ระบบ GFMIS ที่เกี่ยวของกับการพัสดุระบบจัดซื้อจัดจางเปนสวนหนึ่งของระบบ GFMIS โดยเนนไปท่ี “การบันทึกรายการเพื่อสรางใบส่ัง

ซื้อ” หรือท่ีเรียกวา ใบส่ังซื้อ/จาง/เชา (Purchasing Order หรือ PO) และ “การแกไขหรือยกเลิกใบส่ังซื้อ/จาง/เชา”

ระบบจัดซื้อจัดจาง เปนระบบท่ีรองรับการบันทึกขอมูลท่ีเกิดขึ้นจากการจัดซื้อ/จัดจาง/เชาทรัพยสินท่ีใช “เงินงบประมาณและเงินฝากคลัง” โดยกําหนดใหบันทึกใบส่ังซื้อส่ังจาง (PO) ในระบบเมื่อมีการจัดซื้อ/จัดจาง/เชาท่ีมีวงเงิน “เทากับหรือมากกวา” 5,000 บาทขึ้นไป ซึ่งระบบจะทําการผูกพันงบประมาณและเก็บขอมูลรายละเอียดเจาหนี้ (ผูขาย) ไวในระบบกอนการขอเบิกเงินเพื่อจายใหเจาหนี้หรือผูมีสิทธิ

ทําไมตองสรางขอมูลหลักผูขายและใบสั่งซื้อหากจะทําใบส่ังซื้อในระบบ GFMIS จําเปนตองมี “ผูขายท่ีเปนคูสัญญาของสวนราชการ”กอน

โดยผูขายจะตองเปนผูขายท่ีมีรายชื่ออยูในระบบ GFMIS แลวเทานั้น เพราะถาหากวา ยังไมมีขอมูลอยูในระบบก็จะไมสามารถจะสรางใบส่ังซื้อเขาไปในระบบได

ข้ันตอนการปฏิบัติงานในแตละกระบวนงาน1. การสรางขอมูลหลักผูขาย เมื่อมีการจัดซื้อจัดจางและตองการจายเงินตรงใหผูขาย

1.1ติดตอผูขาย เพ่ือขอขอมูล ดังนี้.-1.1.1 กรณีรานคาหรือบุคคลธรรมดา ไดแก สําเนาบัตรประจําตัวประชาชน,

สําเนาใบทะเบียนพาณิชย (ถามี) และสําเนาบัญชีเงินฝากธนาคารโดยจะตองระบุชื่อดังนี้.-

บุคคลธรรมดา ตองระบุ ชื่อนามสกุลของผูขาย เชน “นายอนุสิทธิ บุญด”ีรานคา ตองระบุ ชื่อราน เชน รานการเรือน หรือรานการเรือน โดย นางสาวสมทรง บุญดี

1.1.2 กรณีหางหุนสวนหรือบริษัท ตองเตรียมเอกสารดังตอไปนี้1.1.2.1สําเนาหนังสือจดทะเบียนการคา1.1.2.2สําเนาบัตรประจําตัวผูเสียภาษี1.1.2.3สําเนาสมุดบัญชีเงินฝากธนาคาร โดยจะตองระบุชื่อดังนี้

“ บริษัทมาดี จํากัด ” หรือ “ บริษัทมาดี จํากัด โดย นางสาวสมทรง บุญดี ”1.2 เขาไปสืบคนขอมูลผูขายจาก http:/gfmisreport.mygfmis.com หรือท่ีเรียกวา

Web Report โดยสามารถใชคําสืบคน (Search) คําใดคําหนึ่ง เชน ชื่อ-สกุล เลขประจําตัวประชาชน ชื่อรานคาหรือบริษัท เลขประตัวผูเสียภาษีอากร

ผลจากการสืบคนจําแนกออกได 3 กรณี แตละกรณีมีวิธีการปฏิบัติงานแตกตางกัน ดังนี้กรณีที่ 1 สืบคนแลวพบวามีขอมูลของรานคาท่ีเราตองการครบถวน และรหัสหนวยงาน

ของหนวยงานเราปรากฏอยู >>> แสดงวา หนวยงานของเราเคยติดตอซื้อขายกับรานคานี้แลว ก็ไมตองจัดทําแบบเอกสารขอสรางขอมูลหลักผูขาย (ผข.01) หนวยงานสามารถจัดทําขอมูลการจัดซื้อจัดจาง (บส.01) ไดทันที

