VUC Storstrøms bestyrelse Dagsorden · Resume I denne sag forelægges VUC Storstrøms årsrapport...

VUC Storstrøms bestyrelse

Dagsorden Mødet den 31. marts 2016

Mødested: Bispegade 1 i Nykøbing F., lokale h109 Mødetid: Kl. 16.00 – 18.00.

Faxe ▪ Maribo ▪ Nakskov ▪ Nykøbing F. ▪ Næstved ▪ Vordingborg

Bispegade 1

4800 Nykøbing F.

Tlf: 5488 1700

www.vucstor.dk

CVR: 29541868

16. marts 2016

Bestyrelsesmødet den 31. marts 2016 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 1 – Opfølgning på beslutninger fra mødet den 15. december 2015. a. Status på implementering af vejledningsstrategi Bestyrelsen besluttede på sit møde den 15. december 2015 at igangsætte arbejdet med at implementere en ny vejledningsstrategi. Vejledningsstrategien skal bidrage til at udvikle VUC Storstrøms vejledningsfunktion yderligere med henblik på at sikre en større tilgængelighed for allerede indskrevne studerende, kommende studerende, samarbejdspartnere som Jobcentre, Ungdommens Uddannelsesvejledning og virksomheder. Der er gennemført to runder i implementeringen af vejledningsstrategien på afdelingerne. Forløbet svarer til nedenstående handleplan. Det indledende arbejde skal bidrage til at skabe en fælles forståelse af formålet med strategien, og udvikle et fælles ansvar for at sikre både en professionalisering af vejledningsenhederne samt at kvalificere uddannelsestilbuddene, samarbejdsfladerne, responstid og kommunikationen internt og eksternt. Vejledningsstrategien bindes sammen med kvalitetssikringsstrategien og det tydeliggøres at vejledningen har et ansvar ift. at samarbejdsfladerne og –formerne gøres tydelige og forbedres, for at sikre, at flest mulige kursister visiteres og informeres om kursustilbuddene og gennemfører den påbegyndte uddannelse.

Handleplan for implementering af vejledningsstrategi Dato Indhold Hvem Ansvarlig 20.1.16 Oversigt over vejledere der ønsker at fortsætte i funktionen og

ansættelsesgraden. Uddannelseschefer

Feb. 16 Næ: 4.2.16, Vor/Fa: 10.2.16 Ma/Na: 10.2.16 Nyk:11.2.16

Orientering om vejledningsstrategien afdelingsvist.

Samarbejdsflader m. UU, jobcentre mv.

Vejledningsopgaver på hhv. holdene, individuelle samtaler, gruppesamtaler, optagelse mv.

Åben vejledning

Fokusområder som tilmelding og opfølgning, lærer‐vejledersamarbejde.

SU, IKV, SVU

Vejlederkompetencer

Leder af vejledning

Vejledere

LAE Uddannelseschefer

Ult. februar 16 Opfølgning på mødet primo februar. Vejledere

Uddannelseschefer

Marts 16 Næ: 7.3.16 Vor/Fa: 7.3.16 Ma/Na: 8.3.16 Nyk: 8.3.16

Workshops med vejledere om samarbejdsflader, videndeling, åben vejledning, åben kontorfællesskaber.

Vejledere


Ult. marts 16 Opfølgning på workshops. Vejledere Uddannelseschefer

Marts 16 Opslag ”leder af vejledning” CHG

April 16 Ny F: 5.4.16

Samarbejde på tværs af afdelinger Samarbejde med lærere Intern kommunikation

Vejledere


Ult. april 16 Opfølgning på mødet – primo april Vejledere

Uddannelseschefer

April Ansættelsessamtaler med ”Leder af vejledning” 2 vejledere 1 uddannelseschef

LAE CHG

Ult. april Vurdering af vejledningsbehov og evt. opslag af vejlederstilling LAE

Maj Næ: 3.5.16 Vor/Fa: 3.5.16 Ma/Na: 2.5.16 Nyk: 2.5.16

Kvalitetssikringsstrategi – drøftelse af, hvordan man som vejleder arbejder efter denne.

Vejledere LAE Uddannelseschefer

Ult. maj Ekstern kommunikation Vejledere Udd. konsulenter HKL


Ult. maj 16 Opfølgning på kvalitetssikringsstrategi Vejledere Uddannelseschefer

Ult. maj Evt. ansættelsessamtaler med vejledere 1 Vejleder CHG LAE

Juni Leder af vejledning ansættes.

Juni Introduktionsforløb for vejleder LAE

b. Præcisering af indholdet i ekstrarammen i direktørens resultatløn kontrakt for 2016

På bestyrelsesmødet den 15. december 2015 indgik bestyrelsen en resultatløn kontrakt med VUC Storstrøms direktør gældende for 2016. I forhold til det på mødet fremlagte forslag ønskede bestyrelsen en præcisering af resultatløn kontraktens ekstrarammen. Der er efterfølgende udarbejdet en præcisering af ekstrarammen og resultatløn kontrakten er indgået.

Præciseringen består i, at der er angivet konkrete måltal for den ønskede forøgelse af gennemførelses- og eksamensprocenten på VUC Storstrøm med op til 5 procentpoints.

Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at: • Bestyrelsen tager opfølgningen til efterretning.


