· Web viewON-LINE КЛИЕНТ СИСТЕМЫ DOCSVISION DocsVision’s on-line client...

ОБЩИЕ ПОДХОДЫ К ПОСТРОЕНИЮ ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКОГО СТАНДАРТА

ПО УПРАВЛЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

1 Терминологический стандарт не эффективен в отрыве от других стандартов (на системы, на протоколы взаимодействия и др.)2 Стандарт должен сохранять преемственность с исторически сложившимися традициями делопроизводства в Российской Федерации, действующими документами, инструкциями, положениями, и т.п.3 Стандарт должен учитывать сложившиеся реалии рынка Российской Федерации, а также стран Таможенного СоюзаВ настоящем тексте вместо слов «учреждение, организация, предприятие» употребляется слово «организация»СОКРАЩЕНИЯ: MCRS Система управления документами, согласованная со спецификацией

MoReq2010 Moreq2-2008 Европейская спецификация MoReq «Типовые требования по управлению

электронными официальными документами» (обновленная и дополненная версия, 2008 г.)

MoReq2010 Европейская спецификация MoReq «Типовые требования по управлению электронными официальными документами» (версия 2010 г.)

БД база данныхГОСТ Р 15489-1-2007 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и

издательскому делу. Управление документами. Общие требованияГОСТ Р 51141-98 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определенияЗРБ об информации (2008) Закон Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации,

информатизации и защите информации»ИПС информационно-поисковая системаИПЯ информационно-поисковый язык

ОС операционная системаПО программное обеспечениеПС программные средстваФЗРФ об информации (2006) Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об

информации, информационных технологиях и о защите информации»ФЗРФ об e-подписи (2011) Федеральный закон Российской Федерации от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об

электронной подписи»

Термин Англ. Определения и примечания Источник Комментарии

ISO 23081 ISO 23081

стандарт ISO 23081, содержащий указания по использованию метаданных при применении стандарта ISO 15489 по управлению документами

Глоссарий по ECM

ISO/IEC 8613-1994 ISO/IEC 8613-1994

стандарт ISO/IEC 8613-1994 Information processing - Text and Office systems - Open Document Architec-ture and Interchange Format (Открытая архитектура документа и формат обмена), предназначенный для формализованного описания открытой архитектуры документа и форматов обмена

[Силков С.В.]

ON-LINE КЛИЕНТ СИСТЕМЫ DOCSVISION

DocsVision’s on-line client

клиентская часть системы DocsVision, которая реализована в виде набора элементов управления ActiveX и функционирует в среде Microsoft Internet Explorer на автоматизированном рабочем месте пользователя

[Силков С.В., по материалам DocsVision]

REDUNDANT ARRAY OF INDEPENDENT

Redundant Array of Independe

Избыточный массив независимых дисков [Силков С.В.]


DISKS; RAID nt DisksRSS-ТЕХНОЛОГИЯ

RSS-technology

технология преобразования (обновления) и доставки контента получателям по различным каналам (компьютерам, сотовым телефонам с выходом в Интернет, и т.д.)


WORM-ТЕХНОЛОГИЯ

Write Once, Read Many

технология неоднократного считывания однократно записанной информации на машинный носитель


АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА

Система, состоящая из работников и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций

Термины ОПТИМА - правка ТУСУР

АВТОМАТИЗИРОВАННОЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО; АРМ

Программно-технический комплекс средств автоматизации определенного вида деятельности

Термины ОПТИМА

АВТОМАТИЧЕСКИ СОЗДАВАЕМЫЕ СИСТЕМНЫЕ ПАПКИ (в системе DocsVision)

- Папка Карточки: упорядоченное хранение всех карточек (пользовательских и системных); доступ к ней имеют только администраторы;- Папка Справочники: содержит все справочники, входящие в приложения «Делопроизводство» и «Управление процессами»;- Папка Папки: размещается дерево пользовательских папок организации;



- Папка Корзина: в нее попадают объекты после первичного удаления и могут быть восстановлены или удалены оттуда окончательно

АВТОМАТИЧЕСКИЕ ОБРАБОТЧИКИ; РОБОТЫ

robots приложение (функциональный модуль) для автоматического выполнения определенного набора процедур (сценария), включающего просмотр содержимого места обработки и хранения, приписанного к конкретному технологическому этапу, обработку заданных информационных объектов по мере их поступления, а также передачу результатов обработки


АВТОР ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

author 1) физическое лицо, разработавшее электронный документ;2) работник (группа работников) организации, организация, издавшие электронный документ;3) реквизит электронного документа, включающий наименование автора электронного документа и, при необходимости, адрес автора электронного документа


АГРЕГАЦИЯ (в контексте MoReq)

aggrega-tion

группа документов либо агрегаций более низкого уровня Примечание 1. Самый низкий уровень агрегации - агрегация документов. Более высокие уровни агрегации группируют более низкие уровни

MoReq


агрегацииПримечание 2. Агрегация является иерархической структурой: каждая агрегированная сущность имеет ровно одного предка, а отношения между различными агрегациями не могут быть циклическими Примечание 3. Агрегация является также совокупность учетных записей - класс, дело, раздел, том

АГРЕГИРОВАНИЕ (в контексте MoReq)

aggrega-tion

процессы группирования документов или их агрегаций

MoReq

АДАПТИВНОСТЬ СИСТЕМЫ

system adaptivity

Способность системы изменяться для сохранения своих эксплуатационных показателей в заданных пределах при изменении внешней среды

Термины ОПТИМА - правка ПензГУ

АДМИНИСТРАТОР

adminis-trator

роль, которой разрешен доступ ко всем сущностям (объектам) MCRSПриложение 1. Администратор имеет право выполнять любые функции

MoReq2010

АДМИНИСТРИРОВАНИЕ

administrating

действия, выполняемые пользователем в роли администратор системы: настройка на бизнес-процессы организации; сопровождение информационной системы в процессе эксплуатации; мониторинг настроек безопасности;



управление присвоением имен и паролей пользователей; мониторинг использования дискового пространства и других ресурсов; выполнение резервного копирования; настройка нового аппаратного обеспечения и ПО, и др.

АДРЕСАТ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

electronic record addressee

1) получатель электронного документа2) реквизит электронного документа, включающий наименование получателя электронного документа и адрес получателя электронного документа


АКТУАЛЬНЫЕ ВЕРСИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

current versions

версии документа, подлежащие обработкеПримечание 1. Обработка может включать в себя:- создание новой версии документа,- изменение статуса данной версии,- заполнение регистрационной карточки документа Примечание 2. Обработка информационного объекта может осуществляться единовременно только одним пользователем Примечание 3. Актуальными являются версии следующих статусов:- входящая обработанная версия;- промежуточная версия;- исходящая версия;- финальная версия;- возвращенная версия;- изъятая из документооборота версия



Примечание 3. Актуальная версия со статусом Находящаяся в обработке, доступна только для просмотра

АЛЬТЕРНАТИВНОЕ ИСПОЛНЕНИЕ ЗАДАНИЯ (в системе DocsVision)

исполнение задания одним из возможных исполнителей Примечание 1. Карточку при этом рассылают нескольким работникам, но после взятия задания в работу одним из них остальные получают уведомление об отзыве задания


АНАЛИЗ (один из основных этапов внедрения системы DocsVision)

analize детальный анализ процессов, подлежащих автоматизации, требований к системе DocsVision, формирование технического задания на внедрение, уточнение графика и бюджета проекта


АНАЛОГОВЫЙ НОСИТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ

analogue media

микропленки, микрофиши, апертурные карты, пластиковые карты, и т.п. носители информации, на которых возможна печать информации


АННОТАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

abstract (brief )

реквизит электронного документа, содержащий краткое изложение его содержания


АРХИВ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ (недопустимый синоним – ЭЛЕКТРОННЫЙ

archival authority

организация или структурное подразделение организации, ответственное за отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности, предоставление доступа к архивным электронным документам и их дальнейшее использование в интересах собственника,



АРХИВ) согласование уничтожения других электронных документов

АРХИВНЫЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ

archival electronic record

электронный документ, имеющий ценность, сохраняемый юридическим или физическим лицом и (или) подлежащий архивному хранению для подтверждения правовых обязательств или деловой деятельности


АРХИТЕКТУРА ДОКУМЕНТА

Document Architec-ture

описания обобщенной модели документов, описания структурных свойств и правил представления структур документов.Примечание 1. В состав архитектуры документов входит также общая модель обработки документов и определения профилей документов, форматов обмена и различных архитектур содержания документов.Примечание 2. Архитектура документа разрабатывается не просто как набор соглашений по форматам обмена документами, но и как общая модель (концептуальная схема) процесса обработки и обмена документами. В этой модели учитывается многостадийный и многоавторский характер процесса обработки документов. Авторы определяют назначение документа, его структуру и содержание. Типовыми авторскими процессами являются выбор стиля изложения, оформление



структуры документа, подготовка текста документа. Литературные редакторы корректируют текст, нормализуют лексику, унифицируют структуру документа. Технические редакторы определяют форматы страниц, размещение текстовых блоков, шрифты для заголовков и теста, размещение рисунков, макет документа для полиграфического воспроизводства. Общая модель документа имеет многокомпонентную структуру, учитывающую различные фазы процесса обработки текстов и структурные характеристики документов. Стандартный формат обмена документами - важнейший интерфейс с коммуникационными сетевыми службами

АРХИТЕКТУРА СОДЕРЖАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

набор стандартных соглашений для кодирования детальных характеристик различных типов содержания, представляемого в символьной, графической и иных формах


АУТЕНТИЧНОСТЬ (в контексте управления документацией)

authenticity

свойство быть подлинным.Примечание 1: официальный документ является аутентичным, если может быть доказано, что он: «a) является тем, чем он должен быть; b) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это; c) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе».

Moreq2-2008;ISO 15489;Адаптированное и сокращенное


Примечание 2: в контексте официального документа это свойство означает, что официальный документ является именно тем, чем он претендует быть, свойство аутентичности не касается вопросов достоверности информации или фактов, изложенных в официальном документе.

определение аутентичность документа из глоссария UBC-MAS (приложение 1)

БАЗА ДАННЫХ: БД

Database совокупность структурированной и взаимосвязанной информации, организованной по определенным правилам на материальных носителях

ЗРБ об информации (2008)

БАНК ДАННЫХ databank организационно-техническая система, включающая одну или несколько БД и систему управления ими


БЕЗОПАСНОСТЬ ИНФОРМАЦИИ

Information security

состояние защищенности обрабатываемой и (или) хранимой информации от внутренних или внешних угроз


БЕЗОПАСНОСТЬ КОНТЕНТА

Content security

стратегия и соответствующая технологическая инфраструктура, обеспечивающая зависящий от контекста динамический контроль доступа к цифровому контентуПримечание 1. Стратегия обеспечения безопасности контента включает в себя технологии



управления:- информацией об операционной деятельности; - документооборотом; - веб-контентом (WCM); - бизнес-процессами; - электронной почтой;- правами доступа в организации (ERM); - персональными данными / проверка подлинности пользователей;- шифрованием на основе политик;- проверкой подлинности контента; - хранилищем контента с возможностью обращения по содержанию (CAS); - защищенными метками времени; - предотвращением потерь/утечек данных (DLP); - инфраструктурой открытых ключей (PKI); - цифровыми подписями; - иерархической системой управления хранением информации (HSM)

БЕСХОЗНЫЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ

electronic record with no legal owner

Электронный документ, собственник которого достоверно не установлен


БИЗНЕС- Business- специфически упорядоченная совокупность работ и [Силков


ПРОЦЕСС ОРГАНИЗАЦИИ

process заданий с указанием их начала и конца, а также точным определением входов и выходов

С.В.]

БУМАЖНОЕ ДЕЛО

paper file разновидность материального делаПримечание 1: Примеры бумажных дел - папки, конверты, архивные короба, кольцевые скоросшиватели

Moreq2-2008

БУМАЖНЫЙ (ТРАДИЦИОННЫЙ) НОСИТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ

hard copy media

(в целях настоящего документа) бумага и другие аналоговые носители информации


ВВОД В ДЕЙСТВИЕ (один из основных этапов внедрения системы DocsVision)

развертывание системы DocsVision в рабочей среде, обучение персонала, опытная эксплуатация, доработка, сдача в постоянную эксплуатацию


ВЕБ-КОНТЕНТ Web-content

Динамическая комбинация графики, звука, видео, XML- и HTML-кода, представленная на различных устройствах, находящихся во внутрикорпоративной сети или в Интернет


ВЕБ-СЕРВИС web-service

1. ПО взаимодействия компьютеров в сети2. Стандартный механизм XML-взаимодействия между двумя различными ПО разных платформ и (или) разных сред

На основе определения от W3C, http://en.wikipedia.org/wi


ki/Web_services

ВЕРСИЯ ДОКУМЕНТА

version состояние документа в некоторый момент его разработкиПримечание 1. Версией обычно считается один из проектов документа или окончательный документ. В некоторых случаях законченный документ

существует в нескольких версиях, например, техническое руководство. В других случаях переводы являются версиями Примечание 2. Официальный документ не может существовать более, чем в одной версииПримечание 3. Основной характеристикой версии является ее статусСм. также: ВЫПИСКА ИЗ ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА.

Moreq2-2008

ВЕРСИЯ ДОКУМЕНТА, ВОЗВРАЩЕННАЯ НА ДОРАБОТКУ; ВОЗВРАЩЕННАЯ ВЕРСИЯ

статус версии документа, возвращенной для доработки с последующего этапа и сохраняющейся до момента создания новой версии документа после выполнения пользователем обработки

Термины ОПТИМА - правка Силкова С.В.

ВЕРСИЯ ДОКУМЕНТА,

статус версии документа, присваиваемый всем входящим версиям (а также всем версиям,

Термины ОПТИМА -


ИЗЪЯТАЯ ИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА; ИЗЪЯТАЯ ВЕРСИЯ

созданным на их основе), находящимся на нескольких этапах, в случае возвращения версии с одного из этих этапов для доработки на предыдущий этап или отзыва версии

правка Силкова С.В.

ВЕРСИЯ ДОКУМЕНТА, НАХОДЯЩАЯСЯ В ОБРАБОТКЕ

статус актуальной версии документа, информирующий о том, что в текущий момент времени она открыта для обработки на одном из рабочих местПримечание 1. Версия, находящаяся в обработке, доступна только для просмотра, поскольку обработка информационного объекта может осуществляться единовременно только одним пользователем.


ВЕРСИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

electronic record version

очередное отредактированное или согласованное состояние электронного документа в некоторый момент определенного этапа его разработки.Примечание 1: Версией обычно считается один из проектов электронного документа или окончательный электронный документ.Примечание 2: Официальный электронный документ не может существовать более, чем в одной версииПримечание 3: В некоторых случаях утвержденный электронный документ существует в нескольких



версиях (технические руководства и т.п.). В других случаях переводы являются версиямиПримечание 4. Каждая версия имеет текущее состояние: в разработке, действующая, устаревшая, и т.д.

ВИД ЗАПРОСА Составляемый для конкретного запроса по образцу, список характеристик искомых объектов (системные свойства и значения полей регистрационных карточек документов), который трансформируется в столбцы таблицы, отображающей опись найденных по данному запросу объектов


ВИЗА ОФИЦИАЛЬНОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

electronic record agreement signature

реквизит электронного документа, выражающий согласие или несогласие с содержанием электронного документа должностного лица, в компетенцию которого входит решение вопросов, сформулированных в документе


ВИРТУАЛЬНАЯ ПАПКА (в системе DocsVision)

virtual case

пользовательская папка, предназначенная для хранения результатов выполнения поисковых запросовПримечание 1. Каждой виртуальной папке ставится в соответствие запрос расширенного поиска. Обновление результатов запроса происходит автоматически при каждом обращении пользователя к папке



ВЛАДЕЛЕЦ ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА (АГРЕГАЦИИ)

owner работник или роль, на ком лежит ответственность за официальный документ или агрегациюПримечание 1. Законным владельцем официального документа является организация, которая является держателем официального документаСм. также: ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА ХРАНЕНИЕ / CUSTODIAN

Moreq2-2008

ВЛАДЕЛЕЦ СЕРТИФИКАТА КЛЮЧА ПРОВЕРКИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ

лицо, которому в установленном настоящим Федеральным законом порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи

ФЗРФ об e-подписи (2011)

ВНУТРЕННИЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ

inner electronic record

электронный документ, не выходящий за пределы СУЭОД подготовившей его организации


ВОЗМОЖНОСТЬ ПОИСКА

Search opportunity

1. Наука и искусство организации контента в удобной для поиска форме2. Стратегия, опирающаяся на использование метаданных, полнотекстового поиска и систем классификации.


ВОССТАНОВЛЕНИЕ

retrieve технология, позволяющая пользователю получать и загружать компонент документа из MCRS

MoReq2010 (verb) the method by which a user ob-


tains and down-loads a compo-nent of a record from the MCRS

ВРЕДОНОСНОЕ ПО

malware наименование класса нежелательных и вредоносных ПС (компьютерные вирусы, черви, трояны, и т.п.)


ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ КАРТОЧКИ(в системе DocsVision)

специализированный вид карточек, содержащий служебную информацию приложения; вспомогательные карточки существуют в единственном экземпляре и находятся в папке СправочникиПримечание 1. Подробно о вспомогательных карточках см. подраздел Вспомогательные карточки в документе Руководство пользователя по приложению Делопроизводство

[Сущев В., DocsVision]

ВХОДЯЩАЯ НЕОБРАБОТАННАЯ ВЕРСИЯ ДОКУМЕНТА

Статус версии документа, созданной на стартовом или поступившей на очередной этап обработки и сохраняющийся до момента сохранения новой версии документа после выполнения пользователем какой-либо обработки.


ВХОДЯЩАЯ ОБРАБОТАННАЯ ВЕРСИЯ ДОКУМЕНТА

Статус версии документа, присваиваемый входящей необработанной версии или версии, вернувшейся на доработку, после выполнения обработки.



ВХОДЯЩИЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ

inletter;incoming letter

электронный документ, поступивший в СУЭОД организации


ВЫБРАТЬ select технология, позволяющая пользователю выделить группу сущностей так, чтобы у них могла быть одна и та же массовая операция, выполняемая над ними, а также по другим основаниям

MoReq2010

ВЫГРУЗКА ДАННЫХ

Копирование из системы данных, передаваемых в другую систему.

Directum 4.7

ВЫПИСКА ИЗ ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

redaction Копия официального документа, в которую были внесены некоторые изменения с целью удаления или маскировки некоторой информации, но не добавляющие или изменяющие существующее содержание документа. Примечание 1: Изменения обычно производятся в результате требований по ограничению доступа к информации. Так, официальный документ может быть доступен в виде копии только после того, как из него удалены имена и (или) собственноручные подписи, в этом случае создается выписка, в которой имена и (или) подписи не видны. Процесс маскирования иногда связан с цензурированиемСм. также: ЦЕНЗУРИРОВАНИЕ

Moreq2-2008;Определение экземпляр / instance в функциональной спецификации PRO (см. приложение 1).

ВЫЯВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ

Electronical

целенаправленный поиск электронных документов в СУЭОД организации в соответствии с задачами



ДОКУМЕНТОВ documentary research

их дальнейшего использования

ГЕНЕРАТОР ДОКУМЕНТОВ

Функция, заменяющая расставленные в макете документа макроподстановки на конкретные значения, переданные программно

Directum 4.7

ГИБРИД (в контексте управления правами доступа к цифровому контенту) одновременное использование физических записей и информации об операционной деятельностиПримечание 1. Гибридный файл может состоять из электронных и физических записей.


ГИПЕРТЕКСТ hypertext Фрагмент электронного документа, содержащий гиперссылки и обеспечивающий возможность перехода на другой фрагмент текста и (или) веб-страницы, серверы и иные объекты, представленные в электронном виде (сайт, файл и т.д.)

Термины ТУСУР - правка Силкова С.В.