กรณีที่ 2 สืบคนแลวพบวามีขอมูลรานคาท่ีเราตองการครบถวน และรหัสหนวยงานของเราปรากฏอยู แตเลขท่ีบัญชีเงินฝากธนาคารท่ีรานคาใหมาไมตรงกับขอมูลท่ีมีอยู >>> แสดงวา เราจะตองทําเอกสารขอเปล่ียนขอมูลหลักผูขายในสวนของเลขบัญชีเงินฝากธนาคาร (กระดาษ) แลวนําเอกสารสงใหสํานักงานคลังจังหวัดเปล่ียนแปลงขอมูลใหจากนั้นหนวยงานจึงจะจัดทําแบบ บส .01 ได

กรณีที่ 3 สืบคนแลวพบวามีขอมูลรานคาท่ีเราตองการครบถวน แตไมมีรหัสหนวยงานของเราปรากฏอยู >>> แสดงวา เราตองจัดทําแบบขอสรางขอมูลหลักผูขาย (ผข.01) เฉพาะสวนที่1

กรณีที่ 4 สืบคนแลวพบวามีขอมูลรานคาท่ีเราตองการครบถวน แตไมมีรหัสหนวยงานของเราปรากฏอยู (ผข.01) ครบท้ัง 3 สวน

1.3 กรณีตองสรางแบบ ผข.01 ใหสงแบบ ผข.01 พรอมจัดทําแบบขออนุมัติขอมูลหลักผูขายสงใหสํานักงานคลังจังหวัดเพ่ือยืนยัน และอนุมัติในระบบ GFMIS ตอไป

ประเภทกลุมผูขาย จําแนกเปน 7 กลุมดังนี้

กลุมผูขาย เลขที่ผูขายจากระบบ ความหมาย

กลุม 1000 (1xxxxxxxxx) ผูท่ีเปนนิติบุคคล เชน บริษัท หางหุนสวนจํากัดกลุม 2000 (9xxxxxxxxx) ผูขายท่ีเปนบุคคลธรรมดากลุม 3000 (vyyyyzzzzz) ผูขายท่ีเปนสวนราชการเพื่อจายเงินตอใหบุคคลภายนอก

กลุม 4000 (Ayyyyzzzzz) ผูขายท่ีเปนสวนราชการเพื่อจายเงินตอใหบุคคลภายในสวนราชการ

กลุม 5000 (8xxxxxxxxx) ผูขายท่ีเปนรัฐวิสาหกิจองคกรของรัฐอื่นกลุม 6000 (7xxxxxxxxx) ผูขายท่ีเปนผูขายตางประเทศกลุม 7000 (Oyyyyzzzzz) ผูขายท่ีเปนสวนราชการท่ีตองการเบิกหักผลักสงไมรับตัวเงิน

Xxxxxxxxx หมายถึง เลขท่ี (Running Number) จากระบบ GFMIS ในการขอสรางขอมูลหลักผูขายyyyyzzzzz หมายถึง รหัสหนวยงาน 4 หลักและ 5 หลักสุดทายของหนวยเบิกจาย

2. การบันทึกขอมูลการจัดซื้อจัดจาง (P/O) หรือ การทําใบ (P/O) กระทําเมื่อใบแจงหนี้มีมูลคาตั้งแต 5,000 บาทขึ้นไป เปนใบแจงหนี้จากบุคคลภายนอก แตหากเปนการเบิกจากบุคคลในหนวยงานจะไมมีการจัดทํา P/O ขั้นตอนการดําเนินการมีดังนี้

2.1 บันทึกขอมูลในแบบเอกสาร บส.01 (PO)2.2 การตรวจสอบความถูกตองของขอมูลแลวดําเนินการปองกันการแกไขขอมูลกอนนําสง

ขอมูล (Encrypt File)2.3 นําสงขอมูล ณ จุดท่ีมีเคร่ือง Terminal หรือสงผาน Tokenkey2.4 เรียกดูสถานการณนําสงขอมูล (SAP R/3)2.5 ใชเลขท่ีใบส่ังซื้อจากระบบ GFMIS เปนขอมูลในการขอเบิกเงินเมื่อถึงกําหนดชําระ

(ขบ.01)

การกรอกแบบฟอรม บส.01/1ขอมูล รายละเอียดการระบุขอมูล

1. รหัสหนวยงานระบุ 4 หลัก** ตองระบุทุกกรณี **

ระบุรหัสสวนราชการผูออกใบส่ังซื้อ/จาง/เชา (4 หลัก)เชน ระบุ 0204 กรณี “กองทัพบก” เปนผูออกใบส่ังซื้อส่ังจางเปนตน

