Microsoft Office 365

Minskade kostnader och effektivare kommunikation genom molnbaserade tjänster

ÖversiktLand: SverigeBransch: Lantbruk

KundprofilLantmännen är en av Nordens största koncerner inom lantbruk, maskin, energi och livsmedel. Koncernen ägs av över 36 000 svenska lantbrukare, har över 10 000 anställda, bedriver verksamhet i 18 länder och omsätter 36 miljarder kronor.

UtgångslägeLantmännen behövde ett enhetligt kommunikationssystem för alla medarbetare, och systemet fick inte ge upphov till mer administration eller högre supportkostnader.

LösningLantmännen hade en fast kommunikationslösning från Microsoft och bestämde sig för att övergå till molnbaserade Microsoft Office 365-tjänster, som ger lägre kostnader och förbättrad kommunikation.

Fördelar Lägre kostnader Förbättrad kommunikation Konkurrensfördelar Säker, tillförlitlig tjänst

”Övergången till Office 365 kommer att ha betalat sig inom ett år, alla driftkostnader inräknade.”

Anders Westling, teknikchef, Lantmännen

Lantmännen är en av Nordens största koncerner inom lantbruk,

maskin, energi och livsmedel. Lantmännens första centrala e-

posttjänst var IBM Lotus Notes, som infördes 2006. Senare övergick

man till en Microsoft-lösning för enhetlig kommunikation, men när

företaget växte ökade kostnaderna för lagring, säkerhetskopiering och

administration i snabb takt. Lantmännen behövde ett system som

kunde ge medarbetarna tillgång till konsekventa

kommunikationsfunktioner utan att ge upphov till högre kostnader.

Därför bestämde man sig för att övergå till Microsoft Office 365, där

det välbekanta Office-skrivbordet kombineras med nästa generation

av molnbaserade kommunikations- och samarbetstjänster. Med Office

365 minskade Lantmännens kostnader och administrationsbörda,

samtidigt som medarbetarna kunde dra nytta av den allra senaste

tekniken för effektiv kommunikation.

SituationLantmännens verksamhet täcker alla skeden i livsmedelsproduktionen och ansvaret sträcker sig hela vägen ”från jord till bord”. Företaget ägs av över 36 000 svenska lantbrukare, har över 10 000 anställda, bedriver verksamhet i 18 länder och omsätter över 36 miljarder kronor. Lantmännen vill bidra till att skapa ett sunt och hälsosamt samhälle och verkar aktivt i alla delar av värdekedjan. AXA, Kungsörnen, Start, Hatting, Regal och Kronfågel är några av Lantmännens varumärken.

2006 införde Lantmännen sin första centrala e-posttjänst för samtliga koncernbolag, som tidigare hade använt olika kommunikationslösningar. För att uppnå standardiserad kommunikation för hela organisationen valde man IBM Lotus Notes och Domino för meddelanden och samarbeten. Därutöver användes IBM Sametime för snabbmeddelanden och närvarostatus. När licensavtalet med IBM löpte ut valde Lantmännen en Microsoft-lösning för enhetlig kommunikation. I lösningen ingick Microsoft Exchange Server 2007 och Microsoft Office Communications Server 2007 R2. För e-post användes meddelande- och samarbetsklienten Microsoft Office Outlook 2007 eller Outlook Web Access. Microsoft SharePoint Server 2010 användes för samarbetstjänster, men även för hantering av företagets intranät.

Allt eftersom företaget standardiserade sina kommunikationsfunktioner insåg man att driftkostnaderna blev allt högre. ”Vi var konstant upptagna med att migrera system, och varje system hade en egen uppsättning av systemkrav”, berättar Linda Westerback-

Litzén, Lantmännens servicechef för användartjänster. ”Vi planerade att kombinera Exchange Server med en arkiveringslösning från Symantec och vi införde e-postkvoter för användarna, men våra kostnader för säkerhetskopiering fortsatte att stiga.” När e-postkvoterna infördes började användarna arkivera meddelanden i Outlook-datafiler (PST-filer), som tog upp värdefullt utrymme på lokala och delade nätverksenheter. Medarbetare som inte hade enskilda, fasta datorer kunde inte ges tillgång till e-postkonton eller snabbmeddelandetjänster, på grund av begränsningarna med en lokal e-postlösning.

En viktig aspekt var att Lantmännen tidigare hade ägt ett IT-bolag som skötte migreringar och IT-administration, men 2010 såldes bolaget till ett IT-tjänstföretag. Därefter ändrades kostnadsmodellerna. För att begränsa administrationskostnaderna övervägde Lantmännen att låta IT-tjänstföretaget administrera e-postlösningen som värd. Men IT-tjänstföretaget ville migrera e-postlösningen till en värdbaserad version av Microsoft Exchange Server 2010. En värdbaserad meddelandetjänst skulle visserligen minska administrationsbördan för Lantmännen. Till exempel skulle man slippa hantera datalagring, säkerhetskopiering och e-postkvoter – men fortfarande tvingas sköta andra kommunikations- och samarbetslösningar lokalt. Lantmännen beslutade sig i stället för att övergå till en molnbaserad tjänst som eliminerade administrations- och extrakostnader men hade kapacitet för alla meddelande-, kommunikations- och samarbetstjänster som behövdes.