ГЛАВНЫЙ КОМПОНЕНТ ДОКУМЕНТА

main compo-nent

компонент документа с двумя и более компонентами, который должен быть с самого начала восстановлен пользователем, получающим доступ к документу

MoReq2010 (element) The component of a record with more than one component which should be retrieved first by


a user accessing the record

ГРАФИЧЕСКИЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ ИНТЕРФЕЙС; GUI

graphical user inter-face; GUI

интерфейс, позволяющий пользователям-работникам непосредственно получать доступ к MCRS и управлять ее сущностями, прежде всего через визуальный интерфейс

MoReq2010 (noun) An in-terface to the MCRS that al-lows human users to directly access the MCRS and ma-nipulate its enti-ties through a primarily visual interface

ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТУ ИЛИ АГРЕГАЦИИ

security category;stamp of access restriction to record

Один или несколько терминов, ассоциированных с официальным документом или агрегацией, которые определяют правила доступа к нимПримечание 1: грифы ограничения доступа обычно назначаются на уровне организации или на государственном уровне. Примерами грифов ограничения доступа в государственных организациях в большинстве европейских стран являются: Совершенно секретно, Секретно, Конфиденциально, Ограниченного доступа, Без ограничения доступа. Иногда эти грифы сопровождаются дополнительными терминами

Moreq2-2008


(Только для сотрудников или Персонал)Примечание 2. Этот термин не является общеупотребительным. Он применяется в Moreq2 вместо термина «классификация», чтобы избежать путаницы с пониманием классификации в управлении документами Примечание 3. Этот термин необходимо тщательно сопоставлять с определением термина гриф ограничения доступа к документу (по ГОСТ Р 51141-98) - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа

ГРУППА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ;ГРУППА

user group;group

Несколько пользователей одинаковых или различных ролейПримечание 1: Понятие группа может использоваться для определения отношения пользователей к подразделению организации, как, например, к отделу (в таком случае группа будет состоять из нескольких ролей)Примечание 2: Понятие группа может также может иногда использоваться для определения членства в виртуальной команде, выходящей за рамки организации, например, группа всех поставщиков (в таком случае группа может состоять только из

Moreq2-2008


пользователей с определенной ролью); и может использоваться в других случаях.Примечание 3 (переводчика): В Moreq2 под отдельным словом группа понимается группа пользователей. Но в тексте Moreq2 встречаются термины группа документов, группа дел, группа классов и иные группы (не пользователей) - в подобных случаях значение слова группа зависит от контекста

ДЕЙСТВИЕ ЗАДЕРЖАНИЯ

disposal hold

сущность, разработанная с тем, чтобы блокировать процесс распоряжения для документов, от которых необходимо избавляться в соответствии со списком распоряженияПримечание 1. Действия задержания необходимы во многих странах по правовым и иным причинам

MoReq2010 (entity) an entity designed to block the dis-posal process for records due to be disposed of by a disposal scheduleDisposal holds are necessary in many countries for legal and other reasons

ДЕЙСТВИЕ РАСПОРЯЖЕНИЯ

disposal action

действие, которое должно быть предпринято согласно списку распоряжения, когда документ достигает конца периода его задержания

MoReq2010 (noun) the ac-tion that must be taken according


to a disposal schedule when a record reaches the end of its re-tention periodEither review and apply a new disposal sched-ule; transfer out of the MCRS; destroy without confirmation; or destroy with confirmation.

ДЕЛО file сформированная единица хранения официальных документов, объединенных по принципу принадлежности к одной и той же теме (деятельности, операции)Примечание 1: Термин file имеет 2 значения: a) в сфере управления документами - файл-папка, b) в ИТ-сфере - бинарный, цифровой файл. Для исключения неоднозначного толкования термина file применительно к ИТ в МoReq2 вместо термина file (бинарный, цифровой файл) используется термин компонент (component)

Moreq2-2008;Адаптированная версия из ISAD (G) (приложение 7)


Примечание 2. В МoReq термин file (дело) используется исключительно в значении сферы управления документами

ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ

Лицо, ответственное за регистрацию, контроль исполнения и местонахождения документов по определенному месту регистрации.

Directum 4.7

ДИНАМИЧЕСКИЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ; ДЭД

dynamical electronic record; DER

электронный документ совместно с встроенной динамической моделью, на основании которого могут быть выделены группы ситуаций различной степени сложности, связанные одни с другими переходами, которые составляют модель дискретно-событийного классаПримечание 1: На этапе разработки ДЭД в него встраивается динамическая модель, с состояниями которой ассоциированы прикладные фрагменты, а на этапе использования отслеживаются текущие состояния динамической модели, в контексте которых пользователю предоставляется доступ к соответствующим прикладным фрагментамПримечание 2: Обобщенная структурная модель ДЭД основана на иерархии элементов иерархических ситуационных моделей, а обобщенный метод интерпретации динамической модели основан на ее асинхронной обработке


ДИСПЕТЧЕР Пользователь системы управления документами, Термины


ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ

уполномоченный контролировать соблюдение технологии обработки информационных объектов и отслеживать ход технологических процессов.

ОПТИМА

ДОКАЗАТЕЛЬНАЯ ЗНАЧИМОСТЬ

значимость или важность, которая может быть придана со стороны суда данному доказательству. См. также: ПРАВОВАЯ ДОПУСТИМОСТЬ


ДОКУМЕНТ document, records

зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельностиПримечание 1: документ может быть на бумаге, микрофильме, магнитном или ином электронном

носителе информации. Он может включать любые комбинации текста, данных графики, звука, подвижного изображения или иные формы информации. Один документ может состоять из одного или нескольких компонентов.Примечание 2: документы (documents) отличаются от официальных документов (records) некоторыми важными аспектами. Moreq2 использует термин документ (document) для определения информации, которая не прошла процедуры захвата, характерной для официальных

ГОСТ Р 15489-1-2007


документов, то есть не подверглась процедурам классификации, регистрации и защиты от внесения изменений. Слово recorded (записанная) в определении не является синонимом термина record / документ. При этом некоторые документы при определенных условиях становятся официальными документамиПримечание 3. Документ может быть составлен из нескольких компонентов, но целым документом управляют как единой сущностью

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

запись информации на различные носители информации по установленным правилам, в том числе, создание электронных аналогов документов (т.е. их составление, оформление, согласование и изготовление бумажных копий)


ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ

зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель

ФЗРФ об информации (2006)

ДОКУМЕНТООБОРОТ

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

ГОСТ Р 51141-98

ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО

физическое лицо, осуществляющее функции представителя власти или занимающее должность,



при исполнении которой оно имеет право в пределах предоставленных ему полномочий принимать управленческие решения и (или) совершать юридически властные действия, влекущие правовые последствия для адресатов указания

ДОМЕН domen Несколько компьютеров, объединенных в функциональную группу, характеризующуюся наличием общей базы учетных записей пользователей и единой политикой осуществления защиты


ДОМЕННАЯ МОДЕЛЬ

Domen model

Модель доменной структуры корпоративной сети, состоящей из одного и более доменов, для установления в ней определенных отношений и правил средствами серверной ОС


ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ МОДУЛИ СИСТЕМЫ DOCSVISION

модули, расширяющие технические возможности системы DocsVision:- модуль репликации между серверами,- модули интеграции и шлюзы к внешним системам,- web-расширения доступа к системе через корпоративный портал,- модуль архивирования,- модуль расширенных отчетов,и др.



ДОСКА ОБЪЯВЛЕНИЙ

Особый вид хранилища, предназначенный для информационной публикации документовПримечание 1. Права на чтение и удаление публикуемой версии документа (Публикации) устанавливаются пользователем, осуществляющим публикацию.


ДОСТАВКА Действия, продукты и технологии, позволяющие сделать контент доступным для лиц, которым он необходим, самыми быстрыми и удобными способами и в форматах, которые отвечают используемым каналам доставки.Примечание 1. Каналы доставки: бумажные носители, Интернет, Интранет, внешняя сеть, порталы, электронная почта, факсимильная связь, мобильные телефоны, карманные портативные компьютеры, XML – для отображения и (или) передачи данных, обмен мгновенными сообщениями, веб-трансляция и потоковая передача контента, RSS-каналы


ДОСТОВЕРНОСТЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

Признаки достоверного электронного документа: подлинность, целостность, надежность, возможность использования

Согласно ISO 15489

ДОСТУП К ИНФОРМАЦИИ

access возможность получения информации и ее использования

ФЗРФ об информации


Примечание 1 [Силков С.В.]. Доступ к информации регламентируется ее правовым режимом и должен сопровождаться строгим соблюдением его требованийПримечание 2. [Силков С.В.]. Доступ к информации, осуществленный с нарушениями требований ее правового режима, рассматривается как несанкционированный доступ

(2006)

ДОСТУПНОСТЬ ДОКУМЕНТОВ

record accessability

Возможность доступа и использования документов для определенных групп пользователейПримечание 1. Стандарт описывает степень доступности документов для пользователей с физическими, когнитивными, неврологическими ограничениями, а также с ослабленным слухом и зрением.

Британский стандарт метаданных электронного правительства e-GMS - UK e-Government Metadata Standard, версия 3

ДРЕВОВИДНАЯ СТРУКТУРА

tree struc-ture

нециклический связный граф, у каждой вершины которого есть максимум одна вершина-предок, а также ноль или более вершин-потомков

MoReq2010 (noun) An acyclic con-nected graph of nodes, where each node has


zero or more child nodes and at most one par-ent node.

ДУБЛИНСКОЕ ЯДРО

Dublin Core

Набор элементов метаданных, являющийся стандартом для описания информационных ресурсов в различных областях знаний. Он содержит простой и стандартизированный набор соглашений для такого описания информации и объектов, находящихся в сети, которое упрощает их нахождение. Дублинское ядро широко используется для описания цифровых материалов, например звуковых и видеофайлов, изображений, текста и таких составных материалов, как веб-страницы. В реализациях Дублинского ядра используется язык XML и стандарт RDF (схема описания ресурсов). Дублинское ядро определяется стандартом ISO 15836-2003 и стандартом NISO Z39.85-2007

http://en.wikipedia.org/wiki/Dublin_Core

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ДОКУМЕНТА

Electronic record lifecycle

Последовательность этапов, через которые проходит электронный документ, например:- для внутренних электронных документов: целевыявление, формирование проекта документа, согласование, утверждение, регистрация, исполнение, контроль исполнения, списание в



архив;- для входящих электронных документов: регистрация, наложение резолюции, исполнение, контроль исполнения, списание в архив;- для исходящих электронных документов: целевыявление, формирование проекта документа, согласование, утверждение, регистрация, отправка адресату

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Журнал регистрации входящих, исходящих, внутренних документов СУЭОДПримечание 1. Основное назначение: отражение факта поступления (отправки) документов, учет документов, присвоение номеров документам


ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ СОБЫТИЙ

Список событий, произошедших в процессе функционирования СУЭОД, отражающий для каждого события его тип и дату регистрации; идентификатор компьютера, где произошло событие, идентификатор и роль пользователя, при работе которого произошло событие, идентификатор модуля, зарегистрировавшего данное событие, и др.


ЖУРНАЛ ТРАНЗАКЦИЙ БАЗ ДАННЫХ

таблица в СУБД, отображающая все изменения в БД


ЗАВЕРШЕННЫЙ Информационный объект, обработка которого Термины


ДОКУМЕНТ успешно завершена; то есть на всех заключительных этапах технологического процесса обработки данного документа были созданы финальные версии

ОПТИМА

ЗАГЛУШКА Метаданные, сохраненные для того, чтобы указывать на то, что тот или иной класс или файл был удален


ЗАГОЛОВОК header Имя, присвоенное источнику информации http://dublincore.org

ЗАГРУЗКА ДАННЫХ

Копирование в систему данных, полученных в результате передачи из другой системы.

Directum 4.7

ЗАДАНИЕ документально зафиксированная единица работы, являющаяся перечнем точных, не требующих дальнейшей детализации, указаний конкретному работнику на выполнение определенных действий, в т.ч. в ходе обработки документов или выполнения бизнес-процесса организацииПримечание 1. Задание возможно делегировать другому работнику, если это предусмотрено его автором, или создать на основе полученного задания подчиненную задачу Примечание 2. Если для задания указан контролер, то после завершения его исполнителем оно будет направлено на приемку контролеру, который может



его отклонить (вернуть на доработку) или принять Примечание 3. Информация о задачах и заданиях выводится в представлениях Навигатора для текущего контроля хода их исполнения и составления отчетов Примечание 4. Задание может быть настроено так, чтобы исполнитель при его завершении выполнил необходимые действия: ввел или выбрал из списка требуемое значение, приложил файл, отчет и пр. Примечание 5. В режимах формирования, контроля и исполнения карточка одного и того же задания может иметь несколько отличный вид, обусловленный контекстом работыПримечание 6. В DocsVision задания (основные, подчиненные, связанные) формируются автоматически на основании созданных в задач (настроенного бизнес-процесса)См. также: ПОРУЧЕНИЕ

ЗАДАЧА объект, предназначенный для автоматизации деловых процессов, где описаны работы, которые необходимо выполнить, задается порядок их выполнения, а также пользователи, которые будут выполнять эти работыПримечание 1. В рамках задачи может быть создано множество заданий



ЗАКРЫТИЕ close процесс изменения атрибутов дела, раздела, тома, файла, хранилища с тем, чтобы стало невозможным помещение в них дополнительных официальных документов

Moreq2-2008

ЗАКРЫТЫЙ closed определяет дело, раздел, том, файл, хранилище как не являющиеся более открытыми и в которые нельзя помещать дополнительные официальные документы.

Moreq2-2008

ЗАПИСЬ СПРАВОЧНИКА

Структурная единица справочников систем управления документами


ЗАПРОС ПО ОБРАЗЦУ

Query By Example; QBE

Специализированная форма, содержащая значения или диапазон значений полей соответствующей регистрационной карточки документа, и использующаяся для поиска документов


ЗАХВАТ capture 1) акт записи или сохранения конкретного экземпляра цифрового объекта;2) сохранение информации в автоматизированной системе, которая управляет документами.Примечание 1: В Moreq2 захват обозначает весь комплекс действий при включении официального документа в СУЭОД, в т.ч. регистрация, классификация, добавление метаданных, и замораживание содержания исходного (ранее неофициального) документаПримечание 2. Термин захват наиболее часто

Moreq2-2008;InterPARES 2 Project Terminology Database


используется в значении размещения документа в СУЭОД и сохранения иной ценной информации как значения метаданных

ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ

комплекс правовых, организационных и технических мер, направленных на обеспечение целостности (неизменности), конфиденциальности, доступности и сохранности информации


ЗАЩИТА ОТ НЕСАНКЦИОНИРОВАННОГО ДОСТУПА; ЗАЩИТА ОТ НСД

Деятельность по предотвращению получения защищаемой информации заинтересованным субъектом с нарушением установленных правовыми документами или собственником, владельцем информации прав или правил доступа к защищаемой информации


ЗАЩИТНАЯ МАРКИРОВКА

1. Процесс нанесения категории секретности на документ или том2. Сама категория секретности, нанесенная на документ или том

Великобритания

ЗАЩИЩАЕМАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Информация, являющаяся объектом права, предметом собственности и подлежащая защите в соответствии с требованиями правовых документов или собственника информации


ЗАЯВКА Документ, составляемый стороной (подразделением), заинтересованной в получении определенных ресурсов и конечных продуктов

Термины ТУСУР


(потребителем) в адрес поставщикаЗОНА ВЕБ-ЧАСТЕЙ

Контейнер, используемый для группировки и организации веб-частей на страницах. На одной странице может быть одна или несколько зон. В каждой зоне может быть одна или несколько веб-частей. Расположение зон на странице определяется шаблоном макета, использованным при создании страницы.

Directum 4.7

ИДЕНТИФИКАТОР

однозначная в заданном контексте ссылка на источник информацииПримечание 1. В контексте управления правами доступа к электронному цифровому контенту ресурсами являются документы, файлы, классы и т.д.

http://dublincore.org

ИДЕНТИФИКАТОР КОПИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

реквизит электронного документа, содержащий сведения о месте хранения его копии


ИЕРАРХИЧЕСКАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ХРАНЕНИЕМ ИНФОРМАЦИИ

Hierarchic Storage Management; HSM

Приложение, предназначенное для автоматического перемещения информации с дорогостоящих высокоскоростных устройств хранения на недорогие низкоскоростные устройства согласно предварительно запрограммированным правилам по мере изменения потребности в информации.


http://dublincore.org/




ИЕРАРХИЧЕСКАЯ СХЕМА КЛАССИФИКАЦИИ

hierarchi-cal classi-fication scheme

схема классификации, в которой классы организованы в виде древовидной структуры

MoReq2010 (entity type) A classification scheme where the classes are organised as a tree structure

ИЕРАРХИЯ (ДЕРЕВО) ПАПОК СИСТЕМЫ DOCSVISION

иерархически организованная структура папок, содержащих карточки DocsVision, произвольные ссылки (URL) или ссылки на карточку папкиПримечание 1. Папки подразделяются на пользовательские папки, создаваемые администраторами и пользователями, и системные, необходимые для правильной работы системы и создаваемые ею автоматически Примечание 2. Структура папок общего доступа организуется в соответствии с функциональными областями в деятельности организации, группами документов и процессовСм. также КАРТОЧКА


ИЗВЕЩЕНИЕ Сопровождающие работу в модуле «Клиент системы» сообщение о поступлении на обработку новых документов или истечении срока обработки (поручения) с указанием наименования документа, времени его поступления, места хранения и срока обработки.



ИЗВЛЕЧЕНИЕ Регистрация, классификация, добавление метаданных и сохранение элементов контента в системе, которая используется для управления контентом

Moreq2-2008

ИЗВЛЕЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ ИЗ ТЕКСТА

Сочетание методов семантического анализа, лингвистики, извлечения объектов, расстановки тегов, распознавания шаблонов, лексического анализа и других форм анализа на базе искусственного интеллекта для выделения смысла из больших объемов текстового контента.Примечание 1. Этот процесс обеспечивает извлечение аналитической информации и интеллектуальный поиск и анализ данных в сфере текстового контента


ИЗНОС НОСИТЕЛЯ ИНФОРМАЦИИ

Невозможность применять носитель информации для ее хранения вследствие окончания его жизненного цикла и возможным возникновением проблем со считыванием с него данных


ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

«Чистка» хранилищ сервера документов путем удаления устаревших (ненужных) версий документов, технологических процессов и маршрутных схем.


ИНВЕНТАРЬ inventory коллекция всех сущностей специфического типа сущностиПримечание 1. Инвентарь позволяет сущностям

MoReq2010 (noun) a collec-tion of all the entities of a par-


быть просмотренными ticular entity typeThe inventory allows the enti-ties to be browsed

ИНВЕРТИРОВАННАЯ СТРУКТУРА ФАЙЛОВ

Inverted file structure; IFS

База данных, созданная поисковым инструментом для последующего поиска документов, содержащая информацию о том в каких документах встречаются отдельные слова.


ИНДЕКСИРОВАНИЕ

indexing Процесс выделения релевантных метаданных, соотносящихся к контенту


ИНДЕКСИРОВАНИЕ

indexing процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информацииПримечание 1. Процедура представления содержания текста документов описывается в терминах ИПЯ СУЭОДПримечание 2. Применяется для обеспечения поддержки полнотекстового поиска по контенту путем формирования полного индекса, включающего все содержимое хранилища данных, с информацией о точном местоположении в хранилище каждого вхождения каждого слова, за исключением служебных слов (союзов и

ГОСТ Р 15489-1-2007


предлогов)Примечание 3. Выполняется СУЭОД в соответствии с регулярностью, установленной утвержденным сценарием

ИНСПЕКТИРОВАНИЕ

inspect Технология обеспечения доступа пользователя к элементам метаданных сущности

MoReq2010 (verb) a tech-nique defined by MoReq2010 to allow a user access to the metadata ele-ments of an en-tity

ИНСТРУКЦИЯ К ЭТАПУ

Указание пользователю действий, которые он должен выполнить в рамках обработки документа на этапе маршрутной схемы.Примечание 1. Инструкция к этапу создается редактором маршрутных схем при разработке схемы и выводится пользователю при вызове на обработку документа на соответствующем этапе


ИНТЕРФЕЙС ПРИКЛАДНОГО ПРОГРАММИРОВАНИЯ; API

applica-tion pro-gramming interface; api

интерфейс, позволяющий процессам, приложениям и другим системам, санкционированным как пользователи, получать доступ к MCRS и управлять ее сущностями

MoReq2010 (noun) An in-terface to the MCRS that al-lows processes, applications and other systems


authorised as users to access the MCRS and manipulate its entities

ИНФОРМАЦИОННАЯ АРХИТЕКТУРА

Устройство информации с точки зрения навигации, расположения и возможностей поискаПримечание 1. Ее основная задача состоит в том, чтобы пользователи понимали, каким образом они могут найти необходимую им информацию


ИНФОРМАЦИОННАЯ СЕТЬ

совокупность информационных систем либо комплексов программно-технических средств информационной системы, взаимодействующих посредством сетей электросвязи


ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА

совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств


ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ОБЩЕГО ПОЛЬЗОВАНИЯ

информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют неопределенный круг лиц и в использовании которой этим лицам не может быть отказано.


ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ

совокупность процессов, методов осуществления поиска, получения, передачи, сбора, обработки, накопления, хранения, распространения и (или)



предоставления информации, а также пользования информацией и защиты информации

ИНФОРМАЦИОННАЯ УСЛУГА

деятельность по осуществлению поиска, получения, передачи, сбора, обработки, накопления, хранения, распространения и (или) предоставления информации, а также защиты информации


ИНФОРМАЦИОННОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ (ОБМЕН)

обмен данными между компонентами программного комплекса или системы


ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

совокупность правил по объемам, формам представления, размещения, хранения, классификации и кодирования данных


ИНФОРМАЦИОННО-ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННАЯ СЕТЬ

технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники


ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ

логически связанный, целостный и систематизированный набор актуальных данных


ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов



ИНФОРМАЦИОННЫЙ ОБЪЕКТ; ОБЪЕКТ ОБРАБОТКИ

логически связанная порция информации, созданная специализированным приложением-обработчиком, доступная для последующих модификаций средствами этого приложения, имеющая в системе уникальную идентификацию и список дополнительных (не входящих непосредственно в объект) специфических атрибутивных характеристик


ИНФОРМАЦИОННЫЙ РЕСУРС

организованная совокупность документированной информации, включающая базы данных, другие совокупности взаимосвязанной информации в информационных системах


ИНФОРМАЦИЯ сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления


ИНФРАСТРУКТУРА ОТКРЫТОГО КЛЮЧА (в криптографии)

Public Key Infrastructure; PKI

приложения, обеспечивающие проверку и подтверждение персональных данных пользователя третьими лицамиПримечание 1. Открытые ключи обычно передаются в виде цифровых сертификатов

http://en.wikipedia.org/wiki/Public_Key_Infrastructure

ИСПОЛНИТЕЛЬ case worker

Пользователь СУЭОД, имеющий доступ для работы с досьеПримечание 1. Пользователь, который выполняет назначенное ему поручение по пункту

Moreq2-2008;Термины ОПТИМА





нормативного распорядительного документа, отчитывается о его своевременном исполнении перед лицом, осуществляющим контроль исполнения

ИСХОДЯЩАЯ ВЕРСИЯ ДОКУМЕНТА

Статус версии документа, присваиваемый версии, отправленной на последующие этапы обработки.


ИСХОДЯЩИЙ (ОТПРАВЛЯЕМЫЙ) ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ

outgoing electronic record

Официальный электронный документ, отправляемый из СУЭОД организации


КАНОНИЧЕСКИЕ ФОРМЫ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

- форматированная форма (formatted form) - создается автором или отправителем в определенном формате вывода (печати, монитора);- обрабатываемая форма (processable form) - позволяет получателю редактировать документ или изменять макет отображения;- форматированная обрабатываемая форма (format-ted processable form) – объединяет свойства и возможности форматированной формы и обрабатываемой формы


КАРТОТЕКА Специализированная база данных регистрационных карточек на определенный тип документов, задаваемый категорией



КАРТОЧКА (в системе DocsVision)

1. один из основных информационных объектов системы DocsVision, который создается для управления процессами документооборота и является совокупностью описаний структуры для хранения документов или других предметов регистрации и учета, соответствующих им данных, и одного или нескольких элементов управления Ac-tive X, реализующих пользовательский интерфейсПримечание 1. Имея сложную структуру и бизнес-логику, каждая карточка позволяет регистрировать одну единицу хранения (документ, задание, файл, согласование, бизнес-процесс и т.д.) Примечание 2. В общем случае карточка включает несколько именованных вкладок, каждая из которых содержит специфическую информацию о документе или другом объекте, для описания которого создавалась карточка. Каждая вкладка состоит из одной или более секций, которые представляют собой группу полей, содержащих однотипную информацию. Поле карточки предназначено для описания одного из элементов описываемого объекта, например, автора документа, даты регистрации, номера и т. д. Каждое поле может содержать только определенный тип данных. Это может быть



произвольная текстовая информация, дата и время. Определенные поля могут заполняться только в соответствии с имеющимися в системе данными: так, автором, исполнителем и лицом, подписавшим документ, могут быть только работники организации, зарегистрированные в Справочнике работников, и т.д. Карточки группируются в дерево Папок, содержимое которых отображается в табличном виде

КАРТОЧКА (в системе DocsVision)

2. Диалоговое окно, позволяющее просматривать и редактировать все имеющиеся данные о каком-либо документе (или другом предмете регистрации и учета в документообороте организации).


КАРТОЧКА «МОНИТОР БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ» СИСТЕМЫ DOCSVISION

карточка, в которой представлен список всех имеющихся в системе DocsVision экземпляров бизнес-процессов (активных, приостановленных, завершенных), их описание и средства управления


КАРТОЧКА «СИСТЕМНЫЕ НАСТРОЙКИ» СИСТЕМЫ DOCSVISION

карточка, в которой объединяются применяемые ко всем элементам системы настройки всех установленных приложений DocsVision, в том числе, настройки Делопроизводства, Навигатора и Workflow


КАРТОЧКА карточка, предназначенная для обеспечения [Силков


ЗАДАЧИ (в системе DocsVision)

автоматизации исполнения комплекса заданий по документу Примечание 1. Карточка задачи может создаваться как непосредственно из Навигатора, так и из карточки исполняемого документа (вкладка Задачи) Примечание 2. Карточка задачи имеет легкую (с основным набором полей) и полную (с полным набором полей тонкой настройки) формы, переключаемые кнопкой на панели инструментов, что позволяет подробно описать все детали исполнения документа и связанных с ним заданий, в частности: вариант исполнения - последовательный, параллельный или альтернативный; участники исполнения, в число которых обязательно должны входить автор и исполнитель (исполнители) - один из них может назначаться ответственным исполнителем. В задаче может быть указан контролер, проверяющий правильность и своевременность исполнения заданий и имеющий возможность в случае ненадлежащего исполнения вернуть задание на доработку. Каждому из исполнителей на основании одной задачи могут быть направлены особые по срокам и содержанию задания. Исполнители могут

С.В., по материалам DocsVision]


иметь возможность создавать дополнительные задания для более детальной проработки, если в этом возникает необходимость. К карточке задания могут быть присоединены файлы и ссылки на другие карточки, а также настроены дополнительные пользовательские поля. Можно создавать шаблоны задач, ассоциировать их с видами документов. Информация обо всех задачах и ходе их исполнения отображается в карточках задач, в карточках документов, в представлениях

КАРТОЧКА ФАЙЛА (в системе DocsVision)

карточка, предусмотренная в приложении «Делопроизводство» системы DocsVision для постоянного хранения, поиска и доступа непосредственно из системы к информации, представленной в текстовой, табличной, графической или иной формеПримечание 1. В зависимости от предполагаемого использования файла эта карточка может содержать копию файла из файловой системы; изображение, отсканированное при помощи карточки сканирования; ссылку на файл в файловой системе (библиотеке файлов) Примечание 2. В карточке файла может храниться файл любого формата; при редактировании файл открывается приложением, установленном в



настройках Microsoft Windows по умолчанию для данного типа документовПримечание 3. Для карточки файла можно настроить список свойств, категорий, правил синхронизации полей карточки и свойств офисного документа

КАРТОЧКИ ДОКУМЕНТОВ (в системе DocsVision)

карточки, включаемые в состав системы DocsVision для описания любых по форме и назначению документов, каждая из которых содержит определенные по умолчанию поляПримечание 1. На основе карточек документов пользователь может создавать собственные виды карточек с необходимым набором атрибутовПримечание 2. Для обеспечения совместного хранения всей информации, относящейся к одному документу, а также облегчения поиска всех документальных сведений, касающихся одной и той же темы, в карточку документа могут включаться следующие данные и присоединяться следующие объекты:- файлы любого формата, хранящиеся в файловой системе (в системе DocsVision) и (или) отсканированные при помощи средств DocsVision;- ссылки на другие карточки, имеющие отношение к той же теме или каким-либо другим образом



связанные с ней (в т.ч. создаются автоматически при создании документа на основании другого);- свойства (набор дополнительных атрибутов, определяемых пользователем);- категории (набор классификационных признаков документа из настраиваемого справочника категорий);- задачи, предназначенные для исполнения документа;- согласования, предназначенные для автоматизации процесса согласования зарегистрированного документа;- передачи - сведения о передаче бумажных оригиналов и копий документа между работниками

КАТЕГОРИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

авторский процесс формирования обобщенных характеристик (атрибутов) документаПримечание 1. К категориям документа относятся основные классы (законы, деловые письма, отчеты, счета и т.д.), уровни доступа/секретности документированной информации, уровни важности/срочностиПримечание 2. В архитектуре документов в явном виде какие-либо классы документов обычно не специфицируют, но всегда дают четкие правила определения классов документов, существенных



для прикладных проблемПримечание 3. Классы документов применяют при формализации методов генерации документов, формально-логическом контроле, структуризации документов Примечание 4. Модель документа должна при этом поддерживать различные классы документов, обеспечивать переход от одного класса к другому, гарантировать нормализованное представление документов одного класса

КАТЕГОРИЗАЦИЯ КАРТОЧЕК ДОКУМЕНТОВ (в системе DocsVision)

отнесение карточки электронного документа к одной или нескольким тематическим категориям из настраиваемого справочника


КАТЕГОРИИ СЕКРЕТНОСТИ

Методология и регламенты, применяемые для определения грифов секретности и для защиты документов, относящихся к государственным секретам (государственной тайне)


КАТЕГОРИЯ КАРТОЧКИ (в системе DocsVision)

свойство карточки, позволяющее производить ее классификациюПримечание 1. В системе DocsVision предусмотрено древовидное построение категорий с наследованием и перекрестными ссылками Примечание 2. Категоризация позволяет



группировать карточки удобным для пользователя образом по принципу принадлежности к той или иной категории (пример категории - «Рекламации», «Запросы») Примечание 3. Категории можно присваивать как карточкам документов, так и карточкам заданий и т. д.

КАТЕГОРИЯ ОБЪЕКТА

Дополнительный атрибутивный признак информационного объекта, использующийся для классификации объектов и оповещения системы о принадлежности объекта к конкретному приложению- обработчику и определенной форме регистрационной карточки.


КВАЛИФИЦИРОВАННЫЙ СЕРТИФИКАТ (КЛЮЧА ПРОВЕРКИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ)

сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи (далее - уполномоченный федеральный орган)


КЛАСС class сущность в классификационной схеме, которая может быть ассоциирована с документом или агрегацией

MoReq2010 (entity) an entity in a classifica-tion scheme that can be associ-ated with a


record or an ag-gregation

КЛАСС (в Moreq) class Часть иерархической классификации, представленная линией, идущей от любой точки в иерархии схемы классификации ко всем делам, лежащим ниже нее.Примечание 1: В классической терминологии это может соответствовать понятию основной класс, группа или серия (или подкласс, подгруппа, субсерия и т.п.) на любом уровне схемы классификацииПримечание 2: В Moreq2 класс также используется для обозначения всех официальных документов, отнесенных к классу Примечание 3. [в MoReq2010] сущность в классификационной схеме, которая может быть ассоциирована с документом или агрегацией

MoReq

КЛАССИФИКАЦИОННАЯ СХЕМА

classifica-tion scheme

специфическая система классификации MoReq2010 (noun) a spe-cific system of classification

КЛАССИФИКАЦИЯ (в управлении официальными документами)

Classification

систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в

Moreq2-2008;ГОСТ Р 15489-1-2007


классификатореСм. также: СИСТЕМА КЛАССИФИКАЦИИ

КЛАССИФИЦИРОВАНИЕ

classifica-tion

акт ассоциирования класса с документом или агрегацией

MoReq2010 (verb) the act of associating a class with a record or an ag-gregation

КЛИЕНТ ПОИСКОВОЙ МАШИНЫ

ПО приложениями системы управления документами доступа к функциям поисковой машины


КЛОН ДОКУМЕНТА

clone копия документа в различной агрегации, которая одновременно использует ее компоненты со всеми другими клонами того же документа

MoReq2010 (noun and verb) a copy of a record in a dif-ferent aggrega-tion that shares its components with all the other clones of the same record. The act of creat-ing the cloned record

КЛОНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

clone Акт создания клона документа MoReq2010

КЛЮЧ уникальная последовательность символов, ФЗРФ об e-


ПРОВЕРКИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ

однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи (далее - проверка электронной подписи)

подписи (2011)

КЛЮЧ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ

уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи


КЛЮЧЕВОЕ СЛОВО

Keyword Термин или фраза, вводимые пользователем в поисковую системуСм. также: ПАРАМЕТРИЧЕСКИЙ ПОИСК


КЛЮЧЕВОЕ СЛОВО

keyword Необязательные метаданные, используемые для описания классов, дел, разделов и официальных документов, но не томов.Примечание 1: Является хорошей практикой выбирать ключевые слова из управляемых словарей или давать возможность СУЭОД выбирать их автоматически, но это не является обязательным

Moreq2-2008

КОД КЛАССИФИКАЦИИ

classification code

Уникальный определитель, присваиваемый каждому классу в схеме классификации. Внутри каждого класса классификационные коды дочерних классов являются уникальными.

Moreq2-2008

КОД ОШИБКИ error code значение, возвращаемое при обращении к методу в API и описывающее успешность выполнения функции

MoReq2010 (noun) A value returned by call-ing a method in


an API that de-scribes whether the underlying function was successful or not

КОММУНИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

процессы передачи электронного документа в сеть и обмена документами между системами управления документамиПримечание 1. Для коммуникации документов необходимо использовать стандартные форматы обмена, ориентированные на критерии эффективности сетевых операций и сопрягаемые с различными сетевыми протоколами и сервисами Примечание 2. Модель электронного документа должна при этом содержать формат обмена документами (коммуникативную структуру данных, ориентированную на задачи сетевого обмена)


КОМПОНЕНТ ДОКУМЕНТА

compo-nent

необходимая и неотъемлемая часть электронного документа, имеющая собственные дискретные требования по обеспечению сохранностиПримечание 1. У каждого документа есть по крайней мере один компонент Примечание 2. Компонент документа может быть

MoReq2010


электронным или физическимПримечание 3. Пример компонента документа - цифровой файл данных

КОМПОНЕНТ ДОКУМЕНТА

component

Отдельный битовый поток, который сам по себе или вместе с другими битовыми потоками составляет официальный документ или неофициальный документ.Примечание 1: этот термин широко не используетсяПримечание 2: фраза «отдельный битовый поток» используется для описания того, что обычно называется «файл» в сфере информационных технологий; слово «файл» избегается здесь во избежание путаницы с понятием «файл» в сфере управления документами. Основная концепция состоит в том, что компонент является интегральной частью содержания официального документа, несмотря на тот факт, что с ним можно работать отдельно.Примечание 3: Примеры компонентов HTML документ и JPEG изображение, которые создают страницу в Интернет; Документ текстового процессора и таблица, в котором официальный документ состоит из документа текстового процессора, который содержит ссылку

Moreq2-2008


(гиперссылку) на таблицу.Примечание 4: компоненты должны быть различимы и отделимы друг от друга. Если документ текстового процессора содержит вставленную таблицу (в отличие от ссылки, вставленной в таблицу), тогда таблица не считается компонентом. В этом случае документ текстового процессора со вставленной таблицей является документом, составленным из одного компонента.Примечание 5: сообщение электронной почты с приложениями может быть одним компонентом, несколькими компонентами или несколькими официальными документами в зависимости от того, в каком формате оно сохранено. Если сообщение сохранено в формате, который включает само сообщение и все его приложении, тогда это только один компонент. Если приложения сохранены отдельно от основного сообщения, но объединены с сообщением, тогда каждое приложение и само сообщение являются компонентами. Если приложения сохранены отдельно от основного сообщения электронной почты и не соединены с ним, тогда каждое приложение и само сообщение являются отдельными официальными документами;


практика подсказывает, что лучше объединить эти официальные документы вручную.

КОМПОНЕНТЫ ECM

К базовым компонентам ECM относят:- управление документами,- управление бизнес-процессами,- совместную работу,- сканирование и обработка изображений,- управление информацией об операционной деятельности,- управление веб-контентом

Ассоциация AIIM

КОНВЕРТАЦИЯ Conversion

процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.См. также: МИГРАЦИЯ

ГОСТ Р 15489-1-2007

КОНКРЕТНАЯ (СПЕЦИФИЧЕСКАЯ) ЛОГИЧЕСКАЯ СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА; КЛС ДОКУМЕНТА

specific logical structure

определяет отношения (связи) между контентом документа и логическими объектами, такими как подписи, параграфы, примечания и т.д.Примечание 1. Определение прикладных логических структур пользователь производит самостоятельно Примечание 2. Пользователь может представить документ в своей структуре (т.е. модифицировать контент и структуру документа)


КОНКРЕТНАЯ (СПЕЦИФИЧЕСК

specific layout

содержание документа организуется в соответствии с макетными объектами (атрибутами), такими как



АЯ) МАКЕТНАЯ СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА; КМС ДОКУМЕНТА

structure страницы, колонки, блоки текста, и др. Примечание 1. Если эта структура может быть передана для обмена в линию связи, то получатель может отобрать документ, но не может обработать его на логическом уровне

КОНТЕНТ; СОДЕРЖАНИЕ

content Информационные объекты, сохраняемые в различных форматах и доступные для извлечения, повторного использования и публикации (включают в себя текст, внутренние документы, графику, чертежи, веб-страницы, сообщения электронной почты, видео-, аудио- и другие мультимедийные ресурсы)


КОНТРОЛЕР ДОКУМЕНТА

Пользователь, осуществляющий контроль исполнения нормативно-распорядительного документа, то есть контроль исполнения поручений по всем пунктам документа.Примечание 1. Контролеру документа предоставляются функции постановки документа на контроль и снятия с контроля, отмены постановки, ведения переписки с исполнителями и ответственными исполнителями по пунктам


КОНТРОЛЬ Tracking создание, включение в систему и сохранение информации о движении и использовании документов

ГОСТ Р 15489-1-2007

КОНТРОЛЬ action процесс отслеживания временных рамок ГОСТ Р


ДЕЙСТВИЙ tracking совершения действий, а также процесс установления связи этих отдельных действий с деловой деятельностью в целом

15489-1-2007

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ

Режим работы, предназначенный для составления поручений и заданий работникам, а также для контроля за ходом их выполнения. См. также НОРМАТИВНО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ


КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

electronicrecord tracking

процессы и операции по созданию в СУЭОД и хранению в ней информации о движении электронного документа для обеспечения его качественного и своевременного исполнения и надлежащего использования в интересах собственника


КОНТРОЛЬ НАД УПРАВЛЕНИЕМ ИНФОРМАЦИЕЙ

Отчетность об управлении информационными активами организации (особенно информацией об ее операционной деятельности) с целью достижения бизнес-целей и соблюдения всех применимых законов и нормативов.


КОНТРОЛЬНЫЙ ЖУРНАЛ

ПО отслеживания взаимодействия с документами в рамках информационной системы, которое обеспечивает документирование любого доступа к документам в информационной системе в момент или после его выполнения

US DoD 5015.2-STD

КОНФИДЕНЦИА обязательное для выполнения лицом, получившим ФЗРФ об


ЛЬНОСТЬ ИНФОРМАЦИИ

доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя

информации (2006)

КОРПОРАТИВНАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА

информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц


КРИПТОГРАФИЧЕСКАЯ ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ

Защита информационных процессов от попыток отклонить их от нормальных условий протекания, базирующаяся на криптографическом преобразовании информации


КРИТЕРИИ ЦЕННОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

appraisal criteria

система признаков, на основании которых определяется ценность электронных документов


КРИТИЧЕСКИЙ ПУТЬ

Самый продолжительный по нормативному времени путь прохождения документом этапов маршрутной схемы


ЛЕГКИЙ КЛИЕНТ СИСТЕМЫ DOCSVISION

приложение системы DocsVision, предназначенное для ограниченной работы с системой управления документами из окна браузера:- просмотр в окне браузера дерево папок и представление выделенной папки DocsVision; - работа с представлением карточек, содержащихся



в папке; - поиск карточки DocsVision, используя расширенный поиск и сохраненные в системе поисковые запросы; - экспорт данных, отображающихся в области просмотра содержимого папки, в файлы формата .csv, .pdf, .rtf и .xls; - работа с папками DocsVision (создание, удаление, копирование); - просмотр свойства карточек и папок; - работа с карточками и ярлыками карточекПримечание 1. Последняя версия легкого клиента также позволяет открывать любые карточки документов для чтения, а вложенные файлы - для редактирования (при наличии права), и карточки заданий - для исполнения

ЛЕКСИКОН перечень слов вместе с дополнительной информацией об этих словах, т.е. словарь всех слов, используемых в тезаурусе или в системе классификации, сопровождаемых определениями

[Силков С.В., на основе определения из http://en.wikipedia.org/wiki/Lexicon]

ЛИКВИДАЦИЯ Действие, выполняемое по окончании периода Глоссарий


ДОКУМЕНТА хранения документаПримечание 1. Существует 3 основных способа ликвидации:- уничтожение/удаление документа,- передача документа в архив,- проверка владельцем документа

по ECM

ЛИНГВИСТИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц


ЛИЦО, ВИЗИРУЮЩЕЕ ДОКУМЕНТ

Работник организации, участвующий в разработке и (или) исполнении документа, удостоверяющий и согласовывающий проект документа


ЛИЦО, КОНТРОЛИРУЮЩЕЕ ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Должностное лицо, на которое возложен контроль исполнения мероприятий, определенных в документе

Термины ТУСУР - правка ПензГУ

ЛОГИЧЕСКАЯ СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА; ЛСД

logical structure

определяет составные компоненты и их соотношения в понятиях, отвечающих естественному взгляду людей на документы как на смысловые структурыПримечание 1. К основным смысловым компонентам относят авторские данные (автор,



место работы), аннотацию, оглавление, главы, разделы, параграфы, рисунки, сноски, приложенияПримечание 2. ЛСД описывает документ в логических понятиях, независимо от того, как документ представлен на физическом носителе информации

ЛОГИЧЕСКОЕ ХРАНИЛИЩЕ

Средства, с помощью которых можно осуществлять доступ к документам и папкам через гиперссылки без необходимости иметь представление о структуре папок, технологии хранения или о местонахождении документа или файла.