Bispegade 1

4800 Nykøbing F.

Tlf: 5488 1700

[email protected]

www.vucstor.dk

CVR: 29541868

16. marts 2016

Bestyrelsesmødet den 31. marts 2016 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 2a – Bestyrelsens godkendelse af årsrapport 2015. Resume I denne sag forelægges VUC Storstrøms årsrapport 2015 til bestyrelsens godkendelse. Regnskabet for 2015 udviser et driftsoverskud på kr. 5.728.501,-. VUC Storstrøms egenkapital er positiv og udgør kr. 27.542.890,-. Der er gennemført en uddannelsesaktivitet på i alt 1.583,7 årselever i 2015 mod 1.457,3 årselever i 2014. Der er udarbejdet et præsentationsskrift (årsskrift) for VUC Storstrøm 2015. Årsskriftet udleveres på bestyrelsesmødet. Sagsfremstilling Ledelsen fremlægger VUC Storstrøms årsrapport for 2015 til bestyrelsens godkendelse. Regnskab 2015 udviser et positivt driftsresultat på kr. 5.728.501,-, hvilket er kr. 2.686.021,- bedre end det estimat, som blev forelagt på bestyrelsesmødet i december 2015. Resultatopgørelse 2015 i kr. 1.000

Resultatet overføres til VUC Storstrøms egenkapital, som herefter udgør kr. 27.542.890

Regnskab 2015

Estimat 2015

Ankerbudget 2015

Regnskab 2014

Omsætning 148.436 148.402 140.715 138.835

Lønninger -100.805 -106.021 -104.380 -97.522

Afskrivninger -1.535 -1.537 -1.537 -1.262

Driftsomkostninger -39.163 -36.624 -32.696 -32.141

Resultat af ordinær drift 6.933 4.220 2.102 7.910

Finansielle poster -1.205 -1.178 -1.178 -1.106

Årets resultat før ekstraordinære poster 5.728 3.042 924 6.804

Ekstraordinære poster 0 0 0 0

ÅRETS RESULTAT 5.728 3.042 924 6.804

Udviklingen i VUC Storstrøms egenkapital fremgår af nedenstående tabel. Egenkapital 2015 i kr. 1.000

VUC Storstrøm samlede omsætning i 2015 på i alt 148.436 t.kr. er genereret ud fra Statstilskud på 135.013 t. kr. (121.636 t.kr.). Uddannelseskøb fra kommuner og jobcentre på 8.150 t.kr. (10.308 t.kr.) Indtægtsdækket virksomhed på 452 t.kr. (604 t.kr.) Deltagerbetaling på 2.171t.kr. (1.748 t.kr.) Projektindtægter på 1.749 t.kr. (3.331 t.kr.) Øvrige indtægter på 901 t.kr. (1.207 t.kr.) Tallene i parentes viser det tilsvarende resultat i 2014.

Der er gennemført en uddannelsesaktivitet svarende til i alt 1.583,7 årselever mod forventet 1.602,5 årselever. Fordelingen på de enkelte uddannelser fremgår af tabellen nedenfor. Aktivitet 2015, fordelt på uddannelser

Estimat er sammensat af budget 4. kvartal samt afviklet 1.-3. kvartal 2015 og afspejler forventningerne til året 2015, som de blev forelagt bestyrelsen på mødet den 15. december 2015.

Afvigelser mellem forventet estimat og regnskab 2015 Afvigelsen i forhold til budgettet udviser en stigning i årselevtallet i forhold til sidste år samt i forhold til ankerbudget. Der er gennemført en uddannelsesaktivitet, der er 18,8 årselever mindre end estimat 2015. Regnskabet udviser en merindtægt på kr. 2.686.000,- i forhold til estimatet. Dette skyldes primært Højere belægning på holdene i efteråret og dermed en højere lærer/elev ratio. Lavere lønudgifter end estimeret, hvilket skyldes to forhold

Færre udgifter til mer- og overarbejde Lavere gennemsnitsløn end budgetteret.

Regnskab 2015

Estimat 2015

Regnskab 2014

Egenkapital primo 21.814 21.814 14.948

Årets overskud 5.728 3.042 6.866

Egenkapital ultimo 27.542 24.856 21.814

Regnskab 2015

Estimat 2015

Ankerbudget 2015

Regnskab 2014

HF2 276,8 276,8 281,7 285,2

HE enkeltfag 465,7 469,4 455,0 445,1

GSK 4,5 4,4 4,0 5,4

AVU 723,2 729,7 540,0 571,7

FVU 87,7 97,0 131,0 122,8

OBU 14,6 14,1 18,0 15,2

IDV 5,7 5,7 0,0 7,7

Andet 5,5 5,4 5,8 4,2

ÅRET 1.583,7 1.602,5 1.435,5 1.457,3

Driftsomkostningerne er blevet kr. 2.500.000,- større end estimeret. Merforbruget er anvendt til at styrke vejledningsindsatsen og studiemiljøet og samtidig er der hensat til istandsættelser af lejemål ved fraflytning af lejemål i Næstved. Præsentationsskrift for VUC Storstrøm 2015 VUC Storstrøm har igen i år udarbejdet et årsskrift 2015. Det er hensigten med årsskriftet, at alle med interesse for VUC Storstrøm kan få et indblik i de mange forskellige uddannelsesaktiviteter, der gennemføres på vores skole. Årsskriftet fortæller den gode historie om vores kursister, deres baggrund for at tage deres uddannelse hos os og deres ønsker for fremtiden. Årsskriftet udsendes til en lang række samarbejdspartnere, medier, politikere og myndigheder samt til VUC Storstrøms medarbejdere. Årsskriftet udleveres på bestyrelsesmødet. Bilag Årsrapport 2015 for VUC Storstrøm

Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at Bestyrelsen godkender årsrapport 2015


