Caso de Éxito de Cliente

ESADE cambia de intranet para potenciar la colaboración y la productividad

ResumenPaís: EspañaIndustria: Educación

Perfil de clienteESADE es una institución académica universitaria con sede en Barcelona, que desarrolla su actividad en el ámbito de la formación. Cuenta con casi 4.000 alumnos y 550 empleados.

SituaciónESADE necesitaba renovar su antigua intranet que ya no respondía a los requerimientos de negocio de la organización ni resolvía sus necesidades de colaboración.

SoluciónLos responsables de ESADE deciden cambiar a Microsoft Office SharePoint 2010 para solventar sus necesidades, encargando la dirección del proyecto a Microsoft Servicios para minimizar el riesgo.

Beneficios Mayor colaboración. Más eficiencia. Mejora del puesto de trabajo tanto

de trabajadores como de alumnos.

"Ahora tenemos la información ordenada, la encontramos fácilmente y además disponemos de funcionalidades como la colaboración en grupos de trabajo, que son muy valiosas en nuestro ámbito”.

Raquel Boza, Directora del Servicio TIC de ESADE.

Con más de 50 años de historia, ESADE es hoy una de las instituciones académicas de mayor prestigio en España. Pionera en Europa en su modelo de aprendizaje, desarrolla la actividad en sus campus de Barcelona, Madrid y Buenos Aires, en tres áreas de actividad: formación, investigación y debate social.

Conscientes de la importancia que la innovación, el acceso a la información y la colaboración tienen en el ámbito educativo, en 2011 los responsables de ESADE decidieron sustituir su antigua intranet por otra basada en Microsoft SharePoint 2010 para disponer de mayores funcionalidades y que toda la comunidad educativa ESADE se beneficiara de ello. Una vez tomada la decisión, se pusieron en manos de Microsoft Servicios, que asumió la dirección técnica del proyecto con el fin de minimizar los riesgos de adopción de una tecnología tan novedosa como esta y, al mismo tiempo, maximizar su impacto.

SituaciónESADE es una institución académica universitaria independiente, sin ánimo de lucro, creada en 1958 en Barcelona, por iniciativa de un grupo de empresarios y de la Compañía de Jesús. Desde el año 1995, forma parte de la Universidad Ramon Llull.

Desde una visión comprometida con el desarrollo personal y la responsabilidad social, ESADE aplica un modelo de aprendizaje propio e innovador, basado en el desarrollo de habilidades y competencias profesionales y directivas, que le ha valido el reconocimiento internacional por su formación de calidad en dos ámbitos principales: ESADE Business School y ESADE Facultad de Derecho.

Con tal bagaje como carta de presentación, los responsables de la institución, pendientes siempre de la tecnología y de la vanguardia, percibieron que su intranet ya no respondía a sus necesidades ni de negocio ni educativas y que, además, no les permitía seguir creciendo con los niveles de calidad que ESADE requería.

SoluciónEn 2011, después de llevar a cabo un proyecto de conceptualización en el que se recogieron las expectativas de la organización respecto a la futura intranet, y de estudiar diversas opciones, los responsables de tecnología de la institución decidieron dar un paso hacia adelante y sustituir su antigua intranet por otra nueva basada en Microsoft SharePoint 2010, que encajaba

perfectamente en ESADE por ser innovadora, como la propia institución, y ofrecer soluciones nuevas y eficientes a problemas clásicos. “Nuestro objetivo era disponer de una nueva plataforma intranet para toda la comunidad ESADE (alumnos, profesores, antiguos alumnos y personal de administración y servicios) que nos sirviese de repositorio de información, de portal de entrada a las aplicaciones que necesita cada colectivo para sus tareas, de extensión virtual del campus, y de espacio de comunicación y colaboración virtual en una situación multicampus como la que tenemos actualmente”, afirma Raquel Boza, Directora del Servicio TIC de ESADE. “Elegimos la solución de Microsoft porque tiene muy bien resuelta la respuesta a las necesidades de colaboración en línea, tan importantes en una institución como la nuestra, y porque su mantenimiento es más sencillo que el de otras soluciones similares”, añade.

Con estas premisas como punto de partida, los responsables de la organización se pusieron manos a la obra, y para asegurarse de obtener el máximo rendimiento de la solución decidieron contar con Microsoft Servicios, que asumió la dirección técnica del proyecto desde el principio. “Estamos convencidos de que en el caso de la adopción de tecnologías tan nuevas, el hecho de contar con Microsoft Servicios supone un valor añadido, ya que ellos conocen la solución mejor que nadie, lo cual nos ha ayudado ha minimizar los riesgos de la adopción y a maximizar el impacto”, asegura la responsable TIC de ESADE. Además, “si en algún momento

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“Estamos convencidos de que en el caso de la adopción de tecnologías tan nuevas, contar con Microsoft Servicios supone un valor añadido, ya que ellos conocen la solución mejor que nadie, lo cual nos ha ayudado a minimizar los riesgos y a maximizar el impacto”.

