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中国协同软件市场连续十一年占有率第一
国药控股股份有限公司协同办公系统用户操作手册
建立日期: 2017-3-8
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项目名称 国药控股股份有限公司_协同办公系统项目项目编号建设单位 国药控股股份有限公司承建单位 北京致远协创软件有限公司
中国协同软件市场连续十一年占有率第一
目录一、 前言......................................................................................................................................................................... 2
二、 系统登录与退出...................................................................................................................................................... 2
1. 登录...................................................................................................................................................................................2
2. 退出...................................................................................................................................................................................4
三、 流程管理功能说明.................................................................................................................................................. 5
1. 表单协同操作说明...........................................................................................................................................................5
2. 公文操作.........................................................................................................................................................................13
四、 M3(移动端)功能说明........................................................................................................................................ 20
1. IOS 系统配置说明...........................................................................................................................................................20
2. ANDROID 系统配置说明...................................................................................................................................................21
3. 手机端办公操作.............................................................................................................................................................22
五、 文化建设............................................................................................................................................................... 26
1. 单位空间.........................................................................................................................................................................26
2. 发布公告.........................................................................................................................................................................26
3. 查看公告.........................................................................................................................................................................27
4. 单位新闻.........................................................................................................................................................................28
5. 发布新闻.........................................................................................................................................................................28
