Årsmøte i Fjellbergskardet Hyttevelforening 2019

Påskeaften lørdag 20. April kl. 15:00 i Varmestua.

Sakliste:1. Godkjenning av de stemmeberettigede2. Godkjenning av innkalling, sakliste og forretningsorden3. Valg av dirigent, referent og to til å underskrive protokollen4. Årsrapport 20185. Regnskap 20186. Budsjett 20197. Fastsettelse av kontingent 8. Orientering om nærmiljøtiltak, Utbedring av løypenett9. Innkomne forslag, saker som skal behandles av årsmøtet sendes til leder innen 06.04.19 10.Ansvar for arrangementer 11. Valg12. Årsmøtet avsluttes

Kommentarer og innspill til styret etter Årsmøtet.

1. Godkjenning av de stemmeberettigedeAlle er velkomne, men hvert gnr/bnr har kun 1 stemme. Eiere av flere bruksnr. har kun 1 stemme og betaler 1 kontingent. Hvis medlemskontingent ikke er betalt, bortfaller stemmeretten på årsmøtet. Medlemmene kan møte og avgi stemmer ved fullmektig, som må fremlegge skriftlig og datert fullmakt.

Forslag til vedtak:Årsmøtet godkjenner __ stemmeberettigede.

2. Godkjenning av innkalling, sakliste og forretningsordenI følge vedtektene skal årsmøtet behandle styrets årsrapport, årsregnskap, budsjett, fastsette årskontingent, foreta valg av styre og styreleder (styret består totalt av 5 styremedlemmer og 2 varamedlemmer), 2 revisorer, samt forøvrig behandle saker som er nevnt i møteinnkallingen. Årsmøtet skal behandle alle saker som påfører fellesskapet vesentlige utgifter. Årsmøtet bestemmer antall årlige dugnader og setter avgift for de som ikke deltar.

I tråd med tidligere årsmøtevedtak sendes innkalling og årsmøtepapirene ut per mail til hjemmelshavere som har registrert seg. De som ikke er registrert kan sende mail til leder: thor.throndsen@lyse.net

Forslag til vedtak:Årsmøtet godkjenner innkalling, sakliste og forretningsorden.

3. Valg av dirigent, referent og to til å underskrive protokollForslag til vedtak:

………… ………………velges til dirigent, …………………. som referent.

…………………………… og ………………………………… underskriver protokollen.

4. Årsrapport 2018 fra Fjellbergskardet Hyttevelforening. Foreningen har mottatt betaling fra 53 av 67 medlemmer, det er bygget 68 hytte-enheter, inkl 4 leiligheter. Kasserer har purret 14 medlemmer for manglende kontingenter.

Styret har hatt 4 møter, og for øvrig håndtert saker per mail/telefon. Styret har i tillegg hatt møter med Hyttegrenda og grunneierne. Styret var representert i møte med Suldal kommune om

snørassikring i A feltet, etter initiativ fra Magne økland, eier av A7.

Nyheter og informasjon legges fortløpende ut på velforeningens blogg, http://fjellbergskardet.wordpress.com/ eller på facebook ”Fjellbergsskardet Hyttegrend” Informasjonen sendes også direkte til medlemmene på mail. Ikke all informasjon som er publisert gjentas her.

De ulike feltene har ansvar for hvert sitt arrangement.A, D og E feltet : St. Hans B-feltet : Barneskirenn 2. lørdag i vinterferien C-feltet : Ti på tur / 3-nutstur el. lignendeStyret : Påskerennet Fjellbergskardet rundtHjelmeland Bygg : Tenning av julegran.

Det ble også i 2018 gjort en fantastisk jobb med ledelse og dugnad på skiløypene. En stor takk til Tor Inge Jøssang som ledet dette. Toalettanlegget er ferdigstilt og har blitt brukt uten at det har oppstått problemer. Takk også til alle som deltok på dugnadene.

Styret har fulgt opp behovet for snøskredsikring i A feltet overfor Hyttegrenda og Suldal kommune. Kommunen sin tilbakemelding er at de ikke har et ansvar, men at dette er ansvaret til utbygger, Hyttegrenda. Kommunen har imidlertid sagt seg villig til å bidra økonomisk. Hyttegrenda har kontaktet Norsk Geologisk Institutt (NGI) for råd. NGI har i tlf til leder, etter kun å ha studert mottatte bilder, sagt at sikring mot snøskred for hyttene A6 og A7 kan gjøres relativt enkelt med en vold eller et snøsikringsgjerde, men de har enda ikke gjort en grundig vurdering av dette. Styret har sagt at velforeningen kan delta på dugnad, men vi er avhengige av at Hyttegrenda fremskaffer rapport fra NGI som beskriver tiltak.

Hyttegrenda har tilbudt Fjellbergsskardet Hyttevelforening å overta driftsselskapet og dermed ansvaret for infrastruktur, brøyting og veivedlikehold. Styret har takket nei til dette, da vi anser dette for en altfor stor oppgave for en velforening med frivillige medlemmer.

Styret har ellers arbeidet med følgende saker: • Fullført innredning og flislegging av toaletter varmestua, • Finansiering og støtte til dugnader på tursti og skiløyper. • Påskerenn Fjellbergskardet rundt • Kommunikasjon med Hyttegrenda, inkludert snørassikring, veivedlikehold og skiløype til F

feltet. • Informasjon til medlemmene. • Løypekjøringen. Kontrakten med Gullspor må fornyes, den gjelder ut denne sesongen etter

at avtalen ble forlenget iht opsjon for 2 år siden. Det skal kjøres løyper i helgene, samt i Julehelga, vinterferier og Påske, det kjøres før kl. 11. Det er vær og føre forbehold. Tilbakemelding er gitt ift. leveransen.

