Web viewFINANČNO POSLOVANJE. ... v poglavju 2 Vrste stroškov ter v točki 3. teh navodil,...

REPUBLIKA SLOVENIJAMINISTRSTVO ZA JAVNO UPRAVO

Tržaška 21, 1000 Ljubljana T: 01 478 83 99F: 01 478 83 31

E: [email protected]

Navodila upravičencem javnega razpisa za krepitev zmogljivosti

NVO za zagovorništvo in izvajanje javnih storitev 2015 – 2019

za poročanje in dokazovanje stroškov

REPUBLIKA SLOVENIJA

Ministrstvo za javno upravo,

Posredniški organ

Tržaška cesta 21, 1000 Ljubljana

Odgovorna oseba posredniškega organa:Boris Koprivnikar – MINISTER

Priprava navodil:

Služba za nevladne organizacijeSlužba za izvajanje kohezijske politike

Številka dokumenta: 303-7/2015/27Datum: 18. 5. 2016Veljavnost dokumenta: z dnem podpisa in objave na spletni strani MJU

Verzija Datum nastanka

1.0 10. 2. 2016

Verzija Datum spremembe Vsebina spremembe - poglavja

1.1 18. 5. 2016 3.3 UPOŠTEVANJE DOLOČIL S PODROČJA JAVNEGA NAROČANJA

3.4 VRSTE UPRAVIČENIH STROŠKOV

3.4.2 Potni stroški sodelujočih na projektu (zaposleni, prostovoljci in funkcionarji)

3.4.3 Stroški storitev zunanjih izvajalcev

3.4.7 Neupravičeni stroški

4.1 PREDPLAČILA

4.3 POJASNILO ZA IZPOLNJEVANJE OBRAZCA ŠT. 4

8 PRILOGE

2Javni razpis za krepitev zmogljivosti NVO za zagovorništvo in izvajanje javnih storitev 2015-2019

Vsebina

OBRAZLOŽITEV KRATIC........................................................................................................4

1 UVOD..............................................................................................................................5

2 FINANČNO POSLOVANJE.............................................................................................5

2.1 IZVAJANJE OPERACIJ V KONZORCIJU..................................................................6

3 UPRAVIČENI STROŠKI........................................................................................................7

3.1 SPLOŠNA PRAVILA.......................................................................................................7

3.2 STROŠKI POVEZANI Z DELOM PROSTOVOLJCEV IN FUNKCIONARJEV................7

3.3 UPOŠTEVANJE DOLOČIL S PODROČJA JAVNEGA NAROČANJA............................7

3.4 VRSTE UPRAVIČENIH STROŠKOV..............................................................................8

3.4.1 Stroški dela zaposlenih na projektu..........................................................................9

3.4.2 Potni stroški sodelujočih na projektu (zaposleni, prostovoljci in funkcionarji).........10

3.4.3 Stroški storitev zunanjih izvajalcev.........................................................................11

3.4.3.1 Podjemna in avtorska pogodba...........................................................................12

3.4.3.2 Pogodba o opravljanju storitev/naročilnica..........................................................12

3.4.3.3 Študentsko delo...................................................................................................13

3.4.3.4 Usposabljanja......................................................................................................13

3.4.4 Nakup IKT opreme..................................................................................................13

3.4.5 Posredni (operativni) stroški v pavšalnem znesku.................................................14

3.4.6 Davek na dodano vrednost (DDV)..........................................................................15

3.4.7 Neupravičeni stroški...............................................................................................15

4 POROČANJE IN NAČIN FINANCIRANJA...........................................................................15

4.1 PREDPLAČILA.........................................................................................................16

4.2 POROČANJE DO UVEDBE NOVEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA OU..........16

4..2.1 Posredovanje zahtevka za izplačilo.......................................................................17

4.3 POJASNILO ZA IZPOLNJEVANJE OBRAZCA ŠT. 4...................................................17

4.3 ROKI POROČANJA (velja za celotno obdobje razpisa)...........................................19

5 SPREMLJANJE, VREDNOTENJE IN ZBIRANJE OSEBNIH PODATKOV...................21

6 HRAMBA DOKUMENTACIJE.......................................................................................22

7 OBVEŠČANJE, INFORMIRANJE IN KOMUNICIRANJE VSEBIN EVROPSKE KOHEZIJSKE POLITIKE........................................................................................................22

8 PRILOGE.......................................................................................................................24


OBRAZLOŽITEV KRATIC

DDV – davek na dodano vrednost

ESS – Evropski socialni sklad

IS OU – informacijski sistem organa upravljanja (trenutno ISARR 2, kasneje predvidoma eMA)

JR – Javni razpis za krepitev zmogljivosti NVO za zagovorništvo in izvajanje javnih storitev 2015 –

2019

MJU – Ministrstvo za javno upravo

NVO – nevladne organizacije

OP EKP – Operativni program za izvajanje Evropske kohezijske politike v obdobju 2014-2020

OU – organ upravljanja za sklade evropske kohezijske politike

PO – posredniški organ

RD – Razpisna dokumentacija

SKLOP 1 – projekt horizontalne mreže NVO na nacionalni ravni

SKLOP 2 – projekti regionalnih stičišč NVO

SKLOP 3 – projekti vsebinskih mrež NVO na nacionalni ravni

ZJN - 3 – zakon o javnem naročanju

ZZI – zahtevek za izplačilo

ZZPP – zahtevek za predplačilo


1 UVOD

Ministrstvo za javno upravo (v nadaljevanju MJU) je z namenom uspešnega in učinkovitega izvajanja Javnega razpisa za krepitev zmogljivosti NVO za zagovorništvo in izvajanje javnih storitev 2015 – 2019 (v nadaljevanju JR) pripravilo navodila upravičencem za poročanje in dokazovanje stroškov (v nadaljevanju: navodila).

Dobro poznavanje navodil lahko olajša delo in zmanjša možnost zapletov pri izvajanju in spremljanju operacij ter uveljavljanju stroškov. Navodila so objavljena na spletni strani MJU: http://www.mju.gov.si/si/delovna_podrocja/nevladne_organizacije/javni_razpisi_za_nvo/javni_razpis_2015_2019/ .

Navodila so pripravljena skladno z Uredbo o porabi sredstev evropske kohezijske politike v Republiki Sloveniji v programskem obdobju 2014–2020 za cilj naložbe za rast in delovna mesta (Uradni list RS, št. 29/15), in smiselno povzemajo in dopolnjujejo navodila organa upravljanja, ki so objavljena na spletni strani: http://www.eu-skladi.si/ekp/navodila.

Pomembno:

Navodila za upravičence se spreminjajo/dopolnjujejo, in sicer kot posledica sprememb predpisov, navodil organa upravljanja in novih spoznanj pri izvajanju operacij.

Prosimo, da obrazcev za poročanje ne spreminjate. Določena polja v obrazcih namreč vsebujejo formule za samodejne izračune navedenih vrednosti.

2 FINANČNO POSLOVANJE

Upravičenec je dolžan voditi in spremljati porabo sredstev za operacijo računovodsko ločeno na posebnem stroškovnem mestu ali po ustrezni računovodski kodi za vse transakcije v zvezi z operacijo in za vsako operacijo posebej, tako da je v vsakem trenutku zagotovljen pregled nad namensko porabo sredstev.

Upravičenec, ki ne vodi knjig za operacijo po ustrezni računovodski kodi in iz svojih poslovnih knjig ne more ločeno izpisati evidenc samo za posamezno operacijo, mora zaradi zagotavljanja ločenega vodenja knjig za operacijo voditi druge pomožne knjige.

