48 GB adatállományt
tárolnak úgy, hogy évente 3,7 GB adatállomány keletkezik. A Közép-
magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatal éves adatai az
országos rendszerből nem válogathatók le, arról pedig az elemzés
készítéséig nem érkezett információ. Ugyanígy az Országos
Munkavédelmi és Munkaügyi Felügyelőség adatai is országos
rendszerben kerülnek archiválására.
Szerv megnevezése 2.1.6. Jelenleg mennyi/mekkora az éles
(használatban lévő) adatállomány?(GB)
2.1.7. Mekkora a keletkező
adatmennyiség az elektronikus
iktatásban évente?(GB)
ÁNTSZ Közép-
magyarországi
Regionális Intézete
2,60 0,5
Fővárosi és Pest Megyei
Mezőgazdasági
Szakigazgatási Hivatal
1,50 0,3
Fővárosi Földhivatal 1,00 0,3
Fővárosi
Tűzoltóparancsnokság
0,46 0,6
Közép-magyarországi
Regionális
Államigazgatási Hivatal
0,0256 Nem leválogatható.
Országosról még
nem érkezett
információ
Országos Munkavédelmi 7,9 (országos adat) 2 (országos adat)
Oldalszám: 67 / 254
és Munkaügyi
Felügyelőség
Összesen 13,4856 3,7
Hasonlóképp megvizsgáltuk az éles és az évente keletkező
ügyszámokat is. Ha nem számoljuk az Országos Munkavédelmi és
Munkaügyi Felügyelőség által szolgáltatott országos adatokat, akkor
875.212 fő- és alszám van a hat szerv iktatórendszerében úgy, hogy
évente 315.081 fő- és alszám keletkezik. Ha az említett szervet is
hozzávesszük ezek a számok 6.552.655-re és 1.204.718-ra
növekszenek
Az ÁNTSZ Közép-magyarországi Regionális Intézetének felettes
szervénél az Országos Tisztiorvosi Hivatalnál kaptunk országos
adatokat is. Itt kiderült, hogy mintegy harmincszor akkora az országos
állomány (11.592.240 ügyszám), mint a regionális, és az éves
növekedés is megdöbbentő (2.343.000 ügyszám).
1. Szerv megnevezése 2.1.9. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az iktatóprogramban
?
2.1.10. Mennyi az éves iktatott ügyek száma?
(Fő- és alszámok
összesen.)ÁNTSZ Közép-magyarországi
Regionális Intézete
435.512 162.884
Fővárosi és Pest Megyei
Mezőgazdasági Szakigazgatási
Hivatal
150.000 40.000
Fővárosi Földhivatal 120.622 7.000
Fővárosi Tűzoltóparancsnokság 86.651 Első év, nincs
információ.
Oldalszám: 68 / 254
Közép-magyarországi Regionális
Államigazgatási Hivatal
82.427 105.197
Összesen 875.212 315.081
Országos Munkavédelmi és
Munkaügyi Felügyelőség
5.677.443
(országos adat)
889.637
(országos adat)
Összsen: 6.552.655 1.204.718
Adatmentés mindenhol rendszeres, általában heti rendszerességgel
történik a mentés. A mentési gyakoriságot lásd a táblázatban.
Szerv megnevezése 2.1.11 Van-e rendszeres adatmentés?
ÁNTSZ Közép-
magyarországi
Regionális Intézete
Az EFRIR: Oracle adatbázis esetében a rendszeres
mentés szalagra, Solstice Backup szoftver
segítségével.
A hét utolsó napján teljes mentés történik, egyéb
napokon inkrementális.
Archivált mentési állományokkal rendelkeznek.
Fővárosi és Pest
Megyei
Mezőgazdasági
Szakigazgatási Hivatal
A TeVeComp Bt. által fejlesztett szoftvernél a mentés
a Novell szerverről feladatütemező segítségével file
másolással történik (teljes mentés).
Archivált mentési állományokkal rendelkeznek
(adatbázisok DVD-n).
Fővárosi Földhivatal Mindig teljes mentés, DAT72 kazettára, ntbackup
programmal.
Archivált mentési állományok vannak.
Fővárosi
Tűzoltóparancsnokság
Van rendszeres adatmentés. Szalagos adathordozón
mind a három.
ARCVIEH. LTO-2
Oldalszám: 69 / 254
Közép-magyarországi
Regionális
Államigazgatási
Hivatal
A központi szerver helyileg a felettes szerv
épületében van, ott gondoskodnak az üzemeltetésről,
a mentésről és az archiválásról.
Az előző évek adatainak mentéséről teljes körűen,
napi rendszerességgel gondoskodnak.
Dosos IKTAT napi mentés, a többi napi/heti mentés.
Országos
Munkavédelmi és
Munkaügyi
Felügyelőség
EMC-VTL->QUANTUM szalagkönyvtár Legato-
Networkerrel inkrementális és teljes mentés.
Vannak archivált mentési állományok.
A Fővárosi Földhivatal kivételével minden szerv által használt szoftvernek
van export funkciója: DOC, KTML, PDF, DBF, XLS kiterjesztésekkel. Az
adatexport a Földhivatalnál is megoldható, mert táblákat, sémákat, illetve
teljes „mentési exportot” (dump) támogat. Formátuma: .DMP
(célprogrammal feldolgozható szöveges mentési állomány, ám nem valódi
export).
Levéltári szempontból a legnagyobb gondot az országos, központi
szerveknél vezetett, jelen felmérés adati alapján a területi szervekre nem
leválasztható, központi szerveknél tárolt iktatási adatok későbbi, levéltári
használhatóságának biztosítása jelenti. Az ugyanis nyilvánvaló, hogy az
állami levéltári hálózat hiányában a hagyományos adathordozókat a
területileg illetékes levéltárak veszik majd át, de az ehhez szorosan
kapcsolódó elektronikus iktatási állományok esetében a központi tárolás
nem segíti elő a helyi szinten tárolt iratok visszakereshetőségét. A
papíralapú adathordozók metaadatok a kutatás és ügyfélszolgálat részére
„halott anyaggá” válnak.
Oldalszám: 70 / 254
Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazása
Az elektronikus ügykezelő rendszerek használatáról általánosságban
elmondható, hogy sehol sem használják teljes körűen, a papíralapú
iktatás valamely munkakörben, általában személyzeti iratok esetében,
megmaradt. A felmérés során derült ki, hogy a Vám- és Pénzügyőrség
Közép-magyarországi Regionális Parancsnoksága 2010 márciusában
állt át az elektronikus iktatásról elektronikus ügykezelésre.
Az APEH-nál az elektronikus adatállomány tárolása országosan egy
helyen történik (elvileg az APEH Számítástechnikai és Adóelszámolási
Intézetében), csak az elektronikus ügyintézés történik a területi szervek
illetékességének megfelelően dekoncentráltan.
A 6 szerv közül csak 3 rendelkezik tanúsítvánnyal. Adó- és Pénzügyi
Ellenőrzési Hivatal VMS – DSM, illetve VMS CACHE, a Fővárosi
Földhivatal Oracle 10g adatbázis-kezelővel működik. A Foglakoztatási
és Szociális Hivatal akkreditációja részleges, egyelőre a régi típust
használják, elkészült már az akkreditáció, de még nem vezették be,
egyelőre a levelezőrendszer nem tud csatlakozni hozzá.
Oldalszám: 71 / 254
Szerv neve
Gyártó Megnevezés
Verzió
Bevezetés
Akkreditáció
Tanúsítvány
Adó- és
Pénz-
ügyi
Ellen-
őrzési
Hivatal
Saját
fejleszté
s
DOKU 1.0 2009 Folyamatba
n.
Van
(tanusító
cég: Mátrix
Kft)
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
H. Sz.
Sz. Bt.
IMAP 2007 részleges
Fővárosi
és Pest
Megyei
Mezőgaz-
dasági
Szakigaz-
gatási
Hivatal
CNW Zrt. NetRegister V4.20.
45
2002 Tanúsított
rendszer
Tanúsítván
y reg.sz.:
02-
T7822/200
6-03595, NetRegister
, Modulok:
NetContac
t, NetPost,
V: 4,2,
Érvényes-
ség:
2010.dec.3
1. 24/2006
BM-IHM-
NKÖM
rendelet-
nek
megfelel
Oldalszám: 72 / 254
Szerv neve
Gyártó Megnevezés
Verzió
Bevezetés
Akkreditáció
Tanúsítvány
Fővárosi
Föld-
hivatal
FÖMI BIIR
Oracle
Form-ban
fejlesztett
alkalmazá
s
5.23 1997 – –
Vám- és
Pénzügy-
őrség
Közép-
magyaror
szági Regionális
Parancs-
nokság
Montana
Zrt.
MonDOC
iratkezelő
rendszer
(MonDOC
System)
4.2.0.
0125
2006.
vége
Cerktop
termék és
rendszertan
úsító ház
02-
T7746/200
6-03568
(tanúsítván
y
regisztráció
s száma)
Az 5 szerv 7 programja közül csak 2 szervnél (Adó- és Pénzügyi
Ellenőrzési Hivatal, Fővárosi Földhivatal) történt teljes körű migráció. A
Foglakoztatási és Szociális Hivatalnál az 1998-ig használt Magó
iktatórendszerből nem tudtak migrálni, mert teljesen más adatszerkezettel
rendelkezik, és a korábbi jogszabályoknak megfelelő adatokat
tartalmazta. Az ORACHI és a korábbi IMAP verziók adattartalma teljes
egészében migrálásra került. A nem konvertált adatbázist nem
használják.
Az APEH-nél minden nem selejtezett, illetve nem stornírozott ügy
iratainak minden adata, illetve az adatok közötti kapcsolat is migrálásra
kerül.
Szerv neve Gyártó Megnevezés Verzió Használat ideje
Oldalszám: 73 / 254
Adó- és
Pénzügyi
Ellenőrzési
Hivatal
saját fejlesztés IKTAT 1992-2009
Foglakoztatási
és Szociális
Hivatal
MAGÓ Szervezési és
Számítástechnikai Bt.
Magó
iktatórendszer
- 1998-ig
Foglakoztatási
és Szociális
Hivatal
H. Sz. SZ. Bt IMAP - 1999-2003
Foglakoztatási
és Szociális
Hivatal
ADM Kft ORCHI 5.5 2003-2006
Fővárosi
Földhivatal
FÖMI KDIR (a BIIR
elődje, csak
iktatási
funkciója volt)
Nincs
adat
1992-1996
Vám-és
Pénzügyőrség
Közép-
magyarországi
Regionális
Parancsnokság
Montana Rt. MonDOC Nincs
adat
2004-2006. év
végéig
Az összes ügyszámra vonatkozó adat a Foglakoztatási és Szociális
Hivatalnál az országos állományra vonatkozik, a Közép-magyarországi
régióra elméletileg lehetséges a szűrés, de felmérés lezárultáig nem
érkezett adat.
Az APEH-nál is elvileg leválogatható a regionális adatállomány, de csak
kézi vezérléssel, így jelenleg az országos adatokat tudtuk a felmérés
során figyelembe venni.
Az ügykezelő programoknál az elvárásoknak megfelelően jóval nagyobb
éles és évente keletkező adatállományt találunk, ez a 6 szervnél
Oldalszám: 74 / 254
meghaladja a 6,5 TB-ot, melyből a legkiterjedtebb az APEH-é (országos
adat!). Az évi növekmény is az 1 TB felett van, itt is az APEH
keletkezteti a legtöbbet.
Az összes ügyszám is elképesztő méretet ölt: több, mint 75 millió,
melyből az APEH jelenleg 59 millió fő- és alszámmal iktatott (országos
adat!), de ugyanilyen jelentős a Fővárosi Földhivatal 17 milliós iktatása
is.
1. Szerv megnevezése 2.2.6. Jelenleg mennyi/mekkora
az éles adatállomány?(GB)
2.2.7. Mekkora a keletkező
adatmennyiség az elektronikus
ügykezelő rendszerben évente?(GB)
2.2.8. Mennyi az összes
ügyszám (fő- és alszám) az
ügykezelő programban?
Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal 6000 1000 58.241.672
(országos
adat)
Foglakoztatási és Szociális Hivatal 1 0,2 526.582
(országos
adat)
Fővárosi és Pest Megyei
Mezőgazdasági Szakigazgatási
Hivatal
5,85 9 8.323
Fővárosi Földhivatal 595 40 16.736.568
Vám-és Pénzügyőrség Közép-
magyarországi Regionális
Parancsnokság
25 0,06 175.767
Összesen: 6626,85 1049,26 75.162.330
Csak a Fővárosi és Pest Megyei Mezőgazdasági Szakigazgatási
Hivatalnál különítik el az egyes években keletkezett állományokat, évente
Oldalszám: 75 / 254
új adatbázis készül, de a korábbiak a szerveren továbbra is elérhetők,
használhatók (olvashatók!) maradnak.
Elektronikus csatolmányok közül a DOC és a PDF mindenhol
használatos, ezen kívül előfordul TIF, XLS, JPG és RTF is.
Mivel csak 3 program tanúsított, ezért sajnos nem mindenhol elvárás az
XML-export. A Vám-és Pénzügyőrség Közép-magyarországi Regionális
Parancsnokságán – bár a használt program tanúsított – csak halványan
élt az XML-export lehetősége, az informatikai vezető is csak a különböző
beállítású Excel-táblákat tudta prezentálni. Ugyanígy a 2007-ben lecserélt
program is Excel-táblába került, előzményezéskor is ezt használják.
Mindenesetre ez jelenleg levéltári átadásra alkalmasnak tűnik.
Oldalszám: 76 / 254
Szerv megnevezése
2.2.11. Van-e rendszeres
adatmentés?
2.2.12. Van-e a szoftvernek
export funkciója?
2.2.13. Milyen export
lehetőséget biztosít a rendszer
adatbázis-kezelő programja, és ez
milyen formátumokat
támogat?Adó- és
Pénzügyi
Ellenőrzési
Hivatal
Nagyteljesítményű
szervereken,
adatok
tükrözésével.
DOKU rendszer
elsősorban PDF
formátumban
menthető riportok
formájában, illetve
az elektronikus
postakönyvek XLS
formátumban
használja az
exportlehetőséget.
A legtöbb
rendszerük
ORACLE alapú,
amely többféle
expoRTFormátum
ot is támogat.
Foglakoztatási
és Szociális
Hivatal
Teljes mentés
naponta, DLT
kazetta, standard
Oracle
eszközökkel.
Nincs archiválás.
Listázhatók az
iktatási és
érkeztetési adatok
tetszőleges Excel-
táblán. Teljes
táblaexport
megvalósítható
Oracle-lel.
Szabványos
Oracle-export
Oldalszám: 77 / 254
Szerv megnevezése
2.2.11. Van-e rendszeres
adatmentés?
2.2.12. Van-e a szoftvernek
export funkciója?
2.2.13. Milyen export
lehetőséget biztosít a rendszer
adatbázis-kezelő programja, és ez
milyen formátumokat
támogat?Fővárosi és
Pest Megyei
Mezőgazdaság
i
Szakigazgatási
Hivatal
IBM VXA szalagos
– napi és teljes,
utóbbi 5 nap
bármelyike
visszaállítható.
Évenkénti archivok
a szerveren és az
ügyfélnél optikai
lemezen.
Törvényben előírt
meta-adatok
átadása - CSV
Dokumentumokat
MS RTF-be, a
listákat pedig CSV-
be, vagy XML-be
Fővárosi
Földhivatal
Szalagos
egységekre (DLT,
LTO), mindig teljes
mentés, CA
BrightStore illetve
ntbackup.
Archivált mentési
állományok
vannak.
Nincs Táblákat, sémákat,
illetve teljes
exportot támogat.
Formátuma: DMP.
Oldalszám: 78 / 254
Szerv megnevezése
2.2.11. Van-e rendszeres
adatmentés?
2.2.12. Van-e a szoftvernek
export funkciója?
2.2.13. Milyen export
lehetőséget biztosít a rendszer
adatbázis-kezelő programja, és ez
milyen formátumokat
támogat?Vám-és
Pénzügyőrség
Közép-
magyarországi
Regionális
Parancsnoksá
g
Naponta teljes
körű mentés,
Netpackup
szoftverrel, SQL
formátumban majd
a mentést
követően IBM
szalagra kerülnek
ki.
Archivált mentési
állomány nincs.
Igen van, PDF,
CSV, XLS
PDF? CSV? XLS
A BFL illetékességébe tartozó Fővárosi Földhivatal esetében érdekes
helyzet áll elő. Komoly fejlesztések és szoftverek készültek és készülnek
el, s bár ezek a földhivatal munkáját segítik elő, mégsem a területi
elhelyezkedésű földhivataloknál futnak. A földhivatalok mindegyike
önálló jogi személy, feladataikat – mint a jogbiztonság egyik
alapintézményét – jogszabályok sokasága szabályozza.
Ugyanakkor a többi dekoncentrált szervvel ellentétben a földhivataloknak
nincs központi szervük, irányító hatóságuk a Vidékfejlesztési
Minisztérium Földügyi Főosztálya. Ugyanezen osztály irányítása alá
tartozik a Földmérési és Távérzékelési Intézet (FÖMI), mely a Magyar
Országos Levéltár illetékességébe tartozó szerv.
Oldalszám: 79 / 254
A földhivatalok komoly fejlesztései mind a FÖMI keretében történtek, az
adatok tárolása is ott valósul meg. A felmérést a MOL lesz jogosult
elvégezni. A FÖMI által a földhivataloknál működtetett rendszer az
alábbiakban ismertetjük, mivel az adatok megosztása, levéltári átadás-
átvétele szempontjából a kiépült rendszer komoly illetékességi
kérdéseket vet fel, amit a levéltáros szakmánk kell megválaszolnia.2
A fejlesztések első fontos állomása volt a TakarNet rendszer kialakítása
volt, amely egyrészt biztosítja a földügyi szakág hivatalainak
számítógépes összekapcsolását, másrészt lehetővé teszi a földhivatali
adatbázisok távoli adathozzáférését külső felhasználók (regisztrált fizető
felhasználók) pl. bankok, közigazgatási intézmények, önkormányzatok,
közjegyzők, ügyvédi irodák stb. számára. 2002. június 10-én az ország
összes körzeti földhivatalában megkezdődött a TakarNet hálózaton
keresztüli tulajdoni lap másolat szolgáltatás, vagyis azóta mindegyik
körzeti földhivatal szolgáltat tulajdoni lap másolatot nemcsak saját
illetékességi területéről, hanem az ország bármely részéről. Külső
felhasználók 2003. áprilisa óta csatlakozhatnak a hálózathoz, ma már
több mint 9000 felhasználó használja a rendszer szolgáltatásait
üzemszerűen. A TakarNet regisztrált felhasználók a honlapon belépve
igénybe vehetik a számukra elérhető on-line földhivatali szolgáltatásokat:
elektronikus dokumentumként szolgáltatott nem hiteles tulajdoni lap
másolat (szemle vagy teljes) – különböző keresési szempontok szerint,
pl. helyrajzi szám, helyrajzi szám intervallum, ingatlan postai címe,
postacím részlete alapján stb.
elektronikus dokumentumként szolgáltatott, elektronikusan hitelesített
ún. e-hiteles tulajdoni lap másolat (szemle vagy teljes) – különböző
keresési szempontok szerint, pl. helyrajzi szám, helyrajzi
szám intervallum, ingatlan postai címe, postacím részlete alapján stb.
térképmásolat – belterületi, külterületi és zártkerti ingatlanokról
értesítés tulajdoni lap változásáról – széljegyzésről, címmódosításról,
szolgalom bejegyzéséről, tulajdonjog változásáról stb.
2 A földhivatalok minden papíralapú irata eddig a területi (megyei, fővárosi) levéltárakba került. A központosított nyilvántartást és adattárolást a FÖMI végzi, amely a Magyar Országos Levéltár illetékessége. A jövőbeni kérdés, hogy pl. a fővárosi ingatlanok TAKARNET-ben tárolt adatai melyik levéltárnál kerülnek majd hosszú távú megőrzésre.
Oldalszám: 80 / 254
elektronikus dokumentumként szolgáltatott e-hiteles földhasználati lap
másolat (teljes vagy részleges másolat) – különböző keresési
szempontok szerint
Az elmúlt húsz évben a Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Minisztérium
Földügyi és Térinformatikai Főosztálya (FVM FTF) - jelenlegi nevén
Vidékfejlesztési Minisztérium Földügyi Főosztálya (VM FF) - kezdetben
az EU PHARE programja segítségével, kisebb mértékben pedig a svájci
és a német kormány, valamint a magyar költségvetés, később pedig EU
pályázatok támogatásával jelentős beruházásokat hajtott végre az
ingatlan-nyilvántartás területén.
E beruházások eredményeképpen az összes tulajdoni lap adat
számítógépre került, valamint 2000 júniusa óta a TAKAROS (Térképen
Alapuló KAtaszteri Rendszer Országos Számítógépesítése) rendszer
üzemel az ország körzeti földhivatalaiban. Ez lehetővé teszi, hogy az
adatok karbantartását és az ügyiratkezelést számítógéppel végezzék.
Elkészült a földhivatalokat összekötő TakarNet hálózat is, amely az
ingatlan adatok távoli, elektronikus elérését biztosítja. 2007 óta
rendelkezésre állnak az ország teljes területének digitális ingatlan-
nyilvántartási térképei, amelyek szintén elérhetők távolról elektronikusan.
2009-ben országosan üzembe állt a digitális térképek
földhivatali karbantartását végző DATR rendszer, amely a térképi
adatokat a digitális alaptérképi szabványnak megfelelően kezeli.
A szolgáltató-felhasználó kapcsolat internet jellegű, web felületeken
keresztül valósul meg, így a felhasználók egy egyszerű internet böngésző
program segítségével érhetik el a TakarNet szolgáltatásokat. Web-lapok
segítik a felhasználók adatbázis-lekérdezéseit, illetve tájékoztatnak az
aktuális szolgáltatásokról, a szolgáltatások árairól, a földhivatalokról, a
földhivatalok ügyfélszolgálati rendjéről stb. A különböző szolgáltatások
igénybevételéhez eltérő web-lapok állnak rendelkezésre.
A szolgáltató-felhasználó kapcsolat interaktív, vagyis a kérés, kérelem
kitöltéséhez a rendszer támogatást nyújt, és az elsődleges ellenőrzés (pl.
Oldalszám: 81 / 254
létezik-e a megadott helyrajzi szám az illető földhivatalnál), valamint az
esetleges korrekció után azonnali válaszüzenet érkezik. Az ország
bármely pontjáról bármelyik földhivatal elérhető, vagyis pl. egy
balatonfüredi ingatlan tulajdoni lapja akár Budapesten vagy Miskolcon is
beszerezhető.
A TakarNet egy zárt számítógépes hálózat, amely korlátozott és
szigorúan ellenőrzött hozzáférést biztosít a külső felhasználók számára.
A külső felhasználók kizárólag védett átjárókon keresztül érhetik el a
hálózat számukra engedélyezett szolgáltatásait. A biztonságos
üzenetforgalmat többszintű titkosítási rendszer segíti, sor kerül pl. az
üzenetek tartalmának titkosítására, digitális kulcsok, felhasználó
azonosítók, jelszavak stb. használatára. A rendszer rögzíti és pontosan
azonosítani tudja a kérelmet benyújtó felhasználót, a lekérdezés
időpontját és tárgyát.
Az elektronikus dokumentumként szolgáltatott nem hiteles tulajdoni lap
másolat semmilyen formában (képernyőn megjelenítve, fájlba lementve,
kinyomtatva stb.) sem rendelkezik bizonyító erővel, ezért tartalmához
joghatások sem fűződnek. Hiteles tulajdoni lap másolatot és
térképmásolatot csak körzeti földhivatal szolgáltathat. A hiteles tulajdoni
lap másolatot 2002. február 4-e óta az erre a célra szolgáló biztonsági
elemekkel ellátott biztonsági papíron szolgáltatnak a földhivatalok.
Az EKOP keretén belül ez év szeptemberi tervezett megvalósítással
folyamatban van egy olyan projekt – „Földhivatali adatok elektronikus
non-stop szolgáltató rendszere ügyfélkapun keresztül” -, melynek
eredményeként a jelenleg 8 órás főmunkaidőben működő TAKARNET
rendszer a nap 24 órájában, elektronikus fizetési rendszer bevezetése
mellett lehetőséget biztosít a magánszemélyek számára is, hogy az
Központi Ügyfélkapun keresztül tulajdoni lap másolatokat kérdezzenek le.
E-mail archiválás
Oldalszám: 82 / 254
A szerveknél különböző levelezőrendszert alkalmaznak, melyek közül
legjellemzőbb az MS Exchange (5), illetve a Lotus Notes (2), Novell
GroupWise (2) és az MS Outlook (2). Az e-mailek mentése és
archiválása változó, egyértelműen kijelenthető mentés és archiválás csak
az APEH-nál és az ÁNTSZ-nél (OTH-nál) van. Az utóbbinál a korábbi
központi levelező rendszerből 95%-ot importáltak, a mostani állapotról
nincs még archiválás, mert nem teljes.
A teljes adatállomány jelenleg 1 és 2 TB közé tehető.
Az APEH-nál tervben van, és bevezetés előtt áll egy új belső
levelezőrendszer, ami az ügykezelő rendszer része lesz, így alkalmas
lesz hivatalos iratok átküldésére. Adatvédelem miatt a saját levelezés
innen különválik.
Oldalszám: 83 / 254
Szerv megnevezése
2.3.1. Milyen levelezőrends
zert használnak?
2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill.
beérkező e-maileket?
2.3.3. Elkülönít
ik-e a mentési
állományokban az
egyes évek
tartalmát?
2.3.4. Mekkora
a mentett
állomány mérete (GB)?
Adó- és
Pénzügyi
Ellenőrzési
Hivatal
Lotus Notes Archiválás van. Az
elektronikus
ügyfélszolgálatokon
keresztül beérkező e-
mailek évenként
CD/DVD-re kiírásra
kerülnek.
igen,
részben
több száz
GB
ÁNTSZ Közép-
magyarországi
Regionális
Intézete
MS Exchange
2007
A mentés Symantec
Backup Exec System
Recovery szoftver
segítségével. Naponta
teljes mentés készül.
Archivált állományok is.
Az archivált állomány a
régi Sun One-ról,
mágneses szalagon.
nem 650
Oldalszám: 84 / 254
Szerv megnevezése
2.3.1. Milyen levelezőrends
zert használnak?
2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill.
beérkező e-maileket?
2.3.3. Elkülönít
ik-e a mentési
állományokban az
egyes évek
tartalmát?
2.3.4. Mekkora
a mentett
állomány mérete (GB)?
Foglakoztatási
és Szociális
Hivatal (Közép-
magyarországi
Regionális
Munkaügyi
Központ)
MS Exchange
2003
nem nem 0
Fővárosi és Pest
Megyei
Mezőgazdasági
Szakigazgatási
Hivatal
MS
Exchange/Lotu
s/Szolgáltatói
(pop3).
Jelenleg
folyamatban
van az átállás
egységes MS
Exchange-re.
A különböző típusú
rendszereknél változó
részleges
Fővárosi
Földhivatal
Outlook
Express,
Squid
nem nem nem
Fővárosi
Tűzoltóparancsn
okság
Novell
Groupwise
nem nem nem
Oldalszám: 85 / 254
Szerv megnevezése
2.3.1. Milyen levelezőrends
zert használnak?
2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill.
beérkező e-maileket?
2.3.3. Elkülönít
ik-e a mentési
állományokban az
egyes évek
tartalmát?
2.3.4. Mekkora
a mentett
állomány mérete (GB)?
Közép-
magyarországi
Regionális
Államigazgatási
Hivatal
MS Exchange
Országos
Munkavédelmi
és Munkaügyi
Felügyelőség
(OMMF Közép-
magyarországi
Munkaügyi
Felügyelősége,
OMMF Közép-
magyarországi
Munkavédelmi
Felügyelősége)
Novell
GroupWise
Igen, teljes körűen.
Vannak archivált
mentések (kilépő
esetén)
nem 100
Vám-és
Pénzügyőrség
Közép-
magyarországi
Regionális
Parancsnokság
MS Exchange
MS Outlook
2003
Az e-mailek központilag,
teljes körűen kerülnek
mentésre.
Archivált mentési
állományok nincsenek
nem 300
Oldalszám: 86 / 254
Bármely típusú elektronikus aláírással ellátott e-iratok alkalmazásának helyzete
Az államigazgatás területi szervei közül elektronikus aláírással csak az
APEH és a Közép-magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatal
rendelkezik, előbbinél az elektronikus igazolási kérelmek befogadása,
illetve kiadása során használják, utóbbinál az adatszolgáltató emlékei
szerint évente talán egy ilyen irat jelentkezik az iktatásban. 6 szervnél
tervezik a bevezetést, az Országos Munkavédelmi és Munkaügyi
Felügyelőségnél 2011. január 1-jétől, árajánlatot már kértek, a Fővárosi
Földhivatalnál még információkat gyűjtenek róla, az OTH-nál (ÁNTSZ)
pedig egyértelműen a pénzhiányra hivatkoztak, hogy miért nem vezették
be eddig.
A Földhivatal esetében már előbbre lépésről lehet beszámolni az e-
tulajdoni lap megjelenésével Az elektronikus dokumentumként
szolgáltatott e-hiteles tulajdoni lap másolat olyan elektronikus okirat,
amelyen szerepel a szolgáltató hitelesítő záradéka (tanúsítvány) és a
szolgáltató fokozott biztonságú elektronikus aláírásával hitelesíti és
elhelyezi rajta időbélyegzőjét. Az e-hiteles okirat bizonyító erejű, és
igazolja, hogy az e-hiteles okirat az ingatlan-nyilvántartási adatbázisból
származik, és tartalma az időbélyegző által jelzett időpontban
megegyezett az ingatlan-nyilvántartási adatbázisban elektronikus
formában rögzített közhiteles hatályos adatokkal. Kinyomtatva, papír
formátumban nem minősül hiteles, bizonyító erejű dokumentumnak,
csak elektronikus formában rendelkezik bizonyító erővel.
A jogszabály-módosítások következtében 2010. január 1-jétől csak az e-
hiteles tulajdoni lap felel meg az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi
Oldalszám: 87 / 254
XXXV. tv.-ben szabályozott fokozott biztonságú elektronikus okirat
feltételeinek, így csak az e-hiteles tulajdoni lap másolat rendelkezik
mindazzal az okirati bizonyító erővel, amely megegyezik a teljes
bizonyító erejű magánokiratokhoz kapcsolt joghatásokkal, valamint csak
az e-hiteles tulajdoni lap másolat tekinthető az eljárási törvényekben
szereplő okirati bizonyítási eszközök virtuális megfelelőjének.
Szerv megnevezése 2.4.1. Elektronikus aláírás?
2.4.2. Ha nem, tervezik-e?
Adó- és Pénzügyi
Ellenőrzési Hivatal
Igen x
ÁNTSZ Közép-
magyarországi Regionális
Intézete
Nem
Foglakoztatási és
Szociális Hivatal (Közép-
magyarországi Regionális
Munkaügyi Központ)
Nem
Fővárosi és Pest Megyei
Mezőgazdasági
Szakigazgatási Hivatal
Nem Tervben
Fővárosi Földhivatal Nem Tervben
Fővárosi
Tűzoltóparancsnokság
Nem Tervben
Közép-magyarországi
Regionális
Államigazgatási Hivatal
Igen x
Oldalszám: 88 / 254
Országos Munkavédelmi
és Munkaügyi
Felügyelőség (OMMF
Közép-magyarországi
Munkaügyi
Felügyelősége, OMMF
Közép-magyarországi
Munkavédelmi
Felügyelősége)
Nem Tervben
Vám-és Pénzügyőrség
Közép-magyarországi
Regionális
Parancsnokság
Nem Tervben
Elektronikus adatbázisok helyzete
Az APEH nagy számban használ elektronikus adatbázisokat, szakmai
rendszereket. Ezek ismertetése jelentősen túlmutat a jelen felmérésen,
ezek részletes megismerése, feltérképezése hosszabb időt vesz
igénybe, illetve adatkezelési kérdéseket is felvet. Szükség esetén az
APEH és a levéltár közös munkabizottság létrehozásával tudná a
részletes felmérést megtenni.
Az elektronikus adatbázisok is nagy méretet tesznek ki, ezek – az
APEH, a Közép-magyarországi Munkaügyi Központ és az OMMF nélkül
– elérik 270 GB-ot, úgy, hogy az éves növekedés is meghaladja a 12
GB-ot. Ha ehhez hozzászámítjuk a Foglalkoztatási és Szociális Hivatal
és az Országos Munkavédelmi és Munkaügyi Felügyelőség által
szolgáltatott adatokat, jóval megdöbbentőbb mennyiség tárul a szemünk
elé: az elektronikus adatbázisokban tárolt információ meghaladja a
2.246 GB-ot úgy, hogy az éves növekedés is eléri a 340 GB-ot
(országos adat).
Oldalszám: 89 / 254
Szerv neve
Név Cél Csatol-mány
Formátum
Méret (GB)
Éves gyara-podás (GB)
Adatbázis-kezelő
ÁNTSZ
Közép-
magyar-
országi
Regio-
nális
Intézete
+ OTH
EFRIR nincs 20 4 Oracle
ÁNTSZ
Közép-
magyar-
országi
Regio-
nális
Intézete
+ OTH
Egészség-
ügyi
Szolgáltatók
Nyilván-
tartása
nincs 0,16 Oracle
ÁNTSZ
Közép-
magyar-
országi
Regio-
nális
Intézete
+ OTH
ÁNTSZ külső
portál
van PDF,
RTF,
XLS
0,02 MaxDB
Oldalszám: 90 / 254
Szerv neve
Név Cél Csatol-mány
Formátum
Méret (GB)
Éves gyara-podás (GB)
Adatbázis-kezelő
ÁNTSZ
Közép-
magyar-
országi
Regio-
nális
Intézete
+ OTH
Fekvőbeteg
Területi
Ellátási Kötelezettség
nincs 0,065 MySQL
ÁNTSZ
Közép-
magyar-
országi
Regio-
nális
Intézete
+ OTH
MS Active
Directory
nincs
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
ÁFSZ Portál
internet
Infor-
mációk
publiká-
lása
igen PDF,
DOC,
XLS,J
PG,
BMP
15 3 MS SQL
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
ÁFSZ Portál
intranet
Infor-
mációk
publiká-
lása,
belső
kommuni-
káció
igen PDF,
DOC,
XLS,J
PG,
BMP
6,5 1 MS SQL
Oldalszám: 91 / 254
Szerv neve
Név Cél Csatol-mány
Formátum
Méret (GB)
Éves gyara-podás (GB)
Adatbázis-kezelő
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
E-pálya Infor-
mációk
publiká-
lása,
pálya-választás-
sal
kapcsolat-
ban
igen x 1,5 0 MS SQL
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
Rehab Rehabili-
tációs
támoga-
tást
segítő
alkalma-
zás
nem x 5,300 0,8 Oracle
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
IR-FIR Nyilván-
tartások,
ellátások,
támoga-
tások
kezelé-
sére
kialakított
központi
rendszer
igen PDF 600 100 Oracle
Oldalszám: 92 / 254
Szerv neve
Név Cél Csatol-mány
Formátum
Méret (GB)
Éves gyara-podás (GB)
Adatbázis-kezelő
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
KMMV Külföldiek
magyaror
-szági
munka-
vállalását
támogató
alkal-
mazás
Nem x 1,4 0,5 Oracle
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
Digiboard Hiba-
jelentés,
kommuni-
káció
igen DOC,
RTF,
XLS,
PDF,
JPG,
BMP
0,14 0,03 MS SQL
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
Életút Egyének
ellátása-
inak és
támogatá
-sainak
összesí-
tése
nem x 0,5 100 Oracle
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
EADAT Rendel-
kezésre
állási
támoga-
tásban részesülők
nyilván-
tartása
nem x 3 1 Oracle
Oldalszám: 93 / 254
Szerv neve
Név Cél Csatol-mány
Formátum
Méret (GB)
Éves gyara-podás (GB)
Adatbázis-kezelő
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
ESTAT Csoportos
létszám-
leépítést
nyilván-
tartó alkal-
mazás
nem x 0,01 Oracle
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
Postás
rendszer
Nagy
tömegű
posta
külde-
mények
postázása
nem x 6 0,5 MS SQL
Oldalszám: 94 / 254
Szerv neve
Név Cél Csatol-mány
Formátum
Méret (GB)
Éves gyara-podás (GB)
Adatbázis-kezelő
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
Regiszter A
szociális,
valamint
gyermek-
jóléti és
gyermek-
védelmi
szolgál-
tatások
ellátására
kiadott
működési engedélyek
intéz-
mények
adatai,
fenntartók
nyilván-
tartásba
vétele,
jelentések
nem x 0,35 0,05 MS SQL
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
Lépj egyet
előre 2
Lépj
egyet
előre
második
ütemét
elősegítő
alkal-
mazás
nem x 36 0,5 Oracle
Oldalszám: 95 / 254
Szerv neve
Név Cél Csatol-mány
Formátum
Méret (GB)
Éves gyara-podás (GB)
Adatbázis-kezelő
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
Lépj egyet
előre 2 2.