2. ศูนยตนทุนระบุ 10 หลัก** ตองระบุทุกกรณี **

ระบุรหัสศูนยตนทุนของผูขอซื้อโครงสรางของศูนยตนทุนมีดังนี้

XXXXX YYYYY RUNING NO. ภายใตสวนราชการเทากับรหัสหนวยงานเกา เชน 02004

(กองทัพบก) เปนตน3. หนวยเบิกจาย

ระบุ 10 หลัก** ตองระบุทุกกรณี **

ระบุรหัสหนวยเบิกจายสําหรับเบิกเงินจากกรมบัญชีกลางหรือคลังจังหวัด (ซึ่งจะเทากับรหัสของศูนยตนทุนท่ีเปนหนวยเบิกจาย)

4. หนวยจัดซื้อระบุ 3 หลัก** ตองระบุทุกกรณี **

ระบุรหัสของหนวยจัดซือ้ท่ีดูแลการจัดซื้อ โดยรหัสหนวยจัดซื้อแบงเปน 2 สวน ดังนี้

หนวยจัดซื้อกลาง ในแตละสวนราชการจะมีรหัสหนวยจัดซื้อกลาง เชน P10 เปนหนวยจัดซื้อของกองทัพบกเปนตนหนวยจัดซื้อภูมิภาค ในแตละจังหวัดจะมีรหัสจัดซื้อซึ่งทุกสวนราชการท่ีอยูในจังหวัดเดียวกันจะใชหนวยจัดซื้อเดียวกัน เชน นครปฐม รหัสหนวยจัดซื้อ P73 เปนตน

5. เลขที่เอกสารสํารองเงิน*ระบุเฉพาะกรณีใชเงินเหล่ือมปในการจัดซื้อจัดจาง*

ระบุเลขท่ีเอกสารสํารองเงินท่ีไดจากระบบ GFMIS (FUNDRESERVATION) ใชกรณีท่ีการจัดซื้อจัดจางนั้นมีการกันเงินเหล่ือมป

6. แหลงของเงิน** ตองระบุทุกกรณี **

ระบุแหลงของเงินท่ีใชในการดําเนินการจัดซือ้จัดจาง แบงออกเปน 3 สวนดังนี้

ใชเงินงบประมาณในการจัดซื้อจัดจางแหลงของเงินจะขึ้นตน YY1XXXX เชนYY10210 คาใชสอยงบกลาง /YY11210 คาใชสอยงบสวนราชการYY10220 คาวัสดุงบกลาง /YY11220 คาวัสดุงบสวนราชการYY10310 ครุภัณฑงบกลาง /YY11310 ครุภัณฑงบสวน

ปงบประมาณ

ขอมูล รายละเอียดการระบุขอมูลราชการ เปนตน

ใชเงินนอกงบประมาณที่เปนเงินฝากคลังในการจัดซื้อจัดจางระบุแหลงของเงินเทากับ YY26000 (เงินฝากคลัง)ใชเงินนอกงบประมาณที่เปนเงินฝากธนาคารพาณิชยของสวนราชการในการจัดซื้อจัดจางระบุแหลงของเงินขึ้นตนดวย YY3XXXX

หมายเหตุ : รหัสแหลงของเงินในแตละปจะแตกตางกัน โดย 2หลักแรกจะแทนปงบประมาณท่ีเปนปพุทธศักราช

7. รหัสงบประมาณ** ตองระบุทุกกรณี **

ใชเงินงบประมาณในการจัดซื้อจัดจางระบุรหัสงบประมาณ 16 หลัก

ใชเงินนอกงบประมาณในการจัดซื้อจัดจางระบุรหัสงบประมาณ 5 หลัก (เทากับรหัสของสวนราชการ 5 หลัก เชน 02004 (กองทัพบก)

8. กิจกรรมหลัก** ตองระบุทุกกรณี **

ใชเงินงบประมาณในการจัดซื้อจัดจางระบุรหัสกิจกรรมหลัก 14 หลักใชเงินนอกงบประมาณในการจัดซื้อจัดจางระบุรหัสกิจกรรมหลัก 5 หลักPXXXX (XXXX – เทากับรหัสพื้นท่ี เชน 73000นครปฐม)

9. รหัสบัญชีแยกประเภท** ตองระบุทุกกรณี **

ระบุรหัสบัญชีแยกประเภทท่ัวไป 10 หลัก แบงเปน 3 กลุมตามประเภทการจัดซื้อจัดจาง (ขอ 16)

