Wdraanie norm ISO 9000 i norm powizanych w PolsceZarzdzenie jakociwww.agh.edu.pl

Dlaczego wdraane s normy serii 9000 w organizacjach?Zalety pynce z wdroenia:Obnienie kosztw brakw zewntrznych i wewntrznych.Zmniejszenie strat wynikajcych z niedopasowania wyrobu (usugi) do wymaga.Ograniczenie poczucia zagroenia w obliczu dziaa konkurencji.Obnienie strat spowodowanych niewaciwym nadzorowaniem procesw.Ugruntowanie lub rozszerzenie pozycji na rynku, gwarancja dla klienta.

Etapy wdraania systemu zarzdzania jakoci Krok 1Podjcie decyzji o wdroeniu systemu zarzdzania jakoci:

Aby wszystko przebiegao sprawnie i prawidowo, naley oficjalnie podj decyzj o wdroeniu systemu zarzdzania jakoci.

Moliwe problemy: dezinformacja wrd pracownikw.

Jak ich unikn? Wydanie zarzdzenia, informacja dla pracownikw, e jest to dziaanie majce na celu popraw jakoci obsugi i lepszej wsppracy oraz e nie wie si to ze zwolnieniami.

Krok 22. Analiza wstpna / Audyt wstpny:Pierwszym krokiem jest przeprowadzenie wstpnej analizy funkcjonujcego obecnie systemu w organizacji

Moliwe problemy: ocena organizacji nie w kontekcie wymaga normy, brak weryfikacji stopnia udokumentowania realizowanych dziaa, brak zapisw z przeprowadzonej oceny.

Jak ich unikn? Wybra zewntrzn firm doradcz posiadajc dowiadczenie, ustalenie dokadnego zakresu audytu wstpnego i jego efektw.

Dobra analiza wstpna to oszczdno czasu i pienidzy!

Krok 33. Powoanie Penomocnika i zespou wdroeniowego:

Wyznaczenie spord Kierownictwa organizacji Penomocnika ds. SZJ (opieka nad wdroeniem, a pniej utrzymaniem SZJ).

Okrelenie obowizkw i uprawnie Penomocnika (na pimie).

Krok 44. Opracowanie i zatwierdzenie harmonogramu prac:

Opracowanie harmonogramu odbywa si na podstawie audytu wstpnego z uwzgldnieniem specyficznych wymaga i warunkw, w ktrych dziaa organizacja.

Moliwe problemy: brak harmonogramu prac, brak zaakceptowanego harmonogramu, brak rozpowszechnienie informacji wrd pracownikw.

Jak ich unikn? Opracowanie harmonogramu uwzgldniajc realne terminy dziaa, zatwierdzenie go i rozpowszechnienie.

Krok 55. Szkolenie Kierownictwa:

Przeszkolenie kadry kierowniczej w zakresie systemu zarzdzania jakoci.

Moliwe problemy: niewystarczajcy poziom informacji wrd kierownictwa.

Jak ich unikn? Ustalenie z firm doradcz szkole dla kierownictwa, ktre pozwoli na pozyskanie niezbdnej wiedzy .

Krok 66. Szkolenie zespou wdroeniowego:

Przeszkolenie zespou wdroeniowego, odpowiedzialnego za prawidowe sporzdzenie dokumentacji.

Moliwe problemy: za jako opracowanej dokumentacji.

Jak ich unikn? Zorganizowanie szkolenia dla zespou wdroeniowego i Penomocnika ds. SZJ z zasad opracowywania dokumentacji jakociowej (procesw, procedur, ksigi jakoci, polityki jakoci).

Krok 77. Okrelenie polityki i celw jakoci:

Sformuowanie, poprzez Penomocnika oraz zesp roboczy, polityki jakoci, ktra w formie zrozumiaej i przejrzystej zostanie pniej rozpropagowana wrd pracownikw organizacji.

Proste i przejrzyste przesanie!

Polityka jakoci:

Jest odpowiednia do celw istnienia organizacji.Zawiera zobowizania do spenienia i cigego doskonalenia skutecznoci SZJ.Tworzy ramy do ustanowienia i przegldu celw dotyczcych jakoci i procesw.Jest przegldana pod wzgldem jej cigej przydatnoci.

Krok 88. Szkolenie pracownikw organizacji:

Zadbanie o to, by w ramach prowadzonych prac nad wdroeniem, poinformowano i przeszkolono pracownikw w zakresie systemu zarzdzania jakoci.

Moliwe problemy: dezinformacja wrd pracownikw, rny poziom wiedzy nt. SZJ, obawa przed zmianami.

Jak ich unikn? Zorganizowanie szkolenia dla wszystkich pracownikw organizacji, systematyczne informowanie pracownikw o prowadzonych pracach.

Krok 99. Okrelenie kluczowych dla SZJ procesw w organizacji:

Wyznaczenie procesw, ktre zostan objte SZJ i okrelenie wzajemnych powiza midzy nimi.