ütem
Lépj
egyet
előre
második
ütemének
folytatását
segítő
alkal-
mazás
nem x 4,6 1 Oracle
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
Adattárház Statisz-
tikai
kimutatás-
ok,
idősoros statisztikák
előkészí-
tésére és
publikálá-
sára
szolgáló
rendszer
nem x 955 100 Sybase
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
ETP-Sabedu Tananyag-
fejlesztő
alkal-
mazás
igen x 200,0
4
0,5 MS SQL
Oldalszám: 96 / 254
Szerv neve
Név Cél Csatol-mány
Formátum
Méret (GB)
Éves gyara-podás (GB)
Adatbázis-kezelő
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
CÉL-TÉR Személy-
ügyi alkal-
mazás,
teljesítés-értékelések
kezelésére
Nem x 0,04 0,01 Oracle
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
Helpdesk ÁFSZ
helpdesk
nyilván-
tartója
igen Bármi
csatol
ható
50 1 Oracle
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
Szepro Szociális
ellenőri
rendszer
Nem 0,04 0,01 Oracle
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
TÁMOP
1.4.1
Projektben
résztvevő
kedvez-
ményezettek
és
ügyfeleik
részére
nyújtott támogatás-
ok és
tevékeny-
ségek
nyilván-
tartása
Nem 0,02 0,1 MS SQL
Oldalszám: 97 / 254
Szerv neve
Név Cél Csatol-mány
Formátum
Méret (GB)
Éves gyara-podás (GB)
Adatbázis-kezelő
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
TÁMOP 531 Szociális
területtel
együtt-
működő
egyének
munkaerő
piacra
történő
vissza-
vezetését
támogató
egyedi
egyénre
szabott
programok
kezelése
Nem 0,25 0,1 MS SQL
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
Projekt portál Projekt-
hez
kapcsoló-
dó
dokumen-
tumok
megosz-
tását és
használa-
tát
elősegítő
alkalma-
zás
igen Bármi
csatol
ható
13 5 MS SQL
Oldalszám: 98 / 254
Szerv neve
Név Cél Csatol-mány
Formátum
Méret (GB)
Éves gyara-podás (GB)
Adatbázis-kezelő
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
Szociális
Pályázati
Rendszer
Szociális
intéz-
mények
támogatá-
sához
pályázati
rendszer
igen DOC,
tömö-
rített
állo-
mány
12 3 MS SQL
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
AKN Kötelezett-
ségvállalá-
sokat
nyilván-
tartó
pénzügyi
rendszer
Nem x 0,08 0,01 Oracle
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
FINY Felnőtt-
képzési
intéz-
mények
nyilván-
tartását
elősegítő alkalmazás
Nem x 0,5 1 Oracle
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
Etalon Központi
törzs-
adattár
Nem x 53 5 Oracle
Oldalszám: 99 / 254
Szerv neve
Név Cél Csatol-mány
Formátum
Méret (GB)
Éves gyara-podás (GB)
Adatbázis-kezelő
Fővárosi
és Pest
Megyei
Mező-
gazda-
sági
Szak-
igazgatási
Hivatal
WinTiszt Személy-
zeti
nyilván-
tartás
Nem DBF 0,3 0,05 Visual
FoxPro
Fővárosi
Föld-
hivatal
Topobase Térképi
nyilván-
tartás
- - 196 10 Oracle
Fővárosi
Föld-
hivatal
IMI Pénzügy - - 0,3 0,06 Oracle
Fővárosi
Föld-
hivatal
PanSoft Pénztár - - 1,4 0,05 MSSQL
Fővárosi
Föld-
hivatal
WinPA Postázó - - 1,2 0,3 PostgreSQL
Fővárosi
Föld-
hivatal
Tatigazd Számvitel - - 0,021 0,001 Dbase
Fővárosi
Föld-
hivatal
Szemiramisz Személy-
ügy
- - 0,1 0,05 Dbase
Oldalszám: 100 / 254
Szerv neve
Név Cél Csatol-mány
Formátum
Méret (GB)
Éves gyara-podás (GB)
Adatbázis-kezelő
Közép-
magyar-
országi Regionális
Állam-
igazgatási
Hivatal
TÖRV Helyi
önkor-mányzatok
rendelete-
inek
nyilván-
tartása
igen PDF,
DOC,
XLS,J
PG,
BMP
5,3 0,5
Közép-
magyar-
országi Regionális
Állam-
igazgatási
Hivatal
ÜGYKEZ Ügyiratok
nyilván-
tartása
(2008.12.
31-ig)
nem - 10 Lotus Notes
Közép-
magyar-
országi Regionális
Állam-
igazgatási
Hivatal
GKTAM1 Súlyos
mozgás-
korláto-
zottak
gépkocsi
szerzési
támoga-
tása
igen DOC, 0,01 Access
Közép-
magyar-
országi Regionális
Állam-
igazgatási
Hivatal
GKTAM2 Súlyos
mozgás-
korlá-
tozottak
gépkocsi
szerzési
támoga-
tása
igen DOC, 0,01 saját
Oldalszám: 101 / 254
Szerv neve
Név Cél Csatol-mány
Formátum
Méret (GB)
Éves gyara-podás (GB)
Adatbázis-kezelő
Országos
Munka-
védelmi
és
Munka-
ügyi
Felügye-
lőség
FEIR ellenőr-
zések nyílvántar-
tása
nem
tartal-
maz
8,10 2,00 oracle 10g
Országos
Munka-
védelmi
és
Munka-
ügyi
Felügye-
lőség
hatósági
nyilvántartás
a
rendezett
munka-
ügyi
kapcsola-
toknak,
valamint a
közbeszer
-zési
eljárások-
nak való
megfele-
lést a
pályázato-
kat
elbíráló, támogatást
nyújtó
szerveze-
tek
ellenőr-
zésére.
nem
tartalm
az
0,30 0,05
Oldalszám: 102 / 254
Szerv neve
Név Cél Csatol-mány
Formátum
Méret (GB)
Éves gyara-podás (GB)
Adatbázis-kezelő
Országos
Munka-
védelmi
és
Munka-
ügyi
Felügye-
lőség
Wintiszt humán-
politikai
munka
automa-
tizálása
nincs 0,16 0,01 FoxPro
Országos
Munka-
védelmi
és
Munka-
ügyi
Felügye-
lőség
Primon Hálózati nyomtatók
monito-
rozása
nincs 2,30 2,00 MsSql
Országos
Munka-
védelmi
és
Munka-
ügyi
Felügye-
lőség
Cafeteria Cafetéria
rendszer
nyilván-
tartása
nincs 0,01 0,00 MsSql
Országos
Munka-
védelmi
és
Munka-
ügyi
Felügye-
lőség
TÉR Teljesít-
mény
értékelő
rendszer
nincs 0,05 0,00 MsSql
Oldalszám: 103 / 254
Szerv neve
Név Cél Csatol-mány
Formátum
Méret (GB)
Éves gyara-podás (GB)
Adatbázis-kezelő
Országos
Munka-
védelmi
és
Munka-
ügyi
Felügye-
lőség
IMI Intéz-
ményi
Munka-
ügyi Információs
rendszer
(MÁK)
nincs 1,20 0,03
Vám-és
Pénzügy-
őrség
Közép-
magya-
rországi
Regio-
nális Parancs-
nokság
Robotzsaru
Neo
Bűnesetek
büntető-eljárásban
résztvevő személyek
nyilván-
tartása
igen RTF,
PDF,
jpeg
15 1,5 Linux alapú,
op rendszerű
Apache
webszerver,
Oracle
adatbázis
Össze-sen:
2226,272
340,711
Oldalszám: 104 / 254
Szerv megnevezése
2.5.3. Elkülönítik-e
a mentési állományok-ban az egyes
évek tartalmát?
2.5.4. Van-e rendszeres
adatmentés?
2.5.5. Van-e a szoftvernek
export funkciója?
2.5.6. Milyen export
lehetőséget biztosít a rendszer
adatbázis-kezelő
programja?
ÁNTSZ
Közép-
magyar-
országi
Regionális
Intézete
Nem Rendszeres
adatmentés
szalagra,
Solstice
Backup
szoftver
segítségével
.
A hét utolsó
napján teljes
mentés,
egyéb
napokon
inkrementáli
s.
Archivált
mentési
állományok
vannak.
EFRIR: html
és PDF
fájlba
exportálható
k a
lekérdezések
.
EFRIR:
Oracle
dump,
valamint a
táblák XLS,
CSV fájlba
exportál-
hatók.
Portál-
szerkesztő
keret-
rendszer
rendelkezik
export
funkcióval,
az export
funkció acp
állományt
készít.
Foglakoz-
tatási és
Szociális
Hivatal
(Közép-
nem igen,
változó,
változó,
változó
Excel,
akkreditáció
után XML
Oldalszám: 105 / 254
Szerv megnevezése
2.5.3. Elkülönítik-e
a mentési állományok-ban az egyes
évek tartalmát?
2.5.4. Van-e rendszeres
adatmentés?
2.5.5. Van-e a szoftvernek
export funkciója?
2.5.6. Milyen export
lehetőséget biztosít a rendszer
adatbázis-kezelő
programja?
magyar-
országi
Regionális
Munkaügyi
Központ)
Fővárosi és
Pest Megyei
Mezőgaz-
dasági
Szakigaz-
gatási Hivatal
igen Igen (DAT
kazetta)
napi, hetente
felülíródik +
éves
Igen (XLS,
DBF,CSV
Fővárosi
Földhivatal
Nem Igen,
szalagos
egységre
(DAT, DLT),
ntbackup,
mindig teljes
Nincs Oracle, MS
SQL -
Táblákat,
sémákat,
illetve
teljes
exportot
támogat.
Formátuma
: DMP
(szöveges
állomány)
Közép-
magyar-
igen igen,
hálózati
Igen, XLS és
TXT
Lotus -
TXT és
Oldalszám: 106 / 254
Szerv megnevezése
2.5.3. Elkülönítik-e
a mentési állományok-ban az egyes
évek tartalmát?
2.5.4. Van-e rendszeres
adatmentés?
2.5.5. Van-e a szoftvernek
export funkciója?
2.5.6. Milyen export
lehetőséget biztosít a rendszer
adatbázis-kezelő
programja?
országi
Regionális
Államigaz-
gatási Hivatal
Backup,
Windows
Backup,
naponta
teljes, heti
ismétlődésse
l
formátumoka
t támogat
XLS
formátu-
mokat
támogat
Vám-és
Pénzügyőrsé
g Közép-
magyar-
országi
Regionális Parancsnoksá
g
Ld.:
Rendőrség.
Teljes körű,
központi
napi mentés
van, az
Oracle
eszközeivel.
Majd
kimentésre
kerül
szalagra.
Jelenleg a
kimentés
folyamata
átalakítás
alatt van.
Ld.:
Rendőrség.
Lásd
Oracle
10.2
Oldalszám: 107 / 254
Hang- és képrögzítés
Az államigazgatás területi szerveinél a Foglakoztatási és Szociális Hivatal
(Közép-magyarországi Regionális Munkaügyi Központ), csak
rendezvényeken használ hang- és képrögzítést, ezeket nem archiválják.
Fővárosi és Pest Megyei Mezőgazdasági Szakigazgatási Hivatal, Vám-és
Pénzügyőrség Közép-magyarországi Regionális Parancsnokság úgy
nyilatkozott, hogy nincs hang- és/vagy képrögzítés.
Kérdésünkre a Vám-és Pénzügyőrség Közép-magyarországi Regionális
Parancsnokságon elmondták, hogy a rajtaütések során készült
felvételeket és az azokat tároló digitális adathordozók őrzését az
Országos Parancsnokság Hivatala koordinálja.
Hosszú távon csak az APEH és az FTP őrzi – archiválja az anyagot, az
OMMF pedig file szerveren őrzi.
Az archivált állomány nagysága 70 és 100 GB közé tehető.
Oldalszám: 108 / 254
Szerv megnevezése
2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység
dokumentálására hang- és
képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?
2.6.2. Ha igen, megőrzik-e
hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen
jellegű információkat,
milyen adathordozóra
és milyen formátumokban
rögzítenek?
2.6.3. Van-e ehhez
nyilvántartó alkalmazásuk?
Ha igen, akkor
részletezzék, hogy ebben
milyen adatokat
rögzítenek, és hogyan
kapcsolják össze ezeket
az audiovizuális állományokkal
2.6.4. Mekkora az
eddig keletkezett/
tárolt állományok mennyisége?
Adó- és
Pénzügyi
Ellenőrzési
Hivatal
Igen, a telefonos
Ügyintézői Contact
Center rögzíti a
hívásokat és iratként
iktatásra is kerülnek
az egyes
hangfelvételek.
Megőrzési idő
végéig
megőrzésre
kerül. Az
archiválás
mágnes-
szalagon
történik.
Rögzített
hangfájlok PCM.
formátumúak.
Központi
nyilván-
tartásba
kerülnek.
Kb 10.000
hívás/hó,
1.600
munkaállom
ás. A
telefonos
ügyfél-
szolgálatra
eddig
országosan
19.000
telefonhívás
érkezett,
ebből
14.100
rögzítésre
került,
kiterjesztése
PCM,
Oldalszám: 109 / 254
Szerv megnevezése
2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység
dokumentálására hang- és
képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?
2.6.2. Ha igen, megőrzik-e
hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen
jellegű információkat,
milyen adathordozóra
és milyen formátumokban
rögzítenek?
2.6.3. Van-e ehhez
nyilvántartó alkalmazásuk?
Ha igen, akkor
részletezzék, hogy ebben
milyen adatokat
rögzítenek, és hogyan
kapcsolják össze ezeket
az audiovizuális állományokkal
2.6.4. Mekkora az
eddig keletkezett/
tárolt állományok mennyisége?
ÁNTSZ Közép-
magyarországi
Regionális
Intézete
Az Országos
Transzplantációs
Nyilvántartás DSR
hangrögzítő
berendezést használ
a CRACenter nevű
szerverhez
csatlakoztatva.
A rögzítés saját
formátumban a
szerver HDD-
jére kerül.
Nincs 13 GB
Fővárosi
Földhivatal
Igen (Vezetői
ülésekről készült
hanganyagot csak a
jegyzőkönyv-
készítéshez
használják, nem
archiválják. Az
informatikai
osztályhoz el sem
jut.)
Igen,
terepfelmérési
fotókat,
merevlemezen,
JPG
formátumban
nincs (FÖMI-
nél van)
2
Oldalszám: 110 / 254
Szerv megnevezése
2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység
dokumentálására hang- és
képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?
2.6.2. Ha igen, megőrzik-e
hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen
jellegű információkat,
milyen adathordozóra
és milyen formátumokban
rögzítenek?
2.6.3. Van-e ehhez
nyilvántartó alkalmazásuk?
Ha igen, akkor
részletezzék, hogy ebben
milyen adatokat
rögzítenek, és hogyan
kapcsolják össze ezeket
az audiovizuális állományokkal
2.6.4. Mekkora az
eddig keletkezett/
tárolt állományok mennyisége?
Fővárosi
Tűzoltó-
parancsnokság
Igen „Örökre.” Fotó,
Videó, CD,
DVD, QXD,
TIFF, JPG,
VOB, MPG,
MP3,
CD DVD a
jellemző. Nem
történik
önrevízió a CD-
k, DVD-k
vonatkozásában
Nincs 500 GB
Közép-
magyarországi
Regionális
Államigazgatási
Hivatal
Igen nem őrzik
hosszútávon
Országos Igen, digitális képek AVAMAR Nincs, file
Oldalszám: 111 / 254
Szerv megnevezése
2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység
dokumentálására hang- és
képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?
2.6.2. Ha igen, megőrzik-e
hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen
jellegű információkat,
milyen adathordozóra
és milyen formátumokban
rögzítenek?
2.6.3. Van-e ehhez
nyilvántartó alkalmazásuk?
Ha igen, akkor
részletezzék, hogy ebben
milyen adatokat
rögzítenek, és hogyan
kapcsolják össze ezeket
az audiovizuális állományokkal
2.6.4. Mekkora az
eddig keletkezett/
tárolt állományok mennyisége?
Munkavédelmi
és Munkaügyi
Felügyelőség
(OMMF Közép-
magyarországi
Munkaügyi
Felügyelősége,
OMMF Közép-
magyarországi
Munkavédelmi
Felügyelősége)
mentés server
Oldalszám: 112 / 254
Konvertálás, migrálás
Szerv megneve
-zése
2.7.1. Vannak-e már nem használt
(migrálásra nem került) elektronikus adatállomá-
nyaik, ha igen, ezek megneve-zése és a
tárolt adatok mennyisége
(GB, formátum-fajtánként
elkülönítve)?
2.7.2. Van-e olyan
elektronikus adatállomá-
nyuk, melyben
történt már konvertálás/migrálás?
2.7.3. Ha igen,
mikor, és mi volt a forrás és
mi a célformát
um?
2.7.4. Milyen
tapaszta-latokat szerez-tek az eljárás során?
2.7.5. Ha nem történt
konvertálás/migrálás,
van-e olyan elektronikus
adat állomány, aminek a
konvertálása/migrálása szükséges
lenne?
2.7.6. Ha nem történt meg, akkor miért nem
történt meg a
konvertálás/migrálás, és
hogyan tudják
használni ezeket az adatokat?
Foglal-
koztatási
és
Szociális
Hivatal
(Közép-
magyar-
országi
Regioná
-lis
Munka-
ügyi
Központ)
van 2006-
2008
DBF-ből
Oracle
adatbá-
zisba.
Nehéz
volt,
mert új
program
került
beveze-
tésre,
aminek
az
eredeti clipperes
program-
hoz
képest
más lett
a
logikája.
Eltérő
mező-
szerkezettel
nem tudták
migrálni az
adat-
állományt,
mert a
jogszabály
közben
megvál-
tozott.
Oldalszám: 113 / 254
Szerv megneve
-zése
2.7.1. Vannak-e már nem használt
(migrálásra nem került) elektronikus adatállomá-
nyaik, ha igen, ezek megneve-zése és a
tárolt adatok mennyisége
(GB, formátum-fajtánként
elkülönítve)?
2.7.2. Van-e olyan
elektronikus adatállomá-
nyuk, melyben
történt már konvertálás/migrálás?
2.7.3. Ha igen,
mikor, és mi volt a forrás és
mi a célformát
um?
2.7.4. Milyen
tapaszta-latokat szerez-tek az eljárás során?
2.7.5. Ha nem történt
konvertálás/migrálás,
van-e olyan elektronikus
adat állomány, aminek a
konvertálása/migrálása szükséges
lenne?
2.7.6. Ha nem történt meg, akkor miért nem
történt meg a
konvertálás/migrálás, és
hogyan tudják
használni ezeket az adatokat?
Fővárosi
Föld-
hivatal
Nincs igen 2005-
2008
között
folyama
-tosan,
Oracle
7-ből
Oracle
10g-re
nagy
pontos-
ságot,
figyel-
met
igénylő
feladat
x x
Közép-
magyar-
országi
Regio-
nális
Állam-
igaz-
gatási
Hivatal
nincs A feladat
aktualitását
vesztette,
két
alkalmazás
van
egyidejűleg
használat-
ban
Oldalszám: 114 / 254
Intézményi honlapok
Mindegyik szervnek van honlapja, bár csak a Közép-magyarországi
Regionális Munkaügyi Központ, Fővárosi Földhivatal, Fővárosi
Tűzoltóparancsnokság és a Közép-magyarországi Regionális
Államigazgatási Hivatal rendelkezik közvetlen elérhetőséggel, a többi
szerv a központi honlapról érhető el. A Vám-és Pénzügyőrség Közép-
magyarországi Regionális Parancsnokságnak egy külső internetes és
egy belső intranetes honlapja is van, de mind a külső, mind a belső
honlap központi kezelésű.
Szerv megnevezése 2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap
tartalmát?
2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel
és milyen időközönként?
Adó- és Pénzügyi
Ellenőrzési Hivatal
Minden felkerülő adat
archiválásra kerül.
A keletkezés szerinti
formátumban
ÁNTSZ Közép-
magyarországi Regionális
Intézete
JBOSS, MAX BB.
WEBON, PONTAL
MOTOR
x
Foglakoztatási és Szociális
Hivatal (Közép-
magyarországi Regionális
Munkaügyi Központ)
Nem
Fővárosi és Pest Megyei
Mezőgazdasági
Szakigazgatási Hivatal
Nincs információ
Fővárosi Földhivatal A minisztérium
honlapján van tárhelyük,
a mentésekről ők
gondoskodnak
x
Oldalszám: 115 / 254
Szerv megnevezése 2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap
tartalmát?
2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel
és milyen időközönként?
Fővárosi
Tűzoltóparancsnokság
Nem Nem
Közép-magyarországi
Regionális Államigazgatási
Hivatal
Igen Változás esetén mentés
funkció
Országos Munkavédelmi és
Munkaügyi Felügyelőség
Igen Taper linux, A mentések
idejét Informatikai
biztonsági okok miatt
nem adhatjuk meg.
Vám-és Pénzügyőrség
Közép-magyarországi
Regionális Parancsnokság
Nem
BFL illetékes-ségébe tartozó
szerv
MOL illetékes-ségébe tartozó szerv
Adó- és
Pénzügyi
Ellenőrzési
Hivatal Közép-
magyarországi
Regionális
Igazgatóság
(APEH KMRI)
www.apeh.hu/regiok/
kozepmagyarorszag
Adó- és
Pénzügyi
Ellenőrzési
Hivatal
(APEH)
www.apeh.hu
Oldalszám: 116 / 254
Állami
Népegészség-
ügyi és
Tisztiorvosi
Szolgálat
Közép-
magyarországi
Regionális
Intézete
(ÁNTSZ KMRI)
http://efrira.antsz.hu/pest/
index.html
Országos
Tisztiorvosi
Hivatal
(OTH)
www.kszgysz.hu/
otfoorvh.htm
www.antsz.hu/portal/
oldalak/index.page
Közép-
magyarországi
Regionális
Munkaügyi
Központ
(KMRMK)
www.kmrmk.afsz.hu/ Foglakoztatá
si és
Szociális
Hivatal
(FSZH)
http://www.afsz.hu/
engine.aspx?
page=full_AFSZ_KOZ
OS_Foglalkoztatasi_H
ivatal
Fővárosi és
Pest Megyei
Mezőgazdasági
Szakigazgatási
Hivatal
(MGSZH)
www.mgszh.gov.hu/
kapcsolatfelvetel/
elerhetoseg/megye/
fovaros_elerhetoseg/
fovaros_pest.html
Fővárosi
Földhivatal
(FFH)
www.fovaros.foldhivatal.hu
/index.php?
option=com_content&task
=view&id=112&Itemid=13
4
Fővárosi
Tűzoltó-
parancsnokság
(FTP)
www.tuzoltosagbp.hu/
Oldalszám: 117 / 254
Közép-
magyarországi
Regionális
Államigazgatási
Hivatal
(KMRÁH)
www.bfkh.hu/
Országos
Munkavédelmi
és Munkaügyi
Felügyelőség
Közép-
magyarországi
Munkaügyi
Felügyelősége,
Országos
Munkavédelmi
és Munkaügyi
Felügyelőség
Közép-
magyarországi
Munkavédelmi
Felügyelősége
Országos
Munkavédel
mi és
Munkaügyi
Felügyelősé
g (OMMF)
www.ommf.gov.hu/
Vám-és
Pénzügyőrség
Közép-
magyarországi
Regionális
Parancsnokság
(VP KMRP)
http://www.vam.hu/
viewBase.do?
elementId=55&modulId=1
E-Irattári szolgáltatás
Oldalszám: 118 / 254
A szervek a megfelelő előkészítés után igényelnék az e-irattári
szolgáltatást, de mindenhol hangsúlyozták, hogy felelős vezetői döntés
szükségeltetik hozzá (ez több esetben központi döntést igényel).
Az Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatalnál felhívták a figyelmünket, hogy
az APEH többek közt az elektronikus ügykezelés bevezetésével jóval
megelőzte a jogszabályokat, így felajánlották és kérték, hogy mind a
jogszabályi előkészítésben, mind az e-irattár kiépítésében szívesen
megosztanák tapasztalataikat az Elektronikus Levéltár projekttel, és
segítenének az előkészítésben is.
Vám-és Pénzügyőrség Közép-magyarországi Regionális
Parancsnokságon az e-irattári szolgáltatást akkor tartanák érdekesnek,
ha az általuk kiválasztott iratok rögtön olvashatók is lennének.
Értelmezésük szerint „a tájékoztató szerint a kiválasztott iratok nem
érhetők el közvetlenül, hanem egy lista alapján a levéltár összeállítja az
igénylést, s csak azt követően jutunk az ügyiratunkhoz. Nem derül ki,
hogy a kiválasztásunktól a levéltári összeállításig mennyi idő telik el.”
A Fővárosi Földhivatal esetében az adatok tárolását a FÖMI valósítja
meg, így a kérdésnek a MOL felmérésben kell megjelennie.
Digitalizálás
Egyértelműen az APEH-nál vetődött fel az iratok széles körű
digitalizálása, és ezzel párhuzamosan a papíralapú iratok
megsemmisítése is. Az OTH-nál rendkívül hasznosnak tartanák a
digitalizálást, de egyelőre pénzforrás hiányában ez lehetetlen, ők is
felvetették a digitalizált iratok eredeti, papíralapú verzióinak
selejtezhetőségét. E két szerv irattára(i) a legmegterheltebb(ek).
A földhivatalok esetében komoly fejlesztések történtek. 1996 óta folyik a
fővárosi digitális ingatlan-nyilvántartási térképek készítése és forgalomba
adása. 2007 tavaszára elkészült az utolsó kerület adatállománya is. A
budapesti DAT térképek előállítására csak 2000 elején került sor. A svájci
segélyprogram keretében telepített INFOCAM térképkezelő program
1998-ban kezdett üzemelni elsőként az V. és a XIV. kerületek adataival.
Oldalszám: 119 / 254
Az INFOCAM rendszer bevezetése során szerzett tapasztalatok alapján
kezdődött el az egyes kerületek nyilvántartási térképeinek beltartalmának
digitalizálása. 2000 elejétől felgyorsult a DAT térképek előállítása és ez
magával hozta a gyorsabb ütemű forgalomba adást is. 2007 június 29-én
utolsóként forgalomba adták a XII. kerület digitális ingatlan-nyilvántartási
térképi adatállományát is és ezzel befejeződött Budapest ingatlan-
nyilvántartásának digitális átalakítása. A BIIR rendszerbe a tulajdoni lap I.
oldalának feltöltése a korábbi KDIR rendszerből illetve kézzel történt
Térképkezelő rendszerként 1998-tól a svájci LEICA INFOCAM V6
objektumorientált térinformatikai rendszer üzemelt. A szerver: SUN
V880, az adatbázis : ORACLE 7.3.4.0.1. Az INFOCAM fejlesztését 2002-
ben a LEICA leállította és minden support jogot eladott az ITV svájci
cégnek. A SUN szerverek és munkaállomások fejlődése olyan ütemben
változott, hogy jelenleg már csak használt és felújított eszközöket lehet
kapni, amelyeken az INFOCAM alkalmazás még futtatható. A probléma
jelzése után az ITV megpróbált olyan megoldásokat találni, amely az
INFOCAM rendszer kiváltását lehetővé teszi úgy, hogy az a folyamatos
munka mellett adatvesztés nélkül átvegye az INFOCAM szerepét.
2004-ben tesztelték az első ITV által ajánlott programot, amely végül nem
felelt meg a kívánt követelményeknek. 2005 tavaszán került bemutatásra
a TOPOBASE rendszer, amely rövid tesztelés után elfogadásra került,
mint az INFOCAM program utódja. 2006 január 1-jétől a Budapesti 2.
számú Körzeti Hivatalban 2007. január 1-ig párhuzamosan működött a
két rendszer. 2007.január 1-jétől a hiteles nyilvántartási térképet a
TOPOBASE rendszer kezeli. A TOPOBASE rendszer Windows alapú
szerver, ORACLE 10G adatbázis, PC kliensgépekkel. A földhivatali
térkép adatszolgáltatás a következő adatok kiszolgálását biztosítja:
helyszínrajzok kiadása (analóg), földmérési adatszolgáltatás (digitális,
analóg), teljes közigazgatási egységet lefedő térképek (digitális), vonalas
létesítmények környezetének térképi szolgáltatása (digitális), időközi
változások szolgáltatása (digitális), tematikus térképek egyedi
Oldalszám: 120 / 254
megrendelések alapján (digitális, analóg). Az adatok biztonsági tárolását
ez esetben is a FÖMI végzi.
Oldalszám: 121 / 254
A FŐVÁROSBAN MŰKÖDŐ ÖNKORMÁNYZATOK ELEKTRONIKUS ADATVAGYONÁNAK FELMÉRÉSE ÉS AZ
EREDMÉNYEK ÉRTÉKELÉSE
Az elektronikus adatvagyon felmérése valamennyi, a fővárosban
működő önkormányzatot érintette, tehát Budapesti Főváros
Önkormányzata Polgármesteri Hivatalát, valamint a kerületi (I-XXIII.)
önkormányzatokat. Az érintett szervek által visszaküldött kérdőívek
pontosítását és kiegészítését tartalmazó adatfelvételi jegyzőkönyvek
felvételét szolgáló helyszíni interjúkra 2010. január 18. és 2010. április 7.
között került sor. Ezt követően még több önkormányzat (II., V., XV.,
XXII. kerület), írásbeli kiegészítést is küldött.
Elektronikus iktatás helyzete
Valamennyi budapesti önkormányzatnál iktatás céljából iktatószoftvert
használnak. Az elektronikus iktatást majdnem minden kerületben még a
tanácsi korszakban, 1984-1990 között vezették be, kivéve a Fővárosi
Önkormányzatot, ahol 1993-ban, a VI. kerületet, ahol 1992-ben, a XVII.
kerületet, ahol 2000-ben, és értelemszerűen az 1994 óta működő XXIII.
kerületi önkormányzatot. A kizárólag papíralapú iktatás csak néhány
speciális területen (jellemzően a titkos ügykezelésnél [TÜK]) maradt
fenn, ahol nagyon ritkán történik iktatás, előfordul, hogy 4-5 évente csak
egy alkalommal. Az önkormányzati iktatási eljárástól különböző (inkább
a rendőrségi iktatási rendszerre hasonlító) szabálysértési iktatásra külön
(gyakran még régi, DOS-os) iktatószoftvereket használnak.
Oldalszám: 122 / 254
A kérdőív megkülönböztette az kizárólag iktatásra, illetve az elektronikus
ügykezelésre is használt szoftvereket, de némely esetben a félreértették
a kérdést: voltak olyan kerületek (nevesítve a II., a VII., a X. és a XIX.
kerület), ahol az ügyiratkezelésre vonatkozó kérdéscsoportot válaszolták
meg, noha a szoftvert kizárólag iktatásra használják, mert úgy
értelmezték a kérdőívet, hogy ha a szoftver képes elektronikus
ügykezelésre, akkor azt a kérdéscsoportot kell kitölteniük. Ezért azok az
esetek, ahol az ügykezelő rendszert kizárólag iktatásra használják, az
elektronikus ügykezelés helyzete című fejezetben kerülnek kifejtésre,
hiszen előbb-utóbb ezeket a szoftvereket ügykezelésre is fogják
használni. Minden tanúsított szoftver képes ügykezelésre is, ezért csak
a nem akkreditált szoftvereket használó önkormányzatokat érdemes itt
közelebbről megvizsgálni. Nem akkreditált szoftvert jelenleg kizárólag a
III., a VI. és a VIII. kerületben használnak. A III. kerületnél ennek az az
oka, hogy, noha 2010. január 1-jével tervezték bevezetni az akkreditált
Doquis programot, de a migrálás során felmerült problémák miatt el
kellett halasztaniuk a bevezetést. 2010. június 15-ét tűzték ki az új
szoftver bevezetésére, de a továbbra is fennálló problémák miatt e
határidő betartása is kétséges. Itt is zajlik azonban már elektronikus
ügykezelés: a 2010 januárjától az elektronikusan beadni előírt egyéni
vállalkozói űrlapokat kezelik elektronikus iratként, (csak 2010. január 18-
ig kb. 30-40 elektronikus iratot iktattak). A VI. kerületnél egy saját
fejlesztésű szoftvert használnak, melynek akkreditációja elindult, de a
folyamat leállt. A VIII. kerület a GISPÁN (alapvetően térinformatikai, de
egyúttal ügyiratkezelő) szoftvert használja, mely elmondásuk szerint
akkreditált, de a volt Önkormányzati Minisztérium (ma Közigazagtási és
Igazságügyi Minisztérium) honlapján
(http://www.otm.gov.hu/web/portal.nsf/web_iktszoft?OpenView) nem
szerepel a tanúsított szoftverek jegyzékében. Néhány ügytípusban
pedig már minden önkormányzatnál történik elektronikus ügykezelés, pl.
ilyen a Hivatali Kapun át beérkező egyéni vállalkozókkal kapcsolatos
ügyintézés, vagy a XIII. kerületben az elektronikus csatolmányként is
tárolt szociális határozatok. Speciális eset a IX. kerületé, ahol úgy
nyilatkoztak, hogy nem zajlik a hivatalban elektronikus ügykezelés, a
Oldalszám: 123 / 254
honlapjuk szerint azonban több ügytípusban űrlapot elektronikusan
kitöltve és beküldve lehet ügyet intézni.
Elektronikus ügykezelés helyzete
Az önkormányzatoknál csak iktatásra használt ügykezelő szoftverekről
az alábbi táblázat nyújt áttekintést (a tanúsítvány rovatban nem mindig a
tanúsítvány számát, hanem csak a meglétét tüntették fel, de az
Önkormányzati Minisztérium honlapjáról a hiányzó információk
kideríthetőek voltak). A XX. és a XXIII. kerületben egyelőre a Wikt
iktatószoftver 7.0-s verzióját használják, melynek akkreditációja 2009.
október 31-én lejárt, az újabb verzió bevezetése még folyamatban van.
Az V. és a XVII. kerület pedig az IRMA nevű szoftver újabb, még nem
akkreditált verzióját használja, ráadásul a legutolsó akkreditált verzió, a
v1.9 tanúsítványa is lejárt 2009. december 31-én.
Gyártó Név Verzió Akkreditáció Tanúsítvány Érintett kerületek
Professzionál
Zrt.
Govsys 4.0 kibővített CERTOP: 02-
T7546/2006-04031
VII., IX., X., XVIII.,
XXI., XXII.
Magó
Informatikai
Kft.
Wikt 7.0 teljeskörű CERTOP: 02-
T778/2006-03486
XX., XXIII.
Magó
Informatikai
Kft.
Wikt 7.1 teljeskörű SGS: HU09/4443 IV.
AC Soft Kft. IRMA 2.0.
(V.
ker.),
2.1
(XVII.
ker.)
kibővített CERTOP: 02-
T782/2006-03598
V., XVII.
TIGRA Kft. Tigra ORP 2.7 teljeskörű CERTOP: 02- II., XVI., XIX.
Oldalszám: 124 / 254
Scriptor T7788/2006-03600
IBCnet
Magyarország
Kft.
City v2 nincs - III.
Rudas@Karig
Kft.
Gispán 3.19.0
0
nincs - VIII.
A következő táblázat pedig azokat a szoftvereket tartalmazza,
amelyeket iktatás mellett elektronikus ügyiratkezelésre is használnak:
Gyártó Név Verzió Akkreditáció Tanúsítvány Érintett kerületek
Axis
Consulting
2000 Kft.
Contentum.
Net
3.2 kibővített CERTOP: 02-
T9038/2007-
04442
főváros
Rd Systems
Kft.
Integrált
Igazgatási
Rendszer
1.01 kibővített Mátrix:
I_RDS07T_TAN
XIV., XV. (kizárólag a
telepengedély-
modulban folyik
ügykezelés, amúgy
csak iktatás)
Roxboro
Hungary Kft.
EWO
Drótlevéltár
2009
2.0 kibővített Mátrix: I-
RXB009F1_TAN
I.
Aquis Zrt. Doquis 1.3.46
.20
kibővített CERTOP: 02-
T8375/2007-
04218
XII.
GST-Max
Kft.
GST-
System
3.6.36
19.41
392
kibővített CERTOP: 02-
08725/07-05390
XIII. (nagyrészt
szociális határozatok,
egyébként főleg
iktatás)
Freesoft
NyRt.
KIR
eRecord
3.2 kibővített CERTOP: 02-
T7707/2006-
XI.
Oldalszám: 125 / 254
(Contentum) 03376
Az iktató/ügykezelő rendszerben található összes ügyszámot, illetve az
éves ügyszám-adatokat a következő táblázat mutatja, szervenkénti
bontásban (a XIII. kerületi extrém adatot az okozza, hogy ügykezelő
rendszerük tartalmazza a kerületi egészségház röntgenfelvételeit is):
Szerv Összes ügyszám
(fő-és alszámok)
Éves iktatott ügyek száma
Főváros 909435 -
I. kerület 1625000 -
II. kerület 3917403 -
III. kerület 2500000 213000
IV. kerület 2059313 209973
V. kerület 1450000 95000
VI. kerület 1768468 121417
VII. kerület 1875542 116611
VIII. kerület 2050000 325442
IX. kerület - 137154
X. kerület 1915607 -
XI. kerület 4075837 394698
XII. kerület 132098 (2007 óta) -
XIII. kerület 14450000 -
XIV. kerület - 249797 (2008)
XV. kerület 2042634 4800
XVI. kerület 1887683 -
XVII. kerület 166291 166291 (2009 óta fut a
Oldalszám: 126 / 254
Szerv Összes ügyszám
(fő-és alszámok)
Éves iktatott ügyek száma
szoftver)
XVIII. kerület - 214582
XIX. kerület 2111777 -
XX. kerület 1176069 106553
XXI. kerület 1866241 194524
XXII. kerület 1263503 124296
XXIII. kerület 1418146 104715
Összesen 50661047 -
Átlag 2412430,80952381 173678,3125
A használatban lévő (éles) adatállomány összmérete 553,937 GB.
Önkormányzat Adatmennyiség
(GB, csak iktatás)
Adatmennyiség
(GB, ügykezelés is)
Főváros - 70
I. kerület - 200
II. kerület - 3,6
III. kerület 20 -
IV. kerület 3,20 -
V. kerület 3,60 -
VI. kerület 1,5 -
VII. kerület 22 -
VIII. kerület 100,00 -
IX. kerület 50 -
X. kerület - 0,982
Oldalszám: 127 / 254
XI. kerület 6,00 -
XII. kerület - 23
XIII. kerület - 10
XIV. kerület - 120
XV. kerület 0,05 10
XVI. kerület - 10,655
XVII. kerület 1,14* -
XVIII. kerület 14 -
XIX. kerület - 2,9
XX. kerület 1,6 -
XXI. kerület 54 -
XXII. kerület 45 -
XXIII. kerület 1,8 -
* A korábbi iktatórendszer, a Polisz 2000-2009 közötti adatállománya 30 GB,
de ennek kb. 80%-a szóköz.
Az adatállomány teljes méretét azok a szervek növelik meg, ahol iktatás
mellett elektronikus ügykezelés is folyik, így csak az I. kerületi
Önkormányzatnál 200 GB-t tesz ki az adatállomány, a XIV. kerületnél
120 GB, a fővárosnál 70 GB az adatállomány teljes mérete. Ahol csak
iktatásra használják a szoftvert, elhanyagolható a méret. A VIII.
kerületnél ugyan 100 GB terjedelmet említettek, de ott az iktatórendszer
az integrált térinformatikai rendszer része, így ez az adat nemcsak az
iktatási, hanem a térképi stb. adatállományokra is vonatkozik.
