WERKKOSTENREGELING AUTOMOTIVE 7 november 2012 Sandor Gunsing 1.
-
Upload
henriette-kok -
Category
Documents
-
view
212 -
download
0
Transcript of WERKKOSTENREGELING AUTOMOTIVE 7 november 2012 Sandor Gunsing 1.
WERKKOSTENREGELING
AUTOMOTIVE
7 november 2012
Sandor Gunsing
1
DE WERKKOSTENREGELING Ingangsdatum: 1 januari 2011 Doel: administratieve lastenverlichting
- Vereenvoudiging - Hoog detailniveau huidige regelgeving- Veel discussies over vergoedingen/verstrekkingen met gemengd karakter
Middel: aanpassing wet LB 1964 en nieuwe uitvoeringsregeling. Overgangsregeling tot en met 2013
- Werkgever moet jaarlijks wel kiezen
EENVOUDIGE SYSTEMATIEK Alle vergoedingen en verstrekkingen worden tot het belastbare loon
gerekend Uitzonderingen
- Voordelen buiten dienstbetrekking (besluit) - Intermediaire kosten- Gerichte vrijstellingen
Vrije ruimte: 1,4% (2012) van de fiscale loonsom (kolom 14) Overschrijding vrije ruimte: 80% eindheffing
- Voor rekening van werkgever- Niet verhaalbaar op werknemer
KEUZE(S) WERKGEVER Werkgever moet voor het volgende kalenderjaar kiezen:
werkkostenregeling of niet?- Kenbaar maken: aangifte LH eerste loontijdvak volgend kalenderjaar- Keuze is onherroepelijk! (voor dat jaar!)
Bij keuze werkkostenregeling! Steeds keuze werkgever vooraf of vergoeding/verstrekking als ‘normaal’ loon of als eindheffingsloon wordt aangemerkt- Keuze is onherroepelijk!
UITBREIDING LOONBEGRIP Art. 10 LB: “daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of
verstrekt in het kader van de dienstbetrekking”
Uitzonderingen op het loonbegrip- Voordelen buiten dienstbetrekking- Intermediaire kosten
UITZONDERINGEN OP DE WERKKOSTENREGELING
Niet aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en personeelsvoorzieningen
Niet aan te wijzen vergoedingen, verstrekkingen en personeelsvoorzieningen
Auto van de zaak Dienstwoning Nederlandse (verkeers)boetes Aangewezen werkkosten die ongebruikelijk zijn (marge 30%)
Vergoedingen/verstrekkingen m.b.t. deze zaken zijn altijd belast ‘normaal’ loon (vallen niet onder de werkkostenregeling)!
UITGELICHT
Auto van de zaak Aangewezen werkkosten die ongebruikelijk zijn (marge 30%) DGA? Flatscreen Éénmalige uitkering
INTERMEDIAIRE KOSTEN Kosten gemaakt op initiatief van de werkgever ten behoeve van
derden in opdracht en voor rekening van de werkgever Kosten in verband met aanschaf van zaken die tot vermogen van de
werkgever gaan behoren Kosten in verband met de bedrijfsvoering
INTERMEDIAIRE KOSTEN Voorbeelden:
- Benzinekosten bij auto van de zaak- Werknemer neemt cliënten mee uit eten- Werknemer koopt papier voor de printer van het bedrijf- Representatiekosten en relatiegeschenken t.b.v. externe relaties
en cliënten
VOORDELEN BUITENDIENSTBETREKKING 1 Verstrekkingen die geen uit dienstbetrekking genoten voordeel zijn,
maar uit piëteit worden gedaan of bij een persoonlijke feestdag:- Max: 25 euro- niet in geld of waardebonnen- in situatie waarin andere dan de werkgever ook een dergelijke
attentie zou geven
VRAAG
Kosten ter gelegenheid van het afscheid van een collega vormen intermediaire kosten.