LösningLantmännen uppskattade det välbekanta användargränssnittet och Microsoft-lösningarnas kompatibilitet, och anslöt sig till Microsofts Rapid Deployment Program för snabb driftsättning av en pilotversion av Microsoft Office 365, där det välkända Office-skrivbordet kombineras med nästa generation av molnbaserade kommunikations- och samarbetstjänster. Inför övergången till Office 365 driftsattes en lastbalanserad konfiguration av Active Directory Federation Services, som gav användarna enkel inloggning med befintliga konton i Active Directory, för åtkomst till Office 365 och andra lösningar. Konfigurationen innefattade även verktyget Microsoft Online Services Directory Synchronization för hantering av användar- och gruppinformation i Office 365.

Vid övergången till Office 365 kommer Lantmännen att flytta e-postlådorna till Microsoft Exchange Online, som baseras på Exchange Server 2010-teknik. ”Eftersom det finns många olika typer av användare i våra organisationer, börjar vi med att flytta de största e-postlådorna. På så sätt får vi erfarenheter som hjälper oss att optimera migreringen av resterande e-postlådor”, säger Linda Westerback-Litzén. Med Exchange Online kan varje medarbetare lagra data i en e-postlåda på 25 gigabyte. Företaget planerar också att testa funktionen för ”egen arkivering”, så att medarbetare med större e-postlådor kan lagra meddelanden under lång tid Medarbetare utan egna datorer kommer att tilldelas kioskprenumerationer, för möjlighet att ta del av viktig företagsinformation.

Lantmännen uppskattar också möjligheten att via Microsoft Office Web Apps kunna erbjuda fler användare tillgång till Office-programmen. ”Eftersom vi kan använda Office Web Apps behöver vi inte installera hela Microsoft Office-sviten på varje dator. Dessutom får medarbetarna tillgång till uppgraderingarna direkt”, förklarar Linda Westerback-Litzén.

I Microsoft Outlook 2010 och Outlook Web App kan medarbetarna dra nytta av effektiva kommunikationsfunktioner, till exempel konversationsvyn, där meddelandena grupperas per konversation. På så sätt kan användaren snabbt och enkelt hitta de senaste meddelandena, se hela tråden av svar och förhandsvisa varje konversationssvar när enskilda meddelanden öppnas. Med MailTips meddelas användaren automatiskt – innan han eller hon klickar på Skicka – om meddelandets mottagare är frånvarande, om en bifogad fil är för stor eller om en distributionslista innehåller externa mottagare.

För mer direkt kommunikation tänker företaget använda Microsoft Lync Online, som innehåller utökade versioner av kommunikationsfunktionerna i Office Communications Server 2007 R2, dvs. närvaro-, snabbmeddelande-, konferens- och skrivbordsdelningsfunktioner. ”Vi har stor nytta av snabbmeddelande- och närvarofunktionerna, som har effektiviserat vårt arbete och minskat antalet resor. Med Office 365 kan vi ge alla medarbetare tillgång till Lync”, säger Linda Westerback-Litzén. Lantmännen kommer också att aktivera öppen federering för att förenkla medarbetarnas kommunikation med partner eller kunder som använder Lync

”Vi vill att våra medarbetare ska slippa tekniska bekymmer. Med Office 365 kan de dra nytta av en stabil lösning som är tillgänglig överallt.”

Linda Westerback-Litzén, servicechef för användartjänster, Lantmännen

eller offentliga snabbmeddelandetjänster. Eftersom Exchange Online och Lync Online går att kombinera kan användarna visa närvaroinformation, starta chattsessioner eller konferens- och skrivbordsdelningssessioner via Outlook 2010.

Lantmännen behåller sin lokala installation av SharePoint Server 2010, men kompletterar den med Microsoft SharePoint Online i en hybridmiljö. ”Vi planerar att flytta några av våra gruppwebbplatser till molnet, men behåller vår lokala SharePoint-server för mer avancerade program”, berättar Linda Westerback-Litzén. Företaget planerar att använda SharePoint Online för att dela information med externa partner.

FördelarGenom att övergå till molnbaserade tjänster i Office 365 kan Lantmännen uppgradera sina meddelande- och kommunikationstjänster utan att öka administrationskostnaderna och indirekta kostnader. Företaget kan också tillhandahålla kommunikationsfunktioner till fler medarbetare, vilket förbättrar kommunikationen i hela organisationen och med kunder och partner.