A korábbi iktatórendszerekből a migrálás azoknál a szerveknél volt
sikeres, ahol a szoftverváltásnál a fejlesztők személyi kontinuitását
sikerült megőrizni. Van néhány önkormányzat, ahol egyáltalán nem
történt meg (egyes) korábbi iktatási állományok migrálása. Így egyelőre
nincsen minden korábbi iktatási állomány a jelenlegi ügyiratkezelő
szoftverbe migrálva a II. kerületi Önkormányzatnál (emiatt ott
Oldalszám: 128 / 254
informatikai személycseréket is végrehajtottak), a Fővárosnál (ahol a
jelenlegi ügyiratkezelő rendszer egy külön modulja, az eMigration kezeli
a korábbi iktatási állományokat, melyek nincsenek összekapcsolva az
éles iktatási állományokkal), valamint a XII. és a XVII. kerületnél.. A
migrálás kapcsán a leggyakrabban arról a problémáról számoltak be,
hogy egyes mezők (különösen a határidők, illetve az előzményezés)
átemelése nem sikerült maradéktalanul. Külön problémát szokott
jelenteni, ha a korábbi iktatóprogramban sokszor nem a megfelelő
helyre írták be az iktatók az egyes metaadatokat, (ilyenkor megoldás
lehetett pl. összevont tárgyszó mező alkalmazása a régebbi iktatási
állományokban, míg ezzel párhuzamosan az új szoftver iktatási
állományaiban strukturáltabb adatszerkezetet alkalmaznak). További
megoldandó nehézséget jelentett, ha a korábbi iktatóprogramokban
ugyanannak a mezőnek a tartalmát többféleképpen írták be (pl.
utcanevek eltérő variánsai), ilyenkor a legoptimálisabb (de nem
mindenütt alkalmazható) megoldásnak az adatok tömeges cseréje
bizonyult.
Az elektronikus iktató/ügykezelő szoftverek méretének növekedésére, a
jövőben keletkező elektronikus iratmennyiség terjedelmének
megbecslésére összehasonlításként érdemes összevetni a 2008-ban
Budapest Főváros Levéltára munkatársai által felmért három
önkormányzat esetében az elektronikus ügykezelés két egymást követő
évben megadott terjedelmi adatait.
Szerv neve 2008-as méret
(GB)
2009-es méret (GB) Növekmény (%)
I. kerületi Önkormányzat 50 200 400
XII. kerületi
Önkormányzat
10 23 230
Főváros 20 70* 350
Oldalszám: 129 / 254
* A Fővárosnál 2008 óta van elektronikus ügykezelés, így a 2008-as adat még lényegében csak az iktatási állományra vonatkozik. Az iktatási állomány mérete 2009-re elérte a 35 GB-ot, ehhez járul a digitalizált iratokat tartalmazó dokumentumtár 35 GB-os mérete.
A 2007-ben felmért 11 önkormányzatnál kapott iktatási állományok
méreteinek növekedését 2009-re az alábbi táblázat szemlélteti. Ezen
önkormányzatok közül csak az I., a XII. kerületben és a Fővárosban van
elektronikus ügykezelés, a többiben mind 2007-ben, mind 2009-ben
csak az iktatási állományok méretéről van szó - kivéve a VIII. kerületet,
ahol ugyan nincs elektronikus ügykezelés, de a megadott méret az
integrált térinformatikai rendszer egészére, tehát nemcsak az iktatási,
hanem a térképi stb. adatállományokra is vonatkozik. Az eltelt két év
alatt egyedül a Fővárosnál vezették be az elektronikus ügykezelést.
Szerv neve 2007-es
méret (GB)
2009-es méret (GB) Növekmény (%)
I. kerületi Önkormányzat 5 200 4000
III. kerületi Önkormányzat 1 20 2000
IV. kerületi Önkormányzat 0,11 3,07* 2790
V. kerületi Önkormányzat 0,275 3,6 1309
VIII. kerületi Önkormányzat 1 100 10000
XII. kerületi Önkormányzat 5 23 460
XVI. kerületi Önkormányzat 0,3 10,655 3551
XXI. kerületi Önkormányzat 0,755 54 7152
XXII. kerületi Önkormányzat 15 45 300
XXIII. kerületi Önkormányzat 0,05 1,8 360
Főváros 1 70** 7000
* 2010 januárjában ez az adat már 3,2 GB.** A Fővárosnál 2008 óta zajlik elektronikus ügykezelés, így a 2007-es adat még kizárólag az iktatási állományra vonatkozik. Az iktatási állomány mérete
Oldalszám: 130 / 254
2009-re elérte a 35 GB-ot, ehhez járul a digitalizált iratokat tartalmazó dokumentumtár 35 GB-os mérete.
Az önkormányzatok adatállományaikról jellemzően üzemeltetési
mentést végeznek, a mentett állományokból a többség nem készít
rendszeresen archivált adatokat, vagy csak esetlegesen. Az előírások
szerint pedig az iktatókönyvek év végi zárásakor archivált példányt
kellene letenni, ennek gyakorlati megvalósítása azonban közel sem
általános. Jól kidolgozott mentési-archiválási stratégiát azoknál az
intézményeknél találtunk – találhattunk, ahol ennek a technológiai-
műszaki háttere is megvolt. A legkidolgozottabb mentési és archiválási
stratégiák a fővárosnál és az I. kerületnél találhatóak meg.
Az exportra vonatkozó két kérdést (a szoftver export funkciója, illetve az
adatbázis-kezelő export funkciója) több helyütt nem tudták elkülöníteni.
Az ügyiratkezelő szoftverek akkreditációjának előfeltétele, hogy képes
legyen xml-formátumban exportálni az adatokat. Ennek ellenére
tapasztaltunk olyat is, hogy a szoftver menüjében ott volt az xml-export
ikonja, de a gyakorlatban nem működött a funkció (IV. kerület). (A IV.
kerület a Wikt 7.1-es verzióját használja, tehát a legfrissebbet, talán
azért csak ott nem működött az xml-export.) Bizonyosan nincs a (nem
akkreditált) City iktatószoftvernek xml-export funkciója, amelyet a III.
kerületben használnak (az akkreditált iktatószoftver bevezetéséig).
E-mail archiválás
Az e-mailek kezelésével kapcsolatban az önkormányzatoknál szinte
valamennyi levelezési megoldásra találunk példát. Sok helyen
használnak valamilyen open-source alapú smtp és postafiók-kezelő
szoftver párost. Valamivel kevesebben vannak azon önkormányzatok,
amelyek fizetős levelezőrendszert alkalmaznak. Általános tapasztalat a
Oldalszám: 131 / 254
kliens oldali postafiók-kezelés, ez mentési, archiválási problémák
forrása, mivel a mentés csak a felhasználó gépén történik, a felhasználó
által megfelelőnek tartott ideig. Az open source megoldásokat alkalmazó
intézményekre inkább jellemző a fenti kliens oldali postafiók-kezelés
annak említett problémáival, de a dobozos terméket vásárlók között is
előfordul az ilyen megoldás.
Az e-mailek mentésére változó mentési stratégiák tapasztalhatóak a
szerveknél. Az viszont általános elv, hogy a hivatalos ügynek tekinthető
e-maileket ki kell nyomtatni, majd iktatni kell. A gyakorlat azonban
általában az, hogy az e-mailek kezelésére nincs kialakult protokoll. A
maradandó értékűként meghatározott e-mailek megőrzését a jövőben
leginkább jogszabályváltozások nyomán lehetne elérni, az iratkezelési
szabályzatokban a hosszú távú megőrzés szabályozásával, a magán-
és hivatalos elektronikus levelezésnek – adatvédelmi szempontokból is
feltétlenül szükséges –, a gyakorlatban is véghezvitt szétválasztásával,
az e-mailek e meghatározott körének mentési/archiválási stratégiáinak
kidolgozásával. Ez a szétválasztás létrejöhetne például bizonyos
(központi, vagy a hivatali hierarchiában magasabb) pozíciókhoz
kapcsolódó postafiókok kijelölésével, esetleg a hivatalos levél minősítési
rendszerének szabályozásával, de visszamenőlegesen az e-mailek
maradandó értékűnek történő minősítése, illetve levéltári átvétele nem
tűnik megvalósíthatónak. Visszamenőlegesen az irattári tervben tárgyuk
szerint szereplő e-maileknek és a kinyomtatott e-mailek átvétele látszik
biztosítottnak.
Általában nem különítik el a mentési állományokban az egyes évek
tartalmát. Egyedül a fővárosban, a VIII. és a X. kerületben különítik el
ténylegesen az egyes éveket, a IV. kerületben elvileg el tudnák
különíteni, de a gyakorlatban nem teszik meg.
Oldalszám: 132 / 254
A mentett e-mail-állomány méreteit a következő táblázat mutatja,
szervenkénti bontásban:
Önkormányzat Mentett e-mailek mérete
(GB)
Főváros 82
I. kerület 10
II. kerület csak felhasználói mentés
van
III. kerület 50
IV. kerület 100
V. kerület 105
VI. kerület 0,5
VII. kerület 100
VIII. kerület 70
IX. kerület csak felhasználói mentés
van
X. kerület 65
XI. kerület csak az egész rendszert
mentik
XII. kerület 32,5
XIII. kerület 150
XIV. kerület 16
XV. kerület 40
XVI. kerület 25
XVII. kerület 33
XVIII. kerület nincs mentés
XIX. kerület nincs mentés
Oldalszám: 133 / 254
XX. kerület nincs mentés
XXI. kerület csak felhasználói mentés
van
XXII. kerület 21
XXIII. kerület 16
Az adatok hozzávetőlegességére jellemző, hogy a Főváros a 2008-as,
előzetes felmérés kapcsán még 8 TB-nyi mentett e-mail állományt adott
meg.
Bármely típusú elektronikus aláírással ellátott e-iratok alkalmazásának helyzete
Míg 2009-ig a jogszabályi környezet az elektronikus aláírással ellátott
elektronikus iratforgalom bevezetését támogatta, addig a Ket. 2009-es
módosítása (2009. évi LX. törvény az elektronikus közszolgáltatásról)
már a hivatali kapus/ügyfélkapus megoldásokat támogatja (részben
pedig elő is írja), az elektronikus aláírás a törvényszövegben csak
egyszer fordul elő. Bizonyos esetekben, elsősorban a felügyeleti
szervekkel való kommunikációban előírás továbbra is az elektronikus
aláírás alkalmazása, az ügyfelekkel történő kommunikációban már
egyértelműen a hivatali kapun/ügyfélkapun át történő elektronikus
iratforgalomra került át a hangsúly (bár néhány önkormányzatnál azt
említették, hogy jogszabályalkotói szinten újra tervbe vették az
elektronikus aláírás jelentőségének növelését). Bár a jogszabályok
szerint az iktatókönyvek év végi zárását elektronikus aláírással kell
hitelesíteni, a gyakorlatban sokszor erre sem használják az elektronikus
aláírást. Az ügyfelekkel történő kapcsolattartásban az elektronikus
aláírás alkalmazása már a folyton megújítani szükséges hitelesítés
költségei miatt sem lehetett sikeres. 2010. január 1-jétől az egyéni
vállalkozók számára már kizárólag az ügyfélkapun át érkező
Oldalszám: 134 / 254
beadványokat írják elő a jogszabályok, hiteles elektronikus
iratforgalomnak ez annyiból nem tekinthető, hogy ezt az iratforgalmat
nem szabad integrálni az ügyiratkezelő rendszerekbe, hanem külön
hálózatot kell számukra fenntartani. A külön hálózatban a Közigazgatási
és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatalának (KEK KH)
előírása szerint, megadott könyvtárstruktúrában kell tárolni ezeket az
adatokat. Az ügyfelekkel ügyfélkapun át történő kommunikációt jó
elgondolásnak tartják az önkormányzati informatikusok, de
problémásnak látják a jelenlegi, sok felesleges lépésből álló
eljárásrendet (az iratok pen-drive-on történő mozgatása, sok, akár 10-12
lépésből álló folyamat az irat beérkezésétől az iktatásig, a Hivatali
Kapuhoz pedig - szemben az Ügyfélkapuval - nem tartozik tárhely, így,
ha nem mentik le az iratokat, olvasás után kitörlődnek onnan). Az
ügyfélkapus kapcsolattartás további problémája az, hogy az ügyfelek
gyakran nem a saját ügyfélkapus regisztrációjukat használják, és főleg
az, hogy nem megoldott az ügyfélkapus iratforgalom hitelességének
tartós megőrzése.
Elektronikus adatbázisok helyzete
Az egyes önkormányzatoknál számos adatbázist használnak, a
fővárosnál pl. legalább 100 adatbázist említettek. Ezek jó részére még
az informatikusoknak sincs rálátásuk, így az ebben a témakörben kapott
adatok csak hozzávetőlegesek lehetnek. Elég esetleges, hogy hol,
melyik adatbázist említették meg. A térinformatikai vagy a külön
pénzügyi, gyámügyi stb. adatbázist valószínűleg jóval több helyen
használják. Egyes helyeken csak a maradandó értékű iratokhoz
kapcsolódó adatbázisokat vették figyelembe, másutt minden fellelhető
adatbázisról számot adtak. Mindenesetre a számszerűsített adatbázisok
teljes mérete a 24 önkormányzatnál 1215,0026 GB (+ 1-1 GB már nem
használt szociális/segélyezési adatbázis a X. és a XXI. kerületi
Önkormányzatnál), az éves növekmény pedig 27,11 GB. Ezek az
adatok azonban, egyrészt a kérdőívek hiányos kitöltése miatt, másrészt
a szervenként egymástól gyanúsan nagymértékben elütő terjedelmi
Oldalszám: 135 / 254
adatok miatt valószínűleg nem használhatóak. Néhány esetben
azonban megadtak a teljes adatbázis-állományra (beleértve az iktatási
állományokat, e-maileket, közös fájlrendszeren tárolt fájlokat) vonatkozó
terjedelemadatot is, ezek alapján viszont sokkal nagyobb
összterjedelmet lehet becsülni (a XI. kerületnél pl. 10 TB, a XXII.
kerületnél 2-3 TB összterjedelmet említettek). A Fővárosnál pedig, ahol
a 2010-es kérdőívben az adatbázisok összterjedelméről még becslést
sem kockáztattak meg, 2008-ban 12 TB-nyi összes adatbázis-
terjedelmet (e-mailek és sql-mentések összterjedelmére pedig 20 TB-ot)
adtak meg. Feltehetőleg tehát egy felső becsléshez ez utóbbi adatok
megfelelőbb kiindulópontot jelentenek. Az önkormányzatoknál felmért
adatbázisok a következők:
Központi adatbázisok: (ezek országos adatbázisban vannak,
hivatalonként terjedelmet nem érdemes számolni):
Név Cél Csatolmány Formátum Adatbázis-
kezelő
ASZA anyakönyvi szolgáltató
rendszer
EIR egészségügy
KEKKH országos
járműnyilvántartás
KEKKH országos
lakcímnyilvántartás
Takarnet tulajdoni lapok lekérése
Vizuál regiszter Népességnyilvántartó Nincs Oracle,
MSSQL
Oldalszám: 136 / 254
Helyi adatbázisok:
Név Cél Csatolmány Formátum Adatbázis-
kezelő
ABACUS-WinGyer Gyámügy
Adónyilvántartás Adónyilvántartás Nincs Novell
Btrieve
Btrieve
ANDOC Testületi anyagok
rendszer
Van pdf speciális
egyedi
Anyakönyvi
névmutatók
adatbázisa
Anyakönyvi névmutatók
adatbázisa
sql
ArcGis v. ArcView Térinformatika
Burkolat bontás
Cafeteria Humánpolitika Foxpro
CashPro jogi nyilvántartó
Cityinform vagyonkataszter
CIVIL PÉNZ pénzügyi nyilvántartás
CIVIL TELEP telepengedélyek
nyilvántartása
CIVIL ÜZLET üzlethelyiségek
nyilvántartása
CIVILSoft telepengedély
nyilvántartás
Classys Pénzügyi rendszer Oracle
Creatív Contact Vagyonkezelő Oracle
Ctsrv Pénzügyi rendszer MsSQL
Csatérd program csatorna érdekeltségi
hozzájárulások
Oldalszám: 137 / 254
Név Cél Csatolmány Formátum Adatbázis-
kezelő
nyilvántartása
Datakart Térinformatika
Digikom Térinformatika mysql
Digikom 2004 műszaki nyilvántartás
Digitális alaptérkép
DOKK Könyvelés Nincs dbase
Dokumentumtár Van pdf Oracle
Dozvald János
fotógyűjteménye
Digitális fotók a kerület
épületeiről
E-DOK iratkezelés
+dokumentumtár
EDTR Előterjesztés kezelő
rendszer
Nincs prosgresql
Electra OTP ügyfélterminál Nincs spec.
eMigration régi iktatórendszer adatai
Építés címnyilvántartás Nincs MSSQL
építéshatóság Kép fájlrendsze
rben
Építéshatósági
térképadatbázis
ESRI Térinformatika
Eszköznyilvántartó
Exchange 2007 Levelező szerver Nincs beépített
Feladat
menedzsment
rendszer
Nincs speciális
egyedi
Oldalszám: 138 / 254
Név Cél Csatolmány Formátum Adatbázis-
kezelő
FORRÁS SQL pénzügy Van xls MSSQL 2005
Főprg kötelezettségvállalások
nyilvántartása
Gemini Építési Iroda és
Vagyonhasznosítás
Oracle
Gemini Térinformatika és
vagyonkataszter
Nincs Oracle
GISPÁN térinformatikai rendszer Nincs Oracle
Globomax
Mikrovoks
Testületi
szavazatszámláló
rendszer
Többféle
szöveges
állomány és
hangrögzítés
Gordius integrált pénzügyi
rendszer
Van ecf ms SQL
Hagyatéki
nyilvántartó
program
Hivatali portál,
fórum
Webszerver Nincs mysql
Hreg népesség Nincs MSSQL
IMI MÁK nyilvántartás,
bérszámfejtés
Oracle
Ingatlanvagyon-
kataszteri program
sql
Intermet Térinformatika
IQSYS Pénzügyi rendszer Nincs Oracle
Itiner Helyi nyilvántartás SQL
Oldalszám: 139 / 254
Név Cél Csatolmány Formátum Adatbázis-
kezelő
Joó Tamás-féle
program
lakás, központi fűtés
költség elszámolás és
eseti számlázási program
K11 könyvelési beszámoló Nincs dbase
Kalap Adóügyi rendszer Nincs Pervasive-
SQL
Kataszter vagyongazdálkodás Van xls dbf
Képviselő rendszer testületi munka
támogatása
Nincs
KIMÉRA GYÁM gyámügyek nyilván-
tartása
Van doc Ms sql
KIMÉRA SZOC szociális segélyek nyilván-
tartása
Nincs mysql
King 9.x (TERC)
software
költségvetés-tervező
program
Kisházi program pénzügy
Klinika Eb nyilvántartás Nincs ms-sql
Kolibri Térinformatika
Komunáldata Nyilvántartás Nincs MS SQL
KotVal Kötelezettség vállalás Nincs oracle
KÖLCSÖN
Közterület-
felügyelet
a hivatkozás
tárolható
kép, fájl-
rendszer-
ben
Oracle
Lakás Lakás FoxPro
Oldalszám: 140 / 254
Név Cél Csatolmány Formátum Adatbázis-
kezelő
MapInfo
Professional 9.0
térképszerkesztő program
MapInfo Prowiever térkép megjelenítő
program (légi fotó, KVSZ,
választási térképek,
iskolakörzetek, építési
előadói körzetek)
Mininform közterület-felügyelet
MKA munkáltatói kölcsönök
analitikája
dbase
Működési engedély Iparker Nincs FoxPro
Működési engedély
nyilvántartás
Működési engedély
nyilvántartás
Nincs Access
Népesség Népességnyilvántartás SQL
Önkadó helyi adók rendszere nincs Clipper,
Dbase. Oracle,
Mysql
Parkolás Parkolás
Pénzügyi rendszer Pénzügyi rendszer nincs Oracle
PMInfo pénzügyi program nincs dbase
Polisz integrált pénzügyi,
szerződés nyilvántartó
rendszer
nincs MySQL
Roxboro Drótirattár irattári nyilvántartás
Rudas és Karig térképi adatbázis (csak a
nyilvántartó rendszer)
Sáfár eszköznyilvántartó dbase
Oldalszám: 141 / 254
Név Cél Csatolmány Formátum Adatbázis-
kezelő
program
Saldo pénzügyi-számviteli
adatok
űrlapok pdf Oracle,
FoxPro, sql
Szálláshely
nyilvántartó
Iparker
SZEMIRAMISZ humánpolitikai program
Szociális modul szociális ügyek kezelése Oracle
Szociális-pénzügyi-
tárgyi eszköz
rendszer
Szociális-pénzügyi-tárgyi
eszköz rendszer
nincs Oracle
Szocinfo Szociális határozat
minták
doc MSSQL,
Oracle8i
Társasház Társasház van xls dbf
Tatigazd Főkönyvelés nincs Dbase
Tégla Építési
Tégla2 Építésigazgatás
Telepengedély
nyilvántartás
Telep
engedélynyilvántartás
- - Oracle,
FoxPro
Térinformatika Térinformatika van bármilyen Oracle
Testületi
Dokumentumkezelő
rendszer
Testületi
Dokumentumkezelő
rendszer
THK képviselő-testületi munkát
támogató rendszer
van rtf, doc,
xls, pdf,
jpg
Oracle
TIR Testületi Információs
Rendszer
Oldalszám: 142 / 254
Név Cél Csatolmány Formátum Adatbázis-
kezelő
TIR térinformatikai rendszer nincs Oracle
Uniker Városrendészet
Üzlet nyilvántartó
program
Működési engedély
nyilvántartó
nincs Access
Vagyonkataszter Vagyonkataszter Oracle
VHI Analitika a Vagyonhasznosítási
Irodához rendelt
költségvetési keretek
felhasználásának
analitikus nyilvántartása
Wbazis Hivatali leltár nincs Foxpro
WIN KÖZSZALL pénzügyi rendszer –
szállítói nyilvántartás,
kötelezettségvállalás
nyilvántartás,
ingatlanvagyon-kataszter
nincs mysql
Wingyer gyámügyek kezelése van rtf, doc Firebird 1.5.5
sql, interbase,
dbase,
Paradox
Winhat testületi határozatok van word, jpg dbase
Winszoc szociális ügyek kezelése van rtf, doc Firebird 1.5.5.,
sql, FoxPro,
Interbase
Wintiszt Humánpolitikai
nyilvántartás,
köztisztviselők
nincs Foxpro
ZAJ REGISZTER
Oldalszám: 143 / 254
Név Cél Csatolmány Formátum Adatbázis-
kezelő
Zala Tivadar telepengedélyek
nyilvántartása
van Access
Zsoli gazdasági rendszer,
bevételi analitika, már
nem használják
nincs speciális
egyedi
A rendszeres adatmentés az sql háttérrel nem rendelkező szoftverek
esetében fájl alapú üzemeltetési mentés, az sql alapúaknál sql dump
vagy valamilyen speciális mentőszoftverrel történik.
Eléggé változatos képet tapasztaltunk az adatbázis-szoftverek export
funkcióival kapcsolatban. Azoknál az adatbázisoknál, ahol lehetséges az
export, ott vagy az xml-export, vagy pedig egy xls vagy txt-export a
jellemző. Sok esetben azonban az informatikusok sem tudtak választ
adni a kérdésre, ami igazából csak egy esetleges migráláskor szokott
felvetődni. .
Hang- és képrögzítés
Globomax Mikrovoks-féle digitális hangrögzítés valamennyi
önkormányzatnál történik a képviselő-testületi üléseken, a bizottsági
ülések digitális hangrögzítése viszont korántsem általános. Digitális
hangfelvételek elterjedése a Mikrovoks új verziójának elterjedésétől, kb.
2005-től általános. A bizottsági üléseket azonban mindmáig gyakrabban
rögzítik analóg felvevő-berendezésekkel, mint digitálisan (digitális
hangfelvételek csak akkor készülnek, ha olyan helyiségben ülésezik egy
bizottság, ahol a Mikrovoks rendszer ki van építve). A képviselő-testületi
ülések hanganyagait 2000 óta az irattári terv szerint a jegyzőkönyv
Oldalszám: 144 / 254
elkészültét követő év március 31-éig kell levéltárba adni, ehhez képest a
hanganyagok levéltári átadásának jelenlegi helyzetét a következő
táblázat mutatja be: (a bizottsági ülések hanganyagainak levéltári
átadását csak a 2010. január 1-jétől érvényes irattári terv – a 29/2009
(X. 30.) ÖM-rendelet – írja elő, így ezek jogszabályban előírt átadására
még nem kerülhetett sor).
Önkormányzat Képviselő-testületi jegyzőkönyvek
átadott hanganyagai
I. kerület 1989-2008
II. kerület 1989-2007
III. kerület 1990-1991., 1998-2000
IV. kerület 1990-2004
V. kerület 1989-2006; 2009
VI. kerület 1993-1995 (hiányos), 1996-2007
VII. kerület 2000-2006
VIII. kerület
IX. kerület
X. kerület 2006-2009
XI. kerület
XII. kerület
XIII. kerület
XIV. kerület 2002-2006; 2008-2009
XV. kerület
XVI. kerület 1998-1999., 2001-2009
XVII. kerület 1996-2009 (bizottsági, kisebbségi
is)
XVIII. kerület 2001-2009
Oldalszám: 145 / 254
Önkormányzat Képviselő-testületi jegyzőkönyvek
átadott hanganyagai
XIX. kerület 1990-2008
XX. kerület 2001-2006., 2008-2009
XXI. kerület 1996., 2000., 2002-2006
XXII. kerület 1992-2001
XXIII. kerület 1995-2004, 2007
.
Digitális képeket elsősorban az építéshatósági osztályokon és a
közterület-felügyeletnél használnak, ezek alkalmazása eléggé vegyes
képet mutat: vagy egy belső meghajtón, könyvtárszerkezetben tárolják,
vagy ügyintézői gépeken; hol CD-n csatolják a képet az ügyirathoz, hol
pedig kinyomtatva. Egyes kerületeknél rendelkeznek a teljes kerületet
(VII., IX. kerület), illetve az önkormányzati tulajdonban lévő épületeket
(XIII.) tartalmazó épületfotó-adatbázissal, ezek levéltári átadása,
amennyiben használható utca-házszám fájlneve szerint vannak
rendszerezve, könnyen megoldható.
Hang- és képanyagok nyilvántartó alkalmazásaival (egyes periférikus
adatbázisokat leszámítva) lényegében sehol sem rendelkeznek.
Az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége összesen 576,5 GB.
Szerv Hang- és képanyagok mérete (GB)
Főváros 110
I. kerület 10
II. kerület n.a.
III. kerület n.a.
IV. kerület 28
Oldalszám: 146 / 254
V. kerület n.a.
VI. kerület n.a.
VII. kerület 10
VIII. kerület 40
IX. kerület n.a.
X. kerület 80
XI. kerület n.a.
XII. kerület n.a.
XIII. kerület n.a.
XIV. kerület 1,5
XV. kerület 20
XVI. kerület n.a.
XVII. kerület n.a.
XVIII. kerület n.a.
XIX. kerület n.a.
XX. kerület 250
XXI. kerület 12
XXII. kerület 10
XXIII. kerület 5
Konvertálás, migrálás
A nem iktatórendszerként használt korábbi adatbázisok közül keveset
említettek meg a felmérés során. Ilyen volt a VII. kerületi
Önkormányzatnál a régi vagyonkataszter, továbbá a régi képviselő-
testületi határozatok adatbázisa, amely két, migrálásra került régi
szoftverből állt, valamint az Országosan Egységes Ingatlannyilvántartási
Oldalszám: 147 / 254
Rendszer (OER). Ez utóbbi az 1980-as évek végén készült, DOS alapú,
Clipper 87 adatbázis-kezelővel, a kerületi bérházak teljes felmérését
tartalmazza. Az OER alapvetően papíralapú, de elképzelhető, hogy
esetleg több kerületben is elektronikus adatbázisban is voltak az adatok.
(Budapest Főváros Levéltárában az V. kerületi IKV-tól behozott V.
kerületi felmérés adatlapjai vannak meg: XXIX.1703.c: Országosan
Egységes Ingatlannyilvántartási Rendszer (OER) adatlapok.)
Az V. kerületben említették meg az ABACUS működésiengedély-
nyilvántartást, a X. kerületben a Vista alapú, DOMINO elnevezésű,
szociális segélyeket nyilvántartó adatbázist (ennek mérete 1 GB), a
XVIII. kerületben a vagyonkezelő üzlethelyiségeit, illetve a
gáztámogatásokat nyilvántartó adatbázisokat, a XXI. kerületben egy
dBase alapú, 1 GB terjedelmű régi szociális segélyezési rendszert.
Intézményi honlap
A legtöbb helyen külső szolgáltató üzemelteti a honlapot, erről kevés
használható információt szereztünk. Várható, hogy a közeljövőben
egyre több kerületi honlapot közigazgatási portállá fejlesztenek. A
honlapokon nagy számban találhatóak meg nemcsak a kerületi hírek,
hanem képviselő-testületi jegyzőkönyvek, előterjesztések, határozatok,
rendeletek is, illetve térinformatikai adatbázisok. A honlapok egyik fontos
része az interaktív fórum rovat, melyek a kerületek életének témáit
taglalják. A honlapok levéltári archiválását igencsak megnehezíti, hogy
sokféle honlap-motort használnak, és különösen a dinamikus honlapok
esetében, a teljes környezetet is archiválni kellene. Megfontolandó
esetleg a maradandónak ítélt honlapokról egy levéltári központú,
rendszeres időközönként elvégzett pillanatfelvétel-szerű mentés. A
honlapok, amennyiben közigazgatási portálként üzemelnek, egyúttal az
elektronikus iratforgalom színterei is. Jelenleg az I. kerületben lehet
elektronikusan ügyet intézni a honlapon keresztül, a XIV. kerületben is
közigazgatási portállá fejlesztették a honlapot, csak éppen közben a
Oldalszám: 148 / 254
jogszabályi környezet megváltozása miatt nem tudják portálként
működtetni a honlapot. Általános tendencia, hogy igyekeznek minél
több, az ügyintézéshez szükséges űrlapot kitenni a honlapra, az űrlapok
kidolgozása és kitétele a legtöbb önkormányzatnál folyamatban van, de
közigazgatási portál igénybevételével elektronikus ügyintézésre másutt
jelenleg még nincs lehetőség.
Kerület Hivatalos név Honlap
Főváros Budapest Főváros Főpolgármesteri
Hivatal
www.budapest.hu
I. Budavári Önkormányzat www.budavar.hu
II. Budapest Főváros II. Kerületi
Önkormányzat
www.masodikkerulet.hu
III. Budapest III. Kerület Óbuda-
Békásmegyer Önkormányzat
www.obuda.hu
IV. Budapest Főváros IV. kerület Újpest
Önkormányzat
www.ujpest.hu
V. Belváros-Lipótváros Budapest
Főváros V. Kerület Önkormányzat
Polgármesteri Hivatal
http://www.belvaros-lipotvaros.hu
VI. Budapest Főváros Terézváros
Önkormányzata
www.terezvaros.hu
VII. Budapest Főváros VII. Kerület
Erzsébetváros Önkormányzata
www.erzsebetvaros.hu
VIII. Budapest Főváros VIII. Kerület
Józsefvárosi Önkormányzat
www.jozsefvaros.hu
IX. Ferencvárosi Önkormányzat www.ferencvaros.hu
X. Budapest Kőbányai Önkormányzat www.kobanya.hu
XI. Budapest Főváros XI. Kerület www.ujbuda.hu
Oldalszám: 149 / 254
Újbuda Önkormányzata
XII. Budapest XII. Kerület Hegyvidéki
Önkormányzat
http://www.hegyvidek.eu
XIII. Budapest Főváros XIII. Kerületi
Önkormányzat
http://www.budapest13.hu/
XIV. Budapest-Zugló Önkormányzata http://www.zuglo.hu
XV. Budapest Főváros XV. kerület
Rákospalota, Pestújhely, Újpalota
Önkormányzat
www.bpxv.hu
XVI. Budapest Főváros XVI. Kerületi
Önkormányzata
www.budapest16.hu
XVII. Budapest Főváros XVII. Kerület
Rákosmente Önkormányzata
www.rakosmente.hu
XVIII. Budapest XVIII. Kerület
Pestszentlőrinc–Pestszentimre
Önkormányzat
www.bp18.hu
XIX. Budapest Főváros XIX. Kerület
Kispest Önkormányzata
www.kispest.hu
XX. Budapest Főváros XX. Kerület
Pesterzsébet Önkormányzata
www.pesterzsebet.hu
XXI. Budapest Főváros XXI. Kerület
Csepel Önkormányzata
www.csepel.hu
XXII. Budafok–Tétény Budapest XXII.
Kerület Önkormányzata
www.bp22.hu
XXIII. Budapest Főváros XXIII. kerület
Soroksár Önkormányzata
http://www.soroksar.hu
Oldalszám: 150 / 254
E-Irattári szolgáltatások
Tíz önkormányzatnál egyértelműen hasznosnak tartanák az e-irattári
szolgáltatásokat és megfontolnák a csatlakozást a rendszerhez, hat
önkormányzatnál úgy ítélték meg, hogy jelenleg nincs szükségük rá, de
ha megnő az elektronikus iratok száma, akkor esetleg csatlakoznának,
hét esetben nem látták hasznosnak a szerv szempontjából a
kezdeményezést, egy esetben nem tudtak válaszolni. Egyértelmű
válaszokat azonban csak a részletek ismeretében tudnának mondani.
Van érdeklődés Nincs érdeklődés Majd/talán Nem tudják
I., VII., X., XI., XIII.,
XIV., XV., XVI.,
XVIII., XXII.
II., III., VI., XII., XVII.,
XXI., XXIII.
Főváros, IV., V., VIII.,
IX., XX.
XIX.
Néhány helyen az e-irattár megvalósításával kapcsolatos problémákat is
felvetettek, ezekből ismertetünk néhányat:
A szolgáltatás lényege (átmeneti) irattári szolgáltatások nyújtása.
Ugyanakkor az integrált iratkezelő rendszernek funkcionálisan és
technikailag nagyon hasonló elvárásoknak kell megfelelnie. Fentiek
miatt az e-irattári szolgáltatás elsősorban nem az ügyintézői-iratgazdai
gyakorlatban tűnik hasznosnak, hanem a levéltári kutatások, elemzések
szempontjából. (Főváros)
Csatlakoznának, amennyiben biztosítható egy elektronikus és vegyes
ügyirat valamennyi adatának együttes tárolása. Ehhez egy ügyirat-irattár
leíró szabvány létrehozását tartják szükségesnek, melynek hiányában
minden rendszer kénytelen saját szabványt kialakítani. Ezért jó lenne
egy központi ügyirat-leíró szabvány, egy egységes adatmodell, a
szerveknek kiosztható megkülönböztethető jelekkel, így könnyebben
Oldalszám: 151 / 254
lehetne egységesen kezelni különböző szervek iratait. Ebben a
szabványban a korábbi adatmódosításoknak is benne kellene lenniük,
(bár ez nagy méretet eredményez). Az adatmezőknek ne legyen eleve
megszabva a neve, csak számuk legyen, melyeket az egyes szervek
nevezhetnek el. (I. kerület)
Az e-irattári projekt hogyan viszonyul, a többi ASP (Application Service
Providing)-t nyújtó cég szolgáltatásaihoz, illetve hogyan lehet az ő
szolgáltatásaik versenytársa? (IV. kerület)
Probléma az elektronikus iratok hitelességének kérdése. (V. kerület)
Annak ellenére, hogy az e-irattár révén megtakarítást lehet elérni a
hardverkapacitás terén, de a tömeges szkennelés és a sávszélesség-
növelés miatt így is pluszköltségeket okozna a Hivatalnak a jelenlegi,
papíralapú iratkezeléshez képest. Így az e-irattári projektbe való
bekapcsolódás csak azoknak éri meg, akik mindenképpen elektronikus
ügyiratkezelést használnak vagy kívánnak bevezetni. (VI. kerület)
Használható, a költségektől függ, hogy csatlakoznának-e. Problémát
jelenthet, hogy nincs szabványosítva, illetve jogszabályban előírva, hogy
mi a metaadat. Így nem világos, az eredeti rendszer logikája hogyan
tükröződik az e-irattárban. (X. kerület)
Nem látják elképzelhetőnek, hogy egy ügyirat papíralapú részeit az
irattárban, míg az elektronikus részeit az e-irattárban tárolják. Nem
látják, ki kezelné az e-irattárban őrzött iratok nyilvántartását. Problémás,
hogy nincs megoldva, milyen díjért és feltételekkel lehet majd igénybe
venni az e-irattári szolgáltatást a pályázatban garantált öt díjmentes év
után. Szerintük reálisan csak akkor éri meg ezt a szolgáltatást igénybe
vennie egy szervnek, ha valami garanciát kap arra, hogy az öt év letelte
után is csak jelképes összeget kell majd fizetnie a szolgáltatás igénybe
vételéért, mivel ez a szolgáltatás csak jóval nagyobb időtávlatban
értelmezhető. Amúgy jó ötletnek tartják, szerintük igazán akkor lenne rá
Oldalszám: 152 / 254
igény, ha a külsős bérirattároló és iratkezelő cégek analógiájára az e-
irattár kezelné, selejtezné és adná át a levéltárnak az e-iratokat. (XI.
kerület)
Problémásnak látják, hogy, mivel egyedi iratkezelő szoftverjük van,
valószínűleg ez nem lesz az e-irattári rendszer által támogatott
szoftverek között, így az iratkezelő szoftvernek az e-irattárhoz
kapcsolódó interfészét a szerv költésére kellene kifejleszteni. (XIV.
kerület)
Azt szeretnék, ha az e-irattár egyúttal dokumentumkezelő rendszer
lenne egy szabványos interfésszel, ezzel egyúttal kapcsolódni tudna
(legalább kiválasztott) ügyiratkezelő rendszerekhez. Mindenkinek
olcsóbb lenne egy ilyen egységes dokumentumkezelő rendszer. (XV.
kerület)
Két problémát látnak ez elektronikus iratkezeléssel kapcsolatban:
egyrészt nincsenek felkészülve az elektronikus iratok hitelességének
kezelésére, másrészt problémásnak tartják a vegyes iratkezelést.