Vodenje knjig za operacijo po ustrezni računovodski kodi je vodenje knjig za področni odsek. Področni odsek je prepoznaven sestavni del podjetja, ki se ukvarja s posameznim proizvodom ali posamezno storitvijo ali s skupino sorodnih proizvodov oziroma storitev (oz. s projektom). Upravičenec mora vse listine pred vnosom v računovodski program ustrezno likvidirati - opremiti z oznako računovodske kode - področnega odseka. To pomeni vsako obveznost, strošek, opremo, denarno sredstvo, plačilo, potni nalog, plačo oz. del plače ipd. ustrezno opremiti z oznako za knjiženje za operacijo z računovodsko kodo - področnim odsekom, in to oznako pri knjiženju tudi vnesti v program. Na podlagi pravilne likvidacije in oznake vseh dogodkov, povezanih z operacijo z ustrezno računovodsko kodo - področnim odsekom, lahko potem upravičenec za projekt oziroma področni odsek izpiše usklajeno bruto bilanco, dnevnik, konto kartice, registre in vse ostale zahtevane podatke za potrebe poročanja. V primeru spremljanja in evidentiranja operacije kot področnega odseka upravičenec vodi knjige za operacijo kot del svojih poslovnih knjig, ki jih je dolžan voditi na podlagi zakona (zakon o gospodarskih družbah, Zakon o računovodstvu oz. drugega zakona).


http://www.eu-skladi.si/ekp/navodila

http://www.mju.gov.si/si/delovna_podrocja/nevladne_organizacije/javni_razpisi_za_nvo/javni_razpis_2015_2019/

http://www.mju.gov.si/si/delovna_podrocja/nevladne_organizacije/javni_razpisi_za_nvo/javni_razpis_2015_2019/

Poslovni dogodki, ki se nanašajo na področni odsek so SAMO del poslovnih dogodkov, ki so zajeti na posameznih kontih (kontnih karticah) v glavni knjigi. Zakonska določila vodenja in zaključevanja poslovnih knjig se zaradi ločenega računovodstva po področnem odseku nič ne spremenijo. Stroškovni in prihodkovni konti se zaprejo in njihov saldo se odraža v poslovnem rezultatu (presežek prihodkov, presežek odhodkov) posameznega leta. Bilanca stanja ali izkaz poslovnega izida področnega odseka sta samo del bilance stanje ali izkaza poslovnega izida celotnega subjekta.

Zato se bilanca stanja lahko izpiše na določen dan (npr. 31.12.), izkaz poslovnega izida pa za določeno obdobje, ki ni DALJŠE od enega leta. Iz tega sledi, da se stroškovne in prihodkovne finančne kartice lahko izpisujejo za vsako leto posebej, kartice sredstev in obveznosti (bilanca stanja) pa imajo vsako leto otvoritveno stanje iz prejšnjega obdobja, promet tekočega obdobja in končno stanje.

Pri tem ne pozabite, da je z računovodskega vidika pravilno, da se stroški knjižijo skladno z zakonodajo in računovodskimi standardi ter z zahtevami kontnega plana vsake organizacije.

Z drugimi besedami, knjižijo se torej vsi – upravičeni in neupravičeni stroški projekta ter vsi prilivi na projektu, tako da je ob zaključku projekta saldo celotnega projekta praviloma 0,00 EUR. Pri tem je potrebno zagotoviti take izpise konto kartic, ki bodo omogočili pregled prihodkov in odhodkov za celoten projekt.

Standardizirani stroški in pavšal (stroški dela in posredni stroški) se knjižijo na podlagi temeljnice. Pripravi se ena temeljnica za vse stroške dela v okviru enega zahtevka za izplačilo (v nadaljevanju ZZI) in ena temeljnica za posredne stroške tega ZZI.

Poslovodeči partner vodi evidenco stroškov projekta po ostalih partnerjih na kontih terjatev in obveznosti iz poslovanja za tuj račun. Na te konte se v višini obračuna stroškov posameznega partnerja evidentirajo terjatve do ministrstva, na drugi strani pa v isti višini obveznosti do partnerjev (vodijo se saldo kontsko). Ko poslovodeči partner nakaže sredstva drugim partnerjem (v skladu z obračunom njegovih izdatkov), zapre izkazano obveznost do posameznega partnerja.

Posamezni partnerji pa so prav tako dolžni voditi ločeno računovodsko evidenco za upravičene in neupravičene stroške, ki nastanejo v okviru projekta.

Po zaključku projekta se predloži bruto bilanca stroškovnega mesta (SM) projekta oziroma bilanca področnega odseka in izpis konto kartic projekta ter bruto bilanca celotne pravne osebe z izpisom za vsako leto posebej in ne za vsa leta skupaj.

Potrebno je dokumentirati tudi prihodke. Če se pri izvajanju projekta ustvarijo prihodki, se za višino ustvarjenih prihodkov znižajo zahtevki za izplačilo oziroma upravičeni stroški projekta v skladu s pogodbo o sofinanciranju.

2.1 IZVAJANJE OPERACIJ V KONZORCIJU

V primeru, da operacijo izvaja konzorcij, vsa pravila za upravičence veljalo tudi za konzorcijske partnerje. Upravičenec je kot poslovodeči konzorcijski partner pogodbeni partner ministrstva in je odgovoren za izvedbo operacije. Pravice, obveznosti in medsebojna razmerja med konzorcijskimi partnerji so določena s konzorcijsko pogodbo.

V konzorciju je upravičenec kot poslovodeči konzorcijski partner dolžan:

- usmerjati in koordinirati delo konzorcijskih partnerjev, - spremljati vsebinski in finančni napredek operacije pri konzorcijskih partnerjih,


- pripraviti skupni zahtevek za izplačilo, ki vključuje skupno vsebinsko ter finančno poročilo vseh konzorcijskih partnerjev in

- pregledovati zahtevke za izplačila konzorcijskih partnerjev.

3 UPRAVIČENI STROŠKI

3.1 SPLOŠNA PRAVILA

Upravičenec se s podpisom pogodbe o sofinanciranju zaveže izvesti projekt skladno s potrjeno vlogo in finančnim načrtom, kar pomeni, da mora slediti v vlogi navedenim ciljem, dejavnostim in načrtovanim kazalnikom projekta. V primeru načrtovanih sprememb projekta, je potrebno predhodno pridobiti soglasje ministrstva – skrbnika pogodbe.

Dvojno uveljavljanje stroškov in izdatkov, ki so že bili povrnjeni iz katerega koli drugega vira, ni dovoljeno. V tem primeru bo zahtevano vračilo že izplačanega zneska sofinanciranja skladno s pogodbo o sofinanciranju. Vrnjeni zneski bodo za upravičenca izgubljeni. V primeru suma goljufije bo zadeva predana pristojnim organom.

Pri uveljavljanju stroškov za račune v tujih valutah je pomembno upoštevati način plačila. Upravičeni stroški računov, plačanih z gotovino, se preračunavajo po veljavnem ECB tečaju na dan izstavitve posameznega računa. V kolikor so računi (npr. za hotel, letalo, garažo,...) plačani s kreditno kartico ali preko TRR nakazila v tujino, so upravičeni stroški že preračunani v EUR in so razvidni na izpisku kreditne kartice oziroma izpisku transakcijskega računa. V tem primeru so izpiski podlaga za vnos v seznam listin v IS OU, saj je eden od pogojev za izplačilo upravičenih stroškov tudi dejanski znesek izplačila.

3.2 STROŠKI POVEZANI Z DELOM PROSTOVOLJCEV IN FUNKCIONARJEV

stroški za prostovoljce so upravičeni samo v primeru, če jih uveljavlja organizacija, ki je najkasneje do oddaje 1. ZZI, vpisana v vpisnik prostovoljskih organizacij, in ima s prostovoljcem sklenjen pisni dogovor o prostovoljskem delu. Iz dogovora izhaja, da bo prostovoljec, skladno z Zakonom o prostovoljstvu, za organizacijo opravil več kot 24 prostovoljskih ur letno, in sicer na nalogah, ki so vsebinsko povezane z vsebino prijavljenega projekta.

stroški funkcionarjev1 so upravičeni, če je s posameznikom sklenjen dogovor, v katerem je opredeljena vloga oziroma naloge posameznika na projektu in pravica do povračila nastalih stroškov v zvezi z delom na projektu.

3.3 UPOŠTEVANJE DOLOČIL S PODROČJA JAVNEGA NAROČANJA

Pri naročanju blaga in storitev morajo naročniki, opredeljeni v Zakonu o javnem naročanju ravnati skladno z omenjenim zakonom. Ne glede na status naročnika po ZJN-3 se pri izvajanju operacij upoštevata gospodarnost in transparentnost.

