Webinar 9. december, 2010
description
Transcript of Webinar 9. december, 2010
WEBinar om personlig effektivitet09. december, 2010
1
Agenda
+ Hvad er effektivitet ?
+ Effektivitets systemer
+ Planlægning
+ Outlook og e-mail
2
Om Q-LeapQ-leap betyder kvantespring.
Vi skaber kvantespring for mennesker og organisationer.
Etableret i 2002
• Strategi og Eksekvering• Leder-og medarbejderudvikling• Teamudvikling
3
Tonny MaakInternational akkrediteret coach (ACC)
HD i Organisation og Ledelse
Certificeret i Extended DISC person analyse
Certificeret i 7 Gode Vaner og Focus for Outlook
NLP Master
Over 20 års erhvervserfaring fra danske og Internationale virksomheder
4
Hvad er effektivitet ?
5
Effektivitet giver energigennem aflastning af hjerne og underbevisthed
6
+Oprydning
+Organisering
+Opsamling
+Operation
En vej til effektivitet
7
Oprydning
Organisering
Opsamling
Operation
Oprydningsprogram Opsummering
Du har mere naturlig energi når dine omgivelser, dit helbred og følelsesmæssige balance, penge og relationer alle er på
et højt niveau.
Oprydningsprogrammet består af 100 ting som, når de er udført, giver dig den vitalitet og styrke du ønsker.
Programmet kan gennemføres på mindre end et år
Instruktioner
Der er 4 trin der skal udføres i oprydningsprogrammet.
Trin 1: Besvar hvert spørgsmål
Hvis det er sandt, sæt et kryds i boksen. Vær streng. Vær en hård censor. Hvis spørgsmålet kun nogen gange eller kun ofte er sandt, så lad være med at sætte et kryds indtil spørgsmålet altid er sandt for dig. (Ingen kredittid indtil det virkelig er sandt!). Hvis spørgsmålet ikke er relevant eller aldrig vil blive det for dig, så sæt et kryds. (Du får kredit for det, fordi det ikke er sandt eller aldrig vil blive det). Du må gerne ændre spørgsmålene så de passer bedre til din situation.
Trin 2: Læg tallene i hver sektion sammen
Læg tallene for de sande udsagn sammen for hver af de 4 sektioner og skriv tallet i feltet. Når du har talt sammen for alle 4 sektion skriver du de nuværende totaler i boksen i starten af denne formular.
Trin 3: Farvelæg din checkliste
Arbejd altid nedefra og op. Målet er at få udfyldt hele billedet. I mellemtiden har du et billede af, hvordan det går for dig indenfor hvert af de 4 områder.
Trin 4: Fortsæt dit arbejde til alle felterne er fyldt ud
!ou can do it! Denne proces kan tage mellem 30 og 360 dage, men alle kan opnå “fuldt hus”. Brug din coach eller en ven til at hjælpe dig. Gør status en gang årligt for at vedligehold dit arbejde.
OprydningSkab ro i dig selv
Skab ro i dine omgivelser (Privat og arbejdsmæssigt)
Skab vaner og rutiner der giver energi
Hold dem
8Oprydning
OrganiseringSkab systemer som du stoler på
Brug dem konsekvent
Ryd op / smid ud
9Organisering
OpsamlingMindst én gang om ugen
Tøm dine systemer - hoved, tasker, notesbøger, voicemail, indbakke
Find rutiner og værktøjer til opsamling når du er på farten
10Opsamling
Eksempel på værktøj til opsamling
11
Operation
+ Beslut hvad den næste handling er (projekt tankegangen)
+ Gør det nu.....eller beslut hvornår (2 minutters regel)
+ Brug et system til at “parkere” handlinger
+ Luk aldrig en e-mail uden at beslutte hvad du gør ved den
+ Sæt tid af til vigtige opgaver
+ Fokusér
12
Hvor meget tid bruger du på e-mail om dagen?
13Operation
Lavthængende frugt ?
+ Vi bruger i gennemsnit to timer om dagen - svarende til 10 år af vores arbejdsliv - på at håndtere e-mail.
+ Hver tredie e-mail anses som irrelevant. Det svarer til, at vi bruger næsten 3,5 år af vores arbejdsliv på irrelevant e-mail!