Lägre kostnaderMed Office 365 minskar Lantmännens kostnader för administration, säkerhetskopiering och support, samtidigt som medarbetarna kan dra nytta av ökad kapacitet. Kostnaderna för att uppgradera meddelande- och kommunikationslösningarna med de allra senaste funktionerna elimineras helt. ”Övergången till Office 365 kommer att ha betalat sig inom ett år, alla driftkostnader

inräknade”, säger Anders Westling, teknikchef hos Lantmännen.

Med de molnbaserade tjänsterna får Lantmännen de senaste uppgraderingarna från Microsoft utan ett det medför extra kostnader eller avbrott i systemet. ”Med Office 365 kan vi vara säkra på att alltid ha den senaste versionen – vi får den direkt och kan börja använda den mycket snabbare än med en fast installation. Användarna slipper avbrott”, säger Linda Westerback-Litzén.

Förbättrad kommunikationLantmännen uppskattar möjligheten att kunna ge fler medarbetare tillgång till meddelande- och kommunikationsfunktioner som underlättar samarbetet mellan kollegerna. ”Tidigare hade användarna i lantbrukssektorn bara tillgång till e-post. Med Lync Online kan de samarbeta med användare i andra företag, vilket är mycket uppskattat”, säger Linda Westerback-Litzén.

Medarbetarna kan dra fördel av ett antal effektiviserande funktioner, som Outlook Web App eller konversationsvyn i Outlook 2010. Med Active Directory Federation Services för åtkomst av Office 365 blir det också enklare för medarbetarna att kommunicera med partner och kunder. Personer som tidigare inte hade tillgång till e-post eller kalendrar kan nu komma åt båda funktionerna via Outlook Web App och kioskprenumerationer av Office 365. ”Vi vill att medarbetarna ska slippa tekniska bekymmer. Med Office 365 kan de dra nytta av en stabil lösning som är tillgänglig överallt”, säger Linda Westerback-Litzén.

Ger konkurrensfördelar

”Office 365 gör oss till en mer attraktiv arbetsgivare – att erbjuda den allra senaste tekniken är ett sätt att behålla rekryterad personal.”

Linda Westerback-Litzén, servicechef för användartjänster, Lantmännen

Genom att erbjuda den senaste tekniken hoppas Lantmännen kunna attrahera, och behålla, arbetskraft som är van vid att använda tekniska lösningar för att söka efter information och utveckla idéer – något som ger övergripande fördelar för hela organisationen. ”Nya medarbetare är vana vid att använda webbprogram och sociala nätverk. ”Office 365 gör oss till en mer attraktiv arbetsgivare – att erbjuda den allra senaste tekniken är ett sätt att behålla rekryterad personal”, säger Linda Westerback-Litzén.

Säkra, tillförlitliga tjänsterLantmännen valde en molnbaserad Microsoft-lösning för enhetlig kommunikation, eftersom man visste att Microsoft kunde erbjuda den säkerhet och service som krävdes. ”Med Microsofts servicenivåavtal slipper vi driftstopp och avbrott vid uppgraderingar eller annat underhåll”, säger Linda Westerback-Litzén.

Genom att flytta meddelandetjänsterna till molnet eliminerar Lantmännen bekymren med att arkivera och säkerhetskopiera stora mängder data. Man slipper också problemet med att användarna lagrar stora PST-filer i nätverket. I stället kommer alla meddelandedata att lagras i molnet, där Microsoft säkerhetskopierar informationen regelbundet. Lantmännen kan också dra fördel av ett förstklassigt skräppost- och virusskydd; IT-support via telefon (alla dagar, dygnet runt) samt ett förmånligt

servicenivåavtal som ger 99,9 procents garanterad drifttid.

Microsoft Office 365I Microsoft Office 365 kombineras molnversionerna av våra betrodda kommunikations- och samarbetsprodukter – Microsoft SharePoint Online, Exchange Online och Lync Online – med den senaste versionen av Office-sviten och tillhörande webbprogram för företag av alla storlekar.

Office 365 frigör värdefulla resurser och hjälper till att spara tid och pengar. Systemet är enkelt att använda och administrera, och finansieras enligt ett servicenivåavtal för 99 procents tillförlitlighet. Office 365 innefattar robust säkerhet, telefonbaserad IT-support, geografisk redundans, haveriberedskap, företagsklassad sekretess och andra funktioner av högsta kvalitet – som du förväntar dig av en världsledande tjänsteleverantör.

Mer information om Microsoft Lync Server 365 finns på:www.office365.com

Mer informationVill du ha mer information om produkten besök följande webbplats: Microsoft Office 365

Om du vill ha mer information om Lantmännens produkter och tjänster kan du ringa 08-657 42 00 eller besöka följande webbplats: www.lantmannen.com

Program och tjänster Microsoft Office 365− Microsoft Exchange Online− Microsoft Lync Online− Microsoft SharePoint Online

Microsoft Office− Microsoft Lync 2010− Microsoft Outlook 2010

Microsoft Server-produkter− Microsoft SharePoint Server 2010