VOORDELEN BUITEN DIENSTBETREKKING
Voorbeelden:- Rouwkrans bij overlijden- Fruitmand bij ziekte- Bloemetje bij verjaardag
GERICHTE VRIJSTELLINGEN 1
Vervoer in het kader van de dienstbetrekking Tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking
- Maaltijden, overnachtingen e.d. tijdens dienstreizen- Maaltijden tijdens overwerk en/of koopavonden
Extraterritoriale kosten / 30%-regeling Cursussen, congressen e.d. in het kader van de
dienstbetrekking (ook outplacementkosten) Studiekosten met het oog op verwerven van inkomen Verhuiskosten
VRAAG Ik kan mijn gerichte vrijstellingen niet
onderbouwen.
WAARDERING LOON IN NATURA 1 Factuurwaarde (inclusief BTW)
Verstrekking branche-eigen producten
Voorzieningen op de werkplek
Werkplek: iedere plaats die in verband met het verrichten van arbeid wordt gebruikt en waarvoor voor de inhoudingsplichtige de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing is- Uitzondering: de werkruimte in de eigen woning!
UITGELICHT
Verstrekking branche eigen producten Overgangsregeling Werkkostenregeling Probleem?
WAARDERING LOON IN NATURA 2
Nihilwaardering Voorzieningen die niet elders gebruikt of verbruikt worden Arbovoorzieningen (ook fitness in het kader van preventie en re-
integratie) Consumpties op de werkplek Werkkleding en kleding die op de werkplek achterblijft Hulpmiddelen, waaronder computers en dergelijke apparatuur,
gereedschappen en toebehoren (zakelijk gebruik ≥ 90%) Mobiele communicatiemiddelen (zakelijk gebruik ≥ 10%)
VRAAG De waarde van ter beschikking gesteld
gereedschap aan monteurs valt tegen factuurwaarde inclusief BTW in het werkkostenforfait.
WAARDERING LOON IN NATURA 3
Normwaardering Maaltijden op de werkplek: € 2,95 per maaltijd (niet zakelijk)
Huisvesting op de werkplek: € 5,10 per dag (nihil onder voorwaarden, niet onttrekken)
UITWERKING HEFFING 1
Fiscale loonsom: € 500 000
Vergoedingen en verstrekkingen € 50 000Af: intermediaire kosten € 1 000Af: gerichte vrijstellingen € 5 000
€ 6 000Totaal € 44 000Vrije ruimte € 7 000Verschil € 37 000Eindheffing (80%) € 29 600
UITWERKING HEFFING 2
Fiscale loonsom: € 500 000
Vergoedingen en verstrekkingen € 50 000Af: intermediaire kosten € 5 000Af: gerichte vrijstellingen € 40 000
€ 50 000Totaal € 5 000Vrije ruimte € 7 000Verschil € 2 000 -/-Eindheffing (80%) € 0
BEREKENINGSMETHODEN
Methode 1 Neem 1,4% van de fiscale loonsom voorafgaande jaar Vul de vrije ruimte gedurende het jaar Evt. overschrijding afrekenen tegen 80% eindheffing Nacalculatie o.b.v. de feitelijke fiscale loonsom Correctie-aangifte januari volgend jaar
BEREKENINGSMETHODEN
Methode 2 Neem 1,4% van de fiscale loonsom voorafgaande jaar Deel de vrije ruimte door het aantal aangiftetijdvakken Vul de vrije ruimte per aangiftetijdvak Evt. overschrijding afrekenen tegen 80% eindheffing Nacalculatie o.b.v. de feitelijke fiscale loonsom Correctie-aangifte januari volgend jaar Methode 3: Vergeten!
CAFETARIAREGELINGEN 1
Inleiding Uitruilen brutoloon tegen vrije vergoeding of verstrekking Zowel werkgever als werknemer hebben hier in principe voordeel bij Schriftelijke regeling
CAFETARIAREGELINGEN 2
Cafetariaregeling onder de werkkostenregeling Vergoedingen die nu vrij zijn, kunnen onder de werkkostenregeling
belast zijn voorzover ze de vrije ruimte overschrijden Werkgever loopt derhalve risico van 80% eindheffing
VRAAG
Ik ga mijn arbeidsvoorwaarden wijzigen, moet mijn personeel dat accepteren?