Bispegade 1

4800 Nykøbing F.

Tlf: 5488 1700

[email protected]

www.vucstor.dk

CVR: 29541868

16. marts 2016

Bestyrelsesmødet den 31. marts 2016

Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 2b – Bestyrelsens godkendelse af revisionsprotokollat til årsrapport 2015. Resumé Deloitte har i forbindelse med årsafslutningen udarbejdet ”Revisionsprotokollat til årsrapport 2015” som en udtalelse til årsrapporten og en meddelelse til bestyrelsen. I denne sag forelægges ”Revisionsprotokollat til årsrapport 2015” til bestyrelsens godkendelse. Sagsfremstilling Revisionsprotokollen indeholder følgende afsnit: 1. Revision af årsregnskabet 2. Forhold af væsentlig betydning for vurdering af årsrapporten 3. Kommentarer til årsregnskabet 4. Forvaltning af skolens midler 5. Redegørelse for den udførte revision 6. Øvrige oplysninger 7. Rådgivnings- og assistanceopgaver 8. Konklusion på den udførte revision 9. Revisionens formål og omfang samt ansvarsfordeling 10. Erklæring 11. Revisortjekliste Revisionsprotokollen indeholder ingen kritiske bemærkninger og er inden for et enkelt område kommet med anbefalinger. Det gælder området 2.2.3 EU-projekt EU-projektet ”Global Company Training” er et projekt hvor skolen skal være lead-partner. Projektet er startet pr. 01.09.2015. Administrationen af projektet er henlagt til VUC Storstrøm, og er et projekt som gennemføres i samarbejde med en række samarbejdspartnere. Grunden til at det kræver ledelsens bevågenhed er, at gennemførelse af EU-projekter er forbundet med risiko for, at de udbetalte beløb senere kan kræves tilbagebetalt. Konklusion på den udførte revision Såfremt bestyrelsen godkender årsrapporten i den foreliggende form, vil revisionen forsyne den med en revisionspåtegning uden forbehold og supplerende oplysninger.

Bilag Revisionsprotokollat til årsrapporten 2015. Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller, at Bestyrelsen godkender revisionsprotokollatet. Beslutning


Bispegade 1

4800 Nykøbing F.

Tlf: 5488 1700

www.vucstor.dk

CVR: 29541868

16. marts 2016

Bestyrelsesmødet den 31. marts 2016 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 2c – Rigsrevisionens beretning om VUCérnes revision. Resumé Rigsrevisionen har selv taget initiativ til en undersøgelse af VUCérnes administration af udgifter til løn til øverste ledelse, kørsel, tjenesterejser og repræsentation. Formålet med undersøgelsen har været at vurdere, om VUC’erne administrerer løn, kørsel, tjenesterejser og repræsentation tilfredsstillende. I den forbindelse har Rigsrevisionen gennemgået en række ansættelseskontrakter, kørselsbemyndigelser, tjenesterejsebilag og repræsentationsbilag. VUC Storstrøm har bidraget ved at indsende en række bilag efter rigsrevisionens anvisninger/ønsker. Rigsrevisionen har herefter vurderet, at der ikke var behov for at inddrage VUC Storstrøm i den videre undersøgelse. Sagsfremstilling Rigsrevisionen har selv taget initiativ til en undersøgelse af VUCérnes administration af udgifter til løn til øverste ledelse, kørsel, tjenesterejser og repræsentation i september 2015. Undersøgelsen blev iværksat, fordi Rigsrevisionen i beretning til Statsrevisorerne om revisionen af statsregnskabet for 2014 konstaterede, at erhvervsskolerne, som også er en del af ministeriets ressort, havde en række udfordringer på områderne løn, kørsel, tjenesterejser og repræsentation. Formålet med undersøgelsen har været at undersøge, om VUC’erne administrerer løn, kørsel, tjenesterejser og repræsentation tilfredsstillende, og om ministeriet har et tilstrækkeligt tilsyn med disse. VUC Storstrøm har i forbindelse med undersøgelsen bidraget ved at indsende en række bilag efter Rigsrevisionens anvisninger. Rigsrevisionen har herefter vurderet, at der ikke var behov for at inddrage VUC Storstrøm i den videre undersøgelse. VUC Storstrøm er derfor ikke omtalt eller omhandlet i Rigsrevisionens beretning. VUC Storstrøms egen revision har heller ikke ved nogle lejligheder fundet anledning til at påpege kritisable forhold ved VUC Storstrøms administration. Konklusion Rigsrevisionen vurderer samlet, at VUC’erne i for mange tilfælde ikke administrerer løn, kørsel, tjenesterejser og repræsentation tilfredsstillende. Det betyder, at VUC’erne har begrænsede muligheder for at styre sparsommeligt. Rigsrevisionen vurderer endvidere, at ministeriets centrale tilsynsaktiviteter ikke er helt tilstrækkelige i forhold til at sikre, at midlerne bliver forvaltet sparsommeligt.

Undersøgelsen af 5 VUC’er viser, at VUC’erne generelt udbetaler fast løn og pension korrekt til den øverste ledelse. Derimod udbetaler VUC’erne i gennemsnit ca. 114.000 kr. i resultatløn, hvor kun 1 ud af 5 VUC’er klart kan redegøre for målopfyldelsen. Undersøgelsen af 16 VUC’er viser, at VUC’erne generelt mangler interne retningslinjer for kørsel, tjenesterejser og repræsentation, der kan understøtte en hensigtsmæssig administration og en sparsommelig adfærd. Hovedparten af VUC’erne har ikke klart afgrænset, hvornår de ansatte må køre til høj sats, hvilket betyder, at de ansatte i for mange tilfælde får udbetalt høj sats for kørsel. Dokumentation for tjenesterejser og repræsentation mangler i for mange tilfælde klare beskrivelser af formål, fagligt indhold og deltagerkreds. Det betyder, at VUC’erne også inden for disse aktiviteter har vanskeligt ved at vurdere, om der er udvist sparsommelighed. Derudover afholder VUC’erne en række udgifter, som ligger ud over institutionernes formål, og hvad der er kutyme for i staten. Undersøgelsen viser videre, at hovedparten af VUC’erne ikke konterer korrekt i forhold til statens kontoplan. Fx er halvdelen af de gennemgåede bilag for tjenesterejser og repræsentation fejlkonteret. Det betyder, at bestyrelsen og ledelsen har et svagt styringsgrundlag i forhold til at vurdere, om VUC’et har udvist sparsommelighed i administrationen af tjenesterejser og repræsentation. Det er Rigsrevisionens vurdering, at VUC’ernes ledelser ikke har tilstrækkeligt fokus på administrationen af kørsel, tjenesterejser og repræsentation. Endelig viser undersøgelsen, at STUK har velbeskrevne processer for deres tilsynsopgaver med VUC’erne. I flere tilfælde har STUK’s centrale tilsynsaktiviteter og det decentrale tilsyn, der varetages af bestyrelserne og baserer sig på revisorernes arbejde, dog ikke afdækket svaghederne i VUC’ernes administration. Rigsrevisionen finder det velbegrundet, at Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling og STUK, som fører tilsyn med ca. 1.100 institutioner under ministeriets ressort, i forbindelse med de tematiske tilsyn overvejer at udvide stikprøverne og gøre brug af flere indikatorer end hidtil, så det sikres, at midlerne forvaltes sparsommeligt.