6. 查看新闻.........................................................................................................................................................................28
六、 知识社区............................................................................................................................................................... 29
1. 个人知识中心.................................................................................................................................................................29
2. 文档中心.........................................................................................................................................................................30
3. 我的文档.........................................................................................................................................................................31
七、 目标管理............................................................................................................................................................... 31
1. 主题空间.........................................................................................................................................................................32
2. 时间视图.........................................................................................................................................................................32
3. 移动端时间视图.............................................................................................................................................................34
4. 日程事件.........................................................................................................................................................................34
八、 会议管理............................................................................................................................................................... 37
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中国协同软件市场连续十一年占有率第一1. 会议说明.........................................................................................................................................................................37
2. 主题空间.........................................................................................................................................................................37
3. 操作说明.........................................................................................................................................................................37
4. 新建会议操作步骤.........................................................................................................................................................38
5. 申请会议室.....................................................................................................................................................................40
6. 会议冲突提醒.................................................................................................................................................................42
7. 会议回执操作步骤.........................................................................................................................................................42
8. 待开会议.........................................................................................................................................................................43
9. 操作说明.........................................................................................................................................................................43
10. 已开会议.........................................................................................................................................................................44
11. 操作说明.........................................................................................................................................................................44
12. 会议纪要.........................................................................................................................................................................44
13. 会议资源.........................................................................................................................................................................45
14. 操作说明.........................................................................................................................................................................45
九、 其他应用............................................................................................................................................................... 45
1. 我的快捷.........................................................................................................................................................................45
2. 通讯录.............................................................................................................................................................................46
3. 综合查询.........................................................................................................................................................................47
4. 全文检索.........................................................................................................................................................................47
5. 委托事项设置.................................................................................................................................................................47
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一、 前言
本手册为使用者尽快使熟悉本平台使用方法而编写。希望本手册能够帮助您在短时间内对协同工作系统有一个概括的了解,让您亲身体验到它所带来的方便与快捷。
二、 系统登录与退出
1. 登录
1) 打开网页浏览器(建议使用 IE),本书以 IE 为例;2) 输入 IP 地址:
内网登录地址: oa.sinopharmholding.com; 外网登录地址: oa.sinopharmholding.com;(使用前连接 VPN)
3) 输入用户名和密码即可进行登录,用户名和密码均为 3.20 版本(原 OA 系统)的用户名和密码;
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注:密码输入错误,不可登录系统。错误达到 10 次,系统会自动锁定当前账户。一旦账户被锁则需联系管理员进行解锁操作。4) 点击【登录】即可进入;5) 初次登录,为了更好使用此系统平台,点击【辅助程序安装】
6) 出现如下界面,点击下载并保存,同时关闭浏览器
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中国协同软件市场连续十一年占有率第一7) 解压下载的文件并运行,再次打开内网登录地址:暂无;外网登录地址:暂无;再次点击
【辅助程序安装】,全选所有插件,点击更新全部已选插件进行安装。此过程中最好能关闭系统防火墙,同时按要求关闭 Office产品程序(Word、Excel等)。
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三、 流程管理功能说明
1. 表单协同操作说明
新建业务审批事项
依据公司规定,日常工作中的某些事项具有固定的流程,此时可发起业务审批进行事务办理。操作步骤:
第一步:点击【个人空间】=>【我的模板】中所需要的模板,如找不到,点击右上角【更多】,再进行查找。或者直接通过左侧菜单点击进入。
第二步:依据表格中对应项目进行填写,橙色底的栏目必须填写。填写完成后,点击【发送】按钮,无需设置流程。此事项将自动流转到下一个办理人员。有时会有分支条件对话框跳出要求确认,请直接点击【确认】按钮。北京致远协创软件有限公司 ~ ~ www.seeyon.com
