Workshop Schrijven Van Een Brief
-
Upload
roeland-kortleven -
Category
Education
-
view
2.515 -
download
1
description
Transcript of Workshop Schrijven Van Een Brief
Workshop ‘Schrijven van een brief’
Roeland Kortleven
Een goede brief
Criteria van een goede brief• Vlot leesbaar• Aangepast aan de behoeften van
de lezer• Begrijpbaar na een eerste lezing• Lezer weet duidelijk wat hem te
doen staat
Voorbereiding
Een goede brief vloeit niet zomaar uit de pen… stel automatismen in vraag
• Voor wie ga je schrijven?• Waarom ga je schrijven?• Wat ga je schrijven?• In welke volgorde ga je het schrijven?
Voorbereiding
Een goede brief heeft de juiste toon
• Hou rekening met de lezer en de omstandigheden– Afstandelijk– Vertrouwelijk
• Wees consequent• Aanspreking en slotformule belangrijke
rol
Drie eisen voor een goede brief
• Vorm: naleven van afspraken (aanspreking, slotformule, onderwerpregel, briefsjabloon, lettertype, alinea’s,…)
• Inhoud: logische opbouw van de brief zodat de lezer weet wat de belangrijkste boodschappen zijn.
• Schrijfstijl: keuze voor een aangename en actieve schrijfstijl met actieve en korte zinnen. Geen verouderd taalgebruik. Keuze voor spreektaal.
Vorm
•Kwestie van afspraak en discipline
•Keuze voor uniforme uitstraling (cfr. huisstijl) en vermijden van gespreide slagorde
•Hulp van een duidelijk sjabloon met verschillende elementen
Vorm• Briefsjabloon met logo
– Interne brief: gericht aan collega’s, bestuurlijk verslag voor de korpschef of de burgemeester•Kiezen voor: wit papier met zelf afdrukken
van logo.– Externe brief: alle andere brieven
•Kiezen voor: voorgedrukt briefpapier• Hoe briefsjabloon gebruiken
– Meer info voor gebruik op ISLP en niet-ISLP in het huisstijlhandboek
Vorm
•Details in huisstijlhandboek•Enkele belangrijke elementen
–Lettertype: Arial 10 (ook voor e-mails, fax,…)
–Adressering: •Vaste volgorde (let op: verschil tussen ISLP en niet-ISLP)
•Gemeente in HOOFDLETTERS
Vorm• Kenmerkenbalk:
– Uw kenmerk: nummer van brief lezer, nummer dossier lezer,…
– Ons kenmerk: nummer van brieven, eigen classificatie
– Datum: jjjj-mm-dd– Dienst: naam dienst (geen hoofdletter)– Contactpersoon: bij wie kan de lezer terecht
voor meer informatie– Telefoon: voorbeeld 014 32 26 86– Fax: zie telefoon– E-mail: persoonlijk e-mailadres
Vorm
• Briefonderwerp– Waarover gaat de brief? – NIET: Betreft, onderwerp,…– In het vet, niet onderlijnen– Enkel als volledige zin: hoofdletter en
punt. – Geen verwijzingen in het onderwerp
(dossier, beslissing,…)– Ultrakorte samenvatting: de
kernwoorden
Vorm
•Aanspreking & slotformule–Duidelijke keuze met consequenties:•Geachte, Hoogachtend, u, uwOF•Beste, Met vriendelijke groeten, je
Vorm
•Geachte–Formelere en afstandelijkere relatie
–Overheden, officiële instanties, burger als dader,…
–Lezer aanspreken met ‘u’ en ‘uw’
–Afsluiten met ‘Hoogachtend’
Vorm
•Beste–Vertrouwelijke relatie–Collega’s, burger als klant, burger als slachtoffer,…
–Lezer aanspreken met ‘je’–Afsluiten met ‘Met vriendelijke groeten’
Vorm
•Tekstindeling•Duidelijke alinea’s
– Brief wordt opgebouwd uit één of meerdere alinea’s•Ofwel zinnen aan elkaar plakken•Ofwel witregel bij nieuwe alinea
– NIET: ‘enter’ en op volgend regel beginnen
Vorm
•Cijfers, uren,…– 9 uur
•Niet 9u, 9u00, 09 uur, 09.00 uur,… (geen overbodige cijfers en uur voluit)
– Spaties tussen duizendtallen: 90 000 (niet 90.000)
– Telefoonnummers: 014 32 26 86•Niet: 014/32 26 86, 014.32.26.86
Vorm
•Afkortingen– NIET: d.w.z., d.m.v., vb., t.e.m.,…
– Inhoudelijke afkortingen: eerste keer voluit en afkorting tussen haakjes. Nadien afkorting gebruiken
Vorm
•Aanhalingstekens– Uitspraak: “Kom naar hier!” (dubbele aanhalingstekens)
– Accentueren van een woord: sporthal ‘Axion’ (enkele aanhalingstekens)
Inhoud
• Goede structuur is belangrijk voor lezersgerichte brief
• Algemene principes– Kernboodschappen vooraan in de brief
(eerste alinea)• Wat is het belangrijkste?• Wat moet de lezer weten?• Vaak eerst: historiek van het dossier,
chronologie, verantwoording, motivatie,…
Inhoud
• Algemene principes
– Langere tekst opdelen in verschillende alinea’s: elke alinea één kerngedachte
– Gebruik tussentitels bij meerdere alinea’s
Schrijfstijl
• Twee aspecten– Moderne woordkeuze
• Geen vakjargon of ambtelijke taal• Geen verouderd taalgebruik• Gebruik de alledaagse spreektaal
– Zinsopbouw• Korte zinnen• Actieve schrijfstijl• Lezer rechtstreeks aanspreken• Zoveel mogelijk in tegenwoordige tijd
Schrijfstijl• Moderne woordkeuze
• Geen ambtelijke taal• Geen vakjargon: zet jezelf in de schoenen van de lezer• Geen verouderd taalgebruik• Tabel ‘stadshuistaal’ (zie lijst met ‘verboden’ woorden)
• Vermijd ouderwetse taal– de dato…– Ik woon te Geel = Ik woon in Geel– Vergadering te 9 uur = vergadering om 9 uur
• Regel: wat je niet zegt, schrijf je ook niet. Gebruik spreektaal.
Schrijfstijl• Zinsbouw
– Gebruik korte zinnen.• Schrap overbodige woorden.• Is elk woord echt nodig?
– Schrijf actief.• Zo min mogelijk ‘worden’ gebruiken• Passieve zinnen (‘Ik word gezien door Jan’) zijn langer
en zwaarder dan actieve zinnen (‘Jan ziet mij’)
– Spreek de lezer aan met ‘u’ of ‘je’. Gebruik ‘wij’ of ‘ik’ voor jezelf.
– Wees duidelijk. Geef instructies. Niet: ‘Gelieve u aan de regels van het huis te houden’. Wel: ‘Houd u aan de regels van het huis’.
Inhoud en schrijfstijl
•Voorbeelden bespreken
Wat nu?
•Proberen, proberen, proberen,…
•Hulplijn: mail je brief naar Liesbet Trimpeneers (feedback met opmerkingen en suggesties de volgende werkdag)