การจดการดชนดวย Microsoft Word 2007 : บญเลศ อรณพบลย 1

การจดการดชน (Index) ใน Microsoft Word 2007

ดชน หรอ Index หมายถงการท าหนาเอกสารทแสดงรายการของค าทสนใจจากเอกสาร พรอมดวยเลขหนา

ทมค านนปรากฏอย

การสรางดชน

การสรางดชนดวย Microsoft Word 2007 ท าไดโดยเปดเอกสารทตองการจดท าดชน เขาสโหมดการท างาน

แสดงอกขระพเศษ โดยใชปมเครองมอ จาก Home Ribbon จะปรากฏจอภาพแสดงเนอหาเอกสารพรอมอกขระ

พเศษ (Special Character) ดงน

เลอกค าทตองการก าหนดเปนดชนทละค า ตวอยาง “โรคตาแหง”

การจดการดชนดวย Microsoft Word 2007 : บญเลศ อรณพบลย 2

คลก Reference Ribbon จากนนคลกปม ปรากฏจอภาพ Mark Index Entry ดงน

ในจอภาพ Mark Index Entry โปรแกรมจะแสดงค าทระบเปนดชนในรายการ Main entry และเลอกตวเลอก

Current page จากรายการ Options คลกปม Mark เพอใสฟลดดชนใหกบค าทเลอก โดยฟลดดชนจะแสดงดงน

ท าซ ากบค าอนๆ ทตองการ โดยยกเวนการท าซ าค าเดมในหนาเดม และกรณทตองการท าก าหนดชนให

ค าเดมในหนาอนๆ สามารถใชความสามารถสบคน (Find) คนหาค าจากหนาและต าแหลงทตองการกอนใชค าสง

ก าหนดดชน

การจดการดชนดวย Microsoft Word 2007 : บญเลศ อรณพบลย 3

การท ารายการดชน

เมอก าหนดดชนไดครบตามตองการ กจะเขาสการท ารายการดชน โดยเลอนเคอรเซอรไปยงหนาทตองการ

สรางรายการดชน คลก References Ribbon คลกปมเครองมอ Insert Index ปรากฏจอภาพ Index ดงน

ในจอภาพ Index ใหเลอกแทบ Index และรปแบบจากรายการ Formats เมอคลกปม OK จะปรากฏ

รายการดชน ดงน

การจดการดชนดวย Microsoft Word 2007 : บญเลศ อรณพบลย 4

การลบฟลดดชนทงหมดในเอกสาร

กรณทสรางดชนในเอกสาร แลวตองการลบดชนออกทงหมด

ใน Home Ribbon ใหคลกปมเครองมอ Replace จะปรากฏจอภาพ Find and Replace ดงน

คลกปม More >> จากจอภาพ Find and Replace จะปรากฏสวนขยายของจอภาพ ดงน

การจดการดชนดวย Microsoft Word 2007 : บญเลศ อรณพบลย 5

ถดไปจะเปนการระบค าคนในรายการ Find what: คลกปม Special เลอกตวเลอก Field จะปรากฏ ^d

ในรายการ Find what อนเปนอกขระพเศษแทนฟลด

จากนนปอนชอฟลดดชน คอ XE โดยพมพชองวางระหวาง ^d และ XE และรายการ Replace with: ไมตอง

ปอนคาใดๆ

คลกปม Replace all โปรแกรมจะคนหาฟลดดชนพรอมลบออกทงเอกสาร

ขอขอบคณเอกสารตวอยางจากหองสมดนงเยาว ชยเสร (คณะแพทยศาสตร มธ.)