Studium przypadku

Wdrożenie systemu zarządzania projektami w

przedsiębiorstwie z branży wod-kan.

XVI Konferencja IPMA Polska, 24-25 października 2013, Warszawa

boleslaw.bernys@fideaeffect.com

www.fideaeffect.com

Wdrożenie systemu zarządzania projektami

Spis treści

slajd 1/23

1. Informacje ogólne o wdrożeniu

2. Struktura zarządzania projektem

3. Wdrożenie systemu zarządzania projektami

4. Przeszkody w procesie wdrożenia SZP

5. Wynik wdrożenia i wnioski

6. Narzędzie wspierające zarządzanie projektami

1. Informacje ogólne o wdrożeniu

Środowisko wdrożenia projektu

slajd 2/23

• Spółka miejska

• Ok. 100 pracowników

• 2 osoby z certyfikatem PRINCE2

• Niewielka wiedza o zarządzaniu projektami

• Brak procedur odnośnie zarządzania projektami

• Jest ISO9001 – firma „nie boi się” procedur

• Dyrekcja jest zdeterminowana, aby coś zrobić z projektami

1. Informacje ogólne o wdrożeniu

Przyczyny wdrożenia

slajd 3/23

• Wizja Dyrekcji firmy, aby projekty prowadzić w sposób

uporządkowany

• Realizacja coraz większych projektów

• Presja ze strony Rady Nadzorczej

• Uciążliwy proces przygotowywania projektów do uruchomienia

• Brak jednolitego standardu informacji zarządczej o projektach

• Brak bazy wiedzy – silne odczuwanie potrzeby jej budowania

• Odejście czołowego kierownika projektu

• Brak zarządzania ryzykiem

• Marnotrawstwo czasu na realizację projektów

1. Informacje ogólne o wdrożeniu

Zakres wdrożenia projektu

slajd 4/23

• Podstawowe dokumenty zarządcze

– Dokumenty inicjujące projekt

– Główne rejestry

– Raporty

– Procedury (uruchamiania projektu, zarządzania ryzykiem)

• System informatyczny

– Dla działu inwestycji

• Szkolenia

– Ogólne z zarządzania projektami

– Z obsługi narzędzia informatycznego

2. Struktura zarządzania projektem

Zespół wdrożeniowy

slajd 5/23

Komitet

Sterujący

Dostawca

Oprogramo-

wania

Klient Firma

wdrożeniowa

KP

+ zespół KP

+ zespół

Internet/ Intranet Kierownik Projektu

(aplikacja lokalna - Klient)

Serwer (aplikacja serwerowa)

Zdalny użytkownik

(www)

Kierownictwo

Organizacji

(www)

Kierownik Projektu

(aplikacja lokalna - Klient)

Kierownik Projektu

(aplikacja lokalna - Klient)