МАКЕТ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

Электронный документ, на основе которого можно создавать однотипные документы, например, протоколы совещания

Directum 4.7

МАКЕТНАЯ СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА; МСД

layout structure

содержит описание содержания документа в терминах физических единиц (страниц, поло, колонок, рамок для рисунков, и т.д.)Примечание 1. Элемент МСД определяет физическую область для размещения содержания документа и правила отображения в этой области порции содержания документа


МАКЕТЫ ОТЧЕТОВ; ОБРАЗЦЫ

Заготовки, созданные с помощью стандартного дизайнера отчетов системы управления документами и помещенные в служебное

Термины ОПТИМА – правка


ОТЧЕТОВ хранилище сервера документовПримечание 1. Дизайнер отчетов позволяет сформировать внешний вид отчета, задать упорядочивание и группировку данных по тем или иным значениям, сформировать итоговые значения для конкретных полей.Примечание 2. Данные для отчета могут выбираться из конкретных таблиц базы данных и с помощью запросов.Примечание 3. Макеты отчетов снабжаются механизмом, задающим критерий выборки диапазона документов и настраивающимся по передаваемым ему пользователями параметрам.

Силкова С.В.

МАРШРУТ ЗАДАЧИ

Список исполнителей по задаче с указанием последовательности и сроков выполнения заданий.

Directum 4.7

МАРШРУТИЗАЦИЯ ЗАДАНИЙ (в системе DocsVision)

способ доставки заданий исполнителю Примечание 1. В системе DocsVision различают 2 способа маршрутизации - On-line (размещение ярлыка карточки задания в персональной папке пользователя) и Off-line (пересылка задания по электронной почте). Допускается комбинация различных способов маршрутизации заданий. Содержимое Off-line заданий может быть зашифровано


МАРШРУТИЗАЦ одна из основных функций механизма шлюзов [Силков


ИЯ ИНФОРМАЦИИ И ССЫЛОК НА ОБЪЕКТЫ ВНЕШНЕЙ СИСТЕМЫ (в системе DocsVision)

системы DocsVision. Полученная из внешней системы информация может маршрутизироваться в бизнес-процессе DocsVision. Так, в задании участнику процесса может быть передана ссылка на нужный объект внешней системы, по которой может быть запущено соответствующее приложение и открыт этот объект. Или соответствующая информация может быть представлена пользователю в виде значений параметров задания, или в виде вложенного файла


МАССОВАЯ ОПЕРАЦИЯ

bulk oper-ation

методология выполнения одной и той же функции для более чем одной сущности одновременно с той же самой стартовой информацией

MoReq2010 (noun) a tech-nique defined by MoReq2010 for performing the same func-tion to more than one entity simultaneously with the same starting infor-mation

МАССОВЫЙ ИМПОРТ;ИМПОРТ

bulk importing

Процесс переноса в СУЭОД большого числа электронных официальных документов, обычно из других систем, и, как правило, включая их метаданные полностью или частично

Moreq2-2008


Примечание 1. Потоковое сканирование под это определение не попадает, т.к. на вход там поступают не электронные, а бумажные (материальные) документы

МАТЕРИАЛЬНОЕ ДЕЛО

physical file

Устройство для хранения материальных документов и материальных официальных документов.См. также: БУМАЖНОЕ ДЕЛО

Moreq2-2008;Функциональная спецификация PRO (приложение 1).

МАТЕРИАЛЬНЫЙ ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ

physical record

Официальный документ, хранящийся на материальном носителе вне СУЭОД и не управляемый ею непосредственно.Примечание 1: примерами являются бумажные официальные документы, официальные документы на микрофильмах, а также электронные официальные документы, хранящиеся на сменных носителях информации так долго, что официальные документы не могут управляться СУЭОД непосредственно.

Moreq2-2008

МЕНЕДЖЕР ПО УПРАВЛЕНИЮ

Работник организации, отвечающий за предоставление информации в рамках предметной



ДАННЫМИ области организацииМЕНЕДЖЕР РЕСУРСОВ

Служба, устанавливаемая на рабочие станции или сервер и обеспечивающая постоянное отслеживание состояния подключений к системе, а также фиксацию оповещения от других приложений системы об используемых ими ресурсах.


МЕСТО РЕГИСТРАЦИИ

Рабочее место (подразделение), где производится регистрация входящих/ исходящих/ внутренних документов. Место регистрации документов может быть одно для нескольких подразделений. По каждому месту регистрации создается отдельный список номенклатурных дел

Directum 4.7

МЕТАДАННЫЕ (в контексте управления документами)

metadata Данные, описывающие контекст, контент, структуру официальных документов и процесс управления ими во времениПримечание 1. Метаданные представляют собой набор атрибутов. Каждый атрибут характеризуется именем и типом данных. Метаданные настраиваются в справочниках СУЭОДПримечание 2. На практике метаданные используются также для описания классов, файлов и т.д.Примечание 3. некоторые модели базируются на концептуально отличных взглядах на определение

Moreq2-2008;ГОСТ Р 15489-1-2007 (приложение 7)


метаданных. Например, они могут рассматривать информацию протокола аудита всецело как метаданные

МЕТОД method операция, которая может быть выполнена процессом, приложением, другой системой, получающей доступ к API, которые обеспечивают функциональные возможности, строго соответствующие функции в спецификации MoReq2010

MoReq2010 (noun) An oper-ation that can be carried out by a process, appli-cation or other system access-ing an API that provides func-tionality exactly corresponding to a function in the MoReq2010 specification

МЕТОДИКА КОНТРОЛЯ НАД УПРАВЛЕНИЕМ ИНФОРМАЦИЕЙ

IGF Группа элементов, которые в совокупности обеспечивает эффективное управление информацией в рамках организацииПримечание 1. К этой группе относятся регламенты, процессы, стандарты, роли и обязанности сотрудников, средства и технологии поддержки, а также регулярное проведение аудитов для проверки соблюдения указанных политик и



стандартовМЕХАНИЗМ ПРАВ ДОСТУПА В СИСТЕМЕ DOCSVISION

в DocsVision реализована модель мандатного управления доступом, расширенная избирательным контролем доступа и концепцией пользователей и групп безопасностиПримечание 1. Модель мандатного управления доступом основывается на назначении каждому объекту (карточке или папке) и субъекту (пользователю) системы метки конфиденциальности. Так устанавливается уровень безопасности (уровень доступа). Все уровни безопасности упорядочиваются по доминированию, всего 5 уровней: самый низкий, низкий, средний, высокий, самый высокий Примечание 2. Дискреционное (избирательное) управление доступом - управление доступом субъектов к объектам на основе списков управления доступом или матрицы доступа. Для каждой пары «субъект-объект» задается явное перечисление допустимых типов доступа (чтение, изменение и т. д.). В рамках дискреционной безопасности реализованы модели контекстной и ролевой безопасности Примечание 3. Контекстная безопасность - управление доступом к объекту в зависимости от



состояния объекта, изменяется в ходе жизненного цикла Примечание 4. Ролевая безопасность - управление доступом к объекту на основании роли пользователя в системе

МЕХАНИЗМ ШЛЮЗОВ СИСТЕМЫ DOCSVISION

расширение workflow-подсистемы системы DocsVision, позволяющее интегрировать DocsVision с другими системами в рамках выполнения сквозных бизнес-процессов Примечание 1. Основные функции шлюзов:- мониторинг объектов внешней системы;- чтение данных из объектов внешней системы;- маршрутизация информации и ссылок на объекты внешней системы;- модификация данных во внешней системе


МИГРАЦИЯ Migration действие по перемещению документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.См. также: КОНВЕРТАЦИЯ

ГОСТ Р 15489-1-2007

МИКРОФОРМА microform

Микрофильм или микрофиша [Силков С.В.]

МНОГОСТРОЧНОЕ ПОЛЕ ВВОДА-ВЫВОДА

Поле регистрационной карточки, предназначенное для заполнения пользователями при регистрации документа



МОДЕЛЬ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА СУЭОД

ERMS life cycle model

структура, состоящая из процессов, работ и задач, включающих в себя разработку, эксплуатацию и сопровождение программного продукта, охватывающая жизнь СУЭОД от установления требований к ней до прекращения ее использования

[Силков С.В.] согласно ISO/IEC 12207:1995 Software lifecycle processes

МОДЕЛЬ ПРОЦЕССА

Предварительно сформированная схема движения документов с этапа на этап, отражающая очередность, взаимозависимость и назначение работ, выполняемых в соответствии с утвержденной технологией.


МОДИФИКАЦИЯ ДАННЫХ ВО ВНЕШНЕЙ СИСТЕМЕ (в системе DocsVision)

одна из основных функций механизма шлюзов системы DocsVision. Из бизнес-процесса DocsVision через шлюз может быть произведена модификация данных во внешней системе (это может быть новая запись или изменение какого-то поля в учетной системе, или публикация данных на портале и т.д.)


МОДИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТА

авторские и (или) редакторские процессы преобразования структуры и контента документаПримечание 1. Документ после его создания может проходит несколько фаз модификации, выполняемых различными процессами



(работниками, ПО)Примечание 2. В каждой фазе модификации документа должны быть доступны его синтаксические (форматные) описания, в соответствии с которыми: а) документ может быть модифицирован; б) поддерживается целостность документа; в) создается новая (редакционная) версия документаПримечание 3. Модель документа должна при этом поддерживать различные операции модификации (редактирование, структурное преобразование, удаление, композиция элементов, и др.). В модели документа должны быть средства определения синтаксических структур и ограничений целостности типа документа. Процессы модификации (редактирования) должны иметь механизмы доступа/ контроля к синтаксическим определениям

МОДИФИКАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

modification

авторские и редакторские процессы преобразования контента и (или) структуры электронного документа.Примечание 1: Электронный документ после его создания может проходить итерационные этапы его редактирования, исполняемого соответствующими процессами (работниками, ПО).



Примечание 2: На каждом этапе модификации используются синтаксические (форматные) описания электронного документа, в соответствии с которыми:- электронный документ может быть модифицирован;- поддерживается целостность электронного документа;- создается новая версия электронного документа

МОДУЛЬ ВВОДА ПО захвата документов с устройств вводаПримечание 1. Возможен захват со следующих устройств: из файловой системы, с факса и электронной почты.

Directum 4.7

МОДУЛЬ СИСТЕМЫ

Отделяемая, относительно самостоятельная часть системы, выполняющая определенный набор связанных функций

Directum 4.7

МОДУЛЬ УПАКОВКИ

ПО упаковки документов, поступающих с устройств ввода, в пакеты для отправки в конечную систему. В пакет, кроме документа, включается информация об устройстве, с которого получен документ, и информация о документе.

Directum 4.7

МОНИТОР РЕСУРСОВ

ПО постоянного автоматического отслеживания состояния подключений к системе и фиксации оповещения от других приложений системы об использовании ее ресурсов и происходящих



событияхМОНИТОРИНГ ОБЪЕКТОВ ВНЕШНЕЙ СИСТЕМЫ (в системе DocsVision)

одна из основных функций механизма шлюзов системы DocsVision. Благодаря специфическому набору функций и их параметров для каждой внешней системы, шлюз обнаруживает требуемую информацию или ее изменения в соответствии с заданными настройками мониторинга. При обнаружении определенной информации запускается соответствующий бизнес-процесс DocsVision


МУЛЬТИМЕДИЙНЫЕ АКТИВЫ

Rich media

Интерактивные цифровые мультимедийные ресурсы, представляющие динамические изображение при помощи аудиосредств, видеосредств, мультипликацииПримечание 1. В настоящее время термин применяется по отношению к любым нетекстовым цифровым данным

http://en.wikipedia.org/wiki/Rich_media

НАБОР СИНОНИМОВ

Набор взаимосвязанных терминов, которые при поиске рассматриваются как эквивалентныеПримечание 1. Наборы синонимов могут использоваться для привязки сокращений, вариантов написания (например, программа и программы) или для привязки академичных и общеупотребительных слов к системе классификации или тезаурусу.



НАВИГАТОР (в системе DocsVision)


НАВИГАТОР СИСТЕМЫ DOCSVISION

один из основных объектов DocsVision, предоставляющий пользователю интерфейс с On-line клиентом DocsVision, интегрированным в браузер Internet Explorer и обеспечивающим взаимодействие пользователя с системой DocsVisionПримечание 1. Навигатор обеспечивает пользователю возможность, в соответствии с его правами, доступа к объектам системы: создавать, удалять, просматривать, редактировать карточки документов и заданий, иерархию папок, справочники; осуществлять поиск необходимых документов в соответствии с заданными критериями; получать доступ к подсистеме маршрутизации; исполнять задания и поручения, необходимые для оборота документов и выполнения бизнес-процессов организацииПримечание 2. Папки Навигатора организованы в древовидную структуру, принципы построения которой зависят от потребностей организации и отражают ее организационную структуру: в корне дерева находятся папки самых крупных ее единиц



(входящих в ее состав филиалов / подразделений), внутри них располагаются папки более мелких, персональные папки работников - внутри папок самых мелких структурных единиц Примечание 3. Основные возможности просмотра карточек, предоставляемые Навигатором: сортировка; группировка; предварительный просмотр (без открытия карточки)

НАВИГАЦИЯ (в ECM-системе) процесс или возможность нахождения определенного контента внутри большей выборки путем обращения к пользовательскому интерфейсу системы классификации


НАДЕЖНОСТЬ Комплексное свойство систем сохранять во времени в установленных пределах значения всех параметров, характеризующих способность системы выполнять свои функции в заданных режимах и условиях эксплуатации.


НАДЕЖНОСТЬ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

Гарантии того, что если электронный документ хранится в СУЭОД, то он принадлежит этой системе и не был помещен туда неправомерно

Согласно ISO 15489

НАРОДНАЯ КЛАССИФИКАЦИЯ

Практика совместного структурирования информации с использованием свободно выбираемых ключевых слов



Примечание 1. Речь идет о группе людей, совместно и добровольно работающих над структурированием информации по категориям. В отличие от методов формальной классификации, это явление обычно возникает только в неиерархических сообществах, например на общедоступных веб-сайтах.

НАСЛЕДОВАНИЕ

inheri-tance

концепция приложения той же самой классификации к сущности- потомку таким же образом, как она была ранее применена к его агрегации-предку

MoReq2010 (concept) the concept of ap-plying the same classification to a child entity as has already been applied to its parent aggrega-tion

НАСЛЕДОВАНИЕ

inheritance

Принцип, согласно которому атрибутам метаданных объекта присваиваются значения аналогичных атрибутов «родительского» объекта одним из следующих способов: наследование при создании - нижестоящий (или «дочерний») объект принимает значения этих атрибутов в момент его создания; ретроспективное наследование - при модификации атрибута родительского объекта или изменении самого родительского объекта

Спецификация UK TNA (2002)


(например, при перемещении папки в структуре хранения данных, при котором папка получает новый родительский объект)

НАСЛЕДУЕМОЕ ПОЛЕ РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ ДОКУМЕНТА

Поле регистрационной карточки, заполняемое системой автоматически при создании на этапе обработки исходящего документа c категорией, отличной от категории входящего документа.Примечание 1. Значение наследуемого поля карточки исходящего c этапа документа копируется из соответствующего поля карточки входящего документа.


НЕАКТУАЛЬНЫЕ ВЕРСИИ ДОКУМЕНТА

Версии документа, обработка которых не требуется.Неактуальная версия документа доступна только для ознакомления, поэтому никакие модификации неактуальной версии документа, включая изменения системных свойств и заполнение регистрационной карточки документа, невозможны.Неактуальными являются версии следующих статусов:- Входящая необработанная версия;- Рабочая версия;- Версия, вернувшаяся на доработку;- Версия, находящаяся в обработке



НЕСАНКЦИОНИРОВАННЫЙ ДОСТУП К ИНФОРМАЦИИ; НСД К ИНФОРМАЦИИ

Доступ к информации, произведенный с нарушением правил разграничения доступа с применением штатных средств вычислительной техники или автоматизированных систем

Термины ОПТИМА – правка Силкова С.В.

НЕСТРУКТУРИРОВАННОЕ ДЕЛО

non-case file

Любое дело, не являющееся досье. Moreq2-2008

НЕСТРУКТУРИРОВАННЫЕ ДАННЫЕ

Non-structured data

Информация без четко определенной структуры, предназначенная для чтения и использования людьмиПримечание 1. Информация, создаваемая в офисных приложениях (текстовые редакторы и программы создания презентаций), считается неструктурированной


НЕУПРАВЛЯЕМЫЙ КОМПОНЕНТ

unman-aged com-ponent

компонент, артефакт которого является физическим, включая бумажные документы, либо цифровым, но сохраняемым на физических носителях информации (CD/DVD-диски, магнитная лента, микроформа) либо сохраняемым другой системой (приложением), непосредственно не находящимися под управлением данной MCRSСм. также: КОМПОНЕНТ

MoReq2010

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их



хранения, оформленный в установленном порядкеПримечание 1. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел Примечание 2. Номенклатура дел является классификационным справочником и используется при построении ИПС

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Preservation

Процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности электронных документов в течение времени

ГОСТ Р 15489-1-2007

ОБЛАДАТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ

лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам


ОБМЕН МГНОВЕННЫМИ СООБЩЕНИЯМИ

Способ мгновенной связи между двумя или несколькими людьми по сети, например по сети Интернет, который отличается от электронной почты тем, что общение может происходить в режиме реального времени

http://en.wikipedia.org/wiki/Instant_messaging

ОБОБЩЕННАЯ ЛОГИЧЕСКАЯ СТРУКТУРА

generic logical structure

- определяет правила генерации конкретных (специфических) логических структур документа;- характеризует общие аспекты определенного



ДОКУМЕНТА; ОЛС ДОКУМЕНТА

класса документов (класс «деловые письма», класс «приказы» и т.д.)

ОБОБЩЕННАЯ МАКЕТНАЯ СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА; ОМС ДОКУМЕНТА

generic layout structure

определяет общие аспекты класса документов, связанные с его макетным представлением (например, представление адресной части в деловом письме)


ОБРАБАТЫВАЕМЫЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ

process-able record

базовое понятие архитектуры электронного документа, фиксирующее такие свойства документа, как возможность внесения изменений и редакторских правок, направленность этой формы на переход к фазе макетированияПримечание 1. Обрабатываемый документ создается в фазе редактирования и содержит всю информацию, определяющую структуру документа, и все управляющие поля, необходимые для выполнения процесса макетирования.


ОБРАБОТКА ФОРМ

Сканирование форм на бумажных носителях для извлечения необходимых данных.


ОБРАБОТЧИК Приложение, вызываемое системой для обработки информационного объекта, в соответствии с его типом, определенным категорией.


ОБРАЗ rendition (существительное) Воспроизведенный Moreq2-


ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

электронный официальный документ или компонент с использованием одного или несколько формата файла(ов), отличного от исходного формата файла(ов) Примечание 1. Преобразовывать (render) - это создавать образ, изображение бумажного документа, полученное в результате сканированияПримечание 2. Процесс преобразования обычно производится с целью сохранения электронных официальных документов, а именно чтобы свести к минимуму риск утраты доступа к их содержанию со временем. Например, официальные документы, созданные в патентованных (непубличных, редких) форматах файлов, могут быть сохранены как образы в стандартном формате, таких как PDF/A или XML. Процесс преобразования официального документа означает преобразование некоторых или всех его компонентов. После преобразования, официальный документ может содержать то же количество компонентов, что и до него, а может содержать иное число компонентов

2008

ОБЩАЯ МОДЕЛЬ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

В рамках данной модели предполагается, что:1) документ - это композит текста, графики, фотографических элементов, аудиоданных, видеоданных;



2) каждый пользователь системы управления документами работает с некоторым документом:- полученным из системы- отправителя;- ранее созданным (другим) пользователем;- компонуемым из набора имеющихся документов;3) над документом выполняются базовые операции обработки:- процесс редактирования;- процесс макетирования;- отображения;- обмена

ОБЩИЙ ПОИСК поиск информационных объектов, позволяющий одновременно искать объекты разного типа по следующим критериям:- тексту и (или) карточке объекта;- автору/инициатору;- дате создания/старта;- пользователю, который редактировал объект;- дате редактирования объекта

Directum 4.7

ОБЪЯВЛЕНИЕ О БЛОКИРОВКЕ ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ

Процесс определения того, что внесение изменений в содержимое документа (и некоторые атрибуты его метаданных) блокируется, поскольку документ официально переходит в ведение организации и таким образом объявляется в качестве записи


ОБЯЗАТЕЛЬНОС (в контексте метаданных) атрибут фрагмента Глоссарий


ТЬ данных (обычно элемента или уточнения), указывающий, является ли его наличие обязательным или необязательным

по ECM

ОБЯЗАТЕЛЬСТВО ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Этап правового спора, в течение которого противоположные стороны собирают доказательства и предъявляют их друг другу до передачи дела в судебные инстанцииПримечание 1. Применимо не во всех юрисдикциях


ОДНОСТРОЧНОЕ ПОЛЕ ВВОДА-ВЫВОДА

Поле регистрационной карточки документа, предназначенное для заполнения пользователями при регистрации документа.