14
Kilde: Henley Management College
Operation
15Operation
16Tips til Outlook
+ Luk aldrig en mail uden at tage stilling til den (Gemme, Handling eller slet)
+ Luk Outlook eller gå “off-line” når du skal koncentrere dig
+ Slå “kuvert” og “alerts” fra, så du ikke bliver forstyrret når der kommer mails
+ Find og opret en god folderstruktur
+ Lad aldrig din indbakke vokse til mere end én side
+ Opret regler
Operation
Brug regler til at holde indbakken “nede”
17
Eksempler på regler
18
CC-Mails
Nyhedsbreveeller rapporter
Brug et system til at få tingene gjort
19
www.toodledo.com.
Outlook TASKS + smartphone.
Brug din tid, dine ressourcer og din
energi rigtigt!
20Operation
Et effektivitets-forløb
21
+ 1/2 dags workshop (åben eller intern)
+ individuel coaching
+ telefon coaching
+ 1/2 dags opfølgningsworkshop (åben eller intern)
er et resultatorienteret coaching program, som
tager udgangspunkt i medarbejderens og
virksomhedens hverdag. Det er personlig
udvikling med fokus på de forretningsmæssige
resultater. Vi starter med en analyse af medarbejderens faglige og
personlige styrker og udviklingsområder. Analysen danner
grundlag for en grundig udviklingssnak. Er det så nok ?....Nej
vores erfaring viser desværre, at mange medarbejdere ikke
kender deres præcise mål. Kender de deres mål, har de ofte ikke
kortlagt, hvad de har indflydelse på, og hvad der skal til for at nå
dem......I værste fald kender medarbejderen hverken mål eller vej.....
stiller krav til virksomhed og medarbejder om præcise
målbare mål. Når vi kender målene, tager coachen og
medarbejderen fat på fokuseringsfasen. Hvad har vi
indflydelse på, og hvor skal der fokuseres? Vi kalder det
resultatcirklen. Det er i resultatcirklen, at energien skal bruges
og resultaterne skabes.Med mål og fokusering for øje,
begynder vi nu, at fjerne alt det
der forstyrrer og distraherer medarbejderen i dagligdagen.
Vi finder effektive metoder til håndtering af dokumentation,
e-mail og møder. Vi øver os i at sige nej til det, der ikke bringer os i retning af målet. Vi fjerner alle de forhindringer, vi kan få øje på.
Indrømmet, selv om man har gjort hjemmearbejdet godt, kan
man blive distraheret og glemme sine mål undervejs. Derfor
holder medarbejderen og coachen jævnligt status sessioner, hvor
medarbejderen rapporterer sin fremdrift i forhold til de aftalte
aktiviteter og mål. Dette foregår i et simpelt system på
internettet. Et system der kan synkroniseres med Outlook, hvis
man ønsker det. forløbet strækker sig typisk over 5-8 coaching sessioner,
og inkluderer altid Extended DISC analyse, arbejdsmappe
og 1 års adgang til opfølgningssystemet.Start i dag - se resultater i morgen
Coaching Forløbet> Extended DISC salgsstil- og personligheds-analyse
> Klarlægning af mål og resultatcirklen> Eliminering afdagligdags forstyrrelser
> Fastlæggelse af personligeaktiviteter> Opfølgning og korrektion
af personlige aktiviteter> Aktivitets- og målopfølgning via internettet
Vitaminer til bundlinien....Krav om fokusering har aldrig været større.
Vi skal skabe vækst, øge kundetilfredsheden og
forbedre serviceniveauet. Samtidig skal vi
nedbringe omkostningerne. Kræfter der trækker
i vidt forskellige retninger. Det betyder, at vi skal
være knivskarpe på, hvor og hvordan vi bruger
vores tid og kræfter....hver eneste dag.
Læs mere på www.time2perform. dk
eller send email til [email protected]. 70 20 75 93
Selv den smukkeste sol kaster skygger,
hvis den ikke står højt på himlen...- Tonny Maak
Tonny Maak, Internationalt akkrediteret coach (ACC) ved International Coach Federation
Krav om fokusering har aldrig været større.
Vi skal skabe vækst, øge kundetilfredsheden og
forbedre serviceniveauet. Samtidig skal vi
nedbringe omkostningerne. Kræfter der trækker
i vidt forskellige retninger. Det betyder, at vi skal
være knivskarpe på, hvor og hvordan vi bruger
vores tid og kræfter....hver eneste dag.
Eksem
pel