WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS · 2010-12-13 · Mapeamento de Processos Análise e melhoria de...
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WORKSHOPMELHORIA DE PROCESSOS
WORKSHOP III – Análise e Melhoria de Processos
Superintendência de Planejamento e GestãoEscritório de Processos Organizacionais
Goiânia, 17 de junho de 2009
Objetivos do Workshop III
1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o mapeamento3)O que foi feito pelo EPO4)Base conceitual5)Prática
1) Feedback da Avaliação
Muito Bom Bom Regular Ruim Muito ruim Branco0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Organização Workshop 1 Workshop 2
1) Feedback da Avaliação
Muito Bom Bom Regular Ruim Muito ruim Branco0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Desempenho do Expositor
Workshop 1 Workshop 2
1) Feedback da Avaliação
Muito Bom Bom Regular Ruim Muito ruim Branco0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Material Workshop 1 Workshop 2
1) Feedback da Avaliação
Muito Bom Bom Regular Ruim Muito ruim Branco0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Auto-Avaliação Workshop 1 Workshop 2
1) Feedback da Avaliação
Atendeu Superou Não Atendeu0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Avaliação Geral Workshop 1 Workshop 2
Objetivos do Workshop III
1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o mapeamento3)O que foi feito pelo EPO4)Base conceitual5)Prática
Objetivos do Workshop III
1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o mapeamento3)O que foi feito pelo EPO4)Base conceitual5)Prática
3) O que foi feito pelo EPO?
→Análise criteriosa do material encaminhado: form. 03 – Mapeamento de Processos e form. 04 – Fluxograma
→Ajustes nos fluxogramas quanto à questão dos atores e do detalhamento
3) O que foi feito pelo EPO?
→Discussão com as áreas quanto ao alinhamento entre as etapas e os elementos do processo com o fluxograma
→Padronização do mapeamento e dos fluxogramas dos processos priorizados, e da nomenclatura utilizada
MACROFLUXO DAS 4 FASESP
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Pré-requisitosFormação e capacitação
EPO
Definição de Atribuições
EPO e Unidades
Levantamento das atividades
e normas
Mapeamento dos processos
Identificação dos elementos e do objetivo
Desenho do fluxograma
atual
Análise e melhoria dos
processos
Identificação dos problemas,
causas e soluções
Implementação das melhorias
Desenho do novo
fluxograma
Definição dos indicadores e
metasFIM
Priorização dos problemas
Desenvolvimento das soluções
Documentação do processo
Monitoramento e avaliação do
processo
Priorização do processo a ser
melhorado
MACROFLUXO DAS 4 FASES
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Pré-requisitosFormação e capacitação
EPO
Definição de Atribuições
EPO e Unidades
Levantamento das atividades
e normas
Mapeamento dos processos
Identificação dos elementos e do objetivo
Desenho do fluxograma
atual
Análise e melhoria dos
processos
Identificação dos problemas,
causas e soluções
Implementação das melhorias
Desenho do novo
fluxograma
Definição dos indicadores e
metasFIM
Priorização dos problemas
Desenvolvimento das soluções
Documentação do processo
Monitoramento e avaliação do
processo
Priorização do processo a ser
melhorado
SITUAÇÃO ATUAL
SITUAÇÃO ATUAL E
DESEJADA
SITUAÇÃO DESEJADA
FASE 3 – ANÁLISE E MELHORIA DE PROCESSOS
Pág. 21 – Manual de Apoio
SITUAÇÃO ATUAL E DESEJADA
FASE 3 –Análise e melhoria
de processos - Detalhamento
(pág.22)
4) Base conceitual
Como definir os seus problemas?
Problema é a diferença entre seu resultado atual e
um valor desejado, chamado META. (FONTE: Vicente
Falconi Campos)
Resolver problemas é atingir metas.(FONTE: Vicente Falconi Campos)
4) Base conceitual
Existem problemas bons e problemas ruins
Problemas ruins: são aqueles provenientes das
anomalias ou desvios do padrão e devem ser
eliminados o quanto antes. São aqueles
inesperados. (FONTE: Vicente Falconi Campos)
4) Base conceitual
Existem problemas bons e problemas ruins
Problemas bons: são os que surgem a partir de
novas metas de melhoria. Estes sempre existirão. (FONTE: Vicente Falconi Campos)
4) Base conceitual
Por onde começar?
O gerente deve iniciar o seu trabalho de melhoria
(atingimento de metas ou solução de problemas)
pelo “pior problema” ou “meta prioritária” ou “produto
mais problemático”. (FONTE: Vicente Falconi Campos)
4) Base conceitual
Vocês se lembram da Matriz GUT?
Vamos utilizá-la para priorizar os problemas
encontrados.
Matriz GUT
G (Gravidade) – refere-se ao prejuízo, o quanto se perderia pelo fato de não se tomar uma ação para solucionar um problema.
U (Urgência) – refere-se ao prazo em que é necessário agir para evitar o dano.
T (Tendência) – refere-se à tendência ou à propensão que o problema poderá assumir no futuro breve, se a ação não for tomada.
FONTE: Processo nosso de cada dia - Mauriti Maranhão
4) Base conceitual
Análise de causa
A etapa mais difícil na resolução de um problema é, sem dúvida, a descoberta de suas causas.