ОПЕРАТОР ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах данных.


ОПЕРАЦИОННАЯ СРЕДА;ОПЕРАЦИОННОЕ ОКРУЖЕНИЕ

operating environment

логические, программные и аппаратные средства пользователей СУЭОД для создания (модификации) и организации электронных документов, файлового хранения, поиска электронных документов, их передачи другим пользователям СУЭОД или за ее пределы, отображения электронных документов на экранах мониторов пользователей или серверах печати


ОПИСАНИЕ Описание контента из определенного источника http://


КОНТЕНТА Примечание 1. К описаниям относятся резюме, оглавление, ссылка на графическое представление контента, описание контента в свободной текстовой форме и т. д.

dublincore.org

ОПИСЬ ДЕЛ;ОПИСЬ

repertory Список существующих заголовков дел для нижележащих уровней схемы классификации.

Moreq2-2008

ОПОВЕЩЕНИЕ Информирование пользователей о совершенных в СУЭОД событиях (операциях, действиях)


ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЭЛЕМЕНТА

element definition

сущность, определяющая элемент метаданныхПримечание 1. Определения элемента используются для построения шаблонов

MoReq2010 (entity) an entity that defines a metadata ele-ment. Element definitions are used to con-struct templates

ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Совокупность документов, определяющих организационную структуру объекта и системы информатизации, деятельность в условиях функционирования системы, правила представления и использования результатов функционирования системы


ОРГАНИЗАЦИЯ РАЗВИТИЯ ДУБЛИНСКОГО ЯДРА И

Dublin Core Metadata Initiative

Организация, чья деятельность направлена на широкое распространение совместимых стандартов метаданных и разработку таких словарей метаданных для описания ресурсов, которые

http://dublincore.org


СТАНДАРТИЗАЦИИ МЕТАДАННЫХ

позволяют создавать более интеллектуальные системы извлечения информации

ОСНОВНЫЕ КАРТОЧКИ СИСТЕМЫ DOCSVISION

в состав основных карточек системы DocsVision входят следующие карточки:- карточка файла, предназначенная для работы с отдельными файлами;- карточка Входящий документ, предназначенная для работы с входящими документами;- карточка Исходящий документ, предназначенная для работы с исходящими документами;- карточка Внутренний документ, предназначенная для работы с документом, имеющим хождение внутри организации (например, внутренним распоряжением);- карточка Универсальный документ, предназначенная работы с документом и редактирования карточки произвольного вида, с произвольным набором вкладок, атрибутов и полей, включая стандартные элементы структуры карточек DocsVision;- карточка Задача, предназначенная для описания совокупности и последовательности исполнения заданий (исполнители, содержание, сроки, контроль и пр.) по выполнению работ, в том числе



по исполнению документов;- карточка Задание, предназначенная для описания задания конкретному исполнителю в рамках задачи или бизнес-процесса;- карточка Согласование, предназначенная для автоматизации процесса согласования проектов документов;- карточка Бизнес-процесс, предназначенная для формального описания бизнес-процессов, имеющих место в организации, в целях автоматизации наиболее важных их аспектов, включая контроль дат начала и завершения, а также проверку исполнения;- карточка Сообщение, предназначенная для хранения какого-либо сообщения и ссылки на карточку документа, в связи с которой было создано сообщение;- карточка Бизнес-календарь, которая создается, если организация (ее отдельные работники) имеют нестандартный график работы

ОСОБО ВАЖНЫЙ ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ

vital record

официальный документ, существенно важный для функционирования и (или) выживания организации во время и (или) после чрезвычайной ситуации

Moreq2-2008

ОСТАТОЧНЫЕ metadata Подмножество метаданных документа, Moreq2-


МЕТАДАННЫЕ stub сохраненных после его отбора и перемещения (в т. ч., уничтожения), которые являются свидетельством того, что документ существовал и был должным образом перемещен или уничтожен

2008

ОТБОР И ПЕРЕДАЧА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

disposition

процессы и операции, связанные с реализацией управленческих решений, зафиксированных в перечнях электронных документов или других инструментах управления ими, и относящиеся к передаче электронных документов, их уничтожению или направлению в архив электронных документов в соответствии с порядком хранения, отбора и передачи и другими нормативными правовыми документами, регламентирующими управление электронными документами


ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА РАЗРАБОТКУ ДОКУМЕНТА

Лицо (работник или структурное подразделение), ответственное за организацию работы над проектом документа, в обязанности которого входит подготовка проектов документа, заключающаяся в определении целей создания документа, перечня лиц (организаций), необходимых для дальнейшей работы с документом


ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА ХРАНЕНИЕ

custodian лицо (работник, подразделение организации), в чьем владении находится официальный документ

Moreq2-2008


ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА (АГРЕГАЦИИ)

(агрегация)

ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ

Работник, подотчетный лицу, осуществляющему контроль по пункту нормативного распорядительного документа, о выполнении своего задания


ОТКРЫТАЯ СИСТЕМА

Open system

Система, обеспечивающая взаимодействие и мобильность приложений, данных и персонала с помощью согласованного набора стандартов и спецификаций, которые определяют интерфейсы, службы, протоколы и форматы.


ОТКРЫТЫЙ opened Определяет дело, раздел, том, файл, хранилище, которые еще не закрыты и в которые можно помещать дополнительные официальные документы

Moreq2-2008

ОТКРЫТЬ open Процесс создания нового дела, раздела, тома, файла, хранилища, способного принимать дополнительные официальные документы

Moreq2-2008

ОТЧЕТ report Информация о состоянии каких-либо объектов СУЭОД, полученная путем выборки из БД и представленная в определенной форме, заданной макетом отчета


ОФИЦИАЛЬНЫЙ record Информация, составленная, полученная и Moreq2-


ДОКУМЕНТ сохраняемая как свидетельство организацией или лицом в соответствии с требованиями закона или бизнесаПримечание 1: Могут применяться также местные национальные определения.Примечание 2: официальный документ может включать в себя один или несколько документов (например, когда один из документов содержит приложение), которые могут быть на любых носителях и в любых форматах. Вследствие этого он может состоять из одного или более компонентов. В дополнение к содержательной части документа (ов), официальный документ должен включать контекстуальную информацию и, если применимо, структурированную информацию (например, информацию, описывающую компоненты официального документа). Ключевое свойство официального документа есть его неизменностьПримечание 3. Как электронные официальные документы, так и материальные официальные документы могут управляться СУЭОД Примечание 4. Ср. определение термина официальный документ (по ГОСТ Р 51141-98) - документ, созданный юридическим или физическим

2008;ISO 15489 (приложение 7)


лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.Как вариант местного национального определения - документ, созданный физическим, должностным или юридическим лицом, оформленный, удостоверенный и сохраняемый в установленном порядкеНа вопрос - может ли негосударственная организация издавать официальные, юридически сильные, документы или это прерогатива госорганов - судебная система РФ на основе положений права РФ считает, что нет

ОФОРМЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

presentation (drawing up)

проставление необходимых реквизитов электронного документа в соответствии с установленными правилами документирования и регламентом работы в СУЭОД организации


ПАКЕТНЫЙ ИМПОРТ; ПАКЕТНАЯ ЗАГРУЗКА

Автоматическая передача больших объемов электронной документации и (или) информации из файловой системы сетевого хранилища, предыдущей версии системы или иного источника в ECM-систему


ПАПКА (в системе Directum)

Структурная единица системы DIRECTUM, позволяющая объединить ссылки на электронные документы, задачи, задания, компоненты и другие папки. Сама папка также может входить в

Directum 4.7


содержимое папки более высокого уровня.ПАПКА (в системе DocsVision)

объект иерархической системы, обеспечивающий упорядоченное хранение карточек, ярлыков и ссылок (URL)


ПАПКА-ДЕЛЕГАТ (в системе DocsVision)

пользовательская папка, представляющая собой ссылки на любые другие пользовательские папки и их содержимое; если необходимо дать пользователю доступ к папке, находящейся в таком месте иерархии, куда ему запрещен доступ, не изменяя при этом его прав, можно создать папку-делегат в любой папке, к которому у пользователя есть права доступа - например, в его персональной папке Примечание 1. Помимо этого, представление, установленное по умолчанию для отображения содержимого папки-делегата, может отличаться от представления делегирующей папки.


ПАРАЛЛЕЛЬНОЕ ИСПОЛНЕНИЕ ЗАДАНИЯ (в системе DocsVision)

исполнение задания, при котором всем указанным исполнителям направляются карточки с одинаковым заданием, которое каждый из них должен исполнить


ПАРАМЕТРИЧЕСКИЙ ПОИСК

Поиск по значениям метаданныхПримечание 1. Параметрический поиск позволяет создавать запросы и извлекать контент на основе



указанных пользователем значений метаданных. Например, запрос «вызвать все документы, опубликованные с января 2007 года по январь 2008 года» является параметрическим; в нем используется атрибут метаданных «Дата публикации».

ПЕРЕДАЧА ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ

transfer Процесс переноса завершенных производством электронных дел вместе с их метаданными в другую систему.Примечание 1: электронные дела могут также перемещаться совместно с другими делами в составе класса в схеме классификации в целях перемещения дел в архив электронных документовПримечание переводчика: перемещение также осуществляется в ведомственный архив или на государственное хранениеСм. также ЭКСПОРТ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Moreq2-2008

ПЕРЕДАЧА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ (в отношении способа хранения)

transfer изменение способа хранения электронных документов, права собственности и (или) ответственности за них


ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ

transfer перемещение электронных документов из одного места размещения в другое



ДОКУМЕНТОВ (в отношении места хранения)ПЕРЕНОСИМЫЙ АРХИВНЫЙ ДОКУМЕНТНЫЙ ФОРМАТ

PDF/A; PDF/Archival

Ограниченная форма формата Adobe PDF, предназначенная для долгосрочного архивного хранения многостраничных документов

Библиотека Конгресса США;ISO 19005

ПЕРЕНОСИМЫЙ ФОРМАТ ДОКУМЕНТОВ

Portable Document Format;PDF

кроссплатформенный формат электронных документов.Примечание 1: PDF предназначен, в основном, для представления в электронном виде двумерной информации и полиграфической продукции. Дополнения, касающиеся обработки трехмерной информации, находятся в процессе разработкиПримечание 2: PDF является открытым стандартом ISO/DIS 32000 от 01.07.2008


ПЕРЕПРОФИЛИРОВАНИЕ

Использование или преобразование для использования в другом формате или продукте с новой целью или для распространения посредством нового каналаПримечание 1. Например, «выпуск книги на компакт-диске».

Словарь The American Heritage Dictionary of the English Language (2000)

ПЕРСОНАЛИЗАЦИЯ

Одна из задач управления контентом, при которой контент отбирается или реструктурируется с

Словарь OPEN

http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9E%D1%82%D0%BA%D1%80%D1%8B%D1%82%D1%8B%D0%B9_%D1%81%D1%82%D0%B0%D0%BD%D0%B4%D0%B0%D1%80%D1%82

http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9E%D1%82%D0%BA%D1%80%D1%8B%D1%82%D1%8B%D0%B9_%D1%81%D1%82%D0%B0%D0%BD%D0%B4%D0%B0%D1%80%D1%82


учетом конкретных пожеланий и потребностей каждого отдельного пользователя или группы взаимосвязанных пользователей

Process Framework, http://www.opfro.org

ПЕРСОНАЛЬНАЯ ПАПКА РАБОТНИКА (в системе DocsVision)

отмеченная специальным значком пользовательская папка, в которую попадает работник при загрузке DocsVision Примечание 1. При получении работником карточек заданий и выполнении над ними определенных действий - взятие задания в работу, завершение его выполнения или, напротив, осуществлении контроля над выполнением задания другими работниками, в персональной папке пользователя автоматически создаются пользовательские папки В работу, Завершенные, На контроле, в которые перемещаются задания с соответствующим статусом Примечание 2. Кроме персональной папки, пользователю доступны (в зависимости от его прав) другие папки, предназначенные для общего использования и содержащие, например, шаблоны документов


ПЛАН Детализированный перечень мероприятий с указанием исполнителей и сроков исполнения для обеспечения выполнения задач, поставленных в

Термины ТУСУР - правка

http://www.opfro.org/

http://www.opfro.org/


приказе, решении, распоряжении Силкова С.В.

ПЛАТФОРМА Аппаратно-программный ресурс для функционирования информационной системы


ПОБИТОВАЯ ПРОВЕРКА

Методика выявления и исправления повреждений, вызванных появлением дефектов в носителе информацииПримечание 1. В основе этого метода лежит постоянная сверка копий друг с другом, а также обновление копий, в которых обнаруживаются ошибки.


ПОДЛИННЫЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ

authentic electronic record

Подлинным считается такой электронный документ, для которого доказано, что он: имеет содержание, заявленное его создателем или отправителем; был создана или отправлен лицом, которое указано его создателем или отправителем; был создана и отправлен в то время, которое указано

ISO 15489

ПОДОКУМЕНТНАЯ ОБРАБОТКА

Способ обработки, при котором каждый полученный службами файл или письмо считается документом

Directum 4.7

ПОДОТЧЕТНОСТЬ

accountability

принцип, в соответствии с которым частные лица, организации и общество ответственны за свои действия

ГОСТ Р 15489-1-2007

ПОДРАЗДЕЛ Интеллектуально выделенная часть файла Глоссарий


ФАЙЛА по ECMПОДСЧЕТ КОНТРОЛЬНОЙ СУММЫ

Методика выявления и исправления повреждений, вызванных появлением дефектов в носителе информацииПримечание 1. В основе этой методики лежит постоянная проверка контрольных сумм, а также замена новыми копиями тех копий, в которых обнаруживаются ошибки.


ПОДШИВКА ДОКУМЕНТОВ

Специальный информационный объект, предназначенный для обработки и хранения множества документов, объединенных в иерархическую структуру в виде многоуровневого дерева папок.


ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Процессы нахождения требуемой пользователю документированной информации по ее формальным атрибутам (автор документа, дата, тип документа, и т.п.) и смысловым (содержательным) аспектамПримечание 1. Модель документа должна при этом поддерживать формальные атрибуты, содержательные признаки и ограниченные контекстные зависимости для поиска документированной информации по запросам пользователей Примечание 2. Так как поисковые операции



инициируются пользователями на их рабочих станциях, а выполняться могут на распределенных БД, то модель документа должна при этом поддерживать распределенные модели поиска: логическое отделение процессора запросов от процессоров поиска; удаленный доступ к БД; параллельный поиск более чем в одном узле сетиПримечание 3. Обычно поиск осуществляется по индексам, подготовленным при помощи сервера индексирования, в соответствии с запросами клиентских модулей

ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА

Search engine

ПО поиска информации, хранящейся в компьютерной системе (например, в Интернет или персональном компьютере)


ПОИСКОВЫЙ ОБРАЗ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

access points (needed to electronic record retrieve)

совокупность характеристик электронного документа, выраженная на ИПЯ и применяемая для поиска электронного документаСм. также: ВЫЯВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ


ПОЛЕ ВВОДА Специально выделенная область регистрационной карточки, предназначенная для ввода информации


ПОЛЕ ВЫВОДА Специально выделенная область регистрационной карточки, предназначенная для индикации значения свойства документа



ПОЛЕ ССЫЛКИ Поле регистрационной карточки, предназначенное для построения гиперссылочной связи между любыми карточками и отображения значений полей связанных карточек.


ПОЛЕ-СПИСОК Поле регистрационной карточки, предназначенное для ведения списка значений, выбираемых из строго определенных словарей


ПОЛНОМОЧНЫЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ

authorised user

авторизованный в СУЭОД пользователь, наделенный ею определенным заранее набором полномочий (профилем), который может составлять роль пользователя


ПОЛНОТА ВЫБОРКИ

Отношение количества релевантных объектов, извлеченных механизмом поиска, к общему количеству релевантных объектов в области поиска


ПОЛНОТЕКСТОВЫЙ ПОИСК; КОНТЕКСТНЫЙ ПОИСК

Поиск документов по содержащемся в их тексте словам, словоформам, фразам («контексту») с применением поисковых машин и серверов индексирования


ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ (в узком смысле)

user известный системе пользователь, который аутентифицирован и имеет возможность получить доступ к MCRS

MoReq2010 (noun) a known user of the sys-tem who is au-thenticated and able to access the MCRS


ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ СУЭОД (в широком смысле)

user Любое лицо, использующее СУЭОД.Примечание 1. Это понятие может включать (в числе прочего) администраторов, сотрудников организации, представителей общественности и внешних организаций, например, аудиторов.Примечание 2. Пользователь может как иметь роли, так и быть членом групп.Примечание 3. Каждый пользователь имеет в системе уникальную идентификацию

Moreq2-2008

ПОРТАЛ ОРГАНИЗАЦИИ

Парадигма создания ПО пользовательского интерфейса и среда разработки, нацеленная на предоставление единой точки доступа пользователей к информации и приложениям посредством стандартного Web-интерфейса браузераПримечание 1. Т.о,, в единой точке доступа объединяются контент, пользователей, процессы


ПОРУЧЕНИЕ Задание, сформулированное в пункте распорядительного документа, с назначением ответственных за его выполнение работников (исполнителей, ответственного исполнителя, контролера)


ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ, ОТБОРА И

retention and dispositio

формальный регламент, определяющий срок хранения и последующие действия по отбору и передаче, назначенные для официальных

Moreq2-2008;Глоссарий


ПЕРЕДАЧИ n schedule документов, описываемые в виде графика работ по хранению документов Национальных Архивов Австралии

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОЕ ИСПОЛНЕНИЕ ЗАДАНИЯ (в системе DocsVision)

исполнение задания, при котором карточки задания рассылаются исполнителям в соответствии со списком, указанным в параметрах настройки; каждому следующему исполнителю задание приходит только после завершения задания предыдущим


ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ БАЙТОВ

Bytestream

Последовательность байтов (каждый из которых состоит из 8 битов), которая может рассматриваться как частный случай бинарной последовательности

http://en.wikipedia.org/wiki/Bytestream

ПОСТУПИВШИЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ

электронный документ, поступивший (захваченный) в СУЭОД организацииСм. также: ВХОДЯЩИЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ


ПОТОЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ

Способ обработки, при котором каждый полученный службами ввода файл или письмо считается страницей документа.