Društva, ustanove in zavodi morajo v skladu z drugim odstavkom 23. člena ZJN-3, ki določa, da se zakon uporablja tudi za oddajo naročil blaga in storitev, ki jih naročnik društvom, ustanovam ali zavodom sofinancira z več kakor 50 % deležem, če je ocenjena vrednost blaga brez DDV enaka ali

1 Pooblaščena/odgovorna oseba za zastopanje organizacije7

Javni razpis za krepitev zmogljivosti NVO za zagovorništvo in izvajanje javnih storitev 2015-2019

višja od 40.000 evrov, izvajati postopke oddaje javnih naročil ne glede na to ali so naročniki v skladu s 3. členom ZJN-3 (ob izpolnjenih vseh treh kumulativnih pogojih).

Pomembno: Upravičenci so dolžni pridobiti vsaj 3 ponudbe, kadar je vrednost naročila brez DDV enaka ali

višja od 5.000 EUR. V vseh postopkih naročanja blaga in storitev morajo upravičenci upoštevati pravila obveščanja

in komuniciranja z javnostmi.

3.4 VRSTE UPRAVIČENIH STROŠKOV

Upravičeni stroški, ki se lahko sofinancirajo skladno s pogodbo o sofinanciranju iz sredstev EKP, so po namenu razdeljeni na:

1. stroški dela zaposlenih na projektu; 2. potni stroški zaposlenih na projektu; 3. stroški storitev zunanjih izvajalcev; 4. nakup IKT opreme; 5. posredni (operativni) stroški v pavšalnem znesku;6. davek na dodano vrednost (DDV).

Upravičeni stroški in izdatki so tisti, ki:

so navedeni v pogodbi, izhajajo iz predmeta pogodbe, temeljijo na projekciji načrtovanih stroškov in so skladni s pogodbo,

so razumni in utemeljeni ter se skladajo z načeli učinkovite, zakonite in gospodarne porabe sredstev,

temeljijo na verodostojnih knjigovodskih in drugih listinah, so dejansko nastali za dela, ki so bila opravljena, za blago, ki je bilo dobavljeno oziroma za

storitve, ki so bile izvedene, so nastali in bili s strani upravičenca plačani v okviru obdobja upravičenosti, so v skladu z veljavnimi pravili Evropske unije in nacionalnimi predpisi.

Dokazovanje upravičenosti stroškov in izdatkov je dolžnost upravičenca.


3.4.1 Stroški dela zaposlenih na projektu

Stroški dela so določeni kot pavšalni stroški, izračunani na podlagi standardnega obsega stroškov na enoto. Urna postavka v okviru predmetnega javnega razpisa za delo na projektu znaša 12,62 EUR. Postavka zajema vse stroške dela (plačo z vsemi pripadajočimi davki in prispevki delojemalca in delodajalca, prehrano med delom in prevoz na delo in z dela, nadomestila plače v skladu z veljavno zakonodajo – npr. boleznine do 30 dni). Urna postavka je enotna za celoten čas trajanja projekta.

Stroški dela zaposlenih na projektu so upravičeni na podlagi ustrezne pravne podlage in glede na dejansko opravljene ure na projektu ter odstotek dela na projektu v primeru dopusta, praznikov in boleznin do 30 dni.

Podlage za upravičenost stroškov dela: pogodba o zaposlitvi za delo na projektu; aneks ali sklep za delo na projektu in osnovna pogodba o zaposlitvi, v primeru, da je bila

oseba v organizaciji zaposlena že prej.

Obvezne sestavine pogodbe/aneksa/sklepa so naslednje: logotip ESS, določba »Naložbo sofinancira Evropska unija iz Evropskega socialnega sklada«, ocenjen delež zaposlitve na projektu (v %), naloge v okviru projekta (vsebina dela), obdobje opravljanja dela (začetek, konec), vrsta zaposlitve (krajši delovni čas, polni delovni čas).

Zaradi lažjega spremljanja in poročanja, priporočamo, da upravičenec vse pravne podlage, povezane z delom na projektu, pripravi in shrani v posebni mapi, ki jo po potrebi dopolnjuje.

Obrazec št. 6 (časovnico oziroma evidenco opravljenega dela zaposlenega na projektu) mora zaposleni izpolniti tako, da v njem navede aktivnosti, ki jih je v posameznem mesecu opravil v okviru projekta. Pri navajanju aktivnosti morajo biti zaposleni konkretni. Časovnica mora izkazovati prispevek k projektu oziroma prispevek k zastavljenim rezultatom projekta.

Višina upravičenega stroška za zaposlenega za posamezen mesec se v obrazcu št. 6 izračuna na podlagi števila dejansko opravljenih ur na projektu in odstotka dela na projektu.

Pomembno: obrazec št. 6 izpolni in podpiše oseba, ki dela na projektu

Bolniška odsotnost (boleznine do 30 dni), praznik in dopust so upravičen strošek dela. Ure za tovrstno odsotnost se vnašajo v časovnice glede na odstotek (%) dela, ki je določen v dokumentu o zaposlitvi (pogodba o zaposlitvi, aneks ali sklep za delo na projektu) - npr. 8 h za 100 % delo na projektu oziroma 5,60 h za 70% delo na projektu.

Bolniška odsotnost (nega/spremstvo/krvodajalstvo, ipd.), povrnjena s strani ZZZS, ni upravičen strošek dela in se v obrazec št. 6 ne vpisuje, saj bi v tem primeru prišlo do dvojnega financiranja.


Primer izračuna za zaposlenega na projektu v obsegu 70%, sicer ima osnovno pogodbo o zaposlitvi za polni delovni čas:Aprila 2016 ste v okviru projekta opravili 136,6 h. Iz dokumenta o zaposlitvi izhaja, da ste v okviru projekta zaposleni 70 %, kar pomeni, da ste za odsotnost za dopust, praznik ali boleznine upravičeni za sorazmerni del in sicer 70 % od 8 h = 5,6 h/dan. Iz obrazca št. 6 – Evidenca opravljenega dela – časovnica so razvidni naslednji podatki o opravljenem delu:- aktivnosti na projektu = 103,0 h,- dopust – 3 dni = 16,8 h (3 × 5,6h),- praznik – 1 dan = 5,6 h,- boleznine do 30 dni = 11,2 h (2 × 5,6h = 11,2 h).

Izračun upravičenih stroškov:136,6 h × 12,62 EUR = 1.723,92 EUR za mesec april 2016

Povračilo stroškov regresa za letni dopust je upravičen strošek sorazmerno glede na čas trajanja zaposlitve na projektu in glede na odstotek dela na projektu. Pri izplačilu regresa zaposlenemu na projektu je potrebno upoštevati določbe Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1).

Obvezna dokazila: individualni obrazec iREK za vsakega zaposlenega, skupni REK obrazec, na podlagi katerega je plačan davčni odtegljaj za regres, dokazilo o plačilu (kopija izpiska iz TRR ali izpis iz e-bančnega sistema).

3.4.2 Potni stroški sodelujočih na projektu (zaposleni, prostovoljci in funkcionarji)

Stroški potovanj v Sloveniji so upravičeni samo do višine opredeljene v Uredbi o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja (Ur. l. RS, št. 140/06 s spremembami).

Stroški potovanj v tujini so upravičeni samo do višine opredeljene v Uredbi o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino (Ur. l. RS, št. 38/94 s spremembami).

Potni stroški povezani s pridobitvijo javno-formalne izobrazbe niso upravičeni.

Stroški nakupa vinjet se priznajo v skladu z veljavnimi navodili OU o upravičenih stroških.

Dokazila: pravilno izpolnjen potni nalog, iz katerega je razvidna oseba, ki potuje, službena pot in razlog

zanjo; obračun potnega naloga s priloženimi računi oziroma dokazili za nastale stroške (npr.: račun

za hotel, vozovnica, račun za parkirnino, cestnina…); dogovor s prostovoljcem/funkcionarjem za delo na projektu (kjer je relevantno); kopije dokazil o namenu in udeležbi (npr. vabilo, zapisnik, poročilo o službeni poti, iz katerega

je razvidna navezava na projekt); dokazilo o plačilu (kopija izpiska iz TRR).

Pomembno:


V primeru, da organizacija krije potne stroške, stroške hotela, stroške restavracijskih storitev ipd. zunanjim sodelavcem, mora biti to določeno v pogodbi o sodelovanju in se uveljavlja pod kategorijo zunanjih storitev.