Kort om undersøgelsens konklusioner i VUC Storstrøm perspektiv Resultatløn/merarbejde til ledere VUC Storstrøm følger anvisninger/regler som beskrevet i personaleadministrativ vejledning (PAV) fra Moderniseringsstyrelsen. Der udbetales resultatløn og merarbejde i henhold til bestyrelsens bemyndigelse. Der foreligger altid resultatløn kontrakt med angivelse af mål, vægtning af indsatser og beskrivelse af målopfyldelse. Der foreligger altid beskrivelse af stedfunden merarbejde, når der udbetales godtgørelse herfor.

Tjenesterejser/kørsel: På VUC Storstrøm foreligger regulativ for tjenesterejser, der er udarbejdet på baggrund af Statens regler (tjenesterejsecirkulæret). VUC Storstrøm udbetaler høj takst for kørsel, hvor to eller flere medarbejdere kører sammen. Det gør vi af hensyn til sparsommelig adfærd. Der udstedes ikke kørselsbemyndigelser til kørsel efter statens høje takst til medarbejdere eller ledelse. Rejser/studieture Der foreligger altid detaljeret arbejdsprogram og formålsbeskrivelse ved rejser/studieture. De økonomiske vilkår for tjenesterejser/studieture følger regler udstukket i PAV.

Rejser/studieture godkendes af nærmeste leder.

Repræsentation: Eksterne gaver: Ved køb af gaver skal det fremgå, hvem der skal have gaven og i hvilken anledning. I dag har VUC Storstrøm en max. grænse for gavekøb på kr. 400,- ex. moms. Af bilagte ”vejledende retningslinjer for køb og modtagelse af gaver for selvejende institutioner på Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestillings område” fremgår det, at max. grænsen bør være kr. 300,- incl. moms. Alle gavekøb godkendes og koordineres i direktionen. Interne gaver: Der gives interne gaver ved arbejdsrelaterede begivenheder, jubilæer, fratrædelse, opmærksomhed ved længerevarende sygdom og tiltrædelse. VUC Storstrøm markerer 50 års, 60 års og 70 års fødselsdage ved at overrække en gave. Afdelingen varetager denne opgave. I dag udgør max. grænse ved gavekøb kr. 400,- ex. moms. Af bilagte ”vejledende retningslinjer for køb og modtagelse af gaver for selvejende institutioner på Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestillings område” fremgår det, at der som hovedregel ikke bør afholdes udgifter til gaver til institutionens medarbejdere af institutionens budget. Der kan dog i særlige tilfælde indkøbes blomsterbuketter. Der kan endvidere gives en mindre gave, fx et par flasker vin fra institutionen ved afskedsreceptioner for medarbejdere eller lignende. Alle gavekøb godkendes og koordineres i direktionen.

Ved 25 års, 40 års og 50 års ansættelse i staten markeres dagen med en reception. Nærmeste foresatte og jubilaren aftaler i fællesskab forløbet af reception mm. Adm. Direktør eller nærmeste leder overrækker jubilæumsgratiale.

Tjenestefrihed i øvrigt ydes på VUC Storstrøm efter nedenstående regler

Bryllup

Konfirm

ation

Sølv‐ og

guldbryllup

Diamant‐ og

krondiamant‐

bryllup

Alvorlig

1 sygdom

Dødsfald2

Begravelse3

Jubilæ

um

Eget x4 x x5

Ægtefælle/samlever x x x #

1 der kan aftales mere end én dags frihed i tilfælde af lang rejse 2 der kan aftales mere end én dags frihed i tilfælde af lang rejse 3 der kan aftales mere end én dags frihed i tilfælde af lang rejse 4 der gives kun frihed til eget bryllup, hvis ordinær ferie er opbrugt 5 der gives jubilaren frihed med løn på jubilæumsdagen, såfremt denne ikke falder i en syge- eller ferieperiode, hvis jubilæumsdagen i forvejen er en ordinær fridag, gives tjenestefrihed den nærmeste forudgående eller efterfølgende arbejdsdag

Barn/børn,

børnebørn6

x # x x x

Svigerbørn x x x

Søskende # # # x x x

Forældre (herunder

stedforældre) og

svigerforældre

# # # x x x #

Bedsteforældre # # # x x x

x) 1 dags tjenestefrihed med løn

#) ret til frihed uden løn

Al frihed gives under forudsætning af deltagelse i arrangementet den pågældende dag. Der gives endvidere fornøden frihed med løn til: Mødepligt i skifteretten Akut læge- og tandlægebesøg Speciallægeundersøgelse og – behandling Jordemoderbesøg samt kiropraktor- og fysioterapibehandling Alle under forudsætning af, at det er umuligt at tilrettelægge arbejdstiden, således at besøgene kan

finde sted i fritiden Personalegoder: VUC Storstrøm yder sine medarbejdere en række forskellige personalegoder såsom: Fri kaffe/te. Massageordning, VUC Storstrøm betaler halvdelen af udgiften. Frugtordning. Tilskud til julefrokost og sommerfest. Julegaver. Tilskud til arrangementer:

Udflugter. Ladywalk – trøjer og gebyr. Løbeklub og tøj til løb i Næstved.