Folytattak tárgyalásokat elektronikus nyomtatványkitöltő űrlapok
fejlesztésére (a honlapon meg is található jó néhány nyomtatvány űrlap),
nonszensznek tartják, hogy minden önkormányzatnak külön kellene
űrlapokat készítenie a lényegében azonos típusú ügyekhez. Ezt a
problémát és az e-iratok hitelességének a problémáját is megoldaná, ha
központilag kellene tárolnia a szerveknek az e-irataikat. Ezért jó ötletnek
tartják az e-irattárat. (XVIII. kerület)
Problémásnak látják az e-ügykezelés terén a hitelesség kérdését. (XXI.
kerület)
Azért nem tartanak igényt az e-irattárra, mert az adathordozó hardverek
ára egyre alacsonyabb, kapacitásuk pedig egyre nagyobb, olyan
mennyiségű elektronikus adat pedig nem keletkezik náluk, amennyinek
a tárolását ne tudnák önerőből megoldani. Mivel biztonsági másolatot a
Oldalszám: 153 / 254
mentésekről egy külön épületben is őriznek, bizonyos mértékű
„katasztrófatűrési” képessége az ő mentési eljárásuknak is van. (XXIII.
kerület)
Az észrevételeket összegezve elmondható, hogy az e-irattári
szolgáltatást akkor éri meg igénybe vennie egy önkormányzatnak, ha
ezzel költséget takaríthat meg, tehát már olyan mértékű elektronikus
ügyiratforgalmat bonyolít le, vagy olyan mennyiségben digitalizál, hogy
az iratok tartós és biztos megőrzése már csak jelentős többlet-
erőforrások igénybe vételével oldható meg. A csatlakozás pedig nem
járhat túl magas költségekkel, például ha ügykezelő szoftvert kell váltani,
vagy a hardver, vagy pl. a sávszélesség-kapacitást kell nagymértékben
bővíteni. Emellett az is elvárásként fogalmazódott meg, hogy az e-
irattárban tárolt iratok hitelessége fennmaradjon, és garantáltan ne
férhessenek hozzá azok tartalmához illetéktelenek. Több szerv
csatlakozna továbbá a projekthez, ha további előnyökkel járna az e-
irattár, pl. egységes dokumentum-kezelő rendszerként is működne.
Digitalizálás helyzete
Összességében elmondható, hogy minden önkormányzatnál
hasznosnak tartják papíralapú iratok digitalizálását, ahol még nem
kezdték el, ezt azzal indokolták, hogy még csak tervezési fázisban van a
projekt, illetve a pénzhiánnyal magyarázták a digitalizálás elmaradását.
Két területen minden önkormányzatnál készülnek digitális képek: az
építésrendészettel és a közterület-felügyelettel foglalkozó szervezeti
egységeknél. Ezek kezelésére azonban változatos eljárásokat láthatunk:
vagy az ügyirathoz csatolják kinyomtatva vagy CD-re kiírva, de az is
előfordul, hogy egy belső meghajtón, könyvtárstruktúrában tárolják. Az
egyes kerületeknél az alábbiak szerint áll jelenleg a digitalizálás
helyzete:
Oldalszám: 154 / 254
Lehetőség van a fizikai iratok szkennelt képeinek feltöltésére, amit a
rendszer TIFF és PDF formátumban tárol, az irat részeként. Ilyen
szkennelt iratképek találhatóak az ügykezelő rendszerhez kapcsolódó
dokumentumtárban (mérete 35 GB, tiff-ből OCR-ezett pdf-ek,
szerveroldali elektronikus aláírással). Szkennelt iratképeket egyelőre
csak egyes ügyosztályok használnak (jelenleg a Hivatal kb. 5%-a, ilyen
például az Informatikai Ügyosztály), ennek bevezetése az
ügyosztályvezető hatásköre. (Főváros)
Csak a képviselő-testületi, bizottsági és kisebbségi önkormányzati
ülések anyagait digitalizálják. Az ügyiratkezelő rendszerük képes kezelni
a szkennelt iratképeket, az általuk „gépiratnak” nevezett, csak fájlban
létező dokumentumokat (pl. word, excel), illetve az ún. adatmorzsákból
álló valódi e-iratokat is. Ez utóbbiak az ügyhöz kapcsolódó adatokat
metaadatsorban (???) tárolják. Az ügy lezárása után a metaadatokat
xml-formátumban tárolják, a csatolt állományokat is MSSQL-szerveren
tárolják. A csatolt állományok fájl rendszerben történő tárolásának
korlátaival kapcsolatos tapasztalataik miatt döntöttek az sql alapú
csatolmánytárolás mellett. Az irat teljes történetét tartalmazó xml-t
egyben lehet lementeni. Tapasztalataik szerint az MS xml adatmotor
hozzávetőleg 100 millió adatrekordig tudja problémamentesen kezelni
az adatokat, e mennyiség felett már indexelési keresési korlátok
jelentkeznek. Az EWO rendszer egy az általuk kidolgozott metaadat
modellre épül. (I. ker.)
Nincs. (II. ker.)
Iratok digitalizálását nem tervezik egyelőre. (III. ker.)
Szívesen digitalizálnának iratokat, de a Hivatal eddig nem adott és nem
is tervez adni erre pénzt. (IV. ker.)
Oldalszám: 155 / 254
A testületi anyagokat digitális formában kapják meg a képviselők. (V.
ker.)
A pénzügyi osztályon a számlákat szkennelik, a testületi előterjesztések
kb. 4-5 éve digitalizálva vannak, a képviselők CD-n jutnak hozzájuk. (VI.
ker.)
Jelenleg már két területen (telepengedélyek, működési engedélyek)
tesztcsatlakozás történt az Ügyfélkapuhoz, így ezeken a területeken már
jelenleg is van e-ügykezelés (szkennelik az ügyiratokat). Vannak
elképzelések a papíralapú iratok digitalizálására is, mert ma már
könnyebben lehet az elektronikus iratok megőrzésére forrásokat
szerezni, mint az irattárak bővítésére. Kérdéses azonban, hogy a
Hivatalon belül, vagy külső cég bevonásával történjen az iratok
digitalizálása. A már digitalizált állományokat az Oracle adatbázisban
tárolják, az iratképek a tervek szerint pdf-ben lesznek mentve. A
Szabálysértés már most is mindent digitalizál (külön is iktat), de minden
ügyirat papíralapon is megvan. (VII. ker.)
Az informatikai csoportnál beszkennelik és digitalizálják a papíralapú
iratokat, más szervezeti egységnél nem digitalizálnak semmit, pedig a
GISPÁN előző verziója is már alkalmas volt elektronikus iratok
csatolására, ennek ellenére ezt a funkciót nem használták/használják.
(VIII. ker.)
2003 óta a képviselő-testületi, bizottsági, kisebbségi és
részönkormányzati (József Attila-lakótelep) határozatokat, rendeleteket
(ez utóbbiak 1990 óta megvannak elektronikusan) szkennelve,
elektronikusan kezelik. A kerület honlapján pedig 2006 decemberétől a
képviselő-testületi ülések jegyzőkönyvei is elérhetőek elektronikusan. A
kincstári pénzügyi beszámolókat elektronikusan is be kell küldeni, így
ezeket elektronikusan (is) kezelik. Más irattípusok digitalizálása egyelőre
nincs napirenden. (IX. ker.)
Oldalszám: 156 / 254
Tervezik, hogy a Govsys-ben csatolják majd az elektronikus
dokumentumokat, illetve a kimenő határozatokat is szeretnék
elektronikusan is rögzíteni. (X. ker.)
2009 óta az iktatóprogramot elektronikus ügykezelésre is használják: a
papíralapú iratokat szkennelik, és csatolják az iktatókönyvi
állományokhoz. A csatolmányok pdf formátumúak. Visszamenőleges
szkennelés is folyik, az elmúlt három év lett részlegesen feldolgozva,
jelenleg néhány sáv, a teljes iratanyag kb. 15-20%-a lett szkennelve, a
terv az, hogy visszamenőleg három év teljes iratanyagát szkenneljék.
Úgy ítélik meg, hogy a három évnél régebbi iratok esetében ügyviteli
célból már nem éri meg a visszamenőleges szkennelés. (XI. ker.)
A bejövő iratoknál jelenleg csak a polgármesteri és jegyzői bejövő iratok
szkennelése történik, viszont valamennyi kimenő iratnál a dokumentum
(Word-fájl) elektronikusan csatolva van (kb. 2009 eleje óta). Ezt az tette
lehetővé, hogy a pályázati úton beszerzett DOQUIS-hoz a pályázat
keretében kaptak egy szkennert is. (XII. ker.)
Digitalizálás jelenleg nincs, 2010 folyamán egy pilot keretében a
szociális osztály iratait digitalizálják, esetleg oda fognak venni egy
szkennert. Érdekli őket ebben a témában a piaci best-practice. (XIII.
ker.)
2007 óta elektronikusan is rögzítenek bizonyos (jellemzően hosszú ideig
élő, illetve az ügyfél személyes megjelenését nem igénylő) ügyköröket:
vállalkozók telepengedélyei, rendszeres gyermekvédelmi támogatás,
közterület-használati engedély, szociális ügyek. Volt elképzelés a
papíralapú iratok visszamenőleges digitalizálására, tárgyaltak Budapest
Főváros Levéltárával és különféle cégekkel is, próbaszkennelést is
végeztek az építési iratokban, de túl drágának találták. Ennek keretében
2008-ban a BFL kezdeményezésére már felmérték az elektronikus
irataikat. Javaslatuk szerint, ha több, vagy az összes budapesti
Oldalszám: 157 / 254
önkormányzat összefogna, sikeresen lehetne egy ilyen digitalizálási
projektet végrehajtani. (XIV. ker.)
Ők leginkább a határidő nélkül helyben őrzendő, ezért különös
megőrzési intézkedéseket igénylő anyakönyvi alapiratokat, valamint a
nagyméretű, illetve terjedelmű terveket digitalizálnák és helyeznék el az
e-irattárban. Vannak digitalizálási terveik, de egyre szűkül a Hivatal
költségvetése. Jelenleg csak a testületi előkészítő anyagok digitalizálása
zajlik, 2009 óta, ÁROP pályázaton nyert pénzből. (XV. ker.)
Tervezik, de egyelőre nincs rá pénz. A képviselő-testületi anyagok
digitalizálása viszont folyamatos. (XVI. ker.)
Egyelőre nem tervezik sem a digitalizálást, sem az elektronikus
ügykezelés bevezetését. (XVII. ker.)
Kísérleti jelleggel egy negyedéven belül elkezdik egy irattípus, a
szerződések szkennelését (2 papíralapú példányt is megtartanak majd
ezzel párhuzamosan.) A szerződések nem kerülnek az iktatóprogramba,
a digitalizált állományokat a külön szerződéskezelő programban tárolják
majd, csatolt fájlként. (XVIII. ker.)
Nincs. (XIX. ker.)
Van egy belső szervermeghajtó, itt található könyvtárstruktúrában
rendszerezve egy dokumentumtár. Itt találhatóak a képviselő-testületi és
bizottsági előterjesztések és határozatok, valamint pénzügyi és ipar-
kereskedelmi iratok elektronikus formátumban. Ha megvalósul az
elektronikus ügykezelő rendszer, akkor valószínűleg iratdigitalizálásba is
kezdenek. (XX. ker.)
Nincsenek csatolt elektronikus dokumentumok - kivéve az Informatikai
Irodát, amely beszkenneli az iratait, és csatolja az iktatószoftverben.
Oldalszám: 158 / 254
Korábban tervbe volt véve visszamenőleges iratmikrofilmezés, de ezt
végül elvetették. 2011-ben terveznek iratdigitalizálást. (XXI. ker.)
Elektronikus ügykezelés tesztelés alatt, digitalizálást egyelőre nem
terveznek. (XXII. ker.)
Nincs. (XXIII. ker.)
Oldalszám: 159 / 254
A FŐVÁROSI JOGSZOLGÁLTATÁSI SZERVEK ELEKTRONIKUS ADATVAGYONÁNAK FELMÉRÉSE ÉS AZ EREDMÉNYEK
ÉRTÉKELÉSE
A felmért iratképző szervek
A jogszolgáltatási szerveknél keletkező elektronikus iratok esetében
kiemelten fontos a hosszú távú megőrzés, mivel a maradandó értékű
(elektronikus) iratokmegőrzése nemcsak a tudományos kutatás számára
kiemelten fontos, hanem az állampolgári jogok hosszú távú
érvényesíthetőségének biztosítása érdekében. Mindez igaz nemcsak az
egyes állampolgárok, hanem a gazdasági élet szempontjából is:
amennyiben a már elektronikusan vezetett cégnyilvántartás sérülne,
beláthatatlan következményei lennének. A levéltári gyűjtőterületi
tapasztalatok ugyanakkor azt mutatják, hogy a jogszolgáltatás szervei
igencsak szerény anyagi lehetőségei még a papír alapú iratok számára
sem tudják biztosítani a biztonságos hosszú távú megőrzést.
Ugyanakkor már a kilencvenes évek közepétől a papíralapú
nyilvántartásokat elektronikusak váltották fel. A hatályos iratkezelési
szabályzatok ugyanakkor rövid időn belül iratátvételi kötelezettséggel is
járnak (a korábbi 25 év helyett döntően 15 év), így az elektronikus
levéltár projekt a terület aktuális gondjára is megoldást jelenthet.
A fővárosi jogszolgáltatási intézmények jelentőségükben ugyanakkor
túlmutatnak a főváros határán. Van olyan elsőfokú bíróság, amely
nemzetközi jogi ügyek esetében is illetékes (pl. PKKB külföldiek
válóperében országosan illetékes), de a középszintű jogszolgáltatás
esetében is elmondható, hogy a budapesti lakosság számarányához
képest is több ügyet, valamint az ország politikai, gazdasági és kulturális
központjából adódóan jelentősebb ügyekben járnak el. (Az ország
Oldalszám: 160 / 254
gazdasági vonatkozású pereinek több mint 50%-a budapesti bíróságok
előtt zajlik.)
Meg kell említeni, hogy a hagyományos levéltári terminológia a
közjegyzőknél keletkezett iratokat is a jogszolgáltatási iratok közé
sorolja, a 2009. évi L. törvény azonban kivette a közlevéltárak
kezeléséből a rendszerváltás után keletkezett közjegyzői iratanyagot és
mind a mindennapi közjegyzői iratkezelés, mind az elektronikus
iratkezelés felügyeletét a MOKK Közjegyzői Levéltárára ruházta át.
(Jelen felmérésből ezért maradt ki a közjegyzői elektronikus adatvagyon
felmérése. A MOKK legutóbbi fejlesztései keretében a levéltára részére
mind a hagyományos, mind az elektronikus iratok hosszú távú
megőrzését biztosító irattárat-levéltárat alakított ki és üzemeltet.) A
magánközjegyzők elektronikus iratkezelése a jogszolgáltatási területen
ugyanakkor élenjár mind az elektronikus ügyintézés, mind az
elektronikusan keletkezett iratanyag megőrzése tekintetében, ez
elsősorban a közjegyzőket és az ügyvédeket elektronikus eljárások felé
terelő jogszabályok eredménye.
A jelen levéltári gyakorlat nem tekinti köziratnak az ügyvédeknél
keletkezett iratokat, ezért nem tartozik a mostani felméréshez.
Ugyanakkor az elektronikus iratkeletkeztetés esetükben talán még a
közjegyzői szféránál is jelentősebb és sokrétűbb. Értesüléseink szerint
az Ügyvédi Kamara nem jutott el olyan magas szintig az ügyvédi irodák
elektronikus ügykezelésének szabályozásában, mint a közjegyzői
kamara. Amennyiben a levéltárak a jövőben mégis átvesznek ügyvédi
iratokat, akkor azok elektronikus iratainak megőrzési problémái a
köziratokéval hasonló gondokat okoznak majd. .
A jogszolgáltatás területén a fővárosban 8 iratképző szerv került – BFL
illetékességi alapon – a felmérés látókörébe. Az előzetesen 2009
folyamán kiküldött kérdőíves felmérés eredményéből következett, hogy
a 2010 során folytatott helyszíni interjúkban csak 6 szerv lehet érintett.
Ugyanis a katonai ügyészségi szerveknél (Budapesti Katonai
Oldalszám: 161 / 254
Ügyészség3 és Katonai Fellebbviteli Ügyészség) az informatika az
iratkezelés területén még nyomokban sem található meg. Az
alábbiakban felsorolt, értékelhető választ küldött szerveket mértük fel a
helyszíni interjúk során:
Fővárosi Bíróság
Fővárosi Főügyészség
Fővárosi Ítélőtábla
Fővárosi Igazságügyi Hivatal
Büntetés-végrehajtási Intézet
Budapesti Fegyház és Börtön.
Az adatvagyon felmérésére érdemlegesnek talált szervek listája külön is
magyarázatot igényel, hiszen a Budapest Főváros Levéltára
jogszolgáltatási szerveinek köre ennél jóval terjedelmesebb.
A Fővárosi Bíróság felelős a Budapest területén működő bíróságok –
Cégbíróság, Munkaügyi Bíróság, Pesti Központi Kerületi Bíróság, Budai
Központi Kerületi Bíróság, II-III. kerületi Bíróság, IV-XV. Kerületi Bíróság,
XVIII-XIX. kerületi Bíróság és a XX., XXI. és XXIII. Kerületi Bíróság -
iratkezeléséért, és így informatikai tekintetben is kompetensként
nyilatkozhatott az összesített adatok tekintetében.
A Fővárosi Főügyészség – hasonlóan a Fővárosi Bírósághoz – a
budapesti ügyészségek iratkezelését felügyeli, így az I-XII., II-III., IV-XV.,
V-XIII., VI-VII., VIII., IX., X-XVII., XI-XXII., XIV-XVI., XVIII-XIX., XX-XXI-
XXIII. Kerületi Ügyészségek, valamint a Budapesti Nyomozó Ügyészség
és a Budapesti Törvényességi Felügyeleti Ügyészség esetében bírt
nyilatkozati kompetenciával.
A Fővárosi Igazságügyi Hivatal felmérése gyakorlatilag a Központi
Igazságügyi Hivatal épületében lévő fővárosi helyiségben zajlott, amit
indokolt az egyes Igazságügyi Hivatalok közös informatikai rendszerbe
való integrációja és folyamatos munkája (A kapott adatok a fővárosra
vonatkoznak).4
3 Nem hivatalosan kapott információ szerint 2010 folyamán iktató szoftver bevezetése, illetve kísérleti jellegű tesztelése folyik a szervnél.4 A helyzet megegyezik a rendészeti és a dekoncentrált szervek esetében tapasztaltakkal.
Oldalszám: 162 / 254
A Budapesti Fegyház és Börtönben tett látogatás során bizonyosságot
nyert, hogy a büntetés-végrehajtási intézetek, hasonlóan a katonai
ügyészségi szervekhez, informatikai területen jelentős hátrányban
vannak5, ugyanakkor a központi szerv (Büntetés-végrehajtás Országos
Parancsnoksága) már rendelkezik informatikai háttérrel és az egyes
szervek levelező szervereit üzemeltetik. A helyzet tehát hasonló a
rendészeti és dekoncentrált területhez, ezért a Fővárosi Büntetés-
végrehajtási Intézet helyett közvetlenül a BVOP-nál folytattuk le az
interjút.
Az elektronikus iktatás helyzete
A jogszolgáltatási területen használt elektronikus iktató szoftvereket és
fontosabb paramétereiket az alábbi táblázat tünteti fel:
Szerv neve Gyártó Megnevezés Verzió Bevezetés Akkredi-táció
Tanúsít-vány
Fővárosi Bíróság
Merysoft
97.
Elnöki Iktató n.a. 1996.
Szept.
- -
Fővárosi Bíróság
PC-soft GH iktató
program
n. a. 1997. - -
Fővárosi Bíróság
KFKI Rt. BIIR-BIIR-Ó v1.5.7.
0
2005-től - -
Fővárosi Bíróság
KFKI Rt. BIIR-BIIR-S BÍR-S
1.3.7bir
s
2005-től - -
Fővárosi Bíróság
Kovács
László
Lajstrom
program
7.53 2000?-től - -
Fővárosi Ítélőtábla
KFKI Rt. BIIR-BIIR-Ó n.a. 2006 től - -
Fővárosi Legfőbb Büntető n.a. 1993.01.01 - -5 Oka a forráshiány, amely a nagyszabású informatikai beruházások megvalósítását akadályozza.
Oldalszám: 163 / 254
Főügyészség
Ügyész-
ség
Ügyviteli Iktató
Rendszer
(BÜR)
Fővárosi Főügyészség
Legfőbb
Ügyész-
ség
Magánjogi és
Közigazgatás-
jogi Rendszer
(MAKÖR)
n.a.
2005.01.01
- -
Fővárosi Főügyészség
Legfőbb
Ügyész-
ség
Igazgatási
Ügyviteli
Rendszer
(IÜR)
n.a.
1992.01.01
- -
Fővárosi Igazságügyi Hivatal -
kárpótlási
iktatóp-
rogramok
n.a. n.a. - -
A BIIR-BÍR-S a BIIR egy korábbi változata, egyfajta „vakvágánya”,
böngészős megoldással. A társadalmi szervek, alapítványok
nyilvántartására használják, az adatokat központilag, az OIT-nél gyűjtik.
Jelenleg egy új, ezt felváltó program fejlesztése folyik az OIT-nél.
A BIIR-BÍR-Ó az általános, minden bíróság (ítélőtáblák, LB is,
verziószám megegyező) által használt iktatóprogram, a Lajstrom adatait
ebbe migrálták át, a Lajstrom (a VH kivételével) nem is érhető el a
bírósági dolgozóknak. Nem tudni pontosan, mikortól tartalmaz adatokat,
valószínűleg 1994-től. Amikor – a vonatkozó szabályok betartásával a
levéltárosok közreműködésével - betekintésre nyílt lehetőség a
programba, jóval korábbi irat is előkerült, de az 1996-ban fejeződött be -
az pedig nyilvánvaló, hogy a Lajstrom bevezetésekor a folyamatba lévő
ügyeket fel kellett venni. Végül a BIIR bizonyos esetekben tartalmazza
az ítéleteket, mivel azok (anonimizálás után, ami a program egyik
funkciója) kikerülhetnek pl. bírósági honlapra.
A MAKÖR Sybase alapú, az alapítványi, társadalmi szervezeti stb.
ügyeket gyűjti. Az Igazgatási Ügyviteli Rendszer eredetileg Dbase alapú
volt, jelenleg (2004 óta) MS Access alapú és csak bizonyos
Oldalszám: 164 / 254
munkaállomásokon fut (részletesebben lásd az összefoglaló végén). A
BÜR tanúsított változatának kialakítása folyamatban van, a Legfőbb
Ügyészség tájékoztatása szerint 1-2 év múlva esedékes a bevezetése
A Fővárosi Igazságyügyi Hivatal iratkezelésében a kárpótlásnak három
nagy típusa van, vagyoni, személyi és árverések. Az idők folyamán
sokszor változott a kárpótlás módja, menete, ez gyakran külön iktató- és
elintéző-programok kifejlesztését jelentette. A vagyoni kárpótlási
ügyeknek gyakorlatilag nem volt iktatóprogramja. A személyi ügyeknél
viszont több szoftvert is fejlesztettek. A legrégibb egy DOS-os alapú, kb.
1,3 millió rekordot tartalmazó program, amelynek több ága is kialakult a
törvényi háttér változásai alapján. LexLib adatbázis-kezelővel futtatják.
Egy Windows alapú program, kb. 200000 rekord tartalommal, Clipper
alapon. E programokat mindmáig használják. Ezek nagyon informatívak,
mivel tartalmazzák a határozatokat, megítélt összegeket stb.
Létezik egy külön program is az iratmozgás követésére (vonalkód az
iratokon). Tartalmazza az összes ügyet (valószínűleg, csak az
iktatószámokat). Körülbelül 30 ezer ügyben 300000 „mozgás” történik
évente (ebbe minden beleszámít az adott irat irattárból történő
kiemelése, az egyik ügyintézőtől a másikhoz történő továbbítása stb.).
A büntetés-végrehajtáson kívül minden szervnél folytatnak elektronikus
iktatást. A szándék itt is megvan az akkreditált szoftver bevezetésére,
azonban sem a szükséges hardverfejlesztések, sem a szoftverek
(licenszek, stb.) költségét nem képes a BVOP előteremteni, ezért
pályázat révén igyekeznek megoldani a helyzetet. A BVOP 2010
júniusától teszt üzemmódban kezdi el alkalmazni az IBM Lotus Notes
rendszerét, melyet 2011. január elsejétől terveznek bevezetni az összes
magyarországi büntetés-végrehajtási intézetben.
Az elektronikus iktatást legkorábban az ügyészségeknél vezették be
már 1992-1993 folyamán, míg a bíróságoknál ténylegesen csak
(1991)1996-tól.
Oldalszám: 165 / 254
A használt iktatóprogramok egyike sem akkreditált/tanúsított, de a
szándék megvan az akkreditálásra. Ugyanakkor korábban az akkreditált
iktatóprogramok bevezetéséről rendelkező jogszabály nem tette
lehetővé a bíróságokon használt iktatási módot, azóta a jogszabály
(335/2005. Korm. Rend.) megváltozott.
Korábban csak a bíróságon használtak más elektronikus
iktatóprogramot:
Szerv neve Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejeFővárosi
Bíróság
Kovács László Lajstrom
program
7.53 2000-2006
Fővárosi
Ítélőtábla
Kovács László Lajstrom
program
7.53 2003-2006 körül
A bíróságon használt házi gyártású szoftvert, a Lajstromot a
bíróságokon fejlesztették ki, és a PKKB-n indult 1991 körül.
A kérdőívben 2000-2006 közötti időszakra tették virágkorát. 2006 után
felváltotta a BIIR, de a VH (végrehajtási) ügyekben továbbra is ezt
használják – vagyis élő adatbázis. Az adatbázis-kezelő, miként az elnöki
iktatónál, itt is Clipper.
A adatállományok migrálása a bírósági Lajstrom program esetében
történt meg, a többi szerv esetén erre még nem került sor. A migrálás
eredményességérről pozitívan nyilatkoztak: rendben megtörtént, de
részlegesen, ugyanis a végrehajtási ügyek (VH Lajstrom) még a régi
Lajstrom programban találhatóak.
A nem akkreditált iktató szoftverek adatbázis-kezelői rendkívül vegyes
képet mutatnak:
Szerv neve Szoftver neve Adatbázis-kezelő
Fővárosi Bíróság Elnöki Iktató Clipper
Oldalszám: 166 / 254
Fővárosi Bíróság GH Iktatóprogram Microkernel Database
Engine
Fővárosi Bíróság BIIR-BÍR-S: Oracle
Fővárosi Bíróság BIIR-BÍR-Ó: MySql
Fővárosi Igazságügyi
Hivatal
kárpótlási Lexlib, Clipper
Fővárosi Ítélőtábla BIIR-BÍR-Ó MySql
Fővárosi Főügyészség BÜR Dbf fájl
Fővárosi Főügyészség MAKÖR SYBase
Fővárosi Főügyészség IÜR MS ACCES
Az adatbázis-kezelők tekintetében csakúgy, mint a tanúsítványok esetén
igen elmaradott színvonalon állnak a jogszolgáltatási szervek. A
Fővárosi Bíróságon és az Ítélőtáblán mutatkoznak biztató jelek az
Oracle és MySql formájában, amelyek az E-levéltárhoz való on-line
kapcsolódást elősegíthetik
Felhasználói kézikönyvvel minden esetben rendelkeznek, ami szinte
természetes, műszaki dokumentációval azonban csak a Fővárosi
Bíróságon a BIIR-BÍR-S és Ó esetében, valamint a Főügyészségen
utaltak arra, hogy a Legfőbb Ügyészség, a program fejlesztője
rendelkezik vele.
Az alábbi táblázatban szervenként összesítve az éles, valamint az
évente keletkező adatállományok mennyiségét tüntettük fel:
Szerv neve Éles adatállomány (GB) Éves adatállomány (GB)Fővárosi Bíróság 18.9 2.1.
Fővárosi Igazságügyi
Hivatal
2.0 0.0
Fővárosi Ítélőtábla 2.0 0.5
Fővárosi Főügyészség 22.5 1.2
Összesen 45.4 3.8
Oldalszám: 167 / 254
Jelenleg az éles — használatban lévő — adatállomány terjedelme 45,4
GB. Nem túl jelentős mennyiség, de nem is meglepő, hiszen az
elektronikus iktatási állományok köztudottan nem terjedelmesek. Az
évente keletkezett adatállomány sem számottevő: mindösszesen 3,8
GB, a használatban lévő 10%-át sem éri el. Elenyésző mennyiségükkel
fordítottan arányosan nagyobb a maradandó és ügyviteli értékük,
megőrzésüket 100%-ban biztosítani szükséges. A Fővárosi Bíróságon a
BIIR-BIR-Ó a legnagyobb, 18 GB adattartalmat kezelő szoftver, míg a
Főügyészségen a BÜR tartalmazza az adatállományok 7/8-át. Az
Igazságügyi Hivatal esetében az éves gyarapodás gyakorlatilag
mérhetetlen, elenyésző.
A Főügyészségen automatikusan elkülönítik a programok az egyes
években keletkezett elektronikus adatállományokat. A többi szervnél ez
nem megoldott, így levéltári átvétel esetén az adott év szűrésével lehet
megoldani a leválasztást.
A szerveknél iktatott összes ügy számát (fő- és alszám) az
iktatóprogramban, illetve az éves ügyszámot az alábbi táblázat tünteti
fel. Utóbbi esetén általában az utolsó lezárt évfolyam, vagyis 2009
adatait kaptuk meg.
Szerv neve Szoftver neve
Összes ügyszám
Éves ügyszám
Fővárosi Bíróság Elnöki Iktató n.a. 3.590!
Fővárosi Bíróság GH
Iktatóprogram
56.000 100.000
Fővárosi Bíróság BIIR-BÍR-S: 32.599 994
Fővárosi Bíróság BIIR-BÍR-Ó: 3.844.183 378.405
Fővárosi Igazságügyi Hivatal
Kárpótlási 150.000 -
Fővárosi Ítélőtábla BIIR-BÍR-Ó - n.a.
Oldalszám: 168 / 254
Fővárosi Főügyészség BÜR 1.465.901 131.214
Fővárosi Főügyészség MAKÖR 182.271 Kb. 35.000
Fővárosi Főügyészség IÜR 47.568 Kb. 4.000
Fővárosi Fegyház és Börtön
- - Kb. 50.000
Fővárosi Büntetés-végrehajtási Intézet
- - 162.439
Összesen 5.788.522 895.642
A Fővárosi Bíróságon közel 4 millió iktatott ügy, a Főügyészségen pedig
1.7 milliót megközelítő iktatott ügy adatait és iratait őrzik.
Az Elnöki iktató adatai csak az éves ügyszámokat tükrözik. A GH
iktatója esetén pedig meghökkentő, hogy az éves gyarapodás nagyobb,
mint a korábban keletkezett összes ügyszám. Az éves gyarapodás
esetén is a Fővárosi Bíróság és Főügyészség, továbbá a Fővárosi
Büntetés-végrehajtási Intézet számai kiemelkedők.
Az Igazságügyi Hivatal kárpótlási programjában a személyi kárpótlásnál
nem különíthetők el a budapesti ügyszámok, a 150.000 a budapesti
vagyoni kárpótlási ügyek és az árverések száma. Ebben az ügyszakban
gyakorlatilag már nincsenek újonnan induló ügyek.
Az adatvagyon felmérés során azt is vizsgáltuk, hogy van-e rendszeres
adatmentés a szerveknél? Továbbá milyen adathordozóra
történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel, valamint
van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?
A Fővárosi Bíróságon rendszeresen mentik az adatokat a hálózati
meghajtóra, naponta és teljes körűen. A Főügyészségen szintén napi
mentéseket készítenek, DAT kazettára ntbackup programmal, időnként
teljes körűen, inkrementált módon. A kerületi ügyészségeken is külön-
külön mentenek hetente (péntek), helyi szerverekre. Az Ítélőtáblán LTO
kazettákra mentenek. Backup Exe programmal, teljes körűen. Az
Igazságügyi Hivatalnál az adatmentés a Novell funkciói révén, DAT
szalagokra (12/24 DDS3), napi, heti, havi rendszerességgel történik.
Oldalszám: 169 / 254
Sajnos egyedül az Igazságügyi Hivatalnál archiválják havonta az
adatmentéseket. A többi szervnél nem beszélhetünk archiválásról,
csupán üzemeltetési mentésekről.
A vizsgált jogszolgáltatási szerveknél alkalmazott szoftverek egyike sem
rendelkezik export funkcióval, ami az adatállományok migrálását
meglehetősen nehézkessé teszi. Ráadásul csak a bíróságon biztosít a
rendszer adatbázis-kezelő programja export lehetőséget: a BIIR-BIR-S
(Oracle) és a BIIR-BIR-Ó (MYSQL 4.0).
Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazása
A fővárosi jogszolgáltatási szervek esetében az alábbi tábla tartalmazza
az általuk használt ügykezelő szoftverek listáját.
Szerv neve
Gyártó Meg-neve-zés
Verzió Bevezetés
Akkreditáció Tanúsítvány
Fővárosi Igazságügyi Hivatal
AC Soft
Kft./VHS
oft
IRMA 39845 3871
8
Kibővített
/közigazgatási
portál interface/
02-T7872/2006-
03598
Fővárosi Bíróság
MicroSec E-
Signo
3.1.39.
0
2005 Teljes mértékű
megfelelés az
ETSI TS 101903
xAdES
szabványnak
http://srV.e-
szigno.hu/menu/
e_szigno_tanusitvany
.html
Fővárosi Bíróság
MicroSec Media
tor
5.1 2005 - -
Fővárosi Bíróság
MicroSec OCC
S
- - - -
Oldalszám: 170 / 254
Fővárosi Bíróság
Nexon Nexo
n Bér
41-2 2006 - -
Fővárosi Bíróság
Nexon Nexo
n
Beren
c
szem
élyzet
i rész
2008/0
1
2006 - -
Fővárosi Bíróság
GriffSoft
Rt.
GIIR s.028v.
02.
2005 - -
Fővárosi Ítélőtábla
GriffSoft
Rt. GIIR
- - - -
A jogszolgáltatási szerveknél, amint az táblázatból is kitűnik, csak az
Igazságügyi Hivatal, illetve a Fővárosi Bíróság használ akkreditált és
tanúsított szoftvert.
A GIIR több modullal rendelkezik. Ezek a pénzügyi, számvitel,
könyvelés, eszköznyilvántartás, készletnyilvántartás, bírósági bevételek,
valamint letétek, úgymint bírói, elnöki, tárgyi letét és a felszámolói
díjkiegészítés területét ölelik fel.
A MicroSec-es OCCS a cégbírósági metaadatok adatbázisa, Oracle
alapokon. A mérete nem jelentős, hiszen csak metaadatok tárolására
szolgál, az elektronikus iratokat az E-Signo tárolja. Ennek nagy mérete
miatt egyes megyei bíróságokon már voltak is tárolási problémák, ezen
az OIT hardverfejlesztéssel igyekszik úrrá lenni – de talán az E-irattári
szolgáltatásra is nyitottak lennének.
A Fővárosi Igazságügyi Hivatal fenti programja az IH szakterületeinek
zömét (mediáció, áldozatsegítés, jogsegély, lobbi (ez országos)
tartalmazza. A pártfogás szakterület külön áll, de ugyanúgy a VHSoft
által fejlesztett programban van.
Fontos kérdés volt, hogy korábban használtak-e más elektronikus
ügykezelő rendszereket, amelyeket már nem üzemeltetnek. A Fővárosi
Oldalszám: 171 / 254
Bíróságon ilyen, már használaton kívüli szoftvereit az alábbi táblában
gyűjtöttünk össze:
Szerv neveGyártó Megnevezés Verzió Használat
idejeFővárosi
Bíróság
IQSys BLR tárgyletét n.a. 2003-2006
Fővárosi
Bíróság
Microcom Bevételnyilvántar
tó
1.0 2005-2007
Fővárosi
Bíróság
Szijjártó Jenő Elnöki letét n.a. n.a.
Fővárosi
Bíróság
Szijjártó Jenő PCPénztár n.a. n.a.
Fővárosi
Bíróság
Saldo Főkönyv n.a. 2000-2005
Fővárosi
Bíróság
Nexon NexonBerenx-
illetmény
2006/14c 2002-2006
Fővárosi
Igazságügyi
Hivatal
IRMA elődje
A Fővárosi Igazságügyi Hivatalnál korábban az IRMA rendszer elődjét
alkalmazták, amely nem rendelkezett tanúsítvánnyal. Az IRMA
iktatórendszer szoros együttműködésben van a szakmai
tevékenységüket (Áldozatsegítés, Jogi segítségnyújtás, Pártfogás)
segítő elektronikus ügykezelő rendszerekkel.
Még az előbbi kérdésnél is fontosabb, hogy sikerült-e a már használaton
kívüli szoftverekből migrálni az adatállományokat. Ugyanis, ha nem
történt meg a migrálás, akkor tulajdonképpen veszélyeztetett
adatállományoknak kell tekintenünk őket – hiszen a mai informatikai
eszközökkel ezek a szoftverek már nem futtathatók, a korabeli
környezet pedig használhatatlanná válik, valamint az adatállományok
Oldalszám: 172 / 254
szerkezetét sem ismerik már. A kézikönyvek, műszaki dokumentációk
megsemmisülnek, vagyis aránytalanul nehézzé válik az adatállományok
felfejtése.
A Fővárosi Bíróság esetén az alábbi eredmények születtek:
BLR letét: nem teljes körűen, csak az aktuális ügyek
ESzigno: nem
Elnöki letét: nem teljes körűen, csak az aktuális ügyek
PCPénztár: egyáltalán nem
Főkönyv: egyáltalán nem
NexonBerenx-illetmény: egyáltalán nem
A Fővárosi Igazságügyi Hivatal korábban alkalmazott adatállományainak
migrálása 2005 végén megtörtént az iktató program és a szakmai
programok tekintetében. Az új szoftver bevezetésével a teljes
adatállomány migrálásra került. A migrálás hatékonysága 95-98%-os
volt. A néhány %-os migrációs problémát elsősorban nem az iktató
rendszerekben tárolt adatok, hanem a szakmai programok adatainak
eltérő adatbázis szerkezetbe történő áttöltése okozta.
A Fővárosi Bíróság esetében vázolt eredmények aggodalomra
adhatnának okot, de az ezekben a szoftverekben tárolt elektronikus
iratok — mint a hasonló tartalmú papíralapúak sem — nem képeznek
maradandó értéket, selejtezhetők.
A Fővárosi Bíróságon a nem akkreditált ügykezelő szoftverek az alábbi
adatbázis-kezelővel működnek/működtek:
BLR letét: Oracle
Bevétel nyilvántartó: DBase
Elnöki letét: DBase
PCPénztár: DBase
Főkönyv: DBase
Oldalszám: 173 / 254
NexonBerenx-illetmény: saját Nexon fejlesztés
ESzigno (OCCS): Oracle
Az Igazságügyi Hivatalnál az IRMA elődjének adatbázis-kezelője MSSql
alatt működött.