Raquel Boza, Directora del Servicio TIC de Esade.

ha surgido algún problema durante la implantación, Microsoft Servicios lo ha gestionado directamente sin nuestra intervención, coordinando, además, a terceros. Puedo decir que han sabido entender perfectamente nuestras particularidades y se han comprometido de principio a fin”, añade.En este sentido, Boza destaca también el papel de Raona, partner de Microsoft, que ha realizado el desarrollo de la solución, pero que además ha aportado ideas y soluciones y ha trabajado mano a mano con Microsoft Servicios para tratar de proporcionar los mejores resultados y el uso más productivo a ESADE.

En lo que a la implantación de Microsoft SharePoint 2010 propiamente dicha se refiere: “a día de hoy ya está implementada en tiempo y costes previstos la primera fase, es decir, la intranet del profesorado y personal de servicios, y por ahora, los resultados son satisfactorios”, señala Boza. No en vano, la intranet dispone de nuevas funcionalidades que la antigua no tenía, como la colaboración en grupos de trabajo, una vista agregada de workflows, y un calendario que agrega eventos de diferentes fuentes (el calendario de actos institucional, el calendario académico con las clases y exámenes, así como el propio calendario del Outlook u otros calendarios específicos).

Actualmente se está desplegando la segunda fase, que contempla incorporar a los candidatos, alumnos, antiguos alumnos y partners, y aunque aún no ha concluido, según Raquel Boza los beneficios no se han hecho esperar: “Con

la nueva intranet hemos solucionado lo que antes era un problema para nosotros: el desorden de la información. La antigua intranet fue creciendo de forma anárquica con lo cual, al final, era muy complejo encontrar la información, pero ahora eso no sucede. Además, la herramienta dispone de un buscador que permite encontrar la información aun cuando no sepamos dónde buscarla”, afirma la Directora del Servicio TIC de ESADE.BeneficiosPara la directora del Servicio TIC de ESADE, a día de hoy la mejora del puesto de trabajo es evidente: “Además de ser más agradable y mucho más usable, con la nueva intranet podemos trabajar y colaborar en grupo de forma online, lo cual es una gran ventaja en nuestro ámbito porque redunda en una mayor eficiencia”.

Boza destaca, por último, las que en su opinión están siendo las tres claves del éxito de este proyecto: “contar con el respaldo de Microsoft Servicios para implantar una tecnología emergente como SharePoint 2010; la ayuda de Raona, que ha sabido entendernos y ayudarnos; y la implicación de todo el equipo TIC de ESADE, ya que esta plataforma es transversal a todos los colectivos y procesos de la organización”.

Mayor eficiencia.

Ahorro de tiempo.

Colaboración en equipo.

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“Con la nueva intranet hemos solucionado lo que antes era un problema grave para nosotros: el desorden de la información (…). Además, la herramienta dispone de un buscador que permite encontrar la información aun cuando no sabemos dónde buscarla”.

Raquel Boza. Directora del Servicio TIC de ESADE.

Mejora del puesto de trabajo.

Mejor usabilidad.Microsoft SharePoint Server 2010Microsoft SharePoint Server 2010 es la plataforma de colaboración empresarial y para internet. Para más información sobre Microsoft SharePoint Server 2010, pueden visitar la página:www.microsoft.com/sharepoint

Microsoft ServiciosMicrosoft Servicios colabora con los clientes a realizar todo su potencial mediante software y servicios de Microsoft. Durante todas las fases del ciclo de vida de los sistemas de información, Microsoft Servicios se enfoca en producir un impacto duradero en los clientes, comprometiéndose con su éxito y compartiendo su experiencia con la comunidad de partners de Microsoft.

Para más información sobre Microsoft Servicios, pueden visitar la página:http://www.microsoft.com/spain/enterprise/servicios

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Para más informaciónPara obtener más información acerca de los productos de Microsoft y sus servicios, pueden contactar con las subsidiarias locales de Microsoft, cuya información está disponible en www.microsoft.com

Pueden obtener más información también en la web www.microsoft.es

Para más información sobre los productos y servicios de ESADE, viste la web www.esade.edu

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Document published 21/05/12

Software y Servicios          Microsoft SharePoint Server 2010