ARBEIDSRECHT
Het wijzigen van arbeidsvoorwaarden Hoofdregel: “gemaakte afspraken nakomen”
Indien wijzigingen arbeidsvoorwaarden noodzakelijk:- Wederzijds: nieuwe of aanvullende schriftelijke overeenkomst- Eenzijdig: oplossing wederzijdse belangenafweging
CAO
ADMINISTRATIE 1Geen door de Belastingdienst voorgeschreven methode!
WG moet wel kunnen aantonen welke kosten zijn behandeld als: - geen loon (incl. vergoedingen voor intermediaire kosten) - gericht vrijgesteld - aangewezen WKR-eindheffingsloon- loon in natura met lagere waarderingsnorm;
en- ....hoe de 80%-eindheffing is bepaald
ADMINISTRATIE 2 Hoe? Mag WG zelf weten. ‘Als de verschillende kostensoorten maar
aantoonbaar juist verwerkt’
Redenen voor WG om dat te doen? - geen naheffingen en boetes- monitoren van de vrije ruimte; overschrijding is 80% eindheffing !- inzicht in kosten arbeidsvoorwaarden - tijdige actie mogelijk om vrije ruimte zo optimaal te kunnen benutten
(indien ruimte over) - wel of niet vóór 2014 overgaan op WKR?
ADMINISTRATIE 3In control! Wat is daarvoor allereerst vereist? Inventariseren van alle voorkomende kostensoorten en hun fiscale kwalificatie
- kostensoorten bestaan vaak uit kostencategorieën met ieder een eigen fiscale kwalificatie (kostensleutel)
Kostensoort Kostencategorie Kostensleutel
maaltijden > 10% zakelijk gericht vrijgesteld
verstrekking op werkplek binnen werktijd belast loon (forfait – eigen bijdrage)
vergoeding op werkplek volledig belast
buiten werkplek ‹ 10% zakelijk volledig belast
- een en dezelfde kostencategorie kan weer uiteen vallen in verschillende fiscale kwalificaties
reiskosten woon-werk bovenmatige kilometervergoeding 0,28 gericht vrijgesteld tot 0,19 meerdere regulier belast of WKR-eindheffingsloon
VOORBEELDEN VAN BELANG SAMENWERKING TUSSEN HR, SA & DE FA Zelfde checklist met boekingsinstructie van alle verschillende kosten,
incl. fiscale kwalificatie
Terugkoppeling FA bedrag aan overschrijding vrije ruimte ivm juiste aangifte loonheffingen
Doorgeven FA van alle betaalde niet aangewezen kosten, zodat SA dit als regulier loon verloont
Heldere boekingsinstructies; onjuiste boeking in FA kan tot onjuiste aangifte loonheffingen leiden
Uitleg doorbelaste kosten aan andere concernvennootschappen
AANBEVELING IN GROOTBOEK MINIMAAL DE VOLGENDE ONDERVERDELING: 1. Alle als WKR-eindheffingsbestanddeel aangewezen kosten, exclusief loon in natura waarvoor lagere waarderingsnorm geldt
- bedragen incl. BTW doorgeven aan SA; specificatie per WN nodig? eventuele eigen bijdragen ook verwerken- omvat ook verplicht eindheffingsloon
2. Aangewezen loon in natura waarvoor lagere waarderingsnorm geldt, niet zijnde nihil - alleen boeking forfait; meerdere op grootboekrek. overige personeelskosten - eventuele eigen bijdragen in mindering brengen op forfait (tot nihil)
3. Niet aangewezen belaste kosten - bedrag incl. BTW doorgeven aan SA; FA geeft specificatie per WN door aan SA (regulier loon)
4. Kosten die geen regulier noch WKR-eindheffingsloon vormen- o.a. gerichte vrijstellingen; intermediaire kosten; kosten die onder vrije
ruimte vallen
BIJ VOORKEUR UITGEBREID MET (SUB-)GROOTBOEKREKENINGEN VOOR: 5. Gericht vrijgestelde kosten indien bovenmatige vergoeding betaald (en men inzicht in
kosten wil hebben bijv.)- een rekening ‘gericht vrijgestelde reiskosten’ en een regulier en/of WKR-eindheffingsloon rekening
6. Op centraal niveau afgerekende kosten die worden doorberekend aan concern-entiteiten
7. Splitsing van kosten die zowel zien op ex-WN en derden (uitzendkracht, relaties, zzp-ers) - bedrag op factuur dat ziet op derden niet relevant voor loonheffingen op andere grootboekrek.- gedeclareerde rekening voor lunch van WN met zakenrelatie valt hier ook onder?