ประเภทการจัดซื้อจัดจาง คาใชจายของหนวยงาน : Kรหัสบัญชีแยกประเภทจะขึ้นตนดวย 5104XXXXXXเชน5104010102 – ชื้อสินคาหรือบริการหนวยงานภายนอก5104010107 – คาซอมแซมบํารุงรักษา5104010199 – คาวัสดุอื่น เปนตนประเภทการจัดซื้อจัดจาง วัสดุคงคลัง : I รหัสบัญชีแยกประเภทจะขึ้นตนดวย 1105XXXXXX เชน1105010105 – วัสดุส้ินเปลือง เปนตนประเภทการจัดซื้อจัดจาง สินทรัพย (บัญชีพกั) : S รหัส

ขอมูล รายละเอียดการระบุขอมูลบัญชีแยกประเภทจะขึ้นตนดวย 120XXXXXXX เชน1206010102 – พักครุภัณฑสํานักงาน1206020102 – พักยานพาหนะ1208010102 – พักถนน เปนตน

หมายเหตุกรณีท่ีสวนราชการใชงบลงทุนในการจัดซื้อจาง แตตองการบันทึกเปนคาใชจาย จะตองระบุ

ประเภทการจัดซื้อจัดจางเปน สินทรัพย (บัญชีพัก) : S และรหัสบัญชีแยกประเภทท่ีสวนราชการสามารถระบุไดมีดังนี้1. กรณีระบุแหลงของเงินเปน YY11310

จะตองระบุรหัสบัญชีแยกประเภทเปนบัญชีพักครุภัณฑตามหมวดท่ีไดรับงบประมาณ โดยรายละเอียดบัญชีพักครุภัณฑมีดังนี้1206010102 พักครุภัณฑสํานักงาน1206020102 พักครุภัณฑยานพาหนะและขนสง

1206030102 พักครุภัณฑไฟฟาและวิทยุ1206040102 พักครุภัณฑโฆษณาและเผยแพร

1206050102 พักครุภัณฑการเกษตร1206060102 พักครุภัณฑโรงงาน1206070102 พักครุภัณฑกอสราง1206080102 พักครุภัณฑสํารวจ

1206090102 พักครุภัณฑวิทยาศาสตรและการแพทย1206100102 พักครุภัณฑคอมพิวเตอร1206110102 พักครุภัณฑการศึกษา1206120102 พักครุภัณฑงานบานงานครัว1206130102 พักครุภัณฑงานกีฬา1206140102 พักครุภัณฑดนตรี1206150102 พักครุภัณฑสนาม1206160102 พักครุภัณฑอื่น

2. กรณีระบุแหลงของเงินเปน YY11320การบันทึกงบลงทุน (ท่ีดิน ส่ิงกอสราง) สามารถใชกับรหัสบัญชีแยกประเภทท่ีเปนคาใชจาย

ดังนี้1102010101 ลูกหนี้เงินยืมในงบประมาณ5101010108 คาลวงเวลา5101010114 คาจางชัว่คราว51010101XX หมวดเงินเดือนและคาจาง5101020106 เงินสมทบประกันสังคม5101020108 บัญชีคาเชาบาน5101020199 บัญชีคาใชจายบุคลากรอื่น510201XXXX บัญชีคาใชจายดานการฝกอบรมภายในประเทศ

510401XXXX หมวดคาใชจายดําเนินงาน (คาใชสอยและคาวัสดุ)51040301XX กลุมบัญชีคาประชาสัมพันธและคาพิมพ5104030202 คาใชจายท่ีปรึกษา5104030206 คาครุภัณฑมูลคาต่ํากวาเกณฑ5109XXXXXX กลุมบัญชีคาเชาสินทรัพยเพื่อการดําเนินงาน5111XXXXXX กลุมบัญชีคาวิจัยและพัฒนา

ขอมูล รายละเอียดการระบุขอมูล510202XXXX บัญชีคาใชจายดานการฝกอบรมตางประเทศ510301XXXX กลุมบัญชีคาใชจายเดินทางเพื่องานราชการภายในประเทศ510302XXXX บัญชีคาใชจายเดินทางเพื่องานราชการตางประเทศ

520201XXXX กลุมบัญชีขาดทุนจากอัตราแลกเปล่ียนเงินตราตางประเทศ5212010104 บัญชีชดใชคาเสียหาย5212010199 บัญชีคาใชจายอื่น5301010101 บัญชีพักคาใชจาย

