Workshop Gestão de Processos 2013
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Gerenciamento de Processos de Negócio – Sistema FIEMG
Workshop SEBRAE-MG
Missão
Liderar o processo de desenvolvimento sustentável da indústria em MinasGerais, fortalecendo sua competitividade e buscando a melhoria contínuadas condições socioeconômicas do estado e do país.
Sobre o Sistema FIEMG
Visão
O Sistema FIEMG trabalha para ser reconhecido nacional einternacionalmente como líder na representação da indústria de MinasGerais.
Crenças e Valores
AssociativismoDesenvolvimento sustentávelEducação e capacitação profissionalÉtica, cidadania e qualidade de vidaParcerias e alianças estratégicasQualidade, produtividade e competitividadeValorização de seus empregados
Estrutura da Superintendência Integrada de Gestão Corporativa
Sobre a Gerência Integrada de Organização e Processos
A instituição da Gerência Integrada de Organização e Processos foiformalizada em novembro de 2010 de acordo com as diretrizes do novoPresidente da FIEMG.
.
NEGÓCIO:NEGÓCIO:
Gestão dos processos organizacionais, sustentação da estruturaorganizacional e provimento de informações para o desenvolvimentooperacional e gerencial
MISSÃOMISSÃO::
Inserir e gerir a prática de gestão de processos no escopo de atuação ena cultura da organização, institucionalizar padrões de trabalho, gestãode conteúdo formal e organização estrutural e funcional, necessáriospara agilidade e adaptabilidade na obtenção de resultados, contribuindopara o alcance dos objetivos do Sistema FIEMG.
Início 2011 – Início do projeto MEG
Junho 2011 –Desenvolvimento de uma metodologia de gestão de processos
Início de 2012 –Aplicação nas áreas de negócio do SESI MG
Agosto 2012 -Aplicação na Superintendência Integrada de Gestão
2013- Refinamentoe aplicação nos processos críticos eleitos pelo comitê executivo
Principais projetos trabalhados nos últimos anos
Como funcionamos e Como funcionamos e
colocamos em prática colocamos em prática
nossa estratégia para nossa estratégia para
assegurar excelência nos assegurar excelência nos
resultados?resultados?
Quem somos, onde Quem somos, onde
queremos chegar e queremos chegar e
como atuamos?como atuamos?
Quais funções e Quais funções e
perfis profissionais perfis profissionais
requeridos para requeridos para
executar esses executar esses
processos e como processos e como
estruturáestruturá--los? los?
Como garantimos Como garantimos
resultados que resultados que
contribuem para o contribuem para o
atingimento das atingimento das
necessidades da necessidades da
indústria?indústria?
O Pilar da Transformação Organizacional
ProcessosProcessos
PessoasPessoas ResultadosResultados
EstratégiaEstratégia
Fases da Metodologia de Processos Organizacionais
Fase I
•Planejamento
Fase II
•Modelagem e Análise de Processos (As Is)
Fase III
•Desenho de Processos (To Be)
•Organização da estrutura
Fase IV
•Implantação de Processos
Fase V
•Monitoramento e Refinamento de Processo
Governança de ProcessosGovernança de Processos
Metodologia de Processos Organizacionais
qq Planejamento:Planejamento:q Definição dos ganhos esperadosq Elaboração do Macroprocessoq Identificar os processos q Elegibilidade dos processos críticos
qq Modelagem e Análise de ProcessosModelagem e Análise de Processosq Levantamento de processosq Detalhamento de atividadesq Diagrama do processo da situação atual (AS IS)q Benchmarking de referências no mercadoq Análise do processo (Graus de inovação)q Elegibilidade melhorias
Metodologia de Processos Organizacionais
qq Desenho de ProcessosDesenho de Processosq Definir o novo processo (TO BE)q Definir indicadores do processoq Plano de Implementação (cadastro no FLEX) e Projeto no EPM
qq Monitoria e Refinamento de processosMonitoria e Refinamento de processosq Acompanhamento e refinamento pelo FLEX SIq Reuniões de monitoramentoq Ajustes nos processos
qq Implementação de ProcessosImplementação de Processosq Acompanhamento da Implementação do Processo (operação
assistida)q Documentação do processo
Projeto de Análise, Desenho e Melhoria dos processos críticos
Processos trabalhados:
• Processo de Gestão Escolar SESI-SENAI;• Processo de Viagens;• Processo de Suprimentos;• Processo de Recursos Humanos
Objetivos esperados:
Processos mais simples ágeis;Eliminação e/ou redução do volume de papel;Processos que tenham rastreabilidade;Processos sem desperdícios;Processos controlados, medidos e gerenciados;Processos que entregam valor ao cliente (satisfação);
Fase I Planejamento (Macroprocesso)
Macroprocesso Compras e Contratações
Solic
itan
te
Solic
itan
te
Sistema FIEMG
Análise e aprovação
técnica Engenharia
Disponibilidade do cadastro de
produtos - ERP
Necessidade de compra/ Solicitação
Solicitante (Área Técnica ou Área Corporativa)
Análise e aprovação técnica da Tecnologia da
Informação
Aprovação da compra (conforme regras de negócio )
Realização das Compras Diretas
Especificação correta dos
produtos/serviços
Análise e disponibilidade orçamentária
Análise e aprovação Técnica (quando aplicável)
Realização das Licitações
Realização das compras por
Dispensa/Inexigibilidade
Elaboração de Contratos (quando aplicável)
Elaboração de contratos no
Jurídico
Responsabilidade exclusiva da GISU
Solicitante (Área Técnica ou Área Corporativa)
Acompanhamento da solicitação
(ligação, e-mail)
Envolvimento nas análises técnicas e questionamentos
(licitações)
Recebimento do produto adquirido
Análise e aprovação de outras áreas
técnicas
Fase I de Planejamento (Escopo/Ganhos)
Metodologia de Gerenciamento de
Processos de Negócios
GIOP – Gerência de Organização e Processos
Escopo do Processo Data: 18/07/2013 Pág: 1 de 1
Dono do processo: Gerência Integrada de Suprimentos - GISU
Macroprocesso: Compras e Contratações
Objetivos estratégicos vinculados:
• Implementar cultura de planejamento e gestão por resultados; • Melhorar a qualidade e efetividade dos serviços e soluções; • Garantir e disseminar informações confiáveis e integradas; • Consolidar e disseminar o papel e o resultado da SIGC.
Ganhos esperados no Processo:
• Agilidade do processo; • Aumento da satisfação do cliente; • Redução do valor da compra (aumento do poder de negociação); • Conformidade com os órgãos fiscalizadores; • Qualidade do produto/serviço;
Fatores Críticos (Fatores que mais impactam no processo):
• Especificação; • Estimativa de custo; • ERP RM Nucleus; • Sistema Superbuy; • Planejamento do solicitante; • Tempo; • Relacionamento.
Fase 2 de Análise e Modelagem (Levantamento)
LEVANTAMENTO DO PROCESSO Versão Inicial: 02/08/2013
Revisão: 00
Identificação do Processo:
Realizar Compras ou Contratações Diretas.
Classificação do Processo:
Processo de Suporte.
Objetivo do Processo:
Prover bens e serviços necessários para as áreas e unidades do Sistema FIEMG.
Dono do Processo: Comprador
Instituição/ Unidade:
SIGC / Gerência Integrada de Suprimentos
Regra de Negócio: Alçadas de autorização, Instrução Normativa IN05-06, Manual de Instrução para utilização do ERP
Indicadores/ Metas: Não possui.
IDENTIFICAÇÃO INSUMOS REALIZAÇÃO RESULTADOS REGISTRO NOTAS Atividade
(do diagrama de processo de
trabalho)
Ator/ Área Fornecedo
ra Entrada
Descrição Atividade
Sistema Saídas
(Internas / Externas)
Ator/ Área Receptora
FormuláriosDocumentos
Requerimentos
especiais
1. Emitir a Solicitação de Compras
Solicitante de qualquer área e qualquer nível hierárquico
Necessidade de aquisição, tipo de bem ou serviço a ser adquirido.
Emitir a solicitação de compra pelo ERP, salvo exceções de algumas unidades que ainda não possuem o sistema implantado e emitem a Solicitação em formulário da Intranet.
ERP RM Nucleus
Solicitação cadastrada e pendente para aprovação.
Gerência Solicitação de compras no ERP
NA
Fase 2 de Análise e Modelagem (Diagrama AS IS)
Fase 2 de Análise e Modelagem (Relatório Análise)
Gerenciamento de Processos de Negócio – Relatório de Análise Processos
Identificação do Processo (nome do processo)
Compras e Contratações – Diretas, Licitações e Dispensa e/ou Inexigibilidade
Participantes da Análise Vinícius, Fausto e Misael, SESI, SENAI, FIEMG (SDE)
Ganhos esperados (já apontados no Escopo Processo) - Agilidade do processo; - Confiabilidade; - Conformidade com os órgãos fiscalizadores; - Aumento do poder de negociação;
- Padronização do processo; - Qualidade do produto/serviço; - Satisfação do cliente (acompanhamento do processo);
Item Pontos Melhoria Causas (se aplicável) Propostas Solução/Implementação
Membros do GrupoVotação Resultado Grau de Inovação 1 Grau de Inovação 2
1
Tratamento via workflow da solicitação de compras e das aprovações técnicas, antes da chegada no Suprimentos.