Ved personaleforplejning forstås bespisning, seminardeltagelse o.l., hvor såvel anledningen som målgruppen er intern. Af vedlagte ”vejledende retningslinjer og takster for personaleforplejning for selvejende institutioner på Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestillings område” fremgår det, at personaleforplejning kun bør ydes i anledninger med et fagligt formål. På VUC Storstrøm ydes forplejning til ledelse/medarbejdere udover ovenstående beskrevne personalegoder ved Intern kursusvirksomhed (ved heldagskurser i form af morgenbrød, frokost, kaffe/te og kage) Pædagogiske rådsmøder (sodavand, kaffe/te evt. en kage) Ledelsesmøder der strækker sig over en arbejdsdag (morgenbrød, frokost, kaffe/te)

6 med barn/børn, børnebørn og svigerbørn forstås såvel egne biologiske børn, adoptivbørn og børn sammenbragt ved ægteskab/samliv

Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling har udsendt brev til bestyrelserne med vejledende retningslinjer for repræsentation, gaver (både til ansatte og eksterne samarbejdspartnere) og personaleforplejning. Brev og retningslinjer er vedlagt denne sag som bilag. Der er desuden varslet et brev med retningslinjer for sponsorater. VUC Storstrøm har ingen sponsorater. Det er VUC Storstrøms ledelses opfattelse, at der hidtil på VUC Storstrøm er udvist den fornødne restriktive praksis og sparsommelighed på området repræsentation, gaver og personaleforplejning. Det vurderes altid om et indkøb er rimeligt og passende i forhold til det faglige formål eller administrative formål. Således har det bla været vurderingen, at ovenfor beskrevne personalegoder i høj grad er med til at definere VUC Storstrøm som en attraktiv arbejdsplads, der vil sine medarbejdere det bedste til gavn for de daglige arbejdspræstationer. Ledelsen på VUC Storstrøm har udviklet sin praksis med baggrund i Moderniseringsstyrelsens personaleadministrative vejledning (PAV). I de fremsendte vejledende retningslinjer lægger Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling imidlertid op til en mere restriktiv praksis end hidtil på VUC Storstrøm. Det er ledelsens vurdering, at retningslinjerne på en række punkter vil kræve justeringer i den daglige praksis på VUC Storstrøm. Bilag Rigsrevisionens beretning om VUC´ernes administration Brev til bestyrelsen fra Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling Vejledende retningslinjer og takster for repræsentation for selvejende institutioner på Ministeriet for

Børn, Undervisning og Ligestilling Vejledende retningslinjer for køb og modtagelse af gaver for selvejende institutioner på Ministeriet for

Børn, Undervisning og Ligestillings område Vejledende retningslinjer og takster for personaleforplejning for selvejende institutioner på Ministeriet

for Børn, Undervisning og Ligestillings område

Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at: • Bestyrelsen drøfter de fremsendte vejledende retningslinjer • På baggrund af drøftelsen beslutter bestyrelsen, hvilke justeringer der skal foretages i den hidtidige

praksis på VUC Storstrøm.


Bispegade 1

4800 Nykøbing F.

Tlf: 5488 1700

[email protected]

www.vucstor.dk

CVR: 29541868

16. marts 2016


Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 3a – Brev fra undervisningsministeren med orientering om ligestillingslovens regler. Resumé Ligestillingsloven skal fremme en mere ligelig fordeling af kvinder og mænd i de øverste ledelsesorganer. VUC Storstrøms bestyrelse har den 27. maj 2014 besluttet måltal for andelen af det underrepræsenterede køn i bestyrelsen, og udarbejdet en politik for at øge andelen af det underrepræsenterede køn på de øverste ledelsesniveauer. Sagsfremstilling Det er regeringens målsætning at fremme en mere ligelig fordeling af kvinder og mænd i de øverste ledelsesorganer. Det gør man ved at stille krav til bestyrelsernes sammensætning via ligestillingsloven. VUC Storstrøms bestyrelse besluttede en politik herfor på sit møde i maj måned 2014. Institutionerne skal årligt indberette følgende til Undervisningsministeren: Opstillede måltal. Forholdet af mænd og kvinder i den aktuelle sammensætning i bestyrelsen ekskl. medarbejder- og

studenterrepræsentanter. Konkludere om det opstillede måltal er nået. Institutioner med mere end 50 medarbejdere skal oplyse om den udarbejdede politik for at øge antallet

af det underrepræsenterede køn i de øvrige ledelsesniveauer, hvordan den gennemføres, og hvad der er opnået.

VUC Storstrøm, er omfattet af ligestillingsloven. Det betyder, at VUC Storstrøms bestyrelse ”bør have en ligelig sammensætning af kvinder og mænd”. Ved ligelig sammensætning forstås, at hvert køn bør være repræsenteret med minimum 40 %. Det er uden betydning, hvilket køn, der udgør henholdsvis 40 % eller 60 %. Bestyrelsen fastsætte på sit møde i maj måned 2014 et specifikt måltal for andelen, herunder antallet af det underrepræsenterede køn i bestyrelsen. Måltallet skal være større end den andel og det antal, som det underrepræsenterede køn udgør på tidspunktet for fastsættelsen af måltallet. Bestyrelsen fastsatte en tidsperiode (højst 4 år), inden for hvilken det forventes, at måltallet opfyldes. Bestyrelsen er sammensat med 5 mænd og 2 kvinder. Ligestillingsloven stiller krav om, at bestyrelsen på institutioner med flere end 50 medarbejdere (VUC Storstrøm har ca. 200 medarbejdere) skal udarbejde en politik for at øge antallet af det underrepræsenterede

