… visar vägen till rätt beslut

DirSys AB, Första Långgatan 20, 413 28 Göteborg, 031-757 00 88, info@dirsys.com

Kom igång med eArkiv på 6-månader!

… visar vägen till rätt beslut

Möjlighet att ställa frågor

Det kommer vara möjligt att ställa frågor vid slutet

av webbmötet via Questions funktion

… visar vägen till rätt beslut

Oberoende och strategisk rådgivningVi antar våra kunders utmaningar och hjälper dem att uppnå sina mål. Vårt mål är att alla uppdrag ska resultera i en ny referens, något som vi lyckats med sedan starten 2004.

Vi skapar förutsättningar för, och arbetar med, verksamhetsutveckling och frågor som rör ledning och styrning, där möjligheterna med eFörvaltning och eHälsa utgör viktiga framgångsfaktorer.

Våra specialistområden är:

• Analyser, utredningar och beslutsunderlag• Kravarbeten och upphandlingar• IT-strategi, IT-arkitektur och IT-säkerhet• IT-plattformar och infrastruktur• Integrationer och identitetshantering

DirSys AB

… visar vägen till rätt beslut

Exempel på genomförda upphandlingar

• eArkiv– Vi har upphandlat och infört eArkiv för en kommun

under 6-månader• Kommungemensamt ärendehanteringssystem• Bygg och Miljösystem

… visar vägen till rätt beslut

• Analys av ramavtal: Kommentus och Kammarkollegiet?• Viktiga saker att tänka på vid  avrop eller upphandling  • Framgångsfaktorer vid införande• Hur ser marknaden ut?• Förvaltning av eArkivet, vad händer efter projektavslut?

Agenda

… visar vägen till rätt beslut

FRAMGÅNGSFAKTORER

… visar vägen till rätt beslut

Att införa och konfigurera eArkivet är bara halva jobbet

… visar vägen till rätt beslut

eArkiv

… visar vägen till rätt beslut

eArkiv

… visar vägen till rätt beslut

eArkivMikrofilmer/Fischer

Papper/Arkivmaterial

… visar vägen till rätt beslut

Filer (PDF,XML…)

Webservices

ODBC/SQL

Bygglov

Personal/HR

Elevsystem

eArkiv

… visar vägen till rätt beslut

Administration

eArkivAnvändargränssnitt

ApplikationFILÖVERFÖRING

DIREKT-INTEGRA

TION

SIP

Kräver anpassning

av applikation

Använder eArkivets

gränssnitt t.ex. webbaserat

Arkivarie

Användare(Konsument)

Kräver anpassning

av applikation

… visar vägen till rätt beslut

DIARIENUMMER

ÄRENDETYPÄRENDESTART

BESLUTSDATUM

ARKIVERINGSDATUM

PUL

… visar vägen till rätt beslut

METADATA

… visar vägen till rätt beslut

Problem med gamla dokument och OCR

• :r ,,2,,2 8' jo?

… visar vägen till rätt beslut

Leverans analog material

Digitalisering enl kravspec

Leverans av digital information

Kontroll/granskning av informationen

Information läses in i eArkivet

Leveransåtagande

… visar vägen till rätt beslut

Filer (PDF,XML…)

Webservices

ODBC/SQL

Bygglov

Personal/HR

Elevsystem

eArkiv

Leveransåtagande

… visar vägen till rätt beslut

MARKNADSLÄGET

… visar vägen till rätt beslut

Kategori 1:Generella lösningar som är byggda enligt OAIS-modellen och som kan hantera långtidsarkivering och komplexa metadatamodeller

Lösningarna går att dela upp i tre kategorier

Kategori 3:Lösningar som hanterar arkivering på filnivå samt integration mot e-postsystem mm.

Kategori 2:Nischlösningar som hanterar arkivering mot specifika lösningar/verksamheter. Kan ses som mellan/närarkiv

… visar vägen till rätt beslut

Kategori 1• Formpipe• IDA Infront

Kategori 2• Tekis AGS• Comprima

Archive• Visma

Kategori 3• Symantec

Vault• CommVault

Simpana 10• EMC

Leverantörer

… visar vägen till rätt beslut

FÖRVALTNING

… visar vägen till rätt beslut

Ta fram en förvaltningsplan!

… visar vägen till rätt beslut

eArkiv

Fasa ut gamla system!

… visar vägen till rätt beslut

Vem tar kostnaden för systemaveckling $$$?

… visar vägen till rätt beslut

Informationen måste vara lättillgänglig!

… visar vägen till rätt beslut

Rekommendationer• Att införa ett eArkiv kan ge väldigt positiva effekter med relativt

små medel• Idag finns det flera leverantörer på marknaden som erbjuder

kompletta eArkivslösningar• Det finns även ett antal ramavtal som gör det möjligt att avropa

eArkiv• Bedriv ett förankrande kravarbete så att verksamheten får vara

med• Uppfinn inte hjulet på nytt när det redan finns färdiga hjul!

… visar vägen till rätt beslut

Upphandlingsmodell

Nulägesanalys

Omvärldsbevakning

Kravarbete Upphandling Införande Leverans

?•Processkartläggning•Krav•Användningsfall

•Leverantörsträffar•Kundreferenser

•Intervjuer•Kartläggning•Behovsanalys

… visar vägen till rätt beslut

Vad vi kan erbjuda

• Vi gör förstudie till fastpris där vi tar fram en plan för införande av eArkiv med budget och tidsplan för hela projektet

• Vi är experter på IT-upphandlingar och har många års erfarenhet!

• Vi har erfarenhet av att upphandla och projektleda införande av eArkiv och att ni får ett eArkiv som inte är tomt!

• Införa eArkiv på 6-månader

… visar vägen till rätt beslut

Frågor?