Az Ítélőtáblán a GIIR MySql segítségével fut, valószínűleg a Fővárosi
Bíróságon is.
A nem akkreditált ügykezelő szoftverek adatbázis-kezelői közül a MySql,
MSSql, Oracle modernebb, használhatóbb eszközök az E-levéltár
számára, de a Dbase-es állományok sok nehézséget okozhatnak majd
a Levéltár Technológiai Központ Laboratóriumának.
Felhasználói kézikönyvvel a Fővárosi Bíróságon az E-Szigno kivételével
rendelkeznek, illetve a Fővárosi Igazságügyi Hivatalnál is található
kézikönyv.
Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?
(GB) Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus ügykezelő
rendszerben évente?(GB) Kérdésekre a válaszokat az alábbi
táblázatban összegeztük.
Szerv neve Szoftver neve Éles adatállomány (GB)
Éves adatállomány (GB)
Fővárosi Bíróság ESzigno 1011 100-500
Fővárosi Bíróság GIIR 40.4 5.0
Fővárosi Bíróság NexonBér 2.6 n.a.
Fővárosi Bíróság Nexon Berenc
személyzeti
2.2 0.65
Fővárosi Bíróság Mediator n.a n.a.
Fővárosi Bíróság OCCS Eszigno Eszigno
Fővárosi Ítélőtábla GIIR 4.0 1.0
Fővárosi
Igazságügyi Hivatal
IRMA 5.0 1.0
Oldalszám: 174 / 254
Összesen 1065.2 307.65
Az ESzigno éves adatait átlagoltuk.
Az összes ügyszámra (fő- és alszám) vonatkozó kérdésünkre csak a
Fővárosi Bíróság és a Fővárosi Igazságügyi Hivatal válaszolt. Az
ESzigno 8.093.128, az Irma 500.000 ügyet tartalmaz összesen, azaz
mindösszesen az ügykezelő programokban: 8,593.128 ügy található. A
fentebbi táblázattal összevetve látható, hogy ennél a kettőnél jóval több
az ügykezelő rendszerek száma, ugyanakkor nagyságrendileg
mégiscsak útmutatónak vehetjük a Fővárosi Bíróságról közölt adatokat,
hiszen a fővárosi jogszolgáltatás legnagyobb irattermelője, túlsúlya
vitathatatlan.
Az egyes években keletkezett adatállományokat sehol sem különítik el.
Kivételt képez az E-Szigno, ahol ezt fájlrendszerben, mappaszinten
megteszik.
A Fővárosi Igazságügyi Hivatalnál a hatósági ügyintézéssel összefüggő
elektronikusan keletkezett iratok találhatóak a rendszerben, elsősorban
és döntően doc formátumban, melyeket külső fájlrendszerben tárolnak.
A Fővárosi Bíróságon az ESzigno e-akták formájában, speciális .es3
formátumban és fájlrendszer szintjén tárolja az e-iratokat. A GIIR-ben a
doc és a pdf, a NexonBér programban a pdf formátumokban történik az
elektronikus csatolmányok tárolása.
A Fővárosi Igazságügyi Hivatalnál rendszeres napi, heti és havi
adatmentés van DAT kazettára. A havi mentések archivált mentésként
funkcionálnak. Minden hónap végén elvégzett mentés 2003-ig
visszamenőleg a hivatal rendelkezésére áll.
A Fővárosi Bíróságon az ESzigno-t naponta mentik, NAS és
merevlemezre, szinkronizációval, GIIR-t, NexonBért és a Nexon Berenc
személyzeti részt szalagra, merevlemezre, optikai tárolóra, a teljes
adatbázist
Oldalszám: 175 / 254
A Fővárosi Bíróságon nincs a szoftvernek export funkciója. A Fővárosi
Igazságügyi Hivatalnál az iktatókönyveket, lekérdezések eredményét
lehet exportálni html, doc és xls formátumokba. Az iktatókönyvi
állományt év végén kiexportálták, kinyomtatták, illetve pdf-be
konvertálva CD-re kiírva archiválják.
A Fővárosi Bíróságon a rendszer adatbázis-kezelő programja támogatja
az alábbi formátumokat: az E-szigno az Oracle exportot, a GIIR és a
NexonBér adatbázis-kezelő az MSSql-t, xls-t, txt-t.
Az ügykezelő rendszerekben nyilvántartott iratok forrásértéke a levéltári
álláspont szerint a papíralapú változataik sorsát osztja, ahhoz viszonyul,
tehát ha az irattári terv szerint selejtezhető a papír dokumentum, akkor
azt elektronikusan is meg lehet tenni. Vagyis egy gazdasági/pénzügyi
jellegű szoftver adatállománya gyakorlatilag teljes mértékben
selejtezhető, míg egy IRMA kaliberű szoftver adattartalmát tekintve –
gondolva a bíróságokon folytatott papír alapú iratanyag értékelésekre –
akár a 40%-ot is elérheti a maradandó arány. Ugyanakkor
elgondolkodtató, hogy az elektronikusan tárolt adatállományok tárolási
helyigénye – megőrzésük esetén – elenyésző a papírhoz képest és
amilyen mértékben csökkennek az elektronikus tárhely árak,
megfontolandó nagyobb arányú megőrzésük.
E-mail archiválás
A Fővárosi Bíróságon, a Fővárosi Igazságügyi Hivatalnál és az
Ítélőtáblánál Novell GroupWise levelező rendszert, az ügyészségek és a
büntetés-végrehajtási intézetek a Microsoft Outlook rendszerét
használják levelezésre.
Oldalszám: 176 / 254
Ítélőtáblán tar-os tömörítéssel és teljes körűen mentik a levelezést.
Vannak archivált mentési állományok is, de nem különítik el évente az
adatállományokat.
A Fővárosi Bíróságon script alkalmazásával, eredeti fájlok másolásával,
teljes körű, napi teljes mentés történik. Archiválás egyénileg a címzettek
számítógépeire történhet.
A Fővárosi Igazságügyi Hivatalnál klasszikus értelemben a levelek
nincsenek külön mentve. A levelező rendszer és a benne aktívan
található levelek napi rendszerességgel kerülnek mentésre a
szervermentéssel azonos időben DAT kazettára. Így a mentés teljes
körű. Ezen felül lehetőség van felhasználónként levelezési archívum
kialakítására. Ezeket a felhasználók önmaguknak alakítják ki vagy a
szerverre, vagy a lokális gép merevlemezére. Az archiválás nem
kötelező, a felhasználóra van bízva a levelezési rendszerének
karbantartása (archiválás vagy törlés), de a levelező rendszerben
található anyagok összessége nem haladhatja meg a felhasználónkénti
100 MB adatmennyiséget. A Fővárosi Főügyészségen külön nem mentik
a levelezést, mivel az a napi mentés része.
A Fővárosi Büntetés-végrehajtási Intézetben (bevallásuk szerint) teljes
körű tömörítéssel mentenek, míg a Budapesti Fegyház és Börtönben
egyáltalán nem mentik a levelezést. A BVOP ugyanakkor kijelentette,
hogy ők végzik az egyes bv. intézetek levelezését (Exchange szerver).
Kb. 1400 fiókot képesek kezelni, az egyes fiókok mérete 0,2 GB. Az
említett 1400 fiók kb. 8000 munkatársra jut ez még akkor is szűkös, ha
minden munkatársnak nincs szüksége e-mail fiókra. A budapesti bv.
intézmények kb. 400 munkatárssal és 64-68 fiókkal rendelkeznek.
Egyedül a Fővárosi Büntetés-végrehajtási Intézetben különítik el a
mentési állományokban az egyes évek tartalmát. (Ez a kijelentés
kritikával kezelendő, ismerve hogy a BVOP látja el az e-mail
szolgáltatást.)
A mentett állományok méretét az alábbi táblázatban tüntettük fel:
Oldalszám: 177 / 254
Szerv neve Állomány mérete (GB)Fővárosi Bíróság 40
Fővárosi Igazságügyi Hivatal 4-5
Fővárosi Ítélőtábla 13
Fővárosi Főügyészség 32
Budapesti Fegyház és Börtön 0.1
Fővárosi Büntetés-végrehajtási Intézet n.a.
Összesen 90 (kerekítve)
Összefoglalva a tapasztaltakat megállapítható, hogy az e-mailek
archiválására nem fordítanak intézményi szinten gondot, azt általában a
címzettre hagyják. Kiderült, hogy a mentés és az archiválás kifejezést is
gyakran összemossák az informatikusok. A személyes beszélgetések
során derült ki, hogy valójában csak üzemeltetési mentéseket folytatnak,
amelyeket meghatározott időközönként felülírnak.
Az e-mailek, mint elektronikus iratok forrásértékét tekintve
meglehetősen nehéz helyzetben vagyunk. Hiszen a rengeteg levél
között elvész a hivatali, vagy más értékes levélváltás. Bár nehezen
hihető, de tapasztalatunk szerint a jogszolgáltatás területén e-mail
küldésével hivatalos ügy nem indul egyelőre, szemben pl. a
közigazgatással, tehát ilyen jellegű maradandó iratok felbukkanására
meglehetősen kicsi az esély. Ugyanakkor történhetnek bizonyos
háttéregyeztetések, hivatalosnak tekinthető megbeszélések, amelyek
írásban zajlanak, de ezek kiszűrése egy független személy, pl.
informatikus által lehetetlen. Csak a címzett segítségével juthatunk ilyen
jellegű e-irat birtokába, amennyiben archiválta gépére; annál is inkább,
mivel a levelezésben általában magántermészetű anyag is található.
Ennek közlevéltárba való átvétele, még akkor is, ha a hivatali rendszert
használták továbbítására, messzire vezet, aggályos. Tudomásunk
szerint egyébként az utóbbi időben bírósági gyakorlattá vált, hogy a
tárgyalások jegyzőkönyveit az érintett ügyvédek számára elektronikusan
is megküldik, majd azok szintén elektronikusan válaszolnak, tehetik meg
Oldalszám: 178 / 254
megjegyzéseiket. Az e-mailek maradandó értékét a korábbi felmérés
során kb. 20%-os arányra becsülték, amely számot alapos okokkal
alátámasztva sem növelni, sem csökkenteni nem tudjuk. Továbbá az
átvételnek technikai és adatvédelmi akadályai is felmerülnek. Feltehető,
hogy ez az irattípus nagy jelentőséggel bír, de egyelőre központi
archiválásukra nem fordítanak gondot.
Bármely típusú elektronikus aláírással ellátott e-iratok alkalmazásának helyzete
A jogszolgáltatási szervek közül egyedül a Fővárosi Bíróságon
fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot. A
többi szervnél tervezik a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését,
de általános hivatkozási alap az intézményi költségvetés
forráshiányosságára való hivatkozás. A Budapesti Fegyház és Börtön
nyilatkozata szerint már el is vetették bevezetését. A Fővárosi
Főügyészség nyilatkozata szerint ez a Legfőbb Ügyészség feladata. Az
Ítélőtábla a törvényi előírásokra utalt, vagyis akkor vezetik be, ha
jogszabály írja elő számukra. Az informatikusuk úgy látja, hogy ez lesz a
jövő (l. közbeszerzési ügyek). A cégbírósági ügyekben már előírták
bevezetését.
Összegezve megállapítható, hogy amíg az állami költségvetés a
jogszolgáltatási szervek költségvetésében nem biztosít a feladatra
forrást, addig az elektronikus aláírás elterjedése, szélesebb körűvé
válása nem várható.
Elektronikus adatbázisok helyzete
Szerv neve Név Cél Csatol-mány
Formá-tum
Mé-ret
Éves gyarapo-
Adatbázis-kezelő
Oldalszám: 179 / 254
(GB) dás (GB)
Budapesti Fegyház és Börtön
Intranet
portál
doku-
mentum
megosztás
igen .xls, .jp
g, .pdf,
.doc, .
1.0 0,3 MySQL
BFBIMI bérszámfejt
és
nem 0,5 0 Oracle
BFBConfoto fénykép-
kezelés
igen .jpg, 0,1 0 MySQL
Fővárosi Bíróság
PostAdmin Postakönyv
előállítása,
elektronikus
beadás
- - 100
GB
1 TB InterBase
FB
E-Corvina
központi
tárolás
OITH
könyvtár-
nyilvántartó
- - - n.a. -
FBKis-Téka Könyvtár-
nyilvántartó
- - 0.04 n.a. MySql
FBBCS eszköz-
nyilvántartó
- - - - InterBase
FB
Munkaidő-
nyilván-
tartó
munkaidő
nyilván-
tartás,
beléptetés,
szabadság-
nyilván-
tartás
- - 0.2 0.1 MySql/
Possgres
Összes101.84
1000.4
A Budapesti Fegyház és Börtön (3 db) és a FB (5 db) rendelkezik
bármely célra rendszeresített elektronikus adatbázissal. Az adatbázisok
Oldalszám: 180 / 254
számbavétele esetén gyakori probléma volt, hogy félreértésből a
kérdőívben az iktató szoftvert is itt tüntették fel (pl. Ítélőtábla).
A Budapesti Fegyház és Börtönben megmutatták azt az intranetes
rendszert, amellyel az intézményvezető parancsait (ezek az utasítások,
hivatalos körlevelek stb. megfelelői) juttatják el a bv. dolgozókhoz. A
parancsok eredetije az iktatott iratok között található. Az intranet portál
php-joomla-mysql alapú. A csatolt dokumentumokat (xls, pdf, jpg, doc)
az intranet szerver a fájlrendszerében tárolja, ezek mérete kb. 1 GB. Az
adatbázist havonta mentik, ennek mérete kb. 0,02 GB. Korábbi
állományok megmaradnak. Az IMI adatbázis egy része számviteli
jellegű, amelyekben korábban migrálás történt.
A Confoto kb. 0,1 GB terjedelmű, amelyben az aktuálisan náluk lévő
letartóztatottakról készült fényképeket tárolják. Az adatbázis nem
növekszik, mert az intézményből elbocsátottak fényképét adatvédelmi
előírás alapján azonnal törölniük kell, így az adatbázisban mindig az
őrizetesek létszámának megfelelő számú fénykép van.
A BVOP-nál a büntetés-végrehajtás területén az 1990-es években indult
a fogvatartottak nyilvántartására szolgáló adatbázis, amelybe
visszamenőleg bevezették 1974-ig a fogvatartottak adatait. A
nyilvántartó szoftver Recital alapú Xbase adatbázisra épül, de a gyártója
már nem létezik. Az összes intézet adatait tartalmazza. Egyedi
fejlesztésű adatbázis-kezelő szoftver, szándék van MySql-re migrálásra.
Az adatbázis mérete kb. 70-100 GB. Az adatokat 50 évig kell
megőrizniük. A levéltár érdeklődésére számottartó, maradandó értékű
anyag.
A Fővárosi Bíróságon a frissen bevezetett PostAdmin program
metaadatokat tartalmaz, a postakönyvek kiváltására szolgál. A megadott
mérettel (100 GB, éves 1 TB – ez csak számított érték az eddigi
méretből) szemben a bírósági informatikusoknak is fenntartásaik
vannak, túlzottnak tartják. Egyedül a PostAdmin esetén a különítik el a
mentési állományokban az egyes évek tartalmát. szalagra, tar
programmal, teljes mentés.
Oldalszám: 181 / 254
Az alábbi szoftvernek van export funkciója, ami PostAdmin esetén csv,
xls, xlm, a Kis-Tékánál és a BCS-nél xls formátumokat támogat.
Az export lehetőséget biztosítja a rendszer adatbázis-kezelő programja
és ez alábbi formátumokat támogatja: Kis-Téka MySql, munkaidőnyilv.
MySql és Postgress.
Adatbázis-kezelő program színvonala, minősége (Oracle, Postgress,
MySql) az InterBase kivételével E-levéltári szempontból megfelelő
volna, de ezen adatbázisok - bérszámfejtő, gazdasági,
eszköznyilvántartó, munkaidő, posta, könyvnyilvántartó, fénykép (ez
utóbbi kivételével) – maradandó értéküket tekintve nem tartanak számot
a levéltár érdeklődésére, hiszen papíralapon selejtezhetők, (pl.
postakönyv) 5 év őrzési időt követően. A fotókat tároló adatbázisból
viszont törvényi alapon törlik a szabadlábra kerülők anyagát, tehát nincs
mit átadni a levéltárnak. Vagyis a jogszolgáltatási adatbázisok
tekintetében nem kell átvétellel számolnunk, ugyanakkor véleményünk
szerint általában – a gazdasági jellegűtől eltekintve - az adatbázisok
információtartalma maradandó értéket képez. Az átvétel mennyiségét a
gazdasági és ügyviteli jellegű adatbázisok arányából lehetne
prognosztizálni, de ez a jelen helyzetben, a hiányos adatok miatt,
megbecsülhetetlen. Ezen kívül még a BVOP-nál vezetett fogvatartotti
nyilvántartás adatállományai képeznek maradandó értéket6, de ezek
átvétele egyrészt törvényi, másrészt illetékességi (Magyar Országos
Levéltár) kérdéseket vet fel.
Hang- és képrögzítés
6 A BFB fényképadatbázisa és a BVOP fogvatartotti nyilvántartása részben vagy egészében ugyanaz lehet.
Oldalszám: 182 / 254
A kérdőívekre adott válaszok alapján egyik szervnél sem használnak a
hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas
eszközöket.
A helyszíni felmérés során azonban kiderült, hogy a helyzet ennél
sokrétűbb.
A Budapesti Fegyház és Börtön esetében a biztonsági kamerák nem az
informatikához, hanem a biztonsági osztályhoz tartoznak. A kamerák
egy része nem rögzít, más részükről – valószínűleg ez a rögzítésre
képes kamerák korábbi generációja – csak egyedi hardverrel vagy
szoftverrel, speciális formátumban menthető le a rögzített film, más
részük pedig merevlemezre ment, de akár pendrive-val is lementhető
róla a tartalom. A rögzített felvételeket alapesetben nem őrzik meg, a
felvételek 1-3 hét után felülíródnak; a különleges események felvételeit
parancsnoki intézkedésre külön kimentik valamilyen adathordozóra.
Ide tartozik a Confoto (l. adatbázisok), amely kb. 0,1 GB terjedelmű, és
az aktuálisan náluk lévő letartóztatottakról készült digitális fényképeket
őrzik. Az adatbázis nem növekszik, mert az intézményből elbocsátottak
fényképét azonnal törölniük kell.
A BVOP-n jelezték, hogy mind a fényképes nyilvántartás, mind a
távmeghallgatások miatt fontos lenne a hang- és képrögzítés
helyzetének megnyugtató megoldása, de ez még várat magára.
Az Ítélőtáblán valójában előfordul, hogy a peres felek (főként vádlottak),
illetve ügyvédek kérésére rögzítik a tárgyaláson elhangzottakat, és ezek
CD-re írva bekerülnek az aktába (és mint ilyen, 1. fokon irattározódnak,
nem itt!). A Fővárosi Bíróságon pedig külön kérésre analóg formában
használnak a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és
képrögzítésre alkalmas eszközöket.7
7 Tapasztalataink szerint mindig készítenek audiofelvételt, azt írják át később, vagy ha azonnal gépelnek, akkor is készül hangfelvétel, hogy ellenőrizni tudjanak.
Oldalszám: 183 / 254
Mint az a helyszíni felmérések során kiderült, a terület nem tartozik
kimondottan az informatikus és irattáros szakterületek illetékességi
körébe.
A hang és képállomány nyilvántartás léte részlegesen, az adatok és az
audiovizuális állományok kapcsolata egyáltalán nem tisztázott. A
Confoto kivételével arra sem tudtak válaszolni, mekkora az eddig
keletkezett/tárolt állományok mennyisége.
Az elektronikus iratoknak ez a fajtája szintén átvételre tarthatna igényt a
levéltár számára és bíróságok esetében jó esélyjel meg is valósulhat. A
hivatali működés során keletkezett képállomány véleményünk szerint
100%-osan maradandó egy fényképes nyilvántartás esetében. A
büntető és egyéb peres ügyek esetében arányai viszonyulnak a
korábban folytatott, a papíralapú iratok vizsgálata során megállapított
30-40 %-os megőrzés mértékéhez.
Oldalszám: 184 / 254
Konvertálás, migrálás
Ebben a pontban csak az adatbázisok esetére kértünk választ, az iktató
és ügykezelő szoftverek esetében az aktuális fejezetben ismertettük.
Szerv neve Megnevezés Formátum GBFővárosi Büntetés-végrehajtási Intézet
E-mail Zip 0.1
Fővárosi Bíróság BLR letét Oracle 50
Fővárosi Bíróság elnöki letét Clipper 1,8
Fővárosi Bíróság PCPénztár Clipper 1,2
Fővárosi Bíróság Saldo Clipper 1,48
Fővárosi BíróságNexonBerenc-
illetmény Pascal 2,1
Összesen 56.59
A formátumra vonatkozó kérdésünket félreértelmezve tömörítést és
adatbázis kezelőket írtak le.
A zip formában csomagolt (0.1 GB) e-mail-ek használatát a Fővárosi
Büntetés-végrehajtási Intézetnél az eredeti Outlook szoftverbe való
visszatöltéssel oldják meg.
A Fővárosi Bíróságon jóval több, mintegy 56,58 GB terjedelemben tárolt,
letéti és pénztári, illetményi jellegű adatállományokat szükséges
migrálni, konvertálni. Nem fejtették ki, de valószínűleg futtatják a korábbi
(Oracle, Pascal és Clipper) adatbázis kezelőkben.
Budapesti Fegyház és Börtön esetében a bérszámfejtés (IMI) szoftver
esetében korábban már történt migrálás, Dbase-ből Oracle-be, egy
külső cég által.
Oldalszám: 185 / 254
Az Ítélőtáblán a BIIR-be a Kovács-féle Lajstrom programból 2006-ban
Dbase-ből MySql-be történt konvertálás, amelynek az adattisztítása
hosszú és bonyolult művelet volt.
Nem sok olyan adatbázis került a felmérés látókörébe, amelyben történt
migrálás vagy konvertálás, de az arra várók száma sem magas.
Összességében megállapítható, hogy a szervek a folyamat költséges és
bonyolult volta miatt inkább a korábbi alkalmazás segítségével érik el
régi adataikat. Ritkán mégis megvalósítják a feladatot, de ekkor gyakran
külső cég segítségét veszik igénybe. A migrálás, konvertálás
tapasztalatait illetően is meglehetősen szűkszavúan nyilatkoztak (l. még
fentebb iktató és ügyiratkezelő szoftverek).
Intézményi honlapok
Mindenhol rendelkeznek intézményi honlappal, bár a Főügyészség, mint
központosított szerv esetében a Legfőbb Ügyészség az illetékes annak
gondozásában (www.mklu.hu).
A Fővárosi Igazságügyi Hivatal rendelkezik szintén egy központi
kezelésben lévő honlappal (www.kih.gov.hu). A portált Dokk Novell
keretprogram segítésével, napi rendszeres frissítéssel tartja karban
saját kezűleg az Igazságügyi Hivatal. Hasonló a helyzet a büntetés-
végrehajtási intézeteknél is, ahol a honlapot a BVOP szabályozza
(www.bvop.hu), de egy külső cég tartja karban. A Fővárosi Bíróságnak
(www.fovarosi.birosag.hu) és Fővárosi Ítélőtáblának (www.itelotabla.hu)
külön honlapja működik.
Az Ítélőtáblán nem archiválják a honlapot, a mentésről sem nyilatkoztak.
A Legfőbb Ügyészség nem adott erre vonatkozó információt. A Fővárosi
Bíróságon, a Fővárosi Igazságügyi Hivatalban, a Budapesti Fegyház és
Börtönnél, valamint a Fővárosi Büntetés-végrehajtási Intézetnél mentik a
honlapot.
Oldalszám: 186 / 254
Az archiválás formáját, módszerét és időszakait illetően az alábbi
információkat nyugtáztuk:
A Budapesti Fegyház és Börtönnél a honlapot kézi módszerrel, havi
gyakorisággal, zip. formában tömörítik. Az intranet portál php-joomla-
mysql alapú. A honlapjukat ugyanezen program segítségével
készítették, időnként szintén elmentik. A honlap egyébként külső cég
szerverén található. A Fővárosi Büntetés-végrehajtási Intézetnél
folyamatos tömörítéssel mentenek.
A Fővárosi Bíróságon napi mentést folytatnak, részben külső céggel,
beépített script (drupál modul) segítségével. Felmerült az intézményi
intranet (szintén drupal alapú), amely a szokásos módon a bírósági
dolgozók tájékoztatásának fő eszközévé vált; a felhívások, közlemények
csak egy része (elnöki) iktatott irat.
A Fővárosi Igazságügyi Hivatalban hetente történik a mentés egy másik
szerver merevlemezére.
Az intézményi honlapok archiválása (nem a biztonsági mentése)
meglehetősen bonyolult folyamat, amely egyelőre technikai
nehézségeket is jelent, hiszen archiválás esetén egy korábbi hivatkozás
idővel eltűnhet, vagyis nem jeleníthető meg, a hivatkozások archiválása
pedig jelentősen megnöveli a terjedelmet.
Az intézményi honlapok archiválása azért problematikus, mert
dinamikusan előállított oldalak esetén bonyolult csak a változást
archiválni, ilyenkor általában az egész szolgáltató keretrendszert annak
adatbázisával együtt a legegyszerűbb archiválni. Ez természetesen
további bonyolult kérdéseket vet fel a rendszer és annak
adatbáziskezelőjének időről időre történő upgardelésével kapcsolatban.
E-Irattári szolgáltatás
Oldalszám: 187 / 254
Mind a kérdőíves megkeresés, mind a helyszíni interjúk alkalmával
írásos tájékoztatást – utóbbi esetben szóbelit is – kaptak a
jogszolgáltatási szervek informatikai szakemberei az E-Levéltár mellett
kiépítendő E-Irattárról, illetve az általa nyújtható szolgáltatásokról.
Összességében pozitív, várakozásteljes hozzáállást tapasztaltunk a
szervek részéről, néhány kivételtől eltekintve érdeklődnek, illetve az
intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák az elektronikus irattári
szolgáltatást.
A Fővárosi Igazságügyi Hivatalban egyetért az e-irattári szolgáltatások
kialakításával, és mindenben támogatja törekvéseit, de jelenleg nem tud
olyan pontot megjelölni, amelynél igénybe venné a kialakítandó e-irattári
szolgáltatást.
A Fővárosi Főügyészség, mint erősen központosított szerv a Legfőbb
Ügyészség hatáskörébe tartózónak vélte a véleményformálást, onnan
viszont nem rendelkezünk információval.
A Budapesti Fegyház és Börtönnél, valamint a Fővárosi Büntetés-
végrehajtási Intézetnél érdeklődnek iránta és hasznosnak tartják az
elképzelést.
Az Ítélőtábla informatikusai szerint lenne igény E-irattári szolgáltatásra
(pl. adatvesztés megelőzése), azonban jelezték, hogy a Kopint-
Datorggal, mint üzemeltetővel szemben a bíróságokon többeknek
fenntartásaik lehetnek.
A Fővárosi Bíróságnál kialakított pozitív álláspont alapján szó lehetne
egy pilot-projekt keretében E-Szigno, vagy BIIR szoftverek
adatállományainak e-irattári átadásáról is.
Az ügyészségeken vezetett Büntető Ügyviteli Rendszer (BÜR) 1993-
1994-es évfolyamainak átvételére a Magyar Országos Levéltár
vezetésével egy pilot-projekt indult 2010 májusában. A cél a Dbase
alapú program konvertálása és az adatállományok migrálása egy Oracle
alapú relációs adatbázisba, majd a SIARD nevezetű svájci szabvány,
illetve SIARD Suite eszköz segítségével az E-levéltári
követelményeknek megfelelő SIP-AIP-DIP létrehozása. Bár ez a
Oldalszám: 188 / 254
folyamat nem szorosan az E-Irattári szolgáltatások körébe tartozik, de
elképzelhető, hogy példa értékű lehet és a jogszolgáltatási szervek
merev hozzáállását fellazíthatja.
Digitalizálás
A kérdőívben nem szerepelt, de a helyszíni interjúk alkalmával felmértük
az intézményi digitalizálás helyzetét.
A Fővárosi Igazságügyi Hivatalban tervként többször is felmerült a
digitalizálás gondolata (amely jelentősen növelné az elektronikus
adatállományok mennyiségét), de pályázatuk sikertelenül zárult.
Elképzelésük szerint digitalizálták volna a kárpótlási iratokat – ez
egyrészt hely- és így költségmegtakarítást jelentene (az épület bérlete
kb. 100 millió Ft évente), másrészt biztosítaná az értékes és óriási
terjedelmű iratanyag megmaradását, levéltárba kerülését. A két évvel
ezelőtti becslés szerint a digitalizálás összköltsége kb. 800 millió Ft lett
volna. (A 17 000 ifm iratanyag természetesen nemcsak a BFL, hanem a
MOL illetékességébe tartozó anyagot jelent.)
A Fővárosi Bíróság digitalizálási terveiről az alábbi tervekről adtak
számot: minthogy a bíróságok egyik legnagyobb problémáját az irattárak
telítettsége jelenti, erre megoldást jelenthetne az iratok digitalizálása,
akár retrospektívan is. Mivel a jelenlegi jogszabályok az eredeti,
papíralapú iratok megőrzését és levéltári átadását követelik meg, ehhez
jogszabály-változtatásokra is szükség lenne.
A Fővárosi Bíróság Cégbíróságán 2005 januárja óta keletkeznek
úgynevezett e-akták. Az e-akta tartalma általában egy , vagy több .pdf
fájl, de ha a séma megengedi, tartalmazhat más, akár média típusú
fájlokat is. A. pdf alkalmazását a 2006. évi V. tv. kötelezővé tette. Az e-
aktán belül egy fájl is aláírható, de aláírással ellátható a teljes akta is
(http://srv.e-szigno.hu/menu/index.php?lap=tudasbazis).
Oldalszám: 189 / 254
Eleinte még csak a cégiroda által szkennelt és az iroda munkatársai
által aláírt akták keletkeztek. 2005 októberében kapták az első – jogi
képviselő által aláírt – dokumentumot, de a tömeges iratképződés csak
2006-ban indult. Ezeket az iratokat *.es3 kiterjesztésű fájlokban tárolják
szerverükön.
A tárolt adatok struktúrája:
év/hónapésnap/irattípuscégjegyzékszámsorszám.es3, pl.
2010/0621/C_u50109914157000160.es3.
Az alkalmazás http:// protokollon keresztül továbbítja a felhasználó
gépére és az ott telepített e-szignó alkalmazás segítségével tudja
azokat megnyitni, módosítani, aláírni és a módosított változatot
visszaküldeni a szerverre.
Az e-akták mennyisége évente folyamatosan növekszik:
Év Aktaszám Terjedelem (GB)
2005 143399 98
2006 277130 140
2007 344675 180
2008 772075 319
2009 1205672 278
2010* 580589 118
*2010. június 22-én érvényes adatok.
Az e-akták tárolására a hely csökken, hiszen egyre kevesebb a
szkennelt dokumentum, mivel már a beadáskor elektronikus formában
kerülnek be az iratok. Az adatok egyre nagyobb hányada közvetlenül
irodai programcsomagok segítségével előállított dokumentum és
nyomtatvány. A számviteli törvény szerinti beszámoló elektronikus úton
is letétbe helyezhető és közzétehető, ugyanakkor az elektronikus úton
benyújtott beszámolót minősített elektronikus aláírással kell ellátni.
2008 júliusa óta lehetőség nyílt az úgynevezett egy órás eljárás keretén
belül, a nyomtatvány segítségével ügyintézni a cégbejegyzéseket.
Ezeknek az e-aktáknak kisebb a méretük.
Oldalszám: 190 / 254
Az elektronikus kézbesítés 2008. júliusi bevezetésével még kisebb e-
akták keletkeznek.
A Fővárosi bíróság a régebbi iratok digitalizálásával nem foglalkozott.
2007. január 1. óta jogszabályi kötelezettség, hogy az ügyfél kérésére a
cégbejegyzési iratról elektronikus másolatot készítsenek, amennyiben
az nem elektronikusan érkezett. Ez viszont nem nagy mennyiség.
2009 óta a cégeljárásban kötelező az elektronikus eljárás használata,
ezért a beérkező anyagot nem kell digitalizálni. A formanyomtatványok
(XML) használatával lehetővé vált az automaták alkalmazása is, amely
elősegíti az irodai szerkesztői tevékenységet, pontosabb és gyorsabb
munkavégzést, vagyis rövidebb eljárást is eredményez.
A jogszolgáltatás iratkezelőinél tapasztaltakat összegezve elmondható,
hogy bár a szervek közt meglehetősen sok hasonlóság fedezhető fel
alaptevékenységükben, elektronikus iratkezelésük meglehetősen eltérő
mind a múltban, mind a jelenben. Ugyanakkor legalább az jelenthet a
jövőre nézve reményt, hogy egyes szakágaik már szervezetrendjükből
fakadóan is erősen központosítottak. Így nyilvánvaló, hogy a Fővárosi
Bíróság és az alá tartozó kerületi bíróságok egységes koncepció
mentén alakítják ki elektronikus iratkezelésüket majd a jövőben. (Mindez
ugyanakkor nem jelenti azt, hogy az ítélőtáblai szint feltétlenül
kompatibilis lesz ezzel.) Ugyanez elmondható az ügyészségi és
büntetés végrehajtási szervezetről is. Amennyiben az elektronikus
levéltári projekt levéltári szakmai oldala értő figyelemmel kíséri ezeknek
a rendszereknek a kiépülését (mint amire a BÜR esetében most esély
van) akkor a jogszolgáltatási szerveknél keletkező adatvagyon hosszú
távú megőrzése garantált lesz.
Büntető Ügyviteli Rendszer (BÜR) ismertetése:
A Büntető Ügyviteli Rendszer az ügyészségi szervezetben keletkezett
büntetőügyek iratainak iktatási és ügyintézési anyagainak
nyilvántartása. A rendszerben az 1993. január 1-jén folyamatban lévő
ügyeket tartották nyilván a fővárosi székhelyű ügyészi szerveknél. 1994.
Oldalszám: 191 / 254
január 1-jétől valamennyi ügyészi szerv bekapcsolódott a rendszerbe.
Az adatbázis büntetőeljárásokhoz kapcsolódóan tárolja az adatokat, egy
ügy egy büntetőeljárás, amely több ügyészi szervet érinthet, minden
adat az ügyekhez kapcsolódik így például a személyek csak a
büntetőeljárás vonatkozásában szerepelnek. Az irattári tervek
használata nem feltétlenül volt konzekvens a rendszerben. Az iratokat
az egyes ügyészi szervek szervergépein tárolják.
Az iratok struktúrája: ügyészi szervenként/évente/dbfájlok. Fájl neve
XNN ahol X az azonosító az NN az évszám (Pl U95.dbf az ügy fájl 1995.
évi állománya. Az adatfájlok eredetileg ügyészségi szervenként (167) a
helyi szerverekre telepített adatfájlok, ügyészségi egyedi azonosítójuk
nincs. A kerületi ügyészségek (kerület évenként változnak pl. a
V.VIII.XIII. kerületi ügyészségből a VIII. kerületi kivált) Fővárosi
Ügyészségi Nyomozó Hivatal, Budapesti Fellebbviteli Főügyészség,
Budapest Főváros Levéltára illetékességébe, a Központi Ügyészségi
Nyomozó Hivatal, Legfőbb Ügyészség (nyomozásfelügyeleti és
büntetőbírósági két adatbázis, Praetor Praxis) az Országos Levéltár
illetékességébe tartozik.
Az adatállomány adatfájlokból és kódfájlokból áll. Az adatfájlok ügyészi
szervenként/évenként elkülönült dbase fájlokban vannak. A fájlok
elnevezése XNN, ahol X a fájl azonosítója NN pedig a naptári év utolsó
két számjegye (pl. U96.dbf az Ügy 1996. évi fájlja). A rendszer
kezdetekor a tárolási szűkösség miatt logikai tömörítést kellett
alkalmazni. 20MB tárterületre 8 év anyagának be kellett férni, ezért
erőteljes kódolást és konverziót alkalmaztak és bizonyos adatmezőket
200-as számrendszerbe tömörítettek. A név fájl terjedelmét például 20
karakterben korlátozták, az ennél hosszabb nevek 20+ karaktereit külön
fájlban azonosítóval tárolták. Azonosítóként belső rekordsorszámot
használ.
Sem az adatbázishoz, sem az azt használó alkalmazáshoz nem készült
egykorú dokumentáció, rendelkezésre áll, de az ügyészi szervek
jegyzéke, az adatbázis struktúra és az alkalmazás menürendszerének
leírása.
Oldalszám: 192 / 254
Az adatállományból válogatott származtatott adatokat tárol a
PraetorPraxis központi adatbázis 2005. január 1-jétől kezdődően,
jelenleg 9GB terjedelemben. Az adatgyűjtés elsősorban a különböző
helyi adatállományokban előforduló gyanúsítottak ügyészi szervezeten
belüli priorálására szolgál.
Oldalszám: 193 / 254
A FŐVÁROSI RENDVÉDELMI IRATKÉPZŐK ELEKTRONIKUS ADATVAGYONÁNAK FELMÉRÉSE ÉS ÉRTÉKELÉSE
A felmért iratképzők:
- Budapesti Rendőr-főkapitányság (BRFK),
- Repülőtéri Rendőr Igazgatóság (RRI).
A 2010. február óta a Budapest Főváros Levéltára illetékességébe
tartozó Országos Rendőr-főkapitányság Gazdasági Főigazgatóság
Közép-magyarországi Gazdasági Ellátó Igazgatóság (GEI) felmérésre
nem került sor. Ez a szerv (nagyrészt) BRFK jogutód, az alapítása óta
csekély mennyiségű elektronikus iratot képzett. Ez a GEI látja el a BRFK
számítástechnikai szupportját.
Elektronikus iratkezelés helyzete:
Mindkét rendvédelmi szerv a rendőrségnél rendszeresített RobotZsaru
Neo 3.90 verziójú elektronikus iratkezelő rendszert használja. Az
ügyiratkezelés részleges, az iktatás teljes körű.
A BRFK-n a Robotzsaru 2000-ben került bevezetésre. A program
bűnügyi iktatásra megfelelően használható a kezdetektől, az általános és
szabálysértési ügyek használata azonban eleinte nem volt
zökkenőmentes (a programfejlesztők véleménye a program használóitól
eltér). Kiegészítő jelleggel a rendőrség használta az RSZABS nevű
Oldalszám: 194 / 254
programot, ennek tartalma azonban teljes körűen migrálva lett a már
szabálysértési iratokat is kezelni tudó Robotzsaruba.
