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Workshop II: Neue Betriebssoftware (ERP): Auswahl und Einführung
Referenten:
Arno Nowatzky, Solvie und Kollegen Unternehmensberater Martin Kokoschinski, Mittelstand 4.0 – Kompetenzzentrum Hamburg
Die Auswahl und Einführung einer Komplettlösung durch eine ERP Software erfordert gründliche Recherche und Erprobung, um eine für das Unternehmen geeignete Lösung zu finden. Um sich über dieses schwierige aber auch wichtige Thema einen Überblick zu verschaffen, bot die Handwerkskammer einen durch Herrn Nowatzky geleiteten Workshop während der Anbietermesse an, welcher durch die Teilnehmer auch sehr gerne angenommen wurde. Dabei wurde zu Beginn des Workshops erklärt, dass es nicht darum geht welche Sotware nun die beste Software auf dem Markt oder für den individuellen Teilnehmer ist, denn es kommt darauf an, was das Unternehmen braucht und sucht. Im Zentrum der Veranstaltung stand die daher die Frage:
Wie finde ich die Software, die richtig zu meinem Unternehmen passt? Um diese Frage beantworten zu können, wurde der grundlegende Prozess bei der Auswahl einer ERP Software detailliert dargestellt. Am Anfang steht das Einholen von Angeboten und ein Überblick über den Markt mit der Frage, wie komme ich an Betriebssoftware heran und wer bietet diese an? Nachdem sich das Unternehmen eine Übersicht verschafft hat, bekamen die Teilnehmer einen detaillierten Einblick in den eigentlichen Auswahlprozess. Von einer anfänglichen Longlist von 20-25 möglichen ERP-Softwares wurde systematisch veranschaulicht, wie man diese große Menge an möglichen Lösungen mit seinen eigenen Anforderungen abgleicht, um so die Liste auf 3-5 mögliche Lösungen zu verkleinern. Diese möglichen Kandidaten werden dann gebeten, ihre Software im Unternehmen selbst zu präsentieren – das heißt unter Realbedingungen im Betrieb selbst zu testen. Auch die Mitarbeiter sollen nicht außen vorgelassen werden: die Empfehlung ist, die Mitarbeiter, die am Ende mit der ausgewählten Software arbeiten müssen, von Beginn an in die Auswahl einzubeziehen und sie beispielsweise beim Softwaretest die möglichen Optionen selbst austesten zu lassen. Dadurch können Probleme sichtbar werden, die womöglich vorher noch nicht aufgefallen sind, zum Beispiel bei der Bedienbarkeit. Im Anschluß an den Vortrag wurde eine rege Diskussion mit den Teilnehmenden angestoßen, bei der unter anderem die Datensicherheit, im Besonderen die Vor- bzw. Nachteile einer cloudbasierten Lösung im Fokus standen, denn das ungute Gefühl, die Kontrolle über „seine“ Daten zu verlieren, war den Teilnehmenden wichtig und diese Angst auch nicht unbegründet. Die Teilnehmenden nahmen viele interessante Aspekte und Gedanken zur Auswahl und Einführung einer ERP Software mit.
▪ Neue Betriebssoftware (ERP): Auswahl und Einführung
▪ Systematisch auswählen und einführen
▪ Die richtige Infrastruktur aufsetzen
▪ Arno Nowatzky
▪ SOLVIE und KOLLEGEN
Unternehmensberater GmbH
▪ Hamburg im September 2019
17.09.2019 2
Zusammenfassung, Fragen und Anmerkungen5
Die „richtige“ Infrastruktur4
Praxisbeispiel: Auswahl und Einführung3
Betriebssoftware / ERP2
Begrüßung, Vorstellung und Einleitung1
Agenda
I. Agenda
17.09.2019 3
▪ Geboren in Hamburg
▪ Jahrgang 1968
▪ Verheiratet, 3 Kinder
▪ Wirtschaftsinformatiker (FH)
▪ 15 Jahre Berufserfahrung als Unternehmensberater
▪ 9 Jahre Berufserfahrung als CIO bei einem Heiz-
und Betriebskostenabrechner
Über mich
I. Begrüßung, Vorstellung und Einleitung
Principal
Solvie und Kollegen Unternehmensberater GmbH
Willy-Brandt-Straße 57
D-20457 Hamburg
Mobil: +49-171.2175409
Festnetz: +49-40.32310289
E-Mail: [email protected]
Arno Nowatzky
17.09.2019 4
▪ Nutzen Sie bitte Ihr Smartphone und beantworten
Sie mir kurz fünf Fragen:
▪ (anonym)
ERP Auswahl – Eine Bitte vorab
I. Begrüßung, Vorstellung und Einleitung
Absenden
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Zusammenfassung, Fragen und Anmerkungen5
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Agenda
I. Agenda
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Betriebssoftware für Handwerksbetriebe ist die zentrale Software, in der das Geschäft des Handwerksbetriebes umfassend digital abgebildet wird.
Sie sollte damit Folgendes umfassen
• Abbildung der wertschöpfenden Tätigkeiten, insb.