Directum 4.7

ПРАВА Совокупность операций, разрешенных Термины


ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ пользователю по отношению к приложениям системы управления документами и их функциональным возможностям

ОПТИМА

ПРАВО АДРЕСАЦИИ

Предоставление пользователю возможности использовать конкретные хранилища для рассылки в них версий документов, обрабатываемых в рамках свободной маршрутизации


ПРАВО ДОСТУПА

Предоставление пользователю возможности просмотра и обработки содержимого конкретных хранилищ


ПРАВОВАЯ ДОПУСТИМОСТЬ

Приемлемость / неприемлемость чего-либо в качестве доказательства при разбирательстве в судеПримечание 1. Иногда этот термин ошибочно используют для обозначения доказательной значимости


ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ

действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц


ПРЕДОТВРАЩЕНИЕ ПЕРЕМЕЩЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Electronic records disposal hold

нормативный акт, направленный на предотвращение несанкционированных передач и (или) уничтожений официальных электронных документов



ПРЕДПИСАНИЕ документ, содержащий законное распоряжение должностного лица своим подчиненным о выполнении изложенных в нем требований


ПРЕДСТАВИТЕЛЬ ВЛАСТИ

должностное лицо, обладающее правом предъявлять юридически властные требования и применять меры административного воздействия к юридическим и физическим лицам, не находящимся в его подчинении по службе


ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

presentation

Визуальное и (или) аудио- воспроизведение (публикация) образа электронного официального документа, обеспеченное при помощи СУЭОД, к которому пользователь может обратиться.Примечание 1: это может включать экранный показ, напечатанные, аудио- и мультимедиа- представления.Примечание 2: точная сущность представления может определяться программным и аппаратным обеспечением. Обычно различные представления одного и того же официального документа могут отличаться в деталях в зависимости от параметров фонта, длины строки, разбивки на страницы, разрешения печати или экрана, глубины цвета, палитры и т.п. В большинстве случаев эти различия

Moreq2-2008


допустимы. Однако в некоторых случаях следует более внимательно относиться к подобным эффектам, эти случаи не рассматриваются в данной спецификации

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ (в системе DocsVision)

presentation

интерактивный отчет - табличная форма один из возможных вариантов отображения информации, содержащейся в карточках выбранной папки Примечание 1. После установки система содержит только одно представление данных - дайджест, включающий тип карточки; описание основной информации о карточке, формируемое системой в зависимости от ее типа (для карточки документа оно включает, в частности, тему документа и его номер); дату создания карточки и внесения в нее последних изменений Примечание 2. В процессе функционирования система позволяет создавать представления, выводящие в табличной форме содержание полей карточек, одновременно сортируя и группируя их в соответствии с требованиями. В них можно отобразить: информацию, которая хранится либо непосредственно в карточке (в одной из ее секций), либо в некоторой секции другой, связанной с исходной, карточки (например, данные по заданиям порожденным из данной карточки); отображаемое



значение из пользовательского свойства карточки; системную информацию о карточке (дату создания, дату изменения, системную тему и т.п.); информацию о ярлыке (режим открытия, дату изменения и т.п.); данные, которые не хранятся непосредственно ни в каких карточках (ни в исходной, ни в связанных), однако могут быть вычислены по некоторым правилам (вычисляемые поля) Примечание 3. Представление может быть выведено на печать или экспортировано в Microsoft Excel для дальнейшей обработки, в т. ч. по настроенному шаблону

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ КОНТЕНТА

Создание экранного («изображения») или печатного представления контента; может также подразумевать воспроизведение звуковых или видеофайлов

Moreq2-2008

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

electronic record presentation;electronic record rendition

процессы отображения контента и внутренней структуры электронного документа в его внешнее представление для пользователя.Примечание 1. Информация, необходимая для этого, должна содержаться в модели документаПримечание 2. Процесс отображения должен полностью соответствовать сетевой структуре (подготовка вывода на рабочих станциях;



макетирование вывода на отдельных фрагментах документа; полный вывод на прин-серверах (мониторах поользователей)Примечание 3. Модель документа должна при этом поддерживать формализованное описание внешнего отображения документа - макет документа, в котором должны унифицированно и аппаратно-независимо моделироваться атрибуты представления (страницы и их размеры, расположение текстовых и графических блоков, стилевые характеристики, и т.п.)Примечание 4: Необходимо обеспечить полное соответствие указанных процессов сетевой структуре СУЭОД - подготовка вывода электронного документа на клиентских местах, макетирование вывода на отдельных компонентах электронного документа, полный вывод электронного документа на экранах мониторов пользователей или серверах печатиПримечание 5. В английском эквиваленте настоящего термина слово rendition применено в контексте визуальное воспроизведение

ПРЕОБРАЗОВЫВАТЬ

render процесс создания образаСм. также: ОБРАЗ / RENDITION

Moreq2-2008


ПРИЛОЖЕНИЕ «АДМИНИСТРАТИВНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО» СИСТЕМЫ DOCSVISION

автоматизированная подсистема административного делопроизводства, предназначенная для автоматизации организационной деятельности, связанной с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учетом документов, выполнением заданий, контролем исполнительской дисциплины, удаленного доступа к документам из подведомственных агентств и служб, взаимодействием с информационными системами других организаций


ПРИЛОЖЕНИЕ «УПРАВЛЕНИЕ АРХИВОМ ДОКУМЕНТОВ» СИСТЕМЫ DOCSVISION

автоматизированная подсистема управления архивом, которая предназначена для автоматизации процессов формирования, учета выдачи-возврата и хранения дел, содержащих бумажные экземпляры документов, вышедших из оперативного делопроизводства, и применяется для:1) создания архива электронных документов организации;2) автоматизации деятельности работников архивной службы организации;3) автоматизации деятельности работников служб ДОУ в части ведения номенклатуры дел, а также формирования и оформления дел для последующей их передачи на архивное хранение



ПРИЛОЖЕНИЕ С НЕОДНОРОДНЫМ КОНТЕНТОМ

Mashup Веб-страница или приложение, в котором используются данные из двух и более онлайн- источников. В качестве таких источников обычно используются другие веб-сайты, содержащиеся на которых данные разработчик может получать разными способами, например: через API, XML-каналы или с помощью анализа экранных данных. Такие приложения часто создаются с использованием программных интерфейсов API, что обеспечивает разнообразные способы просмотра связей между этим приложением с неоднородным контентом и интерфейсами API, использованными при его создании

http://www.programmableweb.com/faq

ПРИЛОЖЕНИЕ; ПРИКЛАДНАЯ ПРОГРАММА

Выделяемая часть прикладного ПО, состоящая из собственно программы, данных и документации


ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ

Concept of Operations; ConOps

Документ высокого уровня, составляемый в начале проекта по внедрению ECM-системы, который закладывает общее представление об организации, использующей систему управления контентом, а также некоторые ее важнейшие составляющие

Стандарт IEEE 1362

ПРОВЕРКА (в контексте управления

этап в цикле создания документа Глоссарий по ECM


документами)ПРОВЕРКА (в контексте управления информацией об операционной деятельности)

исследование тома или файла для принятия решения о том, возможна ли в данный момент ликвидация, которая ранее была невозможна (т.е. следует ли его уничтожить или перенести в архив), или требуется сохранить этот том/файл до следующей, более поздней проверки


ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ РАБОЧИХ ГРУПП

Прикладное ПО совместной работы групп людей [Силков С.В.]

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ; ПО

Совокупность программ на носителях информации с программной документацией


ПРОЕКТ ВЕРСИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

draft неутвержденная версия электронного документа, созданная на одном из этапов его подготовки к изданию


ПРОЕКТИРОВАНИЕ (один из основных этапов внедрения системы DocsVision)

разработка и документирование проектных решений по системе DocsVision, описывающих вид и поведение каждой составляющей решения и решения в целом, прототипирование


ПРОМЕЖУТОЧНАЯ ВЕРСИЯ ДОКУМЕНТА

Статус версии документа, присваиваемый рабочей версии в момент создания новой версии данного документа.



ПРОСМАТРИВАТЬ

browse процесс, посредством которого пользователь переходит от одной сущности к другой, с ней связанной, без необходимости применения средств поиска следующей сущности

MoReq2010 (verb) a process whereby a user changes focus from one related entity to another without having to use the search facility to find the next entity

ПРОТОКОЛ АУДИТА

audit trail Информация о транзакциях или иных действиях, которые оказывают влияние на сущности или изменяют их (например, элементы метаданных), хранимая в достаточно детализированном виде, чтобы обеспечить реконструкцию выполненных действий.Примечание 1: Протокол аудита состоит в основном из одного или более списков или базы данных, которые представлены в человекочитаемой форме.Примечание 2: Списки могут создаваться автоматически компьютерной системой (для системных транзакций) или вручную (для действий, выполняемых вручную); но данная спецификация фокусирует внимание на первом.

Moreq2-2008

ПРОФИЛЬ record информация, описывающая документ в целом, а [Силков


ДОКУМЕНТА; ПД

profile также определенные управляющие признакиПримечание 1. В ПД указываются данные о структуре документа и типах контента Примечание 2. ПД может быть отделен от документа и передан в другой компьютер, например для интерпретации ПД и принятии решения о дальнейшей обработке

С.В.]

ПРОФИЛЬ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

user profile

Набор разрешений, предоставляемых пользователю, группе, роли

Moreq2-2008

ПРОЦЕСС АТТЕСТАЦИИ СУЭОД

Процесс аттестации СУЭОД определяет работы (заказчика, поставщика, независимой стороны) по аттестации СУЭОДПримечание 1: Данный процесс относится к вспомогательным процессам жизненного цикла СУЭОД


ПРОЦЕСС АУДИТА СУЭОД

процесс аудита СУЭОД определяет работы по определению соответствия требованиям, планам и договору.Примечание 1: Данный процесс может использоваться двумя любыми сторонами, когда одна из сторон (проверяющая) контролирует программные продукты или работы другой стороны (проверяемой).



Примечание 2: Данный процесс относится к вспомогательным процессам жизненного цикла СУЭОД

ПРОЦЕСС ВЕРИФИКАЦИИ СУЭОД

процесс верификации СУЭОД определяет работы (заказчика, поставщика или независимой стороны) по верификации СУЭОД по мере реализации программного проекта.Примечание 1: Данный процесс относится к вспомогательным процессам жизненного цикла СУЭОД


ПРОЦЕСС ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ СУЭОД

Процесс документирования СУЭОД определяет работы по описанию информации, выдаваемой в процессе жизненного цикла СУЭОД.Примечание 1: Данный процесс относится к вспомогательным процессам жизненного цикла СУЭОД


ПРОЦЕСС КОНФИГУРАЦИИ СУЭОД

Процесс управления конфигурацией СУЭОД определяет работы по управлению конфигурацией системы (установкой и настраиванием ее параметров).Примечание 1: Данный процесс относится к вспомогательным процессам жизненного цикла

[Силков С.В.] согласно ISO/IEC 12207:1995 Software


СУЭОД lifecycle processes

ПРОЦЕСС МАКЕТИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

layout process

интерпретация всех управляющих полей, необходимых для выполнения процесса макетирования, и создание форматированного документаПримечание 1. Фактически, процесс представляет собой создание странично-ориентированного макета содержания документа, т.е. отображение содержания и формата документа в виде, предназначенном для последующего воспроизведения Примечание 2. В результате процесса макетирования может быть создан документ в одной из двух форм:- документ, который не может подвергаться изменению и который может быть использован для получения его отображения. Такой документ должен иметь форматированную форму; - документ в форматированной обрабатываемой форме, который может быть изменен и использован как в процессе получения его изображения, так и в процессе его макетирования и (или) редактирования


ПРОЦЕСС процесс обеспечения качества СУЭОД определяет [Силков


ОБЕСПЕЧЕНИЯ КАЧЕСТВА СУЭОД

работы по объективному обеспечению того, чтобы программные продукты и процессы соответствовали требованиям, установленным для них, и реализовывались в рамках утвержденных планов.Примечание 1: В качестве методов обеспечения качества СУЭОД могут использоваться совместные анализы, аудиторские проверки, верификация и аттестация СУЭОДПримечание 2: Данный процесс относится к вспомогательным процессам жизненного цикла СУЭОД

С.В.] согласно ISO/IEC 12207:1995 Software lifecycle processes

ПРОЦЕСС ОБМЕНА ДОКУМЕНТАМИ

communi-cating process

передача документов по каналам связи вычислительных сетей


ПРОЦЕСС ОТОБРАЖЕНИЯ

imaging process

завершающий процесс обработки электронного документа, в котором генерируется образ документа, предназначенный для восприятия человеком и ориентированный на конкретное устройство выводаПримечание 1. Образ документа может содержать, например, символьные строки с конкретными значениями управляющих символов (конец строки, конец страницы)


ПРОЦЕСС Workflow автоматизация процесса при помощи компьютеров Словарь


РАБОТЫ НАД ДОКУМЕНТАМИ

Примечание 1. Системы управления электронным документооборотом и информацией об операционной деятельности часто поддерживают возможность управления процессом обмена электронными документами и записями об операционной деятельности между сотрудниками, отделами и другими системами

Workflow Management Coalition, http://www.wfmc.org/standards/docs/tc003v11.pdf

ПРОЦЕСС РАБОТЫ НАД ДОКУМЕНТАМИ(операционный аспект рабочего процесса)

Workflow как структурированы задачи, кто отвечает за их исполнение, каков порядок их выполнения, как происходит синхронизация между ними, каким образом перемещается в процессе работы необходимая информация и как отслеживается выполнение задач

http://en.wikipedia.org/wiki/Workflow

ПРОЦЕСС РЕДАКТИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

editing process

преобразование структуры и содержания документа, т.е. создание нового документа или изменение уже существующего документа


ПРОЦЕСС РЕШЕНИЯ ПРОБЛЕМ СУЭОД

процесс решения проблем СУЭОД определяет процесс анализа и устранения проблем (включая несоответствия), независимо от их характера и источника, которые были обнаружены во время осуществления разработки, эксплуатации, сопровождения или других процессов СУЭОД.Примечание 1: Данный процесс относится к вспомогательным процессам жизненного цикла СУЭОД






ПРОЦЕСС СОВМЕСТНОГО АНАЛИЗА СУЭОД

процесс совместного анализа СУЭОД определяет работы по оценке состояния и результатов какой-либо работы.Примечание 1: Данный процесс может использоваться двумя любыми сторонами, когда одна из сторон (проверяющая) проверяет другую сторону (проверяемую) на совместном совещании.Примечание 2: Данный процесс относится к вспомогательным процессам жизненного цикла СУЭОД


ПУБЛИКАЦИЯ Версия документа, опубликованная на Доске объявлений.Примечание 1. Публикация не может обрабатываться, а права на ее чтение и удаление устанавливаются непосредственно пользователем, осуществляющим публикацию.


РАБОТА Совокупность действий, которую исполнитель должен выполнить на конкретном технологическом этапе, чтобы на основании входящих документов подготовить исходящий документ для передачи на последующие этапы.Примечание 1. Работы связывают между собой последовательно выполняющиеся технологические этапы.


РАБОЧАЯ Статус версии документа, присваиваемый ей при Термины


ВЕРСИЯ ДОКУМЕНТА

сохранении на этапе в состоянии «В работе» после выполнения пользователем какой-либо обработки, и сохраняющийся до момента создания новой версии данного документа.

ОПТИМА

РАЗДЕЛ sub-file Смысловое подразделение дела.Примечание 1: Разделы часто используются в сфере управления досье. Обычно каждый раздел озаглавлен, а также каждый раздел используется для хранения специфического типа или типов официальных документов по одному направлению деятельности, например «счет-фактуры», «оценочные документы» или «корреспонденция». Они могут также использоваться аналогичным способом в среде управления неструктурированными делами

Moreq2-2008

РАЗРАБОТКА (один из основных этапов внедрения системы DocsVision)

настройка системы DocsVision, разработка дополнительных компонент, тестирование, разработка эксплуатационной документации


РАЗРЕШЕНИЕ НА ДОСТУП К ИНФОРМАЦИИ

Присвоение лицу статуса, разрешающего доступ этого лица к секретной информации (обычно в организациях государственного сектора) или к конфиденциальной коммерческой информации (в организациях частного сектора)



РАНЖИРОВАНИЕ ПО РЕЛЕВАНТНОСТИ

Вид приемов и технологий, используемых для отображения перечня элементов извлеченного контента в том или ином предписанном порядке


РАСКРЫТИЕ Перевод информации в общедоступную форму в силу юридических требованийПримечание 1. Например, в ответ на запросы о свободном доступе к информации или запросы о соблюдении конфиденциальности.


РАСПРОСТРАНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ

действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц


РАССЫЛКА ДОКУМЕНТОВ

Сохранение обработанной на этапе версии документа в хранилищах последующих этапов маршрутной схемы или хранилищах, заданных пользователем, в случае свободной маршрутизации.


РАССЫЛКА ЗАДАНИЙ (в системе DocsVision)

в системе DocsVision возможны следующие варианты рассылки заданий:- указан единственный исполнитель, которому и направляется задание;- альтернативное исполнение задания;- параллельное исполнение задания;- последовательное исполнение задания


РЕГИСТРАТОР Работник службы ДОУ организации, Термины


ДОКУМЕНТА выполняющий первичную регистрацию документа ТУСУР - правка Силкова С.В.

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА; РКК

Специализированная учетная форма, содержащая поля для фиксации характеристик конкретного документа, вид, состав и содержимое которой определен требованиями, действующими в организации для данного типа документовПримечание 1. РКК содержит всю первичную информацию о документе (корреспондент, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т.д.) и о его состоянии (местонахождение, состояние исполнения и т.д.)


РЕГИСТРАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

registration

процессы присвоения электронному документу уникального идентификатора и заполнение относящейся к данному электронному документу регистрационной карточки при его вводе (захвате) в СУЭОД организацииПримечание 1: В контексте Moreq2 регистрация является частью процесса захвата


РЕГЛАМЕНТ ХРАНЕНИЯ / УНИЧТОЖЕНИЯ

Набор инструкций для класса или файла, на основании которых определяется период времени, в течение которого организация должна сохранять

Moreq2-2008


соответствующие записи для своей деятельности, а также действия, которые должны быть предприняты в отношении этих записей по окончании этого периода

РЕДАКЦИЯ ПОСТАВКИ СИСТЕМЫ DOCSVISION

существуют различные редакции поставки системы DocsVision - Базовая, Расширенная, Корпоративная, SharePoint, каждая из которых включает свою функциональность стандартных приложений, дополнительных приложений и модулей


РЕЖИМ ОТКРЫТИЯ КАРТОЧКИ (в системе DocsVision)

вариант открытия карточки с полным или частичным доступом к полям, зависящий от типа карточки и имеющихся у пользователя прав доступа (например, только чтение, редактирование, а также открытие задания в режиме исполнения или контроля).


РЕЗОЛЮЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

реквизит электронного документа, содержащий указание руководителя о содержании принятого им решения и сроках исполнения документа, а также информацию, которая присоединяется на каждом этапе к версии электронного документа и содержит решение, принятое по данному документу исполнителем, осуществившим обработку документа на этапе


РЕЗЮМЕ краткие резолюции, формулируемые Термины


администратором / технологом СУЭОД для использования на конкретном этапе маршрутной схемы

ОПТИМА

РЕКВИЗИТЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

electronic record attribute

обязательные элементы оформления электронного документа - набор сведений, которые должен содержать электронный документ для признания его юридической достоверности


РЕПЛИКАЦИЯ Процесс обмена данными между серверами в рамках информационной системы.


РЕПОЗИТОРИЙ; ХРАНИЛИЩЕ

Repository

место централизованного хранения и обслуживания данныхПримечание 1. Это может быть место хранения нескольких БД или файлов для распространения по сети, или место, непосредственно доступное для пользователя без необходимости использовать сеть

http://en.wikipedia.org/wiki/Repository

РЕПОЗИТОРИЙ; ХРАНИЛИЩЕ

repository защищенное хранилище данных, содержащее файлы данных, которые соответствуют компонентам, управляемым и полностью контролируемым MCRSПримечание 1. Традиционные системы управления электронными документами при их контроле копируют все электронные документы в репозиторий (хранилище)

MoReq2010 (noun) A secure data store con-taining datafiles that match com-ponents which is managed and wholly con-trolled by the MCRSTraditional





electronic records systems copy all digital records to a repository un-der their control

РЕСУРСЫ СИСТЕМЫ

Время, аппаратное обеспечение и ПО, которые могут быть предоставлены вычислительной системой (ее отдельными компонентами) процессу или пользователю.Примечание 1. Так, ресурсом являются время центрального процессора, область оперативной памяти или внешней памяти и устройства ввода-вывода, которые могут быть выделены для работы некоторого ПО


РОЛЬ role Набор разрешений на доступ к функциональным возможностям СУЭОД, предоставленная предопределенному подмножеству пользователей Примечание 1. Например, директор по ИТ, исполнительный директор, специалист по делопроизводству, менеджер по управлению данными, системный администратор, ответственный за сканирование.

Moreq2-2008;Функциональная спецификация PRO (приложение 1)

РОЛЬ АДМИНИСТРАТ

Administrative role

Набор функциональных полномочий, предоставляемых пользователям с целью

Moreq2-2008


ОРА исполнения ими административных действий.Примечание 1: В Moreq2 этим термином также определяются люди с такими полномочиями.

РОЛЬ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

user role Набор функциональных полномочий, предоставляемых пользователям с целью исполнения ими действий по управлению официальными документами Примечание 1. Пользователь может иметь несколько ролей пользователя, но только один профиль пользователяПримечание 2. В Moreq2-2008 этот термин используется также для определения людей с их правами доступа к системе Примечание 3. В Moreq2010 – это профиль, назначенный пользователю (унаследованный пользователем от одной из групп пользователей либо присваиваемый по умолчанию всем новым пользователям MCRS) и позволяющий пользователю выполнять ряд функций в среде MCRS

Moreq2

РУБРИКАТОР Отображение структуры элементов документооборота (маршрутные схемы, хранилища, техпроцессы, этапы, категории документов, сами документы), предназначенное для их визуальной систематизации



РУКОВОДИТЕЛИ Работники организации (руководитель либо его заместители), имеющие праов утверждения организационно-распорядительных документов


СВОБОДНАЯ МАРШРУТИЗАЦИЯ

Схема движения документов по этапам, самостоятельно формируемая пользователями в ходе обработкиПримечание 1. В рамках свободной маршрутизации пользователь самостоятельно выбирает места хранения и обработки, в какие будет отправлен обработанный им документ, и при наличии соответствующих прав назначает сроки обработки для выбранных хранилищ


СВОЙСТВО (в системе DocsVision)

аналог стандартного свойства документа Microsoft Office (Word или Excel, доступного для просмотра в меню Файл -> Параметры, вкладка Свойства)


СВЯЗАННЫЕ ПОЛЯ

Поля для синхронизации значений полей разных карточек, привязанных к документам в рамках одного технологического процесса


СВЯЗУЮЩЕЕ ПО ПО распределенных вычислительных систем, находящееся между ОС и прикладными приложениями, инсталлированными в этой ОС


СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ

ПО функций ведения иерархической структуры хранилищ документов, сохранения версий информационных объектов и различных служебных файлов



СЕРВЕР ИНДЕКСИРОВАНИЯ

ПО функций индексирования [Силков С.В.]