3. Wdrożenie systemu zarządzania projektami

P2ware Planner – architektura systemu zarządzania projektami

slajd 6/23

3. Wdrożenie systemu zarządzania projektami

Przykład porządkowania procesów w firmie dzięki raportom

slajd 7/23

3. Wdrożenie systemu zarządzania projektami

Ograniczenie dostępu do właściwości projektu

slajd 8/23

3. Wdrożenie systemu zarządzania projektami

Tworzenie dedykowanych widoków dla użytkowników

slajd 9/23

3. Wdrożenie systemu zarządzania projektami

Raporty

slajd 10/23

3. Wdrożenie systemu zarządzania projektami

Przykład inwencji klienta – wskaźnik % realizacji harmonogramu

slajd 11/23

4. Przeszkody w procesie wdrożenia SZP

Zmiany w zespole projektowym

slajd 12/23

• Zmiana kierownika projektu (przyjęto nową osobę) w

trakcie realizacji projektu

• Odszedł dyrektor, główny opiekun i inicjator projektu

metodycznego zarządzania projektami

5. Wynik wdrożenia i wnioski

Wynik wdrożenia

slajd 13/23

System zarządzania

projektami

System zarządzania projektami został

wdrożony w wymaganej funkcjonalności

Kierownik projektu Zyskał szacunek i uznanie, że

błyskawicznie potrafi dostarczyć

wymaganych danych o portfelu projektów

Kierownik projektu Jest sympatykiem IPMA: bywa na

spotkaniach MGR, zastanawia się nad

certyfikacją

Materiały na Radę

Nadzorczą

Drastycznie spadł czas wymagany na

przygotowanie materiałów o projektach na

posiedzenie Rady Nadzorczej

Inne działy zaczynają korzystać z systemu, żądają

nowych raportów pod swoje cele

Inne działy Szukają możliwości ułatwienia sobie pracy

poprzez korzystanie z wdrożonego

narzędzia (przewidywanie zakupów,

informacje o ważnych decyzjach)

Dział inwestycji Posiada znakomite narzędzie do

monitorowania projektów

5. Wynik wdrożenia i wnioski

Problemy

slajd 14/23

Zbyt powolny rozwój systemu (w takim znaczeniu, że inne działy

zbyt wolno przekonują się do narzędzia)

Brak czasu/motywacji do budowania bazy wiedzy (spisywanie

doświadczeń projektowych)

Po początkowym entuzjazmie firma nie poszła znacząco do

przodu ze szkoleniami pracowników w kierunku metodycznego

zarządzania projektami

5. Wynik wdrożenia i wnioski

Co dalej z wdrożeniem?

slajd 15/23

• Więcej osób będzie pracować w systemie zarządzania

projektami (system jest już na to gotowy)

• Kolejne działy dołączą do pracy w systmie

• Wnioski poprojektowe wpisywane do systemu

(budowanie bazy wiedzy)

• Lepszy monitoring projektów (EV?)

• Integracja z EOD

• Integracja z systemem FK

• Prezentacja wdrożenia na targach Wod-Kan w 2014r.

• Model PE IPMA?

5. Wynik wdrożenia i wnioski

Co bym zrobił, gdybym powtórnie realizował wdrożenie?

slajd 16/23

• Przekonałbym klienta do większej liczby szkoleń z

zarządzania projektami dla pracowników

• Lepiej przygotowałbym użytkowników systemu na

wdrożenie systemu (pracownikom doszła obsługa

nowego programu)

• Zorganizowałbym zajęcia z miękkich el. zarządzania

dla kierowników średniego szczebla

Internet/ Intranet Kierownik Projektu

(aplikacja lokalna - Klient)

Serwer (aplikacja serwerowa)

Zdalny użytkownik

(www)

Kierownictwo

Organizacji

(www)

Kierownik Projektu

(aplikacja lokalna - Klient)

Kierownik Projektu

(aplikacja lokalna - Klient)

6. Narzędzie wspierające zarządzanie projektami

P2ware Planner – architektura systemu zarządzania projektami

slajd 17/23

6. Narzędzie wspierające zarządzanie projektami

Zbieranie danych na serwerze – idea szablonu

slajd 18/23

Jeden szablon „obsługuje”

projekty tej samej kategorii

(z tej samej grupy

projektów)

drill-down

Siła aplikacji serwerowej

polega na przekrojowym

zbieraniu danych z grupy

projektów i udostępnianiu

ich w postaci raportów

6. Narzędzie wspierające zarządzanie projektami

Menu Klienta P2ware Planner

slajd 19/23

6. Narzędzie wspierające zarządzanie projektami

P2ware Planner – planowanie zakresu i harmonogramu

slajd 20/23

6. Narzędzie wspierające zarządzanie projektami

P2ware Planner – kontrola parametrów projektu

slajd 21/23

Budżet i harmonogram

wdrożenia są pod kontrolą

6. Narzędzie wspierające zarządzanie projektami

P2ware Planner – menu serwera

slajd 22/23

6. Narzędzie wspierające zarządzanie projektami

P2ware Planner – udostępnienie obiektu przez www

slajd 23/23

Internet/ Intranet

Serwer (aplikacja serwerowa)

Kierownik Projektu

(aplikacja lokalna - Klient)

Dziękuję za uwagę

boleslaw.bernys@fideaeffect.com

www.fideaeffect.com