• Angebot → Auftrag (Vertrieb)
• Auftragsplanung
• Bestellung Material
• Einplanung Personal
• Materialwirtschaft / Lagerverwaltung
• Mitkalkulation – Nachkalkulation – Rechnungstellung
• Option für Sondermodule für z.B. Wartung und Service, Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
• Schnittstelle zu den wesentlichen anderen Systemen im Betrieb
Begriffsdefinition „Betriebssoftware“
II. Betriebssoftware / ERP
Betriebssoftware ist ein sehr generischer Begriff
17.09.2019 7
Ungefähr 10.800 Ergebnisse für „Betriebssoftware Handwerk“
II. Betriebssoftware / ERP
Das Internet als Informationsquelle: Daten gibt es genug – das Wesentliche zu finden ist die Herausforderung
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Betriebe im Handwerk verfügen über sehr unterschiedliche Prozesse
II. Betriebssoftware / ERP
Die Auswahl der Software ist immer entsprechend der betriebsspezifischen Anforderungen zu treffen
SHK (Elektro, Ausbau, ..) Bäckerei (Fleischerei, .. ) KFZ-Betrieb
• Buchhaltung /
Rechnungswesen
• Faktura
• Controlling
• Personalverwaltung
• Buchhaltung /
Rechnungswesen
• Faktura
• Controlling
• Personalverwaltung
• Buchhaltung /
Rechnungswesen
• Faktura
• Controlling
• Personalverwaltung
Handwerk
Grund-funktionen
SpezifischeFunktionen
• Vertrieb
• Personaleinsatzplanung
• Auftragsplanung
• Bestellung Material
• Materialwirtschaft /
Lagerverwaltung
• Projektverwaltung
• Kalkulation
• Wartungs- und Servicemodul
• Lohnabrechnung
• …
• Bestellwesen
• Personaleinsatzplanung
• Prognoserechner
• Produktionsplanung (!)
• Anbindung Kassensystem
• Auswertung Kassendaten
• Materialwirtschaft
• Kalkulation
• Lohnabrechnung
• …
• Vertrieb
• Anbindung Herstellersysteme
(DMS – Dealer Management
Systeme)
• Werkstattplanung (Online!)
• Bestellwesen (Fzg, Teile, ..)
• Pesonaleinsatzplanung
• Materialwirtschaft
• Kalkulation
• Anbindung Online-Portale
• Lohnabrechnung
• …
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Zusammenfassung, Fragen und Anmerkungen5
Die „richtige“ Infrastruktur4
Praxisbeispiel: Auswahl und Einführung3
Betriebssoftware / ERP2
Begrüßung, Vorstellung und Einleitung1
Agenda
I. Agenda
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FragenIV
Zusammenarbeit Kunde - BeraterIII
VorgehenII
Ausgangssituation und ProjektauftragI
Agenda
I. Agenda
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Die Idee: Ein neues ERP-System soll helfen, die internen Prozesse zu verschlanken
I. Ausgangssituation und Projektauftrag
Der Projektauftrag:
Auswahl und Einführung eines neuen ERP Systems zur Steigerung der Effizienz im Kernprozess
Der Kunde• Großraum Hamburg
• Ca. 50 Mitarbeiter, davon ca. 30 Mitarbeiter im
Außendienst
• Einkauf, Einbau und Instandhaltung von
Anlagen (keine Produktion)
Merkmale
Ausgangssituation• Es wird bereits ein ERP-System genutzt,
• Abhängigkeiten zur Windows-Version,
Telefonanlage, Email-System
• Daten in Notizfeldern
• Von einzelnen Bearbeitern abhängig
Vertrieb NeumontageWartung / Reparatur
Rechnungs-stellung
Sehr technischer
Vertrieb
Einsatz Deutschlandweit
Einbindung von Sub-Unternehmen
Bereitstellung Notdienst
Baurechnungen,
Kostenstellen- und
–trägerrechnung
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Softwareauswahlprozess
Projektauftrag: Auswahl eines neuen ERP-System und Unterstützung bei der Einführung
I. Vorgehen
Der Auswahlprozess erfolgt in drei Schritten: Anforderungen definieren, Vorauswahl, Schönheitswettbewerb
• Aufnahme der Prozesse
• Aufnahme der Anforderungen an ein ERP
Analyse Anforderungen
• Anbieter identifizieren
• Selbsteinschätzung auf Basis Lastenheft
Anbieterauswahl Runde 1 • Anwendungsfälle
beschreiben, Daten sammeln
• Präsentation der Anwendungsfälle
Schönheitswettbewerb
• 1 Referenzbesuch
• Vertragsverhandlung
Auswahl und Verhandlung
Februar März
KW 17
April Mai 2018
Lastenheft
BetriebsSW
Fa. xxxOptimierte Prozesse Aktuell
begleiten wir die
Umsetzung
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Besonderer Fokus lag auf dem Schönheitswettbewerb
I. Vorgehen
Die weitere Verhandlung erfolgt mit dem Sieger des Schönheitswettbewerbes
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Gemeinsame Softwareauswahl durch Anwender und Berater