A Robotzsaru adatbázisának teljes terjedelme 2,5 TB, ebből 1,1 TB a
BRFK, Országos Rendőr-főkapitányság (Orfk) és a Pest megyei Rendőr-
főkapitányság (Pmrk). Becslések szerint a BRFK ebből kb. 0,5 TB. Az évi
250-400 ezres ügyszám (főszám + alszám) évente 150-200 GB-al növeli
a terjedelmet, bár ez az érték az ügykezelési funkciók növekedésével
egyenes arányosan nőhet.
Az egyes években keletkezett állományokat nem különítik el.
A fájlmellékletek (támogatott formátumok: rtf, txt, jpg, doc, xls, pdf)
adatbázisban vannak tárolva, amihez Oracle 9 adatbázis-kezelőt
használnak. A fájlok mérete 1,5 MB-ban korlátozva van a gyorsabb
letöltés és adatátvitel érdekében. A program továbbá képes saját, rtf
kiterjesztésű, ún. „RZS-irat” létrehozására és tárolására is. A három
hónapnál nem régebbi mellékletek az adatbázis ügyviteli, a régebbiek az
adatbázis dokumentum tárában találhatók.
Adatmentést rendszeresen végeznek a Veritas szoftverrel, időnként teljes
körűen, archivált példányok létrehozásával.
A RobotZsaru rendelkezik export funkcióval. Oracle adatbázis-export,
Dump, XML export, továbbá lehetséges (a rendszerbe integrált E-Group
által gyártott SDX aláíró modul segítségével) hiteles, elektronikusan aláírt
formátumban az iktatókönyv adatok kinyerésére. Kiterjesztése SDXM
(azaz Melasz-ready SDX) formátumban, amely egy szabványos XML
séma szerint áll elő.
Az RRI-n a RobotZsaru 2009-ben került bevezetésre (általános jellemzőit
lásd a BRFK-nál). Terjedelme kb. 0,2 GB, ami közelítéssel megfelel egy
év iratkapacitásának. Szabálysértési iratokat a szerv nem keletkeztet.
2009-ben általános 15981 (ebből 6031 főszám), bűnügyi 2434 (ebből 407
Oldalszám: 195 / 254
főszám) iktatás történt a programban. A Robotzsaru NEO-ban az egyes
évek elkülönítése megtörtént, külön állományként kezelendőek.
A szerv 2002-2008 között az Administrator for Lotus Notes programot
használta. Az adatállomány nem került migrálásra, az iratok
nyilvántartására, selejtezésére a mai napig használatban van (új iktatás
nem folyik benne). A benne található iratokról Word-be másolt
adatállomány rendelkezésre áll, ez azonban nem tekinthető teljes értékű
exportnak (nincs benne minden szükséges információ). Nincs valódi
exportálási lehetőség, a Lotus Notes keretrendszer zárt rendszer, az
Administrator meglévő (nem tanúsított) verziója nem támogatja az
exportot sem Excelbe, sem xml-be (fejlesztést igényelne). Valójában -
jobb híján - a leválogatott adatokat „copy+paste” módszerrel emelik át a
Lotus képernyőről az Excelbe. Irattári jelek, őrzési idő manuális
pontosítása, javítása folyik jelenleg az adatállományban, ebből kerül
kinyomtatásra az iktatókönyv. A Lotus-ban levő iratok kb. 25%-a
szkennelve csatolásra került 2001-től (a normák esetében az arány
100%). Külön norma könyvtárral is rendelkeznek. Szkennelve (pdf-ben)
rendelkezésre állnak az igazgatói intézkedések, normák és a saját
keletkeztetésű iratok. A Lotus a Domino Doc dokumentumtároló
adatbázissal működik, amelyben nem az iktatási adatok, hanem az
iratképek, dokumentumok találhatók. A Lotus Notes ügykezelői rendszer
körülbelül 30-35 GB tárhelyet foglal el, ebbe azonban beletartozik az
integrált levelezőrendszer fennmaradt anyaga is. Csak iktatott levelek
kerültek elmentésre. A hivatalos e-mail automatikusan átkerült a
rendszerbe, mivel a levelezőrendszer az ügyiratkezelő rendszer integráns
részét képezte. Az elektronikus iratok (email-ek, szkennelt iratképek,
iratadatok) hitelességét a rendszer önmagában belül (zárt, saját PKI
segítségével) garantálja. A Lotus Notes programban az egyes évek
érkeztetései, iktatásai évenkénti bontásban szerepelnek, ezen belül
létrehozásra kerültek külön iktatókönyvek is – funkciók, illetve szervek
szerinti bontásban. A Lotus Notes programban nem volt sem fájlméret,
sem fájlformátumbeli korlátozás. Így támogatta például a txt, rtf, doc
formátumú szöveges dokumentumokat, az xls kiterjesztésű táblázatokat,
Oldalszám: 196 / 254
valamint a jpeg, tif , pdf kiterjesztésű képeket, illetve minden olyan
fájlformátumot, aminek a kezelőprogramja az adott gépen futott. A Lotus
Notes program adatmentése hordozható winchesterre, illetve CD-re
történő kiírással került végrehajtásra.
E-mail archiválás
Jelenleg általános jelleggel használják mindkét szervnél a Novell
Groupwise 7.0 elektronikus levelezőrendszert, mellette próbaüzemben a
RobotZsaru NEO elektronikus ügykezelői rendszerbe integrált
levelezőrendszert. E-mail, amennyiben hivatalos tartalmú, papíralapon
nyomtatásra kerül, majd iktatják.
A beérkezett, illetve elküldött levelek archiválása beállítható manuálisra
és automatikusra egyaránt, az egész folyamat a felhasználótól függ. A
mentett állományokban nem különítik el az egyes években keletkezett
anyagokat. Az éppen aktuális, központi mentett adatállomány mérete a
BRFK esetében 27 GB, az RRI esetében 2,7 GB. A mentett adatállomány
azonban csak 1 hónapig hozzáférhető, utána automatikusan archiválódik
a felhasználó merevlemezén. Az így archivált állomány további
kezelésére előírás nincs.
Elektronikus aláírással ellátott iratok
Jelenleg nem került alkalmazásra fokozott biztonságú, illetve minősített
elektronikus aláírás, csak a Robotzsaru Neo ügykezelői rendszer belső
ügyáttételi, postaküldési funkciójában megtalálható felhasználó-
azonosítás. A rendszer jelenleg is alkalmas hiteles elektronikus
iratforgalom kezelésére az Ügyfélkapun keresztül (13 iratminta
esetében).
Elektronikus adatbázisok helyzete
Oldalszám: 197 / 254
Mind a BRFK, mind az RRI adatokat tölt fel a Kriminalisztikai Archiváló
Rendszerbe (KAR). A KAR a felmérés idején még kevesebb, mint egy
éve futott, terjedelme kb. 370 GB volt. Az egyes rendvédelmi szervek
adatállománya nem választható le a rendszerről. A KAR Oracle alapon
fut.
Egyéb, levéltári szempontból érdemleges adatbázist nem sikerült feltárni
a szerveknél.
Hang- és képrögzítés
A Budapest Ferihegy Nemzetközi Repülőtér területén elhelyezett CCTV
kamerák képei (hang nélkül) kerülnek rögzítésre, 30 napos határidővel.
Amennyiben a felvétel kapcsolódik egy ügyhöz, az ügyiratba kerül
elhelyezésre a felvétel CD-n vagy DVD-n.
A BRFK-nál is használnak (a hivatali tevékenység dokumentálására)
hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket. Ezek egy része –
hasonlóan az RRI-hez – az ügyiratokhoz lesz szerelve CD-n, DVD-n vagy
BLU-RAY adathordozón, ASF formátumban. Más része a Robotzsaruhoz
kapcsolódó fájlszerveren található, melyet egy kijelölt BRFK szakszerv
kezel, és melynek selejtezése 2010-től levéltári engedélyezéssel történik.
A fájlok többsége 2006 utáni köztéri kamerafelvétel, terjedelme kb. 8 TB,
éves növekménye kb. 2 TB.
A rendőrségnél keletkező kép- és hangfelvételek (térfigyelő rendszerek,
biztosítások, segélyhívások, rádióforgalmazások) szabályozása
folyamatban van. A szabályozás során fontos levéltári szempont a
közérdeklődésre számot tartó események audiovizuális anyagának
hosszú távú megőrzése, melynek során kép- és hangfelvételek az ügyirat
részeként kerülhetnek levéltárba. A segélyhívások esetén időszaki
mintavétel tűnik ésszerűnek.
Oldalszám: 198 / 254
Konvertálás, migrálás
Lásd az elektronikus iratkezelésnél.
Intézményi honlap
Mindkét rendvédelmi szerv honlapja egy alportál az ORFK honlapján
(www.police.hu). Az oldal cms feldolgozó rendszert használ. Az oldalon
több, levéltári szempontból érdemleges információ található: rendőrségi
hírek, normák, szervezeti ábra, évkönyvek, rendfokozati jelzések,
körözési toplisták, ajánlások, statisztikák, költségvetési alapokmányok,
sajtó médiatár. Az oldal archiválásáról az illetékes Magyar Országos
Levéltár tud információt adni.
E-irattár
Az RRI esetében az E-irattár használata nem merült fel, mivel kevés a
keletkező - és saját kezelésű – elektronikus irat. Az elektronikus iratok
tömegessé válását követően hasznosnak tartanák.
A BRFK-n is hasznosnak tartják az e-irattári szolgáltatást, de
csatlakozásra vonatkozó szándékukat nem jelezték.
Oldalszám: 199 / 254
A FŐVÁROSI EGÉSZSÉGÜGYI-SZOCIÁLIS IRATKÉPZŐK ELEKTRONIKUS ADATVAGYONÁNAK FELMÉRÉSE ÉS AZ
EREDMÉNYEK ÉRTÉKELÉSE
A felmért iratképzők
- Fővárosi Önkormányzat Egyesített Szent István és Szent László
Kórház-Rendelőintézet,
- Fővárosi Önkormányzat Szent János Kórháza és Észak-budai
Egyesített Kórházai,
- Fővárosi Önkormányzat Nyírő Gyula Kórház,
- Fővárosi Önkormányzat Visegrádi Rehabilitációs Szakkórház és
Gyógyfürdő,
- Fővárosi Önkormányzat Jahn Ferenc Dél-pesti Kórház és
Rendelőintézet,
- Fővárosi Önkormányzat Heim Pál Gyermekkórház,
- Fővárosi Önkormányzat Bajcsy-Zsilinszky Kórház és Rendelőintézet,
- Fővárosi Önkormányzat Péterfy Sándor utcai Kórház-Rendelőintézet és
Baleseti Központ,
- Fővárosi Önkormányzat Szent Imre Kórház,
- Fővárosi Önkormányzat Uzsoki utcai Kórház,
- Fővárosi Önkormányzat Károlyi Sándor Kórház és Rendelőintézet,
- Fővárosi Önkormányzat Központi Stomatológiai Intézet,
- Budapest Főváros Önkormányzatának Módszertani Gyermekvédelmi
Szakszolgálata.
A 12 fővárosi fenntartású kórház mellé egy további szerv került
bevonásra, ahol a befogadott gyerekek adataiból komoly adatbázis-
Oldalszám: 200 / 254
építés folyt az elmúlt évtizedben. Az adatbázis levéltári átvétele indokolt.
Ez utóbbi szerv adataival csak az adatbázisokra vonatkozó fejezetnél
foglalkozunk, a jelentés a kórházakra koncentrál.
Elektronikus iratkezelés helyzete
A 12 iratképző iktatási rendszerét az alábbi táblázat részletezi.
Szervek megneve-zése
elektronikus iktatás + ügykezelés akkreditált szoftverrel
Elektroni-kus iktatás akkreditált szoftverrel
Elektroni-kus iktatás NEM akreditált szoftverrel
beveze-tés dátuma
Terjede-lem (GB)
évi növek-mény (GB)
Papír-alapú iktatás
Fővárosi Önkor-
mányzat
Egyesített Szent
István és Szent
László Kórház-
Rendelőintézet
0 0 X
Fővárosi Önkor-
mányzat Szent
János Kórháza és
Észak-budai
Egyesített
Kórházai
0 0 X
Fővárosi Önkor-
mányzat Nyírő
Gyula Kórház
Kontroller 2008 0,1 0,015
Fővárosi Önkor-
mányzat
Visegrádi
Rehabilitációs
Kontroller 2009 0,15 0,01
Oldalszám: 201 / 254
Szakkórház és
Gyógyfürdő
Fővárosi Önkor-
mányzat Jahn
Ferenc Dél-pesti
Kórház és
Rendelő-intézet
0 0 X
Fővárosi Önkor-
mányzat Heim Pál
Gyermekkórház
Excel 2007 0,1 0,025
Fővárosi Önkor-
mányzat Bajcsy-
Zsilinszky Kórház
és Rendelő-
intézet
Adacta.NET 2008 8,5 6
Fővárosi Önkor-
mányzat Péterfy
Sándor utcai
Kórház-Rendelő-
intézet és Baleseti
Központ
E-iktat 2009 0,4 0,4
Fővárosi Önkor-
mányzat Szent
Imre Kórház
Eti 2000 0,02 0,002
Fővárosi Önkor-
mányzat Uzsoki
utcai Kórház
0 0 X
Fővárosi Önkor-
mányzat Károlyi
Sándor Kórház és
Rendelő-intézet
Kontroller 2009 0,01 0,01
Fővárosi Önkor-
mányzat Központi
Excel 0,005 0,001
Oldalszám: 202 / 254
Stomatológiai
Intézet
Összesen: 9,285 6,463
Átlag: 0,77 0,54
A szervek harmada – a felmérés időpontjában - nem használt
elektronikus iktatóprogramot.
A Szent István Kórházban folyamatban van az elektronikus
ügyiratkezelés bevezetése (első lépésben csak iktatási céllal). A program
neve Andoc, mind a négy telephelyről (Szent István Kórház (központ),
Szent László Kórház, Merényi Gusztáv Kórház (és Dél-pesti
Traumatológiai Központ), Jáhn Ferenc utcai Rehabilitációs Központ
Óbester utcai tüdőszűrő és tüdőgondozó állomás) elérhető lesz. A
telephelyek között többféle összeköttetés (optikai kábel, bérelt vonal, wifi,
publikus internetkapcsolat) működik. A Szent István és Szent László
Kórház között már jelenleg is optikai kábelen áll fenn a kapcsolat. Az
Andoc akkreditált szoftver, év közbeni (2010) bevezetést terveznek a
korábbi tárgyévi állományok feltöltésével. Az Andoc Microsoft alapú
szoftver Mssql adatbázis-kezelő háttérrel. A virtualizált microsoft
szerverek Linux-XEN hypervisor fölött futnak. Erőforrások hiányában
egyelőre csak iktatásra használják majd, digitalizálás, vagy szkennelés
nem lesz. Az alacsonyabb sávszélességgel bekapcsolt telephelyeket
terminál szerveren keresztül tervezik bekapcsolni az Andoc-ba.
A Szent János Kórház 2008-óta rendelkezik megfelelő programmal
(Kontroller), de azt – lassúsága miatt – nem használja, papíron iktat.
A Jahn Ferenc Kórházban anyagi okokból kifolyólag nem is tervezik
iktatórendszer beszerzését.
Az Uzsoki Kórházban a elektronikus iktatás bevezetését többször
tervezték, de ez különböző okok miatt (anyagi stb.) mindig elmaradt.
A kórházak negyede nem akkreditált iktató szoftvert használ.
Oldalszám: 203 / 254
A Heim Pál Kórházban nem hivatalos iktatás folyik Excelben, 3
számítógépen már 2007 óta. Minden évben új Excel táblát nyitnak az
iktatáshoz. Az iktatásban résztvevő három számítógép egymásra
kereszt-mentést végez. Évente kb. 60.000 új iktatás történik. Az évi
keletkező elektronikus iratmennyiség 0,025 GB, az összes rendelkezésre
álló 0,1 GB.
A Szent Imre Kórházban az Eti nevű szoftvert 2000 óta használják, ezzel
a kórházakban használt iktatószoftverek közül ez a „legrégebbi”
használatban lévő. Alszámokat nem tud a program generálni, viszont
használ gyűjtőszámokat. Az adatbázis-kezelője Access. Minden évben új,
mdb formátumú adatállomány jön létre kb. 0,002 GB terjedelemben. A
programban évente kb. 1300 iratot iktatnak. Az állomány Excelbe
exportálható. Az állományokat CD-re mentik.
A Stomatológiai Intézetben túl alacsony az ügyszám (évi kb. 400) ahhoz,
hogy érdemes legyen elektronikus iktatást bevezetni. Nem hivatalos
Excel tábla létezik a papíralapú iktatás „segédleteként”, terjedelme
elhanyagolható.
Négy kórházban folyik elektronikus iktatás akkreditált szoftverrel,
ügykezelési funkciók nélkül.
A Nyírő Gyula Kórházban 2008 szeptembere óta használják a Kontroller
nevű programot (Mssql alapon), használata problémamentes. Az
ügykezelő (dokumentumkezelő) szoftver modult nem rendelték meg a
fejlesztőktől, mert túl költségesnek találták. Az évi létrejövő
adatmennyiség 0,01-0,02 GB. Az egyes években keletkező
adatállományokat nem különítik el. Az éves iktatószámok száma kb. 2500
(fele-fele arányban főszám-alszám). Naponta rendszeres adatmentést
végeznek. A szoftvernek saját formátumú exportja van: egy txt és egy rar
fájl. A kórház 2003-2008 között az Eti nevű szoftvert használta, amit nem
migráltak (a gyűjtőszámok migrálása túl költséges lett volna). Ennek
terjedelme kb. 0,005 GB, archiválása megtörtént, keresésre még
használatban van.
Oldalszám: 204 / 254
A Visegrádi Rehabilitációs Szakkórház és Gyógyfürdőben 2009 óta
használják a Kontroller nevű programot (Mssql alapon). Az éves iktatott
iratok száma kb. 1000, terjedelme évente 0,006 GB. A szoftver xml
exportra képes, rendszeresen archivált. 1997-2008 között az Iqutato
nevű, dBase alapú szoftvert használtak, amelyet nem migráltak.
Terjedelme kb. 0,15 GB.
A Péterfy Sándor utcai Kórházban 2009 óta használják az E-iktat nevű
szoftvert. 2009-ben 8743 iktatás történt, terjedelme 0,4 GB. Adatmentés
mindig teljes database dump merevlemezre és szalagos egységre. A
rendszer adatbázis-kezelő programja Mssql dump export lehetőséget
biztosít.
A Károlyi Sándor Kórházban 2009 óta használják a Kontroller nevű
programot (Mssql alapon). A szoftver sebességére – ellentétben egy
másik kórháztól kapott véleménnyel – nincs panasz. Alkalmas lenne
csatolásra (dokumentumkezelés) és xml exportra, de ilyen célból nem
használják. Dokumentum szkennelésre alkalmas eszközzel
rendelkeznek, egyelőre tesztelték, de nem vezették be. Az éves ügyszám
kb. 13000, terjedelme 0,01 GB. A szoftvert naponta mentik. A kórház házi
készítésű Excel táblákban is iktatott 2004-től, ezeket nem migrálták
(terjedelmük elhanyagolható).
Egy kórházban folyik elektronikus iktatás akkreditált szoftverrel, az
ügykezelési funkciók használatával.
A Bajcsy-Zsilinszky Kórházban 2009 óta használják az Adacta.NET nevű
szoftvert (Mssql alapon). A szoftvert ügykezelésre is használják, minden
ki- és bejövő küldemény szkennelésre kerül. A papír alapú szkennelt
dokumentumokat TIFF formátumban csatolják. A telephelyek 10Mbit
sávszélességű hálózati kapcsolattal vannak összekötve. Az
iktatást/ügyiratkezelést mindenhol egységesen használják. A teljes
adatállomány mérete 8,5 GB, ez valamivel több, mint egy év iktatása.
Évente kb. 8000 iktatás van. Adatmentést folytatnak (Sql mentés), napi
rendszerességgel, minden második napon másik állományba,
negyedévente a teljes adatállományról archiválnak egy-egy szalagos
Oldalszám: 205 / 254
mentést, ezen kívül két szerver között van folyamatos üzemi mentés. Az
Mssql-nek van export funkciója (adatbázis táblánként lehet exportálni, de
az adatok értelmezhetőségéhez szükséges a programfejlesztő cég
közreműködése). Lehetséges export formátumok: DOC, BMP, CSV,
HTM, JPG, MPP, MSG, PDF, PPT, RTF, TIF, TIFF, TXT, VSD, XLS.
Email archiválás
Általános tendenciaként csak üzemi mentés folyik az egészségügyi
iratképzőknél, archiválás nincs. Néhány kórháztól kaptunk tájékoztatást
archiválásról is, ez azonban csak a felhasználó kérésére, illetve a
felhasználó által történik. Az üzemi mentés alatt álló összes mennyiség a
12 kórház esetében kevesebb, mint 200 GB.
Elektronikus aláírással ellátott iratok
A kórházaknak a fekvő- és kúraszerű ellátásról szóló
teljesítményjelentést elektronikus aláírással ellátva kell megküldeniük a
Gyógyinfonak. Egy kórház számolt be ezen kívül elektronikus aláírással
ellátott banki levelezésről (Szent Imre Kórház). A Központi Stomatológiai
Intézetnél nincs fekvőbeteg ellátás, így ott egyáltalán nincs minősített
aláírással ellátott irat.
Elektronikus adatbázisok helyzete
A kórházak betegnyilvántartó és digitális röntgen szoftvereit, ezek
terjedelmét az alábbi táblázat részletezi. Az adatokat a kórházakkal való
írásbeli és szóbeli kommunikáció során szereztük be, pontosságuk az
Oldalszám: 206 / 254
adatszolgáltatás pontatlansága miatt megkérdőjelezhető. Az
adathiányokat kérdőjellel jelöltük.
Aktuális betegnyilvántartó szoftver(ek)Digitális CT/MRI
rendszer
névTerjedelem
(GB)
évi
növekmény
(GB)
terjedelem
(GB)
évi
növekmény
(GB)
Szent István és
Szent László
Kórház-
Rendelőintézet
Medsolution,
Meditcom600 40 500 100
Szent János
Kórház és
Észak-budai
Egyesített
Kórháza
Medworks 1000 ? 1000 1000
Nyírő Gyula
KórházInforend ? ? 0 0
Fővárosi
Önkormányzat
Visegrádi
Rehabilitációs
Szakkórház és
Gyógyfürdő
Phoenix 4,558 0,35 0 0
Jahn Ferenc
Dél-pesti
Kórház és
Rendelőintézet
Medsolution 17,5 0,35 ? 4000
Heim Pál
GyermekkórházClinicom 90 4 0 0
Bajcsy-
Zsilinszky
Meditcom 75 10 7000 2000
Oldalszám: 207 / 254
Kórház és
Rendelőintézet
Péterfy Sándor
utcai Kórház-
Rendelőintézet
és Baleseti
Központ
Medsolution 67,2 5 2000 222
Szent Imre
KórházMedworks 400 50 7500 1800
Uzsoki utcai
KórházMedworks 486 91 2800 500
Károlyi Sándor
Kórház és
Rendelőintézet
Promed 4530 453 ? ?
Központi
Stomatológiai
Intézet
Dental 4 0,9 0,07 0 0
Összesen: 7271,158 653,77 20800 9622Átlag: 661,01 65,38 2080,00 874,73
A digitális röntgenre az AGFA PACS (Picture Archiving Communication
System) rendszert használják. Több kórház a szolgáltatást nem maga
végzi, hanem kiszervezte azt egy magánvállalkozásnak. A digitális
röntgenek fővárosi terjedelme már most kb. 20 TB, éves várható
növekménye kb. 10 TB. Az 1997. évi XLVII. törvény (az egészségügyi és
a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezeléséről és védelméről) 30.
§ (2) szerint ezek őrzési ideje legalább 30 év, így fővárosi szinten a
hosszútávon őrzendő mennyiség – a jelenlegi gyarapodást alapul véve –
300 TB felettire becsülhető. A kórházi gyakorlat szerint az egészségügyi
dokumentációt, illetve a képalkotó diagnosztikai eljárással készült
felvételt a beteg tulajdonaként kezelik. A legrégebbi PACS rendszer 2004
óta működik (Szent Imre kórház, Medimon).
Oldalszám: 208 / 254
Minden kórháznál használnak szoftvert a betegek nyilvántartására, ezek:
Medsolution (3 helyen), Meditcom (2 helyen), Medworks (3 helyen),
Inforend, Phoenix, Clinicom, Promed, Dental 4. Ezeken kívül korábban
még a következő szoftvereket használták: CT-Medika, Neuron (Hospnet),
Albacomp. A legkorábbi kórházi beteg-nyilvántartási szoftvert 1990-ben
vezették be (Szent István kórház, DOS alapon). A régebben használt
szoftvereket néhány kórház migrálta az újonnan bevezetett programba,
néhány nem. A migrálás kórházanként változó, 50-100% körül volt
sikeres. A nem migrált szoftverek általában – keresési célból –
rendelkezésre állnak. Az aktuális adatállományok archiválása megoldott.
A kórházi informatika alulfinanszírozott, akad olyan kórház, ahol két
betegnyilvántartó szoftvert használnak párhuzamosan, mert a korábbi
összevonáskor nem volt pénz egységes számítógépes hálózat
kiépítésére.
A megszüntetett Schöpf-Merei Ágost Kórház és Anyavédelmi Központ
elektronikus adatvagyonáról, annak hollétéről nincs érdemi információnk,
pedig a főváros korábbi egyik speciális szakkórházában
(http://www.budapest.hu/engine.aspx?page=2000-szoc-merei) 2002-ben
biztosan létezett már elektronikus betegnyilvántartás).
A kórházakban hasznát adatbázisokat az alábbi táblázat részletezi. A
kisebb jelentőségű ügyviteli szoftverekkel (gyógyszertári programok, bér-
és munkaügyi nyilvántartások, könyvelési szoftverek stb.) összefoglaló
jelentésünkben nem foglalkozunk részletesen.
Szerv neve Név CélCsatol-mány
FormátumMéret (GB)
Éves gyarapo-dás (GB)
Adatbázis-kezelő
Jahn Ferenc Dél-pesti Kórház
Medsol,
Progress 17,5 4,2
Postfix –
mysql
Oldalszám: 209 / 254
CT 4000
Bajcsy-Zsilinszky Kórház
PACSDigitális
radiológia DICOM 7000 2000 MSSQL
Meditcom Betegny. 75 10 MSSQL
Károlyi Sándor Kórház
ProMed
Beteg-
ellátás
dokumen-
tálása
ODST 10.0 4,5 0,453 SQL
GyurikaGyógy-
szertár dBase 1,65 0,175 dBase
NetGazd
Tgazd
Korfok
Gazdasági
rend-
szerek
dBase 7,44 0,62 dBase
QB-
ÉlelemÉlelmezés dBase 2,75 0,35 dBase
Onko-
lógia
Onkológiai
betegadm. dBase 2 0,1 dBase
Tüdő-
gondozó dBase 1,2 0,3 dBase
OrgwareMunkaügy
-bér DPM 0,29 0,029 Oracle 1.1
Péterfy Sándor utcai Kórház
Pénzügyi Pénzügy - Dbf 3,71 0,48 Dbase
Gazda-
ságiGazdasági - Dbf 6,77 0,45 Dbase
Munka-
ügyi
Munka-
ügy- Oracle 4,1 0,5 Oracle
Gyógy-
szertár
Gyógy-
szertár-
PervasiveS
QL2,09 0,2
PervasiveS
QL
Gondozói Gondozók - Mssql 5,95 0,08 Mssql
Élel- Élelmezés - Mssql 0,55 0,05 Mssql
Oldalszám: 210 / 254
mezés
Medsol
2002-től
Beteg
adminisz-
tráció
- Progress 17 5 Progress
HospNET
adatbázis
Beteg
adminisz-
tráció régi
BK
- Mssql 52,2 0 Mssql
ARCHÍV
UM
Kórlaptári
Nyilvántart
ás BK
- Mssql 0.355 0.3 Mssql
PACS
PACS
adatbázis
régi BK
DICOM MySQL 0.278 0 MySQL
DICOM
PACS
DICOM
felvételek
régi BK
- DICOM 278 0 DICOM
PACS 2000 222
Szent Imre Kórház
MedWork
s Kórházi
Informa-
tikai
Rendszer
egészség-
ügyiigen JPG,doc 400 50 Oracle
Orgware
JDolber
program-
rendszer
humánpo-
litikaIgen JPG,doc 20 2 Oracle
EIR
rendszer
Fővárosi
Önkor-
mányzat
felé
adatszol-
Igen XLS,DBX 3 0,5 MS Acces
Oldalszám: 211 / 254
gáltatás
AGFA
IMPAX
rendszer
PACS Igen DICOM 2000 900 MSSQL
Novodata
GYÓGYÍ
R
rendszer
Patikai
kiskeres-
kedelem
Nem - 0,015 0,003
Andromé
da
rendszer
Labora-
tóriumi
informa-
tika
Nem - 4 0,3 PosgreSQL
Medimon
kftPACS igen DICOM 5500 900 MSSQL
Szent István Kórház
MedSol Beteg nyt. 100 10 Progres
Meditcom Beteg nyt. 500 30 MsSql
EcoStat Gazdaság 100 10 MsSql
Dolber/IMI Munkaügy 50 5 Oracle/DBF
Quadroby
teÉlelmezés 40 4 MsSql
AGFADigitális
CT/MRI 500 100
Oracle/
MsSql
SKPontGyógyszer
tár 20 2 DBF
MediSoft Vérellátás 20 2 MySql
Corvax Patika 20 2 DBF
NovoDat
aPatika 20 2 MsSql
Integram
edLabor 50 10 MySql
Uzsoki utcai Kórház
Klinikai
rendszer
Beteg-
nyilván-
képek Jpg, PDF 486 91 Oracle
Oldalszám: 212 / 254
tartás
Pénzügyi
rendszer
Pénzügy,
számvitel,
leltározás,
doku-
mentu-
mok
*.doc 1,2 0,2 Oracle
PACS
rendszer
rtg, ct
nyilván-
tartás
képek DICOM 2800 500 Interbase
Munka-
ügyi
rendszer
Dolgozói
adat-
nyilván-
tartás
0,5 minimális Dbase
Munka-
ügyi
rendszer
fizetés,
soron
kívüli bér,
egyéb
bérjellegű
adat
0,8 minimális Oracle
Szent János Kórház
Medworks
klinikai
betegadat
ok nyilván-
tartása
Nem - 1000 0,02 Oracle
Medworks
gazdasági
gazdasági
adatokNem - 1000 0,02 Oracle
PACS PACS 1000 1000
Központi Stomatológiai Intézet
Dental
adat-
nyilván-
tartás
0 0 0,9 0,07 DBase
Személyi
adat-
nyilván-
tartás
0 0 0,8 0,004 Oracle
Könyvelés
anyag-
nyilván-
tartás
0 0 0,9 0,01
Admin. 0 0 0,7 0,21
Oldalszám: 213 / 254
Levelezés
Nyírő Gyula Kórház
Inforend (Synergon
Betegny. Oracle
Főnix (Bakersoft
Betegny. Msql
Visegrádi Rehabilitációs Szakkórház
PhoenixBeteg-
forgalomVan hl7 4,558 0,35 mssql
Összesen: 25126 9867
Hang- és képrögzítés
A kórházakban általában nem használnak a hivatali/szakmai tevékenység
dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket, a
következő kivételekkel:
XXIV. 4D (és egyéb) ultrahang (a lekérdezés után rögzítésre nem
kerül),
XXV. Hangrögzítés diktafonnal (pl. a Patológián; megőrzésre nem kerül),
XXVI. A Szent Imre kórházban a vezetői értekezletek hangfelvételei
(ezeken kívül a szabályzatok, illetve a fontosabb közérdekű információk)
a hálózat egy mappájába elmentésre kerülnek. A mentett állomány
mérete az adatfelméréskor 4,7 GB volt.
XXVII. A Heim Pál kórház többféle digitalizált állománnyal (fényképek,
filmek, riportok, iratok, naplók, kórházi újság) rendelkezik. A digitalizálás a
rendelkezésre álló humán és anyagi erőforrások függvényében
folyamatos. A digitalizált filmjeik terjedelme kb. 50 GB, amely maradandó
értékkel bír.
Oldalszám: 214 / 254
Konvertálás, migrálás
Lásd az iktatásról, illetve az adatbázisokról szóló részt.
Intézményi honlap
Minden kórház rendelkezik honlappal, ahol bizonyos információkat (pl.
várólista) kötelesek közzétenni. A honlapok tartalma ezeken kívül
„szegényes”, esetleg a kórház saját újságja (Heim – Gyógyhírek, János –
A Mi Kórházunk) található rajta. A Heim Pál kórház oldalán található
„ízelítő” a kórház, illetve az ott folyó tevékenység történetéről (fényképek,
interjúk).
A kórházi honlapok általában csak üzemi mentés alá kerülnek, érdemi
archiválás csak a Szent Imre, illetve a Nyírő Gyula kórházban folyik.
Név Fővárosi Önkormányzat Bajcsy-Zsilinszky
Kórház és Rendelőintézet
Web cím www.bajcsy.hu
Név Fővárosi Önkormányzat Szt. János Kórháza és Észak-budai Egyesített Kórházai
Web cím www.janoskorhaz.hu
Név Fővárosi Önkormányzat Heim Pál Gyermekkórház
Web cím www.hpgyk.hu
Név Fővárosi Önkormányzat Jahn Ferenc Dél-pesti
Kórház és Rendelőintézet
Web cím www.jahndelpest.hu
Név Fővárosi Önkormányzat Károlyi Sándor
Kórház és Rendelőintézet
Web cím www.karolyikorhaz.hu
Név Fővárosi Önkormányzat Központi
Stomatológiai Intézet
Oldalszám: 215 / 254
Web cím www.stomatologia.hu
Név Fővárosi Önkormányzat Nyírő Gyula Kórház
Web cím www.nyiro.hu
Név Fővárosi Önkormányzat
Péterfy Sándor Utcai Kórház - Rendelőintézet
és Baleseti Központ
Web cím www.peterfykh.hu
Név Fővárosi Önkormányzat Szent Imre Kórház
Web cím www.szentimrekorhaz.hu
Név Fővárosi Önkormányzat Egyesített Szt. István és Szt. László Kórház - Rendelőintézet
Web cím www.istvankorhaz.hu
Név Fővárosi Önkormányzat Uzsoki Utcai Kórház
Web cím www.uzsoki.hu
Név Fővárosi Önkormányzat Visegrádi Rehabilitációs
Szakkórház és Gyógyfürdő
Web cím www.visegradikorhaz.hu
E-irattár
A kórházi iktatóprogramok forrásértéke, illetve mérete nem indokolja a
programban való részvételt.
A betegnyilvántartó szoftverek, de különösen a képalkotó diagnosztikai
eljárással készült felvételek mérete, hosszú megőrzési ideje azonban
érdekeltté teheti a kórházakat az E-irattári szolgáltatásokban való
részvételben. Az elektronikusan kezelt betegdokumentáció központi
tárolása emellett a beteg érdeke is lehet, hiszen így adatait – a program
országos szintre való bővülésével – más kezelő intézmények is le tudják
kérni.
Oldalszám: 216 / 254
A FŐVÁROSI OKTATÁSI-KÉPZÉSI INTÉZMÉNYEK ELEKTRONIKUS ADATVAGYONÁNAK FELMÉRÉSE ÉS AZ
EREDMÉNYEK ÉRTÉKELÉSE
A főváros oktatási és képzési intézményei elektronikus adatvagyonát két
irányból megközelítve igyekeztünk feltárni. Korábbi előzetes
tájékozódásaink alapján az igazgatási és fenntartói szervek ilyenfajta
adatképzésének formáit derítettük fel. Ezt követően az egyes oktatási
intézmények elektronikus adatkezelésének és -vagyonának felmérését
végeztük el sztenderd kérdőív révén.
A) Oktatásügyi szakigazgatási és fenntartói adatgyűjtés és nyilvántartás
Ebben a szakaszban három fővárosi illetékességű oktatásügyi-képzési
szerv elektronikus iratképzéséről számolunk be. A három szerv közül
kettő országos hatáskörű államigazgatási feladatkörű szerv országos
illetékességgel:
1. Az Oktatási Hivatal, melynek Közép-magyarországi Regionális
Igazgatósága (OH) 2006. évi felállítása óta fővárosi és Pest megyei
hatáskörrel működik.
2. A Budapesti Munkaerőpiaci Innovációs Központ (BMIK) pedig
kiemelten fontos fővárosi és Pest megyei működési területtel. Az
intézményt a Foglalkoztatáspolitikai és Munkaügyi Minisztérium és
Budapest Főváros Önkormányzata 1993-ban közösen alapította, az
emberi erőforrások fejlesztését elősegítő programok megvalósítása
érdekében.
3. A Fővárosi Oktatástechnológiai Központ Szolgáltató Nonprofit
kft. (FOK kft) a főváros oktatásinformációs portálját működteti. Más
Oldalszám: 217 / 254
szervhez nem is történt kérdőív kiküldése, így a válaszadást teljes
körűnek tekintjük.
Elektronikus iktatás és ügyiratkezelés
A két államigazgatási szervnél van csak elektronikus iktatás, mindkét
helyen 2008-ban vezették be (IMAP akkreditált a BMIK-nél, Kontroller2
az OH-nál). Az OH-nál megtörtént a korábbi állományok migrálása a
rendszerbe, a BMIK-nél nem. Az adatmentés a felsőbb szervezeti
szinten, az országos központban történik. Mindkét helyen van valamilyen
export-funkció: a BMIK-nél Word és Excel, CSV és XML az OH-nál.
A FOK kft-nél jeleztek ügyiratkezelő rendszert, InCash iktató 1.29-es
verziójút, amely 2008 májusától működik.
Email archiválás
Mindhárom szervnél más rendszert használnak (POSTFIX, EXIM, MS
Outlook), mindenütt mentik az állományokat, de sehol sem elkülönítve. A
BMIK-nél 0,7GB a mentett állomány mérete, az OH-nál, ahol viszont a
szerver teljes mentése történik 8,5GB. (FOK n.a.)
Elektronikus aláírás
A BMIK-nél használnak ilyet, az OH-nál elvben lehetséges, de nem
gyakorlat, a FOK-nál nem használnak, de tervezik a bevezetését ez
évben.