3.4.3 Stroški storitev zunanjih izvajalcev

Ministrstvo za javno upravo bo povrnilo stroške izvajalcev storitev oz. blaga, za katera bo upravičenec predložil dokazila, da so bile storitve izvedene oziroma blago dobavljeno in da so računi plačani.

V kolikor obdobje zagotavljanja neke storitve v okviru projekta (npr. vzdrževanje spletne strani, članarine v mednarodnih mrežah, ki so dokazljivo povezane z izvajanjem vsebine projekta) presega trajanje projekta, se upravičen strošek odmeri v sorazmernem deležu glede na čas trajanja projekta.

Stroški za nakup in vzdrževanje neopredmetenih dolgoročnih sredstev, ki vključujejo programsko opremo, patente, licence, know-how ali nepatentirano tehnično znanje in podobne pravice, so upravičeni do sofinanciranja.

Nematerialne investicije oz. neopredmetena dolgoročna sredstva se uporabljajo za namen in v skladu s cilji, določenimi v projektu.V primeru najema predavatelja, prostora, ipd. se predložijo ustrezna dokazila glede na vrsto naročila (podjemna ali avtorska pogodba, naročilnica ipd.).

V primeru izvedbe zaključne konference, najema prostorov, pogostitve, ipd. je potrebno poleg že omenjenih dokazil predložiti še program, vabilo, liste prisotnosti, fotografije, objave v medijih, ipd.

Tovrstne stroške vnašajte pod stroške zunanjih izvajalcev.

Pomembno: osebe, ki so zaposlene na projektu, ne morejo opravljati vloge zunanjega izvajalca

preko avtorskih ali podjemnih pogodb oziroma drugih pravnih podlag.

Pogodbe, naročilnice in drugi dokumenti, ki se sklepajo z zunanjimi izvajalci, morajo poleg splošnih določil vsebovati tudi:

logotip ESS, opredelitev vsebine naročila z jasno povezavo s projektom (v primeru, da dve osebi izvajata

podobne naloge, je potrebno s podrobnejšim opisom nalog razmejiti vlogo posameznika na projektu),

bruto vrednost pogodbe, bruto ceno na enoto (kjer je to primerno), število ur dela, avtorskih pol ipd. (kjer je to primerno), roki za izplačevanje oz. način izplačevanja pogodbenih obveznosti (fazna/mesečna izplačila

ali enkratno izplačilo po izvedbi vseh pogodbenih del), navedbo »Naložbo sofinancira Evropska unija iz Evropskega socialnega sklada«; navedbo o morebitnih drugih upravičenih stroških (npr. potni stroški, ipd.).


3.4.3.1 Podjemna in avtorska pogodba

Upravičenci lahko za izvajanje operacije sklepajo podjemne pogodbe in avtorske pogodbe z zunanjimi izvajalci.

Zakon o avtorskih in sorodnih pravicah (Uradni list RS, št. 16/2007 – uradno prečiščeno besedilo s spremembami) ureja razmerja v zvezi z intelektualnim delom avtorske narave, Obligacijski zakonik (Uradni list RS, št. 97/2007 – uradno prečiščeno besedilo s spremembami) pa ureja razmerja v zvezi z delom po podjemni pogodbi.

Pomembno: Sklepanje pogodb s konzorcijskimi partnerji in njihovimi zaposlenimi ni upravičen kot strošek

zunanjih izvajalcev na projektu.

V primeru izplačila avtorskega honorarja preko avtorske agencije je strošek provizije agencije upravičen.

Pri avtorskih in podjemnih pogodbah je potrebno v pogodbi navesti bruto vrednosti pogodb. V primeru, da je v podjemni pogodbi navedena bruto cena ure, je potrebno opredeliti tudi

celotni predvideni obseg ur. V pogodbi se nadalje določi, da bodo izplačila opravljena na podlagi dejansko opravljenega števila ur.

Dokazila za delo po podjemni ali avtorski pogodbi: dokumentacija v okviru morebitnega postopka oddaje javnega naročila, podjemna/avtorska pogodba, dokazilo o opravljeni storitvi oz. izdelek, obračun avtorskega dela (račun, zahtevek za izplačilo….), REK-2 obrazec, dokazilo o plačilu opravljene storitve in pripadajočih davkov ter prispevkov (kopija izpiska iz

TRR).

3.4.3.2 Pogodba o opravljanju storitev/naročilnica

Stroški najema prostorov in opreme so del stroškov dela po pogodbi o opravljanju storitev, če so namenjeni neposrednemu izvajanju operacije (izvedba delavnic, usposabljanj ipd., ki so del vsebinskih aktivnosti na operaciji). Obsegajo stroške najema prostorov in opreme za potrebe izvajanja operacije, plačane tretji osebi. Stroški najema prostorov in opreme za zaposlene so lahko upravičeni zgolj v okviru pavšala.

Ne glede na navodila OU o upravičenih stroških se kot ustrezno dokazilo namesto pogodbe lahko predloži tudi naročilnica, kadar ni drugače določeno z zakonodajo in predpisi.

Dokazila za delo po pogodbi o opravljanju storitev/naročilnici: dokumentacija v okviru morebitnega postopka oddaje javnega naročila, pogodba o opravljanju storitev/naročilnica, dobavnica oziroma dokazilo o opravljeni storitvi (poročilo o opravljenem delu, analiza, članek,

natisnjen oglas, objava, naznanilo, posneta oddaja, druge tiskovine, vabilo na novinarsko konferenco in seznam udeležencev ipd.),

račun oziroma zahtevek za plačilo,


dokazilo o plačilu opravljene storitve in pripadajočih davkov ter prispevkov (kopija izpiska iz TRR).

3.4.3.3 Študentsko delo

Dokazila za delo preko študentskega servisa: napotnica študentskega servisa, dokazilo o opravljenem delu glede na vrsto dela študenta (npr. prevod teksta, članek, poročilo

o opravljenem delu ipd.), račun študentskega servisa; dokazilo o plačilu (kopija izpiska iz TRR ali izpis iz e-bančnega sistema).

3.4.3.4 Usposabljanja

Upravičenci se lahko udeležijo usposabljanj, če so bila le-ta vsebinsko predvidena v vlogi oddani na javni razpis. Morebitne spremembe so mogoče na podlagi pridobljenega soglasja skrbnika pogodbe. Podlaga za izvedbo usposabljanja in uveljavljanje stroškov je sklenjena pogodba o usposabljanju med upravičencem (ali partnerjem) in udeležencem usposabljanja (zaposlenim na projektu oz. prostovoljcem). Poleg splošnih navedb zgoraj, mora pogodba o usposabljanju vsebovati še:

opredelitev vsebinskega področja usposabljanja ali naziv usposabljanja, obveznost udeleženca usposabljanja glede prenosa znanja v okviru projekta, navedbo glede plačila stroškov usposabljanja (kotizacija, potni stroški ipd.).

Pogodbo o usposabljanju je mogoče skleniti za celotno obdobje izvajanja projekta.

Dokazila za udeležbo na usposabljanju za zaposlene in prostovoljce: pogodba o usposabljanju, račun za kotizacijo, potrdilo o udeležbi, dokazilo o plačilu (kopija izpiska iz TRR).

3.4.4 Nakup IKT opreme

Nakup IKT opreme mora biti posebej opredeljen v pogodbi o sofinanciranju, obstajati mora tudi neposredna povezava med aktivnostmi projekta ter nakupom IKT opreme, kar mora biti v vsebinskem poročilu jasno navedeno. Nakup rabljene opreme ni upravičen strošek.

Nakup IKT opreme je upravičen največ do 9% vseh upravičenih stroškov projekta – skladno z 98. členom Uredbe (EU) št. 1303/2013 se za ta namen zagotovi skupna podpora iz ESRR sklada. Stroški nakupa IKT opreme ob zaključku projekta ne smejo presegati 9% realiziranih upravičenih stroškov projekta (stroškov dela, stroškov zunanjih izvajalcev, stroškov usposabljanj in posrednih stroškov). V primeru konzorcija stroški ne smejo presegati 9% realiziranih upravičenih stroškov projekta vseh partnerjev.

V primeru, da upravičenec tekom izvajanja projekta ugotovi, da je za izvedbo projekta nujno potrebno zagotoviti IKT opremo, ki jo prvotno v vlogi ni predvidel, je to mogoče ob predpostavki, da skupna vrednost IKT opreme ne preseže 9% upravičenih stroškov projekta, pri čemer je treba predložiti obrazložitev in pridobiti soglasje ministrstva (skrbnika pogodbe). Oprema mora biti nujno potrebna za izvedbo predvidenih aktivnosti.