ขอมูล รายละเอียดการระบุขอมูล10. รหัสเงินฝากคลัง

ระบุ 5 หลัก*ระบุเฉพาะกรณีใชเงินนอกงบประมาณ – ฝากคลังสําหรับการจัดซื้อจัดจาง*

ระบุรหัสเงินฝากคลังของสวนราชการ สําหรับกรณีท่ีเปนการจัดซื้อจัดจางโดยใชเงินนอกงบประมาณในการจดัซื้อจัดจาง ซึ่งเงินนั้นเปนเงินฝากคลังท่ีกระทรวงการคลัง

11. รหัสเจาของเงินฝากคลังระบุ 10 หลัก*ระบุทุกคร้ังท่ีมีการระบุขอมูลในขอ 10 (รหัสเงินฝากคลัง)*

ระบุรหัสศูนยตนทุนท่ีดูแลบัญชีเงินฝากคลัง ในขอ 10

12. รหัสบัญชียอยระบุ 7 หลัก*ระบุเฉพาะกรณีใชเงินอุดหนุนสําหรับการจัดซื้อจัดจาง*

ระบุรหัสบัญชียอย โดยระบุเฉพาะกรณีท่ีใชเงินอุดหนุนในการจัดซื้อจัดจาง

13. รหัสเจาของบัญชียอยระบุ 10 หลัก*ระบุทุกคร้ังท่ีมีการระบุขอมูลในขอ 12 (รหัสบัญชียอย)*

ระบุรหัสศูนยตนทุนท่ีดูแลบัญชียอย – บัญชีเงินอุดหนุน ในขอ12

14. กิจกรรมยอย ระบุรหัสกิจกรรมยอย(กรณีท่ีมีการใชกิจกรรมยอยในระบบGFMIS)

15. เลขที่ใบสั่งซื้อ/สัญญา** ตองระบุทุกกรณี **

ระบุเลขท่ีอางอิงภายในของหนวยงาน

ขอมูล รายละเอียดการระบุขอมูล16. ประเภทการจัดซื้อจัดจาง

** ตองระบุทุกกรณี **ระบุประเภทการจัดซื้อจัดจาง โดยสามารถเลือกไดดังนี้K (กรณีการจัดซื้อจัดจางท่ีเปนคาใชจายของหนวยงาน)I (กรณีการจัดซื้อจัดจางท่ีเปนวัสดุคงคลัง – เก็บเฉพาะมูลคา)S (กรณีการจัดซื้อจัดจางท่ีเปนสินทรัพย – เปนบัญชีพัก)

17. ผูขาย(รหัสประจําตวัผูเสียภาษี)** ตองระบุทุกกรณี **

กรณีท่ีมีการจัดซื้อจัดจางจากผูขายในกลุม 1000 ใหระบุเลขประจําตัวผูเสียภาษี 10 หลักกรณีท่ีมีการจัดซื้อจัดจางจากผูขายในกลุม 2000 ใหระบุเลขประจําตัวบัตรประชาชน 13 หลักกรณีท่ีมีการจัดซื้อจัดจางจากผูขายในกลุม 3000 ใหระบุรหัสหนวยเบิกจาย 10 หลักกรณี ท่ีมีการจัดซื้ อจัดจ างจากผู ขาย 6000 ใหระ บุPASSPORT NUMBER หรือ รหัสประเทศ+เลขประจําตัวผูเสียภาษีของผูขายตางประเทศ

หมายเหตุ : ระบบจะนําขอมูลท่ีระบุในชองนี้ (17) และเลขท่ีบัญชีเงินฝากธนาคารไปใชในการคนหารหัสผูขาย ในกรณีท่ีผูใชระบุขอมูลในชองนี้ (17) ไมตรงกับขอมูลหลักผูขายในระบบ จะไมสามารถคนหารหัสผูขายได

18. วันที่ใบสั่งซื้อ/สัญญา** ตองระบุทุกกรณี **

ระบุวันท่ีออกใบส่ังซือ้/จาง/เชา โดยตองระบุในรูปแบบ วว/ดด/คศ เชน 01/03/05

19. วิธีการจัดซื้อจัดจาง** ตองระบุทุกกรณี **

ระบุวิธีการจัดซื้อจดัจางดังนี้01 : ตกลงราคา 06 : E-AUCTION02 : สอบราคา 07 : วิธีตกลง03 : ประกวดราคา 08 : วิธีคัดเลือก04 : วิธีพิเศษ 09 : วิธีคัดเลือกแบบจํากัดขอกําหนด05 : วิธีกรณีพิเศษ