I. Zusammenarbeit Kunde - Berater
Schönheitswettbewerb
Funktionalität bewerten, nachfragenBewertung vorbereiten, Funktionalität bewerten,
Moderation, Auswertung
Anwendungsfälle vorbereiten
Echte Dokumente zusammen stellen Anwendungsfälle dokumentieren
Grobauswahl mögliche Systeme
Ideen einbringenMögliche Systeme identifizieren, Funktionsübersicht
erstellen, Anbieter anschreiben
Anforderungen definieren
Ablauf schildern, Potenziale definierenStrukturierter Fragenkatalog, Dokumentation der
Abläufe
KundeBerater
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Zusammenfassung, Fragen und Anmerkungen5
Die „richtige“ Infrastruktur4
Praxisbeispiel: Auswahl und Einführung3
Betriebssoftware / ERP2
Begrüßung, Vorstellung und Einleitung1
Agenda
I. Agenda
17.09.2019 16
▪ Mit der Entscheidung für ein neues ERP-System wird mit hoher Wahrscheinlichkeit auch neue Hardware notwendig
werden
▪ Der Hersteller wird eine Mindestausstattung und eine empfohlene Ausstattung vorgeben
▪ Zur Einhaltung der Gewährleistung und der Anwenderakzeptanz ist die empfohlene Ausstattung sinnvoll
▪ Beispiel: Hardwareanforderungen System XY
➢ 2 Prozessor-Maschine a 8 Kerne, 3,2 GHz
➢ 32 GB RAM
➢ 2 x 300 GB RAID 1
➢ 4 x 300 GB RAID10
▪ Mit wachsendem Datenbestand muss auch die Backup-Lösung angepasst werden
▪ Jetzt wieder in eigene HW investieren oder „in die Cloud“ gehen?▪ Cloud ist nicht günstiger! Es spart nur eigene Kapazitäten
▪ Einen positiven Effekt spürt ein Unternehmen erst, wenn alle IT-Services in die Cloud verlagert wurden
Einleitung
Ein Wechsel in die Cloud ist immer bei einer anstehenden größeren Investition zu prüfen
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Die verschiedenen Infrastruktur-typen
IV. Infrastruktur
Die genutzten Dienste bleiben die gleichen, sie werden ggf. von jemand anderem erbracht
On Premises
Applikationen
Daten
Laufzeitumgebung
Middleware
Betriebssystem
Virtualisierung
Server
Storage
Netzwerk
Selber betreiben Betreiben lassen
Infrastructure as a
Service
Applikationen
Daten
Laufzeitumgebung
Middleware
Betriebssystem
Virtualisierung
Server
Storage
Netzwerk
Platform as a Service
Applikationen
Daten
Laufzeitumgebung
Middleware
Betriebssystem
Virtualisierung
Server
Storage
Netzwerk
Software as a Service
Applikationen
Daten
Laufzeitumgebung
Middleware
Betriebssystem
Virtualisierung
Server
Storage
Netzwerk
DatevOffice 365Web-Server
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Infrastruktur
IV. Infrastruktur
Vor dem Einsatz von Schnittstellen und mobilen Apps muss die IT-Sicherheit dem aktuellen Standard entsprechen
ERP System
Zugriff auf Daten und Systeme
auch extern
WLAN im Büro
Mobile Endgeräte
Mobile Systeme /
Apps
IT-Sicherheit
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Welche Fragen haben Sie?
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I. Abschluss
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▪ Nutzen Sie bitte Ihr Smartphone und beantworten
Sie mir kurz eine (oder drei) Fragen:
ERP Auswahl – Noch eine Bitte am Ende
I. Begrüßung, Vorstellung und Einleitung
Absenden
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Fakten
▪ Gegründet 2011 in Hamburg
▪ 2013 Umfirmierung zur GmbH
Unser Selbstverständnis
▪ Wir liefern Mehrwert für unsere Mandanten
▪ Wir arbeiten im Netzwerk
▪ Wir sind Experten mit Blick über den Tellerrand
▪ Wir haben Freude an unserer Arbeit – und unsere Mandanten auch
Unser Team:
▪ Dr.-Ing. Michael Solvie, MBA – Unternehmensgründer
▪ Dipl.-Wirtsch.-Inf. Arno Nowatzky, Principal
▪ Dipl.-Ing. Natalie Biele, Senior Consultant
▪ Susanne Schulz, Teamassistentin
▪ 2-3 Werkstudenten
▪ Offene Positionen: Senior Berater „Handwerk“
Wir für Sie: Solvie und Kollegen Unternehmensberater GmbH
I. Abschluss
Wir brennen dafür, Unternehmen auf Ihrem Weg zum digitalen Unternehmen zu begleiten.
Wir stehen für Qualität in der Beratung:
Qualitätsgeprüftes Mitglied im Hamburger
Consulting Club e.V.
BAFA-akkreditierter Berater
Vom BMWi autorisiertes Beratungsunternehmen
für go-digital
Akkreditiere Berater für das Programm
„unternehmensWert:Mensch“ des BMAS und„unternehmensWert:Mensch plus“