V skladu z navodili organa upravljanja na področju komuniciranja vsebin kohezijske politike v programskem obdobju 2014-2020 mora upravičenec kupljeno IKT opremo ustrezno označiti z logotipom ESS (nalepka). V okviru uveljavljanja stroškov nakupa mora upravičenec priložiti fotografijo kupljene IKT opreme z vidno nalepko ESS logotipa.

Pomembno: Stroški programske opreme se upoštevajo kot stroški zunanjih izvajalcev. V seznam

listin se račun (če vsebuje tako programsko opremo strojno IKT opremo) vnese 2× – prvič pod kategorijo zunanjih stroškov (programska oprema) in drugič k IKT opremi (strojna oprema). V kolikor je oboje na enem računu, ga je potrebno ustrezno razdeliti.

Zakup (lizing) je upravičen v primeru, da upravičenec dokaže, da je bil zakup stroškovno najbolj učinkovit za uporabo opreme. Zakup mora biti dokazan s potrjenim računom ali knjigovodsko listino enake dokazne vrednosti.

Izdatki za nakup IKT opreme se lahko uveljavljajo do vključno 7. obdobja poročanja. Upravičencu se stroški IKT opreme povrnejo glede na doseženo realizacijo, in sicer do 9% realiziranih upravičenih stroškov projekta. V primeru konzorcija je podlaga za izplačilo upravičenih stroškov dosežena realizacija celotnega projekta.

Dokazila: dokumentacija v okviru morebitnega postopka oddaje javnega naročila, pogodba ali naročilnica, račun, dobavnica, dokazilo, da je kupljena oprema nova (razvidno leto izdelave – garancije, certifikati, tehnične

specifikacije, potrdila izvajalcev), izjava s podpisom in žigom odgovorne osebe upravičenca o namenskosti opreme (za kaj se

bo uporabljala in kdo bo njen lastnik po koncu operacije) – obrazec 8 (priloga teh navodil); obvezna fotografija opreme, dokazilo o plačilu (kopija izpiska iz TRR).

3.4.5 Posredni (operativni) stroški v pavšalnem znesku

Posredni stroški so določeni kot pavšal v višini do 15% neposredno upravičenih stroškov na projektu.

Upravičenci (ter konzorcijski partnerji) za izplačilo posrednih stroškov ne prilagajo nobenih dokazil (računov itd.), morajo pa zagotoviti ustrezno knjiženje stroškov v pogodbi o sofinanciranju določenega odstotka pavšala (npr. s temeljnico), kar se bo tudi preverjalo na kontroli na kraju samem.

Pomembno: V pogodbi o sofinanciranju določenega odstotka posrednih stroškov se tekom izvajanja

projekta NE SME spreminjati. V primeru konzorcijskih partnerjev je odstotek posrednih stroškov ENAK za vse partnerje.

Primeri posrednih stroškov so:

stroški telekomunikacij (telefon, internet), elektrike, ogrevanja, komunalnih in poštnih storitev, upravljanja, pisarniškega in potrošnega materiala, drobnega inventarja, najema poslovnih prostorov od tretjih pravnih ali fizičnih oseb, stroški potrebni za zakonito delovanje upravičenca (npr. stroški računovodstva ipd.).


3.4.6 Davek na dodano vrednost (DDV)

Skladno z navodili organa upravljanja se projekti tega javnega razpisa izvajajo v okviru neobdavčljive dejavnosti, od katere prijavitelji nimajo pravice do odbitka DDV, zato je DDV upravičen strošek.

3.4.7 Neupravičeni stroški

Neupravičeni stroški so naslednji:

članarine v mednarodnih zvezah, mrežah, asociacijah ipd., če niso dokazljivo povezane z izvajanjem vsebine projekta;

stroški priprave vloge na ta javni razpis; povračljiv davek na dodano vrednost; odpravnine, solidarnostne pomoči, različne bonitete, letne stimulacije in druge nagrade

zaposlenim ter jubilejne nagrade; prispevki za druge zavarovalne premije, ki niso zakonsko določene kot npr. življenjska,

nezgodna in druga zavarovanja, drugo dodatno zdravstveno zavarovanje in pokojninsko zavarovanje, prostovoljno zavarovanje;

stroški nakupa in gradnje nepremičnin; stroški nakupa nezazidanega zemljišča; stroški nakupa strojev, pohištva in prevoznih sredstev; stroški nakupa IKT opreme, ki presegajo 9% upravičenih stroškov projekta; amortizacija nepremičnin in opreme; posredni stroški, če presegajo pavšal 15% od določene osnove; stroški obresti; stroški, ki so že bili sofinancirani iz drugih virov (proračuna Republike Slovenije, lokalnih

proračunov, drugih virov EU); drugi stroški, ki niso predvideni v pogodbi o sofinanciranju.

Neupravičene stroške krije prijavitelj ali partner sam.

4 POROČANJE IN NAČIN FINANCIRANJA

V skladu s pravili evropske kohezijske politike in zakonodaje s področja javnih financ se financiranje operacij izvaja po principu povračil za nastale in plačane stroške. Izjema so predplačila in izjeme v skladu z veljavnim zakonom, ki ureja izvrševanje proračuna Republike Slovenije, kot je opredeljeno v nadaljevanju. Upravičenec bo prejel sredstva sofinanciranja na osnovi pravilno izdanih in popolnih ZZI za upravičene stroške izvajanja operacije, ki so nastali in bili plačani v preteklem obdobju.

Za namen preverjanj upravljanja v skladu s 125. členom Uredbe 1303/2013/EU upravičenci v ZZI za izplačilo stroškov predložijo obvezna dokazila, kot so opredeljena v veljavnih navodilih OU o upravičenih stroških, v poglavju 2 Vrste stroškov ter v točki 3. teh navodil, po posameznih vrstah stroškov:

dokazila o upravičenosti stroška: dokazila so verodostojne listine (pogodbe, dokazila o opravljenem postopku in druge podlage za izstavitev računa);

dokazila o opravljeni storitvi ali dobavi blaga; računi ali eRačuni oziroma verodostojne knjigovodske listine; dokazila o plačilu.

V skladu s 122. členom Uredbe 1303/2013/EU bo vzpostavljena elektronska izmenjava podatkov med udeleženci evropske kohezijske politike (vnašanje podatkov v informacijski sitem organa upravljanja).


Upravičenec poroča o izvajanju operacije skladno z določili pogodbe v elektronski obliki preko informacijskega sistema organa upravljanja (v nadaljevanju IS OU) in skladno s točko 4.1 navodil.

Upravičenec posreduje ministrstvu ZZI z obveznimi prilogami v skladu z roki poročanja iz točke 4.3 teh navodil.

4.1 PREDPLAČILA

Predplačilo je namenjeno pokrivanju izdatkov, ki bodo nastali pri upravičencu v okviru izvajanja operacije in bodo utemeljeni s prejetimi računi ali računovodskimi listinami z enako dokazno vrednostjo. Predplačilo se izvrši na podlagi predloženega zahtevka za izplačilo predplačila do 90% in na način, ki je določen v pogodbi o sofinanciranju. Upravičenec izpolni Obrazec za izplačilo predplačila – ZZPP (obrazec št. 1) in ga posreduje ministrstvu.

Predplačila se izvajajo po sistemu izplačila večkratnih predplačil pri izvajanju operacije, s sprotnim poračunavanjem vsakega posameznega predplačila v višini do 90% vrednosti od predvidenega posameznega zahtevka za izplačilo (ZZI).

Upravičenec je v primeru prejetega predplačila dolžan ministrstvu predložiti ZZI z obveznimi dokazili v višini izplačanega predplačila v roku najkasneje 120 dni od prejema predplačila. Po celotnem poračunu predhodnega predplačila upravičenec lahko pridobi novo predplačilo za pokrivanje izdatkov za prihodnje obdobje 120 dni.