Oldalszám: 218 / 254
Elektronikus adatbázisok helyzete
A BMIK-nél nem számoltak be adatbázisról. Az OH-nál 6
adatbázisról számoltak be, mind kliensként működik webes eléréssel,
tehát minden technikai feladat – az adattárolást is beleértve – a
központban zajlik. Export funkciójuk rendszerint van ezeknek. A FOK
négy alapvető adatbázisról számolt be: először a weboldalaikat
működtető portáladatbázisról és a könyvelési adatbázisról. Az előbbi –
alapvető – 15GB méretű, éves gyarapodása 2BG. (A könyvelő
adatbázisnál ezek az értékek 0,5GB ill. 0,1GB.) Heti rendszerességgel
mentik az adatokat és van exportlehetősége is a rendszernek. A FOK
legfontosabb másik két adatbázisa
- az F2 (korábban FŐKIR, azaz Fővárosi Közoktatási Információs
Rendszer) 2003-óta működik, jelenleg 127, túlnyomó többségében
középfokú közoktatási intézmény alapadminisztrációját biztosítja,
államilag akkreditált, és
- az AIR rendszer az Önkormányzat mint fenntartó felé történő
adatszolgáltatást biztosítja, olyan módon, hogy az egyes intézmények
alapító okiratainak adatait tartja nyilván egy „intézményi adattörzs”-ben.
Ebben igen részletes, a feladatköröktől az helyiség- és épületállományig
terjedő adatok kerülnek, a feltöltése folyamatban van.
Hang- és képrögzítés
Hang- és képrögzítést a MBIK-nél használnak, de oktatási anyagként,
továbbá esetlegesen az OH-ban diktafont, de a felvételeket nem őrzik
meg.
Oldalszám: 219 / 254
Konvertálás, migrálás
Az OH-nál és a BMIK-nél nincs sem használaton kívüli sem
migrált/konvertált adatállomány. A FOK-nál történt már ilyen sikeres
művelet 2009-ben: MDB-ből SQL-be.
Intézményi honlap
A FOK és BMIK rendelkezik saját honlappal (www.fok.hu és
www.bmik.hu), de egyik sem archiválja a tartalmat (külön). Az OH saját
honalappal nem rendelkezik, csak központival (www.oh.gov.hu).
E-Irattári szolgáltatások
A FOK érdeklődik iránta, az OH saját magára nézve nem tartja
időszerűnek, de perspektivikusan hasznosnak értékeli.
A helyszíni felmérés eredményei
Mindhárom szervnél elvégeztük a helyszíni felmérést.
Az OH esetében az Országos Központban történt a felmérés a
Magyar Országos Levéltár (MOL) munkatársaival közösen. A
megbeszélés során kiderült, hogy az OH alapító okirata szerint „központi
hivatal”, a Közép-magyarországi Igazgatósága pedig nem területi szerv,
hanem „telephelye”, minek következtében a MOL illetékességi körében
tartozik mindkét szerv. Ezt mind a Hivatal, mind a MOL jelenlevő
munkatársai megerősítették. Ebből az is következik, hogy országosan
egységes adatbázisaikat (Kétszintű érettségi adatbázis, Felsőfokú
felvételi adatbázis, KIR stb.), az erre vonatkozó törvényi
Oldalszám: 220 / 254
rendelkezéseknek megfelelően a MOL-nak adják át a jövőben. Ennek
megfelelően az ezekre vonatkozó elektronikus adatvagyon részletes
felmérésére nem került sor, mivel az – az előbbiek szerint – az a MOL
feladatát képezi.
A BMIK-nél végzett ellenőrzés során ilyen illetékességi probléma nem
merült fel, sikeresen pontosítottuk a válaszokat. Itt is több nyilvántartás
(adatbázis, pl. FIR) a Foglalkoztatási és Szociális Hivatal egységes,
központi és hozzáférés szempontjából zárt rendszerén belül működik. Az
OH példája alapján, vélhetően ezek felmérése is a MOL feladatkörébe
tartozik. A helyszíni egyeztetés során fény derült viszont két belső
adatkezelő és nyilvántartó rendszerre: BIZI: bizonyítványkezelő, 2004-től
és BIR: a tanfolyami képzések átfogó nyilvántartását-szervezését
szolgálják.
A FOK kft-vel az adatok és a részletek pontosítása ugyancsak
megtörtént.
B) Iskolák válaszai az e-adatvagyon kérdőívre
A főváros egyes iskoláinak elektronikus adatképzéséről és az így
keletkező adatvagyon mennyiségéről a FOK kft. segítségével nyerhettünk
képet. A kft. ugyanis vállalta, hogy levelező listáján eljuttatja kérdőívünket
ahhoz a 127, fővárosi fenntartású, többségében középfokú közoktatási
intézményhez oktatási intézményekhez, amelyekkel adminisztrációs
kapcsolatban van.
Összesen 49 kérdőív érkezett vissza (~ 39%). Az intézménytípusok
megoszlása tekintetében, a legtöbb válasz szakközépiskolákból (21),
utána a gimnáziumi képzéssel is rendelkező középiskolákból (15)
érkezett, néhány általános iskola (3), kollégium és speciális iskola (5-5) is
válaszolt. Nem küldtek kérdőívet vissza az elit gimnáziumok, és
kizárólagosan gimnázium is csak egy akadt a válaszadók között.
Oldalszám: 221 / 254
A válaszok kérdéscsoportonként a következőképpen alakultak:
Elektronikus iktatás helyzete
- Egy iskola használ elektronikus iktató rendszert (Látásvizsgáló
Országos Szakértői és Rehabilitációs Bizottság és Gyógypedagógiai
Szolgáltató Központ (1146 Budapest, Ajtósi Dürer sor 39. – ACG-3000
Kft. Iktató-nyilvántartó),
- egy korábban használt de már nem (Békési Gy. Szakközép. Sue
Brandon Kft. Rend)
- többi válasz nemleges.
Ld. még alább elektronikus adatbázisok helyzete
Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazása
Egy iskola használ ilyet, egy korábban használt, de már nem. A részletes
leírás szerint mindkét program iktatási feladatot láthat/láthatott el (Sue
Brandon Kft. Rend és InCash Rendszerház Kft. Iktató nevű termékei).
E-mail archiválás
Elektromos levelező rendszert minden intézményben használnak, 5
esetben nem mentik az emaileket, 5 esetben nem válaszoltak erre a
kérdésre. Ezen a téren a legváltozatosabb programokat és mentési
módokat lehet tapasztalni.
Oldalszám: 222 / 254
Bármely típusú elektronikus aláírással ellátott e-iratok alkalmazásának helyzete
14 nemleges válasz érkezett, 35 tehát igen, különböző módozatokban.
Elektronikus adatbázisok helyzete
23 intézménynél jeleztek adatbázisokat, összesen 40-et – tehát az
intézmények fele használ ilyeneket. A használt programok meglehetősen
változatosak, van olyan, ami több helyen is használatban van: pl. IMI,
elektronikus osztálynaplók, de ide írták be a közhasználatú irodai
szoftverekkel létrehozott adatfile-okat is. Három esetben ide írták be a
fővárosi fenntartói komplex tanügyigazgatási szoftvert (F2) is. Egy
esetben IKTAT nevű szoftver szerepel, irattározási feladatkörrel, amit
alighanem az 2.1 kérdéscsoportba kellett volna írni.
Hang- és képrögzítés
12 intézmény, a megkérdezettek negyede alkalmaz ilyet, túlnyomóan
hangrögzítést jegyzőkönyvezés helyett vagy véget. Alkalmaznak
videorögzítést is ünnepélyek és más iskolai események esetén, ill. egy-
két térfigyelő is van.
Konvertálás, migrálás
Nincs válasz. Ez a kérdés ebben a formában nem működött.
Intézményi honlap
Oldalszám: 223 / 254
Honlap mindenütt van, egyetlen helyen jelezték azt, hogy létrehozása
folyamatban van. A mentése 32 helyen történik meg.
E-Irattári szolgáltatások
Legtöbben, 17 intézmény határozottan nem igényli ezt a szolgáltatást, 14
esetben nincs válasz és mindössze 10 esetben igénylik határozottan.
Bizonytalan választ adott 8 intézmény.
Helyszíni felmérés
Megkezdődött a kérdőívek adatainak helyszíni ellenőrzése, azonban még
csak egy iskolában történet ez meg. Ennek során az derült ki, hogy az
iskola meglehetősen hiányosan töltötte ki kérdőívet, mivel az abban
szereplő programoknál többet használnak: Munkaügyi okmányokat
készítő szoftver (IMI) a MÁK-től, amelynek használatai állítólag kötelező,
így más iskolákban is lenniük kellene, ám semelyik adatszolgáltatónál
nem szerepelt. Használnak további többféle, a gazdasági adminisztrációt
végző, pl. készletnyilvántartó (SAFAR), mérlegkészítő (K11) programokat
is. Az egyetlen ellenőrzés alapján feltételezhető, hogy a többi iskola
esetében is több iratképző programot is használnak annál, mint amennyit
a visszaküldött adatfelmérő kérdőívben feltüntettek.
Oldalszám: 224 / 254
Értékelés
Az alapvető kérdés annak meghatározása, hogy melyek azok a
maradandó értéket képviselő és ezért levéltárba adandó iratok, amelyek
elektronikus változatban is elkészülnek. Bizonyos, hogy jelenleg
majdnem minden ilyen iratnak még van archivációs célú papíralapú
változata, akkor is, ha az adott információk rögzítése, használata és
tárolása már a gyakorlatban kizárólag számítógépen történik, sőt a
papíralapú-változat is ebből kerül kinyomtatásra. Ezek azok az adat/irat
típusok, amelyek elektronikus levéltári átvételét és őrzését a
továbbiakban meg kell oldani. Ilyenek alapvetően a központi
vizsgatörzskönyvi nyilvántartások (érettségi, OKJ-s vizsgák,
nyelvvizsgák), egyes fenntartói adatmodulok. Az OH-nál tett látogatásunk
alapján a vizsgadokumentáció kezelése jelenleg egyértelműen az OH
feladata, levéltári megőrzése pedig a MOL feladata lesz.
Azoknak az elektronikus iratoknak az átvétele azonban nem
indokolt, amelyek a jelenlegi minta irattári tervi szabályozás (11/1994.
MKM. rend.) szerint hosszabb-rövidebb idő után selejtezhetők. Az
legtöbb egyedi fejlesztésű szoftver ilyen céllal működik az általunk felmért
szerveknél. Kérdéses az egyre inkább e-mail-en zajló hivatalos levelezés
helyzete. Itt más sok esetben csak elektronikusan archivált „levelekről”
beszéltek az interjúalanyok. Alapvetően fontos megoldandó problémának
tűnik, azonban nem oktatás-képzés specifikus.
A legígéretesebb a FOK kft. két nyilvántartó rendszer adatbázisa,
az F2 ás az AIR. Ezek olyan komplex adatnyilvántartó rendszerek,
amelyeknek papír megfelelője nincs, azaz igen körülményesnek és
tárolóhely-igényesnek képzelhető el összegyűjtésük és együttes,
rendezett őrzésük. E két rendszer levéltári átvétele a BFL feladata lesz..
E javaslat mellett több érv szól:
- nincsenek illetékességi problémák, mint az OH-os országos
szintű adatbázisok esetében, a FOK kft. egyértelműen fővárosi intézmény
és így a BFL illetékességébe tartozik,
Oldalszám: 225 / 254
- az átvétel lehetőségeinek: feltételeinek és követelményeinek,
továbbá a szükséges fejlesztéseknek alapos és következetes
végiggondolása egyfajta modell-ként szolgálhat az ilyen típusú
elektronikus adatarchiválás gyakorlatának kialakításához,
- az adatállomány mérete csupán 1,8 Gb, könnyen tárolható.
Oldalszám: 226 / 254
A KÖZTESTÜLETI ELEKTRONIKUS ADATVAGYON FELMÉRÉSE ÉS AZ EREDMÉNYEK ÉRTÉKELÉSE
Felmért iratképző
A köztestületek és a közfeladatokat is ellátó nem állami és nem önkormányzati
szervezetek adatvagyonának felmérése nem tartozott jelen projekt céljai közé,
de mintaként egy ilyen szervet is bevontunk a vizsgálatba. Választásunk a
Budapesti Kereskedelmi és Iparkamarára esett, elsősorban azért, mert
feltételeztük, hogy tagságának és közfeladatainak száma és súlya alapján
elektronikus iratkezelése szervezett és elektronikus adatvagyona számottevő.
Elektronikus iratkezelés helyzete
Az elektronikus ügykezelést az Archico Dokumentumkezelő Kft. által előállított
ARCHI-TÉKA Iktató Program 1.0 verziójának alkalmazásával 2002-ben
vezették be. 2009 júniusában ez az adatbázis diszk hiba miatt inkonzisztenssé
vált (a RAID tárolónak egyszerre két diszkje hibásodott meg). Ez a rendkívüli
esemény feltárta, hogy az iratkezelési rendszer a minimális adatbiztonsági
követelményeknek sem felelt meg. Rendszeres mentés külső adattárolóra
valószínűleg nem történt, illetve ha esetlegesen történt is, azt nem találják.
Ennélfogva a teljes iktatási adatállomány megsemmisültnek tekinthető (mérete
kb. 2 GB volt).
Az adatvagyon felmérés során ez volt a legnagyobb feltárt adatvesztés. A
meglévő papíralapú irattárhoz 7 év elektronikus segédlete semmisült meg. A
meglévő papíralapú irattárban ezért csak az „emlékezet” útján lehetséges a
keresés. A projekt keretén létrehozandó e-irattári szolgáltatás
szükségességére ez a példa is rávilágít. S bár a kamara nem csupán
Oldalszám: 227 / 254
közfeladatot lát el, köztestületként mégis egy kiemelt szervről van szó, melynél
az iratkezelési rendszer hiányosságai irreverzibilis eseményt okoztak.
Szerencsére a tagregisztráció és azzal kapcsolatos ügyintézés külön
adatbázisban folyik.
A történtek után 2009 augusztusától vették alkalmazásba a Citynform 3.1.15
tanúsított elektronikus ügykezelő rendszert. A várható éves ügyszám 7-10.000
darab.
Meg kell jegyezni, hogy az ügyiratkezelési rendszeren a - jelenlegi gyakorlat
szerint - kívül marad olyan fontos funkció, mint pl. a jogszabálytervezetek
kamarai véleményezése, amit – külső szakértői közreműködést és a kamara
szakosztályait is igénybe véve – lényegében teljes egészében e-mail útján
intéznek és nem is a Kamarán belül, hanem külsős szerv igénybevételével
E-mail archiválás
A 2. pontban írottak, azaz az e-mailek tényleges gyakorlati jelentősége ellenére
az e-mailek mentésével, archiválásával nem foglalkoznak.
Elektronikus aláírással ellátott iratok
A hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését a szerv tervezi, kitűzött
időpontja még nincs. Fokozott biztonságú, illetve minősített elektronikus aláírás
jelenleg nem kerül alkalmazásra.
Elektronikus adatbázisok helyzete
A tagnyilvántartást, az ezzel összefüggő ügyintézést és a tagdíjelszámolást a
Recomp Informatika Zrt közreműködésével fejlesztett adatkarbantartó
alkalmazás biztosítja. Az adatbázis mérete kb. 15 GB (Oracle V. 10g adatbázis
kezelő).
EU által támogatott projekt keretében alakították ki a komplexebb
szolgáltatásokra és a tagokkal való interaktív kapcsolattartásra is alkalmas
Korszerű Kamarairányítási Rendszert, amelyet 2010 elejétől vettek
Oldalszám: 228 / 254
használatba, így érdemleges tapasztalatokról a felmérés idején még nem
tudtak beszámolni.
Ezeken kívül pénzügyi és könyvelő programot használnak (Saldo Integrált
Rendszer, jelenlegi adatbázis-méret 5,3 GB)
Az adatbázisok tartalmát háttértárra és DAT kazettára mentik.
Hang- és képrögzítés
Az ülések hanganyagát diktafonon felvéve, esetleg digitalizálva
munkaállomásokon (wav formátumban) tárolják legtöbb esetben addig, amíg a
jegyzőkönyvek elkészülnek (word formátumban központilag tárolják őket).
Archiválásra nem kerülnek.
A rendelkezésükre álló mentett hang- és képállomány mennyiségi adatait nem
ismerik, nyilvántartó alkalmazás nincs hozzá.
Konvertálás, migrálás
Az adatbázisokban történt (Oracle-MSSQL).
Intézményi honlap
A honlap (www.bkik.hu) nagy szerepet játszik a tagsággal való
kapcsolattartásban és a részükre nyújtott szolgáltatásokban. A Kamara
informatikai osztálya működteti. Naprakészen igyekszik nyújtani azokat az
információkat, amelyek fontosak a vállalkozók számára. Forrásértéke jelentős.
Statikus tartalom és mysql adatbázis is mentésre kerül, naponta kétszer,
háttértárra. Szoros értelemben vett archiválása nincs megoldva.
E-irattár
Jelenlegi elképzelésük szerint nem kívánják igénybe venni, inkább a saját
tárolókapacitás fejlesztésében gondolkodnak.
Oldalszám: 229 / 254
A FŐVÁROSBAN ÖNKORMÁNYZATOKNÁL MŰKÖDŐ TÉRINFORMATIKAI RENDSZEREK FELMÉRÉSE ÉS ÉRTÉKELÉSE
A térinformatikai rendszerek levéltári szempontból értékes és
pótolhatatlan forrásértékkel rendelkeznek. Egyre több önkormányzat
használ ilyen rendszereket, melyek adatainak levéltári átvétele mind
technikai, mind jogi értelemben további kérdéseket vet fel.
Az adatvagyon felmérésében érintett adatgazdák közül térinformatikai
rendszereket jellemzően az önkormányzatok használnak. Alapvetően a
három piacvezető cég termékeire (Microstation, ESRI/Arcinfo/Arcview és
a Mapinfo) épülő megoldásokkal találkoztunk, ahol a vektoros réteget a
fenti szoftverek, a szöveges adatbázisokat pedig valamelyik magyar
térinformatikai cég (GISPÁN (Rudas@Karig Kft.), GEMINI (BUDATA
Kft./GEOTERC Kft/PRO-TÓRUSZ), valamint a Datakart (Datakart Kft.))
speciális fejlesztésű szoftvere adja. Ezek mellett találkoztunk open
source alapú megoldással is.
Oldalszám: 230 / 254
Tapasztalataink szerint a fenti szoftverekre épülő térinformatikai
rendszerek moduláris alrendszerek révén épülnek fel, amelyek
jellemzően különböző közműtérképek, a fákat és a növénytakaró jellegét
nyilvántartó zöldkataszterek, zajtérképek, burkolatbontások, ortofotók
(azaz geometriai torzulásoktól mentes, egységes méretarányú felülnézeti
fotók), és egyéb légifotók, jellemzően a külső kerületekben, mivel a belső
kerületekben kevésbé jellemzőek a szabályozási tervekhez képest
szabálytalan építkezések, változtatások. Ezeket kiegészítheti az
önkormányzati ingatlantulajdont nyilvántartó vagyonkataszter, illetve
alápincézett területeken, pl. a X. és a XXII. kerületben pincerendszer-
térképek.
Kétféleképpen épülnek fel a térinformatikai rendszerek: a fenti
rendszerek alatti vektoros alaptérképek vagy a földhivatali alaptérképen
alapulnak, vagy a földtani alaptérképen, vagy egyéb (pl. közmű)
térképeken. Ahol a földhivatali alaptérképet használják, ott sem
beszélhetünk hiteles térképi nyilvántartásról, mivel a földhivatali
Oldalszám: 231 / 254
alaptérkép folyamatos aktualizálásának magas, milliós nagyságrendű
költségei miatt az alaptérkép megvásárlására csak ritkábban kerül sor,
ezért ezekben az esetekben a térinformatikai rendszerek adatai nem
mondhatók naprakésznek, hitelesnek, hanem csupán tájékoztató
jellegűek. Mivel a földhivatal egyelőre az egyedüli közfeladatot ellátó
szerv, amelyik nem költségvetési fenntartású, hanem kiadásait saját
bevételeiből kell megtermelnie, ennek az alaptérképnek a webes
publikálása szerzői jogi problémák miatt kérdéses. Mindez annak ellenére
nehézséget jelent, hogy maguk a térinformatikai rendszerek gyakran a
hivatalon belül webes klienseken keresztül érhetők el, tehát a technológia
alapvetően adott a nagyközönség számára történő (internetes) közzététel
számára.
Ez a jogi természetű problémakör vonatkozik a levéltári átvételre
is. Az önkormányzatok által vezetett térinformatikai nyilvántartások
levéltári átvételét nehezíti meg, hogy az önkormányzatok által felvitt
rétegek egy olyan térképen alapulnak, melynek levéltári átvétele jogi
problémákba ütközik, ugyanis a Földhivatal külön díjazás fejében adta át
Oldalszám: 232 / 254
az önkormányzatnak, de csak önkormányzati feladatok végrehajtása
céljából, tehát nem az érintett önkormányzat rendelkezik a teljes
adatbázis tulajdonjogával.
Így elképzelhető, hogy a földhivatali alaptérképen, vagy egyes
közműcégek térképein alapuló térinformatikai rendszerek, illetve azon
szoftverek átvétele, amelyek alatt e rendszerek futnak, és amelyek
megvásárlása az önkormányzatoknak is sok pénzébe került, szerzői jogi
problémákba ütközhet. A térinformatikai rendszerek levéltári átadása
tehát a jogszabályi környezet megváltozása nélkül komoly nehézségekbe
ütközik. Az egyes modulok alaptérkép nélküli átvétele pedig nem
valósítható meg. Áthidaló megoldást jelent a maguknak az egyes
térképeknek képfájlként történő átvétele, így ugyan nem lehet több
adattípust egyidejűleg vizsgálni, de az adatok lényeges adatvesztés
nélkül megőrzésre kerülhetnek. A levéltári átvételt az könnyítené meg, ha
a térinformatikai rendszerek – és általában az elektronikus adatbázisok –
nevesítve bekerülnének az irattári tervekbe, amelyekkel kapcsolatban a
szerveknél egyelőre fel sem merül, hogy azok az elektronikus iratokra,
különösen az adatbázisokra is vonatkoznának, mivel az irattári tervek
mindmáig elsősorban az iktatott iratok ügykör szerinti besorolására
vannak felépítve.
A térinformatikai rendszerek sajátossága, hogy az
önkormányzatoknál általában a központi informatikai rendszertől
elkülönülten működnek, illetve más szakemberek működtetik őket. Ennek
az lehet az oka, hogy a térinformatikai szakemberektől mint mérnököktől
nem áll távol az általuk használt informatikai rendszerek mélyebb
ismerete. Mindezzel összefüggésben a térinformatikai rendszerek
mentési és archiválási stratégiái még annyira sem kidolgozottak, mint a
központi rendszerekéi. Gyakran találkoztunk azzal, hogy a régebbi
légifotókat nem biztonságosan őrzik, például csak egy készlet DVD-n
vannak archiválva, ami a hivatal számára a kérdéses adatokhoz
kapcsolódó ügyek gyors elévülési ideje miatt nem jelent gondot, levéltári
szempontból mégis maradandó értékűek lehetnek.
Oldalszám: 233 / 254
A fővárosban működő önkormányzatoknál a következő térinformatikai
adatbázisokat találtuk:
Főpolgármesteri Hivatal: Gemini
----------
I. ker.: Térinformatikai rendszerük nincs, de tervezik a bevezetését. Van
egy Rudas és Karig-féle (ez a GISPÁN fejlesztője) térképi adatbázisuk,
melynek csak a nyilvántartási modulja fut.
----------
II. ker.: Gemini: az Építési Iroda és a Vagyonhasznosítás használja
----------
III. ker.: A Térinformatika a Gispán iratkezelő rendszerben működik,
moduljaiból az ingatlannyilvántartást használják (ez a földhivatali
adatbázisokkal kiválható), a rajzi alrendszerben található a 2002-es és
2009-es légifotó-felvételeken alapuló térképi adatbázis (a 2009-es
felvételek igen jó felbontásban), ezekhez kapcsolódik egy szintvonal- és
egy közműtérkép-adatbázis. A közműtérképek a víz, gáz, telefon és
távhő-vezetékeket mutatják. A térképi adatbázis Bentley/Microstation
alapú (DGN adatformátum), a numerikus adatok Oracle adatbázis-
kezelővel működnek. Vannak archivált állományok. A rendszerből DGN
formátumban lehet adatokat exportálni. A Gispán-ban kezelt légifotók
mérete 12GB (a növekmény évi 1-2 GB), a teljes térinformatikai
rendszerről készült mentés 5 DVD-t foglal el, mérete tehát kb. 20-25 GB.
A légifotók jó minőségűek, felbontásuk elég nagy, jóval méter alatti. A
rendszert egy szerver cluster szolgálja ki.
----------
IV. ker.: GISPÁN, digitális alaptérkép, építésigazgatás, adó, ÉPI
építésigazgatási szoftver.
--------
Oldalszám: 234 / 254
V. ker.: Intermet térinformatikai rendszer (összterjedelme 0,4 GB), ez az
interneten nem megfelelően működik, ezért le akarják cserélni.
--------
VI. ker.: Térinformatikai adatbázisuk a Kolibri, 2006-ban vásárolták meg,
de már 5 éve húzódik a Földhivatalnál a digitális alaptérkép aktualizálása,
így nem használják, mert nem naprakész.
--------
VII. ker.: Térinformatika: Jelenleg Datakart (ESRI alapú, tartalma:
alaptérkép, közműtérkép. ortofotó-réteg, saját formátumban), de ezt
áprilisban le fogják cserélni: egy TÁMOP-os pályázat keretében új
térinformatikai rendszert fejlesztenek, ennek már lesz ügymenet-kezelési
funkciója is, és benne lesz a zöldkataszter, utcakataszter, önkormányzati
ingatlanvagyon-kataszter, építésnyilvántartás, kockázatelemzés. (Van
továbbá egy régi felmérés: OER országos építészeti regiszter.)
---------
VIII. ker.: Két térinformatikai rendszerük van: a GISPÁN-é (a GISPÁN-t
használják iktatásra is, Oracle adatbázis-kezelővel fut, az iktatási
állományokkal együtt teljes terjedelme 4 GB), ez nem teljesen naprakész
(földhivatali alapú), nincs benne ortofotó réteg; illetve a Főépítészi Iroda
naprakész térinformatikai adatbázisa, ebben sok réteg van, köztük
légifotó-adatbázis is (kétévente fotózzák végig a kerületet). Ez ArcView
alapú, így biztosan van export funkciója.
---------
IX. ker. Korábbi térinformatikai adatbázisuk szerződéses volt, három
szoftverrel, ez nem volt hálózati. 2010. márciustól Datakart-os (linux
alapú) térinformatikai rendszert vezetnek be, ez linuxos alapú, nagyon
olcsó, ez hálózati, tetszőlegesen lehet ráfűzni további adatbázisokat.
Adatmigrálást azonban nem terveznek, párhuzamosan kívánják
használni a régi és az új rendszert. 2010. január 1-től kellett volna
elindulnia a működési engedély-modulnak, de ennek bevezetését végül
Oldalszám: 235 / 254
elhalasztották. Van ortofotó-réteg is. A korábbi állományokat DVD-re
mentik.
--------
X. ker.: Argis ArcView: a térképi bázisa tartalmazza a közhiteles
alaptérképet, továbbá azokat a közműtérképeket, amelyeket meg tudják
venni. Van egy külön pincekataszterük (a kőbányai tömedékelt vagy
üreges pincék térképi adatbázisa) is, a térinformatikai rendszer ezzel is
összekapcsolható, van ortofotó-réteg is, eddig 3-4 fényképezés történt.
--------
XII. ker.: GISPÁN
--------
XIII. ker.: Gemini, légifotó 2004 óta négyévente lombos+lombtalan, a
rendszer az ortofotókon kívül egyéb légifotókat, valamint a
vagyonkatasztert is tartalmazza.
--------
XIV. ker. A térinformatika ESRI alapú GIS rendszer, van ortofotó-réteg,
évente kétszer (lombos és lombtalan) repülik be a kerületet 1993 óta.
-----------
XV. ker.: Gemini: Térinformatika (2009 óta) és vagyonkataszter (2002
óta). Oracle adatbázis-kezelővel működik, összterjedelem: 4 GB, éves
növekmény: 0, 2 GB. Ők nem a (drága és gyakran frissítendő) földhivatali
alaptérképet használják, hanem közmű alaptérképet (emiatt nem
naprakész és nem is hiteles, hanem csak tájékoztató jellegű). Szeretnék
publikálni a honlapon. Egy darab, 2006-os légifotót tartalmaz. Az
önkormányzati tulajdonú Palota Holding Rt. is a Geminit használja.
-----------
XVI. ker.: MapInfo Professional 9.0/MapInfo Prowiever alapú
térinformatikai rendszert üzemeltetnek. Rendelkeznek digitális
Oldalszám: 236 / 254
alaptérképpel, közműtérképpel. A rendszer tartalmazza az alaptérképen
kívül, a kerületi városrendezési és építési szabályzatot (KVSZ), a
választási térképeket, az iskolakörzetek, az építési előadói körzeteket és
egy ortofotó-réteget (négy repülés volt eddig (1998, 2003, 2006, 2009),
mind a négy réteg aktívan benne van a rendszerben). Az adatok HDD-n
tárolódnak. Publikus webes felület:
http://217.150.130.154/mapguide2010/mapviewerajax/?
WEBLAYOUT=Library://BP16PH/
BP16PH.WebLayout&LOCALE=hu&Username=Anonymous
-------------
XVII. ker.: 2010-ben vezetnek be térinformatikai rendszert (Gemini).
-------------
XVIII. ker.: Gemini+Microstation GIS + Oracle térinformatika.
Összterjedelem: 0,95 GB. Részei: ingatlanvagyon-kataszter, ingatlanok
tárgyi eszközei, ortofotó (3 éve). A közműtérképet is megvették, de ez
nincs beillesztve a rendszerbe.
----------
XX. ker.: GIS térképadatbázis, dsx kiterjesztés, az SI konszern Arcview
nevű alkalmazása alatt működik. Külön két fős térinformatikai iroda
működik, az informatikusoknak nincs rálátásuk a térinformatikai rendszer
működésére.
----------
XXI. ker.: Hat éve van térinformatikai rendszer (TIR?), Oracle adatbázis-
kezelővel, összterjedelme 461 GB. A földhivatali alaptérkép az alapja
(kifelé ez látszik), ezt minden második évben vásárolják meg, a közben
történt változásokat helyben vezetik át rajta. Megvették hozzá az
Építéshatósági Rendszert is, de az illetékes iroda nem használja, hanem
továbbra is papíralapon vezetik az építéshatósági változásokat.
Közműtérképet nem tartalmaz. Egy kb. 3 évvel ezelőtti ortofotó réteget is
tartalmaz; mentése: CD-re kiírják.
Oldalszám: 237 / 254
--------------
XXII. ker. A Digikom kft. térinformatikai rendszerét használják (nem a
Gemini, annak csak a vagyonkataszter modulját használják), leírását ld.
melléklet (xxii_ker_térinformatikai_adatbázis_leírás.pdf). Intranetes.
Mapinfo alapú GIS. Mapserver: nyílt forráskódú szoftver (p.mapper
php/mapscript), mysql adatbázis-motor. Visszamenőleges állapotok csak
a mentésekben vannak. A térinformatikai rendszer rétegei: földhivatali
alaptérkép, pincerendszer-kataszter, közterület, közműtérkép, ortofotók
(1998 óta kétévente egy (lombtalan) ortofotó-repülés. Az 1998-as felvétel
15 cm-es felbontású szürke árnyalatos, a későbbiek 10 cm-esek és
színesek), burkolatok, épületekszegélyek, kerítések. A fakataszter külön
adatbázisban van.
-------------
XXIII. ker. Térinformatikai rendszer nincs. A Gemininek csak a
vagyonkataszter-modulját használják (Oracle adatbázis-kezelő,
összterjedelem: 20GB).
A Gemini-X rendszer (részben vagy egészben) jelenleg a következő
intézményekben működik:
Budapest, Főpolgármesteri Hivatal
Budapest II. kerület, Polgármesteri Hivatal
Budapest XIII. kerület, Polgármesteri Hivatal
Budapest XV. kerület, Polgármesteri Hivatal
Budapest XV. kerület, Palota Holding Rt.
Budapest XVII. kerület, Polgármesteri Hivatal
Budapest XVIII. kerület, Polgármesteri Hivatal
Budapest XXII. kerület, Polgármesteri Hivatal
Budapest XXIII. kerület, Polgármesteri Hivatala
A GISPÁN rendszer (részben vagy egészben) jelenleg a következő
intézményekben működik:
Oldalszám: 238 / 254
Budapest, I. Kerület
Budapest III. kerület
Budapest, IV. Kerület
Budapest, VIII. Kerület
Budapest, XII. Kerület
Budapest XX. Kerület
Budapest, XXI. Kerület (Csepel)
MELLÉKLETEK - A legelterjedtebb térinformatikai rendszerek rövid leírása
1. sz. melléklet
A GISPÁN® Integrált Önkormányzati Térinformatikai Rendszer rövid leírása. Forrás: http://www.rudaskarig.hu/
GISPÁN® Integrált Önkormányzati Térinformatikai Rendszer egy térinformatikai alapokon működő, modulárisan felépített, a külvilággal szoros kapcsolatot tartani tudó programcsalád. A rendszer fejlesztése a Magyarországi adottságok és lehetőségek messzemenő figyelembe vétele mellett a legfejlettebb eszközök használatával történt. A technikai fejlődés irányait figyelve olyan építkezési filozófiát követ, melynek következtében az önkormányzatok minimális költségek mellett vehetik igénybe a legkorszerűbb számítástechnikai eredményeket.
A RENDSZER FŐBB JELLEMZŐITérinformatikaiA GISPÁN® teljes mértékben térinformatikai alapokon működik, melynek következtében az általa kezelt nyilvántartások mindegyike rendelkezik térképi kapcsolatokkal. A rendszer által kezelt adatbázison szöveges és grafikus eszközökkel térinformatikai elemzések végezhetőek.Modul orientáltA GISPÁN® úgynevezett alrendszerekből épül fel, amelyek az önkormányzati tevékenység egy-egy nagyobb területét fedik le, támogatják informatikai megoldással. Az alrendszerek egymástól függetlenül is képesek működni, ami lehetővé teszi, hogy az önkormányzatok saját igényeik és prioritásaik szerint – akár több lépésben is – bevezethessenek alkalmazásokat, ami rugalmasan ütemezhető anyagi és emberi erőforrás ráfordításokat jelent.IntegráltNoha a GISPÁN® egyes moduljai képesek egy-egy szakterületet önállóan kiszolgálni, amennyiben a Hivatalnál több modul is üzemel, azok egymással integráltan működnek. Az egyes alrendszerek működését egy robosztus üzenet
Oldalszám: 239 / 254
kezelő rendszer hangolja össze, lehetővé téve a több területet is érintő folyamatok biztonságos működtetését.Jogszabályi megfelelőségA GISPÁN® minden vonatkozásban és folyamatosan kielégíti az érintett területekre vonatkozó hatályos jogszabályokat, automatikusan elkészíti a kötelező statisztikai és egyéb jelentéseket. Állandóan figyeljük az egyes modulokkal kapcsolatos törvényi változásokat, ezeket azonnal belefejlesztjük, átvezetjük a megfelelő alrendszerekbe. Az önkormányzatokkal kötött követési szerződéseinkben – többek között – vállaljuk a jogkövetésből származó folyamatos továbbfejlesztési munkálatokat.Internet, kommunikáció orientáltA világ minden pontját elérő és behálózó számítógépes hálózat, az Internet lesz az ami, az elkövetkezendő években jelentős mértékben megnöveli a lakosság és a különböző települési intézmények igényét az önkormányzatokkal való elektronikus kapcsolattartásra. Rendszereink fejlesztése az Internetes technológiák egyre szélesebb felhasználása irányába halad (Lásd: Önkormányzati Publikációs Rendszer, Integrált Közműnyilvántartás).Elkötelezettség, fejlődés, folyamatos rendelkezésre állásA Rudas & Karig Kft. üzletági keretek között fejleszti a GISPÁN®-t. Ez azt jelenti, hogy a GISPÁN® fejlesztésével, oktatásával és bevezetésével foglalkozó munkatársak kizárólag az önkormányzati területen dolgoznak, hosszútávon folyamatosan biztosítva ezzel a GISPÁN® állandó fejlődését, a szükséges szakértelmet és megbízóink felé az állandó rendelkezésre állást.ALKALMAZOTT ESZKÖZÖK
A rendszer grafikus alapszoftvere a Microstation. Az önkormányzati rendszer térképi moduljai a Microstation integrált fejlesztői nyelvén, MDL-ben készültek. Az alapszoftverrel az önkormányzati rendszer 2 dimenziós (síktérképek) és 3 dimenziós (műszaki tervdokumentációk) grafikus adatbázisai egyaránt kezelhetőek. A Microstation kiváló választás az önkormányzatok számára hiszen ugyanezen grafikus alapszoftvert használja az ország összes regionális földhivatala, sok települési önkormányzat, és számos közmű vállalat is.
Az alfanumerikus adatok tárolását az ORACLE RDBMS 9iR2, illetve 10gR2 biztosítja, a kiszolgáló munkahelyek kapcsolatát az operációs rendszer és az ORACLE hálózati eszközei biztosítják. Az ORACLE RDBMS a Microstation-höz hasonlóan szerepel az informatikai tárcaközi bizottság ajánlásában. A szakági alrendszereket az ORACLE saját alkalmazásfejlesztő eszközével, Developer 6i, és 10i -ben készítettük, amely modern szöveges adatkezelési módszereivel nagyszerűen kiegészíti a grafikus alapszoftvert.
Az alkalmazott illetve alkalmazható hardver és operációs rendszer komponensek az alapszoftverek és a ráépülő felhasználói alkalmazások platform függetlensége miatt széles választékot nyújtanak. Referenciáinkban a UNIX operációs rendszerű munkaállomások mellett a PC-s hálózatok jelentik a leggyakoribb környezetet.Referenciáinkban előfordul IBM RISC 6000-re épülő 5 felhasználói munkahelyes HOST-TERMINAL hálózat, AIX operációs rendszer alatt, illetve Intel P200 PC
Oldalszám: 240 / 254
szerverre épülő KLIENS-SZERVER hálózat, 25 felhasználói munkahellyel, WINDOWS NT/2000/XP operációs rendszer alatt.MINŐSÉG TANÚSÍTVÁNY
Az IBM Magyarországi Kft. laboratóriumában a rendszer az egész világra érvényes IBM szabvány szerinti minőségellenőrzési eljárás keretében tesztelésre került, aminek eredményeképpen megkapta az IBM Netfinity ServerProven minőség igazolást, amely egyben Y2K megfelelőséget is jelent.