Evitar retrabalho; Possibilidade de rastrear o processo; Garantir que as SC’s que exigem as aprovações técnicas sigam o fluxo correto.
Tratar a Solicitação de Compras via workflow (avaliar viabilidade de se fazer no ERP ou Sistema Workflow) na aprovação do gerente, Superintendente (conforme regras do quadro de alçadas) e das áreas técnicas, tais como: TI, Engenharia, Cerimonial (Feiras) e Áreas Técnicas do SESI e SENAI.
4 4 4 12
2
Possibilidade de anexar documentos na solicitação de compras.
Melhoria na completude da especificação;
Satisfação dos solicitantes.
Permitir que o Workflow disponibilize ao solicitante a opção de anexar documentos no ato da especificação do produto.
** Ressaltar que não se trata de indicação de marca e sim um subsídio para aquisição**.
4 4 4 12
Fase 3 Diagrama do Processo (Diagrama TO BE)
Fase 3 Desenho do Processo (Definição Indicadores)
Modelo: (SIGC) Painel GISU
Período de Lançamento: 01/06/2013 - 30/06/2013
Referência: Meta
Indicador Unidade de
medida Meta Realizado
GISU - ANS - Prazo médio de execução de compras diretas Dias 10 7
GISU - Número de processos de compras diretas Unidade - 139
GISU - ANS - Prazo médio de execução de licitações na modalidade concorrência
Dias 90 77
GISU - Número de processos de licitações concorrência Unidade - 2
GISU - ANS - Prazo médio de execução de licitações na modalidade convite
Dias 60 56
GISU - Número de processos de licitações convite Unidade - 7
GISU - ANS - Prazo médio de execução de licitações na modalidade pregão
Dias 40 42
GISU - Número de processos de licitações pregão Unidade - 2
GISU - ANS - Prazo médio de execução de licitações na modalidade tomada de preço
Dias 75 54
GISU - Número de processos de licitações tomada de preço Unidade - 3
GISU - ANS - Prazo médio de execução na modalidade coleta Dias 20 24
GISU - Número de processos de coleta Unidade - 15
GISU - Percentual total negociado - NCD Percentual 1,00 2,67
GISU - Valor total de compras negociadas - NCD Real - 70.501,47
GISU - Valor total de compras realizadas - NCD Real - 2.638.227,61
GISU - Percentual total negociado - NLI Percentual 1,00 1,72
GISU - Valor total de compras negociadas - NLI Real - 66.607,47
GISU - Valor total de compras realizadas - NLI Real - 3.861.412,62
Fase 3 Desenho do Processo (Indicadores lançados no FLEX)
Fase 3 Desenho do Processo (Análise pós benchmarking)
Gerenciamento de Processos de Negócio – Relatório de Análise Processos – Processo de Compras e Contratações
Analistas de Processos GIOP:
Felipe Luan
Glícia Santos
Participantes da Análise
Vinícius, Fausto e Misael, SESI, SENAI, FIEMG (SDE)
Benchmarking:
Correios
CEMIG
Ganhos esperados (já apontados no Escopo Processo):
- Agilidade do processo; - Confiabilidade; - Conformidade com os órgãos fiscalizadores; - Aumento do poder de negociação;
- Padronização do processo; - Qualidade do produto/serviço; - Satisfação do cliente (acompanhamento do processo);
Item Pontos Melhoria
Propostas Solução/Implementação
Práticas de Benchmarking
Propostas Solução/ Implementação – Incorporando práticas de benchmarking
Resultado Grau de Inovação 1 Grau de
Inovação 2 Grau de Inovação 1 Grau de Inovação 2
1 Tratamento via workflow da solicitação de compras e das aprovações técnicas, antes da chegada no Suprimentos
Tratar a Solicitação de Compras via workflow (avaliar viabilidade de se fazer no ERP ou Sistema Workflow) na aprovação do gerente, Superintendente (conforme regras do quadro de alçadas) e das áreas técnicas, tais como: TI, Engenharia, Cerimonial (Feiras) e Áreas Técnicas do SESI e SENAI.
• Nos Correios, após a aprovação do gestor orçamentário, a solicitação passa para a equipe de contratação, que tem como objetivo a análise criteriosa e documental da solicitação.