Poračun predplačila se bo izvajal na način, da se od vrednosti predloženega ZZI z obveznimi dokazili, sproti odšteva znesek izplačanega predplačila, tako da se vsakokratno izplačano predplačilo poračuna v celoti. V kolikor bo vrednost predloženega ZZI z obveznimi dokazili višja od že izplačanega predplačila, se bo razlika do upravičenih stroškov predloženega ZZI plačala po opravljeni administrativni kontroli, vendar ne kasneje kot v 30-ih dneh od prejema pravilnega in popolnega ZZI.

Dokler upravičenec ZZI z obveznimi dokazili vsaj v višini izplačanega predplačila ne predloži v navedenem roku, se mu vsa nadaljnja izplačila iz naslova operacije zadržijo, ministrstvo pa lahko v določenih primerih zahteva tudi vračilo izplačanega predplačila.

Obrazec št. 1_ZZPP: Zahtevek za izplačilo predplačila (ZZPP), originalno žigosan in podpisan s strani odgovorne osebe upravičenca, upravičenec posreduje na ministrstvo po navadni pošti na naslov posredniškega organa.

4.2 POROČANJE DO UVEDBE NOVEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA OU

Upravičencu se pred posredovanjem prvega zahtevka za izplačilo uredi dostop do IS OU. Po potrebi upravičenec opravi tudi ustrezno izobraževanje.

Upravičenec vnese v IS OU vse potrebne podatke o izdatkih (listinah) ter izpolni vsebinsko poročilo o izvajanju operacije.

Način vnosa v IS OU določajo veljavna navodila, ki so dostopna na naslednji povezavi: http://www.svrk.gov.si/fileadmin/svrk.gov.si/pageuploads/Isarr/04_Prirocnik_za_proces_izvajanja__MVP__2.33.pdf .

Pomembno: Pri vnosu (oziroma prenosu) podatkov v IS OU upravičenec v skladu z veljavnim Zakonom o

varstvu osebnih podatkov pri vnosu listin ne sme navajati osebnih podatkov osebe, na katero


http://www.svrk.gov.si/fileadmin/svrk.gov.si/pageuploads/Isarr/04_Prirocnik_za_proces_izvajanja__MVP__2.33.pdf

http://www.svrk.gov.si/fileadmin/svrk.gov.si/pageuploads/Isarr/04_Prirocnik_za_proces_izvajanja__MVP__2.33.pdf

se listina nanaša (npr. pri vnosu listine za stroške plač zaposlenih na operaciji), lahko pa navede začetnici imena in priimka.

4..2.1 Posredovanje zahtevka za izplačilo

V skladu z veljavnimi navodili OU, upravičenec najprej v sistemu IS OU posamezni ZZI spremeni v status »oddano«. Nato upravičenec posreduje ZZI osebno ali po navadni pošti na naslov posredniškega organa:

Ministrstvo za javno upravo, Tržaška 21,1000 Ljubljana.

ZZI sestavljajo:

1) Originalni obrazci, ki morajo biti podpisani in žigosani:

Obrazec št. 1_ZZPP in obrazec Predlog ZZI; Obrazec št. 3 – Izjava ob predložitvi poročila, originalno žigosana in podpisana s strani

odgovorne osebe upravičenca;

2) Obrazci v word oz. excel obliki na elektronskem nosilcu:

Obrazec 4: Vsebinsko poročilo po aktivnostih za SKLOP 1, SKLOP 2 in SKLOP 3; Obrazec 4a: Doseženi kazalniki učinka in rezultata;

3) Skenirani obrazci in dokumentacija na elektronskem nosilcu:

Obrazec 5: Lista prisotnosti; Obrazec 6: Evidenca opravljenega dela - časovnica za vse zaposlene na projektu; Obrazec 7 (kjer relevantno): Soglasje za pridobivanje in obdelavo osebnih podatkov in

vprašalnik po prilogi 1 Uredbe 1304/2013/EU; Obrazec 8 (kjer relevantno): Izjava o namenskosti sredstev.

Prosimo vas, da pred oddajo zahtevka preverite kakovost berljivost skeniranih dokumentov. Priloge se skenirajo oziroma smiselno uredijo po mapah, glede na Obrazec 4: Vsebinsko poročilo o izvedenih aktivnostih in Obrazec 4a: Doseženi kazalniki učinka in rezultata. V kolikor prilog ne boste smiselno uredili in označili vas bomo prvič opozorili, nato pa zavrnili ZZI.

riginalen obrazec ZZI (im. Predlog ZZI) izpiše iz IS OU in se skupaj z originalno žigosano in podpisano izjavo (Obrazec št. 3) ter ostalimi skeniranimi obrazci ter dokazili posredujejo na ministrstvo v predpisanem roku.

Podpisniki dokumentacije se, glede na vlogo in odgovornost na projektu oziroma organizaciji, navedejo ob prvem posredovanju ZZI. Ob vsakokratni morebitni spremembi podpisnikov se slednji navedejo v okviru posredovanega ZZI.

Rok za izplačilo ZZI je največ 30 dni in začne teči od prejema pravilnega in popolnega ZZI - na ministrstvo (datum evidentiranja ZZI v glavni pisarni ministrstva).

4.3 POJASNILO ZA IZPOLNJEVANJE OBRAZCA ŠT. 4

Priporočamo, da pred izpolnjevanjem obrazca, pozorno preberete prvi (1.) in zadnji stolpec (6.) (pričakovani rezultati in kazalniki učinka za aktivnosti (output)).


V prvem (1.) stolpcu Pričakovani rezultati so navedeni rezultati, ki prispevajo k doseganju specifičnih ciljev opredeljenih v javnem razpisu. Skrbno jih proučite in naj vam bodo vodilo pri poročanju o izvedenih aktivnostih za doseganje pričakovanih rezultatov.

V drugem (2.) stolpcu Koraki za doseganje pričakovanih rezultatov vpišite posamezne korake, ki ste jih navedli v vaši razpisni vlogi za doseganje pričakovanih rezultatov.

V tretjem (3.) stolpcu Opis izvedene aktivnosti, predstavitev metod dela in časovni okvir izvajanja posamezne aktivnosti opišite izvedene aktivnosti ter številčno vrednost (npr. usposabljanje za 3 NVO, 2 analizi, 3 svetovanja, 6 terenskih obiskov) in časovni okvir, v katerem ste aktivnost izvedli. Predstavite tudi metode dela oz. na kakšen način ste izvedli aktivnosti, o katerih poročate. Razlaga mora biti kratka in jasna. Npr. pri aktivnostih, ki se nanašajo na krepitev usposobljenosti NVO s potencialom navedite, kako ste identificirali NVO s potencialom, kako ste ocenili njihovo zmogljivost, kakšne storitve ste jim nudili, kakšne potrebe naj bi v bodoče zadovoljevale. Npr. pri opisu zagovorniških aktivnosti navedite problem, ki ga rešujete in opišite pristop k reševanju (t.j. nabor aktivnosti za reševanje problema).

V četrtem (4.) stolpcu Ciljne skupine natančno opredelite vse ciljne skupine, ki jim je bila posamezna izvedena aktivnost namenjena.

V petem (5.) stolpcu Odgovorni nosilec in/ali sodelujoči partnerji opredelite, kdo je odgovoren in kdo vse je bil vključen v izvedbo aktivnosti (vaše ime in/ali ime partnerskih organizacij, če so vključene v izvedbo posameznih projektnih aktivnosti).

V zadnjem, (6.) stolpcu Kazalniki učinka je naveden seznam kazalnikov učinka, ki se bodo uporabili za spremljanje in vrednotenje izvedenih aktivnosti. Opis sredstev za preverjanje/verifikacijo kazalnikov je naveden v tabeli Specifični cilji, pričakovani rezultati, kazalniki učinka (output) in kazalniki rezultata (outcome) na straneh 4 – 24 razpisne dokumentacije. Služi naj vam kot vodilo za zbiranje gradiva/podatkov v času izvajanja projekta, na podlagi katerih boste skladno z navodili poročali ministrstvu.

Pri specifičnem cilju (5) Krepitev usposobljenosti za organizacijski razvoj navedite seznam izvedenih usposabljanj za zaposlene na projektu in prostovoljce na projektu in Seznam izvedenih aktivnosti za krepitev usposobljenosti organizacije. Usposabljanja so namenjena pridobivanju relevantnih znanj za dvig temeljnih usposobljenosti upravičencev (prijavitelj in partnerji ) za izvajanja projekta, za opravljanje nalog mreže/stičišča NVO in za zagotavljanje trajnosti delovanja mreže/stičišča NVO. Navezati se je potrebno tudi na vaše navedbe v SWOT analizi prijavitelja/partnerjev.