20. เลขที่บัญชีเงินฝากธนาคาร** ตองระบุทุกกรณี **

ระบุเลขท่ีบัญชีเงินฝากธนาคารของผูขายหมายเหตุ : เลขท่ีบัญชีเงินฝากท่ีระบุจะตองมีการระบุในขอมูลหลักผูขายดวย ถาในขอมูลหลักผูขายไมมีจะไมสามารถคนหารหัสผูขายได

21. ช่ือบัญชีเงินฝากธนาคาร** ตองระบุทุกกรณี **

ระบุชื่อเจาของบัญชเีงินฝากธนาคารของผูขายในขอ 20

22. ธนาคาร** ตองระบุทุกกรณี **

ระบุธนาคารและสาขาท่ีผูขายเปดเลขท่ีบัญชีเงินฝากในขอ 20

ขอมูล รายละเอียดการระบุขอมูล23. วันที่สงมอบ

** ตองระบุทุกกรณี **ระบุวันท่ีสงมอบสินคาหรือบริการ โดยตองระบุในรูปแบบ วว/ดด/คศ เชน 01/03/05

24. ระบุรหัสพัสดุเดิม สําหรับหนวยงานท่ีตกลงกับโครงการฯ วาตองการ MAPPINGรหัสพัสดุเดิมกับรหัส GPSC โดยกรณีท่ีตองการระบุรหัสพัสดุเดิมใหทําเคร่ืองหมาย

25. ทําเคร่ืองหมายกรณีมีมากกวา20 รายการ

กรณีท่ีจํานวนรายการท่ีตองการกรอกในแบบฟอรม บส.01/1มีมากกวา 20 รายการ ใหผูใชทําเคร่ืองหมาย

โ ด ย เ มื่ อ ผู ใ ช ทํ าเคร่ืองหมายดังกลาว จะปรากฏขอความในขอ 40 ซึ่งจะเปนการแจงใหผูใชทราบวามีรายการในใบส่ังซื้อหนาถัดไป แตถาผูใชไมไดทําเคร่ืองหมายดังกลาว ก็จะไมปรากฏขอความในขอ40

26. จํานวนรายการในใบสั่งซื้อ ระบบจะสรุปจํานวนรายการท้ังหมดท่ีมีในใบส่ังซื้อใหอัตโนมัติ27. มูลคารวมกอนภาษีมูลคาเพ่ิม ระบบจะคํานวณมูลคารวมกอนภาษีมูลคาเพิ่มของทุกรายการ

ในใบส่ังซื้อใหอัตโนมัติ ซึ่งเปนผลรวมของมูลคารวม (ในขอ37) ของทุกรายการในใบส่ังซื้อหมายเหตุ : ในกรณีท่ีผูใชระบุราคาตอหนวยเปนราคาท่ีรวมภาษีมูลค า เพิ่ ม มูลค าในขอ 27 นี้ จะ เปนมู ลค า ท่ีรวมภาษีมูลคาเพิ่มแลว

28. ภาษีมูลคาเพ่ิม (%) เลือกอัตราภาษีมูลคาเพิ่ม โดยสามารถเลือกไดโดยการคลิก ดังรูปภาพ

หมายเหตุ : ในกรณีท่ีผูใชระบุราคาตอหนวยเปนราคาท่ีรวมภาษีมูลคาเพิ่ม ใหเลือกภาษีมูลคาเพิ่มเปน 0 %

29. ภาษีมูลคาเพ่ิม (มูลคา) ระบบจะคํานวณมูลคาของภาษีมูลคาเพิ่มใหอตัโนมัติ ในกรณีท่ีมูลคา VAT ท่ีระบบคํานวณใหมีทศนิยมแตกตางจากราคาท่ีผูขายเสนอมา ผูใชสามารถทําการแกไขไดดวยตนเอง

30. มูลคารวมสุทธิ(ตัวอักษร)

ระบบจะคํานวณมูลคารวมสุทธิของทุกรายการตามขอ 31และแปลงมูลคารวมสุทธิเปนตัวอักษร

31. มูลคารวมสุทธิ(มูลคา)

ระบบจะคํานวณมูลคารวมสุทธิของทุกรายการใหอัตโนมัติ โดยนํามูลคารวมกอนภาษีมูลคาเพิ่มในขอ 27 บวกกับมูลคาของ