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处理协同待办事项
处理发送给自己的协同事项。操作步骤:第一步:当屏幕右下角出现【系统消息】提醒框时,表示有新的事项要求进行处理,直接点击
协同事项标题,即可进入处理页面。也可以在个人空间的【待办事项】列表中,点击事项标题进入处理页面。
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第二步:有时处理对话框处于折叠状态,点击右侧【处理意见】按钮将其展开。在呈现的文本输入框中填写处理意见。若点击“常用语”,则可直接选择常用语作为意见。“常用语”可用此处“新建/编辑”按钮进行个性化设置。
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中国协同软件市场连续十一年占有率第一第三步:点击【提交】,即完成事项处理。此前选择“已阅”或“同意”则协同事项自动走向
下一个节点;选择“不同意”,跳出如下对话框,依据需要进行选择。
勾选“意见隐藏”,则所填处理意见只能由所选公开人可见。
勾选“跟踪”,则可在协同事项办理完成后,在“跟踪事项”中查找此协同事项。
勾选“归档”,可在协同事项办理完成后,跳出对话框中选择归档文件夹进行手动归档操作。点击“ ”,可在意见中添加附件文件。其他操作:
加签:可以将不再当前流程中的人员加入到当前流程中一同办理事项。点击【加签】,在跳出的对话框中,选择需要增加的人员,设置其权限和流程模式,【确定】后就将新办理人员增加进来了。
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转发:将当前的协同事项作为一个新的协同事项进行办理。点击【转发】,在跳出的对话框中 ,设置新的流程,【确定】后新协同事项发出。
更多操作:点击右侧的【更多】按钮,可以展开更多操作的菜单。
回退:将当前协同事项回退至上一节点办理人处。点击后会出现以下提示,确定后执行。
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终止:将当前协同事项在当前位置终止进行。点击后会出现以下提示,确定后执行。
知会:将当前协同事项告知流程外人员。
当前会签:添加人员与当前办理人员一起处理协同事项。
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减签:删除会签增加的人员。
修改正文:修改协同事项文字部分。修改附件:通过重新上传方式修改协同事项中的附件。
批处理
批处理:对其进行批量的处理统一处理
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查看审批事项
查看设为【跟踪】的审批事项,或者已经办理的审批事项和本人发出的审批事项,及时了解审批事项的办理情况。操作步骤:
第一步:在个人空间的【跟踪事项】、【已办事项】、【已发事项】列表中,点击协同事项标题,打开协同查看页面。
第二步:点击【流程】按钮,查看流程处理状态。其中流程处理状态依据以下图标区分。已经办理完成。 办理人员未查看办理人员暂存待办 已经查看未办理未流转到办理人员
第三步:拖动垂直滚动条,查看协同正文下方的已处理人意见
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2. 公文操作
公文流程操作
操作说明:第一步:点击【公文管理】中的主题空间,选择所需的公文模板。
第二步:进入公文拟文界面,编辑标题和正文。也可以在首页【我的模板】中调用所需的公文模板。
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第三步:可以选择发送、保存待发、另存为个人模板;选择发送时,流程走向下一个节点;选择保存待发时,保存在待办中;选择另存为个人模板时,将该流程存为个人的模板。
公文办理
第一步:各级审批,可在公文管理中待办公文中看到所有需要审批得公文。点开公文, 提交:当前流程被处理,流程进入下一节点
暂存待办:保存用户本次输入的意见和态度,流程将在当前用户处暂停,用户可以随时在自己的【待办事项】中继续处理该事项。
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回退:将协同回退给上一节点,如果上一节点是发起节点,则到发起者的待发事项中。
指定回退:将协同回退到指定的节点,可选择当前节点前发起人及已处理节点(除外:空节点、知会节点、核定节点等)进行回退,选中后该节点将会标红显示。指定回退操作不是所有节点都有其权限,只有部分领导有该权限。可对应节点权限进行重新设置。
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加签:在当前节点后面增加后续节点,并为其设定权限(如:审批等),提供“并发、串发、与下节点并发”三种流程模式可选。
撤销:流程被撤销,已处理的节点将收到撤销通知,未处理的节点不会收到该流程,流程将撤回到发起者的待发栏中。
修改正文:对公文正文进行修改。当前会签:在流程中增加一个与当前节点并列的节点,节点权限与当前节点相同。终止:结束当前的审批流程,终止操作不能恢复所以因其重要性只在部分节点权限中配置该操
作。只有部分重要领导有该操作的权限。
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中国协同软件市场连续十一年占有率第一归档:归档到单位文档中。公文文号:包含自动编号、手动编号、预留文号、断号选择。自动编号:设置好公文文号模板、发起公文时自动引用已设置的公文文号预留文号:预留出部分文号,自动编号会自动跳过已预留的文号。
手动编号:手工输入公文号,修改后公文文号变为新修改的公文号断号选择:显示公文处理过程中被使用但尚未封发的文号,可以重新使用该文号
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公文督办
公文督办:当前督办人员是汪争平主任和王小云老师,后续如需要可以再次增加其他督办人员。功能说明:通过督办,可以使督办人员跟踪催办公文处理人员。在公文流程流转过程中,可以
更换处理人员或处理流程,并查看处理情况。【督办事项】页面下的具体功能如下所示:功能键:【未办结】显示督办协同流程未结束的事项;【已办结】显示督办协同流程已结束的事项;【办理情况】查看督办事项处理节点人员的办理情况,可以查看未办结、已办结的督办事项的
办理情况。1) 打开公文督办,进入如下页面:
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2) 点 开 流 程 按钮,点击催办 可以发送催办信息;
3) 点击修改流程进入流程修改页面;
4) 左键点击需要修改的流程节点后显示增加节点、删除节点、替换节点、节点属性四个按钮,根据需求来点击相应的按钮。可以对进行中的公文流程进行后续节点得修改,即可增加会签人员;
5) 如选择增加节点则会跳出如下对话框选择人员;
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四、 M3(手机端)功能说明
1. 操作系统要求
2. IOS 系统配置说明
操作说明:第一步:手机端在【App Store】 中搜索“M3-协同办公平台”第二步:打开 M3应用,填写服务器内容
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3. Android 系统配置说明