Izobraževanja, ki predvidevajo pridobitev javno veljavne formalne izobrazbe niso upravičena. Bodite pazljivi – udeležba na usposabljanjih izven držav EU je upravičena le izjemoma in na podlagi ustrezne utemeljitve, da tovrstnega usposabljanja (vsebinsko) ni mogoče zagotoviti na prostoru EU.

Kazalnike učinka in rezultata ob vsakem poročanju vnašate v Obrazec 4a: Doseženi kazalniki učinka in rezultata. Kazalnike vnašate skladno z opredelitvijo kazalnikov v Prilogi 2, ki je sestavni del pogodbe. Ob prvem poročanju vnesete tudi ciljne vrednosti kazalnikov za prvi dve leti.Opis sredstev za preverjanje/verifikacijo kazalnikov je naveden v tabeli Specifični cilji, pričakovani rezultati, kazalniki učinka (output) in kazalniki rezultata (outcome) na straneh 4 – 24 razpisne dokumentacije. Služi naj vam kot vodilo za zbiranje gradiva/podatkov v času izvajanja projekta.

POZOR:

Izpolnjujte vsebinsko poročilo (ZZI) za SKLOP, ki zadeva izvajanje vašega projekta.. Razlika med posameznimi SKLOPI je v Pričakovanih rezultatih in Kazalnikih učinka za aktivnosti (output).

PRILOGE K VSEBINSKEMU POROČILU O IZVEDENIH AKTIVNOSTIH TER DOSEŽENIH UČINKIH


Lista prisotnosti (Obrazec 5), ki je obvezna priloga dogodkov, kot so npr. usposabljanja, delavnice, seminarji, konference, posveti itd.; Listo prisotnosti upravičenec obvezno priloži kot dokazilo za izvedbo različnih aktivnosti (npr. seminar, usposabljanje, zaključna konferenca, delo po avtorski pogodbi, delo po podjemni pogodbi, najem prostora in opreme za izvajanje operacije ipd.). V kolikor gre za izvajanje večdnevne aktivnosti, se kot dokazilo priloži za vsak dan posebej samostojna lista prisotnosti. V primeru, da se aktivnost izvaja na daljavo, velja kot ustrezno dokazilo tudi elektronski zapis. Kolikor se lista prisotnosti nanaša na več stroškov v okviru enega ZZI, jo upravičenec priloži samo enkrat, pri čemer je treba označiti, na katere stroške se liste prisotnosti nanašajo. Obrazec Lista prisotnosti se nahaja v prilogi teh navodil – obrazec 5.

Dokazila o izvedbenih aktivnostih: izvod študije/analize, pripravljena in uporabljena gradiva na usposabljanjih za NVO (npr. prezentacije, brošure ipd), izvod promocijskega gradiva ipd.

Pri poročanju o izvedbi mentorskih storitev je potrebno na posebnem obrazcu, ki je podpisan s strani mentorirane NVO, opredeliti temo/vsebino mentoriranja namenjenega izbrani NVO, navesti konkreten problem s katerim se NVO sooča, t.j. izhodiščno stanje usposobljenosti NVO na določenem strokovnem področju (npr. glede usposobljenosti za vključevanje v zagovorništvo, za razvoj storitev, za zagotavljanje trajnosti delovanja NVO …), opisati način/metode in časovni obseg nudenja dolgotrajnejše podpore NVO in predstaviti končno stanje glede usposobljenosti NVO po izvedbi mentorske storitve. Mentoriranje bo priznano, če nudena storitev obsega najmanj 24 mentorskih ur.

Pri poročanju o udeležbi na usposabljanjih za zaposlene na projektu in prostovoljce se navedejo podatki o udeležencu usposabljanja, naziv usposabljanja in se na kratko opišejo pridobljena znanja. Poglavitne vsebine usposabljanja in način prenosa znanja s področja usposabljanja v projekt ali drugim zaposlenim in prostovoljcem morajo biti opredeljene v najmanj treh točkah.

Pri poročanju o informiranju se lahko e-novice priložijo na elektronskem nosilcu podatkov.

V primeru promocijskega gradiva in blaga (npr. majice, pisala, mape ipd.), je potrebno priložiti dokazila, iz katerih mora biti jasno razvidna uporaba logotipa Evropskega socialnega sklada. Pri tem je pomembno, da upravičenec uporablja logotip (gl. poglavje 7.Obveščanje, informiranje in komuniciranje vsebin evropske kohezijske politike).

4.3 ROKI POROČANJA (velja za celotno obdobje razpisa)

Upravičenec je skladno s pogodbo o sofinanciranju projekta ministrstvu dolžan predložiti posamezen zahtevek za izplačilo (ZZI) z obveznimi prilogami v rokih, ki so navedeni v spodnjih tabelah.

V primeru konzorcijev je poslovodeči partner ministrstvu dolžan predložiti posamične ZZI in ZZPP konzorcijskih partnerjev in skupni ZZI (z vsemi zgoraj naštetimi prilogami).

Rok za izplačilo ZZI je najkasneje 30 dni in začne teči od prejema pravilnega in popolnega ZZI na ministrstvo (datum evidentiranja ZZI v glavni pisarni ministrstva).

Ministrstvo bo upravičencu upoštevalo račune za upravičene stroške, ki bodo plačani v obdobju, za katerega se izstavi zahtevek za izplačilo.

Datumi poročanja za čas celotne izvedbe operacije so:

SKLOP 1 in SKLOP 3


do dne obdobje upravičenih stroškov v okviru poročila

1. vmesno poročilo 26. februar 2016 od objave JR oz. pričetka projekta do 26. februarja 2016

2. vmesno poročilo 20. maj 2016 od prejšnjega ZZI do 20. maja 2016

3. vmesno poročilo 20. avgust 2016 od prejšnjega ZZI do 20. avgusta 2016

4. vmesno poročilo20. november

2016 od prejšnjega ZZI do 20. novembra 2016

5. vmesno poročilo 20. februar 2017 od prejšnjega ZZI do 20. februarja 2017





9. vmesno poročilo 20. februar 2018 od prejšnjega ZZI do 20. februarja 2018





13. vmesno poročilo 20. februar 2019 od prejšnjega ZZI do 20.februarja 2019



16. končno poročilo 20. oktober 2019 od prejšnjega ZZI do 30. septembra 2019

SKLOP 2

do dne obdobje upravičenih stroškov v okviru poročila

1. vmesno poročilo 26. februar 2016 od objave JR oz. pričetka projekta do 26. februarja 2016

2. vmesno poročilo 20. april 2016 od prejšnjega ZZI do 20. aprila 2016

3. vmesno poročilo 20. julij 2016 od prejšnjega ZZI do 20. julija 2016

4. vmesno poročilo 20. oktober 2016 od prejšnjega ZZI do 20. oktobra 2016

5. vmesno poročilo 20. januar 2017 od prejšnjega ZZI do 20. januarja 2017












16. končno poročilo 20. oktober 2019 od prejšnjega ZZI do 30. septembra 2019

V primeru, da se izteče rok za predložitev zahtevka za izplačilo oziroma zahtevka za predplačilo na nedeljo ali praznik Republike Slovenije ali dela prost dan v Republiki Sloveniji ali kakšen drug dan, ko se pri organu, pri katerem je treba opraviti dejanje postopka, ne dela, se izteče rok s pretekom prvega naslednjega delovnika.

Ob soglasju ministrstva se lahko rok za predložitev zahtevka in posledično obdobje upravičenih stroškov v okviru poročila podaljša.

5 SPREMLJANJE, VREDNOTENJE IN ZBIRANJE OSEBNIH PODATKOV

Upravičenci so za namen spremljanja in vrednotenja operacije skladno s 27., 54., 96. In 125. členom Uredbe 1303/2013/EU, 5. in 19. členom ter Prilogo I Uredbe 1303/2013/EU, dolžni spremljati in ministrstvu zagotavljati podatke o doseganju ciljev in kazalnikov operacije, vključno z osebnimi podatki posameznih udeležencev, če je to relevantno (operacije, ki se financirajo iz ESS).