ALRENDSZEREKAz Integrált Önkormányzati Térinformatikai Rendszer az önkormányzati tevékenység egyes részterületeit alrendszerekkel támogatja. Vannak általános tevékenységet támogató alrendszerek (pl. Keretrendszer, Partnernyilvántartás, Címkataszter) és vannak egy-egy konkrét szakterületet támogató alrendszerek (pl. Ingatlanvagyon-kataszter). Az alrendszerek mindegyike a hatályos és jelenleg érvényes, legújabb jogszabályi követelményeket elégíti ki. A GISPÁN® alrendszerei a következő területekre osztható:Központi modulokA rendszer alapvető működési környezetét biztosító modulok. A keretrendszerben kezelhető, rugalmas és korszerű felhasználói jogosultságokon keresztül működik a védelmi rendszer, mellyel az alapvető funkciók szintjén határozható meg a rendszerrel kapcsolatba kerülők hozzáférése. Felhasználói felülete lehetővé teszi a digitális térkép és a szöveges adatok együttes kezelését, a legalapvetőbb adatok karbantartását és kódolását, mint az alaptérkép, címkataszter (közterületgráf + utcanév-házszám adatbázis), partnernyilvántartás. A rajzi alrendszer hatékony tematikus térképkészítést és térinformatikai funkciókészletet biztosít. A magas fokú rendszerintegráció következményeképpen a többi alrendszer ezeket az információkat már kódoltan, redundancia mentesen használhatja. A központi modulokhoz tartozik az Iktató alrendszer, amely számos más alrendszerhez hasonlóan a térinformatikai felülettől függetlenül, önállóan is használható.Műszaki nyilvántartásokA polgármesteri hivatal törvényi kötelezettségek által meghatározott kötelező és legfontosabb alapnyilvántartásait jelenti. Az alrendszerek automatikusan elkészítik a különböző, kötelező vagy opcionális statisztikai kimutatásokat és jelentéseket. A műszaki nyilvántartásokban szereplő adatok elsődleges adatgazdái lehetnek külső autonóm szervezetek (pl. Földhivatalok, közművállalatok stb.), az ezekkel valamint a nagy országos informatikai rendszerekkel és programokkal (NKP, TAKAROS, TAKARNET, OTeIR, MTeIR stb.) való kapcsolattartás szabványos felületeken keresztül valósul meg, lehetővé téve online vagy automatizált offline adatcserét.Komplex vagyongazdálkodási alrendszerekA vagyongazdálkodási folyamatok nyomon követését négy alrendszer míg a kapcsolódó alapvető analitikákat két analitikus nyilvántartás végzi.Hatósági tevékenységet támogató alrendszerekAz építésigazgatás és város- illetve területrendezés hatósági feladatai mellett a környezetvédelem és zöldterület kataszter feladatait valósítják meg, támogatják az alrendszerek. Az alrendszerek az egyes dokumentumokat WORD formátumban automatikusan elkészítik és az iktatóval szorosan együttműködve katalogizálják.Kommunikációs alrendszerek
Oldalszám: 241 / 254
Internet-alapon működő, az adatok változását automatikusan követő (az adatbázisból dinamikusan generált HTML lapok révén) publikációs rendszer, ami a települést számos információs bázis alapján, multimédia eszközökkel mutatja be. Hivatali dokumentumok tölthetők le, a rendszer az első – de lényeges – lépés egy virtuális hivatal megvalósítása felé.A közmű vállalatok számára térinformatikai alapon működő, teljes szakági nyilvántartást valósítanak meg az egyes közmű modulok.
TÉRINFORMATIKAI KERETRENDSZERElsődleges feladata a térinformatikai rendszer kezelő felületének biztosítása, az alapvető térinformatikai funkciók ellátása – digitális térképek kezelése, rétegkapcsolás, közelítés-távolítás stb. –, a nyilvántartott objektumok alfanumerikus és grafikus jellemzőinek egyidejű kezelése.A rendszer moduláris felépítése rugalmas lehetőséget biztosít a hatósági és szakfeladatokat támogató alrendszerek folyamatos rendszerbe integrálására.A vezérlő biztosítja az önkormányzati alrendszerek együttes és párhuzamos működésének összehangolását és vezérlését, az egyes modulok között szükséges adatkommunikáció irányítását és lefolytatását.RAJZI ALRENDSZERAz alrendszer feladata hatékony tematikus térképkészítést és térinformatikai funkciókészletet biztosítása. A magas fokú rendszerintegráció következményeképpen a többi alrendszer ezeket az információkat már kódoltan, redundanciamentesen használhatja.CÍMKATASZTERTérinformatikai rendszerek sajátja, hogy megvalósítja a nyilvántartott objektumok földrajzi lokációjának szöveges és grafikus azonosítását. A mi megközelítésünkben ezt egy grafikus közterületgráfhoz rendelt szöveges nyilvántartás oldja meg, amely a szöveges nyilvántartásból kiinduló pontos postai címre vagy helyrajzi számra történő térképi lekérdezést tesz lehetővé. Ennek
Oldalszám: 242 / 254
az adatbázisnak a korrekt és pontos karbantartása az alrendszer feladata. Ezt a központi postai cím adatbázist használja minden modul, biztosítva a redundanciamentességet, valamint az egységes címnyilvántartásból fakadó előnyöket.PARTNERNYILVÁNTARTÁSAz alrendszer feladata az önkormányzattal, intézményeivel és önkormányzati cégekkel kapcsolatba kerülő személyek, vállalkozások, intézmények egységes elvek szerinti nyilvántartása. Ez a nyilvántartás az összes alrendszerből elérhető, ezáltal egyetlen centrális partnertörzs használható a hivatal összes osztályán. A Partner alrendszer egyes elemei beintegrálódnak az összes modulba így a rendszer felhasználói ugyanazon felületről érik el az egyes partner funkciókat.JOGOSULTSÁGKEZELÉSAz alrendszer faladata a felhasználók és a GISPÁN® alrendszerek által kezelt nyilvántartásokhoz való hozzáférést szabályozó jogosultságok, szerepkörök nyilvántartása. Az alrendszer kezelése rendszergazdai feladatkör, melyet fontosságán és felelősségi jelentőségénél fogva az üzemeltetés mikéntjétől függetlenül a hivatal belső munkarendjébe ágyazottan kell megoldani.LÉGIFOTÓ-KEZELÉSA Légifénykép-kezelés a Rajzi alrendszer opciója. Ennek segítségével a vektoros térképek mellett a légifényképek megjelenítése és hatékony kezelése is lehetővé válik GISPÁN®-ban.
IKTATÁSAz Iktató alrendszer feladata az önkormányzat ügyeinek és az azok iratainak nyilvántartása. Noha az Iktató hasonlóan az összes többi alrendszerhez összekapcsolható a GISPÁN® alaptérképi adatbázisával és térinformatikai keretrendszerével, attól függetlenül is teljesen működőképes.Az Iktató alrendszerrel mind centralizált, mind elosztott iktatási rendszert ki lehet alakítani. A modul biztosítja a decentralizált iktatáshoz szükséges védelmi és integrációs eszközöket, amelyek lehetővé teszik, hogy a Hivatal összes iktatási adata egyetlen központi adatbázisban tárolódjon, de minden szervezeti egység csak azon információhoz férhessen hozzá, amelyhez jogosultsága van.Az alrendszer megfelel a 38/98-as BM rendeletben és a 2005 évi "KET" törvény által előírt iratkezelési szabályoknak és mind adatbázisát, mind funkcionális jellemzőit tekintve 2006 év kompatibilis. INGATLANTÖRZSAz alrendszer feladata az ingatlanok – földrészletek, épületek, albetétek – alapadatainak, illetve az azonosítására szolgáló – helyrajzi szám, elsődleges cím - adatoknak a nyilvántartása, az ingatlanok térképi megjelenítése – megfelelő térképi szimbólumokkal való összerendelése.
Oldalszám: 243 / 254
INGATLAN-NYILVÁNTARTÁSA vagyongazdálkodás számos folyamatában a földhivatali ingatlan-nyilvántartás hiteles adatai nagy jelentőséggel bírnak. Az alrendszer feladata a hiteles földhivatalok információk szolgáltatása és az kezelése.INGATLANVAGYON-KATASZTERA 147/1992 számú kormányrendelet előírja az önkormányzatok számára a tulajdonukban lévő ingatlanok nyilvántartását. A rendelet és annak melléklete pontosan előírja a nyilvántartás informatikai követelményeit, az adatszolgáltatások adattartalmát. Az alrendszer feladata az előírásoknak megfelelő nyilvántartás kezelése és az adatszolgáltatás biztosítása, illetve az ingatlan vagyonnal való gazdálkodás támogatása.ÚTNYILVÁNTARTÁSAz Útnyilvántartási alrendszer az önkormányzatoknál régebben általánosan használt, kvázi-grafikus TUTORG program funkcionalitását váltja fel. A digitális alaptérképen a közterület gráffal összekapcsolva teszi lehetővé az önkormányzatok tulajdonában, illetve kezelésében lévő közterületekkel kapcsolatosan a parkolók, útszakaszok, csomópontok, útviszonyok stb. nyilvántartását és korszerű kezelését.ÉPÍTMÉNY MŰSZAKI NYILVÁNTARTÁSAz alrendszer feladata az ingatlanokra – telkekre, épületekre, lakás és nem lakás célú helyiségekre – vonatkozó műszaki adatok nyilvántartása és kezelése. Az alrendszer szöveges nyilvántartásában leírásra kerülnek az ingatlanok közmű ellátottságára, liftjeire, műszaki állapotára vonatkozó adatok és ezek mellé rögzíthető a digitális formában rendelkezésre álló grafikus műszaki dokumentáció. A dokumentáció állhat raszteres képekből és vektoros rajzokból. A beépített dokumentum kezelő képes a legelterjedtebb dokumentum formátumok csatolására és megjelenítésére (Pl.: TIFF, JPG, DGN, SVF, DWG stb.)KÖZMŰNYILVÁNTARTÁSA polgármesteri hivatalok számára elsőrendű fontosságú a területükön húzódó közműobjektumok geográfiai adatainak ismerete. A közműnyilvántartás egyrészt törvényi kötelezettség, másrészt a műszaki osztályok számára elengedhetetlen a beruházások tervezésében és az építési engedélyezésben.A polgármesteri hivatal és a települési közművállalatok számára az együttműködés keretét az integrált közműnyilvántartás (IKN) nyújtja. Az ebben résztvevő intézmények a rendszer adatkapcsolati felületein és kommunikációs szoftverein keresztül megosztják saját adatbázisaikat, amely révén egy mindenki számára hatékonyabb működést lehetővé tévő települési közmű adatbázis jön létre.A polgármesteri hivatal a GISPÁN® közműnyilvántartás alrendszere révén csatlakozik az IKN-hez. Ez lehetővé teszi számára, hogy az IKN közművállalataival megossza az önkormányzati alapadatbázisokat (digitális alaptérkép, közterület-nyilvántartás stb.), és rendszerébe illessze a közművek által szolgáltatott szakági
Oldalszám: 244 / 254
adatbázisokat (szakági közműtérkép, szöveges objektum-adatbázis).PÁLYÁZATKEZELÉSAz alrendszer feladata a vagyongazdálkodás folyamatok – elidegenítés, bérbeadás, beruházási fenntartási munkák – során lezárt, illetve folyamatban lévő pályázatok (versenytárgyalások, licitek, közbeszerzések), a beérkezett ajánlatok, értékelések adatainak nyilvántartása és kezelése.
BÉRBEADÁS – HASZNOSÍTÁSAz alrendszer feladata az önkormányzati bérlemények (telek, lakás, nem lakás célú helyiség stb.) hasznosításával (bérbeadásával), a bérleti szerződések, a hasznosítás feltételeit meghatározó övezetek, a hasznosítás ellenőrzéséhez, tervezéséhez szükséges felmérések, tervek nyilvántartása és kezelése.SZERZÉS – ELIDEGENÍTÉSAz alrendszer feladata az elidegenítés tervezéséhez, végrehajtásához és utólagos ellenőrzéséhez kapcsolódó ügyiratok, értékesítési feltételek, adásvételi szerződések, a szerződéskötés körülményeinek (vevőkiválasztás, pályáztatás stb.) és a szerződésekben rögzített fizetési és egyéb feltételek nyilvántartása és kezelése.BERUHÁZÁS – KARBANTARTÁSAz alrendszer feladata az Önkormányzat tulajdonában lévő ingatlanokon végzett beruházások (felújítások), a mindennapi, rendeltetésszerű, folyamatos használatot biztosító fenntartási (kezelési és karbantartási) munkák, illetve a kapcsolódó ügyiratok, tervek nyilvántartása és kezelése. Segítségével az Önkormányzati hatékonyabban tudja a tervezni és felhasználni a fejlesztési és felújítási pénzalapokat, ellenőrizni a műszaki, pénzügyi teljesítéseket, határidőket, a megalapozott szerződéskötéseket.VAGYONANALITIKAAz alrendszer biztosítja az önkormányzati ingatlanok értékadat-változásainak nyilvántartását oly módon, hogy az automatikusan összehasonlítható az Ingatlanvagyon-kataszter alrendszerben tárolt ingatlanadatokkal. Ezáltal minimálisra csökken az a humán erőforrásigény, amely a két nyilvántartás összehasonlításához szükséges.A modul képes az INKÁ-ból fogadni és oda feladni ingatlan-értékadatokat, de a két rendszer egymástól független adatfeldolgozással működik. Felhasználja a GISPÁN®-ban meglévő egyéb alrendszerek adattartalmát (INKA, Címkataszter stb.), valamint lehetővé teszi a tárgyi eszközök alapadatainak és értékváltozásainak nyilvántartását is.
Oldalszám: 245 / 254
BEVÉTELI ANALITIKAA Bevételi analitika alrendszer feladata, hogy az önkormányzat rendszeresen befolyó kintlévőségeit, azok visszafizetési ütemezéseit és a tényleges befizetéseket nyilvántartsa. Segítségével az önkormányzat sokrétű bevételi pénzmozgásainak jelentős része kezelhető (lakásfenntartási támogatások, környezetvédelmi bírságok, gyermekgondozási díjak stb.). A rendszer folyamatosan követi az ügyfelek egyenlegeit és segítségével automatizált felszólítások hajthatóak végre a hátralékban lévő állományra nézve.KÖNYVELÉSAz alrendszer feladata a gazdasági alrendszerekben kezelt, a komplex vagyongazdálkodási nyilvántartásokhoz kapcsolódó pénzügyi adatok feldolgozása, illetve a komplex vagyongazdálkodás megfelelő nyilvántartásaiban való megjelenítéshez szükséges kapcsolatok (objektumhivatkozások) nyilvántartása.ÉPÍTÉSHATÓSÁGAz Építéshatósági alrendszer feladata az önkormányzatok műszaki osztályainak támogatása. Az alrendszer lehetővé teszi a teljes építéshatósági ügymenet számítógépes vezetését, a szükséges dokumentumok előállítását és tárolását. Az egyes ügytípusok és ügyiratok magas szinten paraméterezhetőek, ami biztosítja az önkormányzat belső előírásainak megfelelő ügymenetkezelést.VÁROSRENDEZÉSAz alrendszer feladata a digitális formában elkészült rendezési tervek szöveges és térképi adatainak kezelése. A rendszer az összes rendezési terv típust akár párhuzamosan is képes kezelni, így az Általános rendezési terv mellett párhuzamosan bekapcsolható tetszőleges terület Részletes rendezési terve illetve Házhelyosztási terve is. A különböző típusú (ÁRT, RRT, HHT) terveken belül mód van a tervek témáinak tetszőleges réteg szerinti kapcsolására is. Az alrendszer képes kezelni mind az OÉSZ mind az OTÉK szerint készült rendezési terveket, akár egymással párhuzamosan is.ZÖLDTERÜLET-KATASZTERA Zöldkataszter alrendszer segítségével végezhető el a standard és egyedi védettségű faállomány nyilvántartása, és végezhető a fakivágási engedélyek kiadása.
KÖRNYEZETVÉDELEMAz alrendszer feladata, hogy támogassa a polgármesteri hivatal környezetvédelmi nyilvántartásokkal, ügyekkel kapcsolatban végzett munkáját. Az alrendszer az alábbi környezetvédelmi területekkel foglalkozik: légszennyezés, zajterhelés, háttérsugárzás, parlagfű, környezetvédelmi program.
Oldalszám: 246 / 254
SZABÁLYSÉRTÉSAz alrendszer az önkormányzat szabálysértésekkel foglalkozó ügyintézőinek munkáját támogatja. Nyilvántartja a szabálysértési ügyeket és iratokat, a nyilvántartott adatok alapján lehetővé teszi különböző iratfajták félautomatikus, adatbázis alapján történő elkészítését a Microsoft Word szövegszerkesztő felhasználásával. Az iratminták Word dokumentum (.doc) formátumban állnak rendelkezésre, ezekbe illeszti be a rendszer az adatokat egy-egy konkrét irat készítésekor.A modul automatikusan kiszámítja és nyomtatja az éves, szabálysértésekre vonatkozó statisztika összefoglaló és részletes összegző tábláit. Biztosítja az előzményezés (priorálás) lehetőségét. Az ügyek alapadatai mellett nyomon követhetők a bírságok részletfizetési és törlesztési (befizetési) adatai is.POLGÁRVÉDELEMAz alrendszer feladata a polgárvédelmi szempontból lényeges térképi és szöveges objektumok, valamint a kitelepítési körzetek kitelepítési terveinek nyilvántartása. Segítségével könnyebbé válik a kitelepítések megtervezése és szervezett végrehajtása az egyes kitelepítési körzetekből a megfelelő befogadási körzetekbe. Támogatja a kitelepítési objektumok (kitelepítési körzet, gyülekezési hely, kitelepítési útvonal) térképi megjelenítését. A kitelepítési útvonalak megjelenítése egy megyetérkép rendszerbe való integrálásával oldható meg, amely fölé megrajzolhatók a település területén kívül található objektumok is.LAKOSSÁGI PUBLIKÁCIÓS ÉS ÜGYFÉLSZOLGÁLATI RENDSZERNapjainkban egyre nagyobb hangsúllyal lép fel az önkormányzati adatok publikálása a lakosság és a vállalkozások számára. Elterjedtsége és hozzáférhetősége révén az Internet felel meg leginkább ezen adatok nyilvános megjelenítésének közegeként. A Polgármesteri Hivatalok azonban jelenleg többnyire nem rendelkeznek az Internet-alapú adatszolgáltatáshoz megfelelő infrastruktúrával, ezért ezt más önkormányzatok, illetve intézmények végezik, végezhetik számukra.A fenti adottságok figyelembevételével fejlesztettük ki a GISPÁN® Önkormányzati Publikációs Rendszerét (ÖPR), amely külön rendszerként a GISPÁN® nélkül is alkalmas az önkormányzatok adatainak Interneten történő megjelenítésére. Az ÖPR egyrészt képes a GISPÁN® adatbázisából adatokat átvenni, másrészt saját, önálló adatbeviteli felülettel rendelkezik, melynek segítségével a GISPÁN® adatbázisában nem szereplő adatok is a rendszerbe tölthetők. Az ÖPR egy robosztus Internet-alapú adatszolgáltatói szoftver, amely alkalmas egy időben tetszőleges számú önkormányzat adatainak Webes technológiákkal való publikálására.
Oldalszám: 247 / 254
REGIONÁLIS ÖNKORMÁNYZATI TÉRINFORMÁCIÓS KÖZMŰA Regionális Önkormányzati Térinformációs Közmű (RÖTIK) egy komplex technológiai megoldás (szoftver rendszer, technológia, know-how), amely egy információs központként működve lehetőséget ad több önkormányzat integrált alfanumerikus és térképi adatbázisainak közös kezelésére és publikálására, régiók és önkormányzati települési társulások informatikai feladatainak egységes megoldására.
A GISPÁN® a Rudas & Karig Kft. bejegyzett védjegye.
2. sz melléklet
A Gemini-X önkormányzati vagyonkataszter- és műszaki nyilvántartó térinformatikai rendszer leírása. Forrás: http://www.protorusz.hu/gemini-x/
fejlesztve 1991-től: BUDATA KftGEOTERC KftPRO-TÓRUSZ
Szöveges adatbázis: Gemini-O
A Gemini-O moduláris felépítésű, főként szöveges adatok kezelésére alkalmas, sokoldalú alkalmazás. Az Oracle alapokon nyugvó adatbázis jellemzője többek között a beépített biztonság és a nagy teljesítmény. A rendszer nemcsak az ingatlanvagyon kataszter, hanem más műszaki és egyéb jellegű adatok kezelését is lehetővé teszi. A kezelői felület dinamikusan fejlődik, lehetőség van egyedi kérések megvalósítására is. A program használata billentyűzet és/vagy egér segítségével történik.
Biztonság
felhasználók és jelszavak kezelése, az adathozzáférés az egyes betétlapokig lebontható, a felhasználók vagyongazda-csoportokba oszthatóak. Ingatlanvagyon kataszter
A rendszer biztosítja az adat- és betétlapok teljeskörű nyilvántartását. Ezenkívül jellemzik még:
térképi hűség, a betétlapokhoz egyéb objektumok (képek, dokumentumok) csatolhatók, a rendszer jól meghatározott ellenőrző listák készítését biztosítja, az esetleges hibákra a betétlapok is felhívják a figyelmet, a KSH statisztikai adatszolgáltatás automatikusan elkészíthető, az elkészült statisztikai táblák akár vagyongazdánként is részletezhetőek, analitikus pénzügyi nyilvántartás, az értékcsökkenés automatikusan végrehajtható,
Oldalszám: 248 / 254
becsült érték automatikus számítása megoldott, egyedi igényeknek megfelelő vagyonkimutatás készítésére is lehetőség van. Műszaki és egyéb adatok
több mint 50-féle programmodul, többek között telekrendezés, fakataszter, résztulajdoni adatok és bérlők nyilvántartása, a felhasználók akár új táblázatokat is előállíthatnak. Leválogatások
A Gemini-O adatait a felhasználók leválogatások készítésével is megjeleníthetik. A program készítésénél a kezdő és a haladó felhasználók igényeit is figyelembe vettük. A modul főbb jellemzői:
több mint 300-féle listakép, több mint 150 listakép esetében TXT, HTML és PDF kimenet biztosított, több mint 2000-féle szűkítési lehetőség, felhasználói felület táblázatok egyedi előállítására. Térképkezelő szoftver: Gemini-View
A szoftver létrehozásának célja egy Windows környezetbe illeszkedő, a Gemini-O adatainak térképi megjelenítését támogató, a felhasználók valós igényeihez igazodó térképkezelő program elkészítése volt. A program az önkormányzatoknál digitális formában rendelkezésre álló rajzi információk kezelésére alkalmas. A felhasználó a digitális térképek, rajzi dokumentumok megjelenítési módját szövegállományok és a grafikus kezelői felület használatával, az aktuális feladat igényei szerint határozhatja meg. A program egyidejűleg több ablak megnyitását, használatát és a megjelenítendő térképi tartalom ablakonként történő kezelését támogatja.
Végrehajtható lépések
térképi állományok csatolása, illetve eltávolítása, térképi rétegek, rétegcsoportok kezelése, a térképi elemek megjelenítési szabályainak (szín, megjelenítései sorrend, stb.) változtatása. A térképi nézet beállításának lehetőségei
forgatás adott értékkel, illetve interaktív módon, nagyítás, kicsinyítés megadott pont(ok) körül, valamint adott méretarány szerint, a térkép mozgatása. Légifelvételek kezelése
A program alkalmas különböző időpontokban elkészített légifelvételek megjelenítésére. Kiemelt jellemzők:
a rendelkezésre álló fényképsorozatokból kiválasztható a repülés időpontja, a térképen kijelölhető a megjeleníteni kívánt terület. Tematikus térképek készítése
Oldalszám: 249 / 254
a kitöltő mintázat egyedileg meghatározható (határvonal, kitöltő szín, kitöltő mintázat), a megjeleníteni kívánt földrészletek kijelölhetőek egybefüggő területek szerint, egyenként, valamint a szöveges adatbázisban végrehajtott leválogatások eredménye alapján is. Nyomtatás
A program rugalmas felületet biztosít nyomtatott térképek elkészítésére. A felhasználó beállíthatja a nyomtatás méretarányát, valamint a megjeleníteni kívánt egyéb információkat (rajz neve, nyomtatás ideje, méretaránya, stb.).
A szöveges adatbázis és a digitális térkép elemei közötti kapcsolat
a térképen kijelölt földrészlet leíró adatainak megjelenítése a Gemini-O rendszerben, a Gemini-O rendszerben kiválasztott földrészletre pozicionálás a térképen, a térképen kijelölt földrészletek átadása a Gemini-O rendszernek leválogatási műveletek számára, a Gemini-O rendszerben végrehajtott leválogatások eredményéből tematikus térkép készítése.
3. sz. melléklet
A Datakart rövid leírása. Forrás: http://www.datakart.hu
TERMÉKEKDatakart UMN Mapserver 2009 Basic A Datakart UMN Mapserver Basic az önkormányzati digitális térképek megjelenítésére szolgáló szoftver. Az önkormányzati hivatalon belül dolgozók számára megkönnyíti a hivatali munkát, mert egy egyszerű WEB böngészőn keresztül megtekinthetik a térképeket (alaptérkép, közmű alaptérkép, közmű szakági térképek, rendezési tervek, stb.), légifelvételeket és a hozzájuk kapcsolódó dokumentációkat. A Datakart UMN Mapserver Basic az önkormányzaton belül egyszerre több osztálynak is (pl. építésügy, környezetvédelem, szociális ügyek) alapvető térbeli információkat szolgáltat feladataik hatékonyabb ellátásához, a döntések előkészítéséhez. A térképszerver segítségével az adatok egyidejűleg több felhasználóhoz is egyszerűen és gyorsan jutnak el.
Datakart UMN Mapserver 2009 Standard A Datakart UMN Mapserver Standard a Datakart Mapserver Basic összes funkcióját tartalmazza, továbbá például lehetővé teszi a térképi adatok többfelhasználós on-line szerkesztését, továbbá a teljes felhasználói jogosultságkezelést valamint egyéb szolgáltatásokat nyújt.
Oldalszám: 250 / 254
Datakart UMN Mapserver 2009 Professional A Professional változat a teljes rendszer összes funkcióját magában foglalja a professzionális térkép megjelenítéstől kezdve, a térkép- és leíró adatok szerkesztésén át a hálózatos asztali (desktop) megoldásokig. Az asztali megoldások még termelékenyebbé teszik a munkafolyamatokat, még egyszerűbb eszközöket biztosítanak a geoprocesszáláshoz.
IP Víz A közüzemi szolgáltatók és önkormányzatok részére adatbázisokat és grafikus műszaki információs rendszereket kínálunk, melyekkel a szolgáltatók és önkormányzatok megoldhatják a közmű adatok gyűjtését, kezelését és kiértékelését. Jelenleg a csatorna, gáz, víz, áram, távközlés, szennyvíztisztítás, közvilágítás területen kínálunk alkalmazásokat. A közüzemi szolgáltatók és az önkormányzatok mellett egyre több magán vállalkozás használja ezeket az információs rendszereket, hiszen nagy mértékben hozzájárulnak a korszerű működéshez és a termelékenység növeléséhez. Az IP Víz magas színvonalú közműnyilvántartó szoftver, mely a valóságot jól megközelítően modellezi a vízhálózatot. A szakági szoftver az ESRI ArcGIS 9.x alapszoftver család (ArcView, ArcEditor, ArcInfo) kiterjesztése. Esettanulmány Dunaharaszti, DHRV Kft.
IP Csatorna Az IP Csatorna magas színvonalú közműnyilvántartó szoftver, mely a valóságot jól megközelítően modellezi a csatornahálózatot. A szakági szoftver az ESRI ArcGIS 9.x alapszoftver család (ArcView, ArcEditor, ArcInfo) kiterjesztése. A Datakart UMN Mapserver Basic az önkormányzaton belül egyszerre több osztálynak is (pl. építésügy, környezetvédelem, szociális ügyek) alapvető térbeli információkat szolgáltat feladataik hatékonyabb ellátásához, a döntések előkészítéséhez. A térképszerver segítségével az adatok egyidejűleg több felhasználóhoz is egyszerűen és gyorsan jutnak el. Esettanulmány Dunaharaszti, DHRV Kft. Útkezelő rendszer - Önkormányzati Közúti Adatbank A közútfenntartó és üzemeltető szervezeteknek az 5/2004 GKM rendelet szerint szükséges vezetni a közúti nyilvántartást. Ezeknek a szervezeteknek összetett térképi adatokat kell használni a közúthálózat adatainak kezeléséhez. A térkép segítségével kell történjen a közúti felújítási és építési tervek egyeztetése, a táblák, burkolati jelek, közlekedési lámpák elhelyezkedésének felülvizsgálata, a hibahely vizsgálatok ill. a közutak állapot adatainak gyűjtése. Az Önkormányzati Közúti Adatbank információs rendszer az önkormányzatok igényei alapján készült a régebben használt közutas nyilvántartások leváltására. A rendszer teljes mértékben megfelel az 5/2004 GKM rendeletben előírt önkormányzati közútnyilvántartási kötelezettségnek. Az Önkormányzati Közúti Adatbank rendszer célja a közutak nyilvántartását biztosító adatgyűjtések adatainak tárolása, az adatok karbantartása, mindenkori gyors és könnyű hozzáférhetőség megvalósítása. Ennek érdekében a rendszer szoros kapcsolatban működik a közúthálózat térképi nyilvántartásával és annak korszerű
Oldalszám: 251 / 254
megjelenítésével. Esettanulmány Fővárosi Közterület-fenntartó Zrt.ArcGIS ArcView Az ArcView a világon a legnépszerűbb asztali GIS és térképező szoftver, több mint 500.000 használt példányszámmal. Az ArcView biztosítja az adatok megjelenítését, lekérdezését, elemzését, és integrálását. Készíthetünk, és szerkeszthetünk új, és meglévő földrajzi adatokat. ArcGIS ArcEditor Képességei alapján ez a termék az ArcView és az ArcInfo közé helyezhető el. Az ArcEditor tartalmazza az ArcView összes funkcióját valamint plusz funkcióként lehetőséget arra, hogy több felhasználó szerkeszthessen egy geoadatbázist vagy fedvényt. Ezek a plusz szolgáltatások támogatják annak a lehetőségét, hogy több szerkesztő egyidejűleg módosíthasson, kiegészíthessen, átméretezzen sokfelhasználós geoadatbázisban lévő elemosztályokat, elemhez rendelt megírásokat, raszterképeket. ArcGIS ArcInfo Az ArcGIS szoftvercsaládon belül, az elérhető legátfogóbb GIS termék az ArcInfo. Tartalmazza mindazokat a funkciókat amelyeket az ArcView és az ArcEditor, valamint olyan további speciális lehetőségeket adat-átalakításra és geoprocesszálásra, amelyek az ArcInfo-t a GIS szabványává teszik. Az ArcInfo egy teljes rendszer GIS adatok létrehozására, korszerűsítésére, lekérdezésére, térképezésére és elemzésére. ArcGIS Server Weben keresztüli nyílt hozzáférést biztosít az elkészített térképekhez, modellekhez, az elemzések eredményeihez vagy bármely más kapcsolódó tartalomhoz. Segítségével térinformatikai tudását, vagyonát könnyen használható webalkalmazásokon keresztül oszthatja meg szervezetének valamennyi tagjával. Az ArcGIS Server két különböző változatban kapható: Advanced: téradat kezelés, vizualizáció (2D és 3D) és térelemzések Standard: téradat kezelés és vizualizáció (2D és 3D) Mindkét változat további két szinten érhető el. Enterprise szinten korlátlan számú felhasználó csatlakozhat a szerverhez és az adatbázis méretének sincs limitje.Workgroup szinten legfeljebb 10 felhasználó csatlakozhat közvetlenül és az adatbázis nem lehet nagyobb 4 GB-nál. A rendszerből Java és .NET alapú megoldás egyaránt elérhető, bármelyik megoldás választható. Az ArcGIS Server-hez számos bővítmény áll rendelkezésre, melyek egy-egy adott területen bővítik ki a rendszer képességeit. A bővítmények például: 3D Extension: fejlett három dimenziós modellező képességeket tartalmaz, mint például line-of-sight számítások vagy terepmodellezés. Data Interoperability Extension: több száz, különböző formátumú adathoz biztosít hozzáférést, segítve a különböző forrásokból származó adatok kinyerését, tisztítását és áttöltését. Geostatistical Extension: az ArcGIS Desktop-pal létrehozott rétegek webszolgáltatásként publikálhatók, így már a webalkalmazások felhasználói is komoly eszköztárat kapnak a kezükbe. Például: radioaktív sugárzás, légszennyezés vagy veszélyes anyag terjedésének előrejelzése; gabonatermesztés optimális feltételeinek meghatározása. Csak az Advanced változathoz érhető el. Image Extension: segítségével nyers vagy előfeldolgozott képeket rögtön webszolgáltatásként publikálhatunk; az optimalizált adatelérés és feldolgozás
Oldalszám: 252 / 254
jóvoltából a képek elérése szinte azonnali. A bővítmény rendkívül lerövidíti a képrögzítés és a kép végfelhasználókkal történő megosztása között eltelt időt. ArcGIS ArcIMS Az ArcIMS dinamikus térképek, valamint GIS adatok és szolgáltatások weben keresztüli terjesztését szolgáló megoldás. Mára már bármely információs rendszerrel szemben elvárás lehet, hogy az általa szolgáltatott adatok, eredmények a vállalati intraneten keresztül valamennyi érintett felhasználóhoz eljussannak, szükség esetén pedig az interneten keresztül a világ bármely pontjáról jól értelmezhető formában elérhetők legyenek. Az ArcIMS ezt az igényt szolgálja ki: egy jól alakítható keretrendszert ad GIS vagyonunk webes publikálásához. Az ArcIMS szolgáltatásait kliensek széles köre képes értelemezni, így web alapú alkalamzások, az ArcGIS Desktop, mobil eszközök és más, vezeték nélküli technológiát használó eszközök. Az ArcIMS-t használva az önkormányzatok, üzleti és egyéb szervezetek akár az egész világ számára elérhetővé tehetik GIS vagyonukat, egyúttal megismerkedhetnek a mások által publikált tartalmakkal is. ArcGIS 3D Analyst Az ArcGIS 3D Analyst az ArcGIS Desktop egyik bővítménye, melynek segítségével interaktív, és dinamikus térképeket készíthetünk, melyek elősegítik a földrajzi adatok megjelenítését, és elemzését. Az ArcGIS 3D Analyst lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy hatékonyan tudjunk elemezni, illetve megjeleníteni felszíni adatokat. Az ArcGIS 3D Analyst használatával többféle nézőpontból láthatjuk a felületünket, létrehozhatunk lekérdezéseket a felszínnel kapcsolatban, meghatározhatjuk a láthatóságot, illetve a látható területet a felszín egy adott pontjából és létrehozhatunk realisztikus perspektív nézetet, raszteres adat rávetítésével, vagy akár vektoros adat a felszín feletti elhelyezésével. ArcGIS Spatial Analyst Az ArcGIS Spatial Analyst az ArcGIS Desktop egyik bővítménye. Lehetővé tesz olyan térbeli elemzéseket mint például a felület-elemzések, a raszter-elemzések, és a grid algebra, mindezt egy interaktív térképi környezetben, ezzel biztosítva új információk levezetésének, gyűjtésének lehetőségét. Az ArcGIS Spatial Analyst biztosítja számunkra azokat az eszközöket is, amelyek szükségesek a széleskörű térbeli modellezésekhez, melyek segítségével, további elemzésével új információkat gyűjthetünk a földrajzi adatokból. Route Smart for ArcGIS - Magas-precizitású járattervezés Az ArcGIS Spatial Analyst az ArcGIS Desktop egyik bővítménye. Lehetővé tesz olyan térbeli elemzéseket mint például a felület-elemzések, a raszter-elemzések, és a grid algebra, mindezt egy interaktív térképi környezetben, ezzel biztosítva új információk levezetésének, gyűjtésének lehetőségét. Az ArcGIS Spatial Analyst biztosítja számunkra azokat az eszközöket is, amelyek szükségesek a széleskörű térbeli modellezésekhez, melyek segítségével, további elemzésével új információkat gyűjthetünk a földrajzi adatokból. Közösségi szolgáltatások: hulladékszállítás, hóeltakartás, úttisztítás Postai kézbesítés Újságkihordás Mérőóraleolvasás Az intelligens tervezéssel elérhető legfontosabb előnyök: Utazási idő csökkenése Kevesebb járművel végezhető el ugyanaz a feladatmennyiség Üzemanyagköltségek jelentős lefaragása Munkaerő-munkaszükséglet kiegyensúlyozása és optimalizálása
Oldalszám: 253 / 254
Kisebb környezetterhelés >>> Zöld Technológia Mobil GIS A mobil számítógépek lehetővé tették, hogy alapvetően megváltozzon a GIS felhasználási köre: lehetővé vált, hogy a GIS-t és annak adatait magunkkal vihessük a terepre, és közvetlenül, a minket övező környezet adatival dolgozhassunk. Microstation alapú termékek A legerősebb, a legnyitottabb és a legkompatibilisebb CAD platform a világ infrastruktúrájának tervezéshez, építéséhez és üzemeltetéséhez. Valószínűleg már tudja, hogy a világ infrastruktúrájának jelentős részét DGN és DWG fájl formátumban tervezték, fejlesztették. De tudta-e a MicroStation programról, hogy használói közvetlenül képesek szerkesztést végezni egyidőben, mindkét formátummal? A MicroStation programnak ez az együttműködő képessége teszi nélkülözhetetlenné ezt a CAD platformot. A MicroStation biztosítja az innováció lehetőségét az átfogó szoftverportfolióban. A VBA használatával lehetővé teszi a felhasználók számára az eszköztárak, alkalmazások testreszabását. A különböző szakági fejlesztések az iparágakhoz tartozó speciális megoldások használatával növelik a felhasználók termelékenységét, miközben a projekt teljes folyamatában mindvégig megőrzik a teljes adathűséget. Autocad alapú termékek Az AutoCADR szoftver használatával érthetően és hatékonyan öntheti formába, jelenítheti meg és dokumentálhatja ötleteit. Az AutoCAD esetében a gyártó Autodesk egy célt tűzött ki maga elé: a termelékenység növelését. Az új szolgáltatások meggyorsítják a feladatok elvégzését, lehetővé teszik a parancsok könnyű megtalálását és az új felhasználók gyors betanítását.
Oldalszám: 254 / 254