8. Verstrekkingen aan ingehuurde uitzendkrachten - hiervoor niet inhoudingsplichtig; niet op zelfde grootboek als waarop de verstrekkingen aan ex-WN- hiervoor blijft eindheffingsmogelijkheid bestaan
(FINANCIËLE) ADMINISTRATIE OVERIGE AANDACHTSPUNTEN:
Zo inrichten dat FA vrije ruimte kan monitoren
Kostendeclaratieformulier afstemmen op WKR en inrichting FA
Vragen om gesplitste facturen bij kosten met verschillende fiscale kwalificatie
Personeelsactiviteit buiten de werkplek onderverdeeld in zakelijk deel en feestdeel
Onderscheid maaltijden/drankjes; ivm toepassen lagere waardering
LOONADMINISTRATIE/INRICHTENAandachtspunten:
Vastleggen welke rekenmethode toe te passen met betrekking tot de vrije ruimte:
1. per loontijdvak op basis van actuele cumulatieve grondslag(zonder herrekening);
2. in lopende kalenderjaar uitgaan van de grondslag vrije ruimte vorig kalenderjaar, waarbij die grondslag wordt gedeeld door 12 (indien maandaangifte)
- leidt tot vast bedrag aan ruimte per maand / per 4 weken
3. - voorlopige berekening gedurende het kalenderjaar uitgaande van grondslag vrije ruimte vorig kalenderjaar
- eindheffing pas verschuldigd vanaf het loontijdvak waarin voorlopige vrije ruimte over volledige vorige kalenderjaar is overschreden
2/3: - na afloop kalenderjaar definitieve berekening in 1e aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar.
- boekingen van belaste kosten zodanig specificeren dat SA en FA op elkaar aansluiten
- afzonderlijke vastlegging/verwerking verstrekkingen niet-WN (vrijwillige eindheffing)
- onderscheid loon tegenwoordige en loon vroegere dienstbetrekking (ivm 10% grens)
ALGEMENE AANDACHTSPUNTEN Gebruikelijkheidstoets Opteren huidige regelgeving: vrijstelling personeelsvoorzieningen
maximaal € 454 Vrijwilligers Uitzendkrachten Vergoeden/ verstrekken/ter beschikking stellen
EVALUATIE WERKKOSTENREGELING 1 De systematiek van de WKR is goed, maar de regeling wordt nog
beperkt toegepast
Redenen niet toepassen WKR:- Onbekendheid met de regeling- Het gebrek aan (verwachte) administratieve lastenverlichting- Het ontbreken van de noodzaak om over te stappen
EVALUATIE WERKKOSTENREGELING 2 De forfaitaire ruimte (nu 1,4%, vanaf 2013 1,5%) wordt als
voldoende ervaren.Ruim de helft van de werkgevers die nu een fietsplan of fitnessplan hebben zegt dit onder de WKR voort te zetten.
OVERSTAPPEN? Inventarisatie huidige arbeidsvoorwaarden Werkkostenregeling voordeliger? Impact analyse! Financiële administratie aanpassen Arbeidsvoorwaarden wijzigen? Schaduwdraaien Belangrijk: TIJDIG EN GOED VOORBEREIDEN!
VRAAG De werkkostenregeling bereikt zijn doel, administratieve
lastenverlichting!
BEDANKT VOOR UW KOMST!