køn på de øvrige ledelsesniveauer. Ved øvrige ledelsesniveauer forstås de ledende stillinger, der ikke relaterer sig til bestyrelsen. Det omfatter på VUC Storstrøm adm. direktør, vicedirektør, ressourcedirektør, projektchef og uddannelseschefer. Politikken skal indeholde en beskrivelse af VUC Storstrøms ligestillingsmæssige tiltag for at øge antallet af det underrepræsenterede køn i VUC Storstrøms ledende stillinger. Sammensætningen af VUC Storstrøms direktion er i mellemtiden blevet ændret, således at begge køn er repræsenteret i den 3 medlemmer store direktion. I den øvrige ledelse er sammensætningen uændret dvs. 1 kvinde og 4 mænd. Der har i politikperioden været opslag af stillingen som vicedirektør og stillingen som uddannelseschef i Faxe/Vordingborg. Ved rekrutteringen er der taget hensyn til at faglige og personlige kompetencer skal matche stillingsindholdets krav. Der er derfor ansat en kvindelig vicedirektør og en mandlig uddannelseschef. Bilag Brev fra undervisningsministeren med orientering om ligestillingslovens regler Fakta ark om ligestillingslovens regler om måltal og politikker VUC Storstrøms måltal og politikker for den kønsmæssige sammensætning i statslige institutioner og

virksomheder Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller, at Bestyrelsen konkluderer, at VUC Storstrøm har udarbejdet måltal og politikker for den kønsmæssige

sammensætning i statslige institutioner og virksomheder. Beslutning


Bispegade 1

4800 Nykøbing F.

Tlf: 5488 1700

www.vucstor.dk

CVR: 29541868

16. Marts 2016

Bestyrelsesmødet den 31. marts 2016 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 3c – Sygefravær 2015 Resumé VUC Storstrøm har i forbindelse med etableringen af en central HR-funktion pr. 1. maj 2015 skærpet indsatsen i forhold til sygefraværet. Hvert kvartal indkaldes alle medarbejdere med mere end 10 sygefraværsdage pr. år til en sygefraværssamtale med HR-chefkonsulenten. Desuden bliver alle langtidssygemeldte medarbejdere indkaldt til omsorgssamtale med løbende opfølgning. Samlet set er sygefraværet faldet fra 9,7 sygedage pr. medarbejder i 2014 til 8,7 dage i 2015. Sagsfremstilling: Sygefraværet hos VUC Storstrøm har varieret en del over de seneste år. Nedenfor ses udviklingen siden 2011 til og med 2015. 2011 – 8,3 dage (3,3 uden langtidssygefravær) 2012 – 10,3 dage (4,0 uden langtidssygefravær) 2013 – 13,4 dage (3,9 uden langtidssygefravær) 2014 – 9,7 dage (4,8 uden langtidssygefravær) 2015 – 8,7 dage (4,8 uden langtidssygefravær) Sygefravær rammer ikke kun medarbejderen, men også kollegaerne, nærmeste leder og virksomheden i det hele taget. Med den styrkede indsats ønsker VUC Storstrøm at få en tættere dialog med den enkelte medarbejder omkring sygefraværet og trivslen i jobbet generelt. Derved skabes mulighed for at iværksætte særlige indsatser både individuelt eller generelt. Som en udløber deraf blev der i efteråret 2015 tilbudt influenzavaccination til alle medarbejdere, hvoraf 31 tog imod tilbuddet. Desuden er der lavet en aftale med Nordisk Krisekorps ift. psykologhjælp, hvis det vurderes nødvendigt. Al henvendelse dertil går via HR-chefkonsulenten. De kvartalsvise sygefraværssamtaler med medarbejdere med mere end 10 sygedage pr. år har været afholdt i maj 2015, oktober 2015 og januar 2016. I alt 34 medarbejdere har været til samtale. Desuden har der været afholdt 8 omsorgssamtaler med langtidssygemeldte medarbejdere. Ved at øge indsatsen både i forhold til de korttids- og langtidssygemeldte medarbejdere er sygefraværet faldet siden 3. kvartal 2015. Det samlede sygefravær er faldet fra 9,7 sygedage i 2014 til 8,7 sygedage pr. medarbejder i 2015. Dog er det samlede sygefravær uden de langtidssyge uændret på 4,8 sygedage pr. medarbejder.

Nedenfor ses den kvartalsvis udviklings af sygefraværet i 2015 både med og uden langtidssygefraværet:

2014 (uden) 2015 (uden) 2014 (med) 2015 (med) 1.kvartal 2015 1,4 1,8 2,7 3,1 2.kvartal 2015 1,0 1,1 2,1 2,0 3.kvartal 2015 1,1 0,8 1,8 1,3 4.kvartal 2015 1,5 1,2 3,0 2,2

Nedenstående figur illustrerer det samlede sygefravær pr. ansat pr. kvartal i 2015 fordelt på mænd og kvinder.

På næste side følger en opgørelse over sygefraværet fordelt på stillingsbetegnelser. Udviklingen i sygefraværet kan følges i årene 2014 og 2015.

Selvom der altid vil være udsving i udviklingen i sygefraværet både i opad- og nedadgående retning og på trods af at erfaringsgrundlaget med den ny hr-funktion kun dækker godt og vel et halvt år, så er det ledelsens vurdering, at det øgede fokus på sygefraværet sammenholdt med den nyetablerede hr-chefkonsulentfunktions indsats har medført, at sygefraværet udvikler sig i en positiv nedadgående retning. Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at Bestyrelsen drøfter sygefraværet i 2015.

