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Web Empresas Agemed Saúde S/A. Esse documento tem como objetivo orientar as empresas contratantes do plano de saúde Agemed a utilizarem o ambiente Web para realização de movimentações cadastrais dos seus colaboradores, bem como, impressão da faturas e baixa de relatório de utilizações.
2011
Versão 03
Agemed Saúde S/A
AGEMED
WEB EMPRESAS Versão 03 de 08/07/2011
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Sumário
1. Objetivo .................................................................................................................. 3
2. Acessando o Site. ................................................................................................... 3
3. Realizando Movimentações ................................................................................... 4
3.1 Solicitação de carteirinha ....................................................................................... 5
3.2 Incluindo um Beneficiário ...................................................................................... 6
3.3 Enviando documentos obrigatórios ....................................................................... 9
3.4 Alterando dados de um Beneficiário ................................................................... 10
3.5 Cancelando um Beneficiário ................................................................................ 12
3.6 Verificando gastos para desconto na rescisão ..................................................... 13
4 Acompanhando as Movimentações do Contrato ................................................ 16
5 Imprimindo Boleto a Vencer ................................................................................ 17
6 Consultando Arquivo de Fatura (PDF).................................................................. 18
7 Baixando Planilha de Utilizações .......................................................................... 19
8 Visualizando índice de sinistralidade ................................................................... 19
AGEMED
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1. Objetivo
Oferecer maior agilidade e segurança no processo de movimentação cadastral de
beneficiários, efetuando críticas na fonte geradora, permitindo ainda ao cliente o
acompanhamento de todo o processo de movimentação cadastral.
2. Acessando o Site.
Para iniciar a pagina Web utilize o link http://extranet.agemed.com.br/empresa/.
Informe o operador e a senha, previamente enviada pela Agemed, para acessar a área
exclusiva da empresa.
Informe o login e
senha
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Após realizado o login, abrirá a tela de acesso às opções de movimentação de
beneficiários.
3. Realizando Movimentações
No item Movimentação, estão listadas as opções de cadastro do plano de saude, onde
podem ser realizadas as inclusões, alterações, exclusões e solicitação de segunda via
de carteirinha.
Exemplo:
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3.1 Solicitação de carteirinha
Localize o beneficiário pelo nome no campo devido. O sistema mostrará apenas os
beneficiários da carteira de cada cliente.
Localizado o nome do titular e/ou dependente, clique no botão Adicionar.
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Informe o motivo da solicitação de segunda-via. Finalizado, clique no botão Solicitar
Carteirinhas.
3.2 Incluindo um Beneficiário
Selecionando a opção “Inclusão” é possível incluir Titulares e Dependentes dentro do
contrato selecionado.
Os campos exigidos pela ANS serão consistidos durante a digitação dos mesmos e não
será possível movimentar uma inclusão sem o devido preenchimento deles.
Quem pode ser incluído no plano de saúde:
Funcionário contratado, com vínculo empregatício;
Trabalhadores temporários;
Estagiários e menores aprendizes; e
Seus dependentes abaixo relacionados: o Esposo (a) ou Companheiro (a); o Filho (a) natural ou adotivo (a) até 18 anos e/ou 24 anos se universitário; o Tutelado (a);
Caso o contrato possua mais de um plano relacionado, o operador que estiver
cadastrando deverá selecionar dentro da lista disponível o plano correto.
A informação listada em vermelho informará a vigência das coberturas (inclusão).
Importante:
A inclusão do colaborador titular deve ser realizada em até 120 dias da data de
contratação, salvo se existir aditivo contratual alterando esta condição.
A Agemed possui fechamento mensal, onde as inclusões e exclusões devem ser
realizadas até o dia 10 de cada mês, para inicio de vigência o mês subseqüente.
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A tabela abaixo auxiliará no entendimento e datas de inclusão que devem ser
utilizadas conforme garantias contratuais.
Vigencia Contratual Data de Fechamento Movimentações /Cobertura
01 Dia 10 de cada mês 1 (mês subsequente)
05 Dia 10 de cada mês 5 (mês subsequente)
09 Dia 10 de cada mês 9 (mês subsequente)
21 Dia 10 de cada mês 21 (mês corrente)
28 Dia 10 de cada mês 28 (mês corrente)
Exemplo 01:
Contrato com vigência dia 05:
O cadastro de movimentação deve ser realizado até o dia 10/05. A data de inclusão do
colaborador deverá ser para 05/06.
Exemplo 02:
Contrato com vigência dia 21:
O cadastro de movimentação deve ser realizado até o dia 10/05. A data de inclusão do
colaborador deverá ser para 21/05.
Caso o contrato possua mais de um
plano relacionado, o operador que
estiver cadastrando deverá
selecionar dentro da lista
disponível o plano correto.
Este campo informa a data de inicio de cobertura que o
beneficiário será cadastrado (vide tabela acima).
Informe a data de inclusão do beneficiário, considerando
a tabela acima explicada.
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Após preenchimento de todos os campos, basta clicar no botão INCLUIR para concluir
a movimentação.
Importante: Para cada movimentação é gerado um número de protocolo que servirá
para acompanhamento do processo de movimentação cadastral.
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Para inclusão de dependente, após informar o nome e a categoria, o sistema trará a
lista de beneficiários do contrato para seleção do titular.