操作说明:第一步:手机端在【浏览器】中输入地址:“m3.seeyon.com”
第二步:打开 M3 应用,填写服务器内容
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4. M3(手机端)办公操作
新建业务审批事项
依据公司规定,日常工作中的某些事项具有固定的流程,此时可发起业务审批进行事务办理。操作步骤:
第一步:登录 M3 系统第二步:发起“表单协同”操作如下:
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处理协同待办事项
处理发送给自己的协同事项。(M3 手机端会自动对待办工作进行消息提醒,用户可在手机设置中自定义消息提醒)操作步骤:第一步: 登录 M3 系统第二步:【待办】>点击对应待办,即可处理
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M3 其他功能:【应用】
五、 文化建设
1. 单位空间
点击单位空间按钮,进入单位空间,里面有六个模块:单位最新公告、单位最新新闻、单位下载文档、单位最新调查、单位最新讨论、单位知识文档。
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中国协同软件市场连续十一年占有率第一点击确定,公告就发布成功
3. 查看公告
进入单位空间,单击想了解的公告,即可查看公告内容;若没有找到所需内容,可以点击更多按钮查看所有公告。
4. 单位新闻
5. 发布新闻
当新闻流程到达转新闻公告时,点击【转公告】,选择需要转入的新闻公告模块以及发布范围。
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点击确定,新闻公告就发布成功
6. 查看新闻
进入单位空间,单击想了解的新闻公告,即可查看新闻公告内容;若没有找到所需内容,可以点击更多按钮查看所有新闻公告。
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六、 知识社区
知识管理是帮助使用者管理个人、单位的文件、公文以及审批流转的各种信息,并提供相应的编辑,借阅,共享,转发等操作,还提供了 RSS订阅和博客功能,可以进行显性知识和隐性知识的捕获、积累、共享、利用和创新,使知识成为生产力。
1. 个人知识中心
个人知识中心是个人信息的集中展示,通过文档中心发布到知识社区的信息进行全面展示,包括最近阅读、最近收藏他人借阅等。
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中国协同软件市场连续十一年占有率第一个人知识中心:展示由自己或他人在文档中心发送到个人学习区的文档。在个人知识中心界面
可以查看发布到我的学习区的文档详细内容,也可以取消发布到我的学习区的文档。
注:【取消发布】取消该文档在我的学习区中的显示。
2. 文档中心
文档中心应用于单位、个人管理文档及其他模块的归档信息,支持自定义文档库,提供文档推送到单位、个人的学习区及文档中心等功能。文档中心包括【我的文档】、【单位文档】、【项目文档】、【公文档案】。操作步骤:
点击菜单【知识社区】,选择【文档中心】,进入文档中心界面。
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通过文档路径查看文档:点击文档路径可以直接跳转到具体文档夹中,即可查看相关文档。
3. 我的文档
存储个人的文档,提供文档的新建、修改、移动、查询等操作;支持文档发送到个人空间,支持转发协同和邮件。其包括的功能键说明如下:
【新建】包括新建文档和文档夹功能;支持在线新增 5种类型文档,分别为:1.Html 文档;2.Word 文档;3.Excel 文档;4.WPS 文字;5.WPS 表格。其中,Word 文档、Excel 文档、WPS 文字、WPS 表格需要 Office 控件的支持,并且客户端需要安装相应的 Office或WPS 软件。【上传文件】从本地硬盘上传文档到服务器。【移动】将文档、文档夹等移动到其他目录中。
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中国协同软件市场连续十一年占有率第一【文档排序】对文档、文档夹进行排序。【删除】删除所选文档;【查询】根据名称、内容类型等对文档进行查询。【重命名】修改文档或文档夹的名字。
七、 目标管理
目标管理是以目标为导向,以人为中心,以成果为标准,而使组织和个人取得最佳业绩的现代管理方法。协同管理系统中目标管理用于制定工作计划、工作任务、安排工作事件。计划管理的目的在于和领导与同事之间,明确目标达成共识,有步骤可检查地去完成各阶段的任务。日程事件不仅对个人时间做有效管理,也是为了和其它同事达成协调的需要。
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1. 主题空间
目标管理主题空间显示系统预置的 5 个栏目,用户也可根据自己的需要添加或删除栏目,预置栏目包括:时间视图、他人计划、我的计划、、我的任务、超期任务。如下图:
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2. 时间视图
时间视图可以直观的看出时间的具体安排情况,可以从日视图、周视图、月视图分别看出某一天、某一周以及某一月的时间安排情况。月视图界面如下
点击目标管理-时间视图进入如下页面
【新建计划】可以直接进入新建计划页面。
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【新建事件】可以直接打开新建任务窗口。
如果是给他人创建的事件一定要填写安排他人,否则他人是看不到;【时间视图显示内容:时间视图以不同的颜色分别显示:计划、任务、会议、事件、到期协同 、
到期公文。回执为“不参加”的会议、状态为“已取消”的任务、已办的到期公文和协同将从视图消失,状态为“已完成”、“已结束”的事项则标题置灰显示。鼠标放在帮助图标上, 出现页面解释颜色分类。 时间视图查看方式: 进入时间视图页面,页签默认显示【周视图】,即显示用户一周的时间安排北京致远协创软件有限公司 ~ ~ www.seeyon.com
中国协同软件市场连续十一年占有率第一情况;点击【日视图】可查看用户当天的时间安排情况;点击【月视图】可按月查看时间安排情况。 点。
3. 移动端时间视图
时间视图中会议通知移动端只能看到会议标题看不到会议地点,希望在标题中加入地点。
4. 日程事件
用于安排日常的工作事项。可以建立个人的、安排他人的,或委派事件给他人。系统是从起止时间、重要程度、优先级、工作类型等几个纬度帮助用户提升时间管理能力。同时,通过事件的公开属性,使相关成员知晓该事件,达到信息沟通与协作的效果,避免时间安排上的撞车。包括【个人事件】、【共享事件】、【事件视图】、【统计】。
【个人事件】:管理个人日程事件,可以新建、删除个人事件,也可以委托安排事件给他人。
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【共享事件】:查看所有共享给自己的共享事件。其包括的功能键说明如下:
【事件视图】:用户可以根据需要,选择不同的查看方式:日视图、周视图、月视图。也可以在此新建事件,方法与在个人事件中相同。新建的事件会按照时间段显示在日程视图中。点击右侧的日期选择器,可直接切换到某天查看。
【统计】:用户可以根据需要,选择不同的统计方式,如:时间范围、状态、统计方式和汇总方式来统计事件,点击分类链接,可穿透查看统计结果