Beslutning


Bispegade 1

4800 Nykøbing F.

Tlf: 5488 1700

[email protected]

www.vucstor.dk

CVR: 29541868

16. marts 2016


Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 4a – Orientering om møderække med diverse aktører om indsatser på området undervisning af flygtninge. Resumé Tilstrømningen af flygtninge til Danmark har i 2015 haft et dramatisk stort omfang, der sætter integrations- og uddannelsesindsatsen under yderligere pres. Uddannelses- og Forskningsministeren samt Ministeren for Børn, Undervisning og Ligestilling har derfor afviklet et dialogmøde om kompetencevurdering og opkvalificering af flygtninge den 17.11.2015 med deltagelse af arbejdsmarkedets parter, kommunernes landsforening, danske regioner samt uddannelsesinstitutionerne fra højeste universitære niveau til det folkeoplysende niveau. På baggrund af dette møde har VUC Storstrøm taget initiativ til en møderække med en række betydningsfulde interessenter i vores område. I denne sag orienteres bestyrelsen om møderækken. Sagsfremstilling På baggrund af den stærkt forøgede tilstrømning af flygtninge til vores lokalområde og på baggrund af et dialogmøde i Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling har VUC Storstrøm taget initiativ til lokale dialogmøder med en række betydningsfulde interessenter. Der er afviklet møder i Lolland kommune, Guldborgsund kommune, Vordingborg kommune, Faxe kommune og Næstved kommune. I møderne har deltaget repræsentanter fra Ungdommens Uddannelsesvejledning, Jobcentrene, Sprogskolerne, Erhvervsuddannelserne, andre kommunale repræsentanter herunder kommunernes integrationsafdelinger, Business Lolland-Falster og VUC Storstrøm. Møderne har tjent til at skabe større fælles viden om Flygtningegruppens sammensætning og uddannelsesniveau Allerede igangsatte uddannelses- og integrationsaktiviteter Sammenhæng mellem beskæftigelse, uddannelse og integration Møderne har alle steder resulteret i etablering af netværk mellem deltagerne. Netværkene skal bidrage til Sikre at der sker overledning mellem de enkelte uddannelsesindsatser (vejledningsindsats?) Forene det bedste fra de forskellige uddannelser

Udvikle særlige uddannelsesindsatser Udvikle modeller

VUC Storstrøm er tovholder for fire netværksgrupper, Næstved Sprog- og integrationscenter er tovholder for en netværksgruppe.

Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller, at Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning


Bispegade 1

4800 Nykøbing F.

Tlf: 5488 1700

[email protected]

www.vucstor.dk

CVR: 29541868

16. marts 2016


Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 4b – Orientering om status på byggeprojekt i Næstved. Resumé Arbejdet med at udvikle byggeprojektet i Næstved skrider fremad. I denne sag orienteres bestyrelsen om status på arbejdet. Sagsfremstilling Arbejdet med at udvikle byggeprojektet i Næstved skrider planmæssigt fremad. Vores bygherrerådgiver KUBEN Management har netop afsluttet prækvalifikation af teams, der skal afgive tilbud på projektet. 17 konsortier har anmodet om at afgive tilbud. På baggrund af en omhyggelig gennemgang af konsortiernes økonomiske status og deres referencer/erfaringer fra tilsvarende byggerier, er der nu udpeget fem konsortier, der skal deltage i konkurrencen om at vinde opgaven. Der foreligger en række vigtige datoer i den nærmeste fremtid for projektet: 16. marts: Meddelelse om prækvalifikation 23. marts: Forventet opstart af udbud via upload til Byggewebs udbudsportal 1.april: Besigtigelse og informationsmøde i Næstved for de fem prækvalificerede teams 25. maj: Sidste frist for modtagelse af spørgsmål fra de bydende teams 2. juni: Modtagelse af forslag og tilbud 15. juni: 1. bedømmelsesmøde 22. juni: 2. bedømmelsesmøde 27. juni 3. bedømmelsesmøde 30. juni: Offentliggørelse af vinder Der nedsættes en bedømmerkomite bestående af fagdommere og lægdommere. I bedømmerkomiteen vil der bla. være repræsentanter fra Næstved kommune, VUC Storstrøms bestyrelse, ledelse og medarbejdere. Næstved kommune er i gang med at udvikle en lokalplan for området ved Munkebakken. Lokalplanforslaget er færdigt og skal godkendes af Plan- og Ejendomsudvalget d. 4/4, Økonomiudvalget d. 18/4 og Byrådet d. 26/4. Derefter er det hensigten at lokalplanforslaget skal i offentlig høring i 8 uger fra d. 9/5, med et planlagt borgermøde d. 2/6. VUC Storstrøm har udarbejdet og indsendt det første sæt materialer til Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling, der skal udarbejde aktstykke til Folketingets Finansudvalg. Bilagt denne sag følger dels notat om byggeriet (tidligere behandlet i bestyrelsen) samt regneark med en række forskellige oplysninger om VUC Storstrøms aktivitet og økonomi.

Bilag Tidsplan for byggeriet Notat om VUC Storstrøm til Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling Regneark med nøgletal for VUC Storstrøm Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller, at Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning


Bispegade 1

4800 Nykøbing F.

Tlf: 5488 1700

www.vucstor.dk

CVR: 29541868

16. marts 2016

Bestyrelsesmødet den 31. marts 2016 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 4c – VUC Storstrøms kvalitetssikringsplan. Resumé VUC Storstrøms kvalitetssikringsstrategi skal sikre, at gældende retningslinjer som er udarbejdet af Kvalitets- og tilsynsstyrelsen i forhold til processer, økonomi og resultater efterleves. De studerende skal blive så dygtige, som de kan, og VUC Storstrøm har derfor fokus på løfteevne og gennemførsel. Som uddannelsesinstitution har vi fokus på følgende; Metoder der forebygger frafald Pædagogiske indsatser der styrker mulighederne for gennemførelse