Tratar a Solicitação de Compras via workflow (avaliar viabilidade de se fazer no ERP ou Sistema Workflow) na aprovação do gerente, Superintendente (conforme regras do quadro de alçadas) e das áreas técnicas, tais como: TI, Engenharia, Cerimonial (Feiras) e Áreas Técnicas do SESI e SENAI.
12
3 Possibilidade de anexar documentos na solicitação de compras.
Permitir que o Workflow disponibilize ao solicitante a opção de anexar documentos no ato da especificação do produto.
** Ressaltar que não se trata de indicação de marca e sim um subsídio para aquisição**.
• Na CEMIG, o formulário para requisição possui perguntas e respostas relacionadas a especificação. Funciona como uma ajuda para realizar uma especificação bem feita.
Permitir que o Workflow disponibilize ao solicitante a opção de anexar documentos no ato da especificação do produto.
** Ressaltar que não se trata de indicação de marca e sim um subsídio para aquisição**.
Tratar no workflow um check-list (perguntas a serem definidas pela GISUe áreas técnicas) que ajudará o solicitante na completude da especificação.
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Fase 4 Implementação (Propostas X Ganhos)
Como está?(AS IS)
Proposta(TO BE)
Ganhos Riscos / Consequências
. Solicitação de Compras (SC) emitida pelo ERP, mas é impressa e assinada;. É encaminhada em seguida à GISU por malote e online pelo DocWeb.
. Solicitação de Compras tramitará via workflow/ERP, de acordo com as regras de negócios estabelecidas.
. Agilidade (A SC demora até duas semanas entre a emissão e entrada na GISU; há casos de até um mês de atraso);. Segurança e controle (eliminação do trâmite via DocWeb);. Redução de custos de impressão (em média 200 SC's impressas por mês);
. Processo com trâmite moroso;. Custo com impressões, registros no docweb;. Demora no tempo de aprovação das compras;. Retrabalho por falta de instrumento de acompanhamento;. Dificuldade em apurar/medir indicadores de performance e de resultados.
. SC é enviada por malote para a área de Orçamento, para avaliação da disponibilidade orçamentária. Tal atividade exige prontidão de um Analista de Orçamento para atendimento.
. Integração/disponibilização da execução orçamentária, em tempo real;. Regras de negócio incorporadas no workflow.
. Agilidade (Redução média de três dias de tempo no processo); . Extinção da atividade de consulta manual;. Segurança do processo;. Rastreabilidade.
. Processo com tramite moroso (docweb, aprovação manual orçamentária);. Custos elevados (pessoal, material, infraestrutura);
. Grande incidência de especificações incorretas e incompletas.
. No workflow, anexar documentos que auxiliem a especificação; . No workflow, incluir "Perguntas e Respostas" que ajudem na elaboração/completude da especificação;
. Agilidade;
. Eliminação de retrabalhos e devoluções/cancelamentos de SCs;. Redução de erros de especificações.
. Retrabalho nas especificações;
. Compras realizadas com especificações mal feitas;. Falta de qualidade no produto;. Insatisfação do solicitante.
. Solicitante não acompanha o status de uma compra, devendo entrar em contato com a GISU para obter informações.
. Acompanhamento da compra pelo workflow.
. Otimização do tempo de trabalho da equipe, reduzindo atendimentos/consultas por telefone/e.mail;. Satisfação do usuário;. Redução de custos operacionais.
. Insatisfação constante do usuário;
. Tempo excessivo no atendimento, comprometendo os resultados;. Custo com atendimento .
Status atual e próximos passos
• Implementação/acompanhamento das melhorias;
• Refinamento;
• Interação com a área de Tecnologia da Informação nos projetos e soluções que envolvam tecnologia;
• Interação com a área de Planejamento e Projetos para acompanhar e assegurar o alcance dos objetivos estratégicos.
Status atual e próximos passos
Estrutura de Documentos no âmbito do Sistema FIEMG
Políticas e normas estratégicas
Normas de trabalho em geral
Orientações para execução do trabalho
Atos e deliberações da Presidência
Orientações específicas e imediatas das Superintendências
Indicações de profissionais para responder por funções executivas em caráter permanente ou temporário
Estrutura de Documentos Normativos do Sistema FIEMG
Portaria
Presidente
Aviso
Superintendente
Designação
Superintendente
Política Organizacional (PO)
Presidente
Instrução Normativa (IN)
Superintendente
Procedimento Padrão (PP)
Gerente
Atos Normativos Políticas, Normas e Procedimentos
Documentos complementares
Formulários Padrão (SESI, SENAI, FG’s) Manuais de Trabalho
Regulamentos e docs das entidades nacionais
Fluxos
Anexos gerais
Links externos
Felipe Luan, CBPPAnalista de Processos no Sistema [email protected](31) 32634746