3.3 Enviando documentos obrigatórios
A inclusão realizada via WEB somente será validada com o recebimento dos
documentos obrigatórios para inclusão.
O envio deve ser realizado pelo botão Utilitário.
O nome do documento deve ser enviado com o seguinte no padrão abaixo, salvo nas
extensões .jpg ou .pdf.
Informe o nome do respectivo
titular.
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Nr protocolo.Nome do beneficiario.pdf ou Nome do beneficiario.jpg
Exemplo:863. JoaodaSilva.pdf
3.3.1 Documentos Obrigatórios: Do titular:
Copia da Ficha de registro do Colaborador
Cópia do RG;
Cópia do CPF ou
Cópia CNH (Carteira Nacional de habilitação);
Numero do PIS obrigatório somente do titular;
Comprovante de residência: Cópia simples de qualquer documento que informe o endereço residencial do beneficiário titular ou Relatório fornecido pelo RH da empresa contratante em que constam os endereços residenciais dos beneficiários.
Dos dependentes (se estes estiverem sendo incluídos no plano de saúde):
Copia do RG da esposa;
Copia do CPF da esposa e filhos maiores de 18 anos;
Certidão de Nascimento dos dependentes menores de 18 anos;
Cópia Certidão de Casamento ou Declaração de União Estável,
3.4 Alterando dados de um Beneficiário
Para alterar dados de um beneficiário deve-se escolher a opção “Alterações” que está
dentro do menu “Movimentação”.
Informe o nome do beneficiário, a situação (Ativos, Cancelado ou Todos) e clique no
botão .
Clique sobre o nome do beneficiário para editar e alterar as informações cadastrais.
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Para finalizar e promover a alteração deve-se clicar no botão .
Para desistir da alteração clique no botão .
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3.5 Cancelando um Beneficiário
Para cancelar um beneficiário deve-se escolher a opção “Cancelamento” que está
dentro do menu “Movimentação”.
Informe o nome do beneficiário e clique no botão .
Clique sobre o nome do beneficiário para solicitar o cancelamento.
Para efetuar o cancelamento basta clicar no botão e aguardar
a aprovação da Agemed.
Note que se for selecionando um colaborador que é titular do plano e que possua
dependentes, os dependentes serão excluídos automaticamente.
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3.6 Verificando gastos para desconto na rescisão
Para efetuar o levantamento de gastos de utilização de um beneficiário deve-se
escolher a opção “Utilização” que está dentro do menu “Relatórios”.
Utilize o item Extrato de Atendimentos não cobrados.
Informe o código do beneficiário ou se preferir, pesquise pelo nome através no
botão .
Clique para
pesquisar o
nome
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Abrirá uma nova tela para pesquisar pelo nome do beneficiário.
Localizado o beneficiário, clique para selecionar o beneficiário e clique no botão
.
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O sistema retornará para a página inicial e para verificar os débitos, clique no botão
Abrirá uma nova tela contendo os gastos para desconto na rescisão.
Observe que o relatório demonstrará valores faturados ainda não cobrados, as guias
autorizadas e valores de adicionais, caso o contrato tenha estes serviços.
Caso não existam valores de utilização a serem cobrados na data, o sistema informará.
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4 Acompanhando as Movimentações do Contrato
As movimentações realizadas podem ser acompanhadas acessando o menu Relatórios
-> Cadastro -> Operações de Cadastro.
As movimentações confirmadas, rejeitadas ou pendentes na operadora deverão ser
acompanhadas pela empresa contratante e toda conversa estabelecida com a
operadora será registrada no ERP e poderá ser visualizada clicando no ícone .
Para alterar dados de uma movimentação rejeitada, clique no botão para editar os
dados e finalize o cadastro conforme o processo INCLUIR.
O tempo estimado para aceite do cadastro Web realizado é de até 72 horas.
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5 Imprimindo Boleto a Vencer
Os boletos serão liberados na Web 15 dias antes do seu vencimento. Apenas os
boletos a vencer estarão disponíveis.
Para baixar um boleto clique no ícone e aguarde a abertura de uma nova guia do
navegador de Internet se abrir com o boleto a ser impresso. Siga as instruções apresentadas
nessa guia para imprimir o boleto.
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6 Consultando Arquivo de Fatura (PDF)
Clique no ícone para gerar um documento PDF contendo o extrato de utilizações
das despesas assistenciais do plano de saúde. Cada competência possui o arquivo
correspondente.
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7 Baixando Planilha de Utilizações
As planilhas de utilizações contem as informações necessárias para as empresas
lançarem os gastos com plano de saúde na folha de pagamento dos colaboradores.
Cada competência possui uma planilha correspondente ao movimento do mês.
Para baixa uma planilha clique no ícone e aguarde o download do arquivo ser
concluído. O arquivo baixado ficará com o formato CSV e pode ser aberto por qualquer editor
de texto ou pelo próprio Excel.
8 Visualizando índice de sinistralidade
Para visualizar sinistralidade contrato e outras informações gerencias do plano de saúde,
acesso no menu Relatório, o campo Resumo Gerencial.
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Abrirá uma nova opção, informe no campo o período de analise de sinistro. Após
informar o período, clique em Imprimir.
Deve ser informado sempre um período de 12 meses, com mês anterior ao vigente.
Segue abaixo exemplo:
O sinistro atual do contrato será demonstrado no item 2.1 do relatório.