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八、 会议管理
1. 会议说明会议是针对某些议题进行讨论、研究和解决的过程,起到沟通信息、协调关系、集思广益、制
定计划、科学决策的目的。会议管理将会议通知召开过程以及会议纪要集合在一起,规范了工作,协同提升了工作效率。会议管理涵盖了会议纪要,申请会议室,会议室使用统计等功能,达到灵动管理,高效工作之目的。功能菜单:包括【主题空间】、【待开会议】、【已开会议】、【会议资源】四个子菜单操作步骤:点击菜单【会议管理】,出现功能列表,根据操作需求,选择相应的子菜单
2. 主题空间
3. 操作说明会议管理主题显示系统预置的 4 个栏目,包括:待办会议、已办会议、会议室看板、我的会议
日程。北京致远协创软件有限公司 ~ ~ www.seeyon.com
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4. 新建会议操作步骤点击一级菜单【会议管理】,选择会议安排,进入会议的操作界面。
第一步:在会议安排页面点击新建会议按钮,或者点击我的快捷按钮中的新建会议;
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中国协同软件市场连续十一年占有率第一出现新建会议页面:
第二步:填写相应的数据项,会议的主持人由会议发起人填写。说明:会议正文中对应每个议题都可以分开设置,可以插入附件、选择关联文档和选择参与人
员。所选择的不同权限的人员能看到的议题是不同的,每个人都只能看到其有权限能看到的议题。具体参见无纸化会议的 3.2 会议通知设置;另外,数据填写完成后可点击保存模板,将已填写好的会议保存为模板以便以后调用。调用以前保存的模板点击调用模板按钮进行调取。调用的模板也可以再次对其进行编辑修改。
第三步:申请会议室;
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第四步:点击保存待发,该会议保存,等需要时可点开并重新发送;点击发送,发送会议,各相关人将收到会议通知。
5. 申请会议室第一步:点击申请会议室页签,打开会议室申请页面;第二步:会议室看板中点击鼠标直接拖动选择白色空闲区域,即可选择会议室和时段;
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第三步:点击确认按钮,可以添加会议室用途;
第四步:再点击确定完成会议室申请操作。会议室的申请由总裁办审批是否通过。申请通过后会议室即可使用。同时其他人不可以在同一
时段申请该会议室。审核不通过该申请退回到申请人处,可线下沟通后重新申请会议室的申请时间 。修改会议室和会议时间——可以移动已选择的蓝色模块;或取消已选择的,重新选择。
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6. 会议冲突提醒
新建会议时当主持人、记录人、与会人员在会议召开时间段与其他会议有冲突时,弹出会议冲突提醒窗口,点击【确定】按钮正常发送,点击【取消】按钮返回新建页面。
7. 会议回执操作步骤
点击会议系统提醒消息、在待办工作栏目点击会议标题或者在【待开会议】二级菜单下,可进行回执操作,当与会人员,主持人,记录人收到会议通知后,在会议开始之前,可点击该会议,在下面按回执按钮给出回执意见。
第一步:与会人员可以邀请其他人参加会议。邀请他人后,被邀请人自动增加显示在与会人员处,同时被邀请人会收到会议通知的系统消息,可正常参会,如图所示
第二步:点击回执按钮,并选择参加、不参加、待定、三种状态的其一
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第三步:对回执的意见回复,点击回执人后面的回复按钮,弹出如下的回复回执框,同时可以选择意见隐藏、消息推送等相关操作。可以就会议内容进行线上交流。
8. 待开会议
9. 操作说明
待开会议列表下显示的当前用户参与的“未召开”、“召开中”状态的会议,待开会议各功能如下
权限说明:只有当列表下的会议是当前登录用户创建的,列表前的复选框才可以勾选,会议创
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建人才可对会议进行编辑和撤销操作会议撤销可选择发送短信:撤销会议时,可选择是否给与会人员发送通知
10. 已开会议
11. 操作说明
已开会议列表下,显示当前登录用户参与的会议,显示为“已召开”状态,同时可以对会议列表中的会议进行如下操作
归档:将已开会议归档到文档中心删除:把会议从当前用户已开会议列表中删除已召开:显示已召开的会议会议归档操作说明:会议发起人,选中已开会议列表下需要归档的会议,点击归档按钮,弹出
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中国协同软件市场连续十一年占有率第一归档文件夹,点击要归档的位置,点击确定。
12. 会议纪要
会议完成后,总裁办或其他部门会议记录人点击对应会议纪要模板进行会议纪要编辑。
13. 会议资源
14. 操作说明
申请会议室:根据会议需求选择会议室预订撤销:用户可以撤销会议室在某段时间的使用要求,并可查看会议室的使用情况会议室审核:会议管理员根据申请详情及空闲情况决定是否通过申请;会议室审批过程中要求
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中国协同软件市场连续十一年占有率第一会议室管理员可以更改会议室的申请时间;
会议室登记:会议管理员可对单位的会议室信息进行登记,并可以对该信息修改、删除;使用统计:会议室管理员可对会议使用情况进行统计
九、 其他应用
1. 我的快捷
提供【我的快捷】与当前使用功能的导航菜单,可直接进入与日常工作中常用到的子菜单。以下不再做详细描述。
2. 通讯录
用于查看企业员工的联系方式,向联系人发送在线消息、手机消息(需要管理员配置),邮件 ,
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中国协同软件市场连续十一年占有率第一导出,打印通讯录。并支持自建私人通讯录,包括:员工通讯录、系统组、个人组、私人通讯录。
勾选需要操作的人员,可进行如下的各项操作:【发送消息】选择人员,发送在线消息。【EXCEL 导出】将员工通讯录下载到 excel 文件中。【Vcard 导出】选择一个用户,将其个人通讯信息以 vcf格式导出并保存在本地。每次只能导
一人的信息。【CSV 导出】将员工通讯录下载到 CSV 文件中。【打印】将员工通讯录打印出来。【视图切换】可以在有无树型组织结构之间切换。【发送手机短信】选择人员,发送手机短信。
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3. 综合查询
综合查询功能用于根据标题、时间段、发起人等,查询系统中的各类资源,如协同、公文、新闻、计划等。点击【我的快捷】中的【综合查询】,进入综合查询信息页面。
4. 全文检索
全文检索支持用户编辑词条,提供全文搜索引擎。点击【我的快捷】中的【综合查询】,切换【全文检索】页签进入全文检索页面。
5. 委托事项设置
当用户在某段时间无法处理工作时,可以选择其他人代理自己处理。 【新建】:新建协同、会议、公文的代理人。
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