4) Base conceitual
Ferramentas que podem ser utilizadas na identificação das causas:
a) Brainstormingb) Diagrama de Causa e Efeitoc) 5 Porquês
4) Base conceitual
→ Brainstorming
Também chamada de “tempestade cerebral”, é uma ferramenta para geração de novas idéias, conceitos e soluções para qualquer assunto ou tópico num ambiente livre de críticas e de restrições à imaginação.
4) Base conceitual→ Diagrama de causa e efeito
O Diagrama de causa e efeito foi desenvolvido para representar a relação entre o “efeito” e todas as possibilidades de “causa” que podem contribuir para esse efeito.
É desenhado para ilustrar as várias causas que afetam o processo por classificação e relação das causas. Para cada efeito existem inúmeras categorias de causas conhecidas como os 4 M: método, mão-de-obra, material e máquina.
4) Base conceitual→ Diagrama de causa e efeito
4) Base conceitual
→ 5 Porquês O “5 Porquês” é uma técnica para encontrar a causa raiz de um efeito ou problema. Ao encontrar um problema, você deve realizar 5 interações perguntando o porquê daquele problema, sempre questionando a causa anterior.
4) Base conceitual
→ 5 Porquês Exemplo:Problema: Os clientes estão reclamando muito dos atrasos nas entregas.
Porque há atrasos? Porque o produto nunca sai da fábrica no momento que deveria.
Porque o produto não sai quando deveria? Porque as ordens de produção estão atrasando.
4) Base conceitual
→ 5 Porquês
Porque estas ordens atrasam? Porque o cálculo das horas de produção sempre fica menor do que a realidade.
Porque o cálculo das horas está errado? Porque estamos usando um software ultrapassado.Porque estamos usando este software? Porque o engenheiro responsável ainda não recebeu treinamento no software mais atual
4) Base conceitual
→ 5 Porquês
Na realidade, não é necessário que sejam exatamente 5 perguntas. Podem ser menos ou mais, desde que você chegue à real causa do problema.
4) Base conceitual
Ferramenta sugerida pelo EPO
→ Diagrama de causa e efeito + 5 porquês
→ Formulário com categorias de problemas
4) Base conceitual
Categorias de problemas
a) Interface: problemas relacionados aos
momentos em que o processo avaliado recebe ou
fornece elementos de/para outros processos.(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)
4) Base conceitual
Categorias de problemas
a) Interface: má qualidade de insumosmá qualidade dos produtosruídos de comunicaçãotempo excessivo para entrega do insumo ou
produto
4) Base conceitual
Categorias de problemas
b) Sombreamento ou sobreposição: ocorre
quando as responsabilidades pela execução do
processo não estão bem definidas. duas ou mais áreas fazem a mesma tarefa quando há um retrabalho desnecessário(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)
4) Base conceitual
Categorias de problemas
c) Complexidade desnecessária: significa que
existem etapas que podem ser eliminadas ou
procedimentos que podem ser simplificados sem
prejudicar o resultado do processo.(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)
4) Base conceitual
Categorias de problemas
d) Questões legais, políticas e/ou institucionais:
essa categoria se refere a problemas que
geralmente estão fora da alçada do responsável
pelo processo, mas que interferem negativamente
nos procedimentos.(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)
4) Base conceitual
Categorias de problemas
e) Alocação de pessoas ou capacitação: trata-se
de questões relativas à adequação do número de
pessoas da equipe às necessidades de execução
do processo ou quanto à necessidade de
treinamento e desenvolvimento.(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)
4) Base conceitual
Categorias de problemas
f) Sistemas informatizados: são problemas
relacionados à automação (ou à falta dela), que
prejudicam ou reduzem a capacidade produtiva da
equipe que executa o processo.(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)
4) Base conceitual
Categorias de problemas
g) Recursos materiais e financeiros: relativos à
falta de instrumentos necessários ao trabalho ou de
dinheiro para a plena execução do processo(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)
Objetivos do Workshop III
1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o mapeamento3)O que foi feito pelo EPO4)Base conceitual5)Prática
Elaboração de projetos institucionais
Grande número de projetos inadequados
()G()U()T
Elaboração de projetos institucionais
Grande número de projetos inadequados
Falta de orientação para elaboração dos
projetos
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Elaboração de projetos institucionais
Grande número de projetos inadequados
Falta de orientação para elaboração dos
projetos
Não é prioridade da área no momento
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Elaboração de projetos institucionais
Grande número de projetos inadequados
Falta de orientação para elaboração dos
projetos
Não é prioridade da área no momento
Foco no desenvolvimento da ferramenta e da metodologia
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5) Prática
Preencher o formulário EPO 05, identificando os problemas de cada categoria e pontuando a Matriz GUT.
Enviar para o e-mail do planejamento [email protected] até 19/06 - 18:00h
Formulários disponíveis na: http//wikimp.mp.go.gov.br
PRÓXIMO WORKSHOP – 24/06
"Grandes realizações não são feitas por impulso, mas por uma soma de
pequenas realizações”.(Vincent Van Gogh)
Agradecemos a presença.Bom trabalho!!!