Opracowanie mapy procesw objtych SZJ i okrelenie zasobw ludzkich, materiaowych oraz finansowych potrzebnych do funkcjonowania SZJ.

Oglny schemat opracowania SZJ

Identyfikacja procesw na przykadzie Urzdu MiastaProcesy gwne (planowanie i przyszy rozwj): planowanie strategiczne, planowanie budetowe, monitorowanie i ocena dziaalnoci organizacji.Procesy operacyjne (opisujce realizacj wyrobw i usug w organizacji): realizacja usug dla klientw, partycypacja i konsultacje spoeczne, realizacja inwestycji, gospodarka nieruchomociami, obsuga zamwienia, przygotowanie projektw Uchwa Rady Miejskiej, zaatwianie spraw indywidualnych.Procesy pomocnicze (zapewnienie efektywnej realizacji procesw gwnych i operacyjnych): szkolenia personelu i rekrutacja, utrzymanie infrastruktury, bezpieczestwo publiczne i zarzdzanie kryzysowe, komunikacja wewntrzna i zewntrzna, zakupy, operacje finansowe, wsparcie informatyczne.

Krok 1010. Opracowanie procedur i instrukcji:

Ustalenie przez zesp i Penomocnika struktury dokumentacji (Ksiga Jakoci wraz z procedurami oraz instrukcje, formularze, wytyczne etc.) w oparciu o przyjty model zarzdzania jakoci.Przystpienie do opracowania dokumentacji (na podstawie analizy wstpnej wiadomo jak organizacja dysponuje dokumentacj i jakimi zapisami, wiadomo co wymaga korekty).Zatwierdzenie przez Kierownictwo opracowanej dokumentacji, ktra staje si obowizujca w caej organizacji.

Przykadowa struktura dokumentacji SZJ w Urzdzie Miasta

Moliwe problemy: dugi czas opracowywania dokumentacji, dokumentacja wiecznie niedoskonaa.

Jak ich unikn? Sprawdzi, czy zostay ustalone terminy zakoczenia tworzenia i opiniowania poszczeglnych dokumentw.

Krok 1111. Wydanie Ksigi Jakoci:

Sprawdzenie czy Ksiga zawiera: polityk i cele jakoci, opis organizacji, podzia uprawnie i odpowiedzialnoci, procedury wg. ktrych organizacja dziaa dla spenienia wymaga modelu ISO, zbir formularzy dla prowadzenia zapisw zwizanych z SZJ.

Zatwierdzenie Ksigi Jakoci i Polityki Jakoci.

Moliwe problemy: zbyt obszerne opracowana Ksiga Jakoci, brak rozpowszechnienie Polityki Jakoci wrd pracownikw.

Jak ich unikn? Ksiga jakoci powinna zawiera niezbdne i krtkie (wrcz marketingowe opisy), poinformowa wszystkich pracownikw co kryje si pod pojciami zapisanymi w Polityce jakoci i jak to ma si do ich stanowisk pracy.

Krok 1212. Audyty wewntrzne i dziaania korygujce:

Wybranie osb, ktre ze strony organizacji bd weryfikowa SZJ podczas audytw wewntrznych (tj. sprawdza zgodno zapisw z rzeczywistoci). Zesp audytorw powinien by w stanie co najmniej raz w roku przeprowadzi audyt procesw funkcjonujcych w organizacji. Prawidowa liczba audytorw to ok. 5 % w stosunku do zatrudnionego personelu.

Zorganizowanie szkolenia Audytorw wewntrznych.Jeeli podczas audytw wew. zostay wykryte nieprawidowoci, Penomocnik uruchamia dziaania korygujce, majce na celu poprawienie bdw, uzupenienie zapisw, itp. w okrelonym czasie.Im wicej nieprawidowoci wykae audyt wewntrzny, tym lepiej. Dziki temu wiadomo jest co mona poprawi przed audytem certyfikujcym.

Moliwe problemy: za jako audytw wewntrznych, ukrywanie bdw przez osoby audytowane.

Jak ich unikn? Zadba o dobre przeszkolenie audytorw wewntrznych, poinformowa pracownikw i zapewni, e nie bdzie konsekwencji w przypadku wykrycia bdw w ich pracy.

Krok 1313. Przegld systemu przez Kierownictwo:

Ocena stanu wdroenia systemu, jego przydatno i skuteczno. Przegld zarzdzania realizowany jest zgodnie z przyjt procedur przegldu SZJ.

Dokumentami wyjciowymi do przegldu s: wyniki audytw wewntrznych, stopie osignicia celw i zada, wyniki dziaa korygujcych, informacja o realizacji polityki jakoci, analiza skarg i wnioskw.

Krok 1414. Certyfikacja systemu:

Wybr jednostki certyfikujcej. Cena certyfikacji zaley od jej renomy.

Ustalenie dogodnego terminu i poinformowanie pracownikw.

*