Podatki o ključnih kazalnikih, ki jih bodo morali upravičenci spremljati in o njih poročati (ali sodelovati pri poročanju), so sestavni del javnega razpisa, upravičenci pa bodo morali zaradi spremljanja in vrednotenja sodelovati z ministrstvom tudi po zaključku operacije.

Osebni podatki se zbirajo z namenom ugotavljanja družbenih in demografskih značilnosti (starost, spol, izobrazba, status na trgu dela, druge osebne okoliščine) populacije vključene v programe, sofinancirane iz sredstev evropske kohezijske politike ter spremljanja in vrednotenja vplivov posameznih programov na družbeno-ekonomski položaj (položaj na trgu dela, izobrazba) populacije vključene v programe sofinanciranja. S tem se bo ugotavljalo prispevek programov k spremembi družbeno-ekonomskega položaja sodelujočih skupin in, ali se programi izvajajo za ciljne skupine, ki so jim skladno s programskimi usmeritvami namenjeni.

Upravičenec je dolžan zagotoviti, da so vsi udeleženci operacije seznanjeni z zbiranjem in obdelavo osebnih podatkov ter nameni le-te. Skladno s smernicami Evropske komisije za spremljanje in vrednotenje EKP za ESS je udeleženec posameznik, ki ima neposredno korist od operacije, sofinancirane s sredstvi ESS in je zanj mogoče pridobiti vse kategorije osebnih, neobčutljivih podatkov.

Upravičenci bodo za namen zbiranja podatkov o posameznih udeležencih operacije, ki se financirajo iz ESS v programskem obdobju 2014-2020, morali zbirati, voditi, posredovati, uporabljati, obdelovati in shranjevati osebne podatke udeležencev, kar med drugim pomeni, da bodo upravičenci morali pridobiti in hraniti soglasja za pridobivanje in obdelavo osebnih podatkov vseh udeležencev (Obrazec 7).


Upravičenec ministrstvu poroča o udeležencih, za katere je pridobil vse neobčutljive osebne podatke skladno z obrazcem št. 7. Upravičenec je dolžan zagotoviti primarno agregacijo in anonimizacijo podatkov, pri tem pa hkrati zagotoviti, da hrani izvirne listine (prijavnice, soglasja, ipd.), skladno z navodili za hrambo in vpogled v dokumentacijo operacije. V primeru, da upravičenec izvaja operacijo v več kot eni kohezijski regiji, morajo biti podatki urejeni za vsako kohezijsko regijo posebej. Preko IS OU bo predvidoma zagotovljena informacijska podpora za zbiranje, hrambo in obdelavo podatkov.

6 HRAMBA DOKUMENTACIJE

Upravičenec je dolžan zagotoviti hrambo dokumentacije operacije za preverjanje upravljanja in revizijske postopke skladno s 140. členom Uredbe (EU) št. 1303/2013 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 17. 12. 2013 in z nacionalno zakonodajo, in sicer do 31. 12. 2027.

7 OBVEŠČANJE, INFORMIRANJE IN KOMUNICIRANJE VSEBIN EVROPSKE KOHEZIJSKE POLITIKE

Upravičenec je dolžan zagotoviti informiranje in obveščanje javnosti o projektu skladno s členoma 115 in 116 Uredbe (EU) št. 1303/2013 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 17. 12. 2013.

Obvezno je potrebno upoštevati Navodila organa upravljanja na področju komuniciranja vsebin kohezijske politike v programskem obdobju 2014 -2020, ki so objavljena na spletni strani: http://www.eu-skladi.si/ekp/navodila. Navodila natančno opisujejo naloge upravičencev in ostalih deležnikov, vključenih v izvajanje evropske kohezijske politike, tehnične značilnosti izvajanja ukrepov obveščanja javnosti ter informacije o označevanju informacijskega in komunikacijskega gradiva.

Poleg Navodil je potrebno upoštevati tudi Priročnik celostne grafične podobe evropskih strukturnih in investicijskih skladov za programsko obdobje 2014–2020, ki je objavljen na spletni strani:

http://www.eu-skladi.si/kohezija-do-2013/za-medije/novice-in-sporocila-za-javnost/aktualne-novice-o-evropskih-skladih/nova-celostna-grafina-podoba-evropske-kohezijske-politike-201420132020#c1=News%20Item&c1=novica.

Vsi ukrepi za informiranje in obveščanje javnosti morajo vključevati:

a) simbol Evropske unije v skladu z grafičnimi smernicami (glej spodaj) in sklicevanje na Evropsko unijo;

b) sklicevanje na Evropski socialni sklad,

c) oznako »Naložba v vašo prihodnost«.

Sklicevanje na sklad (b) in oznako (c) nista potrebni, če gre za manjše promocijske predmete (npr. svinčnike, radirke in podobno).

Primer označitve Evropskega socialnega sklada:

22Javni razpis za krepitev zmogljivosti NVO za zagovorništvo in izvajanje javnih storitev 2015-2019Logotip upravičenca

http://www.eu-skladi.si/kohezija-do-2013/za-medije/novice-in-sporocila-za-javnost/aktualne-novice-o-evropskih-skladih/nova-celostna-grafina-podoba-evropske-kohezijske-politike-201420132020#c1=News%20Item&c1=novica



http://www.eu-skladi.si/ekp/navodila

V kolikor upravičenec objavlja informacije o projektu na spletnih straneh, na večjih dogodkih namenjenih NVO ali širši javnosti in na novinarskih konferencah je poleg logotipa upravičenca in logotipa ESS potrebno uporabiti tudi logotip ministrstva.

Na dogodkih, promocijskem materialu, spletnih straneh itd. je upravičenec dolžan navesti, da projekt delno financira Evropska unija iz Evropskega socialnega sklada. Hkrati je dolžan navesti, da se projekt izvaja v okviru 11. prednostne osi Operativnega programa za izvajanje Evropske kohezijske politike v obdobju 2014 – 2020, prednostne naložbe 2.11.4. Krepitev zmogljivosti za vse zainteresirane strani, ki izvajajo politike na področju izobraževanja, vseživljenjskega učenja, usposabljanja in zaposlovanja ter socialnih zadev, vključno prek sektorskih in teritorialnih dogovorov za spodbujanje reform na nacionalni, regionalni in lokalni ravni, Specifični cilj 1: Okrepljena zmogljivost nevladnih organizacij za zagovorništvo in izvajanje javnih storitev.

Vsa gradiva na dogodkih morajo biti na prvi strani ustrezno označena (npr. vabilo in program, lista udeležencev, gradivo za novinarje, predstavitve in drugi pisni prispevki). Na mizi pred govorniki se postavita tudi namizni zastavici Republike Slovenije in Evropske unije, prav tako se označijo prostori (npr. panoji, plakati ipd.), v katerih poteka novinarska konferenca oziroma drug dogodek.

V primeru, da projekt in aktivnosti, ki jih izvajate v okviru projekta predstavljate v javnih občilih (radio, televizija, časopisi, spletnih straneh, powerpoint predstavitev itd.), je prav tako potrebno navesti, da projekt delno financira Evropska unija iz Evropskega socialnega sklada.

SIMBOL UNIJE

LOGOTIP ESS

LOGOTIP MJU

Simboli in različne oblike logotipov so dostopni na spletni strani EU-skladi: www.eu-skladi.si.

8 PRILOGE

Priloge navodil so naslednji obrazci:


Obrazec št. 1_ZZPP; Obrazec št. 3 – Izjava; Obrazec št. 4 – Vsebinsko poročilo po aktivnostih – SKLOP 1, SKLOP 2, SKLOP 3 (za vsak

sklop posebej); Obrazec št. 4a – Doseženi kazalniki učinka in rezultata; Obrazec št. 5 – Lista prisotnosti; Obrazec št. 6 – Evidenca opravljenega dela – časovnica; Obrazec št. 7 – Soglasje za pridobivanje in obdelavo osebnih podatkov in vprašalnik po prilogi

1 Uredbe 1304/2013/EU; Obrazec št. 8 – Izjava o namenskosti sredstev.


Web viewFINANČNO POSLOVANJE. ... v poglavju 2 Vrste stroškov ter v točki 3. teh navodil,...

Documents

Transcript of Web viewFINANČNO POSLOVANJE. ... v poglavju 2 Vrste stroškov ter v točki 3. teh navodil,...