• Kommunikasjon vedrørende brøyting og vedlikehold av vei om sommeren. • Brøyting av private tun avtales mellom Ryfylke Hytteservice og den enkelte hytteeier.

Ryfylke Hytteservice benytter Facebook for informasjon ifm. brøyting og eventuelt stenging av veier.

• Driftsavtalen med Hyttegrenda for infrastruktur, inkludert brøyting og veivedlikehold gjelder til 01.09.20 og forlenges automatisk med 1 år om gangen inntil den reforhandles.

Styret har hatt følgende sammensetning, og valgtidspunkt. De som ikke er på valg er uthevet.

Styret 2017 Hytte e-post Tlf Valgt Funksjon

Thor Inge Throndsen A 10, Fjb 277 thor.throndsen@lyse.net 91163506 2018 Leder

Nicolai Lenning C 18, Kkn 38 nicol-l@online.no 97615174 2017 Sekretær

Randi Vårvik E 10, Fjb 218 randi.vaarvik@voldregnskap.no 90177594 2017 Kasserer

Birger Laugaland B 19, Kkn 65 birger@hjb.no 98890078 2017 Styremedlem

Audun Laugaland B 5, Fjb 299 alaugaland@hotmail.com 97123739 2017 Løypekontakt

Morten Tungland D 1, Fjb 199 mtung@online.no 40634306 2018 Varamann Brøytekontakt

Erik Danielsen B 20, Kkn 51 erik.danielsen@skole.rogfk.no 90649428 2018 VaramannNærmiljøtiltak

Odd Einar Vold oev@hjb.no 98266530 Opp-nevnt

Representant fra Hyttegrenda

Fjb = Fjellbergsskarvegen, Kkn = Kalvaknutvegen

Forslag til vedtak:Årsmøtet tar årsrapporten til orientering.

5. Regnskap 2018Det er fortsatt for mange kontingenter det må purres på og fortsatt utestående kontingent og løypeavgift. Velforeningen har forskuttert avgift til Gullspor.

Revisorer: Aslaug Kolstø og Svein Tore Torgersen

Forslag til vedtak:Regnskapet for 2018 godkjennes.

6. Budsjett 2019Velforeningen har søkt om momskompensasjon for arbeidet med løypeprosjektene og vi regner med å motta 82.000 kr i juni 2020. Styret foreslår at mesteparten av dette beløpet overføres «Mosvatnet rundt» prosjektet som administreres av Tor Inge Jøssang. Styret gis fullmakt til å utbetale dette i 2020.

Forslag til vedtak: Budsjettet for 2019 godkjennes

7. Fastsettelse av kontingent1. Kontingent beholdes på kr 500,- . 2. Løypeavgiften er kr 1000,- iht. kontrakt som ble fornyet fra 2017. Ny avtale må fremforhandles

før vinteren 2019/20 3. Dugnadsavgift opprettholdes på kr 500,-

8. Orientering om nærmiljøtiltak, løypeprosjektene ved Tor Inge Jøssang

9. Innkomne forslag og saker

A. Fra Petter Knutsen Jeg forsto det slik at skiløypenett skulle være på plass før tomter ble solgt. Etterlyser videre skiløypeplan fra Fjellbergskardet hyttegrend a/s Ved Odd Einar Voll. Det er nå Løype kjørt ned til Stølen. Mangler fortsatt det siste stykket ned til og rundt i F feltet. Er det mulig å få ett kart som viser planen videre med ferdigstillelse datoer.

B. Fra Hyttegrenda. Avtalen med for drift av infrastruktur, inkludert vedlikehold og brøyting av veier skal fornyes i september 2020. Hyttegrenda ber oss ta stilling til et av følgende betelingsalternativer alternativer for ny avtale.

a. Fast pris i 5 år slik som dagens avtale, denne indeksreguleres årlig b. Fast pris som justeres hvert årc. Avregning etter medgått tid og kostnad som betales etterskuddsvis hvert år

10. Ansvar for arrangementer De ulike feltene tar ansvar for hvert sitt arrangement.

A, D og E feltet : St. Hans B-feltet : Barneskirenn i vinterferien C-feltet : Ti på tur / 3-nutstur el. lignendeStyret : Påskerennet Fjellbergskardet rundtHyttegrenda : Tenning av julegran

11. ValgStyret takker medlemmer som går ut av styret for innsatsen.

Årsmøtet skal i dag velge 4 medlemmer til styret. Årsmøtet skal også velge;

- styreleder, blant styrets medlemmer, - 2 revisorer og valgkomité.

For øvrig konstituerer styret seg selv.

Det åpnes for benkeforslag:

Styret foreslår at nye medlemmer velges som angitt nedenfor.

4 styremedlem for 2 år, kandidater: Audun Laugaland, Birger Laugaland, ….

Leder kan velges fra både sittende og nye styremedlemmer: Thor Inge Throndsen har sittet som leder i 5 år og ønsker ikke gjenvalg som leder. Styrets forslag til leder:

2 revisorer: Styret foreslår gjenvalg av Aslaug Kolstø og Svein Tore Torgersen

Valgkomite: utgående styremedlemmer skaffer nye, styret følger opp.

Årsmøtet avsluttes Etter den formelle delen av årsmøtet blir det en runde med kommentarer og innspill til styret