СЕРИЯ ДОКУМЕНТОВ

Группа документов с частично идентичными системными свойствами или значениями полей регистрационных карточек.Примечание 1. Пользователь единовременно задает свойства, заполняет регистрационную карточку и составляет аннотацию и резолюцию на несколько документов, дальнейшая обработка которых будут осуществляться исполнителями на местах


СЕРТИФИКАТ КЛЮЧА ПРОВЕРКИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ

электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи


СЕТЬ ХРАНЕНИЯ ДАННЫХ

Storage Area Network; SAN


СИНДИКАЦИЯ Метод распространения контента, зачастую основанный на таких стандартах, как RSS и ATOM, предназначенный для непосредственной передачи контента из одной системы в другую благодаря



перекрестным ссылкам между отправителем и получателем Примечание 1. Используется для распространения контента среди широкого круга потребителей, для создания возможности использования неоднородного контента/данных из различных систем, а также для перемещения и повторного использования контента вместо копирования

СИНХРОНИЗАЦИЯ

Автоматизированный процесс, поддерживающий актуальность данных и (или) контента, хранящихся в двух или более различных местах, путем вставки или обновления, вследствие чего каждый экземпляр контента содержит идентичную информацию


СИСТЕМА КЛАССИФИКАЦИИ

Подход, используемый организацией для упорядочивания, доступа, извлечения, хранения и управления информациейСм. также: СТРУКТУРА ХРАНЕНИЯ ДАННЫХ


СИСТЕМА КЛАССИФИКАЦИИ; ТАКСОНОМИЯ

(в контексте систем управления контентом): систематизированный метод структурирования слов Примечание 1. Слова могут быть представлены в виде простого или иерархического перечня, или в любой иной систематизированной форме Примечание 2. Согласно этому определению,



таксономия является иерархической системой классификации.

СИСТЕМА КРИПТОГРАФИЧЕСКОЙ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ

ПО взаимодействия с системой управления документами функции криптографической защиты и электронной подписи информационных объектов


СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ; СУБД

ПО организации и ведения баз и банков данных [Силков С.В.]

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

records system

любая система, управляющая документами Примечание 1. Система управления документами может быть автономна от других систем, и работать независимо, или может быть встроена в автоматизированную систему и работать интегрированно Примечание 2. Система управления документами может быть общей целью, управляя самыми различными видами документов, или может быть специализированный сервис для завоевания и управления только одной специфической деловой продукцией.Примечание 3. MoReq2010 не различает системы управления документами, основанные на их

MoReq2010 (noun) any sys-tem which man-ages recordsA records sys-tem may be sep-arate from other systems, and op-erate indepen-dently, or it may be built into a larger business or information system and op-erate in an inte-


уровне интеграции в другие деловые системы или определенные виды документов, для которых они предназначены

grated way. Similarly, a records system may be general purpose, man-aging many dif-ferent kinds of record or it may be a dedicated service for cap-turing and man-aging only one particular busi-ness output. MoReq2010 does not distin-guish between records systems based on their level of integra-tion into other business sys-tems or the spe-cific kinds of records they


targetСИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ, СОГЛАСОВАННАЯ СО СПЕЦИФИКАЦИЕЙ MOREQ2010; MCRS

MoReq compliant records system; MCRS

система управления документами, которая полностью согласована со спецификацией MoReq2010Примечание 1. В пределах функциональных требований для любого модуля MoReq2010, MCRS обращается только к системе управления документами, согласованной с требованиями этого модуля, любым из необходимых для его функционирования модулей, и основными требованиями MoReq2010

MoReq2010 (noun) a records system which is fully compliant with the MoReq2010 specificationWithin the func-tional require-ments of any given module of MoReq2010, a «MoReq Com-pliant Records System» refers specifically to a records system compliant with the require-ments of that module, any of its prerequisite modules, and the core re-quirements.


СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ;ДОКУМЕНТНАЯ СИСТЕМА

records system

информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним в течение времени

ГОСТ Р 15489-1-2007

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИЕЙ ОБ ОПЕРАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ПО управления физическими записями и информацией об операционной деятельности.


СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИЕЙ ОБ ОПЕРАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Electronic Records Management System; ERMS


СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ КОНТЕНТОМ

Content Management System; CMS

Прикладная система (или системы), используемая для управления контентомСм. также: УПРАВЛЕНИЕ ВЕБ-КОНТЕНТОМ

Moreq2-2008

СИСТЕМА Enterprise [Силков


УПРАВЛЕНИЯ РЕСУРСАМИ ОРГАНИЗАЦИИ

Resource Planning; ERP

С.В.]

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ОФИЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ;СУЭОД

Electronic records management system;ERMS

Система управления электронными официальными документамиПримечание 1: СУЭОД отличается от ЭХД в некоторых важных аспектах. См. раздел 10.3 для более детальной информации

Moreq2-2008

СИСТЕМНЫЙ ИДЕНТИФИКАТОР

system identifier

универсально уникальный идентификатор системы для каждой сущности MCRS, самой системы MCRS, каждой главной версии каждого модуля MoReq2010

MoReq2010 (element) a uni-versally unique system identifier for every entity in the MCRS, the MCRS itself and every major version of every module of MoReq2010.

СИСТЕМНЫЙ ЛОГ

system log

отчет об ошибках, сгенерированных MCRS, намеренно не сохраненный в MCRS

MoReq2010 (noun) an error report generated by the MCRS but deliberately


not kept in the MCRS

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ

ПО централизованного сбора сообщений электронной почты, созданных и полученных в рамках организации, применения к ним правил классификации, а также архивация этих сообщений в соответствии с заданными пользователями правилами


СКАНИРОВАНИЕ процессы создания цифрового изображения на основе документа на бумажном носителе


СЛЕПОК ОБЪЕКТА

строка, состоящая из значений определенного набора реквизитов карточки объекта

Directum 4.7

СЛОВАРНОЕ ПОЛЕ

поле регистрационной карточки, предназначенное для вывода строго определенных значений, задаваемых в словарях


СЛОВАРЬ иерархически связанная специализированная БД, содержащая списки допустимых значений, принимаемых определенными полями регистрационных карточек


СЛОВАРЬ ОГРАНИЧЕНИЙ

Набор терминов, применяющийся для ограничения или проверки метаданных, вводимых пользователямиПримечание 1. Примеры: набор используемых языков; перечень кодов офисов, перечень типов документов.



СЛОЖНОЕ СВОЙСТВО (в системе DocsVision)

свойство, значение которого выбирается из соответствующего справочникаПримечание 1. Сложное свойство обладает набором полей, например, свойство типа Сотрудник имеет поля Имя, Фамилия, Отчество, Номер комнаты, Телефон, и т. д.


СЛУЖЕБНАЯ ПАПКА

папка сервера документов, используемая системой управления документами для хранения шаблонов документов и макетов отчетов


СОБЫТИЕ event случай в жизненном цикле любой сущности в MCRS, который запомнили и зарегистрировали как событие сущности Примечание 1. Истории события составлены из события

MoReq2010 (entity) an oc-currence in the lifecycle of any entity in the MCRS that has been remem-bered and recorded as an event entityEvent histories are made up of event

СОВМЕСТИМОСТЬ

Комплексное свойство двух и более автоматизированных систем, характеризуемое их способностью взаимодействовать при функционировании (включающее техническую,



программную, информационную, организационную и лингвистическую совместимость)

СОВМЕСТНАЯ РАБОТА

Сотрудничество с целью достижения общей, коллективной и четко поставленной целиПримечание 1. ПО для организации совместной работы, которое также именуются ПО для рабочих групп, представляют собой приложения, интегрирующие работу нескольких пользователей, одновременно работающих над одним проектом на отдельных рабочих станциях

http://en.wikipedia.org/wiki/Collaboration_software

СООТВЕТСТВИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫМ И НОРМАТИВНЫМ ТРЕБОВАНИЯМ

Следование указам, правилам или запросам [Словарь Cambridge Advanced Learner's Dictionary].Примечание 1. В контексте управления информацией об операционной деятельности означает соблюдение законодательных и нормативных требований и стандартов


СОПРОВОЖДЕНИЕ (один из основных этапов внедрения системы DocsVision)

разрешение инцидентов, консультирование по эксплуатации, анализ параметров, другая деятельность по оказанию услуг, необходимых для обеспечения устойчивого функционирования, планирования, развития ПО системы DocsVision


СПЕЦИАЛИСТ ПО СИСТЕМНОЙ ПОДДЕРЖКЕ

system support technician

работник, управляющий производственной инфраструктурой организацииПримечание 1. Специалист по системной

MoReq2010 (noun) a person who manages the organisa-


поддержке может не являться пользователем MCRS

tions technical infrastructure. The system sup-port technician may not be a user of the MCRS

СПИСОК РАСПОРЯЖЕНИЯ

disposal schedule

план жизненного цикла документа, который определяет, как долго он будет сохраняться и как от него будут избавляться в конце периода его задержания

MoReq2010 (entity) a lifecy-cle plan for a record that spec-ifies how long it will be retained and how it will be disposed of at the end of its retention period

СПРАВОЧНАЯ МОДЕЛЬ ДАННЫХ АРХИТЕКТУРЫ КОРПОРАТИВНЫХ ПРАВИТЕЛЬСТВЕННЫХ ПРИЛОЖЕНИЙ

Federal Enterprise Architecture (FEA) Data Reference Model (DRM); FEADRM

модель данных для унификации определения и допустимого совместного использования информации в рамках федерального правительства США путем стандартизации описания данных, их совместного использования и контекста



СПРАВОЧНИК набор условно-постоянной информации, образующийся посредством классификации объектов учета и всех условно-постоянных данных, используемых в качестве справочных в карточках электронных документов и в других справочниках.


СПРАВОЧНИК КАТЕГОРИЙ

справочник системы DocsVision, предназначенный для формирования дерева категорий, схематично представляющего собой тематику документации: каждый документ может быть отнесен к одной или более категорий, что облегчит в дальнейшем поиск и просмотр документов одинаковой направленности


СПРАВОЧНИК КОНТРАГЕНТОВ

справочник системы DocsVision, предназначенный для сведений о внешних организациях, с которыми осуществляется взаимодействие (поставщики, клиенты, рекламные агентства и т.д.)


СПРАВОЧНИК НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

справочник системы DocsVision, предназначенный для хранения сведений о хранении бумажной копии документа


СПРАВОЧНИК НУМЕРАТОРОВ

справочник системы DocsVision, предназначенный для автоматического присвоения документам уникальных номеров в соответствии с принятой в организации системой нумерации


СПРАВОЧНИК информационный объект, предназначенный для [Силков


СИСТЕМЫ DOCSVISION

хранения часто запрашиваемой и редко изменяющейся вспомогательной внутриорганизационной информации, используемой при заполнении полей других карточек и в других служебных целяхПримечание 1. Справочники по своей сути являются карточками, но для пользователя представляются в виде каталога сведений определенного типа, содержащих справочную или служебную информацию, которая используется для заполнения полей других карточек и самого справочника, администрирования или присвоения документам регистрационных номеров.


СПРАВОЧНИК СОТРУДНИКОВ

справочник системы DocsVision, предназначенный для хранения информации о работниках организации, организованную в соответствии с ее структурой


СПРАВОЧНИК ССЫЛОК

справочник системы DocsVision, предназначенный для создания цепочек документов, связанных между собой по определенному признаку


СПРАВОЧНИК ТИПОВ

справочник системы DocsVision, предназначенный для разработки новых видов карточек документов с уникальным набором полей на основе стандартных типов, входящих в систему по умолчанию,



настраивания их атрибутов, внешнего вида, состояний и переходов состояний

СРЕДСТВА УДОСТОВЕРЯЮЩЕГО ЦЕНТРА

программные и (или) аппаратные средства, используемые для реализации функций удостоверяющего центра


СРЕДСТВА ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ

шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций - создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи


СРЕДСТВО ОБРАБОТКИ

приложение, посредством которого выполняется создание и последующая обработка объекта


СТАНДАРТ Согласованный в национальном или международном масштабе гармонизированный документ, который идентифицирует стандарт или группу стандартов вместе с факультативными возможностями и параметрами, необходимыми для выполнения функций или набора функций.Примечание 1. Функциональный стандарт содержит спецификацию одного или нескольких профилей


СТАНДАРТ МЕТАДАННЫХ АВСТРАЛИЙСКО

Australian Government Locator

Стандарт на элементы метаданных правительства Австралии. Набор из 19 описательных элементов, которые могут использоваться министерствами и



Й ПРАВИТЕЛЬСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ УПРАВЛЕНИЯ ДАННЫМИ

Service Metadata Standard; AGLS

государственными организациями для повышения прозрачности и доступности своих веб-сервисов. Обязателен к применению правительственными органами Австралии

СТАТУС ВЕРСИИ ДОКУМЕНТА

Определяющее свойство версии документа, отражающее стадию или характер обработки версии на конкретном этапе.Примечание 1. Каждому статусу сопоставлен свой графический значок для удобства идентификации.


СТАТУС ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Статус, отражающий выполняемые пользователем функции в СУЭОД и определяющий набор доступных ему компонент


СТИЛЬ ДОКУМЕНТА

record style

определяет набор атрибутов и состоит из двух аспектов: стиль макета и стиль представленияПримечание 1. Макет определяет граничные условия (например, условие, что иллюстрация и соответствующая текстовая ссылка должны размещаться на одно странице) Примечание 2. В стиле представления определяются все атрибуты, специфичные для представления конкретного содержания (например, типы шрифтов для для заголовков, примечаний, формул, текстовых параграфов)


СТОП-ЛИСТ; Слова, не включаемые в базу данных [Силков


СПИСОК ЗАПРЕТНЫХ СЛОВ

инвертированной структуры файлов и потому недоступные для поиска

С.В.]

СТРАНИЦА-РАЗДЕЛИТЕЛЬ

Лист бумаги, который при поточной обработке отделяет один документ от другогоПримечание 1. В зависимости от способа разделения документов при поточном вводе страницей-разделителем может быть страница со штрих-кодом документа, белый лист бумаги, страница с определенным номером при разделении по количеству страниц и т.п.

Directum 4.7

СТРУКТУРА ХРАНЕНИЯ ДАННЫХ

Полный набор классов и выделенных им папок в их совокупности


СТРУКТУРА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

record structure frame; frame-work; set-up

совокупность элементов данных, образующих электронный документ, а также их логические свойства и отношенияПримечание 1. Модель документа должна поддерживать типы данных (текст, числа, графика, аудио, видео)Примечание 2. В модели документа должны определяться составные структуры (основные документы), составные типы данных (классы, наборы, списки, матрицы, векторы)Примечание 3. Модель документа должна



обеспечивать детальную структуризацию документа и средства коммуникационной поддержки (формат обмена) Примечание 4. Понятие структура документа является ключевым моментом архитектуры документа - представление обрабатываемого документа происходит в терминах двух структур:1) логическая структура документа (ЛСД); 2) макетная структура документа (МСД)Примечание 5. ЛСД и МСД каждая имеет свою схему описания структурных свойств документа Примечание 6. ЛСД и МСД каждая могут быть точно заданы в терминах иерархических деревьев, каждый узел (вершина) которых представляет собой либо логический объект, либо макетный объект

СТРУКТУРИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Информация, имеющая определенную структуру и предназначенная для обработки компьютерной программойПримечание 1. Почти вся информация, которая хранится в реляционных базах данных и обрабатывается компьютерными системами, считается структурированной


СТРУКТУРИРОВАННОЕ ДЕЛО;

case file Дело, относящееся к одной или более транзакциям (операциям по установлению, изменению или

Moreq2-2008


ДОСЬЕ прекращению отношений), выполненным полностью или частично, структурированным или неструктурированным образом, в результате конкретного процесса или действия.Примечание 1: Не существует общепринятого определения ни этих терминов, ни определения различия между досье и другими видами дел, часто управляемых СУЭОД. Данное определение дано с намерением облегчить понимание термина в контексте Moreq2. Правильность его применения в других обстоятельствах не гарантируется.Примечание 2: Официальные документы в досье могут быть структурированными или неструктурированными. Основной определяющей характеристикой досье является его создание в результате действий, которые хотя бы частично структурированы и повторяемы. Примеры таких досье: Обращение за разрешением; Запросы о выполняемых услугах; Расследование инцидентов; Регулирующий мониторинг.Примечание 3: Другими типичными характеристиками досье является то, что часто: структура их содержания предсказуема; являются многочисленными; структурированы или частично структурированы; используются и управляются


посредством известного и определенного процесса; подлежат хранению в течение определенного срока, в соответствии с законодательством или установленными правилами; могут быть открыты или закрыты специалистами, конечными пользователями или системами обработки информации без необходимости получения подтверждения от руководства

СУЩНОСТЬ entity все данные в MCRS распределяются между сущностями (объектами и субъектами)

MoReq2010

СХЕМА КЛАССИФИКАЦИИ (в контексте Moreq2)

classification scheme

иерархическая организация классов, дел, разделов, томов и официальных документов.Примечание переводчика: термин Номенклатура дел часто используется как аналог понятия Схема классификации. Но схема классификации есть более общее и универсальное понятие, нежели номенклатура дел. Так, в организации может существовать несколько схем классификации, тогда как номенклатура дел может быть только одна. Номенклатура дел - частный случай схемы классификации.

Moreq2-2008

СХЕМА КОДИРОВАНИЯ

(в контексте метаданных) определяющий перечень терминов, из которого может быть выбрано значение, что обеспечивает согласованность подхода к кодированию метаданных для



выделенного контентаСЦЕНАРИЙ РОБОТА

Настройка автоматического обработчика, задающая набор процедур обработки, включающий просмотр содержимого хранилища, приписанного к конкретному технологическому этапу, обработку заданных информационных объектов по мере их поступления, а также передачу результатов обработки.


ТЕЗАУРУС thesaurus файл управления и отслеживания определений слов и фраз и их взаимосвязей с учетом иерархииПримечание 1. Составление тезаурусов регулируется стандартом ANSI Z39.19.


ТЕКСТОВОЕ ПОЛЕ

Поле регистрационной карточки, предназначенное для вывода текстовой информации, не подлежащей изменению пользователями системы при регистрации документа


ТЕКСТОВОЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ

электронный документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма


ТЕЛО ДОКУМЕНТА

record body

Фактическое содержание документа, а также компоненты, характеризующие модель документа:- обобщенная логическая структура (ОЛС) документа; - обобщенная макетная структура (ОМС) документа;



- конкретная (специфическая) логическая структура (КЛС) документа; - конкретная (специфическая) макетная структура (КМС) документа; - стиль документа

ТЕРМИНАЛЬНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ЛОГИЧЕСКОЙ СТРУКТУРЫ ДОКУМЕНТА

terminal items of logical structure

элементы самого нижнего структурного уровня документа, которые характеризуют конкретные блоки содержания документаПримечание 1. Например, имя автора документа, заголовок документа, дата, номер главы, название главы, номер страницы и др.


ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Средства реализации управляющих воздействий, получения, ввода, подготовки, преобразования, обработки, хранения, регистрации, вывода, отображения, использования и передачи данных с конструкторской и эксплуатационной документацией.


ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ КОМПОНЕНТ

1. Компонент автоматизированной системы, который предназначен для управления или соблюдения технологии обработки данных2. Один из циклов выполняющейся с какой-либо регулярностью последовательности работ, описанный моделью или производимый в рамках свободной маршрутизации.


ТЕХНОЛОГИЯ Технология добавления скрытых или видимых [Силков


ВОДЯНЫХ ЗНАКОВ

уведомлений об авторских правах или других подтверждающих авторство сообщений в цифровые звуковые и видеофайлы, изображения, сигналы и документы

С.В.]

ТИП ДАННЫХ datatype определение типа данных, включаемое как часть определения элемента метаданныхПримечание 1. MoReq2010 требует, чтобы типы данных определялись в соответствии со спецификацией «W3CXML Schema Definition Lan-guage (XSD) 1.1 Part 2: Datatypes» (Язык определения схемы W3CXML (XSD) 1.1 Часть 2: Типы данных)

MoReq2010 (noun) A data type definition that is included as part of a metadata ele-ment definitionMoReq2010 re-quires that datatypes be de-fined in accor-dance with the «W3CXML Schema Defini-tion Language (XSD) 1.1 Part 2: Datatypes» specification

ТИП ДОКУМЕНТА

document type

Описывает документы при помощи общих характеристик.Примечание 1: например, документы с одинаковым расположением текста, содержанием, общими

Moreq2-2008


требованиями хранения, отбора и передачи и (или) метаданными. Примеры типов документов: заявление; корреспонденция (включает письма, факсы и записки); резюме; сообщения электронной почты; счет; медицинский отчет; интернет-страницаПримечание 2: В данном примере сообщения электронной почты рассматриваются отлично от другой корреспонденции, т.к. у них могут быть другие требования к метаданным, но это применимо не ко всем организациям.Примечание 3: Каждой организации следует самой определить типы документов согласно потребностям бизнеса, приведенный пример является иллюстративным.