ภาษีมูลคาเพิ่มในขอ 2932. รหัส GPSC/รหัสพัสดุเดิม

** ตองระบุทุกกรณี **กรณีท่ีมีการระบุรหัสพัสดุเดิม ใหระบุรหัสพัสดุเดิม (โดยสวนราชการท่ีสามารถระบุรหัสพัสดุเดิมไดนั้นจะตองสงรหัสพัสดุเดิมท่ีมีการเปรียบเทียบกับรหัส GPSC ใหสํานักงานโครงการฯ กอนจึงจะสามารถระบุรหัสพัสดุเดิมได)กรณีท่ีไมมีการระบุรหัสพัสดุเดิม ใหระบุรหัส GPSC

33. รายละเอียดพัสดุ** ตองระบุทุกกรณี **

ระบุรายละเอียดของพัสดุท่ีทําการจัดซื้อจัดจาง

34. จํานวนที่สั่งซื้อ** ตองระบุทุกกรณี **

ระบุจํานวนท่ีส่ังซื้อ โดยจะตองระบุเปนเลขทศนิยมไมเกิน 2ตําแหนง ในกรณีจํานวนท่ีส่ังซื้อมีทศนิยมมากกวา 2 ตําแหนงใหระบุขอมูลดังนี้- ระบุราคารวมท้ังรายการซึ่งเปนทศนิยมไมเกิน 2 ตําแหนงลงในชอง

ราคาตอหนวย- ระบุจํานวนท่ีสั่งซื้อเปน 1- ระบุหนวยนับเปน งาน เดือน งวด เปนตน- ระบุเพ่ิมเติมในชองรายละเอียดพัสดุวามีจํานวนท่ีสั่งซื้อเทาไร

35. หนวย** ตองระบุทุกกรณี **

ระบุหนวยท่ีส่ังซื้อ โดยหนวยท่ีระบุจะเปนรหัสท่ีอยูในระบบGFMIS เชน ส่ังซื้อวัสดุหนวยเปนกิโลกรัมจะระบุหนวยเปน KGหมายเหตุ : หามระบุหนวยนับท่ีข้ึนตนดวยตัวเลข เชน กรณีตองการระบุหนวยนับเปนช้ิน ใหระบุ EA หามระบุเปน 057 เปนตน

36. ราคาตอหนวย** ตองระบุทุกกรณี **

ระบุราคาตอหนวยของพัสดุท่ีซื้อ โดยจะตองระบุเปนเลขทศนิยมไมเกิน 2 ตําแหนง

กรณีท่ีผูขายเสนอราคาตอหนวยเปนราคารวมภาษีมูลคาเพ่ิม ใหระบุราคาตอหนวยเปนราคารวม VAT และเลือกอัตรา VAT ในขอ28 เปน 0%กรณีท่ีผูขายเสนอราคาตอหนวยเปนราคาไมรวมภาษีมูลคาเพ่ิม ใหระบุราคาตอหนวยเปนราคาไมรวม VAT และเลือกอัตรา VAT ในขอ 28 เปน 7%

หมายเหตุ : ในกรณีราคาตอหนวยมีทศนิยมมากกวา 2 ตําแหนง ใหระบุขอมูลดังนี้- ระบุราคารวมท้ังรายการซึ่งเปนทศนิยมไมเกิน 2 ตําแหนงลงในชอง

ราคาตอหนวย- ระบุจํานวนท่ีสั่งซื้อเปน 1- ระบุหนวยนับเปน งาน เดือน งวด เปนตน- ระบุเพ่ิมเติมในชองรายละเอียดพัสดุวามีราคาตอหนวยเทาไร

ขอมูล รายละเอียดการระบุขอมูล37. มูลคารวม ระบบจะคํานวณใหอัตโนมัติ โดยนําจํานวนท่ีส่ังซื้อคูณดวย

ราคาตอ หนวย38. หมายเหตุ ระบุขอความเพิ่มเติมกรณีท่ีตองการระบุรายละเอียดเพิ่มเติม39. เลขที่ใบสั่งซื้อจากระบบ

GFMISเมื่อนําสงขอมูลและไดรับเลขท่ีใบส่ังซื้อจากระบบ GFMIS แลวผูใชสามารถนําเลขท่ีใบส่ังซื้อท่ีไดจากระบบมาระบุในชองนี้ไดภายหลังท่ีการนําเขาขอมูลนัน้สําเร็จ

