Webbmöte e arkiv - analys av ramavtal

DirSys AB, Första Långgatan 20, 413 28 Göteborg, 031-757 00 88, [email protected]

… visar vägen till rätt beslut

Analys av ramavtal

Två ramavtal på marknaden

• SKL Kommentus Inköpscentral– ”E-arkiv”

• Kammarkollegiet– ”Informationsförsörjning”– Tidigare ” E-förvaltningsstödjande tjänster 2010”



SKL Kommentus Inköpscentral - ”E-arkiv”

• Avtalstid: 2013-11-04 till 2016-11-03 (vid förlängning 2017-11-03)– Ramavtalet gäller för en tidsperiod om tre år– Möjlighet att förlänga avtalet med ett år, dvs. sammanlagt högst fyra år

• Ramavtalet omfattar e-arkiv som tjänst och e-arkiv som produkt samt konsulttjänster för införandeprojekt av e-arkivet avseende konfigurering och eventuella anpassningar.

• Innefattar 15 leverantörer– 9 för e-arkiv somt tjänst– 13 för e-arkiv som produkt

• Kontrakt kan löpa upp till åtta år vid avrop



Att tänka på när du avropar från SKI (i)

• En fördel är att ramavtalet är specifikt utformat för E-arkiv

• Den finns redan fastställda krav som får ställas vid avrop– Inga andra krav (områden) får ställas– Däremot får man precisera ska-kraven – finns exempel på hur i vägledningen– Bör-krav får ändras till ska-krav i det fall den upphandlande myndigheten (UM) vill, men inte tvärtom

• Fastställd leverans- och betalningsmodell– En modell som leverantörerna har förbundit sig till att följa– Rekommenderas att den skickas ut med preciseringar från UM

• Omfattar inte…– Konvertering av analog information till digitalt format– Krav på integration mot e-tjänster– Krav på integration mot verksamhetssystem (däremot inleveranser)



Att tänka på när du avropar från SKI (ii)

• Låst till ”Ekonomiskt mest fördelaktiga” och mervärdesmodellen– ”Avropssvaren ska utvärderas enligt principen "ekonomiskt mest fördelaktiga” – … och de utvärderingskriterier som används i avropet utvärderas med hjälp av mervärdesmodellen. ”

• Mervärdesmodellen– Mervärde = Det ekonomiska värde som tillmäts utvärderingskriterier– Jämförelsesumma = Anbudssumma minskad med det mervärde ett anbud erhåller vid anbudsprövningen– Lägst jämförelsesumma vinner upphandlingen

Anbudssumma – mervärde = jämförelsesumma

• ”Varje utvärderingskriterie (bör-krav) ges ett mervärde”– Indikeras att utvärderingskriterier endast kan vara bör-krav– Osäkert om du får använda någon annat kriterium t.ex. Proof of Concept



Kammarkollegiet - ”Informationsförsörjning”

• En del av ramavtalet Programvaror och tjänster 2014

• Avtalsperiod: 2015-11-10 - 2017-11-30 – Förlängningsoption max t.o.m.: 2019-11-30

• Omfattar programvaror, tjänster och konsulttjänster som i första hand stödjer myndigheters e-förvaltningsarbete. Ramavtalen innehåller tre huvudsakliga områden: – kontaktstödjande-– verksamhetsstödjande- – och infrastrukturella programvaror och tjänster

• E-arkiv ingår under verksamhetsstödjande programvaror och tjänster

• Innefattar 7 leverantörer



Att tänka på när du avropar från Kammarkollegiet (i)

• Möjligt att…– Använda antingen ”Ekonomiskt mest fördelaktiga” eller ”lägsta pris” som utvärdering– Föra dialog med samtliga ramavtalsleverantörer – Skicka ut en RFI innan avrop

• Ger exempel på krav som kan ställas utöver de som redan finns i upphandlingsunderlaget– Oklart om krav på integrationer eller digitalisering kan ställas– Krav gällande rutiner och processer för integrationer kan dock ställas– Inom konsulttjänsten ”Systemutveckling” ingår sammankoppling av programvara– Detta kan klargöras med Kammarkollegiet innan avrop

• Som en del av utvärderingen kan UM begära att leverantörerna presenterar eller demonstrerar programvara och/eller tjänst– Möjlighet att utvärdera användarvänlighet



Att tänka på när du avropar från Kammarkollegiet (ii)

• Ingen begränsning kring vilken utvärderingsmodell som kan användas– Mervärdesmodellen– Procentuell uppräkning– M.fl.

• Kontrakt kan löpa upp till 4 år vid avrop, eller längre– UM bedömer behovet– Måste föreligga särskilda skäl för en kontraktstid som löper längre än 48 månader– Särskilda skäl kan exempelvis vara storleken på investering

• Mer öppet ramavtal– Kan anses vara både en fördel och en nackdel– Lättare att få med helheten– Krävs mer kunskap vid avrop



Saker att tänka på vid avrop eller upphandling

• Inkludera arbetet med digitalisering– Ger en mer fördelaktig konkurrenssituation– En leverantör som ansvarar för hela leveransen

• Gör er hemläxa innan ni köper in en lösning– Vilka förutsättningar råder?– Vilka funktioner är viktiga för er?– Hur mycket ansvar vill ni själva ha för lösningen? Ska ni avropa en tjänst eller

en produkt?– Vägledning på SKL.se

Webbmöte e arkiv - analys av ramavtal

Technology

Transcript of Webbmöte e arkiv - analys av ramavtal