ТИП КОМПОНЕНТЫ

Характеристика компоненты, отражающая назначение компоненты и определяющая, кому из пользователей она может быть доступна

Directum 4.7

ТИП ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

record type

Определяет официальный документ, созданный на основе соответствующего типа документа

Moreq2-2008

ТИП СИСТЕМЫ Характеристика внешней интегрированной системы, определяемая платформой, на которой построена система


ТИП СУЩНОСТИ entity type определение типа для сущности MoReq2010 (entity) a type


definition for an entity

ТИПЫ СПРАВОЧНИКОВ

Компоненты, предназначенные для работы со структурированными, условно-постоянными данными и доступны пользователям, которым назначены права доступа


ТОМ volume часть разделаПримечание 1: Томы создаются для улучшения управляемости содержимого разделов путем чисто механического разбиения его на отдельные небольшие единицы учета (по числу официальных документов или по датам)

Moreq2-2008

ТОЧНОСТЬ ПОИСКА

Отношение количества извлеченных объектов, которые, с точки зрения пользователя, в целом отвечают критериям поиска, к общему количеству объектов, отображаемых в полученном списке результатов поиска


ТРАНЗАКЦИЯ Логически завершенная единица ПО работы с БД, которая должна быть или полностью выполнена, или отменена; при этом недопустимы никакие промежуточные состояния

Термины ТУСУР - правка ПензГУ

ТРЕВОГА alert механизм MCRS, который может выдавать (тревожное) предупреждение всем администраторам одновременноПримечание 1. Механизмы типа «Тревога» могут

MoReq2010


быть реализованы по-разному, но требовать при этом системы превентивных уведомлений, а не механизмов пассивного уведомления

УВЕДОМЛЕНИЕ Информирование пользователей о приближении сроков исполнения в системе управления документами определенных событий (операций, действий)


УГРОЗА БЕЗОПАСНОСТИ ИНФОРМАЦИИ

Воздействие, приводящее к нарушению целостности, доступности и конфиденциальности информации или поддерживающей ее инфраструктуры, которое наносит ущерб собственнику, распорядителю или пользователю информации


УДАЛЕНИЕ ЧАСТИ ИНФОРМАЦИИ ИЗ ДОКУМЕНТА

Процесс сокрытия конфиденциальной информации в документеПримечание 1. Возможно применение непрозрачных прямоугольных областей, закрывающих имена и другую информацию (электронный аналог вымарывания данных чернилами из бумажных документов), или удаление отдельных страниц записи. Может применяться к звуковым и видеозаписям

Moreq2-2008

УДОБСТВО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОМ

Документ может быть найден и понят в том случае, если у него в рамках структуры репозитория документов имеется контекст, содержащий другие

ISO 15489


документыУДОСТОВЕРЕНИЕ ФОРМЫ ВНЕШНЕГО ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ ИНФОРМАЦИИ

процессы получения заверенной бумажной копии электронного документа


УДОСТОВЕРЯЮЩИЙ ЦЕНТР

юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные настоящим Федеральным законом


УНАСЛЕДОВАННАЯ СИСТЕМА

Информационные технологии, системы и содержащиеся в них данные, которые были унаследованы или разработаны на базе предшествовавших современным технологиям языков программирования, платформ, технологий


УНИВЕРСАЛЬНЫЙ СПРАВОЧНИК

справочник системы DocsVision, предназначенный для хранения описаний тех однотипных объектов, описание которых не предусмотрено в иных

[Силков С.В., по материалам


справочниках DocsVision]УНИЧТОЖЕНИЕ ОФИЦИАЛЬНЫХ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ;УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Electronic record destruction

Процесс уничтожения официальных электронных документов без какой-либо возможности восстановленияПримечание 1: В зависимости от конфигурации системы то же, что удаление, или действие, отличное от удаления.Примечание 2: Это не предполагает обязательного ввода информации сверх уже уничтоженной или других мер безопасности

Moreq2-2008;ГОСТ Р 15489-1-2007 (приложение 7)

УПОЛНОМОЧЕННЫЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ

authorised user

Пользователь, которому даны разрешения производить определенные действия.Примечание 1: конкретные детали видны из контекста. Различным пользователям будут предоставлены различные разрешения. Moreq2 не содержит информации о том, какие конкретные разрешения предоставляются каким пользователям или ролям. Разрешения, уполномочивающие пользователей проводить действия, даются организацией в соответствии с ее внутренними правилами и требованиями бизнеса.

Moreq2-2008

УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

electronic records management

совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению электронных документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность



планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций

УПРАВЛЕНИЕ ВЕБ-КОНТЕНТОМ

Web Content Management; WCM

Действия и ПО управления веб-сайтами и для совместной работы над созданием (публикацией) документов и другого веб-контента


УПРАВЛЕНИЕ ВЕРСИЯМИ ДОКУМЕНТОВ

Функция управления документами, позволяющая пользователям создавать и управлять последовательными версиями результатов своей работы


УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

Процесс, применяющийся для отслеживания, хранения и контроля документовПримечание 1. Системы управления документами обычно обеспечивают проверку, версионный контроль, хранение и извлечение документов.


УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИЕЙ

Information management

Действия и организационная структура, необходимые для контроля информационных активов организации (электронных и физических), полученных из одного или нескольких различных источников, которые позволяют оптимизировать доступ к ним всех лиц, являющихся совладельцами информации или обладающих правами доступа к этой информации]

http://en.wikipedia.org/wiki/Information_management

УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИЕЙ

Electronic Report

Область управления, в которой осуществляется эффективный и систематический контроль над

ISO 15489


ОБ ОПЕРАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Management; ERM

созданием, получением, сопровождением, использованием и ликвидацией информации об операционной деятельности, включая процессы выделения и сохранения в виде записей доказательств и информации, связанных с деятельностью компании и проведенными операциями

УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИЕЙ ОБ ОПЕРАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Electronic Report Management; ERM

Применение принципов управления информацией об операционной деятельности к физическим записям и информацией об операционной деятельности при помощи компьютерной системы.


УПРАВЛЕНИЕ КОНТЕНТОМ

Enterprise content management; ECM

Стратегии, методы и средства, которые используются для ввода, управления, хранения, обеспечения сохранности и доставки контента и документации, связанных с важнейшими организационными процессами


УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ

Набор процедур и способов обеспечения безопасности, используемых для управления информацией о пользователях, включая их атрибуты, роли в рамках организации, а также права доступа к объектам


УПРАВЛЕНИЕ ПРАВАМИ

Enterprise Rights

Технологии внедрения регламентов управления безопасностью непосредственно в документы



ДОСТУПА (К ЦИФРОВОМУ КОНТЕНТУ)

Management; ERM

(объектная модель)Примечание 1. Данные технологии, - представляющие собой группу технических методов, применяющихся для контроля и ограничения использования цифрового контента, - обеспечивают безопасность и управление правами доступа к этому контенту независимо от того, зафиксирован ли контент (просто хранится) или в него продолжают вноситься изменения (доступ как из внутренней, так и из внешней сети). Так, для защиты содержимого документов могут применяться водяные знаки, защита от копирования, ограничение срока действия

УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ АКТИВАМИ

Digital Asset Management; DAM

Методы организации цифровых файлов, содержащих базовый контент и соответствующие мультимедийные метаданные, а также область знаний, описывающая эти методыПримечание 1. Сюда относят изображения, видео- и звуковые файлы, графика, веб-страницы, фотографии

http://en.wikipedia.org/wiki/Digital_asset_management

УПРАВЛЕНЧЕСКОЕ РЕШЕНИЕ

Результат конкретной управленческой деятельности, представляющий собой руководство к действию на основе разработанного проекта или плана работы


УПРАВЛЯЕМЫЙ managed компонент, соответствующий файл данных MoReq2010




http://en.wikipedia.org/wiki/Image


КОМПОНЕНТ compo-nent

которого сохранен в репозитории (хранилище) MCRS

УСЛОВНАЯ РАССЫЛКА

Рассылка, при которой в зависимости от содержания документа или в силу каких-либо других условий исполнитель сам принимает решение, на какой из возможных последующих этапов маршрутной схемы будет отправлен документ для дальнейшей обработки


УСТАРЕВАНИЕ НОСИТЕЛЯ ИНФОРМАЦИИ

невозможность применения носителя информации для ее хранения вследствие не обеспечения поставщиком сопровождения и поддержки устройств считывания данных с этого носителя, даже если такие устройства еще работоспособны


УСТАРЕВАНИЕ ФОРМАТА ДАННЫХ

невозможность дальнейшего применения формата данных, вызванная изменениями, недоступностью, отсутствием поддержки со стороны поставщиков ПО, задействованного в обработке между моментом сохранения информации в данном формате, и моментом изменения представления информацииПримечание 1. Например, стандарты шифрования, форматы файлов, приложения, базы данных, прикладное и системное ПО.


УСТРОЙСТВО ХРАНЕНИЯ

Network Attached



ДАННЫХ, ДОСТУПНОЕ ПО СЕТИ

Storage; NAS

УТОЧНЕНИЕ ЭЛЕМЕНТА МЕТАДАННЫХ

Фрагмент элемента метаданных, на который распространяются некоторые свойства этого элемента

http://dublincore.org/usage/documents/principles/element-refinement

УЧАСТНИКИ ЭЛЕКТРОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ

осуществляющие обмен информацией в электронной форме государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане


ФАЙЛ ДАННЫХ datafile машиночитаемый компьютерный файл, содержащий данные в любом цифровом форматеПримечание 1. Термин файл данных был введен исключительно для использования в MoReq2010. Термин файл, используемый в данном контексте, не относится к агрегации

MoReq2010

ФАЙЛОВАЯ СИСТЕМА

Общая иерархическая структура, определяющая наименование, сохранение и размещение файлов в ОС


ФАЙЛОВОЕ ХРАНИЛИЩЕ

Предметно-ориентированный, интегрированный, поддерживающий хронологию, неизменяемый



набор файлов данных, доступных в режиме «Только для чтения»

ФИЗИЧЕСКАЯ ЕДИНИЦА ХРАНЕНИЯ

Документ, хранящийся не в электронной формеПримечание 1. Если документ хранится в электронной форме на съемном носителе, то этот съемный носитель является физической единицей хранения


ФИЗИЧЕСКИЙ ФАЙЛ

устройство для хранения физических документов Moreq2-2008

ФИЛЬТР Описание критериев отбора подмножеств доступных информационных объектов из всего множества хранимых в системе версий объектов обработки на основе их свойств.


ФИЛЬТРАТОР Тип справочника, по записям которого можно ограничивать доступ к записям других справочников.

Directum 4.7

ФИНАЛЬНАЯ ВЕРСИЯ ДОКУМЕНТА

Статус версии документа, присваиваемый при сохранении результатов обработки актуальной версии документа на заключительном этапе в состоянии «Завершен».


ФОРМАТ ФАЙЛА file format Внутренняя структура и (или) кодировка официального документа или компонента, которые позволяют представлять их в форме, удобной для восприятия человеком.Примечание 1: некоторые примеры: HTML v3.2

Moreq2-2008


(формат файла интернет-страниц); PDF/A v1 (архивный формат файла для перемещаемых документов); TXT (ASCII формат файла для простого текста); XML v1.0 (формат файла для расширенного языка разметки, базирующегося на простом тексте в кодировке ASCII). Множество специальных форматов файлов, создаваемых настольными приложениями, такими как офисное ПО.

ФОРМАТИРОВАННЫЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ

formatted record

Полностью подготовленный для воспроизведения документ, который содержит управляющие признаки, специфицирующие набор символов, шрифты, размеры символов, наклон символов, наклон символов и строк, области расположения текстовых блоков и рисунков, концевые точки для строк и страницПримечание 1. Вся эта информация представляется в форме, независимой от устройств вывода


ФУНКЦИЯ function определение совокупности действий, которая может быть выполнена MCRS либо инициирована пользователем

MoReq2010

ХРАНИЛИЩЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ; СИСТЕМА

Electronic Document Management

прикладное ПО управления обработкой и хранением документированной информации на протяжении всего их жизненного цикла.Примечание 1: функциональность, требуемая для

Moreq2-2008;IEC 82045-1 Document


УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ; ЭХД

System; EDMS

ЭХД, не включена в настоящий документ. Но ЭХД часто используется в тесной интеграции с СУЭОД / ERMS

Management

ЦЕЛОСТНОСТЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

полнота и неизменность электронного документа [Силков С.В.]

ЦЕНЗУРИРОВАНИЕ

redact процесс сокрытия конфиденциальной информации в официальном документе.Примечание 1: это может включать наложение непрозрачных прямоугольников, чтобы скрыть имена, подписи и т.п. (электронный эквивалент цензорского контроля бумажных документов с чернилами), иные методы сокрытия информации, а также удаление отдельных страниц из копии официального документа.Примечание 2: во всех случаях подлинник электронного официального документа не подвергается изменению. Редактирование производится только над копией электронного официального документа, такая копия называется выпиской из официального документа

Moreq2-2008

ЦИФРОВОЕ ХРАНЕНИЕ

Управляемые действия по долгосрочного поддержанию передачи цифрового объекта, а также



постоянного доступа к его контентуЦИФРОВОЙ digital описывает информацию, созданную устойчивыми

цифровыми или нумерованными значениями параметров, а не постоянно меняющимися значениями.Примечание 1: Этот термин не используется в Moreq2 для описания официальных документов. Хотя цифровой документ является более точным определением, чем электронный документ, первый термин редко используется на практике.См. также: ЭЛЕКТРОННЫЙ

Moreq2-2008

ЦИФРОВОЙ СЕРТИФИКАТ

форма обмена открытыми ключамиПримечание 1. Цифровой сертификат хранит в себе открытый ключ для предоставления другим лицам, и содержит информацию о связи ключа с его владельцем.


ЧТЕНИЕ ДАННЫХ ИЗ ОБЪЕКТОВ ВНЕШНЕЙ СИСТЕМЫ (в системе DocsVision)

одна из основных функций механизма шлюзов системы DocsVision. Шлюз осуществляет чтение данных из объектов внешней системы и передает их для дальнейшей обработки в переменные бизнес-процесса DocsVision. На основании этой информации может автоматически измениться ход бизнес-процесса, она может быть передана на следующие этапы процесса


ШАБЛОН template механизм применения к сущностям наборов MoReq2010


определенных пользователем или обычных элементов метаданных сущности

ШАБЛОН ДОКУМЕНТА

Template Информационный объект, хранящийся на сервере документов для использования в качестве основы при создании пользователем нового документа


ШИФРОВАНИЕ Изменение информационного объекта при помощи секретного кода с тем, чтобы он не мог быть распознан лицами, не имеющими соответствующих прав доступа

На основе определения шифрования от Словаря The American Heritage® Dictionary of the English Language

ЭКСПЕРТИЗА (один из основных этапов внедрения системы DocsVision)

предварительный анализ предметной области, разработка концепции решения, предварительная оценка графика и бюджета проекта системы DocsVision


ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

electronic record appraisal

определение ценности электронных документов на основании установленных принципов и критериев их ценности в целях установления сроков их хранения и отбора на архивное хранение


ЭКСПОРТ export процесс создания для другой системы копий Moreq2-


ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

электронных официальных документов вместе с их метаданнымиПримечание 1: официальные электронные документы остаются в СУЭОД после исполнения процесса экспорта, в отличие от процесса передачи

2008

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ

информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию


ЭЛЕКТРОННОЕ СООБЩЕНИЕ

информация, переданная или полученная пользователем информационно- телекоммуникационной сети


ЭЛЕКТРОННЫ ОФИЦИАЛЬНЫЙ Й ДОКУМЕНТ

electronic record

Официальный документ, представленный в электронной форме.Примечание 1: Официальный документ может оказаться представленным в электронной форме в результате того, что он изначально создается при помощи прикладного ПО или в результате оцифровки, например, путем сканирования

Moreq2-2008

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

personnel electronic record

электронные документы, отражающие трудовые отношения работника и нанимателя



ЭЛЕКТРОННЫЙ electronic для целей настоящего документа термин электронный применяется в том же значении, что и цифровой.Примечание 1: Аналоговые документы, хотя и могут считаться электронными документами, не рассматриваются как электронные документы в настоящем документе, поскольку они не могут быть сохранены в системе управления документами без преобразования в цифровую

форму. Поэтому в настоящем документе аналоговые официальные документы рассматриваются как материальные официальные документы

Moreq2-2008

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ

electronic record

документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно- телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системахПримечание 1 [Силков С.В.]: Использование термина электронный документ не ограничивается только текстовыми документами, создаваемыми при помощи текстовых процессоров. В это понятие также включаются сообщения электронной почты,



электронные таблицы, графика, изображения, HTML/XML-документы, мультимедиа и составные документы и другие типы офисных документов.Примечание 2 [Силков С.В.]: Официальный электронный документ может оказаться представленным в электронной форме в результате того, что он изначально создается при помощи прикладного ПО или в результате оцифровки (например, путем сканирования)

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ

электронный документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит выделению на уничтожение


ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ; ЭДО

Electronic records movement (circulation)

движение электронных документов в организации (учитывающее особенности представления документов в электронной форме, маршруты движения и специальные реквизиты электронных документов), с момента их создания (захвата) в СУЭОД до завершения исполнения, отправления или направления в дело Примечание 1. ЭДО является составной частью делопроизводства, включающего также оборот документов на бумажном носителе, их передачу, учет, регистрацию, хранение и контроль исполнения



ЭЛЕКТРОННЫЙ ДУБЛИКАТ БУМАЖНОГО ДОКУМЕНТА

электронный документ вместе с идентичным ему документом на бумажном носителе, который (документ) имеет те же реквизиты, структуру и содержание, подписан электронной цифровой подписью тем же лицом, которое подписало оригинал документа на бумажном носителе.Примечание 1: Электронные дубликаты бумажных документов могут создаваться при необходимости одному и тому же пользователю документа иметь и бумажный, и электронный экземпляры документа


ЭЛЕКТРОННЫЙ НОСИТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ

electronic data medium

любой материальный носитель документируемой информации, предназначенный для обеспечения оборота и сохранности электронных документов


ЭЛЕКТРОННЫЙ ФАЙЛ

Electronic file

набор связанных электронных записей Moreq2-2008

ЭЛЕМЕНТ element часть метаданных, принадлежащих сущности MoReq2010 (noun) an item of metadata be-longing to an entity

ЭЛЕМЕНТ (в контексте метаданных) свойство источника данныхПримечание 1. Свойствами считаются атрибуты источника данных - характеристики, которые может «иметь» источник, например Заголовок, Создатель, Тема

Организация развития Дублинского ядра и стандартизации


метаданныхЭЛЕМЕНТЫ СТРУКТУРЫ ДОКУМЕНТА

elements of record structure

любой документ в архитектуре документов состоит из двух элементов:- профиль документа;- тело документа


ЭМУЛИРОВАНИЕ

Имитация поведения вычислительной системы с помощью компьютера или системы другого типа Примечание 1. Применяется при хранении электронных цифровых данных с тем, чтобы старая система, где создавались данные, могла работать на новой платформе (ПО и (или) аппаратном обеспечении)


ЭРГОНОМИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Совокупность взаимосвязанных требований, направленных на согласование психологических, психофизических, антропометрических, физиологических характеристик человека- оператора, технических характеристик средств автоматизации и параметров рабочей среды


ЭТАП ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТА

Последовательность действий по совместной обработке всех версий документов, поступивших в конкретное место хранения, с целью формирования новой версии, подлежащей последующей доработке или передаче на следующий этап обработки.


ЮРИДИЧЕСКАЯ electronic Свойство электронного документа, придаваемое [Силков


СИЛА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

record with legal value

ему действующим национальным законодательством, компетенцией его издателя, установленным порядком оформленияПримечание 1: Это свойство электронного документа проявляется в составе и размещении его реквизитов, временных и пространственных границах и объектах его действия

С.В.]

ЯЗЫК РАЗМЕТКИ ГИПЕРТЕКСТА; HTML

HyperText Mark-up Language

приложение SGML для реализации языка разметки электронных документов в Интернет


ЯЗЫК РАЗМЕТКИ РАСШИРЯЕМЫЙ; XML

eXtensible Markup Language

редуцированное подмножество SGML, представляющее собой свод правил общего синтаксиса разбора электронных документов, а также текстовый формат хранения и обмена структурированной информации (взамен существующих файлов баз данных)


ЯЗЫК РАЗМЕТКИ СТАНДАРТНЫЙ ОБОБЩЕННЫЙ; SGML

Standard Generalised Markup Language

метаязык определения набора вариантов синтаксической разметки электронных документов при обработке их различными приложениямиПриложение 1. Базовые части SGML-документа:- SGML-декларация, определяющая перечень символов и ограничителей, которые могут появляться в приложении;- Document Type Definition - определяет синтаксис



конструкций разметки. DTD может включать дополнительные определения, такие, как символьные ссылки-мнемоники;- спецификация семантики, относится к разметке и даёт ограничения синтаксиса, которые не могут быть выражены внутри DTD;- содержимое SGML-документа: у него должен быть, по крайней мере, корневой элементПримечание 2. Стандартом SGML является ISO 8879:1986 Information processing - Text and office systems - Standard Generalized Markup Language (SGML)Примечание 3. Приложения SGML: HTML, XML, SGML Docbook (документирование); Z Format (документирование и типография)

ЯРЛЫК вид объекта обработки, являющийся совокупностью ссылки на ПО, автоматически запускаемое на исполнение при необходимости выполнить обработку объекта, и параметров, передаваемых ПО при запуске


ЯРЛЫК КАРТОЧКИ (в системе DocsVision)

объект приложения, аналогичный ссылке на файл в Windows.


· Web viewON-LINE КЛИЕНТ СИСТЕМЫ DOCSVISION DocsVision’s on-line client...

Documents

Transcript of · Web viewON-LINE КЛИЕНТ СИСТЕМЫ DOCSVISION DocsVision’s on-line client...