40. (ตอหนาถัดไป) ระบบจะแสดงขอความนี้ก็ตอเมื่อผูใชไดทําเคร่ืองหมายในขอ25

ซึ่งขอความท่ีแสดงจะเปนการแจงใหผูใชทราบวามีรายการใบส่ังซื้อในหนาถัดไป

4. การจัดพิมพแบบฟอรม บส.01/1

ในการจัดพิมพใบส่ังซื้อ ซึ่งเปนการบันทึกขอมูลผานแบบฟอรม บส.01/1 ผูใชสามารถเลือกพิมพใบส่ังซื้อเพียงบางหนา ตามจํานวนรายการท่ีมีในใบส่ังซื้อ เชน ในกรณีท่ีจํานวนรายการในใบส่ังซื้อมี 58รายการ ผูใชสามารถเลือกพิมพใบส่ังซื้อเพียง 2 หนา โดยไมจําเปนตองพิมพใบส่ังซื้อในหนาท่ี 3 ซึ่งไมมีขอมูลรายการใบส่ังซือ้

จากตาราง 4.1 เปนตารางท่ีสรุปจํานวนรายการท่ีมีในแบบฟอรม บส.01/1 และหนาท่ีจะตองทําการจัดพิมพ

จํานวนรายการในใบสั่งซื้อ หนาที่พิมพ1 - 20 รายการ 121- 60 รายการ 1-261-100 รายการ 1-3

หมายเหตุ การกําหนดภาษีมูลคาเพิ่มในระบบ GFMIS ยังมีขอจํากัดในเร่ืองของจุดทศนิยมท่ีกําหนดไวจํานวน 2 ตําแหนงเทานั้น ซึ่งบางคร้ังหนวยงานตองนํามาคํานวณภาษีมูลคาเพิ่มเอง แตผลลัพธท่ีไดนั้นยังไมตรงกับใบเสนอราคาของบริษัท/รานคา เพื่อใหการเบิกจายเปนไปอยางถูกตองตามระเบียบและวิธีการนั้น หนวยงานสามารถระบุจํานวนเงินท้ังส้ินท่ีตองจายใหกับผูขายโดยไมตองระบุภาษีมูลคาเพิ่มได และใหหมายเหตุไววา ราคานี้รวมภาษีมูลคาเพิ่มแลว 7% ดังนั้น PO ดังกลาวใหถือวาสามารถนํามาเบิกจายไดตามระเบียบ ไมถือวาเปนขอผิดพลาดของฝายพัสดุ เมื่อมีการตั้งเบิกเงิน ผูปฏิบัติจะตองทําการคํานวณภาษีหัก ณ ที่จายใน Terminal ใช ZMIRO_KA, ZMIRO_KG แบบ ExcelLoader ใช บข.01 และ บข.03ประเภทเอกสาร KA, KGตัวอยาง สํานักงานเลขานุการกรมสุขภาพจิต ทําการจัดซื้อ/จาง กับ หางหุนสวนจํากัด วิริยะพล เพื่อเติมน้ํามัน โดยใหเจาหนาท่ียานพาหนะไปเติมน้ํามันกับหางหุนสวนฯ และรวบรวมใบวางบิลหรือใบแจงหนี้ ตั้งเบิกเงินเปนประจําในแตละเดือน

เมื่อฝายพัสดุไดรับบิลหรือใบแจงหนี้ท่ีรวบรวมไวดังกลาวจึงไดจัดทําบันทึกเพื่อรายงานคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ ตามท่ีขออนุมัติจัดซื้อ/จางไว ตามใบวางบิลหรือใบแจงหนี้ของหางหุนสวนจํากัด วิริยะพลตามรายละเอียดดังตอไปนี้

1. เลขท่ี2956 ลงวันท่ี 11 ธันวาคม 2551 น้ํามันเบนซิน 59.16 ลิตร ราคาลิตรละ 19.44 บาทรวมเปนเงิน 1,150 บาท

2. เลขท่ี 29757 ลงวันท่ี 13 ธันวาคม 2551 น้ํามันดีเซล 53.01 ลิตร ราคาลิตรละ 19.24 บาทรวมเปนเงิน 1,120 บาท

3. เลขท่ี 29759 ลงวันท่ี 18 ธันวาคม 2551 น้ํามันเบนซิน 105.3 ลิตร ราคาลิตรละ 19.44 บาทรวมเปนเงิน 2,047 บาท

4. เลขท่ี 29760 ลงวันท่ี 24 ธันวาคม 2551 น้ํามันดีเซล 70.01 ลิตร ราคาลิตรละ 19.24 บาทรวมเปนเงิน 1,347 บาท

ทั้ง 4 รายการขางตน รวมเปนเงินทั้งสิ้น 5,564 บาท ซึ่งสามารถบันทึกรายการในแบบฟอรมบส.01 (PO) ดังนี้