Kvalitetssikringsplanen danner rammen for professionelle læringsfællesskaber og et lærer-team arbejde om kursisterne, en stærk vejledningsenhed, en intern kompetenceudviklingsstrategi, og at uddannelsescheferne er tættere på lærerne som pædagogiske ledere. I denne sag forelægges planerne i kvalitetssikringsstrategien for bestyrelsen. Sagsfremstilling VUC Storstrøm leverer generelt fine resultater for vore studerende. Således opnås den bedste hf-eksamen på Lolland-Falster og Sydsjælland hos VUC Storstrøm. Med et karaktergennemsnit i 2015 på 6,3 lægger VUC Storstrøm sig i helt i top sammenlignet med øvrige hf-udbydere i området. Til sammenligning ligger gennemsnittet for hele Region Sjælland på 5,7 og landsgennemsnittet på 6,1. Her et udsnit af karakterstatistikken: 6,3 - VUC Storstrøm 4,8 - Nakskov Gymnasium og HF 5,5 - Nykøbing Katedralskole 6,0 - Næstved Gymnasium og HF 5,1 - Vordingborg Gymnasium og HF 5,7 - Region Sjælland 6,1 - Hele landet Der er berettiget fokus på VUC’ernes og herunder også VUC Storstrøms evne til at få vore studerende til at gennemføre deres ønskede uddannelse. På VUC Storstrøm anerkender vi, ja det er vel ligefrem vores eksistensberettigelse, at langt fra alle voksne går den snorlige vej fra grundskoleuddannelse over ungdomsuddannelse til videreuddannelse eller job.

Det er derfor ekstra betydningsfuldt, at VUC Storstrøm sikrer, at der er et godt studie- og læringsmiljø med høj kursisttrivsel, hvor de studerende har lyst til at komme, og tage aktivt del i skolens aktiviteter. Studiemiljøet skabes ud fra flere faktorer, omfattende læringsunderstøttende arkitektur, hvor rammerne understøtter den vekselvirkning der er mellem en formidlende og faciliterende undervisningsform, som tilgodeser et læringsmiljø, hvor den studerende er producent i lærerstøttede miljøer Ledelsesmæssigt sættes fokus på; At eksamensresultatet øges Overgangen til videregående uddannelser øges. Frafaldet mindskes Løfteevnen forbedres. Studiemiljøet skal bl.a. signalere: Gensidig respekt, og tryg og tillidsfuld kommunikation mellem lærer og kursister, samt kursisterne

imellem med plads til liv og latter. God planlægning og klar styring af samt tydelige mål for undervisningen. Klare standarder for, hvad der

forventes af kursisterne. Højt lærerengagement, samt en fælles forståelse mellem lærer og kursister for det som skal læres. Høj grad af deltagerinvolvering og deltageraktivitet – herunder inddragelse af kursisternes erfaringer og

feedback. Der skal skabes et trygt og anerkendende miljø, hvor kursisterne ikke er bange for at begå fejl, og vise

hvad de ikke ved over for andre kursister og lærere. Læreren skal være nærværende og reagere hurtigt på potentielle adfærds- eller læringsproblemer blandt

kursister, herunder tage ansvar overfor frafaldstruede kursister. At der er bevægelse, udvikling og progression i undervisningen. At der kursistunderstøttende aktiviteter som to-lærer ordning, lektieminimerende undervisning og

omlagt skriftlighed. At lærersamarbejdet kommer til udtryk ved anvendelses- og projektorienteret undervisning og kursisten

arbejder som producent. At der er kursistarrangementer, oplæg, foredrag som skaber et afvekslende studiemiljø. International forståelse og samarbejde. Uddannelsescheferne besøger nye hold ved kursusopstart i august og januar og er undersøgende på opstart, introduktionsforløbet, informationsbreve og vejledningsindsatsen samt læringsmiljøet og tilrettelæggelserne. For at sikre en tidlig indsats i forhold til frafaldstruede studerende er der udarbejdet et monitoreringssystem som overvåger studieaktiviteten. På lærerniveau udarbejdes et styringsværktøj som giver et klart billede af frafald oversigt over holdidentitet/fag i forhold til fremmøde og kvartalsvist frafald samt eksamensdeltagelse og i sidste ende karakterer og karaktergennemsnit. Dette skal bruges i porteføljesamtalerne med lærere vedr. den enkelte lærers indsats, lærersamarbejde, pædagogiske, didaktiske og metodiske tilgange til undervisning og kursisternes læring. Der vil derfor på baggrund af dette være en systematisk tilgang til fastholdelse og gennemførsel samt hvordan man arbejder med de studerendes læring gennem; Kvartalvist opfølgning på studieaktivitet Opfølgning på eksamensdeltagelse, faglig dokumentation og karakterer fordelt på fag. Kvartalsvise møder med vejledningen om studieaktivitet og arbejdet med frafaldstruede kursister.

Kvalitetssikringsplanen fokuserer dialogen om kvalitetsudvikling på VUC Storstrøm på flere planer:

Lederen af vejledning taler med vejledere: Opfølgning på studieaktivitet og fremmøde. Gruppevejledning og individuel vejledning. Holdbesøg – orientere om studieaktivitet, uddannelsesformål Vejledningsopgaver Samarbejde med lærere om frafaldstruede kursister Mentorordninger

Uddannelsescheferne taler med lærerne om følgende: Opfølgning på studieaktivitet og fremmøde. Evaluere egne fag og forløb (undervisningsaktiviteter) – efter hvert forløb. Formativ og summativ evalueríng – også set ift. kursistens målopfyldelse Evaluere tvær- eller flerfaglige forløb. Lærerne udarbejder en plan herfor. Bevægelse i undervisningen Den kvalitative drøftelse med lærerne kan derudover omfatte; Lærerteam arbejdet Mentor-, tutor og buddyordninger Introduktionsforløb Lektiecafeer To-lærer samarbejde Omlagt skriftlighed Lektieminimerende undervisning Anvendelsesorienteret undervisning Bilag VUC Storstrøms kvalitetssikringsplan

Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at: • Bestyrelsen tager orientering om arbejdet med kvalitetssikring på VUC Storstrøm til efterretning.

VUC Storstrøms bestyrelse Dagsorden · Resume I denne sag forelægges VUC Storstrøms årsrapport...

Documents

Transcript of VUC Storstrøms bestyrelse Dagsorden · Resume I denne sag forelægges VUC Storstrøms årsrapport...